Functiefamilie: Niveau:
LOGISTIEKE ONDERSTEUNING B
Doel van de functiefamilie Instaan voor het beheer of verhuur van het materiaal en de technische installaties bij een dienst en erop toezien dat de administratieve procedures gerespecteerd en correct uitgevoerd worden
Resultaatsgebieden Kernresultaatsgebieden •
Als logistieke ondersteuner, erop toezien dat technische installaties en gebouwen goed onderhouden worden. - Onderhoudscontracten en het beheer van gebouwen opvolgen - De facturen van de leveranciers opvolgen - De correcte bestellingen opmaken - maakt inschrijving op een openbare aanbesteding voor de nodige interventies m.b.t. gebouwen of technische installaties, mogelijk - Een dossier voorbereiden en overdragen aan de hiërarchische overste wanneer een openbare aanbesteding opgesteld wordt
Mogelijke bijkomende resultaatsgebieden •
Als coördinator van de aankopen, erop toezien dat de administratieve procedures en de centralisering van de aankopen gerespecteerd worden: - De vragen om materiaal aan te kopen centraliseren - Bestelbons opstellen en aanvragen doorgeven aan de bevoegde instanties om ze te ondertekenen - Het dossier doorspelen aan de hiërarchische overste wanneer een openbare aanbesteding opgesteld wordt - Formulieren en bijkomende documenten invullen wanneer nodig - Contact opnemen met leveranciers en prijsoffertes aanvragen - Nagaan of het werk correct uitgevoerd wordt en de facturen controleren
•
Als administratief bediende, administratieve taken helpen uitvoeren en instaan voor het klasseren en decoderen van dossiers. - Instaan voor het klasseren van dossiers en voor het coderen van gegevens in het systeem zodat iedereen op korte tijd de nodige informatie kan vinden - En ervoor zorgen dat de procedures gerespecteerd worden en dat de nodige documenten correct ingevuld worden - Antwoorden op de vragen van medewerkers en leveranciers i.v.m. de te volgen procedures
•
Als logistiek ondersteuner Instaan voor de logistieke activiteiten bij het organiseren van bijeenkomsten en conferenties
•
Als leidinggevende optreden als coach van een kleine groep medewerkers teneinde ervoor te zorgen dat deze medewerkers op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen
Beslissingsbevoegdheden •
• • •
Is verantwoordelijk voor een personeelsbestand: in sommige gevallen maar zeker niet altijd - Aantal rechtstreekse medewerkers: eventueel een klein team - Totaal aantal rechtstreekse en onrechtstreekse medewerkers - Niveaus waaraan men leiding geeft: D – C - Graden waaraan men leiding geeft Heeft bevoegdheid over een budget van Kan autonoom beslissen over: het oplossen van logistieke problemen, zonder de te volgen procedures uit het oog te verliezen Moet toestemming vragen aan de directie i.v.m.: openbare aanbestedingen en het nemen van beslissingen die niet conform zijn met de procedures
PC-vaardigheden: •
Basis: Module 2: Gebruik computer en bestanden Module 3: Tekstverwerker Module 7: Informatie en communicatie • Bijkomend: Module 4: Spreadsheets De competentiemetingen worden vervangen door de in artikel 18bis, § 3, van het koninklijk besluit van 22 december 2000 betreffende de selectie en de loopbaan van het Rijkspersoneel (Ministerieel besluit van 25 februari 2005 (B.S. van 02.03.2005) betreffende de functiefamilies en de gecertificeerde opleidingen in de niveaus B en C)
Competenties : OMGAAN MET INFORMATIE
Begrijpen Informatie verwerken X Analyseren
Omgaan met taken
Leiding geven
Taken uitvoeren Werk structureren X Problemen oplossen
Leren
Integreren
Beslissen
Vernieuwen
Organiseren
Conceptualiser en
Sturen
Inzicht in de organisatie Visie ontwikkelen Kerncompetenties
De organisatie besturen Ondernemen
Interpersoonlijke relaties
Communiceren
X Ondersteunen
Actief luisteren
Direct aansturen
In teamverband werken Servicegericht handelen Adviseren
Motiveren L Coachen / ontwikkelen Teams bouwen Teams aansturen Inspireren
Beïnvloeden Relaties bouwen Netwerken
Persoonlijk functioneren
Inschikkelijkheid tonen Zich aanpassen Betrouwbaarheid tonen Inzet tonen Stressbestendigheid tonen Zichzelf ontwikkelen Doelstellingen halen Organisatiegericht handelen
X Samenwerken
X Loyaal handelen
X Dienstbaarheid
X Resultaatsgerichtheid tonen X Zichzelf ontwikkelen
OMGAAN MET INFORMATIE Analyseren Analyseren betekent het gericht analyseren van gegevens en het beoordelen van de informatie. Gedragsindicatoren: • • • • •
Ontleedt de informatie uit de contracten om het essentiële van het bijkomstige te onderscheiden Analyseert een grote hoeveelheid informatie om ze tot het essentiële te herleiden Bestudeert op kritische wijze de voorstellen tot samenwerking van de leveranciers Analyseert de dossiers eerst om de autoriteiten een beeld te kunnen geven alvorens een beslissing te nemen Vindt snel de essentie in grote hoeveelheden informatie, waardoor pertinente conclusies kunnen getrokken worden
OMGAAN MET TAKEN Problemen oplossen Problemen oplossen betekent het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Zoekt gepaste oplossingen voor dagelijkse problemen Weet op autonome wijze onverwachte situaties op te vangen Past zijn/haar methode aan het specifieke karakter van het contract of van het behandelde dossier aan Neemt initiatief, zonder de geldende procedures uit het oog te verliezen Lost problematische situaties op, op basis van zijn/haar ervaring
LEIDING GEVEN Ondersteunen Ondersteunen betekent het peter/meterschap van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Helpt nieuwe medewerkers tijdens hun leerproces Helpt collega’s bij de dagelijkse uitvoering van hun functie Staat steeds ter beschikking van de teamleden om ze te helpen hun problemen op te lossen Neemt actief een voorbeeldrol op zich, toont hoe het zou moeten Probeert zo veel mogelijk het werk van zijn/haar medewerkers en/of collega’s te vergemakkelijken
Indien hiërarchisch leiding gevende bevoegdheid: Coachen / Ontwikkelen Coachen/ontwikkelen van anderen betekent het begeleiden van medewerkers in hun groei en het gericht advies geven aan medewerkers over hun functioneren.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Geeft concrete raad om medewerkers te helpen nieuwe competenties te ontwikkelen Geeft de medewerker raad i.v.m. de meest gepaste houdingen in de verschillende werksituaties Neemt de tijd om de medewerkers duidelijke en eerlijke feedback te geven Helpt medewerkers om beter hun sterkten en zwakten te ontdekken Stimuleert de ontwikkeling van medewerkers door ze te helpen bij het experimenteren met nieuwe houdingen
INTERPERSOONLIJKE RELATIES Kerncompetentie “Samenwerken” Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten. Gedragsindicatoren: • Bespreekt problemen en dossiers met de andere teamleden om zo tot een oplossing te komen • Geeft informatie door aan collega’s en aan andere cellen/afdelingen/diensten • Integreert zich vlot in het team • Past de eigen doelstellingen in binnen de doelstellingen van het team • Stimuleert een vriendschappelijke sfeer binnen de groep Kerncompetentie “Dienstbaarheid” Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of de burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en zijn/haar vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze te behandelen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Neemt een vriendelijke en hulpvaardige houding aan t.o.v. de burger en/of klant Geeft de burger/klant alle gewenste informatie Informeert zijn/haar gesprekspartner i.v.m. het opvolgen van zijn vraag Staat steeds ter beschikking van de burger en/of klant om te antwoorden op al zijn/haar vragen Bouwt vertrouwen op door vragen op een correcte wijze te beantwoorden
PERSOONLIJK FUNCTIONEREN Kerncompetentie “Loyaal handelen” Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Past zijn/haar methodes aan de procedures van kracht aan Zorgt er voor dat de beslissingen van de bevoegde instanties toegepast worden, zowel bij zichzelf als bij anderen Respecteert de opgelegde regels Controleert het eigen werk op fouten zodat een goed resultaat wordt afgeleverd Verdedigt de genomen beslissingen, zelfs als hij/zij er niet mee akkoord gaat
Kerncompetentie “Resultaatsgerichtheid tonen” Resultaatsgerichtheid tonen betekent de inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doelen oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor te nemen.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Controleert de kwaliteit van zijn/haar werk Gaat op administratief vlak tot het uiterste om een optimale opvolging van de aanvraag te garanderen Herkent nieuwe alternatieven wanneer de gebruikelijke methodes niet voldoen om de nodige informatie te bemachtigen Speelt de informatie correct door naar de bevoegde autoriteiten of organisaties zodat de dossiers of aanvragen goed opgevolgd kunnen worden Controleert het eigen werk op fouten zodat een goed resultaat wordt afgeleverd
Kerncompetentie “Zichzelf ontwikkelen” Zichzelf ontwikkelen betekent open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van actief plannen van de eigen groei.
Gedragsindicatoren: • • • • •
Blijft op de hoogt van de laatste evoluties binnen zijn/haar werkdomein Blijft op de hoogte van procedureveranderingen binnen zijn/haar dienst Is steeds bereid zichzelf te ontwikkelen, zelfs al vereist dit enige inspanning Vraagt zélf naar vervolmakingcursussen Zoekt actief naar mogelijke verbeteringspunten binnen het eigen functioneren en het functioneren van het team
