Logistieke dienstverlening

Selectieleidraad Niet openbare procedure

Logistieke dienstverlening Met betrekking tot (mobiele) devices en X86 serverapparatuur

Publicatienummer

20120628

Status

Definitief

Versie

V 1.0

Datum

28 juni 2013

Sluitingsdatum: 23 augustus 2013

Voorwoord — Deze Selectieleidraad hoort bij de niet openbare aanbestedingsprocedure, als bedoeld in artikel 2.27 van de Aanbestedingswet, van de Stichting Avans, verder te noemen Avans Hogeschool. De opdracht betreft de gunning van Raamovereenkomsten aan drie Inschrijvers voor het verrichten van logistieke diensten in verband met (mobiele) devices en X86 serverapparatuur. U kunt zich op basis van deze Selectieleidraad aanmelden als Gegadigde. U dient daartoe een Verzoek tot Deelname in te dienen.

De uiterste datum en tijd voor het inleveren van een Verzoek tot Deelname is 23 augustus 2013 om 12.00 uur Nederlandse tijd.

In deze Selectieleidraad treft u alle informatie en instructies aan om een Verzoek tot Deelname voor te bereiden en in te dienen.

Wij wensen u veel succes met de uitwerking.

|| Logistieke dienstverlening | Publicatienummer 20120628 | Status Definitief | Versie V 0990| Datum 25 juni 2013

pagina 2/29

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

1 ALGEMEEN

5

1.1 Inleiding 1.2 Begrippen 1.3 Avans Hogeschool DIF (Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst) 1.3.1 Belangrijke adressen 1.4 Beleid binnen Avans Hogeschool 1.5 Aantallen en beleid 1.6 Opdracht 1.6.1 Inhoud van de aanbesteding 1.6.2 Vorm van de opdracht en omvang 1.7 Procedures 1.7.1 Niet openbare procedure 1.7.2 Faseringen 1.7.3 Gunningscriterium 1.7.4 Voorbehoud 1.8 Doelstelling met betrekking tot het milieu 1.9 Het stellen van vragen tijdens Fase 1 - kwalificatie 1.10 Onvolkomenheden 1.11 Inleverinstructie en sluitingsdatum 1.12 Toetsingskader en procedure 1.13 Planning

5 5 6 7 8 8 9 10 10 15 15 15 15 15 16 16 16 16 17 18 18

2 UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEIDSEISEN EN SELECTIECRITERIA

20

2.1 Uitsluitingsgronden 2.1.1 Verplichte uitsluitingsgronden 2.1.2 Facultatieve uitsluitingsgronden 2.2 Geschiktheidseisen 2.2.1 Financiële en economische draagkracht 2.2.2 Technische bekwaamheid 2.3 Selectiecriteria 2.3.1 Algemeen 23 2.3.2 Vragen 24 2.4 Samenwerking met andere ondernemingen

20 20 20 21 21 22 23

3 APPENDICES

27

| Logistieke dienstverlening | Publicatienummer 20120628 | Status Definitief | Versie V 0990| Datum 25 juni 2013

26

pagina 3/29

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Standaardformulier informatie-uitwisseling Standaardverklaring Eigen verklaring uitsluitingsgronden Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Verklaring middelen


27 27 28 28 28

pagina 4/29

1 Algemeen — 1.1 INLEIDING Voor u ligt de Selectieleidraad ter zake van de Europese aanbesteding ‘Logistieke diensten ten behoeve van (mobiele) devices en op X86 serverapparatuur’ van de Stichting Avans (verder: Avans Hogeschool). Door deze aanbesteding verwacht Avans Hogeschool, een grote onderwijsinstelling, drie partners te vinden, die genoemde dienstverlening levert ten behoeve van de onderwijsfacilitering en bedrijfsvoering. Er worden drie Raamovereenkomsten aan drie verschillende Inschrijvers gegund. De Raamovereenkomsten hebben een initiële looptijd van twee jaar. Daarna bestaat er voor Avans Hogeschool nog tweemaal de optie om de Raamovereenkomsten met een periode van één jaar te verlengen. U kunt zich in het kader van deze Europese aanbesteding als Gegadigde aanmelden. Deze Selectieleidraad heeft als doel Gegadigden te informeren over de opdracht, de te hanteren criteria en de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie. Dit stelt de mogelijke aanbieders beter in staat om te bepalen of zij verder willen of kunnen deelnemen aan deze aanbesteding. Met uitzondering van een aantal Appendices hoeft de Selectieleidraad niet te worden geretourneerd aan Avans Hogeschool. De criteria in dit document zijn gericht op de kwalitatieve selectie van maximaal vijf Gegadigden. De overige Gegadigden vallen af, ontvangen hiervan bericht en komen niet in aanmerking voor deelname aan de volgende fase, de gunningsfase. In de gunningsfase wordt het Beschrijvend Document aan de geselecteerde Gegadigden verstrekt (vanaf dit moment noemen wij ze Inschrijvers) en komen de kwaliteit en de prijsstelling van de dienstverlening aan de orde. In de aankondiging is aangegeven dat het gebruik van deze Selectieleidraad voor het toesturen van de benodigde gegevens verplicht is. In deze Selectieleidraad wordt een aantal begrippen met een hoofdletter aangeduid. Deze begrippen worden in de volgende paragraaf toegelicht.

1.2 BEGRIPPEN Algemene Inkoopvoorwaarden: de algemene inkoopvoorwaarden van Avans Hogeschool, versie 41104408, die van toepassing zijn op de Raamovereenkomsten. Appendix: een aanhangsel bij deze Selectieleidraad waarin nadere informatie wordt gegeven of waarin de invulformulieren zijn opgenomen. Contractant: de Inschrijver aan wie een Raamovereenkomst wordt gegund. Beschrijvend Document: Het document waarin een volledige omschrijving van de opdracht en juridische voorwaarden, inclusief de volledige gunningscriteria zijn


pagina 5/29

opgenomen. Het Beschrijvend Document wordt in de tweede fase van deze Europese aanbesteding, de gunningsfase, aan maximaal vijf Inschrijvers toegezonden. Gegadigde: ieder(e) bedrijf of Combinatie dat/die een Verzoek tot Deelname doet. Inschrijver: iedere geselecteerde Gegadigde die het Beschrijvend Document heeft ontvangen. Nota van Inlichtingen: de nota die kenbaar wordt gemaakt via www.aanbestedingskalender.nl en waarbij alle gestelde vragen geanonimiseerd worden beantwoord en de eventuele wijzigingen op de Selectieleidraad worden beschreven. Het gestelde in de Nota van Inlichtingen prevaleert alsdan boven het gestelde in de Selectieleidraad. Offerte: alle documenten die de Inschrijver aanbiedt ter beantwoording van het gestelde in het Beschrijvend Document, inclusief eventuele addenda die na vragen ter verduidelijking later worden gecommuniceerd. Onderaannemer: de onderneming die zich niet als zelfstandige Gegadigde aanmeldt en derhalve niet zelfstandig als Inschrijver aanbiedt. Een Onderaannemer wordt geen formele partij bij de te sluiten Raamovereenkomst. De Onderaannemer gaat rechten en verplichtingen aan jegens de Inschrijver c.q. Contractant terwijl de Inschrijver c.q. Contractant jegens Avans Hogeschool verantwoordelijk is voor nakoming van de uit de aanbesteding c.q. de Raamovereenkomst voortvloeiende verplichtingen. Een toeleverancier van (mobiele) devices en X86 serverapparatuur die alleen apparatuur met bijbehorende fabrieksgarantie levert wordt niet als een Onderaannemer in de zin van de Europese aanbesteding beschouwd. Raamovereenkomst: de overeenkomst die op basis van deze Europese aanbesteding door Avans Hogeschool wordt gegund. Selectieleidraad: dit document inclusief alle genoemde Appendices. Verzoek tot Deelname: alle documenten die de Gegadigde aanbiedt ter beantwoording van het gestelde in deze Selectieleidraad. X86 serverapparatuur: serverapparatuur die uitgevoerd is met een X86 instructieset.

1.3 AVANS HOGESCHOOL Avans Hogeschool vormt het overkoepelende gezag van een 20-tal academies, waar het onderwijs sterk in beweging is. Enerzijds hangt die ontwikkeling samen met de veranderingen ín dat onderwijs, wat vraagt om een nieuwe aanpak, onder andere ook op het gebied van onderwijsondersteunende activiteiten, producten en diensten. Anderzijds is er sprake van ontwikkelingen in de interne organisatie. Verspreid over 90 opleidingen studeren er ongeveer 27.500 studenten bij Avans. Er werken ongeveer 2.400 medewerkers binnen twintig academies en vijf ondersteunende diensteenheden. Zie voor meer informatie over Avans Hogeschool: www.avans.nl.


pagina 6/29

Figuur 1:

Organigram Avans Hogeschool

Avans is verdeeld over drie steden en telt acht locaties, te weten vier in Breda, één in Tilburg en drie in ‘s-Hertogenbosch. De locaties zijn gevestigd op de volgende adressen: • Breda o Hogeschoollaan 1 o Beukenlaan 1 o Lovensdijkstraat 61/63 o Bijster 7-21 • ’s Hertogenbosch o Onderwijsboulevard 215 o Onderwijsboulevard 256 o Hervenplein 2 • Tilburg o Professor Cobbenhagenlaan 13 DIF (Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst) Binnen deze diensteenheid worden de volgende functies onderscheiden: • Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) waartoe behoren: o Ontwikkeling en voorbereiding van het informatiebeleid; o Opstellen van de informatie/applicatiearchitectuur; o Ontwikkeling, implementatie en beheer van de architectuur en infrastructuur; o Incidentenbeheer en gebruikersondersteuning; o Ondersteuning bij de selectie en implementatie van applicaties; o Ondersteuning ICT- en Audiovisuele Middelen onderwijsruimten; o Faciliteren en ondersteunen evenementen; o Generiek functioneel beheer van hogeschoolbrede applicaties; o Projectvoering en ondersteuning van ICT-projecten; o Leveren van ICT-diensten aan de gebruikersorganisatie. • Huisvesting en services, waartoe behoren: o Zorg voor onderhoud, schoonmaak, bewaking en functionaliteit van de gebouwen en terreinen; o Coördinatie van de (ver)nieuwbouw in de afzonderlijke locaties; o Ondersteuning van de gebruikers op het gebied van telefoon, catering, repro, interne post etc; o Toewijzing van ruimtes aan gebruikers;


pagina 7/29

o o 1.3.1

Inkoop; Roostering, evenementen en tentaminering.

Belangrijke adressen

Interne opdrachtgever: Stichting Avans Directeur DIF; dhr. drs. A.W.M. Vogels Postbus 90116 4800 RA BREDA Vertegenwoordigingsbevoegd(e) orgaan en functionarissen van Stichting Avans: College van Bestuur Mevrouw drs. M.M.J. Kamsma MBA/MBI, de heer drs. P.L.A. Rüpp Postbus 1310 5004 BH TILBURG De Europese aanbesteding wordt ten behoeve van de Stichting Avans procedureel en juridisch begeleid door : EMTIO B.V. Dhr. Mr. J. Schuilenburg Postbus 1179 3800 BD AMERSFOORT Appelweg 16 3818 NN AMERSFOORT www.emtio.nl Emailadres: [email protected]

1.4 BELEID BINNEN AVANS HOGESCHOOL In februari 2013 is er beleid vastgesteld voor de (ICT) facilitering van (mobiele) devices voor de medewerkers van Avans Hogeschool. Het beleid onderscheidt twee soorten ICT werkplekken: - Avans vast: een vaste PC en telefoonaansluiting en de daarbij behorende faciliteiten, zoals meubilair; - Avans mobiel: een bureau uitgerust met beeldscherm, toetsenbord, muis en anti diefstalkabel. De werkplek wordt toegekend op basis van een uit de functie van de medewerker af te leiden profiel (vast profiel of mobiel profiel). Ter zake van mobiele devices voor medewerkers hanteert Avans Hogeschool het beleid: ‘choose your device’ (CYD). Dat betekent dat medewerkers zelf binnen kaders (financieel en technisch) de mobiele devices kiezen. Het device wordt vervolgens door DIF aangeschaft en op basis van een bruikleenovereenkomst ter beschikking gesteld aan de medewerker. Meer specifiek hanteert Avans Hogeschool de volgende spelregels: - passend binnen de door Avans Hogeschool gehanteerde standaarden met betrekking tot platform; - beschikt over WiFi functionaliteit; - past binnen de financiële kaders;


pagina 8/29

-

keuze is goedgekeurd door leidinggevende; aanschaf wordt alleen door DIF verzorgd.

Daarnaast gedoogt Avans Hogeschool het principe van ‘bring your own device’ (BYOD). Gedogen betekent dat een medewerker wel een eigen device buiten genoemde kaders mag gebruiken, maar dat deze niet door Avans Hogeschool wordt ondersteund. Met betrekking tot haar studenten stimuleert Avans Hogeschool het principe van ‘bring your own device’ (BYOD). Avans Hogeschool biedt hiervoor een geschikte werkomgeving aangevuld met PC-werkplekken voor specifieke onderwijsactiviteiten. Naar verwachting zal de noodzaak voor deze aanvullende werkplekken de komende jaren minder worden, maar zeker niet geheel verdwijnen. In alle gevallen geldt dat Avans Hogeschool geen software licenties faciliteert, met uitzondering van software die benodigd is voor de werkplekken. Ter zake van de overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur geldt dat keuze voor merk en type voor individuele medewerkers van Avans Hogeschool niet vrij is en geheel door DIF wordt bepaald, in samenspraak met de Contractant. Aanschaffingen voor privé gebruik vallen buiten de scope van deze Europese aanbesteding. Dat betekent onder meer dat de te sluiten Raamovereenkomsten en in te richten webwinkels niet worden open gesteld voor studenten en medewerkers ter zake van privé aankopen. Voor mobiele devices geldt een restrictie vanuit Avans Hogeschool. De restrictie houdt in dat een in bruikleen gegeven device een maximumbedrag mag kosten: voor een smartphone is dit bedrag vastgesteld op € 350,00 inclusief BTW en voor een notebook op € 750,00 inclusief BTW. Deze restrictie vormt tevens een kader voor het opnemen van een mobiel device in de Mobiele Device Catalogus (zie hierna). Dat neemt niet weg dat er uitzonderingen zullen gelden. Voorbeelden hiervan zijn tablets en mobiele devices van Apple en eventuele diensten. Deze kunnen in uitzonderlijke gevallen voor specifieke doeleinden door academies worden aangevraagd, meestal voor onderwijsdoeleinden (zij kunnen bijvoorbeeld als leermiddel worden aangemerkt en ingezet).

1.5 AANTALLEN EN BELEID Het aantal werkplekken met vaste PC’s ten behoeve van studenten en het onderwijs bedraagt op dit moment circa 2.000 stuks. Het aantal werkplekken voor medewerkers met vaste voorzieningen bedraagt op dit moment circa 2.140 stuks en zal op basis van het in paragraaf 1.4 samengevatte beleid worden gereduceerd tot circa 800 stuks. Het aantal flexibele werkplekken neemt toe van 225 tot circa 1.300 stuks. Als uitgangspunt voor deze aanbesteding hanteert Avans Hogeschool ten behoeve van medewerkers daarom de volgende aantallen: - Vast profiel: circa 800 configuraties met een afschrijvingstermijn van vier jaar. - Mobiel profiel: circa 1.300 configuraties met een afschrijvingstermijn van drie jaar. Daarnaast beheert Avans hogeschool ongeveer 2.000 vaste PC-werkplekken voor studenten, met een afschrijvingstermijn van vier jaar. -


pagina 9/29

Medewerkers met een vast profiel hebben ook een vaste telefoon voor zover hun werkzaamheden dat vereist. De levering van vaste telefonietoestellen valt buiten de scope van deze aanbesteding. Zoveel mogelijk medewerkers, maar in ieder geval degene met een mobiel profiel, hebben ook een smart phone. Op korte termijn is een vervanging van ca. 1250 vaste telefoontoestellen door smart phones voorzien. De levering van (simlock-vrije) smart phones behoort tot de scope van deze aanbesteding. Ter zake van X86 serverapparatuur geldt dat deze zijn opgesteld in MER’s in Breda en ’sHertogenbosch. In Breda zijn dit ongeveer 45 fysieke servers, in ‘s-Hertogenbosch ongeveer 25. In Tilburg is momenteel ook nog een tweetal servers geplaatst. Avans Hogeschool hanteert standaard een aantal van 15 á 20 virtuele machines per fysieke server. Bij de servers is sprake van een zeer hoge mate van standaardisatie. Voor X86 serverapparatuur geldt een afschrijvingstermijn van vier jaar. Het is van belang te vermelden dat voor alle genoemde devices en X86 serverapparatuur geldt dat er geen grootschalige vervangingstrajecten worden voorzien. Het verwoorde beleid wordt reeds in 2013 toegepast, op dit moment dus gebruik makend van bestaande overeenkomsten. De komende jaren zullen, een enkele op dit moment onvoorziene omstandigheid daargelaten, uitsluitend reguliere vervangingen van devices en X86 serverapparatuur plaatsvinden. Vervanging kan daarbij ook een verschuiving van vaste PC naar mobiel of thin-client device betekenen.

1.6 OPDRACHT 1.6.1 Inhoud van de aanbesteding De aanbesteding richt zich op logistieke dienstverlening. Deze dienstverlening bestaat uit: a) het in overleg met Avans Hogeschool periodiek vaststellen van merk, type en configuraties van (mobiele) devices en X86 serverapparatuur; b) het ten behoeve van Avans Hogeschool inkopen van deze (mobiele) devices en X86 serverapparatuur en deze vervolgens tegen overeengekomen opslagen c.q. opslagpercentages en gegarandeerde levertijd doorleveren aan Avans Hogeschool; c) het inrichten c.q. beschikbaar houden van een webwinkel ten behoeve van inkoopmedewerkers van DIF, waar de (mobiele) devices en/of X86 serverapparatuur kan worden besteld; d) het bijdragen aan c.q. leveren van actuele informatie voor de inrichting van een webshop binnen het portaal (intranet) van Avans met betrekking tot het aanbod aan notebooks en smart phones. Binnen deze webshop kunnen de medewerkers van Avans de gegevens vinden over en een keuze maken uit het actuele aanbod; e) de afhandeling van garantie met betrekking tot de geleverde (mobiele) devices en/of X86 serverapparatuur; f) het in voorkomend geval op verzoek van Avans Hogeschool verzorgen van aanvullende dienstverlening. De mobiele devices bestaan uit: - notebooks - smart phones - overige mobiele devices: o tablets o MacBooks o Mac mini’s


pagina 10/29

De overige (niet mobiele) devices bestaan uit: - Beeldschermen (evt. Inclusief port replicator) - PC’s - Toetsenborden - Muizen - Anti diefstal kabels - USB Port Replicators (een soort docking stations) - iMac’s Het X86 serverpark van Avans Hogeschool bestaat voornamelijk uit (HP) Intel systemen met daarop Suse Linux en Windows besturingssystemen. Ze faciliteren met behulp van databasesystemen Oracle en SQL onder andere concerninformatiesystemen als Osiris, elektronische leeromgevingen, e-mail voorzieningen en file- en printservers. Ad a) het in overleg met Avans Hogeschool periodiek vaststellen van merk, type en configuraties van (mobiele) devices en X86 serverapparatuur DIF zal in overleg met de Contractanten periodiek de merken, typen en specificaties van de (mobiele) devices en X86 serverapparatuur vaststellen. Hierbij wordt uitdrukkelijk onderscheid gemaakt in mobiele devices enerzijds en alle overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur anderzijds. Mobiele devices Ter zake van mobiele devices hanteert Avans Hogeschool het hiervoor genoemde CYD principe. Daartoe wordt eenmaal per zes maanden door DIF een Mobiele Device Catalogus (MDC) van beperkte omvang samengesteld. Hierbij worden de Contractanten geraadpleegd. De mobiele devices die vervolgens door DIF worden opgenomen in de MDC zijn vervolgens onderwerp van concurrentiestelling tussen de Contractanten, op de wijze als hierna wordt beschreven. Overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur Ter zake van de overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur hanteert Avans Hogeschool vanuit beheeroverwegingen het beleid van eenduidigheid in merkbeleid voor een zolang mogelijke periode. Dat neemt niet weg dat ook hier periodiek in overleg met, in dit geval de preferred Contractant, merk, type en specificaties worden vastgesteld voor een vast te stellen termijn. Bij de overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur wordt bij het bereiken van de ‘threshold’ eveneens concurrentie gesteld tussen de Contractanten, op de wijze als hierna wordt beschreven. Ad b) het ten behoeve van Avans Hogeschool inkopen van deze (mobiele) devices en X86 serverapparatuur en deze vervolgens tegen overeengekomen opslagen c.q. opslagpercentages en gegarandeerde levertijd doorleveren aan Avans Hogeschool Er worden drie raamovereenkomsten met drie verschillende Inschrijvers aangegaan. Ook hierbij wordt uitdrukkelijk onderscheid gemaakt tussen mobiele devies enerzijds en overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur anderzijds. Mobiele devices Zoals hiervoor is aangegeven stelt DIF een MDC van beperkte omvang vast. Direct na gunning van de Raamovereenkomsten zal de keuze voor merken, typen en specificaties baseren op de Offertes van de drie winnende Inschrijvers. Vervolgens zal de apparatuur die in de MDC is vermeld onderwerp zijn van concurrentiestelling tussen de Contractanten. Het doel van de concurrentiestelling is het verstrekken van een ‘concessie’


pagina 11/29

op individueel device niveau en voor een periode van een half jaar aan een Contractant die voor het betreffende device voor het komende half jaar de laagste prijs voor de logistieke diensten gecombineerd met een gegarandeerde levertijd aanbiedt. Een voorbeeld ter verduidelijking: als in de MDC een twintigtal devices zijn vermeld (een ‘mengsel’ van smartphones, notebooks, tablets, etc.), dan wordt per individueel device bepaald welke Contractant de laagste prijs aanbiedt gedurende een halfjaar zodat de levering van deze twintig devices kan zijn verspreid over drie Contractanten. De concurrentiestelling zal plaatsvinden gebruikmakend van een elektronische veiling. De elektronische veiling wordt derhalve eenmaal per zes maanden herhaald en wordt steeds voorafgegaan door een update van de MDC. Meer informatie hieromtrent zal in het Beschrijvend Document worden beschreven, dat in de gunningsfase aan vijf geselecteerde Gegadigden zal worden verstrekt. Iedere Contractant biedt vervolgens de mobiele devices waarvoor hij de concessie heeft gewonnen aan in de webwinkel. De webwinkel van iedere Contractant dient een interface te hebben met het bij Avans Hogeschool in gebruik zijnde inkoopmanagementsysteem Proquro. Iedere Contractant is tevens verplicht voor het betreffende mobiele device de garantieafhandeling te verzorgen. Nota bene: Na een jaar wordt de invulling van de concessies (op device niveau) geëvalueerd m.b.t. de beheerlast en zal eventueel bijgesteld worden naar concessies op pakket niveau. Dit geldt eveneens ten aanzien van de voorgestelde regelmaat van zes maanden. Overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur In afwijking van het proces voor mobiele devices wordt voor de logistieke dienstverlening ter zake van overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur direct een preferred Contractant aangewezen. Dit is de winnaar van de aanbesteding, oftewel de op basis van het gunningscriterium als eerste geëindigde Inschrijver bij deze Europese aanbesteding. Direct na gunning wordt met de preferred Contractant merk, type en configuraties besproken en vastgesteld voor een zo lang mogelijke termijn (bovengenoemde dienst onder a)). De preferred Contractant heeft tot een brutoprijs van € 100.000,00 exclusief BTW per afname het recht de hierboven onder b) en de plicht de onder d) genoemde diensten (respectievelijk: inkoop en doorlevering, garantieafhandeling voor de door hem geleverde apparatuur) te verzorgen voor de overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur. Zodra de brutoprijs van een voorgenomen afname het bedrag van € 100.000,00 exclusief BTW overschrijdt zal Avans concurrentie stellen tussen de drie Contractanten. Om een eenduidige werkwijze te hanteren vindt ook deze concurrentiestelling via een elektronische veiling plaats. De Contractant die de veiling wint is verplicht ook de dienst ‘garantieafhandeling’ te verzorgen voor de apparatuur die hij levert. Status van preferred De status van preferred geldt dus uitsluitend voor overige (niet mobiele) devices en X86 serverapparatuur. In beginsel geldt de status gedurende de gehele looptijd van de Raamovereenkomst, dus inclusief eventuele verlengingen. De preferred Contractant kan zijn status echter verliezen indien hij bij de uitvoering van bestelopdrachten herhaaldelijk in verzuim is geweest. Concreet betekent dit dat de status wordt ‘verspeeld’ indien de preferred Contractant in een periode van zes maanden driemaal of meer in verzuim is geweest waarbij Avans Hogeschool de nadere overeenkomst (bestelopdracht) eenzijdig heeft ontbonden. Een verzuim ontstaat met name indien de bestelde devices en/of X86 serverapparatuur niet binnen de overeengekomen levertermijn worden uitgeleverd.


pagina 12/29

Indien de status van preferred wordt verspeeld dan komt de als tweede in deze aanbesteding geëindigde Contractant in aanmerking voor de status preferred. Ter zake van de alsdan toegekende preferred status is de beschreven regeling van overeenkomstige toepassing. Elektronische veiling Bij de elektronische veiling zal een veilingreglement worden gehanteerd. Dit reglement wordt in de gunningsfase van deze aanbesteding als onderdeel van het Beschrijvend Document beschreven. Voor de uitvoering van de veiling beoogt Avans Hogeschool de volgende doorlooptijden te hanteren: Eenmaal per zes maanden (bij mobiele devices) N-twee/drie weken Opstellen/aanpassen MDC N Aankondigen veiling (bij Contractanten) N+4 werkdagen Start veiling N+6 werkdagen Einde veiling (N+6 werkdagen) + 4 Aanpassen webwinkels werkdagen Tabel 1: doorlooptijd veilingproces regulier Bij aankopen > € 100k (ad hoc) N Aankondigen veiling (bij raamcontractanten) N+4 werkdagen Start veiling N+1 werkdag Einde veiling en opdrachtverstrekking Tabel 2: doorlooptijd veilingproces ad hoc Bij de elektronische veiling is geen sprake van een functionele behoeftestelling. Er zal op basis van concrete (MDC-) producten en diensten concurrentie worden gesteld op basis van prijsstelling, waarbij in voorkomend geval tevens gegarandeerde levertermijnen een rol zullen spelen. Voor het uitvoering van het veilingproces zal CTM / Negometrix als tooling worden ingezet. Ad c) het inrichten van c.q. beschikbaar houden van een webwinkel ten behoeve van inkoopmedewerkers van DIF, waar de (mobiele) devices en/of X86 serverapparatuur kan worden besteld Zoals aangegeven worden de producten en diensten die in de MDC zijn opgenomen via de webwinkel van de Contractant en via een koppeling met Proquro ontsloten voor de bestellers van Avans Hogeschool en meer specifiek voor DIF. Het beschikbare aanbod voor notebooks en smartphones wordt door een betrokken Contractant ontsloten, voor zover hij voor de betreffende devices voor een half jaar de veiling heeft gewonnen. Ieder half jaar wordt dit aanbod in de webwinkels van een betrokken Contractant aangepast. Het aanbod van overige devices en X86 serverapparatuur wordt door de preferred Contractant opgenomen in zijn webwinkel. Dit assortiment wordt in onderling overleg aangepast als het generieke aanbod op de ‘markt’ daar aanleiding voor geeft. Meer details hieromtrent worden in het Beschrijvend Document beschreven. Ad d) het bijdragen aan c.q. leveren van actuele informatie voor de inrichting van een “webshop” binnen het portaal (intranet) van Avans met betrekking tot het aanbod aan notebooks en smart-phones.


pagina 13/29

Om het concept “Choose Your Device” (CYD) voor medewerkers vorm te geven is Avans Hogeschool voornemens om binnen haar iAvans portaal (intranet) een omgeving (“webshop”) te realiseren waarbinnen de medewerkers informatie kunnen krijgen (model, type, afbeelding en specificaties) met betrekking tot het actuele aanbod aan notebooks en smart-phones. Binnen deze omgeving kunnen de medewerkers hun keuze maken. Vervolgens wordt door de inkoopmedewerkers van Avans Hogeschool het besteltraject opgestart. Een betrokken Contractant dient de actuele productinformatie met betrekking tot de aangeboden notebooks en smartphones, voor zover hij voor de betreffende devices voor een half jaar de veiling heeft gewonnen, te ontsluiten voor publicatie binnen de “webshop” van Avans Hogeschool. Het assortiment in de “webshop” zal ieder half jaar aangepast worden bij wijziging van het aanbod. Ad e) de afhandeling van garantie met betrekking tot de geleverde (mobiele) devices en/of X86 serverapparatuur Met betrekking tot de afhandeling van garantie hanteert Avans Hogeschool het uitgangspunt dat voor elk (mobiel) device en elk X86 serverapparaat gebruik wordt gemaakt van de standaard (fabrieks)garantie die door de betreffende fabrikant of toeleverancier (importeur of groothandel), of zelfs door Contractant zelf bij het apparaat wordt geboden (zonder additionele kosten). Verder geldt dat iedere Contractant verplicht is als ‘loket’ voor deze garantieafhandeling op te treden, echter uitsluitend voor apparatuur die hij zelf heeft geleverd. De standaardgarantie wordt per apparaat als informatieset toegevoegd aan de MDC. Ter uitvoering van deze werkzaamheden houdt Contractant een CMDB bij. Ad f) het in voorkomend geval op verzoek van Avans Hogeschool verzorgen van aanvullende dienstverlening Bij aanvullende dienstverlening kan onder meer worden gedacht aan het voorconfigureren van bepaalde devices, het installeren van X86 serverapparatuur, het leveren van PC’s monitoren en X86 serverapparatuur zonder verpakking en het leveren van digitale gegevens ten behoeve van de CMDB van Avans Hogeschool. Aanvullende diensten worden uitsluitend geleverd ter zake van apparatuur die door een Contractant zelf is of moet worden geleverd. Voor wat betreft het voorconfigureren van mobiele devices geldt het volgende: • Pre-Installed laptop: de Contractant levert deze werkplek inclusief Operating System en device-drivers. De Contractant voegt in overleg met DIF-ICT een set software toe (zoals MS Office, Adobe suite, virusscanner, Quest-client, Xythos drive, toegang tot mail, agenda en Eduroam). Systeem- en overige software van de (toe)leverancier wordt meegeleverd, zodat de medewerker zelf in voorkomende gevallen zijn laptop opnieuw kan inrichten. • Pre-Imaged laptop: de Contractant levert deze werkplek voorzien van een image dat onderhouden wordt door DIF-ICT. Dit image bevat ook een set software (zoals MS Office, Adobe suite, virusscanner, Quest-client, Xythos drive, toegang tot mail, agenda en Eduroam). Avans Hogeschool kan in geval een herstelinstallatie nodig is met dit image de laptop opnieuw inrichten. • Smartphone: de Contractant levert het toestel enkel. Voorconfigureren wordt door Avans Hogeschool zelf verzorgd.


pagina 14/29

In de “webshop” van Avans Hogeschool zullen slechts 2 type laptops aangeboden worden die gedefinieerd worden als “pre-imaged”. De keuze voor “pre-installed”-laptops zal uitgebreider zijn. 1.6.2 Vorm van de opdracht en omvang Avans Hogeschool is voornemens over te gaan tot het sluiten van drie verschillende Raamovereenkomsten met drie verschillende Inschrijvers die zorgdragen voor de logistieke dienstverlening. De Raamovereenkomsten regelen de contractuele relatie met de winnende Inschrijvers voor een initiële periode van twee jaar. Daarna kan de Raamovereenkomst nog tweemaal met een periode van één jaar worden verlengd. De verwachte ingangsdatum is eind oktober 2013. Deze Selectieleidraad bevat de informatie die nodig is om een gefundeerd Verzoek tot Deelname te kunnen opstellen. Actieve netwerkcomponenten, vaste telefonietoestellen, kantoorprinters, storage en (computer)supplies, AV-middelen, digitale (consumenten) audio en video apparatuur, w.o. fotocamera’s en toebehoren vallen uitdrukkelijk buiten de scope van deze Europese aanbesteding.

1.7 PROCEDURES 1.7.1 Niet openbare procedure De onderhavige aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd onder toepassing van de Aanbestedingswet. Avans Hogeschool kiest voor toepassing van een niet openbare procedure als bedoeld in artikel 2.27 van deze wet. 1.7.2 Faseringen De gekozen procedure houdt in dat de Europese aanbesteding in twee fasen zal verlopen. In de eerste fase, de selectiefase, kan iedere geïnteresseerde aanbieder op basis van deze Selectieleidraad een Verzoek tot Deelname indienen. Op grond van de beoordeling van de in het Verzoek tot Deelname opgenomen informatie worden maximaal vijf (5) Gegadigden uitgenodigd voor deelname aan de gunningsfase. Dit betreft de (bij voldoende Verzoeken tot Deelname) vijf (5) hoogst scorende Gegadigden die aan de in deze Selectieleidraad gestelde eisen voldoen. De beoordeling van de Verzoeken tot Deelname wordt beschreven in hoofdstuk 2. In deze Selectieleidraad is precies beschreven hoe deze Verzoeken tot Deelname dienen te worden opgesteld en ingediend. In de daarop volgende tweede fase worden de geselecteerde Gegadigden middels het Beschrijvend Document uitgenodigd voor het uitbrengen van een Offerte. Na het inleveren van de Offertes zullen de Offertes worden beoordeeld aan de hand van het in het Beschrijvend Document gestelde gunningscriterium. 1.7.3 Gunningscriterium Avans Hogeschool hanteert bij deze aanbesteding het gunningscriterium ‘vanuit economisch oogpunt meest voordelige Offerte’. Hiertoe wordt op basis van de beoordeling van de Offerte een F-score berekend.


pagina 15/29

De Offerte met de laagst berekende F-score komt voor gunning in aanmerking. Verdere informatie omtrent de methode van beoordeling en gunning wordt in het Beschrijvend Document verwoord. 1.7.4 Voorbehoud Uit deze aanbestedingsprocedure vloeien geen verplichtingen voort voor Avans Hogeschool, anders dan de verplichting zich aan de in dit document beschreven procedure te houden. Avans Hogeschool behoudt zich expliciet het recht voor de aanbestedingsprocedure op elk moment tijdens de aanbestedingprocedure geheel of gedeeltelijk te annuleren zonder dat hiervoor door Gegadigden c.q. Inschrijvers enige aanspraak kan worden gedaan op vergoeding van enige hieruit voortvloeiende schade c.q. winstderving. Definitieve gunning van een opdracht kan niet eerder plaatsvinden dan na een bevoegd besluit ter zake door Avans Hogeschool.

1.8 DOELSTELLING MET BETREKKING TOT HET MILIEU Het Hoger Onderwijs stelt zich in een, met het ministerie van VROM op 3 december 2008 gesloten convenant, ten doel om uiterlijk 2012 voor 50% van haar aankopen en investeringen duurzaam in te kopen, en op een nog tussen de minister van I&M en het Hoger Onderwijs nader vast te stellen datum voor 100% duurzaam in te kopen. Dit is de vertaling van het kabinetsbesluit van 30 juni 2005 (motie Koopmans) voor de universiteiten en hogescholen. De doelstelling betreft een 50% resultaatsverplichting. Met resultaat wordt bedoeld dat de geleverde producten en diensten daadwerkelijk aan gestelde milieu- en sociale criteria voldoen. Criteria hieromtrent worden dan ook nader aan de orde gesteld in het Beschrijvend Document.

1.9 HET STELLEN VAN VRAGEN TIJDENS FASE 1 - KWALIFICATIE Mocht u vragen hebben over de Selectieleidraad, dan kunt u die tot uiterlijk 16 juli 2013, 12.00 uur Nederlandse tijd, stellen. U dient uw vragen in de Nederlandse taal te stellen en per email in te dienen, via [email protected]. U kunt hiervoor uitsluitend het formulier gebruiken dat bij deze Selectieleidraad is toegevoegd als Appendix 3.1. Het ingevulde formulier dient in Word te worden aangeleverd. De vragen en antwoorden hebben in beginsel geen invloed op de in deze Selectieleidraad aangegeven vaste sluitingstermijn voor indiening van de Verzoeken tot Deelname. Eventuele aanvullingen en correcties op de Selectieleidraad zullen uiterlijk 18 juli 2013 door middel van een Nota van Inlichtingen openbaar gemaakt worden via www.aanbestedingskalender.nl.

1.10 ONVOLKOMENHEDEN Deze Selectieleidraad en alle daarbij behorende documenten zijn met grote zorgvuldigheid opgesteld. Indien een Gegadigde echter, ondanks deze zorgvuldigheid, tegenstrijdigheden, inhoudelijke fouten en/of onvolledigheden in deze documenten meent te ontdekken, dan is Gegadigde gehouden om Avans Hogeschool onverwijld hierop te wijzen via het in paragraaf 1.3.1 genoemde e-mailadres. Indien uiterlijk op 18 juli 2013 geen opmerkingen hieromtrent van de Gegadigde zijn ontvangen, gaat Avans Hogeschool er van uit dat de Gegadigde een adequaat Verzoek tot Deelname heeft kunnen maken.


pagina 16/29

1.11 INLEVERINSTRUCTIE EN SLUITINGSDATUM Indien u zich als Gegadigde aanmeldt middels een Verzoek tot Deelname, dan wordt u verzocht onderstaande instructies op te volgen. In hoofdstuk 2 zijn de criteria van kwalitatieve selectie van Gegadigden beschreven (Selectiecriteria). De gevraagde documentatie dient, rekening houdend met een vakantieperiode, uiterlijk 23 augustus 2013 om 12.00 uur Nederlandse tijd in het bezit te zijn van Emtio op het in paragraaf 1.3.1 genoemde adres aan de Appelweg 16 te Amersfoort. Bij het persoonlijk inleveren, al of niet door middel van een koerier, wordt een afgiftebewijs verstrekt. Op dezelfde dag zullen de ontvangen documenten geopend worden. Hierbij zijn geen Gegadigden aanwezig. Nota Bene: • indien op genoemde datum/tijdstip geen volledig Verzoek tot Deelname is ontvangen, wordt aangenomen dat de betreffende Gegadigde geen Verzoek tot Deelname wenst in te dienen en zich heeft teruggetrokken; • per e-mail of telefax ingediende Verzoeken tot Deelname worden niet geaccepteerd; • het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering is geheel voor rekening van de Gegadigde; • met strafport bezwaarde inzendingen zullen worden geweigerd; • verzoeken tot Deelname, of delen daarvan, die na de sluitingsdatum en –tijd worden ingediend, zullen niet meer worden behandeld. Het Verzoek tot Deelname dient zowel op papier als in elektronische vorm aangeleverd te worden, in een gesloten pakket, met vermelding van: ‘Aanbesteding Logistieke Dienstverlening ten behoeve van de Stichting Avans, fase 1.’ Als er discrepantie is tussen de inhoud van de papieren versie(s) en de elektronische versie(s), zijn/is de papieren versie(s) leidend. Het Verzoek tot Deelname in schriftelijke vorm moet aan de volgende eisen voldoen: • één schriftelijk origineel exemplaar dat dubbelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is genummerd, op A4 formaat, alsmede één kopie. • losbladig in een A4 ringband; • voorzien van een aanbiedingsbrief die rechtsgeldig is ondertekend en die de contactperso(on)(nen) met correspondentieadres, telefoonnummer en emailadres vermeldt; • voorzien van tabbladen: Vóór tabblad 1 Aanbiedingsbrief Na tabblad 1 Ingevuld Standaardverklaring (Appendix 3.2) Na tabblad 2 Ondertekenende Eigenverklaring(en) Uitsluitingsgronden (paragraaf 2.1 en Appendix 3.3) Na tabblad 3 Ondertekende Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (paragraaf 2.4 en Appendix 3.4) Na tabblad 4 Beantwoording vragen (paragraaf 2.3.2) Na tabblad 5 Ingevulde Verklaring Middelen (paragraaf 2.5 en Appendix 3.5) Tabel 3: Inleverinstructie


pagina 17/29

De Verzoek tot Deelname in elektronische vorm moet aan de volgende eisen voldoen: • opgeleverd op geheugenstick; • teksten opgemaakt in Microsoft Word of PDF; • overige documentatie mag als PDF-bestand worden aangeleverd. De ingediende exemplaren van het Verzoek tot Deelname worden eigendom van Avans Hogeschool.

1.12 TOETSINGSKADER EN PROCEDURE De uitsluitingsgronden, minimumvereisten en selectiecriteria die voor de onderhavige aanbesteding gelden zijn beschreven in Hoofdstuk 2 van deze Selectieleidraad.

1.13 PLANNING Op 28 juni 2013 heeft Emtio een aankondiging voor deze Europese aanbesteding geplaatst op www.tenderned.nl en www.aanbestedingskalender.nl en daarbij deze Selectieleidraad ter beschikking gesteld voor downloaden. Met het uploaden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan. Onderstaand volgt een globale planning Datum

Event Selectiefase

28.06.2013 16.07.2013 18.07.2013 23.08.2013 30.08.2013

Aankondiging opdracht Uiterste datum voor het stellen van vragen, fase1 Uploaden Nota van Inlichtingen, fase 1 Sluitingsdatum indienen Verzoek tot Deelname Selectiebesluit Gunningsfase

30.08.2013

Verzending Beschrijvend Document 11.09.2013 Uiterste datum stellen vragen, fase 2, eerste ronde 13.09.2013 Verzenden Nota van Inlichtingen, fase 2, eerste ronde 20.09.2013 Uiterste datum stellen vragen, fase 2, tweede ronde 25.09.2013 Verzenden Nota van Inlichtingen, fase 3, tweede ronde 04.10.2013 Uiterste datum inleveren Offerte 11.10.2013 Gunningsbesluit 12.10.2013 – 31.10.2013 Stand still 12.10.2013 – 31.10.2013 Vaststellen MDC op basis van winnende Offertes (onder voorbehoud) 12.10.2013 – 31.10.2013 Inrichten veiling (onder voorbehoud) 31.10.2013 Einde stand still periode en definitieve gunning 01.11.2013 Communiceren MDC naar Contractanten en aankondiging veiling 04.11.2013 – 08.11.2013 Gelegenheid tot overleg over MDC en eventuele aanpassingen 11.11.2013 – 15.11.2013 Veiling voor mobiele devices 18.11.2013 – 29.11.2013 Inrichting webwinkels December 2013 Nazorg Tabel 4: Globale planning


pagina 18/29

Avans Hogeschool behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen (met uitzondering van wettelijk vastgestelde termijnen). In dit geval wordt u hierover tijdig geïnformeerd.


pagina 19/29

2 Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria — 2.1 UITSLUITINGSGRONDEN 2.1.1 Verplichte uitsluitingsgronden 1. Avans Hogeschool sluit Gegadigden uit van deelname aan deze aanbesteding jegens wie bij een onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak een veroordeling als bedoeld hierna onder 2 is uitgesproken waarvan Avans Hogeschool kennis heeft. 2. Voor de toepassing van het onder punt 1 vermelde worden aangewezen veroordelingen ter zake van: a. Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. Omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358); c. Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europese Parlement en de Raad (PbEG L2001, 344). 3. Als veroordelingen als bedoeld onder 2 worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. 4. Avans Hogeschool betrekt bij de toepassing van het gestelde onder 1 uitsluitend rechterlijke uitspraken die in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot deelname onherroepelijk zijn geworden. 2.1.2 Facultatieve uitsluitingsgronden 1. Avans Hogeschool kan Gegadigden uitsluiten van deelname aan deze aanbesteding indien: a. De Gegadigde in staat van faillissement of liquidatie verkeert, diens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens hem een surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of de Gegadigde in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving; b. Jegens de Gegadigde een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde weten regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel; c. De Gegadigde in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan die door Avans hogeschool aannemelijk kan worden gemaakt;


pagina 20/29

d. De Gegadigde niet heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen; e. De Gegadigde zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door Avans Hogeschool van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. 2. Avans Hogeschool betrekt bij de toepassing van het gestelde onder 1, onderdeel b, uitsluitend onherroepelijke uitspraken die in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot deelname onherroepelijk zijn geworden en bij de toepassing van het gestelde onder 1, onderdeel c, uitsluitend ernstige fouten die zich in de vier jaar voorafgaand aan het genoemde tijdstip hebben voorgedaan. Om te bewijzen dat van bovengenoemde omstandigheden geen sprake is dienen de volgende bewijsstukken te worden overlegd. 1. Een Gegadigde kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot Deelname niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat de uitsluitingsgrond als bedoeld in paragraaf 2.1.2, onderdeel a, op hem niet van toepassing is. Dit bewijsmiddel wordt door Avans Hogeschool zelf bij de Kamer van Koophandel aangevraagd. 2. Een Gegadigde kan door middel van een Gedragsverklaring Aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot Deelname niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat de uitsluitingsgronden, bedoeld in de paragrafen 2.1.1 en 2.1.2, onderdelen b en c, voor zover het een onherroepelijke veroordeling of een onherroepelijke beschikking wegens overtreding van de mededingingsregels betreft, op hem niet van toepassing zijn. Een Gedragsverklaring Aanbesteden kan worden aangevraagd via http://www.justis.nl/Producten/gedragsverklaringaanbesteden. Dit bewijsmiddel dient eerst te worden afgegeven nadat Avans Hogeschool hiertoe een verzoek doet. 3. Een Gegadigde kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot Deelname niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat de uitsluitingsgrond, bedoeld in paragraaf 2.1.2, onderdeel d, niet op hem van toepassing is. Dit bewijsmiddel dient eerst te worden afgegeven nadat Avans Hogeschool hiertoe een verzoek doet. Nota bene. De Gegadigde die een Verzoek tot Deelname indient kan in eerste instantie volstaan met het volledig invullen van een model Eigen Verklaring dat als Appendix 3.3 bij deze Selectieleidraad is gevoegd. Avans Hogeschool wijst Gegadigde er uitdrukkelijk op dat de Eigen Verklaring niet lichtvaardig moet worden ingevuld. Bij onvolledige invulling c.q. ondertekening, het vermelden van onjuiste gegevens, het afleggen van onjuiste verklaringen, volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Let er vooral ook op dat de Eigen Verklaring ook eventuele Onderaannemers of andere deelnemers aan een Combinatie vermeld en dat deze partijen in de aangegeven gevallen (zie model Eigen Verklaring) de Eigen Verklaring mede ondertekenen.

2.2 GESCHIKTHEIDSEISEN 2.2.1 Financiële en economische draagkracht (i) Jaarrekeningen. Ter toetsing van de financiële draagkracht dient er op basis van de vastgestelde en door een accountant goedgekeurde jaarrekeningen van


pagina 21/29

(ii) (iii)

de afgelopen drie jaar (2010, 2011 en 2012 geen sprake te zijn van negatief (eigen) vermogen. Indien het (eigen) vermogen positief is door het verstrekken van achtergestelde leningen (aansprakelijk vermogen) met korte looptijd (tot drie jaar) wordt het (eigen) vermogen als zijnde negatief beschouwd. Jaarrekeningen. In de meest recente jaarrekening is geen sprake van continuïteitsrisico (blijkens een continuïteitsparagraaf). Risico’s. Bij de onderneming van Gegadigde is op dit moment of in de nabije toekomst sprake is van aanwezige c.q. mogelijke risico’s die de continuïteit van de organisatie kunnen beïnvloeden.

Nota bene. De Gegadigde die een Verzoek tot Deelname indient kan in eerste instantie volstaan met het volledig invullen van een model Eigen Verklaring dat als Appendix 3.3 bij deze Selectieleidraad is gevoegd. Avans Hogeschool wijst Gegadigde er uitdrukkelijk op dat de Eigen Verklaring niet lichtvaardig moet worden ingevuld. Bij onvolledige invulling c.q. ondertekening, het vermelden van onjuiste gegevens, het afleggen van onjuiste verklaringen, volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Let er vooral ook op dat de Eigen Verklaring ook eventuele Onderaannemers of andere deelnemers aan een Combinatie vermeld en dat deze partijen in de aangegeven gevallen (zie model Eigen Verklaring) de Eigen Verklaring mede ondertekenen. 2.2.2 Technische bekwaamheid Avans Hogeschool stelt in dit kader minimumeisen aan Gegadigden op het gebied van technische bekwaamheid. Avans Hogeschool kan van Gegadigde eisen om de opgegeven informatie naar aanleiding van het gestelde in deze paragraaf nader te onderbouwen dan wel van bewijzen te voorzien. (i) De kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden of de te leveren dienstverlening wordt voornamelijk bepaald door de wijze waarop dit kwaliteitsborging en kwaliteitscontrole is georganiseerd in de organisatie van Gegadigde. A) Gegadigde dient te beschikken over een kwaliteitszorgsysteem dat door een officiële certificeringinstantie is gecertificeerd op basis van de NEN-ISO: 9000 serie. Gegadigde kan worden verzocht één van de volgende bewijsmiddelen te verstrekken: a. Een afschrift van een geldig NEN-ISO certificaat; b. Een beschrijving van de genomen maatregelen met een afschrift van de inhoudsopgave van het desbetreffende kwaliteitshandboek en een beleidsverklaring van het verantwoordelijke management waaruit blijkt dat het management de maatregelen onderschrijft en controleert. B) Gegadigde dient te beschikken over een kwaliteitszorg- of beheersysteem dat toeziet op veilig, gezond en milieubewust werken overeenkomstig VCA** of OHSAS 18001 certificering. Gegadigde kan worden verzocht één van de volgende bewijsmiddelen te verstrekken: a. Een afschrift van een geldig VCA**certificaat of; b. Een afschrift van een geldig OHSAS 18001 certificaat of; c. Een beschrijving van de genomen maatregelen met een afschrift van de inhoudsopgave van het desbetreffende kwaliteitshandboek en een beleidsverklaring


pagina 22/29

van het verantwoordelijke management waaruit blijkt dat het management de maatregelen onderschrijft en controleert. Overige voorwaarden: a. De certificeringen of beschrijvingen als gevraagd in deze paragraaf dienen concreet van toepassing te zijn op het bedrijfsonderdeel of de bedrijfsonderdelen van Gegadigde die zich aanmeldt voor deze aanbesteding. b. Indien op verzoek van Avans Hogeschool een beschrijving van een aan NEN-ISO 9000 serie en/of VCA** of OHSAS 18001 gelijkwaardige systematiek wordt gegeven dan kan Avans Hogeschool van Gegadigde eisen om de overlegde verklaringen en bescheiden aan te vullen of nader toe te lichten door bijvoorbeeld dit op validiteit te laten toetsen door een onafhankelijke expert of instantie. (ii) Gegadigde dient bereid te zijn na opdrachtverlening zijn geautomatiseerde order en voorraadsystemen(en) met e-procurement faciliteiten inclusief de mogelijkheid om orderafhandeling te koppelen aan het inkoopsysteem van Avans Hogeschool (Proquro). Nota bene. De Gegadigde die een Verzoek tot Deelname indient kan in eerste instantie volstaan met het volledig invullen van een model Eigen Verklaring dat als Appendix 3.3 bij deze Selectieleidraad is gevoegd. Avans Hogeschool wijst Gegadigde er uitdrukkelijk op dat de Eigen Verklaring niet lichtvaardig moet worden ingevuld. Bij onvolledige invulling c.q. ondertekening, het vermelden van onjuiste gegevens, het afleggen van onjuiste verklaringen, volgt uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Let er vooral ook op dat de Eigen Verklaring ook eventuele Onderaannemers of andere deelnemers aan een Combinatie vermeld en dat deze partijen in de aangegeven gevallen (zie model Eigen Verklaring) de Eigen Verklaring mede ondertekenen.

2.3 SELECTIECRITERIA 2.3.1 Algemeen Indien meer dan vijf Gegadigden aan de gestelde minimumvereisten voldoen wordt het aantal teruggebracht naar vijf. De vijf hoogst scorende Gegadigden komen in aanmerking voor deelname aan de gunningsfase en ontvangen het Beschrijvend Document. In paragraaf 2.3.2 worden vragen over de kwaliteit van de organisatie van de onderneming van Gegadigde en partnershiprelaties gesteld. De door de Gegadigden in het kader van het Verzoek tot Deelname aangeleverde informatie wordt door een multidisciplinair team beoordeeld. Per aspect is aangegeven wat de maximaal haalbare score is. De scores voor de beoordeling van de antwoorden op de in paragraaf 2.3.2 gestelde vragen worden als volgt toegekend: 0 = slecht; geen antwoord op de vraag of het antwoord toont de gevraagde bekwaamheid niet aan; 1 = matig; het antwoord toont de gevraagde bekwaamheid nauwelijks aan; 2 = voldoende; het antwoord toont de gevraagde bekwaamheid redelijk aan; 3 = goed; het antwoord toont de gevraagde bekwaamheid vrijwel geheel aan; 4 = uitstekend; het antwoord toont de gevraagde bekwaamheid volledig aan. Bij vraag 3 kunt u met uw beantwoording direct de score bepalen.


pagina 23/29

Bij de beoordeling van de vragen uit paragraaf 2.3.2 wordt een weging toegepast. Bij een maximum van 4 punten is sprake van enkelvoudige weging (L). Bij een maximum van 8 punten is sprake van dubbele weging (M); in dat geval wordt de scorereeks 0, 2, 4, 6, 8 toegepast. Bij een maximum van 12 punten is sprake van de drievoudige weging (H); in dat geval wordt de scorereeks 0, 3, 6, 9, 12 toegepast. In een enkele geval wordt de wijze waarop de score wordt toegekend rechtstreeks bij de vraag vermeld. De scores op de gestelde vragen worden bij elkaar opgeteld en de vijf Gegadigden met de hoogste totaalscore komen in aanmerking voor deelname aan de gunningsfase. 2.3.2 Vragen Besteed aan de beantwoording van onderstaande vragen maximaal twee pagina’s A4 per antwoord. Vraag 1: Beschrijf de wijze waarop uw organisatie de kennis omtrent de aandachtsgebieden PC’s, beeldschermen, smartphones, notebooks, Apple apparatuur en X86 serverapparatuur in zijn algemeenheid borgt, gelet op de adviesfunctie die van u in kader van het proces van merken type selecties door Avans Hogeschool van u wordt verlangd. Besteed hierbij ook aandacht aan certificering van uw medewerkers (maximaal 12 punten). Vraag 2: Avans Hogeschool vindt het van belang dat de dienstverleners waarmee overeenkomsten worden afgesloten, een concrete bijdrage kunnen leveren aan het kennismanagement binnen de ICT-afdeling. Beschrijf de mogelijkheden die 2e of 3e lijns medewerkers van klanten hebben om, op laagdrempelige wijze, direct toegang te krijgen tot expertise/kennis omtrent (mobiele) devices binnen uw eigen organisatie. Beschrijf tevens de voorwaarden die u daarbij stelt (maximaal 12 punten). Vraag 3: Geef een beschrijving van de wijze waarop u invulling geeft aan accountmanagement, in de zin van toegevoegde waarde, bij opdrachtgevers die voor wat betreft grootte en aard vergelijkbaar zijn met Avans Hogeschool. Besteed hierbij aandacht aan het al of niet hanteren van unieke aanspreekpunten en (het) (de) functie(niveau)s die u daarbij inzet. Beschrijf tevens de vertegenwoordigingsbevoegdheid (het mandaat) dat deze personeelsleden hierbij hebben (maximaal 4 punten). Vraag 4: Geef een beschrijving van de merkbreedheid van uw assortiment en specificeer dit naar (i) notebooks, (ii) beeldschermen, (iii) toetsenborden, (iv) muizen, (v) PC’s, (vi) smartphones, (vii) tablets en (viii) X86 serverapparatuur. De merken dienen in Nederland te worden ondersteund door de fabrikant. (ix) Geef tevens aan in welke mate u producten van Apple voert. Er dienen, naast Apple (knock out), standaard minimaal twee (knock out) en bij voorkeur drie of meer merken te worden gevoerd van iedere apparatuursoort. Beoordelingskader (na toetsing op knock out): van alle apparatuursoorten drie merken: 12 punten; daarnaast van notebooks tot € 750,00 inclusief BTW meer dan drie merken: 4 punten extra; daarnaast van beeldschermen meer dan drie merken: 4 punten extra; daarnaast van smartphones tot € 350,00 inclusief BTW meer dan drie merken en minder dan vijf: 4 punten, of meer dan vijf merken: 8 punten. Met de zinsnede ‘daarnaast’ wordt bedoeld: indien genoemde 12 punten zijn behaald. Met beantwoording van deze vraag kunnen derhalve maximaal 28 punten worden behaald. Vraag 5: Beschrijf in het kader van vraag 3 de aard van de relatie die u met uw toeleverancier onderhoudt. Geef in dat kader aan in hoeverre er sprake is van een


pagina 24/29

‘resellerschap’ of anderssoortige relatie tussen uw onderneming en uw toeleverancier. Geef ook de mate aan waarin u vrij kunt wisselen tussen aan Avans Hogeschool te leveren merken en modellen (Maximaal 8 punten). Vraag 6: Beschrijf de mate waarop uw onderneming omgaat met de wens van afnemers om zo lang mogelijk identieke moederboards in apparatuur (PC’s) geleverd te krijgen Besteed daarbij aandacht aan de periode gedurende welke u een garantie hieromtrent kunt bedingen bij uw toeleveranciers en de condities waaronder (de condities dienen bij voorkeur zo weinig als mogelijk bezwarend te zijn voor afnemers) (Maximaal 8 punten). Vraag 7: Beschrijf de mate waarop uw organisatie in zijn algemeen omgaat met de wens van afnemers om devices en X86 serverapparatuur vóór te configureren. Beschrijf hierbij de door u gehanteerde werkwijze en de organisatie waarbinnen dit plaatsvindt. Zie paragraaf 1.6.1 onder f (Maximaal 12 punten). Vraag 8: contractbewaking is een puur logistiek proces dat samenhangt met tracking en tracing van bestellingen en garantieafhandelingen in de zin van tijdigheid en juiste kwantitatieve en kwalitatieve (uit)levering van diensten en producten. Van de Contractant verwacht Avans Hogeschool dat hij daartoe online gegevens beschikbaar kan stellen over de status van lopende bestellingen en garantieafhandelingen. Beschrijf het systeem dat u daar standaard voor hanteert en beschrijf daarbij de toegevoegde waarde die dit systeem naar uw inzicht heeft voor Avans Hogeschool. Besteed hierbij in ieder geval aandacht aan de aspecten: status van openstaande orders, openstaande garantieafhandelingen c.q. reparaties (welke informatie stelt u in dit kader ter beschikking), mate waarin de informatie up to date is, toegangsbeveiliging. Gebruikt u in het kader van bestellingen en garantieafhandeling verschillende systemen (maximaal 12 punten)? Vraag 9: Beschikt uw organisatie ook over een eigen dienst voor het afhandelen van garanties voor met name mobiele devices in de zin van toegevoegde waarde ten opzichte van de standaard fabrieksgarantie? Zo ja, beschrijf deze (maximaal 8 punten). Vraag 10: Geef aan in hoeverre uw organisatie kan voorzien in de behoefte van afnemers om op maat te worden geïnformeerd over nieuwe merken en apparatuurlijnen van (mobiele) devices, Apple apparatuur en X86 serverapparatuur (maximaal 12 punten). Vraag 11: Beschrijf de mate waarin uw organisatie in staat is PC’s en X86 serverapparatuur zonder verpakking te leveren en beschrijf de maatregelen die u hierbij treft bij het vervoer in verband met kans op beschadiging (maximaal 8 punten). Vraag 12: Beschrijf de mate waarin u bij de garantieafhandeling standaard voorziet in het bijhouden van een configuratiedatabase(CMDB). Geef daarbij aan tot op welk niveau van configuratie items u deze database bijhoudt en beschrijf met welke middelen u hierin voorziet. Beschrijf tevens in welke mate u voorziet in toegang tot de CMDB voor uw klanten. Geef tevens aan in hoeverre uw organisatie kan voorzien in het leveren van digitale gegevens de CMDB aan Avans Hogeschool voor het onderhouden van haar CMDB (maximaal 8 punten). Vraag 13: Beschrijf de mate waarin uw bedrijf beschikt over een milieuzorgsysteem of een milieujaarverslag. Beschrijf dit systeem. Als u niet over een milieuzorgsysteem of milieujaarverslag beschikt dan wordt u verzocht aan te geven welke activiteiten uw bedrijf


pagina 25/29

op het gebied van milieuzorg ontplooit. Beschrijf tevens het milieubeleid van uw organisatie met het oog op ‘green IT’ (maximaal 4 punten).

2.4 SAMENWERKING MET ANDERE ONDERNEMINGEN Gegadigden kunnen zich ten bewijze van voldoende financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid beroepen op middelen van een andere onderneming, bijvoorbeeld een moedermaatschappij. Indien Gegadigde hier gebruik van maakt dan dient hij dit in het model Eigen Verklaring (Appendix 3.3) aan te geven en de aldaar gegeven instructies te volgen. Daarnaast geldt het hierna bepaalde. Ongeacht de juridische aard van de met de onderneming bestaande banden, dient de andere onderneming in dat geval te verklaren dat de Gegadigde daadwerkelijk kan beschikken over die middelen (verklaring middelen). De andere onderneming dient voorts, indien een beroep op diens financiële draagkracht wordt gedaan door Gegadigde) te verklaren hoofdelijke aansprakelijkheid te aanvaarden voor de uit de opdracht voortvloeiende verplichtingen (verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid). Voor die verklaringen zijn modellen opgenomen als de respectievelijke Appendices 3.5 en 3.4.


pagina 26/29

3 Appendices — Overzicht Appendices: Appendix Appendix Appendix Appendix Appendix

3.1: 3.3: 3.4: 3.4: 3.5:

Standaardformulier informatie-uitwisseling Standaardverklaring Model Eigen Verklaring Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Verklaring Middelen

3.1 STANDAARDFORMULIER INFORMATIE-UITWISSELING Formulier als bedoeld in paragraaf 1.9, separate Word-file.

3.2 STANDAARDVERKLARING Nr Informatie over de Gegadigde 1. 1 Naam en rechtsvorm 2. 2 2 Contactpersoon en functie 3 Vertegenwoordigingsbevoegde persoon en functie 3 Bezoekadres 4 Postadres 5 Telefoon / fax contactpersoon 6 Email contactpersoon Gegevens in geval van combinatie 7 Inschrijver gaat een combinatie aan met andere bedrijven? Inschrijver gaat een combinatie aan 8 Naam andere lid combinatie 9 Vestigingsplaats andere lid combinatie 10 Akkoord dat ieder lid van de combinatie zowel hoofdaannemerschap als hoofdaannemerschap van een ander lid van de combinatie aanvaard 11 Akkoord hoofdelijke aansprakelijkheid Onderaanneming 12 Worden onderaannemers voor de opdracht ingezet? Inzet onderaannemers 13 Naam onderaannemer(s) en vestigingsplaats Conformiteit met procedure en voorwaarden 14 Akkoord met procedure en voorwaarden Conformiteit met controleren van de aangeleverde gegevens bij derden 15 Akkoord met controle

Ja/Nee

Ja/Nee

Naam Gegadigde: Naam en functie vertegenwoordigingsbevoegde ondertekenaar: Handtekening:


pagina 27/29

Datum:

Tabel 5:

Standaardverklaring

3.3 EIGEN VERKLARING UITSLUITINGSGRONDEN <separate PDF-file>

3.4 VERKLARING HOOFDELIJKE AANSPRAKELIJKHEID Hierbij verklaart ondergetekende van [naam moedermaatschappij invullen] zich, op grond van artikel 2: 403 Burgerlijk Wetboek, hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen die zijn aangegaan in het kader van de Europese aanbesteding ‘Logistieke diensten’ door [naam rechtspersoon Gegadigde invullen]. Naam Moedermaatschappij: Naam en functie vertegenwoordigingsbevoegde ondertekenaar: Handtekening:

Datum: Tabel 6:

Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid

3.5 VERKLARING MIDDELEN Naam Adres Plaats Telefoonnummer Faxnummer

: : : : :

Ondergetekende, , verklaart hierbij dat in het kader van de onderhavige aanbestedingsprocedure en de daaruit voortvloeiende opdracht(en) over de middelen van kan beschikken. Het betreft hier de volgende middelen: verklaart, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend. Plaats : Datum : Naam : Functie : Handtekening :


pagina 28/29

Logistieke dienstverlening

Recommend Documents