LOGISTIEKE DIENSTVERLENING 2012 Onze diensten Vinologix heeft momenteel ruim 800 wijnhandelaren in Nederland en ruim 200 in België als klant, die wijn en andere dranken verzenden in de breukvrije Vinologix verpakkingen onder het contract dat Vinologix heeft met DPD, een van de grootste pakketdiensten van Europa. Dankzij de breukvrije verpakking wordt de klant de ergernis en de rompslomp van breuk bespaard, terwijl toch snel én tegen lage kosten wordt geleverd. Wij houden daarbij zoveel mogelijk rekening met het Milieu: Onze breukvrije verpakkingen zijn van recycled karton (en voorzien van het Recycle kenmerk) en zowel DPD als De Rooy Transport werken CO2 neutraal. Daarnaast vermelden wij graag dat De Rooy de ondernemersprijs 2012 heeft gewonnen in de categorie logistiek en transport. In samenwerking met De Rooy Logistics BV en De Rooy Transport BV heeft Vinologix deze dienstverlening voor diverse klanten uitgebreid tot een logistieke totaaloplossing voor wijn- en drankenhandelaren. Deze totaaloplossing bestaat uit: a.
Het opslaan van uw wijnen in het beveiligde Warehouse van De Rooy, Beusichemseweg 58, 3997MK ’t Goy (gemeente Houten). Dit warehouse ondergaat vanwege de bouwkundige voorzieningen weinig (en dan slechts geleidelijk) invloed van de buitentemperatuur;
b.
Het orderpicken en verzendklaar maken van uw orders, zowel voor op pallet uit te leveren orders als voor de met Vinologix te versturen pakketten. De Vinologix verzenddozen staan al bij De Rooy. Het orderpicken kan desgewenst per fles, ook al heeft u uw producten slechts per doos voorzien van artikelnummers. De op een werkdag ’s morgens ontvangen orders worden dezelfde dag verzendklaar gemaakt. In geval van op pallet uit te leveren orders worden deze voorzien van pakbon, geseald en aan het einde van de dag geladen door de 24-uurs dienst De Rooy Transport. In geval van als pakket te verzenden orders wordt de order in de breukvrije Vinologix dozen verpakt, voorzien van pakbon/kopie factuur en DPD verzendetiket en die avond door DPD afgehaald ter aflevering bij de geadresseerde;
c.
Aflevering op de gewenste bezorgdatum (kan bij binnenland excl Waddeneilanden al de volgende werkdag). Dit geschiedt in geval van af te leveren pallets met de 24-uurs dienst De Rooy Transport en in geval van af te leveren pakketten via de grote internationale pakketdienst DPD.
d.
Desgewenst controleren wij elke morgen of alle opgehaalde pakketten daadwerkelijk in uitlevering staan. In de periode 1 januari tot 1 oktober 2009 werd bij 98,06% van de met Vinologix verstuurde pakketten de volgende werkdag de eerste afleverpoging gedaan. Ten aanzien van de opgehaalde pakketten die niet in uitlevering staan, nemen wij direct contact op met de geadresseerde, opdat deze niet tevergeefs op het pakket wacht, spreken wij een alternatieve aflevering af en monitoren wij de daadwerkelijke uitlevering. Wij ontvangen daarom graag bij de geautomatiseerde aanlevering van de orders ook het telefoonnummer en e-mailadres van de besteller. Bij dit monitoren worden ook eventuele adresfouten en eventuele door DPD geconstateerde breuk meegenomen. In geval van adresfouten nemen wij direct contact op met de besteller, opdat deze op de hoogte is van de vertraging en opdat de volgende afleverpoging op het juiste adres en op de door de besteller gewenste datum plaatsvindt. Ook in geval van breuk nemen wij direct contact op met de besteller. Wij spreken dan gelijk met de besteller af hoe de vervanging van de kapotte fles(sen) te regelen. Onze ervaring is, dat een besteller dan begrip heeft en een dergelijk telefoontje als service ervaart, terwijl hij anders ontevreden reageert uit onzekerheid of het probleem wordt opgelost.
e.
Wij stellen u graag in staat om onze performance te monitoren. Dit kan via toegang tot een statistisch programma, dat de performance over de totale dienstverlening meet. Dit totaal omvat de performance van uw bedrijf t.o.v. De Rooy (bijvoorbeeld tijdig en juist doorgeven van orders), de warehouse performance bij De Rooy en de uitleverperformance (DPD). U kunt dus eenvoudig per door u aan te geven periode zaken zien als: - het totaal verzonden pakketten; 1
- het percentage dat de volgende werkdag is aangeboden, gemeten vanaf het ontvangen van de order bij U én vanaf het ontvangen van de order bij De Rooy; - het percentage dat bij de eerste bezorgpoging niet kon worden afgeleverd - het percentage dat ook na de tweede bezorgpoging niet kon worden afgeleverd - het percentage dat uiteindelijk niet kon worden afgeleverd - het percentage adresfouten - het breukpercentage. Om deze processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen maken wij gebruik van verregaande automatisering. Vinologix heeft voor diverse E-commerce platforms een standaard koppeling beschikbaar om automatisch orders door te geven naar het Warehouse Management Systeem (WMS) van De Rooy. Daarnaast heeft u op afstand toegang tot het WMS om indien nodig orders in te voeren en informatie te raadplegen. Daarnaast kunnen wij real time voorraadstanden doorgeven opdat u steeds een up to date beschikbaarheidsadministratie heeft. Hierdoor kunt u vermijden dat uw klanten producten bestellen die niet in voorraad zijn. U kunt via Track & Trace bij uitlevering op pallet tijdens de afleverdag het verwachte aflevertijdstip raadplegen. Dit tijdstip wordt na elke stop geactualiseerd. Bij aflevering via Vinologix/DPD kunt U de gebruikte pakketnummers raadplegen via het WMS en de aflevering via de website van Vinologix volgen. De opslag van de wijnen geschiedt in principe op palletplaatsen. De opslag kan (tegen meerprijs) plaatsvinden in geconditioneerde ruimtes. Bij kleine hoeveelheden per product kunt u ook een aantal m2 huren, waarop meerdere producten worden geplaatst. Daarnaast beschikt het warehouse over geautomatiseerde shuttles (een soort hele grote jukebox). U kunt een shuttleplaat huren, waarop vele verschillende producten kunnen worden geplaatst. De computer geeft dan aan waar welk product staat. Het kan echter zijn dat er geen shuttleplaten beschikbaar zijn of slechts tijdelijk. Uw contractspartij voor deze dienstverlening is Vinologix, waarbij de standaardvoorwaarden van Vinologix van toepassing zijn. Vinologix is uw aanspreekpunt. Wij werken graag met één centraal aanspreekpunt om onduidelijkheden te voorkomen, overzicht te houden en de kwaliteit te kunnen managen van de dienstverlening, die door de partners van Vinologix wordt geboden. U zult echter per periode afzonderlijke facturen ontvangen van Vinologix (voor de verzending in de breukvrije Vinologix verpakkingen) en van De Rooy voor de geleverde warehouse diensten en de eventuele afleveringen op pallet. Voor wie interessant? Deze propositie is met name interessant indien: a. U meer tijd wil kunnen vrijmaken voor marketing en sales door de logistieke sores uit te besteden aan een gespecialiseerde partij die de zorg werkelijk uit handen neemt; b. U op uw logistieke kosten wilt besparen. Bij de meeste bedrijven blijken de huidige opslagkosten inclusief allerlei lasten plus de personeelskosten hoger te zijn dan bij uitbesteding aan ons. Dit komt ondermeer door de overcapaciteit (ruimte; personeel) die u soms heeft vanwege wisselende bedrijfsdrukte en door de efficiency die De Rooy Warehousing heeft weten te bereiken. Daarnaast zet u hierdoor vaste kosten (huur magazijn; personeel etc) om naar grotendeels variabele kosten, die afhangen van het werkelijke aantal orders; c. De internet sales voor u vooralsnog een nevenactiviteit is die niet verstorend moet werken op uw hoofdactiviteiten. Tarieven De tarieven zijn exclusief verbruiksmaterialen zoals pallets en dozen. Orders tot 13.00 uur doorgegeven worden nog dezelfde dag verwerkt. Op de logistieke dienstverlening die door De Rooy wordt uitgevoerd, zijn de Physical Distribution voorwaarden van toepassing, welke wij op uw verzoek kosteloos toe zenden. Desgewenst kunnen wij de opslag, de warehouse activiteiten en de orderaflevering aanvullend (all risk) verzekeren. De premie hiervoor bedraagt voor de opslag 0,6 % van de verzekerde waarde en voor de warehouse activiteiten plus de orderaflevering in totaal 0,6% van de jaaromzet. Deze, en ook onderstaande tarieven zijn geldig tot 3112-2012. 2
a. Inslag magazijn Inslag in Warehouse incl. administratieve verwerking in Warehouse Management Systeem (WMS) De Rooy. € 4,76 per pallet met één product. Indien verschillende producten op één pallet dan geldt voor die pallet het aantal producten maal € 4,76. Met product wordt bedoeld het als afzonderlijk voorraadartikel in de voorraad op te nemen item. Uitgangspunt is dat de ontvangen producten zijn voorzien van het door De Rooy te gebruiken voorraadartikelnummer. Dit kan per doos, ongeacht of per fles wordt uitgeleverd. Indien wij deze nummering moeten verzorgen, geldt bij uitleveringen op pallet een toeslag (zie punt c). b. Opslag magazijn Opslag in Warehouse De Rooy,’t Goy: € 1,46 per europallet (120x80x220 cm) per week of gedeelte van een week. Losse artikelen worden omgerekend naar palletplaatsen. Op een palletplaats wordt slechts één product opgeslagen. In geval van diverse producten waarvoor per product een palletplaats teveel is, is het ook mogelijk om een oppervlakte (2,20 hoog) te huren die naar eigen keuze wordt ingedeeld. De prijs hiervoor is € 1,46 per m2 per week of gedeelte van een week. In overleg en voor zover beschikbaar kunnen ook enkele voorraadartikelen in de Shuttle worden opgeslagen. € 4,70 per Shuttle plaat (83x310 cm) per week of gedeelte van een week. De administratieve verwerking bij de Rooy is goedgekeurd door de Douane. Indien u goederen van buiten de EU importeert en een gedeelte daarvan niet voor Nederland is bestemd, kunt u goederen opslaan onder T1 en maandelijks achteraf de verschuldigde accijns en invoerrechten voldoen voor de goederen die binnen Nederland worden geleverd. c. Orderpicking en uitslag Uitgangspunt: orders worden via een elektronische koppeling automatisch ingelezen in het WMS van De Rooy, of worden bij de klant door de klant zelf rechtstreeks ingevoerd in het WMS systeem van De Rooy. c1. Op pallet uit te leveren orders. Orderpicking en uitslag van goederen volgens uw opgave, inclusief sealen, pakbon (desgewenst voorzien van uw logo) en adresetiket vervaardigen en aanbrengen, verzendklaar maken en administratieve verwerking in het WMS de Rooy: € 4,76 per volle pallet van één product. Bij orders met meerdere producten op een pallet: - € 3,59 per order en € 0,31 per doos als alle dozen en flessen zijn voorzien van artikelnummers; - € 3,59 per order en € 0,39 per doos als alle dozen en flessen niet zijn voorzien van artikel nummers. c2. Via een pakketdienst uit te leveren orders. Orderpicking, in elkaar zetten van de juiste Vinologix breukvrije verpakkingen (verzenddoos) en het verpakken van de order daarin, vervaardigen en aanbrengen van de juiste DPD verzendetiketten, toevoegen van pakbon of kopie factuur, afgifte aan DPD en vernietigen van de producentenverpakkingen: € € € €
3,08 per verzenddoos met 1 fles 3,62 per verzenddoos met 2 t/m 6 flessen 4,11 per verzenddoos met 7 t/m 12 flessen 4,70 per verzenddoos met 13 t/m 18 flessen
Deze tarieven gelden ongeacht het aantal verschillende producten (flessen) per verzenddoos. Indien niet aan bovengenoemd uitgangspunt wordt voldaan, zal De Rooy de orders zelf handmatig invoeren in het WMS op basis van de door de klant doorgestuurde orders. Hiervoor geldt een toeslag van € 1,35 toeslag per order. Wij kunnen ook het orderpicken en verpakken van relatiegeschenken in wijnkisten verzorgen, inclusief het 3
verzenden in de Vinologix dozen voor wijnkisten, zie onze website, tab Downloads. d. Aflevering pakketten De aflevering van de pakketten geschiedt onder uw overeenkomst met Vinologix. Zie de tab Producten/Prijzen op onze website. DPD komt aan het einde van iedere werkdag de pakketten afhalen bij De Rooy. e. Aflevering orders op pallet De aflevering op pallet geschiedt met de 24-uursdienst van De Rooy Transport. Zie bijlage 1 voor de tarieven. In dit tarief is inbegrepen, dat de klant kan aangeven, of de order ’s morgens of ’s middags dient te worden afgeleverd. De Rooy zal trachten hiermee zoveel mogelijk rekening te houden, maar is hiertoe niet verplicht. Indien de klant een nauwere tijdspanne opgeeft voor de aflevering, is sprake van een tijdlevering en is een toeslag voor tijdlevering verschuldigd. f.
V.A.L. (value added logistics), speciale diensten 1.
Inslag magazijn. In de prijzen is inbegrepen: a. Toegang vanuit het eigen computersysteem tot het TMS (systeem voor invoer op afstand van de te ontvangen goederen) van De Rooy; b. Ontvangstcontrole dat het volgens de pakbon te ontvangen aantal pallets en/of colli juist is en signalering aan U bij verschillen; c. Toezending van pakbon en overige ontvangen vervoersdocumenten; d. Controle bij de goedereninslag aan de hand van de door U via TMS verstrekte gegevens, of daadwerkelijk is geleverd wat is besteld en signalering van verschillen. Bij aanmerkelijke verschillen wordt pas ingeslagen als U hiertoe opdracht geeft; e. Het voorzien van individuele flessen voorzien van het voorraadartikelnummer om orderpicken op flesniveau mogelijk te maken bij voorraadartikelen waarbij het artikelnummer alleen op de collo (de doos) is vermeld;
2.
Naar keuze gratis toegang op afstand tot het WMS (invoer van orders op afstand) en/of elektronisch doorgeven van orders aan het WMS of automatische informatie uitwisseling tussen uw website en WMS. Dit laatste betreft het inlezen van orders, het realtime doorgeven van voorraadstanden en automatisch doorgeven van retourorders. Indien U doorgeeft hoe U de orders eenvoudig kunt aanleveren en hoe U de voorraadstanden en de retourorders wenst te ontvangen, zullen wij onderzoeken hoe dit te realiseren. In het algemeen nemen wij de hiervoor aan onze kant te maken kosten voor eigen rekening. Desgewenst kunt u ook wekelijks een rapportage van de aanwezige voorraad per voorraadartikel ontvangen als bijlage van de wekelijkse factuur.
3.
Track & Trace van de op pallet uit te leveren/uitgeleverde orders met raadpleging van het verwachte tijdstip van aflevering van pallets (tijdstip is op de afleverdatum raadpleegbaar en wordt na elke stop geactualiseerd). Dit is begrepen in de tarieven.
4.
Track & Trace van de pakketuitlevering inclusief raadpleging en printen van de handtekening voor ontvangst. Dit is begrepen in het verzendtarief voor de pakketten.
5.
Programma waarmee u onze performance kunt monitoren. Dit is begrepen in de tarieven.
6.
Levering op de gewenste bezorgdatum en communicatie naar de besteller. Dit is begrepen in de tarieven.
7.
Omruilen europallets en blokpallets voor zover nog gebruikelijk (Benelux, Duitsland en Oostenrijk). Dit is begrepen in de tarieven voor palletaflevering.
8.
Desgewenst monitoren wij de aflevering van pakketen en nemen proactief contact bij problemen. Dit betreft enerzijds problemen die door de besteller zijn veroorzaakt, zoals adresfouten en anderzijds problemen die niet door de besteller of Uw bedrijf zijn veroorzaakt. We gaan ervan uit dat in uw website controles aanwezig zijn om adresfouten en onmogelijke bezorgdatums te voorkomen. Het 4
tarief voor de activiteit “monitoren aflevering en proactief contact bij problemen” is 0,25 euro per pakket. 9.
Afhandeling breuk en vermissing. Dit is begrepen in de tarieven. Daarnaast komen de kosten van het vervangend pakket (tot 520 euro inkoopwaarde inclusief verzending) voor onze rekening.
Niet inbegrepen: - Indien geen gebruik wordt gemaakt van toegang tot of informatie-uitwisseling met het WMS: verzending signaleringslijsten bereiken minimum voorraadniveau, ad hoc voorraadoverzichten en/of andere lijsten: € 4,75 per keer; - Opzoeken en toezenden afgetekend ontvangstbewijs palletaflevering: €5,25 per ontvangstbewijs; - Achteraf opzoeken en toezenden van documenten: € 5,25 per document; - Vervaardiging Administratief Geleide document (prijs op aanvraag); - Vervaardiging uitklaringsdocumenten per zending (ED61 of EX1) en vervoersdocument T1; - Verrichten van hierboven niet vermelde V.A.L., inpak, ompak en/of andere werkzaamheden: € 30,00 per manuur. - Afhaling van pallets door derden vanaf DC De Rooy: € 3,75 per pallet. Indien u de aan De Rooy verschuldigde bedragen door De Rooy kunnen worden geïncasseerd op basis van een doorlopende machtiging voor incasso, geldt een betalingskorting van 2%. U kunt voor nadere informatie graag contact opnemen met Michiel van der Weele, Vinologix, tel: 055-5064596, mobiel: 0651470799, email:
[email protected].
5
