LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS TAHUNAN SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2012
SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan hidayah-Nya sehingga Laporan Pelaksanaan Tugas Tahun 2012 Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman dapat tersusun. Laporan ini terdiri dari 2 bab, Bab Pertama memuat pendahuluan yang mencakup maksud dan tujuan penyusunan laporan, tugas pokok dan fungsi organisasi dan visi, misi instansi dan tantangan. Bab Kedua memuat pelaksanaan tugas desentralisasi. Dengan tersusunnya laporan ini diharapkan dapat diketahui informasi perkembangan pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman. Atas peran serta semua pihak yang terlibat dalam penyusunan laporan ini, kami ucapkan terima kasih. Kami menyadari apabila dalam menyusun laporan masih banyak kekurangan untuk itu kami mohon usulan, masukan, kritik dan saran demi sempurnanya laporan ini.
Demikian laporan ini semoga dapat bermanfaat.
Sleman, Januari 2013 Sekretaris Dewan
SUTADI GUNARTO,SH,M.Hum NIP. 19590708 198703 1 009
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................
i
KATA PENGANTAR ................................................................................
ii
DAFTAR ISI .............................................................................................
iii
BAB I PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan ...................................................
1
B. Ringkasan Organisasi ..............................................................
1
C. Visi, Misi Instansi dan Tantangan ............................................
11
BAB II LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS A. Urusan Wajib ...........................................................................
13
B. Tingkat Pencapaian Program Kegiatan ...................................
15
C. Alokasi dan Realisasi Anggaran ..............................................
18
D. Permasalahan yang dihadapi...................................................
18
E. Prestasi Tahun ini ....................................................................
18
F. Laporan Pelaksanaan Tugas pembantuan ..............................
18
G. Lampiran ............................................... ..................................
18
BAB III PENUTUP ...................................................................................
19
BAB I PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan Pelaporan pelaksanaan tugas organisasi perangkat daerah sebagai suatu proses managemen pemerintahn daerah disusun untuk memenuhi surat dari Pemerintah Kabupaten Sleman Nomor 130/00083 tertanggal 8 Januari 2008 tentang Laporan Tahunan juga sebagai sarana penyediaan informasi yang memuat perkembangan kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman dalam jangka waktu 1 tahun. Tujuan disusunnya laporan ini adalah sebagai salah satu bahan data untuk meningkatkan kinerja organisasi dan aparat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
B. Ringkasan Organisasi I. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2009 tentang Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Sleman Nomor 39/PerBup/2009 tentang Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Serta Tatakerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah berkedudukan sebagai unsur pelayanan terhadap Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
yang
dipimpin
oleh
seorang
Sekretaris
yang
bertanggung jawab kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan secara admnistratif dibina oleh Sekretaris Daerah. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas
menyelenggarakan
administrasi
kesekretariatan,
administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Sekretariat
DPRD
dalam
melaksanakan
menyelenggarakan dimaksud mempunyai fungsi : a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD c. Penyelengaaraan rapat-rapat DPRD; dan
tugas
d. Penyediaan dan penggoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
2. Struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah terdiri dari : a. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah b. Bagian Tata Usaha terdiri dari : 1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 2. Sub Bagian Keuangan, Perencanaan dan Evaluasi dan 3. Sub Bagian Rumah Tangga. c. Bagian Persidangan terdiri dari : 1. Sub Bagian Fasilitasi Produk Hukum dan 2. Sub Bagian rapat dan Risalah, d. Bagian Informasi dan Pelayanan Aspirasi terdiri dari :
1. Sub
Bagian
Keprotokolan
dan
Pelayanan
Aspirasi,dan 2. Sub
bagian
Dokumentasi,
Informasi
dan
Perpustakaan e. Kelompok Jabatan Fungsional.
3. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi 3.1 Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan umum,kepegawaian,keuangan, rumah tangga dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas satuan organisasi. Bagian
Tata
Usaha
dalam
melaksanakan
tugas
sebagaimana mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Bagian Tata Usaha; b. Perumusan kebijakan teknis ketatausahaan; c. Penyelenggaraan urusan umum; d. Penyelenggaraan urusan kepegawaian; e. Penyelenggaraan urusan keuangan; f. Penyelenggaraan urusan perencanaan dan eveluasi; g. Penyelenggaraan urusan rumah tangga;
h. Pengoordinasian
penyelenggaraan
tugas
satuan
organisasi; i. Evaluasi
dan
penyusunan
laporan
pelaksanaan
rencana kerja Bagian Tata usaha (1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas
menyelenggarakan
urusan
umum
dan
kepegawaian. Sub.bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Sub bagian Umum dan kepegawaian; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis urusan umum dan kepegawaian; c. Penyelenggaraan urusan surat menyurat dan kearsipan; d. Penyusun bahan rencana kebutuhan pegawai, pengembangan pegawai, kepangkatan, hak dan kewajiban pegawai, pembinaan pegawai serta tata usaha kepegawaian; dan e. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencana
kerja
Sub
bagian
Umum
dan
Kepegawaian. (2) Sub bagian Keuangan, Perencanaan, dan Evaluasi mempunyi
tugas
menyelenggarakan
urusan
keuangan, perencanaan dan evaluasi. Sub bagian keuangan,
perencanaan
dan
evaluasi
dalam
melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan
rencana
kerja
Sub
bagian
keuangan, perencanaan dan evaluasi; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis urusan keuangan, perencanaan dan evaluasi; c. Pelaksanaan
anggaran,
perbendaharaan,
pembukuan dan penyusun laporan keuangan; d. Pengoordinasian penyusunan rencana kerja; e. Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan ; dan
f. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencana
kerja
Sub
bagian
keuangan,
perencanaan dan evaluasi. (3) Sub bagian Rumah Tangga mempunyai tugas menyelenggarakan
urusan
rumah
tangga.
Sub
bagian Rumah Tangga dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi a. Penyusunan rencana kerja Sub bagian Rumah Tangga b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis urusan rumah tangga; c. Penyelenggaraan perlengkapan,
urusan
keamanan,
pengelolaan kebersihan
dan
asset;dan d. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja Sub bagian Rumah Tangga.
3.2. Bagian Persidangan Bagian
Persidangan
mempunyai
tugas
menyelenggarakan fasilitas produk hukum, rapat dan risalah DPRD. Bagian Persidangan dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja bagian persidangan b. Perumusan
kebijakan
teknis
penyelenggaraan
fasilitasi produk hukum, rapat dan risalah DPRD; c. Penyelenggaraan fasilitasi produk hukum DPRD; d. Penyelenggaraan rapat dan risalah DPRD; dan e. Evaluasi
dan
penyusunan
laporan
pelaksanaan
rencana kerja Bagian Persidangan. (1) Sub bagian Fasilitasi Produk Hukum mempunyai tugas menyelenggarakan fasilitasi produk hukum DPRD. Sub bagian Fasilitasi Produk Hukum dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Sub bagian Fasilitasi Produk Hukum DPRD;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis fasilitasi produk hukum DPRD; c. Penyelenggaraan fasilitasi perumusan produk hukum DPRD; d. Penyelenggaraan fasilitasi kajian produk hukum DPRD; e. Penyelenggaraan
penyediaan
dan
pengoordinasian tenaga ahli;dan f. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja Sub bagian fasilitasi produk hukum. (2) Sub bagian Rapat dan Risalah mempunyai tugas menyelenggarakan rapat dan risalah DPRD. Sub bagian Rapat dan Risalah dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Sub bagian Rapat dan Risalah; b. Penyiapan bahan permusan kebijakan teknis rapat dan risalah DPRD; c. Penyelenggaraan rapat DPRD; d. Penyelenggaraan penyusunan risalah dan rapat DPRD; e. Penyelenggaraan
administrasi
kegiatan
alat
kelengkapan DPRD; dan f. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja Sub bagian Rapat dan Risalah. 3.3. Bagian Informasi dan Pelayanan Aspirasi. Bagian Informasi dan Pelayanan Aspirasi mempunyai tugas aspirasi,
menyelenggarakan dokumentasi,
keprotokolan,
informasi
dan
pelayanan
perpustakaan
DPRD. Bagian informasi dan pelayanan aspirasi dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Bagian Informasi dan Pelayanan Aspirasi;
b. Perumusan
kebijakan
keprotokolan,
teknis
pelayanan
penyelenggaraan
aspirasi,
dokumentasi,
informasi dan perpustakaan DPRD; c. Penyelenggaraan keprotokolan DPRD dan pelayanan aspirasi masyarakat; d. Penyelenggaraan
dokumentasi,
informasi
dan
perpustakaan DPRD; dan e. Evaluasi
dan
rencana
kerja
penyusunan Bagian
laporan
Informasi
pelaksanaan
dan
Pelayanan
Aspirsai. (1) Sub bagian Keprotokolan dan Pelayanan Aspirasi mempunyai tugas menyelenggarakan keprotokolan dan
pelayanan
Keprotokolan
aspirasi
dan
DPRD.
Pelayanan
Sub
bagian
Aspirasi
dalam
melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan
rencana
kerja
Sub
bagian
Keprotokolana dan Pelayanan Aspirasi b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan
keprotokolan
DPRD
dan
pelayanan aspirsi masyarakat; c. Penyelenggaraan keprotokolan DPRD; d. Penyelenggaraan
pelayanan
aspirasi
masyarakat; dan e. Evaluasi dan penyusunan ; (2) Sub
bagian
Dokumentasi,
Perpustakaan
Informasi
dan
mempunyai
tugas
menyelenggarakan dokumentasi, informasi dan Perpustakaan DPRD. Sub bagian Dokumentasi, Informasi
dan
Perpustakaan
DPRD
dalam
melaksanakan tugas mempunyai fungsi: a. Penyusunan
rencana
kerja
Sub
bagian
Dokumentasi, informasi dan perpustakaan; b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan dokumentasi, informasi dan perpustakaan DPRD; c. Penyelenggaraan dokumentasi kegiatan DPRD;
d. Penyelenggaraan pengolahan dan pelayanan informasi dan publikasi DPRD; e. Penyelenggaraan
pengelolaan
perpustakaan
DPRD;dan f. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan rencan kerja Sub bagian Dokumentasi, Informasi dan Perpustakaan. 2.
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Kelompok
Jabatan
melaksanakan
Fungsional
sebagian
mempunyai
tugas
Sekretariat
tugas Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
II. Sumber Daya Manusia/Pegawai 1. Susunan Kepegawaian Keadaan pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman Tahun 2012 sebanyak 52 orang (35 pria dan 17 wanita) dengan rincian data sebagai berikut : Tabel 1. Jumlah Pegawai menurut golongan N o
Unit Kerja
Golongan IV
III
II
I
Jumlah
1. Sekretaris
1
-
-
-
1
2. Bagian Tata Usaha
1
10
12
6
29
3. Bagian Persidangan
1
10
-
-
11
4. Bagian
1
4
5
-
10
Informasi
5. dan PA
1
1
Pejabat Fungsional JUMLAH
4
25
Tabel 2.
17
6
52
Jumlah Pegawai menurut Tingkat Pendidikan N o
Pendidikan
Unit Kerja
S-2
S-1
D-III
SLTA
1. Sekretaris
1
2. Bagian Tata Usaha
1
5
2
14
3. Bagian Persidangan
1
5
1
4
4. Bagian
2
2
1
3
Informasi
SLTP
SD
Jumlah 1
5. dan PA
5
2
29 11
1
1
10
1
1
Pejabat Fungsional JUMLAH
5
12
4
22
6
3
52
Tabel 3 Jumlah Jabatan Struktural No
Tahun
Jabatan Struktural
2010
2011
2012
1.
Eselon II
1
1
1
2.
Eselon III
3
3
3
3.
Eselon IV
7
7
6
11
11
10
Tabel 4. Pegawai yang telah mengikuti Diklat Perjenjangan No
Diklat
Tahun 2010
2011
2012
1.
Diklatpim II
1
1
1
2.
SPAMA
3
3
3
3.
ADUMLA/ADUM
14
15
16
Tabel 5. Pegawai yang telah mengikuti Diklat Teknis Fungsional No
Diklat Teknis Fungsional
Tahun
2010
2011
2012
1.
KMP
3
3
3
2.
KBD
3
3
3
3.
Notulensi
6
6
6
4.
Pengadaan Barang dan Jasa
2
2
B. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana kerja yang menunjang Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman Tahun 2010-2012 adalah sebagai berikut : Tabel 6 Sarana dan Prasarana Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman Tahun 2006 - 2012 sebagai berikut : No. Nama Barang 1
2
Kendaraan roda 4 Toyota Toyota Toyota Isuzu Isuzu Mitsubhisi Suzuki Sedan Kendaraan Roda 2
3
Personal Kabinet Filling kabinet
4
Mesin Ketik
5
Komputer
Merk/Jenis jumlah Tahun Kondisi usia
Inova Avanza LGX Phanter Elf Col T Carry
3 14 1 1 2 1 1 1
2010 2010 2001 1995 2005 1995 2001 2007
Baik Baik RR RB RB RB RR Baik
2 2 10 15 7 7 10 4
Supra Supra Supra Fit Supra Fit Mio Revo Brother Ichiban Brother Brother Daichi Lihit Brilliat Dastrip Royal Olympia Olympia Olympia HP HP LG
1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 3 2 1 1 1 2 1 1 1 2
2002 2002 2004 2004 2007 2009 2001 2001 2004 2004 1972 1971 2009 2011 1979 2004 2005 2010 2004 2001 2004
RB RB RB RB Baik Baik RB RB RB RB RB RB Baik Baik RB RR RR Baik RB RB RB
9 9 7 7 5 4 10 10 7 7 16 17 2 1 14 7 6 2 7 10 7
Keterangan
6
Lap Top
7
Televisi
8
AC
9 10
Mesin foto kopy Kamera digital
11
Sound System
12
Table mikropon
13
Dispenser
14
LCD
DELL HP HP HP DELL HP HP
1 4 2 1 1 1 3
2008 2005 2009 2010 2011 2011 2006
RB RB RR Baik Baik Baik RB
4 6 2 1 0 0 5
Thoshiba Thoshiba Thoshiba DELL Accer DELL Thosiba Samsung Sharp Panasonic Nasional Thosiba Sharp Panasonic Panasonic Panasonic Digital Sony Nikon Toa Plena Kretz Philips Bosch Miyako Sanken Sony Sony Thosiba Panasonic
1 4 2 3 5 1 1 1 3 1 4 1 9 10 3 4 1 1 4 1 Set 1 set 1 45 5 12 1 1 1 1 1
2004 2005 2006 2007 2010 2010 2000 2001 2005 2007 1993 1997 1999 2006 2007 2011 2005 2007 2001 1996 2003 2009 2003 2010 2007 2007 2006 2007 2008 2010
RB RB RB RB Baik Baik RB RB RB Baik RB RB RB RB Baik Baik RB RB RB RB RB RB RB Baik RB RB RB RB Baik Baik
7 6 5 4 2 2 11 10 6 4 18 13 11 5 3 0 6 3 10 15 8 3 8 1 4 4 5 4 3 1
C. Alokasi dan Realisasi Anggaran NO 1
URAIAN Belanja
ANGGARAN
REALISASI
%
tidak
8.815.966.550
8.574.451.252
97
tidak
2.856.187.427,53
2.605.032.241 92,08
langsung DPRD Belanja
langsung Setwan 2
Belanja langsung 14.157.149.150 a. Belanja Pegawai 812.248.000 b. Belanja 13.254.325.150 Barang/Jasa 90.976.000
11.836.510.673 663.773.000 11.088.180.325 84.557.348
83.61 81,72 83,65 92,94
c. Belanja Modal
Jumlah 1 + 2
25.829.303.127,53 23.159.994.166 89,11
C. VISI, MISI, DAN TANTANGAN VISI Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita-cita yang akan dicapai sekretariat DPRD Kabupaten Sleman untuk tahun Tahun 2011-2015 menetapkan visi yaitu : MENJADI LEMBAGA FASILITATOR YANG MENDUKUNG SECARA OPTIMAL DALAM PENINGKATAN KINERJA DPRD
MISI Dalam rangka mewujudkan visi tersebut Sekretariat DPRD Kabupaten Sleman menetapkan Misi sebagai berikut :
1. Mendorong tercapainya peningkatan fungsi DPRD 2. Meningkatkan kualitas SDM aparat Setwan 3. Menyediakan
sarana
dan
prasarana
kerja,
mengelola
administrasi komunikasi dan perpustakaan 4. Mengembangkan hubungan harmonis antara legislatif dan eksekutif
TANTANGAN Sekretariat DPRD sebagai lembaga yang memfasilitasi kegiatan dewan dalam melaksanakan tugasnya menghadapi tantangan antara lain : 1. Adanya heterogenitas di lingkungan anggota dewan baik dalam hal pendidikan, pengalaman maupun pekerjaan 2. Kemampuan SDM di lingkungan Sekretariat DPRD belum sesuai dengan keahlian teknis yang dibutuhkan 3. Sarana dan prasarana gedung kurang memadai (ruangan kurang mencukupi)
4. Inkonsistensi kebijakan dari pusat sehingga interprestasi kebijakan di masing-masing daerah berbeda.
BAB II LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS DESENTRALISASI D. URUSAN WAJIB 1. Urusan Otonomi Daerah, Pemerintahan Umum, Administrasi Keuangan
Daerah,
Perangkat
Daerah,
Kepegawaian
dan
Persandian. a. Program dan Kegiatan 1)
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran a) Penyediaan Jasa surat menyurat b) Penyediaan Jasa komunikasi, sumber daya listrik, air dan langganan
c) Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan d) Penyediaan Jasa Kebersihan kantor e) Penyediaan Jasa perbaikan peralatan kerja f) Penyediaan Alat tulis kantor g) Penyediaan barang cetakan dan penggandaan h) Penyediaan
komponen
alat
instalasi
listrik/penerangan bangunan kantor i) Penyediaan peralatan rumah tangga j) Penyediaan makanan dan minuman rapat k) Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi l) Penyediaan jasa keamanan kantor m) Pengelolaan Dokumentasi SKPD 2)
Program Peningkatan sarana dan prasarana aparatur a) Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor b) Pemeliharaan
rutin/berkala
kendaraan
dinas/operasional c) Pemeliharaan rutin/berkala meubelair d) Pemeliharaan rutin/berkala Taman 3)
Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur a) Bimbingan teknism, workshop, Seminar, forkom, dsb b) Pengkajian Kompetensi Kepegawaian c) Fasilitasi penyelenggaraan seminar, pendidikan dan pendampingan kunjungan kerja anggota dewan
4)
Program
Peningkatan
Pengembangan
Sistem
Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan a) Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD b) Penyusunan
laporan
keuangan
dan
realisasi
keuangan c) Penyusunan Rencana Kerja SKPD d) Penyusunan profil DPRD dan Setwan 5)
Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat a) Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah b) Penjaringan aspirasi masyarakat masa reses
c) Kunjungan Kerja komisi d) Peningkatan
Kapasitas
pimpinan
dan
anggota
DPRD e) Pengadaan jasa asuransi dewan f) Pengadaan
pakaian
dinas
DPRD
dan
perlengkapannya serta Sekretariat DPRD g) Monitoring Pembangunan h) Peningkatan
kinerja
Badan
Anggaran,
Badan
Musyawarah, BKD dan Badan Legislasi i) Pelantikan anggota DPRD antar waktu j) Fasilitasi Rapat Paripurna Istimewa k) Publik Hearing APBD 6)
Peningkatan Penataan Peraturan Perundang undangan a) Fasiltasi
penyelenggaraan
rapat
kerja/rapat
koordinasi dan rapat risalah b) Fasilitasi pendampingan pansus non raperda dan renja dewan 7)
Program Pengembangan Kualitas Pelayanan Publik a) Fasilitasi
pelaksananaan
publik
hearing
dalam
tetap
DPRD
rangka sosialisasi penetapan perda b) Fasilitasi
pendampingan
badan
(Banggar, Banmus, BK, Banleg) 2. Urusan Komunikasi dan Informatika 1) Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media masa a)
Penerbitan suara parlemen,booklet, leaflet dan Bulletin
b)
Dokumentasi kegiatan dewan, pelayanan pers dan dialog interaktif dan Keprotokolan
c)
Pengelolaan informasi melalui jaringan internet dan anjungan
d)
Keprotokolan dan layanan Aspirasi Masyarakat
b. Tingkat Pencapaian Program Kegiatan 1. Urusan Otonomi Daerah, Pemerintahan Umum, Administrasi Keuangan Daerah, Perangkat Daerah, Kepegawaian dan Persandian sebagai berikut :
1) Program Pelayanan Administrasi Perkantoran a) Terlaksananya Jasa surat menyurat sebanyak 1218 surat masuk dan 708 surat keluar b) Tersedianya Jasa komunikasi, sumber daya listrik, air dan langganan surat kabar selama 12 bulan (KR, Kompas, Bernas, Sindo, Jawa Pos, Warta Perundang-undangan) c) Terbayarnya Jasa Administrasi Keuangan 8 orang selama 1 tahun d) Terbayarnya Jasa Kebersihan kantor sebanyak 5 orang selama 1 tahun dan terjaganya kebersihan kantor e) Terlaksananya perbaikan dan perawatan peralatan kerja dengan baik (mesin ketik 8 unit, LCD 3 unit, AC 13 unit, Komputer Desktop 14 unit ,laptop 13 unit ,HT 3 unit ,Telpon 2 unit ,Instalasi listrik 1 paket, Wairless 1 unit, Tape Recoder 2 unit, mesin potong rumput 1 unit) f) Tersedianya Alat tulis kantor selama 12 bulan g) Tersedianya barang cetakan dan penggandaan selama 12 bulan h) Tersedianya komponen alat instalasi listrik/penerangan bangunan kantor sebanyak 15 macam i) Tersedianya peralatan rumah tangga (peralatan dapur 2 macam,350 plakat, asbak 8 bh,
gordyn/vertical blinds 2
ruangan, kipas angin 5 bh, vacum cleaner 1 bh, jet pump,water tower, speaker, genset dan instalasi 1 paket ) j) Tersedianya kegiatan rapat dan tamu sebanyak 503 orang kali dalam 1 tahun k) Terlaksananya
Rapat-rapat
koordinasi
dan
konsultasi
sebanyak 56 orang kali l) Terbayarnya jasa keamanan kantor sebanyak 20 orang m) Tertatanya arsip sebanyak 15 boks, pengelolaan dan pengadaan buku perpustakaan sebanyak 35 buku 2) Program Peningkatan sarana dan prasarana aparatur a) Terpeliharanya
secara
sebanyak 1 paket.(3300m2)
rutin/berkala
gedung
kantor
b) Terpeliharanya
secara
rutin/berkala
kendaraan
dinas/operasional (mobil dinas kendaraan roda 4 sebanyak 25 unit, roda 2 sebanyak 8 unit) c) Terpeliharanya secara rutin/berkala meubelair sebanyak 35 unit d) Terpeliharanya secara rutin/berkala taman sebanyak 5 macam 3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur a) Terlaksananya pengiriman Bimbingan teknis, workshop, Seminar, forkom aparat setwan sebanyak 7 orang b) Terkelolanya
administrasi
kepegawaian
sebanyak
59
orang,(cuti, SKBG, SKKP, File kepegawaian), Honor PTT sebanyak 1 orang dan tunjangan aspri 1 orang. c) Terfasilitasinya penyelenggaraan seminar 1 kali, pendidikan dan
pendampingan
kunjungan
kerja
anggota
dewan
sebanyak 14 kali 4) Program
Peningkatan
Pengembangan
Sistem
Pelaporan
Capaian Kinerja dan Keuangan a) Tersusunnya laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD (Program kerja, Laporan bulan dan Tahunan, LAKIP sebanyak 14 laporan b) Tersusunnya laporan keuangan dan realisasi keuangan sebanyak 12 laporan c) Tersusunnya Rencana Kerja SKPD sebanyak 3 dokumen (Renja Dewan/Setwan,Tapkin,Renstra) d) Tersusunnya profil DPRD dan Setwan sebanyak 2 dokumen 5) Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat a) Terealisasinya pembahasan rancangan produk hukum daerah sebanyak 24 Perda dan terbayarnya staf ahli fraksi sebanyak 8 orang b) Terselenggaranya Penjaringan aspirasi masyarakat masa reses sebanyak 3 kali c) Terselenggaranya Kunjungan Kerja komisi sebanyak 14 kali d) Terselenggaranya Peningkatan Kapasitas pimpinan dan anggota DPRD sebanyak 1 kali
e) Terlaksananya Pengadaan jasa asuransi dewan sebanyak 50 orang f) Terlaksananya
Pengadaan
pakaian
dinas
DPRD
dan
perlengkapannya serta Sekretariat DPRD sebanyak 3 stel dan pengadaan papan nama sebanyak 55 buah g) Terlaksananya Monitoring Pembangunan sebanyak 8 kali h) Terselenggaranya Peningkatan kinerja Badan Anggaran, Badan Musyawarah, BKD dan Badan Legislasi sebanyak 7 kali i) Terfasilitasinya Pelantikan anggota DPRD antar waktu sebanyak 1 kali j) Terfasilitasi Rapat Paripurna Istimewa sebanyak 2 kali k) Terselenggaranya Publik Hearing APBD sebanyak 1 kali 6) Peningkatan Penataan Peraturan Perundang undangan a) Terfasiltasinya
penyelenggaraan
rapat
kerja/rapat
koordinasi selama 12 bulan dan penyusunan risalah rapat sebanyak 150 eksp b) Terfasilitasi pendampingan pansus non raperda dan renja dewan sebanyak 1 rekomendasi dan 1 dokumen 7) Program Pengembangan Kualitas Pelayanan Publik a) Fasilitasi pelaksananaan publik hearing dalam rangka sosialisasi penetapan perda sebanyak 4 kali b) Fasilitasi pendampingan badan tetap DPRD (Banggar, Banmus, BK, Banleg) sebanyak 12 sk 2. Urusan Komunikasi dan Informasi I.
Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media masa a) Penerbitan
media
parlementaria,
booklet
dan
leaflet
sebanyak 8500 eksp, 100 buku b) Dokumentasi kegiatan dewan, pelayanan pers dan dialog interaktif dan Keprotokolan sebanyak 13 kali 9 media c) Pengelolaan
informasi
melalui
jaringan
internet
dan
anjungan sebanyak 2 paket d) Keprotokolan dan layanan aspirasi masyarakat sebanyak 12 kali
c. Alokasi dan Realisasi Anggaran Terlampir d. Permasalahan yang dihadapi 1. Kemampuan SDM di lingkungan Sekretariat DPRD belum sesuai dengan keahlian teknis yang dibutuhkan 2. Sarana dan prasarana gedung kurang memadai (ruangan kurang mencukupi) 3. Jadwal kegiatan dewan yang sangat dinamis sehingga Setwan terutama dalam hal memfasilitasi keuangan sangat kewalahan 4. Inkonsistensi kebijakan dari pusat sehingga interprestasi kebijakan di masing-masing daerah berbeda.
e. Laporan Pelaksanaan Tugas Pembantuan - NIHIL f. Prestasi tahun 2012 - NIHIL g. Lampiran I. Indikator Kinerja Kunci LPPD II. Matriks Pengukuran Kinerja
`
BAB III PENUTUP
Secara
garis
besar
permasalahan
yang
melaksanakan kegiatan adalah sebagai berikut :
dihadapi
dalam
a.
Kurangnya SDM seperti belum adanya jurnalis, kurangnya tenaga fotografer dan kurangnya diklat yang menunjang ketugasan staf.
b.
Adanya kegiatan yang tidak bisa diprediksi dalam satu tahun seperti Pelantikan anggota DPRD antar waktu (PAW)
c.
Jadwal pengesahan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang tidak tepat waktu sehingga berdampak pada mundurnya semua kegiatan Dewan
d.
Banyak kegiatan Dewan yang belum mengacu pada jadwal kegiatan yang telah ditetapkan
e.
Keterbatasan dana untuk memfasilitasi kegiatan dewan.
f.
Terbatasnya buku-buku koleksi perpustakaan sebagai bahan referensi nagi Dewan.
NO 1 1
2 3
4
5
URAIAN TARGET KINERJA TARGET KINERJA TAHUN 2012 2 3 Laporan pelaksanaan tugas tepat waktu dan a. Laporan bulanan paling lambat tanggal benar 10 bulan berikutnya b. Laporan tahunan paling lambat tanggal 15 januari tahun berikutnya c. Laporan Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya Arsip dikelola sesuai Sistem Kearsipan Pola Pengelolaan arsip memperoleh predikat Baru (SKPB) baik Laporan keuangan tepat waktu dan benar Penyampaian laporan SPJ keuangan bulanan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan pengelolaan barang tepat waktu Penyampaian laporan pengelolaan barang dan benar paling lambat tanggal 10 Juli dan 10 Januari tahun berikutnya Administrasi kepegawaian dikelola tepat waktu dan benar
CAPAIAN TARGET KINERJA TAHUN 2012 4 a. Laporan bulanan belum tepat waktu b. Laporan tahunan belum tepat waktu
c. Laporan LAKIP belum tepat waktu Pengelolaan arsip memperoleh predikat baik Penyampaian laporan SPJ keuangan bulanan belum tepat waktu Penyampaian laporan pengelolaan barang belum tepat pada waktunya
a. Penetapan surat Kenaikan Gaji Berkala paling lambat 60 hari sebelum TMT b. Pengusulan kenaikan pangkat sesuai ketentuan yang berlaku c. Penyampaian laporan daftar kehadiran pegawai paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya d. Jumlah kepemilikan KARIS atau KARSU 100 %
a. Penetapan surat Kenaikan Gaji Berkala sudah tepat waktu b. Pengusulan kenaikan pangkat sudah sesuai ketentuan yang berlaku c. Penyampaian laporan daftar kehadiran pegawai belum tepat waktu d. Jumlah kepemilikan KARIS atau KARSU 98 %
6
Rencana kerja SKPD disusun tepat waktu
Penyampaian Usulan rencana SKPD berdasarkan ketentuan berlaku
kerja yang
Penyampaian Usulan rencana kerja SKPD sudah sesuai berdasarkan ketentuan yang berlaku
7
Tersedianya informasi mengenai DPRD dan Setwan
a. Tersusunnya profil DPRD dan Setwan b. Penerbitan suara parlemen, booklet, leaflet dan bulletin
a. Tersedianya profil DPRD dan Setwan b. Penerbitan suara parlemen, booklet, leaflet dan bulletin
8
Fasilitasi Pembahasan Rancangan
a. Perda dan Keputusan DPRD dapat
Perda
dan
Keputusan
DPRD
belum
dapat
KETERANGAN 5
9
Peraturan Daerah
ditetapkan sesuai jadwal b. Fasilitasi pendampingan pansus non raperda dan Renja Dewan berjalan lancar c. Pelaksanaan publik hearing dalam rangka sosialisasi penetapan perda berjalan lancar
ditetapkan sesuai jadwal
Rapat DPRD terfasilitasi dengan baik
a. Penyelenggaraan rapat kerja/rapat koordinasi ber jalan lancar b. Risalah atau notulen rapat tepat waktu c. Tersedianya buku risalah rapat d. Tidak adanya gangguan teknis sarana dan prasarana dalam pelaksanaan rapat/sidang e. Rapat Paripurna Istimewa berjalan lancar dan tepat waktu
a. Pelaksanaan publik hearing dalam rangka sosialisasi penetapan perda berjalan lancar dan sesuai jadwal dan tersusun laporan publik hearing paling lambat 4 hari setelah pelaksanaan b. Penyelenggaraan rapat kerja/rapat koordinasi berjalan lancar c. Fasilitasi pendampingan pansus non raperda dan Renja Dewan berjalan lancar d. Rapat Paripurna Istimewa berjalan lancar dan tepat waktu
10
Fasilitasi pelantikan anggota DPRD antar waktu Fasilitasi dan penyelenggaraan pendidikan, seminar dan pendampingan kunker DPRD
Proses Pelantikan PAW anggota DPRD berjalan lancar dan sesuai aturan Fasiltasi dan penyelenggaraan pendidikan, seminar dan pendampingan kunker DPRD berjalan lancar dan tepat waktu
PAW anggota DPRD tidak ada
12
Fasilitasi pendampingan Badan Tetap DPRD terlaksana dengan baik dan lancar
Kegiatan Badan Tetap DPRD (Banmus, Banggar, Banleg dan BKD) terfasilitasi dengan baik.
Kegiatan Badan Tetap DPRD (Banmus, Banggar, Banleg dan BKD) terfasilitasi dengan baik.
13
Dokumentasi kegiatan Dewan, Pelayanan pers, dialog interaktif dan keprotokolan
Kegiatan Dewan, pelayanan pers, dialog interaktif dan keprotokolan sudah terdokumentasi dan terfasilitasi dengan baik
14
Pengelolaan informasi melalui internet dan anjungan
Terdokumentasinya kegiatan Dewan dan terfasilitasinya pelayanan pers, dialog interaktif, dan keprotokolan dengan baik Lancarnya komunikasi Dewan dengan masyarakat
11
Fasiltasi dan penyelenggaraan pendidikan, seminar dan pendampingan kunker DPRD berjalan lancar dan tepat waktu
Komunikasi Dewan dengan masyarakat melalui internet dan anjungan sudah cukup lancar
Sleman,
Januari 2013 Sekretaris DPRD Kabupaten Sleman
Sutadi Gunarto,SH, M.Hum NIP. 19590708 198703 1 009
NO 1 1
URAIAN TARGET KINERJA 2 Laporan pelaksanaan waktu dan benar
KONDISI TAHUN 2011
KETERANGAN 5
Arsip dikelola sesuai Sistem Kearsipan Pola Baru (SKPB) Laporan keuangan tepat waktu dan benar
Pengelolaan arsip memperoleh predikat baik
4 d. Laporan bulanan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya e. Laporan tahunan paling lambat tanggal 15 januari tahun berikutnya f. Laporan Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) paling lambat tanggal 31 Januari tahun berikutnya Pengelolaan arsip memperoleh predikat baik
Penyampaian laporan belum tepat waktu
Penyampaian laporan SPJ keuangan bulanan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
4
Laporan semester pengelolaan barang tepat waktu dan benar
Penyampaian laporan pengelolaan barang belum tepat pada waktunya
Penyampaian laporan pengelolaan barang paling lambat tanggal 10 Juli dan 10 Januari tahun berikutnya
5
Administrasi kepegawaian dikelola tepat waktu dan benar
e. Penetapan surat Kenaikan Gaji Berkala sudah tepat waktu f. Pengusulan kenaikan pangkat sudah sesuai ketentuan yang berlaku g. Penyampaian laporan daftar kehadiran pegawai belum tepat waktu h. Jumlah kepemilikan KARIS atau KARSU 98 %
e. Penetapan surat Kenaikan Gaji Berkala paling lambat 60 hari sebelum TMT f. Pengusulan kenaikan pangkat sesuai ketentuan yang berlaku g. Penyampaian laporan daftar kehadiran pegawai paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya h. Jumlah kepemilikan KARIS atau KARSU 100 %
6
Rencana kerja SKPD disusun tepat waktu
Penyampaian Usulan rencana kerja SKPD sudah sesuai berdasarkan ketentuan yang berlaku
Penyampaian Usulan rencana kerja berdasarkan ketentuan yang berlaku
tugas
tepat
3 d. Laporan bulanan belum tepat waktu
TARGET KINERJA TAHUN 2012
e. Laporan tahunan belum tepat waktu f. Laporan LAKIP belum tepat waktu
2 3
SPJ
keuangan
bulanan
SKPD
7
Tersedianya informasi mengenai DPRD dan Setwan
c. Tersedianya profil DPRD dan Setwan d. Penerbitan suara parlemen, booklet, leaflet dan bulletin belum tepat waktu
c. Tersusunnya profil DPRD dan Setwan d. Penerbitan suara parlemen, booklet, leaflet dan bulletin
8
Fasilitasi Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah
Perda dan Keputusan ditetapkan sesuai jadwal
dapat
d. Perda dan Keputusan DPRD dapat ditetapkan sesuai jadwal e. Fasilitasi pendampingan pansus non raperda dan Renja Dewan berjalan lancar f. Pelaksanaan publik hearing dalam rangka sosialisasi penetapan perda berjalan lancar
9
Rapat DPRD terfasilitasi dengan baiK
f. Penyelenggaraan rapat kerja/rapat koordinasi ber jalan lancar g. Risalah atau notulen rapat tepat waktu h. Tersedianya buku risalah rapat i. Tidak adanya gangguan teknis sarana dan prasarana dalam pelaksanaan rapat/sidang j. Rapat Paripurna Istimewa berjalan lancar dan tepat waktu
10
Fasilitasi pelantikan anggota DPRD antar waktu
e. Pelaksanaan publik hearing dalam rangka sosialisasi penetapan perda berjalan lancar dan sesuai jadwal dan tersusun laporan publik hearing paling lambat 4 hari setelah pelaksanaan f. Penyelenggaraan rapat kerja/rapat koordinasi berjalan lancar g. Fasilitasi pendampingan pansus non raperda dan Renja Dewan berjalan lancar h. Rapat Paripurna Istimewa berjalan lancar dan tepat waktu PAW anggota DPRD tidak ada
11
Fasilitasi dan penyelenggaraan pendidik an, seminar dan pendampingan kunker DPRD
Fasiltasi dan penyelenggaraan pendidikan, seminar dan pendampingan kunker DPRD berjalan lancar dan tepat waktu
Fasiltasi dan penyelenggaraan pendidikan, seminar dan pendampingan kunker DPRD berjalan lancar dan tepat waktu
12
Fasilitasi pendampingan Badan Tetap DPRD terlaksana dengan baik dan lancar Dokumentasi kegiatan Dewan, Pelayanan pers, dialog interaktif dan keprotokolan Pengelolaan informasi melalui internet dan anjungan
Kegiatan Badan Tetap DPRD (Banmus, Banggar, Banleg dan BKD) terfasilitasi dengan baik.
Kegiatan Badan Tetap DPRD (Banmus, Banggar, Banleg dan BKD) terfasilitasi dengan baik.
Kegiatan Dewan, pelayanan pers, dialog interaktif dan keprotokolan sudah terdokumentasi dan terfasilitasi dengan baik Komunikasi Dewan dengan masyarakat melalui internet dan anjungan sudah cukup lancar
Terdokumentasinya kegiatan Dewan dan terfasilitasinya pelayanan pers, dialog interaktif, dan keprotokolan dengan baik Lancarnya komunikasi Dewan dengan masyarakat
13
14
DPRD
belum
Proses Pelantikan PAW anggota DPRD berjalan lancar dan sesuai aturan
Slem an, Janu ari 2013
Sekretaris DPRD Kabupaten Sleman
Sutadi Gunarto, SH,M.Hum NIP. 19590708 197603 1 009
