LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS TAHUNAN KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SLEMAN
TAHUN 2012
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat limpahan Tugas
dan
rahmat
Tahunan
serta
Kantor
Arsip
hidayah-Nya, Daerah
sehingga
Kabupaten
Laporan Sleman
Pelaksanaan Tahun
2012
dapat terselesaikan. Penyusunan
laporan
ini
dimaksudkan
untuk
memberikan
perihal program kegiatan dan hasil pencapaian kinerja Kantor Laporan
ini
terdiri
Bab II Pelaksanaan
dari
4
(empat)
Bab
yakni
Bab
gambaran
Arsip Daerah. I
Pendahuluan,
Tugas Desentralisasi, Bab III Prestasi Tahun 2012 dan
BAB IV Penutup. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan atas bantuan dari semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini kami mengucapkan terima kasih. Akhirnya apabila terdapat kekurangan dalam laporan ini kami mohon maaf yang sebesar - besarnya
Sleman, Kepala Kantor Arsip Daerah
Dra. Hj. SUDARNINGSIH, M.Si Pembina Tingkat I, IV/b NIP. 19601026 198603 2 003
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
i
i
KATA PENGANTAR
ii
i
DAFTAR ISI
iii
i
BAB I
PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan B. Ringkasan Organisasi C. Visi, Misi Instansi dan Tantangan Yang Masih Dihadapi
BAB II
LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS DESENTRALISASI A. Program dan Kegiatan……………………………………..….i B. Tingkat Pencapaian Kegiatan…………………………..…… C. Alokasi dan Realisasi Anggaran………………………..…… i D. Permasalahan dan Solusi.................................................... E. Data Stakeholder Yang Terkait………………………………
BAB III
PRESTASI TAHUN 2012
BAB IV
PENUTUP
LAMPIRAN : 1. Indikator Kinerja Kunci (EKPPD) 2. Matrik Pengukuran Kinerja 3. Data Perkembangan Penyelenggaraan Pemerintahan Tahun 2008 s/d 2012
BAB I PENDAHULUAN
A. Maksud dan Tujuan Laporan Laporan Pelaksanaan Tugas Organisasi Perangkat Daerah sebagai suatu proses manajemen pemerintahan daerah disusun dengan maksud sebagai sarana penyediaan informasi yang memuat perkembangan kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam jangka waktu satu tahun. Tujuan laporan ini disusun adalah sebagai salah satu bahan data untuk meningkatkan kinerja organisasi dan aparat dalam jangka waktu satu tahun. B. Ringkasan Organisasi 1. Uraian Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi a. Tugas Pokok Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kearsipan. b. Fungsi Organisasi • Perumusan kebijakan teknis bidang kearsipan • Pelaksanaan tugas bidang kearsipan • Penyelenggaraan pelayanan umum bidang kearsipan • Pembinaan pengelola kearsipan • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas c. Susunan organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari : • Kepala Kantor • Subbag Tata Usaha • Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis • Seksi Pengelolaan Arsip Statis • Kelompok Jabatan Fungsional
2. Sumber Daya Manusia a. Jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah menurut golongan adalah sebagai berikut : Golongan No
Nama
I
II
III
IV 1
Jumlah
1
Kepala Kantor
2
Sub Bagian Tata Usaha
3
4
7
3
Seksi Pengel. Arsip Dinamis
2
3
5
4
Seksi Pengel. Arsip Statis
3
1
4
5
Pejabat Fungsional : Arsiparis
4
5
9
6
Staf JUMLAH
12
13
1
1
26
b. Jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah menurut tingkat pendidikan adalah sebagai berikut :
Golongan No
Nama
S-2
S-1
D.III
SLTA Jumlah
1
Kepala Kantor
1
2
Sub Bagian Tata Usaha
3
1
3
7
3
Seksi Pengel. Arsip Dinamis
1
1
3
5
4
Seksi Pengel. Arsip Statis
1
-
3
4
5
Pejabat Fungsional : Arsiparis
1
7
1
9
6
Staf JUMLAH
c. Jumlah
pejabat
struktural meliputi 1
1
1
6
9
10
26
orang pejabat eselon III A,
3 orang pejabat eselon IV A. Sedangkan pejabat fungsional arsiparis sebanyak 9 orang, dan staf sebanyak 14 orang.
3. Sarana dan Prasarana
Sarana
dan
prasarana
penunjang
pelaksanaan
kegiatan
Kantor Arsip Daerah sebagai berikut : No
Sarana/Prasarana
Jumlah
Satua
Keterangan
n 1
Gedung
1
unit
kurang baik
2
Komputer
6
buah
3 rusak
3
Laptop
3
buah
baik
4
LCD
1
5
Mesin Ketik
3
buah
1 rusak
6
Kendaraan Roda 4
2
buah
1 baik, 1 rusak
7
Kendaraan Roda 2
2
buah
kurang baik
8
Rak
190
buah
baik
9
Roll Opack
6
buah
baik
10
Wareless
2
buah
baik
11
Handy cam
2
buah
baik
buah
baik
4. Anggaran dan Realisasi Rincian anggaran dan realisasinya sebagai berikut : No
Jenis
1
Belanja Tidak Langsung
2
Belanja Langsung
Anggaran (Rp)
Realisasi (Rp)
%
1.152.433.300
1.021.101.939
88.60%
740.482.000
729.131.185
98.47%
a. Belanja Pegawai
366.937.000
366.889.000
99.99%
b. Belanja Barang/Jasa
360.743.000
349.442.185
98.87
c. Belanja Modal
12.800.000
12.800.000
100%
1.892.913.300
1.750.233.124
92.46%
JUMLAH 1 + 2
C. Visi, Misi Instansi dan Tantangan Yang Masih Dihadapi 1. Visi Terwujudnya
Kantor
Arsip
Daerah
sebagai
pusat
data
kearsipan
di Kabupaten Sleman. 2. Misi Instansi. a. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem informasi kearsipan. b. Meningkatkan kesadaran birokrat dan masyarakat umum terhadap pentingnya arsip. c. Meningkatkan
pelayanan
informasi
kearsipan
kepada
birokrat
serta
masyarakat. 3. Tantangan yang Masih Dihadapi a. Belum optimalnya pengelolaan kearsipan di SKPD b. Masih rendahnya kesadaran masyarakat dan birokrat tentang fungsi dan pentingnya arsip c. Masih rendahnya kualitas dan kuantitas SDM kearsipan. d. Terbatasnya
saran
tehnologi informasi.
untuk
dapat
mengikuti
pesatnya
perkembangan
BAB II LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS DESENTRALISASI A. URUSAN WAJIB 1. Urusan Kearsipan a. Program dan Kegiatan Pada Urusan Kearsipan 1) Program Peningkatan Administrasi Perkantoran. Meliputi Kegiatan : a) Penyediaan jasa surat menyurat. b) Penyediaan jasa komunikasi sumber daya air, listrik dan langganan. c) Penyediaan jasa administrasi keuangan d) Penyediaan jasa kebersihan kantor. e) Penyediaan jasa perbaikan peralatan kerja. f)
Penyediaan alat tulis kantor.
g) Penyediaan barang cetak dan penggandaan. h) Penyediaan komponen instalasi listrik/ penerangan bangunan. i)
Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang - undangan.
j)
Penyediaan makan dan minum rapat.
k) Koordinasi dan konsultasi. l)
Penyediaan jasa kemanan kantor
m) Pengelolaan dokumen SKPD 2) Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Meliputi Kegiatan : a) Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor b) Pemeliharaan rutin /berkala kendaraan dinas. c) Pemeliharaan rutin/ berkala mebeler. 3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur. Kegiatannya : a) Bimtek, Workshop, Seminar dan Lokakarya. b) Pengkajian kompetensi kepegawaian. 4) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan. Kegiatannya : a) Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar SKPD. b) Penyusunan Laporan Keuangan dan Realisasi Anggaran. c) Penyusunan Perencanaan Kerja SKPD.
5) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan a. Kajian sistem administrasi kearsipan a) monitoring SKPB 42 desa b) Lomba SKPB ( SKPD dan Desa ) c) Lomba SDM Kearsipan d) Pendampingan pengelolaan arsip/kerjasama - pendampingan kearsipan 1 SKPD percontohan - pendampingan kearsipan 1 desa b. Pembinaan arsip pemerintah desa 6) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah a. Pendataan dan penataan dokumen / arsip daerah pendataan dan penataan arsip dinamis inaktif pendataan dan penataan arsip pemilu/pilkada pengolahan arsip statis b. Penduplikatan dokumen dalam bentuk informatika Pengolahan data arsip dinamis Pengolahan data arsip statis (entri data) c. Pembangunan Sistem keamanan penyimpanan data penilaian arsip dinamis inaktif penyusutan arsip dinamis kabupaten penyusutan ranc draft JRA kepegawaian pengelola arsip 7) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan a. Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip b. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
8) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi a. Penyediaan sarana layanan informasi arsip ( Penerbitan buletin ) b. Pengelolaan Dokumentasi dan Data Pemkab c. Pameran kearsipan
BAB III PRESTASI TAHUN 2012
Untuk
tahun
2012
prestasi
yang
diperoleh
Kantor
Arsip
Daerah
Kabupaten Sleman adalah :
No 1
Kegiatan
Nama Prestator
Hasil kejuaraan
Lomba SDM Kearsipan
1. Sri Wahyuni ,S.IP
Juara I Tingkat DIY
(Arsiparis Teladan)
2. Heni Dwi Wijayanti,
Juara II Tingkat DIY
A.Md
BAB IV PENUTUP
Secara
umum
kegiatan
Kantor
Arsip
Daerah
Kabupaten
Sleman
dilaksanakan sesuai dengan visi, misi serta tugas pokok dan fungsi organisasi. Mengenai
pelaksanaan
tugas
desentralisasi
yang
meliputi
kegiatan
Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, Seksi Pengelolaan Arsip Statis tercapai seperti yang diharapkan, walaupun masih ada beberapa kegiatan
yang
tidak
mencapai
100
%.
Sedangkan
untuk
tugas
perbantuan
di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman tidak ada. Demikian laporan yang dapat kami susun semoga dapat bermanfaat dan kepada
semua
pihak
diucapkan terima kasih.
yang
telah
membantu
dalam
penyusunan
laporan
ini
