L1
LAMPIRAN A. Wawancara Sistem yang Sedang Berjalan 1. Q: Bagaimana sistem help desk yang sedang berjalan saat ini? A: Sistem yang sedang berjalan selama ini adalah sebagai berikut: • Penanganan tiket keluhan dari user menggunakan suatu sistem freeware berbasis web bernama Spiceworks • Penanganan barang-barang IT, pengajuan, dan pendokumentasian GR, checklist, serta project masih dilakukan secara manual menggunakan kertas, menulis tangan, dan Microsoft Excel. 2. Q: Apakah kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut? A: Kekurangannya adalah: •
Spiceworks memiliki banyak menu yang tidak terpakai, seperti purchasing,
inventory,
dan
community,
adanya
iklan
yang
mengganggu, tidak bisa mengutus ke teknisi langsung dari sistem. •
Pendokumentasian GR yang terdiri dari surat PO dan DO yang tidak tertumpuk tidak beraturan sehingga menyulitkan pencarian
•
Catatan checklist dan project yang terdiri dari masing-masing file excel dimana datanya tidak dapat terintegrasi karena hanya terdapat dalam komputer masing-masing sesuai checklist dan project masingmasing
L2
3. Q: Bagaimana cara penanganan tiket keluhan, pengajuan, dan peminjaman barang IT, serta pendokumentasian GR, checklist, dan project yang dilakukan selama ini? A: Cara penanganan hal-hal tersebut dijelaskan sebagai berikut: •
Proses penanganan tiket keluhan dilakukan apabila user dengan memasukkan tiket baru ke dalam Spiceworks. Tiket tersebut diterima oleh staff IT berupa notifikasi dalam aplikasi yang sama, kemudian ia menunjuk teknisi IT untuk menindaklanjuti tiket keluhan tersebut.
•
Proses penanganan pengajuan dan peminjaman dilakukan apabila user mengisi formulir permintaan pengajuan atau peminjaman barang secara tertulis. Pada proses pengajuan, formulir diterima oleh staff IT kemudian menunjuk teknisi untuk menindaklanjuti formulir tersebut. Sedangkan
pada
proses
peminjaman,
user
terlebih
dahulu
mengajukan formulir permintaan peminjaman ke manajernya untuk ditandatangani, kemudian menyerahkannya ke staff IT untuk proses selanjutnya. •
Proses pendokumentasian pada GR, checklist, dan project masih dilakukan secara manual. Pada proses GR, staff IT yang menerima dokumen-dokumen dari vendor menyimpannya dalam bentuk hard copy, kemudian staff IT memberikan tanda terima sebagai bukti penyerahan barang serta dokumennya. Pada proses pendokumentasian checklist dan project dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel.
L3
4. Q: Apakah HO Sogo memerlukan sebuah aplikasi baru untuk mengatasi permasalahan sistem yang ada? A: Ya
5. Q: Sistem seperti apa yang diinginkan perusahaan untuk sistem help desk yang terbaru? A: Sistem yang diinginkan adalah sistem basis data berbasiskan web yang dapat memudahkan staff IT dalam penanganan tiket keluhan, pengajuan, dan peminjaman barang, serta pendokumentasian data GR, checklist, dan project secara terkomputerisasi yang dapat langsung menghubungkan ke user terkait seperti karyawan dan manajer dan terintegrasi satu sama lain. Sistem ini juga melakukan penyimpanan data-data tiket yang pernah dilakukan sehingga perusahaan dapat memonitor data-data tersebut apabila dibutuhkan. Juga, adanya keamanan dalam sistem tersebut, misalnya hak akses.
L4
B. Wawancara Testing Aplikasi 1. Q: Apakah aplikasi ini sudah menghasilkan data yang teritegrasi? A: Sudah, karena: • Baik user, staff IT, maupun admin dapat mengelola data secara bersamaan sehingga jika data 1 diubah, maka data 2 yang berhubungan akan berubah. 2. Q: Apakah aplikasi sudah mencakup kebutuhan (helpdesk, peminjaman, GR, checklist, dan project) dan pendataan sudah terorganisir? A: Ya, karena: •
Semua modul tersebut sudah dapat di akses dalam satu aplikasi.
•
Kami dapat dengan mudah mencari dokumen.
3. Q: Apakah pencegahan kesalahan (error) sudah dapat mengantisipasi kesalahan user dapat memasukkan data? A: Ya 4. Q: Apakah aplikasi ini sudah menghasilkan laporan secara cepat dan akurat? A: Ya, karena: •
Dengan adanya tampilan Open Ticket, maka kami dapat dengan mudah melihat keseluruhan detil dari tiket.
•
Dengan adanya tampilan Today’s Checklist, maka admin (manajer IT) dapat mengontrol kinerja karyawannya.
L5
5. Q: Apakah aplikasi ini sudah mendukung komunikasi antar pengguna? A: Ya, karena: •
Dengan adanya fungsi mengutus teknisi secara langsung melalui sistem, maka admin IT tidak akan lupa bahwa ia telah mengutus tiket tersebut ke teknisi siapa.
•
Dengan adanya additional message dari admin ke teknisi, reply admin ke user, dan reply dari teknisi ke admin, serta add notes untuk pencatatan checklist dan project, maka komunikasi tidak akan terhambat oleh perbedaan lantai yang dilakukan melalui lisan (tidak ada catatannya sehingga bisa lupa).
6. Q: Apakah dengan menggunakan login di dalam aplikasi tersebut sudah dapat menjamin keamanan data? A: Ya, karena: •
Perbedaan hak akses sesuai dengan peran dan privilege masingmasing.
7. Q: Apakah ada saran yang diinginkan untuk pengembangan aplikasi di masa depan? A: Ada, yaitu: •
Adanya tampilan kolom-kolom khusus yang dapat dipilih sesuai keinginan user.
•
Melakukan backup di dalam aplikasi.
•
Melakukan pelatihan terhadap seluruh pengguna.
L6
8. Q: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mempelajari aplikasi? A: Waktu yang dibutuhkan kurang lebih 2 hari.
9. Q: Berapa cepat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu tugas? A: Misal, membuat form new ticket waktu yang dibutuhkan kurang lebih 2 menit.
10. Q: Berapa rata-rata kesalahan yang terjadi ketika memasukkan data? A: Kesalahan yang terjadi hanya 1 kesalahan.
11. Q: Apakah aplikasi ini mudah dimengerti dan cepat diingat untuk pemakaiannya? A: Ya, aplikasi ini mudah dimengerti dan diingat.
12. Q: Apakah user puas dengan aplikasi ini? A: Ya sangat puas, karena semua sudah sesuai dengan kebutuhan user.
