REGISTRATIENUMMER
157300
Evaluatie samenwerking op laboratoriumgebied en jaarrekening 2011
Laboratorium, april 2012 Inleiding. Het laboratorium van waterschap Groot Salland verricht vanaf 1 januari 2000 de analysewerkzaamheden voor het eigen waterschap maar ook voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht en Zuiderzeeland. In september van datzelfde jaar is het samenwerkingsverband uitgebreid met de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe. Met de participatie van belastingkantoor Tricijn uit Harderwijk in januari 2008, is het aantal partners uitgebreid naar zeven. Het samenwerkingsverband is een product van de waterschapsfusies in 2000 in Noord-Nederland en is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Doel van de samenwerking: het op een efficiënte wijze uitvoeren van laboratoriumwerkzaamheden voor de partners. In de regeling zijn de afspraken en voorwaarden van de samenwerking beschreven. De regeling is zo opgesteld dat deze voldoet aan de eisen van de belastingdienst om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. In de stuurgroep is afgesproken de samenwerking jaarlijks te evalueren middels een door Groot Salland opgesteld verslag. De deelnemers kunnen het verslag ter informatie voorleggen aan de Algemene besturen (zoals vermeld in de regeling). Prognoses en productie In de gemeenschappelijke regeling zijn door de deelnemers prognoses opgenomen over de werkhoeveelheid die jaarlijks per deelnemer wordt ingebracht. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk gehanteerde puntensysteem voor waterschapslaboratoria het zgn. ILOWpunten-systeem. Elke analyse die op het laboratorium wordt uitgevoerd, is gekoppeld aan een aantal ILOW-punten. Zo wordt bijvoorbeeld een eenvoudige analyse uitgevoerd voor 2 punten, terwijl voor een uitgebreide analyse 100 punten staan. Om voor vrijstelling van BTW-heffing in aanmerking te komen is de samenwerkingsovereenkomst per 1 januari 2005 aangepast naar het model 'gemeenschappelijke regeling volgens gemene rekening'. Dit houdt o.a. in dat alle deelnemers uit de regeling garant staan voor de totale laboratoriumkosten op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk. De verdeelsleutel voor 2011 is eind 2010 als volgt vastgesteld: Tabel 1: verdeelsleutel 2011 waterschappen samenwerking laboratorium % Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Lococensus-Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
17.88 21.22 14.54 10.49 3.06 16.24 16.56 100.00
Onderstaand overzicht geeft van elke deelnemer de productie van het laboratorium aan in de jaren 2006 tot en met 2011. De werkzaamheden van het laboratorium bestaan voor iets minder dan de helft uit onderzoek in oppervlaktewater en waterbodem en voor ca. een derde deel uit onderzoek in monsters van rioolwaterzuiveringsinstallaties. De overige werkzaamheden bestaan voor ca. 10 % uit monsters voor vergunningverlening en handhaving en voor ca 7% uit monsternemingswerkzaamheden. Tabel 2: productie 2006 - 2011 in ILOW-punten. Productie
Productie
Productie
Productie
Productie
Prognose
Productie
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2011
Zuiderzeeland
389,343
400,294
409,811
440,224
380,533
380,000
503,467
Veluwe
489,403
515,417
635,149
489,594
574,958
451,000
510,637
Velt en Vecht
227,003
191,802
235,143
281,585
246,472
309,000
341,148
Vallei & Eem
267,061
256,155
266,302
257,695
249,580
223,000
257,520
85,576
69,254
67,907
65,000
91,415
376,441
461,606
330,333
345,000
375,119
Lococensus-Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Sub-totaal Derden TOTAAL LAB
322,946
331,037
487,469
434,378
549,789
400,434
377,215
352,000
432,517
2.183.225
2,129,083
2,558,211
2,400,392
2,226,996
2,125,000
2,511,822
19,837
24,189
28,645
42,495
26,152
22,000
256,004
2,203,062
2,153,272
2,586,856
2,442,887
2,253,148
2,147,000
2,767,825
Toelichting tabel 2: In tabel 2 zijn de productie- en prognosegegevens van 2011 te lezen evenals de productie van voorgaande jaren. Opvallend is forse toename van de productie in 2011.Alle deelnemers hebben een groter werkaanbod dan geprognotiseerd. Als oorzaak voor het hogere werkaanbod zijn genoemd: Extra onderzoek vanuit de Kader Richtlijn Water en het stedelijk waterbeheer (ZZL en Veluwe), ziekte monsternemer (WVE), discrepantieonderzoek (Loc-Tricijn) en de calamiteit Raalte (WGS). Omdat de prognoses voor 2011 een lager werkaanbod voorspelden, is door het laboratorium actief de markt benaderd met als resultaat dat extra laboratoriumwerkzaamheden voor de waterschappen Regge & Dinkel en Rijn en IJssel zijn uitgevoerd. Ook voor de Waterdienst zijn analysewerkzaamheden verricht. Ook in 2012 worden opdrachten van deze drie overheden verwacht. De totale laboratoriumproductie 2011 is ruim 30 % hoger dan de prognose. Door overwerk op avonden en in weekenden en uitstel van interne (innovatie)projecten en investeringen, konden de extra laboratoriumwerkzaamheden met eigen medewerkers worden uitgevoerd. Kosten laboratoriumonderzoek. Om inzicht te krijgen in de kosten van het laboratorium zijn deze onderverdeeld in vier posten, te weten: kapitaalslasten, goederen en diensten, personeelslasten en overhead. Onderdelen van de post goederen en diensten worden direct doorbelast naar de deelnemers. Dit betreffen de posten: uitbesteed onderzoek, transportkosten van monsters en artikelen rechtstreeks besteld uit de magazijnen van het laboratorium. Ook zijn de inkomsten uit het werk voor derden op deze post in mindering gebracht. Het totale bedrag (ca. € 285.000 werk derden en voor doorbelasting ca. € 222.000) is verrekend binnen de post goederen en diensten en dus niet apart weergegeven in de tabel. Deze werkwijze geeft een scheef beeld van de begrotingspost Goederen en Diensten. In hier opvolgende jaarrekeningen worden inkomsten uit werken voor derden apart in de overzichten meegenomen.
Tabel 3: kosten laboratorium in euro’s 2006 t/m 2011. Begroting
Kosten 2006 Kapitaalslasten
2007
2008
2009
2010
2011
2011
354,600
451,338
431,941
384,621
369,180
322,784
338,000
1,415,372
1,524,167
1,668,241
1,781,130
1,798,062
1,897,611
1,874,000
Goederen/diensten
684,641
612,794
664,162
914,980
808,923
667,187
814,630
Overhead
242,133
252,758
281,235
284,585
272,710
286,495
272,045
2,696,746
2,841,057
3,045,579
3,365,316
3,248,876
3,174,077
3,298,675
Personeelslasten
Totaal
Toelichting tabel 3: Voor de jaarrekening 2011 is het meest opvallend dat ondanks een toename van het werkaanbod van 30%, de uitgaven beperkt zijn gebleven. En mede door de inkomsten uit werk voor derden kan het jaar met een positief resultaat worden afgesloten. De stijging van de post Goederen en Diensten in 2009 ten opzichte van 2008 met € 250.000 wordt grotendeels veroorzaakt door het feit dat monsterneming vanaf 1 januari dat jaar is ondergebracht in de samenwerkingsregeling. Verrekening van de kosten. Zoals eerder aangegeven vindt verrekening van kosten plaats op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk en is voor 2011 eind 2010 vastgesteld. Op basis van de begroting van het laboratorium en de vastgestelde verdeelsleutel wordt per waterschap het maandelijks te betalen voorschot berekend. Bij het vaststellen van de jaarrekening worden voor 1 juli (vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst) van het daaropvolgende jaar de definitieve kosten bij alle deelnemers in rekening gebracht. Tabel 4 geeft een overzicht van de voorschotbedragen en laat zien dat met elke deelnemer, mede als gevolg van extra afgesproken bezuinigingen en door de inkomsten uit werken voor derden, het teveel aan betaalde voorschotten moet worden verrekend. De laatste kolom in tabel 4 geeft het nog te ontvangen bedrag weer per waterschap. Tabel 4: kosten per waterschap in 2011. Vastgesteld % Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei en Eem Lococensus-Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
Te betalen
Voorschot
Verrekenen
17.88 21.22 14.54 10.49 3.06 16.24 16.56
567,600 673,651 461,548 333,091 97,089 515,321 525,778
589,884 700,092 479,664 346,164 100,896 535,548 546,416
-22,284 -26,441 -18,116 -13,073 -3,807 -20,227 -20,638
100.00
3,174,078
3,298,664
-124,586
Het in de prognose opgenomen aantal ILOW-punten is de basis voor de kostentoedeling en niet de ILOW-puntprijs. Wel wordt deze puntprijs gebruikt om een beeld te krijgen van de kostenontwikkeling in een laboratorium. Grafiek 5 laat de ILOW-puntprijs zien van de afgelopen tien jaren.
Ontwikkeling ILOW-puntprijs 1,80
prijs in euro's
1,60 Deelnemers Derden
1,40
1,20
1,00 2001 2001 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 jaar
Toelichting grafiek 5: Tot en met 2004 zijn de laboratoriumverrichtingen door de deelnemers uit de gemeenschappelijke regeling betaald op basis van het aantal ILOW-punten. De ILOW-puntprijs werd jaarlijks verhoogd met 80% van de CBS-consumentenindex. In en vanaf 2005 kan de puntprijs worden berekend door de totale kosten van het lab te delen door het totaal aantal geproduceerde ILOW-punten. Omdat vaste kosten van een laboratorium stabiel blijven of licht stijgen, heeft een verminderend werkaanbod een verhogend effect op de ILOW-puntprijs. Opvallend is de sterke daling van de puntprijs in 2011. De oorzaak is tweeledig: Sterke stijging van het werkaanbod (dus hoge productie) en een hoog bedrag aan inkomsten uit werk voor derden. De prijs voor derden wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het bestuur van WGS en ligt in principe hoger dan de prijs die door de deelnemers wordt betaald. Voor 2011 is deze vastgesteld op € 1,60. Personeel. De maximale toegestane vaste formatie van het laboratorium is in 2001 vastgesteld op 30,7 fte. Ondanks een lichte stijging van het aantal analyse-ILOW-punten en uitbreiding van de monsternemingstaak en een verbreding van het analysepakket van het laboratorium is vanaf 2001 de formatieruimte vrijwel constant. Dit is mede het gevolg van efficiëntere werkwijzen en verdergaande automatisering en robotisering. Zie personeelsoverzicht tabel 6.
Tabel 6: aantal medewerkers laboratorium in vaste dienst eind 2011. aantal medew.
formatie Algemeen Anorgan. Organisch Monster fte
Metalen
Laboratoriummanager Teamleider Kwaliteitsmanager Laboratoriumcoordinator ICT-lab.specialist Laboratoriumassistent Medew. Monsterontvangst/ monsternemer Afdelingsassistent Hoofdanalist Analist
6.00
5.60
2.00
3.60
15.00
13.22
7.45
5.27
0.50
Totalen laboratorium
33.00
29.89
10.45
9.87
1.60
1.00
1.00
2.00
2.00
1.00
1.00
1.00
1.00
0.90
1.00
1.00
1.00
2.00
1.56
1.56
3.00
3.00
1.00
0.51
Monster
neming ontvangst
1.00 1.00
1.00
1.00 0.10
1.00
2.00
0.51
5.97
2.00
Het kwaliteitssysteem. Het laboratorium is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit betekent een jaarlijkse controle door de RvA en eens in de vier jaar een herbeoordeling. In september 2011 is het laboratorium gecontroleerd met een positieve uitslag als gevolg. De uitgebreide herbeoordeling vindt plaats in 2012. Monstertransport. Het transport van monsters is evenals voorgaande jaren ook in 2011 uitgevoerd door het koeriersbedrijf Frejan uit Lelystad. Hoewel de waterschappen verantwoordelijk zijn voor het transport is volgens afspraak een deel van de organisatie overgenomen door het laboratorium. De kosten van het transport zijn voor rekening van de waterschappen. Afgesproken is de kosten per kilometer in rekening te brengen. Voor 2011 is deze vastgesteld op € 0,53. Het transport vindt gekoeld plaats en veelal buiten kantooruren. Overlegstructuur. Conform de gemeenschappelijke regeling vindt uitvoeringsoverleg plaats tussen een deelnemer en het laboratorium. In het overleg worden ontwikkelingen, eventuele problemen in de uitvoeringssfeer en lopende en toekomstige projecten besproken. Er vindt een verschuiving plaats van algemeen naar meer taakgericht overleg. Er vindt bijvoorbeeld al meerdere keren per jaar overleg plaats met medewerkers van alle waterschappen die zich bezig houden met het monitoren van oppervlaktewater. Voor de monsternemers van oppervlaktewater en waterbodem zijn in 2010 2 contactdagen georganiseerd, waarvan 1 contactdag is gecombineerd met het houden van een ringonderzoek. Ook voor vergunningverleners en handhavers is inmiddels een eerste overleg geweest. De taakgerichte overlegvormen worden als erg nuttig ervaren. Naast de genoemde overlegvormen vindt overleg plaats binnen de stuurgroep. De stuurgroep is samengesteld uit afgevaardigden van elke deelnemende organisatie en de laboratoriummanager. Dit overleg is minimaal twee keer per jaar, een voorjaars- en najaarsvergadering. In de najaarsvergadering van de stuurgroep eind 2011 is de verdeelsleutel voor 2012 vastgesteld en wel als volgt:
Tabel 7: verdeelsleutel en prognose 2012 waterschappen samenwerking laboratorium. Analyse Monsterneming ILOW-punten ILOW-punten Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Lococensus-Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
Totaal
400,000 579,000 208,000 218,000 70,000 300,000 330,750
28,700 89,000 30,000 45,000 68,550
400,000 607,700 297,000 248,000 70,000 345,000 399,300
2,105,750
261,250
2,367,000
Verdeelsleutel % 16.90 25.67 12.55 10.48 2.96 14.58 16.87 100
Onderzoek uitbreiding samenwerking op Laboratoriumgebied.In 2011 zijn de eerste verkennende onderzoeken gestart naar uitbreiding van de samenwerking op laboratoriumgebied. De secretaris-directeuren van de laboratorium-houdende waterschappen in Noor-Oost Nederland en het bestuur van Waterproef uit Edam hebben opdracht gegeven aan een ambtelijke projectgroep om een eventueel samengaan van de 5 laboratoria te onderzoeken. Adviesbureau Berenschot is ingeschakeld om het onderzoek te begeleiden en middels een business case advies uit te brengen eind juni 2012. De 5 laboratoria zijn: Groot Salland, Hunze en Aa’s, Regge en Dinkel, Wetterskip Fryslan en Stichting Waterproef. De genoemde laboratoria zijn samenwerkingsverbanden van 13 waterschappen in Noord-Midden Nederland. Ontwikkelingen. De laatste jaren is het organisch onderzoekspakket fors uitgebreid met bestrijdingsmiddelen, geneesmiddelen en andere stoffen genoemd in landelijke of Europese richtlijnen. Deze analysepakketten zijn in september door de Raad voor Accreditatie ge-audit en geaccrediteerd. De monsternemingstaak van het laboratorium breidt langzaam uit. De volgende bemonsteringen worden standaard uitgevoerd: rwzi’s voor Reest en Wieden en Velt en Vecht en oppervlaktewater voor Velt en Vecht en Vallei en Eem. Op ad hoc basis worden bemonsteringen uitgevoerd voor waterbodem (erkende monsternemers), oppervlaktewater, zwemwater en ook grondwater (peilbuizen). Als huisvestingsonderhoud kan worden gemeld dat de CV-ketels in het oudste deel van het laboratorium zijn vervangen. Toekomst. De mogelijke uitbreiding van de laboratoriumsamenwerking zal in 2012 aandacht vragen van de laboratoriummedewerkers. Een aantal medewerkers zal direct betrokken worden bij het onderzoek en/of de samenwerkingsvoorbereidingen. Het bemonsteringspakket oppervlaktewater van Groot Salland wordt vanaf januari 2012 uitgevoerd door het Laboratorium. Naast de werkzaamheden gaan ook de twee monsternemers onderdeel uitmaken van de laboratoriumorganisatie. Uitbreiding van de LC-MS capaciteit wordt gevonden in een 2e-hands apparaat van het AQUON-laboratorium. Het apparaat is nauwelijks gebruikt en is na de fusie overbodig. Het apparaat wordt overgenomen voor ca. 20% van de nieuwprijs. Vervangingen: • Verdere uitbreiding LC-MS en GC-MS metingen
• Vervanging GC-ECD systemen door GC-MS • Monsternemingsauto • Verdunningsrobot anorganisch laboratorium
