Evaluatie samenwerking op laboratoriumgebied en jaarrekening 2010
Laboratorium, mei 2011
Inleiding. Het laboratorium van waterschap Groot Salland verricht vanaf 1 januari 2000 de analysewerkzaamheden voor het eigen waterschap maar ook voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht en Zuiderzeeland. In september van datzelfde jaar is het samenwerkingsverband uitgebreid met de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe. Met de participatie van belastingkantoor Tricijn uit Harderwijk in januari 2008, is het aantal partners uitgebreid naar zeven. Het samenwerkingsverband is een product van de waterschapsfusies in 2000 in Noord-Nederland en is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Doel van de samenwerking: het op een efficiënte wijze uitvoeren van laboratoriumwerkzaamheden voor de partners. In de regeling zijn de afspraken en voorwaarden van de samenwerking beschreven. De regeling is zo opgesteld dat deze voldoet aan de eisen van de belastingdienst om voor BTW-vrijstelling in aanmerking te komen. In de stuurgroep is afgesproken de samenwerking jaarlijks te evalueren middels een door Groot Salland opgesteld verslag. Prognoses en productie In de gemeenschappelijke regeling zijn door de deelnemers prognoses opgenomen over de werkhoeveelheid die jaarlijks per deelnemer wordt ingebracht. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk gehanteerde puntensysteem voor waterschapslaboratoria het zgn. ILOWpunten-systeem. Elke analyse die op het laboratorium wordt uitgevoerd, is gekoppeld aan een aantal ILOW-punten. Zo wordt bijvoorbeeld een eenvoudige analyse uitgevoerd voor 2 punten, terwijl voor een uitgebreide analyse 100 punten staan. Om voor vrijstelling van BTW-heffing in aanmerking te komen is de samenwerkingsovereenkomst per 1 januari 2005 aangepast naar het model 'gemeenschappelijke regeling volgens gemene rekening'. Dit houdt o.a. in dat alle deelnemers uit de regeling garant staan voor de totale laboratoriumkosten op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk. De verdeelsleutel voor 2010 is eind 2009 als volgt vastgesteld: Tabel 1: verdeelsleutel 2010 waterschappen samenwerking laboratorium Verdeelsleutel % Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
18,72 20,75 11,8 9,96 2,42 17,4 18,95 100,00
- 2 -
Onderstaand overzicht geeft van elke deelnemer de productie van het laboratorium aan in de jaren 2005 tot en met 2010. De werkzaamheden van het laboratorium bestaan voor iets minder dan de helft uit onderzoek in oppervlaktewater en waterbodem (47%) en voor ca. een derde deel uit onderzoek in monsters van rioolwaterzuiveringsinstallaties (36%). De overige werkzaamheden bestaan voor ca. 10 % uit monsters voor vergunningverlening en handhaving en voor ca 7% uit monsternemingswerkzaamheden. Tabel 2: productie 2005 - 2010 in ILOW-punten. Productie
Productie
Productie
Productie
Productie
Prognose
Productie
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2010
Zuiderzeeland
394.127
389.343
400.294
409.811
440.224
400.000
380.533
Veluwe
479.144
489.403
515.417
635.149
489.594
518.300
574.958
Velt en Vecht
237.773
227.003
191.802
235.143
281.585
267.850
246.472
Vallei & Eem
284.874
267.061
256.155
266.302
257.695
220.000
249.580
85.576
69.254
55.000
67.907
320.789
322.946
331.037
376.441
461.606
395.000
330.333
Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Sub-totaal Derden TOTAAL LAB
535.442
487.469
434.378
549.789
400.434
415.000
377.215
2.252.149
2.183.225
2.129.083
2.558.211
2.400.392
2.271.150
2.226.996
15.603
19.837
24.189
28.645
42.495
22.000
26.152
2.267.752
2.203.062
2.153.272
2.586.856
2.442.887
2.291.850
2.253.148
Toelichting tabel 2: In tabel 2 zijn de productie- en prognosegegevens van 2010 te lezen en de productie van voorgaande jaren. Opvallend is dat het werkaanbod wederom is gedaald. Ondanks dat de monsternemingstaak is uitgebreid en ondanks dat minder analyses zijn uitbesteed, is het werkaanbod lager dan voorgaande jaren. Dit ondanks dat Tricijn en de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe meer werk hebben aangeleverd dat is geprognosticeerd. Kosten laboratoriumonderzoek. Om inzicht te krijgen in de kosten van het laboratorium zijn deze onderverdeeld in vier posten, te weten: kapitaalslasten, goederen en diensten, personeelslasten en overhead. Onderdelen van de post goederen en diensten worden direct doorbelast naar de deelnemers. Dit betreffen de posten: uitbesteed onderzoek, transportkosten van monsters en artikelen rechtstreeks besteld uit de magazijnen van het laboratorium. Ook zijn de inkomsten uit het werk voor derden op deze post in mindering gebracht. Het totale bedrag (ca. € 255.000) is verrekend binnen de post goederen en diensten en dus niet apart weergegeven in de tabel. Tabel 3: kosten laboratorium in euro’s 2005 t/m 2010. Kosten 2005 Kapitaalslasten Personeelslasten
2006
Begroting
2007
2008
2009
2010
2010
360.963
354.600
451.338
431.941
384.621
369.180
419.000
1.426.679
1.415.372
1.524.167
1.668.241
1.781.130
1.798.062
1.825.000 880.400
Goederen/diensten
764.967
684.641
612.794
664.162
914.980
808.923
Overhead
249.411
242.133
252.758
281.235
284.585
272.710
277.990
2.802.020
2.696.746
2.841.057
3.045.579
3.365.316
3.248.876
3.402.390
Totaal
Toelichting tabel 3: Voor de jaarrekening 2010 is het meest opvallend dat ruim € 150.000 minder is uitgegeven dan begroot. Uiteraard heeft dit te maken met een minderend werkaanbod (dus ook minder productie,
- 3 -
is ook minder kosten), maar ook met uitgestelde investeringen (vervanging 2 CV-ketels € 30.000). De stijging van de post Goederen en Diensten in 2009 ten opzichte van 2008 met € 250.000 wordt grotendeels veroorzaakt door het feit dat monsterneming vanaf 1 januari dat jaar is ondergebracht in de samenwerkingsregeling. Verrekening van de kosten. Zoals eerder aangegeven vindt verrekening van kosten plaats op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk en is voor 2010 eind 2009 vastgesteld. Op basis van de begroting van het laboratorium en de vastgestelde verdeelsleutel wordt per waterschap het maandelijks te betalen voorschot berekend. Bij het vaststellen van de jaarrekening worden voor 1 juli (vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst) van het daaropvolgende jaar de definitieve kosten bij alle deelnemers in rekening gebracht. Tabel 4 geeft een overzicht van de voorschotbedragen en laat zien dat met elke deelnemer, mede als gevolg van extra afgesproken bezuinigingen, het teveel aan betaalde voorschotten moet worden verrekend. De laatste kolom in tabel 4 geeft het nog te ontvangen bedrag weer per waterschap. Tabel 4: kosten per waterschap in 2010. Vastgesteld % Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei en Eem Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
Te betalen
Voorschot
Verrekenen
18,72 20,75 11,80 9,96 2,42 17,40 18,95
608.310 674.150 383.378 323.478 78.722 565.370 615.337
637.056 706.008 401.496 338.760 82.440 592.080 644.548
28.746 31.858 18.118 15.282 3.718 26.710 29.211
100,00
3.248.745
3.402.388
153.643
Het in de prognose opgenomen aantal ILOW-punten is de basis voor de kostentoedeling en niet de ILOW-puntprijs. Wel wordt deze puntprijs gebruikt om een beeld te krijgen van de kostenontwikkeling in een laboratorium. Grafiek 5 laat de ILOW-puntprijs zien van de afgelopen tien jaren. Omdat Een verminderd werkaanbod heeft een verhogend effect invloed op de ILOWpuntprijs. Om een landelijk beeld te krijgen van de prestaties, de kosten, de kwaliteit en de service van de waterschapslaboratoria, was een benchmark voorbereid door de ILOW-laboratoria in nauwe samenwerking met de Unie van Waterschappen. Door fusies en voorbereidingen tot fusies van waterschapslaboratoria is een benchmark uitgesteld.
- 4 -
Ontwikkeling ILOW-puntprijs 1,80
prijs in euro's
1,60 Deelnemers
1,40
Derden
1,20
1,00 2001
2001
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
jaar
Toelichting grafiek 5: Tot en met 2004 zijn de laboratoriumverrichtingen door de deelnemers uit de gemeenschappelijke regeling betaald op basis van het aantal ILOW-punten. De ILOW-puntprijs werd jaarlijks verhoogd met 80% van de CBS-consumentenindex. In en vanaf 2005 kan de puntprijs worden berekend door de totale kosten van het lab te delen door het totaal aantal geproduceerde ILOW-punten. Omdat vaste kosten van een laboratorium stabiel blijven of licht stijgen, heeft een verminderend werkaanbod een verhogend effect op de ILOW-puntprijs. De prijs voor derden wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het bestuur van WGS en ligt in principe hoger dan de prijs die door de deelnemers wordt betaald. Voor 2010 is deze vastgesteld op € 1,60. Personeel. De maximale toegestane vaste formatie van het laboratorium is in 2001 vastgesteld op 30,7 fte. Ondanks een lichte stijging van het aantal analyse-ILOW-punten en uitbreiding van de monsternemingstaak en een verbreding van het analysepakket van het laboratorium is vanaf 2001 de formatieruimte vrijwel constant. Dit is mede het gevolg van efficiëntere werkwijzen en verdergaande automatisering en robotisering. Zie personeelsoverzicht tabel 6. Tabel 6: aantal medewerkers laboratorium in vaste dienst eind 2010. aantal
formatie Algemeen Anorgan. Organisch Monster
medew.
fte
Metalen
Laboratoriummanager Teamleider Kwaliteitsmanager Laboratoriumcoordinator ICT-lab.specialist Laboratoriumassistent Medew. Monsterontvangst/ monsternemer Afdelingsassistent Hoofdanalist Analist
6,00
5,60
2,00
3,60
15,00
13,14
7,54
5,10
0,50
Totalen laboratorium
33,00
29,78
10,54
9,70
1,60
1,00
1,00
2,00
2,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
0,90
1,00
1,00
1,00
2,00
1,54
1,54
3,00
3,00
1,00
0,50
Het kwaliteitssysteem.
- 5 -
Monster
neming ontvangst
1,00 1,00
1,00 0,10
1,00
2,00
0,50
5,94
2,00
Het laboratorium is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit betekent een jaarlijkse controle door de RvA en eens in de vier jaar een herbeoordeling. In september 2010 is het laboratorium gecontroleerd met een positieve uitslag als gevolg. Monstertransport. Het transport van monsters is evenals voorgaande jaren ook in 2010 uitgevoerd door het koeriersbedrijf Frejan uit Lelystad. Hoewel de waterschappen verantwoordelijk zijn voor het transport is volgens afspraak een deel van de organisatie overgenomen door het laboratorium. De kosten van het transport zijn voor rekening van de waterschappen. Afgesproken is de kosten per kilometer in rekening te brengen. Voor 2010 is deze vastgesteld op € 0,53. Het transport vindt gekoeld plaats en veelal buiten kantooruren. Overlegstructuur. Conform de gemeenschappelijke regeling vindt uitvoeringsoverleg plaats tussen een deelnemer en het laboratorium. In het overleg worden ontwikkelingen, eventuele problemen in de uitvoeringssfeer en lopende en toekomstige projecten besproken. Er vindt een verschuiving plaats van algemeen naar meer taakgericht overleg. Er vindt bijvoorbeeld al meerdere keren per jaar overleg plaats met medewerkers van alle waterschappen die zich bezig houden met het monitoren van oppervlaktewater. Voor de monsternemers van oppervlaktewater en waterbodem zijn in 2010 2 contactdagen georganiseerd, waarvan 1 contactdag is gecombineerd met het houden van een ringonderzoek. Ook voor vergunningverleners en handhavers is inmiddels een eerste overleg geweest. Naast de genoemde overlegvormen vindt overleg plaats binnen de stuurgroep. Dit stuurgroepoverleg is samengesteld uit afgevaardigden van elke deelnemende organisatie en de laboratoriummanager. Dit overleg is minimaal twee keer per jaar, een voorjaars- en najaarsvergadering. In de najaarsvergadering van de stuurgroep eind 2010 is de verdeelsleutel voor 2011 vastgesteld en wel als volgt: Tabel 7: verdeelsleutel en prognose 2011 waterschappen samenwerking laboratorium. Analyse Monsterneming ILOW-punten ILOW-punten Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Tricijn Reest en Wieden Groot Salland Totaal
Totaal
380.000 441.000 211.000 218.000 65.000 300.000 350.000
10.000 98.000 5.000 45.000 2.000
380.000 451.000 309.000 223.000 65.000 345.000 352.000
1.965.000
160.000
2.125.000
Verdeelsleutel % 17,88 21,22 14,54 10,49 3,06 16,24 16,56 100
Ontwikkelingen. De CZV-cuvettentest is succesvol geïmplementeerd in 2009. Deze volledig gerobotiseerde methode wordt vanaf 1 januari 2010 ingezet voor meer dan de helft van alle CZV-analyses binnen het laboratorium. Bovendien is deze methode door de Raad voor Accreditatie in januari gecontroleerd en in orde bevonden en is dus vanaf dat moment geaccrediteerd. Voor het zes-jaarlijks KRW-onderzoek zijn LC-MS en GC-MS-methoden opgezet voor brandvertragers, fenolen/ftalaten, chlooraniline en een aantal medicijnen.
- 6 -
Voor de analyse van minerale olie is een nieuw systeem (GC-MS) geïmplementeerd. Er is verder gegaan met het vervangen/optimaliseren van onderdelen van de 23 jaar oude technische installatie van het laboratorium. Ook de komende jaren wordt hier verder aan gewerkt. Er is een start gemaakt met het digitaliseren van veldwaarnemingen. Monsternemers van meerdere waterschappen werken mee aan het project om het verder te ontwikkelen. Door de zeven deelnemers uit de samenwerking is afgesproken veldparameters met dezelfde apparatuur te meten. De eerste apparaten zijn inmiddels aangeschaft. De aankoop, ingangscontrole en de opmaak van een eenduidig kalibratieprotocol, is door het laboratorium uitgevoerd. Overlegvormen tussen laboratorium worden meer procesgericht opzetten. Als voorbeeld is gebruikt de monitoringsoverleg met alle deelnemende waterschappen Toekomst. Het uitbreiden van de samenwerkingsmogelijkheden wordt nader onderzocht. Alle waterschappen in Noord-Oost Nederland worden bij dit onderzoek betrokken. De secretarisdirecteuren van de laboratoriumvoerende waterschappen te weten: Fryslan, Hunze en Aa's, Regge en Dinkel en Groot Salland en de directeur van Waterproef geven daartoe opdracht. In 2011 wordt door het laboratorium extra aandacht gevestigd op: • Uitbreiding accreditatie (uitbreiding LC-MS - metingen) • Uitbreiding analyse van bestrijdingsmiddelen, medicijnresten en hormoonverstorende stoffen etc. • Verdere digitalisering van veldwaarnemingen van monsternemers • Vervanging GC-ECD systemen.
- 7 -
