EVALUATIE SAMENWERKING FRIESE WADDENEILANDEN In het kader van een vernieuwde samenwerking tussen de Friese Waddeneilanden is d.d. 27 april 2009 een convenant ondertekend door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Provincie Fryslân en de vier Friese Waddeneilanden Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling. Voorafgaand aan de ondertekening van dit convenant is door de vier Friese Waddeneilanden de notitie ‘VAST op koers!’ vastgesteld. In deze notitie is een eerste aanzet gegeven om te komen tot een intensievere samenwerking tussen de vier Friese Waddeneilanden. Deze evaluatie geeft, op hoofdlijnen, inzicht in de activiteiten en resultaten die sinds de ondertekening van het convenant, mede op basis van ‘VAST op koers!’ , respectievelijk opgepakt en gerealiseerd zijn. De evaluatie is nu ook aan de orde, omdat de periode waarin het Ministerie en de Provincie de start in financiële zin ondersteunen en faciliteren eindigt. De belangrijke resultaten van deze intensievere samenwerking tussen de vier Friese Waddeneilanden behandelen we per thema. Voor een nadere toelichting verwijzen we per thema regelmatig naar een document dat betrekking heeft op dit onderwerp. GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING VAST Met de vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling VAST per 1 januari 2010 heeft de Waddensamenwerking een eigen rechtspositie, een eigen structuur en eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In bijlagen, die integraal onderdeel uitmaken van de Gemeenschappelijke Regeling, zijn de taken vermeld die onder de verantwoordelijkheid van de Eilander Raad respectievelijk het Eilander College vallen. Inmiddels is een eerste wijziging c.q. actualisering van de Gemeenschappelijke Regeling in voorbereiding. Dit betreft vooral een technisch-administratieve wijziging. Begin 2011 zal bekeken worden of deze Gemeenschappelijke Regeling afdoende is om het algehele doel, te weten, ‘Het versterken van de bestuurskracht van de afzonderlijke gemeenten door onomkeerbare, niet vrijblijvende en doelgerichte samenwerking met behoud van bestuurlijke zelfstandigheid.’ te realiseren. Is sprake van een vermindering van de kwetsbaarheid van de ambtelijke organisaties? Is de kwaliteit van de advisering bij eilandoverstijgende onderwerpen vergroot? Is de inbreng bij de totstandkoming van Rijks- en Provinciaal beleid pro-actief? BESTUURSMODEL Er is een ‘Bestuursmodel VAST’ vastgesteld in de Eilander Raad van 26 november 2009 waarin de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden op basis van de ‘Gemeenschappelijke Regeling VAST’ zijn weergegeven. Het Bestuursmodel van de Waddensamenwerking kenmerkt zich door drie overleggen: • het algemeen bestuur: de Eilander Raad; • het dagelijks bestuur: het Eilander College; • vijf portefeuillehouderoverleggen. De verantwoordelijkheid voor een aantal taken en werkvelden is overgeheveld naar de Eilander Raad en/of het Eilander College. Voor de afweging of in de toekomst nog meer taken en werkvelden worden ‘verlegd’ is een zogenaamde ‘beslisboom’ ontwikkeld. Dat wil zeggen dat de afweging plaatsvindt door respectievelijk de volgende stappen te doorlopen: 1. Daar waar deskundigheid nodig is, wordt beoordeeld of deze op één van de eilanden aanwezig is. Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
1/7
2.
3.
Indien deze niet aanwezig is, wordt beoordeeld of de deskundigheid op het centrale waddensecretariaat op het vaste land aanwezig is of daar kan c.q. moet worden opgebouwd. Indien dit ook niet het geval is (of niet effectief/efficiënt is om dat te doen) wordt besloten deze deskundigheid collectief in te kopen.
Belangrijk aspect van de Waddensamenwerking is dat - zowel ambtelijk als bestuurlijk steeds meer tot een taakverdeling wordt gekomen. Daarbij behartigt steeds meer één ambtenaar en/of één bestuurder de belangen voor alle Waddeneilanden. Met een goede ruggespraak en terugkoppeling wordt op deze wijze tot een meer effectieve en efficiënte werkwijze gekomen, waarbij de onderwerp niettemin breed verankerd zijn. Op basis van de opgedane ervaringen met de Gemeenschappelijke Regeling en het Bestuursmodel wordt begin 2011 bekeken in hoeverre aanpassingen wenselijk en/of noodzakelijk zijn. OVEREENKOMST VAST-TEXEL De Gemeenschappelijke Regeling VAST en Texel hebben een overeenkomst afgesloten, waarin onder andere overeengekomen is om een ‘5-eilandenoverleg’ te voeren over een aantal taken en werkzaamheden. Het ‘5-eilandenoverleg’ staat in het teken van: • beleidsvoorbereiding; • beleidsvaststelling; • informatievoorziening; met betrekking tot nader af te spreken taken en werkzaamheden. Aan het ‘5eilandenoverleg’ neemt het Eilander College en een vertegenwoordiger van het College van Burgemeester en Wethouders van Texel deel. Het ‘5-eilandenoverleg’ is als zodanig geen besluitvormend orgaan. Meningsvorming ten behoeve van de standpuntbepaling in organen waar de vijf eilanden als een partij zijn vertegenwoordigd (zoals bijvoorbeeld het RCW) vindt plaats op basis van het uitgangspunt dat in het ‘5-eilandenoverleg’ ieder eiland één stem heeft. Daarnaast maakt het ‘5-eilandenoverleg’ afspraken over de gezamenlijke vertegenwoordiging en belangenbehartiging namens de Waddeneilanden in nationale en internationale overlegsituaties en –organen en overleggen met Rijk en provincies. De Gemeenschappelijke Regeling VAST en Texel, werken samen op het gebied van; 1. Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (Natura 2000 en Rijkswaterstaat, inbreng RCW, bestemmingsplan Waddenzee, PKB, Staatsbosbeheer, convenant vaarrecreatie). 2. Mobiliteit (kustverdediging, Veerdiensten, Bagageafhandeling, Dijkring, Baggeren, openbaar vervoer, vuurtorens). 3. Duurzaamheid en Ambitiemanifest 2020. 4. Economische Zaken (toerisme en recreatie,werelderfgoed, waddenfederatie, VVV’s). 5. Euregio. BESTUURSKRACHT ONDERMIJNENDE WETGEVING EN BELEIDVOERING DOOR RIJK Op basis van een overzicht van bestuurskrachtondermijnende wet- en regelgeving alsmede beleidvoering door het Rijk, voert de Gemeenschappelijke Regeling overleg met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Punt van overleg is de wijze waarop met deze knelpunten kan worden omgegaan. Omdat de knelpunten een interdepartementaal karakter hebben, is inmiddels namens het Programmabureau Krachtig Bestuur een intermediair aangesteld. Deze contactpersoon legt diverse contacten met vertegenwoordigers van meerdere departementen. Inmiddels hebben gesprekken plaatsgevonden over bijvoorbeeld ‘Politiezorg op de eilanden’ en ‘Gemeentefinanciën’. De Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
2/7
mogelijkheden met betrekking tot de toepassing van een ‘Waddentoets’ zijn eveneens punt van gesprek. Eerder gesignaleerde knelpunten op het gebied van bijvoorbeeld onderwijs, staande want visserij, Amvb-ruimte en S.A.R. (Search and Rescue)/ambulancevervoer, zijn opgelost of hebben hun aandacht. Afgesproken is om het overzicht met knelpunten te prioriteren en periodiek een onderwerp te selecteren dat punt van nader onderzoek zal zijn. UITVOERINGSPROGRAMMA VAST In het Uitvoeringsprogramma VAST zijn alle onderwerpen opgenomen die in de vastgestelde notitie ‘VAST op koers!’ zijn genoemd en waarvan is afgesproken dat deze onderwerpen onderdeel uitmaken van het traject om tot intensievere samenwerking te komen. Per onderwerp is voor een projectmatige aanpak gekozen. Dat wil zeggen dat er een opdrachtgever en een opdrachtgever is benoemd en dat per onderwerp een aantal fasen wordt doorlopen: a. een beschrijving en analyse van de actualiteit (waarom is dit onderwerp relevant voor de waddensamenwerking?); b. hoe beleggen we het onderwerp (organisatie)?; c. plan van aanpak en advies; d. implementatie; e. evaluatie. Cruciaal in de aanpak is dat zoveel mogelijk gezocht is naar een betrokkenheid van zowel de eilanden zelf als de Gemeenschappelijke Regeling. Concreet betekent dit dat bij elk onderwerp veelal project- en/of werkgroepen zijn samengesteld waarin medewerkers van zowel het waddenkantoor als de eilanden participeren. 1.
Crisisbeheersing en openbare orde.
Door de komst van de Wet op de Veiligheidsregio’s heerste er veel onzekerheid. Nu de wet op 1 oktober 2010 in werking is getreden kan op eilander niveau nu een uitwerking worden gemaakt om crisisbeheersing en openbare orde voor het geheel van de waddensamenwerking af te stemmen en te regelen. 2.
Gezondheidszorg.
Als resultaat van overleg met de eilanden en externe partijen is een overzicht met de hieronder ressorterende werkzaamheden beschikbaar. Op basis van deze analyse worden, in het licht van effectiviteit en efficiency, binnenkort nadere keuzes gemaakt. 3.
Natuur en Ruimtelijke Ordening.
Natuur en Ruimtelijke Ordening is het onderwerp dat van oudsher al centraal staat bij de waddensamenwerking. Veel overleggen tussen de eilanden, en tussen de eilanden en derden, hebben betrekking op dit onderwerp. De eilanden zijn in zeer veel trajecten partij en dat vraagt zeer veel intern en extern overleg. Naast alle inhoudelijke onderwerpen die in deze context aan de orde komen, vraagt ook het meedenken over de juiste bestuurlijke organisatie de nodige aandacht. Enkele voorbeelden: • Onlangs is geadviseerd over Natura 2000 en de afstemming en invulling van de lokale beheersplannen voor de aangewezen duingebieden op de eilanden. • Met betrekking tot het Beheerplan Waddenzee en Noordzeekustzone wordt deelgenomen aan een klankbordgroep. • Er zijn keuzes gemaakt met inzake de voortgang van het B&O-plan. Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
3/7
•
• • •
•
•
4.
De Waddeneilanden zijn vertegenwoordigd in het Regionaal College Waddengebied (RCW). Naast het bijwonen van de vergaderingen vraagt dit nadere voorbereiding, afstemming en advisering. Tevens wordt een rol van regisseursschap ingevuld. Een projectgroep doet onderzoek naar de wenselijkheid c.q. noodzaak van één bestemmingsplan en maakt een plan van aanpak. De waddeneilanden hebben een reactie gegeven op het voorontwerp ruimtelijke verordening. Voortgang is nu afhankelijk van de ontwikkelingen inzake bestemmingsplan en kustvisie. Minimaal elk half jaar vindt overleg plaats met de directeur en de regiodirecteuren van Staatsbosbeheer. Gezamenlijk met Staatsbosbeheer is een proces gestart om te komen tot een ontwikkelagenda voor de eilanden waar Staatsbosbeheer actief is. De deelname aan het programmateam inzake het convenant vaarrecreatie, is inmiddels een reguliere activiteit. Het monitoringsplan wordt periodiek geëvalueerd. De afronding van de havenvisie is op dit moment in afwachting van initiatieven van de Provincie. Periodieke afstemming en advisering met betrekking tot de uitvoering van het Programma ‘Naar een rijke waddenzee’, vindt plaats.
Bereikbaarheid / Rijkswaterstaat.
De meeste onderwerpen die betrekking hebben op ‘Bereikbaarheid en Rijkswaterstaat’, hebben geen projectmatig karakter (meer). Met de introductie van portefeuillehouderoverlggen is afgesproken om de onderwerpen die betrekking hebben op dit cluster (kustverdediging, Veerdiensten, Bagageafhandeling, Dijkring, Baggeren, openbaar vervoer, vuurtorens)., in het portefeuillehouderoverleg Mobiliteit te behandelen. 5.
Ambitiemanifest 2020.
De Waddeneilanden hebben het Ambitiemanifest 2020 ondertekend. Dit betekent dat de eilanden in 2020 energieneutraal willen zijn. De ontwikkelingen met betrekking tot het Ambitiemanifest worden behandeld in het portefeuillehouderoverleg Duurzaamheid. De Stuurgroep Duurzaamheid, inclusief deelname van de Provincie en het Ministerie, functioneert als portefeuillehouderoverleg. Inmiddels is in de Stuurgroep besloten dat de Gemeenschappelijke Regeling voor een tijdelijke periode een medewerker Duurzaamheid kan aantrekken, die zich vooral gaat richten op het vertalen van hetgeen afgesproken is in het Ambitiemanifest naar concrete activiteiten. De werving & selectieprocedure is inmiddels gestart. 6.
Onderwijs.
De afgelopen maanden is een analyse gemaakt van de knelpunten op de eilanden en is een advies opgesteld op welke wijze op het gebied van onderwijs effectiever en efficiënter kan worden geopereerd. Onlangs is dit advies in het Eilander College overgenomen en vindt uitvoering plaats.
7.
Volkshuisvesting. Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
4/7
Besloten is om (vooralsnog) geen onderwerpen in het kader van Volkshuisvesting gezamenlijk en projectmatig op te pakken. Actuele, relevante ontwikkelingen in het kader van de Volkshuisvesting worden behandeld in het portefeuillehouderoverleg VROM. 8.
Subsidiestromen.
Een structureel overleg is gestart met vertegenwoordigers van de Waddeneilanden en het Projectbureau Plattelânsprojekten Waddeneilanden van de Provincie Fryslân, om te bezien op welke wijze subsidies verkregen kunnen worden. Vooralsnog is de aandacht gericht op het Waddenfonds, maar gezocht wordt naar andere mogelijkheden. 9.
ICT.
In 2009 is hebben de Friese Waddeneilanden en de gemeente Leeuwarden een intentieverklaring ondertekend om op het gebied van ICT zo veel mogelijk gezamenlijk te doen. In 2010 is daartoe een raamovereenkomst opgesteld en zijn diverse deelovereenkomsten in ontwikkeling. Een plan van aanpak met een doorkijk naar de samenwerking op de middellange termijn is eveneens in ontwikkeling. Mede dankzij het aanstellen en de inzet van een informatiemanager, heeft de samenwerking met Leeuwarden inhoud gekregen en is de inzet van ICT voor de Waddeneilanden effectiever (kwaliteit) en efficiënter (geld). 10.
Personeel & Organisatie.
In 2010 hebben Terschelling en Vlieland een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Daarin zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop Terschelling P&O-diensten aan Vlieland verleend. Periodiek worden de ervaringen hiermee geëvalueerd en mogelijk kan deze vorm van samenwerking zich in breder verband tussen de eilanden doorontwikkelen. 11.
Rekenkamercommissie.
Na een inventariserend onderzoek is in 2010 besloten om te komen tot een gezamenlijke Rekenkamer. Realisatie hiervan vindt nog in 2010 plaats. 12.
Bezwarencommissie AWB.
Na een inventariserend onderzoek is in 2010 besloten om te komen tot een gezamenlijke Bezwarencommissie. Realisatie vindt nog in 2010 plaats. 13.
Handhaving.
In aanvulling op hetgeen besloten is op basis van ‘VAST op koers!’, is een onderscheid gemaakt tussen ‘Handhaving op korte termijn’ en ‘Handhaving op lange termijn’. Voor de korte termijn is een analyse gemaakt van de knelpunten op de eilanden en is een advies in ontwikkeling over de wijze waarop op het gebied van handhaving effectiever en efficiënter kan worden geopereerd. Voor de middellange termijn wordt samenhang gezocht met de ontwikkelingen in het kader van de Uitvoeringsdienst (RuD). PLANNING & CONTROL De Gemeenschappelijke Regeling VAST maakt een begroting en een jaarrekening, maar met de presentatie en vaststelling van beide documenten is nog onvoldoende inzicht Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
5/7
verkregen in hetgeen VAST gaat doen en is dus ook de inhoudelijke verantwoording beperkt. In de Gemeenschappelijke Regeling is aangegeven dat jaarlijks een jaarplan en/of beleidsplan wordt gemaakt. Met het presenteren van een Programmaplan is nu de eerste aanzet gegeven om te komen tot een dergelijk jaarplan. Voor het eerst is met dit plan aangegeven waar de Gemeenschappelijke Regeling inhoudelijk voor staat. Wat beoogt VAST de komende periode te bereiken (effecten)? Uiteraard behoeft dit plan de komende jaren nog verbetering en doorontwikkeling. Zoals gebruikelijk is bij het maken van een Programmaplan bij de lokale overheid, beperkt het plan zich niet tot het verwoorden van beoogde effecten. Beoogde effecten worden gerealiseerd door het oppakken en uitvoeren van allerlei acties. Welke acties gaat de Gemeenschappelijke Regeling concreet oppakken? Deze vraag wordt eveneens per programma beantwoord. Met alleen het vaststellen van een Gemeenschappelijke Regeling, inclusief het bestuursmodel, is de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheid voor de diverse programma’s en activiteiten nog onvoldoende geregeld. Met de presentatie van dit Programmaplan is elk lid van het Eilander College verantwoordelijk voor een programma. De secretaris-directeur fungeert als programmamanager en is daarmee ambtelijk verantwoordelijk voor het programma, inclusief de ontwikkeling en uitvoering daarvan. In de veronderstelling dat een programma nooit een succes zal worden als dit ambtelijk alleen geïnitieerd wordt vanuit de Gemeenschappelijke Regeling, is per programma vanuit de eilanden een ambtelijk coördinator benoemd. Op deze wijze wordt niet alleen synergie tussen de Gemeenschappelijke Regeling en de Waddeneilanden beoogd, maar zijn verantwoordelijkheden belegd en, nog belangrijker, geborgd. Het Programmaplan heeft daarnaast ook als doel om vooraf de doelstellingen en activiteiten vast te leggen waaraan bestuur en ambtelijke organisaties zich willen binden. Als we dit vooraf vastleggen is dat vervolgens een middel om achteraf verantwoording af te kunnen leggen. Het Programmaplan maakt integraal onderdeel uit van de Programmabegroting. Het Programmaplan is de inhoudelijke context van de Programmabegroting en de financiële keuzes zullen steeds meer gebaseerd zijn op de inhoudelijke keuzes in het Programmaplan. Voorlopig is dit een groeitraject waarbij we op basis van de opgedane ervaringen, elk jaar tot een betere samenhang zullen komen. Het voornemen om het Programmaplan te ontwikkelen en deze in samenhang met de Programmabegroting te beschouwen, is overigens ook conform de wettelijke voorschriften: de regelgeving van de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Naast de instrumentele benadering (de introductie van het Programmaplan), is ook aandacht besteed aan de procesmatige benadering van Planning & Control. In een werkconferentie met de Eilander Raad is de Eilander Raad voor het eerst en als eerste aan zet geweest om input voor het Programmaplan aan te reiken, alvorens dit bestuurlijk en ambtelijke nadere uitwerking heeft gekregen. Op basis van het vastgestelde Programmaplan wordt gedurende het jaar periodiek de stand van zaken geëvalueerd.
BES Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
6/7
In het convenant dat afgesloten is tussen de Friese Waddeneilanden, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Provincie Fryslân, is afgesproken om tot een uitwisseling van kennis en ervaring ten behoeve van de BES-eilanden te komen. Mede op basis van het overzicht van knellende wet- en regelgeving, wordt kennis met het interbestuurlijk model ingebracht. In 2010 heeft een vertegenwoordiging van Schiermonnikoog een bezoek aan Saba gebracht. In het programma is ruimschoots aandacht besteed aan de uitwisseling van kennis en praktijkervaring. Een vertegenwoordiging van Saba heeft onlangs eveneens een bezoek aan de Waddeneilanden gebracht. PERSONEEL EN ORGANISATIE De Gemeenschappelijke Regeling VAST heeft inmiddels eigen personeel en een eigen kantoor: • Op de Waddenpromenade in Harlingen is een deel van het gemeentekantoor van de gemeente Harlingen tijdelijk beschikbaar als ruimte van de Gemeenschappelijke Regeling. Hiervoor is een huurovereenkomst afgesloten. • De procedures met betrekking tot de werving & selectie van een informatiemanager, een beleidsmedewerker, een medewerker secretariële en administratieve ondersteuning en de secretaris-directeur zijn succesvol afgerond en allen zijn inmiddels in dienst. • De werving & selectie van een medewerker Duurzaamheid is inmiddels gestart. • Conform de afspraken in ‘VAST op koers!’ is nog ruimte voor een nadere invulling van de personeelsformatie. Deze zal echter pas worden benut nadat meer duidelijkheid is verkregen over de exacte behoefte en daarmee samenhangende functie-eisen. De praktijkervaring van de Gemeenschappelijke Regeling wordt in deze context afgewacht. • De personele invulling van Gemeenschappelijke Regeling is dermate voortvarend verlopen dat inmiddels overleg met de gemeente Harlingen plaatsvindt om tot passende huisvesting te komen Marcel Hermans, 30 september 2010.
Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling
7/7
