Werkwijze
Waddeneilanden STREEKAGENDA WADDENEILANDEN [DEEL C] Gemeente Vlieland Gemeente Terschelling Gemeente Ameland Gemeente Schiermonnikoog Provincie Fryslân Wetterskip Fryslân
C
UITGANGSPUNTEN Voor u ligt de streekagenda Waddeneilanden deel C de ‘Werkwijze’. Met dit document leggen de provincie, betrokken gemeenten en Wetterskip Fryslân het organisatorische kader vast voor de uitvoering van projecten in de periode 2014-2020. De basis voor een goede samenwerking ligt in onderling vertrouwen. Daarom wordt deze samenwerking ook niet vooraf volledig dichtgetimmerd met voorschriften en procesbeschrijvingen. Deze werkwijze beschrijft de hoofdlijnen van de samenwerking en de organisatie die daar bij hoort, vanuit de wetenschap dat de samenwerking gaandeweg de rit steeds meer vorm en inhoud zal krijgen. 2014 wordt in die zin dan ook als een overgangsjaar beschouwd.
Programmatisch organiseren
De overheidspartners van de streekagenda Waddeneilanden willen de uitvoering van de overheidsprojecten meer programmatisch gaan organiseren. Daarbij hoort ook een passende aansturing. Naast de projecten van de overheid zelf is er binnen de streekagenda ook ruimte voor ontwikkelprojecten en projecten uit de samenleving (bottom-up).
Overwegingen
Het gebied bepaalt zelf de inhoud en opzet van de streekagenda. In de afgelopen periode is door de partners aangegeven dat het goede van de werkwijze van Plattelânsprojekten en het gebieds-
1
platform behouden moet blijven, maar dat de streekagenda op onderdelen ook vraagt om aanpassingen van deze werkwijze. Als we kijken naar de periode 2010 tot en met 2012 dan zijn ruim 100 projecten behandeld in het gebiedsplatform. Daarvan waren er pakweg 10 die in opdracht van een overheid worden uitgevoerd; voornamelijk op het gebied van toerisme en dorpsherstel. Met de versterking van het Wetterskip Fryslân zal het aantal overheidsprojecten toenemen. Dat geldt ook voor de projecten voor het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV). De huidige werkwijze ISV kan ook worden gezien als opmaat voor de streekagenda. Binnen de streekagenda moet ook ruimte zijn om te schuiven met projecten en budgetten. Beheer en afstemming van uitvoeringsprojecten vallen onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep. Dit vereist een wat hogere frequentie van vergaderen om slagvaardig te blijven. De eilanden hebben de afgelopen 13 jaar goed gebruik kunnen maken van de Europese LEADER regeling. Voorwaarde hierbij is het werken met een LAG/gebiedsplatform waarbij het aantal nietoverheidsleden groter moet zijn dan bestuurders van overheden. Als de eilanden ook gebruik kunnen maken van LEADER in de periode 2014-2020 dan is hoe dan ook weer een platform nodig. Naast een toetsende rol hebben leden van het gebiedsplatform ook een initiërende rol bij het opzetten van processen en projecten.
Een Streekhuis: Projectbureau & Secretariaat De Waddeneilanden
Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten (inhoud, proces en financiën) ligt bij de projecttrekker. Deze zorgt voor het tijdig en zorgvuldig betrekken van de andere partners en direct betrokkenen, voor een voortvarende afhandeling van te doorlopen procedures (vergunningen) en voor een tijdige uitvoerbaarheid van projecten. Kortom, de individuele partners blijven verantwoordelijk voor de individuele projecten.
De eilanden werken samen in de gemeenschappelijke regeling VAST. VAST heeft een secretariaat in Harlingen. Het projectbureau van streekagenda Waddeneilanden zal gezamenlijk gehuisvest worden met dit secretariaat. Hiermee kan op bedrijfsvoering bespaard worden en het bevordert de samenwerking. Deze gezamenlijke huisvesting zal tevens dienst doen als een ‘streekhuis’. Het biedt tijdelijke werkplekken voor medewerkers van gemeenten, waterschap en provincie en vergaderruimte.
Verantwoordelijk voor de programmasturing, het proces van de streekagenda Waddeneilanden en de inhoudelijke kaders voor de uitvoering van de projecten is de stuurgroep. Het betrekken van de streek bij de uitvoering van de streekagenda is de verantwoordelijkheid van het gebiedsplatform. Ondersteunend aan het proces en de uitvoering van de projecten is het Projectbureau Waddeneilanden.
STREEKHUIS WADDENEILANDEN
Leeswijzer Projectbureau Waddeneilanden ‘Streekwurk’ Ondersteunt: - Stuurgroep - Gebiedsplatform - ‘De Streek’: projecten & processen
Secretariaat De Waddeneilanden ‘VAST’, ‘De Waddeneilanden’ Ondersteunt: - Eilander College en Raad - Portefeuillehouders overleggen - Ambtelijke organisaties van de eilanden
Accent op uitvoering
Accent op beleid
In de volgende hoofdstukken wordt beschreven welk type projecten de streekagenda kent en worden de samenstelling en rollen van de stuurgroep, het gebiedsplatform en het projectbureau verder uitgewerkt.
Vergader & werkplek faciliteiten Schematisch overzicht streekhuis
2
Bottom-up projecten
PROJECTEN
Dit zijn de lokale initiatieven. Het gaat vooral om projecten op het gebied van leefbaarheid, cultuur en cultuurhistorie, landbouw en landschap en versterking van Plattelandseconomie (microondernemingen). Ze vallen onder de verantwoordelijkheid van het gebiedsplatform. Het platform heeft ook een aanjagende en verwervende rol voor dit type projecten. De LEADER werkwijze is van toepassing op dit type projecten. Deze projecten laten zich moeilijk programmeren, daarom wordt niet op concreet project niveau geprogrammeerd. Aangeven wordt hoeveel projecten er voor welk bedrag binnen een jaarschijf gerealiseerd kunnen worden.
Projecten worden geprogrammeerd volgens een vierjarig, voortschrijdend uitvoeringsprogramma waarvan de eerste jaarschijf een concreet jaarplan is. Naarmate een volgend jaar nadert wordt de volgende jaarschijf uitgewerkt in een concreet jaarplan1. Binnen de streekagenda worden drie typen projecten onderscheiden die elk hun eigen dynamiek en werkwijze kennen.
Uitvoeringsprojecten Dit zijn projecten uit het publieke domein. Veelal grote projecten die te maken hebben met o.a. (toeristische)infrastructuur, dorpsherstel, duurzaamheid, integraal waterbeheer, (zorg)voorzieningen en natuur(ontwikkeling). Deze projecten kenmerken zich door een topdown werkwijze. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het beheer en de programmering van deze projecten.
Ontwikkelprojecten Ontwikkelprojecten zijn projecten die nog vorm en inhoud moeten krijgen en ontstaan vanuit een gedeelde, vaak ingewikkelde en integrale problematiek. De krimpproblematiek is daar een goed voorbeeld van. De ontwikkelprojecten kunnen zowel top-down als bottom-up vorm krijgen. De projecten waarbij de werkwijze voornamelijk top-down is vallen onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep, wanneer de werkwijze meer bottom-up is valt het onder de verantwoordelijkheid van het gebiedsplatform. Ontwikkelprojecten worden net als uitvoeringsprojecten geprogrammeerd. 1
Financiering van het programma gebeurt uiteindelijk op projectniveau.
3
Vergaderschema
STUURGROEP
De stuurgroep vergadert 3 tot 6 maal per jaar. De vergaderingen worden afgestemd op de P&C cycli van de partners en de vergaderingen van het gebiedsplatform.
De streekagenda Waddeneilanden werkt met een stuurgroep en een gebiedsplatform die in het verlengde van elkaar werken. Hieronder wordt de stuurgroep verder omschreven.
Samenstelling De stuurgroep bestaat uit de gebiedsgedeputeerde van de Provincie Fryslân, een dagelijks bestuurslid van Wetterskip Fryslân en vertegenwoordiger van het College van de gemeenten Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog en de streekcoördinator. De gebiedsgedeputeerde is voorzitter van de stuurgroep, de streekcoördinator secretaris.
Wat doet de stuurgroep? De stuurgroep is primair verantwoordelijk voor de uitvoeringsprojecten in de streekagenda en ontwikkelprojecten wanneer deze een top-down karakter hebben. Ze bereidt de uitvoeringsprogramma’s en jaarplannen voor en adviseert daarover (jaarlijks) aan colleges/raden/staten en bestuur Wetterskip Fryslân; Ze is verantwoordelijk voor de voortgang en beheer van het uitvoeringsprogramma en rapporteert aan raden/staten van gemeente en provincie en het algemeen/dagelijks bestuur van Wetterskip Fryslân.
4
GEBIEDSPLATFORM
Het gebiedsplatform richt zich op de lokale initiatieven en mobiliseert de streek.
Meer dan in de voorgaande periodes komt een accent te liggen op een initiërende rol bij het opzetten van projecten en processen. Het heeft een toetsende rol: het geeft zwaarwegende adviezen over de toekenning van subsidies voor bottom-up projecten. Het adviseert over de (bottom-up) ontwikkelprojecten.
Samenstelling De eilanden willen ook in de nieuwe periode weer de LEADER/CLLDmethode toepassen. Dit betekent dat het platform aan de door de EUgestelde eisen zal moeten voldoen. Het gebiedsplatform bestaat voor meer dan de helft uit maatschappelijke leden. Naast maatschappelijke leden zullen er ook bestuurders in het gebiedsplatform zitting nemen. De gebiedsgedeputeerde is voorzitter van het platform. De gemeenten vaardigen elk een burgemeester of wethouder af om zitting te nemen in het gebiedsplatform. De streekcoördinator is secretaris van het gebiedsplatform.
Vergaderschema Het gebiedsplatform vergadert drie tot vier keer per jaar. Deze vergaderingen worden afgestemd op de stuurgroep vergaderingen en eventuele subsidietenders2.
Wat doet het gebiedsplatform? Het gebiedsplatform betrekt de streek bij de uitvoering van de streekagenda. De Waddeneilanden ambiëren wederom het LEADER (CLLD) predicaat. Daarvoor is een regionale ontwikkelingsstrategie van groot belang. Deze strategie bepaalt namelijk of de Waddeneilanden CLLD gebied kunnen worden en gaat het toetsingskader voor projecten vormen. Met de streekagenda is al een goed begin gemaakt, de streekagenda heeft alleen nog niet het niveau die een regionale ontwikkelingsstrategie moet hebben.
2
5
Het provinciale Plattelandsbeleid werkt in 2014 met tenders.
Streekcoördinator De streekcoördinator is de secretaris van de stuurgroep en het gebiedsplatform en geeft functioneel leiding aan de medewerkers van het projectbureau. Hij vervult een belangrijke initiërende en stimulerende rol in het gebiedsnetwerk, mobiliseert anderen, zowel ambtelijk als bestuurlijk, brengt mensen in beweging, is de spil/motor van het projectbureau en coördineert de proceskant. De streekcoördinator is verantwoordelijk voor de voortgang en continuïteit van de streekagenda die in samenwerking tussen provincie, Wetterskip Fryslân en gemeenten tot stand is gekomen. Verantwoording wordt afgelegd aan de stuurgroep en het gebiedsplatform.
PROJECTBUREAU De stuurgroep en het gebiedsplatform worden ondersteund door het projectbureau.
Wat doet het projectbureau? Het projectbureau is het centrum van het gebiedsnetwerk, ondersteunt de stuurgroep en het gebiedsplatform en mobiliseert de streek. Het projectbureau is het loket voor de streek en ondersteunt projectaanvragers. Daarnaast heeft het projectbureau een voortrekkersrol bij de ontwikkelprojecten. Het projectbureau zorgt voor goede informatievoorziening en communicatie naar de partners.
Programmeur/medewerker projecten De programmeur/medewerker projecten is verantwoordelijk voor het beheer van het programma van de streekagenda Waddeneilanden (inhoudelijk en financieel). Zij ondersteunt de streekcoördinator in zijn werkzaamheden. Samen met de collega’s op het projectbureau werkt hij/zij ook mee aan het verwerven van projecten die bijdragen aan de opgaven en maatregelen van de streekagenda. Zij adviseert initiatiefnemers en projectleiders in brede zin.
Bemensing Projectbureau de Waddeneilanden bestaat uit een kernteam van een streekcoördinator, programmeur/adviseur projecten en een officemanager/project ondersteuner. Per gebied is er aanvulling van de vaste kern van de projectbureaus mogelijk met wisselende inzet van projectmedewerkers afkomstig van gemeenten, waterschap en provincie. Er komt een kleine ondersteunende eenheid op het provinciehuis met een vast aanspreekpunt per projectbureau3. Ook gemeenten en waterschap zorgen voor een vast aanspreekpunt. Het afdelingshoofd Streekwurk is formeel leidinggevende voor de medewerkers op het projectbureau.
3
Officemanager/medewerker projecten De office manager/medewerker projecten is eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe instanties en personen. Zij ondersteunt het projectbureau op het management -, administratief gebied. Verder is zij projectinhoudelijk werkzaam en is contactpersoon communicatie in brede zin.
Gelijk aan de werkwijze van Plattelânsprojekten.
6
Contactambtenaren De constructieve werkwijze van Plattelânsprojekten krijgt een vervolg. Vergaderingen worden voorbereid met vaste contactambtenaren bij de gemeenten, de gebiedscoördinator van Wetterskip Fryslân en het secretariaat van VAST . Deze werkwijze willen de partners met de streekagenda continueren. De gezamenlijke contactambtenarenbereiden onder voorzitterschap van de streekcoördinator de agenda’s voor de stuurgroep en het gebiedsplatform voor en vergaderen zodoende ook ongeveer zes maal per jaar. De contactambtenaren zijn binnen hun organisatie vast aanspreekpunt voor de medewerkers van het projectbureau en hun eigen organisatie.
Organisatiekosten Uitgangspunt is een bijdrage van de gemeenten en Wetterskip Fryslân aan de kosten van het projectbureau op basis van vaste bedragen per jaar. Dit bedrag wordt vastgelegd in de jaarplannen.
7
