NAZENDING
Samenwerkingspropositie Waddeneilanden Definitief 1.0.1 Dit document dient te worden gelezen in samenhang met de proposities van de gemeenten Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Vlieland, alsmede met het concept-realisatieplan van de gemeente Texel.
Regieadviseur: Versie: Datum:
Rinko Huisman 1.0.1 6 maart 2008
1
Pagina 46 van 64
NAZENDING
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding................................................................................................................. 3 2. Friese Waddengemeenten - intakeresultaten..................................................... 4 2.1. De resultaten beschouwd..........................................................................................................4 2.2. Onderzoek Berenschot .............................................................................................................5 2.3. Schrikkelconferentie .................................................................................................................5
3. Voorstel ondersteuning Waddeneilanden .......................................................... 6 3.1. Invullen en concretiseren van de samenwerking .......................................................................6 3.2. Kennis, ervaring en halffabrikaten gemeente Texel ...................................................................7 3.3. Taak- en rolverdeling e-adviseur en regieadviseur ....................................................................7 3.4. Moratorium op ICT-investeringen en contracten........................................................................8 3.5. Inventarisatie huidige ICT-voorzieningen...................................................................................8 3.6. Knelpunten op korte termijn ......................................................................................................8 3.7. Plan van aanpak voor de ondersteuning ...................................................................................9 3.8. Verschillenanalyse....................................................................................................................9 3.9. Dienstverleningsconcept ...........................................................................................................9 3.10. Inventariseren en kiezen van een ICT-service arrangement ....................................................9 3.11. Informatiebeleid en -plan.......................................................................................................10 3.12. Middelenbehoefte .................................................................................................................10 3.13. Bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan .................................................................................10
4. VERVOLG ............................................................................................................ 11 4.1. Aanvaarding propositie ...........................................................................................................11 4.2. Financiering............................................................................................................................11 4.3. Startdatum..............................................................................................................................11
5. Bijlage I:
De Verklaring................................................................................... 12
2
Pagina 47 van 64
NAZENDING
1. Inleiding De voor u liggende i-teams propositie is een voorstel voor een doelgerichte aanpak om de mogelijkheden voor samenwerking tussen de gemeenten Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Vlieland en Texel gezamenlijk te operationaliseren. Dit voorstel verwijst naar de proposities van de Friese Waddeneilanden, alsmede naar de uitkomsten van de bijeenkomst op 29 februari 2008 te Harlingen, van de vijf Waddeneilanden, de provincie Fryslân, de kwartiermaker voor de Waddensamenwerking en de regieadviseur van EGEM i-Teams. In de individueel-gemeentelijke proposities wordt een ondersteuningsvoorstel beschreven dat, indien de gemeenten aangeven de projecten in gezamenlijkheid te ontwikkelen, uitgebreid kan worden met het voorstel dat in deze samenwerkingspropositie wordt geoffreerd. Omgekeerd wordt ook in de individueel-gemeentelijke proposities naar dit samenwerkingsdocument verwezen. Bij het hiervoor aangehaalde overleg op 29 februari jl. was ook de gemeente Texel aanwezig. De iteams ondersteuning is voor de gemeente Texel reeds gestart. Afgesproken is dat Texel de andere eilanden de gelegenheid biedt kennis te nemen en gebruik te maken van hetgeen in het ondersteuningstraject op hun eiland reeds is ontwikkeld. Tijdens de verdere inrichting van de ondersteuning zoeken de e-adviseurs naar afstemming tussen de ontwikkelingen bij de Friese Waddeneilanden met die op Texel. Deze propositie is geschreven naar aanleiding van de intakes die zijn uitgevoerd in oktober en november 2007 bij de vier Friese waddengemeenten door dhr. R. Huisman, regieadviseur EGEM-i. De uitkomsten en afspraken van het overleg met de eilanden op 29 februari jl. te Harlingen zijn in dit document verwerkt.
3
Pagina 48 van 64
NAZENDING
2. Friese Waddengem eenten - intakeresultaten De intakeverslagen bieden zicht op de overeenkomsten en verschillen tussen de vier Waddeneilanden. Op deze plaats in het document kan een tabel met een vergelijking van de vier gemeenten worden opgenomen. We doen dat evenwel liever niet, omdat dat voor het proces van samenwerking als zodanig, niet relevant en nuttig wordt geacht.
2.1. De res ultaten beschouwd Prioriteit bouwstenen BAG en BSN zijn voor alle vier de waddengemeenten de belangrijkste speerpunten. Voor de gemeenten, die nog niet met de loketten en DigiD bezig zijn, zijn tevens deze bouwstenen ‘topprioriteit’. Afgezien daarvan tonen de vier waddengemeenten een redelijk homogeen beeld t.a.v. de prioritering van de e-overheidbouwstenen. Ambitie De vier gemeenten benoemen als de belangrijkste ambitie: het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening. Deze ambitie kenmerkt de gemeenten in hun huidige fase van ontwikkeling. Bij de analyse van het verschil tussen IST en SOLL blijkt dat Ameland de hoogste ambitie heeft en Schiermonnikoog de laagste. Gemiddeld genomen scoort de huidige situatie 2 en de gewenste situatie 3 (zie verder in de gemeentelijke propositie). In vergelijking met gemeenten aan de vaste wal, ook de wat kleinere, is dit een relatief lage score. De verschillen tussen de vier Waddengemeenten zijn overigens niet groot. Invoeringsstatus De gemeente Ameland is van de vier gemeenten relatief het verst met de invoering van de eoverheidsbouwstenen. De ontwikkeling in de gemeenten Vlieland en Schiermonnikoog, de kleinste gemeenten van Nederland, verkeren op dit punt in een beginstadium. Terschelling bevindt zich in een middenpositie. e-Formulieren en DigiD zijn nog niet aan de praat op Schiermonnikoog; op de andere eilanden wel. Desalniettemin scoort Schiermonnikoog relatief goed op ‘dienstverlening’ (67,9%) op de Overheid.nl Monitor. Verder zijn de verschillen, ten tijde van de intake, niet groot op de invoeringsstatus e-overheidsbouwstenen. Veranderaanpak Alle vier de waddengemeenten scoren op de praktische perspectieven: helder eindperspectief, leren en de inzet van opleidingen. Het wijst op een prima basis voor een rationele aanpak, hetgeen goed past bij een insteek op intergemeentelijke samenwerking. Ook de meer ‘zachte’ informatie uit de vier verschillende gemeentelijke intakeverslagen wijst op de nodige kansen voor samenwerking. Een belangrijke valkuil voor de samenwerking is en blijft de min of meer autonome kracht van – en de motivatie die vooral is gericht op zelfstandigheid, de vrees voor belemmering van de voortgang als gevolg van het benodigde overleg bij samenwerking, enkele minder positieve ervaringen met min of meer mislukte arrangementen, enzovoort.
4
Pagina 49 van 64
NAZENDING
2.2. Onderzoek Berensc hot In de maanden waarin de intakes werden uitgevoerd bij de vier Friese waddengemeenten speelde het onderzoek van Berenschot, naar de mogelijkheden voor de waddengemeenten (incl. Texel) om intensief met elkaar te gaan samenwerken op ICT-terrein. In december werd duidelijk dat de Eilanderraad insteekt op het aanhaken bij de adviezen van dit rapport: op naar een concrete aanpak van de intergemeentelijke samenwerking. EGEM i-teams biedt een ondersteuningspakket dat een doelgerichte en directe bijdrage wil leveren aan de eigen kracht van de gemeenten om met de implementatiepraktijk aan te vangen. De actuele situatie rondom de samenwerkingsoriëntatie van de gemeenten, zoals die tot uitdrukking komt in de Berenschotrapportage, is voor EGEM i-teams het vertrekpunt. Het voorstel is dan ook gericht op de ondersteuning van de effectuering van de afspraken n.a.v. de besluitvorming in de Eilanderraad van november 2007 en het rapport Berenschot van september 2007.
2.3. Schrikkelconfe rentie Op 29 februari 2008 is onder voorzitterschap van de kwartiermaker voor de waddensamenwerking (Roel Vogelzang) een overleg gehouden met Ameland (Bjørn van den Brink), Schiermonnikoog (Simen Stamhuis), Terschelling (Jelle Hoogkamer), Texel (Cock van Wijngaarden), Vlieland (Ineke Weber) en de provincie Fryslân (beoogd procesmanager samenwerking Oeds Bijlsma). Daarnaast was de e-adviseur van Texel (Bert Gerlofs) aanwezig en is ondermeer een presentatie gegeven door de regieadviseur van EGEM i-teams (Rinko Huisman). Dit overleg, dat plaatsvond in Hotel Anna Casparii te Harlingen, is een beslissende stap gebleken op weg naar een geïntensiveerde samenwerking tussen de vijf Waddeneilanden. Het aanbod van EGEM i-teams dat in deze presentatie in hoofdlijnen is neergezet, wordt in de volgende paragraaf uitgewerkt tot een niveau dat gebruikelijk is voor een propositie. De samenwerkingspropositie moet worden gelezen in samenhang met de individuele proposities van de gemeenten. De operationalisering van de voorstellen is de taak van de gecertificeerd e-adviseur.
5
Pagina 50 van 64
NAZENDING
3. Voorstel ondersteuning Waddeneilanden Zoals hiervoor reeds aangehaald is Texel al geruime op weg met de uitvoering van hun propositie. Het realisatieplan is nagenoeg gereed. De Friese gemeenten staan nu voor een vergelijkbaar traject. De gemeenten hebben daartoe alle vier een eigen propositie ontvangen. Deze propositie is in vorm en procedure overeenkomstig het model, zoals andere gemeenten die EGEM i-teams ondersteuning hebben aangevraagd dat aangeboden krijgen. De vier Friese waddengemeenten krijgen in de gemeentelijke propositie de beschikking over 25 dagen invoeringsondersteuning door een EGEM i-teams gecertificeerd e-adviseur. Voor de specifieke inrichting hiervan verwijzen we naar de betreffende gemeentelijke proposities. Een onderdeel van deze eigen propositie (onderdeel van het budget van 25 dagen) zijnde 3 dagen (24 uren), is de oriëntatie op de intergemeentelijke waddensamenwerking. Dit is als resultaat tijdens de schrikkelconferentie feitelijk reeds bereikt door de instemming van de gemeentesecretarissen van de vijf eilanden met het (droom)beeld voor de samenwerking, zoals gepresenteerd door de regieadviseur. Dat betekent dat de beschikbare dagen zoals aangeboden in de eerste versie van de propositie feitelijk anders (beter!) kunnen worden benut en kunnen worden ingezet bij de uitwerking van de stappen die in de volgende paragrafen, zijn benoemd. In totaal zijn nu 144 dagen voor de eadviseur(s) beschikbaar om de vijf Waddeneilanden te begeleiden bij het opstellen van de bestuurlijk te accorderen realisatieplannen.
3.1. Invullen en concretiseren van de samenwe rking De i-Teams ondersteuning van de eilandersamenwerking bij de uitvoering van deze propositie, moet gestalte krijgen in onderling overleg tussen de ondersteuners van de i-Teamsorganisatie en de vertegenwoordigers (secretarissen) van de eilanden. E-coördinator In de eerste plaats kan men hierbij denken aan het aanwijzen van een zogenaamde e-coördinator per eiland. Dit is een functionaris die op het niveau van het MT ingang heeft en wordt “gezien en gehoord” in de organisatie. Omdat het vraagstuk van de elektronische overheid het aspectgebied van de ICT ruimschoots overstijgt, ligt het gezien de doorgaans overwegende automatiseringsfocus van deze functionarissen, niet voor de hand deze taak op te dragen een ICT-coördinator of daarmee te vergelijken functionaris. Eerder valt te denken aan een ervaren projectleider met een goede kennis van de lokale organisatie in het bijzonder en een brede kijk op organisatievraagstukken in het algemeen. Binnen het aanbod van i-Teams is er de mogelijkheid om per gemeente één of twee functionarissen af te vaardigen naar een speciaal voor deze doelgroep opgezette training.
6
Pagina 51 van 64
NAZENDING
Programmaorganisatie Behalve het aanwijzen van een e-coördinator stellen we ons voor dat in deze stap nader invulling wordt gegeven aan de benodigde project-/programmaorganisatie die alle (deel)projecten van het ondersteuningsaanbod op alle eilanden afdekt. Ook de wijze van aansturing, de projectcontrol en de verantwoording over de voortgang van het proces en de resultaten worden in deze stap bepaald en ingericht. Generieke bruikbaarheid De gemeenten kunnen niet over elk wissewasje met elkaar in conclaaf. De insteek op samenwerking dient daarom vergezeld te gaan van ruimte om ook in zelfstandigheid zaken uit te kunnen voeren. Dat kan alleen als er èn voldoende vertrouwen is èn voldoende armslag voor de samenwerkingspartners. Praktisch betekent dit dat niet elke gemeente bij elk project in de voorbereidings- en uitwerkingsfase even actief betrokken behoeft te zijn. De overkoepelende projectorganisatie behoudt het overzicht en houdt de gemeenten geïnformeerd en aangeschakeld. Operationeel nemen gemeenten individueel of geclusterd het voortouw bij specifieke projecten, waarbij de bottom-line voor het op te leveren resultaat is: genericiteit, het resultaat dient intergemeentelijk overdraagbaar te zijn. De invulling van de activiteiten komt in de volgende paragrafen aan de orde en is als uitkomst van de schrikkelconferentie en ook om die reden specifieker geformuleerd dan in de eerste versie van het ondersteuningsaanbod.
3.2. Kennis, erva ring en halffabrikaten gemeente Texel Texel is reeds enige tijd aan de slag met de uitvoering van hun propositie. Hun e-adviseur heeft daartoe ondermeer een plan van aanpak opgesteld en een verschillenanalyse uitgevoerd. Ook is inmiddels een aantal detailplannen in een gevorderd stadium van voorbereiding. Een groot deel van stappen en de daarin opgeleverde tussenresultaten zijn generiek bruikbaar (te maken) voor de andere Waddeneilanden. Texel stelt de bereikte tussenresultaten en de opgedane kennis en ervaring, bij monde van de gemeentesecretaris, graag beschikbaar aan de samenwerkingspartners. Omdat de partners hebben aangegeven hier de nodige voordelen in te zien, gaan we bij de formulering van het aanbod uit van dit gegeven. Het totaal aantal ondersteuningsdagen dat (maximaal) voor de implementatie van de e-overheidsvoorzieningen beschikbaar wordt gesteld voor de eilanden bedraagt zoals hiervoor gesteld, 144. Hierin zijn 4 extra dagen opgenomen voor Texel ten behoeve van de nadere uitwerking van de samenwerking met de Friese Waddeneilanden, die per gemeente op 35 ondersteuningsdagen kunnen rekenen. De toelichting op deze dagen is gegeven in de individuele proposities van de gemeenten.
3.3. T aak- en rolverdeli ng e-advise ur e n regieadvise ur In de standaard EGEM-i trajecten ligt deze taakverdeling vast en is daarmee de rolverdeling ook goeddeels gegeven. Voor het overgrote deel van de gemeenten is het toereikend en past dit ondersteuningsmodel optimaal bij de behoeften. Toch bevestigen ook hier de uitzonderingen de regel. Zo wordt voor de grootste gemeenten de ondersteuning op maatwerkbasis ingericht en blijkt nu dat dit ook voor de kleinste gemeenten beter past bij de daadwerkelijke behoefte aan implementatieondersteuning. De regieadviseur heeft door de gevolgde intakeprocedure en de vervolggesprekken de nodige kennis opgedaan over de organisaties. Die kennis kan effectief en efficiënt kan worden ingezet bij de planning en uitvoering van de ondersteuning, die door de e-adviseur(s) wordt geleverd. Het betekent dat de regieadviseur op regelmatige basis betrokken zal zijn bij de invoeringsondersteuning die aan de Waddeneilanden wordt geleverd en dat hij regie zal voeren op de aanpak als geheel en op de keuze van de e-adviseurs die onderdelen van de aanpak vorm en inhoud geven. We richten dit op deze manier in om te borgen wat in het proces is bereikt en om er voor te zorgen dat de eilanden op de afgesproken tijd en plaats aankomen, met het door de Eilanderraad op voorstel van het Eilandercollege gespecificeerde eindresultaat.
7
Pagina 52 van 64
NAZENDING
3.4. Moratorium op ICT -investeri ngen e n contracten Moderne dienstverlening, maar ook gemeentelijke taken als vergunningverlening en handhaving van wetten en regels zijn nauwelijks nog op effectieve en efficiënte wijze uitvoerbaar zonder slim gebruik van de bouwstenen die worden aangereikt door de “andere/elektronische overheid” en de ondersteuning met ICT-middelen. Die bouwstenen en hulpmiddelen moeten wel passen bij de doelen, de werkwijzen, de schaal, de beschikbare kennis en de toegepaste technologie van de organisaties die er gebruik van maken. De eilanden hebben in het verleden keuzes gemaakt bij investeringen in ICT-middelen en overeenkomsten met externe partijen, die pasten bij de situatie van dat moment. Nu de samenwerking gestalte moet krijgen, ondermeer rondom de inzet van de ICT-middelen, moet bij investering in deze middelen naast de bruikbaarheid voor de gemeente in kwestie, scherp worden gelet op de inzetbaarheid voor het samenwerkingsverband als geheel. Architectuur Refentiearchitecturen als de NORA en de EGEM-referentiearchitectuur, dienen daarbij als houvast. Vanuit de architectuur wordt de samenhang bewaakt en er voor gezorgd dat de verschillende delen van het geheel ook daadwerkelijk met elkaar kunnen samenwerken (bijvoorbeeld het uitwisselen en beheren van gemeenschappelijk te gebruiken gegevens). Ook deze instrumenten moeten op een voor de eilandsamenwerking geëigende wijze worden vertaald in een praktisch toepasbaar en handhaafbaar ICT-beleid. In afwachting van de vaststelling van dat beleid is het niet opportuun keuzes te maken op ICT-gebied die niet bijdragen aan, of mogelijkerwijs haaks staan op de keuzes die het samenwerkingsverband als geheel moet maken. Duur van het moratorium Het moratorium is ingegaan op 1 maart 2008 en eindigt op het moment dat het Eilandercollege op voorstel van de procesmanager samenwerking, een besluit als zodanig neemt.
3.5. Inventarisatie huidige ICT -voorzieningen In directe relatie met de vorige stap is het noodzakelijk in beeld te brengen danwel te actualiseren, wat op elk van de eilanden op het gebied van ICT (hardware, software, contracten) is geïnstalleerd, beschikbaar is, wordt gebruikt, wordt ingehuurd, is uitbesteed of anderszins bijdraagt aan de geautomatiseerde informatievoorziening. Het is van belang dat dit op een eenduidige manier gebeurt om de belasting voor de organisatie zo beperkt mogelijk te houden en nawerk te voorkomen. In verband met de expiratiedata van contracten is het van belang, en voor zo ver relevant, deze tijdig op te zeggen. Dit is uiteraard de verantwoordelijkheid van de gemeente die de overeenkomst is aangegaan. Eventuele financiële consequenties uit de overeenkomsten zijn eveneens voor rekening van de gemeente die het betreft.
3.6. Knelpunte n op korte termijn Enkele partners hebben aangegeven knelpunten te ervaren die op zeer korte termijn om een oplossing vragen. Zo loopt er een GBA-systeem uit het onderhoud en doet zich een continuïteitsvraagstuk voor op het gebied van het netwerkbeheer. Wellicht zijn er meer van dit soort problemen die snel om een oplossing vragen. Deze zaken moeten aanstonds in beeld worden gebracht en in overleg tussen de eilanden en de EGEM-adviseur(s) op passende wijze worden afgehandeld. Een algemene aanwijzing voor de oplossing van deze knelpunten is niet zonder meer te geven. Reden, waarom dit per geval wordt beoordeeld.
8
Pagina 53 van 64
NAZENDING
3.7. Plan va n aa npak voor de o ndersteuning i-Teams heeft een model ontwikkeld waarmee snel een plan van aanpak kan worden opgesteld voor de inrichting van de implementatie-ondersteuning. Het plan maakt inzichtelijk welke stappen worden gezet, in welke volgorde, wie een rol spelen in het traject, waar de bijdrage van een ieder zit, wanneer de inzet wordt gevraagd, hoeveel tijd er wordt gevraagd, welke mijlpalen worden onderkend, waar de beslismomenten zitten, en zo verder. Het plan wordt opgesteld door de e-adviseur in samenwerking met de deelnemende gemeenten en wordt ‘afgetikt’ door de gemeentesecretarissen van de eilanden.
3.8. Versc hille nanal yse Waar staan de gemeenten en de Eilandersamenwerking nu en waar moet het naar toe? Gedoeld wordt op de inmiddels talrijke (wettelijke) vereisten op het gebied van ondermeer de elektronische overheid, de lokaal-bestuurlijke ambities, de ambities op het gebied van de organisatieontwikkeling, de Eilandersamenwerking en dergelijke die bepalen wat het verschil is tussen hoe het nu is en het straks moet worden. De uitkomsten van deze stap zijn rechtstreeks input voor het ontwerp van de gewenste situatie (ten aanzien van het reguliere werk, de projecten en de aspectgebieden) en het pad dat daar naartoe moet worden uitgestippeld.
3.9. Dienst verle ni ngsconcept Ingewikkeld woord voor een te ontwikkelen beleid en plan (in samenwerking en individueel) waarin (op deze plaats globaal gesteld) is verwoord voor welke belanghebbenden, welke diensten, langs welke kanalen, op welke wijze, met welke kwaliteit, wanneer, door wie worden geleverd. Dit is ook op Texel een belangrijke processtap gebleken en zeer relevant voor het draagvlak bij burgers, bestuur en organisatie voor de investeringen in tijd, geld en aandacht die gepaard gaan met de invoering van de bouwstenen van de elektronische overheid. Optimaliseren van de dienstverlening, daar doen we ’t voor zo blijkt uit de intakegesprekken.
3.10. Inventariseren en kiezen van ee n ICT -service arra ngeme nt Drie van de vijf eilanden hebben zonder omhaal aangegeven zich als gemeente niet (meer) in staat te achten tot het zelfstandig operationeel houden en het verder doorontwikkelen van een moderne, bedrijfszekere, adequate, eigen ICT-oplossing en/of –organistie die in lijn is en blijft met de ambities en doelen van het eilandbestuur en de gemeentelijke organisatie. De eilanden die er, ook op grond van het rapport Berenschot, iets gunstiger voorstaan, geven aan de nodige voordelen te zien in de bundeling van kennis, het delen van capaciteit, afstemmen van werkwijzen, gezamenlijk definiëren van standaards, het samenvoegen van inkoopkracht, het delen van resources, enzovoort... Het betekent dat de eilanden in gezamenlijkheid en in onderlinge overeenstemming in beeld moeten (laten) brengen welke mogelijkheden er op dit gebied zijn en welke kansen zich voordoen. Een aantal gemeentesecretarissen van de eilanden heeft reeds een oriënterend bezoek gebracht aan het ISZF in Bolsward, maar ook het samenwerkingsverband NOFA kan de eilanden helpen aan nuttige inzichten. Daarnaast staan de ontwikkelingen bij de coöperatieve vereniging Dimpact niet stil en timmert ook GovUnited duchtig aan de weg. Uiteraard zijn er nog steeds marktpartijen die geïnteresseerd en bereid zijn om te laten zien wat ze kunnen (betekenen voor de Waddeneilanden). Reden genoeg om de eisen en wensen gezamenlijk te inventariseren en vast te stellen en daarna te beoordelen welke oplossingen daar het beste bij passen. Ook dit onderdeel van het traject wordt ondersteund door de eadviseur en valt voor wat betreft de reikwijdte van het in paragraaf 3.13 genoemde realisatieplan, onder de vlag van dit aanbod.
9
Pagina 54 van 64
NAZENDING
3.11. Informatiebeleid en -plan De informatievoorziening en de inrichting van de ondersteunende organisatie ter zake, moeten passen bij hetgeen de eilanden (zich voornemen te gaan) doen. Zie ook de toelichting in de voorgaande paragrafen. Dat er niet alleen veel wensen maar ook veel mogelijkheden zijn om dit te realiseren, zal weinigen bevreemden. Het maakt het daarom des te noodzakelijker dat beslissingen over de wijze waarop de dienstverlening en de bedrijfs- en werkprocessen gaan worden ondersteund, goed moeten worden voorbereid en onderbouwd moeten kunnen worden genomen. Alleen dan is er zicht op een informatiehuishouding die levert wat burgers, bestuur en medewerkers ervan mogen verwachten. Voor zover relevant om het doel te bereiken dat met de invoeringsondersteuning wordt beoogd, zorgt de eadviseur er voor dat de eilanden dit beleid in onderlinge afstemming formuleren en opnemen in het bestuurlijk te accorderen realisatieplan.
3.12. Middelenbehoefte Niet alleen voor het opstellen van het realisatieplan, maar ook voor de uitvoering daarvan, zijn de komende jaren financiële middelen nodig. De kost voor de baat uit en de samenwerking tussen de eilanden is – ons inziens terecht – door het Eilandercollege en de Eilanderraad niet primair aangemerkt om te zorgen voor minder uitgaven in absolute zin. Texel heeft de benodigde middelen voor de uitvoering van hun realisatieplan inmiddels in beeld gebracht en zich daarbij georiënteerd op een in het land veel gehoord, vast bedrag per inwoner. Als richting van denken is dat een verstandige wijze van begroten, maar waar mogelijk moet specifiek duidelijk worden gemaakt wat de eilanden de komende jaren in financiële zin moeten ophoesten om hun gezamenlijke ontwerp, ook als dat individueel op de eilanden moet worden geïmplementeerd, te realiseren. Deze stap voorziet in de daarvoor benodigde inventarisatie en de vertaling van het resultaat naar de belasting van de respectievelijke (meerjaren) begrotingen.
3.13. Bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan Het sluitstuk van de invoeringsondersteuning door EGEM i-teams, is het realisatieplan, dat door de organisatie(s) wordt geschreven onder begeleiding van de e-adviseur. Het plan voldoet minimaal aan de volgende voorwaarden: 1. alle e-overheidsbouwstenen en projecten uit de Bestuurlijke Verklaring zijn beschreven; 2. er is een projectorganisatie met een planning voor de uitvoering; 3. alle relevante bedrijfsvoeringsaspecten zijn op het niveau van het samenwerkingsverband en op niveau van de individuele organisaties uitgewerkt; 4. de middelen voor de uitvoering zijn voor het eerste jaar toegekend en komen voor de daaropvolgende begrotingsjaren eveneens beschikbaar; 5. het plan is bestuurlijk geaccordeerd; afhankelijk van de afspraken betekent dit dat het plan is vastgesteld door de Eilanderraad, het Eilandercollege, de colleges van B&W of de gemeenteraden van de afzonderlijke eilanden.
10
Pagina 55 van 64
NAZENDING
4. VERVOLG 4.1. Aa nvaardi ng propositie Deze propositie wordt u aangeboden door EGEM-i. Indien u gebruik wenst te maken van de aanpak en ondersteuning zoals beschreven in hoofdstuk 3 dan dient u deze propositie te aanvaarden binnen 6 weken na de dagtekening. Hiertoe dient u het bijgesloten contract te ondertekenen en voor 20 april 2008 te retourneren aan: ICTU Programma i-teams Postbus 84011 2508 AA Den Haag Na deze datum vervalt de aanbieding en kunt u er geen rechten meer aan ontlenen. De regieadviseur zal, zij het op afstand, betrokken blijven bij de uitvoering van fase één tot en met fase drie. Bij afronding van fase drie en het hierbij aan de regieadviseur op te leveren bestuurlijk gedragen realisatieplan zal deze het afrondend gesprek organiseren. 4. 2. F i n an ci eri n g De kosten van het beschikbaar stellen van de tools via het Kenniscentrum, het gebruik van de telefonische servicedesk en de aangeboden webfaciliteiten komen voor rekening van EGEM-i. Indien aan de in hoofdstuk 3 opgenomen randvoorwaarden wordt voldaan komt ook de financiering van de inzet van de gecertificeerde adviseur en de aangeboden opleidingen in fase één tot en met fase drie, voor rekening van EGEM-i. EGEM-i zal hiertoe een contact afsluiten met de geselecteerde adviseur. 4. 3. St artd atu m De startdatum van fase één wordt door de gemeente in overleg met de regieadviseur en de gecertificeerd adviseur bepaald. De gemeente dient bij de startdatum en de geplande activiteiten nadien rekening te houden met de beschikbaarheid van relevante sleutelfunctionarissen.
11
Pagina 56 van 64
NAZENDING
5. Bijlage I:
De Verklaring
12
Pagina 57 van 64
NAZENDING
13
Pagina 58 van 64
NAZENDING
14
Pagina 59 van 64
NAZENDING
15
Pagina 60 van 64
NAZENDING
16
Pagina 61 van 64
NAZENDING
17
Pagina 62 van 64
NAZENDING
18
Pagina 63 van 64
NAZENDING
19
Pagina 64 van 64
