Evaluatie DVO Wabo-samenwerking

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Auteurs:

John Smits Roald Schel John Rayer

Document

11216

Versie

120118 (definitief) start

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland 1. Inleiding Aanleiding

2. Profiel deelnemers Reikwijdte DVO

3. Gebruik

Vraagstelling

4. Waardering

Methodiek

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Leeswijzer

Wat zijn de achtergrond en de aanleiding van het onderzoek? •Op 1 oktober 2010 intrede Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), met gevolg verschuiving bevoegdheden tussen provincies en gemeenten. •Door verschuiving bevoegdheden is ‘mismatch’ tussen plaats nieuwe (integrale) bevoegdheid en plaats expertise ontstaan. Nieuwe bevoegd gezag moet taken uitvoeren waarvoor zij de kennis en de capaciteit niet in eigen huis heeft. •Gemeenten en de provincie hebben al in 2004 (bijna) unaniem besloten de benodigde kennis en capaciteit niet zelf op te bouwen, maar in te huren bij het voormalig bevoegd gezag. Betreft met name: Kennis over bouw, reclame, inrit, kap en sloop (BRIKS-taken) bij gemeenten, in te huren door provincie als bevoegd gezag. Kennis over indirecte lozingen bij waterschappen, in te huren door gemeenten en provincie als bevoegd gezag. Kennis over wegen- en landschapsverordening bij provincie, in te huren door gemeenten als bevoegd gezag. •Op 1 oktober 2010 samenwerkingsovereenkomst afgesloten, die de onderlinge inhuur tussen de partijen regelt. De samenwerkingsovereenkomst is getekend door de provincie, 48 van de 58 gemeenten en 2 van de 3 waterschappen. Overeenkomst bestaat uit: verklaring tot samenwerking, dienstverleningsovereenkomst (DVO) en producten- en dienstencatalogus (PDC) •De DVO heeft een looptijd van 2 jaar: overbrugging tot onderbrengen taken bij regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s). •Evaluatie na inwerkingtreden op: • het functioneren (effectiviteit, efficiëntie, mogelijke aanpassingen, etc.). • gewenste uitbreiding van de producten- en dienstencatalogus. • een mogelijke aanleiding tot verlenging van de DVO tot de RUD’s operationeel zijn. •Evaluatieonderzoek uitgevoerd door Arena Consulting van oktober-december 2011.

Pagina 2 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland 1. Inleiding

2. Profiel deelnemers

Aanleiding

Reikwijdte DVO

3. Gebruik

Vraagstelling

4. Waardering

Methodiek

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Leeswijzer

Wat zijn de kernprocessen waarop de DVO en de DPC betrekking hebben? Onder de werking van de DVO vallen in grote lijnen drie typen kernprocessen waarover samenwerkingsafspraken zijn gemaakt: Vooroverleg en deelbeoordelingen Advisering aan het integraal verantwoordelijke bevoegd gezag over (onderdelen van) een aanvraag Wabo. De kernactiviteiten zijn: (Ontvankelijkheid en inhoudelijke) toetsing van het in de aanvraag voorgenomen initiatief aan de vigerende weten regelgeving Beantwoorden van de vraag of (en onder welke voorwaarden) het in de aanvraag voorgenomen initiatief mag worden toegestaan Toezicht en handhaving Advisering aan het integraal verantwoordelijke bevoegd gezag over situatie ter plekke. De kernactiviteiten zijn: Uitvoeren van inspecties op onderdelen van de Wabo ‘Handelen ter plekke’ om illegale situaties te voorkomen en/of te herstellen Bezwaar en beroep Advisering aan het integraal verantwoordelijke bevoegd gezag over (onderdelen van) zienswijzen, bezwaren en beroep. De kernactiviteit is: Inhoudelijke beoordeling van zienswijzen, bezwaren en beroep

Aan deze deelbeoordelingen zijn in de PDC (kwaliteits)eisen gesteld in termen van levertijden en verwijzingen naar te hanteren beoordelingskaders.

Pagina 3 van 38



3. Gebruik

Vraagstelling

4. Waardering

Methodiek

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Leeswijzer

Wat zijn het doel en de vraagstelling van het onderzoek? Doelstelling onderzoek • Via evaluatieonderzoek inzichtelijk maken of de onder de DVO gemaakte afspraken ‘werken’ in de praktijk en bepalen of eventueel aanpassing van deze afspraken nodig is. Vraagstelling onderzoek • In welke mate functioneren de DVO voor de Wabo-samenwerking en de daaromheen georganiseerde beheersstructuur en welke verbeteringen zijn daarin nodig en mogelijk? Vijf deelvragen: 1. Is de DVO – in combinatie met de PDC – een effectief instrument voor het borgen van de operationele samenwerking bij de uitvoering van Wabo taken? 2. Draagt de DVO – qua gemaakt afspraken – bij aan het verbeteren van de samenwerking rond de Wabo in het algemeen? 3. Hoe wordt het functioneren van de stuurgroep (en werkgroepen) gewaardeerd? 4. Hoe moet de samenwerking met partners die de DVO niet hebben ondertekend, worden gewaardeerd? 5. Wat is het perspectief van de DVO na 1 oktober 2012? Afbakening Het onderzoek heeft betrekking op de werking van de DVO in de eerste drie kwartalen van 2011.

Pagina 4 van 38



Aanleiding

Reikwijdte DVO

3. Gebruik

Vraagstelling

4. Waardering

Methodiek

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Leeswijzer

Hoe is het onderzoek uitgevoerd? • Het onderzoek is uitgevoerd in vijf stappen: Stap 1. Voorbereiding

•

Stap 2. Inventarisatie en peiling

Stap 3. Verdieping

Stap 4. Integrale analyse

Stap 5. Rapportage

In het onderzoek is in de kern gebruik gemaakt van vijf typen onderzoeksmethoden: • 1. Gebruik en analyse bestaande (digitale) documenten en bestanden, waaronder: • Nieuwsbrieven DVO-Wabo, klantenmonitor van provincie. • Bedrijvenlijst en overzichten van verleende BRIKS-toezicht en vergunningadviezen van provincie. • Overzichten rond DVO leges, kosten en opbrengsten van provincie. •

2. Representatieve digitale enquête onder gemeenten en waterschappen, deels telefonische toelichting: • Respons ondertekenaars: 28/48 gemeenten, 1/2 waterschappen (29/50 = 58%). • Respons niet-ondertekenaars: 8/10 gemeenten, 1/1 waterschap (9/11 = 82%). • Waardering verloop primaire proces dienstverlening onder DVO en PDC en op organisatieniveau (DVO, stuurgroep). • Inzicht in feitelijke gebruik DVO (aantal en aard geleverde diensten en producten en tijdsbesteding).

•

3. Werksessies ter kwalitatieve beschrijving, verdieping en analyse van de praktijk: • Provinciale waardering en analyse praktijk DVO en PDC (als vervanging van enquête) door betrokken afdelingen • Strategische betekenis van DVO en PDC met gemeenten, provincie en waterbeheerder • Primaire processen vergunningverlening (deeladviezen) en toezicht & handhaving met provincie, DMB en waterbeheerders

•

4. Telefonisch klanttevredenheidsonderzoek (KTO) met 5 bedrijven onder provinciaal bevoegd gezag. Bedoeld om een indicatief beeld te krijgen van wat klanten hebben gemerkt van de samenwerking.

•

5. Vergelijking en analyse van beschikbare en verzamelde kwalitatieve en kwantitatieve gegevens. Pagina 5 van 38



3. Gebruik

Vraagstelling

4. Waardering

Methodiek

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Leeswijzer

Hoe is het rapport opgebouwd? In de verschillende onderdelen van het rapport, komt het volgende aan de orde: 1. Inleiding: de achtergrond en aanleiding van het onderzoek, de doel- en vraagstelling van het onderzoek en de aanpak/methodiek van de evaluatie 2. Profiel deelnemers: wat zijn de ondertekenaars en de niet-ondertekenaars? 3. Gebruik: hoeveel en welke producten en diensten zijn in 2011 geleverd in het kader van de DVO? 4. Waardering: hoe is de praktijk verlopen en hoe wordt die door de betrokkenen gewaardeerd? 5. Beheer: hoe vindt het beheer van de regeling en dienstverlening plaats en hoe wordt dat door de betrokkenen gewaardeerd? 6. Conclusies: tot welke antwoorden op de onderzoeksvragen en algemene conclusies leidt de evaluatie? 7. Aanbevelingen: wat zijn de aanbevelingen van de externe adviseur?

Bijlagen: verdieping

Pagina 6 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Wat is het profiel van de deelnemende partijen aan de DVO en wat zijn de motieven om niet te onderteken Ondertekenaars samenwerkingsovereenkomst DVO-Wabo (situatie 1 nov 2011) • Provincie Noord-Holland • 48 (v.d. 58) gemeenten • 2 (v.d. 3) waterschappen Motieven niet-ondertekenaars: • 1. Voldoende mogelijkheden voor ad hoc afspraken; geen structurele DVO nodig • 2. DVO weinig relevant voor betreffende instantie • 3. Met DVO samenhangende kosten en financiële risico’s • 4. Proces totstandkoming niet goed verlopen • 5. Moeizame relatie met provincie •

Niet-ondertekenaars geven in meerderheid aan (zeer) waarschijnlijk niet alsnog te ondertekenen.

Provincie als potentieel grootste opdrachtgever onder vlag DVO: • 495 bedrijven: gemiddeld 8,5 bedrijf per gemeente • Aantal bedrijven onder grondgebied 48 ondertekenaars DVO => 95% van alle provinciale bedrijven valt onder DVO • In vijf gemeenten (Haarlemmermeer, Amsterdam, Velsen, Zaanstad en Den Helder) ligt bijna de helft van de provinciale inrichtingen (223 inrichtingen = 45%) • Overige 43 gemeenten (245 = 50%) • Aantal bedrijven onder grondgebied niet-ondertekenaars DVO = 5% • 10 gemeenten (27 = 5%) •

Met de DVO is voor 95% van de bedrijven waar de provincie bevoegd is, de samenwerking afgedekt.

Pagina 7 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

Inzicht en patroon

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Provincie

In hoeverre wordt in de praktijk feitelijk gebruik gemaakt van elkaars diensten conform de DVO? Inzicht in gebruik • De provincie heeft gefragmenteerd (d.w.z. niet overall maar op de onderdelen) inzicht in de aan haar gerichte leveringen. • Gegevens over gebruik DVO door gemeenten en waterschappen als opdrachtgever zeer beperkt beschikbaar. • Geen feitelijke gegevens beschikbaar van aantal diensten/producten en uren van: waterschappen in opdracht van gemeenten/provincies. alleen inspecties van Waternet in opdracht van DMB bekend: 86 inspecties (500 uren in ¾ jaar) provincie in opdracht van gemeenten. Patroon van leveringen • Provincie is grootste opdrachtgever, Amsterdam / DMB grootste dienstverlener. • Dienstverlening DMB voor belangrijk deel aan de stadsdelen (5.200 uur jan-okt 2011) • Vergunningadvies gevraagd door provincie aan gemeenten: • In 2011 (tot 15 november) totaal 102 gevraagde vergunningadviezen • 42 meervoudig (waarvan 27 bouw-milieu, evt. met andere activiteiten) • 60 enkelvoudig (waarvan 26 alleen bouw, 30 alleen sloop) • 17 v.d. 58 gemeenten hebben in 2011 (tot 15 november) een verzoek van de provincie ontvangen voor vergunningadvies • 7 gemeenten ontvingen méér dan 1 verzoek om vergunningadvies. • Voor 5 van 102 gevraagde adviezen factuur ontvangen. • Factuurbedrag = 18% van maximaal DVO kosten • Bovenstaande is exclusief 12 aanvragen die niet in behandeling zijn genomen. •

Dienstverlener in opdracht van provincie Amsterdam Haarlemmermeer Alkmaar Velsen Wieringermeer Diemen Naarden Anna Paulowna Beverwijk Bussum Den Helder Heerhugowaard Hilversum Uithoorn Weesp Zaanstad Zijpe Nog niet bekend Totaal

Aantal vergunningadviezen aan provincie 58 8 7 7 4 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 102

Leveringen tussen gemeenten of gemeenten en waterschappen komen nauwelijks voor. • Hoe expertise van waterschappen wordt ‘gecompenseerd’ is niet specifiek onderzocht. • Het vermoeden van de betrokken partijen (w.o. waterschappen) is dat gemeenten zelf de onderbouwing verzorgen (b.v. inzake indirecte lozingen).

Pagina 8 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

Inzicht en patroon

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Provincie

Profiel provincie als grootste opdrachtgever •Toezicht en handhaving gevraagd door provincie aan gemeenten: • In 2011 (tot 23 september) totaal 80 gevraagde inspecties n.a.v. vergunningen • 23 meervoudig (waarvan 10 bouw-milieu, evt. met andere activiteiten) • 57 enkelvoudig (waarvan 26 alleen bouw, 28 alleen sloop)

Dienstverlener in opdracht van provincie DMB Velsen Wieringermeer Haarlemmermeer Alkmaar Naarden Hilversum Zaanstad Anna Paulowna Beemster Beverwijk Den Helder Heerhugowaard Heiloo Zandvoort Totaal

•

15 v.d. 58 gemeenten heeft in 2011 (tot 23 september) een verzoek van de provincie ontvangen voor inspecties n.a.v. vergunningen.

•

8 gemeenten ontvingen méér dan 1 verzoek om inspectie.

•

Voor uitvoering periodiek (niet-milieu) toezicht, bijvoorbeeld t.a.v. brandveiligheid, bij provinciale inrichtingen geen diensten door provincie gevraagd van gemeenten.

•

Inzicht in geplande controles brandveiligheid in 2011 bij 7 van de 58 gemeenten.

Aantal inspecties voor provincie 43 9 6 5 3 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 80

•In een enkel geval sprake van ‘overige dienstverlening’ (bijv. toezicht bij calamiteiten). •Drie gemeenten, te weten Amsterdam, Velsen en Haarlemmermeer voeren in de praktijk bijna 80% van alle inspecties die in opdracht van de provincie onder de vlag van de DVO worden uitgevoerd. De relevantie van de DVO voor de uitvoering van provinciale taken is daarmee beperkt tot een zeer smal deel van de gemeenten.

Pagina 9 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Enquête Werksessies KTO Balans

Hoe worden de DVO en PDC door de gemeentelijke ondertekenaars op basis van de enquête gewaardeerd?

De enquête onder gemeenten levert samengevat het volgende beeld op: Als geheel is het oordeel neutraal (niet positief-niet negatief) tot enigszins positief. Op een enkele uitzondering na, zijn er geen negatieve beoordelingen.

De gemeenten die ondertekend hebben zijn overwegend positief over de uitgangspunten van de DVO en de daarin geformuleerde principes van samenwerking. Over de praktische bruikbaarheid zijn de meningen verdeeld. Het merendeel van de gemeenten neemt hierover een neutraal standpunt in. Alleen gemeenten die ook feitelijk diensten hebben geleverd, zijn op dit punt enigszins positief.

Gemeenten die diensten hebben geleverd aan provincie (of andere instanties) zijn positiever over de DVO en PDC dan gemeenten die geen leveringen hebben verzorgd.

Het meest positief zijn de ondertekenaars (ongeacht of ze leveringen hebben verzorgd) over:

De uitgangspunten en principes van samenwerking die in de DVO zijn vastgelegd.

De verbetering van de samenwerking met de provincie

De verbetering van de (professionele) afstemming in het primaire proces en het beter borgen van de integraliteit

De DVO heeft volgens de deelnemers die leveringen hebben verzorgd weinig tot geen bijdrage geleverd aan de verbetering van de samenwerking tussen gemeenten en tussen gemeenten en waterschappen.

Pagina 10 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Enquête Werksessies KTO Balans DVO en werkproces

kwaliteit en kosten

verschillen vg en tz/hh

Hoe worden de DVO en PDC door de deelnemers van de werksessies gewaardeerd? Integrale uitwerking waardering deelnemers Er hebben aparte werksessies plaatsgevonden met de medewerkers vergunningverlening en de medewerkers toezicht en handhaving. De uitkomsten hiervan m.b.t. de waardering van de DVO en PDC door de medewerkers, zijn in onderstaande subparagrafen integraal opgenomen. In de slotparagraaf zijn ook enkele specifieke verschillen / aandachtspunten tussen de afdelingen vergunningverlening en toezicht en handhaving uitgelicht. Meerwaarde van DVO en PDC volgens de deelnemers in de werksessies Prima aanleiding en kader (raamovereenkomst) voor verbetering samenwerkingsproces. ‘Geest’ van document heeft meer waarde dan ‘letter’. Grote groep ‘neutrale’ / ‘positieve’ waardering voor DVO en PDC. Ontbreken van operationeel instrumenten om samenwerking in te richten. Werkgroepen ontwikkelen praktische formats voor opdrachtverstrekking, rapportage, werkwijzen, facturering, etc.. Belangrijk winstpunt: versterken van het professionele netwerk (elkaar en elkaars werkwijze beter leren kennen, begrijpen, etc). Niet ondertekenaars krijgen van provincie zelfde vraag als ondertekenaars. Analyse van de werkprocessen volgens de deelnemers werksessies Interpretatie van termijnen uit PDC is richtinggevend (‘geest’), niet maatgevend (‘letter’). Hoge afstemmingsbehoefte: vooral aan kop (vraag / instemming met opdracht) en staart (oplevering resultaat / interpretatie / facturering). Geldt voor alle producten uit PDC. Geen eenduidig interpreteerbare opdracht / resultaatbeschrijving: format wordt (door)ontwikkeld = managen van verwachtingen Diversiteit in reikwijdte (waaraan te toetsen?). Ontvangen resultaten worden door opdrachtgever teruggestuurd, herschreven, herordend, aangevuld. Spagaat tussen ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’ en (al dan niet vastgesteld) ‘beleid huidig bevoegd gezag’. Grote diversiteit diepgang: werkwijzen blijven verschillen. Grondslag als uitgangspunt van DVO ambtelijk ter discussie. Pagina 11 van 38 Cultuurverschillen, b.v. bij gedogen, starten zonder/met aanvullende gegevens, beschikkingstermijnen.



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


kwaliteit en kosten


Hoe worden de DVO en PDC door de deelnemers van de werksessies gewaardeerd? (vervolg) Kwaliteit producten en diensten volgens de deelnemers van de werksessies PDC bevat onvoldoende kwaliteitseisen wat betreft leveringsvoorwaarden. Bijvoorbeeld wat de kernmerken van een advies moeten zijn (alleen toetsing? Onderbouwing? Advies voor alternatieven?). Leidde in eerste maanden (en nu nog deels) tot extra afstemming en vertraging. Uitwerking van formats en standaarden door werkgroepen welkome aanvulling. Formats geven handvaten om kwaliteit meer af te dwingen. In DVO ontbreken handvaten. Provincie stuurt onvoldoende op inhoudelijke kwaliteit en termijnen van uitgezette vragen. Door gebrek aan regie en gevoel van urgentie lagere prioriteit bij gemeenten. Geen onderscheid tussen complexe (bestuurlijk/maatschappelijk gevoelige) en eenvoudige dossiers. In 2011 vijf verleningen van rechtswege bekend (van 102 aanvragen met BRIKS-activiteit bij provinciale inrichtingen). Provincie kan inhoudelijk advies maar beperkt op merites beoordelen. Veel aanvullende vragen richting gemeenten: extra tijdsbeslag en doorlooptijd. Bij toezicht en handhaving meer inhoudelijke BRIKS kennis dan bij vergunningverlening Door ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’ grote verschillen in reikwijdte, diepgang en registratie tussen gemeenten. Provincie is bestuurlijk wel aanspreekbaar voor provinciale inrichtingen / projecten provinciaal ruimtelijk belang. Financiën Omvangrijke registratie door verrekening van werkelijk bestede uren (i.p.v. producteenheidsprijzen). Gemeenten hebben moeite met het door de provincie gewenste detailniveau van de specificaties van facturen. Slechts enkele facturen verwerkt in provinciale registratie vergunningadviezen / toezicht en handhaving. Facturen zijn fors lager dan maximum op basis van PDC.

Pagina 12 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


kwaliteit en kosten


Hoe worden de DVO en PDC door de deelnemers van de werksessies gewaardeerd? (vervolg) Belangrijkste afdelingspecifieke verschillen / aandachtspunten:

Afdeling vergunningverlening: Men heeft moeite met de juridisering van processen onder de Wabo. Oppassen dat zwaartepunt van kennis personeel op inhoudelijk vlak geborgd blijft en niet teveel op het juridische vlak komt te liggen. Gaat mogelijk ten koste van: kwaliteit en snelheid van de verwerking van aanvragen (termijnen). communicatie op inhoudelijke aspecten van de aanvragen met gemeenten en bedrijven. Bij vergunningverlening minder inhoudelijke BRIKS-kennis dan bij toezicht en handhaving. Vergunningverleners hebben mogelijk weinig affiniteit met BRIKS-taken, oppassen dat (kwalitatief gezien) voldoende aandacht aan deze taken wordt besteed. Meer initiatief / een pro-actievere houding tonen in de communicatie richting gemeenten en klanten tijdens het aanvraagtraject is vereist. Provincie stuurt onvoldoende op inhoudelijke kwaliteit en termijnen van uitgezette vragen (zie ook pagina 12).

Afdeling toezicht en handhaving: Provincie nog niet gewend aan de rol als ‘bevoegd gezag’. Enerzijds omdat DVO hierin onvoldoende voorziet, anderzijds omdat ervoor gekozen is deze rol o.b.v. vertrouwen in te vullen. De vraag ‘wat is goed toezicht houden’ ligt niet verankerd in de DVO. Door ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’, grote verschillen in reikwijdte, diepgang en registratie tussen gemeenten. Daarnaast ook cultuurverschillen tussen provincie en gemeenten bij toezicht (bijv. rond gedogen, starten met / zonder aanvullende gegevens). Er is behoefte aan een meer zakelijke benadering; aanspreken van gemeenten op ‘verplichtende’ manier. Nadruk moet liggen op de invulling van de behoefte aan meer afstemming met gemeenten rond toezicht(protocollen) en kwaliteitsverschillen. Door het grote aantal gemeenten is prioriteiten stellen en het maken van nadere afspraken benodigd. Standpunt bepalen en vaststellen (of beleid voormalig bevoegd gezag, of beleid huidig bevoegd gezag) is onvermijdelijk. Pagina 13 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Hoe wordt de uitvoering van de Wabo onder de vlag van de DVO door bedrijven gewaardeerd? (N=5) Er zijn vijf bedrijven waar de provincie bevoegd gezag is, telefonische gesprekken gevoerd over de (eerste) ervaringen met Wabo en de werkwijze van provincie en gemeenten daarbij. De selectie is gemaakt door de provincie. De uitkomsten van deze gesprekken moeten als indicatief en niet per se representatief voor alle bedrijven worden gezien. De afgegeven signalen zijn vooral te interpreteren als aandachtspunten.

Bedrijven zijn niet direct bekend met de samenwerkingsafspraken tussen gemeenten, provincie en waterschappen.

Positief zijn de bedrijven vooral over de principes van de Wabo, waaronder duidelijke termijnen (en deadlines) en het digitaal kunnen indienen.

De praktijk roept bij de bedrijven nog veel vragen/vraagtekens op: De bedrijven ervaren weinig integraliteit bij de afwikkeling van procedures. Doorlooptijden voor het bouw/RO-deel worden als langer dan voorheen ervaren (factor 2-3); bedrijven hebben de indruk dat proceduretijd door provincie standaard tot maximum wordt opgerekt. Gemeente die alleen als doorgeefluik voor provincie optreedt, werkt volgens de bedrijven vertragend. Volgens de bevraagde bedrijven zijn de leges voor het bouwdeel hoger geworden (factor 1,5-2) nu de provincie bevoegd gezag is. Proces is formeler/juridischer geworden. Inhoudelijke (BRIKS) kennis bij provinciale contactpersonen (casemanager) wordt gemist.

Belangrijkste suggesties van bedrijven voor verbetering: Meer en beter contact en vooroverleg (kick-off bij start project) Bedrijven beter informeren over hoe de overheid het heeft georganiseerd (zoals rond DVO) Meer oog voor verhouding aard aanvraag en verloop procedure (eenvoudige bouwaanvraag is iets anders dan inrichten nieuwe productielijn)

Pagina 14 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Wat is het totaalbeeld van waarderingen van deelnemers en bedrijven over de DVO en PDC?

DVO en PDC is kader voor werkverdeling tussen provincie, gemeenten en waterschappen bij uitvoering van de Wabo.

‘Geest’ is van meer waarde dan ‘letter’: bestaan is bekend, inhoud is onbekend. Dit leidt tot onderzekerheid, vragen om meer detail en mogelijk een meer procedurele houding.

Uitvoeringscondities zijn onvoldoende ingericht. Met name: Ontbreken van kennis en ervaring bij de provincie leidt tot ‘fricties’ bij de aansluiting met bedrijfsleven en gemeentelijke proces. Operationele invulling van samenwerkingskader (met formats, protocollen) kost(te) veel tijdsbeslag, doorlooptijd, afstemming. • Verwachtingen managen: dienstverlener en opdrachtgever hebben vaak andere verwachtingen van wat ‘goed product’ is.

Slag gemaakt in gezamenlijke taal: Eerste jaar van DVO was vooral kennismakings- en gewenningsperiode: daardoor beter begrip en vertrouwen t.o.v. elkaar. Meerjarig traject om uitvoeringsniveau, begrippen, cultuur te uniformeren: opmaat voor de regionale uitvoeringsdiensten.

Vanwege inhoudelijke verschillen in kaders die gemeenten hanteren (vigerend beleid/plannen, checklisten etc.) behoefte aan meer (bestuurlijke) zekerheid bij vooral provincie over inhoudelijke toetsingskaders. Te grote verschillen vormen voor provincie spagaat tussen enerzijds lokaal beleid respecteren en anderzijds uit willen gaan van ‘level playing field’ voor bedrijven waar zij bevoegd is. Meer standaardisering, gebruik operationele kaders (formats). Eenduidige aansturing van provinciale zaken: uniforme / geïntegreerde registratie van vergunningadviezen én inspecties ontbreekt. Fundamentele keuze: ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’ of eigen beleid huidig bevoegd gezag?

De vijf geïnterviewde bedrijven ervaren verminderde dienstverlening, weinig integraliteit, onvoldoende kennis bij de provincie en hogere leges. In hoeverre dit oordeel representatief is voor alle bedrijven is niet onderzocht (zie ook aanbevelingen).

Pagina 15 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

Stuurgroep

Opdrachtgever(s)

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Hoe functioneren de stuurgroep en werkgroepen? Feitelijke situatie rond stuurgroep en werkgroepen Stuurgroep monitort uitvoering DVO en neemt initiatieven tot verbetering van de uitvoeringspraktijk (zoals opstellen protocollen etc.). Twee werkgroepen voor inhoudelijke afstemming (vergunningen en toezicht & handhaving). Geen formele status, geen verantwoording schuldig aan ondertekenaars van de DVO. Communiceert naar partners via een nieuwsbrief, website (www.samen1omgeving.nl) en regiobijeenkomsten. 1 op de 3 deelnemers aan de enquête is niet bekend met de stuurgroep. Waardering stuurgroep door deelnemers De deelnemende gemeenten die bekend zijn met de stuurgroep, waarderen deze als volgt: Communicatie: 16% zeer positief, 32% enigszins positief en 52% neutraal Bijdrage aan samenwerkingsproces: 37% zeer positief, 16% enigszins positief en 47% neutraal Samenstelling stuurgroep: 30% zeer positief, 15% enigszins positief en 55% neutraal

De (vaste) deelnemers van de stuurgroep zijn over de gehele linie (zeer) positief over de communicatie, bijdrage aan het samenwerkingsproces en de samenstelling. De niet deelnemers geven voor de communicatie en de samenstelling vaker een neutraal oordeel (zie bijlage 1).

Conclusie onderzoekers Sterke punten Van onderop ontstaan, praktische insteek gericht op verbetering samenwerking. Afspiegeling van grote dienstverleners en opdrachtgevers. Minder sterke punten Feitelijk geen sprake van stuurgroep maar van afstemmingsplatform (geen sprake van sturing). Geen duidelijke positie: onduidelijke status (legitimatie) van stuurgroep en werkgroepen. Bekendheid algemeen en communicatie naar niet deelnemers: beperkte doorwerking van uitkomsten. Pagina 16 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

Stuurgroep

Opdrachtgever(s)

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Welke conclusies trekken de onderzoekers over het opdrachtgeverschap in het kader van de DVO? Provincie als opdrachtgever DVO wordt gezien als bestuurlijk- contract / afspraak. Er is bij de provincie per gemeente / waterschap één contactpersoon voor afspraken over DVO. Operationeel wordt dat ingevuld door de dossierhouder/casemanager voor bedrijf/bedrijven. Die maakt de afspraken met de dienstverlenende instantie (meestal gemeente) en wordt geacht het proces te bewaken en waar nodig bij te sturen. Aansturing van periodiek niet-milieu toezicht bij provinciale inrichtingen niet op alle onderdelen geborgd (toezicht op brandveiligheid per 2011 geborgd door aansluiting bij planning gemeenten; toezichturen worden vergoed) Met gemeenten geen afspraken gemaakt over uitvoeringsniveau brandveiligheid en bestaande bouw provinciale inrichtingen. De rolverhoudingen in de ‘contractrelatie’ (op organisatieniveau) en de operationele regievoering (door behandelaar) over het primaire proces is onvoldoende helder. De behandelaar wordt in de praktijk geacht beiden te onderhouden. Het management is onvoldoende in beeld om te acteren daar waar (structurele) problemen zijn bij het nakomen van de afspraken. Het wordt aan de behandelaar overgelaten om knelpunten op te lossen. Overzicht werkzaamheden Voor de vergunningverlening wordt door de provincie één overzicht met dossiergegevens bijgehouden, voor het toezicht en de handhaving een ander overzicht. Er is geen centrale (of gecoördineerde) administratie van: Alle zaken ten aanzien van aanvragen, toezicht n.a.v. aanvragen en periodiek toezicht. De dossiers waar potentieel een adviesvraag verwacht kan worden (provincie bevoegd). De kwalificatie (urgent, kritisch etc.) van de dossiers over adviesvragen Of er feitelijk verzoek tot uitvoeren inspecties is gedaan. Financiële monitoring van de voortgang (raming, feitelijk) en monitoring van de kwaliteit van de dienstverlening. Bijsturing Bijsturing op het primaire proces (wordt tijdig het kwalitatief gewenst advies geleverd?) vindt primair plaats door de behandelaar. Behandelaars zijn niet vertrouwd met een ‘zakelijke omgang’ met gemeenten. Afspraken gaan in vertrouwen en dat maakt het aanspreken lastig. Het management is buiten beeld als het gaat om het ‘kracht bijzetten’ van een uitblijvende of kwalitatief onvoldoende levering. Pagina 17 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Effectiviteit Samenwerking Stuurgroep niet-ondertekenaars Perspectief Totaalbeeld

Wat zijn op basis van het onderzoek de antwoorden op de onderzoeksvragen? Onderzoeksvraag 1: Is de DVO – in combinatie met de productcatalogus – een effectief instrument voor het borgen van de operationele samenwerking bij de uitvoering van Wabo taken? Antwoord: Nee, de DVO is geen effectief instrument voor het borgen van de operationele wabo-samenwerking. •

•

Operationele uitwerking is geen onderdeel van DVO en vond (vindt) na ondertekening plaats in werkgroepen. Borging van operationele samenwerking vindt in uitvoeringspraktijk plaats: opmaat naar uniforme kwaliteit onder RUD. Uniformering van opdrachten, rapportage, facturering en reikwijdte en diepgang van opdrachten. Vergunningproducten zijn meer in detail uitgewerkt dan toezicht- en handhavingsproducten. Bij vergunningproducten meer behoefte bij medewerkers aan uniformering dan bij T&H producten. De operationele samenwerking met de waterschappen lijkt geheel buiten beeld te blijven. Het is niet duidelijk of gemeenten zelf tot een inhoudelijke beoordeling rond indirecte lozingen komen of dat ze hiervoor andere expertise dan die van waterschappen inzetten. Hierin zit risico, zowel voor dossiers als voor de RUD-vorming (komt er straks voldoende water-expertise in de RUD’s)..

•

Zicht en grip op het primaire proces zijn onvoldoende. Verwachtingen van resultaten zijn onvoldoende concreet uitgesproken. De managementverantwoordelijkheid voor de uitvoering is niet duidelijk geregeld of wordt in elk geval onvoldoende geëffectueerd waar het gaat om het borgen van de uitvoeringscondities en/of het onderhouden van de algemene ‘contractrelatie’ . Geen structureel inzicht in adviesvragen, leveringen, beoordelingskaders, voortgang en betalingen. Geen opdracht voor en inzicht in feitelijke uitvoering van periodieke (programmatisch) toezicht door dienstverleners.

•

Door veelheid en diversiteit van gemeenten, beperkte opdrachten aan gemeenten en ontbreken eenduidige opdrachtformulering / resultaatbeschrijving nog geen vloeiend en geïntegreerd samenwerkingsproces.

•

Aanspreken van partijen op het niet nakomen van afspraken uit DVO en PDC onvoldoende: regie van bevoegd gezag beperkt. Opschaling (leidinggevend, bestuur) vindt niet plaats. Pagina 18 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Onderzoeksvraag 2: Draagt de DVO – qua gemaakte afspraken – bij aan het verbeteren van de samenwerking rond de Wabo in het algemeen? Antwoord: Ja, de DVO draagt bij aan het verbeteren van de samenwerking rond de Wabo in het algemeen. •Ervaren als prima kader (raamovereenkomst) tussen partijen om samenwerking te bevorderen. Ook niet ondertekenaars krijgen verzoeken / treden op als dienstverlener voor het geven van deeladviezen; niet-ondertekenaars krijgen geen verzoek tot uitvoeren inspecties: geen directe en consistente relatie tussen ondertekening en praktijk? •Feitelijk gebruik met name tussen provincie (bevoegd gezag) en gemeenten (dienstverlener). Beeld van gemeenten dat DVO ‘product van de provincie’ is, komt vanuit bevoegd gezagrol overeen met feitelijk gebruik. •Aandachtspunt: dienstverlening tussen gemeenten (als bevoegd gezag) en provincie, andere gemeenten en waterschappen (als dienstverlener) komt nauwelijks voor. Dit kan duiden op een risico: doet het bevoegd gezag het dan zelf of wordt het aan anderen uitbesteed? Is de kwaliteit dan voldoende geborgd? B.v. als het gaat om de aandacht voor indirecte lozingen? •DVO is aanleiding voor afstemming en uniformering van Wabo taakuitvoering tussen gemeenten, provincie en waterschappen. Rol van stuurgroep en werkgroepen: inhoud en invulling aan de DVO. Regiobijeenkomsten en standaardisering van opdrachten, rapportage, facturering en reikwijdte en diepgang van opdrachten. Breed gebruik door gemeenten, waterschappen en provincie. Nog groeipad: aanzet en eerste uitwerkingen zijn gemaakt en gecommuniceerd.

Pagina 19 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Onderzoeksvraag 3: Hoe wordt het functioneren van de stuurgroep (en werkgroepen) gewaardeerd? Antwoord: De stuur- en werkgroepen positief gewaardeerd, maar vooral door de actief betrokken dienstverleners en opdrachtgevers. Stuurgroep functioneert binnen de kaders van de DVO en PDC. Afspiegeling van grote dienstverleners en opdrachtgevers: partijen die directe invloed hebben op succes van DVO en PDC. Door verschillen in ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’ voor beoordeling kan er bestuursfrictie (provincie laat feitelijk toetsen aan verschillende kaders) en inefficiëntie (behandelaars hebben met werkwijzen / protocollen / checklists / formats etc. te maken) ontstaan. De stuurgroep en de werkgroepen proberen op deze punten tot harmonisatie te komen. In stuurgroep afspraken nodig tussen grote dienstverleners en opdrachtgevers: aanvullende kwaliteitseisen. Verschil bij provinciale medewerkers tussen taken waar provincie bevoegd gezag is: Vergunningverlening: sterke behoefte aan meer uniformering van met name toetsingskaders bouwplannen. Toezicht en handhaving: beperkte behoefte aan uniform kwaliteits(toezicht)niveau. De informatievoorziening vanuit de stuurgroep wordt enigszins positief beoordeeld. Aandachtspunt is relatieve onbekendheid van stuurgroep.

Pagina 20 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Onderzoeksvraag 4: Hoe moet de samenwerking met partners die de DVO niet hebben ondertekend, worden gewaardeerd? Antwoord: Het niet ondertekenen van de DVO heeft beperkte consequenties voor de samenwerking. •

Partijen die niet hebben ondertekend, kunnen toch samenwerking aangaan. Er worden bilaterale en ad hoc afspraken gemaakt voor deeladviezen

•

De grote dienstverleners hebben ondertekend. Met name gemeenten met een beperkt aantal provinciale inrichtingen heeft niet ondertekend. DVO is voor veel partijen minder relevant.

•

Aandachtspunt: informatieachterstand bij partijen die niet ondertekend hebben: Onbekendheid welke inrichtingen onder provinciaal bevoegd gezag vallen / welke organisatie m.n. toezichttaken moet uitvoeren. Kwaliteitsborging: productkwaliteit van diensten die voorheen door ander bevoegd gezag geleverd werden.

•

Noodzaak om alsnog te ondertekenen is zeer beperkt: Beperkte relevante (geringe aantal producten / diensten). Mogelijkheid om bilaterale afspraken te maken indien zaken zich voordoen. DVO is van kracht tot overdracht van taakuitvoering aan RUD.

Pagina 21 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Onderzoeksvraag 5: Wat is het perspectief van de DVO na 1 oktober 2012? Antwoord: Er is geen noodzaak, wel wens van (actieve) deelnemers om DVO te verlengen tot intrede RUD’s •

‘Geest’ van DVO leeft ook voort zonder formele verlenging.

•

Behoud van professioneel contact tussen, inzicht in en begrip van partijen.

•

Kader nodig voor standaardiseren en uniformeren van werkprocessen, formats, protocollen etc., als opmaat naar RUD’s. Geïnitieerd door stuurgroep en werkgroepen.

•

Winst te halen bij verbreding van samenwerking (tussen meerdere partijen i.p.v. provincie - gemeenten). Meer harmonisatie verhoogt eenduidigheid en onderlinge ondersteuning (efficiënter werken)

Pagina 22 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Wat zijn de samenvattende conclusies van de onderzoekers? •

De DVO en de DPC scheppen vooral een kader (‘geest’) om de Wabo-samenwerking beter gestalte te geven; ze zijn veel minder een basis voor de inrichting (‘letter’) van het operationele samenwerking en uitvoeringsproces.

•

Dit komt omdat de DVO meer het karakter heeft van een bestuursovereenkomst dan van een zakelijke afspraak.

•

Optimalisering van de afstemming vindt werkende weg plaats. De werkgroepen (onder de vlag van de stuurgroep) hebben er een actieve rol in om een (gezamenlijk) operationeel kader voor de uitvoering tot stand te brengen.

•

Aansturing (opdrachtgeversrol) van provincie beperkt: onvoldoende scherp wat verwachtingen van opdrachtgever zijn. Dienstverlener kan op eigen wijze invulling geven aan opdracht. Grotendeels in lijn met DVO: ‘beleid voormalig bevoegd gezag als grondslag’. Risico door onbekendheid en (per partner en opdracht) wisselende diepgang en reikwijdte toetsen toezichtniveau

•

Er is geen duidelijke regie (ook in termen van opdrachtgeverschap) vanuit het management over de DVO als geheel. Dit leidt er onder meer toe dat er (te) weinig aandacht is voor de institutionele condities (zijn organisaties in staat om wat gevraagd wordt goed ‘weg te zetten en uit te voeren?’).

•

De vijf geïnterviewde bedrijven merken de ‘winst’ van Wabo niet. Ze ervaren langere proceduretijden, beperkte deskundigheid van contactpersonen en naar hun zeggen fors hogere leges. Op basis van de steekproef kunnen we niet beoordelen of dit specifiek voor deze bedrijven geldt of dat dit exemplarisch is voor de gehele praktijk.

Pagina 23 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN

Praktisch Wabo-samenwerking RUD-perspectief

Niveau 1: praktische reparaties • Het gebruik en relevantie van de DVO bij de operationele samenwerking is beperkt: zowel qua deelnemers, gebruik als gebruiksduur. •

Reparaties zijn noodzakelijk voor verbetering effectiviteit: • Zorg voor samenhangende en actuele managementinformatie over werkstromen. • Betrek het provinciaal management actiever in het accountbeheer: zorg voor zicht op werkstromen, bijsturing contractafspraken (één verantwoordelijk manager bij provincie), opdrachtgeverscontact rond grote en risicovolle adviesvragen. Gericht op grote dienstverleners. • Focus op actieve deelname werkgroepen op jaarlijks te verwachten opdrachtnemers (faciliteren vanuit regie) en niet op alle ‘deelnemers’ • Bevorder bredere uitwisseling (dus ook onder niet-deelnemers) van praktische tools en ervaringen (door provinciale regie)

•

Aanpassing van DVO en PDC is niet noodzakelijk: wel voortzetten praktijk stuurgroep van concretiseren / verfijnen in operationele formats, protocollen, standaarden.

•

Stuurgroep en management moet behalve op tools ook voldoende aandacht hebben voor institutionele condities. • Bemensen van stuurgroep met verantwoordelijk managers van de provincie, de belangrijkste dienstverleners en één waterschap. • Monitor ook de zakelijke en organisatorische aspecten van de samenwerking. • Beslis gezamenlijk over te nemen organisatorische en financiële maatregelen voor verbetering van het uitvoeringsproces. • Zet de werkwijze van de werkgroepen voort: monitoren operationele gang van zaken, ruimte voor intervisie en harmonisatie van instrumenten en werkwijzen.

•

Krijg beter zicht en grip op de werkstroom als geheel. Zorg voor meer transparante en praktische inrichting provinciale P&C rond DVO. Daarbij behoren de volgende zaken: • Één manager als eindverantwoordelijke aanwijzen als (gemandateerd) contractpartner voor de gemeenten en waterschappen (vgl. situatie als RUD’s zijn gevormd). • Inrichten praktische P&C cyclus bij provincie wat betreft verzoeken om leveringen, monitoring en bijsturing organiseren. • Duidelijke rolscheiding tussen operationele en (raam)contractuele verantwoordelijkheden (nakomen leveringsvoorwaarden) • Heb aandacht voor feedback van klanten op dossierniveau. De ‘score’ van de vijf geïnterviewde bedrijven geeft daar alle aanleiding toe. Pagina 24 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Niveau 2: reset Wabo-samenwerking • DVO en PDC zijn met name kader voor verbetering van het samenwerkingsproces, daar waar feitelijk diensten en producten worden gevraagd. •

Zorg bij herziene of nieuwe afspraken voor een duidelijk onderscheid in bestuurlijke en zakelijke afspraken. Alleen dan is effectieve sturing op de primaire processen én de verwachtingen over kwaliteit mogelijk. Maak stap van bestuurlijke afspraak (DVO) naar zakelijk contract (projectopdracht): op zaakniveau bilaterale projectafspraken maken met duidelijke formulering van randvoorwaarden en gewenst resultaat: optimaal gebruik van standaarden / formats.

•

Meer zakelijke instellingstelling nodig bij afspraken. Strakke sturing (regie) nodig op kwaliteit: handhaving van afspraken in DVO / PDC en projectopdrachten. Dit geldt zowel voor de beheerder van het primaire proces (als directe opdrachtgever) als voor de contractbeheerder (verantwoordelijk manager).

•

Zorg dat de aard van de adviesaanvraag en de wijze waarop het advies/inspectietraject wordt ingericht, met elkaar in balans zijn. Dit verhoogt de effectiviteit en doelmatigheid voor klant, opdrachtgever (bevoegd gezag) en opdrachtnemer. Daartoe behoort: • Wijze van afstemming en contact (mail/schriftelijk, persoonlijk overleg, intensiteit). • Kritische pad (doorlooptijd) en kritische factoren (meest relevante beoordelingspunten) benoemen. • Waarborgen persoonlijke kanalen: casemanager moet direct toegang hebben tot adviseur.

•

Voorkom dat kwaliteitsborging vooral kwaliteitscontrole op detailniveau wordt. Dit is voor alle betrokken partijen zeer ondoelmatig. Zorg voor een verschuiving naar meer kaderstellende opdrachtgeverrol van bevoegd gezag gewenst. • Bevoegd gezag bepaalt de uitvoeringskwaliteit (eenduidige opdracht). • Dienstverlener bepaalt of dit geleverd kan worden. Daardoor mogelijk ook (natuurlijke) selectie van aantal dienstverleners: beperking tot degene die kunnen waarmaken.

•

Voorkom vermenging van provinciale rollen én onduidelijkheid in de communicatie over verantwoordelijkheden. Laat de provincie als regisseur geen directe rol hebben in het kader van de DVO. Spits de rol van regie toe op beoordeling of de uitvoeringscondities afdoende zijn én op het bevorderen van het verbeteren van deze uitvoeringscondities. Laat ‘vakunits’ de bestuurlijke en zakelijke relaties over de samenwerking in het primaire proces onderhouden. Pagina 25 van 38



3. Gebruik

4. Waardering

5. Beheer

6. Conclusies

7. Aanbevelingen

BIJLAGEN


Niveau 3: DVO als leerschool voor RUD-samenwerking en flankerende rol voor het regieteam •

De status en de functie van de DVO is nu niet eenduidig. Vul DVO ook in als een DVO en niet als bestuursovereenkomst. Zakelijke afspraken zijn ook bij RUD (op basis van gemeenschappelijke regeling) nodig en moeten worden vastgelegd.

•

Zie de DVO (en de ervaringen ermee) niet als ‘interim-instrument’ maar als opmaat voor de toekomstige RUD-samenwerking: samenwerking tussen partijen blijft noodzakelijk. Bijvoorbeeld bij ketenaanpak, integrale Wabo-vergunningverlening of provinciale BRIKS-taken onder regie van RUD door gemeenten.

•

Het stelsel als geheel is zo sterk als de zwakste schakel(s): de integraliteit die de Wabo vereist (en die met de komst van de Omgevingswet ook inhoudelijk nog verder wordt versterkt) vereist een naadloos functionerende samenwerking tussen (lokale) front-office en backoffice. De ervaringen met de DVO maken duidelijk dat aandacht voor de institutionele condities (zoals basiskennis aan het loket), goed opdrachtgeverschap, professionele en persoonlijke contacten, vertrouwen, een zekere harmonisatie van werkwijzen én zakelijkheid belangrijke succesfactoren zijn. RUD’s kunnen alleen goed functioneren als het samenspel met de frontoffice goed is ingericht. Dit is niet alleen een kwestie van ‘voldoen aan kwaliteitseisen’ maar vooral ook van een groeiproces in dit feitelijke samenspel. Het prikkelen en faciliteren van het tot stand brengen van dit samenspel zou ook een belangrijke taak van de provinciale regie moeten zijn. Daarbij denken we met name aan twee zaken.

•

In de eerste plaats is het onduidelijk of de inhoudelijke advisering van de waterschappen in de huidige situatie is geborgd. Hier zicht op krijgen is vereist, aangezien dit gevolgen kan hebben voor het primaire proces (b.v. bij calamiteiten). Het kan bovendien een belangrijk issue worden als de (milieu)taken overgaan naar de RUD’s. Het kan een taak van het regieteam (handhaving) zijn om te onderzoeken hoe gemeenten de watertaken nu hebben geborgd en of daar feitelijk risico’s zitten. Dit ook met het oog op de RUD-vorming.

•

In de tweede plaats huren de RUD’s in de toekomstige situatie waarschijnlijk (een deel van) de BRIKS-kennis in bij de gemeenten. Ook dat zal waarschijnlijk op basis van DVO’s gebeuren. De ervaringen met de huidige DVO kunnen daarbij waardevol zijn. Daarnaast moet de kwaliteit van de organisatie en uitvoering van de BRIKS-taken voldoende zijn geborgd bij de gemeenten. Ook hier ligt een rol voor het provinciale regieteam om daar meer zicht op te krijgen en waar nodig bij te sturen op de (lokale) uitvoeringscondities.

Pagina 26 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlagen

1. Respons enquêtes (specificatie) 2. Deelnemers werksessies 3. Geïnterviewde personen bedrijven 4. Gebruikte documenten

Pagina 27 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (1 van 8)

Patroon van leveringen (28 respondenten)

Diensten of producten ontvangen van … ja nee

Provincie

Andere gemeenten

Waterschappen

12 16

0 28

2 26

Milieudiensten of samenwerking Marktpartijen 3 25

0 28

Diensten of producten geleverd aan … ja nee

Provincie

Andere gemeenten

Waterschappen

Overige

12 16

2 26

1 27

2 26

Pagina 28 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (2 van 8)

Motieven gemeenten om niet te ondertekenen (8 respondenten) DVO Weinig relevant zeer belangrijk belangrijk speelde mee onbelangrijk speelde volstrekt niet mee weet niet

5 1 1 1 0 0

Strekking DVO

Strekking PDC

Proces totstandkoming

Kosten

Financiele risico

Gedwongen winkelnering

Relatie provincie

Anders

4 3 1 0 0 0

4 1 2 0 0 1

3 2 3 0 0 0

3 2 2 1 0 0

3 1 2 1 0 1

1 1 1 3 0 2

3 0 1 3 0 1

6 0 0 0 0 2

ONDER VOORWAARDEN ALSNOG BEREID OM TE ONDERTEKENEN? zeer zeker 0 ja mits 0 nee tenzij 0 waarschijnlijk niet 4 absoluut niet 1 weet niet 3

Pagina 29 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (3 van 8) Gemeenten ondertekenaars (28 respondenten) OORDEEL OVER INHOUD EN OPZET DVO EN PDC

Oordeel over DVO

Hanteerbaarheid en bruikbaarheid

Uitgangspunten

Principes van samenwerking

Procesafspraken

Oordeel over PDC

duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend met DVO

0 5 18 1 1 3

0 12 12 1 0 3

1 15 8 1 0 3

0 7 17 1 0 3

duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend met PDC

OORDEEL OVER HANDELEN PROVINCIE IN KADER DVO Kwaliteit geleverde Oordeel over producten en provincie als Snelheid van diensten opdrachtgever qua … werken duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

0 5 10 1 0 12

0 4 12 0 0 12

OORDEEL OVER HANDELEN GEMEENTEN IN KADER DVO Kwaliteit Oordeel over geleverde gemeenten als Snelheid van producten en opdrachtgever qua … werken diensten duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

1 1 0 0 0 21

1 0 1 0 0 21

Communicatie Kostenverrekening 0 4 12 0 0 12

0 4 8 1 0 15


0 0 1 0 0 22

OORDEEL OVER HANDELEN WATERSCHAPPEN IN KADER DVO Kwaliteit Oordeel over geleverde waterschappen als Snelheid van producten en opdrachtgever qua … werken diensten Communicatie Kostenverrekening duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

0 0 3 1 0 19

0 1 3 0 0 19

0 2 2 0 0 19

0 0 3 0 0 20

Overige 0 2 1 0 0 10

Overige 1 0 0 0 0 13

Overige 0 0 1 0 0 13

Oordeel over provincie als dienstverlener qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

Oordeel over gemeenten als dienstverlener qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

Oordeel over waterschappen als dienstverlener qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

Hanteerbaarheid Productbeschrijving en bruikbaarheid Dienstverleningsvooroverleg en Productbeschrijving algemeen normen deelbeoordelingen toezicht

Productbeschrijving bezwaar en beroep

0 8 15 1 0 4

0 6 16 2 0 4

0 6 17 1 0 4

0 5 17 0 0 6

0 4 18 0 0 6

Snelheid van werken

Kwaliteit geleverde producten en diensten

Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 3 9 1 0 15

0 5 8 0 0 15

0 4 8 1 0 15

0 2 10 0 0 16

0 0 2 0 0 12

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

1 0 2 0 0 20

1 0 2 0 0 20

1 0 2 0 0 20

0 0 2 0 0 21

1 0 1 0 0 12

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 3 5 1 0 16

0 3 6 0 0 16

0 4 4 0 0 16

0 1 5 0 0 18

0 1 1 0 0 13

Pagina 30 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (4 van 8) Gemeenten ondertekenaars (28 respondenten) OORDEEL OVER EFFECTIVITEIT DVO EN PDC

Bijdrage DVO en PDC aan … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend m. DVO/PDC

Samenwerking Samenwerking Samenwerking met met provincie tussen gemeenten waterschappen 6 6 13 0 0 3

Verbetering communicatie

Professionele afstemming in primair proces

Verbetering kwaliteit diensten en producten

Verhoging doelmatigheid

Borging integraliteit

Anders

8 7 10 0 0 3

4 6 14 1 0 3

3 7 14 1 0 3

6 10 8 1 0 3

15 1 9 0 0 3

2 4 13 0 0 9

2 4 13 0 0 9

6 4 14 1 0 3

Communicatie naar gemeenten

Bijdrage aan samenwerkingsproces

Samenstelling stuurgroep

Overige

3 5 3 0 0 2

7 2 2 0 0 2

5 3 4 0 0 1

11 0 2 0 0 0




Overige

2 3 0 0 0 0

3 2 0 0 0 0

3 2 0 0 0 0

4 0 1 0 0 0




Overige

1 2 3 0 0 2

4 0 2 0 0 2

2 1 4 0 0 1

7 0 1 0 0 0

OORDEEL OVER TOEKOMST DVO DVO verlengen? ja nee

26 2

OORDEEL OVER STUURGROEP

Oordeel over stuurgroep qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend met stuurgr.

Waarvan leden stuurgroep


Waarvan niet-leden stuurgroep


Pagina 31 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (5 van 8) Gemeenten ondertekenaars die diensten hebben geleverd (13 respondenten) OORDEEL OVER INHOUD EN OPZET DVO EN PDC

Oordeel over DVO


Uitgangspunten


Procesafspraken

Oordeel over PDC


0 5 7 1 0 0

0 8 5 0 0 0

1 9 2 1 0 0

0 5 7 1 0 0


OORDEEL OVER HANDELEN PROVINCIE IN KADER DVO Kwaliteit geleverde Oordeel over producten en provincie als Snelheid van diensten opdrachtgever qua … werken duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

0 5 7 1 0 0

0 4 9 0 0 0


1 1 0 0 0 10

1 0 1 0 0 10


0 4 5 1 0 3


0 0 1 0 0 11


0 0 1 1 0 10

0 1 1 0 0 10

0 1 1 0 0 10

0 0 1 0 0 11

Overige 0 2 0 0 0 2

Overige 1 0 0 0 0 5

Overige 0 0 1 0 0 5




Hanteerbaarheid Productbeschrijving en bruikbaarheid Dienstverleningsvooroverleg en Productbeschrijving algemeen normen deelbeoordelingen toezicht


0 6 6 1 0 0

0 5 6 2 0 0

0 4 8 1 0 0

0 4 7 0 0 2

0 3 8 0 0 2

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 3 6 1 0 3

0 5 5 0 0 3

0 4 5 1 0 3

0 2 7 0 0 4

0 0 1 0 0 3

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

1 0 1 0 0 10

1 0 1 0 0 10

1 0 1 0 0 10

0 0 1 0 0 11

1 0 0 0 0 5

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 3 2 0 0 8

0 3 2 0 0 8

0 3 2 0 0 8

0 0 3 0 0 10

0 1 0 0 0 6

Pagina 32 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (6 van 8) Gemeenten ondertekenaars die diensten hebben geleverd (13 respondenten) OORDEEL OVER EFFECTIVITEIT DVO EN PDC

Bijdrage DVO en PDC aan …

Samenwerking met provincie

duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend m. DVO/PDC

5 5 3 0 0 0

Samenwerking Samenwerking met tussen gemeenten waterschappen






Anders

4 5 4 0 0 0

2 5 5 1 0 0

1 3 8 1 0 0

2 7 3 1 0 0

9 0 4 0 0 0

1 2 4 0 0 6

0 2 5 0 0 6

3 4 5 1 0 0




Overige

3 5 3 0 0 2

7 2 2 0 0 2

5 3 4 0 0 1

11 0 2 0 0 0


12 1

OORDEEL OVER STUURGROEP Oordeel over stuurgroep qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend met stuurgr.

Pagina 33 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (7 van 8) Gemeenten ondertekenaars die geen diensten hebben geleverd (15 respondenten) OORDEEL OVER INHOUD EN OPZET DVO EN PDC

Oordeel over DVO



0 0 11 0 1 3

Uitgangspunten


Procesafspraken

Oordeel over PDC

0 4 7 1 0 3

0 6 6 0 0 3

0 2 10 0 0 3


OORDEEL OVER HANDELEN PROVINCIE IN KADER DVO Kwaliteit Oordeel over geleverde provincie als Snelheid van producten en opdrachtgever qua … werken diensten duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief nvt

0 0 3 0 0 12

0 0 3 0 0 12


0 0 0 0 0 11

0 0 0 0 0 11


0 0 3 0 0 12


0 0 0 0 0 11


0 0 2 0 0 9

0 0 2 0 0 9

0 1 1 0 0 9

0 0 2 0 0 9

Overige 0 0 1 0 0 8

Overige 0 0 0 0 0 8

Overige 0 0 0 0 0 8




Productbeschrijving Hanteerbaarheid en bruikbaarheid Dienstverleningsvooroverleg en Productbeschrijving algemeen normen deelbeoordelingen toezicht


0 2 9 0 0 4

0 1 10 0 0 4

0 2 9 0 0 4

0 1 10 0 0 4

0 1 10 0 0 4

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 0 3 0 0 12

0 0 3 0 0 12

0 0 3 0 0 12

0 0 3 0 0 12

0 0 1 0 0 9

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 0 1 0 0 10

0 0 1 0 0 10

0 0 1 0 0 10

0 0 1 0 0 10

0 0 1 0 0 7

Snelheid van werken


Communicatie

Kostenverrekening

Overige

0 0 3 1 0 8

0 0 4 0 0 8

0 1 2 0 0 8

0 1 2 0 0 8

0 0 1 0 0 7

Pagina 34 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 1. Respons enquêtes (8 van 8) Gemeenten ondertekenaars die geen diensten hebben geleverd (15 respondenten) OORDEEL OVER EFFECTIVITEIT DVO EN PDC

Bijdrage DVO en PDC aan …

Samenwerking met provincie

duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend m. DVO/PDC

1 1 10 0 0 3

Samenwerking Samenwerking met tussen gemeenten waterschappen






Anders

4 2 6 0 0 3

2 1 9 0 0 3

2 4 6 0 0 3

4 3 5 0 0 3

6 1 5 0 0 3

1 2 9 0 0 3

2 2 8 0 0 3

3 0 9 0 0 3




Overige

0 1 7 0 0 7

0 1 7 0 0 7

1 0 7 0 0 7

8 0 3 0 0 4


14 1

OORDEEL OVER STUURGROEP Oordeel over stuurgroep qua … duidelijk positief enigzins positief neutraal enigszins negatief duidelijk negatief onbekend met stuurgr.

Pagina 35 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 2. Deelnemers werksessies

Werksessie medewerkers provincie Noord-Holland, 9 november 2011 Roos Stokhof Bernard Voolstra Ilonka Molenaar Joyce Spinder Les Fresen Sandy Kasifa Hilda Jekel

Werksessie toezicht en handhaving, 7 december 2011 Ilonka Molenaar (provincie Noord-Holland) Harry van Wijk, (gemeente Amsterdam, DMB) Richard van Diepen (Hoogheemraadschap Noorderkwartier)

Werksessie Strategische betekenis DVO, 29 november 2011 Artto Brakkee (provincie Noord-Holland) Ingrid Kaspori (provincie Noord-Holland) Rudi van Perse (Waternet) Helena Redons Schaatsbergen (gemeente Amsterdam, DMB) Sanne Duin (gemeente Velsen) Arie Visser (gemeente Den-Helder)

Werksessie vergunningverlening, 7 december 2011 Roumi Dimitrova (provincie Noord-Holland) Renate Offermans (Waternet) Karen Schellen (gemeente Amsterdam, DMB)

Pagina 36 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 3. Geïnterviewde personen bedrijven

Dennis Froeling (HVC Groep) Eric Zaal (Tate en Lyle Netherlands B.V.) Hans van der Zee (Academisch Medisch Centrum) Paul van Hoften (TATA Steel) Peter Kralt (Orgaworld)

Pagina 37 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking Noord-Holland Bijlage 4. Gebruikte documenten

Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Wabo samenwerking, provincie Noord-Holland, 16-07-2011 Producten- en dienstencatalogus (PDC), provincie Noord-Holland, 16-07-2011 Nieuwsbrieven over de DVO-Wabo verspreid over de periode November 2010 – Juli 201 (5 stuks), provincie Noord-Holland Klantenmonitor provincie Noord-Holland, I&O Research, oktober 2011

Rapportage BRIKS-toezicht van de provincie over periode 01-01-2011 - 01-07-2011, provincie Noord-Holland, 06-09-2011 Bedrijvenlijst met niet-unieke Wm-inrichtingen, provincie Noord-Holland, 28-11-2011 Overzicht van stand van zaken BRIKS-toezicht en BRIKS-handhaving van de provincie over 2011, provincie Noord-Holland, 30-09-2011 Overzicht van ontvangen DVO-adviezen van de provincie op aanvragen ingediend tussen 01-01-2011 - 01-10-2011, provincie Noord-Holland, 19-10-2011 door Arena ontvangen Berekening en prognose van leges provincie onder DVO voor periode okt. 2010 - okt. 2011, provincie Noord-Holland, 25-11-2011 door Arena ontvangen Leges opbrengsten en kosten onder DVO van provincie bij Wabo-aanvragen in 2011, provincie Noord-Holland, 25-11-2011 door Arena ontvangen

Pagina 38 van 38

Evaluatie DVO Wabo-samenwerking

Recommend Documents