Handboek. Clubhuis DVO

Handboek Clubhuis DVO

Aangepast dd

Aanpassing

08-04-2014

opmerkingen n.a.v email Jaap v.Roekel

15-06-2014

Kassagebruik en contantgeld

18-08-2014

Betalingen met munten/kaarten

20-08-2014


Dit document is bedoeld als ondersteuning / naslagwerk bij de organisatie van de activiteiten voor het clubhuis van DVO.

Inhoudsopgave

blz.

1

Functies clubhuiscommissie.........................................................................................................3

2

Algemene Informatie Clubhuis .....................................................................................................5

3

Jaarkalender met activiteiten........................................................................................................7

4

Richtlijnen voetbaltoernooi kerstvakantie......................................................................................8

5

Richtlijnen voor bardiensten ........................................................................................................9

6

Protocol Afsluiten na de laatste bardienst................................................................................... 10

7

Richtlijnen Consumptiemunten/-kaarten ..................................................................................... 11

8

Richtlijnen kassagebruik ............................................................................................................ 12

9

Richtlijnen voor externe activiteiten en feesten ........................................................................... 13

10 Reserveren vergaderruimte........................................................................................................ 14

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 2 van 15


1 Functies clubhuiscommissie

Voorzitter • • • • • •

Voorzitten van vergaderingen van de clubhuiscommissie Interne organisatie clubhuiscommissie Organiseren en ontwikkelen van (nieuw) beleid op langere termijn Onderhouden contact bestuur vereniging en andere commissies binnen DVO Vaststellen verkoopprijzen (i.s.m. inkoop) Met de penningmeester overleggen over investeringen boven € 10.000,-

Secretaris • • • • • •

Agnes van Beek

Coderen facturen Zorgen voor voldoende blanco rekeningen in de rode map achter de bar Facturen voor consumpties maken en naar de verbruikers sturen Registreren van uitleen en retourontvangst van inventaris (statafels, soepkommen)

Beheerder contant geld • •

Aleida Dijkman

Verzorgen financiële administratie en opmaken van de balans en v & w rekening Bezit bankpas om te telebankieren

Administratieve medewerker • • • •

Hans Gerritsen

Presentatie jaarstukken op ALV Aankoop nieuwe apparatuur (bij investeringen boven € 5.000,- samen met de voorzitter) Contacten met penningmeesters van de stichtingen Verzekeringen

Boekhouder • •

Alina van de Vendel

Zorgen dat er barmedewerkers zijn van maandag tot en met zaterdag en bakkers op zaterdagen Zoeken van nieuwe mensen die bardienst willen draaien Zorgen dat nieuwe mensen ingewerkt worden incl. handboek uitreiken Contact met verenigingscommissie (vrijwilligerscommissie)

Penningmeester • • • •

Marielle van Amersfoort

1e aanspreekpunt indien niet duidelijk is wie wat moet regelen binnen de commissie Beheer [email protected] Bij bijzondere activiteiten de juiste mensen/commissies inlichten Notuleren van de vergadering en verzenden van het verslag + agenda Reserveringen vergaderruimten en clubhuis beheren en bijhouden op DVO-website Het updaten en archiveren van clubhuisdocumenten

Planner • • • •

Arjan van der Garde

Anton&Hetty (tel. 06 514 548 86)

Storten bij de bank weekomzet Beheer muntgeld

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 3 van 15


Inkoop • • • • • • • • • •

Evert Benthem, Dick Schulting ([email protected])

Inkopen van dranken, etenswaren en hulpmiddelen Vaststellen verkoopprijzen samen met voorzitter Contacten leveranciers Voorraad / magazijnbeheer Controle houdbaarheid producten/ temperatuur vriezer (HAACCP) Taponderhoud Controle inkomende goederen en emballage Glas en papier afvoeren Zorgen voor tijdige vervanging van het frituurvet Bezit bank-pinpas

Diverse Taken • Verzorgen attentie bij ziekte, jubilea etc.

Geertje

• Inkoop brood/ham/kaas (Joop ten Veen)

Geertje

• Schoonmaakploeg

Rina

• Beheer alarm en sleutels

Evert Benthem

• Klein onderhoud en storingen aan apparatuur verhelpen

Evert Benthem

• Horecawetgeving

Dick Schulting

• Contacten gemeente Ede (excl. aanvragen nachtvergunningen)

Dick Schulting

• Ondersteuning organisatoren van activiteiten in het clubhuis

Erika Buitenhuis / Henriëtte van den Hul

(incl. aanvragen nachtvergunningen)

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 4 van 15


2 Algemene Informatie Clubhuis (voor commissies en website) De clubhuiscommissie vergadert iedere 2e dinsdag van de maand om 20.30 uur. Voor vragen / suggesties bent u welkom op de vergadering of via [email protected].

Openingstijden + Rooster zaterdagdiensten 1e een uur voor de eerste activiteit (maar op zijn vroegst 8:00) – 12:00 uur 2e 12:00 – 16:00 uur 16:00 – 20:00 uur 3e 4e 20:00 – een uur na de laatste activiteit (maar uiterlijk 23:30 uur) Tijdens alle diensten worden normaliter 1 clubhuismedewerker en 2 aangewezen vrijwilligers ingezet. Op zaterdagen met thuiswedstrijden van DVO1 in de zaal: - wordt een extra clubhuismedewerker ingezet van 17:00 - 21:00 uur en van 21:00 - einde. - worden 2 extra vrijwilligers aangewezen van 19:00 - 22:00 uur Frituur bakken: 1e 14:00 - 17:00 uur alleen tijdens veldseizoen (dit wordt in mrt’2014 besproken) 2e 17:00 - 19:00 uur hele seizoen m.u.v. oefenwedstrijddagen Laatste twee zaterdagen van veld-/zaalseizoen ook 11:00 - 12:30 uur voor pupillentraktaties Tijdens korfbal league wedstrijden kan het assortiment voor de frituur worden beperkt.Binnen en buiten deze tijden worden ook producten met de heteluchtoven bereidt. Op christelijke feestdagen is het clubhuis gesloten.

Alcoholbeleid •

Op de volgende dagen en tijden wordt alcohol geschonken: * maandag t/m vrijdag van 20.00 tot 23.30 uur * zaterdag van 14.00 tot 23.30 uur.

•

Aan personen jonger dan 18 jaar wordt geen alcohol geschonken. Bij twijfel wordt om legitimatie gevraagd.

Rookbeleid In het clubhuis geldt een algemeen rookverbod. Op het terras is wel een mogelijkheid om te roken.

Gebruik vergaderruimte zie hoofdstuk 7

Externe activiteiten, feesten en gebruik discoapparatuur zie hoofdstuk 6

Geen privé activiteiten/feesten DVO ontplooit geen commerciële activiteiten; d.w.z. dat privé-, tentamen- en examenfeesten, verjaardagen, bruiloften, recepties etc. niet mogelijk zijn.

Reserve shirts •

Reserve shirts kunnen bij Bep Rigter worden afgehaald (tel. 417552) Dus niet in het clubhuis! De shirts dienen gewassen te worden teruggebracht.

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 5 van 15


Team-consumpties •

In de rust van de veldwedstrijden kan er thee of ranja in het clubhuis worden gehaald. De leiders/aanvoerders dienen ervoor te zorgen dat de ketels en emmertjes weer worden teruggebracht naar het clubhuis.

•

Bij zaalwedstrijden is er voor de jeugd na thuiswedstrijden ranja. De begeleiders kunnen de ranja uitdelen in het clubhuis.

•

Voor consumpties die door de leider/leidster of trainer van een jeugdteam bij kampioenschap, einde seizoen e.d. aan een team worden gegeven, gelden speciale prijzen.

•

Indien een team getrakteerd wordt op patat (b.v. bij kampioenschap of het einde van het seizoen) dient dit minimaal 1 week van tevoren, via [email protected] of telefonisch te worden doorgegeven aan de secretaris, met opgave van aantal personen en gewenst tijdstip. Gezien de beperkte ovencapaciteit moet er soms bij grote drukte en afwijkende tijd worden afgesproken

•

Consumpties op kosten van de jeugdcommissie: Kennismaking Ouders: koffie/thee F t/m D: ranja C t/m A: glas* frisdrank Bij kampioenschappen Ouders: niets Trainers/leiders: glas frisdrank + patat met mayonaise F t/m D: ranja + patat met mayonaise C t/m A: glas* frisdrank + patat met mayonaise Gewone tractaties voor ieder team 1 x per seizoen: Ouders: niets Trainers/leiders: frisdrank + patat met mayonaise F t/m D: ranja + patat met mayonaise C t/m A: glas* frisdrank + patat met mayonaise *geen flesje AA Fristi en dubbelfris en ook geen ijsjes

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 6 van 15


3 Jaarkalender met activiteiten Januari •

Nieuwjaarsbijeenkomst - eventueel consumptiebonnen en minisnacks (regelen bakker)

•

Clinics voor aspiranten en pupillen, 1 hele dag of 2 middagen - zorgen zelf voor barbezetting, eventueel sleutels voor openen

Maart •

Recreantentoernooi (eventueel extra bezetting)

April •

oefenwedstrijden 2e helft veld: - Uiterlijk 1 week van tevoren dient het oefenprogramma definitief te worden doorgegeven. Regelen van de benodigde bezetting.

Mei •

Sportdag CHE

Juni •

Planners: - inventariseren of er medewerkers stoppen, dit melden aan sleutel/alarm-beheerder en Geertje - nieuwe medewerkers zoeken. - bij TC navragen wanneer (selectie- en breedteteams) starten met de trainingen - planning maken voor komende seizoen (doordeweekse en zaterdagen) en bekend maken.

•

Sleutel/alarm-beheerder: sleutels gestopte medewerkers innemen en alarmcode verwijderen

•

Geertje: Attenties verzorgen voor gestopte medewerkers

•

Eindfeest

•

Stefanie Poppelaars

•

OBK

Augustus •

Start trainingen

•

Bezetting regelen voor het oefenprogramma dat 1 week te voren definitief doorgegeven is

•

Start van de veldcompetitie (ook vaak pas in september)

September •

Schoolkorfbaltoernooi: - 2e of 3e zaterdag in september - clubhuis gaat om 7.00 uur tot ± 14.00 uur open. - bezetting 3 personen (+ vrijwilligers)

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 7 van 15


•

Volleybal toernooi DOS - 3e of 4e vrijdag in september van 19.00 – 24.00 uur - evt. zorgen voor bakker als hier om wordt gevraagd

Oktober •

in de herfstvakantie: - instuif voor aspiranten, op vrijdagavond in de zaal vanaf 18.00 uur

•

Recreantentoernooi - 3e / 4e week in oktober - eventueel extra bezetting regelen

•

Bezetting regelen voor het zaal-oefenprogramma (meestal 2 zaterdagen) dat 1 week te voren definitief doorgegeven is

December •

Voetbaltoernooi vier dagen in kerstvakantie (zie hoofdstuk 4)

•

Jeugd Gala-avond

4 Richtlijnen voetbaltoernooi kerstvakantie Planning •

1 clubhuismedewerker om 8.00 uur

•

1 extra persoon om 9.00 uur

•

1 extra persoon van 10.30 – 14.00 uur i.v.m. drukte met bakken, als overloop

•

‘s middags is 2 personen voldoende

•

Naar eigen inzicht tussen 18.00 – 18.30 uur het clubhuis sluiten

Drankbeleid •

Er is alleen oranje AA

•

Op verzoek van de organisatie van het toernooi pas na 16.00 uur alcohol schenken

•

Bij problemen geen bier meer schenken, mensen kunnen eruit gezet worden, dit ook bekend maken bij de mensen achter de bar

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 8 van 15


5 Richtlijnen voor bardiensten 1. Werkzaamheden (naast klanten bedienen) •

glazen ophalen en spoelen

•

servies ophalen en in afwasmachine doen

•

lege flessen opruimen en koelkasten aanvullen

•

bar, clubhuis en keuken opgeruimd en schoon houden

2. Gebruik plasticbekers alleen als: •

clubhuismedewerker toestemming geeft, tijdens KorfbalLeague wedstrijden of als een klant aangeeft de drankjes mee te willen nemen naar kleedkamer, vergaderruimte, zaal of veld

•

drankjes die op het terras genuttigd gaan worden, in glas schenken !

3. Schenk geen alcohol voor personen onder de 18 jaar! Twijfel? -> legitimatie vragen.

4. Drink zelf geen alcohol en eet niets achter de bar dat is namelijk wettelijk verboden!

5. Schrijf eigen consumpties (=drank/eten) maximaal 3 per dienst op in rode map!

6. Betalingen met DVO- munten of schrapkaarten NIET op de kassa AANSLAAN Betalingen met munten in groene map noteren, betalingen met kaarten NIET noteren

7. Voorkom tekort aan muntgeld Vraag bijvoorbeeld bij het afrekenen van € 2,10 er 10 cent bij. onvoldoende muntgeld -> volg de instructies aan binnenkant van de bruine stalen deur.

8. Afsluiten zie: Protocol Afsluiten

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 9 van 15


6 Protocol Afsluiten na de laatste bardienst a. Bar, tapbaden, tafels en dienbladen schoonmaken b. Koffieautomaat doorspoelen c. Kassa afsluiten conform richtlijn kassagebruik en contant geld d. Sluit ALLE ramen en deuren Terrasdeuren, DVO-hal, kleine vergaderruimte (2x), hoofdingang (2x)

e. Vul koelkasten, snoep en chips aan (zaterdag avond NIET aanvullen!!) Zet bij het aanvullen producten met kortste houdbaarheid vooraan!

f. Sfeerhaard in de loungehoek en PC’s uitdoen (1x achter de bar, 2x in speelhoek) g. Als er geen beheerder gemeld heeft dat hij heeft afgesloten, controleer/sluit dan: - hoofd ingang van de sporthal - einde gang deur bij JvdBzaal naar kunstgras - nooduitgangen JvdBzaal

en schakel alle DVO-hal verlichting uit

Op zaterdagen en na feesten extra h. Stoelen op de tafels hangen maar de barkrukken NIET op de bar zetten NB. wanneer alle tafels en stoelen eruit zijn, deze NIET terugzetten !

i.

Nieuwe zakken in prullenbakken ook bij de dames toiletten

j.

Vegen / Dweilen dweilen hoeft alleen als er veel drank gemorst is

k. WC's doorspoelen + sanitair middel (uit kastje onder de gootsteen) er in doen l.

"Broodjes gezond" koelvitrine leeghalen en restanten in koelkast doen

m. Tosti-ijzers onder water leggen n. Feestversiering verwijderen o. Resten en lege flessen van zelf meegebracht eten/drinken meenemen

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 10 van 15


7

Richtlijnen Consumptie Munten en Kaarten

Leiders, coaches en DVO-scheidsrechters -> KAARTEN Leiders, coaches en DVO-scheidsrechters krijgen geen munten maar schrapkaarten voor consumpties Consumpties die met kaarten "betaald" worden NIET op de kassa AANSLAAN EN ook NIET in het verbruiksboek NOTEREN

Scheidsrechters van buitenaf -> MUNTEN Als scheidsrechters van buitenaf aankomen en zich melden bij de bar, krijgen zij vriendelijk een drankje aangeboden en twee consumptiemunten om later te kunnen gebruiken. Als de scheidsrechter een consumptie gebruikt de consumptie opschrijven in de kolom "betaald met munten" op het dagformulier in de groen map. Ook wordt scheidsrechters verteld waar de kleedkamers zijn en waar de veld/zaalwacht aan te herkennen is. •

Voor een consumptiemunt kan het volgende worden genuttigd: o koffie o thee o chocomel o frisdrank o AA o tap bier o wijn

o eten/snoep ter waarde van 1 euro •

Munten waarmee "betaald" wordt, in het daarvoor bestemde ontvangstbakje doen.

•

Tijdens de zaalcompetitie worden de munten door de zaalbeheerder verstrekt. Tijdens de veldcompetitie worden de munten door een clubhuismedewerker verstrekt.

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 11 van 15


8 Richtlijnen kassagebruik en contant geld

Openen / Aanzetten •

Tel het voordat je de lade plaatst het briefgeld en de munten van 2, 1 en ½ euro en schrijf dit op een kassa telbriefje waarvan blanco exemplaren in de kassalade liggen (zie voorbeeld in bijlage-1)

•

Druk op de knop boven het groene lampje, wacht tot het kassascherm verschijnt en plaats dan pas de magneetsleutel (uit de kluis) op het rondje. Als het goed is verschijnt dan "REG Mode".

Verkopen afrekenen •

Je kunt per verkochte product op een producttoets drukken of als je bijvoorbeeld 10 tapbiertjes aan wil slaan, 1, 0, en dan de toets voor tapbier toetsen.

•

IJs/Snoep: het totaalbedrag met de voorgeprogrammeerde knoppen invoeren.

•

Druk na invoer van alle verkochte producten op "Contant" Alternatieve methode: Druk ipv." Contant" op "Subtotaal", toets daarna het ontvangen bedrag in en druk dan pas op "Contant". Op het scherm verschijnt dan het terug te geven bedrag

Fouten herstellen •

Meldingen van fouten kunnen worden gewist door Esc/Skip of Clear te toetsen

•

Verkeerd product ingetoetst en de contant-knop nog niet ingedrukt -> met de pijltjestoetsen het foutief aangeslagen product te selecteren en dan knop: "Fout" toetsen.

•

Verkeerd product ingetoetst en de contant-knop is reeds ingedrukt -> niet herstellen maar een briefje in de kluis met het verkeerd aangeslagen bedrag

Tussentijds afstorten / muntgeld aanvullen •

Schrijf tussentijdse afstortingen op het kassa telbriefje.

•

Muntgeld aanvullen --> Volg de instructies aan binnenkant van de bruine stalen deur

Afsluiten 1

Toets achtereenvolgens: "Rapport ", "Eindstand" en "Dagrapport Z"

2

Wacht tot de printer 2x heeft geprint

3

Haal de dagomzet minus de bedragen die al eerder op de dag zijn afgestort uit de kassa

4

Doe het geld samen met het bonnetje uit de printer in een papieren zakje en schrijf je naam erop en hoeveel geld er in zit.

5

Tel wat er nog in de kassa zit en schrijf dit op het kassa telbriefje.

6

Stop het kassa telbriefje bij het geld in het zakje en doe het in de afstortkluis.

7

Haal de lade uit de kassa en zet deze op het schap in de kluis

8

Doe de bruine metalen deur op slot

9

Laat de lade van de kassa open zodat eventuele inbrekers deze niet openbreken

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 12 van 15


9 Richtlijnen voor externe activiteiten en feesten Contactpersonen •

Erika Buitenhuis, Henriëtte van den Hul

Meld activiteiten minimaal 8 weken van te voren via [email protected] en beantwoord in de email alvast zoveel mogelijk van onderstaande vragen:

•

De contactpersonen nemen contact op om de volgende zaken te bespreken: - Wie is verantwoordelijke

Er moeten 4 organisatoren nuchter blijven. Wie zijn dat?

- Eindigt het feest na 23:30

Dan is nachtvergunning nodig (deze moet 8 weken van tevoren aangevraagd worden door de feestcommissie).

- Consumptiebonnen nodig

Wat mag er wel en wat niet op geleverd worden? Hoeveel?

- Wat moet clubhuis inkopen

Moet minimaal 2 weken te voren bij inkopers bekend zijn

- Wat ga je zelf inkopen

Minimaal 2 weken vooraf toestemming vragen bij Elna en NOOIT drank >15% alcohol (ook niet voor mixen)

- Komen er jongeren onder 16 jaar Legitimatiecontrole + identificatie d.m.v. polsbandjes - Hoeveel vrijwilligers beschikbaar Naast de 2 clubhuismedewerkers die ook aanwezig zijn

•

- Wil je versiering gebruiken

Brandveilig en voor maandag weer verwijderen

- Discoapparatuur nodig

Nooit een rookmachine gebruiken (i.v.m. rookmelders)

De contactpersonen regelen indien nodig

bij/via

- voldoende wisselgeld/kleingeld

beheerder contant geld

- twee clubhuismedewerkers

planner

- aanvraag nachtvergunning

gemeente Ede

- discoapparatuur

Rick v.Roekel

- extra/bijzondere inkopen

inkopers

•

De organiserende groep heeft de verantwoordelijkheid dat alles goed en soepel verloopt

•

De organiserende groep voert onder toezicht van clubhuismedewerkers het Protocol Afsluiten uit

•

Een week na het feest evalueren de contactpersonen met de verantwoordelijke organisatoren

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 13 van 15


10 Reserveren vergaderruimte

De bestuurskamer is alleen voor enkele vaste commissies beschikbaar en kan niet gereserveerd worden via de clubhuiscommissie. Via een link op de DVO-site is een kalender met reeds gemaakte reserveringen voor de twee vergaderruimten te zien. Reserveren van tijdstippen kan door te emailen naar [email protected]. Daarbij geldt: Wie het eerst komt, krijgt de reservering toegewezen.

Vergaderen terwijl clubhuis gesloten is De openingstijden van het clubhuis worden door de weeks afgestemd op trainingstijden van juniorenen seniorenteams. Dat betekent dat op veel avonden pas om 21:00 het clubhuis open gaat. Om dan toch al te kunnen vergaderen zijn de volgende oplossingen voorhanden:

Grote vergaderruimte (oude bestuurskamer) Tijdens het zaalseizoen is de grote vergaderruimte vrijwel altijd via de voordeur DVO-hal bereikbaar. Tijdens het veldseizoen moet je behalve reserveren, tevens van te voren bellen/mailen met Gea Burgsteijn. (0318-414160/[email protected]) om af te spreken wanneer je de sleutel van de DVO-hal bij haar kan ophalen. In de hal is een automaat en in de vergaderruimte een waterkoker aanwezig voor koffie en thee .

Kleine vergaderruimte (kamertje met de groene boekjes) De buitendeur van de kleine vergaderruimte is te openen met de sleutel van de veldkleedkamers. Open in geen geval de binnendeur naar het clubhuis want dan gaat het alarm af ! Sluit na gebruik de buitendeur ook weer af Neem zelf een thermoskan koffie/thee + bekers mee

Versie 10 d.d. 20-08-2014

Pagina 14 van 15


Bijlage-1 voorbeeld van ingevuld kassa tel briefje

Kassa tellingen

Datum:

(op zaterdag) tussentijds afgestort

voor ingebruikname

Arjan vd Garde

geteld door:

bedrag €

0

x

20 =

300

afgestort door

8

x

10 =

80

11

x

5 =

55

35

x

2 =

70

285,25

€

na afstorten bij afsluiten Klaas Vaak

geteld door:

Arjan vd Garde

0 €

15-6-2014

0

x

20 =

0

9

x

10 =

90

10

x

5 =

50

36

x

2 =

72

34

x

1 =

34

27

x

0,5 =

13,50

Klaas Vaak

€

32

x

1 =

32

44

x 0,5 =

22

€

Totaal in kassa

Totaal €

259

€

in kassa

voor ingebruikname Totaal afgestort: €

€ 259,50

na afstorten 585,25

Dagomzet op kassa uitdraai: €

Versie 10 d.d. 20-08-2014

585,25

Pagina 15 van 15

Handboek. Clubhuis DVO

Recommend Documents