APLIKASI PENGOLAHAN DATA PIUTANG DAGANG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 PADA PD. SAMUDRA BUAH ======================Sevi Setiyaningsih1, Deden Sanusi2======================= Abstraks PD. Samudra buah merupakan suatu perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang perdagangan jual/beli, Namun dalam rutinitas kerja yang ada tidak semuanya dilakukan secara komputerisasi, seperti dalam pengolahan data piutang dagang yang masih dilakukan secara manual. Proses pengololahan data piutang dagang dilakukan secara manual, yaitu menggunakan Microsoft excel yang kegunaanya hanya mengurutkan data, mengedit teks secara langsung tidak menggunakan data base. tentang pengolahan data piutang dagang di PD Samudra buah masih lambat, Data-data dan informasi-informasi apa saja yang dihasilkan di dalam pengolahan data piutang dagang tersebut tidak efisien. Dalam penyusunan laporan pengolahan data piutang dagang di PD. Samudra Buah tidak dapat menyajikan laporan yang cepat dan akurat. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pengolahan data piutang dagang di PD. Samudra Buah, dapat memudahkan penginputan dan pengeditan data piutang dagang PD. Samudra Buah dengan menggunakan bahasa pemrograman aplikasi Visual Basic 6.0, serta dapat Menghasilkan aplikasi visual basic 6.0 untuk mempermudah pelaksanaan operasional pengolahan data piutang dagang PD. Samudra Buah, Hasil yang diharapkan semoga dapat emudahkan para pegawai dalam melakukan pengolahan data piutang dagang sehingga sehingga dapat menyampaikan informasi yang akurata dan tepat waktu. Dapat memberikan pengetahuan dan pemahaman aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, Dapat Pengembangan teknologi infomasi dengan membuat sebuah aplikasi piutang dagang dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0
Kata kunci : Aplikasi, pengolahan data, piutang dagang
A. Latar belakang penelitian Perkembangan teknologi pada masa sekarang ini, sudah sangat cepat dan maju, salah satunya adalah teknologi komputer. Komputer adalah salah satu alat bantu untuk menyelesaikan suatu masalah secara elektronik. Karena memiliki kelebihan yaitu dari degi kecepatan dan ketelitian. Namun, masalah yang ingin diselesaikan tidak dapat langsung diselesaikan begitu saja. Agar komputer dapat menyelesaikan suatu masalah, kita perlu merumuskan langkahlangkah mendalam rangkaian suatu instruksi. Komputerlah yang akan menyelesaikan masalah itu dalam rangkaian suatu instruksi tersebut, karna komputer dapat mengerjakannya dengan cepat, akurat bahkan berulang-ulang tanpa mengenal lelah dan bosan. Sekumpulan instruksi yang Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
merupakan penyelesaian masalah itu dinamakan program. Program di inputkan ke dalam komputer, kemudian komputer mengerjakan instruksi-instruksi ddalam program tersebut, lalu memberikan hasil atau keluaran (Output) yang diinginkan. PD. Samudra buah merupakan suatu perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang perdagangan jual/beli, Namun dalam rutinitas kerja yang ada tidak semuanya dilakukan secara komputerisasi, seperti dalam pengolahan data piutang dagang yang masih dilakukan secara manual. Proses pengololahan data piutang dagang dilakukan secara manual, yaitu menggunakan Microsoft excel yang kegunaanya hanya mengurutkan data, mengedit teks secara langsung tidak menggunakan data base. Tentunya hal tersebut kurang efektif karena akan 8
mempermudah terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia dan dapat terjadi dalam proses pemasukan data sehingga akan banyak menyita waktu. Pengertian dari piutang-dagang itu sendiri adalah tagihan kepada pihak lain (baik perorangan atau organisasi) yang timbul dari aktivitas penjualan barang dagangan/jasa yang dilakukan secara kredit. Taghan dapat di timbulkan karena pemberian pinjaman kepada perusahaan lain dan penjualan barang-barang atau pelanggan, data buah, data piutang dan lain-lain. Dengan menggunakan pencatatan piutang dagang akan menjadi lebih cepat, mudah dan akurat. Oleh karena itu penulis ingin cepat membuat aplikasi data piutang dagang dengan menggunakan aplikasi Visual basic 6.0 untuk mempermudah pengolahan data piutang dagang. Karena perintah-perintah dalam bahasa Visual basic 6.0 sangatlah komplit dan di visual basic juga bisa dengan mudah membuat sebuah program tanpa harus mengetik bahasa program lagi, tetapi cukup mendesain interface/tampilan program dengan visual basic 6.0 editor yang telah tersedia. Yang paling menarik dari visual basic 6.0 terutama adalah tersedianya fasilitas activeX. Axtive X merupakan program/fasiltas tambahan yang bisa kita masukan/load dalam visual basic 6.0 sehingga fasiltas dan kemampuan Visual basic 6.0 bisa terus meningkat.
pengolahan data piutang dagang tersebut? 3. Bagaimana penyusunan laporan pengolahan data piutang dagang di PD. Samudra Buah? C. Tujuan penelitian Tujuan dari penelitian yang akan dilakukan adalah : 1. Untuk mengetahui pengolahan data piutang dagang di PD. Samudra Buah. 2. Untuk memudahkan penginputan dan pengeditan data piutang dagang PD. Samudra Buah dengan menggunakan bahasa pemrograman aplikasi Visual Basic 6.0 3. Menghasilkan aplikasi visual basic 6.0 untuk mempermudah pelaksanaan operasional pengolahan data piutang dagang PD. Samudra Buah.
D. Manfaat penelitian Manfaat dari penelitian yang akan dilakukan adalah : 1. Memudahkan para pegawai dalam melakukan pengolahan data piutang dagang sehingga sehingga dapat menyampaikan informasi yang akurata dan tepat waktu. 2. Memberikan pengetahuan dan pemahaman aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 3. Pengembangan teknologi infomasi dengan membuat sebuah aplikasi piutang dagang dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0
Berdasarkan uraian diatas maka penulis menentukan judul penelitian yaitu “Aplikasi pengolahan data piutang dagang menggunakan Visual Basic 6.0 pada Samudra Buah.
B. Perumusan masalah E. Tinjauan pustaka Berdasarkan uraian diatas, dapat dirumuskan beberapa masalah yang akan diteliti sebagai berikut: 1. Bagaimana deskripsi tentang pengolahan data piutang dagang di PD Samudra buah? 2. Data-data dan informasi-informasi apa saja yang dihasilkan di dalam Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
Pengertian piutang dagang Piutang adalah tuntutan terhadap pihak tertentu yang penyelesaiannya diharapkan dalam bentuk kas selama krgiatan normal perusahaan. Klaim timbul karena berbagai sebab. Misalnya penjualan secara kredit, 9
pemberian pinjaman kepada karyawan, porsekot dalam kontrak pembelian, porsekot kepada karyawan, dan lain-lain. Tidak semua klaim tersebut d sebut sebagai piutang.
Paket aplikasi Paket aplikasi adalah perangkat lunak yang dipergunakan untuk membantu pemakai komputer melaksanakan suatu pekerjaan (Wawan Hermawan, 192:17, Pengetahuan ilmu komputer) Program aplikasi Program aplikasi adalah program yang dapat bekerja sendiri tanpa harus membaca terlebih dahulu program lain. (Andi, 2003:221) Pengertian data Data adalah bahan baku informasi didefinisikan sebagai kelompok teratur synbol-symbol yang memiliki kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Data berbentuk dari karakter, yang dapat berupa alphabet, angka maupun symbol khusus seperti : *, $b dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur data file, database (James A Hall, EdisiJakarta: Salemba Empat, 2001) Pengertian pengolahan data Pengolahan data adalah proses operasi sistematis terhadap data. Selama operasi, misalnya kalkulasi atau operasi logika, sedang berlangsung, data disimpan sementara dalam processor. Basis Data Basis sata adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut dan tersedia saat dibutuhkan.
Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
Basis data adalah kumplan file-file yang membentuk satuan data yang besar (Krismiaji, 2002:94) Definisi data dan informasi Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebaganya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinansinya. (Fathansyah Ir, Basis Data 1999:2) Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan lebih berisi bagi yang menerimanya (Jogiyanto, HM., Analisis & Desain Sistem Informasi 199:8)
Pengertian database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya tersimpan dalam simpananlar computer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk menampilkannya (Jogiyanto hartono, MBA, PH.D, 1999:217)
F. Metode Pengembangan 1. Metode penelitian yang digunakan Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif umum. Menurut DR. Sugiono (2002:11), penelitian deskriftof adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variable mandiri, baik satu varibale atau lebih (indevenden) tanpa mebuat perbandingan atau menghubungkan dengan variable alin. Sedangkan menurut Sumarjono (1997:42) penelitian adalah proses penemuan kebenaran yang dijabarkan dalam bentuk kegiatan yang sistematis dan berencana dengan dilandasi metode ilmiah. Fenomena itu bisa berupa bentuk, aktivitas, karakteristik, perubahan, hubungan, kesamaan dan perbedaan antara 10
fenomena yang satu dengan fenomena lainnya (Sukmadinata, 2006:72). Metode ini bertujuan untuk menggambarkan, menganalisa dan menarik kesimpulan menganai keadaan objesk yang dilteliti berdasarkan fakta yang terdapat dalam perusahaan. 2. Kriteria penelaian deskriptif umum Penelitian deskriptif umum mempunyai kriteria-kreiteria sebagai berikut: a. Masalah yang dirumuskan harus patut, ada nilai ilmiah serta tidak terlalu luas. b. Tujuan penelitian harus dinyatakan dengan tegas dan tidak terlalu umum c. Data yang digunakan harus fakta-fakta yang terfercaya dan bukan merupakan opini d. Standar yang digunakan untuk membuat perbandingan harus mempunyai validitas e. Harus ada deskripsi yang terang tentang tempat serta waktu penelitian dilakukan f. Hasil penelitian harus berisi secara detail yang digunakan, baik dalam mengumpulkan data maupun dalam menganalisa data serta study kepustakaan yang dilakukan. Deduksi logis harus jelas hubungannya dengan kerangka teorits yang digunakan jika kerangka teoritis itu telah dikembangkan. 3. Data atau informasi yang diperlukan Data yang diperoleh dalam penelitian, dapat digolongkan sebagai berikut : a. Data primer Data primer adalah data yang diperoleh dari peninjauan secara langsung ke perusahaan yang menjadi objek penelitian yaitu dokumen biaya bahan baku dan wawanara langsung dengan staf yang berkaitan dengan penelitian ini. b. Data skunder c. Data skunder adalah data yang diperoleh melalui studi kepustakaan dengan mempelajari buku0buku dari berbagai Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
lainnya yang berhubungan dengan topik yang dibahas atau data-data yang diperoleh dari instansi atau lembaga yang berkaitan dengan penelitian. 4. Sumber data dan informasi a. Person Merupakan orang menjadi narasumber untuk memperoleh informasi dan berkonsultasi yang berkatan dengan permasalahan yaitu : a) Pimpinan perusahaan b) Staff yang trkait b. Paper Paper adalah sumber tertulis yang berisi data atau informasi dengan cara membaa buku berupa kutipan dari bukubuku yang berhubungan dengan masalah yang akan di bahas khusunya biaya bahan baku c. Place Place adalah tempat dilakukannya penelitian. Tepatnya berlokasi di Jl. Bahagia No. 119 Plumbon-Cirebon 5. Teknik pengmpulan data Teknik pengumbulan data yang digunakan untuk memperoleh data dalam penyusunan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut: Penelitian lapangan (field research) Yaitu penelitian yang digunakan untuk memperoleh data primer melalui : a. Peninjauan dan pengamatan (Observation) Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara meninjau atau mengunjungi perusahaan secara langsung untuk mencatat data maupun informasi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti khusunya yang berhubungan dengan biaya bahan baku seperti : a) Pembelian bahan baku b) Pemakaian biaya bahan baku c) Laporan biaya bahan baku b. Wawancara (interview) Yaitu pertemuan antara 2 orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu (esterberg, 2002). Yang menjadi narasumber di dalam 11
melakukan penelitian ini adalah pimpinan perusahaan dan staf yang terkait dengan biaya bahan baku. c. Historis (longitudinal) Yaitu teknik pengumplan data dengan cara menggunakan data-data yang ada pada masa lalu yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 6. Studi pustaka Yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data sekunder dengan menggunakan informasi dari buku-buku ataupun sumber-sumber lainnya seperti dari internet dan Cd referensi program yang berhubungan dengan biaya dahan baku.
G. Hasil dan pembahasan Gambaran diagram konteks Diagram konteks adalah bagian dari flow (Diagram alir data) dimana diagram ini mempunyai entitas dan proses serta aliran data yang menyatakan hubungan entitas, diagram konteks ini disebut sebagai DFD Level 0. Aplikasi pengolahan data piutang dagang pelaksanaan aktifitasnya berhubungan erat dengan entitas yang berada dalam lingkungan PD. Samudra Buah terutama kasir. Dalam diagram konteks terdiri dari entitas luar yaitu : 1. 2. 3. 4.
Kasir Pimpinan Pelanggan Bagian keuangan
Kasir Kasir
Id Dan Password
Layar log in
Laporan data pelanggan
Data pelanggan
Aplikasi Aplikasi Pengolahan Pengolahan Data piutang Data piutang dagang dagang
Pelanggan Pelanggan Informasi piutang
Laporan data piutang
Pimpinan Pimpinan
Laporan data pelunasan Laporan data penjualan
Data penjualan buah Data pelunsan
Data buah
Data penjualan buah
Data piutang
Bagian keuangan Bagian keuangan
Gambar 1: diagram pengolahan data piutang
konteks
aplikasi
DFD (Data flow diagram) Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses secara fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya oleh aliran data. Didalam data flow digram terdiri dari proses penyimpanan data, aliran data, dan entity luar. DFD sistem pengolahan data PD. Samudra Buah terdiri dari: 1. DFD level 0 aplikasi pengolahan data piutang dagang Kasir Kasir
Pelanggan Pelanggan
Pelanggan Pelanggan Data piutang
Dta pelanggan
1.0 1.0 Login Login
2.0 Input 2.0 data Input data pelanggan pelanggan
F1
3.0 Input 3.0 data Input data Piutang Piutang
Pimpinan Pimpinan
4.0 Input 4.0 data Input buahdata buah
F3
F2
Laporan data pelanggan Laporan dat piutang
Data buah
Data Pelunasan
5.0 Input 5.0 data Input data pelunasan pelunasan
F4
Id Dan Password
6.0 Input 6.0 data Input data Penjualan Penjualan buah buah
F5
7.0 7.0 Pembuatan Pembuatan laporan laporan
Laporan data buah Laporan data pelunasan piutang Laporan data penjualan buah
Gambar 2 : DFD (Data flow diagram)
Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
12
DFD level 1 proses data piutang
Data Buah
Data piutang Telah di edit
Kasir Kasir Data Pelunasan
21 21 save save
Kasir Kasir
Data Pelunasan
F1
Data Buah
3.2 3.2 Edit Edit
F3
Data pelanggan Yang akan di edit 2.3 2.3 updatr updatr
Data pelanggan Yang akan si update
4.5 4.5 delete delete
Data piutang Yang akan di edit Data piutang Yang akan di update
4.3 4.3 Update Update
Data piutang Yang akan di refresh
Hapus Data Buah
4.4 4.4 Refress Refress
Data pelanggan Yang akan di refresh
Hapus Data Pelunasan
2.5 2.5 delete delete
Data pelanggan Telah di edit
4.2 4.2 Edit Edit
4.1 4.1 save save
2.4 2.4 refresh refresh
Gambar 5 : DFD level 1 proses data buah Gambar 3 : DFD level 1 proses data piutang DFD level 1 proses data pelunansan piutang DFD level 1 proses data buah
Data pelunasan
Kasir Kasir Data Piutang
Data piutang Telah di edit
Kasir Kasir
Data Pelunasan
F1
3.5 3.5 delete delete
3.2 3.2 Edit Edit
31 31 save save
Hapus Data Piutang
5.1 5.1 save save
Data Pelunasan Hapus Data pelunasan
F4 Data piutang Yang akan di edit Data piutang Yang akan di cancel
3.3 3.3 Cancel Cancel
Data piutang Yang akan di update
5.3 5.3 Delete Delete
Data pelunasan piutang Yang akan refresh
5.2 5.2 Refresh Refresh
3.4 3.4 Update Update
Gambar 6 : DFD level 1 proses data pelunasan piutang Gambar 4: DFD level 1 proses data buah
DFD level 1 proses data buah
Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
DFD level 1 proses data penjualan buah
13
1. Dalam penyimpanan data alangkah lebih baiknya dilakukan secara lebih aman agar dapat terjaga dalam pengolahan data. 2. Dalam pembuatan laporan lebih aman dibuat program aplikasi dengan menggunakan aplikasi visual basic 6.0 atau program aplikasi yang lainnya agar lebih cepat dan terjaga dalam pembuatan laporan 3. Data yang disimpan sebaiknya dikelompokan menurut kelompok datanya masing-masing, sehingga apabila suatu saat data tersebut dibutuhkan kembali, maka dapat di cari dengan cepat.
6.2 6.2 Refresh Refresh
Data penjualan
Kasir Kasir
6.1 6.1 Save Save
Hapus Data Penjualan buah
Data penjualan
F5
6.3 6.3 Delete Delete
Data penjualan Buah yang kan dicetak
6.4 Cetak 6.4 faktur Cetak faktur
Gambar 7 : DFD level 1 proses data penjualan buah
H. Kesimpulan dan saran Kesimpulan Ada beberapa hal yang dapat disimpulkan dari hasil observasi san pembuatan program aplikasi yaitu:
1. Sistem yang berjalan saat ini memakan waktu relatif lama karena masih mengggunakan sistem manual, dengan adanya program aplikasi baru ini diharapkan dapat mebantu kasir dalam mengolah data. 2. Dengan adanya program aplikasi diharapkan dapat mempermudah pengolahan data dan memberikan informasi jenis barang berikut harganya, karena untuk harga pada suatu waktu bisa saja mengalami perubahan. 3. Memberikan kemudahan dalam penginputan dan pengeditan data. 4. Proses pencarian terhadap data dapat dilakukan dengan cepat 5. Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan. Saran Saran-saran terhadap pengguna system aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
Demikian kesimpulan dan saran yang diberikan dari hasil observasi dan pemecahan masalah. Sadar bahwa saya sebagai penulis belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu kritik san saran yang bersifat membangun akan sanat bermanfaat terhadap pengembangan aplikasi ini dimasa yang akan datang.
I. Daftar pustaka 1. Wawan Hermawan, Paket aplikasi, pengetahuan ilmu komputer, 192:17 2. Kadir, 1999:17, Pengertian data base manajemen system (DBMS) 3. Fathansyah, Ir, Buku Teks Ilmu Komputer Basis data : Informatika: Bandung; 1999) 4. Jogiyanto HM, analisis & Desain seistem informasi: 1989:8) 5. Adi Kurnadi, Pemrograman Visual Basic 6.0 PT. Elex Media Komputindo, 2000 6. Pembelajaran aplikasi database pada visual basic 6.0 Http://www.andipublisher.com) 7. Http://Bwahyudi.staff.gunadarma.ac.id; Diagram konteks) 8. Http://ilmukomputer.org/2009/10/06/n ormalisasi-bag1/pengetian; pengertian normalisasi
Jurnal kompak STMIK IKMI Vol. 1 No. 1 Edisi Juli 2010
14
