Jaarverslag ondernemingsraad REAKTGROEP 2012
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de ondernemingsraad van de REAKTGROEP. 2012 was een roerig en druk jaar met vele maatschappelijke ontwikkelingen, die mede de noodzaak vormen voor de veranderingen binnen onze organisatie. In dit jaarverslag wordt uitvoerig ingegaan op deze veranderingen, de vele instemmingsen adviesaanvragen en de rol van de ondernemingsraad. We noemen hier een belangrijk onderwerp zoals het project resultaatgericht werken, ondersteund door In voor Zorg, waar de invoering van de nieuwe werkwijze en functiehuis een onderdeel van is. De instemmings- en adviesaanvragen waren veelal gericht op het komen tot de toekomstbestendige organisatie die de REAKTGROEP wil zijn. De advisering door de ondernemingsraad past in dat kader: continuïteit van de organisatie die een perspectief realiseert voor onze doelgroep. In de laatste maand van het jaar, op 11 december, ondertekenden de bestuursvoorzitter van de Parnassia Groep en de bestuurder van de REAKTGROEP een intentieverklaring. Hierin is afgesproken te onderzoeken wat de mogelijkheden en voordelen zijn om samen het zorgaanbod op het gebied van maatschappelijke integratie vorm te geven. In 2013 zal de ondernemingsraad aan het traject met de Parnassia Groep haar volle aandacht geven. Binnen de ondernemingsraad is ook dit jaar weer gewerkt aan het verbreden van kennis en vaardigheden door het volgen van individuele en gezamenlijke cursussen. Deze cursussen en trainingen dragen bij aan de ontwikkeling van de OR-leden en zeker ook aan de voorbereiding op het medezeggenschapsjaar 2013.
Rick Bouwens, voorzitter ondernemingsraad REAKTGROEP
1
De OR op cursus Op 22 en 23 maart volgden Marja Bouwmeester en Leoni Hulsker de cursus effectief communiceren. Tijdens deze training werd meer geleerd over de eigen wijze van communiceren, wat dit oplevert of kost en hoe je dit kunt veranderen. Inzicht werd verkregen in de verschillende rollen die je zelf inneemt in de communicatie, je eigen voorkeursrol en wat dit betekent voor je eigen resultaten en die van de ondernemingsraad. Het was een boeiende cursus met een leuke groep cursisten. Op 10 mei nam Jan Bijl deel aan de studiedag Arbo voor beginners. Tijdens deze studiedag kregen de cursisten van alles te horen over de Arbowet, arbobeleid, arbopraktijk en de belangrijkste trends op arbogebied. Tevens werd de cursisten geleerd hoe je invloed kunt uitoefenen op het arbobeleid in de eigen organisatie. Op 18 en 19 september ging de voltallige OR op cursus. De OR-leden wilden tijdens deze tweedaagse reflecteren op hun bijdrage en daarbij oog hebben voor de afhandeling van de adviesaanvragen, de samenwerking als groep, de ontwikkeling en bijdrage van de individuele leden, de samenwerking met de bestuurder en komen tot een plan van aanpak met heldere terugkoppelingsmomenten voor het komende jaar. Het waren twee leerzame dagen. Daarbij was het ook plezierig om twee dagen met elkaar op te trekken.
Contactpersonen van de ondernemingsraad De ondernemingsraad vindt het van groot belang om goed contact te onderhouden met de achterban en heeft inmiddels op bijna alle locaties een contactpersoon voor de OR aangesteld. De contactpersoon geeft vragen of problemen, die op de werkplek leven, door aan de ondernemingsraad, brengt de OR structureel onder de aandacht tijdens het werkoverleg en brengt momenten van achterbanraadpleging onder de aandacht van collega s. In 2012 kon de ondernemingsraad Vijay Rambocus voor REAKT Rijnmond, Pleuni van der Meer voor REAKT Zoetermeer en Heidrun Hulsken voor REAKT Johannes van Duuren verwelkomen.
Overdracht satellietlocaties REAKT Den Haag Op 3 januari ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake overdracht van de satellietlocaties REAKT Den Haag aan Stichting Anton Constandse. Per 1 januari 2013 wordt de inloop en begeleiding uit de AWBZ naar de WMO overgedragen. Uit de intensieve contacten die REAKT heeft met de gemeente Den Haag, blijkt dat dit een reductie zal betekenen voor REAKT Den Haag. De bestuurder heeft de ondernemingsraad medegedeeld dat REAKT zich tot het uiterste inspant om de zorg voor de cliënten te waarborgen, maar verwacht dat de financiële middelen die nodig zijn voor de exploitatie van de satellietlocaties na 1 januari 2013 grotendeels zullen wegvallen en voorziet dat de satellietlocaties van REAKT Den Haag niet kunnen worden open gehouden. Zowel REAKT Den Haag als Anton Constandse willen echter dat het aanbod op de satellietlocaties toegankelijk blijft voor de cliënten en vinden continuering van de vestigingen zeer belangrijk. Dit heeft er toe geleid dat Anton Constandse op eigen initiatief heeft voorgesteld om de exploitatie van de vestigingen per 15 februari 2012 over te nemen. Doordat Anton Constandse de functie Verblijf biedt, heeft Anton Constandse namelijk additionele middelen toegekend gekregen. Deze functie biedt REAKT niet en REAKT kan dus helaas geen beroep doen op deze extra financiering.
2
Op de satellietlocaties wordt 3,11 fte aan personeel niet meer ingezet. Dit betreft in totaal vijf medewerkers. Zij hadden, vooruitlopend op de totale reorganisatie van REAKT, allen een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Deze liepen op één na per 1 januari 2012 af en zijn in het kader van de totale reorganisatie van REAKT niet verlengd. De samenwerking tussen REAKT Den Haag en Anton Constandse blijft gehandhaafd. Anton Constandse gaat namelijk alleen de intramurale dagbesteding verzorgen. Voor ambulante dagbesteding en arbeid in het kader van participatie en ontwikkeling, blijft Anton Constandse cliënten doorverwijzen naar de locaties van REAKT Den Haag. Na toelichting en bespreking in de overlegvergadering met de bestuurder, gevolgd door overleg in de ondernemingsraad, heeft de OR een positief advies uitgebracht.
Instemmingsverzoek herzien beleidsplan bedrijfshulpverlening Het beleidsplan bedrijfshulpverlening is geactualiseerd. Daarnaast zijn er aanpassingen gedaan om het BHV-beleid minder duur te maken, waarbij de veiligheid van de medewerkers gewaarborgd blijft en de correcte toepassing van wet- en regelgeving gecontinueerd wordt. De belangrijkste wijzigingen zijn: -
de jaarlijkse vergoeding van 140,-- komt voor iedere BHV-er te vervallen; de scholing van BHV-ers wordt teruggebracht naar één dag training per 2 jaar; ELH (Eerste Levensreddend Handelen) wordt niet langer standaard aangeboden aan elke medewerker. Het blijft wel onderdeel van de scholing van BHV-ers; handhaven van de ontruimingsoefeningen 1 keer per jaar; in het jaar dat geen training plaats vindt, zal een intervisiemoment met alle BHVers gepland worden om vragen te behandelen, zaken met elkaar te bespreken, dingen te herhalen etc.; tussentijds opleiden als nieuwe BHV-ers nodig zijn.
De werkgroep Arbo heeft het instemmingsverzoek in behandeling genomen. De vragen die daaruit voortkwamen zijn besproken in het OR-overleg en in de overlegvergaderingen met de bestuurder op 13 maart, 17 april en 1 mei. Met de bestuurder zijn de randvoorwaarden afgesproken onder welke voorwaarden de OR akkoord kon gaan met het instemmingsverzoek herzien beleidsplan bedrijfshulpverlening. Als laatste heeft de ondernemingsraad opgemerkt het belangrijk te vinden dat de organisatie in staat is een goed geregelde en verantwoordelijke BHV te organiseren met daarbij een professionele scholing. Alleen met inhoudelijke en voldoende aantoonbare kwaliteit, kan bij calamiteiten op een juiste wijze en veilig worden gehandeld. Tijdens de in september gehouden overlegvergadering met de bestuurder is het opleiden tot BHV-er besproken. Er zal altijd een medewerker met een geldig BHV-diploma op een locatie aanwezig moeten zijn. Voor regio s met veel kleine locaties en parttime functies kan dit betekenen dat alle medewerkers geschoold worden.
3
Vernieuwd verzuimbeleid en verzuimprocedure Op 13 maart ontving de ondernemingsraad een instemmingsverzoek met het vernieuwde verzuimbeleid en de verzuimprocedure voor de gehele REAKT Groep. De belangrijkste wijziging is dat het verzuimbeleid in het vernieuwde beleid wordt gezien als onderdeel van de HR-cyclus met als gevolg dat de leidinggevende bij verzuim als casemanager optreedt in plaats van de afdeling P&O, zoals tot nu toe het geval was. De leidinggevende blijft in principe gedurende het gehele eerste verzuimjaar betrokken bij het herstel van de medewerker. Daarnaast zijn de hoofdstukken 6 t/m 12 en de bijbehorende bijlagen van het verzuimbeleid van januari 2007 vervangen door een afzonderlijk document: de verzuimprocedure. Na overleg in de ondernemingsraad en bespreking en toelichting in de overlegvergadering met de bestuurder, heeft de OR ingestemd met genoemd instemmingsverzoek. De ondernemingsraad vindt het een goede zaak dat binnen het verzuimbeleid de leidinggevende tevens casemanager wordt. Op verzoek van de OR heeft de bestuurder verduidelijkt dat de bedrijfsarts van 365/ ArboNed een medisch beroepsgeheim heeft. Alleen de relevante informatie die buiten het beroepsgeheim valt, wordt door de bedrijfsarts doorgegeven aan de REAKT Groep. Begin mei hebben alle medewerkers het vernieuwde verzuimprotocol ontvangen.
Toekomst REAKT 2012- 2014 Dit strategisch plan geeft de aanpak van REAKT weer om te komen tot een toekomstbestendige organisatie die voor mensen met psychiatrische of psychosociale problemen een perspectief realiseert. Het is geen nieuw plan, maar een strategisch kader dat het lopend beleid positioneert en aanscherpt, gegeven de externe ontwikkelingen in de komende jaren en de ervaringen binnen het veranderproces van REAKT. De ondernemingsraad is om input gevraagd voor dit strategisch document.
HR- pla n REAKT Gr oe p va na f n u n a a r de t oe k om st t oe In oktober 2011 ontving de ondernemingsraad ter informatie het HR-plan REAKT Groep vanaf nu naar de toekomst toe . Dit HR-plan is bedoeld om tot een samenhangend toekomstbestendig personeelsbeleid te komen dat toegepast kan worden bij alle onderdelen van de REAKT Groep. Diverse projectgroepen (Plan van aanpak FWG, Plan van aanpak Competentieontwikkeling, projectgroep P&O-regelingen, projectgroep Verzuimbeleid en de projectgroep Jaargesprekken) werden samengesteld. Ook de OR was vertegenwoordigd.
In voor Zorg Eind november 2011 werd onze organisatie aangemeld voor het door VWS gefinancierde stimuleringsproject In voor Zorg. Dit project richt zich op ondersteuning van instellingen voor langdurige zorg bij implementatie van verbetermaatregelen. Met behulp van een extern projectleider van het programma In voor Zorg zal de komende anderhalf jaar worden gewerkt aan het meer resultaatgericht werken op alle niveaus in de organisatie en het vergroten van de deskundigheid van onze medewerkers. Leren en opleiden spelen daarbij een belangrijke rol. 4
Op de medewerkersdag in maart werd bekend gemaakt dat de merknaam REAKT zal verdwijnen en dat er voor een nieuwe naam gekozen is: CONNECT. De merknaam TRACK blijft ongewijzigd. Op 22 maart ontving de ondernemingsraad ter informatie het plan van aanpak traject In voor Zorg. Na de voorbereidingsfase zoals beschreven in het plan van aanpak werden pilotlocaties gekozen: Platinaweg (TRACK), Soeda (CONNECT), Rietdijk (TRACK) en Voorburg (zowel CONNECT als TRACK). Op deze locaties werd de wijze van implementeren van het resultaatgericht werken uitgeprobeerd, alvorens dit uit te rollen naar alle locaties. Dat betekent dat op deze pilotlocaties medewerkers en productenaanbod werden herplaatst op basis van Hospitality en Ontwikkeling, conform het gedachtegoed in het productportfolio. Gezien de omvang van de operatie en het te verwachten effect op de medewerkers en cliënten, was de pilotfase noodzakelijk en belangrijk om deze fase goed te evalueren. Half april werden de concept planningen voor de pilotlocaties ontvangen. Begin mei werd kennis gemaakt met Marcel Kruger, de extern projectleider van In voor Zorg en met Masha Wight, de intern projectleider. De ondernemingsraad kreeg tijdens dit informatieve overleg uitleg over het project resultaatgericht werken in samenwerking met In voor Zorg. Half mei ontving de ondernemingsraad ter informatie de implementatieplannen, inclusief de draaiboeken, voor genoemde pilotlocaties. Deze werkdocumenten zijn bedoeld voor het implementatieteam en de betrokken regiomanagers. In juni liet de bestuurder weten de eerste pilotronde van het project resultaatgericht werken te verlengen met een maand. In de brief werden de redenen uiteen gezet. Er was nog onvoldoende informatie om specifiek te evalueren of de nieuwe werkwijze een geslaagde aanpak zou worden. Een klankbordgroep implementatie van de nieuwe werkwijze op de locaties werd ingesteld. Ook de OR was vertegenwoordigd. Tijdens de diverse bijeenkomsten werden punten ter verbetering besproken met de in- en extern projectleider. De verbeterpunten zijn meegenomen in de tweede pilotronde. In de loop van 2012 ontving de ondernemingsraad de implementatieplannen (inclusief draaiboeken) van de diverse andere pilotlocaties (zie bijlage Adviesaanvragen). Na afloop van de pilotfase is op basis van de opgedane ervaringen en evaluaties de uiteindelijke procedure (inclusief de bijbehorende formulieren) vastgelegd. Deze is ter advies voorgelegd aan de medezeggenschap. Zie verderop in dit jaarverslag onder Adviesaanvraag nieuwe werkwijze en functiehuis. Gedurende het jaar 2012 werden de medewerkers steeds op de hoogte gehouden van de voortgang. Regelmatig verscheen een special van de nieuwsbrief.
Huisvesting en aanbod REAKT Rijnmond Binnen REAKT wordt hard gewerkt om kosten en opbrengsten in balans te brengen in combinatie met het realiseren van een vernieuwd kwalitatief aanbod. In dit kader wordt de huisvesting in alle regio s van REAKT heroverwogen. Zo ook binnen REAKT Rijnmond. Uit kostenoverwegingen zijn REAKT Klein Spangen en REAKT Varkenoord inmiddels gesloten. De raad van bestuur deelde in haar brief d.d. 1 maart mee dat met Bavo Europoort overeen is gekomen dat de bovenverdieping van REAKT Soeda wordt afgestoten. Dit heeft tot gevolg dat de inrichting van REAKT Soeda op de benedenverdieping wordt aangepast. Locatie Rietdijk zal worden ingericht als ontwikkelcentrum.
5
In haar brief d.d. 1 maart meldde de bestuurder tevens dat bij locatie Soeda Zevensprong een wijziging zal plaatsvinden in de openingstijden. Voor de medewerkers van REAKT Rijnmond hebben de wijzigingen op de Zuidoever en in Hoogvliet geen belangrijke gevolgen: zij worden waar nodig heringedeeld en blijven werkzaam bij de locaties van REAKT Rijnmond. Half mei ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag over de huisvesting van REAKT Rijnmond Noordoever. Op de Westblaak in Rotterdam wordt een gebouw door REAKT in gebruik genomen als centrum voor TRACK voor de Noordoever. Het aanbod wordt passend over beide locaties verdeeld. In de adviesaanvraag werden de redenen van dit voorgenomen besluit uiteengezet. Voor de medewerkers van REAKT Rijnmond heeft deze verandering geen ingrijpende gevolgen: zij worden heringedeeld en blijven werkzaam bij de locaties van REAKT Rijnmond. De ondernemingsraad heeft inzake genoemde adviesaanvraag positief geadviseerd. De beweegredenen zijn duidelijk en helder. Wel heeft de ondernemingsraad de bestuurder verzocht in het vervolg bij nieuwe adviesaanvragen een helder financieel overzicht bij te voegen. Ook een overzichtelijk werkplan met betrekking tot een verhuizing en/of verbouwing ziet de OR dan gaarne tegemoet. In haar brief heeft de OR benadrukt dat bij onderwerpen als wijzigende werktijden voor het personeel, de managers de CAO GGZ dienen te volgen. De OR gaat ervan uit dat de bestuurder hierop toeziet.
Sluiting REAKT Wassenaar Op 14 maart ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake het voorgenomen besluit om REAKT Wassenaar per 1 juli 2012 te sluiten. De redenen hiervoor zijn dat cliënten nauwelijks gebruik maken van locatie Wassenaar. De locatie draait voornamelijk op inloopfinanciering. De functies inloop en begeleiding worden per 1 januari 2013 overgeheveld van de AWBZ naar de WMO. Uit diverse gesprekken met de gemeente Wassenaar blijkt echter dat de gemeente niet wil investeren in onze doelgroep en REAKT geen financiering voor inloop of begeleiding zal toekennen. REAKT Wassenaar zal dan ook worden gesloten om de kosten van een slecht bezochte en verlieslatende locatie te besparen. De betrokken medewerker zal zich inzetten op andere locaties in de regio. Na overleg in de ondernemingsraad en bespreking en toelichting in de overlegvergadering met de bestuurder, heeft de OR een positief advies uitgebracht.
Adviesaanvraag huisvesting en aanbod in Gouda Half mei ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag over de volgende voorgenomen besluiten: De locatie van de Steeg wordt gesloten en de activiteiten worden geïntegreerd met het CONNECT-aanbod op de Hoge Gouwe. De begane grond van de locatie aan de Gentseweg wordt in gebruik genomen als TRACK-locatie, waar de ontwikkelgerichte activiteiten van de Hoge Gouwe naar toe verhuizen.
6
In de adviesaanvraag werden de redenen voor de te nemen besluiten verduidelijkt. De verhuurder van het pand aan de Vrouwesteeg in Gouda heeft het pand verkocht en de huur opgezegd per 1 juli 2012. Tevens bestaat er onder cliënten de behoefte aan ruimere openingstijden. Door de activiteiten van de Steeg te integreren met het CONNECT-aanbod op de Hoge Gouwe, kan de inloopfunctie met de bijbehorende activiteiten veel efficiënter georganiseerd worden. Daardoor kunnen de openingstijden uitgebreid worden. Tot slot werd in de adviesaanvraag aangegeven dat REAKT in alle regio s het onderscheid wil aanbrengen tussen het laagdrempelige CONNECT-aanbod (gezelligheid en ontmoeting in de inloop en de bijbehorende activiteiten) en het ontwikkelgerichte TRACK-aanbod (groei en ontwikkeling in de educatie en de werkprojecten). Het klinisch aanbod op het terrein van GGZ Midden-Holland zal ongewijzigd worden voortgezet, zoals na de reorganisatie vastgesteld. Omdat er nog geen voorgenomen besluit kon worden genomen totdat de gemeente Gouda akkoord ging met genoemde plannen, kon de adviesaanvraag niet eerder naar de OR worden gestuurd. Het gevolg was dat de advisering door de OR in minder dan de gebruikelijke zes weken moest worden afgerond. De ondernemingsraad heeft in haar concept-advies d.d. 12 juni de bestuurder laten weten dat zij begrijpt dat door de omstandigheden snelheid geboden is met betrekking tot het tijdpad van deze adviesaanvraag, maar vindt wel dat, gezien de geheimhoudingsplicht, de OR eerder had kunnen worden geïnformeerd. De OR ziet in de adviesaanvraag duidelijk en uitgebreid de consequenties beschreven voor de cliënten. Voor wat betreft de consequenties voor de medewerkers is dit niet nader uitgelicht. Het kan volgens de adviesaanvraag alleen gaan betekenen dat sommige medewerkers op een andere locatie zullen gaan werken dan dat zij tot op heden deden. De OR is van mening dat dit valt onder artikel 25 lid 3 van de Wet op de Ondernemingsraden en is als zodanig niet benoemd in de adviesaanvraag. De OR gaat er dan ook vanuit dat de gevolgen van deze verandering van werkplek beperkt zullen blijven. Ook miste de ondernemingsraad een financieel overzicht zodat het voor de OR duidelijk zou worden wat de daadwerkelijke kosten zijn voor aanpassing/verbouwing en samenvoeging van locaties. Tevens heeft de ondernemingsraad verzocht om een plan van aanpak met daarin vermeld de aard en duur van de werkzaamheden en andere nodige maatregelen ter voorkoming van overlast voordat verhuizing kan plaatsvinden alsmede een communicatieplan voor de medewerkers en cliënten betreffende de te nemen maatregelen. De OR heeft eveneens benadrukt dat bij onderwerpen als wijzigende werktijden voor het personeel, de managers de CAO GGZ dienen te volgen. De ondernemingsraad gaat ervan uit dat de bestuurder hierop toeziet. Na de schriftelijke reactie van de bestuurder d.d. 15 juni en de Overlegvergadering d.d. 26 juni, heeft de ondernemingsraad een positief advies uitgebracht.
Reorganisatie Den Haag Op 21 juni ontving de ondernemingsraad ter informatie een brief over de reorganisatie REAKT Den Haag. Het verheugt de OR dat reorganisatie van REAKT Den Haag niet zal plaatsvinden. Door natuurlijk verloop (o.a. aflopende contracten en pensionering) is de benodigde bezuiniging binnen REAKT Den Haag gerealiseerd. Ook een grootschalige herverdeling van de medewerkers wordt momenteel niet noodzakelijk geacht.
7
Uiteraard is dit onder voorbehoud: als de productie terugloopt of het inkoopbeleid van zorgkantoren of gemeenten in ons nadeel wijzigt, moet de bezetting opnieuw bekeken worden.
Reorganisatie REAKT Noord- Holland Tijdens de overlegvergadering d.d. 25 september werd de ondernemingsraad door de bestuurder geïnformeerd over de reorganisatie van REAKT Noord-Holland en op 26 september ontving de OR deze informatie schriftelijk. De bestuurder liet weten dat een reorganisatie dit jaar niet zal plaatsvinden. De afgelopen periode zijn er vele gesprekken gevoerd met Dijk en Duin en de Parnassia Bavo Groep (PBG) over o.a. deze reorganisatie. Zowel PBG als REAKT verwachten in 2013 een toename van het aantal cliënten door de verbeterde samenwerking tussen PBG en REAKT en de doorverwijzingen vanuit Dijk en Duin die daaruit zullen voortkomen. Én door de kwaliteitsslag die REAKT zal maken door middel van het project resultaatgericht werken , ondersteund door In voor Zorg. Voor het personeel betekent dit dat er in 2012 geen sprake zal zijn van het boventallig verklaren van medewerkers van REAKT Noord-Holland. Ook een grootschalige herverdeling van de medewerkers wordt momenteel niet noodzakelijk geacht. De bestuurder onderstreepte verheugd te zijn dat een ingrijpend traject zoals dat bij REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand/Midden-Holland heeft plaatsgevonden, bij REAKT Noord-Holland nu niet uitgevoerd hoeft te worden. Als in 2013 onverhoopt het werk onvoldoende is toegenomen en er toch medewerkers boventallig verklaard moeten worden, zal alsnog een reorganisatie moeten plaatsvinden. Met PBG is daarom afgesproken dat het sociaal plan van PBG tot 1 januari 2014 van toepassing blijft voor die medewerkers die op 31 december 2009 betrokken waren bij de overdracht. Voor medewerkers die na die datum bij REAKT Noord-Holland B.V. in dienst zijn gekomen, geldt het sociaal plan dat in 2011 is opgesteld voor de REAKT B.V. s. Voor de volledigheid heeft de bestuurder de brief bijgesloten die in december 2009 naar de betrokken medewerkers is gestuurd in verband met de overdracht van arbeid en dagbesteding van Dijk en Duin naar REAKT Noord-Holland per 1 januari 2010. Op 4 en 5 september heeft de bestuurder de medewerkers van REAKT Noord-Holland persoonlijk over het bovenstaande geïnformeerd en op 25 oktober schriftelijk bevestigd wat op 4 en 5 september is verteld.
Nieuwe procedure jaargesprekken Begin oktober werd de ondernemingsraad om instemming gevraagd met het voorgenomen besluit inzake de nieuwe procedure jaargesprekken. De REAKT Groep is volop in ontwikkeling. Van werknemers wordt verwacht dat zij mee gaan in deze ontwikkeling door op een andere manier te werken. De nieuwe jaargesprekkensystematiek ondersteunt werknemers en leidinggevenden hierbij zodat ontwikkelingen binnen de organisatie kunnen worden vertaald naar individueel niveau. Binnen de nieuw ontworpen systematiek worden drie gesprekken onderscheiden: het startgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. De nieuwe procedure jaargesprekken werd op 16 oktober toegelicht door de personeelsadviseur en op 6 november met de bestuurder besproken tijdens de OV.
8
De ondernemingsraad heeft de bestuurder in deze vergadering een aantal vragen voorgelegd. Deze vragen waren geformuleerd naar aanleiding van een gehouden achterbanraadpleging over de instemmingsaanvraag. Na overleg in de ondernemingsraad en bespreking en toelichting in de overlegvergadering met de bestuurder, heeft de OR ingestemd met genoemd instemmingsverzoek. Voor een samenvatting van de reactie van de ondernemingsraad verwijzen wij naar de notulen van de OR-bijeenkomst d.d. 20 november 2012. Afgesproken is om de nieuwe procedure jaargesprekken tijdens de OV van januari 2014 te evalueren.
Adviesaanvraag nieuwe werkwijze en functiehuis Op 13 november ontving de ondernemingsraad de adviesaanvraag nieuwe werkwijze en functiehuis. In de adviesaanvraag zijn de redenen voor het voorgenomen besluit uitvoerig beschreven. REAKT vindt het belangrijk de kwaliteit van de dienstverlening steeds te blijven verbeteren, zodat cliënten zo goed als mogelijk ondersteund worden. Daarnaast voldoet het huidige aanbod van REAKT niet meer aan de eisen die huidige en toekomstige verwijzers en financiers stellen. Het recente regeerakkoord bevestigt dit nog eens extra door aan te geven dat dagbesteding geen plaats meer heeft in de nabije toekomst. Begeleiding via dagbestedings- en arbeidsprojecten moet nadrukkelijk en aantoonbaar gericht zijn op ontwikkeling naar participatie, werk en onafhankelijkheid. Het doel van het voorgenomen besluit is een kwalitatief sterk en efficiënt ingericht aanbod dat goed aansluit bij de wensen en mogelijkheden van huidige en toekomstige cliënten, verwijzers en financiers, waarmee aantoonbaar resultaten behaald kunnen worden, uitgevoerd door gekwalificeerde medewerkers die precies weten wat er van hen wordt verwacht. Maatregelen die bij de uitvoering van het voorgenomen besluit genomen moeten worden: het invoeren van de nieuwe werkwijze. Op alle locaties zal het onderscheid gemaakt worden tussen de merken van REAKT: TRACK (vier trajectvormen) en CONNECT (laagdrempelig aanbod). In het meegestuurde document Productfolio TRACK en CONNECT is dit onderscheid en het bijbehorend aanbod uitgewerkt. -
het invoeren van het nieuwe functiehuis. Om de nieuwe werkwijze te ondersteunen is een duidelijk functiehuis noodzakelijk. Op dit moment werkt REAKT met een veelheid aan functienamen; voor de belangrijkste functies in het primair proces wordt dit gereduceerd tot vijf. In deze vijf functies zijn de taken en verantwoordelijkheden in het kader van de nieuwe werkwijze duidelijk en kostenefficiënt verdeeld. In de documenten Beschrijving functiehuis primair proces en de Functiematrix is dit uitgewerkt.
In de adviesaanvraag wordt ook uitvoerig ingegaan op de consequenties voor de cliënten. Met de huidige cliënten zal in de implementatiefase zorgvuldig bekeken worden welk aanbod uit het productportfolio het beste bij hun situatie, wensen en doelen aansluit.
9
Om tot een advies te kunnen komen heeft de ondernemingsraad tevens de volgende bijlagen ontvangen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Samenvatting evaluatie pilotrondes Productportfolio TRACK en CONNECT (aanpassing van de originele versie die door OR en CCR is goedgekeurd) Implementatieplan nieuwe werkwijze TRACK en CONNECT Beschrijving functiehuis primair proces Functiematrix (= functiebeschrijvingen) Formatieplaatsenplannen.
De ondernemingsraad besloot om een extern deskundige in te schakelen om de adviesaanvraag en de onderliggende documenten te analyseren en te beoordelen. Op 11 december heeft de OR een aantal eerste vragen met de bestuurder besproken. Op 18 december heeft de OR verder gesproken met de extern adviseur over de voorliggende adviesaanvraag. Dit resulteerde in het formuleren van een conceptadvies. Dit conceptadvies bevatte nog een aantal vragen, waarop de OR graag een antwoord wilde ontvangen alvorens tot een advies te kunnen komen. Met de bestuurder zijn de randvoorwaarden afgesproken onder welke voorwaarden de OR positief kon adviseren over invoering van de nieuwe werkwijze en het bijbehorende functiehuis.
Adviesaanvraag administratieve vereenvoudiging structuur REAKT GROEP Op 6 december ontving de ondernemingsraad de adviesaanvraag administratieve vereenvoudiging van de structuur van de REAKTGROEP per 1 januari 2013. De structuur van de REAKTGROEP is in de loop der jaren steeds complexer geworden. Het aantal doorbelastingen van het ene bedrijf naar het andere is erg groot. Dit terwijl er in vijf van de onderdelen van de REAKTGROEP geen werkzaamheden meer plaats vinden. Deze niet-actieve onderdelen zijn: REAKT Facilitair B.V., Visie B.V., B.V. De Unie, Unie Den Haag B.V. en Stichting Reakt Groep. Door deze onderdelen af te wikkelen (dus op te heffen ) wordt de structuur eenvoudiger, zonder dat partijen benadeeld worden. Bovendien heeft dit een positief effect op de vermogenspositie van de REAKTGROEP als geheel en dat is gunstig voor de verhouding met de banken (solvabiliteit verbetert) en voor eventuele fusietrajecten in de toekomst. Deze administratieve vereenvoudiging van de structuur heeft geen gevolgen voor de medewerkers. De adviesaanvraag werd door de bestuurder toegelicht in de overlegvergadering van 11 december. Na overleg in de ondernemingsraad en bespreking en toelichting in de overlegvergadering met de bestuurder, heeft de OR een positief advies uitgebracht.
Traject met de Parnassia Groep Op 11 december ondertekenden de bestuursvoorzitter van de Parnassia Groep en de bestuurder van de REAKTGROEP een intentieverklaring. Hierin is afgesproken te onderzoeken wat de mogelijkheden en voordelen zijn om samen het zorgaanbod op het gebied van maatschappelijke integratie vorm te geven. Het interne bericht en de ondertekende intentieverklaring werden op intranet geplaatst voor de medewerkers van de REAKTGROEP en de Parnassia Groep.
10
In 2013 zal de ondernemingsraad aan het traject met de Parnassia Groep haar volle aandacht geven.
OV In het verslagjaar werd er vijf keer een reguliere overlegvergadering gehouden. Besproken werden alle relevante sociale, organisatorische en financiële zaken. Tevens werd op een aantal momenten een extra OV gepland. De notulen van de overlegvergaderingen met de bestuurder zijn te vinden op intranet.
Overleg met de raad van toezicht Op 24 mei was het jaarlijkse overleg met de raad van toezicht. In dit informele overleg werd nog eens teruggekeken naar de reorganisatie in 2011 bij REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand en Midden-Holland. Ook de invoering van de nieuwe werkwijze via het project resultaatgericht werken met ondersteuning van In voor Zorg kwam aan de orde.
Samenstelling ondernemingsraad De ondernemingsraad van de REAKT Groep bestaat uit de volgende leden: Rick Bouwens Magda Gies Broesterhuizen Hans van Binsbergen Marja Bouwmeester Jan Bijl Britta Damsma Leoni Hulsker Kiki Meeuwsen Bernhard Oudijn Hilda Snoek
REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT
Haagrand (Voorburg) voorzitter Den Haag (Platinaweg) - secretaris Midden-Holland (Gouda) Den Haag (Platinaweg) Rijnmond (Rietdijk) Den Haag (De Brink) Holding (Bedrijfsbureau) Midden-Holland (Gouda) Groep (Servicecentrum) Noord-Holland (Zaandam)
Overig nieuws In maart heeft de ondernemingsraad ingestemd met de keuze van een nieuwe arbodienst voor de REAKT Groep. De ondernemingsraad was vertegenwoordigd in de gesprekken met kandidaat arbodiensten. Uiteindelijk is gekozen voor 365ArboNed. De ondernemingsraad zal voor het eerste evaluatiemoment worden uitgenodigd. OR-leden hebben tijdens de OR-bijeenkomst van 21 februari aangegeven dat er veel problemen zijn op de werkvloer naar aanleiding van de reorganisatie. Deze problemen zijn tijdens de OV van 13 maart kenbaar gemaakt aan de bestuurder. In 2012 was de OR steeds vertegenwoordigd bij de bijeenkomsten met Randstad Solutions. De OR wil graag meer betrokken worden bij nieuwbouw en verbouwingen. Dit is in het verleden al eens aan de orde geweest. Tijdens de OV van 13 maart is nagevraagd of deze betrokkenheid op dezelfde manier gerealiseerd kan worden als bij de projectwerkgroepen HR. 11
De werkgroepen van de ondernemingsraad hebben zich op onderwerp ingezet: de werkgroep Arbo, de werkgroep Organisatie en beleid en de werkgroep HRM. Het werken met werkgroepen, rondom één thema georganiseerd, levert de OR veel voordelen: OR-leden kunnen zich specialiseren in bepaalde thema s en de OR kan zijn besluitvormingstraject verkorten door de voorbereiding over te dragen aan een werkgroep. In maart brachten de vertrouwenspersonen Ria van Soest en Nel Verburg een kennismakingsbezoek aan de OR. De vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor en geven waar nodig advies als het gaat om bijvoorbeeld conflicten met collega s, cliënten en/of leidinggevende, pesten en seksuele intimidatie. Bij het aanstellen van nieuwe medewerkers zit in het aanstellingspakket een folder met informatie over de vertrouwenspersonen. Op 15 mei waren de directeuren, verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering, te gast bij de OR. De OR stelde vragen over het tweede en derde onderzoek Authenticiteit en Flow door Dilemmamanager. Met de uitslagen van genoemde onderzoeken zal bekeken worden of er een aanpassing in het beleid moet komen. Een 4e meting volgt. Tevens werd de nieuwe directiestructuur uiteengezet en werd gesproken over het toekomstige functiehuis, met passende functieomschrijvingen en competentieprofielen. Op 24 en 25 mei vonden sollicitatiegesprekken plaats voor twee nieuwe leden van de raad van toezicht. De OR was hierbij vertegenwoordigd. Sinds juli 2012 informeert de ondernemingsraad de achterban regelmatig over de reacties van de OR op adviesaanvragen van de bestuurder. Ben je hierin geïnteresseerd, kijk dan eens op intranet onder de banner Ondernemingsraad. Tevens worden de notulen van alle OR-vergaderingen op intranet geplaatst. De ondernemingsraad heeft in het verslagjaar diverse keren de werkkostenregeling en vitaliteitsregeling geagendeerd. De werkkostenregeling vervangt de huidige regeling voor belastingvrije vergoeding aan werknemers. Tussen 2011 en 2013 hebben werkgevers nog de keuze, maar in 2014 moet iedere organisatie de werkkostenregeling verplicht toepassen op alle vergoedingen en verstrekkingen. De OR heeft geen instemmingsrecht op dit gebied, maar kan wel bij invoering bij de voorbereiding betrokken worden. En als laatste: de ondernemingsraad bied je graag de mogelijkheid om eens kennis te maken met de werkzaamheden van de ondernemingsraad. Je bent van harte welkom om gebruik te maken van de open stoel . De open stoel bied je de mogelijkheid een keer actief deel te nemen aan een vergadering. Je hebt geen stemrecht, maar praat wel mee.
12
Bijlage.
Adviesaanvragen De ondernemingsraad ontving in 2012 van de bestuurder de volgende adviesaanvragen: 3 januari: adviesaanvraag overdracht satellietlocaties REAKT Den Haag. Meer informatie elders in het jaarverslag. 9 januari: ter informatie profiel flexmedewerker. 20 januari: ter instemming het herziene beleidsplan bedrijfshulpverlening. Meer informatie elders in het jaarverslag. 24 november 2011: instemmingsverzoek met betrekking tot de keuze van een nieuwe arbodienst voor de REAKT Groep. Meer informatie elders in het jaarverslag. 23 januari: reactie van de raad van bestuur op het advies van de OR inzake maatregelen n.a.v. regioplan REAKT Haagrand en Midden-Holland. 23 januari: reactie van de raad van bestuur op definitief advies OR inzake de reorganisatie van REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand en Midden-Holland. 23 januari: antwoord van de raad van bestuur op reactie OR inzake Plan van Aanpak RI&E en toetsingsrapport Arbo Unie. 26 januari: ter informatie afschrift van correspondentie met de ABVAKABO inzake het sociaal plan. 26 januari: Toekomst REAKT 2012-2014. Meer informatie elders in het jaarverslag. 15 februari: ter informatie wijzigingen REAKT Soeda en REAKT Vredehof heroverweging huisvesting. Meer informatie elders in het jaarverslag. 29 februari: cijfers 4e kwartaal 2011 en de toelichting daarop. 1 maart: ter informatie de stand van zaken van de huisvesting en aanbod van REAKT Rijnmond Zuidoever en Hoogvliet. Meer informatie elders in het jaarverslag. 2 maart: ter informatie de stand van zaken boventalligheid per 1-3-2012. 13 maart: ter informatie: van Digimenzie naar digitale nieuwsbrief. De bestuurder meldt dat de Digimenzie nauwelijks wordt gelezen. Informatie en specials vanuit de organisatie worden in het vervolg verstuurd via een digitale nieuwsbrief. 13 maart: reactie van de bestuurder naar aanleiding van vragen van de OR inzake het instemmingsverzoek met betrekking tot de keuze van een nieuwe arbodienst. Meer informatie elders in het jaarverslag. 13 maart: instemmingsverzoek vernieuwd verzuimbeleid en verzuimprocedure. Meer informatie elders in het jaarverslag. 14 maart: adviesaanvraag inzake het voorgenomen besluit om REAKT Wassenaar te sluiten. Meer informatie elders in het jaarverslag. 15 maart: ter informatie het verslag van de evaluatiebijeenkomst reorganisatie REAKT Haagrand/Midden-Holland en REAKT Rijnmond. De ondernemingsraad heeft de bestuurder in een reactie laten weten het te waarderen dat het reorganisatieproces is afgesloten met een evaluatiebijeenkomst en heeft naar aanleiding van het verslag enkele kanttekeningen geplaatst. 15 maart: instemmingsverzoek inzake de vernieuwde regeling met betrekking tot het omgaan met een vermoeden van een misstand. In november 2010 is de regeling opgesteld in verband met wijzigingen in de Governance Code. Toen is de standaardregeling van de Stichting van de Arbeid als basis gebruikt. Deze regeling is na een jaar geëvalueerd. Inmiddels blijkt er echter specifiek voor de zorg een standaard regeling te zijn opgesteld. De uitgangspunten zijn dezelfde. De ondernemingsraad heeft de regeling bekeken en heeft geconcludeerd dat de uitgangspunten met die van de Stichting van de Arbeid overeenkomen. De ondernemingsraad heeft ingestemd met de vernieuwde regeling.
13
20 maart: adviesaanvraag over de gewijzigde directiestructuur. Tijdens de overlegvergadering d.d. 17 april heeft de bestuurder de adviesaanvraag toegelicht. De inhoud is duidelijk en de ondernemingsraad is akkoord gegaan met genoemde adviesaanvraag. De leden van de directie zullen door de OR worden uitgenodigd voor een informeel overleg. 22 maart: ter informatie traject In voor Zorg. In het Plan van Aanpak is te lezen dat het project breder is ingezet dan alleen het implementeren van het productportfolio: het is vertaald naar leren resultaatgericht te werken, in alle lagen van de organisatie. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 april: ter informatie de stand van zaken boventalligheid per 1 april 2012. 18 april: ter informatie de concept planningen voor de pilotlocaties conform het communicatieplan In voor Zorg. 25 april: ter informatie sluiting houtwerkplaats Leidschendam m.i.v. 1 juni 2012 wegens onvoldoende gebruik door cliënten. De betrokken medewerker wordt herplaatst. 26 april: ter informatie nieuwe systematiek jaargesprekken. De nieuwe systematiek van de jaargesprekken zal eerst worden getest binnen de pilot van het project In voor Zorg. Na de pilot wordt er geëvalueerd en wordt de systematiek naar aanleiding daarvan nader verfijnd en definitief gemaakt. Het instemmingsverzoek nieuwe procedure jaargesprekken is op 2 oktober door de OR ontvangen. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 mei: adviesaanvraag inzake huisvesting en aanbod REAKT in Gouda. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 mei: adviesaanvraag inzake huisvesting REAKT Rijnmond Noordoever. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 mei: ter informatie de verzuimcijfers 2011. 24 mei: ter informatie de implementatieplannen (inclusief de draaiboeken) van de pilotlocaties Voorburg, Platinaweg, Rietdijk en Soeda. 29 mei: ter informatie de cijfers van het eerste kwartaal 2012, inclusief toelichting. 31 mei: ter informatie de jaarverantwoording 2011 van Stichting REAKT. 31 mei: ter informatie het jaarverslag 2011 van de Raad van Toezicht. 6 juni: ter informatie het jaarverslag 2010 en 2011 van de vertrouwenspersonen van Stichting REAKT Groep. 21 juni: ter informatie: verlenging eerste pilotronde van het project resultaatgericht werken. 21 juni: ter informatie: reorganisatie REAKT Den Haag. Meer informatie elders in het jaarverslag. 9 juli: ter informatie stand van zaken boventalligheid per 1 juni. 11 juli: ter informatie: per 1 januari 2013 krijgen alle medewerkers, die nu gedetacheerd zijn bij Odibaan, een arbeidsovereenkomst aangeboden bij Odibaan onder dezelfde condities als hun huidige arbeidsovereenkomst. 15 augustus: ter informatie stand van zaken boventalligheid per 7 augustus. 30 augustus: ter informatie de pilotplannen en planning voor de tweede pilotronde (Johannes van Duuren (CONNECT), het Sterhuis (CONNECT), bijlage bij het pilotplan en draaiboek Platinaweg voor het CONNECT-deel van de locatie, Zoetermeer (CONNECT en TRACK) plus de bijbehorende planning. 26 september: ter informatie reorganisatie Noord-Holland. Meer informatie elders in het jaarverslag. 2 oktober: instemmingsverzoek nieuwe procedure jaargesprekken. Meer informatie elders in het jaarverslag. 25 oktober: ter informatie afschrift van de brief aan de medewerkers van REAKT Noord-Holland inzake de reorganisatie van REAKT Noord-Holland, die dit jaar niet zal plaatsvinden. De bestuurder heeft schriftelijk bevestigd, wat mondeling de medewerkers reeds is verteld. 1 november: ter informatie de eerste evaluatie met betrekking tot de inzet van de flexmedewerkers.
14
De functie van flexmedewerker was in 2012 nieuw en in sommige regio s wordt nu enige tijd met deze functie gewerkt. Daarom is de inzet van flexmedewerkers met de regiomanagers geëvalueerd. Tijdens de OV van 11 december heeft de OR de bestuurder een aantal vragen gesteld. 5 november: ter informatie de pilotplannen voor de locaties Westblaak, Vredehof en Gouda in verband met de start van de derde ronde pilots. 9 november: ter informatie de stand van zaken reorganisatie per 8-11-2012 naar aanleiding van de bijeenkomst met Randstand Solutions. 9 november: cijfers eerste halfjaar 2012 van de REAKT Groep, inclusief toelichting op de cijfers en een extra spreadsheet met de forecast voor de mogelijke uitkomst van de cijfers per 31 december 2012. 13 november: adviesaanvraag nieuwe werkwijze en functiehuis. Meer informatie elders in het jaarverslag. 4 december: de cijfers t/m het 3e kwartaal van de REAKTGROEP, inclusief toelichting. 6 december: adviesaanvraag administratieve vereenvoudiging structuur REAKTGROEP. Meer informatie elders in het jaarverslag. 14 december: ter informatie de begroting voor 2013, inclusief toelichting. 17 december: ter informatie traject met Parnassia Groep. Meer informatie elders in het jaarverslag.
15
