Jaarverslag ondernemingsraad REAKT Groep 2011
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de ondernemingsraad van de REAKT Groep. Zoals u wellicht weet is de nieuwe OR in 2011 van start gegaan. Het was een roerig startjaar voor ons als nieuwe OR met in het vooruitzicht een reorganisatie met boventalligheid en gedwongen ontslagen naast een implementatiestart binnen onze organisatie van het nieuwe werken. Om te bezien of de te nemen maatregelen voor de reorganisatie van REAKT Haagrand/Midden-Holland en REAKT Rijnmond op verantwoorde wijze ingezet zouden worden, heeft de ondernemingsraad zich laten bijstaan door een extern deskundige. Voor de OR is dit adviestraject zeer leerzaam geweest. We hebben daarmee ook geleerd om beter contact te onderhouden met de achterban, vooral in situaties waar het verandering betreft van ieders toekomstperspectief. Verder was de ondernemingsraad het afgelopen jaar vertegenwoordigd in projectgroepen rond ontwikkeling van het HR-beleid. De ondernemingsraad is vanaf het begin hierbij betrokken, wat zeker een voordeel is bij de verdere besluitvorming. Al met al ontwikkelingen, waarbij de ondernemingsraad ook de komende jaren betrokken wil blijven. Net als tijdens de vorige zittingstermijn, heeft de ondernemingsraad weer werkgroepen gevormd. Het werken met werkgroepen levert de OR veel voordelen: OR-leden kunnen zich specialiseren in bepaalde thema s en de OR kan zijn besluitvormingstraject verkorten door de voorbereiding over te dragen aan een werkgroep. Ook werd het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad herkozen. Hierover meer verderop in het jaarverslag. Tot slot wil ik u in ieder geval een goed werk jaar wensen en heeft u OR-gerelateerde vragen, dan horen wij dit graag van u.
Rick Bouwens, voorzitter ondernemingsraad REAKT Groep
2
De OR op cursus Op 6 en 11 januari kreeg de eerste gezamenlijke cursusdag, gehouden in november 2010, een vervolg. Tijdens deze dagen heeft de ondernemingsraad zich bezig gehouden met de powertool, die de ontwikkelpunten en vaardigheden weergeeft van een ondernemingsraad, de verschillende teamrollen, het kiezen van het dagelijks bestuur, commissiewerk en doelen voor de komende OR-periode. Het dagelijks bestuur van de OR bestaat de komende zittingsperiode uit Rick Bouwens (voorzitter), Kiki Meeuwsen (plaatsvervangend voorzitter) en Magda Gies Broesterhuizen (secretaris). Plaatsvervangend notulist is Hans van Binsbergen. Ook de werkgroepen van de ondernemingsraad werden benoemd. Meer hierover bij het onderwerp Werkgroepen van de ondernemingsraad. In maart gingen de nieuwe OR-leden naar de beginnerscursus medezeggenschap. In deze cursus was veel aandacht voor de plaats van de OR in de onderneming, rechten en plichten uit de WOR, werkwijze van de OR, communicatie met de achterban, vergaderen en besluitvorming en het maken van een persoonlijk activiteitenplan. Op 6 en 7 juni volgden Hilda Snoek en Hans van Binsbergen de cursus OR en HRM. Tijdens deze cursusdagen werd ingegaan op de historische ontwikkelingen van sociaal beleid en de principes van Human Resource Management. Ook werd nader ingegaan op de vertaling van het strategisch beleid van de organisatie in relevante thema s van HRMbeleid en de wettelijke mogelijkheden van de ondernemingsraad inzake personeelsbeleid. Bernhard Oudijn volgde op 3 en 4 oktober de cursus Effectief communiceren. Deze training leert de eigen communicatie in een dialoog of overleg direct te analyseren en zo nodig bij te sturen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Transactionele Analyse (TA).
Begroting 2011 Eind december 2010 ontving de ondernemingsraad de begroting 2011. In de bijgevoegde toelichting werd de OR geïnformeerd hoe het begrotingsproces 2011 vorm heeft gekregen. In tegenstelling tot andere jaren is gewerkt vanuit de verwachte financiële ontwikkelingen in 2011 en 2012. De te verwachten omzet 2011 en 2012 en de taakstelling hierop zijn daarbij het uitgangspunt geweest. De begroting 2011 vormt het financiële kader voor het businessplan REAKT TRACK 2011 en 2012. Op 4 januari gaf de financieel adviseur een gedetailleerde toelichting. Met alle onzekerheden in de politieke besluitvorming zal de begroting gedurende 2011 voortdurend worden gemonitord. Incidenteel gewonnen omzet zal worden gereserveerd voor 2012, het jaar waarin de inloop verschuift van de AWBZ naar het gemeentelijke veld. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur in een reactie laten weten dat zij zich ervan bewust is dat er ingrijpende maatregelen moeten worden genomen om in 2012 financieel gezond te zijn. De ondernemingsraad heeft in deze reactie tevens verzocht om een financiële en inhoudelijke analyse per bedrijf, regio en per locatie. De ondernemingsraad heeft, geheel volgens de WOR, de begroting ter kennisgeving aangenomen als informatie, die ter bespreking aan de OR is aangeboden.
Businessplan REAKT Groep 2011 - 2012 Op 1 maart werd in een extra ingelaste OV-vergadering het businessplan met de bestuurder besproken. Het verslag van deze bijeenkomst is te vinden op intranet.
3
Het businessplan REAKT Groep 2011-2012 is richtinggevend en bepalend voor de strategie en het (financieel) beleid voor de komende twee jaar. Het document is een vervolg op de notitie REAKT Groep 2012 (september 2010). In het businessplan wordt verder ingegaan op de veranderende externe omgeving, de wijze waarop het aanbod wordt ingericht om aan te sluiten bij de gewijzigde vraag en de herstructurering van de werkwijze van teams en individuele medewerkers. Vervolgens wordt in het document per regio nader ingezoomd op de huidige situatie en de benodigde taakstellingen. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur in een reactie laten weten dat zij de op handen zijnde verschuiving van het traditionele DAC naar een Centrum voor persoonlijke ontwikkeling onderschrijft. De OR vindt het wel belangrijk dat in duidelijke begrijpelijke taal, helder en op tijd zal worden gecommuniceerd naar de medewerkers door directie en management en heeft de raad van bestuur gevraagd op welke manier de REAKT Groep de communicatie naar de medewerkers gedurende het hele proces gaat neerzetten. Voorsorterend op de komende reorganisatie verlengt de REAKT Groep op dit moment jaarcontracten van medewerkers niet meer automatisch. De ondernemingsraad heeft in haar reactie de raad van bestuur tevens laten weten dat zij het als een plicht van de REAKT Groep ziet dat zij ervoor zorgt dat de jaarcontracten op een nette manier worden beëindigd. Het businessplan met de daarin genoemde taakstelling is nader uitgewerkt in regioplannen met daarin de concrete plannen voor omzetverhoging en kostenreductie. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur verzocht de hieruit voortvloeiende advies- en instemmingsaanvragen de OR aan te bieden op een dusdanig tijdstip dat dit van invloed kan zijn op de besluitvorming.
Adviesaanvragen regioplannen In april/mei werden de regioplannen van REAKT Noord-Holland, REAKT Rijnmond, REAKT Den Haag en REAKT Haagrand/Midden-Holland ontvangen van de raad van bestuur. De regioplannen zijn een regionale uitwerking van het businessplan en ontstaan met input van de regiomanagers van de diverse regio s en de directeuren van REAKT. Inhoudelijk betreft het acties en doelstellingen op inhoudelijk en bedrijfsmatig gebied, waarmee wordt beoogd in te spelen op de verwachte wijzigingen per 2013. De genoemde maatregelen sluiten aan bij de taakstellingen zoals eerder genoemd in de begroting. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de regiomanagers en bij de directeuren van REAKT. De ondernemingsraad besloot in haar overleg op 26 april de adviesaanvraag inzake het regioplan van Noord-Holland, die als eerste werd ontvangen, niet te kunnen accepteren als adviesaanvraag, maar als een document ter informatie, omdat er uit dit document meerdere advies- en instemmingsaanvragen te herleiden zijn. De ondernemingsraad miste tevens een cijfermatige onderbouwing per regio, een duidelijke uiteenzetting van de gevolgen voor de werknemers en een geanonimiseerde uitkomst van de flexmonitorgegevens per regio. Tevens ontbrak het personeels-/HRMbeleid met daarbij het nieuw ontwikkelde functiehuis. De ondernemingsraad heeft dit de raad van bestuur laten weten en tevens verzocht de verschillende advies- en/of instemmingsaanvragen met de bijbehorende documenten op een zodanige wijze en binnen afzienbare tijd aan de OR aan te bieden, dat zij in staat is een gedegen advies te kunnen geven. Op 17 mei volgde een Overlegvergadering met de raad van bestuur, waarin de regioplannen en de eerste opmerkingen van de OR werden besproken. Het verslag van deze bijeenkomst is te vinden op intranet. 4
Op 31 mei heeft de OR een reactie gestuurd naar de raad van bestuur. Omdat de ondernemingsraad ook de regioplannen van REAKT Haagrand/Midden-Holland, REAKT Rijnmond en REAKT Den Haag als adviesaanvragen toegestuurd kreeg, heeft de OR de raad van bestuur wederom laten weten de regioplannen als informatieve documenten te beschouwen. De OR heeft kunnen concluderen dat de regioplannen veelomvattende documenten zijn. Het gaat over huisvesting, afstemming van het personeel op het aantal cliënten, een inhoudelijk andere benadering, een andere werkwijze met als doel een duidelijker product te leveren. Het doel is feitelijk dat door de realisatie van taakstellingen de organisatie kan inspelen op een veranderende markt en daarmee een voorbereiding kan treffen op de toekomst. De ondernemingsraad heeft nog eens haar verbazing uitgesproken over het feit dat het functiehuis er (nog) niet is en heeft de raad van bestuur een aantal vragen gesteld. De OR miste voor een totaalbeeld het HRM-document en het productportfolio. Tevens heeft de OR nogmaals verzocht om geanonimiseerde flexmonitorgegevens per regio. Alleen dan kan de OR de nog te verkrijgen advies- en instemmingsaanvragen op een juiste wijze toetsen. In haar brief d.d. 20 juni heeft de raad van bestuur laten weten niet op het verzoek van de OR in te kunnen gaan, omdat de flexmonitor een intern sturingsdocument is en financiële informatie bevat die niet verder verspreid kan worden dan het managementteam. Tevens benadrukte de raad van bestuur dat met veel inspanning wordt gewerkt aan de uitwerking van de diverse documenten en bijbehorende acties. De raad van bestuur zegde toe de medezeggenschap steeds zo spoedig mogelijk te zullen informeren en heeft als bijlage bij genoemde brief een overzicht met tijdsfasering gevoegd van door de OR te ontvangen adviesaanvragen.
Adviesaanvraag in za k e m a a t r e ge le n n a a r a a n le idin g va n r e giopla n REAKT Rijnmond Op 30 juni ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake de sluiting van de locaties Varkenoord en Klein Spangen en beëindiging van woonbegeleiding Op Weg. De adviesaanvraag is een aanvulling op hetgeen al in het regioplan REAKT Rijnmond beschreven is. De noodzaak om deze maatregelen te nemen is zowel financieel als inhoudelijk van aard. De locaties en werkzaamheden zijn verliesgevend. Bovendien zijn er onvoldoende mogelijkheden om een divers groepsmatig en arbeidsmatig activiteitenaanbod aan te bieden. Vanuit de locatie Klein Spangen wordt woonbegeleiding aangeboden. Tot de overname van DMI bood REAKT niet eerder woonbegeleiding. Op verzoek van Bavo Europoort is hier een uitzondering op gemaakt. De huidige omzet is echter niet kostendekkend. In haar reactie heeft de ondernemingsraad de raad van bestuur laten weten dat naast de besparingen die het met zich meebrengt deze locaties en de woonbegeleiding op te heffen, zij ervan uitgaat dat de stappen zullen worden gevolgd zoals deze zijn vermeld in het regioplan van REAKT Rijnmond. Dit betekent dat de betreffende medewerkers in de bestaande teams zullen worden ondergebracht. De ondernemingsraad gaat ervan uit dat het toegezegde formatieplaatsenplan met het daarbij gehanteerde afspiegelingsbeginsel uiteindelijk zal weergeven welke medewerkers van REAKT Rijnmond boventallig worden verklaard. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur gevraagd dit te bevestigen. Tevens heeft de OR de raad van bestuur verzocht om een duidelijke communicatie naar de medewerkers zodat alle stappen helder zijn en er geen ruis kan ontstaan.
5
Na onderzoek door de werkgroep Organisatie en beleid, diverse bijeenkomsten met de raad van bestuur en een uitvoerige schriftelijke reactie van de raad van bestuur op vragen van de ondernemingsraad, heeft de ondernemingsraad een positief advies uitgebracht.
Advie sa a n vr a a g in za k e m a a t r e ge le n n a a r a a n le idin g va n r e giopla n REAKT Haagrand/Midden- Holland Begin september ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake de beëindiging van de werkzaamheden van het Grafisch Centrum, sluiting van het STIP Zoetermeer, inkrimping Vriendendienst Zoetermeer, verplaatsen van de werkzaamheden van Gaia naar de Hoge Gouwe, inkrimping Straathoekwerk en inkrimping Vriendendienst Gouda. In mei van dit jaar heeft het regiomanagement de betreffende medewerkers van de activiteiten die stopgezet zullen worden, geïnformeerd over de plannen met betrekking tot hun project. In het regioplan van REAKT Haagrand/Midden-Holland staat de noodzaak beschreven om in 2011 te anticiperen op een omzetdaling en een benodigde reservering vanwege de overheveling van de inloop en begeleidingsfuncties per 2013. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur laten weten dat zij begrip heeft voor genoemde noodzaak van de voorgenomen besluiten. Dat uit de taakstelling blijkt dat dit, mede door een analyse van de kosten en de baten, vooral op met name personeelskosten dient te worden gerealiseerd en dat er dan vooral wordt gekeken om verlieslatende activiteiten te beëindigen, lijkt de OR onvermijdelijk gezien de situatie waarin REAKT zich op dit moment bevindt. De ondernemingsraad heeft als vervolg op de adviesaanvraag onderzoek gedaan en heeft de raad van bestuur onder meer vragen gesteld over beëindiging van de werkzaamheden van het Grafisch Centrum en inkrimping van het Straathoekwerk. Ook vond de OR dat de adviesaanvraag onvoldoende uitleg geeft over de gevolgen voor de medewerkers, die werkzaam zijn bij de verlieslatende projecten die gesloten c.q. ingekrompen zullen worden. De OR heeft aangegeven het belangrijk te vinden dat medewerkers op korte termijn worden ingelicht waar ze aan toe zijn. De OR heeft de raad van bestuur verzocht om duidelijke communicatie via het regiomanagement naar de medewerkers. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur laten weten pas een volledig advies te kunnen geven nadat de OR het toegezegde HRM-plan met de herplaatsingsprocedure heeft ontvangen en bekend is hoe het sociaal plan eruit zal komen te zien. Na diverse bijeenkomsten met de raad van bestuur, een uitvoerige schriftelijke reactie van de raad van bestuur op vragen van de ondernemingsraad, heeft de ondernemingsraad een positief advies uitgebracht.
Adviesaanvragen r e or ga n isa t ie Haagrand/Midden- Holland
REAKT
Rij n m on d
en
REAKT
Op 16 november ontving de ondernemingsraad twee adviesaanvragen over de volgende voorgenomen besluiten: reorganisatie van de werkzaamheden van REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand/Midden-Holland, inclusief een reductie van het aantal fte, waarbij de gevolgen worden opgevangen door een tijdelijk nieuw sociaal plan alsmede een beperking van de openingstijden van de locaties.
6
In de adviesaanvragen werd een aantal negatieve externe ontwikkelingen uiteen gezet. In 2012 wordt REAKT geconfronteerd met de al in 2011 ingezette tendens van verlaging van gemeentesubsidies en met de gevolgen van omzetverlies uit hoofde van het verplicht gestelde individueel afrekenen van geïndiceerde begeleiding. Daarbij komt de vraaguitval die het gevolg is van het invoeren van de eigen bijdrage. In 2013 komt daaroverheen de overgang van de inloop van de AWBZ naar de WMO. Als tegenwicht voor deze verwachte ontwikkelingen, heeft REAKT initiatieven ondernomen voor het opzetten van pilots met Zorgverzekeraars Nederland om de preventieve effecten van dagbesteding aan te tonen. Tevens worden nieuwe werkgebieden betreden: REAKT heeft in het najaar 2011 bijvoorbeeld afgesproken in 2012 ook aan justitiabelen dagbesteding en arbeid te gaan aanbieden. De adviesaanvragen zijn te vinden op intranet. Ter onderbouwing van de adviesaanvragen werd een aantal documenten meegestuurd, zoals de financiële cijfers reorganisatie REAKT, HR-plan, rooster openingstijden REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand/Midden-Holland, communicatieplan in het kader van de reorganisatie REAKT, sociaal plan 2012-2013 REAKT B.V. s en de brief van de raad van bestuur aan de vakbonden inzake het tijdelijk nieuw sociaal plan REAKT B.V. s. De ondernemingsraad onderkent de financiële noodzaak tot reorganisatie, wat voor een belangrijk deel is gebaseerd op de prognose en inschatting van ontwikkelingen bij gemeenten en andere partijen. Om te bezien of de te nemen maatregelen op verantwoorde wijze ingezet worden, heeft de ondernemingsraad zich laten bijstaan door een extern deskundige. Werkgroepen, bestaande uit OR-leden en de extern deskundige, werden geformeerd om vragen te stellen aan de directeur van REAKT, de financieel adviseur van de REAKT Groep en de afdeling P&O om op deze wijze een zo verantwoord mogelijk advies te kunnen geven. Ook stelde de ondernemingsraad vragen over het tijdelijk nieuw sociaal plan. In het sociaal plan REAKT Groep (looptijd van 1 januari 2010 t/m 31 december 2012), is opgenomen dat zich omstandigheden kunnen voordoen waardoor van REAKT niet kan en mag worden verwacht dat zij haar verplichtingen onder dat sociaal plan gestand doet. Die situatie doet zich, naar de mening van de raad van bestuur, nu voor en is de basis voor het tijdelijk nieuw sociaal plan in het kader van de reorganisatie. Het tijdelijk nieuw sociaal plan voor de REAKT B.V. s heeft een looptijd van 1 januari 2012 t/m 31 december 2013. Begin oktober vond overleg plaats tussen de raad van bestuur en de vakbonden. Dit heeft, ondanks een tweede uitnodiging aan de vakbonden, niet tot overeenstemming geleid. De vakbonden hadden begrip voor de situatie waarin de REAKT Groep verkeert, maar konden niet akkoord gaan met het tijdelijk nieuw sociaal plan. De raad van bestuur zag zich vervolgens genoodzaakt het huidige sociaal plan voor de REAKT B.V. s eenzijdig op te zeggen. De ondernemingsraad is geen partij bij het tot stand komen van een sociaal plan. De OR vindt het de verantwoordelijkheid van partijen om in goed overleg tot een oplossing te komen. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur geadviseerd met de vakbonden afspraken te maken over het sociaal plan. De OR is van mening dat bij dergelijke ingrijpende maatregelen met zeer vergaande personele consequenties er een met de vakbonden overeengekomen sociaal plan dient te zijn. Het vaststellen van de boventalligheid vindt volgens de adviesaanvraag plaats op basis van het afspiegelingsbeginsel. De OR heeft de raad van bestuur geadviseerd het afspiegelingsbeginsel en het toepassen ervan voor het vaststellen van de boventalligheid transparant en open te communiceren met de medewerkers en uiterste zorgvuldigheid te betrachten. Voor het afhandelen van de personele consequenties is een HR-plan opgesteld. De ondernemingsraad wil het verloop van de boventalligheid in beide regio s goed volgen.
7
Daarom heeft de OR met de raad van bestuur afgesproken dat de ondernemingsraad maandelijks geïnformeerd wordt over de stand van zaken van de boventalligheid per regio: aantallen boventalligen, resultaten van outplacement en herplaatsing in- of extern en de uitstroom. Op 5 januari heeft de ondernemingsraad onder voorwaarden een advies gegeven met betrekking tot de adviesaanvraag reorganisatie in de regio s REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand en Midden-Holland. Een bericht hierover is, evenals de gestelde voorwaarden, te vinden op intranet onder de banner REAKT Groep Ondernemingsraad. Adviesaanvraag reorganisatie REAKT Rijnmond De medewerkers van REAKT Rijnmond zijn op 31 oktober ingelicht over de op handen zijnde reorganisatie en het boventallig verklaren van medewerkers door de bestuurder en de directeur REAKT. De ondernemingsraad was hierbij als toehoorder aanwezig. Het voorgenomen besluit van de raad van bestuur is om bij REAKT Rijnmond het aantal fte af te bouwen van 49,4 fte naar 25,35 fte, met als gevolg een boventallig verklaren van 24,05 fte. Naar aanleiding van de bijeenkomst op 31 oktober werd besloten een achterbanbijeenkomst te organiseren voor de medewerkers van REAKT Rijnmond. De vele vragen van de medewerkers zijn doorgestuurd naar de raad van bestuur met verzoek om een toelichting. Adviesaanvraag reorganisatie REAKT Haagrand en Midden- Holland De medewerkers van REAKT Haagrand en Midden-Holland zijn op 28 november ingelicht over de op handen zijnde reorganisatie en het boventallig verklaren van medewerkers door de bestuurder en de directeur van REAKT. De ondernemingsraad was hierbij als toehoorder aanwezig. Het voorgenomen besluit van de raad van bestuur is om bij REAKT Haagrand en MiddenHolland het aantal fte af te bouwen van 53,53 fte naar 35,49 fte, met als gevolg een boventallig verklaren van 18,04 fte. Op 7 december werd een achterbanbijeenkomst gehouden voor de medewerkers van de regio Haagrand en Midden-Holland.
Adviesaanvraag inzake implementatie van het productportfolio Eind juli ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake de implementatie van het productportfolio, handleiding voor medewerkers. Een duidelijke focus op maatwerk is een lang gekoesterde wens van REAKT. Nu ook de regels vanuit de overheid veranderen en we op korte termijn op individuele basis ons werk moeten verantwoorden, wordt de noodzaak om snel een nieuwe werkwijze te implementeren nog groter. Door de invoering van het productportfolio worden de voorwaarden voor ontwikkelingsgericht en individueel werken gecreëerd. De werkprocessen worden opnieuw ingericht en de wijze van registreren wordt verbeterd. De handleiding voor medewerkers van REAKT en TRACK geeft inzicht in de nieuwe werkwijze en is bedoeld als ondersteuning bij ontwikkelingsgericht werken, waardoor er beter inhoud wordt gegeven aan de noodzakelijke en gewenste ontwikkeling van de cliënten van REAKT en TRACK.
8
De daadwerkelijke implementatie van het productportfolio zal inspanning vergen van alle medewerkers. In de adviesaanvraag werd toegezegd dat medewerkers extra uitleg en ondersteuning krijgen wanneer zij de nieuwe werkwijze leren toe te passen. Na overleg in de ondernemingsraad, gevolgd door bespreking en toelichting in de Overlegvergadering met de bestuurder, heeft de OR een positief advies uitgebracht. De ondernemingsraad beseft dat de implementatie per regio/team verschillend zal zijn en gaat ervan uit dat dit te allen tijde zorgvuldig zal gebeuren. Een stappenplan met betrekking tot de implementatie miste de OR helaas wel. Begin november heeft de ondernemingsraad haar bezorgdheid uitgesproken over het vertrek van de directeur Ontwikkeling en innovatie, gezien de situatie waarin de REAKT Groep zich nu bevindt. De raad van bestuur heeft gemeld de zorgen van de OR te delen. De werkzaamheden van de directeur Ontwikkeling en innovatie zijn overgedragen aan het directieteam. Zij zetten zich in om de aanpak voor de implementatie van het productportfolio op te stellen.
Wijziging aansturing REAKT Facilitair Begin februari ontving de ondernemingsraad een adviesaanvraag inzake de wijziging in aansturing van REAKT Facilitair. REAKT Facilitair werd in 2010 tijdelijk ad interim aangestuurd. Opdracht voor de interim-manager was het kostenefficiënt maken van REAKT Facilitair, het verhogen van de kwaliteit van dienstverlening en adviseren over de toekomstmogelijkheden van REAKT Facilitair. De interim-periode liep tot eind december 2010 en is afgerond met een rapport over de stand van zaken met betrekking tot de taakstellingen en een advies over de aansturing van REAKT Facilitair per 1 januari 2011. Na overleg in de ondernemingsraad, gevolgd door bespreking en toelichting in de Overlegvergadering met de raad van bestuur d.d. 15 februari, heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd inzake genoemde adviesaanvraag. De OR onderschrijft het voorgenomen besluit van de raad van bestuur om REAKT Facilitair als afdeling onder te brengen bij het servicecentrum, de feitelijke aansturing van de medewerkers hiermee onder te brengen bij de directeur van het servicecentrum en het eigen karakter van REAKT Facilitair te waarborgen vanwege het specifieke karakter van de werkzaamheden. De ondernemingsraad heeft de raad van bestuur wel verzocht om in het vervolg instemmings- c.q. adviesaanvragen de OR aan te bieden op een dusdanig tijdstip dat dit van invloed kan zijn op de besluitvorming.
Adviesaanvraag Heroverweging leerwerkbedrijven REAKT Groep Op 3 november ontving de ondernemingsraad de adviesaanvraag Heroverweging leerwerkbedrijven van de REAKT Groep. De raad van bestuur informeerde de ondernemingsraad over het besluit om de werkzaamheden voort te zetten van Unie Waddinxveen B.V., Stichting Natuurwinkel Gouda en Hollandse Markten B.V. Daarnaast werd advies gevraagd inzake het voorgenomen besluit om de werkzaamheden van Unie Den Haag B.V. te beëindigen. De raad van bestuur deelde in haar brief mee dat Unie Den Haag B.V. verlieslatend is en dat Woningstichting Haagwonen, onze partner in Unie Den Haag B.V., eenzijdig het concept heeft gewijzigd: in plaats van commerciële klanten worden er Polen gehuisvest. Hierdoor kan het hotel niet winstgevend worden. De medewerkers zijn allen geïnformeerd. Het betreft 12 medewerkers, van wie 11 met een tijdelijk contract (de laatste loopt maart 2012 af). Met hen zijn afspraken gemaakt over afvloeiing. Hen is ondersteuning door TRACK aangeboden als zij hulp willen bij het vinden van een nieuwe baan. Voor de medewerker met een vast contract geldt het sociaal plan van de REAKT Groep.
9
Na overleg in de ondernemingsraad, gevolgd door bespreking en toelichting in de Overlegvergadering met de raad van bestuur d.d. 20 december, heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd inzake het voorgenomen besluit om de werkzaamheden te beëindigen van Unie Den Haag BV. De ondernemingsraad betreurt dat Unie Den Haag niet rendabel is gebleken en dat met het sluiten van Unie Den Haag werkgelegenheid en werkervaringsplaatsen verloren gaan.
Samenstelling ondernemingsraad en werkgroepen Samenstelling ondernemingsraad De ondernemingsraad van de REAKT Groep bestaat uit de volgende leden: Rick Bouwens Magda Gies Broesterhuizen Hans van Binsbergen Marja Bouwmeester Jan Bijl Britta Damsma Leoni Hulsker Kiki Meeuwsen Bernhard Oudijn Hilda Snoek
REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT REAKT
Haagrand (Voorburg) voorzitter Den Haag (sport) secretaris Midden-Holland (Gouda) Den Haag (Platinaweg) Rijnmond (Rietdijk) Den Haag (De Brink) Holding (Bedrijfsbureau) Midden-Holland (Gouda) Groep (Servicecentrum) Noord-Holland (Zaandam)
Werkgroepen van de ondernemingsraad Tijdens de cursusdagen van 6 en 11 januari werden de werkgroepen benoemd. Het werken met werkgroepen, rondom één thema georganiseerd, levert de OR veel voordelen: OR-leden kunnen zich specialiseren in bepaalde thema s en de OR kan zijn besluitvormingstraject verkorten door de voorbereiding over te dragen aan een werkgroep. De werkgroepen onderhouden tevens informele contacten met de portefeuillehouders. Benoemd werden de werkgroepen Arbo, Organisatie en beleid en de werkgroep HRM.
Werkgroep Arbo De werkgroep Arbo bestond aan het begin van het verslagjaar uit Matijs Bertens, Jan Bijl en Bernhard Oudijn. Later het jaar werd afscheid genomen van Matijs Bertens en werd de commissie uitgebreid met Magda Gies Broesterhuizen. Op 3 februari werd van de raad van bestuur het instemmingsverzoek met betrekking tot de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en plan van aanpak alsmede het toetsingsrapport van de Arbo Unie ontvangen. De afgelopen twee jaar is op diverse locaties van REAKT een risico-inventarisatie en evaluatie gedaan. Alle knelpunten zijn geïnventariseerd en met de locatiemanagers en medewerkers besproken. Het plan van aanpak dat daaruit is voortgekomen is door de arbodienst getoetst en vervolgens vastgesteld door het directieteam. De werkgroep Arbo heeft steekproefsgewijs getoetst of de aandachtspunten vanuit de RI&E terugkomen in de plannen van aanpak. Naar aanleiding van hun bevindingen en de aanbevelingen vanuit het toetsingsrapport van de Arbo Unie heeft de ondernemingsraad instemming verleend op de Risico Inventarisatie en Evaluatie en Plan van Aanpak, indien de aanbevelingen uit het toetsingsrapport van de Arbo Unie worden uitgevoerd. Alleen dan voldoet de RI&E aan de wettelijke eisen.
10
Werkgroep Organisatie en beleid De werkgroep Organisatie en beleid bestaat uit Marja Bouwmeester, Britta Damsma, Leoni Hulsker en Kiki Meeuwsen. Op 8 februari werd overlegd met de financieel adviseur van de REAKT Groep over de begroting 2011. Uitleg werd gegeven over de flexmonitor en werd nader ingegaan op de bezuinigingsdoelstelling in 2011. Tevens werd uitleg gegeven over de mogelijk te vormen reservering omzetreductie inloop 2012.
Werkgroep HRM De werkgroep HRM bestaat uit Hans van Binsbergen en Hilda Snoek. Op 25 januari had de werkgroep een eerste kennismakingsgesprek met de directeur HRM. Onderwerpen van gesprek waren onder andere de functieweging ondersteunenden persoonlijk begeleider, het werken in kernteams en de invulling van vacante vacatures. De ondernemingsraad heeft geconstateerd dat er binnen de REAKT Groep geen beleid is met betrekking tot verlof voor dokters- of tandartsbezoek. Ook is dit niet terug te vinden in de CAO. Dit onderwerp is besproken met de bestuurder tijdens de Overlegvergadering van 24 januari 2012. Bij de REAKT Groep geldt dat medewerkers geen verlof krijgen voor bezoek aan de huisarts of bijvoorbeeld een fysiotherapeut. Dit zal worden vermeld in de Digimensie, het digitale blad voor medewerkers.
Werkgroep communicatie Rick Bouwens, Magda Gies Broesterhuizen en Kiki Meeuwsen vormen de werkgroep communicatie. De werkgroep heeft het voornemen de komende zittingsperiode 20102013 de achterban maandelijks actief te betrekken bij de medezeggenschap door: het aanstellen van contactpersonen; de achterban actief te betrekken bij advies- en instemmingsaanvragen door medewerkers op naam uit te nodigen voor de open stoel; intranet maandelijks te betrekken bij informatieoverdracht medezeggenschap. In augustus vond binnen de OR een evaluatie met de werkgroepen plaats.
Aanstellen contactpersonen De ondernemingsraad vindt het belangrijk om goed contact te onderhouden met de achterban en is verheugd dat in oktober 2011 op elke locatie een contactpersoon is aangesteld. Contactpersonen: -
geven vragen of problemen, die op de werkplek leven door aan de OR; onderhouden het contact met de OR voor zijn of haar werkomgeving; brengt de OR structureel onder de aandacht tijdens het werkoverleg; brengt de open stoel onder de aandacht; brengt momenten van achterbanraadpleging onder de aandacht van collega s.
11
OV In het verslagjaar werd er vijf keer een reguliere overlegvergadering gehouden. Besproken werden alle relevante sociale, organisatorische en financiële zaken. Tevens werd dit jaar op een aantal momenten een extra OV gepland. Met name rond de adviesaanvragen met betrekking tot de reorganisatie REAKT Rijnmond en REAKT Haagrand/Midden-Holland kwamen de OR en bestuurder meerdere keren bijeen. De notulen van de overlegvergaderingen met de raad van bestuur zijn te vinden op intranet.
Overleg met de raad van toezicht Op 23 mei was het jaarlijkse overleg met de raad van toezicht. In dit informele overleg werd de stand van zaken van de REAKT Groep en de OR besproken.
Overig nieuws In haar vergadering d.d. 18 januari besloot de ondernemingsraad haar zetel in de adviescommissie verzelfstandiging Odibaan over te laten aan de ondernemingsraad van Odion. De reden hiervoor is dat Odion nauwer betrokken is bij de belangenbehartiging van de medewerkers van Odibaan. In februari en augustus vond de periodieke evaluatie met de ArGon Groep (arbodienst) plaats. Ook de OR was vertegenwoordigd.. De arbeidsbeleving van de medewerkers in relatie tot hun welzijn is onderzocht door bureau Dilemma Foundation en de Universiteit Utrecht. Het volledige onderzoeksrapport is te lezen op intranet. Op 27 september gaf de directeur van REAKT een toelichting op de resultaten van het eerste onderzoek. Sinds november is de ondernemingsraad ook te vinden op intranet. Alle actuele informatie en bijvoorbeeld de taken en bevoegdheden van de OR zijn terug te vinden onder de banner REAKT Groep Ondernemingsraad. In oktober constateerde de OR dat de bestuurder nu steeds spreekt van een taakstelling van 4 miljoen, terwijl het businessplan weergeeft dat er een kostenbesparing nodig is van 2.5 miljoen. De OR heeft de bestuurder om opheldering gevraagd. Bij het opstellen van het businessplan en de regioplannen is inderdaad uitgegaan van een taakstelling van in totaal 2,5 miljoen. Dat leek met het inzicht van dat moment voldoende om de exploitatie van 2012 in gang te zetten. Inmiddels is echter duidelijk dat de opeenstapeling van maatregelen (o.a. de eigen bijdrage, het individueel afrekenen en de eigen bijdrage op behandeling) zal leiden tot vraaguitval. Het totale effect wordt door de meeste GGZ-instellingen geschat op zo n 20%. De REAKT Groep onderschrijft dit. Dit betekent op een budget van 20 miljoen een bezuinigingsdoelstelling van 4 miljoen. HR-plan REAKT Groep vanaf nu naar de toekomst toe . In oktober ontving de ondernemingsraad ter informatie het HR-plan REAKT Groep vanaf nu naar de toekomst toe . Dit HR-plan is bedoeld om tot een samenhangend toekomstbestendig personeelsbeleid te komen dat toegepast kan worden bij alle onderdelen van de REAKT Groep.
12
Diverse projectgroepen (o.a. Plan van aanpak FWG, Competentieontwikkeling) zijn samengesteld, waarin ook de ondernemingsraad vertegenwoordigd is. Verwacht wordt dat halverwege 2012 de meeste projecten geïmplementeerd zijn in het HR-plan. In het OR-jaarverslag 2012 komt dit onderwerp uitgebreid terug.
En als laatste ..de ondernemingsraad bied je graag de mogelijkheid om eens kennis te maken met de werkzaamheden van de ondernemingsraad. Je bent van harte welkom om gebruik te maken van de open stoel . De open stoel bied je de mogelijkheid een keer actief deel te nemen aan een vergadering. Je hebt geen stemrecht, maar praat wel mee.
13
14
Bijlage.
Adviesaanvragen De ondernemingsraad ontving in 2011 van de raad van bestuur de volgende adviesaanvragen: 27 december 2010: ter goedkeuring de begroting 2011. Meer informatie elders in het jaarverslag. 3 februari: ter instemming Plan van aanpak RI&E en toetsingsrapport Arbo Unie. Meer informatie elders in het jaarverslag. 3 februari: reactie van de raad van bestuur op het positief advies van de ondernemingsraad inzake de adviesaanvraag sluiting hondencrèche Bakkum. Wanneer het haalbaarheidsonderzoek om een dierenpension in Noord-Holland op te starten is afgerond en leidt tot een voorgenomen besluit over het opstarten van genoemd dierenpension, ontvangt de ondernemingsraad een adviesaanvraag voor deze uitbreiding. 3 februari: adviesaanvraag inzake wijziging in aansturing van REAKT Facilitair. Meer informatie elders in het jaarverslag. 3 februari: adviesaanvraag inzake een wijziging in de organisatorische plaatsing van de preventiemedewerker. De ondernemingsraad onderschrijft het feit dat er meer verband is tussen het werk van de preventiemedewerker en dat van REAKT Facilitair op het gebied van arbeidsomstandigheden, arbo etc. dan bij de afdeling P&O. De OR vindt het dan ook een goed besluit om, met het oog op de kwaliteitsslag, de preventiemedewerker weer onder te brengen bij REAKT Facilitair. Door de preventietaken te beleggen bij twee personen en beide functies fulltime in te vullen, wordt een extra kwaliteitsborging beoogd. Gezien de zwaarte van deze functie, gaat de OR ervan uit dat beide medewerkers na de oriëntatiefase een gedegen scholing zullen krijgen, zodat inhoud en expertise met betrekking tot de preventietaken binnen de REAKT Groep gewaarborgd zullen blijven. De ondernemingsraad heeft ingestemd met genoemde adviesaanvraag. 3 februari: ter instemming het inwerkdocument voor nieuwe medewerkers van REAKT en TRACK. Het document regelt de introductie van nieuwe vaste werknemers en dient tevens als hulpmiddel voor het inwerken van invalkrachten en stagiaires of voor nieuwe medewerkers van een ander bedrijf of onderdeel van de REAKT Groep. De ondernemingsraad heeft in haar reactie laten weten het een goede zaak te vinden dat er eindelijk een document is opgesteld dat de introductie regelt van nieuwe vaste werknemers en heeft positief geadviseerd inzake genoemd instemmingsverzoek. 8 februari: ter informatie het businessplan van de REAKT Groep 2011-2012. Meer informatie elders in het jaarverslag. 30 maart: ter informatie wijziging functies en taakverdeling bestuurssecretarissen. 18 april: adviesaanvraag inzake het regioplan van REAKT Noord-Holland. Meer informatie elders in het jaarverslag. 11 mei: adviesaanvragen inzake de regioplannen REAKT Rijnmond, REAKT Haagrand/Midden-Holland en REAKT Den Haag. Meer informatie elders in het jaarverslag. 9 juni: ter informatie achtergrond en argumenten om Dimensie te wijzigen in een nieuwe vorm op intranet: Digimensie. 23 juni: op verzoek van de ondernemingsraad nadere toelichting omtrent de nieuwe functie van de heer J. Treur als verandermanager. 30 juni: ter informatie wijziging standplaats medewerkers Ambulant. Op verzoek van de ondernemingsraad heeft de raad van bestuur nadere informatie verstrekt met betrekking tot de integratie van het team van ambulante medewerkers in de locatieteams van REAKT Rijnmond. 15
30 juni: adviesaanvraag Maatregelen naar aanleiding van regioplan REAKT Rijnmond. Meer informatie elders in het jaarverslag. 26 juli: adviesaanvraag inzake de implementatie van het productportfolio. Meer informatie elders in het jaarverslag. 26 juli: ter informatie een geactualiseerd overzicht van de te verwachten communicatie naar aanleiding van de voorgenomen besluiten. 17 augustus: adviesaanvraag inzake het voorgenomen besluit om stichting REAKT Holding te laten fuseren met stichting REAKT. De ondernemingsraad heeft kennis genomen van de toelichting op de beweegredenen van het fusievoornemen zoals door de bestuurder is verstrekt en is akkoord gegaan met genoemde adviesaanvraag. 17 augustus: op verzoek van de werkgroep Organisatie en beleid ter informatie de verzuimcijfers REAKT Groep 2010. 1 september: Uitnodiging van de raad van bestuur aan de CCR, RCR en OR om op 13 september gezamenlijk van gedachten te wisselen over de lopende adviesaanvragen. 1 september: adviesaanvraag Maatregelen naar aanleiding van regioplan REAKT Haagrand/Midden-Holland. Meer informatie elders in het jaarverslag. 5 oktober: ter informatie cijfers van het tweede kwartaal en de toelichting daarop. 10 oktober: ter informatie geactualiseerde organogrammen van de REAKT Groep. 10 oktober: ter informatie de jaarverantwoording 2010. 10 oktober: ter informatie het jaarverslag 2010 van de Raad van Toezicht. 11 oktober: Uitnodiging voor de presentatie van het HR-plan vanaf nu naar de toekomst toe . 20 oktober: ter informatie het HR-plan van de REAKT Groep vanaf nu naar de toekomst toe . Meer informatie elders in het jaarverslag. 3 november: adviesaanvraag inzake heroverweging van de leerwerkbedrijven REAKT Groep. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 november: adviesaanvraag inzake reorganisatie REAKT Rijnmond. Meer informatie elders in het jaarverslag. 16 november: adviesaanvraag inzake reorganisatie REAKT Haagrand en MiddenHolland. Meer informatie elders in het jaarverslag. 24 november: instemmingsverzoek met betrekking tot het maken van de keuze van een nieuwe arbodienst voor de REAKT Groep. Tevens verzoekt de raad van bestuur om vertegenwoordiging vanuit de OR om de gesprekken met enkele arbodiensten bij te wonen. Bernhard Oudijn zal hierbij namens de OR aanwezig zijn. 13 december: ter informatie cijfers van het derde kwartaal en de toelichting daarop. 13 december: Melding voornemen tot collectief ontslag. Meer informatie elders in het jaarverslag.
16
