Jaarverslag Ondernemingsraad 2009 Gemeente Bronckhorst Voor u ligt het 5e jaarverslag van de Ondernemingsraad van de gemeente Bronckhorst over het jaar 2009. Dit verslag is om u op de hoogte te brengen van wat de OR heeft gerealiseerd en wat de plannen zijn. Samenstelling Ondernemingsraad: Op 31.12.2009 bestond de OR uit de volgende 11 personen: Dagelijks bestuur:
Gerrit Limpers
Marcel Lubbers
Jeffrey Wassink (plv db lid)
Leden:
Thijs Kiers
Patty Imming
Laila Heringa
Gerrit van Middelkoop
1
Freek v.d. Poll
Erik Hissink
Vaste Trainer/adviseur Or: Ambtelijk secretaris Or:
Edwin Hoogkamp
André Colenbrander
Rob van der Meer Grada Nijland
Verkiezingen Na de eerste zittingstermijn van ruim 4 jaar Ondernemingsraad Bronckhorst waren de verkiezingen gepland op 8 juni. Die verkiezingscommissie, bestaande uit het db en de ambtelijk secretaris hebben de verkiezingen voorbereid. Wilfred Lijftogt en Jacques Rinner hadden aangegeven niet terug te zullen keren in de Or. Ondanks de gevoerde verkiezingscampagne waren er slechts 10 kandidaten, terwijl er 12 zetels waren. Tijdens de Overlegvergadering van juni werd de nieuwe Ondernemingsraad geïnstalleerd door de bestuurder, Paul van Gog, in aanwezigheid van de portefeuillehouder P&O, wethouder Ab Boers. Op 1 september is Laila Heringa alsnog toegetreden tot de Or, waarmee de Or 11 leden telt en er nog 1 vacature is. Wijziging Or reglement: Naar aanleiding van de evaluatie over de duur van de zittingsperiode van 4 jaar is besloten om het reglement van de Or te wijzigen en de zittingsperiode definitief vast te stellen op 4 jaar. Werkwijze: Om een werkbare OR en een evenredige taakverdeling te creëren, wordt er met commissies en werkgroepen gewerkt, welke werkwijze ook in 2009 opnieuw is geëvalueerd. Door het vertrek van een aantal leden en een aantal nieuwe leden, is de samenstelling gewijzigd. Zo nodig wordt er een beroep gedaan op de vaste adviseur / trainer van de OR, de heer Rob van de Meer. De indeling en bezetting van de commissies is als volgt: INDELING COMMISSIE’S Aantal en namen: DB/Alg.zaken: Omvang db (2 OR leden + plv lid) (evaluatie in 2011) OC brandweer Cie’s Arbeidsvoorwaarden (GO-taken)
1. Gerrit Limpers (voorzitter) 2. Marcel Lubbers (secretaris) 3. Jeffrey Wassink (plv. db-lid) Afvaardiging: Voorzitter OR
1. 2. 3. 4. 5.
Thijs Kiers (voorzitter) Freek van den Poll (vice voorzitter) Laila Heringa André Colenbrander Patty Imming
2
VGWM (Arbo)
1. Gerrit v. Middelkoop (voorzitter en afvaardiging in de Arbocommissie) 2. Erik Hissink
Organisatie & personeel (art. 25 en 27 WOR) en w.o. Missie & visie
1. 2. 3. 4. 5.
Commissie Achterban
1. Gerrit Limpers (voorzitter) 2. Jeffrey Wassink 3. Grada Nijland (website)
Edwin Hoogkamp (voorzitter) Gerrit v. Middelkoop Erik Hissink Patty Imming Laila Heringa
Portefeuillehouders: Financiën
Freek van den Poll
nieuwbouw gemeentehuis
Gerrit van Middelkoop
OC Brandweer De voorzitter woont de Overlegvergaderingen van de OC (Onderdeelcommissie) Brandweer bij en doet hiervan verslag in de Or-vergaderingen. Vergaderstructuur OR: Werkvergaderingen OR: De werkvergaderingen vinden 2-wekelijks plaats op dinsdagmorgen aan de hand van een vooraf opgestelde agenda en een besluitenlijst. In deze vergaderingen vindt geen officiële besluitvorming plaats. De ontvangen advies- en instemmingaanvragen worden hier uitgezet met het verzoek aan de vakinhoudelijke commissie om dit voor te bereiden door het uitbrengen van een pre advies voor de OR- en Overlegvergaderingen. Werkvergaderingen cie Arbeidsvoorwaarden (AV): Ook de Or commissie AV heeft een aantal malen per jaar vergaderd waarin de advies- en instemmingaanvragen werden besproken, zo nodig met de portefeuillehouder P&O, ter voorbereiding op de definitieve besluitvorming in de OR- en Overlegvergaderingen. Er is in 2009 meerdere keren een technisch beraad geweest met de portefeuillehouder P&O in aanwezigheid van de beleidsmedewerker P&O en de vakbondsadviseur vooral over de inzet van de vrijgekomen IZA-gelden in verband met de liquidatie van de IZA. Er is overeenstemming bereikt om een deel van deze vrijgekomen gelden in te zetten voor toepassing biometrie in de nieuwbouw gemeentehuis en een deel is bestemd voor de medewerkers van de buitendienst. Vergaderingen OR: Ook in 2009 hebben de vergaderingen van de Ondernemingsraad volgens een vooraf opgesteld vergaderschema plaatsgevonden aan de hand van een vooraf opgestelde agenda en besluitenlijst. Tijdens deze vergadering vindt de officiële besluitvorming van de Or plaats. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de Ondernemingsraad. Overlegvergaderingen: In 2009 hebben de Overlegvergaderingen plaatsgevonden tussen de bestuurder, de heer Paul van Gog (directeur), in aanwezigheid van de adviseur, de heer Joop Spijkers (beleidsmedewerker P&O) en de OR, volgens een vooraf opgesteld vergaderschema aan de
3
hand van een agenda en besluitenlijst. Ook deze vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de Ondernemingsraad. Ledenraadplegingen: In 2009 heeft een ledenraadpleging met de achterban plaatsgevonden over de besteding van de vrijgekomen IZA gelden. . Onderwerpen waarover advies c.q. instemming is uitgebracht in 2009: Onderwerp: Plan van Aanpak Organisatiewijziging “Van Goed naar Beter” Aanpassing stagebeleid Wijziging regeling Rouw en Trouw Car/Uwo duur ouderschapsverlof en ouderschapsverlofkorting en ontkoppeling van de levensloopregeling Functieomschrijving klantadviseurs Keuze bureau vaardigheidstrainingen klantadviseurs Plaatsing personen n.a.v. de knip tussen beleid en uitvoering Leeftijdsbewust personeelsbeleid gemeente Bronckhorst Procedure prikaccidenten Toekenning bijzonder verlof op basis van 50/50 bij verhuizing naar nieuwbouw gemeentehuis Procedure persoonlijke beschermingsmiddelen Arbo Jaarverslag Wijziging regeling flexibele werktijden Aansluiting bij de landelijke klachtencommissie ongewenste omgangsvormen van de VNG Wijziging rechtspositie vrijwilligers gemeentelijke brandweer Reglement privé gebruik dienstauto’s Toeslag voor onregelmatige diensten bij ziekte Invoering biometrie Verlenging contract ziekteverzuimbegeleiding
Datum advies/instemming: 26 februari
Advies (art. 25) c.q. instemming (art. 27) Instemming
26 februari 26 februari 26 februari
Instemming Instemming Instemming
26 februari 26 maart
Instemming Positief advies
26 maart
Positief advies
26 maart
Positief advies
28 mei 25 juni
Instemming Instemming
25 juni
Instemming
25 juni 1 oktober 1 oktober
Vka Instemming Instemming
1 oktober 1 oktober 26 november
In handen van de OC brandweer gesteld Instemming Instemming
17 december 17 december
Instemming Instemming
Initiatieven die door de OR zijn genomen en bespreekbaar zijn gemaakt: Door de OR is een voorstel aan de bestuurder gedaan voor het aanwijzen van een aantal verplichte vrije dagen in 2010, welk voorstel door het mt is overgenomen. Communicatie met / naar de achterban: Een terugkerend onderwerp van gesprek van de Or is de communicatie met / naar de achterban.
4
Naast het regelmatig uitbrengen van een Nieuwsbrief is besloten om een eigen website te maken, welke met ingang van 1 januari 2010 de lucht is ingegaan. Op deze site staat alle actuele informatie en onderwerpen / documenten die van belang zijn voor de medewerkers. Via de site kan actief gecommuniceerd worden met de Or. De Or hoopt dan ook van harte via dit kanaal respons te krijgen op de onderwerpen die er spelen in de organisatie of zaken die men als medewerkers graag besproken wil zien. Trainingen: Doelgroep: Ondernemingsraad (deels in aanwezigheid van de Mt-leden) Ondernemingsraad
Ondernemingsraad en mt
Onderwerpen: - Evaluatie eigen functioneren - Evaluatie functioneren Or - Inventariseren en bespreken knelpunten in de organisatie -
-
-
Evaluatie functioneren Or Evaluatie eigen functioneren Ontwikkelen visie door de nieuwe Or en het benoemen van speerpunten voor de komende jaren Maken werkafspraken Organisatieontwikkeling Cultuur van werken (missie & visie) Onderwerpen die in 2010 op de agenda komen en nog nader worden uitgewerkt door de directie en het db van de Or. zijn o.a. Integraal werken Werkoverleggen Regionalisering brandweer Omgevingsdiensten Financiële krimp en Decentralisatie van taken
Data: 2 – 3 april
Trainer: Rob v.d. Meer
24 – 25 September
Rob v.d. Meer
14 december
Rob v.d. Meer
Langlopende projecten: Missie & visie: Besloten is om dit onderwerp mee te nemen tijdens de bespreking in kleine groepen over de organisatieontwikkeling, in aanwezigheid van de directie. Hiervoor zijn geen afzonderlijke bijeenkomsten meer belegd. Nieuwbouw gemeentehuis / Organisatieontwikkeling “Van Goed naar Beter” De nieuwbouw van het gemeentehuis gaf aanleiding om ook de manier van werken onder de loep te nemen. Dit heeft geleid tot het opstellen van het plan van aanpak “Van Goed naar Beter”, welk plan ook is voorgelegd aan de Or. Door de Or is ingestemd met het plan, nadat een aantal opmerkingen van de Or, waren verwerkt in het plan. Om de Or in een vroegtijdig stadium te betrekken en te informeren bij de organisatieontwikkeling is er een projectgroep ingesteld, bestaande uit de directie en het db van de Or, aangevuld met de externe adviseur, de heer Van der Meer. In verband met de voorbereidingen voor de nieuwe manier van werken op 1.1.2010 zijn de afdelingshoofden van VVH en M&O, welke als programmamanagers nauw betrokken waren bij het project, vrijgemaakt door, in goed overleg, de cluster handhaving onder te brengen bij de afdeling Openbare Werken. Ook werd de vacature van adjunct-directeur op 1 maart heringevuld en is er een taakverdeling opgesteld voor wat betreft de taken van de directie. In een vroeg stadium is begonnen met de werving en opleiding van de klantadviseurs, welke in de nieuwe organisatie een belangrijke rol vervullen bij de nieuwe manier van werken.
5
Daarnaast is er veel gesproken over het aanbrengen van de “knip” tussen beleid en uitvoering, het maken van de werkprocessen en in het bijzonder, aandacht voor de medewerkers Speerpunten Or: Tijdens de training met de nieuwe Or zijn de volgende speerpunten voor de komende periode geformuleerd: 1. Meedenken/-praten over doorontwikkeling organisatie 2. Prioriteit achterban 3. Arbeidsvreugde bevorderen/medewerkerwelzijn 4. Vertrouwen bevorderen tussen medewerkers en leiding 5. Werkgelegenheid / privatisering binnen de gemeente Bronckhorst 6. Onderhandelen in relatie tot overleg (weerbaarheid/mondig) 7. Feedback Slotwoord: Er zijn veel zaken besproken en is er heel veel tot stand gekomen in een goede onderlinge verstandhouding met de bestuurder, de portefeuillehouder P&O, de afdeling P&O en het mt, waarvoor hartelijk dank. Dankzij een vroege betrokkenheid en in de regel een goede en tijdige informatievoorziening, was het mogelijk om tijdig en goed te kunnen adviseren. De Ondernemingsraad ziet het jaar 2010 vol vertrouwen tegemoet, waarin door de nieuwe manier van werken zeker nog veel op de organisatie en de Or zal afkomen.
Waarvan verslag Grada Nijland Ambtelijk secretaris OR Bronckhorst
6
