Jaarverslag Ondernemingsraad 2010 Gemeente Bronckhorst www.orbronckhorst.nl Voor u ligt het 6e jaarverslag van de Ondernemingsraad van de gemeente Bronckhorst over het jaar 2010. Dit verslag is om u op de hoogte te brengen van wat de OR heeft gerealiseerd en wat de plannen zijn. Samenstelling Ondernemingsraad: Op 31.12.2010 bestond de OR uit de volgende personen: Dagelijks bestuur:
Gerrit Limpers
Marcel Lubbers
Leden:
Thijs Kiers
Patty Imming
Laila Heringa
Gerrit van Middelkoop
1
Freek v.d. Poll
Erik Hissink
Vaste Trainer/adviseur OR: Ambtelijk secretaris OR:
André Colenbrander Rob van der Meer Grada Nijland
Wijziging samenstelling OR in de loop van 2010: Jeffrey Wassink en Edwin Hoogkamp hebben in de loop van 2010 de OR-werkzaamheden neergelegd. Via de Nieuwsbrieven zijn er oproepen gedaan om nieuwe kandidaten te werven. Ook zijn er door de OR specifieke groepen medewerkers benaderd om zitting te nemen in de OR. Dat heeft er toe geleid dat Chantal Elferink zich heeft aangemeld als nieuw OR lid met ingang van 1.1.2011. Werkwijze: Om een werkbare OR en een evenredige taakverdeling te creëren, wordt er met commissies en werkgroepen gewerkt. Door het vertrek van een aantal leden, is de samenstelling gewijzigd. Zo nodig wordt er een beroep gedaan op de vaste adviseur / trainer van de OR, de heer Rob van de Meer. De indeling en bezetting van de commissies is als volgt: INDELING COMMISSIE’S namen: DB/Alg.zaken: 1. Gerrit Limpers (voorzitter) 2. Marcel Lubbers (secretaris) Omvang db (2 OR leden + plv lid) 3. vacature (evaluatie in 2011) OC brandweer Cie’s Arbeidsvoorwaarden (GO-taken)
Afvaardiging: Gerrit Limpers, voorzitter OR
1. 2. 3. 4. 5.
Thijs Kiers (voorzitter) Freek van den Poll (vice voorzitter) Laila Heringa André Colenbrander Patty Imming
Veiligheid Gezondheid Welzijn en Milieu (afvaardiging in Arbo commissie)
1. Gerrit v. Middelkoop (voorzitter en afvaardiging in de Arbocommissie) 2. Erik Hissink
Organisatie & personeel (art. 25 en 27 WOR) en w.o. Missie & visie
1. 2. 3. 4.
Commissie Achterban
1. Gerrit Limpers (voorzitter) 2. Patty Imming
Gerrit v. Middelkoop Erik Hissink Patty Imming Laila Heringa
2
3. Grada Nijland (website) Portefeuillehouders: Financiën
Freek van den Poll
nieuwbouw gemeentehuis
Gerrit van Middelkoop
OC Brandweer De voorzitter woont de Overlegvergaderingen van de OC (Onderdeelcommissie) Brandweer bij en doet hiervan verslag in de OR-vergaderingen. Op 1 januari 2011 zijn de dagdienstmedewerkers van de brandweer van de gemeenten Bronckhorst, Doetinchem, Montferland en Oude IJsseltreek over naar de cluster Achterhoek West. De rechtspositieregeling van de Veiligheidsregio Noord en Oost Gelderland is op hen van toepassing. Om de overgang voor de medewerkers zo goed mogelijk te laten verlopen is er een gezamenlijk medezeggenschapsplatform, ondernemingsraden en georganiseerde overleggen, opgericht van de 4 betrokken gemeenten. Vanuit Bronckhorst is hieraan deelgenomen door Gerrit Limpers en Freek v.d. Poll. In dit platform is het sociaal plan beoordeeld en na enkele aanpassingen is het plan vastgesteld, nadat er een achterbanraadpleging had plaatsgevonden. Ook het formatieplan is van een positief advies voorzien door het medezeggenschapsplatform. Vergaderstructuur OR: Werkvergaderingen OR: De werkvergaderingen vinden 2-wekelijks plaats op dinsdagmorgen aan de hand van een vooraf opgestelde agenda en een besluitenlijst. In deze vergaderingen vindt geen officiële besluitvorming plaats. De ontvangen advies- en instemmingaanvragen worden, zo nodig, voorgelegd aan de vakinhoudelijke commissie om dit voor te bereiden door het uitbrengen van een pre advies voor de OR- en Overlegvergaderingen. Werkvergaderingen cie Arbeidsvoorwaarden (AV): Ook de OR commissie AV heeft een aantal malen per jaar vergaderd waarin de advies- en instemmingaanvragen zijn besproken, zo nodig met de portefeuillehouder P&O, ter voorbereiding op de definitieve besluitvorming in de OR- en Overlegvergaderingen. Op 22 april 2010 is er, in verband met de gemeenteraadsverkiezingen, een informeel overleg geweest met de nieuwe portefeuillehouder P&O, wethouder mevrouw J. Steffens. Tijdens dit overleg is de werkwijze van de OR aan haar uitgelegd en heeft de portefeuillehouder haar zienswijze gegeven op de medezeggenschap. Vergaderingen OR: De vergaderingen van de Ondernemingsraad worden volgens een vooraf opgesteld vergaderschema gehouden aan de hand van een agenda en besluitenlijst. Tijdens deze vergadering vindt de officiële besluitvorming van de OR plaats. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de OR. Overlegvergaderingen: In 2010 hebben de Overlegvergaderingen plaatsgevonden tussen de bestuurder, de heer Paul van Gog (directeur), of bij zijn afwezigheid door de plv. bestuurder, en in aanwezigheid van de adviseur, de heer Joop Spijkers (beleidsmedewerker P&O). Ook deze vergaderingen worden volgens een vooraf opgesteld vergaderschema, een agenda en besluitenlijst gehouden. Deze vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter van de OR.
3
Vaste agendapunten tijdens de OR- en Overlegvergaderingen: 1. Nieuwbouw gemeentehuis 2. Organisatiewijziging / dienstverleningsconcept Door de OR is in 2010 met regelmaat met de bestuurder gesproken over de nieuwbouw, welke op 1-1-2010 in gebruik is genomen, de organisatiewijziging en het dienstverleningsconcept en is daarbij aandacht gevraagd voor het welzijn van de medewerkers. Dit heeft echter tijd én aandacht nodig van de directie én management. Op de afdeling Dienstverlening is voor een ½ jaar een interim manager aangetrokken, welke zich bezig heeft gehouden met de invoering van het nieuwe vergunningenstelsel en het welzijn van de medewerkers. Het afdelingshoofd heeft hierdoor de tijd gekregen om te zorgen voor een goede aansluiting tussen de klantadviseurs en de back office. De OR heeft de vinger aan de pols gehouden en de gesignaleerde problemen besproken tijdens de maandelijkse Overlegvergaderingen. Naar aanleiding van de gesignaleerde opmerkingen van de medewerkers, zijn er begin 2010 door de directie gesprekken gevoerd met groepen van medewerkers en is er een lijst opgesteld met alle opmerkingen. Deze lijst is besproken met facilitaire zaken en de praktische punten zijn geïnventariseerd. Er is een actiepuntenlijst opgesteld met een termijn van afdoening. Eind 2010 zal er een 2e gespreksronde komen. Ledenraadplegingen: In februari 2010 heeft een er via de mail een peiling onder de achterban plaatsgevonden over de (vastgelopen) Cao onderhandelingen en daarin is gevraagd naar de actiebereidheid onder de medewerkers. Uiteindelijk is er in mei alsnog een principeakkoord bereikt. Door de OR is de voorbereiding voor de landelijke actiedag gestaakt. Onderwerpen waarover advies c.q. instemming is uitgebracht in 2010: - Besteding IZA-gelden Dit punt is diverse keren besproken tijdens de Overlegvergaderingen. Een deel van de gelden is besteed aan de biometrie in de nieuwbouw gemeentehuis en de besteding van de overige gelden, o.a. voor de rayons, wordt doorgeschoven naar 2011. - Instemmingsaanvraag functiewaarderingssysteem In verband met een aantal technisch wijzigingen in het functiewaarderingssysteem is dit onderwerp voorgelegd aan de OR. Nadat het punt is besproken en de gestelde vragen naar tevredenheid zijn beantwoord door de bestuurder, heeft de OR ingestemd met de wijzigingen. - Sociaal Jaarverslag 2009 Het verslag is door de OR voor kennisgeving aangenomen. - Uitwerking Cao 2009 – 2011 Door de bestuurder is de uitwerking, waarin geen beleidsvrijheid zit voor de gemeenten, ter kennisname voorgelegd aan de OR. - Instemmingsaanvraag Werktijdenregeling gemeente Bronckhorst Door de aanpassing van de CAR/UWO is het mogelijk om flexibeler te werken en biedt de mogelijkheid aan de medewerkers om de arbeidstijden beter aan te laten sluiten op de privé situatie. De arbeidsduur per jaar mag niet worden overschreden. De OR heeft ingestemd met de versoepeling van de werktijdenregeling.
4
- Instemmingsaanvraag nota werving en selectie Nadat de nota door het managementteam is geëvalueerd, zijn er een aantal wijzigingen voorgelegd aan de OR. 1. Er zal meer aandacht worden besteed aan de “arbeidscommunicatie” (opstellen goede advertentietekst) 2. De wijze van handelen bij het ontstaan en vacant stellen van een vacature is duidelijker omschreven en ook over de openstelling. 3. deelname van een collegelid van b & w in de selectiecommissie voor de functie van afdelingshoofd, is komen te vervallen. 4. De interne openstellingstermijn van een vacature worden verlengd van één week naar 10 kalenderdagen. Door de OR is ingestemd met de wijzigingen. - Adviesaanvraag evaluatierapport rayonbeheer De OR vindt het een goede zaak dat er een sterke buitendienst blijft met de opzet om de dienstverlening te verbeteren. Belangrijk hierbij is het verbeteren van de oor- en oogfunctie van de rayonmedewerkers. Ook zullen de werkzaamheden die in het verleden waren uitbesteed, weer in eigen beheer worden gedaan, zodra het materieel aan vervanging toe is. Dit zal niet leiden tot gedwongen ontslagen, maar door een natuurlijk verloop zal het aantal formatieplaatsen met 5 tot 10 kunnen verminderen. Voor de OR is het van belang dat de werkgelegenheid behouden blijft. - Verlenging Regionaal Mobiliteitsconvenant De OR heeft positief gereageerd op het verzoek om het mobiliteitsconvenant met één jaar te verlengen. - Adviesaanvraag ziekteverzuimprotocol Door de Or wordt ingestemd met de vaststelling van het verzuimprotocol met inachtneming van de toezeggingen dat er nog schriftelijke informatie volgt over de opbouw van verlof tijdens ziekte, de korting op het salaris en of de gemeente is verzekerd voor vervanging tijdens langdurige ziekte. - Aanwijzing verplichte vrije dagen 2011 In overleg met de bestuurder is besloten om in 2011 vrijdag 3 juni (vrijdag ná Hemelvaartsdag) aan te wijzen als verplichte vrije dag. Langlopende projecten Toekomstbestendig Personeels Beleid De werkgroep Toekomst Bestendig Bronckhorst, welke bezuinigingsvoorstellen heeft voorbereid en voorgelegd aan het college van b & w en de raad, heeft uiteraard ook gevolgen voor het personeel. Door de OR is hiervoor een werkgroep ingesteld, bestaande uit de directie, db OR en de adviseur van de OR. In januari 2011 is er een algemene voorlichtingsronde gehouden en daarna zullen er besprekingen worden gehouden met kleinere groepen medewerkers. Communicatie met / naar de achterban: Na de maandelijkse OR- en Overleg vergaderingen wordt er een Nieuwsbrief uitgebracht, die op de website www.orbronkchorst.nl wordt gepubliceerd. Op deze website staat alle actuele informatie die van belang zijn voor de medewerkers. Via de website > contact, kan actief gecommuniceerd worden met de OR. De OR hoopt dan ook van harte via dit kanaal respons te krijgen op de onderwerpen die er spelen in de organisatie of zaken die men als medewerkers graag besproken wil zien.
5
Trainingen: Ook in 2010 zijn er weer twee 2-daagse trainingen met de vaste adviseur/trainer van de OR gehouden. Doelgroep: Ondernemingsraad
Ondernemingsraad
Onderwerpen: - Het Or lid als individu in ontwikkeling - Vuistregels voor verdere ontwikkeling - Omgang binnen de OR / onderling geven van feed back - Manier van werken binnen de OR - De OR en de organisatieontwikkeling -
-
Evaluatie functioneren OR Evaluatie eigen functioneren Toekomst Bestendig Bronckhorst / Toekomstbestendig Personeels Beleid (speerpunten OR benoemen) Invulling vacatures Onderhandelen in tijden van crisis Regels feed back
Data: 25 – 26 maart
Trainer: Rob v.d. Meer
23 – 24 September
Rob v.d. Meer
Slotwoord: Er zijn veel zaken besproken en is er heel veel tot stand gekomen in een goede onderlinge verstandhouding met de bestuurder, de portefeuillehouder P&O, de afdeling P&O en het mt, waarvoor hartelijk dank. Dankzij een vroege betrokkenheid en een tijdige informatievoorziening van de bestuurder aan de OR, was het mogelijk om tijdig en goed te kunnen adviseren.
Waarvan verslag Grada Nijland Ambtelijk secretaris OR Bronckhorst
6
