Gemeente Bronckhorst Boardletter

Gemeente Bronckhorst Boardletter Tussentijdse controle 2 0 1 4

II"

EY

Building a better working world

EY

Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem, Netherlands Postbus 30116 6803 AC Arnhem, Netherlands

Tel: +31 88 407 10 00 rax: +31 88 407 60 05 ey.com

De g e m e e n t e r a a d van de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t T.a.v. de g r i f f i e r Elderinkweg 2 7 2 5 5 KA HENGELO

A r n h e m , 12 d e c e m b e r 2 0 1 4

a h / 9RNDND

Boardletter tussentijdse controle 2014

Geachte r a a d , Met g e n o e g e n p r e s e n t e r e n wij u hierbij onze b o a r d l e t t e r 2 0 1 4 .

Wij hebben deze b e v i n d i n g e n t o e g e l i c h t en b e s p r o k e n met m e d e w e r k e r s

Deze r a p p o r t a g e g e e f t een beeld van de o r g a n i s a t i e en de o n t w i k k e l i n g e n in

f i n a n c i ë n , het c l u s t e r h o o f d f i n a n c i ë n en de c o n t r o l l e r op

2 0 1 4 . In onze o p d r a c h t b e v e s t i g i n g heeft u ons de o p d r a c h t v e r s t r e k t o m de

2 0 november 2 0 1 4 .

j a a r r e k e n i n g 2 0 1 4 v a n de g e m e e n t e t e c o n t r o l e r e n . Onze tussentijdse b e v i n d i n g e n r a p p o r t e r e n wij d o o r middel van deze b o a r d l e t t e r .

Tot het g e v e n van een n a d e r e t o e l i c h t i n g zijn wij gaarne b e r e i d .

In deze r a p p o r t a g e b e p e r k e n wij ons t o t de b e v i n d i n g e n en mogelijke

Hoogachi

v e r b e t e r p u n t e n in de b e d r i j f s v o e r i n g en p r o c e s s e n die wij hebben

E r D s t ^ Y o u n g AccountantsLCf

o n d e r z o c h t in het kader v a n de c o n t r o l e van de j a a r r e k e n i n g en die naar onze m e n i n g van belang zijn v o o r de r a a d . Dit h e e f t t o t doel v a n u i t o n z e n a t u u r l i j k e a d v i e s f u n c t i e een bijdrage t e l e v e r e n aan het z e l f c o n t r o l e r e n d e v e r m o g e n v a n uw o r g a n i s a t i e . . S c h u u r k a m p - S p i j k e r b o e r RA

EY Partners in Sport /

1

E y j l f & Y o u n g A c c o u n t a n t s L L P is e e n l i m i t e d liability p a r t n e r s h i p o p g e r i c h t n a a r het r e c h t v a n E n g e l a n d en W a l e s e n g e r e g i s t r e e r d bij o m p a n l e s H o u s e o n d e r r e g i s t r a t i e n u m m e r O C 3 3 5 5 9 4 . In relatie tot E r n s t & Y o u n g A c c o u n t a n t s L L P w o r d t de t e r m p a r t n e r g e b r u i k t " v o o r e e n ( v e r t e g e n w o o r d i g e r v a n e e n ) v e n n o o t v a n E r n s t & Y o u n g A c c o u n t a n t s L L P . E r n s t & Y o u n g A c c o u n t a n t s L L P is s t a t u t a i r g e v e s t i g d te L a m b e t h P a l a c e R o a d 1. L o n d o n S E i 7 E U , V e r e n i g d K o n i n k r i j k , h e e l t h a a r h o o f d v e s t i g i n g a a n B o o m p j e s 2 5 8 , 3 0 1 1

XZ

R o t t e r d a m , N e d e r l a n d e n is g e r e g i s t r e e r d bij de K a m e r van K o o p h a n d e l R o t t e r d a m o n d e r n u m m e r 2 4 4 3 2 9 4 4 . O p o n z e w e r k z a a m h e d e n zijn a l g e m e n e v o o r w a a r d e n v a n t o e p a s s i n g , w a a r i n e e n b e p e r k i n g v a n de a a n s p r a k e l i j k h e i d is o p g e n o m e n .

Inhoudsopgave 1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

1.1

A l g e m e e n beeld

1.2

Bestuurlijke a a n d a c h t s p u n t e n

2

Waar staat de gemeente?

2.1

Procesbeoordelingen bedrijfsvoeringsmonitor

2.2

Nieuwe wet- en regelgeving

3

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

3.1

Belangrijke o n t w i k k e l i n g e n

Bijlage Reikwijdte en c o n t r o l e a a n p a k

1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

1

1.1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Pagina 5

Algemeen beeld

Aanpak t u s s e n t i j d s e c o n t r o l e

In deze b o a r d l e t t e r zijn onze bevindingen o p g e n o m e n naar aanleiding van de tussentijdse c o n t r o l e bij de g e m e e n t e

2014

B r o n c k h o r s t . Onze tussentijdse c o n t r o l e is g e r i c h t op de t o e t s i n g v a n de o p z e t , het b e s t a a n en de w e r k i n g van de b e h e e r s i n g s m a a t r e g e l e n . Tevens beoordelen wij dat de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en i n t e r n e c o n t r o l e g e r i c h t is op het v a s t s t e l l e n v a n financieel r e c h t m a t i g en g e t r o u w h a n d e l e n , inclusief een g e t r o u w e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g . Dit is v a n belang v o o r het v e r k r i j g e n van een oordeel o v e r de g e t r o u w h e i d v a n de j a a r r e k e n i n g en de r e c h t m a t i g h e i d van i n k o m s t e n , u i t g a v e n en b a l a n s m u t a t i e s . Wij hebben ons g e d u r e n d e deze c o n t r o l e v o o r n a m e l i j k g e r i c h t op de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en daarin o p g e n o m e n m a a t r e g e l e n van i n t e r n e c o n t r o l e ( A O / I C ) . De in deze r a p p o r t a g e o p g e n o m e n bevindingen hebben derhalve v o o r n a m e l i j k b e t r e k k i n g op de i n r i c h t i n g v a n de o r g a n i s a t i e op dit vlak.

O m g e v i n g r o n d o m de g e m e e n t e

De d e c e n t r a l e o v e r h e d e n in N e d e r l a n d zijn v o l o p in b e w e g i n g . Enerzijds w o r d e n o m v a n g r i j k e w e t t e l i j k e t a k e n v a n u i t de

v o l o p in b e w e g i n g

o v e r h e i d g e d e c e n t r a l i s e e r d naar g e m e e n t e n . Anderzijds k o m t er n i e u w e w e t - en r e g e l g e v i n g zoals de i n v o e r i n g v a n de plicht t o t v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g (Vpb) op de d e c e n t r a l e o v e r h e d e n af. In deze b o a r d l e t t e r r a p p o r t e r e n we u hoe de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t er v o o r s t a a t v a n u i t een financieel en o r g a n i s a t o r i s c h p e r s p e c t i e f . De a a n k o m e n d e decentralisaties hebben een e n o r m e i m p a c t , enerzijds f i n a n c i e e l , m a a r ook op o r g a n i s a t o r i s c h g e b i e d . De g e m e e n t e B r o n c k h o r s t is op dit m o m e n t nog v o l o p bezig m e t de i n r i c h t i n g v a n haar o r g a n i s a t i e en de d a a r m e e s a m e n h a n g e n d e p r o c e s s e n . De o r g a n i s a t i e v a n de decentralisaties zal deels in r e g i o n a a l v e r b a n d w o r d e n o p g e p a k t . A a n d a c h t s p u n t inzake het oppakken van de decentralisaties in r e g i o n a a l v e r b a n d is op welke wijze er v e r a n t w o o r d i n g afgelegd gaat w o r d e n aan elkaar dan wel hoe de u i t v o e r e n d e i n s t a n t i e s / o r g a n i s a t i e s v e r a n t w o o r d i n g af g a a n leggen binnen de r e g i o . Naast de decentralisaties spelen er belangrijke dossiers t e n aanzien van de i n v o e r i n g v a n d e v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g p l i c h t en de reeds van k r a c h t zijnde Wet Markt en O v e r h e i d .

Op p u n t e n is v e r b e t e r i n g b i n n e n

Op basis v a n onze i n t e r i m - c o n t r o l e 2 0 1 4 c o n s t a t e r e n wij dat v e r b e t e r i n g v o o r een a a n t a l processen wenselijk is. Het

de p r o c e s s e n noodzakelijk

gaat hier o m de processen i n k o p e n , a a n b e s t e d i n g e n , subsidies en u i t k e r i n g e n . V o o r de o v e r i g e processen c o n s t a t e r e n wij dat deze in basis op o r d e zijn en dat de o r g a n i s a t i e w e r k t aan de v e r b e t e r i n g van de i n t e r n e beheersing r o n d o m deze p r o c e s s e n . T o t slot v r a g e n wij a a n d a c h t v o o r het d o o r o n t w i k k e l e n van de v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e .

1

.2

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen?

Pagina 6

Bestuurlijke aandachtspunten

Aandacht voor betrouwbaarheid

Uw g e m e e n t e s t a a t aan de v o o r a v o n d van de g r o o t s t e o v e r h e v e l i n g van t a k e n die de d e c e n t r a l e o v e r h e i d h e e f t

verantwoordingsinformatie

m e e g e m a a k t . Nieuwe w e t t e n , n i e u w e d o e l g r o e p e n , m a a r bovenal een n i e u w e w e r k w i j z e w o r d e n m e t ingang v a n

decentralisaties is essentieel

1 j a n u a r i 2 0 1 5 de v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n de g e m e e n t e . Dichtbij de b u r g e r , een i n t e g r a a l en goed a f g e s t e m d z o r g a a n b o d op het t e r r e i n v a n p a r t i c i p a t i e , WMO en j e u g d . De i m p a c t v a n de decentralisaties op uw g e m e e n t e is o p allerlei t e r r e i n e n erg g r o o t . Allicht o n d e r k e n n e n wij als uw a c c o u n t a n t n a t u u r l i j k dat de d i e n s t v e r l e n i n g aan de z o r g c l i ë n t van cruciaal belang is, zodat de z o r g aan hen t o e k o m t die dat nodig h e b b e n . Wij r i c h t e n ons e c h t e r v o o r a l op de b e d r i j f s v o e r i n g s a s p e c t e n . V o o r de d e c e n t r a l i s a t i e s is het van belang dat de processen op een a d e q u a t e m a n i e r w o r d e n i n g e r i c h t waarbij v o l d o e n d e b e h e e r s i n g s m a a t r e g e l e n i n g e b o u w d w o r d e n o m de risico's t e b e h e e r s e n . De g e m e e n t e B r o n c k h o r s t is o p dit m o m e n t bezig de processen vast t e s t e l l e n . Het is belangrijk o m goed na t e gaan hoe de i n t e r n e b e h e e r s i n g en de v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e h i e r v o o r w o r d t i n g e r i c h t . H i e r o v e r zullen wij m e t uw o r g a n i s a t i e nog nader o v e r l e g g e n . Wij b e n a d r u k k e n daarnaast dat het noodzakelijk is o m ( v e r b i j z o n d e r d e ) i n t e r n e c o n t r o l e uit t e v o e r e n op de a a n b e s t e d i n g e n die zijn gedaan in het kader van de d e c e n t r a l i s a t i e s . De reden h i e r v o o r is het feit dat de financiële b e h e e r s h a n d e l i n g e n in 2 0 1 4 hebben p l a a t s g e v o n d e n en d e r h a l v e ook de r e c h t m a t i g h e i d h i e r v a n in b o e k j a a r 2 0 1 4 vastgesteld dient te worden.

Beheersing g r o n d e x p l o i t a t i e s en

Binnen de huidige p l a n n i n g en c o n t r o l cyclus v i n d t de actualisatie v a n de g r o n d e x p l o i t a t i e s jaarlijks t e n t i j d e v a n de

actualisaties 2 0 1 4

j a a r a f s l u i t i n g p l a a t s . Diverse p a r a m a t e r s ( r e n t e , o p b r e n g s t e n s t i j g i n g , k o s t e n s t i j g i n g , u i t g i f t e t e m p o et c e t e r a ) zijn v a n g r o o t belang v o o r de financiële u i t k o m s t van de g r o n d e x p l o i t a t i e s . Het is d a a r n a a s t van belang dat de a c t u a l i s a t i e t i j d i g g e r e e d is en dat de financiële consequenties (ook v a n de g e m a a k t e b e s t u u r l i j k e keuzes en i n t e n t i e s inzake de u i t v o e r i n g v a n p r o j e c t e n ) zijn v e r w e r k t in de j a a r r e k e n i n g e n / o f risicoparagraaf.

Waar staat de gemeente?

2

BS

Waar staat de gemeente?

Pagina 8

Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor

Wij m a k e n bij o n z e p r o c e s g e r i c h t e aanpak g e b r u i k v a n de d o o r uw g e m e e n t e uitgevoerde verbijzonderde interne controles

Gedurende de i n t e r i m - c o n t r o l e 2 0 1 4 hebben wij aan de hand v a n i n t e r v i e w s , d o c u m e n t s t u d i e en de b e o o r d e l i n g van de v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e s inzicht v e r k r e g e n in de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en i n t e r n e beheersing van de v o o r de j a a r r e k e n i n g c o n t r o l e r e l e v a n t e processen b i n n e n de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t . De a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en de beheersing v a n processen is v a s t g e l e g d in p r o c e s b e s c h r i j v i n g e n . In de m e e s t e processen zijn diverse b e h e e r s i n g s m a a t r e g e l e n g e t r o f f e n , die de g e t r o u w h e i d en r e c h t m a t i g h e i d van b a t e n , lasten en balansmutaties m o e t e n w a a r b o r g e n . Om u inzicht te v e r s c h a f f e n in de kwaliteit v a n de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e van de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t hebben wij in de t a b e l op de v o l g e n d e bladzijde de v o o r onze c o n t r o l e r e l e v a n t e processen aan de hand van een a a n t a l c r i t e r i a b e o o r d e e l d . Wij hebben h i e r v o o r de volgende c r i t e r i a g e h a n t e e r d : •

Is het proces b e s c h r e v e n ?

•

Is de opzet van het proces t o e r e i k e n d ?

•

W e r k t het proces ook daadwerkelijk c o n f o r m de b e s c h r e v e n o p z e t ?

•

Is het proces o n d e r d e e l v a n ( t w e e d e l i j n s ) i n t e r n e c o n t r o l e ? ( v e r b i j z o n d e r d e i n t e r n e c o n t r o l e )

•

Is de i n t e r n e c o n t r o l e v o l d o e n d e met b e t r e k k i n g t o t g e t r o u w h e i d en r e c h t m a t i g h e i d ?

•

Is de m a n a g e m e n t i n f o r m a t i e uit het proces b e t r o u w b a a r en t o e r e i k e n d ?

•

Hebben wij v a n u i t de e x t e r n e c o n t r o l e b e v i n d i n g e n t e n a a n z i e n v a n dit proces?

•

Is de j u r i d i s c h e c o n t r o l beoordeeld en g e t o e t s t ?

•

Is het proces b e o o r d e e l d op d o e l m a t i g h e i d ?

•

Zijn v o l d o e n d e b e h e e r s m a a t r e g e l e n g e n o m e n in de applicaties w a a r v a n het proces g e b r u i k m a a k t ?

Op de v o l g e n d e pagina is onze beoordeling s a m e n g e v a t .

2

Waar staat de gemeente?

2.1

Procesbeoordeling en bedrijfsmonitor (voor toelichting van wijzigingen zie sheet na bedrijfsvoeringsmonitor)

1 Proces

Rood

Pa

Oranje

Geel

^

ina9

Groen

•

Inkopen en aanbestedingen Personeel Belastingen Grondexploitaties Subsidieverstrekkingen Verstrekken uitkeringen

1

•

WMO

•

Financieel afsluitproces

Rood

Het proces v o l d o e t niet aan de t e stellen e i s e n . Veel a a n d a c h t s p u n t e n v o o r v e r b e t e r i n g .

Oranje

Het p r o c e s v o l d o e t v o o r een belangrijk deel niet aan t e stellen e i s e n . M e e r d e r e v e r b e t e r p u n t e n .

Geel

Het proces v o l d o e t nagenoeg geheel aan de t e s t e l l e n e i s e n . Enkele v e r b e t e r p u n t e n .

Groen

Het proces v o l d o e t geheel aan de t e stellen eisen. B e p e r k t e r u i m t e t o t v e r b e t e r i n g .

Huidig j a a r

2

Waar staat de gemeente?

2.1

Procesbeoordeling en bedrijfsmonitor

Proces

|

Rood

Pagina 1 0

Oranje

Geel

Groen

|

Kredietverstrekkingen

•

Automatisering/ICT*

1

T o e l i c h t i n g : t e n t i j d e v a n het u i t b r e n g e n van deze b o a r d l e t t e r hebben wij nog niet v o o r alle processen o n z e c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n v o l l e d i g u i t g e v o e r d . V o o r de p r o c e s s e n waar wij de w e r k z a a m h e d e n nog niet volledig hebben u i t g e v o e r d , hebben wij de b e d r i j f s v o e r i n g m o n i t o r d e r h a l v e op " g e e l " g e z e t .

Rood

Het proces v o l d o e t niet aan de t e stellen e i s e n . Veel a a n d a c h t s p u n t e n v o o r v e r b e t e r i n g .

Oranje

Het proces v o l d o e t v o o r een belangrijk deel n i e t aan t e stellen e i s e n . Meerdere v e r b e t e r p u n t e n .

Geel

Het proces v o l d o e t nagenoeg geheel aan de t e stellen e i s e n . Enkele v e r b e t e r p u n t e n .

Groen

Het proces v o l d o e t geheel aan de te s t e l l e n e i s e n . Beperkte r u i m t e t o t v e r b e t e r i n g .

Huidig j a a r

2

Waar staat de gemeente?

Pagina 1 1

Nieuwe wet- en regelgeving Aanbestedingswet2012

Per 1 april 2 0 1 3 is de Aanbestedingswet

2012

in w e r k i n g g e t r e d e n . In deze wet zijn g r e n s b e d r a g e n v o o r e n k e l v o u d i g ,

; m e e r v o u d i g en nationale a a n b e s t e d i n g e n o p g e n o m e n (naast de al bestaande d r e m p e l w a a r d e v o o r Europese a a n b e s t e d i n g ) . Deze n i e u w e w e t g e v i n g is o n d e r de a a n d a c h t v a n de a m b t e l i j k e o r g a n i s a t i e . In de •' w o r d t v e r w e z e n naar de Gids Proportionaliteit,

Aanbestedingswet

die v o o r s c h r i f t e n bevat t e n aanzien v a n de te volgen

a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e . Een belangrijk e l e m e n t in de Gids Proportionaliteit

is dat de keuze v o o r de

a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e g e m o t i v e e r d (en g e d o c u m e n t e e r d ) m o e t w o r d e n . Wij c o n s t a t e r e n dat uw g e m e e n t e zich v o l d o e n d e bewust is v a n de regelgeving r o n d o m inkoop en a a n b e s t e d i n g en in het b i j z o n d e r de n i e u w e a a n b e s t e d i n g s w e t . Binnen uw o r g a n i s a t i e zijn procedures i n g e s t e l d o m inkopen zoveel mogelijk c e n t r a a l te begeleiden. Op deze wijze dient g e w a a r b o r g d te w o r d e n dat inkopen c o n f o r m de geldende aanbestedingsregels w o r d e n u i t g e v o e r d . Wij m e r k e n e c h t e r op dat er geen inzicht is in het t o t a a l a a n t a l a a n b e s t e d i n g e n dat per j a a r w o r d t u i t g e v o e r d en welke a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u r e hierbij is g e v o l g d . I n k o p e n / a a n b e s t e d i n g e n w o r d e n d o o r de b u d g e t h o u d e r s zelf in gang g e z e t . Er w o r d e n m e l d i n g s f o r m u l i e r e n g e h a n t e e r d , m a a r deze w o r d e n niet in alle g e v a l l e n g e b r u i k t . Daarnaast hebben wij g e c o n s t a t e e r d dat de checklist die de IC-functionaris g e b r u i k t , niet volledig is. Hierbij m e r k e n wij t e v e n s op dat het v a n belang is o m bij de c o n t r o l e op de a a n b e s t e d i n g e n naast de Europese r e g e l g e v i n g e v e n e e n s specifiek te t o e t s e n op de a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 . Wet Markt en Overheid

Met uw o r g a n i s a t i e is t e v e n s besproken dat het noodzakelijk is o m ( v e r b i j z o n d e r d e ) i n t e r n e c o n t r o l e uit te v o e r e n o p de a a n b e s t e d i n g e n die zijn gedaan in het kader van de d e c e n t r a l i s a t i e s . De reden h i e r v o o r is het feit dat de financiële b e h e e r s h a n d e l i n g e n in 2 0 1 4 hebben p l a a t s g e v o n d e n en d e r h a l v e ook de r e c h t m a t i g h e i d h i e r v a n v a s t g e s t e l d dient t e worden. Doel v a n de n i e u w e Wet Markt en Overheid

is o m c o n c u r r e n t i e v e r v a l s i n g bij e c o n o m i s c h e a c t i v i t e i t e n d o o r o v e r h e d e n te

v o o r k o m e n . Op die a c t i v i t e i t e n w a a r de w e t van t o e p a s s i n g op is, d i e n t de g e m e e n t e de s a m e n h a n g e n d e kosten i n t e g r a a l d o o r te b e r e k e n e n . Ook dient de g e m e e n t e de i n t e g r a l e k o s t p r i j s b e r e k e n i n g te d o c u m e n t e r e n . Indien g e a c h t w o r d t dat de w e t niet van t o e p a s s i n g is, d i e n t een dossier te w o r d e n a a n g e l e g d w a a r i n deze m o t i v a t i e is g e d o c u m e n t e e r d . De g e m e e n t e r a a d v a n de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t h e e f t t o t op heden geen besluit g e n o m e n o v e r a c t i v i t e i t e n w a a r o p de Wet Markt en Overheid

niet v a n t o e p a s s i n g zal zijn en die het a l g e m e e n belang d i e n e n . Wij hebben v e r n o m e n dat de

a m b t e l i j k e o r g a n i s a t i e op dit m o m e n t bezig is m e t v o o r b e r e i d e n d e w e r k z a a m h e d e n o m dit besluit t e k u n n e n n e m e n . Wij b e n a d r u k k e n dat dit besluit per 1 juli 2 0 1 4 g e n o m e n had m o e t e n w o r d e n en b e s l u i t v o r m i n g d e r h a l v e t e laat is. Dit d i e n e n wij f o r m e e l t e melden in o n z e r a p p o r t a g e .

3

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

3

3.1

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

Pagina 1 3

Belangrijke ontwikkelingen

Inleiding

In dit h o o f d s t u k v r a g e n we uw o r g a n i s a t i e a a n d a c h t v o o r de a c c e n t e n en belangrijke a a n d a c h t s p u n t e n v o o r w a t b e t r e f t de j a a r r e k e n i n g c o n t r o l e . Een a a n t a l van de o n d e r s t a a n d e zaken zijn reeds o p g e n o m e n in de planning v o o r de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 4 , maar v e r d i e n e n ons inziens aanvullende a a n d a c h t .

Wijzigingen binnen het BBV

In 2 0 1 3 / 2 0 1 4 h e e f t de w e t g e v e r een a a n t a l w i j z i g i n g e n aan het BBV d o o r g e v o e r d . Deze w i j z i g i n g e n zijn veelal v a n f o r m e l e a a r d en zijn van k r a c h t vanaf het b e g r o t i n g s j a a r 2 0 1 4 . V o o r de volledigheid wijzen we u dan ook o n d e r s t a a n d op de belangrijkste w i j z i g i n g e n : •

b e n a m i n g v a n P r o g r a m m a r e k e n i n g Is aangepast in Overzicht

•

w i j z i g i n g t e r m " g e r e a l i s e e r d e r e s u l t a a t v o o r b e s t e m m e n " in " g e r e a l i s e e r d e t o t a a l v a n saldo van baten en l a s t e n " ;

•

w i j z i g i n g t e r m " g e r e a l i s e e r d r e s u l t a a t na b e s t e m m e n " in " g e r e a l i s e e r d e r e s u l t a a t " ;

•

b e n a m i n g paragraaf Weerstandsvermogen

•

u i t b r e i d i n g v a n de i n f o r m a t i e in de paragraaf Verbonden

van baten en

lasten',

is aangepast in Weerstandsvermogen partijen

en

risicobeheersing;

m e t : Naam en v e s t i g i n g s p l a a t s , het openbaar

belang dat op deze wijze w o r d t b e h a r t i g d , v e r a n d e r i n g e n die zich g e d u r e n d e het b e g r o t i n g s j a a r in het belang dat de g e m e e n t e / p r o v i n c i e in de v e r b o n d e n p a r t i j h e e f t , het eigen v e r m o g e n en het v r e e m d v e r m o g e n van de v e r b o n d e n p a r t i j aan het begin en aan het einde v a n het b e g r o t i n g s j a a r , r e s u l t a a t v a n de v e r b o n d e n p a r t i j ; >• o v e r z i c h t v a n incidentele baten en lasten per p r o g r a m m a , w a a r b i j per p r o g r a m m a t e n m i n s t e de b e l a n g r i j k s t e p o s t e n a f z o n d e r l i j k w o r d e n gespecificeerd en de o v e r i g e p o s t e n als een t o t a a l b e d r a g k u n n e n w o r d e n o p g e n o m e n ; •

t o e v o e g i n g v a n het onderdeel I n v e s t e r i n g e n m e t e c o n o m i s c h nut met " I n v e s t e r i n g e n m e t e c o n o m i s c h n u t , w a a r v o o r t e r b e s t r i j d i n g v a n de k o s t e n een h e f f i n g kan w o r d e n g e h e v e n " ;

•

in de t o e l i c h t i n g op de j a a r r e k e n i n g dient een r a p p o r t a g e o p g e n o m e n te w o r d e n w a a r i n op kwartaalbasis w o r d t g e r a p p o r t e e r d in welke m a t e de d r e m p e l b e d r a g e n in het kader van het v e r p l i c h t s c h a t k i s t b a n k i e r e n w o r d t b e n u t .

V p b - p l i c h t per 1 j a n u a r i 2 0 1 6

Op Prinsjesdag 2 0 1 4 h e e f t het Kabinet het w e t s v o o r s t e l Wet modernisering

Vpb-plicht

overheidsondernemingen

a a n de

Tweede K a m e r v e r z o n d e n . De n i e u w e w e t g e v i n g is v a n t o e p a s s i n g op b o e k j a r e n die a a n v a n g e n op of na 1 j a n u a r i 2 0 1 6 . U i t g a n g s p u n t op basis v a n het w e t s v o o r s t e l is dat de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t i n t e g r a a l belastingplichtig is, v o o r z o v e r zij een o n d e r n e m i n g d r i j f t , t e n z i j een v r i j s t e l l i n g v a n t o e p a s s i n g is.

3

3.1

Is uw gemeente klaar voor de toekomst?

pagina

14

Belangrijke ontwikkelingen

Vpb-plicht per 1 j a n u a r i 2 0 1 6

Van ( h e t d r i j v e n v a n ) een o n d e r n e m i n g is sprake indien met een d u u r z a m e o r g a n i s a t i e van arbeid en kapitaal w o r d t d e e l g e n o m e n aan het e c o n o m i s c h e verkeer m e t het o o g m e r k o m w i n s t t e b e h a l e n . Het w i n s t o o g m e r k is g e o b j e c t i v e e r d in die zin dat dit g e a c h t w o r d t aanwezig t e z i j n , indien m e e r dan i n c i d e n t e e l o v e r s c h o t t e n w o r d e n b e h a a l d . Indien dit n i e t kan w o r d e n v a s t g e s t e l d , w o r d t t o c h een o n d e r n e m i n g a a n w e z i g g e a c h t in het geval a c t i v i t e i t e n w o r d e n v e r r i c h t w a a r m e e in c o n c u r r e n t i e w o r d t g e t r e d e n . Indien sprake is van een o n d e r n e m i n g is mogelijk één v a n de vier v r i j s t e l l i n g e n v a n t o e p a s s i n g . Interne a c t i v i t e i t e n die v o o r de eigen k r i n g w o r d e n v e r r i c h t , leiden in beginsel niet t o t b e l a s t i n g p l i c h t , o m d a t geen sprake is van d e e l n a m e aan het e c o n o m i s c h e v e r k e e r . Wij hebben v a n v e r n o m e n dat uw g e m e e n t e op de h o o g t e is v a n dit w e t s v o o r s t e l . Echter h e e f t er nog geen i n v e n t a r i s a t i e p l a a t s g e v o n d e n op welke t e r r e i n e n / a c t i v i t e i t e n de Vpb-plicht gaat spelen. De g e m e e n t e h e e f t d e r h a l v e ook nog geen inzicht in de financiële i m p a c t . In ons a c c o u n t a n t s v e r s l a g i n f o r m e r e n wij u v e r d e r o v e r de v o o r t g a n g v a n de i m p l e m e n t a t i e v a n de i n v o e r i n g van de plicht t o t v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g .

De n i e u w e c o n t r o l e v e r k l a r i n g

De r e l e v a n t i e en i n f o r m a t i e w a a r d e van de c o n t r o l e v e r k l a r i n g h e e f t de a f g e l o p e n j a r e n veel t e r discussie g e s t a a n . Z o w e l a c c o u n t a n t s , g e b r u i k e r s m a a r zeker ook o v e r h e d e n en t o e z i c h t h o u d e r s spelen een a c t i e v e rol in deze discussie. De m a a t s c h a p p i j v e r w a c h t v a n de a c c o u n t a n t m e e r t r a n s p a r a n t e i n f o r m a t i e m a a r ook dat de a c c o u n t a n t explicieter is o v e r de t o e k o m s t . Daarnaast w o r d t de huidige c o n t r o l e v e r k l a r i n g als t e s t a n d a a r d en t e t e c h n i s c h e r v a r e n . A c c o u n t a n t s m o e t e n in hun v e r k l a r i n g m e e r i n f o r m a t i e gaan geven o v e r de aanpak v a n hun c o n t r o l e . D a a r o m h e e f t de NBA ( N e d e r l a n d s e Beroepsorganisatie van A c c o u n t a n t s ) b e s l o t e n de n i e u w e c o n t r o l e v e r k l a r i n g in Nederland t e i n t r o d u c e r e n v o o r alle a c c o u n t a n t s die organisaties v a n o p e n b a a r belang c o n t r o l e r e n . Recentelijk is bekend g e w o r d e n dat deze n i e u w e c o n t r o l e v e r k l a r i n g vanaf boekjaar 2 0 1 5 ook v a n t o e p a s s i n g is op g e m e e n t e n . In de loop van 2 0 1 5 zullen wij m e t uw o r g a n i s a t i e in o v e r l e g t r e d e n o v e r de wijze w a a r o p de c o n t r o l e v e r k l a r i n g n i e u w e stijl zal w o r d e n geïmplementeerd. De t r a d i t i o n e l e c o n t r o l e v e r k l a r i n g is een s t a n d a a r d t e k s t die v o o r alle d e c e n t r a l e o v e r h e d e n gelijk is. De b e l a n g r i j k s t e v e r a n d e r i n g in de c o n t r o l e v e r k l a r i n g nieuwe stijl is het o p n e m e n van de k e r n p u n t e n van de c o n t r o l e ("key a u d i t m a t t e r s " ) . K e r n p u n t e n k u n n e n b e t r e k k i n g hebben op de belangrijke risico's die wij hebben o n d e r k e n d bij de c o n t r o l e van de j a a r r e k e n i n g , b i j v o o r b e e l d t e n a a n z i e n van w a a r d e r i n g g r o n d e x p l o i t a t i e s , de d e e l n e m i n g e n , v o o r z i e n i n g e n , r e c h t m a t i g h e i d of a n d e r e s c h a t t i n g s p o s t e n w a a r b i j de w a a r d e r i n g c o m p l e x en in hoge m a t e s u b j e c t i e f is, m a a r b i j v o o r b e e l d ook op bijzondere p r o b l e m e n die zich tijdens de c o n t r o l e hebben v o o r g e d a a n of o m s t a n d i g h e d e n die de a c c o u n t a n t aanleiding hebben gegeven o m de c o n t r o l e - a a n p a k g e d u r e n d e het t r a j e c t t e w i j z i g e n , b i j v o o r b e e l d als g e v o l g v a n een belangrijke t e k o r t k o m i n g in de i n t e r n e beheersing v a n de o r g a n i s a t i e .

Bijlage: Reikwijdte en controleaanpak

Reikwijdte en controleaanpak

Pagina 1 6

Bijlage

Reikwijdte werkzaamheden In het kader v a n de d o o r de r a a d aan ons v e r s t r e k t e o p d r a c h t t o t c o n t r o l e van de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 4 van de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t b r e n g e n wij u hierbij verslag uit v a n de b e l a n g r i j k s t e bevindingen en a a n b e v e l i n g e n naar aanleiding van de tussentijdse c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de j a a r r e k e n i n g c o n t r o l e m a k e n wij mede gebruik v a n de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en het d a a r v a n d e e l u i t m a k e n d e s y s t e e m v a n i n t e r n e c o n t r o l e v a n uw g e m e e n t e . In dit v e r b a n d hebben wij de opzet en het bestaan van de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e op een a a n t a l d o o r ons noodzakelijk g e a c h t e p u n t e n o n d e r z o c h t . Wij wijzen u e r o p dat o n z e c o n t r o l e niet was g e r i c h t op het v o r m e n v a n een o o r d e e l o v e r de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e als z o d a n i g . De in d e z e b o a r d l e t t e r o p g e n o m e n b e v i n d i n g e n k u n n e n dan ook niet als l i m i t a t i e f w o r d e n b e s c h o u w d . Onze w e r k z a a m h e d e n zijn e r o p g e r i c h t een o o r d e e l t e k u n n e n geven o v e r de j a a r r e k e n i n g 2 0 1 4 v a n de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t . Zij zijn niet p r i m a i r g e r i c h t op het o p s p o r e n v a n f r a u d e s of o n r e g e l m a t i g h e d e n in uw o r g a n i s a t i e . De b e v i n d i n g e n in deze brief zijn d a a r o m beperkt t o t de p u n t e n die v o o r t v l o e i e n uit de d o o r ons u i t g e v o e r d e w e r k z a a m h e d e n . Indien o n z e w e r k z a a m h e d e n a a n w i j z i n g e n hebben o p g e l e v e r d v o o r o p g e t r e d e n f r a u d e s of o n r e g e l m a t i g h e d e n , dan hebben wij u d a a r o v e r o n m i d d e l l i j k g e r a p p o r t e e r d . Bij onze c o n t r o l e w e r k z a a m h e d e n hebben wij als u i t g a n g s p u n t de d o o r de Raad vastgestelde t o l e r a n t i e s g e h a n t e e r d . De r a a d h e e f t ons daarbij o p g e d r a g e n o m bij onze o o r d e e l s v o r m i n g en r a p p o r t e r i n g uit t e gaan van de hierna v e r m e l d e g o e d k e u r i n g s - en r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e . Goedkeuringstolerantie

Oordeelsonthouding

Goedkeurend

F o u t e n in de j a a r r e k e n i n g (% l a s t e n )

<, 1%

> 1 % < 3%

O n z e k e r h e d e n in de c o n t r o l e (% l a s t e n )

i 3%

>3% < 1 0 %

i 3% l 10%

Op basis v a n de b e g r o t i n g 2 0 1 4 v a n de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t b e t e k e n e n b o v e n g e n o e m d e p e r c e n t a g e s dat een t o t a a l b e d r a g a a n f o u t e n in de j a a r r e k e n i n g v a n € 6 2 9 . 0 0 0 en een t o t a a l v a n o n z e k e r h e d e n v a n € 1 . 8 8 7 . 0 0 0 de g o e d k e u r e n d e s t r e k k i n g v a n de c o n t r o l e v e r k l a r i n g niet zullen a a n t a s t e n . Onze c o n t r o l e r i c h t zich t e v e n s op de g e t r o u w h e i d en r e c h t m a t i g h e i d van de i n f o r m a t i e in de Sisa-bijlage v a n de j a a r r e k e n i n g . V o o r Sisa gelden specifiek v o o r g e s c h r e v e n r a p p o r t e r i n g s t o l e r a n t i e s . Wij passen deze v o o r g e s c h r e v e n Sisa-toleranties eveneens t o e .

Reikwijdte en controleaanpak

Pagina 1 7

Bijlage

Reikwijdte werkzaamheden Controleaanpak In o v e r e e n s t e m m i n g met de w e t r e s u l t e e r t o n z e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e in het a f g e v e n van een c o n t r o l e v e r k l a r i n g z o w e l m e t b e t r e k k i n g t o t de r e c h t m a t i g h e i d van het financieel beheer ( w o r d e n de f i n a n c i ë l e beheershandelingen c o n f o r m de van t o e p a s s i n g zijnde w e t - en regelgeving v e r r i c h t ) als m e t b e t r e k k i n g t o t de g e t r o u w h e i d ( h e t g e t r o u w e beeld v a n de f i n a n c i ë l e positie en het saldo van de baten en l a s t e n ) . Onze c o n t r o l e valt globaal u i t e e n in een t w e e t a l m o m e n t e n . Bij de t u s s e n t i j d s e c o n t r o l e is de focus g e r i c h t op het t o e t s e n v a n de d o o r ons als significant a a n g e m e r k t e processen binnen de g e m e e n t e B r o n c k h o r s t t e r w i j l bij de e i n d e j a a r s c o n t r o l e de posten in de j a a r r e k e n i n g c e n t r a a l s t a a n . De i d e n t i f i c a t i e van de s i g n i f i c a n t e processen v i n d t plaats op basis v a n risicoanalyse. Bij o n z e tussentijdse c o n t r o l e hebben w i j , v o o r z o v e r mogelijk, de opzet van deze processen in k a a r t g e b r a c h t ( h o e de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e en de i n t e r n e c o n t r o l e zijn i n g e r i c h t ) en v e r v o l g e n s het bestaan van deze processen v a s t g e s t e l d (of de p r o c e d u r e s zoals b e s c h r e v e n ook in de praktijk w o r d e n gebracht). Om uiteindelijk te kunnen s t e u n e n op de i n t e r n e c o n t r o l e m a a t r e g e l e n zoals die in de processen zijn o p g e n o m e n , dienen wij t e n s l o t t e vast t e stellen dat deze m a a t r e g e l e n g e d u r e n d e het gehele j a a r hebben g e w e r k t ( h e t t o e t s e n v a n de w e r k i n g ) .