Gemeente Venlo. Boardletter november 2011

Gemeente Venlo Boardletter 2011 11 november 2011

Aan de gemeenteraad van de gemeente Venlo T.a.v. de heer van G. van Soest, raadsgriffier Postbus 3434 5902 RK VENLO

11 november 2011

E.J.E. Hollanders

DM/CBR-3113010720-2111

Boardletter 2011

Geachte raadsleden, Wij hebben recent de interim-controle voor de gemeente Venlo uitgevoerd en afgerond. U treft in deze boardletter de belangrijkste bevindingen aan. Deze controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij met name om bevindingen en actiepunten op het terrein van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvoering. Wij vertrouwen met de boardletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse processen binnen uw organisatie en het waarborgen van de kwaliteit van de jaarrekening 2011. De aan de boardletter ten grondslag liggende managementletter 2011 is aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Drs. D.O. Meeuwissen RA

Blad 3 van 17 11 november 2011 DM/CBR-3113010720-2111

Inhoudsopgave 1.

Ontwikkeling bedrijfsvoering

4

2.

Bevindingen processen

10

3.

Actuele onderwerpen

13

4.

Tot slot

17


1. Ontwikkeling bedrijfsvoering Kaders bedrijfsvoering Door uw gemeente is de nota bedrijfsvoering opgesteld. In dit plan is een 20-tal projecten opgenomen. Momenteel worden voor een aantal projecten, projectplannen opgesteld zodat vastligt welke werkzaamheden verricht moeten worden, wie hiervoor verantwoordelijk is en welke capaciteit hiervoor benodigd is. Eén van de kerngedachten van uw bedrijfsvoering is om „in control‟ te zijn.

Wat betekent ‘in control’ zijn? In essentie is de gemeente Venlo „in control‟ als de goede dingen worden gedaan en de goede dingen goed worden gedaan. Dit betekent dat alle inspanningen gericht moeten zijn op het bereiken van de doelstellingen van de gemeente. Doelen moeten duidelijk zijn en SMART geformuleerd zijn, met behulp van prestatie-indicatoren. Risico‟s die het bereiken van de doelstellingen in de weg staan, moeten gemanaged worden. De goede dingen goed doen betekent dat de processen „lean and mean‟ oftewel efficiënt, effectief en rechtmatig zijn. Anders gezegd: de gemeente Venlo is „in control‟ zodra de (strategische) doelstellingen worden gerealiseerd, de operationele processen worden beheerst, er voldaan wordt aan wet- en regelgeving en de informatie die hierover ter beschikking wordt gesteld feitelijk juist is. Onderstaand wordt het e.e.a. weergegeven:

Control gaat dus duidelijk verder dan financiële controle van de jaarrekening. Meer toegespitst op de situatie Venlo zou „in control‟ zijn kunnen worden vertaald als grip hebben op uw organisatie en de ontwikkelingen waarmee uw organisatie geconfronteerd wordt. Dit betekent dat uw organisatie dient te beschikken over: 

Draagvlak en „drive‟ van de hele organisatie.



Inzicht in de risico‟s (financiële risico‟s, maatschappelijke risico‟s, bestuurlijke risico‟s, omgevingsrisico‟s, programmarisico‟s, procesrisico‟s).



Inzicht in de maatregelen die u reeds heeft geïmplementeerd om de risico‟s te ondervangen.



Managementinformatie die is toegespitst op de wensen van de gebruikers.



Een systeem van „early-warning‟ of vroegsignalering, waarbij nieuwe ontwikkelingen worden gesignaleerd voordat ze een risico worden.



Een organisatie die alert en adequaat reageert op signalen.


De bovenstaande aspecten zijn bijna een-op-een te vertalen naar het COSO-raamwerk. Op basis van het COSOmodel kan de „weg naar in control‟ vorm en inhoud worden gegeven.

Wat is COSO? COSO identificeert de relaties tussen de ondernemingsrisico‟s en het interne beheerssysteem. COSO hanteert hierbij de gedachten dat interne beheersing een proces is dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de categorieën:



Bereiken van de strategische doelstellingen (Strategic).



Effectiviteit en efficiëntie van bedrijfprocessen (Operations).



Betrouwbaarheid van de (financiële) informatieverzorging (Reporting).



Naleving van relevante wet- en regelgeving (Compliance).

Waar staat uw organisatie nu? De beheersomgeving is de basis van het COSO-model en het fundament waarop de interne beheersing gebouwd dient te worden. Onze ervaring leert dat bij de gemeente Venlo deze beheersomgeving in ontwikkeling is. In het bedrijfsvoeringsplan zijn de projecten opgenomen die hiertoe uitgevoerd moet worden, echter tot op heden zijn deze projecten nog te weinig geconcretiseerd. Taken en verantwoordelijkheden, tijdschema alsmede de bijbehorende capaciteit moeten nog ingevuld worden en de uitvoering ervan vergt nog veel tijd. Risicobeheersing is het (continue) proces waarin alle lagen van de organisatie zich bezig houden met het identificeren en analyseren van risico‟s (zowel in- als externe risico‟s en op alle niveaus). Wij constateren dat risicomanagement in de gemeente Venlo impliciet zeker al een plaats heeft bij de diverse afdelingen en dat meer en meer de expliciete vastlegging hiervan plaats vindt. Hierbij denken wij aan de risico-inschatting die het Ontwikkelbedrijf maakt in het kader van de majeure projecten, maar ook de risico-inschatting van de interne controle bij het uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden. Ook bij het bepalen van de kaders en inventarisatie van de verbonden partijen is deze risicoinschatting van toepassing. De gemeente Venlo beschikt in opzet over een adequate planning en controlcyclus waarbij periodiek rapportage plaatsvindt van realisatie versus de in de begroting opgenomen doelstellingen.


De bewaking van de goede werking van het beheerssysteem (controle-activiteiten/monitoring) vindt bij uw gemeente plaats middels interne controle. Aandachtspunt hierbij is de tijdige uitvoering van de interne controlewerkzaamheden, zoals later in deze boardletter toegelicht. U bent volop actief met het meten van resultaten op de afgesproken doelstellingen. In 2010 heeft u de nieuwe programa‟s geïntroduceerd. In 2010 was het dus nog niet mogelijk om te rapporteren over de effecten van het in 2010 gevoerde beleid aan de in de effectindicatoren neergelegde verwachtingen. In de jaarrekening 2011 zullen de eerste effecten weergegeven worden.

Weerstandsvermogen en risicomanagement Volgens het BBV zijn gemeenten verplicht hun weerstandsvermogen, het vermogen om risico‟s financieel op te vangen, in kaart te brengen. Dit gebeurt jaarlijks in een paragraaf weerstandsvermogen, zowel in de begroting als in de jaarrekening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: 

De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken.



Alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Recentelijk heeft het verdiepingsonderzoek van de provincie Limburg plaatsgevonden. Hierbij is ook de vermogenspositie van de gemeente Venlo bekeken. Conclusie van dit verdiepingsonderzoek is dat het weerstandsvermogen wel voldoet aan de provinciale norm, maar niet meer voldoet aan de door de raad gewenste norm (ratio van 1,0). De gemeente beschikt over een uitgebreide nota risicomanagement en weerstandsvermogen, waarin de relatie met het aspect risicomanagement voldoende aandacht krijgt. Het beleid uit deze nota is al goed verankerd in de organisatie van de gemeente. De raad beoordeelt expliciet of de weerstandscapaciteit in relatie tot de gesignaleerde risico‟s voldoende is (een confrontatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico‟s moet uitwijzen of het weerstandsvermogen aan de maat is) aan de hand van een risicomatrix. De hieraan gekoppelde ratio heeft een gewenste waarde van 1,0. Deze ratio vertoont een dalende lijn, hetgeen betekent dat de gemeente steeds minder in staat is om de gesignaleerde risico‟s op te vangen. De ratio voor het Ontwikkelbedrijf laat eenzelfde beeld zien, maar wordt door de gemeente op het minimumniveau gehouden, door de algemene reserve grondexploitatie aan te vullen ten laste van de algemene reserve. Op basis van de nota Ontwikkelbedrijf 2012 laat deze een ratio weerstandscapaciteit zien van 92%. Er zijn veel risico‟s voor de gemeente die om een voldoende weerstandsvermogen en een goed en dynamisch functionerend systeem van integraal risicomanagement vragen, inclusief een goed werkende planning en controlcyclus. Hier moet Venlo aan blijven werken. De gemeente moet zo snel als mogelijk het weerstandsvermogen weer op het vereiste en gewenste peil brengen en zien te houden.


De programmarapportage 2011-I en de kadernota 2012 laten zien dat de gemeente werk maakt van de versterking van het weerstandsvermogen en zich bewust is van de situatie waarin ze verkeert. Tijdens de jaarrekeningcontrole maken wij een analyse van de vermogenspositie in relatie tot de aanwezige risico‟s.

Verbonden partijen U bent momenteel bezig met het actualiseren van uw beleid rondom verbonden partijen. In dit beleid worden de kaders beschreven inzake governance van verbonden partijen. Daarnaast vindt een inventarisatie plaats van de binnen de gemeente aanwezige verbonden partijen. Hierbij gaat het niet alleen om de verbonden partijen conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), maar vooral ook om de grotere gesubsidieerde instellingen. De doelstelling van het op te stellen beleid is om de taken en verantwoordelijkheden gestructureerd vast te leggen. Zo wordt per verbonden partij een accountantmanager benoemd die periodiek rapporteert aan het directieteam. Verder zal een format ontwikkeld worden waarin de gewenste gegevens worden opgenomen. Hierbij moet men denken aan de financiële risico‟s, de maatschappelijke risico‟s, maar ook de bestuurlijke risico‟s. De controle op de naleving van de gemaakte afspraken vindt plaats door de afdeling Bedrijfsvoering. Met de stuurgroep is afgesproken dat dit project voor de nieuwe begrotingscyclus afgerond moet zijn. Wij onderschijven het belang van de aandacht die wordt besteed aan het verder verbeteren van de governancestructuur rondom verbonden partijen.

Fiscaliteiten Op basis van informatie van uw medewerker fiscaliteiten blijkt dat uw organisatie stappen heeft gemaakt in de beheersing van de fiscaliteiten. Door uw medewerker wordt aangegeven dat vaker vooraf en ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden afstemming plaatsvindt. Daarnaast is veel tijd geïnvesteerd in horizontaal toezicht. De gemeente gaat actief met horizontaal toezicht om en wil eventuele vraagpunten vooraf afstemmen met de Belastingdienst. Momenteel is de gemeente in overleg met de Belastingdienst over de verwerking btw van de Regio Venlo. Door uw organisatie zijn daarnaast fouten geconstateerd in het aangifteproces compensabele btw. Op dit moment vindt er een inventarisatie plaats van de mogelijke afwijkingen. Tevens wordt een inventarisatie gemaakt van de mogelijke verbeterpunten. Wij willen u erop attenderen dat mogelijke financiële consequenties verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2011.

Inrichting interne controlestructuur U heeft de geplande IC-werkzaamheden sinds enige jaren vastgelegd in een IC-plan. Hierbij maakt u onderscheid in „controle in de lijn‟ (o.a. kwaliteitsmedewerkers WIZ) en de verbijzonderde interne controlemedewerkers. Wij hebben vastgesteld dat tenminste de voor uw gemeente significante processen hierin zijn opgenomen. Bij het beoordelen van de interne controlestructuur van uw organisatie onderscheiden wij een aantal belangrijke algemene aandachtspunten. In de navolgende tabel hebben wij deze aandachtspunten opgenomen en per aandachtspunt aangegeven of de inrichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen, of dat er op korte of langere termijn actie noodzakelijk is.


Tabel: Overzicht inrichting interne controlestructuur

Interne controle

niveau 2011

- Positionering in de organisatie - Risicoanalyse - Rol interne controleur - Overall interne controleplan - Op maat gemaakte checklisten - Aantallen deelwaarneming - Planning - Uitvoering (inclusief Sisa-regelingen) - Evalueren uitkomsten

De inrichting is op orde en vraagt geen extra aandacht voor de jaarrekeningcontrole. De inrichting is voor verbetering vatbaar. De tekortkomingen kunnen zonder veel extra inspanning voor de jaarrekeningcontrole worden gerepareerd, of hebben met name invloed op de toegevoegde waarde voor de organisatie. De huidige inrichting voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen. Er is veel aandacht nodig voor de start van de jaarrekeningcontrole. Zoals uit bovenstaand overzicht blijkt zijn de kaders voor het uitvoeren van IC uitgewerkt. Door de interne controle zijn over het eerste halfjaar van 2011 acht (van de 17) processen gecontroleerd. U heeft gefocust op de meest risicovolle processen. Dit betreffen de processen: 

Personeelskosten



Subsidieverstrekkingen



Wet Werk en Bijstand c.a.



Participatiebudget



Treasury



Belastingen en heffingen



Inkoopproces



Aanbestedingen (alléén Europese aanbestedingen)


Wel adviseren wij u om zo spoedig mogelijk ook de controle van de overige processen af te ronden, om zodoende de bevindingen te vertalen naar noodzakelijke acties. Wat verder opvalt is dat er voor bijvoorbeeld het proces WMO alsmede de naleving van de gemeentelijke aanbestedingsregeles nog geen werkzaamheden zijn verricht. In de afgelopen jaren zijn hier een aantal fouten/onzekerheden geconstateerd. Ook zijn er voor het proces subsidieverstrekkingen nog geen werkzaamheden verricht ten aanzien van de vaststelling van de verleende subsidies over 2010, al vindt het merendeel van deze vaststellingen in het tweede halfjaar plaats. Wij adviseren u derhalve de overige processen (negen stuks alsmede controle over het tweede halfjaar van 2011) zo spoedig mogelijk op te pakken, waar nog niet het geval. U heeft hier inmiddels een start mee gemaakt en bent bezig de bevindingen te analyseren. Vervolgens kunnen de vervolgacties in de organisatie uitgezet worden. De werkzaamheden en bevindingen zijn, evenals vorig jaar, opgenomen in een interne managementletter die op de agenda staat van college en management. Deze managementletter bevat wederom diverse attentiepunten, waaronder tekortkomingen bij de processen participatiebudget, subsidieverstrekking en inkoop en aanbestedingen. Aandacht vragen wij voor het (waar nodig) uitvoeren van nader onderzoek. Alleen door nader onderzoek te doen naar de bevinding, kan een conclusie getrokken worden over het belang ervan en kunnen maatregelen genomen worden ter voorkoming in de toekomst.


2. Bevindingen processen De belangrijkste bevindingen ten aanzien van de primaire bedrijfsprocessen zijn als volgt. 

Investeringen en aanbestedingsregels In het eerste halfjaar van 2011 heeft er op dit moment alléén interne controle plaatsgevonden op de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Hierbij is een 3-tal afwijkingen geconstateerd. Bij deze gevallen had een Europese aanbesteding moeten plaatsvinden, echter door de organisatie is om moverende redenen besloten hiervan af te wijken. Dit leidt tot een rechtmatigheidsfout van afgerond € 2,7 miljoen. De afwijking is gerapporteerd aan de gemeenteraad middels de prorap. Deze tekortkoming heeft tot gevolg dat de overige (Europese) aanbestedingen ook vrijwel integraal moeten worden gecontroleerd, aangezien het mogelijke effect op de aard van de controleverklaring groot is. Hierover hebben wij inmiddels afspraken gemaakt met uw organisatie. Op korte termijn zullen wij de aard en omvang van de werkzaamheden met u bespreken. De geconstateerde afwijking zorgt er ook voor dat wij onze controleaanpak mogelijk zullen moeten herzien, aangezien de toleranties grotendeels zijn opgesoupeerd. Indien nieuwe fouten/onzekerheden worden geconstateerd, heeft dit gevolgen voor de omvang van onze controlewerkzaamheden.



Wet werk en bijstand (Wwb) Door de kwaliteitsmedewerkers van de afdeling WIZ vindt controle plaats op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen. Hiertoe worden maandelijks een 25-tal betaalregels geselecteerd die op getrouwheid en rechtmatigheid worden gecontroleerd. De werkzaamheden worden door de kwaliteitsmedewerker vastgelegd in KIC. Bij de controle over de eerste vier maanden zijn net als in voorgaande jaren financiële fouten en onzekerheden geconstateerd. Deze fouten/onzekerheden dienen nader geanalyseerd te worden op de aard van de fout (structureel/incidenteel/uniek). Vervolgens dienen vervolgacties uitgezet te worden om de maximale omvang van de geconstateerde fouten/onzekerheden te bepalen. Tevens adviseren wij om maximaal in te zetten op structurele verbetering van dit proces, om dergelijke tekortkomingen in de toekomst te voorkomen.



Subsidieverstrekkingen Met ingang van januari 2010 is de Algemene Subsidieverordening Venlo 2010 in werking getreden. De bepalingen hebben betrekking op de subsidiecategorieën „structurele‟ en „eenmalige‟ subsidies. Geconstateerd is dat niet overal bekend was dat deze verordening in werking was getreden. Dit blijkt uit de verwijzingen in de beschikkingen tot verlening naar de verordening 2009 dan wel de verwijzing in de beschikking naar subsidiecategorieën (bijv. „waarderingssubsidie‟) die niet meer van toepassing zijn. Bij twee van de drie verstrekte sportsubsidies is geconstateerd dat weliswaar verstrekt is op basis van ingediende kengetallen/ledenaantallen, maar dat vergelijking met de bijgevoegde ledenlijsten aantoont dat er in één geval teveel en in één geval te weinig subsidie is verstrekt. Er is hier sprake van een rechtmatigheidsfout. Wij adviseren u de aard en omvang van deze afwijking te onderzoeken.


Verder merken wij op dat er nog geen controles hebben plaatsgevonden op de subsidievaststelling over 2010. Indien de subsidieverlening over 2010 nog niet vastgesteld is, is er sprake van een onzekerheid in de jaarrekening. Derhalve raden wij u aan deze controle alsnog op te pakken om vast te stellen dat er verantwoording over 2010 heeft plaatsgevonden door de subsidie-instellingen en de subsidies over 2010 zijn vastgesteld door de gemeente. Dit proces vindt overigens gewoonlijk in de tweede helft van het jaar plaats. 

Ontwikkelbedrijf De ontwikkeling van de diverse grondexploitatiecomplexen is van grote invloed op uw meerjarige financiële positie. Door Deloitte Real Estate Advisory is in samenspraak met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Infrastructuur en Milieu en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een onderzoek uitgevoerd naar de ontwikkelingen in grondexploitatie. Hieruit blijkt dat Nederlandse gemeenten in 2010 een verlies hebben moeten nemen van € 760 miljoen op bouwgrondexploitaties. De verwachting is dat het verlies in 2011 en latere jaren nog groter wordt waardoor maar liefst 8% van de gemeenten in financiële problemen kunnen komen. Het actief volgen van de marktontwikkeling, een goede en betrouwbare risicoanalyse, betrouwbare informatie en het periodiek analyseren van de stand per project (bijstellngen en waardering) zijn derhalve van essentieel belang. Door de medewerkers van het bedrijfsbureau Ontwikkelbedrijf wordt maandelijks overleg gevoerd met de projectleiders. Tijdens dit overleg wordt de actuele stand van zaken (zowel financieel als inhoudelijk) per project besproken. Naar aanleiding van deze gesprekken worden de mogelijke risico‟s opgenomen in de maandrapportage. In deze maandrapportage worden de risicco‟s afgezet tegen het weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf. Ook wordt hierin een inhoudelijke toelichting gegeven van de majeure projecten alsmede algemene ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij opgemerkt dat de tussentijdse informatievoorziening voldoende is.



Digitalisering van de facturenstroom Uw organisatie heeft de intentie om op korte termijn te starten met het digitaliseren van de inkoopfacturenstroom. Momenteel wordt door uw organisatie een projectplan opgesteld. Het digitaliseren van de inkoopfacturenstroom is een zeer complex proces. Uit ervaringen die wij hebben opgedaan met de implementatie van het digitaliseringsproces, blijkt het belang van een goede opzet van het proces en uitgebreide testwerkzaamheden. De inrichting van de interne beheersingsmaatregelen dient hierbij van voldoende niveau te zijn. Om foutieve of onrechtmatige verwerking van facturen te voorkomen, wilt u kunnen vertrouwen op de controles die zijn ingebouwd in uw geautomatiseerd systeem (zogenaamde application controls). In dit verband is met name de borging van de geldende mandaat- en budgethoudersregeling in het systeem van belang. De fysieke ondertekening van facturen vervalt immers en zal worden vervangen door een electronische accordering. Controles vinden hierbij steeds meer „achter de schermen‟ plaats, waardoor de correcte werking hiervan moeilijker is vast te stellen. Hiernaast dient ook de „fundering‟ van het systeem toereikend te zijn. Dit betekent dat generieke computer controls, waaronder back-up en recovery, fysieke beveiligingsmaatregelen, logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer in opzet goed geregeld moeten zijn en ook naar behoren moeten functioneren.


Zoals u ziet en ervaart, komt er veel kijken bij het digitaliseringsproces. Om u te verzekeren van de betrouwbaarheid van het proces, adviseren wij om te toetsen of de noodzakelijke beheersingsmaatregelen zijn getroffen en of de application controls en generieke computer controls naar behoren werken. Gezien het feit dat dit zeer specialistische kennis vergt, adviseren wij u afspraken te maken met een IT-auditor. Door de inzet van een IT-auditor in een vroegtijdig stadium, vóórdat gemeentebreed wordt overgegaan tot de digitale verwerking van de inkoopfacturen, kunnen mogelijke tekortkomingen en risico‟s in de interne beheersing, tijdig aan u worden gemeld. 

Fraude Door het management van de gemeente Venlo is fraude geconstateerd. Er heeft een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden naar de aard en omvang van de fraude. Vervolgens zijn door de gemeente passende maatregelen genomen jegens de betrokken medewerker. Daarnaast heeft de gemeente maatregelen genomen ten aanzien van de geconstateerde omissies. Deze maatregelen worden nog beoordeeld door de ICmedewerkers alsmede de externe accountant.


3. Actuele onderwerpen Sociale zekerheid: Wet werken naar vermogen Het kabinet heeft de Rijksbegroting 2012 gepresenteerd. Hierin worden flinke meerjaren ambities geformuleerd en worden forse bezuinigingen doorgevoerd die door de decentralisatie van overheidstaken op het bord komen van de lokale overheid. Dit geldt uiteraard ook voor uw gemeente. Aan u de taak om gedurende de grootste economische crisis sinds decennia bestaande en nieuwe taken voortvarend, efficiënt en substantieel goedkoper, uit te voeren. De grootste bezuinigingstaakstelling zien wij terug in de sociale zekerheid. Met ingang van 1 januari 2013 wordt de Wet werken naar vermogen (Wwnv) ingevoerd: een regeling voor personen met arbeidsvermogen die onder verantwoordelijkheid van de gemeenten vallen. Concreet betekent dit dat de budgetten in het kader van de Wet sociale werkvoorziening en de Wet Participatiebudget bij elkaar worden opgeteld, inclusief de verantwoordelijkheid voor de nieuwe instroom van jonggehandicapten die perspectief hebben op werk. Gemeenten krijgen hierbij de beschikking over het instrument loondispensatie, waardoor werkgevers in staat worden gesteld om aan werknemers een loon te betalen dat overeenkomt met de feitelijke loonwaarde.

Bestuurders en directeuren van gemeenten, sociale werkvoorzieningen en intergemeentelijke sociale diensten worden geconfronteerd met de opdracht om te bezuinigen en tegelijkertijd te zorgen dat meer mensen vanuit de huidige regelingen doorstromen naar een nieuwe baan. Deze veranderingsopgave biedt uiteraard ook kansen, namelijk om te komen tot een integrale beleidsontwikkeling waarbij gemeenten, sociale werkvoorzieningen, sociale diensten en werkgevers- en werknemersorganisaties gezamenlijk investeren in het regionaal arbeidsmarktbeleid. Een omgeving waarin de gemeente haar regierol optimaal kan vervullen door met integraal lokaal beleid kostenbesparingen te realiseren.


Onderstaand stroomschema komt uit de Rijksbegroting 2012 en is een samenvatting van de Wet werken naar vermogen. Naast de wet blijven twee vangnetten bestaan. Mensen die alleen „beschut‟ kunnen werken, zullen ook na 1 januari 2013 gebruik kunnen blijven maken van de Wsw. Jonggehandicapten die volledig en duurzaam arbeidsongeschikt zijn, kunnen aanspraak blijven maken op de Wajong. Mensen die al in de Wsw of de Wajong zitten, behouden de toegang tot die regelingen.

Parallel aan deze ontwikkelingen hebben VNG en Cedris een onafhankelijke commissie ingesteld om een advies te geven over de toekomst van de sociale werkvoorziening en de transitie, de Commissie Toekomst en Transitie Sociale Werkvoorziening. Onder leiding van de heer Westerlaken is een onderzoek verricht en advies uitgebracht in het rapport “Goed benut, Goed bestuurd”, gepresenteerd op 15 september 2011. In dit rapport doet de commissie zes aanbevelingen. Op hoofdlijnen zei Anton Westerlaken op de bestuurdersbijeenkomst van 10 oktober 2011 het volgende: ‘Aan de ene kant zijn er de mensen die niet bij een reguliere werkgever aan de slag kunnen. Voor hen organiseer je werkzaamheden zonder harde productiedoelstelling. Deze werkzaamheden kunnen te zijner tijd gecombineerd worden met de dagbesteding AWBZ die in 2013 ook naar gemeenten komt. Die variant heet dan ‘beschermd werk’. ‘Aan de andere kant zijn er de mensen die via detachering aan de slag kunnen bij reguliere werkgevers. Daarvoor moet een landelijke detacheringsfaciliteit ingericht worden. Met een detacheringsfaciliteit kun je als gemeenten veel meer duidelijkheid en eenheid naar werkgevers uitstralen. Bovendien ondervang je als gemeenten het gevaar van dubbele petten’. Wij zien hierin terug een duidelijke splitsing tussen Werk in een reguliere omgeving en Beschermd werk. Voor de invulling van Werk in een reguliere omgeving dient onder de regie van de gemeente(n) een detacheringsfaciliteit opgezet te worden met enkele regionale uitvoerders, waarbij de vraag naar arbeid in de regio inzichtelijk wordt gemaakt: matchen van vraag en aanbod van arbeid. Beschermd werk dient kwalitatief ingevuld te worden door een bundeling van kennis en expertise van de sociale werkvoorziening. De verantwoordelijkheid voor elk van de betrokken partijen dient helder te zijn met een duidelijk onderscheid in opdrachtgeverschap, uitvoering en toezicht. Voor dit transitieproces is een herstructureringsfaciliteit beschikbaar gesteld door de rijksoverheid. Wij zijn met uw gemeente in gesprek om te adviseren over de te kiezen strategie, de vorm van het regiemodel en de beheersing van de financiële gevolgen.


Centra voor Jeugd en Gezin Voor de realisatie van Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) hebben gemeenten van 2008 tot en met 2011 financiële middelen van het Rijk ontvangen via de brede doeluitkering CJG (BDU CJG). Vanaf 2012 worden de financiële middelen via een nieuwe decentralisatie-uitkering binnen het gemeentefonds verstrekt; de decentralisatie-uitkering Centra voor Jeugd en Gezin (DU CJG). Deze wijziging is het gevolg van een eerdere afspraak met het Rijk dat bij een landelijke dekking van CJG de financiële middelen worden toegevoegd aan het gemeentefonds. De BDU CJG vervalt dus vanaf volgend jaar. De BDU CJG 2008-2011 is in één keer voor de gehele periode toegekend. Na afloop van deze vierjarige periode wordt de uitkering in één keer vastgesteld. Bij de vaststelling bekijkt het Rijk of het bedrag van de BDU CJG is besteed aan de activiteiten waarvoor het bestemd is. Gedurende de periode 2008-2011 heeft u jaarlijks verantwoording over de besteding van de middelen die zijn toegekend onder de BDU CJG afgelegd via de SiSabijlage bij de jaarrekening, 2011 is hierbij het laatste verantwoordingsjaar. Indien een deel van de BDU CJG niet aan het aangegeven doel is besteed, moet dat deel - zoals bij specifieke uitkeringen hoort - aan het einde van de verantwoordingsperiode terugbetaald worden aan het ministerie. Voor gemeente Venlo is dit tot en met het verantwoordingsjaar 2010 niet van toepassing. Uw gemeente heeft meer gelden besteed, dan ontvangen voor deze regeling. Wel is het van belang om ook de lasten en baten in 2011 te analyseren. De DU CJG, als opvolger van de BDU CJG, is bedoeld voor dezelfde activiteiten als de eerdere BDU CJG. De DU CJG kent echter geen verantwoordingsplicht richting Rijk over de besteding van deze middelen. Dit betekent dat er onder de DU CJG geen terugbetalingsplicht zal gelden.

Werkkostenregeling Met ingang van 2011 komt de werkkostenregeling in de plaats van de huidige wettelijke regeling met betrekking tot onbelaste (vrije) vergoedingen/verstrekkingen aan personeel. Aangezien de invoering van de werkkostenregeling voor werkgevers aanzienlijke financiële, administratieve, arbeidsrechtelijke en commerciële gevolgen heeft, vinden wij het belangrijk om onze cliënten tijdig te informeren over deze gevolgen en op welke wijze zij wellicht profijt kunnen hebben van de werkkostenregeling. De werkkostenregeling houdt kort weergegeven het volgende in: 

Alle vergoedingen/verstrekkingen aan personeel moeten fiscaal opnieuw worden geduid.



Alle vergoedingen/verstrekkingen die niet zijn aangewezen als werkkosten kwalificeren als belast loon.



Vergoedingen/verstrekkingen tot 1,4% van de totale fiscale loonsom uit tegenwoordige dienstbetrekking blijven onbelast, mits aangewezen als werkkosten. Het meerdere dient in de eindheffing te worden belast tegen 80% eindheffing (kosten werkgever).




Indien bepaalde vergoedingen/verstrekkingen niet worden aangewezen als werkkosten en dus kwalificeren als belast loon, is nadere afstemming met het personeel (of de personeelsvertegenwoordiging) nodig.



Bepaalde vergoedingen/verstrekkingen zijn specifiek vrijgesteld en vallen, mits aangewezen als werkkosten, niet onder de forfaitaire vrijstellingen.



Intermediaire kosten vallen buiten de forfaitaire ruimte en kunnen zonder te zijn aangewezen als werkkosten onbelast worden vergoed.

U heeft inmiddels contact met onze loonbelastingadviseur om na te gaan of uw gemeente op dit onderdeel mogelijk risico‟s loopt of wellicht kansen onbenut laat.


4. Tot slot Wij gaan ervan uit met deze boardletter een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Hoogachtend,

Deloitte Accountants B.V.

Drs. D.O. Meeuwissen RA

Gemeente Venlo. Boardletter november 2011

Recommend Documents