Boardletter interim-controle 2014

Collegevoorstel

Openbaar Onderwerp

Boardletter interim-controle 2014 Programma / Programmanummer

BW-nummer

Bestuur & Middelen / 1042 Portefeuillehouder

H. Tiemens Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

EY Accountants heeft in oktober 2014 de interim-controle uitgevoerd ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2014. De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van deze interim-controle zijn vastgelegd in de Boardletter interim-controle 2014. Evenals in voorgaande jaren kan hieruit de conclusie worden getrokken dat de interne beheersing op orde is. De Boardletter interim-controle 2014 bevat adviezen voor verdere kwaliteitsverbetering. Dit dossier bevat ook voorstellen voor de wijze waarop vervolg wordt gegeven aan de aanbevelingen van de accountant.

FA20, Ronald Decates, 9474 Datum ambtelijk voorstel

24 november 2014 Registratienummer

14.0013001

Ter besluitvorming door het college

1. Uitvoering te geven aan de adviezen van EY Accountants zoals verwoord in de Boardletter interim-controle 2014. 2. De brief aan de raad vast te stellen.

Paraaf akkoord

Datum

Paraaf akkoord

Datum

Steller Ronald Decates

 Alleen ter besluitvorming door het College  Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 9 december 2014

X Conform advies  Aanhouden  Anders, nl.

nummer: 3.9

Bestuursagenda

Portefeuillehouder

BW voorstel Managementletter interim-controle 2014 def (2)

Collegevoorstel

1

Probleemstelling

De gemeenteraad heeft aan Ernst & Young Accountants de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole wordt een tussentijdse controle uitgevoerd, de interim-controle. De Raad heeft via de auditcommissie voor de controle 2014 de volgende specifieke aandachtspunten aan de accountant meegegeven:  Stand van zaken invoering wet Markt en Overheid  Gevolgen van de invoering van de Wet op de Vennootschapsbelasting, die met ingang van januari 2016 van kracht wordt. De focus ligt op de vraag of de noodzakelijke maatregelen getroffen zijn  Stand van zaken van de uit te voeren bezuinigingen De interim-controle is in oktober 2014 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen zijn vastgelegd in de (bijgevoegde) Boardletter interim-controle 2014. Er is een overzicht gemaakt met daarin de verbeterpunten voortkomend uit de Boardletter interim-controle 2014. De verantwoordelijke afdelingen zullen verbeteracties formuleren en uitvoeren. 2

Juridische aspecten

De verordening ex artikel 213 Gemeentewet regelt de controle op het financieel beheer en de controle op de inrichting van de financiële organisatie. Deze controle wordt uitgevoerd door de door de raad aangewezen accountant. De interim-controle zoals die in oktober 2014 is uitgevoerd door EY Accountants maakt onderdeel uit van de in artikel 213 van de Gemeentewet bedoelde controle en vindt zijn weerslag in de Boardletter interim-controle 2014. 3

Doelstelling

De interim-controle is een tussentijdse controle op de werking van de financiële processen en de bedrijfsprocessen. De interim-controle maakt onderdeel uit van de controle van de jaarrekening 2014. Het primaire doel van de interim-controle is vast te stellen dat de administratieve organisatie en de daarin vervatte maatregelen van interne controle voldoende waarborgen dat de jaarcijfers juist en volledig zijn, niet materieel afwijken van de werkelijkheid en dat er wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle worden aangeboden aan ons college. Over de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle informeren wij de gemeenteraad actief. De jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2014 wordt in maart 2015 uitgevoerd en afgerond. Het verslag van bevindingen bij de jaarrekening wordt door de accountant aangeboden aan de gemeenteraad. 4

Argumenten

De door Ernst & Young uitgevoerde interim-controle is gericht op een effectief ingerichte goed werkende interne controle en op de risicobeheersing van de financiële- en bedrijfsprocessen. Hiermee wordt een beeld verkregen van de kwaliteit van het zelf controlerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven.

Collegevoorstel

Vervolgvel

2

Een belangrijke conclusie van de accountant is dat de accountant in tegenstelling tot voorgaande jaren de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2014 zelf moet uitvoeren. Dit heeft te maken met de aanscherping van de, door de accountant verplicht te hanteren, Nederlandse Controle Standaard 610 (COS 610). Hierin wordt geregeld onder welke voorwaarden de accountant kan steunen op de werkzaamheden van de interne (verbijzonderde) controlefunctie. De aanscherping is van toepassing met ingang van 1 januari 2014 en heeft te maken met het verscherpt toezicht op de accountancy. Op dit moment is er geen gemeente die voldoet aan de voorwaarden van COS 610, zo ook de gemeente Nijmegen niet. Er is inmiddels een landelijk discussie gaande, geëntameerd door het VNG. Wij zullen deze discussie nauwgezet volgen. Volledigheidshalve merken wij op dat de accountant wel gebruik maakt en mag maken van de voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd door de interne (verbijzonderde) controlefunctie. Voor het overige concludeert de accountant dat de kwaliteit van de procesbeheersing en interne controle voldoet aan de daaraan te stellen eisen in het kader van de controle van de jaarrekening. In de boardletter worden een beperkt aantal aandachtspunten benoemd. De gemeente Nijmegen ligt echter op schema, de aandachtpunten zullen op tijd worden afgewerkt. Voor alle bevindingen en aanbevelingen wordt kortheidshalve verwezen naar de Boardletter interim-controle 2014. In de boardletter worden tevens de specifieke aandachtspunten behandeld die de Raad via de auditcommissie aan de accountant heeft meegegeven. 5

Financiën

De totale kosten van de accountantscontrole worden gedekt uit het programma 1042 Bestuur en Middelen, product Stadscontrol met nummer 60726.D.43037. 6

Participatie en Communicatie

Wij informeren de Raad actief via bijgaande brief. 7

Uitvoering en evaluatie

Wij stellen voor uitvoering te geven aan de verbeteradviezen van de accountant. Over de voortgang uitvoering verbeteradviezen zullen wij de Raad periodiek informeren als onderdeel van de begrotings- en verantwoordingscyclus. 8

Risico

Er zijn geen risico’s benoemd die de controle van de jaarrekening 2014 in de weg staan.

Bijlage(n):

1. Boardletter interim-controle 2014 EY Accountants 2. Brief aan de raad

Financiën Concernexperts

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected]

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Datum

9 december 2014 Onderwerp

Boardletter interim-controle 2014

Ons kenmerk

Contactpersoon

FA20/14.0013002

Ronald Decates

Datum uw brief

Doorkiesnummer

(024) 3299474

Geachte leden van de raad,

Uw raad heeft aan EY Accountants de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 te controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole wordt een tussentijdse controle uitgevoerd, de interim-controle. U heeft via de auditcommissie voor de controle 2014 de volgende specifieke aandachtspunten aan de accountant meegegeven:  stand van zaken invoering wet Markt en Overheid  gevolgen van de invoering van de Wet op de Vennootschapsbelasting, die met ingang van januari 2016 van kracht wordt. De focus ligt op de vraag of de noodzakelijke maatregelen getroffen zijn  stand van zaken van de uit te voeren bezuinigingen De interim-controle is in oktober 2014 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen zijn vastgelegd in de Boardletter interim-controle 2014. Interim-controle De interim-controle is een tussentijdse controle op de werking van de financiële processen en de bedrijfsprocessen. De interim-controle maakt onderdeel uit van de controle van de jaarrekening 2014. Het primaire doel van de interim-controle is vast te stellen dat de administratieve organisatie en de daarin vervatte maatregelen van interne controle voldoende waarborgen dat de jaarcijfers juist en volledig zijn, niet materieel afwijken van de werkelijkheid en dat er wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle worden, middels de Boardletter, aangeboden aan ons college. Vervolgens informeren wij u via de auditcommissie over de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle.

www.nijmegen.nl

Brief Raad Boardletter interim-controle 2014 versie def def

Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts

Vervolgvel

1

De jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2014 wordt in maart 2015 uitgevoerd en afgerond. Het daaruit voortvloeiende verslag van bevindingen wordt door de accountant aan uw raad aangeboden. De door EY Accountants uitgevoerde interim-controle is dus gericht op een effectief ingerichte en goed werkende interne controle en risicobeheersing van de financiële en bedrijfsprocessen. Hiermee wordt een beeld verkregen van de kwaliteit van het zelf controlerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven. Belangrijkste conclusie van de accountant is dat de kwaliteit van de procesbeheersing en interne controle voldoet aan de daaraan te stellen eisen in het kader van de controle van de jaarrekening. In de boardletter worden een beperkt aantal aandachtspunten benoemd. De gemeente Nijmegen ligt echter op schema, de aandachtpunten zullen op tijd worden afgewerkt. Op uw verzoek wordt de boardletter begin 2015, in het bijzijn van de accountant, besproken in de auditcommissie. In de boardletter worden ook eerder genoemde specifieke aandachtspunten behandeld die u via de auditcommissie aan de accountant heeft meegegeven. Verbeteracties Er is een overzicht gemaakt met daarin de verbeterpunten voortkomend uit de Boardletter interim-controle 2014. De verantwoordelijke afdelingen zullen verbeteracties formuleren en uitvoeren. Over de voortgang van de activiteiten zullen wij u periodiek informeren als onderdeel van de begrotings- en verantwoordingscyclus. Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interim-controle.

Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

www.nijmegen.nl

Brief Raad Boardletter interim-controle 2014 versie def def

. 1 0 cl) 0 0

EY

Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP

Tel: +31 88 407 10 00

Meander 861

Fax: +31 88 407 60 05

6825 MH Arnhem, Netherlands Postbus 30116 6803 AC Arnhem, Netherlands

ey.com

VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9 105 6500 HG Nijmegen Arnhem, 18 november 2014

dw/9QKLBL

Managementletter interim-controle 2014

Geacht college, De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Denk aan de

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de

omvangrijke en snelle decentralisatie van rijkstaken, de nog aanhoudende

jaarrekening 20 14 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hiermee

economische crisis en complexe maatschappelijke vraagstukken. Anderzijds

verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle.

komt er nieuwe wet- en regelgeving zoals de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting (Vpb) op de decentrale overheden af. Ook de

Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met

gemeente Nijmegen staat voor grote opgaven: meer regionalisering,

respectievelijk de stadscontroller, het MT Financiën en de

afronding van de dijkteruglegging, de verdere doorontwikkeling van

portefeuillehouder Financiën.

Waalsprong en Waalfront afgestemd op de economische ontwikkelingen, nieuwe taken op het gebied van de AWBZ, de Jeugdzorg en de Wet Werken

In deze managementletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben

naar Vermogen. Dit alles vindt plaats in combinatie met grootschalige

onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot

bezuinigingen. Wij stellen vast dat uw gemeente volop met deze

doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het

ontwikkelingen bezig is.

zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie.

jEYi�/

QevestiQd te Lambeth Palace Road 1. London SEl 7EU. VereniQd Koninkrijk. heeft haar hoofdvestiQinQ aan Boompjes 258. 3011 XZ

I Partners in Sport /

zijn aiQemene voorwaarden van toepassinQ, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Ernst & Young Accountants LLP is een lîmited liability partnership opQericht naar het recht van EnQeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594.1n relatie tot Ernst & YounQ Accountants LLP wordt de term partner Qebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair Rotterdam. Nederland en is QereQistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden

Bullding a better workinq world

Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle 2014 van dienst te zijn geweest en zijn vanzelfspreken

ereid een

re toelichting te verstrekken.

Pagina 3

Inhoudsopgave

1

Bevindingen interim-controle 2014

1.1 Inleiding 1.2 P&C cyclus

2

Aandachtspunten van de Raad

2.1 Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen

1.3 Concern Control en Verbijzonderde interne Controle (VIC)

1.4 Administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen

1.5 Algemene IT-Beheersmaatregelen

2.2 Wet Markt en Overheid 2.3 Bezuinigingen


1


1.1 Inleiding

.

Model niveaus van interne beheersing

.

·

Lines of defence De mate waarin een gemeente 'in control' is wordt bepaald door de interne waarborgen die de gemeente heeft gesteld en de wijze en intensiteit waarop zij daar invulling aan geeft, het zogenaamde beheersingsmodel. Het beheersingsmodel kan het beste verklaard worden vanuit de 'lines of defence'. De verschillende lines van het model worden hieronder nader toegelicht. De Raad

Rood

De raad stelt de richtlijnen op waarbinnen het college beleid ontwikkelt en zaken uitvoert (kaderstellend). Ook beoordeelt en controleert de raad of het college zijn werk goed doet (controlerend).

Externe controle

Externe controle P&C·cyclus

De externe accountantscontrole heeft als doel te onderzoeken of de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen voldoet. De uitslag van dit onderzoek wordt weergegeven in een controleverklaring, een samenvatting van de uitgevoerde controle en eventuele belangrijke bevindingen hierbij worden gecommuniceerd

Concern control & verbijzonderde interne controle

Administratieve oroanisatle en Interne beheersmaatreQelen In de lijnorganisatie en IT applicaties

via een accountantsverslag en toegelicht in de vergadermomenten. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) bevat minimumeisen voor de accountantscontrole van de jaarstukken. De gemeente kan daar bovenop eigen eisen stellen en aandachtspunten voor de controle meegeven. P&C-cyclus Planning en control (P&C) heeft tot doel om raad, bestuur, management en de medewerkers te ondersteunen bij de bedrijfsvoering. De P&C-cyclus is een

Aloemene IT beheersmaatregelen

hulpstructuur voor het inzichtelijk maken van beleids- en beheersproducten en de processen binnen de gemeente en maakt aldus een voortschrijdend besluitvormingsproces mogelijk.

Cultuur, normen en waarden

Verbijzonderde interne controle Verbijzonderde interne controle betreft de vaststelling of de interne controles en beheersingsmaatregelen in de processen ook daadwerkelijk in de lijn worden uitgevoerd. Administratieve organisatie en interne beheersmaatregelen De Administratieve Organisatie (AO), omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen, inclusief het stelsel van maatregelen van interne controle, dat erop is gericht binnen organisaties een betrouwbare gegevensverwerking te realiseren. De IT-omgeving vormt hierbij een belangrijk onderdeel. Een deugdelijke AO is van belang voor het besturen van de organisatie en voor het afleggen van verantwoording. Cultuur, normen en waarden Integriteit komt tot uitdrukking in het integriteitsbeleid, een gedragscode voor bestuurders en ambtenaren waarin onder meer geregeld is hoe omgegaan dient te worden met nevenfuncties, geschenken, gemeentelijke eigendommen en vertrouwelijke informatie.

Pagina 6

1


1.2 P&C- cyclus

Planning & cont�ol cyclus is in

Planning en control (P&C) heeft tot doel om raad, bestuur, management en de medewerkers te ondersteunen bij de bedrijfsvoering. De P&C-cyclus

(door)ontwikkeling

is een hulpstructuur voor het inzichtelijk maken van beleids- en beheersproducten en de processen binnen de gemeente en maakt aldus een voortschrijdend besluitvormingsproces mogelijk.

De P&C-cyclus binnen uw gemeente is in (door)ontwikkeling. In de Raad van 9 juli 2014 is besloten de cyclus van de planning en control op advies van de Raadswerkgroep met ingang van Stadsbegroting 2015 als volgt vast te stellen: Zomernota voor het zomerreces, Stadsbegroting in november, Slotwijzigingen in december, Stadsrekening-en jaarverslag inclusief VGP in april. De zomernota geeft inzicht in de financiële ontwikkelingen en uitgevoerde activiteiten van de gemeente in het eerste halfjaar van het betreffende verantwoordingsjaar, inclusief een doorkijk naar de resterende periode in het betreffende verantwoordingsjaar. Daarnaast worden initiatieven onderzocht om de P&C cyclus verder te digitaliseren. Planning & control cyclus voldoet aan de daaraan'te stellen vereisten

Naar onze mening voldoet de P&C cyclus aan de daaraan te stellen vereisten.

Raad

Externe controle

P&C·cyclus


Administratieve oroanisatle en interne beheersmaatrec;�elen In de lljnoroanlsatle en IT applicaties

AIQemene IT beheersmaatreQelen


Pagina 7

1

Bevindingen interim-controle 20 14

1.3 Concern control en Verbijzonderde Interne Controle (V IC)

Door de aan�cherping van COS 610 kunnen wij

De betrouwbaarheid en rechtmatigheid van financiële informatie is binnen de gemeente Nijmegen primair geborgd middels beheersmaatregelen

voor het controlejaar 2014 niet steunen op

in de lijnorganisatie. De verbijzonderde interne controle door de interne controlefunctie heeft als doel om vast te stellen dat deze interne

de werkzaamheden van de verbijzonderde

beheersmaatregelen adequaat functioneren. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden in het kader van deze opdracht, wordt -voor zover

interne controle.

mogelijk - gebruikgemaakt van de werkzaamheden van de interne controlefunctie. In uw organisatie bestaat de interne controlefunctie naast de stadscontroller uit de bureaus bedrijfsadministratie en concernexperts van de afdeling financiën.

Met uw organisatie worden afspraken gemaakt over de controleplanning, de aard en diepgang van uit te voeren werkzaamheden, de interne review op de uitgevoerde werkzaamheden, de rapportage en de dossiervorming. Bij het gebruikmaken van deze werkzaamheden is de Raad

Nederlandse Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditars van toepassing. Deze standaard is in 2013 aangescherpt en van toepassing met ingang van 1 januari 2004. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor ons relevante, door de

Externe controle

interne controlefunctie uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze eigen professionals moeten uitvoeren. In de tweede helft van

P&C-cyclus

2014 is meer duidelijkheid gekomen binnen zowel de beroeps- als onze eigen organisatie welke consequenties dit heeft voor onze controleopdrachten.

Concern control & verbijzonderde Interne controle

Administratieve orQanisatle en Interne beheersmaatregelen in de IIJnorQanisatle en IT applicaties

Deze standaard stelt formele eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controlefunctie voor wat betreft: •

Objectiviteit: dit heeft onder meer betrekking op de positie van de interne controlefunctionarissen (los van de organisatie) en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding. Met andere woorden: zijn de interne controlefunctionarissen voldoende onafhankelijk en kunnen zij hun werkzaamheden uitvoeren zonder enige belemmering, belangenconflict en/of beïnvloeding van anderen die

AIQemene IT beheersmaatreoeten

de professionele oordeelsvorming aantasten. • Cultuur, normen en waarden

Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de interne controlefunctionarissen teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding en begeleiding.

•

Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing heeft.

De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controlefunctie is afhankelijk van de beoordeling van de interne controlefunctie op de bovengenoemde formele criteria.

Pagina 8

1


1.3 Concern control en Verbijzonderde Interne Controle (V IC) Door de aanscherping van COS 610 kunnen

Wij hebben deze beoordeling in nauw overleg met uw organisatie uitgevoerd. Door de aanscherping van COS 610 is onze conclusie uit deze

wij voor het controlejaar 2014 niet steunen

beoordeling dat wij voor het controlejaar 2014 niet kunnen steunen op de werkzaamheden van de interne controlefunctie. Aan de formele

op ële werkzaamheden van de

vereisten op het gebied van deskundigheid en objectiviteit wordt door de interne controlefunctie onvoldoende voldaan. Dit heeft onder andere te

verbijzonde�de interne controle.

maken met een niet onafhankelijk gepositioneerde controlefunctie en het ontbreken van vastgestelde beleidslijnen voor het aannemen en trainen van de interne controleurs. Het niet altijd aanwezig zijn van voldoende praktijkervaring en relevante opleiding speelt hierbij ook een rol.

Voor wat betreft de uitvoering van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden houdt dit in dat wij deze voor het boekjaar 2014 zelf moeten uitvoeren. Wij maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van voorbereidende werkzaamheden die door de interne controlefunctie kunnen Raad

worden uitgevoerd,

Externe controle

P&C·cyclus


Administratieve oroanlsatle en interne beheersmaatregelen In de IIJnorQanisatle en IT applicaties

Aloemene IT beheersmaatreoelen

Cultuur, normen en waardtn

Pagina 9

1



· .

Uw processen zijn in de basis op orde, er zijn

Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Nijmegen hebben wij de belangrijkste voor onze

op onderdelen ver-beterslagen

controle significante processen van de gemeente Nijmegen aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben

mogelijk.

hiervoor de volgende criteria gehanteerd:

... Raad

Externe controle

P&C·cyclus

Concern control & verbiJzonderde Interne controle

Administratieve oroanisatie en interne beheersmaatreqelen in de lijnorQanlsatie en IT applicaties

Is het proces beschreven?

...

Is de opzet van het proces toereikend?

...

Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet?

...

Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend?

...

Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces?

...

Zijn er voldoende checks en balances aanwezig in de processen?

...

Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?

Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van de gemeente Nijmegen in opzet voldoende tot goed scoort. Een aantal belangrijke processen verdienen op onderdelen nog aandacht. Onze bevindingen waaronder ontwikkelingen worden hieronder nader toegelicht.

Aloemene IT beheersmaatreoelen

Cultuur. normen en waarden

Controlfunctie ontwikkelbedrijf grondexploitaties formeel vanuit afdeling financiên ingevuld.

Wij hebben in voorgaande rapportages uw aandacht gevraagd voor een kritische sparringpartnerrol (vanuit afdeling financiën) op grondexploitaties ('countervailing power'). Met de formele aanstelling van een business controller voor het Ontwikkelingsbedrijf is in opzet de controlefunctie nader ingevuld. Intern is tevens de aandacht voor een goede dossiervorming ter onderbouwing (waaronder marktanalyses) van de diverse waarderingsaspecten als gekozen uitgangspunten zoals afzettempo, volume (aanbod/programmering versus marktvraag) enzovoorts.

Pagina 10

1



Behee�sstructuur verbonden partijen is stevig ingericht.

Gemeente Nijmegen heeft een bestuurlijk en financieel belang in diverse verbonden partijen. Belangrijke verbonden partijen zijn G E M Waalsprong, Waalfront, Bergerden en Breed. In de huidige economische omstandigheden verandert het risicoprofiel van deze partijen soms razendsnel, waarbij de impact voor de gemeente navenant kan zijn. De beheersstructuur rondom deze verbonden partijen is binnen de gemeente Nijmegen stevig ingericht. Zo wordt toezicht gehouden op de betreffende verbonden partij en wordt op vaste momenten aan de raad gerapporteerd omtrent de financiële positie en risico's met betrekking tot de verbonden partijen.

De volgende belangrijke onderwerpen welke wij in voorgaande jaren gerapporteerd hebben intern de aandacht: Raad

•

Specifieke kaders betreffende de verbonden partijen zijn geactualiseerd, behoudens GEM Waalsprong. 1 januari 2015 is het eindpunt organisatorische inbedding GEM Waalsprong, dan zal naar verwachting ook een specifiek kader gerealiseerd zijn.

Externe controle

•

Actualisatie van de kadernota verbonden partijen.

Wellicht ten overvloede melden we ook dat de vereisten binnen het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) rondom de toe te Concern control & verbijzonderde interne controle

Admimstraheve orgamsatie en mterne beheersmaatregelen m de lijnorganisatie en IT applicaties

lichten informatie aangaande de verbonden partijen in de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening is uitgebreid. De belangrijkste wijziging is dat inzicht gegeven moet worden in de actuele financiële positie van de verbonden partij. Dit maakt het belang van het maken van goede afspraken omtrent de aanlevering van financiële informatie des te belangrijker.

Als accountant van de gemeente Nijmegen hebben wij in het kader van de jaarrekeningcontrole van de gemeente Nijmegen voor het boekjaar 2014 AIQemene IT beheersmaatregelen

auditinstructies voor de accountants van de Bergerden, Waalfront, GEM Waalsprong en Bijsterhuizen samengesteld. Hierin zijn instructies opgenomen ten aanzien van de reikwijdte en diepgang van de controle 2014. Uw organisatie maakt hierover afspraken met de verbonden partijen. Daarnaast zullen wij


een risico-inschatting maken in hoeverre wij het noodzakelijk achten om in overleg te treden met de accountant van de meest risicovolle verbonden partijen waaronder Bergerden, Waalfront en GEM Waalsprong. Wij vragen daarbij tevens uw aandacht voor een juiste toelichting van de (voorlopige) cijfers in de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening 2014. Ten aanzien van de jaarrekening 2014 is het van essentieel belang dat ten tijde van de jaarrekeningcontrole een gecontroleerde jaarrekening en controleverklaring aanwezig is voor Bergerden, Waalfront en GEM Waalsprong. Dit houdt in dat aangestuurd moet worden op een jaarrekeningcontrole in februari. Ten aanzien van Bergerden hebben wij in onze oordeelsvorming over de jaarrekening 2013 van de gemeente Nijmegen een onzekerheid meegewogen van € 9,8 mln. Het nieuwe toekomstperspectief voor Bergerden wordt momenteel verder uitgewerkt. In oktober-november 2014 zal hierover besluitvorming inclusief een nieuwe grondexploitatie en risico-analyse plaats vinden. van een passende invulling worden voorzien. Ten aanzien van de jaarrekening is het van essentieel belang dat ten tijde van de jaarrekeningcontrole een geactualiseerde exploitatieopzet Bergerden aanwezig is, inclusief een gecontroleerde jaarrekening en controleverklaring.

Pagina 1 1

1


1.4 Administratieve o�9anisatie en interne beheersmaatregelen

· .

Aangepast inkoopbeleid naar aanleiding van de

Gemeente Nijmegen koopt jaarlijks voor miljoenen euro's in. Zowel aan algemene voorzieningen als aan producten en maatregelen ter

nieuwe aanbestedingswet 2012

ondersteuning van de eigen organisatie. Voordat er uiteindelijk een opdracht wordt verstrekt, moet eerst een aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Dit aanbestedingsproces moet natuurlijk integer en volgens wettelijke richtlijnen worden uitgevoerd. De richtlijnen rond aanbestedingen staan beschreven in de 'Kadernota Inkoop Nijmegen'.

De gemeente Nijmegen heeft haar inkoopbeleid aangepast naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012. Dit hernieuwde beleid is vastgelegd in de Kadernota Inkoop gemeente Nijmegen. In de Kadernota Inkoop staat wat de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen zijn bij Externe controle

het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. Dit beleid is vertaald in een inkoop- en aanbestedingsreglement, de 'Nijmeegse lnkoopregels', waarin concreet toepasbare richtlijnen voor de inkopende organisatie zijn weergegeven.

P&C·cyclus


Bureau Inkoop adviseert en ondersteunt afdelingen en budgethouders bij (Europese) aanbestedingsprocedures. Zowel op het gebied van 'leveringen' (levering van goederen) als van 'diensten' (zoals in de wetgeving staat benoemd). Alle inkopen van de gemeente boven € 50.000, moeten voor advies worden voorgelegd aan Bureau. Dit wordt vastgelegd in een inkoopstartnotitie welke geautoriseerd dient te worden door

Admm1strat1eve orQan1satie en interne beheersmaatregelen m de lijnorqanisatle en IT applicaties

Bureau Inkoop. Wanneer afgeweken wordt van het beleid dient dit gemotiveerd te worden in een afwijkmemo.

Algemene IT beheersmaatreoelen


Door bureau Inkoop wordt op basis van de werkelijke uitgaven " zogenaamde spend analyses" beoordeeld of de inkooprichtlijnen zijn nageleefd en Interne bewaking naleving inkoopbeleid voor

een inschatting gemaakt voor de inkopen voor de komende periode. In dit kader adviseren wij het volgende:

verbetering vatbaar. ...

Voorafgaand aan ieder boekjaar tevens vanuit de nieuwe begroting de inkoopvolumes per leverancier te bepalen.

...

Het matchen van deze inkoopvolumes met de reeds afgesloten contracten en nagaan of opnieuw moet worden aanbesteed en in welke vorm.

...

Het op basis van voorgaande stappen actualiseren van de jaarlijkse aanbestedingskalender.

Een adequate dossiervorming blijft daarnaast belangrijk om te kunnen voldoen aan het inkoopbeleid. Dit geldt in het bijzonder voor uitzonderingsgevallen.

Pagina 12

1



'

.

I

Aandacht voor tijdige urenregistratie en

Ten aanzien van de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie binnen de P&C producten is een juiste, volledige en tijdige toerekening van

administratieve verwerking.

kosten naar producten en programma's van belang. Dit is een belangrijke voorwaarde voor goede sturing en monitoring gedurende het jaar.

Uw gemeente beschikt over een algemene urenregistratieprocedure waarmee uren geregistreerd worden. Deze urenregistratie dient als basis voor de doorbelasting van personeelskosten. Daarnaast is er sprake van adequate signalering van achterstanden en de rapportage daarvan aan de R..d

afdelingsmanagers. Naar aanleiding van onze interim-controle hebben wij geconstateerd dat er tussentijds achterstanden bestaan bij het boeken en vrijgeven van uren. Als gevolg hiervan worden personeelskosten niet tijdig doorbelast naar de betreffende producten en programma's. Hierdoor

Externe controle

bestaat het risico op onvolledige doorbelasting en onbetrouwbare kostenanalyses in de tussentijdse financiële rapportages. Daarnaast bestaat het risico op een financieel nadeel bij de verantwoording van personeelskosten richting een subsidieverstrekker.

P&C-cyctus

Wij adviseren u toe te zien op de naleving van de procedures rondom de urenregistratie. Dit is mogelijk aan de hand van de kwartaalrapportages Concern control & verbiJzonderde Interne controle

welke naar aanleiding van de tussentijdse afsluitingen opgesteld worden.

Administratieve orqanisatie en interne beheersmaatreqeten In de lijnon;�anisatfe en IT applicaties

A/Qemene IT beheersmaatreoeten

Cultuur. normen en waarden

Pagina 13

1


.

.,

1.5 Algemene IT- Beheersmaatregelen Volwassenheidsniveau van de IT beheersing is

Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole hebben wij een toetsing uitgevoerd op de beheersing op en rondom IT systemen ondersteunend aan

gestegen.

bedrijfsprocessen die van materieel belang zijn voor de jaarrekeningcontrole. Een overzicht van de in scope zijnde applicaties voor de interimcontrole 2014 hebben wij onderstaand opgenomen:

Raad

Externe controle

�

CODA (financiën en inkoop)

�

GouwBelastingen (belastingen)

�

GWS4all (sociaal domein)

�

SAGITTA (urenregistratie)

Voor de genoemde applicaties hebben wij de IT beheerprocessen wijzigingsbeheer en toegangsbeveiliging onderzocht. Daarnaast hebben wij de continuïteit van de gegevensverwerking getoetst.

P&C-cyclus


Administratieve on;,anlsatie en Interne beheersmaatre1,1elen in de lljnorQanisatie en iT applicaties

Algemene IT beheersmaatregelen

Wij merken op dat, ten tijde van het uitbrengen van de boardletter 2014, de werkzaamheden voor de applicaties GouwBelastingen en GWS4all nog niet volledig waren afgerond en dat de andere applicaties (CODA en SAGITTA) in november worden onderzocht. Daarnaast onderzoeken wij momenteel nog de toegangsmogelijkheden en bevoegdheden van de systeembeheerders (de zogenaamde domain admin accounts) binnen de geautomatiseerde omgeving en het netwerk. Onderstaande bevindingen zijn gebaseerd op onze eerste voorlopige resultaten en conclusies.

Op basis van de reeds uitgevoerde testwerkzaamheden voor GouwBelastingen en GWS4all zijn wij van mening dat het volwassenheidsniveau van de IT beheersing is gestegen ten opzichte van voorgaand jaar. Met name op het vlak van het doorvoeren van wijzigingen in de applicaties merken


wij een verbetering op waarbij meer aandacht wordt besteed aan het vastleggen van testwerkzaamheden en onderlinge communicatie tussen de applicatiebeheerder, systembeheerder en eindgebruikers. Op het vlak van logische toegangsbeveiliging hebben wij een aantal belangrijke bevindingen die wij hierna verder hebben toegelicht.

Pagina 14

1

Bevindingen interim-controle 20 14

1.5 Algemene IT- Beheersmaatregelen

Rechten en toegang GouwBelastingen

Bevinding: Toegang tot de applicatie GouwBelastingen

aanscherpen

Wij hebben vastgesteld dat de accounts van functioneel beheerders in GouwBelastingen zijn uitgezonderd van het wachtwoordbeleid dat door de applicatie wordt afgedwongen.

Het risico bestaat dat het wachtwoord van het account van functioneel beheerder bekend raakt bij andere medewerkers waarmee zij engeautoriseerde handelingen kunnen uitvoeren in het systeem. Dit risico wordt verhoogd doordat de accounts van functioneel beheerders Raad

Externe controle

beschikken over alle rechten binnen GouwBelastingen.

Wij adviseren u dringend om de accounts van de functioneel applicatiebeheerders te laten voldoen aan de wachtwoordvereisten die binnen GouwBelastingen zijn ingericht.

P&C-cyclus


Administratieve orQanlsatle en Interne beheersmaatreqelen in de lljnorQanisatle en IT applicaties

Bevinding: Uitdienstmedewerkers

Wij hebben vastgesteld dat tot op heden geen controle heeft plaatsgevonden of de uitgegeven rechten binnen zowel GWS4all als GouwBelastingen terecht zijn. Specifiek voor GouwBelastingen staat deze controle wel gepland voor eind 2014.

Het risico bestaat dat gebruikers onbedoeld over onjuiste of conflicterende autorisaties beschikken of onterecht nog op actief staan in de Aloemene IT beheersmaatregelen

applicatie. Dit heeft als gevolg dat deze accounts worden misbruikt om onterechte handelingen uit te voeren in de applicatie of om functiescheidingen te doorbreken. Wij adviseren u om de lijst met uitgegeven rechten halfjaarlijks te evalueren en waar noodzakelijk correcties


door te voeren. Ook dienen de resultaten en opvolging van deze evaluatie te worden vastgelegd en bewaard.

Pagina 15

Aandachtspunten Raad

2


.

.

.

2. 1 Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen

De auditcommissie heeft ons voor de controle 2014 de volgende aandachtspunten meegegeven: ,..

Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen

,..

Wet Markt en Overheid

,..

Bezuinigingen

Deze aspecten hebben wij in onze (interim·)controle betrokken c.q. zullen nog verder in onze (jaarrekeningcontrole) betrokken worden. Onderstaand rapporteren wij onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle. Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen

Op Prinsjesdag 2014 heeft het Kabinet het wetsvoorstel Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen aan de Tweede Kamer verzonden. De Vennootschapsbelastingplicht overheidsonderneming in het vizier.

nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016. Uitgangspunt op basis van het wetsvoorstel is dat de gemeente Nijmegen integraal belastingplichtig is, voor zover zij een onderneming drijft, tenzij een vrijstelling van toepassing is. Van (het drijven van) een onderneming is sprake indien met een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal wordt deelgenomen aan het economische verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Het winstoogmerk is geobjectiveerd in die zin dat dit geacht wordt aanwezig te zijn, indien meer dan incidenteel overschotten worden behaald. Indien dit niet kan worden vastgesteld, wordt toch een onderneming aanwezig geacht in het geval activiteiten worden verricht waarmee in concurrentie wordt getreden. Indien sprake is van een onderneming is mogelijk één van de vier vrijstellingen van toepassing. Interne activiteiten die voor de eigen kring worden verricht, leiden in beginsel niet tot belastingplicht omdat geen sprake is van deelname aan het economische verkeer.

Wij constateren dat de gemeente de gevolgen van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting reeds op hoofdlijnen in beeld heeft, daarmee loopt zij voor op andere vergelijkbare decentrale overheden. Zo heeft de gemeente Nijmegen op een basis van een quick scan een viertal aandachtsgebieden in kaart gebracht. De aandachtsgebieden worden in het kader van een leertraject door een grote groep medewerkers onder begeleiding van een belastingadviseur op dit moment verder uitgewerkt waarbij de concrete gevolgen in kaart worden gebracht. Tevens is ook een plan van aanpak opgesteld om eind 2015 met een fiscale openingsbalans te komen en tot een fiscale optimalisatie van de belaste activiteiten. We complimenteren u met deze aanpak.

In ons accountantsverslag bij de jaarrekening informeren wij u verder over de voortgang van de implementatie van de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting.

Pagina 17

2


2.2 Wet markt en Overheid Wet Markt en Overheid: raadsbesluit niet

Uw gemeente is vanaf 1 juli 2014 verplicht om aan de Wet Markt en Overheid te voldoen. Deze wet is bedoeld om concurrentievervalsing door de

tijdig genomen. Geen consequenties.

overheid te voorkomen. Uw gemeente heeft hier op geanticipeerd door middel van het uitvoeren van een inventarisatie waarbij mogelijk concurrerende activiteiten in kaart zijn gebracht. Uit deze inventarisatie is gebleken dat voor een aantal economische activiteiten geen doorberekening van de integrale kosten plaatsvindt. Uw Raad heeft door middel van een raadsvoorstel bevestigd dat deze activiteiten in het algemeen belang plaatsvinden, waardoor uw gemeente voldoet aan de vereisten van de wet. We constateren dat dit raadsbesluit niet tijdig (vóór 1 juli 2014) is genomen. In de kadernota rechtmatigheid is echter aangegeven dat de accountant dit niet als financiële onrechtmatigheid behoeft te wegen en kan volstaan met een formele opmerking in haar accountantsverslag, die wij per jaareinde opnemen. Derhalve heeft dit geen consequenties voor de strekking van de controleverklaring.

Pagina 18

2


I 2.3 Bezuinigingen

Voldoende maatregelen om

Uw gemeente staat voor een enorme uitdaging voor wat betreft de aankomende bezuinigingen waarbij de komende jaren de budgetten gelijk zullen

bezuinigingstaakstellingen te monitoren

blijven of krimpen en steeds meer taken, zoals rijks en provinciale activiteiten, overgeheveld worden naar gemeenten. De totale opgave die vanaf

c.q. te bewaken

2015 nog moet worden ingevuld in het jaar 2015 bedraagt circa € 17 miljoen oplopend naar circa € 27 miljoen in 2018. Maatregelen om deze opgave te realiseren, zijn binnen uw gemeente volop in voorbereiding.

Monitoring De voortgang van de bezuinigingsmaatregelen worden per afdeling en per bezuinigingstaakstelling bewaakt. In de reguliere bestuursrapportages (2x per jaar) wordt richting de Raad gerapporteerd. Voorafgaand aan deze rapportages worden de bezuinigingsmaatregelen door de afdeling financiën besproken met de betreffende afdelingen. Eventuele afwijkingen tussen realisatie en begroting worden hier ook besproken.

Financiële voortgang Het programma 2014 omvat een groot aantal opgaven, voor een totaal bedrag van € 7,2 miljoen. Van de opgaven voor 2014 is conform de najaarsnota 2014 89% ingevuld, waarvan het merendeel structureel. Ingevuld houdt hierbij in dat een bezuinigingsopgave volledig is afgewikkeld, zowel door het nemen van inhoudelijke maatregelen, als door het op een juiste manier verwerken in de administratie, inclusief - waar dat nodig is- het aframen van loonsom en van formatie. Het totaal voor 2014 gereed gemelde bedrag komt daarmee op 6,4 miljoen. Dit betekent dat nog 0,8 miljoen resteert. Naar verwachting vindt nadere invulling dit jaar nog plaats.

Wij zijn van mening dat er voldoende maatregelen zijn getroffen in de organisatie om de bezuinigingstaakstellingen te monitoren c.q. te bewaken en (indien noodzakelijk) tijdig te signaleren wanneer niet aan de taakstellingen wordt voldaan.

Pagina 19

Boardletter interim-controle 2014

Recommend Documents