Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

zaak_id bericht_nummer

ADVIES EN BEHEER

bericht_id

team ABIMA

ZAAK_ZAAKNUMMER

steller PEG Clabbers doorkiesnummer +31 77 3599484 registratienummer datum 24 september 2015

Documenthistorie Versiehistorie Versie 0.1 0.2

Datum 24-7-2015 31-7-2015

Auteur(s) Pascal Clabbers Pascal Clabbers

0.3

3-9-2015

Pascal Clabbers

0.4

4-9-2015

Pascal Clabbers

0.5

8-9-2015

Ruth Peters Bonnie Epema Pascal Clabbers

0.6

9-9-2015

Pascal Clabbers

0.7

10-9-2015

Pascal Clabbers

0.8

15-9-2015

Pascal Clabbers

0.9

18-9-2015

Pascal Clabbers

0.10

21-9-2015

Pascal Clabbers

0.11

23-9-2015

Pascal Clabbers

0.12

24-9-2015

Pascal Clabbers

1.0 2.0

24-9-2015 28-9-2015

Pascal Clabbers Pascal Clabbers

Omschrijving 1ste conceptversie Controle met Erik Thonen op basis van procesbeschrijvingen. Verwerking opmerkingen Bonnie Epema. Verdere uitwerking. Verdieping, koppelvlakken afgestemd met Henk Hermsen. Technische architectuur afgestemd met Dennis Hinssen. Met Bonnie de structuur van het document doorgesproken. Teksten aangepast en extra randvoorwaarden toegevoegd. Document verbeterpunten Regiesysteem verwerkt. Opmerkingen projectvergadering 8-9 verwerkt. Controle in samenwerking met William Schijfs. Extra randvoorwaarden standaard werkplek van ICTNML Opmerkingen Bart en Sonja verwerkt. Opmerkingen Vincent Tabbers, Dennis Hinssen, Henk Hermsen, John Denessen en Mat Vallen verwerkt. Opmerkingen Gertie verwerkt Opmerkingen Peter verwerkt. Opmerkingen Bonnie verwerkt. Opmerkingen Bas verwerkt. Opmerkingen Eugenie verwerkt. Controle document in samenwerking met Bonnie, Ruth en Iris. Opmerkingen zijn verwerkt. Extra aanvulling Bonnie verwerkt. Extra aandachtspunten van Corinne Michels en Wethouder Testroote verwerkt.

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding.............................................................................................................................. 1 Aanleiding............................................................................................................................ 1 Aanbestedingsvorm ............................................................................................................. 1 Doelstelling aanbesteding ................................................................................................... 1 Projectdocumenten.............................................................................................................. 2 Opbouw document .............................................................................................................. 2

2 2.1 2.2

Beleidsmatige context waarbinnen het Regiesysteem ontwikkeld wordt. ................... 3 Sociale Structuurvisie 2022 ................................................................................................. 3 Werken volgens de trap van oplossingen en de 10 leefdomeinen....................................... 4

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Randvoorwaarden ............................................................................................................. 8 Randvoorwaarden (= Minimumeisen) .................................................................................. 8 Proces ................................................................................................................................. 8 Managementinformatie ...................................................................................................... 14 Niet-functionele Minimumeisen.......................................................................................... 16

4 4.1 4.2 4.3

Gewenste functionaliteiten. ............................................................................................ 21 Procesbeschrijvingen ........................................................................................................ 21 Functionele wensen........................................................................................................... 21 Niet functionele wensen .................................................................................................... 22

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Bijlagen ............................................................................................................................ 24 Bijlage I Use Cases ........................................................................................................... 24 Bijlage II Conversie............................................................................................................ 24 Bijlage III Informatiearchitectuur ........................................................................................ 24 Bijlage IV Monitor 3D ......................................................................................................... 24 Bijlage V Procesbeschrijvingen ......................................................................................... 24

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Vanaf 1 januari 2015 zijn de verantwoordelijkheden en taken binnen het sociale domein uitgebreid met drie gedecentraliseerde taken (WMO 2015, Jeugdwet en Uitvoering Participatiewet). Een belangrijk instrument in deze decentralisatieopgaven zijn de sociale wijkteams. De sociale wijkteams in de gemeente Venlo zijn onderverdeeld in kernteams en uitvoeringsteams. De kernteams vormen de spil in de toegang naar ondersteuning op het gebied van werk, wonen, welzijn ,zorg en veiligheid. Mensen die er (even) zelf niet uit komen, kunnen op één plaats terecht in hun wijk met hun vragen. Het sociale wijkteam is het vliegwiel voor sociale vernieuwing; meer kracht en zelfredzaamheid bij onze inwoners. Hierbij werken we vanuit het principe: 1 gezin-1 plan-1 regisseur’. Waarbij de regisseursrol is hierbij niet per definitie aan één functie is toebedeeld. Er is behoefte aan een Regiesysteem: voor o.a. het kunnen inzien van gegevens, het kunnen ontvangen, beoordelen en routeren van signalen en meldingen, het kunnen registreren van één dynamisch plan, het kunnen communiceren met betrokken professionals ,het ondersteunen van de uitvoeringsteams en het genereren van managementinformatie Om de sociale wijkteams vanaf hun start medio 2014 te ondersteunen bij het registeren van plannen is binnen de gemeente Venlo een web formulier (Leefzorgplan) ontwikkeld voor het vastleggen van de gegevens in het zaaksysteem. Deze toepassing biedt niet alle gewenste functionaliteiten die van een Regiesysteem worden verwacht. Vandaar dat overgegaan wordt tot de aanbesteding van een Regiesysteem.

1.2

Aanbestedingsvorm

Deze aanbesteding wordt uitgevoerd volgens het principe van Best Value Procurement, of te wel Prestatieinkoop. Het doel van deze inkoopmethodiek is om de Opdrachtnemer leidend te laten zijn in de wijze waarop de vraag van de Aanbestedende Dienst het beste kan worden ingevuld. De vraag van de Aanbestedende Dienst is omschreven in deze Vraagspecificatie. Dit document is opgebouwd uit de onderstaande informatie voor de Inschrijver: • De randvoorwaarden: Dit zijn de Minimumeisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver en Inschrijving dient te voldoen teneinde voor deelneming aan de aanbesteding in aanmerking te kunnen komen. • Kwaliteit: o Prestatieonderbouwing; o Kansendossier; o Risicodossier; o Interview sleutelfunctionarissen en Use Case. • Prijs o Totaalprijs exl. BTW.

1.3

Doelstelling aanbesteding

Een op uiterlijk 1 augustus 2016 operationeel en door de gemeente Venlo geaccepteerd Regiesysteem Het Regiesysteem ondersteunt, digitaliseert en automatiseert de processen van de organisatieonderdelen Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams). Het Regiesysteem: o voldoet aan de randvoorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van dit document; o ondersteunt het concept 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur; o ondersteunt de beleidskaders zoals beschreven in hoofdstuk 2 o ondersteunt de arrangementenwaaier en de tien leefdomeinen zoals beschreven in hoofdstuk 2 van dit document functioneel. daarnaast: o de projectdocumenten zoals benoemd in paragraaf 1.4 zijn opgeleverd. o de gegevens en documenten van de huidige leefzorgplannen naar het Regiesysteem zijn geconverteerd; Vraagspecificatie 1

o

1.4

managementinformatie zoals beschreven in de randvoorwaarden in paragraaf 3.3 kan worden gerapporteerd; daarnaast: Het inrichten en uitvoeren van het Beheer over het Regiesysteem.

Projectdocumenten • • • • • •

Gebruikersdocumentatie; Beheerdocumentatie; Functioneel ontwerp; Technisch ontwerp; Opleidingsplan; Exit plan.

Het test- en acceptatieplan wordt door de Aanbestedende Dienst opgesteld.

1.5

Opbouw document

In hoofdstuk één staat de aanleiding en de doelstelling van de aanbesteding. In het hoofdstuk twee worden de beleidskader, de arrangementwaaier en de leefdomeinen toegelicht. In hoofdstuk drie staan de randvoorwaarden beschreven. In hoofdstuk vier zijn de gewenste functionaliteiten verwoord. In de losse bijlages is informatie opgenomen met betrekking tot de use case, de informatiearchitectuur, de conversie en de monitor 3D.

2

Vraagspecificatie

2

Beleidsmatige context waarbinnen het Regiesysteem ontwikkeld wordt.

2.1

Sociale Structuurvisie 2022

De gemeenteraad heeft op 31 oktober 2012 de Sociale Structuurvisie ‘Ik ken jouw naam, jij de mijne. Samen zij wij Venlo’ vastgesteld. Deze visie vormt het strategisch beleidskader voor alle (toekomstige) ontwikkelingen binnen het sociale domein. Vanuit deze visie is binnen het sociale domein een viertal kernopgaven geformuleerd: 1. Iedereen levert een bijdrage naar vermogen aan onze samenleving: meedoen. 2. Iedereen ontwikkelt zijn competenties: persoonlijke ontwikkeling. 3. Iedereen werkt aan zijn vitaliteit en gezondheid, waar nodig bieden wij zorg of een vangnet: we hebben zorg voor gezond en vitaal. 4. Iedereen heeft recht op een veilig bestaan en werkt mee aan een veilige leefomgeving. Om de ambities die zijn verwoord in de Sociale Structuurvisie te kunnen realiseren en om de decentralisatieopgaven te kunnen uitvoeren zijn ‘instrumenten’ ontwikkeld. Instrumenten zoals het concept Huis van de Wijk, Informatie- en Adviespunt en een sociaal wijkteam. Onderstaand een korte beschrijving van deze instrumenten. Concept Huis van de Wijk In een Huis van de Wijk treffen buurtbewoners, vrijwilligers, verenigingen en professionals die zich inzetten voor hun wijk elkaar. Er vinden allerlei activiteiten plaats, waardoor mensen prettig, comfortabel en veilig in hun eigen wijk kunnen blijven wonen. Elk Huis van de Wijk is anders, want het zijn de wijkbewoners die samen invulling geven aan de activiteiten die er plaatsvinden. Informatie- en Adviespunt Een Informatie- en Adviespunt is een ‘loket’ in de wijk, meestal in het Huis van de Wijk, waar de burger terecht kan met vragen over wonen, welzijn, werk, inkomen, jeugd en zorg. Speciaal opgeleide vrijwilligers helpen de burger op weg. Eenvoudige vragen beantwoorden ze zelf, bij meer ingewikkelde vragen verwijzen ze naar de juiste instantie of het sociaal wijkteam in uw wijk. Sociaal wijkteam Iedere wijk in Venlo heeft een sociaal wijkteam. Dat is een team van professionals die actief zijn in de wijk, de wijk kennen en bewoners helpen bij hun hulpvragen. Met professionals bedoelen we de mensen die professionele hulp verlenen, zoals een wijkverpleegkundige, maatschappelijk werker, gezinscoach en buurtcoördinator. Het wijkteam brengt samen met de burger in kaart hoe familie, vrienden of kennissen deze burger eventueel kunnen helpen en daar waar dat niet mogelijk is professionele hulp moet worden ingezet. Doordat een wijkteam in de wijk opereert en daar veel contacten heeft, kan het vragen snel oppakken. Het sociaal wijkteam bestaat uit een kernteam uitvoeringsteams. Hierbij is het kernteam een team dat bestaat uit een aantal generalistische medewerkers dat zich uitsluitend bezighoudt met het opstellen en het monitoren van leefzorgplannen. Indien dit team specialistische kennis nodig heeft voor het opstellen van een leefzorgplan, kan deze expertise worden ingeschakeld. Het uitvoeringsteam is een ‘capaciteitspool’ die bestaat uit functionarissen die verantwoordelijk zijn voor het bieden van zogenoemde basiszorg en ondersteuning en voor het voeren van regie op de uitvoering van het leefzorgplan In de gemeente Venlo zijn vier typen uitvoeringsteams onderkend: 1. 2. 3. 4.

Hulp bij het huishouden; (operationeel) Individuele ondersteuning; (operationeel) Jeugd; (operationeel) Wijkverpleging en persoonlijke verzorging.(nog te ontwikkelen)

Midoffice De Midoffice vervult de inhoudelijke vraagbaakfunctie op het gebied van Jeugd en Wmo . Hier komen alle vragen, via mail, telefoon, post of signaal uit de wijk (formulier dat vanuit de website “Samen zijn wij Venlo” kan worden ingevuld) terecht. Ook vanuit de Informatie- en Adviespunt vanuit de Huizen van de Wijk worden er vragen doorgeleid naar de Midoffice. Er vindt een eerste screening plaats van alle vragen die Vraagspecificatie

3

binnen komen. Sommige vragen kunnen direct worden beantwoord of doorgeleid naar de backoffice van de gemeente Venlo of het Informatie en Adviespunt. Sommige vragen horen niet bij de gemeente thuis. Dan wordt er actief gezocht naar waar de vraag wel thuis hoort. De meeste vragen worden doorgeleid naar de sociale wijkteams. De Midoffice heeft als taak: • verzorgen van de (proces)contacten met de klant: • het ontvangen van telefonische meldingen (ook via KCC), digitale meldingen via e-formulier en meldingen via mail; • het digitaal registreren van alle meldingen; • het beoordelen van de melding en afhankelijk van de beoordeling doorzetten van de melding in de juiste route (screening); • het verdelen van de casussen aan wijkteamleden en het bijhouden van de administratie hieromtrent. (casusoverzichten) • het beantwoorden van vragen van burger/ klanten en verwijzers over de status van hun casus of melding; • het registreren van klachten over zorgverleners en het monitoren van de afhandeling ervan; • het ondersteunen van het kernteam bij inhoudelijke vragen op het gebied van Wmo-, jeugd- en Participatiewet. • premediation bij situaties waarin onenigheid dreigt te ontstaan over keuzes tussen kernteam, uitvoeringsteam en de burger

2.2

Werken volgens de trap van oplossingen en de 10 leefdomeinen

Waarom? Om de transformatie van het sociaal domein te laten slagen zullen we de zorg en ondersteuning anders moeten organiseren en ook anders definiëren. Met de bestaande indelingen in beleidsvelden, financieringsstromen, organisaties en systemen kunnen we onvoldoende de samenhang, integraliteit en kanteling in het sociaal domein vormgeven. Het concept van het sociale wijkteam is ontwikkeld om de transformatie in het sociaal domein vorm te geven. Centraal hierin staan 10 leefdomeinen en de trap van oplossingen van de ondersteuning en niet meer beleidssectoren en financieringspijlers. Dit voorkomt dat weer in de traditionele beleidskokers gedacht en gewerkt wordt, waarmee de vernieuwing in het sociaal domein niet van de grond zou komen. Door in beleid en uitvoering consistent met het concept van het sociale wijkteam te werken, kunnen we wél invulling geven aan de transformatie. We werken dan integraal, hebben oog voor de samenhang in het sociaal domein én sluiten aan bij de leefwereld en behoefte van burgers en professionals. De 10 leefdomeinen De zelfredzaamheid van (kwetsbare) mensen en hun ondersteuningsbehoefte wordt bepaald door mogelijkheden en beperkingen op meerdere leefdomeinen. Op dit moment wordt de ondersteuning veelal versnipperd per leefdomein bekeken en georganiseerd. De alom bekende fenomenen als “van de kastje naar de muur” en “tien hulpverleners die langs elkaar heen werken binnen één gezin”, zijn daar de gevolgen van. Van belang is dat in het sociaal domein integraal gekeken wordt naar de verschillende leefdomeinen, die het zelfstandig kunnen functioneren van de burger/het gezin bepalen. Gekozen is voor de onderstaande indeling in tien leefdomeinen, omdat hiermee alle aspecten van zelfredzaamheid en participatie in samenhang worden belicht. Deze leefdomeinen zijn ieder een kleur gegeven vanwege de herkenbaarheid in de diverse instrumenten/rapportages etc.

4

Vraagspecificatie

Trap van oplossingen De werkwijze van de sociale wijkteams gaat daarbij primair uit van de eigen mogelijkheden van de burger en zijn sociale netwerk. Indien dit niet voldoende is, kan gebruik worden gemaakt van algemene voorzieningen en wanneer dit ook niet voldoende blijkt te zijn wordt maatwerk (professionele) ondersteuning ingezet. We noemen deze manier van denken en handelen de trap van oplossingen. De kanteling bestaat uit oplossingen voor zelfredzaamheidsproblematiek, die samen met de burger, gezocht worden in de volgende vier ondersteuningscirkels: • Eigen kracht; • Sociaal netwerk; • Algemene voorzieningen; • Maatwerkvoorzieningen.

Kenmerken van de oplossingen in de ondersteuningscirkels zijn: • Eigen kracht: burger, gezin, mantelzorg. Hierbij wordt door de persoon of het gezin zelf gewerkt aan een oplossing van zijn/haar zelfredzaamheidsproblematiek. Kenmerk: zelfzorg, mantelzorg. • Sociaal netwerk: sociale verbanden buiten de directe leefeenheid die een bijdrage leveren aan de zelfredzaamheid van de betrokkene. Dit is breed op te vatten, dus vrienden, familie, buren, vrijwilligers, verenigingen, buurtorganisaties, sociale (wijk)coöperaties, informele zorg. Hierbij wordt/worden de burger/sociale verbanden aangesproken om te helpen bij het oplossen van zelfredzaamheidsproblematiek. Kenmerken: vrijwilligersinzet, door burgers/buurten/sociale verbanden ontwikkeld en uitgevoerd. • Algemene voorzieningen: algemeen en professioneel ondersteuningsaanbod, dat direct voor iedereen toegankelijk is of op verwijzing (maar zonder indicatie). Kenmerken: (veelal) collectief, algemeen van aard, zoveel mogelijk tijdelijk, gericht op empowerment, in eigen kracht zetten van individu en sociale netwerken. Innovatieve producten ter vervanging van individuele voorzieningen. Onderscheid met sociaal netwerk is vooral dat het initiatief en uitvoering bij professionele partijen ligt. • Maatwerkvoorzieningen: professionele ondersteuning gericht op versterking zelfredzaamheid van individu. Van algemeen/lichter (bv. individuele begeleiding) tot zeer specialistisch/zwaar (b.v interventies/bemoeizorg). Deze voorzieningen zijn alleen op indicatie toegankelijk, waarvoor de burger dan ook een beschikking ontvangt en de (gecontracteerde) aanbieders een opdracht. Kenmerken: professioneel, specialistisch, vangnet, gekoppeld aan zelfredzaamheidsproblematiek van individu.

Inspiratie voor Arrangeren in het Sociaal Domein Met de transformatie in het sociaal domein verandert ook de organisatie van én de werkwijze in de toegang naar ondersteuning. Kortweg gaan we van indiceren naar arrangeren. In onderstaand plaatje is dit verbeeld. Vraagspecificatie

5

Het concept van multidisciplinaire sociale wijkteams vormt de centrale toegang naar ondersteuning op alle leefdomeinen. Arrangeren is vooral een nieuwe werkwijze, die uit drie onderdelen bestaat: o Vraagverheldering aan de hand van zelfredzaamheid van de betrokken persoon op alle leefdomeinen. o Werkwijze aan de hand van de Kanteling. o Vormgeving ondersteuning door middel van één integraal arrangement. Met behulp van het leefzorgplan of ondersteuningsplan wordt de integrale vraagverheldering uitgevoerd, de zelfredzaamheid op alle leefdomeinen in kaart gebracht en het integrale ondersteuningsarrangement samengesteld. Hulpmiddel hierin is de arrangementenwaaier.

6

Vraagspecificatie

Arrangementenwaaier 1 Door deze beide invalshoeken te combineren ontstaat een “waaier” waarin diverse ondersteuningsarrangementen in samenhang zichtbaar worden. Dit betreft geen “staalkaart” of productcatalogus, maar een inspiratiemodel en kapstok die gebruikt kan worden voor de transformatie van het sociaal domein. Hoe? De Arrangementenwaaier kan als kapstok gebruikt worden om: o Te arrangeren: inspiratie bij samenstellen van een ondersteuningsarrangement, b.v. door sociale wijkteams met behulp van een leefzorgplan/ondersteuningsplan. o Te transformeren: inspiratie voor beleid, ontwikkeling en inkoop van nieuwe arrangementen in het sociaal domein. o Te monitoren: kapstok voor samenhangende monitoring in het Sociaal Domein.

Inkoopbeleid Daarnaast is op deze aanbesteding ook het ‘Strategisch inkoopkader 2014’ van toepassing, met een 6-tal doelstellingen: doelmatigheid, rechtmatigheid, integriteit, duurzaamheid, social return en MKB vriendelijk aanbesteden. Meer informatie over gemeente Venlo is te vinden op de website www.Venlo.nl.

1

De Arrangementenwaaier is intellectueel eigendom van Thönissen Management en Advies. De Arrangementenwaaier is beschermd onder het Auteursrecht en Merkenrecht. Gebruik van de Arrangementenwaaier is uitsluitend toegestaan voor deze aanbesteding. Gebruik voor andere doeleinden is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van Thönissen Management en Advies.

Vraagspecificatie

7

3

Randvoorwaarden

In dit hoofdstuk staan de randvoorwaarden. Alle randvoorwaarden zijn Minimumeisen. De Aanbestedende Dienst zal inhoudelijk beoordelen of de Inschrijver aan alle randvoorwaarden voldoet. De randvoorwaarden die gesteld worden aan het Regiesysteem in dit hoofdstuk zijn onderverdeeld in functionele eisen voor de ondersteuning van de processen van het Kernteam. De gestelde niet-functionele eisen gelden voor de gehele oplossing/informatiesysteem. Naast de Minimumeisen is het aan Inschrijver om te omschrijven in de Prestatie-onderbouwing op welke wijze de oplossing/informatiesysteem de projectdoelstelling van deze aanbesteding ondersteunt.

3.1

Randvoorwaarden (= Minimumeisen) o o o o o o

De burger (en zijn gezin) staat centraal en is degene die met hulp op zoek gaat naar de oplossing die bij zijn situatie past; De burger heeft inzage in zijn dossier; Het Regiesysteem ondersteunt de samenwerking tussen burger en professional in een traject. het Regiesysteem ondersteunt het concept 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur; Het Regiesysteem ondersteunt het concept van de sociale wijkteams , trap van oplossingen en de tien leefdomeinen zoals beschreven in paragraaf 2.2 Het Regiesysteem voldoet aan alle in paragraaf 3.2 tot en met 3.4 gestelde Minimumeisen.

3.2

Proces

Het werkproces van het kernteam is het uitgangspunt voor de beschrijving van Minimumeisen. Om de eisen aan de functionaliteit voor het (=het Regiesysteem) helder te krijgen, is uitgegaan van verschillende rollen die op verschillende wijze acteren in het systeem. Definitie van de rollen In onderstaande tabel zijn de rollen weergegeven met enkele globale kenmerken. De definitieve kenmerken per rol worden bij de functionele inrichting bepaald. Dit kan beteken dat een rol meer of minder kenmerken heeft bij de definitieve implementatie. Rol Burger

Bedrijf / Instantie2 Informatie en advies

MidOffice

2

8

Kenmerken Toegang tot het systeem via een portaal; Registreren van melding Inzien in eigen dossier; Inzien dossiers gezin; Aanpassen beperkte set gegevens in eigen dossier; Toevoegen verslagen, actiepunten of eigen leefzorgplan in eigen dossier; Mogelijkheid tot rapportage/export van eigen dossier. Registreren van een melding. Toegang tot systeem; Registreren van een melding; Overzicht werkvoorraad; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad (individueel en teamniveau); Toegang tot dossiers (inclusief plannen); Inzicht in rechtstreekse verwijzingen en relevante meldingen gekoppelde informatiesystemen; Wijzigingen van dossiers.

Bedrijf / instantie is een niet natuurlijk persoon. Denk hierbij aan een school of stichting.

Vraagspecificatie

Kernteam

Uitvoeringsteam

Regisseur

Extern specialist

Regio specialist

Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de interne backoffice; Klachten; Toewijzen van autorisaties om het dossier het een gedeelte van het dossier te delen met een andere rol; Rapportagemogelijkheden, Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief plannen); Inzicht in rechtstreekse verwijzingen en relevante meldingen gekoppelde systemen; Opstellen en wijzigen toegewezen dossier en plannen; Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de interne backoffice; Toewijzen van autorisaties om het dossier of een gedeelte van het dossier te delen met een andere rol; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief leefzorgplan); Inzicht in rechtstreekse verwijzingen en relevante meldingen gekoppelde systemen; Opstellen en wijzigen toegewezen dossiers en plannen; Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de interne backoffice; Toewijzen van autorisaties om het dossier of een gedeelte van het dossier te delen met een andere rol; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief leefzorgplan); Inzicht in rechtstreekse verwijzingen en relevante meldingen gekoppelde systemen; Opstellen en wijzigen toegewezen dossiers en plannen; Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de interne backoffice; Toewijzen van autorisaties om het dossier of een gedeelte van het dossier te delen met een andere rol; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem via een portaal; Registreren van melding; Toegang tot toegewezen dossiers. Toevoegen van documenten aan toegewezen dossier; Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief leefzorgplan); Inzicht in rechtstreekse verwijzingen en relevante meldingen gekoppelde systemen; Wijzigen toegewezen leefzorgplan; Wijzigingen van toegewezen dossiers; Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de Vraagspecificatie

9

Extern verwijzer Zorgaanbieder

Backoffice

Coördinator

Management Informatiesysteem

Nr.

interne backoffice; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem via een portaal; Registreren van melding. Toegang via portaal; Melden van rechtstreekse verwijzingen; Bijhouden acties/resultaten. Toegang tot systeem; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief plannen); Verzenden van relevante gegevens naar ketenpartners; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem; Registreren van melding; Overzicht werkvoorraad; Toegang tot toegewezen dossiers (inclusief leefzorgplan); Opstellen en wijzigen toegewezen dossiers en plannen; Wijzigingen van toegewezen dossiers; Verzenden van gegevens naar ketenpartners en de interne backoffice; Toewijzen van autorisaties om het dossier het een gedeelte van het dossier te delen met een andere rol; Rapportagemogelijkheden. Toegang tot systeem; Rapportagemogelijkheden. Geautomatiseerd ontvangen, verwerken en versturen van gegevens.

Algemeen Functionaliteit die in zijn algemeenheid geldt ter ondersteuning van de werkzaamheden.

E001 E002 E003

Elke burger heeft een afzonderlijk dossier. Dossiers van gezinsleden kunnen worden gekoppeld. Een dossier kan op basis van autorisatie gedeeltelijk beschikbaar worden gesteld voor een specifieke rol. Denk hierbij aan burger, uitvoeringsteam, zorgaanbieder of regio specialist of extern specialist. E004 Het dossier kent een afzonderlijk deel alleen toegankelijk voor de burger, een gezamenlijk deel voor burger en de gemeente Venlo en een deel alleen toegankelijk voor de gemeente Venlo. E005 In het proces worden gesprekken met burgers gevoerd. Deze gesprekken worden ondersteund door lijsten met gespreksonderwerpen, checklijsten, invulformulieren etc. Deze digitale gespreksdocumenten moeten in het systeem worden vastgelegd. E006 In het proces worden correspondentiemomenten ondersteund met voor gedefinieerde sjablonen, welke opgebouwd worden door vrije teksten of velden uit het Regiesysteem. E007 Op elk moment in het proces kunnen documenten zoals het leefzorgplan, gezinsplan, gespreksverslagen, behandelplannen, toestemmingsverklaringen of eigen plannen burger aan het dossier worden toegevoegd. E008 Digitaal toegang dossier voor burger. E009 Zoekfunctionaliteit op basis van diverse zoekingangen. Dit zijn minimaal: • BSN; • geboortedatum; • naam cliënt; • adres; • postcode; • type melding; • dossiernummer; 10 Vraagspecificatie

E010 E011

E012

• meldingsnummer; • behandelaar; Een burger met een geheim adres is duidelijk herkenbaar. Het is mogelijk een geautomatiseerd signaal te verzenden naar de behandelaar van een dossier of melding indien belangrijke wijzigingen optreden vanuit de basisregistratie personen. Bijvoorbeeld overlijden en verhuizen. Het is mogelijk een geautomatiseerd signaal te verzenden naar een behandelaar van een melding/dossier op het moment dat een melding/dossier wordt toegekend aan de behandelaar.

Ontvangen melding Een melding is een door een (niet) natuurlijke persoon ingediende mededeling over een gebeurtenis, geconstateerde waarneming of een geconstateerd feit of vermoeden. De melding kan schriftelijk, mondeling of elektronisch verricht worden. Een signaal is een relevant (geautomatiseerd) bericht dat ontstaat naar aanleiding van een wijziging in de administratieve wereld die in een gegevensbestand wordt vastgelegd (een gebeurtenis) in het sociaal domein. Nr. Ontvangen melding E013 Het vastleggen van een melding door meerdere (niet) natuurlijke personen.

E014 E015 E016 E017 E018 E019 E020 E021 E022 E023 E024 E025 E026 E027 E028 E029 E030 E031 E032

Registratie melding Vastleggen contactmoment. Vastleggen identificerende gegevens melder(s). Vastleggen van een anonieme melding is toegestaan. Vastleggen identificerende gegevens betrokkenen. Vastleggen relatie van melder tot betrokken. Vastleggen beschrijving situatie. Vastleggen of betrokkene op de hoogte is van de melding. Geautomatiseerde ontvangstbevestiging. Rechtstreekse verwijzing (melding) Vastleggen identificerende gegevens melder. Vastleggen identificerende gegevens betrokkenen. Vastleggen relatie van melder tot betrokken. Vastleggen verwijsdatum. Vastleggen vraagverheldering. Vastleggen aard van onderzoek / te stellen diagnose. Vastleggen voorzieningen van de burger. Vastleggen identificerende gegevens van externe verwijzer. Vastleggen identificerende gegevens van de zorgaanbieder. Geautomatiseerde ontvangstbevestiging. Completeren melding Vastleggen kanaal van melding.

Rol 3 Burger Bedrijf MidOffice Informatie & Advies Regionaal specialist Zorgaanbieder Externe verwijzer Informatiesysteem Burger Bedrijf MidOffice Informatie & Advies Regionaal specialist Zorgaanbieder Externe verwijzer Informatiesysteem Informatiesysteem MidOffice Regionaal specialist Zorgaanbieder Externe verwijzer Informatiesysteem

Informatiesysteem MidOffice

3

Indien meerdere rollen in een samengevoegde cel zijn vermeld, gelden al deze rollen voor de Minimumeis in de cel(len) die in de tweede cel van de rij zijn weergegeven.

Vraagspecificatie

11

E033 Vastleggen leefdomein(en) waarop melding betrekking heeft. E034 Vastleggen van het type melding (bijvoorbeeld consultatievraag/ ondersteuningsvraag / informatievraag / melding. Opvolgen van melding E035 Vastleggen beoordeling en bepalen route van de melding op basis van: • Type melding; • Beschreven situatie in melding; • Aantal meldingen van melder; • Aantal meldingen betrokken; • Postcodegebied van de melding. E036 Het opvolgen van de melding • Vraag beantwoord; • Eigen oplossing burger; • Oplossing in sociaal netwerk; • Verwezen naar vrijwilligersorganisatie; • Verwezen naar algemene voorziening; • Verwezen naar Informatie & Advies; • Verwezen naar andere toegang; • Vraag kan beantwoord worden of doorverwezen; • Toewijzen Kernteam; • Toewijzen uitvoeringsteam; • Opschalen naar regionaal veld; • Toewijzen aan reeds bekend dossier. • Toewijzen aan MidOffice.

Informatie & Advies Informatiesysteem

MidOffice Informatie & Advies

MidOffice Informatie & Advies Informatiesysteem

Nr.

Toets klantsituatie Toewijzen casus uitvoerende E037 Reeds bekende relevante (historische) gegevens van de klant uit het Regiesysteem zijn inzichtelijk. Dit betreft de 'dat' gegevens. E038 Het toewijzen van een casus aan een kernteam.

E039 E040 E041 E042

E043

E044 E045

E046 E047

12

Uitnodigen burger Het ophalen van de geregistreerde gegevens van de burger. Vastleggen contactmoment inclusief kanaal van melding. Vastleggen afspraak. Vastleggen of burger onafhankelijke cliëntondersteuning wenst bij het keukentafelgesprek en wie deze rolt vervult. Voorbereiden keukentafelgesprek Reeds bekende relevante (historische) gegevens van de klant uit het Regiesysteem en zijn inzichtelijk. Dit betreft de 'dat' gegevens. Tonen van een integraal klantbeeld inclusief de gezinsleden. Het tonen en/of registreren van een veiligheidssignaal bij de casus of burger. (Bijvoorbeeld; loopt de medewerker van het wijkteam bij het bezoek aan de burger het risico op fysiek geweld.). Het tonen en/of registreren van een melding zorgmijder. Opstellen, ophalen van een concept/bestaand leefzorgplan ter voorbereiding van het keukentafelgesprek. Inhuren specialistisch advies

Vraagspecificatie

Rol MidOffice Kernteam Uitvoeringsteam MidOffice Kernteam Kernteam Kernteam Kernteam

Kernteam

Kernteam Kernteam

Kernteam Kernteam

E048 Het selecteren van een extern specialist uit een lijst met identificerende gegevens en beschrijving van specialisme. E049 Het op een beveiligde manier delen van burger gegevens / dossier informatie met een extern specialist. Voeren keukentafelgesprek E050 Oproepen van het concept/bestaand leefzorgplan met inzicht in bestaand arrangement . E051 Tonen van een integraal klantbeeld inclusief de gezinsleden. E052 Het ondertekenen van de toestemmingsverklaring. E053 Het toevoegen van de toestemmingsverklaring aan het dossier.

Kernteam

Nr.

Rol

E054

E055

E056 E057

E058

Opstellen Leefzorgplan Vastleggen gegevens In het dossier dienen minimaal de onderstaande gegevens te worden vastgelegd: • identificerende gegevens burger; • identificerende gegevens gezin; • identificerende gegevens contactpersoon; • identificerende gegevens huisarts • identificerende gegevens extern specialist • beschrijving huidige situatie per leefdomein; • zelfredzaamheidsscore per leefdomein; • voortgang; • aanwezigheid van (professionele) regievoering met identificerende gegevens; • is er sprake van een geheim adres'; • afspraken te behalen doelen • afspraken voor vervolg ; • afspraken wederkerigheid; • bestaande en toegekende arrangementen per leefdomein met toelichting; • bestaande en toegekende arrangementen op basis van de trap van oplossingen met toelichting; • afgewezen arrangementen met toelichting; • wie is aanwezig tijdens het gesprek; • wie heeft gezag; • registratie van bijzonderheden (bijvoorbeeld veiligheid) in een gezin; Het kernteam wordt in het Regiesysteem begeleidt om bij een gekozen arrangement de juiste aanbieder en iWMO/iJW code te selecteren. Onderteken plan Het ondertekenen van het plan. Het al dan niet indienen van een aanvraag maatwerk voorziening. Overdragen plan Op basis van het gekozen arrangement wordt het dossier, plan of een gedeelte hiervan digitaal overgedragen aan: • Backoffice (extern informatiesysteem); • Zorgaanbieder (extern informatiesysteem); • Uitvoeringsteam; • Regio specialist (extern informatiesysteem).

Kernteam Extern specialist Kernteam Kernteam Burger Kernteam

Kernteam

Kernteam

Burger Burger

Kernteam

Vraagspecificatie

13

Nr. Casus overleg E059 In een gezamenlijk overleg worden de casussen en reflectievragen besproken.

Rol Kernteam

Nr. E060 E061 E062

Rol Burger Kernteam Midoffice Uitvoeringsteam Regisseur

3.3

Monitoren voortgang inzicht in de status van de arrangementen. inzicht in de beschikking van de burger . inzicht in de in de status van het dossier.

Managementinformatie

Nr. Managementinformatie algemeen E063 Het is mogelijk om overzichten te maken vanuit verschillende dimensies, tijdsperiodes en niveaus of combinaties daarvan. o arrangement; o leefdomein; o problematiek; o toegang; o algemene voorzieningen; o maatwerkvoorzieningen; o externe verwijzing; o totaaltellingen (aantal vragen, meldingen, contactmomenten, etc..) o enz. o o o o o o o

E064 E065 E066 E067 E068 E069

postcodeniveau; wijkniveau; stad/dorp gemeente; regio; indeling sociaal wijkteamteam op postcode; enz.

o per dag; o per week; o per maand; o per vier weken; o per kwartaal; o per jaar; o enz. Het Regiesysteem kan alle onbewerkte gegevens leveren aan het datawarehouse (Microsoft BI Suite). De Inschrijver stelt het databasediagram van het Regiesysteem beschikbaar. De Inschrijver deelt kennis met de BI specialist van de aanbestedende partij om vragen m.b.t. de data of het databasediagram te beantwoorden. Het Regiesysteem biedt de mogelijkheid om dagelijks gegevens te leveren aan het datawarehouse (dagelijkse verversing). Het is mogelijk in het Regiesysteem rapporten samen te stellen en aan te passen zonder dat de Inschrijver van het Regiesysteem hierbij wordt betrokken. Het is mogelijk data uit overzichten te exporteren naar een gangbaar formaat. Dit is minimaal CSV formaat.

Nr. Operationele stuurinformatie E070 Productieoverzichten op verschillende niveaus en rollen kunnen worden gemaakt. o Gemeente; o Informatie & Advies; 14

Vraagspecificatie

o MidOffice; o Kernteam; o Uitvoeringsteam; o Regisseur; o Zorgaanbieder; o Extern verwijzer; o Extern specialist; o Cliënt. E071 Productieoverzichten vanuit diverse dimensies, tijdperiodes, rollen of een combinatie hiervan kunnen worden gemaakt. In de onderstaande opsomming staan een aantal voorbeelden. o doorlooptijden; o wachttijden; o openstaande meldingen; o afgesloten meldingen; o aantal meldingen per cliënt per maand; o openstaande dossiers; o afgesloten dossiers; o aantal arrangementen per leefdomein per kernteam of combinaties; o aantal arrangementen op trap van oplossingen en verschuivingen daarin; o type arrangementen per leefdomein; o zelfredzaamheidscore per cliënt per jaar; o wederkerigheid per cliënt per jaar; o dossiers per week per lid kernteam; o workload; o workload per tijdsperiode per lid kernteam; o workload per lid uitvoeringsteam per maand; o enz.

Vraagspecificatie

15

3.4

Niet-functionele Minimumeisen

Functionaliteiten De niet functionele Minimumeisen beschrijven het kwaliteitsniveau waaraan het informatiesysteem of de Inschrijver van het Regiesysteem moet voldoen. Nr. E072 E073 E074

SaaS / PaaS / ASP Algemeen Het Regiesysteem werkt binnen een SaaS, PaaS of ASP omgeving. Het technisch beheer wordt door de Inschrijver uitgevoerd. De Inschrijver stelt een testomgeving beschikbaar voor de aanbestedende partij.

Nr. E075 E076 E077 E078

Privacy en beveiliging De Inschrijver ondertekent een geheimhoudingsverklaring. De Inschrijver ondertekent een bewerkersovereenkomst. Het Regiesysteem voldoet aan de geldende beveiligings- en privacy eisen. De Inschrijver behandelt de persoonsgegevens van de Burger die zij in bezit hebben volgens de vigerende regelgeving waaronder begrepen de regels van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en door het College Bescherming Persoonsgegevens gestelde aanvullende regelingen. Alle wetgeving (Nederlandse en Europese) aangaande privacybescherming van de gegevens die door of namens de Aanbestedende Dienst in het Regiesysteem zijn opgenomen worden nageleefd. De Inschrijver beschrijft de informatiebeveiligings- en privacyrichtlijnen die zijn gehanteerd bij het ontwerp en doorontwikkeling van het Regiesysteem. Hierbij besteedt Inschrijver aandacht aan de volgende onderwerpen: 1. De Inschrijver beschrijft zijn visie op informatiebeveiligings- en privacyrichtlijnen in relatie tot het Regiesysteem. 2. De Inschrijver beschrijft op welke wijze het Regiesysteem voldoet aan de landelijk gehanteerde standaard ‘ICT-beveiligingsrichtlijn voor webapplicaties’ van de NCSC. 3. De Inschrijver heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat gegevens niet verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt. 4. Veilige toegang tot het Regiesysteem middels authenticatie- en autorisatieservices. Waarbij privacyaspecten onderdeel uitmaken van de autorisatie in het systeem. 5. Het afstemmen van autorisaties op de rol van de diverse actoren en de noodzakelijkheid van deze rol om te beschikken over c.q. het bewerken van persoonsgegevens. 6. Het niet/of slechts ten dele toestemming verlenen door de burger voor het gebruik maken van zijn gegevens in het Regiesysteem. 7. De centrale logging van het regiesysteem en het afschermen daarvan. 8. Het voorzien van gegevens van een bewaartermijn om deze niet langer te bewaren dan noodzakelijk is. De Inschrijver is verantwoordelijk voor een beveiligde en bedrijfszekere systeemomgeving. Een geheimhoudingsovereenkomst voor de Inschrijver is verplicht. Alle gegevens zijn en blijven te allen tijde eigendom van de Aanbestedende Dienst, zijn ten alle tijden toegankelijk en mogen door de Inschrijver niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De gegevens van de Aanbestedende Dienst worden alleen in Europa opgeslagen in overeenstemming met de eisen van de EU. Inschrijver garandeert dat gegevens in het Regiesysteem worden veilig gesteld middels back-up. Inschrijver garandeert dat ongeautoriseerde personen geen toegang hebben tot gegevens of gegevensdragers (zoals harde schijven en back-upmedia) die tussentijds of na beëindiging van de overeenkomst worden verwijderd c.q. worden vervangen.

E079

E080

E081 E082 E083

E084 E085 E086

16

Vraagspecificatie

E087 Op de gegevens van de Aanbestedende Dienst wordt door de Inschrijver encryptie toegepast. E088 Er is een totaaloverzicht beschikbaar van autorisaties van zowel Inschrijver als Aanbestedende Dienst. E089 Inschrijver zal indien hij (pogingen tot) ongeautoriseerde toegang tot de systeemomgeving signaleert, alle noodzakelijke maatregelen nemen teneinde de eventuele schade tot een minimum te beperken en herhaling te voorkomen. De (poging tot) ongeautoriseerde toegang alsmede alle getroffen maatregelen zullen aan de Opdrachtgever worden gerapporteerd. E090 Situaties waarin meer dan normale kwetsbaarheden, risico’s of beveiligingsincidenten aanwezig zijn worden onmiddellijk gemeld aan en besproken met de Aanbestedende Dienst hoe deze op te lossen / te voorkomen in de toekomst. E091 Twee-factor authenticatie wordt ondersteund. Gebruikers op afstand moeten beschikken over een combinatie van authenticatiemiddelen voor toegang tot het Regiesysteem. E092 In overleg kan voor gebruikers die vanuit een benoemd LAN inloggen single sign on of username/wachtwoord worden toegepast voor toegang tot het Regiesysteem. E093 Bij datacommunicatie voor bestandsuitwisseling en voor de user interface wordt gebruik gemaakt van tweezijdige authenticatie middels certificaten met een sleutellengte van 2048 bits. E094 IT-voorzieningen en apparatuur bij Inschrijver zijn fysiek beschermd tegen toegang door onbevoegden en tegen schade en storingen. De geboden bescherming is in overeenstemming met de vastgestelde risico’s. E095 Systeemsoftware die bij Inschrijver in gebruik is, wordt up-to-date gehouden. E096 Systeemsoftware die bij de Inschrijver in gebruik is, wordt voorzien van de laatste security patches. E097 Inschrijver verleent medewerking aan het uitoefenen van controle door of namens Aanbestedende Dienst op bewaring en gebruik van data, en naleving van procedures. E098 Als er een Third Party Mededeling is (verklaring van een onafhankelijke externe deskundige met een oordeel over de maatregelen die een bewerker heeft getroffen) dan kan de Aanbestedende Dienst deze inzien. E099 Wijzingen in het Regiesysteem of daaraan gerelateerde informatiesystemen die van invloed zijn op de werking worden uitgevoerd volgens een vastgestelde wijzigingsprocedure met minimaal aandacht voor: • het administreren van significante wijzigingen • impactanalyse van mogelijke gevolgen van de wijzigingen • goedkeuringsprocedure voor wijzigingen E100 Het Regiesysteem wordt door de Inschrijver actief gecontroleerd op Intrusion Detection. De resultaten van deze controle, de opvolging van de controle en de oplossing worden gerapporteerd aan de Aanbestedende Dienst. E101 Inschrijver beschrijft hoe beschikbaarheidsrisico’s worden beperkt om de continuïteit van het Regiesysteem te waarborgen. E102 Inschrijver laat door een externe partij periodieke audits uitvoeren op de hierboven genoemde onderdelen en stelt deze beschikbaar aan de Aanbestedende Dienst. Nr. Multitenancy E103 Pieken in gebruik worden adequaat opgevangen door extra capaciteit op alle relevante onderdelen beschikbaar te stellen. E104 Inschrijver zorgt ervoor dat Aanbestedende Dienst geen last heeft van onwenselijk gedrag van andere klanten en hard- en software componenten in de omgeving van de SAAS oplossing. E105 Waar virtualisatie wordt toegepast zorgt Inschrijver voor afdoende isolatie van componenten van Aanbestedende Dienst en andere klanten. E106 Inschrijver zorgt er voor dat netwerkverkeer tussen verschillende omgevingen niet kan worden onderschept door andere klanten die actief zijn binnen de systeemomgeving van Inschrijver. E107 Inschrijver voorkomt dat gebruik van gedeelde componenten door andere klanten in de Vraagspecificatie

17

infrastructuur de performance bedreigen. E108 Inschrijver zorgt dat inbeslagname van kritieke componenten, als gevolg van een dwangbevel gericht op een andere klant, voor Aanbestedende Dienst geen nadelige gevolgen heeft. E109 Inschrijver laat door een externe partij periodieke audits uitvoeren op de hierboven genoemde onderdelen en stelt deze beschikbaar aan de Aanbestedende Dienst. Nr. Infrastructuur - beschikbaarheid en continuïteit E110 Inschrijver beschrijft hoe beschikbaarheids-risico’s worden beperkt via technische maatregelen; bijvoorbeeld via redundantie in componenten in de netwerk-, server- en opslaglagen. E111 Inschrijver beschrijft hoe wordt omgegaan met crisissituaties waarbij technische verstoringen optreden; bijvoorbeeld welke uitwijkprocedures beschikbaar zijn om continuïteit voor Aanbestedende Dienst te borgen. E112 Inschrijver waarborgt dat de ondersteuning van, voor Aanbestedende Dienst belangrijke technologie, blijvend wordt ondersteund. E113 Inschrijver laat door een externe partij periodieke audits uitvoeren op de hierboven genoemde onderdelen en stelt deze beschikbaar aan de Aanbestedende Dienst. Nr. Infrastructuur – algemeen E114 De applicatie is via internet te gebruiken met behulp van versies van alle gangbare browsers zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox en Chrome E115 Het Regiesysteem functioneert met de standaard laptop van de leden van het kernteam. De configuratie is: • Microsoft Windows 7 SP1; • Microsoft Office 2013; • Adobe Acrobat Reader 11; • Microsoft Internet Explorer 11; E116 Het Regiesysteem functioneert met de standaard werkplek van de gemeente Venlo. • Microsoft Windows 7 SP1; • Microsoft App-V Client; • Vmware View Agent 6.1.1; • Trendmicro OfficeScan 11 SP1; • Microsoft Office 2010; • Adobe Acrobat Reader 11; • Microsoft Internet Explorer 11; • Java 8 versie 40; • Microsoft .net 4.5.2; • Micosoft Dynamics for outlook 2011 Nr. Koppelbaarheid E117 Koppeling met het datadistributiesysteem Civision Makelaar Gegevens via Enterprise Service Bus Enable-U2Secure voor natuurlijke personen E118 Koppelen met het datadistributiesysteem Civision Makelaar Gegevens via Enterprise Service Bus Enable-U2Secure voor niet-natuurlijke personen. E119 Uitwisselen van gegevens van en naar het backoffice systeem GWS4All via Enterprise Service Bus Enable-U2Secure. E120 Ophalen en versturen van gegevens naar CORV. E121 Importeren van inkoop gerelateerde gegevens van zorgaanbieders. Dit zijn gegevens zoals product – zorgaanbieder – iWMO/iJW code – eenheid. E122 Versturen van gegevens naar het datawarehouse Microsoft BI Suite E123 Ophalen en versturen van gegevens van/naar het zaaksysteem Perfectview CRM via de Enterprise Service Bus EnableU2Secure. E124 Export van (bulk) data voor gebruik door derden, geautoriseerd in de rollen en rechten structuur. 18

Vraagspecificatie

E125 Bovenstaande koppeling worden tijdens de implementatie gerealiseerd in de onderstaande volgorde: • E119; • E120; • E121; • E122; • E123; • E124; • E125; • E126. E126 Toekomstige koppelingen moeten eenvoudig worden gerealiseerd. E127 Gegevensuitwisseling sluit aan bij de KING/VISD uitgangspunten, gemeentelijke StUFstandaarden en de standaarden in het zorgdomein. E128 Documentatie is beschikbaar over het gebruik van alle aanwezige webservices; De Aanbestedende Dienst mag deze aan derden beschikbaar stellen bij beoogd gebruik door andere informatiesystemen waarbij, indien nodig, een beroep kan worden gedaan op de Inschrijver. E129 Het Regiesysteem kent de mogelijkheid voor andere informatiesystemen om via beveiligde webservices gegevens door te geven; bijv. signalen die verwerkt moeten worden. E130 Het Regiesysteem is in staat om via de aanroep van externe webservices gegevens op te vragen. E131 Opvraging van gegevens via aanwezige webservices wordt gelogd en is door Aanbestedende Dienst te raadplegen. Nr. E132 E133 E134 E135

Beschikbaarheid Het Regiesysteem is 99,9998% beschikbaar voor alle partijen. Het Regiesysteem is via het internet te gebruiken. Het Regiesysteem is geschikt voor gebruik over een 3g/4g netwerk. Het Regiesysteem is bruikbaar op verschillende soorten apparaten (notebook, tablet, smartphone, …)

Nr. Archivering E136 Inschrijver voldoet aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie die gelden voor de Aanbestedende Dienst. E137 Van alle formele archiefbestanddelen wordt tenminste de volgende informatie in de metadata vastgelegd: o inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag; o wanneer, door wie en waarom de archiefbestanddelen zijn opgemaakt of worden ontvangen; o samenhang met andere beheerde archiefbestanddelen; o uitgevoerde beheeractiviteiten o actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en softwareomgeving; o aard van de digitale handtekening (indien aanwezig); o wijze van versleuteling (algoritme) en decryptiesleutel (indien van toepassing) E138 Metadata wordt op gestandaardiseerde wijze toegekend; E139 Archiefbestanddelen worden opgeslagen in valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten. E140 De koppeling tussen een archiefbestanddeel / registratie (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd. E141 Het Regiesysteem importeert, converteert, migreert en exporteert archiefbestanddelen met behoud van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau E142 Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale bestanddelen en hun metadata Vraagspecificatie

19

E143

E144

E145 E146

op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties. De integriteit en leesbaarheid van archiefbestanddelen kan worden vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen. Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt een waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet. Archiefbestanden mogen pas worden vernietigd na toestemming van de Gemeentearchivaris van de Aanbestedende Dienst. Vernietigen van archiefbestanddelen moet zo gebeuren dat deze op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd.

Nr. Conversie E147 De Inschrijver converteert de actuele gegevens in de huidige leefzorgplannen naar het Regiesysteem. De Inschrijver neemt reeds bestaande documenten in het zaakdossier en extranet op in het Regiesysteem. In bijlage II staat een beschrijving van de huidige informatiesystemen en een beschrijving van de database. De bijlage is voor de Inschrijver beschikbaar na het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring.

20

Vraagspecificatie

4

Gewenste functionaliteiten.

Naast de Minimumeisen zoals beschreven in hoofdstuk drie worden in dit hoofdstuk de gewenste functionaliteit beschreven. De beschrijving wordt op twee manieren aangeboden: • Procesbeschrijvingen; • Korte beschrijving van wensen. Middels de prestatieonderbouwing, het kansen- en risicodossier beschrijft de Inschrijver op welke wijze het Regiesysteem de processen en wensen kan ondersteunen.

4.1

Procesbeschrijvingen

Nr. Procesbeschrijvingen W01 De procesbeschrijvingen zijn opgenomen in ‘Bijlage V – Procesbeschrijvingen – Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo’. Dit zijn: • Signaal uit de wijk; • Sociaal wijkteam; • Rechtstreekse verwijzing; • Uitvoeringsteam Individuele ondersteuning; • Uitvoeringsteam Hulp bij het huishouden; • Uitvoeringsteam Jeugd.

4.2

Functionele wensen

Nr. Ondersteuning Samenwerkingsplatform W02 De leden van de MidOffice, Kernteam en Uitvoeringsteam willen op digitale manier samenwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de functionaliteiten van een samenwerkingsplatform zoals digitaal vergaderen, beveiligd communiceren of een gezamenlijke agenda. De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- en risicodossier zijn visie op het samenwerkingsplatform in relatie tot of geïntegreerd in het Regiesysteem. Nr. Managementinformatie W03 De gemeente Venlo heeft de ‘Monitor 3D’ ontwikkeld. De beschrijving van deze monitor is opgenomen in bijlage IV. Het Regiesysteem wordt een nieuwe informatiebron voor de monitor 3D. De Inschrijver beschrijft middels prestatieonderbouwing hoe de ondersteuning van de monitor 3D wordt ingebed in het Regiesysteem. Nr. Burger – Zorgaanbieder – Extern specialist – Mantelzorger - Regisseur W04 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier hoe het Regiesysteem bewerkingen door personen die geen dienstverband hebben met de aanbestedende partij ondersteunt. Nr. Enquête W05 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier de mogelijkheid welke het Regiesysteem biedt om de klantwaardering m.b.t. de geleverde voorzieningen (door de burger) te laten registreren.

Vraagspecificatie

21

4.3

Niet functionele wensen

Nr. Jeugdwet, WMO, Participatiewet en Wet bescherming persoonsgegevens W06 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier de wijze waarop het Regiesysteem voldoet aan de WMO, de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wet bescherming persoonsgegevens. Nr. Flexibiliteit W07 Het sociale domein is volop in ontwikkeling. De gemeente Venlo is samen met zijn burgers en ketenpartners constant op zoek naar innovatie ideeën om het beleid te realiseren en op basis van effecten of resultaten het beleid bij te stellen. In de operationele uitvoering is procesoptimalisatie een speerpunt. Pilots worden gestart, bijgesteld of bij onvoldoende resultaat weer afgesloten. Flexibiliteit is om bovenstaande redenen dan ook gewenst in het ondersteunende Regiesysteem. De Inschrijver beschrijft in de prestatieonderbouwing op welke wijze het Regiesysteem de gewenste flexibiliteit realiseert. W08 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier de wijze waarop het Regiesysteem een regionale functie kan vervullen. Bijvoorbeeld het vervullen van de functie als centrumgemeente. Nr. Gegevenskwaliteit W09 De gegevens die worden geadministreerd moeten een objectief vastgelegde weergave van feiten zijn. Het ontbreken of niet correct zijn van één of meerdere geadministreerde gegevens heeft direct invloed op de managementinformatie, het uitvoeren van het proces of op het leveren van verantwoordingsinformatie naar de raad of landelijke instanties. De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing op welke wijze de gewenste gegevenskwaliteit in het Regiesysteem wordt geborgd. Nr. Koppelbaarheid W10 Gewenst is dat het Regiesysteem nu of in de toekomst gegevens uitwisselt met informatiesystemen van: • Ketenpartners; • GeVS Suwinet; • Diginetwerk/digikoppeling; • Verwijsindex risicojongeren; • Zorgmail; • GCOS; • Gemeentelijke gegevensknooppunt. De gegevensuitwisseling sluit aan bij de KING/VISD uitgangspunten, gemeentelijke StUFstandaarden en de standaarden in het zorgdomein. Van de Inschrijver wordt verwacht in de prestatie onderbouwing te beschrijven op welke manier de Inschrijver meerdere versies van de gemeentelijke StUF-standaarden of de standaarden in het zorgdomein ondersteund en in welk jaar de gegevensuitwisseling met bovenstaande informatiesystemen wordt gerealiseerd. Nr. Gebruikersvriendelijkheid W11 De Inschrijver toont bij presentatie van de Use cases de gebruikersvriendelijkheid van het Regiesysteem. Onder gebruikersvriendelijkheid wordt verstaan dat de eindgebruiker het Regiesysteem effectief, efficiënt en naar tevredenheid kan gebruiken en de wijze waarop het Regiesysteem mensen met een functiebeperking ondersteund.

22

Vraagspecificatie

Nr. Historie gegevens W12 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier hoe het Regiesysteem de historie van gegevens vastlegt. Nr. Anonimiseren van gegevens W13 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier hoe het regiesysteem gegevens (anoniem of niet traceerbaar naar persoon) kan uitwisselen met informatiesystemen van ketenpartners of informatiesystemen voor stuurinformatie. Nr. OTAP W14 De Inschrijver beschrijft middels de prestatieonderbouwing en het kansen- of risicodossier het OTAP beleid van het Regiesysteem.

Vraagspecificatie

23

5

Bijlagen

5.1

Bijlage I Use Cases

Zie document: Bijlage I - Use Cases - Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo.

5.2

Bijlage II Conversie

Zie document: Bijlage II - Conversie - Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo

5.3

Bijlage III Informatiearchitectuur

Zie document: Bijlage III - Informatiearchitectuur - Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo

5.4

Bijlage IV Monitor 3D

Zie document: Bijlage IV – Monitor 3D – Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo.

5.5

Bijlage V Procesbeschrijvingen

Zie document : Bijlage V – Procesbeschrijvingen – Vraagspecificatie Regiesysteem gemeente Venlo.

24

Vraagspecificatie

Bijlage I Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo Use Cases


ADVIES EN BEHEER

bericht_id

team ABIMA

ZAAK_ZAAKNUMMER


Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4

Toelichting ......................................................................................................................... 1 0-situatie .............................................................................................................................. 1 Kernteam ............................................................................................................................. 1 Uitgangspunten ................................................................................................................... 1 Ontvangen melding ............................................................................................................. 2 Toets klantsituatie................................................................................................................ 3 Keukentafelgesprek ............................................................................................................. 3 Monitoren voortgang leefzorgplan ....................................................................................... 4 Productieoverzichten ........................................................................................................... 4 Uitvoeringsteam Jeugd ........................................................................................................ 5 Uitgangspunten ................................................................................................................... 5 Registreren melding ............................................................................................................ 5 Doorzetten casus................................................................................................................. 5 Opstellen gezinsplan / vraagverdieping ............................................................................... 6 Informatievoorziening .......................................................................................................... 9

1

Toelichting

1.1

0-situatie

De inschrijver toont de 0-situatie, waardoor de aanpassingen die aangebracht worden ook inzichtelijk worden. De inschrijver toont en bewerkt het regiesysteem met een 4G verbinding. De inschrijver gebruikt tijdens de demo minimaal twee verschillende apparaten. Een tablet en een laptop. De dataset van de demo dient representatief te zijn voor het aantal cliënten in de gemeente Venlo. +/- 9.000.

1.2

Kernteam

1.2.1

Uitgangspunten

Rol Gezin 1 Vader Moeder Zoon Dochter

Naam

Adres

J. Janssen M. Janssen-Geurts A. Janssen B. Janssen

Garnizoenweg 3, 5928 NA Blerick Garnizoenweg 3, 5928 NA Blerick Garnizoenweg 3, 5928 NA Blerick Garnizoenweg 3, 5928 NA Blerick

Gezin 2 Moeder

P. Pietersen

Zoon

C. Franssen

Prinsessesingel 10, 55911 HT Venlo (Geheim adres) Prinsessesingel 10, 55911 HT Venlo

Huisarts

J. van Arendsbergen

Hulsterweg 19, 5912 PL Venlo

Medewerker Informatie & Advies

R. Peters

Medewerker MidOffice

Eugenie Lambrechts

Coördinator Sociaal Wijkteam VenloNoord

Mariëlle Claassens

Lid kernteam VenloNoord

Sandra Schuurmans

Zorgaanbieder

Stichting de beste zorg

Extern specialist

Altijd Advies

    

J. Janssen heeft een dossier (leefzorgplan) met diverse arrangementen; A. Janssen heeft een arrangement bij het uitvoeringsteam Jeugd; B. Janssen heeft een veiligheidsmelding; P. Pietersen heeft een geheim adres; M. Janssen-Geurts is een zorgmijder; Bijlage I - Use Cases - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

1



1.2.2

De gebruikte rollen in het regiesysteem zijn gelijk aan de ‘definitie van de rollen’ paragraaf 3.2 van de vraagspecificatie regiesysteem gemeente Venlo.

Ontvangen melding



Registreer een melding in het regiesysteem van de burger J. Janssen vanuit de rollen Burger/Bedrijf – Informatie & Advies en MidOffice.



Registreer een rechtstreekse verwijzing van huisarts J. van Arendsbergen door de zorgaanbieder ‘Stichting de beste zorg’ betreffende C. Franssen.



Registreer een melding van P. Pietersen met een geheim adres.



Toon aan dat de rol ‘Burger’ bij de melding over minder registratievelden beschikt als de rol MidOffice.



Toon dat de melding is geregistreerd en zichtbaar is in de werkvoorraad van de medewerker van de MidOffice Eugenie Lambrechts.



Toon het type melding. Rechtstreekse verwijzing, melding burger.



Laat zien de melding van P. Pietersen een geheim adres betreft.



Zoek de melding op basis van BSN nummer van P. Pietersen.



Toon aan dat bij het zoeken op adres meerdere meldingen, rechtstreekse verwijzingen en leefzorgplannen van het gezin Pietersen en Janssen in het zoekoverzicht verschijnen.



Laat zien dat de melding van J. Janssen door de Eugenie Lambrechts kan worden aangevuld met één of meerdere van de tien leefdomeinen.



Laat zien dat de melding van J. Janssen door Eugenie Lambrechts kan worden aangevuld met het type melding (bijvoorbeeld consultatievraag / ondersteuningsvraag / informatievraag.



Toon dat Eugenie Lambrechts een contactmoment vastlegt na een telefonisch onderhoud met J. Janssen.



Toon dat J. Janssen reeds een leefzorgplan heeft en laat zien welke medewerker van het kernteam dit leefzorgplan heeft opgesteld.



Laat zien dat de melding van J.Janssen door Eugenie Lambrechts kan worden doorgezet naar Sandra Schuurmans van kernteam Venlo-Noord.



Toon aan dat de melding van J.Janssen verschijnt in de werkvoorraad van Sandra Schuurmans

2

Bijlage I - Use Cases - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

1.2.3

Toets klantsituatie

Laat zien dat Sandra Schuurman vanuit haar werkvoorraad het dossier van het gezin Janssen opent. Toon dat de reeds opgeslagen informatie in het regiesysteem van het gezin Janssen beschikbaar is. Denk hierbij aan de status van het leefzorgplan, de status van de arrangementen in de backoffice, of de status van het arrangement in het uitvoeringsteam individuele ondersteuning of een melding van Veilig thuis. De informatie die wordt getoond is ‘DAT’ informatie. 

Toon dat B. Janssen een signaal veiligheid heeft.



Toon dat M.Janssen-Geurts een signaal zorgmijder heeft.



Laat zien dat en wanneer het gezin Janssen zich al vaker heeft gemeld voor zorgondersteuning.

1.2.4

Keukentafelgesprek



Laat zien dat de uitnodiging van J. Janssen door Sandra Schuurman voor een keukentafelgesprek wordt vastgelegd in een afspraak.



Toon dat het regiesysteem een afspraakbevestiging genereert.



Laat zien dat het in het dossier mogelijk is om het antwoord te registreren op de vraag of J.Janssen een onafhankelijke cliëntondersteuning wenst.



Toon dat van het gezin Janssen een integraal klantbeeld beschikbaar is.



Toon aan dat het dossier kan worden bewerkt vóór het daadwerkelijk voeren van het keukentafelgesprek.



Laat zien dat dat het mogelijk is om de extern specialist te selecteren uit een voorgedefinieerde lijst. Selecteer de extern specialist Altijd Advies en relateer deze aan het dossier van Janssen.



Toon dat op een beveiligde manier de gegevens van het gezin Janssen kunnen worden gedeeld met de extern specialist Altijd Advies.



Laat zien op welke wijze het leefzorgplan tijdens het keukentafelgesprek wordt geregistreerd.



Laat zien op welke wijze de onderstaande gegevens worden vastgelegd in het leefzorgplan: o identificerende gegevens burger; o identificerende gegevens gezin; o identificerende gegevens contactpersoon; o identificerende gegevens huisarts; o beschrijving huidige situatie per leefdomein; o zelfredzaamheidsscore per leefdomein; o voortgang; o aanwezigheid van professionele regievoering; Bijlage I - Use Cases - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

3

o o o o

afspraken per leefdomein; afspraken wederkerigheid; bestaande en nieuwe arrangementen per leefdomein; ondersteuning op basis van de trap van oplossingen;



Laat zien dat arrangementen worden geselecteerd die worden uitgevoerd door de zorgaanbieder, het uitvoeringteam individuele ondersteuning of de regio specialist Veilig Thuis.



Laat zien welke arrangementen door Sandra Schuurman worden toegekend dan wel afgewezen en op welke wijze hierbij een toelichting kan worden geadministreerd.



Laat zien hoe op basis van het besluit een aanvraagdocument voor de burger kan worden gegenereerd.



Laat zien op welke wijze Sandra Schuurman in het regiesysteem wordt begeleid om bij het gekozen arrangement de juiste zorgaanbieder en iWMO/iJW code te selecteren.



Laat zien op welke wijze J.Janssen zijn eigen dossier digitaal kan bewerken.



Toon het signaal dat wordt gegenereerd nadat J.Janssen zijn eigen dossier heeft bewerkt aan Sandra Schuurman.



Toon op welke wijze (analoog of digitaal) het leefzorgplan wordt ondertekend door J.Janssen.



Laat zien op welke wijze het plan wordt overgedragen aan de backoffice (zorgaanbieder) van de gemeente Venlo, het uitvoeringsteam en de regio specialist.

1.2.5

Monitoren voortgang dossier



Laat zien dat Sandra Schuurman inzicht heeft in de status van de arrangementen van het gezin Janssen.



Laat zien dat Sandra Schuurman inzicht heeft in de beschikkingen welke zijn gegenereerd in de backoffice van de Gemeente Venlo van het gezin Janssen.



Laat zien dat Sandra Schuurman inzicht heeft in de status van het leefzorgplan.

1.2.6

Productieoverzichten



Toon een aantal productieoverzichten: o De gemiddelde doorlooptijd per dossier per gezin; o Het aantal openstaande dossiers per medewerker kernteam; o Het aantal contactmomenten met het gezin Janssen gesorteerd op datum.



Creëer tijdens de demo het productieoverzicht ‘aantal geregistreerde meldingen per leefdomein voor wijkteam Venlo-Noord’.

4


1.3

Uitvoeringsteam Jeugd

1.3.1

Uitgangspunten

Rol Vader: Vriendin Vader Zoon Stiefdochter Moeder Zoon Broer moeder Medewerker MidOffice Coördinator Uitvoeringsteam Jeugd Gezinscoach Regio specialist

Naam Bob Dylan Nina Simone Janis Dylan Candy Dylan Tracy Cutler Craig Dylan Jhonny Cutler Eugenie Lambrechts

Adres Agnes Huijnstraat 3, 5914 PE Venlo Agnes Huijnstraat 3, 5914 PE Venlo Agnes Huijnstraat 3, 5914 PE Venlo Agnes Huijnstraat 3, 5914 PE Venlo Raadhuisplein 1, 5944 Arcen Raadhuisplein 1, 5944 Arcen H.W. Iordensweg 17, 7391 Twello

Dannie Schreurs

Bas Bonten Veilig Thuis

Strekking van de zorgen; Bij Bob Dylan, de vader van Janis, is een Hennepkwekerij opgerold. Tevens trof de politie vader aan terwijl hij een joint rookte in het bijzijn van zijn zoon Janis Dylan. De ouders van Janis zijn gescheiden. Vader Bob woont met nieuwe partner Nina Simone samen in Venlo. Zij wonen hier samen met Janis en Candy Dylan (5), de dochter van vader en nieuwe partner. Vader heeft geen gezag over Janis en Craig. Moeder Tracy Cutler woont in Arcen met Craig Dylan (13), de broer van Janis. Moeder is de gezaghebbende ouder van Janis en Craig. Janis woont tijdelijk bij vader omdat moeder de zorg van Janis niet aankan vanwege haar psychische problemen / depressie. Janis heeft Autisme Spectrum Stoornissen problematiek. Moeder heeft via de site van de gemeente GGZ zorg aangevraagd .

1.3.2

Registreren melding



Laat zien dat vanuit de rol ‘regio specialist’ Veilig Thuis de melding van Janis Dylan wordt geregistreerd.



De regiospecialist beschrijft de situatie en voegt een gespreksverslag toe aan de melding. Laat zien dat het gespreksverslag is toegevoegd.



Laat zien dat de melding verschijnt in de werkvoorraad van de Eugenie Lambrechts.

1.3.3 

Doorzetten casus

Laat zien dat Eugenie Lambrechts de melding overdraagt aan het team gezinscoach.


5



Laat zien dat de melding verschijnt in de werkvoorraad van de coördinator Uitvoeringsteam Jeugd Dannie Schreurs.



Laat zien de melding wordt opgenomen in een nieuw te vormen dossiers van het gezin.



Laat zien dat het regiesysteem het ‘stam’ gezin Dylan kan toevoegen aan het dossier.



Laat zien op welke wijze het regiesysteem laat zien of en welke ouders gezag hebben over de kinderen van het gezin Dylan.



Laat zien van welke leden van het gezin Dylan reeds een actueel of historisch plan beschikbaar is.



Laat zien van welke leden van het gezin Dylan reeds lopende arrangementen aanwezig zijn.



Laat zien dat de melding vanuit de werkvoorraad van Dannie Schreurs kan worden doorgezet naar de gezinscoach Bas Bonten.

1.3.4

Opstellen gezinsplan / vraagverdieping

De Gezinscoach gaat onderzoeken wat de moeder kan betekenen m.b.t. opvang voor de kinderen. Op dit moment komen zij erachter dat moeder ook hulp krijgt vanuit de gemeente Venlo en dat er een LeefZorgPlan ligt voor een verwijzing GGZ hulp. Moeder heeft een zware depressie gekregen toen zij hoorde over de zorgmelding en de risico’s waaraan Janis werd blootgesteld. De situatie bij moeder van Janis is zeer zorgelijk en Janis kan hier zeker niet opnieuw gaan wonen en de kleine draagkracht die moeder had is nu ook weg wat betekend dat er ook een plek voor de Craig gezocht moet worden. Voor moeder wordt een nieuw arrangement aangemaakt middels het LZP om de GGZ hulp aan te vullen met individuele begeleiding. 

Laat zien dat de gezinscoach Bas Bonten en leefzorgplan van het gezin Dylan kan openen.



Laat zien dat moeder Tracy Cutler reeds een arrangement GGZ hulp heeft.



Laat zien dat met moeder Tracy Cutler meerdere contactmomenten zijn geweest.



Laat zien dat de melding van moeder bij Bas Bonten komt en niet verschijnt in de werkvoorraad van het kernteam in Arcen.



Laat zien dat Bas Bonten het dossier kan bewerken en aanvullen met de beschreven situatie.



Laat zien dat de huisarts van Tracy Culter reeds zichtbaar is in/of kan worden toegevoegd aan het dossier;



Laat zien dat Bas Bonten een nieuw arrangement maakt in het leefzorgplan ‘individuele begeleiding’.



Toon dat Bas Bonten inzicht heeft in vervolgafspraken met het gezin Janssen.

6




Toon dat Bas Bonten inzicht heeft in de zorgaanbieders die betrokken zijn in het gezin Janssen, zodat hij zijn regierol kan vervullen.



Laat zien dat een concept plan kan worden geprint.

De Gezinscoach beslist hierna een Sociale Netwerk Strategie traject te starten om te kijken of de kinderen in het netwerk kunnen worden opgevangen. LZP wordt op naam van beide kinderen gemaakt. Zij vinden de broer (Johnny Cutler) van moeder, bereid om de kinderen op te vangen. Johnny wil alleen de kinderen van moeder opvangen maar Candy niet. Johnny woont in Twello en wil deze plaatsing graag officieel maken door netwerkpleeggezin te worden. Aangezien moeder met gezag in Arcen woont is de Gemeente Venlo aan zet om deze hulp te arrangeren. De gemeente Venlo heeft geen raamcontract met de zorgaanbieder in Twello. De zorgaanbieder vraagt een beschikking voor screening en begeleiding en pleegzorg. 

Laat zien dat Johnny C kan worden toegevoegd en 1ste contactpersoon is.



Toon aan dat bovenstaand arrangement gekozen kan worden.



Laat zien dat het niet mogelijk is om de zorgaanbieder uit Twello bij het arrangement te selecteren, aangezien deze zorgaanbieder geen raamcontract met de gemeente Venlo heeft.

Omdat er momenteel een gezagsvacuüm lijkt te ontstaan denkt de Gezinscoach aan een Verzoek tot onderzoek(VTO). Moeder wil wel maar kan niet en vader lijkt het niet meer te willen. Om dit te bespreken brengt de gezinscoach de casus in binnen het beschermtafel. Deze komen tot dezelfde ordening en zij levert het verzoek tot onderzoek aan bij de MIDoffice die het vervolgens doorzet via CORV naar de RvdK. Er wordt een ondertoezichtstelling met machtiging uithuisplaatsing gevraagd. 

Eugenie Lambrechts van de MidOffice opent het dossier van het gezin Dylan en registreer een ‘verzoek tot onderzoek’.



Laat zien dat Eugenie Lambrechts het VTO kan downloaden uit het dossier ter voorbereiding van het overleg met de beschermtafel.



Toon aan dat Eugenie het resultaat van het overleg kan toevoegen aan het dossier.



Toon, voor zover mogelijk, dat het ‘verzoek tot onderzoek’ vanuit het regiesysteem kan worden doorgezet naar de Raad voor de Kinderbescherming m.b.v. CORV.



Toon een overzicht van welke jeugdige in het regiesysteem een VTO is aangevraagd.



Laat zien, voor zover mogelijk, dat het besluit van de Raad voor de Kinderbescherming m.b.v. CORV wordt ontvangen in het regiesysteem.



Laat zien dat Eugenie Lambrechts het besluit kan registeren in het regiesysteem en Bas Bonten een signaal hiervan ontvangt.

Candy wordt, met goedkeuring van haar moeder geplaatst binnen de crisisopvang van Gastenhof omdat zij vermoedelijk kampt met een cognitieve beperking. Haar moeder kan haar niet opvangen omdat zij bij vader weg is gegaan en nu wisselt tussen vrienden, kennissen en familie. Bijlage I - Use Cases - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

7

8



Bas Bonten opent het dossier en voegt bovenstaand arrangement toe aan het dossier.



Bas Bonten genereert een Leefzorgplan op basis van de geadministreerde gegevens.


1.4

Informatievoorziening



Laat voor zover als mogelijk zien hoe de (niet) natuurlijke personen worden ingelezen en wijzigingen worden uitgevoerd op basis van de stuf-standaarden.



Laat voor zover als mogelijk zien op welke wijze gegevens worden overdragen naar de BackOffice applicatie GWS4all op basis van de stuf-standaarden.



Toon de wijze waarop het regiesysteem bulk data kan exporteren ten behoeve van managementinformatie.



Toon de wijze waarop het regiesysteem zaakinformatie uitwisselt op basis van de stufstandaarden.



Laat zien op welke wijze het regiesysteem authentiseert en autoriseert.



Laat zien dat het regiesysteem op veldniveau kan autoriseren.



Laat zien dat een logging van systeemhandelingen in het regiesysteem beschikbaar is.



Laat zien dat de gegevens encrypt worden opgeslagen.



Laat zien dat het regiesysteem voldoet aan de wettelijke archiefstandaarden.



Laat zien dat het regiesysteem voldoet aan de wet bescherming persoonsgegevens en de jeugdwet.


9

Bijlage II Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo Informatie m.b.t. conversie

Vertrouwelijk document Niet openbaar i.v.m. bedrijfsgevoelige informatie (Informatiebeveiliging)

Bijlage II - Conversie - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

1

Bijlage III Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo Informatiearchitectuur gewenste situatie.


ADVIES EN BEHEER

bericht_id

team ABIMA

ZAAK_ZAAKNUMMER


Bijlage III - Informatiearchitectuur - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

1

Bijlage IV Monitor 3D gemeente Venlo

Gemeente Venlo Werkgroep Monitoring 3D 23-6-2015

Gemeente Venlo | Beschrijving Monitor 3D

Monitor 3D | gemeente Venlo

Pagina 2 van 37

Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................................................................... 3 1 Inleiding .......................................................................................................................................... 4 2 Uitgangspunten monitor 3D Venlo.................................................................................................. 5 3 Monitormodel 3D Venlo ............................................................................................................... 10 3.1 Model ................................................................................................................................ 10 3.2 Modulaire opbouw monitor 3D ........................................................................................ 12 3.3 Wijkgerichte presentatie ................................................................................................... 12 3.4 Fasering ontwikkeling Monitor ......................................................................................... 14 4 Toelichting onderdelen Monitor ................................................................................................... 15 4.1 DNA van de Wijk ............................................................................................................... 16 4.2 Dashboard Maatwerkvoorzieningen ................................................................................. 18 4.3 Dashboard Wijkteams ....................................................................................................... 19 4.4 Dashboard Toegang .......................................................................................................... 21 5 Organisatie Monitor 3D ................................................................................................................ 24 5.1 Organisatie ........................................................................................................................ 24 5.2 Aansluiting met andere monitors ..................................................................................... 24 6 Bijlagen ......................................................................................................................................... 27 6.1 Begrippenlijst Monitor 3D ................................................................................................. 28 6.2 Organisatie Monitor 3D .................................................................................................... 31 6.3 Indeling maatwerkvoorzieningen en leefdomeinen.......................................................... 34 6.4 Voorbeeld analyse wijkprofielen voorzieningengebruik op basis van DNA van de wijk .... 35 6.5 Monitormodel 3D Venlo ................................................................................................... 36

Leeswijzer en doel notitie De notitie beschrijft het monitormodel 3D van de gemeente Venlo. In de tekst zijn telkens ter illustratie voorbeelden gegevens van de monitorgegevens die uit monitor 3D van Venlo gegenereerd kunnen worden, gebaseerd op daadwerkelijke cijfers. Dit om zicht te krijgen op de inhoud en gebruiksmogelijkheden van de diverse onderdelen van de Monitor 3D. Het betreft dus geen managementrapportage o.i.d., maar is vooral bedoeld om een beeld te krijgen hoe de monitor 3D is opgebouwd en welke type gegevens beschikbaar zijn om in de diverse Monitorrapportages te presenteren. Colofon De Monitor 3D is ontwikkeld door de werkgroep Monitor 3D. Hierin hebben de volgende personen zitting:  Ward van Miltenburg/ directeur bedrijfsvoering  Peter Bertens/ Afdeling Maatschappelijke ontwikkeling  Gertie Stokmans/ Afdeling Samen leven en werken/Wijkteams  Jos Beckers/ Afdeling Advies en Beheer  Pascal Clabbers/ Afdeling Advies en Beheer  Vincent Tabbers/ Afdeling Advies en Beheer  Nicole Zwaan/ Staf bestuur en directie  Maarten Thönissen/ extern adviseur

Gemeente Venlo | Beschrijving Monitor 3D

1

Inleiding

De gemeenten staan als gevolg van maatschappelijke en demografische ontwikkelingen, de decentralisaties van rijkstaken naar de gemeenten (jeugdzorg, nieuwe Wmo en Participatiewet) én bezuinigingen, voor een grote transformatie-opgave in het Sociaal Domein. De druk op de transformatie is bovendien hoog met de forse stelselwijzigingen: de drie decentralisaties (3D) naar gemeenten, de nieuwe Zorgverzekeringswet (Zvw) en de nieuwe Wet langdurige zorg (Wlz). Een gehele nieuwe aanpak, werkwijze en cultuurverandering is nodig om deze transformatie voor elkaar te krijgen. De gemeente Venlo heeft de uitdaging in het Sociaal Domein voortvarend opgepakt. Er is integraal beleid ontwikkeld op alle onderdelen van de drie decentralisaties, er wordt intensief samengewerkt met de Zorgverzekeraar voor een gezamenlijke aanpak en afstemming in het sociaal domein, er heeft samen met de andere gemeenten in Noord-Limburg een 3D-brede inkoop van voorzieningen plaatsgevonden en “last but not least” heeft de gemeente Venlo forse stappen gezet in de nieuwe gekantelde werkwijze door middel van een wijkgerichte aanpak, dicht bij de burger en in de wijken. De Huizen van de Wijk zijn ingericht en het concept van sociale wijkteams is over de volle breedte ingevoerd. De kernteams, die de toegang naar ondersteuning verzorgen, zijn operationeel in alle wijken en dit jaar gaan ook de uitvoeringsteams van start, die de ondersteuning van burgers integraal gaan oppakken. Met de decentralisaties is het budget in het Sociaal Domein fors gegroeid. In zijn totaliteit bedraagt het budget in de gemeente Venlo € 123.000.000,-- (incl. de taken beschermd wonen voor de regio Noord- en Midden-Limburg). Tezamen met de bezuinigingsopgave heeft dit een grote impact op het “huishoudboekje” van de gemeente Venlo. Om dit transformatieproces in goede banen te leiden, binnen de financiële kaders, heeft de gemeente Venlo behoefte aan basisinformatie, waarmee het beleid en de uitvoering geëvalueerd en bijgestuurd kan worden. Kort gezegd wil de gemeente beter/meer zicht krijgen op de omvang, aard en kosten van de ondersteuning en de ondersteuningsbehoefte van de (kwetsbare) burgers én de eigen kracht en mogelijkheden van de burger en zijn sociale omgeving/ de wijk. Deze basiskennis is:  Bij voorkeur op wijk(team)niveau beschikbaar om effectief beleid te kunnen ontwikkelen en maatwerk in de uitvoering te realiseren, dicht bij de behoefte en mogelijkheden van burger en wijken.  Integraal en in samenhang voor alle (leef)domeinen in het Sociaal Domein. De gemeente Venlo heeft daarvoor de monitor 3D ontwikkeld. Het gaat daarbij om één samenhangende monitor, die inzicht geeft op alle onderdelen van de drie decentralisaties (en de relaties met de Zvw en Wlz) én inzicht geeft in de verschillende aspecten van sturingsinformatie, zoals aantallen, kosten, resultaat, klanttevredenheid, kwaliteit en proces. Deze gegevens tezamen moeten zicht geven op de ontwikkeling/voortgang van de transformatie. In deze notitie wordt een beschrijving gegeven van de monitor 3D in Venlo.


Pagina 4 van 37

2

Uitgangspunten monitor 3D Venlo

Als je hetzelfde blijft doen, houd je hetzelfde Duidelijk moge zijn dat de uitdaging waar de gemeente en de gemeenschap voor staat, niet met de geijkte aanpak vormgegeven kan worden. Er zal anders gedacht en anders gewerkt moeten worden om de benodigde cultuurverandering en de systeemveranderingen voor elkaar te krijgen. Om de transformatie van het Sociaal Domein te laten slagen zullen we de zorg en ondersteuning anders moeten definiëren en ook anders organiseren. Van systeemwereld naar leefwereld: van beleidsindelingen naar leefdomeinen Met de bestaande indelingen in beleidsvelden, financieringsstromen, organisaties en systemen kunnen we onvoldoende de samenhang, integraliteit en kanteling in het sociaal domein vormgeven. Het concept van de arrangementenwaaier kan helpen bij het vormgeven van de transformatie. We werken denken hierbij vanuit de leefwereld van mensen in plaats van de systeemwereld, waarbij we een indeling in 10 leefdomeinen hanteren in plaats van de beleids- en financieringsgerichte indelingen, omdat de traditionele beleidsindelingen (Wmo, Jeugd, Participatiewet, Zorgverzekering (Zvw) en Wet langdurige zorg (Wlz)) nog altijd tot een verkokerde aanpak leiden. Vele mensen hebben zelfredzaamheidsproblematiek op meerdere gebieden en ontvangen ook ondersteuning uit meerdere beleidskokers. Op dit moment is dat vaak versnipperd georganiseerd. Meerdere professionals, aangestuurd vanuit verschillende beleidssectoren en financieringspijlers “bemoeien” zich, vaak langs elkaar heen, met één persoon of gezin, ieder vanuit zijn/haar eigen werkveld.

Met de drie decentralisaties en de nieuwe Zorgverzekeringswet en de Wet Langdurige zorg, zijn weliswaar meer taken terecht gekomen bij gemeenten en zorgverzekeraar, maar het is geen vanzelfsprekendheid dat de schotten tussen de beleidsvelden verdwijnen, zowel niet binnen de gemeente (Wmo, Jeugdhulp en Participatiewet), als daarbuiten (Zvw en Wlz). Denken en handelen vanuit de leefwereld van mensen (leefdomeinen en trap van oplossingen) kan dit doorbreken. We hanteren daarbij de Arrangementenwaaier als verbeelding van de transformatie.


Pagina 5 van 37

De Arrangementenwaaier maakt in één model de samenhang tussen de twee dominante invalshoeken van de transformatie in het Sociaal Domein inzichtelijk:  De integrale aanpak over alle leefdomeinen (de kleuren).  De kanteling van de ondersteuning/ trap van oplossingen (de cirkels) Deze beide invalshoeken (10 leefdomeinen en de kanteling) tezamen, levert de Arrangementenwaaier op. De Arrangementenwaaier geeft in één oogopslag de Transformatie van het Sociaal Domein weer.

2

1

3

Leefdomeinen Financien Werk/Opleiding Wonen Persoonlijke Verzorging/ Huishouden Mobiliteit Sociale participatie Fysieke gezondheid Mentale gezondheid

=

+ Eigen kracht Sociaal netwerk

Regie

Algemene voorziening

Opvoeden

Maatwerk voorziening

Invalshoek 1: Integraal 10 leefdomeinen. Over beleidssectoren heen.

Invalshoek 2: Trap van oplossingen Eigen kracht Sociaal netwerk Algemene voorzieningen Maatwerkvoorzieningen.

3: Arrangementenwaaier Integraal Samenhang Beeld van de transformatie

Leefdomeinen Redenerend vanuit de leefwereld is gekozen voor een indeling in 10 leefdomein. Deze 10 leefdomeinen zijn gebaseerd op indelingen die binnen de Zorg, Jeugdhulp, Welzijn, Wmo en Arbeidsparticipatie gemeengoed zijn. De 10 leefdomeinen bestrijken álle aspecten, die bepalen of een individu of gezin zelfredzaam is en volwaardig kan deelnemen aan de samenleving. Het is daarmee een indeling die beter aansluit bij de leefwereld van de burger, dan de beleids-/ financieringsgerichte indeling. Kantelingscirkels/trap van oplossingen De kanteling, of beter: trap van oplossingen, bestaat uit oplossingen voor zelfredzaamheidsproblematiek, die samen met de burger, gezocht worden in de volgende vier ondersteuningscirkels:  Eigen kracht  Sociaal netwerk  Algemene voorzieningen  Maatwerkvoorzieningen


Pagina 6 van 37

Kenmerken van de oplossingen in de ondersteuningscirkels zijn:  Eigen kracht: burger, gezin, mantelzorg. Hierbij wordt door de persoon of het gezin zelf gewerkt aan een oplossing van zijn/haar zelfredzaamheidsproblematiek. Kenmerk: zelfzorg, mantelzorg.  Sociaal netwerk: sociale verbanden buiten de directe leefeenheid die een bijdrage leveren aan de zelfredzaamheid van de betrokkene. Dit is breed op te vatten, dus vrienden, familie, buren, vrijwilligers, verenigingen, buurtorganisaties, sociale (wijk)coöperaties, informele zorg. Hierbij wordt de burger/sociale verbanden aangesproken om te helpen bij oplossen van zelfredzaamheidsproblematiek. Kenmerken: vrijwilligersinzet, door burgers/buurten/sociale verbanden ontwikkeld en uitgevoerd.  Algemene voorzieningen: algemeen en professioneel ondersteuningsaanbod, dat direct voor iedereen toegankelijk is of op verwijzing (maar zonder indicatie). Kenmerken: (veelal) collectief, algemeen van aard, zoveel mogelijk tijdelijk, gericht op empowerment, in eigen kracht zetten van individu en sociale netwerken. Innovatieve producten ter vervanging van individuele voorzieningen. Onderscheid met sociaal netwerk is vooral dat het initiatief bij professionele partijen ligt.  Maatwerkvoorzieningen: professionele ondersteuning gericht op versterking zelfredzaamheid van individu. Van algemeen/lichter (bv. individuele begeleiding) tot zeer specialistisch/zwaar (b.v. interventies/bemoeizorg). Deze voorzieningen zijn alleen op indicatie toegankelijk, waarvoor de burger dan ook een beschikking ontvangt en de (gecontracteerde) aanbieders een opdracht. Kenmerken: professioneel, specialistisch, vangnet, gekoppeld aan zelfredzaamheidsproblematiek van individu. Als je hetzelfde blijft kijken, blijf je hetzelfde zien Dezelfde veranderopgave geldt voor de monitoring van het sociaal domein. Als we op dezelfde wijze blijven kijken naar de gegevens als voorheen (d.w.z. per beleidssector en vooral gefocust op aanbod, systemen en financiën) krijgen we geen zicht op de samenhang in de transformatie en zullen we dus ook de transformatie niet kunnen volgen en ons beleid bijsturen. We willen ook in de monitoring ook toe naar een nieuwe denkwijze en aanpak die aansluit bij de transformatie van het sociaal domein. Huidige monitors niet toereikend De huidig gegevensmonitoring en -analyses sluiten niet aan bij de transformatie in het Sociaal Domein. De huidige monitoringsgegevens geven onvoldoende inzicht in de samenhang en mate van transformatie van het Sociaal Domein en beperken zich tot slechts een deel van de ondersteuning. Deze gegevens kenmerken zich door:  Versnippering. Het betreft gegevens die vanuit elk afzonderlijk beleidsterrein (al dan niet) beschikbaar zijn. De integraliteit en samenhang tussen de verschillende leefdomeinen komt daarmee niet tot uitdrukking. Bovendien zijn de gegevens uit de verschillende systemen vaak niet goed te combineren.  Eenzijdigheid. Er zijn vooral gegevens beschikbaar met betrekking tot de maatwerkvoorzieningen. Duidelijke gegevens over oplossingen in de ondersteuningscirkels algemene voorzieningen, sociaal netwerk en eigen kracht ontbreken of zijn slechts summier beschikbaar.  Te groot en verschillend aggregatieniveau. Gegevens worden vaak niet op wijkniveau gepresenteerd maar gemeenteniveau, waarmee deze gegevens weinig concrete houvast geven voor het werken op wijkniveau, dicht bij de burger. Binnen rapportages bestaan ook vaak verschillende aggregatieniveaus.  Aanbodgericht. De gegevens geven slechts een beeld van het (bestaande) aanbod aan (met name) maatwerkvoorzieningen. Gegevens met betrekking tot de vraag/behoefte van burgers en kenmerken van doelgroepen worden niet of nauwelijks betrokken in de bestaande monitoring, terwijl deze gegevens juist van belang zijn om inzicht te krijgen in de kanteling en transformatie. Monitor 3D | gemeente Venlo

Pagina 7 van 37

De Arrangementenwaaier: kapstok voor transformatie, kapstok voor de monitor 3D Om de transformatie inzichtelijk te maken, gebruiken we de arrangementenwaaier als kapstok voor de gegevenspresentatie in de monitoring. De arrangementenwaaier wordt bovendien ook gebruikt bij beleidsvorming en de uitvoering, onder andere door de wijkteams in het leefzorgplan. Door met dezelfde beeldtaal te werken in uitvoering, beleidsvorming en monitoring, wordt de monitoring herkenbaar en bruikbaar voor alle actoren in het Sociaal Domein. Uitgangspunten transformatie zijn invalshoeken monitoring Willen we de transformatie goed kunnen volgen, dan zullen we dus ook de monitor in moeten richten volgens de uitgangspunten van de transformatie. In onderstaand schema is aangegeven wat de centrale uitgangspunten van de transformatie sociaal domein betekenen voor de uitgangspunten/invalshoeken van de monitor sociaal domein. Uitgangspunten transformatie Sociaal domein Integraal  Niet meer denken in beleidspijlers, maar in leefwereld en leefdomeinen.  Samenhang tussen problematieken betekent ook samenhang in oplossingen.  1 gezin, 1 plan.  Integrale arrangementen in plaats van sectorale producten

Kanteling  Kijken naar mogelijkheden in plaats van beperkingen.  Trap van oplossingen: kijken wat mensen en hun sociaal netwerk zelf kunnen, welke oplossingen in algemene, lichtere voorzieningen gevonden kunnen worden en welke individuele, zwaardere ondersteuning of interventies nodig zijn. Dichtbij de burger  Wijkgerichte aanpak, sociale wijkteams  Arrangement samen met de burger.  Gebruik maken van de kracht van de samenleving  Maatwerk leveren

Samenwerken en kennisdelen.


Invalshoeken monitor Inzicht in samenhang  De monitor combineert gegevens uit de verschillende systemen en maakt de samenhang inzichtelijk.  De gegevens m.b.t. de 3D en andere onderdelen van het Sociaal Domein (Inkomen, Ggezondheid, leefbaarheid etc.) worden t.z.t. gecombineerd met gegevens van andere actoren in het Sociaal Domein (Zorgverzekeraar, Zorgkantoor en UWV). Zicht op alle ondersteuningsniveau’s  De monitor richt zich niet alleen op de maatwerkvoorzieningen en het ondersteuningsaanbod, maar geeft ook zicht op de eigen kracht en zelfredzaamheid van burgers en buurten en de oplossingen in algemene voorzieningen.

Wijk en doelgroepgerichte informatie  De monitor geeft inzicht geven op doelgroepen wijkniveau.  De gegevens 3D worden gerelateerd aan (demografische) gegevens van burgers en buurten.  De monitor ondersteunt de wijkgerichte aanpak. Gegevensuitwisseling  De monitor is bruikbaar en beschikbaar voor alle actoren (Huis van de Wijk en wijknetwerken, uitvoerend professionals, wijkteams, beleidsmakers, management en bestuur).  De kennis wordt gedeeld met samenwerkingspartners.

Pagina 8 van 37

Samengevat betekent dit dat in de monitor 3D de gegevens volgens de volgende invalshoeken ontsloten en gepresenteerd worden:  Op wijk(team)niveau.  Op alle domeinen, zowel de gemeentelijke 3D als andere onderdelen van het Sociaal Domein (Zorg, Werk en Inkomen).  Op de vraag/behoefte en mogelijkheden van burgers en wijken.  Op de gehele trap van oplossingen/ondersteuningsniveaus, die bijdragen aan de zelfredzaamheid en participatie van burgers. Zicht op transformatie door samenstel van indicatoren De transformatie is niet in één of enkele indicatoren of met enkele getallen te meten. Om daadwerkelijk zicht te krijgen op de transformatie zullen de gegevens gecombineerd, geanalyseerd en geïnterpreteerd moeten worden. Juist de combinatie van de verschillende indicatoren én de verrijking van de gegevens door vergelijking en benchmark geeft inzicht voor beleidsvorming en uitvoering. Dit kan door:  Alle uitgangspunten en invalshoeken in samenhang te bekijken en analyseren. Zo geeft de ontwikkeling van kosten of afname/toename van maatwerkvoorzieningen slechts een deel van de transformatie weer. Dit geldt evenzeer voor een goede of slechte klanttevredenheidsscore of resultaten van een buurtpeiling. Deze indicatoren afzonderlijk geven onvoldoende zicht op de transformatie, een combinatie van indicatoren geeft dit wel.  Tijdsgerelateerde presentatie van gegevens, waarmee zicht komt op trends en ontwikkelingen. Door gegevens door de tijd heen te volgen en vergelijken met een vaste peildatum of beginsituatie, kan gevolgd worden of de transformatie ook op gang komt.  In de monitor niet alleen absolute getallen te hanteren, maar ook relatieve cijfers en gegevens van wijken en wijkteams te vergelijken met referenties. Op die manier krijgen cijfers betekenis en geven ze inzicht. Zie onderstaande figuur als voorbeeld. % van de doelgroep dat gebruik maakt van maatwerkvoorziening 10,0%

9,0% 8,0% 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0%

1,0% 0,0%

Tegelen-Centrum

Gemeente Venlo

Relatieve cijfers zeggen vaak meer dan absolute getallen en benchmark geeft inzicht in de verschillen per wijk(team). B.v.: 3300 huishoudens in Venlo hebben Hulp bij het Huishouden, dat is 8% van de huishoudens en in Tegelen centrum is dat 10%. Deze laatste relatieve cijfers geven meer inzicht in ondersteuning die geboden wordt, dan het absolute getal 3300.


Pagina 9 van 37

3

Monitormodel 3D Venlo

3.1 Model Op basis van de bovengenoemde uitgangspunten van de transformatie én met de Arrangementenwaaier als kapstok, is door de gemeente Venlo een monitormodel ontwikkeld, waarmee de transformatie inzichtelijk te maken is. Het monitormodel is opgebouwd uit twee invalshoeken:  Inhoudelijke indeling volgens de trap van oplossingen, d.w.z. dat de monitor inzicht geeft op de volgende onderdelen: ▪ De burger ▪ De wijk/gemeenschap ▪ De toegang in het sociaal domein ▪ De eigen kracht en zelfredzaamheid ▪ Het sociale netwerk ▪ Algemene voorzieningen ▪ Maatwerkvoorzieningen van de gemeente ▪ Niet-gemeentelijke ondersteuning/zorg vanuit Zvw, Wlz en UWV.  Verschillende type indicatoren, waarbij de monitor inzicht geeft op de volgende aspecten: ▪ Kwantitatieve gegevens (aantallen mensen, aantallen maatwerkvoorzieningen etc.) ▪ Kosten (kosten van toegang, van algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen). ▪ Resultaat: gegevens m.b.t. de resultaten en effecten van de interventies. ▪ Kwaliteit, bestaande uit de volgende onderdelen: - Klanttevredenheid - Proceskwaliteit - Kwaliteit van product of arrangementen Beide invalshoeken levert onderstaande monitormodel 3D van de gemeente Venlo op (zie bijlage voor groter exemplaar). Leefdomeinen/ beleidsonderdelen

Trap van oplossingen

Indicatoren

Model Monitor 3D Venlo Indic atoren Onderdeel

Burger/wijk

Demografische gegevens/ DNA van de wijk

Centrale toegang gemeente

Informatie en advies Midoffice Kernteams Back office Veilig Thuis Zorg- en Veiligheidshuis Toegang via derden

Toegang regionaal Toegang via derden Eigen kracht

Zelfredzaamheid Eigen kracht

Sociaal netwerk

Algemeen

Algemene voorzieningen

Algemeen

Maatwerkvoorzieningen

Uitvoeringsteams HbH, Jeugd, Individuele Ondersteuning Algemeen Wmo Algemeen Jeugd Algemeen Participatiewet Beschermd wonen Jeugdzorg+ Jeugdbescherming Jeugdreclassering Maatschappelijke opvang/Vrouwenopvang/Crisisopvang

Wettelijk regime (gemeente niet verantwoordelijk)

Zorgverzekeringswet Wet langdurige zorg

Transformatie

Samenstel van indic atoren


G eg evens Kos ten

Res ul ta a t

Kwa l i tei t Kl a nttevreden Proces Product/ hei d a rra ng em ent

Transformatie

W i j ( k) kra cht i n V enl o

Pagina 10 van 37

In onderstaande de figuur is schematisch een toelichting gegeven hoe de trap van oplossingen in het monitormodel verwerkt is en welke informatie de verschillende onderdelen genereren. Tevens is aangegeven hoe dit aansluit op de arrangementenwaaier. Model Monitor 3D Venlo K anteling/ Trap van oplossingen

Arrangementen Gegevens waaier

Burger/wijk

Gegevens m.b.t. kenmerken burgers/doelgroepen en wijken. Onder meer demografische gegevens, sociaal economische kenmerken, gezondheid, vitaliteit, leefbaarheid etc.

Toegang gemeente

Gegevens m.b.t. de toegang naar onnersteuning. Van informatie en advies en verwijzing tot en met het opstellen van een leefzorgplan/arrangement door kernteams en de toegang naar maatwerkvoorzieningen. Zowel informatie over de gemeentelijke toegang,regionale toegang als toegang via derden (Zorgverzekeraar, WLZ).


Gegevens over de zelfredzaamheid en oplossingen die de burger/gezin zelf organiseert ome te voorziening in hun ondersteuningsbehoefte.

Sociaal netwerk

Gegevens over de sociale samenhang van buurten en wijken en de oplossingen voor zelfredzaamheidsproblematiek die binnen het sociaal netwerk gevonden worden.


Gegevens over de vrij toegankelijke algemene voorzieningen op alle leefdomeinen (waaronder Huizen van de Wijk), het gebruik van deze voorzieningen en de oplossingen voor zelfredzaamheidsproblematiek die in deze voorzieningen gevonden worden.


Individuele ondersteuning die alleen via de gemeentelijke toegang ingezet kan worden. Zowel via de kernteams als via de regionale toegang naar ondersteuning. Het betreft de gemeentelijke maatwerkvoorzieningen op alle 10 de leefdomeinen.


Zorg en ondersteuning vanuit de niet gemeentelijke financieringspijlers. Het betreft voorzieningen vanuit Zvw en Wlz (leefdomeinen fysieke en mentale gezondheid, wonen, mobiliteit) en UWV (leefdomeinen werk/opleiding en financien).

Transformatie

Samenstel van bovenstaande gegevens die zic ht geeft op de transformatie

Alhoewel de monitor 3D zich in eerste instantie richt op de drie decentralisaties, voorziet het model wel in een toekomstige verbreding met de andere onderdelen van het Sociaal Domein. Op een aantal onderdelen worden, met name ten behoeve van de beleidsanalyses, op dit moment al gegevens van de aanpalende terrein zoals Zorg, Werk en Inkomen meegenomen.


Pagina 11 van 37

3.2 Modulaire opbouw monitor 3D Zoals uit het model duidelijk wordt bestaat het monitormodel uit veel verschillende onderdelen en indicatoren. Voor elk onderdeel zijn verschillende indicatoren ontwikkeld, waarmee zicht verkregen wordt op het betreffende deelgebied. De gegevens zullen allen opgehaald worden uit verschillende bronnen en samengebracht in een “Datawarehouse”. Van daaruit zal de Monitor 3D modulair opgebouwd worden , waarbij de verschillende (relevante) onderdelen bij elkaar gebracht worden en gepresenteerd worden in “Dashboards” naar behoefte van de gebruiker en gewenste frequentie van rapportage. Zo zal de rapportage aan de gemeenteraad veelal op hoofdlijnen plaatsvinden per kwartaal of per half jaar, zal het management een maandelijkse rapportage willen over de voortgang, uitputting van budgetten etc., zullen de coördinatoren van de wijkteams dagelijks inzicht willen hebben in de stand van zaken m.b.t. de toegang, leefzorgplannen en inzet van arrangementen en zullen de beleidsmakers jaarlijks alle gegevens bij elkaar willen brengen om de transformatie en effecten van beleid te kunnen meten. Vanuit de verschillende modules zal voor de verschillende gebruikersgroepen op maat een Dashboard ingericht worden.

3.3 Wijkgerichte presentatie De gemeente Venlo heeft nadrukkelijk voor een wijkgerichte aanpak gekozen, om maatwerk dicht bij de burger te kunnen leveren en de burgers en het sociaal netwerk/ de gemeenschap een belangrijke rol te kunnen geven in de transformatie van het sociaal domein. De gegevenspresentatie in de monitor is dan ook volgens het concept van de wijkteams ingericht. Primair wordt uitgegaan van gegevenspresentatie op niveau van de 12 wijkteams en de gemeente Venlo als geheel. Daarnaast zijn de gegevens op wijkniveau (postcode 4) beschikbaar en kunnen deze voor bepaalde analyses ook gebruikt worden. Voor sommige wijkteams geldt immers dat zij meerdere wijken omvatten, die qua kenmerken verschillend zijn. Werkgebied

Blerick-Zuid

Voorzieningengebruik wijken

Blerick-Zuid/Vossener/Hout-Blerick

Wijkteam Blerick-Zuid omvat de drie wijken Blerick-Zuid, Vossener en Hout-Blerick. Zoals uit bovenstaande figuur blijkt verschillen deze drie wijken qua voorzieningengebruik aanzienlijk. Voor de uitvoering en beleidsanalyses zullen dan ook, naast de primaire gegevenspresentatie per wijkteam, ook gegevens op wijkniveau gebruikt worden. Zie hoofdstuk 4 voor toelichting op de profielen voorzieningengebruik.


Pagina 12 van 37

Onderstaand is de indeling in wijkteams en wijken weergegeven.

Wijkteam: gegevenspresentatie


Wijk: gegevens beschikbaar

Pagina 13 van 37

3.4 Fasering ontwikkeling Monitor De Monitor 3D is op dit moment volop in ontwikkeling. Een aantal onderdelen is gereed (zie beschrijvingen in volgende hoofdstuk). Andere onderdelen zullen op korte termijn of langere termijn operationeel kunnen zijn, afhankelijk van de beschikbaarheid van de brongegevens en frequentie van gegevensverzameling. In onderstaande figuur is schematisch weergegeven welke onderdelen op korte of lange termijn ingericht kunnen worden en wat de bronnen van de betreffende indicatoren zijn. Korte termijn: Systemen gemeente

Lange termijn: onderzoeken

Lange termijn: KTO

Lange termijn: Contractbeheer

Model Monitor 3D Venlo Indic atoren W i j ( k) kra cht i n V enl o

Onderdeel

Burger/wijk






Sociaal netwerk

Algemeen


Algemeen





Transformatie



G eg evens Kos ten

Res ul ta a t

Kl a nttevreden hei d

Kwa l i tei t Proces Product/ a rra ng em ent

Pagina 14 van 37

4

Toelichting onderdelen Monitor

De volgende onderdelen/modules van de Monitor 3D zijn inmiddels gereed:  DNA van de Wijk  Dashboard maatwerkvoorziening  Dashboard Wijkteams  Dashboard Toegang Met deze onderdelen is een aanzienlijk deel van de monitor operationeel, dat essentieel is om (financieel) overzicht en beleidssturing te kunnen geven op de transformatie, met name met betrekking tot de gegevens en kosten van de maatwerkvoorzieningen en de toegang. Zie onderstaande figuur. Model Monitor 3D Venlo Indic atoren W i j ( k) kra cht i n V enl o

Onderdeel

Burger/wijk






Sociaal netwerk

Algemeen


Algemeen





Transformatie


G eg evens Kos ten

Res ul ta a t


Alle indicatoren operationeel Deel van de indicatoren operationeel

Onderstaand wordt per onderdeel een korte toelichting gegeven.


Pagina 15 van 37

4.1 DNA van de Wijk Dit onderdeel richt zich op demografische kenmerken van de wijk, gerelateerd aan het gebruik van maatwerkvoorzieningen zorg en ondersteuning (van gemeente, zorgverzekering en UWV). Deze gegevens worden op wijkniveau (postcode 4) aan de hand van de 10 leefdomeinen gepresenteerd. De frequentie van update van het dashboard zal tweemaal per jaar zijn. Het DNA van de Wijk is vooral gericht op analyses ten behoeve van beleidssturing. In het DNA van de wijk zijn absolute cijfers en relatieve cijfers opgenomen, waarmee het aantal cliënten, de zorgconsumptie en kosten in absolute zin duidelijk wordt. Daarnaast wordt aangegeven welke percentages van de burgers/ huishoudens gebruik maken van een bepaalde voorziening. Deze gegevens zijn voor alle gemeenten in Noord-Limburg op wijk/kernniveau opgenomen. Hiermee kan ook een vergelijking gemaakt worden in zorg-/ ondersteuningsconsumptie van de individuele wijken met de gemeente als geheel, of de gemeente met de regio of een wijk/kern met een specifieke referentiegroep (b.v. kleine kernen). Hiermee kan dan inzichtelijk gemaakt worden in hoeverre een wijk afwijkt t.o.v. de referentiegroep. In het DNA van de Wijk zijn tevens gegevens opgenomen van de Zorgverzekeraar en UWV, waarmee over de financieringspijlers heen inzicht ontstaat in de consumptie van zorg en ondersteuning en de relaties daartussen, hetgeen vooral informatie oplevert voor beleidsanalyses. Zie voorbeelden hier beneden van informatie die uit het DNA van de wijk te genereren is per wijk. Dashboard Maatwerkvoorzieningen Sociaal domein Gemeente

Referentiecode

Gemeente Venlo Blerick-Zuid 5923 Gemeente Venlo 7

Kerngegevens

Blerick-Zuid

Wijk/Kern/Gebied Postcode Referentiegebied

Aantal Inwoners

3160 3% Aantal gemeentelijke maatwerkvoorzieningen 1095 % maatwerkvoorzieningen 6% Kosten maatwerkvoorzieningen € 4.616.816 % maatwerkvoorzieningen 5% % inwoners wijk/kern

Gemeente Venlo

Gemeente Venlo

% inwoners wijk/kern t.o.v. gemeente

vóór 2015

% gemeentelijke maatwerkvoorzieningen

% kosten maatwerkvoorzieningen

100159 97% 19705 94%

3%

6%

5%

€ 88.441.246 95%

Kerngegevens van de wijk aboluut en relatief m.b.t. inwoners, aantal maatwerkvoorzieningen, kosten maatwerkvoorzieningen en gebruik van maatwerkvoorzieningen. Te zien is dat de wijk Blerick-Zuid 3% van de inwoners van de gemeente telt, 6% van de maatwerkvoorzieningen gebruikt en 5% van de kosten van de maatwerkvoorzieningen. De afbeelding met de kleuren van de arrangementenwaaier laat zien dat Blerick op de leefdomeinen Sociale participatie, Fysiek Gezondheid, Mentale Gezondheid, PV/Huishouden, Wonen, Mobiliteit, Werk/Inkomen, Financien en Regie), een (fors) hoger gebruik van voorzieningen kent (per inwoner) dan Venlo als geheel (de rode cirkel).


Pagina 16 van 37

Vergelijking gebruik maatwerkvoorzieningen wijk/kern met referentie (=100) 200 180 160 140 120 100 80 60

40 20 0

Blerick-Zuid

Gemeente Venlo

In bovenstaande figuur is het gebruik per inwoner per maatwerkvoorziening van de wijk Blerick-Zuid vergeleken met de gemeente Venlo als geheel en wordt inzichtelijk op welke onderdelen deze wijk meer of minder gebruik van voorzieningen kent.

Verdeling kosten gemeentelijke maatwerkvoorzieningen

€ 4.616.816

Blerick-Zuid Begeleiding Groep Volw. Begeleiding Groep Jeugd GGZ Jeugd Wmo HbH Wmo woonvoorziening Kortdurend verblijf volw. Kortdurend verblijf Jeugd Beschermd wonen Wmo vervoer totaal Vervoer BGG Vervoer BGG Jeugd Reintegratie WSW Bijstandsuitkering Bijzondere Bijstand Schuldhulpverlening Begeleiding individ. Begeleiding individ. Jeugd

In deze figuur wordt de verdeling zichtbaar van de kosten van de gemeentelijke maatwerkvoorzieningen van de wijk Blerick-Zuid over de verschillende maatwerkvoorzieningen. Hulp bij Huishouden, WSW en de Bijstand zijn de grootste kosten.

Tevens kunnen op basis van het DNA wijkprofielen gemaakt worden en op de langere termijn ook trends zichtbaar worden. Zie in de bijlage een voorbeeld van analyses m.b.t. wijkprofielen.


Pagina 17 van 37

4.2 Dashboard Maatwerkvoorzieningen Dit Dashboard richt zich op sturing van aantallen en kosten van de gemeentelijke maatwerkvoorzieningen. Hierbij wordt primair gekeken naar de maatwerkvoorzieningen, die onder verantwoordelijkheid van de wijkteams vallen. Daarnaast worden ook de voorzieningen van Beschermd wonen, Participatiewet en Inkomen inzichtelijk gemaakt , waarmee op wijkniveau alle relevante gegevens in samenhang gepresenteerd kunnen worden. Aangezien deze gegevens op wijkteamniveau gepresenteerd worden, kan ook gevolgd worden hoe een bepaalde wijk en wijkteam verschilt ten opzichte van het gemiddelde in Venlo, waarmee gerichte bijsturing op wijk(team)niveau kan plaatsvinden. De gegevens worden gegenereerd uit het cliëntsysteem en financieel systeem van de gemeente. Het Dashboard wordt éénmaal per maand geactualiseerd. Het dashboard is ingericht op wijkteamniveau, omdat de wijkteams de spil zijn in de nieuwe aanpak van de kanteling en transformatie. Dit dashboard bevat tijdsgerelateerde informatie, waarbij de actuele situatie telkens vergeleken wordt met een vastgesteld ijkdatum of prognose. Hiermee kan de ontwikkeling gevolgd worden van twee belangrijke indicatoren:  Ontwikkeling aantal maatwerkvoorzieningen  Ontwikkeling kosten maatwerkvoorzieningen Deze indicatoren zijn beschikbaar op verschillend detailniveau, c.q. indelingen, te weten:  Producten/maatwerkvoorzieningen  Leefdomeinen  3D: Wmo, Jeugd, Participatiewet  Indeling verantwoordelijkheid wijkteam en niet- verantwoordelijkheid wijkteam (b.v. Inkomen, Beschermd Wonen, gedwongen plaatsing jeugd). Zie bijlage voor de indeling van de maatwerkvoorzieningen naar productniveau en leefdomein. Onderstaand enkele voorbeelden van indicatoren in dit Dashboard. Ontwikkeling aantal maatwerkvoorzieningen Beperkte Stabiel afname Grote afname

Ontwikkeling kosten maatwerkvoorzieningen

Beperkte afname

Beperkte toename Grote toename

Stabiel

Beperkte toename

Grote afname

Grote toename

De twee bovenstaande meters laten samengevat de twee belangrijkste indicatoren zien, namelijk hoe de ontwikkeling van het aantal maatwerkvoorzieningen en de kosten van de maatwerkvoorzieningen in de betreffende wijk(team) zijn.


Pagina 18 van 37

Ontwikkeling kosten maatwerkvoorzieningen per leefdomein € 3.000.000

Venlo-Noord

€ 2.500.000

Sociale participatie Mentale gezondheid

€ 2.000.000

PV/Huishouden Wonen

€ 1.500.000

Mobiliteit Werk/opleiding

€ 1.000.000

Regie € 500.000

Opvoeden

€0 2015-1

2015-2

2015-3

2015-4

2015-5

2015-6

Bovenstaande figuur laat de ontwikkeling van de prognose van de kosten maatwerkvoorzieningen zien in VenloNoord, ingedeeld naar de leefdomeinen, excl. Leefdomein Financiën (Werk en Inkomen). Hieruit wordt duidelijk dat vanaf juni de kosten van de Maatwerkvoorzieningen PV/Huishouden (i.c. Hulp bij Huishouden) en Sociale Participatie (i.c. Begeleiding Groep) afnemen, door een verschuiving naar de algemene voorziening Uitvoeringsteam HbH en de Open Inloop, die vanaf juni gestart zijn.

4.3 Dashboard Wijkteams Dit Dashboard richt zich op sturing van kosten van de wijkteams. Het betreft informatie over de onderdelen, die binnen de wijkbudgetten vallen. Het betreft informatie m.b.t. aantallen en kosten van:  Informatie en advies  Kernteams  Huizen van de Wijk  Open Inloop  Uitvoeringsteams  Maatwerkvoorzieningen, waarvoor de toegang via het kernteam loopt. Dit Dashboard bevat tijdgerelateerde informatie, waarbij de actuele situatie/prognose telkens vergeleken wordt met een vastgesteld ijkdatum of het beschikbaar gestelde budget. Hiermee kan de ontwikkeling gevolgd worden van twee belangrijke indicatoren:  Ontwikkeling aantal en kosten van de verschillende onderdelen van het wijkteam.  Ontwikkeling totale kosten afgezet tegen het totale budget van het wijkteam. Aangezien deze gegevens op wijkteamniveau gepresenteerd worden, kan ook gevolgd worden hoe een bepaalde wijk en wijkteam zich ontwikkelt ten opzichte van het gemiddelde in Venlo. De gegevens worden gegenereerd uit het clientsysteem en financieel systeem van de gemeente. Het Dashboard wordt eenmaal per maand geactualiseerd.


Pagina 19 van 37

Zie voorbeelden hier beneden van enkele indicatoren in dit Dashboard. Uitputting budget Wijkteam Venlo-Noord

Als begroot Lager

Hoger

Veel hoger Veel lager

Bovenstaande meter geeft voor het betreffende wijkteam aan in hoeverre de geprognotiseerde kosten op basis van verplichtingen op de peildatum boven of onder het budget zijn.

Verschuiving kosten Maatwerkvoorziening HbH ZiN naar Uitvoeringsteam HbH

Tegelen

€ 1.200.000

€ 1.000.000

€ 800.000

€ 600.000

€ 400.000

€ 200.000

€0 2015-1

2015-2

2015-3

2015-4

2015-5

2015-6

Prognose jaar op Peildatum Maatwerk HbH ZiN

Uit voeringsteam HbH

In bovenstaande figuur is de ontwikkeling van de kosten voor Wmo-maatwerkvoorzieningen HbH, naar HbH, Uitvoeringsteam weergegeven in de wijk Tegelen. Te zien is dat vanaf de start van Uitvoeringsteams HbH de kosten van de maatwerkvoorzieningen HbH dalen en de kosten van de Uitvoeringsteam HbH toenemen. Per saldo neemt de prognose voor de totale kosten HbH licht af.


Pagina 20 van 37

4.4 Dashboard Toegang Het Dashboard Toegang is bedoeld om de ondersteuningsvraag en de werkwijze van de toegang/kernteams in het sociaal domein te monitoren. De gegevens worden uit de keukentafelgesprekken van Kernteamleden met de burger opgehaald en vastgelegd in het Leefzorgplan. De gegevens worden per kernteam gepresenteerd, waarmee vergelijking tussen de wijken en wijkteams mogelijk is. De rapportages worden gegenereerd uit de applicatie waarin de Leefzorgplannen worden vastgelegd en worden maandelijks gepresenteerd. Dit dashboard bevat de volgende gegevens:  Proces ▪ Aantal meldingen ▪ Aantal leefzorgplannen ▪ Doorlooptijden Leefzorgplan.  Clientkenmerken  Ondersteuningsbehoefte ▪ Zelfredzaamheidsscores op de 10 leefdomeinen. ▪ Cumulatie van zelfredzaamheidsproblematiek  Arrangement/ondersteuningsaanbod ▪ Doel arrangement/interventie ▪ Aantal ondersteuningsarrangementen per leefdomein ▪ Aantal ondersteuningsarrangement aan de hand van trap van oplossingen (eigen krachtoplossing, sociaal netwerkoplossing, algemene voorziening, maatwerkvoorziening). ▪ Aard en omvang ondersteuningsarrangement. ▪ Stapeling voorzieningen. Zie voorbeelden hier beneden.


Pagina 21 van 37

Proces Aantal afgeronde LZP per maand t/m peildatum 12-6-2015 400 350 300 250 200

150 100 50

0 Jan

feb

Maart

april

mei

Juni 1/4

Wijkteams totaal

Tijdsnorm onderzoek (6 weken) 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Arcen/Velden/Lomm Belfeld Blerick Blerick-Centrum Blerick-Zuid Op de Heide/Steyl Tegelen Venlo-Centrum Venlo-Noord Venlo-Noord Oost Venlo-Oost Venlo-Zuid Wijkteams totaal TE LAAT

OP TIJD

Informatie m.b.t. proces (doorlooptijden, aantal leefzorgplannen en gesprekken etc.) is op wijkteamniveau beschikbaar.

Clientkenmerken Vergelijking leeftijd clienten kernteam met totale bevolking Venlo in 2015

Clienten naar leeftijdsgroep 2014 en 2015 45% 40%

70%

35%

60%

30%

50%

Astitel

25% 20% 15%

40% 30% 20%

10%

10%

5%

0%

0%

0-18

19-64 2014

65-74 2015

>=75

0-18

19-64 Client Kernteam

65-74

>=75

Bevolking Venlo

De gegevens m.b.t. clientkenmerken die in het Leefzorgplan worden vastgelegd kunnen gebruikt worden voor analyses van de cliëntgroepen. Zo is in de linker figuur te zien dat in 2015 het aandeel cliënten Jeugd is toegenomen en aandeel ouderen is afgenomen in vergelijking met 2014. Dit laat zien dat de clientgroep van de gemeente gemêleerder wordt als gevolg van de decentralisaties Jeugd en AWBZ. In de rechter figuur is te zien dat ook in 2015 de clientgroep 75+ oververtegenwoordigd in vergelijking met de totale bevolking van Venlo.


Pagina 22 van 37

Ondersteuningsbehoefte Zelfredzaamheidsscores 0%

Gemeente Venlo 10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1. Financien / Inkomen 2. Werk / Opleiding 3. Wonen / Huisvesting 4. Persoonlijke verzorging / Huishouden 5. Mobiliteit 6.1 Huiselijke relaties 6.2 Sociaal netwerk 6.3 Maatschappelijke participatie 6.4 Justitie 7.Fysieke gezondheid 8.1 Geestelijke gezondheid 8.2 Verslaving 9. Regie 10.1 Lichamelijke verzorging / ontw 10.2 Sociale emotionele ondersteuning 10.3 Scholing Volledig

Voldoende

Beperkt

Niet

Acute problematiek

Met behulp van de Zelfredzaamheidsmatrix wordt de zelfredzaamheid van de cliënt op de verschillende (leef)domeinen in kaart gebracht. In bovenstaande figuur is te zien dat (meer dan) 50% van de cliënten (totaal van heel Venlo) zelfredzaamheidsproblematiek kent op de leefdomeinen: PV/Huishouden, Mobiliteit, Maatschappelijke participatie, Fysiek gezondheid, Geestelijke gezondheid en Regie. Zelfredzaamheidsproblematiek betreffen de scores: beperkt zelfredzaam, niet zelfredzaam of acute problematiek (oranje en rode scores).

Arrangement/Ondersteuningsaanbod Aantal maatwerkvoorzieningen per wijk en leefdomein 0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Arcen/Velden/Lomm Belfeld Blerick Blerick-Centrum Blerick-Zuid Op de Heide/Steyl Tegelen Venlo-Centrum Venlo-Noord Venlo-Noord Oost Venlo-Oost

Venlo-Zuid Financiën

Werk / Opleiding

Wonen / Huisvesting

Persoonlijke verzorging / Huishouden

Mobiliteit

Sociale Participatie

Fysieke Gezondheid

Mentale Gezondheid

Regie

Opvoeden

In het Leefzorgplan wordt onder andere de maatwerkvoorzieningen vastgelegd, die worden ingezet (c.q. geherindiceerd). In bovenstaande figuur is het absolute aantal ingezette maatwerkvoorzieningen per wijk aan de hand van de leefdomeinen gepresenteerd. Hieruit komt naar voren dat de maatwerkvoorzieningen op Leefdomein PV/Huishouden (Hulp bij Huishouden), Mobiliteit (Vervoervoorziening) en Regie (Begeleiding Individueel) het meest ingezet zijn. De mate waarin verschilt per wijk, zo zijn in Venlo-Centrum relatief veel maatwerkvoorzieningen in het leefdomein Regie en relatief weinig op PV/Huishouden ingezet.


Pagina 23 van 37

5

Organisatie Monitor 3D

5.1 Organisatie Het monitormodel is initieel ontworpen en gerealiseerd door een integrale ambtelijke werkgroep in samenwerking met Thönissen Management en Advies. In de werkgroep zijn zowel specialisten van beleid, uitvoering, bedrijfsvoering als informatievoorziening vertegenwoordigd. Ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Zoals in hoofdstuk vier beschreven is een aantal onderdelen operationeel. De andere onderdelen zullen de komende tijd verder ontwikkeld worden in werkgroepverband. Tegelijkertijd wordt de reguliere organisatie voor de monitor 3D ingericht. De organisatie van de monitor 3D staat in de bijlage beschreven. 5.2 Aansluiting met andere monitors De monitor 3D Venlo is ontwikkelt voor verschillende gebruikersgroepen (uitvoering, beleid, management, bestuur) in Venlo. Daarnaast wordt aangesloten bij andere monitors in het Sociaal Domein, landelijk en regionaal. Deze monitors verschillen echter qua gebruiksmogelijkheid, frequentie, detailniveau en compleetheid van onderwerpen en bieden dus niet de integraliteit passend bij de aanpak, zoals in de Monitor 3D van Venlo. Deze regionale en landelijke monitors beiden wel aanvullen vergelijkingsmogelijkheden. Uitgangspunt daarbij is dat geen dubbel werk plaatsvindt, maar dat wel aansluiting gezocht wordt met deze andere monitors. Voor alle monitors wordt gewerkt met dezelfde brongegevens, die echter in de verschillende monitors anders gebruikt en gepresenteerd worden. Dit volgens het adagium: enkelvoudige gegevensverzameling, meervoudig gebruik. Regionale samenwerking monitoring Sociaal Domein In het kader van de regionale samenwerking in Limburg-Noord wordt ook gezamenlijk opgetrokken m.b.t. de monitoring. Hiervoor is de Regionale Werkgroep Monitoring en Kwaliteit ingericht. In de regionale werkgroep vindt kennisuitwisseling plaats, worden de diverse monitors gezamenlijk ontwikkeld en afgestemd, zodat gegevensvergelijking tussen de gemeenten mogelijk is en worden ook gegevens regionaal gecombineerd om te kunnen benchmarken. De gemeenten in Noord-Limburg gebruiken, net zoals Venlo, allen het concept van de Arrangementenwaaier. Zowel in de toegang (leefzorgplannen) als in de monitoring. Hiermee kan op een uniforme en vergelijkbare wijze de dataverzameling en datapresentatie in het Sociaal Domein opgezet worden én de monitoring ook Transformatie-proof worden ingericht. In de afgelopen periode is reeds een regionaal dashboard (DNA van de wijk) ontwikkeld en gevuld met gegevens van alle gemeenten op postcode 4 niveau. De komende tijd zal met de gemeenten ook de andere onderdelen van de monitor gezamenlijk ontwikkeld worden. In de werkgroep zal ook worden bekeken hoe het Monitormodel van Venlo bruikbaar is voor de andere gemeenten. Hierbij zal uiteraard maatwerk per gemeente aan de orde zijn, passend bij de lokale situatie, maar in regionale werkgroep wordt wel bewaakt dat gegevensverzameling en presentatie op essentiële onderdelen uniform blijft zodat benchmark en onderlinge vergelijking mogelijk blijft.


Pagina 24 van 37

Samenwerking met Zorgverzekeraar Coöperatie VGZ Venlo en de andere gemeenten in Noord-Limburg werken samen met Zorgverzekeraar Coöperatie VGZ. Een en ander is vastgelegd in convenanten. De komende tijd wordt dit doorontwikkeld in een zogenaamd regioprogramma. Gezamenlijke monitoring rondom het concept wijkteams (of in de taal van VGZ: wijknetwerken) maakt daarvan onderdeel uit. Hiermee wordt de integrale aanpak over de pijlers Wmo/Jeugd/Participatiewet en Zorgverzekeringswet/Wet Langdurige Zorg ondersteund. Inmiddels is in een werkgroep van VGZ en een aantal gemeenten (Nijmegen, Den Bosch, Drechtsteden en Venlo/gemeenten Limburg –Noord) een verkenning gedaan naar een model voor een gezamenlijk monitor. Vanuit de gemeenten Limburg-Noord is het dashboard/DNA van de Wijk als model ingebracht. De komende tijd wordt bekeken of dit model doorontwikkeld kan worden naar de gezamenlijke monitor van VGZ met alle convenantsgemeenten in Nederland. Landelijke Monitor Sociaal Domein De gemeentelijke monitor sociaal domein is een initiatief van de VNG, KING en het CBS. De monitor helpt gemeenten om beleidsinformatie voor het sociaal domein (Jeugd, Wmo en Participatiewet) inzichtelijk te maken. De monitor wordt ontsloten op de website waarstaatjegemeente.nl en voorziet in de horizontale beleids- en verantwoordingsinformatie. De monitor toont gegevens op geaggregeerd niveau en wordt tweemaal per jaar geüpdate. Gemeenten moeten hiervoor periodiek gegevens aanleveren aan het CBS. Deelname aan de monitor is niet verplicht, maar het biedt wel de mogelijkheid tot benchmark met andere gemeenten in Nederland. Deze monitor is geen instrument om invulling te geven aan de operationele sturingsinformatie voor een wijkteam en/of gemeente om de dagelijkse caseload en het budget te managen. Voor sturing is de actualiteit en detailniveau van deze monitor niet geschikt. Ook wordt een aggregatieniveau van gegevens en indeling in beleidspijlers gehanteerd, dat onvoldoende aansluit op de aanpak wijkteams en transformatie zoals Venlo die hanteert. De gegevens, die de gemeente aan het CBS moet aanleveren worden, zijn dezelfde brongegevens die voor de monitor 3D Venlo worden gebruikt. Het betreft dus geen dubbel werk. Dezelfde gegevens worden gebruikt voor benchmarking via de landelijke monitor sociaal domein én voor de Monitor 3D Venlo.


Pagina 25 van 37

Aansluiting verschillende monitors In onderstaand schema is aangegeven op welke onderdelen de verschillende monitors zich richten.. de Monitor 3D Venlo richt zich uiteraard op alle onderdelen, conform de Venlose aanpak in het Sociaal domein. Voor de regionale samenwerking en de samenwerking met VGZ geldt dat de monitoring zich met name richt op de toegang en de maatwerkvoorzieningen. Wel geldt dat deze monitors inhoudelijk afgestemd zijn met de aanpak in Venlo. Dat wil zeggen dat de indeling van de wijkteams en het concept van de Arrangementenwaaier gebruikt wordt, waardoor onderdelen van de transformatie op een uniforme wijze gevolgd en vergeleken kunnen worden. De Landelijke Monitor Sociaal domein richt zich vooral op de maatwerkvoorzieningen, waarbij de indelingen in beleidspijlers/producten gehanteerd wordt. Deze monitor is dus bruikbaar voor benchmark met andere gemeenten, maar geeft minder inzicht in de transformatie en de aanpak zoals die in Venlo gehanteerd wordt. Vergelijking inhoud monitors Venlo 3D met Regio, Monitor VGZ en Landelijke monitor O nderdelen W i j ( k) kra cht i n V enl o

Onderdeel

Burger/wijk






Sociaal netwerk

Algemeen


Algemeen





Transformatie


Moni tor 3D Reg i ona l e V enl o s a m enwerki ng m oni tor

Sa m enwerki ng VGZ

La ndel i j ke Moni tor Soci a a l Dom ei n

Volledig: alle indicatoren, indeling leefdomeinen, indeling wijkteams, maandelijkse rappprtagemogelijkheid Deel van de indicatoren, indeling op beleidspijlers, ander aggregatieniveau en lagere frequentie presentatie gegevens.


Pagina 26 van 37

6

Bijlagen


Pagina 27 van 37

6.1

Begrippenlijst Monitor 3D

Begrip Beschermd wonen

Algemene voorziening

Beschikking

Client Cliënt maatwerkondersteuning Datum start ondersteuning (begindatum) Einddatum Huishouden

Hulp bij het huishouden Ingangsdatum

Jeugdwet

Kernteam

Leefdomein


Definitie Dit betreft wonen in een accommodatie van een instelling met daarbij behorende toezicht en begeleiding, gericht op het bevorderen van zelfredzaamheid en participatie, het psychisch en psychosociaal functioneren, stabilisatie van een psychiatrisch ziektebeeld, het voorkomen van verwaarlozing of maatschappelijke overlast of het afwenden van gevaar voor de cliënt of anderen, bestemd voor personen met psychische of psychosociale problemen, die niet in staat zijn zich op eigen kracht te handhaven in de samenleving. Dit betreft de huidige GGZ-c pakketten. Algemene voorzieningen zijn voorzieningen toegankelijk zonder beschikking van de gemeente. Het gaat hier om de voorzieningen die voor iedereen toegankelijk zijn. Bijvoorbeeld Huizen van de wijk, sociaal-cultureel werk, sociale samenhang, welzijnsactiviteiten etc. Een beschikking in de zin van het bestuursrecht: besluit van een bestuursorgaan, dat niet van algemene strekking is, met inbegrip van de afwijzing van de aanvraag daarvan. Dit wordt ook wel toegangsbesluit genoemd. Een cliënt is een natuurlijk persoon, die ondersteuning ontvangt binnen de Wmo, Jeugdwet en/of Participatiewet. Iemand die een beschikking of toegangsbesluit voor een maatwerkondersteuning ontvangt en hier gebruik van maakt. Betreft de datum van de daadwerkelijke start van zorg; ook wel de dag dat ondersteuning voor de eerste keer geleverd is. De datum die aangeeft op welke dag de ondersteuning daadwerkelijk beëindigd is. Een samenstelling van één of meerdere personen die samen een woonruimte bewonen en zichzelf daar, niet-bedrijfsmatig, voorzien in de dagelijkse levensbehoeften. Een vorm van hulpverlening waarmee de cliënt geholpen wordt bij het uitvoeren van huishoudelijke taken. De datum die aangeeft vanaf welke datum de beschikking rechtsgeldig is. Met andere woorden: de datum waarop het recht op ondersteuning ingaat. Deze wet, die op 1 januari 2015 van kracht gaat, heeft tot doel het jeugdstelsel te vereenvoudigen en efficiënter en effectiever te maken. De primaire verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Jeugdwet ligt bij gemeenten. Een team van generalisten dat verantwoordelijk is voor het opstellen van integrale leefzorgplannen vanuit het uitgangspunt 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur. Indeling van leefgebieden, gebaseerd op indelingen die binnen de Zorg, Jeugdhulp, Welzijn, Wmo en Arbeidsparticipatie gemeengoed zijn. De volgende 10 leefdomein worden onderscheiden (Sociale participatie, Werk/Opleiding, Financiën, Fysieke Gezondheid, Mentale Gezondheid, wonen, Persoonlijke

Pagina 28 van 37

Leefzorgplan

Maatwerk

Maatwerkarrangement/ maatwerkondersteuning

Maatwerkvoorziening

Meervoudige problematiek

Participatiewet

Persoonsgebonden budget (PGB)

Toegangsbesluit Trap van oplossingen Monitor 3D | gemeente Venlo

Verzorging/Huishouden, Mobiliteit, Regie en Opvoeden. Deze 10 leefdomeinen bestrijken álle aspecten, die bepalen of een individu of gezin zelfredzaam is en volwaardig kan deelnemen aan de samenleving. Het is daarmee een indeling die beter aansluit bij de leefwereld van de burger, dan de beleids-/ financieringsgerichte indeling, waarmee ook optimaal invulling gegeven wordt aan de daadwerkelijke transformatie van het sociaal domein. Integraal ondersteuningsplan dat door Kernteamlid samen met de burgers wordt opgesteld en waarin de ondersteuningsbehoefte en het arrangement/ondersteuningsaanbod wordt vastgelegd. Het leefzorgplan fungeert tevens als onderlegger/onderzoek voorde formele aanvraag van een maatwerkvoorziening. Het afstemmen van een product of dienst op de wensen en behoeften van iemand. Betreft een geheel van op de behoeften, persoonskenmerken en mogelijkheden van een persoon afgestemd geheel van diensten, hulpmiddelen, woningaanpassingen en andere maatregelen. Zie ook de toelichting bij maatwerkvoorzieningen. Dit is een vorm van ondersteuning, geleverd in de vorm van maatwerkvoorzieningen (of combinatie van verschillende maatwerkvoorzieningen) binnen het kader van de Wmo. Ook wel specialistische zorg of specialistische ondersteuning genoemd. De volgende typen maatwerkarrangementen in de Wmo worden onderscheiden in de landelijke monitor: Hulp bij het huishouden, begeleiding, persoonlijke verzorging, kortdurend verblijf, woondiensten, overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin, dagbesteding, vervoerdiensten, overige groepsgerichte ondersteuning, overige maatwerkarrangementen, rolstoelen, vervoervoorzieningen, woonvoorzieningen, overige hulpmiddelen, beschermd wonen, spoedopvang en overige beschermd wonen en opvang. Een product of dienst die is afgestemd op de wensen, persoonskenmerken, mogelijkheden en behoeften van een individu. Een maatwerkvoorziening valt binnen het kader van de Wmo 2015. Hiervan is sprake wanneer een huishouden van meerdere voorzieningen en/of regelingen gebruik maakt. Dit betreft dus de samenloop van regelingen en ligt in lijn met de reeds bestaande stapelingsmonitor. De Participatiewet is een samenvoeging van de Wet werk en bijstand, de Wet sociale werkvoorziening en de Wajong. De wet is gericht op ondersteuning voor een ieder die deze behoeft bij het vinden van (betaald) werk. Een persoonsgebonden budget is een geldbedrag dat aan cliënten kan worden toegekend om zelf zorg, begeleiding, hulp, hulpmiddelen of voorzieningen in te kopen wanneer niet wordt gekozen voor Zorg in Natura (ZiN). Vanaf 2015 worden PGB’s via de Sociale Verzekeringsbank uitgekeerd. Een toegewezen beschikking op basis van de Wmo, Jeugdwet en Participatiewet (specialistische zorg en ondersteuning). Andere (betere) omschrijving voor de “kanteling”. Hiermee wordt Pagina 29 van 37

Type maatwerkarrangement

Uitstroom

Uitvoeringsteam Verwijzer

Wet langdurige zorg

Wet Maatschappelijke ondersteuning

Wijk

Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM)

Zorg in natura (ZIN)

Zorgverzekeringswet


bedoeld dat bij een ondersteuningsvraag of zelfredzaamheidsprobleem (samen met) de burger eerst gekeken wordt welke oplossingen de burger zelf kan vinden, vervolgens welke oplossingen in zijn/haar sociaal netwerk, vervolgens in algemene voorzieningen en tenslotte in maatwerkvoorzieningen of specialistische zorg. Betreft het type ondersteuning dat de cliënt ontvangt. De typen maatwerkarrangementen zijn gelijk aan de productcategorieën die worden gehanteerd in de iWmo-standaarden. Het aantal cliënten dat binnen de gegeven periode stopt met het gebruiken van een dienst of product. Dit geldt voor zowel specialistische, als basisondersteuning. Een team van uitvoerende professionals voor het bieden van basisondersteuning en basiszorg en (waar nodig) regie. De verwijzer maakt op basis van contact met de cliënt een inschatting voor het vervolgtraject en verwijst deze naar een passend arrangement. De verwijzer geeft dus invulling aan de toegang. Verwijzer komt in de monitor alleen terug als verwijzer naar type jeugdhulp. De wet die op 1 januari 2015 van kracht gaat. De wet regelt het recht op zorg voor mensen met een zware en langdurige zorgvraag. Wanneer er wordt gesproken over Wmo of de Wet maatschappelijke ondersteuning, dan wordt er gerefereerd aan de wet zoals die op 1 januari 2015 van kracht zal gaan/is gegaan. Deze wet stelt gemeenten verantwoordelijk voor het ondersteunen van de zelfredzaamheid en participatie van mensen met een beperking, chronische psychische of psychosociale problemen. Het onderdeel van een gemeente waarin een bepaalde vorm van bodemgebruik of bebouwing overheerst. Bijvoorbeeld: industriegebied, woongebied met hoogbouw of laagbouw. Een wijk bestaat uit meerdere buurten of kernen. De wijken in Venlo zijn ingedeeld conform indeling CBS en komen overeen met de 4cijferige postcode. Een score-instrument voor meten van de zelfredzaamheid van de individuele burger en de bewoners van een wijk of gemeente. De scores wordt gedaan op 17 aspecten, die binnen de 10 leefdomeinen vallen. De zelfredzaamheidmatrix wordt door de kernteams gebruikt bij de vraagverheldering en vastgelegd in het Leefzorgplan. De ZRM is ontwikkeld door e GGD Amsterdam. De zorg die geleverd wordt door een zorgaanbieder en waarop iemand aanspraak kan maken volgens de Wmo, Jeugdwet of de zorgverzekeringswet; de zorgaanbieder krijgt de geleverde zorg rechtstreeks door de zorgverzekeraar vergoed. De wet die de verplichte basisverzekering regelt voor kortdurende, op genezing gerichte zorg voor iedereen die rechtmatig in Nederland woont of hier loon- of inkomstenbelasting betaalt. Deze wet is op 1 januari 2006 in werking getreden en vervangt o.a. de Ziekenfondswet (ZFW).

Pagina 30 van 37

6.2

Organisatie Monitor 3D

Organisatie monitor 3D Inleiding In deze bijlage wordt de organisatie van de Monitor 3D beschreven. Voor een goed functionerende Monitor 3D is het essentieel dat de rollen.functionarissen, die gebruik maken van de monitor, weten wie op welk niveau verantwoordelijk is en welke taken en bevoegdheden aan welke rol zijn toebedeeld. Het is niet alleen belangrijk dat deze verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden goed beschreven zijn, maar ook dat alle betrokkenen er naar handelen. Pas dan kunnen we gezamenlijk zorg dragen voor een innovatieve en kwalitatieve Monitor 3D. Uitgangspunten organisatie van de monitor 3D De inrichting van de organisatie van de Monitor 3D is vormgegeven op basis van onderstaande uitgangspunten uit de besturingsfilosofie van de gemeente. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Blijf innoveren. Verbind plaats en context, verbind belangen. Kringloop is onze kracht. Geniet van mobiliteit. Maak gebruik van aanwezige energie. Creëer helderheid. Ontwerp voor toekomstige generaties.

Werkgroep Monitor 3D De monitor wordt initieel ontworpen en gerealiseerd door een integrale ambtelijke werkgroep in samenwerking met Thönissen Management & Advies. In de werkgroep zijn zowel specialisten van beleid, uitvoering, bedrijfsvoering als informatievoorziening vertegenwoordigd. Ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid. Na realisatie van de monitor wordt deze overgedragen vanuit de werkgroep aan de in deze bijlage beschreven organisatie. Taken Monitor 3D De organisatie maakt onderscheid tussen verschillende rollen met ieder zijn eigen verantwoordelijkheden. Deze rollen en verantwoordelijkheden worden geïntroduceerd aan de hand van noodzakelijke taken om de Monitor 3D als instrument te laten functioneren in de gemeente. We onderscheiden een achttal taken:  Ontwerpen  Inwinnen  Ontsluiten  Terugmelden  Gebruiken  Ontwikkelen  Besturen  Beheren In onderstaande figuur is het globaal procesmodel van de Monitor 3D weergegeven.


Pagina 31 van 37

Ontwikkelen Figuur: Globaal procesmodel

Onderstaand zijn de taken beschreven.  Ontwerpen. Het in samenhang vertalen van de te monitoren onderwerpen in het monitormodel.  Inwinnen. De gegevens die gebruikt worden in de Monitor 3D worden ingewonnen en geregistreerd door een bronhouder. Deze bronhouder is verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens.  Ontsluiten. De gegevens uit de diverse bronnen worden ontvangen, getransformeerd en gepresenteerd in de vorm zoals in het monitormodel is vastgelegd.  Terugmelden. Afnemers hebben de verplichting om terug te melden aan de bronhouder als zij twijfelen aan de juistheid van een gegeven in de monitor.  Gebruiken. De afnemers gebruiken de Monitor 3D om te sturen op bedrijfsprocessen, het toetsen van beleidseffecten en het verantwoorden aan het management, college van B&W en/of gemeenteraad. Tevens wordt de monitor gebruikt voor het combineren van gegevens met als doel nieuwe inzichten te genereren om innovatief beleid te ontwikkelen.  Ontwikkelen. Afnemers hebben de verplichting om de architect van de Monitor 3D te informeren m.b.t. de bruikbaarheid van de huidige en toekomstige te monitoren onderwerpen.  Besturen. Het plannen, doen uitvoeren, verantwoorden en bijsturen/gericht beïnvloeden van activiteiten om de Monitor 3D waarde toevoegend te laten zijn voor de gemeente.  Beheren. Het uitvoeren en ondersteunen van activiteiten om de Monitor 3D als informatiesysteem waarde toevoegend te laten zijn voor de gemeente.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden In onderstaande opsomming staat per rol aangegeven welke verantwoordelijkheden zijn toegewezen.  Eigenaar ▪ Is zowel organisatorisch als budgettair verantwoordelijk voor de Monitor 3D. Monitor 3D | gemeente Venlo

Pagina 32 van 37









Coördinator Monitor 3D ▪ Uitvoerend verantwoordelijk voor de Monitor 3D. ▪ Verantwoordelijk voor het ontwerp, realisatie, doorontwikkeling en beheer ▪ Rapporteert aan de eigenaar. ▪ Is het eerste aanspreekpunt voor de eigenaar. Bronhouder ▪ Is verantwoordelijk voor het inwinnen en registreren van de gegevens in zijn bedrijfsproces. ▪ Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van de brongegevens en verstrekt deze gegevens aan de beheerder. ▪ Is verantwoordelijk voor de afhandeling van terugmeldingen. ▪ Is verantwoordelijk voor het eigenaarschap van de voorziening voor inwinning en registratie. Beheerder ▪ Is verantwoordelijk voor het ontvangen, transformeren en presenteren van de gegevens. ▪ Is verantwoordelijk voor het functioneel -, applicatie- en technisch beheer. ▪ Is verantwoordelijk voor het ondersteunend informatiesysteem. ▪ Adviseert de eigenaar en Coördinator Monitor 3D. Afnemer ▪ Is verantwoordelijk voor het gebruik van de Monitor 3D in eigen processen. ▪ Heeft terugmeldplicht bij twijfel over juistheid van de gegevens aan bronhouder. ▪ Is verantwoordelijk voor het gebruik van de Monitor 3D bij het afleggen van verantwoording. ▪ Is verantwoordelijk voor het informeren van de architect over het gebruik en de doorontwikkeling.

Rol versus functies In onderstaande matrix zijn de rollen van de Monitor 3D gekoppeld aan een bestaande functie of functies van de gemeente. Een rol kan afhankelijk van de noodzakelijke competentie of eigenaarschap van het brongegeven, worden ingevuld door een combinatie van functies. Rol Eigenaar Coördinator Monitor 3D Bronhouder

Beheerder Afnemer


Functie Afdelingshoofd Maatschappelijke ontwikkeling Beleidsmedewerker Maatschappelijke ontwikkeling Afdelingshoofd Samen, Leven en Werken Afdelingshoofd Advies & Beheer Externe bronhouder (bijvoorbeeld CBS) Senior beheerder managementinformatie I-adviseur Gemeenteraad College van B&W Directie Afdelingshoofden Teamleiders/Coördinatoren wijkteams Beleidsmedewerkers Adviseurs Controller Operationeel medewerkers/Wijkteamleden

Pagina 33 van 37

6.3

Indeling maatwerkvoorzieningen en leefdomeinen

Leefdomein

Maatwerkvoorziening

Sociale participatie

Begeleiding Groep algemeen Zin Begeleiding Groep Ouderen Zin Begeleiding Groep VG ZiN Begeleiding Groep LG ZiN Dagactiviteit GGZ-LZA Begeleiding Groep Volwassenen PGB Begeleiding Groep Jeugd ZiN Begeleiding Groep Jeugd PGB Ambulante behandeling op locatie Jeugd Uitvoeringsteam HbH HbH 1 ZiN HbH 2 Zin HbH PGB Persoonlijke verzorging volwassenen ZiN Persoonlijke verzorging volwassenen PGB Persoonlijke verzorging Jeugd ZiN Persoonlijke verzorging Jeugd PGB Traplift / tillift Roerende woonvoorziening Complexe woningaanpassing Eenvoudige woningaanpassing Financiele tegemoetkoming woningaanpassing Onderhoud en reparatie woonvoorzieningen Kortdurend verblijf volwassenen ZiN Kortdurend verblijf volw. PGB Kortdurend verblijf Jeugd ZiN Kortdurend verblijf Jeugd PGB Beschermd wonen volwassenen Jeugdhulp met verblijf GGZ behandeling Jeugdhulp met verblijf overig Jeugdhulp Pleegzorg Jeugdhulp gesloten plaatsing Rolstoel Scootmobiel Overige vervoervoorziening Regiotaxi Vervoer Begeleiding groep V&V Vervoer Begeleiding groep GHZ Vervoer Begeleiding groep GHZ rolstoel Vervoer Begeleiding groep GGZ Vervoer Begeleiding groep Jeugd Reintegratie/inburgering WSW Bijstandsuitkering IOAWZ Bijzondere Bijstand Schuldhulpverlening Uitvoeringsteam Individuele Ondersteuning Begeleiding individueel algemeen ZiN Begeleiding zelfstandig leven 1 ZiN Begeleiding zelfstandig leven 2 ZiN Begeleiding zelfstandig leven 3 ZiN Begeleiding specifiek ZG ZiN Begelelding zorg op afstand ZiN Begeleiding individueel volwassenen PGB Uitvoeringsteam Jeugd Ambulante begeleiding locatie aanbieder ZiN Ambulante begeleiding in netwerk ZiN Ambulante begeleiding Jeugd PGB Ambulante behandeling in netwerk jeugd ZiN

Mentale gezondheid PV/Huishouden

Wonen

Mobiliteit

Werk/opleiding Financien

Regie

Opvoeden


Pagina 34 van 37

6.4

Voorbeeld analyse wijkprofielen voorzieningengebruik op basis van DNA van de wijk

Opvoeden

Sociale participatie Fysieke gezondheid

Regie

Mentale gezondheid

Financiën

Werk/ Opleiding

PV/ Huishouden Mobiliteit

Hoog Voorzieningengebruik

Wonen

Profiel voorzieningengebruik Tegelen Centrum

Zorg en ondersteuning

Score gebruik maatwerkvoorzieningen in per leefdomein t.o.v. referentie (rode cirkel) • Binnenste cirkel gevuld: aanzienlijk lager (<50%) • Tweede cirkel: lager (<100%) • Derde cirkel gevuld: hoger (<150%) • Vierde cirkel gevuld: Aanzienlijk hoger (>150%)

Het Ven

Laag voorzieningengebruik

Venlo Noord

Blerick Noord

Werk en Inkomen

Hoog Voorzieningengebruik

In bovenstaande kwadrantenmodel zijn de wijken aan de hand van het gebruik van maatwerkvoorzieningen op de leefdomeinen verdeeld over de assen: hoog of laag voorzieningengebruik Zorg en Ondersteuning en hoog of laag voorzieningengebruik Werk en Inkomen. Op basis daarvan ontstaan vier wijkprofielen naar voorzieningengebruik. Nauwelijks gebruik van ondersteuning/voorzieningen (b.v. het Ven), Veel gebruik van ondersteuning op leefdomein Sociale Participatie, Fysieke gezondheid, PV/Huishouden, Wonen, Mobiliteit en Regie (bv.Tegelen Centrum), veel gebruik van ondersteuning op alle leefdomeinen (b.v. Venlo-Noord), veel gebruik ondersteuning op leefdomeinen Mentale gezondheid, Werk en inkomen, Financiën en Regie (b.v.BlerickNoord).


Pagina 35 van 37

6.5

Monitormodel 3D Venlo


Pagina 36 van 37

Model Monitor 3D Venlo Indic atoren W i j ( k) kra cht i n V enl o

Onderdeel

Burger/wijk






Sociaal netwerk

Algemeen


Algemeen





Transformatie


G eg evens Kos ten

Res ul ta a t


Bijlage V Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo Procesbeschrijvingen


ADVIES EN BEHEER

bericht_id

team ABIMA

ZAAK_ZAAKNUMMER


Inhoudsopgave 1

Inleiding.............................................................................................................................. 1

2

Signaal uit de wijk ............................................................................................................. 2

3

Sociaal Wijkteam ............................................................................................................... 5

4

Rechtstreekse verwijzing .................................................................................................. 9

5

Uitvoeringsteam Individuele ondersteuning ................................................................. 19

6

Uitvoeringsteam Hulp bij het huishouden ..................................................................... 27

7

Uitvoeringsteam Jeugd ................................................................................................... 31

1

Inleiding

In deze bijlage zijn de werkprocessen beschreven welke dienen te worden ondersteund door het regiesysteem. Middels de prestatieonderbouwing, het kansen- en risicodossier beschrijft de inschrijver op welke wijze het regiesysteem deze processen kan ondersteunen.

Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

1

2

Signaal uit de wijk

Processtap 1. Ontvangen signaal

Verantwoordelijk I&A

2. Registreren signaal

3. Opvolging signaal

I&A

Omschrijving Een signaal start zodra een burger zich fysiek meldt met een (ondersteunings)vraag bij het servicepunt informatie & advies in het huis van de wijk. Indien een melding bij I&A binnenkomt wordt er samen met de burger een registratieformulier ingevuld (NAW-gegevens, contactgegevens en de ondersteuningsvraag). Op dit moment is nog onbekend of deze registratie op een manier geregistreerd gaat worden (in CRM?) Bij het invullen van het registratieformulier maakt I&A een inschatting hoe het signaal dient te worden opgevolgd. Hierin zijn de volgende opties: - Informatievraag beantwoord - Eigen oplossing burger - Oplossing in sociaal netwerk - Verwezen naar vrijwilligersorganisatie - Verwezen naar algemene voorziening - Verwezen naar de midoffice, dit kan door de vrijwilliger van I&A zelf gedaan worden middels het e-formulier op www.venlo.nl of de burger neemt zelf contact op met de midoffice middels de telefoon of het e-formulier. - Verwezen naar andere toegang - Vraag kon niet beantwoord en niet worden doorverwezen

2


Ontvangen signaal door Midoffice. Processtap 1- Ontvangen signaal

Verantwoordelijk Midoffice

Omschrijving Een signaal kan op de volgende manieren binnenkomen: 1- vanuit de burger 2- vanuit diens omgeving 3- vanuit een andere instantie (zie hiervoor ook procesbeschrijving rechtstreekse verwijzing). 4- via doorverwijzing I&A (Deze kan binnenkomen via een vrijwilliger van I&A zelf, maar de burger kan zich ook zelf melden. Een signaal kan op verschillende manieren gedaan worden: 1- Middels het e-formulier op de website van de gemeente www.venlo.nl . Op deze manier komen ook de doorverwijzingen van I&A binnen. 2- Via het telefoonnummer 14 077 3- Via het mailadres [email protected]

2- Registreren en screening Signaal

Midoffice Administratie (optioneel)

Indien een melding middels een e-formulier of mail binnenkomt zet de administratie van de midoffice deze door naar een 1e lijn telefonist(e).

1e lijn telefonist(e)

De 1e lijn telefonist(e) is de eerste persoon die inhoudelijk met de melding aan de slag gaat. Deze bekijkt of er al een registratieformulier (volledig) gevuld is, zo niet dan wordt er telefonisch contact opgenomen met de burger. Op dit moment is nog onbekend of deze registratie op een manier geregistreerd gaat worden (in CRM?). Vervolgens wordt de melding door de 1e lijn telefonist(e) gescreend: - Indien de ondersteuningsvraag van de burger duidelijk is kan deze meteen worden opgevolgd, zie fase 4. - Betreft het Multi problematiek waarbij meer vraagverheldering nodig is dan volgt fase 3.


3

3- Vraagverheldering (optioneel)

Midoffice Vraagbaak

De vraagbaak neemt telefonisch of via de mail contact op met de burger indien een melding een Multi complexe casus betreft. De vraagbaak heeft meer specialistische kennis, bijvoorbeeld op het gebied van WMO of jeugd waardoor deze de ondersteuningsvraag van de burger beter kan inschatten.

4- Opvolging signaal

Midoffice

Na fase 3 en/of 4 maakt de desbetreffende medewerker een keuze hoe het signaal dient te worden opgevolgd. Hierbij zijn de volgende opties: - Informatievraag beantwoord - Eigen oplossing burger - Oplossing in sociaal netwerk - Verwezen naar vrijwilligersorganisatie - Verwezen naar algemene voorziening - Verwezen naar I&A - Verwezen naar andere toegang - Vraag kon niet beantwoord en niet worden doorverwezen - Doorgezet naar Sociaal Wijkteam. Indien dit laatste het geval is maakt de medewerker van de midoffice een zaaktype signaal uit de wijk aan in CRM en zet deze door naar een kernteamlid.

4


3

Sociaal Wijkteam

Binnen de gemeente Venlo wordt er gewerkt met het concept Huizen van de Wijk waarin onder andere Sociale Wijkteams ingericht zijn. Sociale Wijkteams bestaan uit een kernteam en een uitvoeringsteam. Alle vragen op het gebied van wonen, werken, welzijn, zorg (WWWZ) en Jeugd - waar (professionele) ondersteuning bij nodig is - komen hier samen. In het kernteam zitten professionals met kennis en kunde van werk, wonen, welzijn, zorg en jeugd. Zij gaan met de hulpvrager aan de slag om te komen tot één leefzorgplan. De professionals overleggen veelal achter de schermen over casuïstiek en over wat er in de wijk speelt. De burger krijgt bij hulpvragen één vast aanspreekpunt vanuit het kernteam. Er zijn verschillende uitvoeringsteams actief binnen de gemeente Venlo. Er zijn drie teams gezinscoaches. Verder worden er teams huishoudelijke hulp en individuele ondersteuning gestart in 2015. Op deze wijze ervaart de burger dat er expertise in de eigen wijk aanwezig is waardoor de drempel om naar een instantie te stappen, lager wordt. Er wordt daarnaast ook niet meer gekeken naar indicaties, maar naar wat de burger echt nodig heeft. Doordat het kernteam is ingericht met diverse expertises, kan er vanuit een generalistische manier gekeken worden naar de behoefte van de burger, waarbij de burger in dit proces ten volste betrokken wordt. Zo wordt voorkomen dat burgers over één kam worden geschoren en kan er in bijna 100% van de hulpvragen maatwerk worden geleverd. Dat moet tenslotte het doel zijn. Dit proces is ingedeeld in de volgende fases:       

Ontvangen signaal Toets klantsituatie Opstellen leefzorgplan Realisatie ondersteuning Uitvoering Evalueren resultaat Monitoren voortgang

Pocesstap 4. Ontvangen signaal

Verantwoo rdelijk Midoffice

Omschrijving Een melding kan op drie verschillende manieren binnenkomen: 1- vanuit de burger 2- vanuit diens omgeving 3- vanuit een andere instantie Melding kan op verschillende manieren gedaan worden: 1- Fysiek in het huis van de Wijk via het servicepunt Informatie en Advies 2- Middels het e-formulier op de website van de gemeente www.venlo.nl 3- Via het telefoonnummer 14 077 4- Via het mailadres [email protected] Meldingen landen allemaal, al dan niet automatisch, in het CRM zaaksysteem. Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

5

5. Toets klantensituatie

6. Opstellen Leefzorgplan

Kernteam

Kernteam

Na registratie checkt Midoffice of de burger reeds bekend is. Na een ontvangen signaal wordt er een kernteamlid op de casus gezet. - Kernteamlid neemt binnen 5 werkdagen na de melding contact op met de burger - Keukentafelgesprek vindt plaats binnen twee weken na melding Het keukentafelgesprek is een gesprek tussen het kernteamlid en de burger en eventueel andere betrokkenen om te achterhalen wat de situatie, behoefte en de mogelijkheden van de burger zijn. Aan het eind van het gesprek neemt het kernteamlid de toestemmingsverklaring met de burger door. Deze dient vervolgens bij het leefzorgplan gevoegd te worden. Een leefzorgplan is het plan dat het kernteam (samen met de burger) opstelt. Dit plan staat in extranet. Door in te loggen met de username en de hardware token komt het kernteamlid bij het leefzorgplan. Dit leefzorgplan heeft het format van een e-formulier. In het leefzorgplan wordt de zelfredzaamheidsmatrix per leefdomein de eigen kracht, mogelijkheden van het eigen netwerk, deelname aan of gebruikmaking van een algemene voorziening en de aanvraag voor een maatwerkvoorziening beschreven. Indien gereed dient er van dit plan een cliënt versie uitgeprint te worden. Deze dient vervolgens door de burger ondertekend te worden. Indien het een aanvraag voor een maatwerkvoorziening betreft, dient de bijlage ‘aanvraag’ in het leefzorgplan ondertekend te worden door de burger. Als de aanvraag ondertekend is kan het leefzorgplan in de status ‘afhandelen’ worden gezet. De backoffice zal op dat moment zorgdragen voor verdere afhandeling (datum akkoord leefzorgplan). Tijdens het opstellen van het plan is het mogelijk specialistisch advies in te huren om het plan volledig te krijgen. Het kernteamlid belt dan met de contactpersoon van de organisatie en geeft kort aan wat hij nodig heeft. Door middel van een mail legt deze schriftelijk vast dat hij/zij gebruik maakt van het consulteren van specialistische zorg/dienst t.b.v. het Leefzorgplan. Deze mail wordt naar de

6


7. Realisatie ondersteuning

Backoffice

8. Uitvoering

9. Monitoren voortgang en evaluatie

aanbieder gestuurd waarmee de afspraak is gemaakt en voegt deze toe aan het leefzorgplan bij het onderdeel extern advies. Op het moment dat het leefzorgplan gerealiseerd is voor ondertekening, wordt het arrangement gerealiseerd. Via koppelingen tussen diverse computersystemen zal de backoffice automatisch een signaal krijgen dat het leefzorgplan klaar staat. Vervolgens kan de backoffice overgaan tot afhandeling van het leefzorgplan. De backoffice organiseert dat de opdrachten voor de voorzieningen bij de aanbieders worden uitgezet. De backoffice is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle benodigde gegevens en vraagt indien nodig aanvullende gegevens op. De inhoud van het leefzorgplan bepaalt nu de verdere route in het proces. Is de conclusie dat de burger op eigen kracht verder kan? Of is de burger geholpen met algemene ondersteuning óf maatwerk ondersteuning?

Kernteam

Als het gaat om inzet van eigen kracht/eigen netwerk, dan is dat voor de burger waarschijnlijk een hele omslag in zijn denken en doen. Vanuit het kernteam is het dus noodzakelijk dat hierop nazorg in de vorm van evaluatie volgt. In het keukentafelgesprek dienen hierover dus goede afspraken te worden gemaakt, al dan niet in het bijzijn van betrokkenen uit het sociaal netwerk. Alleen op deze wijze is regie voeren op het nakomen van gemaakte afspraken mogelijk en wordt voorkomen dat de burger terug bij af raakt.

Backoffice

Indien uit het leefzorgplan blijkt dat er voor de burger behoefte is aan maatwerk voorzieningen, dan wordt het verdere proces hieromtrent door de backoffice afgehandeld.

Uitvoeringst eam

Na de beschikking en de opdrachtverlening start het uitvoeringsteam of de gekozen aanbieder met de ondersteuning.

Kernteam

Nadat alle processtappen zijn doorlopen is het arrangement, zoals samengesteld in het leefzorgplan, tot uitvoering gebracht. Het enige wat nu nog van belang is dat er nazorg wordt geleverd. Nu het arrangement wordt uitgevoerd komt nazorg aan bod. Goede nazorg voorkomt dat alles wat in het leefzorgplan is opgenomen verzwakt, verdwijnt of wordt gewijzigd zonder dat het kernteam daarvan tijdig op de hoogte is of wordt gebracht. Tijdens het keukentafelgesprek Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

7

geeft het kernteamlid aan dat de burger aan zet is als het gaat om terugkoppeling over de uitvoering van het arrangement. Samen met de burger maakt het kernteamlid een afspraak dat hij na een bepaalde periode contact opneemt met het kernteamlid om te bespreken hoe het gaat. De periode is maatwerk. Bevindingen die in deze fase naar voren komen zal het kernteamlid opnemen in het reeds bestaande leefzorgplan.

8


4

Rechtstreekse verwijzing

Inleiding In Venlo vormen de sociale wijkteams de centrale toegang tot alle vormen van zorg en ondersteuning, waaronder Jeugdhulp. Mensen met een ondersteuningsvraag melden zich bij de gemeente en krijgen via de sociale wijkteams een keukentafelgesprek. Aan de hand van dit keukentafelgesprek wordt een leefzorgplan opgesteld. De inhoud van het leefzorgplan resulteert in een arrangement dat voorziet in de ondersteuningsbehoefte. Vanuit de Jeugdwet, zijn er partijen die, naast de gemeente, ook een toegangsfunctie hebben voor met name jeugdhulp. Deze partijen worden gerekend tot de zogenaamde ‘rechtstreekse verwijzers’. Via deze partijen komt, langs een ander proces, jeugdhulp tot stand die voorziet in de ondersteuningsbehoefte. Reden waarom naast het proces ‘sociale wijkteams’ een proces ‘rechtstreekse verwijzing’ is ontwikkeld. Het proces zorgt voor : - Borging van de meldingsplicht van zorgaanbieders aan de gemeente Venlo; - Centrale aanmelding bij de Midoffice; - Registratie in het zaaksysteem CRM; - Aansluiting op het backoffice (opvolging / beschikken en administratieve verwerking) Wat bedoelen we met rechtstreekse verwijzing en welke partijen kunnen dit zijn ? Onder rechtstreekse verwijzing verstaan we verwijzingen die zonder tussenkomst van de sociale wijkteams tot stand komen en die toegang geven tot jeugdhulp (maatwerkvoorziening). De partijen die rechtstreeks kunnen verwijzen zijn in onderstaan schema genoemd meer:1 Per partij is een deelproces gemaakt Deelproces

Pagina

1. Arts: huisarts, jeugdarts van de GGD, kinderarts enz.

2 t/m 5

2. Gecertificeerde instellingen (Bureau Jeugdzorg en de William Schrikker stichting)

6 t/m 7

3. De Raad voor de Kinderbescherming (RvK)

8 t/m 9

4. Onderwijsinstelling (dyslexie - EED) (Procesmatig voeren wij hier

10 t/m 12

nog het onderwijs aan toe omdat langs die weg jeugdhulp in de vorm van begeleiding bij dyslexie tot stand kan komen. )

Afstemming Zorgaanbieder en Sociaal Wijk Team (SWT) In deze procesbeschrijving is de afstemming tussen Zorgaanbieder en SWT administratief onder gebracht. De inhoudelijke afstemming tussen deze partijen ( werkafspraken e.d.) moet nog verder doorontwikkeld worden en wordt voor een belangrijk deel bepaald door ervaringen in het verleden en in de toekomst. Reden waarom in deze procesbeschrijving een afzonderlijke paragraaf ‘Afstemming Zorgaanbieder en SWT’ (pagina 12) is opgenomen om een permanente aandacht voor dit onderdeel te borgen.

1

Het kan zijn dat hier nog partijen bij komen, op basis van voortschrijdend inzicht of wetswijzigingen.


9

1. Verwijzing door een arts 10. Melding bij een arts.

Ouders / jeugdige

Ouders en/of jeugdige melden zich met een hulpvraag bij een arts.

11. Schrijven van een verwijsbrief

Arts

De arts schrijft op enig moment een verwijsbrief.

12. Ouders en/of jeugdige nemen contact op met de zorgaanbieder

Ouders / jeugdige

De ouder of jeugdige meldt zich met deze verwijsbrief bij een door de arts genoemde zorgaanbieder.

13. Zorgaanbieder meldt deze ‘rechtstreekse verwijzing’ aan de gemeente Venlo.

Zorgaanbieder

De zorgaanbieder meldt de ‘rechtstreekse verwijzing’ aan de gemeente via een vastgestelde format. Zorgaanbieder levert in deze melding tenminste aan : - BSN van de belanghebbende; - Gegevens van de degene die doorverwezen heeft; - Aard van het onderzoek / te stellen diagnose; -

14. Ontvangen en registreren van de ‘rechtstreekse verwijzing’ door de gemeente Venlo in het centrale zaaksysteem CRM

Midoffice

De ‘rechtstreekse verwijzing’ komt bij de ‘Midoffice’ van de gemeente Venlo binnen.

15. Controleren van de ‘rechtstreekse verwijzing’ in CRM en doorzetten naar 10

(Deze verwijsbrieven zijn meestal vrij globaal en worden rechtstreeks aan ouders of jeugdigen gegeven.)

Midoffice

5a Via een eformulier ‘Rechtstreekse verwijzing’ op de site van de gemeente Venlo.

5b Via een vastgestelde format (fysiek document)

In dit geval wordt er in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) automatisch een zaaktype: ‘Rechtstreekse verwijzing’ aangemaakt

In dit geval maakt de Midofice aan de hand van het fysieke document in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) handmatig een zaaktype: ‘Rechtstreekse verwijzing’ aan.

De Midoffice controleert de registratie in CRM. De controle bestaat uit : - Volledigheid van de gegevens van de ‘rechtstreekse verwijzing en eventuele aanvulling van ontbrekende gegevens;


de Backoffice

-

Kijken of er al een leefzorgplan is voor deze jeugdige.

De in CRM geregistreerde “Rechtstreekse verwijzing” zet de Midoffice in de status “Afhandelen” en in de “Werkvoorraad Administratie”. 15.1 Afstemming Zorgaanbieder – SWT

SWT

Op basis van de controle van de Midoffice kan afstemming plaats vinden tussen Sociaal Wijk Team (SWT) en de Zorgaanbieder. 6.1.1 Er is via het sociaal wijkteam al een leefzorgplan opgesteld voor deze jeugdige: De Midoffice informeert het wijkteamlid. Hij / zij overlegt met de ouders en neemt contact op met de zorgaanbieder om e. e. a. af te stemmen.

6.1.2 Er is géén leefzorgplan voor deze jeugdige opgesteld: de Midoffice informeert het SWT op voorhand niet. (Als Zorgaanbieder verder in het proces (8.1) stuit op meervoudige problematiek, meldt deze dat aan de Midoffice. Dat is het moment dat het wijkteam geïnformeerd wordt)

16. Ophalen door de Backoffice van de ‘Rechtstreekse verwijzing’ uit CRM / opboeken werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ in GWS4all

Backoffice Op dit moment vindt er een overdracht plaats van de Midoffice naar de Backoffice. De Backoffice is vervolgens verantwoordelijk voor de opvolging en administratieve afhandeling.

17. Opdracht verlenen tot onderzoek / diagnose aan zorgaanbieder

Backoffice De Backoffice maakt vervolgens : -A - opdrachtformulier / - brief voor de zorgaanbieder; - beschikking aan ouders / verzorgers.

17.1 Afstemming Zorgaanbieder – SWT

Zorgaanbieder

De Backoffice haalt daartoe deze ‘Rechtstreekse verwijzing’ op uit CRM en boekt vervolgens binnen de backofficeapplicatie GWS4all onder de regeling Jeugd (23) een werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ op.

N.a.v. de opdrachtverstrekking aan de zorgaanbieder kan, op basis van de intake door de zorgaanbieder, afstemming plaats vinden tussen Zorgaanbieder en SWT. 8.1.1 Tijdens de 8.1.2 Indien er geen intake stuit de vermoeden is van zorgaanbieder op meervoudige problematiek vermoeden van is geen afstemming meervoudige noodzakelijk / wenselijk en problematiek. De wordt deze als Zorgaanbieder stemt, enkelvoudige Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

11

in overleg met ouders, a met het sociaal wijkteam via sociaalwijkteam@venl o.nl .

ondersteuning afgehandeld.

18. In afwachting van resultaat / plan van aanpak

Backoffice In afwachting van het definitieve resultaat / plan van -A aanpak zet de Backoffice het werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ in GWS4all in de fase : ‘In afwachting van zorgaanbieder’ (bv. kwaliteitsafspraak met zorgaanbieder: maximaal 4 weken),

19. Binnenkomst resultaat / plan van aanpak van zorgaanbieder

Zorgaanbieder

Resultaat van het onderzoek / diagnose wordt door de zorgaanbieder via dezelfde vastgesteld format (processtap 5) aangeleverd aan de Midoffice van de gemeente Venlo. De zorgaanbieder vermeld in deze format het eerder genoemde werkprocesnummer van GWS4all.

20. Registreren resultaat / plan van aanpak in CRM

Midoffice

Midoffice maakt nav resultaat in CRM een zaaktype ‘Rechtstreekse verwijzing’ aan (conform stap 5) en zet deze op de status ‘Afhandelen’, in de ‘Werkvoorraad administratie’.

21. Ophalen ‘Rechtstreekse verwijzing’ uit CRM

Backoffice Overdracht van Midoffice naar Backoffice. -A De Backoffice haalt de ‘Rechtstreekse verwijzing’ op uit CRM

22. Opvolging zorg / ondersteuning

Backoffice De Backoffice – A maakt vervolgens onder het -A geregistreerde werkproces in GWS4all in de fase ‘opvolging’ : - Opdrachtformulier / -brief voor de zorgaanbieder voor de ondersteuning / zorg; - beschikking aan ouders / verzorgers

23. Administratief verwerken van de ondersteuning / zorg 24. Afsluiten werkproces

Backoffice De Backoffice – B verwerkt de ondersteuning / zorg –B administratief in de fase ‘verwerken besluit’ in GWS4all Backoffice Backoffice - B sluit werkproces af. -B

Opmerking : in deze beschrijving wordt ervan uitgegaan dat melding (binnen 5 dagen) en vervolgens plan van aanpak (binnen 4 weken) in 2 fasen wordt uitgevoerd. Aanbevolen wordt om met zorgaanbieders de mogelijkheden te bezien in hoeverre dit in één stap kan en wat daarvan de consequenties zijn.

12


2. Een bepaling jeugdhulp van een gecertificeerde instelling 1. Opleggen kinderbeschermingsmaatregel

Kinderrechter

De rechter legt een kinderbeschermingsmaatregel op.

2. Aanwijzen jeugdbeschermer of jeugdreclasseerder.

Gecertificeerde Instelling (GI)

De gecertificeerde instelling (GI) wijst een jeugdbeschermer of jeugdreclasseerder toe aan deze jeugdige / dit gezin.

3. Onderzoek / diagnose door GI

GI

De medewerker van de GI gaat in gesprek met het gezin / de jeugdige en bepaalt welke hulp noodzakelijk is voor de ondersteuning van dit gezin.

4. Resultaat onderzoek / diagnose door GI

GI

Het resultaat van het onderzoek / diagnose en de vaststelling van de hulp wordt vastgelegd in een “bepaling Jeugdhulp”

5. Melden ‘Bepaling Jeugdhulp’ aan de gemeente Venlo

GI

De GI meldt deze ‘Bepaling Jeugdhulp’ aan de Midoffice van de gemeente Venlo door het overleggen van een afschrift van deze bepaling.

6. Controle en aanmaken zaaktype “Rechtstreekse verwijzing” in centraal zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM)

Midoffice

De Midoffice controleert of van de jeugdige een Leezorgplan is gemaakt.

6.1 Afstemming Gecertificeerde Instelling / SWT

SWT

De Midoffice maakt n.a.v. deze melding ‘Bepaling Jeugdhulp’ in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) een zaaktype “Rechtstreekse verwijzing” aan. Deze “Rechtstreekse verwijzing” zet de Midoffice in de status “Afhandelen” in de “Werkvoorraad Administratie”. Op basis van de controle van de Midoffice kan afstemming plaats vinden tussen Sociaal Wijk Team (SWT) en de gecertificeerde instelling. 6.1.1 Er is via het sociaal wijkteam al een leefzorgplan opgesteld voor deze jeugdige: De Midoffice informeert het wijkteamlid. Hij / zij overlegt met de ouders en neemt contact op met de GI om e. e. a. af te stemmen

6.1.2 Er is géén leefzorgplan voor deze jeugdige opgesteld: de Midoffice informeert het SWT op voorhand niet. Bepaling wordt als zelfstandig traject via GI uitgevoerd.


13

7. Ophalen ‘Rechtstreekse verwijzing’ uit CRM / opboeken werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ in GWS

Backoffice A

Op dit moment vindt er een overdracht plaats van de Midoffice naar de Backoffice. De Backoffice is vervolgens verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van deze ‘bepaling jeugdhulp’.

8. Opvolging Jeugdbepaling’

Backoffice A

De Backoffice – A maakt vervolgens onder het geregistreerde werkproces in GWS4all in de fase ‘opvolging’ : - Opdrachtformulier / -brief voor de zorgaanbieder voor de ondersteuning / zorg;

9. Administratief afhandelen van de ‘Bepaling jeugdhulp’

Backoffice B

De Backoffice – B verwerkt de ‘Bepaling Jeugdhulp’ administratief in de fase ‘verwerken besluit’ in GWS4all

10. Afsluiten werkproces

Backoffice B

Backoffice- B sluit werkproces af.

De Backoffice - A haalt daartoe deze ‘Rechtstreekse verwijzing’ op uit CRM en boekt vervolgens binnen de backofficeapplicatie GWS4all onder de regeling Jeugd (23) een werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ op.

Opmerking: een bepaling jeugdhulp hoeft niet door de gemeente beschikt te worden. Wel moet de voorziening door de gemeente (Backoffice) geregistreerd en administratief verwerkt worden. Ook wordt vanuit de gemeente een opdracht aan de zorgaanbieder verstrekt met daarin informatie over de facturering Punt van aandacht bij deze categorie is de verantwoordelijkheid van de gemeente m.b.t. de registratie, betaling en het voeren van regie. M.b.t. het voeren van regie (een gezin een regisseur en een plan is de afstemming met het SWT een belangrijk onderdeel.)

3. Aanvraag machtiging uithuisplaatsing door Raad van de Kinderbescherming (RvK)

14

1. Onderzoek door Raad van de Kinderbescherming (RvK)

RvK

De Raad voor de kinderbescherming (RvK) heeft een onderzoek ingesteld en hierbij geconcludeerd dat er een ‘Onder toezicht stelling’ (OTS) nodig is en een uithuisplaatsing.

2. Aanvraag beschikking uithuisplaatsing voor een

RvK

De RvK vraagt een verleningsbeschikking aan ten behoeve van een uithuisplaatsing voor een jeugdige.


jeugdige

De RvdK doet deze aanvraag bij de Midoffice van de gemeente Venlo (In spoedgevallen zal dit vaak telefonisch en/of schriftelijk gebeuren.)

3. Controle van de aanvraag op volledigheid

Midoffice

Medewerker van de Midoffice controleert : - de aanmelding op volledigheid van de gegevens; - controleert of er al een leefzorgplan is voor deze jeugdige.

4. Aanmaken zaaktype “Rechtstreekse verwijzing” in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo CRM

Midoffice

De Midoffice maakt n.a.v. de aanvraag van de RvdK in CRM een zaaktype “Rechtstreekse verwijzing” aan.

5. Ophalen ‘Rechtstreekse verwijzing’ uit CRM / opboeken werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ in GWS4all

Backoffice- Op dit moment vindt er een overdracht plaats van de A Midoffice naar de Backoffice. De Backoffice is vervolgens verantwoordelijk voor het maken van de verleningsbeschikking en verdere administratieve verwerking.

6. Opvolging verleningsbeschikking

Backoffice -A

De Backoffice – A maakt vervolgens onder het geregistreerde werkproces in GWS4all in de fase ‘opvolging’ : - De verleningsbeschikking.

7. Administratief afhandelen van de verleningsbeschikking

Backoffice -B

De Backoffice – B verwerkt de verleningsbeschikking administratief in de fase ‘verwerken besluit’ in GWS4all


Backoffice -B

Backoffice sluit werkproces af.

Deze “Rechtstreekse verwijzing” zet de Midoffice in de status “Afhandelen” in de “Werkvoorraad Administratie”. (In geval van spoed daarnaast : - Midoffice te bellen met Backoffice en/of - E-mail te versturen naar BO-medewerker waarin aangedrongen wordt deze beschikking met spoed af te werken !)

De Backoffice- A haalt daartoe deze ‘Rechtstreekse verwijzing’ op uit CRM en boekt vervolgens binnen de backofficeapplicatie GWS4all onder de regeling Jeugd (23) een werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ op.


15

Opmerking: in dit proces wordt alleen de gevraagde verleningsbeschikking gemaakt ten behoeve van de Raad van de Kinderbescherming. Verder vindt registratie plaats in CRM en de Backofficeapplicatie GWS4all. Ook in deze categorie geldt de verantwoordelijkheid van de gemeente m.b.t. het voeren van regie (een gezin een regisseur en een plan) en is de afstemming met het SWT een belangrijk onderdeel.

4. Aanvraag dyslexie via onderwijsinstelling

16

1. Vermoeden van ernstige enkelvoudige dyslexie

Ouders / school

Ouders en school hebben, op grond van het leesdossier, een vermoeden van ernstige enkelvoudige dyslexie.

2. Verzoek tot onderzoek / diagnose dyslexie aan een geselecteerde zorgaanbieder

Ouders / school

In overleg met ouders dient school een verzoek in voor onderzoek / diagnose bij een geselecteerde zorgaanbieder (uit de lijst van aanbieders). Dit verzoek bevat in ieder geval:  Het leesdossier (incl. het daarbij horende HGPD)  Een oplegger met de volgende gegevens: - Datum van de aanvraag - Bsn en naw gegevens van de leerling - Soort hulp: diagnose (+ code)

3. Onderzoek en diagnose door de zorgaanbieder

Zorgaanbieder

De zorgaanbieder levert vervolgens binnen een periode van 10 dagen : - een onderzoek en een diagnose m.b.t. dyslexie - stelt op basis daarvan een behandelplan op.

4. Melding onderzoek / diagnose met behandelplan dyslexie aan de gemeente Venlo 5. Ontvangen en registreren van het onderzoek / diagnose inclusief het behandelplan dyslexie in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo

Zorgaanbieder

De zorgaanbieder meldt het onderzoek met de diagnose en het behandelplan binnen 10 dagen aan de gemeente Venlo.

Midoffice

Het onderzoek / diagnose komt binnen bij de ‘Midoffice’ van de gemeente Venlo en wordt daar in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) als ‘rechtstreekse verwijzing’ geregistreerd. Er zijn 2 mogelijkheden: 3a Via een e-formulier ‘Rechtstreekse verwijzing’ op de site van de gemeente Venlo.


3b Via een vastgestelde format (fysiek document)

CRM

6. Controleren van de ‘rechtstreekse verwijzing’ in CRM

In dit geval wordt er in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) automatisch een zaaktype: ‘Rechtstreekse verwijzing’ aangemaakt.

Midoffice

In dit geval maakt de Midoffice aan de hand van het fysieke document in het centrale zaaksysteem van de gemeente Venlo (CRM) handmatig een zaaktype: ‘Rechtstreekse verwijzing’ aan.

De Midoffice controleert de registratie in CRM. De controle bestaat uit : - Volledigheid van de gegevens van de ‘rechtstreekse verwijzing en eventuele aanvulling van ontbrekende gegevens; - Kijken of er een leefzorgplan is voor deze jeugdige. De in CRM geregistreerde “Rechtstreekse verwijzing” zet de Midoffice in de status “Afhandelen” in de “Werkvoorraad Administratie”.

6.1 Afstemming Sociaal Wijk Team (SWT) / Zorgaanbieder

SWT / Zorgaanbieder

Op basis van de controle van de Midoffice kan afstemming plaats vinden tussen Sociaal Wijk Team (SWT) en de Zorgaanbieder. 6.1.1 Er is via het sociaal wijkteam al een leefzorgplan opgesteld voor deze jeugdige: De Midoffice informeert het wijkteamlid. Hij / zij overlegt met de ouders en neemt contact op met de Zorgaanbieder om e. e. a. af te stemmen

7. Ophalen ‘Rechtstreekse verwijzing’ uit CRM / opboeken werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ in GWS4all

Backoffice A

8. Opvolging aanvraag

Backoffice – A

6.1.2 Er is géén leefzorgplan voor deze jeugdige opgesteld: de Midoffice informeert het SWT op voorhand niet. Behandelplan wordt als zelfstandig traject via de zorgaanbieder uitgevoerd.

Op dit moment vindt er een overdracht plaats van de Midoffice naar de Backoffice. De Backoffice is vervolgens verantwoordelijk voor de opvolging en administratieve afhandeling. De Backoffice - A haalt daartoe deze ‘Rechtstreekse verwijzing’ op uit CRM en boekt vervolgens binnen de backofficeapplicatie GWS4all onder de regeling Jeugd (23) een werkproces ‘Rechtstreekse verwijzing’ op. De Backoffice maakt vervolgens onder het geregistreerde werkproces in GWS4all in de fase Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

17

‘opvolging’: - Opdrachtformulier / -brief voor de zorgaanbieder voor de ondersteuning / zorg; - beschikking aan ouders / verzorgers; - E-mail naar betreffende school.

dyslexie

9. Administratief verwerken van de aanvraag dyslexie

Backoffice B

De Backoffice verwerkt de aanvraag dyslexie administratief in de fase ‘verwerken besluit’ in GWS4all


Backoffice – B

Backoffice- B sluit werkproces af.

Opmerking : ook in deze beschrijving wordt ervan uitgegaan dat melding (binnen 5 dagen) en vervolgens plan van aanpak (binnen 4 weken) in 2 fase wordt uitgevoerd. Aanbevolen wordt om met zorgaanbieders de mogelijkheden te bezien in hoeverre dit in één stap kan en wat daarvan de consequenties zijn. Op 22 juni vindt er overleg plaats met het onderwijs en aanbieder van dyslexie over de werkwijze. Resultaten en/of afspraken uit dit overleg dienen als input voor dit proces. Afstemming Zorgaanbieder en Sociaal Wijk Team (SWT) In het kader van de (door)ontwikkeling van “een gezin, één plan en één regisseur” is de afstemming tussen Zorgaanbieder en SWT een belangrijk onderdeel. Dat er afgestemd moet worden en de momenten waarop is binnen het administratief proces opgenomen. Hierbij gaan wij uit van de volgende situaties: 1. Er is via het sociaal wijkteam een leefzorgplan voor deze jeugdige opgesteld : De gemeente informeert de zorgaanbieder over de aanwezigheid van leefzorgplan en verzoekt hierbij de zorgaanbieder met het betreffende sociale wijkteam af te stemmen. Afstemming gebeurt via [email protected] 2. Er is géén leefzorgplan via het sociaal wijkteam voor deze jeugdige opgesteld: maar de zorgaanbieder vermoedt tijdens de intake dat er sprake is van meervoudige problematiek : zorgaanbieder stemt af met het sociaal wijkteam via [email protected] 3. Er is géén leefzorgplan én er is geen vermoeden van meervoudige problematiek dan is geen afstemming noodzakelijk / wenselijk en wordt deze als enkelvoudige ondersteuning afgehandeld. Hoe deze afstemming verder inhoudelijk vorm gegeven wordt is een ontwikkeltraject waar de komende tijd permanent aandacht voor moet zijn. Hierover worden met beleid nadere afspraken gemaakt om te komen tot een methodiek (platform / overlegtafel) om samen met zorgaanbieders deze (door)ontwikkeling te doorleven.

18


5

Uitvoeringsteam Individuele ondersteuning

Procesbeschrijving uitvoeringsteams Individuele Ondersteuning Binnen dit uitvoeringsteam worden er twee ‘paden’ bewandeld, namelijk: 1. Kortdurende individuele ondersteuning (betreft een algemene voorziening): Indien een klant kortdurende ondersteuning gearrangeerd krijgt (richtlijn maximaal 15 uur) komt er géén beschikking en hoeft de klant ook géén eigen bijdrage te betalen. Deze kortdurende ondersteuning kan ingezet worden wanneer: -

-

Het beeld is dat de klant met kortdurende ondersteuning zijn leven/meedoen weer zelf op de rit krijgt, zelfstandig verder kan met de gesignaleerde problemen. Eventueel met hulp van anderen, maar zonder inzet van een maatwerkvoorziening Individuele Ondersteuning. Het kernteam in de keukentafelgesprekken onvoldoende zicht heeft verkregen op de daadwerkelijke problematiek en de daarbij horende ondersteuning, wordt vraagverheldering ingezet. Dit kan ook gebruikt worden om te bezien of de huidige zorg anders gearrangeerd kan worden.

2. Langdurende individuele ondersteuning (betreft een maatwerkvoorziening): Indien een klant individuele ondersteuning gearrangeerd krijgt dient er wel een beschikking verstuurd te worden en moet de klant wel een eigen bijdrage betalen. Individuele Ondersteuning heeft tot doel de burger te ondersteunen bij het zelfstandig leven. Te behalen deelresultaten zijn: • Een financieel gezonde situatie; • Het kunnen voorzien in de eerste levensbehoeften; • Het uit kunnen voeren van taken rondom het huis; • Het voorkomen of doorbreken van een sociaal isolement; • Het kunnen nemen van besluiten; • Het zichzelf kunnen verzorgen; • Het regie kunnen voeren op het huishouden; • Psychisch welbevinden. De ondersteuning is gericht op het bevorderen van de eigen kracht, het behoud van of het compenseren van zelfredzaamheid van de burger Eerst wordt hieronder het proces voor de kortdurende individuele ondersteuning beschreven. Processtap 25. Doorzetten casus

Verantwoordelijk Kernteamlid

Omschrijving Het leefzorgplan met arrangement kortdurende individuele ondersteuning wordt door het kernteamlid dat het keukentafelgesprek heeft gedaan, overgedragen aan het lid van het uitvoeringsteam dat ook in het kernteam zit. Vervolgens worden deze casussen (inclusief zaaknummer) in het wekelijkse teamoverleg verdeeld. Na de verdeling neemt de ambulant ondersteuner contact op met het kernteamlid voor een warme overdracht. Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

19

26. Uitvoeren LZP* (opstellen ondersteuning splan = uitwerking leefzorgplan)

Uitvoeringsteam IO

Het arrangement kortdurende individuele ondersteuning kent twee vormen: 1- Kortdurende ondersteuning De daadwerkelijk kortdurende ondersteuning. Dit wordt ingezet als de klant hierdoor zijn leven weer zelf op de rit krijgt en/of zelfstandig verder kan met de gesignaleerde problemen. Eventueel met hulp maar zonder inzet van een maatwerkvoorziening individuele ondersteuning.

* Elk beslis-, vaststellingsen opschalings-moment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team .

2- Vraagverdieping Dit wordt ingezet als het kernteam in de keukentafel gesprekken onvoldoende zicht krijgt op de daadwerkelijke problematiek en wat hiervoor nodig is. Dit wordt tevens ingezet als een klant reeds langdurende zorg ontvangt. In dit geval wordt er gekeken of de huidige zorg anders gearrangeerd kan worden. In beide gevallen wordt er samen met de burger een (kort) ondersteuningsplan opgesteld waarin het doel van het traject staat beschreven. Deze ondersteuningsplannen worden op Extranet opgeslagen. 27. Uitvoeren ondersteuning splan*

Uitvoeringsteam

Zodra het ondersteuningsplan kortdurende ondersteuning is vastgesteld gaat het uitvoeringsteamlid over naar de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Met de burger en de andere betrokken partijen wordt gericht gewerkt aan de afgesproken doelen. Alle contacten en inhoudelijke afspraken die de ondersteuner heeft met de burger en andere betrokkenen dienen in een contactjournaal te worden opgenomen. Het contactjournaal is een registratie van een van belang zijnde handeling, overweging of besluit die de ondersteuner (samen met de burger) maakt. Het contactjournaal geeft een heldere, logische en chronologische weergave van de stappen die gezet zijn. Deze contactjournaals worden vooralsnog opgeslagen op Extranet. Tijdens deze fase moet de ondersteuner er altijd op letten dat er daadwerkelijk stappen worden gezet en dat meetbaar aan de doelen wordt gewerkt. Het streven is de afgesproken doelen in +/- 15 uur te bereiken. Er is geen maximale tijdsperiode waarbinnen de ondersteuning gerealiseerd moet zijn.

20


Tijdens een traject kan de ondersteuner de hulp inroepen van onder andere: - Individuele collega’s in het uitvoeringsteam om gebruik te maken van zijn of haar expertise. - Het teamoverleg. - De coördinator

28. Einde Traject* * Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.

Uitvoeringsteam

Aan het eind van het kortdurende traject wordt samen met de klant gekeken of de gestelde doelen in het ondersteuningsplan en het leefzorgplan behaald zijn en het traject kan worden afgerond. Deze beoordeling is terug te vinden in het ondersteuningsplan en in het contactjournaal. In alle onderstaande mogelijkheden wordt het ondersteuningsplan toegevoegd aan het leefzorgplan zodat bij een eventueel vervolgcontact de historie terug te halen is in het leefzorgplan. Aan het eind van het kortdurend traject zijn er vier mogelijkheden. 1- Er is langdurende individuele ondersteuning noodzakelijk Uit de kortdurende ondersteuning blijkt dat er langdurende ondersteuning noodzakelijk is. De ondersteuner past het leefzorgplan aan i.o.m de burger en zet deze aanvraag maatwerkvoorziening via CRM door naar de Backoffice. De coördinator uitvoeringsteam ontvangt van deze casus de beschikking waarna deze binnen het team verdeeld wordt. Zie proces langdurende individuele ondersteuning.

2- Er dient een maatwerkvoorziening ingezet te worden die niet geboden kan worden door het uitvoeringsteam IO. Indien er een maatwerkvoorziening noodzakelijk is, die niet aanwezig is in het uitvoeringsteam, past de ondersteuner zelf i.o.m de burger het leefzorgplan aan. De ondersteuner laat het plan opnieuw tekenen door de burger en zodat vervolgens via CRM doorgeleid kan worden naar de Backoffice. Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

21

3- De gehaalde doelen zijn bereikt en het traject is dus ten einde. 4- Geen contact Daarnaast kan op enig moment een traject eindigen doordat de ondersteuner “geen contact” meer krijgen met de burger.

22


Hieronder het proces omtrent de maatwerkvoorziening langdurende individuele ondersteuning: Processtap 1. Doorzetten casus

Verantwoordelijk Kernteam

Omschrijving Het leefzorgplan met arrangement langdurende individuele ondersteuning wordt door een kernteamlid via CRM doorgezet naar de backoffice. Indien het een herindicatie betreft dient duidelijk kenbaar te zijn voor de Backoffice wat er moet worden beëindigd en wat het doel is van het arrangement dat opgestart dient te worden.

2. Administratief verwerken

Backoffice

Backoffice registreert de benodigde zorg in GWS en stelt de beschikking op voor de klant en meldt aan bij CAK met een cc aan de coördinator. Voor deze ondersteuning wordt een eigen bijdrage gevraagd. Concreet betekent dit: er wordt bij deze klanten een gemiddeld aantal uren per week vooraf ingeschat. In de praktijk wordt naar behoefte ingezet (soms een week wat minder, soms een week wat meer). De klant betaalt een eigen bijdrage die bepaald wordt over 42 weken per jaar (en dus niet 52 weken waarin geleverd kan worden). De klant betaalt per week 42/52 eigen bijdrage over dit aantal uren.

3. Verdeling casussen

Coördinator/ Uitvoeringsteam

De coördinator ontvangt van de backoffice de beschikkingen + zaaknummer. Vervolgens worden deze casussen (inclusief zaaknummer) in het wekelijkse teamoverleg verdeeld. Na de verdeling neemt de ambulant ondersteuner contact op met het kernteamlid voor een warme overdracht. Hier kunnen ook beschikkingen/ casussen tussen zitten die reeds behandeld zijn in het uitvoeringsteam met het arrangement kortdurende ondersteuning. In deze gevallen vindt er geen overdracht meer plaats door het kernteamlid.

4. Uitvoeren LZP* (opstellen ondersteuning splan = uitwerking

Ondersteuningsondersteuner

Na de toewijzing van een ondersteuner neemt deze contact op met de burger en stellen deze samen een ondersteuningsplan op, waarin de doelen van het traject staan beschreven. Deze worden op Extranet opgeslagen.


23

leefzorgplan) * Elk beslis-, vaststellingsen opschalings-moment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.

5. Uitvoeren Ondersteunin gsplan*


* Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.

Zodra het ondersteuningsplan is vastgesteld gaat de ondersteuner over naar de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Met de burger en mogelijk andere betrokken partijen wordt gericht gewerkt aan de afgesproken doelen. De ondersteuner heeft in principe de regierol. Alle contacten en inhoudelijke afspraken die de ondersteuner heeft met de burger en andere betrokkenen dienen in een contactjournaal te worden opgenomen. Het contactjournaal is een registratie van een van belang zijnde handeling, overweging of besluit die de ondersteuner (samen met de burger) maakt. Het contactjournaal geeft een heldere, logische en chronologische weergave van de stappen die gezet zijn. Deze contactjournaals worden vooralsnog opgeslagen op Extranet. Tijdens deze fase moet de ondersteuner er altijd op letten dat er daadwerkelijk stappen worden gezet en dat meetbaar aan de doelen wordt gewerkt. Tijdens een traject kan de ondersteuner de hulp inroepen van onder andere: - Zijn collega ondersteuners om gebruik te maken van zijn of haar expertise. - Het casusoverleg dat 1x per week plaatsvindt met het team. - De coördinator.

6. Tussenevaluatie*


* Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.

Met de burger wordt afgestemd wanneer er geëvalueerd wordt. Dit moment wordt bij aanvang vastgelegd in het ondersteuningsplan. Het doel van de evaluatie is de stand van zaken te bepalen op dat moment. Er zijn de volgende mogelijkheden: 1- Er dient een maatwerkvoorziening ingezet te worden die niet geboden kan worden door het uitvoeringsteam IO. Indien er een maatwerkvoorziening noodzakelijk is, die niet aanwezig is in het uitvoeringsteam, past de ondersteuner zelf

24


i.o.m de burger het leefzorgplan aan. De ondersteuner laat het plan opnieuw tekenen door de burger en zodat vervolgens via CRM doorgeleid kan worden naar de Backoffice. 2- De gestelde doelen worden aangepast Dit gebeurd in overleg met de burger. Indien dit aan de hand is dient alleen het ondersteuningsplan aangepast te worden. 3- Wijziging en/of verlenging ondersteuning. Indien de omvang van de ondersteuning gewijzigd en/of verlengd dient te worden, past de ondersteuner zelf i.o.m de burger het leefzorgplan aan. De ondersteuner laat het plan opnieuw tekenen door de burger, zodat dit vervolgens via CRM doorgeleid kan worden naar de Backoffice. Deze stelt vervolgens het CAK weer op de hoogte, past de eigen bijdrage aan en stelt de burger hier middels een beschikking van op de hoogte. 4- De gehaalde doelen zijn bereikt en het traject is ten einde (zie: Einde traject) 7. Eindevaluatie* * Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.


Er dient voor de in de beschikking genoemde einddatum verplicht een eindevaluatie met de burger plaats te vinden. Hierin wordt samen met de burger gekeken of de gestelde doelen in het ondersteuningsplan en het leefzorgplan behaald zijn en het traject kan worden afgerond. De eindevaluatie is terug te vinden in het ondersteuningsplan en in het contactjournaal. Hierna heeft de ondersteuner weer dezelfde mogelijkheden als bij de tussenevaluatie.

8. Einde Traject* * Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team.


Na de tussenevaluatie of eindevaluatie bestaat de mogelijkheid een traject te beëindigen. Dit kan op drie verschillende manieren: 1- De gestelde doelen zijn bereikt op einde beschikkingsdatum. Het ondersteuningsplan inclusief evaluatie wordt toegevoegd aan het leefzorgplan zodat bij een eventueel vervolgcontact de historie terug te halen is in het leefzorgplan. Er dienen géén verdere acties uitgevoerd te Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

25

worden. 2- De gestelde doelen zijn eerder bereikt dan einde beschikkingsdatum. Als uit een tussenevaluatie blijkt dat het traject eerder eindigt dan in de beschikking staat vermeld, dient het leefzorgplan door de ondersteuner aangepast te worden en ondertekend te worden door de burger, zodat dit vervolgens via CRM doorgeleid kan worden naar de Backoffice. Deze stelt vervolgens de zorgaanbieder en het CAK op de hoogte van de beëindiging. (en verder??? Wel/geen beschikking/leveringsopdracht?) Het ondersteuningsplan inclusief evaluatie wordt toegevoegd aan het leefzorgplan zodat bij een eventueel vervolgcontact de historie terug te halen is in het leefzorgplan. 3- Geen contact Daarnaast kan op enig moment een traject eindigen doordat de ondersteuner “geen contact” meer krijgen met de burger. Dit wordt opgenomen in het ondersteuningsplan waarna dit wordt toegevoegd aan het leefzorgplan. Dit leefzorgplan wordt vervolgens niet afgesloten.

26


6

Uitvoeringsteam Hulp bij het huishouden

Inleiding Procesomschrijving Uitvoeringsteam Hulp bij het Huishouden. Wanneer er sprake is van (behoefte aan) ondersteuning bij het huishouden kan hulp bij het huishouden als voorziening worden ingezet. Dit kan gedeeltelijke of volledige overname zijn van huishoudelijke taken. En indien van toepassing de verzorging van gezonde, jonge gezinsgenoten bij uitval van ouders en/of verzorgers. Oorzaken Mogelijke oorzaken van de behoefte aan ondersteuning kunnen divers van aard zijn. Van ‘licht’ tot ‘zwaar’. ‘Licht’ behoeft vanuit mijn optiek geen extra toelichting. ‘Zwaar’, hierbij kunnen we denken aan somatische, psychogeriatrische of psychiatrische aandoening of beperking, een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke handicap of een psychosociaal probleem. Wanneer een huishouden ondersteuning behoeft, kan dit blijken uit vervuiling (van de woning of van de kleding), door verwaarlozing van de burger. (gezondheidsrisico’s, persoonlijke verzorging, voeding en vocht), maar ook door ontreddering van zichzelf of van afhankelijke huisgenoten waardoor het functioneren in huis maar ook buitenshuis belemmerd wordt. Doel en resultaat Het doel van hulp bij het huishouden kan dus enerzijds zijn het schoonhouden van het huis en/of het verrichten van de dagelijks voorkomende huishoudelijke activiteiten, maar anderzijds ook het ondersteunen bij het organiseren van het huishouden. Resultaat is dat de burger en zijn eventuele gezinsgenoten, beschikken over een schoon en leefbaar huis. Het doel van hulp bij het huishouden kan dus enerzijds zijn het schoonhouden van het huis en/of het verrichten van de dagelijks voorkomende huishoudelijke activiteiten, maar anderzijds ook het ondersteunen bij het organiseren van het huishouden. Resultaat is dat de burger en zijn eventuele gezinsgenoten, beschikken over een schoon en leefbaar huis. Werkwijze Verlof

coördinator/team Overleggen verlof:

leverancier

Team overlegt samen wie, wanneer verlof neemt en of ze het onderling kunnen oplossen op basis van door de coördinator aangegeven kaders. Aanvragen verlof: Formele verlofmelding bij leverancier. Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

27

leverancier

Beoordelen verlof:

leverancier

Beoordelen van het verlof door leverancier. Informeren over verlof:

Leverancier is verantwoordelijk voor informeren coördinator wat het besluit is, verdere formele afhandeling, registratie, verloning etc. coördinator/team Bespreken hiaten:

Ziek melden

Beter melden

coördinator

Team bespreekt met coördinator de hiaten. Contacteren leverancier:

medewerker

Coördinator neemt contact op met leverancier en vraagt hen vervang te regelen. Bellen klant:

medewerker

Medewerker belt klant en vraagt of ze een andere dag kan komen (bij verwacht kortdurend verzuim). Informeren coördinator:

medewerker

Informeren van de coördinator door de medewerker over ziekte en de afspraak met klant om op een andere dag te komen. Melden ziekte:

leverancier

Het melden van de ziekte bij de leverancier en informeren van de coördinator. Beoordelen ziektemelding:

medewerker

Het beoordelen van de ziektemelding. Mag de medewerker zich ziek melden? Bepalen actie:

coördinator

Medewerker bepaalt of hij/zij gaat werken of verlof opneemt. Contacteren leverancier:

coördinator

Coördinator neemt contact op met leverancier en vraagt hen vervanging te regelen. Zoeken alternatief:

Het zoeken naar een alternatieve leverancier. coördinator/team Bespreken planning:

leverancier 28


Het bespreken van de planning met het team. Bespreken inzet medewerker:

Uitvoeren LZP

coördinator

Het bespreken van de inzet van de medewerker door de leverancier met de coördinator. Maken planning:

leverancier

Het maken van de planning conform afspraken in het plan van aanpak. Vragen terugkoppeling PvA:

midoffice

Leverancier vraagt aan de coördinator terugkoppeling over de uitvoering van het PvA en evalueert de uitvoering. Verwerken LZP:

midoffice

Het maken van de beschikking en registreren van de benodigde zorg. Verzenden beschikking:

Het informeren van de klant middels de beschikking en de coördinator middels de beschikking en de leveringsopdracht. coördinator/team Uitvoeringsoverleg:

kernteamlid

Het afhandelen van de beschikking en leveringsopdracht. Afstemmen wie ruimte heeft om de hulp met de klant op te nemen. Maken afspraken:

medewerker

Het afstemmen van de hulp met de klant. Uitvoeren LZP: -

medewerker

Uitvoeren hulp uit LZP Eenmaal per week registreren van de geleverde hulp in het urenregistratieformulier - Dossier invullen conform afspraak - Voorzien van de klant van noodzakelijk en gewenste informatie - Conform het door de leverancier vastgestelde beleid en richtlijnen handelen indien de omstandigheden daarom vragen Signaleren beëindigen zorg:

kernteamlid

Het signaleren van de beëindiging van de zorg en doorgeven aan het kernteamlid. Aanpassen LZP:

backoffice

Het beëindigen van de zorg in het LZP en doorsturen hiervan naar de backoffice. Bevestigen beëindiging zorg:


29

Protocollen

Afmelden zorg

Monitoren planning

medewerker

Op basis van de richtlijnen voor beëindigen hulp wordt er een bevestiging voor het beëindigen van de zorg gestuurd naar de klant. Uitvoeren werkzaamheden:

klant

Medewerkers gebruiken bij het uitvoeren van de werkzaamheden, indien dit voor de werkzaamheden noodzakelijk is, de protocollen van de leveranciers. Voor de uitvoering van deze protocollen worden materialen geleverd door de leveranciers. Wijziging / Afmelding zorg:

klant

De klant meld zich minimaal 1 werkdag voorafgaand aan het zorgmoment af. In dit geval heeft het geen financiële consequenties. Bespreken afmelding:

medewerker

Indien mogelijk bespreekt de klant de afmelding direct met de medewerker, tijdens het zorgmoment en het zoeken van een nieuw zorgmoment. Informeren nieuw zorgmoment:

coördinator

Informeren klant en coördinator over het nieuwe afgestemde zorgmoment. Beoordelen ingezette uren:

coördinator

Het beoordelen van de ingezette uren versus de beschikte uren op team en indien noodzakelijk individueel niveau. Beoordelen plus en min uren Communiceren bevindingen: Het communiceren van de bevindingen naar het team en zo nodig naar leverancier.

Informatiekaart/folder HbH

30


Klik hier voor de informatiekaart/folder HbH

7

Uitvoeringsteam Jeugd

Procesbeschrijving uitvoeringsteams Jeugd Een casus kan op twee verschillende manieren binnenkomen bij het uitvoeringsteam: 1. Vrijwillig: Naar aanleiding van een signaal uit de wijk. Hier is door het kernteam een keukentafelgesprek gevoerd en een leefzorgplan opgesteld waarin het arrangement gezinscoach is opgenomen. 2. Niet-vrijwillig: Naar aanleiding van een zorgmelding welke in eerste instantie is binnengekomen bij Veilig Thuis en na triage is doorgezet naar het lokale veld (=sociale wijkteam). Eerst wordt hieronder de vrijwillige manier van een casus ontvangen beschreven.

Processtap 29. Doorzetten casus

30. Uitvoeren LZP* (opstellen gezinsplan = uitwerking leefzorgplan) * Elk beslis-, vaststellingsen opschalings-moment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team en/of de gedragswetenschapper.

Verantwoordelijk Midoffice

Omschrijving Het leefzorgplan met arrangement gezinscoach wordt door de Midoffice doorgezet naar het team gezinscoaches.

Gezinscoach

Het arrangement gezinscoach kent drie uitvoeringsvormen: 3- Vraagverdieping Bij vraagverdieping is de casus dusdanig complex voor het kernteam dat deze het leefzorgplan niet volledig kon opstellen. Er zijn extra gesprekken met het gezin en de andere betrokkenen nodig om helder te krijgen wat het kind, de jeugdige en zijn gezin nodig hebben. De gezinscoach voert deze gesprekken en legt het arrangement en de afspraken die hieruit volgen vast in het leefzorgplan. 2-3 Regie en/of Opvoedondersteuning Door de gezinscoach wordt samen met het gezin en andere betrokken partijen een gezinsplan opgesteld waarin de uitwerking van de doelen uit het leefzorgplan is opgenomen en de evaluatie momenten worden vastgelegd. Indien verwacht wordt dat het traject niet binnen zes maanden te realiseren is, kan in deze fase de keuze gemaakt worden de casus niet op te pakken binnen het uitvoeringsteam maar deze door te zetten naar specialistisch zorg. Indien dit gebeurt past de gezinscoach het leefzorgplan aan en wordt het nieuwe


31

arrangement als maatwerkvoorziening ingezet. (Zie Einde traject.)

31. itvoeren gezinsplan*

Gezinscoach

* Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team en/of de gedragswetenschapper.

Zodra het gezinsplan is vastgesteld gaat de gezinscoach over naar de daadwerkelijke uitvoering hiervan. Met het gezin en de andere betrokken partijen wordt gericht gewerkt aan de afgesproken doelen. De gezinscoach heeft daarbij de regierol. Alle contacten en inhoudelijke afspraken die de gezinscoach heeft met het gezin en andere betrokkenen dienen in een contactjournaal te worden opgenomen. Het contactjournaal is een registratie van een van belang zijnde handeling, overweging of besluit die de gezinscoach (samen met het gezin/ de jongere) maakt. Het contactjournaal geeft een heldere, logische en chronologische weergave van de stappen die gezet zijn. Deze contactjournaals worden vooralsnog opgeslagen op Extranet. Tijdens deze fase moet de gezinscoach er altijd op letten dat er daadwerkelijk stappen worden gezet en dat meetbaar aan de doelen wordt gewerkt. Het streven is de afgesproken doelen in maximaal 6 maanden te bereiken. Tijdens een traject kan de gezinscoach de hulp inroepen van onder andere: - Zijn collega gezinscoaches om gebruik te maken van zijn of haar expertise. - De gedragswetenschapper. Deze heeft een adviserende en begeleidende rol. De gedragswetenschapper begeleidt de casusbespreking, voert met iedere individuele gezinscoach 1x per 6 weken een volledige caseloadbespreking en is op afgesproken tijden beschikbaar voor consultatie en advies. - Het casusoverleg dat 1x per week plaatsvindt met het team. - De coördinator indien er knelpunten in de uitvoering zijn anders dan inhoudelijke waar de gezinscoach niet in is geslaagd deze zelfstandig op te lossen. Of als er een beslissing of opschaling nodig is waarover er binnen

32


het team of met de individuele gezinscoach in samenspraak met de gedragswetenschapper geen overeenstemming bereikt kan worden.

32. Tussenevaluatie* * Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team en/of de gedragswetenschapper.

Gezinscoach

Met het gezin wordt afgestemd wanneer er geëvalueerd wordt. Dit moment wordt bij aanvang vastgelegd in het gezinsplan. Het doel van de evaluatie is de stand van zaken te bepalen op dat moment. In deze tussenevaluatie wordt tevens gekeken of het nog steeds mogelijk is de gestelde doelen binnen zes maanden na de start van het traject te realiseren. Indien dit niet mogelijk is zijn er drie opties: 5- Er dient specialistische hulpverlening ingezet te worden of een extra arrangement (=andere zorg/ondersteuning dan jeugdhulp). Indien er sprake is van specialistische hulpverlening naast of in plaats van de inzet van de gezinscoach past de gezinscoach zelf het leefzorgplan aan. De gezinscoach laat dit opnieuw tekenen door de burger en zet dit vervolgens via CRM door naar de Backoffice. Indien er een extra arrangement nodig is wordt deze vraag via de Midoffice doorgeleid naar het kernteam. 6- De inschatting is dat het traject langer dan zes maanden gaat duren o De gezinscoach vermoedt dat het traject met enkele extra maanden gerealiseerd kan worden. Er kan besloten worden het traject nog met 1 of 2 maanden voort te zetten met een aantal concrete doelstellingen. De gezinscoach past het leefzorgplan aan. o In het geval dat de gezinscoach de inschatting maakt dat de gestelde doelen niet binnen de zes maanden gehaald worden en een korte verlengperiode geen meerwaarde zal hebben, kan de casus doorgezet worden naar de specialistische zorg. In Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

33

dit geval past de gezinscoach ook zelf het leefzorgplan aan. De gezinscoach laat dit opnieuw tekenen door de burger en zet dit vervolgens via CRM door naar de Backoffice. 7- De gehaalde doelen zijn bereikt en het traject is dus ten einde (zie verder: Einde traject) 4. Er dient opgeschaald te worden naar de beschermtafel. De gezinscoach bereid een ‘beschermtafel’ voor en bespreekt hier (eventueel samen met het gezin) de zorgen en de noodzaak voor een onafhankelijk onderzoek door de Raad voor de Kinderbescherming. Vanuit de beschermingstafel kunnen er drie besluiten volgen: a. Er zijn nog voldoende aangrijpingspunten binnen het vrijwillig kader. Gezinscoach pakt de casus weer op en gaat verder met de uitvoering van het traject. b. De casus wordt teruggelegd naar de uitvoering (de gezinscoach) met drangafspraken waar het gezin aan moet voldoen ter voorkoming van een Raadsonderzoek. c. De Raad voor de Kinderbescherming start een onderzoek. Er worden met de gezinscoach afspraken gemaakt over voortzetting hulpverlening totdat het onderzoek is afgerond. Advies van de Raad gaat naar de rechter voor een uitspraak. Indien er een OTS of OTS met uithuisplaatsing wordt uitgesproken betekent dit einde traject gezinscoach. Mocht de rechter het advies van de Raad niet overnemen dan wordt er opnieuw gekeken wat de opties binnen het vrijwillig kader zouden kunnen zijn. 34


5. Eindevaluatie*

Gezinscoach


6. Einde Traject* * Elk beslis-, vaststellingsen opschalingsmoment tijdens deze fase dient besproken te worden met het team en/of de gedragswetenschapper.

Er dient verplicht een eindevaluatie met het gezin plaats te vinden. Hierin wordt samen met het gezin gekeken of de gestelde doelen in het gezinsplan en het leefzorgplan behaald zijn en het traject kan worden afgerond. De eindevaluatie is terug te vinden in het gezinsplan en in het contactjournaal. Hierna heeft de gezinscoach weer dezelfde vier mogelijkheden als bij de tussenevaluatie.

Gezinscoach

Na de tussenevaluatie of eindevaluatie bestaat de mogelijkheid een traject te beëindigen of door te zetten. Dit kan op twee verschillende manieren gebeuren: 1. De casus is via een aangepast leefzorgplan doorgezet naar specialistische zorg. Tevens wordt vastgelegd wie regie heeft op de casus, deze kan bij de gezinscoach blijven liggen. Het leefzorgplan wordt door de gezinscoach aangepast. De gezinscoach laat dit opnieuw tekenen door de burger en zet dit vervolgens via CRM door naar de Backoffice. 2. De doelen zijn bereikt. Het gezinsplan wordt toegevoegd aan het leefzorgplan zodat bij een eventueel vervolgcontact de historie terug te halen is in het leefzorgplan. De gezinscoach beoordeelt of er nog regie nodig is op andere arrangementsonderdelen van het leefzorgplan. Daarnaast kan op enig moment een traject eindigen doordat de gezinscoach “geen contact” meer krijgen met het gezin. Vervolgens maakt de gezinscoach de inschatting of de casus afgesloten kan worden of opgeschaald dient te worden naar de Beschermtafel indien de zorgen te ernstig (of te onduidelijk) zijn om de casus af te kunnen sluiten.


35

Hieronder het proces omtrent de niet-vrijwillige manier c.q. via een zorgmelding: Processtap 0. (voortraject zorgmelding door Veilig Thuis)

Verantwoordelijk

Omschrijving

Veilig Thuis

Bij een zorgmelding zijn er professionals (politie, scholen, zorgaanbieders, consultatiebureaus, ziekenhuizen etc.) uit de directe omgeving van een kind die zich zorgen maken over de ontwikkeling van dit kind. Deze professionals kunnen telefonisch, per mail of schriftelijk een melding doen bij Veilig Thuis. De professional is verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van het gezin dat er een zorgmelding is gedaan. In de volgende situaties maakt de politie hun zorgen kenbaar middels een door hen opgesteld ‘zorgformulier’. Dit zorgformulier stuurt de politie vervolgens naar Veilig Thuis. 1. Algemene zorgsignalering op kinderen en gezinnen 2. Kinderen als slachtoffer en/of getuige van huiselijk geweld 3. Kinderen jonger dan 12 jaar die een strafbaar feit plegen 4. Ongeboren kind bij huiselijk geweld tussen partners tijdens zwangerschap

Binnen uiterlijk vijf werkdagen wordt de melding door Veilig Thuis getriageerd. Dit proces behelst drie stappen: 1. Informatieverzameling; 2. Beoordeling 3. Besluitvorming In de triage neemt Veilig Thuis één van de volgende besluiten: 1. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de vervolgstappen wordt belegd bij één van de volgende partijen:  Het lokale veld (=het sociale wijkteam)  Een instelling of professional die reeds bij het gezin of huishouden betrokken is;  Een multidisciplinair samengesteld team, voor zover dat team juridisch in staat is de verantwoordelijkheid over te nemen;  Veilig Thuis. 2. Er zijn geen vervolgstappen nodig omdat:  De melding wordt omgezet in een advies (dit advies is gericht aan de melder);  De bemoeienis van Veilig Thuis bij de melding direct kan worden beëindigd.

36


1. Ontvangen zorgmelding

Midoffice

Indien Veilig Thuis besluit om na de triage de zorgmelding door te zetten naar het Sociaal wijkteam landt deze melding (de bevindingen uit de triage en het zorgformulier van de politie) eerst bij de Midoffice. Deze maakt voor de casus een signaal uit de wijk in CRM aan.

2. Doorzetten zorgmelding

Midoffice

De casus wordt door de Midoffice doorgezet naar het gezinscoachteam. Vervolgens wordt de casus op basis van beschikbaarheid verdeeld. Het signaal uit de wijk wordt afgesloten zodra de casus doorgezet is naar het team en bekend is wie de melding gaat oppakken. De gezinscoach meldt terug aan de Midoffice wie de casus gaat oppakken.

3. Opvolgen zorgmelding*

Gezinscoach

Zodra de casus bij een gezinscoach terecht is gekomen dient deze zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen na melding contact op te nemen met het gezin. De zorgmelding wordt open en transparant met ouders en afhankelijk van de leeftijd en de situatie ook met de jeugdige besproken. De kinderen moeten minimaal gezien en indien mogelijk ook gesproken zijn.


De gezinscoach dient binnen maximaal zes weken na melding, het zorgmeldingstraject afgehandeld te hebben. Er kunnen drie beslissingen genomen worden ten aanzien van de zorgmelding: 1- Er zijn geen zorgwekkende signalen meer: afsluiten zorgmelding Het gezin kan op eigen kracht verder. 2- De zorgmelding gaat over in reguliere zorg. Er is vrijwillige hulpverlening in het gezin aan de orde is. In dit geval dient de gezinscoach het leefzorgplan zelf op te stellen. De gezinscoach laat dit tekenen door de burger en zet dit ingeval van inzet maatwerkvoorziening vervolgens via CRM door naar de Backoffice. Bij inzet gezinscoach wordt de casus verdeeld op basis van expertise en beschikbaarheid in het team. Bijlage V - Procesbeschrijving - Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

37

3- De zorgmelding wordt na overleg met het gezin en eventueel andere betrokkenen doorgezet naar de Beschermtafel. Er ontbreekt medewerking van het gezin of de ontwikkeling van het kind is ernstig in het geding. De Beschermtafel kan besluiten de melding voor onafhankelijk onderzoek door te zetten naar de Raad voor de Kinderbescherming. Een verzoek tot onderzoek word ingediend met behulp van een formulier waarin kort alle zorgen worden weergegeven. Dit formulier is bijgevoegd in de bijlage.

38

4. Terugkoppeling Veilig Thuis

Gezinscoach

De beslissing dient binnen zes weken te worden teruggekoppeld naar Veilig Thuis. Daarnaast wordt deze beslissing en de onderbouwing daarvan vastgelegd in het contactjournaal.

5. Opstellen Leefzorgplan (optioneel)

Gezinscoach

Indien de zorgmelding over gaat in reguliere zorg dient de gezinscoach zelf het leefzorgplan op te stellen. Hierna volgt het normale proces zoals hierboven beschreven is bij de vrijwillige manier.


Vraagspecificatie Regiesysteem Gemeente Venlo

Recommend Documents