Communicatiestrategie & actieplan Venlo Verbindt Sociale transities Gemeente Venlo 1. Aanleiding Waarom een nieuwe communicatiestrategie? Welke kansen laten we nu liggen? De inwoners van Venlo krijgen meer ruimte en verantwoordelijkheden. De ontwikkeling naar een participatiesamenleving is geen doel van beleid, maar een ontwikkeling in de samenleving die gaande is. Mensen nemen zaken in hun omgeving steeds meer in eigen hand. Niet omdat het moet, maar omdat het kan en omdat ze het willen. Dit vraagt een andere rol van de overheid, als een van de deelnemers en als onderdeel van de samenleving. Voor veel gemeenten zijn de sociale transities de aanjager van deze ontwikkeling naar “ de nieuwe overheid’ . In Venlo gebeurt al veel op eigen kracht. De rol van de gemeentelijke organisatie verandert daarin mee: we stellen ons bescheidener op. Niet als de alwetende overheid die het even komt vertellen, maar als een overheid die luistert en mogelijk maakt. De relatie die wij als gemeentelijke organisatie met de samenleving hebben, het vertrouwen dat die samenleving in ons heeft en het beleid dat we voor hen maken, kan alleen maar beter worden als wij die samenleving als een gelijkwaardige partner behandelen. Een partner die deskundig is en betrokken wil worden. De communicatiestrategie Deze ontwikkeling vraagt een heroriëntatie op de wijze van communiceren. We keren de richting van communicatie om. We gaan minder zenden en meer ontvangen! Inwoners, partners, instellingen, verenigingen, etc. formuleren de input. We gaan ze niet lastig vallen met ‘ the making of’ van onze plannen, maar vragen aan hén wat ze willen weten of doen. Onze boodschap is afgestemd op hún behoefte. Want de samenleving inspireert ons, de bijzondere mensen motiveren ons om goede plannen te maken en zij enthousiasmeren ons om hen te volgen in verantwoordelijkheid/ autonomie om dingen zelf te regelen, samen en met anderen. Daarom gaan we naar buiten met de vraag: hoe wilt u het hebben? Met andere woorden: hoe wilt u dat wij met u communiceren? We geven antwoorden op de feitelijke vragen die leven. We gaan dus niet uit van onze eigen behoefte om ons verhaal te vertellen, maar gaan het gesprek aan als mensen dat zelf willen. Zo halen we op wat er in de samenleving leeft en spelen daar direct op in (maatwerk). Luisteren en ontvangen helpt projectleiders en beleidsmakers om beter beleid en betere instrumenten te ontwikkelen. Iets dat je maakt mét betrokkenen en belanghebbenden, wordt ook beter! Het is belangrijk dat collega’ s die dicht bij de samenleving staan en in hun dagelijkse werk in gesprek zijn met die samenleving hun opbrengst met de rest van de organisatie delen. Zij kunnen 'vragen stellen', 'benieuwd zijn'. Zij zijn belangrijk in de communicatie. Team Communicatie gaat helpen bij dit proces. Met collega’ s aan de slag om een nieuwe houding aan te nemen, zodat we als organisatie beter in staat zijn gesprekken te voeren, mensen uit te dagen en de juiste antwoorden op vragen te geven. Team communicatie maakt zo ook zelf een leerproces door. Ze helpt en bewaakt de vorm van communicatie tussen collega’ s en de mensen uit de samenleving. Dus veel minder ‘ helpen bij het zenden’ maar
1
vooral de kern van het communicatieproces - het gesprek - faciliteren, begeleiden en mogelijk maken. 2. Aanpak Focus op sociale domein, daarnaast de rest van de organisatie Deze communicatiestrategie is nieuw voor de organisatie. We leren door te doen. Daarom gaan we direct aan de slag, met focus op het sociale domein. De sociale transities zijn immers de aanjager van deze ontwikkeling. We delen successen met collega’ s en breiden gaandeweg de werkwijze verder uit. Waarderend vernieuwen Het omkeren van de richting van communicatie vraagt allereerst een houding- en gedragsverandering van medewerkers van de gemeente Venlo. Immers, communicatie is niet iets van alleen team Communicatie, maar van de héle organisatie. Ad Baijens gaat ons helpen om deze verandering samen tot een succes te maken en te borgen binnen de organisatie. Hij gebruikt hierbij de methode van Waarderend Vernieuwen. Deze benadering van organisatieanalyse en organisatieleren richt zich op het ontdekken van innovaties, ze begrijpen en bevorderen. Het uitgangspunt is het zoeken naar mogelijkheden. Zaken die lukken leveren nu eenmaal meer energie op dan het oplossen van problemen. Organisaties die benieuwd zijn naar initiatieven en succesverhalen veranderen ook in de richting van de mogelijkheden, terwijl organisaties die gericht zijn op problemen en risico's vooral meer problemen en risico's ontmoeten. De stemming in de organisatie wordt positief en creatief en dat helpt om de bestemming, de initiatiefrijke samenleving binnen bereik te brengen. Tevens helpt Waarderend Vernieuwen om als ambtelijke organisatie een spiegel van de stad te zijn. Met deze methode heeft Ad Baijens ook een waardevolle bijdrage geleverd aan de Venlose raadswerkgroep SAM. Concreet zit de winst die we hiermee behalen in minder weerstand, minder bezwaren en beroepen en meer efficiency door snellere doorlooptijden bij inspraak en participatietrajecten. Concrete actie: Ad Baijens geeft een training Waarderend Vernieuwen voor communicatieadviseurs, projectleiders en beleidsmedewerkers. De deelnemers kunnen na afloop deelnemen aan initiatieven, aan stadsgesprekken en de deelnemers leren te modereren. Dat wil zeggen dat zij de methode succesvol kunnen toepassen zodat meer collega's, teams en directie ook op zoek gaan naar mogelijkheden, initiatieven en in actie komen. Niemand blijft langs de kant staan maar iedereen neemt actief en creatief deel aan de vernieuwingen. Het management team zal zich dan ook de methode eigen maken om een actieve rol in de verspreiding van het gedachtegoed te waarborgen. Na afloop van de training worden de deelnemers gedurende 6 maanden begeleid door Ad Baijens. Zij kunnen vragen of casuïstiek aan hem voorleggen en tevens zorgt Ad Baijens ervoor dat alle casuïstiek en kennis binnen de gehele groep gedeeld wordt. De periode wordt afgesloten met een review bijeenkomst. Binnen een half jaar bereiken zoveel succesvolle initiatieven de medewerkers dat er sprake zal zijn van een olievlek. De 'koplopers' blijven na de periode van intervisie aanspreekbaar op hun expertise maar er is geen exclusieve kennis meer. Iedereen kan altijd en op alle niveaus meedoen. Intensieve inzet van de interne sociale media zoals intranet en yammer of besloten facebook pagina's brengen snel effect teweeg. Factor C sessies: speelveld in kaart brengen Projectleiders, beleidsmedewerkers en uitvoerende collega’ s van de ‘ deelnemende’ projecten brengen samen met communicatieadviseurs in een of meerdere bijeenkomsten het speelveld van hun project in kaart; met wie hebben we te maken, wie zijn die mensen, wat doen ze, 2
waar staan ze, wat houdt hen bezig, wat is hun belang en hoe kunnen we verbinden en ophalen? Dit doen we volgens de Factor C-methode; een breederkende methode om te komen tot communicatief beleid en omgevingsgericht werken. Op basis van de analyses benoemen we de belangrijkste doelgroepen en formuleren we per doelgroep een kernboodschap. Daarna stellen we een communicatiekalender op. Hierin staat met wie we wanneer waarover en op welke manier communiceren. Altijd kennis paraat Er komen factsheets over inhoud, besluiten, aantallen, getallen, tijden en feiten. Op factsheet staan datum, kernboodschap, wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren. We gebruiken ze voor vraag en antwoord, toelichting aan pers. Factsheets spelen een belangrijke feitelijke rol in de communicatie. Inhoudelijke collega’ s leveren de input voor de factsheets. Samen met hen bedenkt team Communicatie een geschikt format en bewaakt team Communicatie de actualiteit van de factsheets. In de toekomst willen we factsheets ook digitaal ontsluiten en aanvullen met beeld-, film- en presentatiemateriaal. Communicatiemiddelen Samen zijn wij Venlo Onder de vlag van ‘ Samen zijn wij Venlo’ (afkomstig uit de sociale structuurvisie) bieden we een platform voor bijzondere mensen en initiatieven in Venlo. Er is een website in ontwikkeling, samenzijnwijvenlo.nl, die bedoeld is om een brede doelgroep te inspireren, enthousiasmeren en op te roepen om mee te doen. De strekking van de site is gebaseerd op het algemene gedachtengoed: eigen kracht, de burger aan zet. We willen laten zien dat Venlo op dat vlak al goed bezig is (Stad van Actieve Mensen). We brengen initiatieven en de mensen daarachter in beeld; we laten zien welke initiatieven er zijn in Venlo. Tegelijkertijd belichten we globaal de sociale infrastructuur van Venlo. Er is aandacht voor de wijkgerichte aanpak in de vorm van de huizen van de wijk en de sociale wijkteams. Naast de website is een animatie ontwikkeld, die burgers oproept om mee te doen. Deze is in te zetten tijdens presentaties en bijeenkomsten (ook van partners!). Verder zijn er filmpjes en testimonials gemaakt over bijzondere Venlose initiatieven en initiatiefnemers. De filmpjes kunnen ook ingezet worden op Omroep Venlo. De communicatiemiddelen onder Samen zijn wij Venlo gebruiken we nadrukkelijk niet om inhoudelijke veranderingen naar aanleiding van de decentralisaties te communiceren. Daar is meer maatwerk voor nodig, passend bij de hiervoor geschetste communicatiestrategie (luisteren, gesprekken voeren). Het communicatieconcept is wel geschikt om mensen en initiatieven met elkaar te verbinden. Andere initiatieven die ook mensen en hun wijkgerichte activiteiten met elkaar verbinden, zoals de participatiekaart en gesprekindebuurt.nl, kunnen hieraan gekoppeld worden. Voordat we de communicatiemiddelen actief in gebruik gaan nemen en waar mogelijk uit breiden, gaan we ze meer van onze partners (in eerste instantie Zorgkantoor en Zorgverzekeraar VGZ, later ook meer Venlose partners) en de interne organisatie maken. Samen kunnen we meer inhoud geven aan wat er staat en het beter en krachtiger uitdragen richting de stad, passend in de strategie van ‘ minder zenden, meer ontvangen’ . Voorwaarde voor samenwerking met partners is wel dat alle partners op inhoud goed aangesloten zijn. Concrete acties: - We gaan in gesprek met de interne organisatie (inhoudelijk betrokken collega’ s) over de inhoudelijke invulling en het gebruik van de ‘ Samen zijn wij Venlo’ communicatiemiddelen. - We gaan in gesprek met het Zorgkantoor en de Zorgverzekeraar over het gezamenlijk in gebruik nemen van de communicatiemiddelen (breder draagvlak, niet alleen de gemeente als afzender), het beheer en de publiciteit erover. 3
-
-
-
Datzelfde doen we met belangrijke ‘ Venlose’ partners (professionals én inwoners). Deze inventariseren we tijdens de Factor C-sessies. We gaan in gesprek met de Wmo-Raad om op te halen wat er bij hun cliënten leeft, hoe zij geïnformeerd willen worden en in hoeverre de communicatiemiddelen ‘ Samen zij wij Venlo’ daar bij kunnen helpen. Waar mogelijk maken we een koppeling tussen de acties uit de communicatiekalender die we op basis van de Factor C-sessies maken én de communicatiemiddelen ‘ Samen zijn wij Venlo’ . Samen met onze partners bepalen we een geschikt moment om de communicatiemiddelen te lanceren.
Ambassadeurs van de juiste input voorzien Team Communicatie zorgt voor duidelijke kernboodschappen en inhoudelijk actuele factsheets, zodat inhoudelijke collega’ s, directieleden én bestuurders van het sociale domein tijdens bijeenkomsten en presentaties voldoen aan de informatiebehoefte en de ambassadeurs worden van onze nieuwe aanpak. De wethouder is hierin een belangrijke. Daarnaast sluiten we meer aan bij bestaande wijk- en buurtinitiatieven en bijeenkomsten die in dat kader georganiseerd worden. Venlo kent vele wijk- en buurtinitiatieven die opgezet zijn door een groot aantal enthousiaste mensen. Deze mensen moeten we beter leren kennen. Bij die mensen moeten we beter zichtbaar worden. Daar gaan we onze waardering uitspreken, gaan we luisteren en gaan we vragen stellen. Niet door presentaties te geven maar door in gesprek te gaan met buurtbewoners / vrijwilligers. Op die manier kaarten we ook aan waar wij mee bezig zijn (o.a. opzet Huizen van de Wijk en Sociale Wijkteams) en welke rol inwoners daarbij hebben. Kortom, we gaan verbinden en op zoek naar wat we voor elkaar kunnen betekenen, met als insteek ‘ faciliteren en feliciteren’ . Free publicity Team Communicatie helpt de ambassadeurs binnen het sociale domein, waaronder de wethouder, om de Venlose succesverhalen ook in de lokale, regionale en landelijke media te krijgen. Dit doen we door intensief contact te onderhouden met de (lokale) redacties van met name Dagblad De Limburger, Omroep Venlo en L1. De redactie van De Limburger heeft een ‘ themagroep sociale cohesie’ die op zoek is naar buurtinitiatieven. Daar kunnen we de Venlose aanpak onder de aandacht brengen. Verder plannen we met de Venlose stadsredactie een reeks achtergrondgesprekken en een korte serie over buurtinitiatieven in. De nieuwsredacties van Omroep Venlo en L1 houden we o.a. via persberichten regelmatig op de hoogte van relevante ontwikkelingen en nieuwsfeiten die verband houden met het sociale domein. Voor meer verdieping is het discussieprogramma Markt 2 (Omroep Venlo) en L1Laat (L1) interessant. Daarnaast benaderen we, in afstemming met Zorgverzekeraar VGZ en het Zorgkantoor, relevante landelijke media, vakbladen en sites (o.a. Skipr en Zorgvisie) om de Venlose aanpak onder de aandacht te brengen. We maken daarbij gebruik van elkaars contacten met journalisten. De Venlose aanpak onder de aandacht Veel hulpbehoevende burgers én de mensen om hen heen maken zich zorgen over de bezuinigingen die gepaard gaan met de veranderingen in het zorgsysteem. In Venlo willen we juist laten zien dat ‘ minder geld’ zeker niet ‘ minder zorg’ betekent. Het wordt juist minder bureaucratisch en menselijker. De bezuinigingsmaatregel gaat in Venlo juist een kwaliteitsverbetering in de zorg opleveren. Dit verhaal willen we één keer goed neerzetten om vervolgens via diverse kanalen onder de aandacht te kunnen brengen.
4
Kernboodschap: In Venlo zorgen de sociale wijkteams voor kwalitatief goede zorg, die gebaseerd is op de daadwerkelijke behoeften en die dicht bij de mensen is georganiseerd. Vanuit één ontschot wijkbudget leveren de wijkteams zorg op maat. De Venlose aanpak staat voor betere zorg en samenwerking tussen zorgprofessionals en vrijwilligers. We stappen af van het uurtjefactuurtje principe en leveren met minder bureaucratie en meer vrijheid voor de zorgprofessional passende ondersteuning. Kortom: terug naar de menselijke maat. 3. Acties Wat
Wanneer
Waarderend vernieuwen
Wat levert het op? Minder weerstand en meer efficiency door snellere doorlooptijden bij inspraak en participatietrajecten.
Organisatie sessie met koplopers en communicatieadviseurs in sociaal domein Deelnemen sessie Sessies Factor C
November
Organiseren sessie Deelnemen sessie Opstellen kernboodschappen en communicatiekalender. Factsheets:
November 19 Nov November/ december
Gesprekken voeren met projectleiders en inhoudsdeskundigen, opvragen cijfers en feiten en maken format.
November
Factsheets opstellen Factsheets actualiseren Communicatiemiddelen Samen zijn wij Venlo
November Continue
5 Dec Communicatief beleid en omgevingsgericht werken.
Eenduidige feiten en cijfers; voor iedereen dezelfde feitelijke informatie.
De eigen kracht van Venlo in beeld; verbinden van bijzondere initiatieven en mensen.
In gesprek met Zorgkantoor en Zorgverzekeraar In gesprek met interne organisatie
November Oktober/ November In gesprek met Wmo-Raad 21 okt In gesprek met Venlose partners (professionals en November inwoners) Afspraken maken over beheer, pr en lancering van November samenzijnwijvenlo.nl Koppelen aan communicatiekalender op basis van December stakeholdersanalyse. Ambassadeurs van de juiste input voorzien Kernboodschappen opstellen Actuele factsheets verspreiden Aansluiten bij bestaande wijk- en buurtinitiatieven en bijeenkomsten. Free publicity Benaderen redactie Dagblad De Limburger voor serie over buurtinitiatieven en achtergrondinterviews; Benaderen redacties van Omroep Venlo en L1 Benaderen landelijke media en vakbladen De Venlose aanpak onder de aandacht
December December Continue
Kort filmpje laten maken waarin wethouder
November
Eenduidige inhoudelijke communicatie; ambassadeurs hebben de juiste informatie om mee op pad te gaan.
Venlose succesverhalen in de media. November
November November Onzekerheid wegnemen bij burgers over de gevolgen van de bezuinigingen in de zorg.
5
Testroote de Venlose aanpak uitlegt. Filmpje ontsluiten via social media, venlo.nl en samenzijnwijvenlo.nl. Persgesprek, gekoppeld aan lancering Samen zijn wij Venlo.
November 14 Nov
Deze actielijst zal op basis van de factor C sessies, inhoudelijke mijlpalen, initiatieven, vragen en verhalen uit de stad verder uit worden gewerkt en zal periodiek besproken worden in de project- en stuurgroep van Venlo Verbindt. Verantwoordelijkheid Ruth Peters is als projectleider Communicatie binnen Venlo Verbindt verantwoordelijk voor de uitvoering van de acties in dit communicatieplan.
4. Capaciteitsinzet team communicatie voor het sociale domein De ontwikkelingen in het sociale domein (de sociale transities en de nieuwe manier van communiceren) vragen om een grote additionele ondersteuning vanuit het team Communicatie. We kiezen er voor om deze nieuwe werkwijze vanuit de eigen organisatie te ondersteunen en voor het complete pakket van uitvoering geen extern bureau in te schakelen. Op deze manier kunnen we de nieuwe werkwijze op de meest efficiënte manier ook voor de toekomst borgen in de organisatie. Hiervoor is echter tijdelijk extra personele capaciteit nodig binnen team Communicatie.
5. Begroting Omschrijving Personele capaciteit - Inhuur jan t/m juli 2014 704 uur x € 75,- = € 52.800 - Tijdelijk extra communicatieadviseur 38 uur per week jan. t/m dec 2014 € Externe expertise Communicatiemiddelen Waarderend Vernieuwen Factor C Totaal
Jaar 2013 (nov + dec) € 10.000
Jaar 2014 € 118.750
65.947 €
5.000 90.000 6.500
2.500 3.000 €
€
€
€ 15.500
€
€ 220.247
Deze kosten worden gedekt uit het door de gemeenteraad vastgestelde budget voor Venlo Verbindt.
6
