Jaarverslag & Jaarrekening
Drachten | Smallingerland
Jaarverslag bestuur
Bibliotheek Drachten | Smallingerland Statutaire naam: Statutaire vestigingsplaats:
Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland Drachten
Directeur/bestuurder mw. drs. K.Z. Meijerman MBA
Organisatie en bestuur Dit is een bestuursverslag van de Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland, gevestigd in Drachten. De Stichting heeft ten doel het bevorderen van de openbare bibliotheekvoorziening in het verzorgingsgebied, de gemeente Smallingerland en het in stand houden van een centrum voor kennis, cultuur, educatie en informatie, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: • • • •
het ontwikkelen, instandhouden en beheren van een openbaar bibliotheeksysteem en kenniscentrum, gericht op bereikbaarheid voor alle gebruikers en met een professionele personele bezetting dienstverlening aan gebruikers door middel van opbouw en beheer van een collectie, het uitlenen van media en het geven van voorlichting en informatie het leggen van contacten met maatschappelijke, educatieve en culturele organisaties, die behulpzaam kunnen zijn bij de uitbreiding en intensivering van de dienstverlening aan het publiek voorts al hetgeen dat tot verwezenlijking van de doelstelling zal bijdragen.
Mevrouw K.Z. Meijerman is directeur/bestuurder van de stichting en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht (RvT). Mevrouw Meijerman is daarnaast bestuurder van de Vereniging van Eigenaren Suyderdragt, waar het pand van de bibliotheek in ondergebracht is.
Reorganisatie
Herinrichting
De in 2012 gestarte reorganisatie is in 2013 afgerond. Eind december 2013 traden de laatste, gedetacheerde, medewerkers uit dienst. Eind 2012 had de stichting een negatief eigen vermogen van € 144.000. De gemeente Smallingerland heeft in 2013 een extra subsidie toegekend, ter hoogte van het negatief eigen vermogen.
In 2012 is de bibliotheek opnieuw ingericht. In 2013 zijn de puntjes op de i gezet. Op 31 mei was de officiële opening door wethouder Egbert Berenstvoor genodigden en op zaterdag 1 juni werd het publiek getrakteerd op een feestelijk programma. Naast trouwe leden konden we ook nieuwkomers begroeten. Tijdens de ledenwerfcampagne in de maand juni meldden zich 90 nieuwkomers voor een proefabonnement. Van deze groep is uiteindelijk 30% omgezet in een basisabonnement.
Beleefconcept Het besluit werd genomen ook in het nieuwe beleid De Beleefbibliotheek te continueren. Voortaan zal het verder gaan onder de noemer Beleefconcept. Om een doorstart te maken is een nieuwe database essentieel. Voorbereidingen werden getroffen voor de bouw van de database, zoals het ontvlechten van de oude, zeer complexe database, het uitvoeren van een functioneel systeemonderzoek en het opstellen van systeemeisen om straks aan te kunnen sluiten bij de landelijke website. De zoektocht naar een geschikte bouwer voor het nieuwe CMS liep vertraging op, maar eind 2013 is daadwerkelijk gestart met de ontwikkeling van de database. Met het idee te komen tot een landelijk uitrol van het Beleefconcept zijn verkennende gesprekken gevoerd met het Sector Instituut (SIOB)en met de brancheorganisatie voor Openbare Bibliotheken (VOB). Zij gaven aan dat het product uitstekend zou passen binnen de kernfunctie van de bibliotheek. Beide partijen hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn in de voortgang, mee te willen denken en zich sterk te willen maken voor een mogelijke landelijke implementatie.
Laaggeletterdheid Omdat in Nederland ca. 13% van de inwoners laaggeletterd is, heeft Stichting Lezen en Schrijven het ‘Bondgenootschap voor Geletterdheid Fryslân’ opgericht. Op maandag 1 juli hebben ruim 25 partijen een convenant ondertekend. Deze partijen zetten zich de komende drie jaar in om laaggeletterdheid in Fryslân te voorkomen en te verminderen. Als Smallingerlandse partijen hebben de bibliotheek, de gemeente, Humanitas en Breeduit getekend. Het bondgenootschap gaat zich de komende drie jaar inzetten om de ruim 70.000 volwassenen in Fryslân, die moeite hebben met lezen en schrijven, te bereiken en verder te helpen. Naar aanleiding van dit convenant heeft er een overleg plaats gevonden met wethouder Van der Aart over de lokale bestrijding van laaggeletterdheid. Wij nemen dit mee in ons nieuwe meerjarenbeleidsplan.
Educatie Laaggeletterdheid begintvaak al in de vroege jeugd. Het ligt dus voor de hand om de strijd tegen laaggeletterdheid zo vroeg mogelijk te starten en een doorgaande lijn te ontwikkelen van baby’s naar volwassenen. Uit onderzoek van taalkundigen blijkt dat vrijetijdslezen een drijvende kracht is achter geletterdheid en taalvaardigheid. Kinderen die plezier hebben in lezen, lezen meer en gaan doordat zij meer lezen sneller vooruit in technisch en begrijpend lezen. Als antwoord hierop hebben de bibliotheken het landelijke programma ‘de Bibliotheek op school’ (dBoS) ontwikkeld. De Bibliotheek op School is een gezamenlijke strategische aanpak van bibliotheken voor het primair onderwijs, waarin op structurele wijze wordt gewerkt aan taalontwikkeling, leesbevordering en mediawijsheid. Dat gebeurt op strategisch, beleidsmatig en uitvoerend niveau door zowel bibliotheken, gemeente als onderwijs. Onder leiding van organisatiestrateeg Thomas van Dalen hebben we een aantal masterclasses gevolgd voor het uitrollen van dit programma in onze gemeente. Deze masterclasses zijn uitgemond in een miniconferentie dBoS op 27 november. Wethouder Marjan van der Aart was aanwezig, evenals een delegatie van het onderwijs in Smallingerland. Dit heeft geleid tot contacten met het onderwijs om het programma in 2014 verder uit te rollen. Om leesplezier bij kinderen in het voortgezet onderwijs te stimuleren, hebben we een pilot ontwikkeld: ‘lekker lezen’. In de mediatheek van het Drachtster Lyceum hebben we een collectie nieuwe C- en D-boeken geplaatst op een mooie display. De bedoeling is om ook hier het leesplezier te stimuleren, zodat kinderen meer gaan lezen. Het aantal uitleningen van de mediatheek is daadwerkelijk explosief gestegen zodat van een groot succes mag worden gesproken.
Lezen & literatuur In april werd ons catalogus- en uitleensysteem samengevoegd met dat van de andere Friese bibliotheken. Daarmee zijn alle bibliotheeksystemen met elkaar verbonden en is de bibliotheekpas geldig in alle bibliotheken in Fryslân en bij Tresoar. Het was een van de laatste hordes die genomen moesten worden in de vorming van één provinciaal bibliotheeknetwerk. Het ging om een omvangrijke automatiseringsklus, die zonder grote tegenvallers heeft plaatsgevonden. Uit het recent gehouden Klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat klanten unaniem hun waardering uitspreken voor de aansluiting bij het netwerk. De beschikbare collectie is daarmee enorm uitgebreid. Dalende uitleencijfers zijn sinds de jaren ’90 de trend in bibliotheken. Landelijk is het aantal uitleningen sinds 1991 gehalveerd. In de centrale bibliotheek in Drachten was dat ook het geval maar inmiddels lijken de uitleencijfers toch gestabiliseerd en in 2013 zien we zelfs een lichte groei t.o.v. 2012. In de centrale bibliotheek werd in totaal 98% geleend van wat in 2007 werd geleend. Voor de informatieve media is dat ruim 94%. Omdat in de tussenliggende jaren is geëxperimenteerd met betaald verlengen en afschaffing van leengelden en een aantal servicepunten in de buitendorpen is gestart en weer gesloten zijn de cijfers van jaar tot jaar niet helemaal vergelijkbaar. Per lid van bibliotheek Drachten werden gemiddeld 35 boeken geleend in 2013, waarvan 7,5 in-
formatief. Landelijk werden per bibliotheeklid echter slechts 24 boeken geleend. In 2013 werden de voorbereidingen getroffen voor een grootscheeps landelijk initiatief: het uitlenen van e-books aan bibliotheekleden. In dit jaar steeg de verkoop van e-books in Nederland met meer dan 60% - e-books zijn nu goed voor 4,6% van de totale boekverkoop. De verwachting is dat dit percentage toeneemt, vooral als e-books via de bibliotheken te leen zullen zijn. Naarmate de uitleencijfers van fysieke boeken ook in Drachten in beduidende mate zullen gaan dalen – wat gezien de landelijke trends wel verwacht mag worden - zal de ook de omvang van de fysieke collectie moeten gaan afnemen. Op dit moment kan daar echter nog geen sprake van zijn. Gemiddeld werd ieder exemplaar 5,5 x geleend. Informatieve media werden gemiddeld 3,3 x uitgeleend. De collectie voor de bibliotheken in Friesland wordt gezamenlijk aangeschaft door het Centraal Collectioneringsteam (CCT). Een van onze medewerkers is nu een dag in de week in Leeuwarden om voor de provincie te collectioneren terwijl een andere medewerker een halve dag per week de muziekaanschaf voor alle bibliotheken in Friesland verzorgt. In verband met bezuinigingen is de Bibliotheekservice Fryslân (BSF) gestopt met de dienstverlening aan leesgroepen. Wij hebben een aantal boeken gekocht en de dienstverlening op een andere wijze voortgezet voor onze eigen leesgroepen.
Activiteiten In 2013 heeft de bibliotheek weer een uitgebreid aanbod van workshops, cursussen en lezingen verzorgd. Van oudsher werden ook dit jaar de lezingen en cursussen met een historische en regionale inslag druk bezocht. Ook lezingen over natuur, gezondheid en spiritualiteit konden op veel belangstelling rekenen. Opmerkelijk was de grote interesse voor de workshops autobiografisch schrijven. Het organiseren van activiteiten op de zondagmiddagen bevindt zich nog in een experimentele fase. Wij moesten ontdekken voor welke doelgroep een zondagmiddagactiviteit interessant is en de doelgroep moet op de hoogte zijn van de activiteit. Een aantal werkvormen is uitgeprobeerd. Vooralsnog lijkt het concept ‘hobby van de maand’ voor een brede doelgroep aantrekkelijk en toegankelijk en voor ons een werkbare vorm. Nieuw in het activiteitenaanbod waren de inloopcafés, zoals het repaircafé en het tabletcafé. Beide verrassend succesvol.
Provinciale samenwerking Bibliotheek Drachten | Smallingerland is onderdeel van het Fries Bibliothekennetwerk. Andere deelnemende partijen zijn Bibliotheken Noordwest Fryslân, Bibliotheken Noordoost Fryslân, Bibliotheken Midden Fryslân, Bibliotheken Mar en Fean, Bibliotheken Zuidoost Fryslân en Bibliotheekservice Fryslân. De directeuren van de instellingen komen iedere twee maanden bij elkaar om over diverse beleidsmatige zaken te spreken. Ook is er een aantal commissies actief, waarin medewerkers van alle bibliotheken deelnemen, zoals collectie, marketing, jeugd, bicat etc. Al voordat bibliotheek Drachten zich heeft aangesloten bij het Fries Bibliothekennetwerk participeerden wij in het Centraal Collectioneren Project. Niet alleen volgden wij de ontwikkelingen door deel te nemen aan het projectoverleg maar ook schaften wij titels aan voor de zogenaamde netwerkcollectie: een collectie boeken die eenmalig in Friesland voorkomen, verspreid over de grote bibliotheken in de provincie (Leeuwarden, Heerenveen, Dokkum, Sneek en Drachten). Van deze netwerkcollectie maken alle bibliotheekleden in Friesland gebruik. Nu de trend binnen de provincie is bibliotheken om te bouwen tot zogenaamde “retailbibliotheken” worden collecties drastisch verkleind om ruimte te maken voor displays en frontale plaatsing in de kasten. Praktisch overal vindt dat voornamelijk plaats in de collectie informatieve media, die beduidend minder frequent gebruikt wordt dan de romancollectie. Daardoor groeit de behoefte informatieve media te betrekken uit de netwerkcollectie. In Drachten wordt het informatieve deel van de collectie naar verhouding veel geleend. Daarom ligt het voor de hand dat onze bibliotheek daar het accent legt bij het aanschaffen van boeken voor de netwerkcollectie. De onderdelen die volgens afspraak in Drachten aangekocht worden als ze elders niet in aanmerking komen voor aanschaf, zijn: (para)psychologie, dierkunde, geneeskunde en kunst.
Lokale samenwerking In 2013 werd de samenwerking met de culturele partners in Smallingerland voortgezet. De directeuren van de Lawei, de Meldij, Museum Dr8888, Iduna en de bibliotheek komen regelmatig bij elkaar voor beleidsmatig overleg. Op 29 september vond de start van het seizoen 2013/2014 plaats: ‘Open die Deur’. Deze keer waren alle deelnemende partijen vertegenwoordigd met een stand op het Museumplein. Gedurende het jaar werd gezamenlijk een aantal Cultuurboulevards georganiseerd op zondagen. 2013 was het Skûtsje jier, waarin allerlei activiteiten plaats vonden rondom de Drachtster Skûtsjes. Bibliotheek Drachten was vertegenwoordigd in de werkgroep en was gastvrouw voor een aantal drukbezochte activiteiten. Samen met cultuurhistorische organisatie Smelne’s Erfskip werden de voorbereidingen op de oprichting van een Historisch Informatiepunt (HIP) gecontinueerd. Er wordt gestreefd naar een volledig digitaal HIP met vernieuwende en aansprekende elementen.Het knelpunt ligt vooral bij de exploitatie van het HIP. Hiervoor moet een oplossing worden gezocht. Humanitas Drachten heeft een voorleesproject, waarbij eens per week een vrijwilliger een uurtje gaat voorlezen bij kinderen, waarvan de ouders dit niet kunnen. Bibliotheek Drachten ondersteunt dit met training van de vrijwilligers en het leveren van boeken.
Bestuurlijk overleg In 2013 is drie maal bestuurlijk overleg geweest met wethouder Berenst. Deze gesprekken verlopen in een goede sfeer, er is prima overleg met de gemeente. Met de gemeente is een traject ingezet om activiteitenafspraken te maken. Deze afspraken zullen worden gebaseerd op ons in 2014 uit te brengen meerjarenbeleidsplan.
PR en marketing In april is Bibliotheek Drachten overgegaan op een nieuwe website, waarbij gebruik wordt gemaakt van de landelijke infrastructuur. Bibliotheek.nl regelt daarbij het applicatiebeheer, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies, beveiliging etc. De bibliotheek zelf zorgt voor de inhoud en profiteert tegelijkertijd van content die landelijk is ontwikkeld. Met de overgang naar de landelijke website is tevens de overstap gemaakt naar de landelijke huisstijl en het merkbeeld. Het felgekleurde merkbeeld van de Beleefbibliotheek moest plaats maken voor het oranje plectrum. Deze huisstijl wordt inmiddels op grote schaal landelijk toegepast. Met deze gezamenlijke uitstraling beogen de bibliotheken de herkenbaarheid te vergroten en de krachten te bundelen door op dit vlak samen te werken. Hierbij wordt gewerkt volgens de richtlijnen in het huisstijlhandboek. De overgang heeft geleidelijk plaats gevonden, maar inmiddels zijn de meeste uitingen van folders tot briefpapier, van posters tot plastic tassen voorzien van ons nieuwe logo. Inherent aan het aannemen van een nieuwe look en feel was het aannemen van een nieuwe naam. Binnen de landelijke huisstijl wordt het voeren van een herkenbare, voor klanten makkelijk te herleiden naam sterk gepropageerd. Dat heeft ons er toe gebracht de naam Beleefbibliotheek los te laten en in te ruilen voor kort maar krachtig: Bibliotheek Drachten | Smallingerland. In 2013 heeft Bibliotheek Drachten zich aangesloten bij de provinciale marketinggroep. Dit heeft geresulteerd in een aantal gezamenlijke campagnes met als doel ledenwerving en ledenbehoud, zoals mailings om de zgn. ‘slapende leners’ te activeren, lancering van de Vakantiebieb-app en een winbackactie. Vanaf 1 november zijn de Friese bibliotheken gestart met ‘Voordeel met je Biebpas’. Een loyaliteitsprogramma voor bibliotheekleden waarbij de Bibliotheek in samenwerking met (lokale) partners voordeel of korting aanbiedt op vertoon van de biebpas. Hierdoor kunnen leden - op vertoon van hun bibliotheekpas - profiteren van kortingen en leuke extra’s bij bijvoorbeeld musea, theaters en dierentuinen of leuke dagjes weg. In november heeft bibliotheek Drachten een tevredenheidsonderzoek onder klanten uitgevoerd. Het doel van het klanttevredenheidsonderzoek was het in kaart brengen van de wensen en behoeften van klanten vanaf 13 jaar. Op grond van de uitkomsten en bevindingen zullen conclusies getrokken worden. Deze worden getoetst aan het staande en voorgenomen beleid. Daar waar nodig en/of gewenst zal staand of voorgenomen beleid aangepast worden.
Klankbordgroep
Toekomstvisie
Bibliotheek Drachten beschikt over een klankbordgroep. Dit is een groep van 5 klanten met diverse achtergronden, die de directeur gevraagd en ongevraagd adviseren. De klankbordgroep is vijf keer bij elkaar geweest en heeft gesproken over diverse onderwerpen, zoals de nieuwe inrichting, de nieuwe website en het klanttevredenheidsonderzoek.
In 2011 werd het beleidsplan ‘De bibliotheek, daar belééf je het’ vastgesteld. In dit beleidsplan staat: In 2020 wil de Beleefbibliotheek een gezonde organisatie zijn en hét informatiepunt van Smallingerland. De strategische speerpunten uit dit beleidsplan zijn vrijwel allemaal uitgevoerd. De reorganisatie is afgerond en Bibliotheek Drachten is opnieuw ingericht. Tijd om weer vooruit te kijken en nieuwe stappen te zetten op het pad naar de bibliotheek als hét informatiepunt. In 2013 zijn stappen gezet om in 2014 te komen tot een nieuw meerjarenbeleidsplan voor de bibliotheek. De directeur heeft gesprekken gevoerd met de Raad van Toezicht, de klankbordgroep en de managers. Ook heeft een brainstormbijeenkomst plaats gevonden, waarbij alle medewerkers mee konden denken over de nieuw te volgen koers.
Sociaal verslag In 2013 is de reorganisatie afgerond. Aan het einde van het jaar hebben we afscheid genomen van drie medewerkers. Twee medewerkers hebben hun dienstverband bij de Bibliotheekservice Fryslân voortgezet. Van de laatste medewerker is afscheid genomen. In 2013 hadden we een jubileum, een medewerker was 25 jaar in dienst. In 2013 is er een training geweest voor alle medewerkers: ‘Omgaan met emoties en agressief gedrag bij klanten’. Daarnaast hebben individuele medewerkers cursussen en workshop gevolgd, bijvoorbeeld over de Bibliomonitor, CMS-website, Voordeelmetjebiebpas, Wise-statistieken, lezen voor vmbo, netwerken dBoS en een module van de MBO-opleiding informatiemedewerker.
Bedrijfsvoering Bibliotheekservice Fryslân voert door de provincie gesubsidieerde netwerktaken uit en biedt tegen betaling backofficediensten aan.Onder de gesubsidieerde netwerktaken valt onder andere het organiseren van vernieuwingsprojecten. Bibliotheek Smallingerland profiteert hier ook van. Met ingang van 2013 hebben we een groot deel van onze backofficewerkzaamheden ondergebracht bij de BSF. Het gaat hierbij om de salarisadministratie, de financiële administratie, de ledenadministratie en ICT. Dit betekende dat veel werkprocessen opnieuw vormgegeven moesten worden. Dit heeft in 2013 veel aandacht gevraagd van met name de medewerkers administratie. Net na de zomer is de bibliotheek opnieuw gecertificeerd door de Stichting Certificering. Dit houdt in dat de bibliotheek de komende vier jaar weer voldoet aan de landelijke normen.
Samenstelling personeelsvertegenwoordiging: De heer J. van der Weij, voorzitter Mevrouw S. van der Grijn, secretaris Mevrouw E. Nicolai, lid
Kengetallen
Kengetallen 2013
2013
2012
2011
2010
Collectie = bezit
111.475
114.441
117.400
119.171
Leden*
13.884
13.787
13.905
13.962
Jeugdleden tot 18 jaar
5949
5986
Volwassen leden
7687
7797
Uitleningen**
375.581
548.485
639.029
590.789
Gebruikers***
15.815
Bezoekers
209.838
Niet bekend
175.127
182.791
Bezoekers website
184.677
151.816
148.321
160.718
Activiteiten
110
128
186
176
Basisscholen
32
31
33
31
Bereik aantal leerlingen basisonderwijs
5490
5.276
5.692
5.900
Groepsbezoeken basisonderwijs
157
142
125
232
Boek- en leespromotie bezoeken op school
181
227
152
384
Leerlingen voortgezet onderwijs
240
390
615
510
Groepsbezoeken voortgezet onderwijs
8
13
22
17
Informatiebemiddeling
14.637
11.895
13.444
14.512
Leenverkeer ontvangen
205
689
699
833
587
1009
336
44
75
90
Leenverkeer geleverd**** Reserveringen binnen netwerk door leden Drachten
6713
Reserveringen geleverd aan netwerk
4587
Nieuwe infopakketten
41
*Leden: aantal leden exclusief Argos tijdelijke passen en personeel, inclusief scholen/instellingen.
*Leden: aantal leden exclusief Argos tijdelijke passen en personeel, **Uitleningen: worden voortaan gemeten zonder verlengingen. 2012 en eerder is inclusief inclusief scholen/instellingen. verlengingen. Ter vergelijking: uitleningen inclusief verlengingen 2013: 585.627 **Uitleningen: worden voortaan gemeten zonder verlengingen. 2012 en eerder is inclusief Bestuursverslag Stichting Openbare Bibliotheek 2013 verlengingen. Ter vergelijking: uitleningen inclusiefSmallingerland verlengingen 2013: 585.627 *** Gebruikers: aantal leden inclusief Argos tijdelijke passen ****Leenverkeer wordt sinds de aansluiting met het Friese netwerk gemeten in reserveringen eigen klanten en klanten netwerk.
Pagina ix
Jaarverslag van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar vier keer regulier vergaderd (17 april, 12 juni, 26 september, 29 november). Daarnaast heeft de Raad van Toezicht twee bijzondere vergaderingen belegd. In februari 2013 is de Raad bij elkaar geweest om te besluiten over de voortzetting van het tijdelijke dienstverband van de bestuurder. Hierop werd positief besloten. Het tijdelijk dienstverband van mevrouw Karin Meijerman is omgezet in een aanstelling voor onbepaalde tijd. In het voorjaar heeft een brainstormsessie met de bestuurder plaatsgevonden over het nieuw te schrijven meerjarenbeleidsplan van de bibliotheek. Op 13 april 2013 is de heer Ad van der Ham, voorzitter van de Raad van Toezicht, overleden. In het kader treft u een in memoriam aan. Na het overlijden van Van der Ham is de heer Peter Boomsma benoemd als voorzitter van de Raad van Toezicht. Mevrouw Tiny van der Wal is in september 2013 afgetreden als lid van de Raad van Toezicht. In september zijn de heren Johan Mulder en Nico Tilstra toegetreden tot de Raad van Toezicht. Met daarnaast de heren Peter Plat en Jan Kampherbeek bestaat de Raad van toezicht nu uit totaal vijf leden. Was het overlijden van Ad van der Ham het dieptepunt van 2013, hoogtepunt voor de Raad van Toezicht was de heropening van onze bibliotheek 31 mei. Nieuw is ook de naam: op de gevel staat niet meer Beleefbibliotheek maar Bibliotheek Drachten|Smallingerland. Reden is dat onze bibliotheek nu is aangesloten bij het Fries Bibliotheken Netwerk. Een ander punt waar de Raad van toezicht zeer content mee is, is de zondagopenstelling. Maar
liefst 96% van onze klanten is enthousiast over deze verruiming. In de vergaderingen werd door de Raad van Toezicht – als gebruikelijk – aan de hand van schriftelijke rapportages en daarbij gegeven toelichtingen, gesproken over de gang van zaken en de vooruitzichten. Daarbij is onder meer aandacht besteed aan de gang van zaken in en de ontwikkeling van de organisatie, financiële kwartaalrapportages en besluitvorming over jaarrekening en jaarverslag 2012 en begroting 2014. Andere aandachtspunten waren de ontwikkelingen van het Friese Bibliotheeknetwerk, landelijke ontwikkelingen, de overgang van de backoffice naar de Bibliotheekservice Fryslân, de werving van nieuwe leden van de Raad van Toezicht, de reorganisatie en de gesprekken met de gemeente Smallingerland over een eenmalige subsidie voor het aanvullen van het negatief eigen vermogen.
Financiële verantwoording De bestuurder van Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland heeft aan de leden van de Raad van Toezicht voorgelegd: de jaarrekening 2013, evenals het verslag over de gang van zaken en het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar. De rekening werd gecontroleerd door KPMG Accountants NV. De verklaring van KPMG Accountants NV is opgenomen in de Jaarrekening 2013. In overeenstemming met de bepalingen van artikel 15 van de statuten heeft de Raad van Toezicht de door de bestuurder opgemaakte jaarrekening in haar vergadering van 17 april 2014 vastgesteld en aan de bestuurder kwijting en decharge verleend voor het gevoerde beleid. De Raad van Toezicht spreekt zijn waardering uit jegens de bestuurder, het managementteam en de medewerkers en over de in het verslagjaar behaalde resultaten.
In Memoriam Ad van der Ham 2013 werd overschaduwd door de ziekte en het snelle overlijden van voorzitter Ad van der Ham op 13 april. In april 2009 trad Ad aan als voorzitter van onze Raad van Toezicht. In die functie was hij nauw betrokken bij de reorganisatie en stond hij aan de wortels van een proces van vernieuwing. Zijn gedrevenheid en realiteitszin hielpen ons de focus te houden op de uitvoer van onze plannen. Hij heeft zich met name sterk gemaakt voor de aansluiting van Bibliotheek Drachten bij het netwerk van Friese bibliotheken. Ondanks zijn afnemende krachten in 2013 bleef hij tot het laatst geïnteresseerd in de voortgang van de bibliotheek, zoals de laatste loodjes van onze herinrichting, de nieuwe website, nieuwe huisstijl en nieuwe naam. Voor de bibliotheek een nieuw begin dat we op 31 mei gevierd hebben. Ad was daar helaas niet meer bij, maar wij zullen hem gedenken als stille motor achter veel veranderingen.
Samenstelling Raad van Toezicht op 31 december 2013: De heer drs. P.R. Boomsma (voorzitter) Nationaliteit: Nederlandse Functie: teamleider communicatie gemeente Weststellingwerf Nevenfunctie: n.v.t. Eerste benoeming: 2007 Einde tweede termijn: 2016 De heer ing. J. Kampherbeek Nationaliteit: Nederlandse Functie: Districtshoofd CNV vakmensen Nevenfunctie: voorzitter commissie jeugdzeilen WSV Drachten -Veenhoop Eerste benoeming: 2011 Einde eerste termijn: 2014 (herkiesbaar) De heer P. Plat Nationaliteit: Nederlandse Functie: audit supervisor ING Nevenfunctie: n.v.t. Eerste benoeming: 2011 Einde eerste termijn: 2014 (herkiesbaar) De heer J.W. Mulder Nationaliteit: Nederlandse Functie: Group HR manager, Mueller BV te Assen Nevenfunctie: lid Sociaal Economische Raad Noord Nederland, lid RvA HR-opleiding Stenden Hogeschool, voorzitter diaconie PG Drachten West Eerste benoeming: 2013 Einde eerste termijn: 2016 (herkiesbaar) De heer mr.ir. N.K. Tilstra Nationaliteit: Nederlandse Voormalige functie: directeur VROM-Inspectie noord-nederland Functie: zelfstandig adviseur in complexe bestuurlijke en organisatorische processen Nevenfuncties: lid Raad van Commissarissen LBP|SIGHT, lid bestuur CDA-Fryslân Eerste benoeming: 2013 Einde eerste termijn: 2016 (herkiesbaar) De heer A.B. van der Ham is op 13 april 2013 overleden. Mevrouw mr. T. van der Wal is in 2013 afgetreden als lid van de Raad van Toezicht. In 2013 zijn de heren J. Mulder en N. Tilstra benoemd als leden van de Raad van Toezicht.
Drachten | Smallingerland
Jaarrekening
BALANS PER 31 DECEMBER 2013 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK SMALLINGERLAND Bedragen in Euro ACTIVA (na resultaatbestemming)
31-12-2013
Materiële vaste activa (1)
31-12-2012
5 4 7. 3 4 6
5 7 0. 9 2 9
Vorderingen Liquide middelen
97. 2 9 2 21 4. 2 33 3 1 1. 5 2 5
85. 9 7 5 91. 7 5 7 1 7 7. 7 3 2
Totaal
858.871
7 4 8. 6 6 1
Vlottende activa (2)
PASSIVA (na resultaatbestemming)
31-12-2013
Eigen vermogen (3) Reserves
31-12-2012
41. 7 3 2 4 1. 7 3 2
-13 9. 2 3 9 -1 3 9. 2 3 9
6 9. 7 4 6
6 8. 5 0 2
44 5. 8 33 4 4 5. 8 3 3
49 5. 8 33 4 9 5. 8 3 3
Kortlopende schulden (6)
3 0 1. 5 6 0
3 2 3. 5 6 5
Totaal
858.871
7 4 8. 6 6 1
Voorzieningen (4) Langlopende schulden (5) Geldleningen o/g
1
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2013 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK SMALLINGERLAND Bedragen in Euro BAT EN Subsidies (7) Exploitatiesubsidie gemeente Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
ja a rre k. 2 01 3
be groti n g 20 1 3
ja a rrek. 20 1 2
Opbrengsten (8) Specifieke dienstverlening (9) Diverse baten (10) Projectbaten (11)
1. 39 8. 7 5 1 3. 25 4 60 5 1. 4 0 2. 6 1 0 30 3. 7 55 10 8. 2 69 4. 66 9 14. 9 2 8
1.250.230 3.200 0 1.253.430 325.600 90.000 0 0
1. 2 33. 0 6 0 3. 2 5 3 1.885 1.238.198 3 42. 2 8 1 10 6. 04 7 0 11.122
Totaal
1.834.231
1.669.030
1.697.648
LASTEN
jaarrek.2013
begroting 2013
jaarrek.2012
Bestuur en organisatie (12) Huisvesting (13) Afschrijvingen activa (14) Personeel (15) Administratie (16) Transport (17) Automatisering (18) Collectie & media (19) Specifieke kosten (20) Diverse kosten (21) Projectkosten (22)
25. 6 5 1 96. 6 1 8 65. 7 9 0 1. 03 6. 6 8 2 33. 7 0 3 16. 6 8 3 27. 1 6 4 23 3. 5 14 9. 48 3 53. 1 5 8 36. 9 6 0
27.735 99.425 75.566 1.029.288 35.300 11.705 28.180 264.055 8.313 67.000 0
3 4. 04 2 11 5. 28 9 10 6. 07 9 1. 2 94. 6 6 0 3 5. 46 4 1 3. 22 0 4 6. 84 9 1 33. 7 4 0 15. 4 85 8. 6 56 11.274
Totaal
1.635.406
1.646.567
1.814.758
198.825 4. 91 6 22. 7 7 0 180.971 0 18 0. 9 71 0
22.463 0 22.463 0 0 0 0
-117.110 5.926 11.235 -122.419 122.419 0 0
Bedrijfsresultaat Rentebaten Rentelasten Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Onttrekkingen aan (bestemmings)reserves Toevoegingen aan (bestemmings)reserves
2
RESULTAATBESTEMMING 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Bedragen in Euro
jaa rrek. 2 01 3 Resultaatbestemming Smallingerland Onttrekking/toevoeging egalisatiereserve Het positieve resultaat is toegevoegd aan de egalisatiereserve. Totaal Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
3
begr oti ng 2 01 3
jaa rrek. 2 0 12
180.971 180.971
0 0
-122.419 -122.419
180.971
0
-122.419
KASSTROOM PER 31 DECEMBER 20 1 3 Stichting Openbare Bibliotheek Sma llin gerla n d
Bedragen in Euro
31-12-2013
31-12-2012
Kasstroomoverzicht volgens de indirecte methode: Bedrijfsresultaat Aanpassingen voor: Afschrijvingen Mutaties voorzieningen Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden Kasstroom uit bedrijfsoperaties
1 9 8. 8 2 5
-117.110
65. 7 9 0 1.244 -11.317 -22.006
67.690 22.597 -40.277 -85.357
Ontvangen interest Betaalde interest Kasstroom uit operationele activiteiten
4.916 -22.770
Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen van materiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten
-42.206 0
Opgenomen langlopende schulden Aflossingen langlopende schulden Kasstroom uit financieringsactiviteiten
0 -50.000
2 32. 5 36
-1 5 2. 4 57 5.926 -11.235
-17.854
-5.309 -293.522 38.390
-42.206
Toename geldmiddelen
-50.000 122.476
4
-255.132 500.000 -24.070
475.930 63.032
ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Toelichting behorende tot de jaarrekening 2013 Algemeen Voornaamste activiteiten De stichting is statutair gevestigd te Drachten. De stichting heeft ten doel in de gemeenten Smallingerland openbare bibliotheken op te richten en in stand te houden voor het beschikbaar stellen van media en informatie aan een ieder. Toegepaste standaarden De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, richtlijn 640. Vergelijkende cijfers De cijfers voor 2012 zijn geherrubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2013 mogelijk te maken. Continuïteit Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resulta a t• be pa lin g zijn gebaseerd op historische kosten. Voor zover niet anders is vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een actief wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen ervan naar de stichting zullen toevloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een verplichting wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de afwikkeling daarvan gepaard zal gaan met een uitstroom van middelen die economische voordelen in zich bergen en de omvang van het bedrag daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Baten worden in de staat van baten en lasten opgenomen wanneer een vermeerdering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermeerdering van een actief of een vermindering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Lasten worden verwerkt wanneer een vermindering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermindering van een actief of een vermeerdering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Indien een transactie ertoe leidt dat nagenoeg alle of alle toekomstige economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico's met betrekking tot een actief of verplichting aan een derde zijn overgedragen, wordt het actief of de verplichting niet langer in de balans opgenomen. Verder worden activa en verplichtingen niet meer in de balans opgenomen vanaf het tijdstip waarop niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen en betrouwbaarheid van de bepaling van de waarde. De opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. Opbrengsten worden verantwoord indien alle belangrijke risico’s zijn overgedragen aan de koper De jaarrekening wordt gepresenteerd in euro's, de functionele valuta van de stichting. Gebruik van schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het management zich oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daa d• werkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft. Financiële instrumenten Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als afgeleide financiële instrumenten (derivaten) verstaan. Voor de grondslagen van primaire financiële instrumenten wordt verwezen naar de behandeling per balanspost. De stichting maakt geen gebruik van afgeleide financiële instrumenten.
5
ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland Verv olg Materiële vaste activa De bedrijfsgebouwen en –terreinen en andere vaste bedrijfsmiddelen worden gewaardeerd tegen hun kostprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen. Over terreinen wordt niet afgeschreven. De kostprijs bestaat uit de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en overige kosten om de activa op hun plaats en in de staat te krijgen noodzakelijk voor het beoogde gebruik. Overheidssubsidies worden in mindering gebracht op de kostprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. De afschrijvingen worden berekend als een percentage over de aanschafprijs volgens de lineaire methode op basis van de economische levensduur. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De volgende afschrijvingspercentages worden hierbij gehanteerd: · MVA in uitvoering 0% · Grond 0% · Gebouwen 2,5%-20% · Inrichting/inventaris 10%-20% · Automatisering 10%-33,3% · Transportmiddelen 6,7%-10% Onderhoudsuitgaven worden slechts geactiveerd, indien zij de gebruiksduur van het object verlengen. Voor periodiek groot onderhoud wordt verwerkt via een voorziening voor groot onderhoud. Buiten gebruik gestelde activa worden gewaardeerd tegen boekwaarde of lagere opbre ng st• wa a r de. Bijzon dere wa a rde ver min deri nge n Voor materiële vaste activa wordt op iedere balansdatum beoordeeld of er aanwijzingen zijn dat deze activa onderhevig zijn aan bijzondere waardeverminderingen. Als dergelijke indicaties aanwezig zijn, wordt de realiseerbare waarde van het actief geschat. De realiseerbare waarde is de hoogste van de bedrijfswaarde en de opbrengstwaarde. Verder wordt op iedere balansdatum beoordeeld of er enige indicatie is dat een in eerdere jaren verantwoord bijzonder wa a rde ver min deri ng sverlie s is verminderd. Als een dergelijke indicatie aanwezig is, wordt de realiseerbare waarde van het betreffende actief geschat. Terugneming van een eerder verantwoord bijzonder wa a rdeve rm in deri ng sverlie s vindt alleen plaats als sprake is van een wijziging van de gehanteerde schattingen bij het bepalen van de realiseerbare waarde sinds de verantwoording van het laatste bijzonder wa a rdever mi nde rin gs• verlie s. In dat geval wordt de boekwaarde van het actief opgehoogd tot de geschatte realiseerbare waarde, maar niet hoger dan de boekwaarde die bepaald zou zijn (na afschrijvingen) als in voorgaande jaren geen bijzonder wa a rdever mi n de• ring sverlie s voor het actief zou zijn verantwoord. Onderhanden projecten In de waardering van onderhanden projecten worden de kosten die direct betrekking hebben op het project (zoals personeelskosten voor werknemers direct werkzaam aan het project en andere externe kosten die bij de uitvoering van het project worden gebruikt), begrepen. De toerekening van opbrengsten en kosten op onderhanden projecten geschiedt naar rato van de verrichte prestaties bij de uitvoering van het werk (‘percentage of com ple tion’ - metho de) per balansdatum. Uitgaven die verband houden met projectkosten die na de balansdatum tot te verrichten prestaties leiden, worden als activa verwerkt indien het waarschijnlijk is dat ze in een volgende periode zullen leiden tot opbrengsten. Verwachte verliezen op onderhanden projecten worden onmiddellijk in de staat van baten en lasten als last verwerkt. Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Na eerste verwerking vindt waardering plaats tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieverentemethode, onder aftrek van een voorziening voor oninbaarheid. Voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de inbaarheid van de vorderingen.
6
ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland Verv olg Eigen vermogen Algemene reserve/ egalisatierekening Reserve waarin het resultaat na resultaatbestemming wordt gemuteerd. Het betreft in beginsel een vrije reserve, eventuele beperkingen kunnen zijn opgelegd door de subsidieverstrekker in de subsiedievoorwaarden. Hiertoe wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Bestemmingsreserve Reserve waaraan een beperkte bestedingsmogelijkheid is gegeven door de raad van toezicht van de bibliotheek. Dotaties aan en onttrekkingen uit deze reserves vindt plaats door middel van resultaatbestemming. De beperkte doelstelling van de reserve wordt uiteengezet in de toelichting op de balans. Bestemmingsfonds Reserve waaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven door derden. Dotaties aan en onttrekkingen uit deze reserves vindt plaats door middel via resultaatbestemming. Voorzieningen Een voorziening wordt in de balans opgenomen, wanneer er sprake is van: · een in rechte afdwingbare of feitelijke verplichting die het gevolg is van een gebeurtenis in het verleden; en · waarvan een betrouwbare schatting kan worden gemaakt; en · het waarschijnlijk is dat voor afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen nodig is. Indien (een deel van) de uitgaven die noodzakelijk zijn om een voorziening af te wikkelen waarschijnlijk geheel of gedeeltelijk door een derde worden vergoed bij afwikkeling van de voorziening, wordt de vergoeding als afzonderlijk actief gepresenteerd. Voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen en verliezen af te wikkelen. Voor verwachte kosten inzake onderhoud van panden, installaties e.d. wordt een voorziening gevormd. De toevoegingen aan de voorziening worden bepaald op basis van het geschatte bedrag van groot onderhoud en de periode die telkens verloopt tussen de werkzaamheden van groot onderhoud, een en ander zoals blijkend uit een meerjarenonderhouds•pla n. De kosten van groot onderhoud worden verwerkt ten laste van de voorziening voor zover deze is gevormd voor de beoogde kosten. Langlopende en kortlopende schulden Langlopende en kortlopende schulden en overige financiële verplichtingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Na eerste verwerking vindt waardering plaats tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieverentemethode. Indien er geen sprake is van agio of disagio of transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde van de schuld. Opbrengstverantwoording Opbrengsten worden alleen verantwoord als er een redelijke zekerheid bestaat dat toekomstige voordelen naar de stichting zullen toevloeien en dat deze voordelen betrouwbaar kunnen worden ingeschat. Zodra een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van het resultaat van een onderhanden project, worden de projectopbrengsten en -kosten als opbrengsten en kosten in de staat van baten en lasten verwerkt naar rato van de verrichte prestaties per balansdatum Onder projectopbrengsten wordt verstaan de in het contract overeengekomen indien en voor zover het waarschijnlijk is dat de opbrengsten zullen worden gerealiseerd en betrouw •ba a r kunnen worden bepaald. De mate waarin prestaties van een onderhanden project zijn verricht wordt bepaald aan de hand van de tot de balansdatum gemaakte projectkosten in verhouding tot de geschatte totale projectkosten. Indien het resultaat van een onderhanden project niet betrouwbaar kan worden bepaald, worden de projectopbrengsten slechts verwerkt tot het bedrag van de gemaakte projectkosten dat waarschijnlijk kan worden verhaald. Verwachte verliezen op projecten worden onmiddellijk in de staat van baten en lasten opgenomen.
7
ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland Verv olg Overheidssubsidies Overheidssubsidies worden aanvankelijk in de balans opgenomen als vooruitontvangen baten. Zodra er redelijke zekerheid bestaat dat zij zullen worden ontvangen en de stichting zal voldoen aan de daaraan verbonden voorwaarden worden zijn verantwoord als subsidie opbrengsten. Subsidies ter compensatie van door de groep gemaakte kosten worden systematisch als opbrengsten in de staat van baten en lasten opgenomen in dezelfde periode als die waarin de kosten worden gemaakt. Subsidies ter compensaties van de stichting voor de kosten van een actief worden systematisch in de staat van baten en lasten opgenomen gedurende de gebruiksduur van het actief. Overige opbrengsten De overige opbrengsten bestaan voor een groot deel uit ontvangen contributies en telaatgelden. De opbrengsten worden verantwoord zodra deze zijn ontvangen en worden vanaf dat moment systematisch in de staat van baten en lasten opgenomen. Pensioenlasten De stichting kent voor haar werknemers een toegezegde bijdrage regeling. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds. De stichting heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van tekort bij het bedrijfstakpensioenfonds, anders dan het effect effect van hoger toekomstige pensioenpremies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als toegezegde bijdrage regeling; alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar zijn in de jaarrekening verantwoord. Leasing De stichting kan financiële en operationele leasecontracten afsluiten. Een lea se o veree n•ko m st waarbij de voor- en nadelen verbonden aan het eigendom van het leaseobject geheel of nagenoeg geheel door de lessee worden gedragen, wordt aangemerkt als een financiële lease. Alle andere leaseovereenkomsten classificeren als operationele leases. Bij de leaseclassificatie is de economische realiteit van de transactie bepalend en niet zozeer de juridische vorm. Operationele leases Als de stichting optreedt als lessee in een operationele lease, wordt het leaseobject niet geactiveerd. Leasebetalingen inzake de operationele lease worden lineair over de leaseperiode ten laste van de staat van baten en lasten gebracht.
8
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Bedragen in Euro ACTI VA 1) Materiële vaste activa Activa
Afschrijving %
MVA in uitvoering Grond Gebouw Inrichting/inventaris Automatisering Transportmiddelen
0% 0% 2,5%-20% 10%-20% 20%-33% 6,7-20%
Totaal
Aanschafwaarde
Boekwaarde (Des)-investering Afschrijving 1-1-2013 2013 2013
Boekwaarde 31-12-2013
12.713 23.823 929.166 120.502 63.694 163.775
0 23.823 392.560 75.289 49.384 29.873
12.713 0 0 21.248 8.245 0
0 0 26. 9 3 7 11. 2 2 5 15. 7 9 3 11. 8 3 5
12. 7 1 3 23. 8 2 3 36 5. 6 23 85. 3 1 3 41. 8 3 6 18. 0 3 8
1.313.673
570.929
42.206
65.790
547.346
De afschrijvingen worden in de toelichting op de exploitatie onder afschrijvingen activa (14) verantwoord. Verzekerde waarde De bezittingen zijn verzekerd op basis van Nederlandse Beursvoorwaarden voor Zaak- en Bedrijfsschade (NBZB 2006) met uitzondering van bedrijfselektronica. De bezittingen zijn als volgt verzekerd: Verzekerde inrichting/ bedrijfswaarde gebouw inventaris media schade kunst glas Dra chte n 8 18. 21 5 1. 06 9. 00 0 14 9. 7 4 9 7. 0 7 9 Tota a l 0 8 1 8. 2 1 5 1. 0 6 9. 0 0 0 1 4 9. 7 4 9 7. 0 7 9 Het gebouw aan adres Museumplein 1 te Drachten maakt onderdeel uit van een VVE en is als zodanig aldaar verzekerd. 2) Vlottende activa
31-12-2013
31-12-2012
97.292
16.507 4.770 32.947 8.245 10.978 12.528 85.975
214.233
89.249 73 6 1.772 91.757
311.525
177.732
Vorderingen Debiteuren Te vorderen BTW Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde kosten Te vorderen pensioenpremie Overige vorderingen en overlopende activa
75. 3 9 8 35 3 7. 26 3 10. 8 4 7 1. 51 3 1.918
Liquide middelen Banken Kassen Gelden onderweg
21 1. 5 26 26 0 2.447
Totaal vlottende activa
9
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Bedragen in Euro P ASSI V A 3) Eigen vermogen Overzicht stichtingskapitaal/reserves Eigen vermogen
Stand per 1-1-2013
Onttrekking
Toevoeging
31-12-2013
Egalisatiereserve
-139.239
0
180.971
41.732
Totaal -139.239 0 180.971 41.732 Voor de verklaring van de mutaties in de reserves zie resultaatbestemming pagina 3 en het bestuursverslag. Vreemd vermogen 4) Overzicht voorzieningen Stand per 1-1-2013
Onttrekking
Dotatie
31-12-2013
55.367 13.135
0 1.866
3.110 0
58.477 11.269
68.502
1.866
3.110
69.746
- onderhoud gebouw Drachten - jubilea TOTAAL
Het onderhoudsplan voor onderhoud gebouw Drachten is deels herzien. Hierdoor is de dotatie verlaagd. De voorziening jubilea wordt jaarlijks geactualiseerd. 5) Langlopende schulden Overzicht geldleningen
Saldo per 31-12-2012
Opname
Aflossing
Saldo per 31-12-2013
Geldlening verstrekt door Type lening, rente %, jaar van afsluiting Vervaldatum, oorspronkelijk bedrag Rabobank Lineair, 4,75%, 2012 maandelijks, € 500.000
495.833
50.000
445.833
495.833
50.000
445.833
TOTAAL LANGLOPENDE SCHULDEN
495.833
50.000
445.833
Kortlopende aflossingsverplichtingen (< 1 jaar) Langlopende aflossingsverplichtingen (> 5 jaar)
50.000 250.000
tota a l
* Gestelde zekerheden hypothecaire lening: de hypotheek is gevestigd op het pand Museumplein 1 te Dra chte n. Daarnaast zijn alle huidige en toekomstige vorderingen uit hoofde van het huurcontract met Doppio verpand. Deze zekerheden zijn gesteld ten behoeve van de hypothecaire lening en de kredietfaciliteit op de Rekening Courant bij de Rabobank van € 175.000. 6) Kortlopende schulden Te betalen loonheffing en sociale premies Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Tota a l Crediteuren Vooruitontvangen contributie Nog te betalen bedragen Vooruitontvangen bedragen projecten Overige schulden en overlopende passiva
63. 0 3 7 38. 4 8 0 46.916
Totaal kortlopende schulden
10
31-12-2013
31-12-2012
148.433 67.851 54.887 7.844 18.180 4.365
60.623 45.062 48.730 154.415 27.955 50.983 0 33.108 57.104
301.560
323.565
NIET IN DE BALANS OPGENOMEN RECHTEN EN VERPLICHTINGEN Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Niet in de balans opgenomen rechten In 2012 is een huurovereenkomst afgesloten met de exploitant van de café-ruimte. Deze huurovereenkomst is afgesloten voor een periode van 5 jaar (tot 2017). De jaarlijkse huuropbrengsten uit hoofde van deze overeenkomst bedragen minimaal € 18.000. Op de huurprijs zal jaarlijkse indexatie plaatsvinden.
11
TOELICHTING OP DE EXPLOITATIEREKENING 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Bedragen in Euro BATEN 7) Subsidies De subsidievaststellingen zijn conform begroting. Bij het inboeken van de subsidies is uitgegaan van:
jaarrek. 2013 1.402.610
begroting 2013 1.253.430
jaarrek. 2012 1.238.198
Beschikking Begroting 20 1 2 Smallingerland beschikking 18/12/12 1.258.750 1.250.230 1.233.060 Totaal 1.258.750 1.250.230 1.233.060 Het resterende verschil is te verklaren door extra subsidie Smallingerland (140.000), verschil Friese subsidie (54), afronding (1) en diverse andere subsidies in totaal (605). 8) Opbrengsten 303.755 325.600 De opbrengsten zijn 21.800 lager dan begroot vanwege minder opbrengsten uit contributies en leengelden.
342.281
9) Specifieke dienstverlening 108.269 90.000 De opbrengsten uit specifieke dienstverlening zijn 18.300 hoger door niet begrote opbrengsten detachering centraal collectioneringsteam en opbrengsten specifieke dienstverlening scholen.
106.047
10) Diverse baten 4.669 0 De opbrengsten uit diverse baten zijn 4.700 hoger dan begroot door diverse baten naar aanleiding van correcties. 11) Projectbaten (Voor verdere toelichting : zie Projectkosten) TOTALE BATEN
0
14.928
0
11.122
1.834.231
1.669.030
1.697.648
12
TOELICHTING OP DE EXPLOITATIEREKENING 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland LASTEN
jaarrek. 2013
begroting 2013
jaarrek. 2012
12) Bestuur en organisatie 25.651 27.735 De bestuur en organisatiekosten zijn 2.100 lager dan begroot door lagere contributie en promotiekosten.
34.042
13) Huisvesting 96.618 99.425 115.289 De post dotatie gebouwen is 16.900 lager, vanwege het aanpassen van de dotering aan de onderhoudsvoorziening De post onderhoud gebouwen is hoger door extra niet begrote onderhoud. De post energie en water is hoger doordat de energiebelasting nog niet meegenomen is en door een tussentijdse energieafrekening. 14) Afschrijvingen activa 65.790 75.566 106.079 De kosten voor afschrijvingen activa zijn onder andere lager omdat begrote investeringen later zijn gedaan dan gepland. 15) Personeel Lonen en salarissen Sociale lasten Pensioenlasten Detachering Overige personeelskosten
850.983 131.354 138.245 -141.428 57.528
858.878 137.009 142.413 -151.862 42.850
946.549 147.225 162.444 -41.768 80.210
1.036.682 1.029.288 1.294.660 De personeelskosten zijn 7.400 overbesteed. Gedurende 2013 zijn een drietal medewerkers gedetacheerd bij Bibliotheekservice Fryslân. Deze detachering is op basis van kostprijs en is daarom gepresenteerd onder de personeelskosten. De studiekosten en deskundigheidsbevordering zijn 8.700 onderbesteed. De post verstrekkingen is niet begroot en zat voorheen in de overige personeelskosten. In de post overige personeelskosten zijn kosten opgenomen voor een ontsla gve rg oedi ng /j uri dis che kosten van 39.400 voor een medewerker. In de post doorberekende uren is de vrijval opgenomen van gemaakte uren in 2013 m.b.t. project aansluiting Waas. Formatie-overzicht per week
Werkelijk 2013 (gemiddeld)
Formatie-uren Drachten Totaal formatie Smallingerland
Begroting
2012 (gemiddeld)
815,25
800,00
838,80
815,25 22,65 fte
800,00 22,22 fte
838,80 26,16 fte
33. 7 03
35.300
35.464
16) Administratie De administratiekosten zijn nagenoeg comform begroting. De post porti- en vrachtkosten is 2.800 lager dan begroot.
17) Transport 16.683 11.705 13.220 De transportkosten zijn 5.000 hoger doordat er meer onderhoud aan de ICT-bus uitgevoerd is dan dat begroot was. 18) Automatisering De automatiseringskosten zijn nagenoeg conform begroting.
27.164
28.180
46.849
19) Collectie & media 233.514 264.055 De kosten voor collectie & media zijn 30.500 lager dan begroot. De leenrechtvergoeding is 38.600 lager dan begroot door een te hoge inschatting bij de begroting. 20) Specifieke kosten De specifieke kosten zijn nagenoeg conform begroting.
9. 48 3
133.740
8. 31 3
15.485
21) Diverse kosten 53.158 67. 0 0 0 De diverse kosten zijn 13.800 lager dan begroot omdat de kosten voor de administatievoering van de BSF hier begroot zijn. Deze kosten vielen lager uit dan dat begroot was. 22) Projectkosten
36.960 Kosten 36.960
Aansluiting Waas TOTALE LASTEN
0 Ba ten 14. 9 2 8
8.656
11.274 Sa ld o 22. 0 3 2
1. 6 3 5. 4 0 6
1.646.567
1.814.758
198.825 4. 91 6 22. 7 7 0 180.971
22.463 0 22.463 0
-117.110 5.926 11.235 -122.419
Bedrijfsresultaat Rentebaten Rentelasten Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening 13
Overige gegevens
Overige gegeve ns Stichting Openbare Bibliotheek Sma llin gerla n d
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het Bestuur van Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening over 2013 van Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland te Drachten gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013 en de staat van baten en lasten over 2013 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties zonder winststreven’ en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het Bestuursverslag in overeenstemming met Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties zonder winststreven’. Het Bestuur is tevens verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die voldoet aan de WNT-eisen van financiële rechtmatigheid, zoals opgenomen in het Controleprotocol WNT in de Beleidsregels toepassing WNT. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening de naleving van de WNT-eisen van financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en de ‘Beleidsregels toepassing WNT’, inclusief het Controleprotocol WNT Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland per 31 december 2013 en van het resultaat over 2013 in overeenstemmin met Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties zonder winststreven en de Beleidsregels toepassing WNT’. Voorts zijn wij van oordeel dat de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoet aan de WNT-eisen van financiële rechtmatigheid, zoals opgenomen in het Controleprotocol WNT in de Beleidsregels toepassing WNT. Verklaring betreffende het bestuursverslag Op basis van onze werkzaamheden overeenkomstig de Nederlandse controlestandaard 720 vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het Bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig bijv. Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 ‘Organisaties zonder winststreven’ is opgesteld. Tevens vermelden wij dat het Bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Groningen, 25 april 2014 KPMG Accountants N.V.
R. Dijsselhof RA
14
Overige gegeve ns Stichting Openbare Bibliotheek Sma llin gerla n d
Wet normering topinkomens Op grond van artikel 4.1 van de WNT wordt het volgende gemeld: Naam: Beloning:
Karin Meijerman € 63.601 (op basis van schaal 12 cao openbare bibliotheken, incl. belaste verg oe din gen) Functie: Directeur-Bestuurder Dienstverband: Contract voor onbepaalde tijd voor 1,0 fte
Gebeurtenissen na balansdatum Er is geen sprake van gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke financiële gevolgen.
15
STAAT VAN ACTIVA PER 31 DECEMBER 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Smallingerland
Bedragen in Euro
Activa
AfschrijAanschafving % waarde Materiële vaste activa in uitvoering Huisvesting 0 12.713 totaal 12.713 Grond Huisvesting 0 23.823 totaal 23.823 Gebouw Huisvesting 2,5-20 929.166 totaal 929.166 Inrichting/inventaris Huisvesting 10 26.846 Vestiging Drachten
10-20
Boekwaarde Desinvestering 01-01-2013 2013
Investering Afschrijving 2013 2013
Boekwaarde 31-12-2013
0 0
0 0
12.713 12.713
0 0
12.713 12.713
23.823 23.823
0 0
0 0
0 0
23.823 23.823
392.560 392.560
0 0
0 0
26.937 26.937
365.623 365.623
14.957
0
0
2.461
12. 4 9 6
80.845
59.316
0
11.849
7.725
63. 4 4 0
Educatieve dvl
10
3.411
1.016
0
0
330
68 6
Overhead
10
9.400
0
0
9.400
709
8. 69 1
120.502
75.289
1
21.249
11.225
85.313
55.131
41.267
0
8.245
10. 9 6 2
38. 5 5 0
8.563
8.117
0
0
4. 83 1
3. 28 6
63.694
49.384
0
8.245
15.793
41.836
154.614
28.346
0
0
10. 3 0 8
18. 0 3 8
9.161 163.775 1.313.673
1.527 29.873 570.929
0 0 1
0 0 42.207
1. 52 7 11.835 65.790
0 18.038 547.346
totaal Automatisering Vestiging Drachten Overhead totaal Transportmiddelen Basisonderwijs Overhead
totaal Generaal totaal
20 10-33
6,67 20
16
