Jaarrekening & Jaarverslag 2014

Jaarrekening & Jaarverslag 2014 Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Voorzitter T. Smit

Datum 25-6-2014

Secretaris G. Kolhorn

25-6-2014

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding

5

2. Jaarrekening 2014 2.1 Balans 2.2 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2.3 Waarderingsgrondslagen 2.4 Toelichting op de balans 2.5 Toelichting op de baten en lasten

8 8 11 13 15 25

3. Programma Dienstverlening

35

4. Paragrafen 4.1 Bedrijfsvoering 4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 4.3 Onderhoud kapitaalgoederen 4.4 Financiering 4.5 Overige paragrafen

42 42 45 47 48 49

5. Controleverklaring

51

6. Vaststellingsbesluit

53

3

4

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag, inclusief de jaarrekening, van de BEL Combinatie over 2014. Daarin wordt verantwoording afgelegd over de prestaties van de BEL Combinatie en de inzet van de financiële middelen. Het verslag is opgezet in zes hoofdstukken. Na deze inleiding volgt hoofdstuk 2 met daarin de balans, het overzicht van baten en lasten en de toelichting hierop. De begroting van de BEL Combinatie kent één programma, namelijk de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. Hierop wordt in hoofdstuk 3 op ingegaan. Hoofdstuk 4 omvat de verplichte paragrafen waarin wordt ingegaan op de bedrijfsvoering, het weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen en financiering. Na de accountantscontrole wordt de verklaring toegevoegd in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 is het vaststellingsbesluit van deze jaarrekening opgenomen. Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL stelt de jaarrekening vast. De colleges van B&W leggen het vervolgens voor aan de gemeenteraden voor het indienen van zienswijzen. In deze inleiding belichten we de voornaamste ontwikkelingen en resultaten uit 2014. Bestuurswisseling Maart 2014 stond in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen. Voor de BEL Combinatie heeft dit geleid tot een nieuwe samenstelling van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur (AB) is het hoogste bestuursorgaan van de BEL Combinatie en bestaat uit de colleges van de drie gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is belast met de sturing van de BEL Combinatie en bestaat uit dhr. T. Smit (wethouder Laren), mevr. J.N. de Zwart – Bloch (burgemeester Blaricum) en dhr. N. Rood (wethouder Eemnes ). Transitie Sociaal Domein Op partijen in de gemeenschap en medewerkers is een zware wissel getrokken om de gemeentelijke taken op het gebied van het sociale domein te realiseren. Dit is op een projectmatige wijze aangepakt. We kunnen stellen dat het project voor de implementatie van deze ontwikkelingen voortvarend is verlopen. Samenwerking in de regio Als gevolg van rijksbeleid, bezuinigingen en decentralisaties is in 2014 ook een start gemaakt met de oriëntatie op de samenwerking in onze regio. Dit naar aanleiding van een advies dat vanuit de provincie aan de minister is gericht. De structuur van de BEL-combinatie leent zich goed voor versterking van intergemeentelijke samenwerking in de regio en om slagvaardig in te spelen op deze ontwikkelingen. Debiteurendossier In april heeft het bestuur van de BEL Combinatie een rechtszaak tegen Incassoprofessionals (IP) gestart. Door De Gooi- en Eemlander werd dit proces als ‘incassogate’ aangeduid. Met de juridische procedure met het incassobureau is een aanzienlijke kostenpost gemoeid. In het vierde kwartaal is echter gebleken dat de juridische procedure niet behoefde te worden doorgezet, omdat overeenstemming tussen de betrokken partijen is bereikt voor de afwikkeling van het ontstane geschil. Hiertoe is eind 2014 gekomen tot een vaststellingsovereenkomst. De ruimte binnen de beschikbare budgetten is in het derde kwartaal door het bestuur gereserveerd voor de dekking van de te maken kosten. In totaliteit zijn de kosten € 67.000 hoger dan de beschikbare dekking. In het overzicht bij de incidentele baten en lasten is een specificatie van de kosten en financiering opgenomen.

5

Financiën In het derde kwartaal is een doorkijk gegeven naar het eind van het jaar. Op dat moment werd per einde van het jaar géén substantiële afwijking tussen de begroting en de realisatie verwacht en derhalve geen (fors) voor- of nadelig bedrijfsresultaat 2014. De afwikkeling van de integriteitskwestie op het gebied van het innenproces heeft een groot beslag op de financiële middelen gelegd. In de prognose van het derde kwartaal is uitgegaan van een voortzetting van de juridische procedure in 2015. In het vierde kwartaal bleek de praktijk anders te zijn. Het resultaat van de BEL Combinatie over 2014 is € 268.000 negatief. Het resultaat bestaat uit: 1. resultaat op salarissen en inhuur: € 200.000 nadeel 2. resultaat op rente en afschrijvingen € 54.000 voordeel 3. resultaat op energie € 21.000 nadeel 4. resultaat op goederen en diensten € 11.000 nadeel 5. resultaat invorderingsproces € 67.000 nadeel 6. saldo diverse baten en lasten € 23.000 nadeel Totaal € 268.000 nadeel Dit is 1,5% van de begroting [= € 267.851/(€ 25.049.989 -/- € 7.674.011) *100%]. Dit resultaat moet worden bezien in de context van de afwikkeling van het invorderingsdossier. Normaliter wordt in de financiële planning rekening gehouden met de voor- en nadelen. Doordat de ruimte binnen de beschikbare budgetten (€ 293.000) en bedrijfsreserve (€ 255.000) is gereserveerd voor de afwikkeling van het debiteurendossier, waren geen middelen beschikbaar om de overschrijdingen op de personele en overige lasten op te vangen. In de toelichting op de baten en lasten wordt gedetailleerder op de samenstelling van het resultaat ingegaan. Realisatie dienstverleningsovereenkomsten De BEL combinatie verricht diensten aan de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De afspraken met de gemeenten voor de uit te voeren werkzaamheden en de in te zetten capaciteit worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. In 2014 is in totaal 100,7% van de begrote uren gerealiseerd. Bij deze dank aan onze medewerkers die zich hiervoor hebben ingezet. Onze dienstverlening wordt door onze inwoners in ‘waarstaatjegemeente’ op een kleine 7 gewaardeerd. Kwetsbaarheid organisatie De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze ineen functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden. Voor wat betreft de flexibiliteit van de organisatie kan worden opgemerkt dat beperkte capaciteit wordt aangehouden om snel op bestuurlijke vragen in te spelen. De beschikbare capaciteit van de organisatie is ingepland om de dienstverleningsovereenkomsten te

realiseren. Daarmee is de organisatie 'volgepland' en is minder ruimte voor flexibele afspraken.

6

De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt om een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Acties hiervoor zijn al in 2014 in gang gezet. Bij de afdeling Control&Financiën zijn maatregelen genomen om dit onderdeel incidenteel vanuit het inhuurbudget te versterken. In het tweede kwartaal 2015 wordt de ingeslagen weg bij dit onderdeel geëvalueerd, zodat dan kan worden aangegeven in hoeverre structurele formatie benodigd is. Ook in andere afdelingen wordt kritisch naar het functioneren gekeken. Zo ook door de afdeling Ondersteuning en Ontwikkeling, die de kwaliteit van haar ondersteunende en ontwikkelende dienstverlening beziet. Verder is er een visie op dienstverlening in voorbereiding op basis waarvan de taakuitvoering van het KCC zal worden bezien. In het jaarplan 2015 van de afdelingen wordt verder ingezet op een kritische beschouwing van de organisatie, zodat daarna in het derde kwartaal 2015 met een gefundeerd plan voor formatieontwikkeling kan worden gekomen. Bezuinigingen In 2014 is een taakstelling van € 300.000 vertaald naar de begrotingen van de gemeenten. In elke gemeentelijke begroting is € 100.000 opgenomen. De BEL Combinatie heeft in samenwerking met de gemeenten een inspanning gedaan om de aangegeven bezuinigingen te realiseren. De taakstelling is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na.

7

2. Jaarrekening 2014 2.1 Balans 2013

2014

19.257.319

18.619.152

19.257.319

18.619.152

144.659

195.597

3.269.138

4.494.918

0 8.140 3.421.937

23.425 5.718 4.524.061

Liquide middelen Kas-, bank- en girosaldi

720.332

401.094

Overlopende activa

127.050

121.470

4.269.319

5.242.222

23.526.638

23.861.374

Activa Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa Vlottende activa Vooruitbetalingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met niet financiële instellingen Overige vorderingen

Totaal vlottende activa Totaal activa

8

Passiva

2013

2014

244.136 1.910.939 11.436 2.166.511

207.572 1.279.195 -423.145 1.063.622

110.000 138.954 376.634 10.000 5.000 296 260.000 900.884

134.130 158.954 431.635 14.000 5.000 296 0 744.015

17.925.000

16.950.000

20.992.395

18.757.637

617.622 0 617.622

693.095 2.467.057 3.160.152

1.916.621

1.943.585

2.534.243

5.103.737

23.526.638

23.861.374

Vaste passiva Eigen vermogen Algemene bedrijfsreserve Overige Bestemmingsreserves Rekeningresultaat na bestemming Voorzieningen Voorziening afvloeiing en ontwikkeling pers. Voorziening gemeentewerf Voorziening BEL kantoor Voorziening Wijkpost Bijvanck Voorziening FPU Voorziening IZA Voorziening Invordering Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar BNG Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Schulden aan kredietinstelingen Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva

9

10

2.2 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening BEL Combinatie 2014 Realisatie Cat.

Omschrijving

1.0

Lasten Salarissen

2.0

Rente en afschrijvingen

3.0

Personeel derden

3.1

Energie

3.3

Duurzame goederen

3.4 6.0 6.2

Doorb. (hulp)kostenplaatsen

Primair begroot

Begroot (na wijz.)

Realisatie

Saldo

2014

2014

2013

2014

2014

10.047.757

(boekwerk) 10.487.744

10.089.744

9.778.857

2.053.944

2.275.879

2.145.871

2.092.010

-53.861

1.302.163

637.000

1.543.000

2.230.940

687.940

175.492

165.000

165.000

186.212

21.212

27.975

17.500

17.500

26.780

9.280

Goederen en diensten

3.220.624

3.263.996

3.335.863

3.346.362

10.499

Dotatie voorzieningen

450.000

80.000

79.000

568.933

489.933

Totaal Lasten

1.0

Baten Salarissen

2.1

Ontvangen rente

3.0

Vergoeding voor personeel

3.2

Huren en pachten

3.3

Duurzame goederen

3.4

Goederen en diensten

3.4

Verrekeningen gemeenten

4.2

Inkomensoverdrachten

4.3

Investeringsbijdragen

6.0

Onttrekking voorzieningen

6.2

Doorb. (hulp)kostenplaatsen

-310.887

4.570.083

8.112.035

7.674.011

4.890.532

-2.783.479

21.848.038

25.039.154

25.049.989

23.120.626

-1.929.363

0

0

0

0

0

-320

0

0

9

9

76.877

21.600

21.600

87.578

65.978

128.313

120.000

120.000

135.991

15.991

13.598

0

0

5.346

5.346

330.571

215.000

661.000

736.949

75.949

15.414.958

15.643.709

15.643.711

15.724.183

80.472

525.028

463.150

423.000

437.150

14.150

0

0

0

0

0

97.000

0

3.500

0

-3.500

4.570.083

8.112.035

7.674.011

4.890.532

-2.783.479

21.156.108

24.575.494

24.546.822

22.017.738

-2.529.084

-691.930

463.660

503.167

1.102.888

-599.721

703.366

463.660

503.167

679.743

176.576

11.436

0

0

-423.145

-423.145

Mutatie afkoop verlofuren

-52.278

-52.278

Onttrekking Alg. bedrijfsreserve

207.572

207.572

-267.851

-267.851

Totaal Baten Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten Mutatie reserves Gerealiseerde resultaat

Resultaat BEL Combinatie (*)

Het resultaat 2014 van de BEL Combinatie (€ 267.851 nadelig) is inclusief het voorgestelde vaststellingsbesluit voor de verwerking van de verlofuren aan medewerkers van de BEL Combinatie (€ 52.278) en de aanvullende onttrekking aan de Algemene bedrijfsreserve (€ 207.572).

11

12

2.3 Waarderingsgrondslagen Waarderingsgrondslagen algemeen De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is van kracht. Voor zover niet anders vermeld zijn activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. Waarderingsgrondslagen activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingprijs verminderd met de afschrijvingen. Afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte levensduur volgens de lineaire methode. Op grond wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

50 jaar: gemeentehuis 40 jaar: kantoren en bedrijfsgebouwen 25 jaar: renovatie kantoren en bedrijfsgebouwen 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, sneeuwploegen, aanhangwagens, trekkers 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en kantoren 10 jaar: zware transportmiddelen\voertuigen; opzetstrooiers 8 jaar: lichtere transportmiddelen\voertuigen 7 jaar: veegmachines 6 jaar: grasmaaiers 5 jaar: motorvaartuigen, personenauto’s; automatiseringsapparatuur; schuiten op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven

Vlottende activa De vorderingen en liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarderingsgrondslagen passiva Eigen vermogen Voor zover gelden nodig zijn voor een specifiek doel zijn deze opgenomen in een bestemmingsreserve. De algemene bedrijfsreserve vormt het financieel weerstandsvermogen voor het opvangen van financiële risico’s en onvoorziene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. Daarnaast zijn er voorzieningen ter egalisatie van de onderhoudskosten aan gebouwen. Langlopende schulden Onder langlopende schulden zijn begrepen schulden met een oorspronkelijke looptijd van een jaar en langer. Vlottende passiva Schulden met een looptijd van korter dan een jaar maken deel uit van de vlottende passiva.

13

Resultaatbepaling De lasten en baten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Alle lasten en baten die betrekking hebben op het boekjaar en ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend zijn, worden in het betreffende verslagjaar verwerkt. Verliezen worden genomen op het moment dat deze bekend zijn. Baten worden genomen als deze als gerealiseerd kunnen worden beschouwd.

14

2.4 Toelichting op de balans 2.4.1 Activa Vaste activa De BEL Combinatie heeft alleen investeringen met economisch nut en geen investeringen met maatschappelijk nut. De specificatie van de materiële vaste activa is:

A

Gronden en terreinen

B

Bedrijfsgebouwen

C

Vervoermiddelen

D

Machines, apparaten en installaties

E

Overige materiële activa Totaal

31-12-2013

31-12-2014

1.973.329

1.973.329

13.911.286

13.570.415

288.598

280.124

68.842

52.845

3.015.264

2.742.439

19.257.319

18.619.152

Het verloop van de vaste activa kan als volgt worden weergegeven: Boekwaarde

Investeringen

31-12-2013

2014

Afschrijvingen Vermindering 2014

2014

Boekwaarde 31-12-2014

A

1.973.329

0

0

0

1.973.329

B

13.911.286

13.853

354.723

0

13.570.415

C

288.598

32.097

40.571

0

280.124

D

68.842

0

15.997

0

52.845

E

3.015.264

651.481

878.895

45.411

2.742.439

19.257.319

697.431

1.290.186

45.411

18.619.152

Toelichting op de cijferanalyse ten opzichte van 2013: A Gronden en terreinen: geen mutaties. B Bedrijfsgebouwen: geïnvesteerd is in een aanbouw van de wijkpost Bijvanck. C Vervoermiddelen: de buitendienst heeft een Toyota Dyna aangeschaft conform het vervangingsplan. D Machines, apparaten en installaties: geen mutaties. E Overige materiële vaste activa: bijna alle investeringen zijn ICT gerelateerd. Het gaat om de digitalisering van de dienstverlening, de basisregistraties en investeringen in software en hardware. Voor een nadere toelichting op de investeringen wordt verwezen naar 4.1 paragraaf bedrijfsvoering.

15

Vlottende activa Vooruitbetalingen In 2014 is € 195.597 aan kosten betaald die betrekking hebben op het boekjaar 2015. Het betreft met name softwarelicenties en contracten die jaaroverschrijdend zijn. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. Het saldo van de vorderingen per 31 december 2014 bestaat voor het overgrote deel uit vorderingen op de BEL-gemeenten. De vordering bestaat voor iets meer dan € 3,5 miljoen uit facturen die betrekking hebben op geleverde DVO-uren. Het restant heeft betrekking op relatief kleinere verrekeningen tussen de BEL Combinatie en de gemeenten. Het saldo van de overige vorderingen en de aard van de debiteuren geeft geen aanleiding om een voorziening “dubieuze debiteuren” te vormen. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen van de BEL Combinatie heeft voornamelijk betrekking op het saldo van de bankrekeningen van de BEL Combinatie. Onderdeel van dit saldo is tevens een klein bedrag in de kassen van publiekszaken, bij de werf en de kantine. In het onderstaande overzicht wordt de benutting van het drempelbedrag schatkistbankieren weergegeven. Overzicht schatkistbankieren De rekening-courantverhouding met het Rijk betreft het saldo van de verplicht aan te houden bank- rekening bij het Rijk (Ministerie van Financiën) op grond van het schatkistbankieren. Dit is ingegaan vanaf december 2013. In het kader van schatkistbankieren is het verplicht om een overzicht op te nemen, waarin per kwartaal blijkt wat de benutting van de drempelbedragen is. Voor de BEL Combinatie is dit € 250.000 (1). Uit het navolgende overzicht blijkt dat de BEL deze grens niet heeft overschreden (2). De BEL Combinatie heeft steeds ruimte onder het drempelbedrag gehad.

16

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

250 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

43

60

78

26

(3a) = (1) > (2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag

207

190

172

224

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

(2)

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

25.000 25.000 -

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag minimum van €250.000

250

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Kwartaal 2 5.490

7.155

2.359

90

91

92

92

43

60

78

26

€ 14.765 € 8.236 € 66.594 € 20.314 € 4.083 € 7.478 € 121.470

17

Kwartaal 4

3.899

Overlopende activa Het saldo van de overlopende activa bestaat op 31 december 2014 uit: Waarborgsommen Burgerzaken Nog te ontvangen bedragen BTW Voorraad eigen verklaringen burgerzaken Overig Totaal

Kwartaal 3

2.4.2 Passiva Vaste passiva Reserves De ontwikkeling van de reserves over 2014 is onderstaand weergegeven: Omschrijving

Algemene bedrijfsreserve Te bestemmen resultaat 2013 Reserve hogere inschaling Reserve dekking kapitaallasten Reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Totaal Reserves

Saldo 01-01-2014

Mutaties 2014

Aanwending 2014

244.136

0

48.000

Mutaties bestemming resultaat 2013 11.436

Saldo 31-12-2014

11.436

0

0

-11.436

0

160.210

0

81.454

78.756

1.527.841

0

338.289

1.189.552

222.888

0

212.000

10.888

2.166.511

0

679.743

1.486.768

207.572

Algemene bedrijfsreserve Het verloop van de Algemene bedrijfsreserve over 2014 is: Saldo algemene bedrijfsreserve 1-1-2014 Onttrekking in 2014 Toevoeging in 2014 Saldo algemene bedrijfsreserve 31-12-2014

€ 244.136 € 48.000 € 11.436 € 207.572

Te bestemmen resultaat Het verloop van Te bestemmen resultaat over 2014 is: Saldo te bestemmen resultaat 2013 1-1-2014 Onttrekking in 2014 Toevoeging in 2014 Saldo te bestemmen resultaat 31-12-2014

€ € € €

11.436 -11.436 0

Overige bestemmingsreserves De overige bestemmingsreserves omvatten de bestemmingsreserve voor hogere inschaling, dekking kapitaallasten informatieplan en afvloeiing en ontwikkeling personeel. Per 31-12-2014 bedraagt het totaal van deze reserves € 1.279.195. Bestemmingsreserve hogere inschaling Bij de oprichting van de BEL Combinatie is rekening gehouden met een hogere inschaling van medewerkers van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren dan in het functieboek is opgenomen. Voor de medewerkers die dit betrof, is door de betreffende gemeenten bij de oprichting van de BEL Combinatie éénmalig een bedrag beschikbaar gesteld om de meerkosten gedurende een periode van zeven jaar te dekken. Na afloop van bovengenoemde zeven jaar

18

komen de extra lasten als gevolg van hogere inschaling ten laste van de exploitatie. Inmiddels is zes jaar verstreken, zodat in 2015 nog een laatste onttrekking mogelijk is. Het verloop van de bestemmingsreserve hogere inschaling over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 160.210 € 81.454 € 0 € 78.756

Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan In het vigerende informatieplan is voor € 2,1 miljoen aan investeringen opgenomen. In de bestemmingsreserve zijn de ontvangen investeringsbijdragen van de gemeenten opgenomen. De reserve dient ter dekking van de kapitaallasten. Onttrekking aan deze reserve vindt plaats om de kapitaallasten van de investeringen te dekken. Het verloop van de bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 1.527.841 € 338.289 € 0 € 1.189.552

Bestemmingsreserve afvloeiing en ontwikkeling personeel In 2012 heeft de BEL Combinatie voor de (toekomstige) afvloeiing van en ontwikkeling in personeel een eenmalige bijdrage van € 1.126.000 van de drie gemeenten ontvangen. Van dit bedrag is een deel opgenomen in de nieuwe reserve afvloeiing en ontwikkeling personeel en een deel in de voorziening hiervoor. De in 2014 gedane uitgaven zijn onttrokken uit betreffende reserve. Voor het restantsaldo per eind 2014 zijn verplichtingen aangegaan voor de toekomstige jaren. Het verloop van de bestemmingsreserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel over 2014 is: Saldo 1-1-2014 Onttrekking 2014 Toevoeging 2014 Saldo 31-12-2014

€ 222.888 € 212.000 € 0 € 10.888

19

Voorzieningen Voorzieningen zijn getroffen voor de afvloeiing en ontwikkeling personeel, onderhoud gemeentewerf, onderhoud BEL kantoor, onderhoud Wijkpost Bijvanck, FPU en Invordering. De ontwikkeling van de voorzieningen over 2014 is onderstaand weergegeven: Omschrijving Voorziening onderhoud BEL kantoor Voorziening onderhoud Werf

Saldo 01-01-2014

Dotatie 2014

376.635 138.954

Aanwending 2014

55.000 20.000

0 0

Saldo 31-12-2014 431.635 158.954

Voorziening onderhoud Wijkpost

10.000

4.000

0

14.000

Totaal onderhoudsvoorzieningen

525.589

79.000

0

604.589

296

0

0

296

Voorziening IZA-gelden Voorziening FPU Voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel Voorziening Invordering

5.000

0

0

5.000

110.000

122.000

97.870

134.130

260.000

367.933

627.933

0

Totaal overige voorzieningen

375.296

489.933

725.803

139.426

Totaal Voorzieningen

900.885

568.933

725.803

744.015

Voorziening onderhoud BEL kantoor Voor het onderhoud van het BEL kantoor is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het BEL kantoor is nog zo goed als nieuw, zodat daarom nog geen grote onttrekkingen voor het cyclisch onderhoud zijn voorzien. Het verloop van de voorziening onderhoud BEL kantoor over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 31-12-2014

€ 376.635 € 0 € 55.000 € 431.635

Voorziening onderhoud gemeentewerf Voor het onderhoud van de gemeentewerf is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het verloop van de voorziening onderhoud gemeentewerf over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 31-12-2014

€ 138.954 € 0 € 20.000 € 158.954

Voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck Voor het onderhoud van de wijkpost Bijvanck is een onderhoudsvoorziening gevormd. Het verloop van de voorziening Wijkpost Bijvanck over 2014 is: Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 31-12-2014

20

€ 10.000 € 0 € 4.000 € 14.000

Voorziening IZA- gelden Overzicht verloop van de voorziening IZA- gelden over 2014 is: Saldo voorziening IZA- gelden Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening IZA- gelden 31-12-2014

€ € € €

296 0 0 296

Voorziening FPU De kosten van de FPU-verplichtingen komen naar rato van het dienstverband ten laste van de BEL Combinatie en de betreffende gemeente. Hiervoor is een voorziening gecreëerd. Op basis van de laatste inzichten was er in 2014 geen beroep op deze voorziening noodzakelijk. De begrote onttrekking (€3.500) is dan ook niet gerealiseerd. Overzicht verloop van de voorziening FPU over 2014 is: Saldo voorziening FPU 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening FPU 31-12-2014

€ € € €

5.000 0 0 5.000

Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel In 2012 heeft de BEL Combinatie voor de (toekomstige) afvloeiing van en ontwikkeling in personeel een eenmalige bijdrage van € 1.126.000 van de drie gemeenten ontvangen. Van dit bedrag is een deel opgenomen in de nieuwe reserve afvloeiing en ontwikkeling personeel en een deel in de voorziening hiervoor. In 2014 hebben uitgaven op dit vlak plaatsgevonden, die gedekt worden middels een onttrekking aan de voorziening. Voor toekomstige ontwikkelingen is een bedrag van € 134.000 benodigd, zodat eind 2014 een aanvullende dotatie van € 122.000 noodzakelijk bleek. Het verloop van de voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel over 2014 is: Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 31-12-2014

€ 110.000 € 97.870 € 122.000 € 134.130

Voorziening Invordering De noodzaak tot het vormen van deze voorziening vloeit voort uit ontwikkelingen met betrekking tot het proces invordering die ultimo 2013 duidelijk zijn geworden. Voor de kosten die te maken hebben met de afwikkeling van het invorderingsproces met derden is deze voorziening getroffen. Dit betreft onder andere uitgaven op het gebied van accountantskosten en juridische ondersteuning. Om ervoor te zorgen dat dit proces in de nabije toekomst adequaat gaat verlopen én om de actuele knelpunten op te lossen, waren in 2014 forse uitgaven noodzakelijk. De betreffende uitgaven zijn ten laste van de voorziening invordering verantwoord.

21

Betrokken partijen hebben in 2014 overeenstemming bereikt, zodat er geen voorziening voor te maken kosten hoeft te worden getroffen. Overzicht verloop van de voorziening Invordering over 2014 is: Saldo voorziening Invordering 1-1-2014 Onttrekking 2014 Dotatie 2014 Saldo voorziening Invordering 31-12-2014

€ 260.000 € 627.933 € 367.933 € 0

Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar De schulden bestaan uit drie leningen die zijn verstrekt door de BNG. Lening 40.103044, duur 40 jaar Lening 40.103347, duur 10 jaar Lening 40.104398, duur 10 jaar Totaal

€ € € €

14.450.000 1.000.000 1.500.000 16.950.000

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar De overige schulden ad € 693.095 bestaan grotendeels uit privaatrechtelijke crediteuren en voor een klein deel uit verschuldigde bedragen aan de gemeenten. Onder de schulden aan kredietinstellingen is de afwikkeling van betalingen via de hoofdrekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten opgenomen. Ultimo 31 december was dit € 2.467.057 van de hoofdrekening. Overlopende passiva Het saldo van de overlopende passiva bedraagt op 31 december 2014 € 1.943.585. Dit saldo bestaat uit de volgende posten: Nog te betalen bedragen Rekenkamercommissie Te verrekenen BTW Af te dragen premies Overige Totaal

€ 364.027 € 62.918 € 1.055.801 € 458.883 € 1.956 € 1.943.585

De toelichting op de overlopende passiva is als volgt: Nog te betalen bedragen: bij het afsluiten van de administratie waren nog niet alle facturen die betrekking hebben op 2014 ontvangen. De prestaties zijn wel in 2014 verricht. Via ‘nog te betalen’ zijn de bedragen wel in de jaarrekening 2013 opgenomen. Het betreft hier hoofdzakelijk rente (€ 211.000) en verder diverse crediteuren waarvan de facturen kwamen nadat de administratie was afgesloten voor 2014. Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie heeft een rekening courant verhouding met de BEL. Op de grootboekrekening komen de bijdragen van de gemeenten binnen en vinden ook de betalingen plaats van de uitgaven van de rekenkamer.

22

Te verrekenen BTW: op de balansdatum is nog € 1.055.801 aan BTW verschuldigd over de inkomsten van de BEL Combinatie uit het vierde kwartaal. Van dit bedrag is eind januari € 810.686 voldaan. Het restant moet nog worden afgedragen. Af te dragen premies: over de salarissen van het vierde kwartaal 2014 moet het bedrag aan loonbelasting en sociale premies ad € 458.883 nog worden afgedragen. Verloop afkoopsom vakantiedagen & -geld: de afkoopsom vakantiedagen & -geld bestaat uit twee onderdelen. Het ene deel houdt verband met medewerkers die te zijner tijd in aanmerking komen voor de FPU-regeling. Het restant bestaat uit verlofuren (groter dan twee weken) van het overig personeel. Eind 2014 is door het management besloten alle verlofsaldi > 72 uur in één keer af te kopen, zodat het bedrag van de afkoopsom vakantiedagen & -geld per 31-12-2014 is vrijgevallen (€ 86.394).

23

2.4.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Bij de BEL Combinatie zijn de nodige contracten afgesloten, hieronder een opsomming van de belangrijkste overeenkomsten (financieel): 

Het beheer van de ICT infrastructuur betreft een contract voor 5 jaar met Fencer. De jaarlijkse verplichting bedraagt € 240.000. Dit contract is in 2013 ingegaan.



Er is sprake van diverse licenties; de grootste partijen zijn Pink Roccade (circa € 350.300) en Dimpact (circa € 150.000). In 2014 heeft PinkRoccade de tarieven verhoogd, hetgeen een prijsstijging tot gevolg heeft van € 35.300 voor de BEL Combinatie.



Huur printers/kopieermachines; hiervoor zijn diverse contracten afgesloten per printer/copier. De jaarlijkse verplichting bedraagt ca. € 80.000. Contract loopt vijf jaar, met ingang van 2012.



Schoonmaakovereenkomst met Tomin groep tot 2013, jaarlijkse verplichting € 75.000 voor schoonmaken kantoor. Dit contract is onlangs verlengd tot mei 2015. De aanbesteding wordt regionaal georganiseerd.



Het contract met Sherpa voor de verzorging van de kantine en het schoonmaken van de koffie apparaten is met 1 jaar verlengd. De contractwaarde per jaar bedraagt € 37.000.



In 2014 was geen gebouwenbeheerder aanwezig. Alle wettelijke controles en inspecties hebben ad hoc plaatsgevonden. Eind 2e kwartaal 2015 zal er een nieuwe gebouwenbeheerder zijn. De kosten van de nieuwe gebouwenbeheerder zijn op dit moment nog niet bekend.



De frankering van de post wordt sinds 2013 door Van Straaten afgewikkeld. Jaarlijkse kosten ca. € 45.000. Dit betreft een jaarcontract, waarbij sprake is van jaarlijkse evaluatie.



Daarnaast is er een aantal contracten waarvan de waarde € 30.000 of minder bedraagt, zoals voor huur koffieautomaten, lease servers AS 400, lease wagens, dienstverlening arbo dienst, inhuur beveiliging.



Het contract met de KPN voor de mobiele telefonie is per december 2014 beëindigd. De BEL Combinatie is voor deze diensten overgestapt naar Vodafone.



Verder zijn er contracten die stilzwijgend doorlopen inzake energie en softwarecontracten.

24

2.5 Toelichting op de baten en lasten Het resultaat van de BEL Combinatie bestaat uit het saldo van de lasten en de baten. Het uiteindelijke resultaat is: Gerealiseerde resultaat 2014 BEL Combinatie Uit te keren aan medewerkers i.v.m. afkoop verlofuren Onttrekking Algemene Bedrijfsreserve Resterend nadelig resultaat

- € 423.145 € 52.278 -/€ 207.572 +/+ - € 267.851

Samengevat kan het resultaat als volgt worden verklaard (afgerond op duizendtallen): 1. 2. 3. 4. 5. 6. Totaal

resultaat op salarissen en inhuur: resultaat op rente en afschrijvingen resultaat op energie resultaat op goederen en diensten resultaat invorderingsproces saldo diverse baten en lasten

€ 200.000 nadeel € 54.000 voordeel € 21.000 nadeel € 11.000 nadeel € 67.000 nadeel € 23.000 nadeel € 268.000 nadeel

Dit resultaat moet worden bezien in de context van de afwikkeling van het invorderingsdossier. Normaliter wordt in de financiële planning rekening gehouden met de voor- en nadelen. Zonder dit dossier zou het resultaat van de BEL Combinatie positief zijn geweest. Het resultaat op het invorderingsproces is ‘onder de streep’ weliswaar ‘slechts’ € 67.000 nadelig, maar hierin zit verdisconteerd de positieve resultaten op de budgetten die hiervoor ter dekking zijn ingezet. Doordat de ruimte binnen de beschikbare budgetten (€ 293.000) en bedrijfsreserve (€ 255.000) is gereserveerd waren geen middelen beschikbaar om de overschrijdingen op de personele en overige lasten op te vangen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het saldo van de lasten en de baten. In de analyse is er rekening mee gehouden dat bepaalde posten met elkaar samenhangen. De personele lasten worden bijvoorbeeld mede gedekt uit projectbudgetten, die bij de baten zijn opgenomen. Uit de analyse blijkt dat het nadeel van € 268.000 voornamelijk betrekking heeft de salarissen en inhuur (punt 1.) en het invorderingsproces (punt. 5); in totaal een nadeel van € 267.000. De overige resultaten in de bedrijfsvoering leiden tot een gering nadeel van € 1.000. De aangegeven twee ontwikkelingen speelden al in het derde kwartaal 2014, maar de consequenties waren op dat moment nog niet te voorzien. In verband met de afwikkeling van het invorderingsproces is pas op basis van de realisatie van dit proces in het vierde kwartaal 2014 duidelijkheid verkregen. Volgens de verrekensystematiek van de BEL Combinatie en gemeenten, zoals vastgesteld in het AB van maart 2011, worden voordelige en nadelige effecten binnen de BEL Combinatie met elkaar verrekend. Het resultaat wordt met de Algemene Bedrijfsreserve van de BEL Combinatie verrekend. Eind 2014 laat de omvang van de bedrijfsreserve dit niet toe, omdat het saldo daarmee negatief wordt.

25

Op de deelnemende gemeenten zal een beroep worden gedaan om via een resultaatsbestemming of andere mogelijkheid het tekort aan te zuiveren, waarbij het DVOpercentage als verdeelsleutel wordt gehanteerd. Per gemeente betekent dit: -

Blaricum 32,9% Eemnes 29,2% Laren 37,9% Totaal

€ 88.123 € 78.213 € 101.515 € 267.851

2.5.1 Lasten Salarissen en inhuur (€ 200.000 nadeel) De BEL Combinatie heeft medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Hiervoor is formatie beschikbaar. Op basis van deze formatie worden de personele lasten begroot. De aanstelling van medewerkers met tijdelijke contracten geeft een flexibiliteit in de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. Het resultaat op de salarissen en inhuur is als volgt opgebouwd ( - is voordeel, + is nadeel): Salarissen en inhuur bedrijfsvoering BEL Combinatie: Salarissen Dotatie voorziening afvloeiing personeel Vrijval reserve afvloeiing personeel Inhuur personeel van derden Vergoeding projecten Vergoeding voor personeel Totaal resultaat op salarissen en inhuur (nadelig)

Budget Realisatie 10.089.744 9.778.857 0 122.000 0 -186.000 1.543.000 2.231.207 0 -47.000 -21.600 -87.578 11.611.144 11.811.486

Saldo -310.887 122.000 -186.000 688.207 -47.000 -65.978 200.342

Salarissen Het aantal fte in vaste dienst is in 2014 lager geweest dan de begrote formatie (zie verder hoofdstuk 3.1 ‘Realisatie doelen resultaatgebied medewerkers’). Dit heeft geleid tot een voordeel (€ 310.887). Afvloeiing personeel Per saldo is het resultaat op de afvloeiing van personeel € 64.000 voordelig (€ 186.000 -/122.000). Inhuur De flexibiliteit in de bedrijfsvoering wordt mede gerealiseerd door capaciteit in te huren. Hiervoor is in de begroting rekening gehouden. Naast dit budget worden ook de zogenaamde ‘vacaturegelden’ en andere personele resultaten voor de dekking gebruikt. In 2014 zijn dit de voornoemde resultaten op de salarissen (€ 310.887), de afvloeiing van personeel (€ 64.000) of andere vergoedingen (per saldo € 47.000 - € 65.978 = € 112.978). Om knelpunten bij de BEL Combinatie te kunnen opvangen is bij de tweede kwartaalrapportage een budget van € 150.000 vrijgemaakt. Dit budget is ingezet om knelpunten op het gebied van de personele capaciteit op te vangen. De verwachting tot en met het derde kwartaal was dat er derhalve géén significant resultaat op de salaris- en inhuurbudgetten zou zijn.

26

In het vierde kwartaal zijn twee overschrijdingen ontstaan: 1. Voor het oppakken van de geconstateerde knelpunten die aan het licht kwamen door het invorderingsdossier en door bevindingen van de toenmalige manager C&F, is bij deze afdeling inhuur gepleegd. De dekking die voor deze inhuur is aangegeven, bleek achteraf in het vierde kwartaal niet te realiseren. Dit heeft per saldo geleid tot een nadeel in de dekking voor de salarissen en inhuur (€ 114.342). 2. Met een medewerker liep aanvang 2014 een traject om te komen tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. De verwachting was dat dit traject in 2014 kon worden afgerond. De ontbindingsovereenkomst is later gerealiseerd dan oorspronkelijk voorzien. In de financiële prognose was daarom dan ook geen rekening gehouden met de hiermee samenhangende dotatie aan de voorziening afvloeiing personeel van € 86.000. Dit bedrag is onderdeel van de totale dotatie van € 122.000. Doordat rekening was gehouden met een lagere dotatie is daarmee dekking voor inhuur weggevallen. Normaliter waren deze overschrijdingen binnen de begroting van de BEL Combinatie opgevangen. Door de samenloop met het invorderingsdossier in het vierde kwartaal was dit niet mogelijk. Om op een meer structurele wijze met inhuur om te gaan, heeft het managementteam in het vierde kwartaal een beleidslijn inhuur vastgesteld. Dit is ook overeenkomstig het advies van de accountant bij de jaarrekening van 2013. Daarmee wordt op een meer structurele wijze sturing gegeven aan inhuur. Rente en afschrijvingen (€ 54.000 voordeel) Het resultaat op de rente en afschrijvingen kent drie oorzaken:  In 2014 is een aantal investeringen nog niet gestart, zodat de betreffende kapitaallasten vrijvallen.  Een aantal investeringen is aan het einde van het jaar gereed gemeld, zodat de kapitaallasten pas volgend jaar komen. In de begroting was rekening gehouden met een half jaar afschrijving en rente.  De werkelijke rentelasten vallen iets lager uit dan de begrote rentelasten, omdat de rente op de leningen lager ligt dan de gehanteerde rekenrente van 5% in de begroting. Op basis van een analyse van de kapitaallasten in het derde kwartaal, is hierop reeds geanticipeerd. Energie ( € 21.000 nadeel) Na het faillissement van ENVO, het bedrijf dat het BEL-gebouw beheerde, was nog een aantal noodzakelijke voorzieningen te realiseren (stabiliseren en optimaliseren Warmte Koude Opslag). Gepoogd is nog om deze kosten te verhalen. Door deze kosten te maken kan de komende jaren jaarlijks een besparing van € 20.000 worden gerealiseerd op de energiekosten. Goederen en Diensten (€ 11.000 nadeel) In het tweede kwartaal is door het bestuur rekening gehouden met een reservering voor voorziene nadelen met betrekking tot respectievelijk het innendossier (€ 293.000) en de bedrijfsvoering (€ 150.000). Deze bedragen zijn gebruikt ten behoeve van dotatie aan de voorziening Invordering en dekking van inhuurlasten. De kosten en dekking die met de afwikkeling van het innendossier zijn gemoeid zijn bij de incidentele baten en lasten toegelicht. Per saldo zijn de afwijkingen voor de kosten van goederen en diensten 0,3% van het begrote totaal (€ 11.000 nadeel). Dotatie voorzieningen (€ 490.000 nadeel) Voor het BEL kantoor, de gemeentewerf en de wijkpost Bijvanck is in 2013 een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op grond van dit geactualiseerde plan zijn de dotaties aan de onderhoudsvoorzieningen conform de begrote bedragen.

27

Voorziening invordering De dotatie aan de voorziening Invordering ad € 368.000 was niet begroot, aangezien deze bij het opstellen van de begroting 2014 nog niet bekend was. In het derde kwartaal 2014 zijn, vanuit voordelen binnen de exploitatie van de BEL Combinatie, bedragen gereserveerd ter dekking van aanvullende uitgaven met betrekking tot het innendossier. De betreffende uitgaven zijn, conform BBV-richtlijnen, rechtstreeks ten laste van de voorziening invordering verantwoord. Vervolgens heeft vanuit bovengenoemde gereserveerde middelen de benodigde aanvullende dotatie van € 368.000 plaatsgevonden. Het saldo van de voorziening invordering is hiermee per 31-12-2014 € 0. Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel De dotatie aan de voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel ad € 122.000 was niet begroot; de omvang van de voorziening per 31-12-2013 was toereikend ten opzichte van de op dat moment bekende afvloeiingsverplichtingen. Eind 2014 bleek echter een aanvullende dotatie noodzakelijk op grond van een herziene inschatting van de toekomstige verplichtingen inzake afvloeiing van personeel. Doorbelastingen (hulp)kostenplaatsen (neutraal) In de begroting is rekening gehouden met een interne verrekening van de algemene en indirecte kosten. Naar rato van verdeelsleutels zoals aantal fte en pc’s worden deze binnen de BEL Combinatie verrekend. Uit de jaarrekening blijkt dat voor wat betreft de interne doorbelasting, zowel aan de lastenkant als aan de batenkant, sprake is van een forse onderschrijding van de realisatie ten opzichte van de begroting. Een dergelijk verschil deed zich ook in de jaarrekening van 2013 voor. Een en ander hangt samen met de door de BEL-medewerkers daadwerkelijk geschreven (interne) uren richting andere teams binnen de BEL Combinatie. De interne verrekening van de kosten heeft geen invloed op het rekening resultaat. Inmiddels wordt nagedacht over een andere verdeelsystematiek. Bezuinigingen Voor specifieke uitgaven die verband houden met de gemeentelijke bezuinigingstrajecten hebben de drie gemeenten elk € 20.000 beschikbaar gesteld (€ 60.000). De daadwerkelijke lasten met betrekking tot het budget ten behoeve van het realiseren van bezuinigingen worden bij de gemeenten in rekening gebracht. Begin 2014 was nog een budget van circa € 42.000 beschikbaar. In 2014 is € 17.500 besteed aan een spendanalyse, waardoor per eind 2014 een budget van € 24.500 resteert. Het betreft een realisatie op de budgetten die de gemeenten hebben gereserveerd. De jaarlijks te realiseren ‘taakstelling inkoopsamenwerking’ van 3 x € 100.000 vanuit duurzaam inkopen, is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na. Het resultaat is bereikt vanuit een vijftal aanbestedingen, die zijn uitgevoerd door de Afdeling Aanleg & Beheer. Doorwerking structurele effecten jaarrekening 2014 De afwijkingen tussen de begroting 2014 en de jaarrekening 2014 hebben een incidenteel karakter, zodat er geen doorwerking is naar 2015.

28

2.5.2 Baten Vergoeding voor personeel (€ 66.000 voordeel) Het voordeel onder ‘vergoeding voor personeel’ wordt veroorzaakt doordat van de gemeenten Blaricum en Laren een FPU-regeling is verrekend, die niet in de begroting was opgenomen. De verrekening van de vergoeding voor de uitloopschalen is positiever uitgevallen dan waarmee in de begroting rekening was gehouden (€ 39.000). Voor de detachering van een BELmedewerker bij de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek is € 11.000 ontvangen. Huren en pachten (€ 16.000 voordeel) Door de gemeente Eemnes wordt een vergoeding betaald voor servicelasten. De verrekening van de daadwerkelijke kosten over 2013 is hoger uitgevallen dan vooraf ingeschat. Overige verkoop duurzame goederen (€ 5.000 voordeel) De verkoop van een aantal auto’s en machines heeft geleid tot een opbrengst die niet was geraamd. Goederen en diensten baten (€ 76.000 voordeel) Per saldo is op de ‘baten goederen en diensten’ een voordeel van € 76.000, dat is ontstaat door de volgende ontwikkelingen:  In 2014 is in totaal € 24.000 minder aan de drie gemeenten doorbelast inzake inhuurlasten Sociaal Domein (dan waarmee in de begroting rekening is gehouden), hier staan ook lagere lasten tegenover.  Voor de projectmatige inzet van het team Invordering zijn de inhuurlasten conform afspraak, door de BEL Combinatie doorbelast richting gemeenten. (3 x € 23.500). Door Eemnes is geopteerd om de verrekening via de DVO te laten plaatsvinden. Per saldo resteert hier dan een verrekening van € 47.000 voor de gemeenten Blaricum en Laren.  Bij de gemeenten zijn in rekening gebracht de bedragen voor de onderzoeken naar precario en de inhuur ten behoeve van diverse gemeentelijke projecten (€ 24.000). Omdat de daadwerkelijke lasten zijn doorbelast, heeft dit per saldo geen effect op het resultaat van de BEL Combinatie.  De opbrengst van de kantine is in 2014 € 6.000 hoger dan waarmee in de begroting is gerekend.  De kleinere afwijkingen zijn per saldo voordelig, dit inclusief piketvergoeding (€ 23.000). Verrekening gemeenten (€ 80.000 voordeel) Voor de verrekening van de kosten met de gemeenten wordt een doorbelastingssystematiek gehanteerd. Op basis van direct productieve uren worden deze maandelijks op basis van tijdschrijfgegevens aan de gemeenten in rekening gebracht. Uitgangspunt is beschikbaarstelling van de uren BEL Combinatie aan de drie gemeenten volgens een procentuele verdeling. Het aantal begrote direct productieve uren voor 2014 is in overleg met de gemeentesecretarissen vastgesteld op 176.695 uur. In 2014 zijn daadwerkelijk 178.038 productieve gemeentelijke uren geregistreerd. Dit is ruim 51% van het totaal aantal uren van bijna 345.000. Het andere deel betreft de indirect productieve- en improductieve uren.

29

De afwijking tussen de begrote en gerealiseerde uren is in totaliteit relatief gering (0,7%). DVO Blaricum Eemnes Laren Totaal in uren Begroot 59.605 51.238 65.852 176.695 Realisatie 58.523 51.921 67.594 178.038 Afwijking -/- 1.082 683 1.742 1.343 Realisatie in % 98,2% 101,3% 102,7% 100,7% in % Begroot 33,7% 29,0% 37,3% 100,0% Realisatie 32,9% 29,2% 37,9% 100,0% Afwijking 0,8% 0,2% 0,6% Financiën Begroot € 5.238.841 € 4.553.634 € 5.851.234 € 15.643.709 Realisatie € 5.194.502 € 4.602.021 € 5.927.660 € 15.724.183 Afwijking in € -/- € 44.339 € 48.387 € 76.426 € 80.474 Afwijking in % 99,2% 101,1% 101,3% 100,5% In 2014 zijn er driemaandelijkse gesprekken geweest over de Dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO) tussen gemeenten en BEL Combinatie op basis van overzichten van de begrote versus de gerealiseerde uren. De basis voor deze gesprekken zijn de rapportages die over de realisatie van de inzet van de uren worden gemaakt. Deze gesprekken maken het mogelijk om de realisatie van de tussen opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (BEL Combinatie) gemaakte afspraken qua inzet van uren, verankerd in de DVO, tussentijds te monitoren; dit maakt het tijdig nemen van maatregelen mogelijk indien sprake is van ongewenste onder- en/of overproductie. In kwartaalgesprekken wordt de realisatie van de dienstverleningsovereenkomst DVO besproken door het management en de secretarissen besproken. Dit maakt het mogelijk om tijdig maatregelen te nemen ingeval een ongewenste onder- en/of overrealisatie van de te realiseren uren. De basis voor deze gesprekken zijn de rapportages die over de realisatie van de inzet van de uren worden gemaakt. Uit de analyse van de tijdschrijfgegevens bleek dat een aantal medewerkers de productieve uren niet correct had verantwoord. Dit heeft geleid tot een aantal correcties na afronding van het jaar, waarop de gemeenten niet tijdig hebben kunnen sturen. Hoewel de gemaakte uren niet betwist zijn door de gemeenten, was dit wel aanleiding voor een kritisch eindgesprek tussen de secretarissen (als opdrachtgevers) en het managementteam van de BEL Combinatie (opdrachtnemers) over de gerealiseerde DVO. Voor 2015 kunnen dergelijke correcties achteraf niet meer leiden tot verrassingen voor de gemeenten, omdat voor 2015 een nieuwe verrekeningssystematiek wordt afgesproken. In deze systematiek moet meerwerk expliciet op voorhand worden overeengekomen. In het AB is bij het vaststellen van de jaarrekening 2010 besloten dat indien een gemeente meer uren afneemt dan in de DVO is geraamd, de overheadcomponent van deze uren aan de betreffende gemeente wordt terugbetaald. Bij afname van minder uren brengt de BEL Combinatie daarentegen een aanvullend bedrag in rekening bij de gemeenten. De lagere realisatie bij de gemeente Blaricum is het gevolg doordat met name vanuit de afdeling Aanleg en Beheer minder capaciteit beschikbaar is geweest als gevolg van de reorganisatie van deze afdeling, ziekte en inzet voor de ondernemingsraad. Bij de gemeente Eemnes heeft een verschuiving tussen capaciteit voor investeringen en exploitatie geen invloed op de capaciteit van de BEL Combinatie gehad, maar wel een nadelig resultaat bij de gemeente tot gevolg gehad doordat dekking vanuit investeringen is weggevallen.

30

De realisatie aan DVO uren heeft geleid tot een verrekening van € 2.000 aan overhead (Blaricum € 67.000, Eemnes -/- € 6.000 en Laren -/- € 63.000). Deze verrekening is in het resultaat op de DVO verwerkt. Inkomensoverdrachten (€ 14.000 voordeel) De verrekende bijdrage met de BEL-gemeenten voor de WOZ-taxaties is op basis van de realisatie 2014 lager uitgevallen dan begroot (€ 4.000). Voor het projectbudget bezuinigingen is € 18.000 verrekend. Tegenover dit ‘voordeel’ staan overigens ook uitgaven, zodat dit per saldo geen effect heeft op het rekeningresultaat. Onttrekking voorzieningen (€ 3.500 voordeel) De begrote onttrekking aan de voorziening is niet benodigd gebleken. Doorwerking structurele effecten jaarrekening 2014 De afwijkingen tussen de begroting 2014 en de jaarrekening 2014 hebben een incidenteel karakter. 2.5.3 Mutaties Reserves (€ 177.000 voordeel) In de begroting was in totaal uitgegaan van een onttrekking van € 503.167. Uiteindelijk is een bedrag van € 680.000 onttrokken, die als volgt is opgebouwd: Onttrekking bestemmingsreserve hogere inschaling Reserve dekking kapitaallasten Onttrekking reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Algemene bedrijfsreserve

Begroot (na wijz.) € 106.000

Werkelijk € 81.000

Verschil € 25.000 -/-

€ 397.000 € 0

€ 339.000 € 212.000

€ 58.000 -/€ 212.000

€ 0 € 503.000

€ 48.000 € 680.000

€ 48.000 € 177.000

2.5.4 Verwerking afkoop verlofuren en inzet Algemene Bedrijfsreserve Afkoop verlof In 2014 heeft het managementteam besloten alle verlofsaldi in één keer af te kopen, voor zover deze niet meer in 2015 kunnen worden opgenomen (€ 52.278). Daarmee is de situatie met betrekking tot het niet opgenomen verlof van de afgelopen jaren opgelost. Nieuwe saldi worden dan ook niet meer geaccepteerd. Bij de besluitvorming is uitgegaan van een dekking uit het batige saldo op de DVO- uren. Financieel technisch dient dit besluit via de bestemming van het resultaat te verlopen. Het bedrag dat voor de afkoopsom vakantiedagen & -geld is geactiveerd, is daarmee per 31-12-2014 vrijgevallen (€ 86.394). Inzet Algemene Bedrijfsreserve Voor de afwikkeling van de vaststellingsovereenkomst om het invorderingsproces af te wikkelen, is de ruimte in de bedrijfsreserve gebruikt (€ 207.000).

31

2.5.5 Overzicht van de incidentele baten en lasten Incidentele lasten Een integriteitskwestie op het gebied van het innenproces heeft grote inzet van bestuur en management gevergd. Daarbij zijn drie sporen bewandeld, met een groot beslag op de financiële middelen. De kosten voor dit traject bleken hoger dan oorspronkelijke geraamd. In 2013 is hiervoor al een voorziening getroffen. Deze bleek in 2014 ontoereikend te zijn, zodat het algemeen bestuur in het derde kwartaal middelen heeft gereserveerd voor een aanvulling van deze voorziening. Spoor 1: integriteit Om de integriteit van het handelen van medewerkers in de organisatie te bezien zijn diverse onderzoeken uitgevoerd (€ 163.000). In eerste instantie is uitgegaan van een lager bedrag aan onderzoekskosten. Gaande weg het proces bleek een grotere financiële inspanning dan oorspronkelijk gedacht en is een sneeuwbaleffect in de te maken kosten ontstaan. Deze kosten waren niet geraamd. In 2013 is hiervoor al een voorziening getroffen. Deze bleek in 2014 ontoereikend te zijn. Het algemeen bestuur heeft daarom in het derde kwartaal middelen gereserveerd voor een aanvulling van deze voorziening. Spoor 2: kwaliteitsverbetering interne organisatie Om te komen tot een kwaliteitsverbetering voor de interne organisatie is een bedrag van € 55.110 besteed voor een interventieteam. Het algemeen bestuur heeft in het derde kwartaal middelen gereserveerd voor een aanvulling van de voorziening om deze kosten te dekken. De verbetering van de invordering bij de BEL Combinatie is projectmatig opgepakt. Hiervoor is door het management in oktober een plan van aanpak opgesteld. Voor de stroomlijning van het proces zijn in de bedrijfsvoering voorbereidende maatregelen getroffen, die in juni 2015 worden afgerond. Daarbij is te denken aan de inrichting van de ICTsystemen, het contractbeheer, het inhuurproces en de interne controle. De kosten die hiermee gemoeid zijn, maken onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering. Spoor 3: inzet incassobureau Met de juridische procedure met het incassobureau is een kostenpost van € 374.205 gemoeid. Vanwege de onzekerheid in het juridische proces is een beperkt inzicht geweest in de te maken kosten. De ontwikkeling van de kosten was volgend aan de reactie op de acties van de tegenpartij. Deze kosten waren daarom niet te voorzien en in te schatten vanwege grilligheden in het proces. Voor suppletie van de in 2013 getroffen voorziening zijn door het algemeen bestuur in het derde kwartaal aanvullende middelen gereserveerd (€ 293.000 plus € 48.000). Daarmee leek de financiële afwikkeling van dit dossier voor wat betreft 2014 in de begroting van de BEL Combinatie opgevangen. In het vierde kwartaal is echter gebleken dat de juridische procedure niet behoefde te worden doorgezet, omdat overeenstemming tussen de betrokken partijen is bereikt voor de afwikkeling van het ontstane geschil. Hiertoe is gekomen tot een vaststellingsovereenkomst. Beide partijen hebben aangegeven dat de inzet van een neutrale partij is vereist om te komen tot deze overeenkomst. Hiervoor zijn kosten gemaakt, die niet zijn begroot maar wel noodzakelijk waren om het proces goed af te kunnen ronden. De totale kosten om in het vierde kwartaal tot overeenstemming te komen bedroegen € 282.300,-. Voor de dekking van deze kosten is in hoofdzaak de ruimte uit de bedrijfsreserve gebruikt (€ 207.000,-). Spoor 3 leidt in 2015 niet meer tot aanvullende kosten.

32

Resumé Resumerend is de financiële afwikkeling van het incassodossier als volgt weer te geven: Kosten Spoor 1 Integriteit Spoor 2 Kwaliteitsverbetering interne organisatie Spoor 3 Inzet incassobureau - juridische procedures - kosten 4e kwartaal 2014

163.000 55.110 374.205 282.300 656.430 874.540

Totaal kosten Dekking Voorziening jaarrekening 2013 Dotatie voorziening derde kwartaal 2014 uit exploitatie Inzet bedrijfsreserve derde kwartaal Inzet bedrijfsreserve jaarrekening 2014 Totaal dekking

260.000 293.000 48.000 207.000 808.000

In totaliteit zijn de kosten € 66.540 hoger dan de beschikbare dekking. Incidentele baten De verkoop van een aantal auto’s en machines heeft geleid tot een opbrengst van € 5.000, die niet was geraamd.

33

2.5.6 Wet Normering Topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT) vervangen door de Wet Normering Topinkomens (WNT). De WNT betekent een forse wijziging ten opzichte van de WOPT. Vanaf het verslagjaar 2013 moet de bezoldiging van vrijwel iedere topfunctionaris in de (semi) publieke sector openbaar worden gemaakt in het financieel verslaggeving document. De BEL Combinatie kent een Dagelijks- en Algemeen Bestuur, als volgt samengesteld: Leden Dagelijks Bestuur:  dhr. T. Smit - wethouder Laren  mevr. J.N. de Zwart - Bloch - burgemeester Blaricum  dhr. N. Rood - wethouder Eemnes Leden Algemeen Bestuur:  mevr. J.N. de Zwart - Bloch - burgemeester Blaricum  mevr. L. Boersen - de Jong - wethouder Blaricum  mevr. A. Kennis - wethouder Blaricum  dhr. B. Lüken - wethouder Blaricum  dhr. R. van Benthem - burgemeester Eemnes  dhr. H. Zoetman - wethouder Eemnes  dhr. J. den Dunnen - wethouder Eemnes  dhr. E. Roest – burgemeester Laren  dhr. T. Stam - wethouder Laren  dhr. L. van der Pols - wethouder Laren De bestuurders ontvangen in deze hoedanigheid geen geldelijke beloning en/of vergoeding voor hun werkzaamheden. In het kader van de WNT worden daarom geen inkomensgegevens van deze bestuursleden vermeld. Voor de directeur van de BEL Combinatie zijn over 2014 de volgende bedragen vergoed: Naam

Functie

Formatie

I.M. van Zon G. Kolhorn

Directeur

1,00

Beloning 2014 € 69.902

Directeur

1,00

€ 24.000

Soc.lasten werkgever € 5.424 n.v.t.

Pensioen werkgever € 10.879 n.v.t.

Onkosten 2014 € 491 € 262

Dienstverband vast Externe inhuur

(3 dagen per week)

Periode 01/01/2014 t/m 30/09/2014 01/10/2014 t/m 31/12/2014

In 2013 is het volgende vergoed aan de directeur van de BEL Combinatie: Naam

Functie

I.M. van Zon

Directeur

Formatie 1,00

Beloning 2013 € 86.436

Soc.lasten werkgever € 6.993

Pensioen werkgever € 15.325

Onkosten 2013 € 1.603

Dienstverband vast

Periode 01/01/2013 t/m 31/12/2013

De BEL Combinatie voldoet ook in 2014 aan de WNT, hetgeen wil zeggen dat geen enkele medewerker van de BEL Combinatie in 2014 meer inkomen heeft ontvangen dan de WNT-norm van € 230.474 (= 130% van het ministerssalaris). Op basis van richtlijnen zoals opgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is er geen verplichting tot openbaarmaking van vergoedingen aan interimfunctionarissen, zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de Aanpassingswet WNT.

34

3. Programma Dienstverlening De begroting van de BEL Combinatie kent één programma, namelijk de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. In het programma zijn de volgende doelstellingen opgenomen. In de kwartaalrapportages van de BEL Combinatie wordt op basis van een stoplichtenmodel over de realisatie van de doelen gerapporteerd. Daarbij worden de volgende INK-resultaatsgebieden gehanteerd:  Bestuur en financiers  Klanten en partners  Medewerkers  Maatschappij In dit jaarverslag is de verantwoording over 2014 opgenomen. Dit gebeurt voor ieder resultaatgebied op basis van een stoplichtrapportage. Bij de stoplichten naar de onderdelen ‘kwaliteit’ en ‘tijd’ hoort de volgende legenda: Groen: uitvoering heeft plaatsgevonden conform planning en kwaliteitseisen. Geen attentiepunten. Oranje: behaalde eindresultaten afwijkend van oorspronkelijke eisen of planning. Wellicht overloop naar volgend jaar. Rood: behaalde resultaten in het geheel niet gehaald of met grote knelpunten t.o.v. ambitie. Waarschijnlijk heroverweging ambitie of aanpak voor volgend jaar. Grijs: nog niet opgestart, vanwege vermelde omstandigheden en/of aanpassing ambitie gedurende het jaar.

3.1 Wat hebben we bereikt?

Voor 2014 zijn vijf doelstellingen geformuleerd. Doelstelling 1: professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen en bestuursstaven bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming De BEL combinatie verricht diensten aan de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De afspraken met de gemeenten voor de uit te voeren werkzaamheden en de in te zetten capaciteit worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. In 2014 is in totaal 100,7% van de begrote uren gerealiseerd. In de analyse van de baten is hier inhoudelijk al op ingegaan. Doelstelling 2: leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening Onze dienstverlening wordt door onze inwoners in ‘waarstaatjegemeente’ op een kleine 7 gewaardeerd. Het grootste deel van de servicenormen wordt gerealiseerd.  De Wabo- en APV-vergunningen worden in 98% van de gevallen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen afgehandeld.  De wachttijden aan de publieksbalies bij een afspraak zijn minimaal.  Inwoners krijgen ruim op tijd bericht van het te verlopen reisdocument.  Digitaal bestelde en betaalde producten worden binnen 5 werkdagen geleverd. Over heel 2014 is de telefoon in het KCC (klantcontactcentrum) in 60,7% van de gevallen binnen 20 seconden beantwoord. Onderzoek heeft uitgewezen dat de norm (80% binnen 20 seconden opnemen) in relatie tot de beschikbare capaciteit (aantal medewerkers in combinatie met de overige werkzaamheden van het KCC) nog niet haalbaar is. Bezien wordt in hoeverre de normstelling realistisch is.

35

In de postprocessen is ingeregeld dat de klant altijd een ontvangstbevestiging krijgt. Deze norm wordt in meer dan 96% gehaald. Na het herijken van de afgesproken servicenormen zullen deze normen in het Medewerkerportaal (Dimpact) aan de zaken gekoppeld worden. Het effect hiervan is dat inzicht wordt gekregen in de afhandeltermijnen per product en dit kunnen relateren aan de gestelde norm. Dit geeft meer betekenis aan de kwaliteit van onze dienstverlening dan sec de score op een ontvangstbevestiging. Momenteel is het genereren van managementinformatie nog een ontwikkelpunt waaraan wordt gewerkt. De meldingen openbare ruimte (MOR), welke via het KCC binnen zijn gekomen, worden door de afdeling Aanleg&Beheer in ruim 90% van de gevallen binnen de vastgestelde termijn afgehandeld. Doelstelling 3: door samenwerking meer efficiency, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van couleur locale (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten Deze doelstelling heeft betrekking op de realisatie van activiteiten op de resultaatgebieden ‘Klanten en partners’ en ‘Maatschappij’. Realisatie doelen resultaatgebied Klanten en partners 1.

2.

Doelstellingen Wij zijn vanaf de verkiezingen 2014 betrouwbaar als het gaat om de bestuurlijke planningen, meten maandelijks onze prestaties en communiceren hierover met onze opdrachtgevers

Kwaliteit

Tijd

Toelichting De bestuurlijke planning is een ontwikkelpunt. Hiervoor loopt een traject om de kwaliteit van het proces, scholing van medewerkers en de ICT te verbeteren. Vanwege de aandacht voor de bestuurlijke planningen staat de indicator nog op rood en de tijd op oranje totdat de implementatie van het verbetertraject is afgerond.

Wij zijn voor onze reguliere en projectmatige dienstverlening in control op het gebied van budgetbeheer, (capaciteits)planning en verantwoording van resultaten en middeleninzet

De doelstelling vanuit de gemeenten is dat er gewerkt moet worden binnen een sluitende begroting. Op basis van het tekort in de jaarrekening moet deze indicator op rood staan. De reden dat deze op oranje staat heeft te maken met het feit dat het aandeel in het tekort is veroorzaakt door de incidentele lasten, die maximaal binnen de begroting van de BEL Combinatie is opgevangen. Na eliminatie van deze kostenpost is het financiële beeld conform hetgeen in de kwartaalrapportages is aangegeven. De tijdigheid van het verwerken van de begrotingswijzigingen was een issue in de interne controle en de interim controle. Al met al leidt dit niet tot een afkeurende accountantsverklaring in de jaarrekeningen van de gemeenten, maar is in het kader van het financieel beheer wel een ontwikkelpunt. De afdelingscontroller ziet er op toe dat de begrotingswijzigingen tijdig worden opgesteld en bijgevoegd bij het voorstel en worden verwerkt. Naast de afdelingscontroller parafeert ook de adviseur van de desbetreffende gemeente. Hierdoor is er het ‘4-ogen principe’ gevormd bij

36

3.

4.

5.

goedkeuring in BABS, waardoor tijdig gesignaleerd wordt dat abusievelijk de begrotingswijziging ontbreekt en deze als nog wordt bijgevoegd. Deze doelstelling is gerealiseerd.

Wij zorgen er in overleg met de drie beleidsregies voor dat de bestuurlijke overdracht van de werkzaamheden ten gevolge van de gemeenteraadsverkiezingen naar tevredenheid van de nieuwe bestuurders plaatsvindt Wij actualiseren na de raadsverkiezingen in Q3 de servicenormen m.b.t. onze reguliere dienstverlening, rapporteren per kwartaal onze prestaties en verantwoorden deze richting onze opdrachtgevers. Wij benchmarken onze dienstverlening en meten de klanttevredenheid.

6.

Wij richten ons in de DVO’s vanaf 2015 op het meer sturen op output (resultaten) en outcome (maatschappelijke effecten) in plaats van alleen op input (uren/budget)

7.

Wij stellen, in samenwerking met onze (uitvoerings)partners, de gemeenten in staat om hun verantwoordelijkheid te nemen m.b.t. het sociale domein

8.

Wij ontwikkelen ons opdrachtnemerschap door naar het (kunnen) nemen van regie

De actualisatie is niet in 2014 gerealiseerd, maar met het bestuur is afgesproken dat in het voorjaar 2015 een voorstel over de aangepaste servicenormen zal worden vastgesteld.

Is conform afspraak gerealiseerd. Zie www.waarstaatjegemeente.nl In overleg met de gemeenten wordt invulling gegeven aan deze doelstelling. Hiervan wordt in het Bedrijfsvoeringsoverleg met de gemeentesecretarissen invulling gegeven. Het streven is om in februari 2015 prestatiegerichte DVO’s te hebben afgesloten. De indicator tijd is oranje omdat deze activiteit aan het eind van 2014 nog onderhanden was. De uitvoering van het geïntegreerde Plan van Aanpak (PvA) voor Laren, Eemnes en Blaricum verloopt volgens planning. In oktober worden in de raden de lokale keuzenota en de verordeningen besproken. In het DB van de BEL Combinatie is een besluit genomen over de regie op het Sociaal Domein (HBEL, Amersfoort) en voor de uitwerking hiervan is een PvA opgesteld, dat vanaf het vierde kwartaal is opgepakt. In 2014 speelde deze doelstelling concreet op twee onderdelen: a. de door het DB in 2013 vastgestelde ontwikkelingsvisie voor het vakteam Openbare Ruimte van de afdeling Aanleg & Beheer wordt momenteel als reorganisatie uitgevoerd. Het meer in regie kunnen werken is het leidend onderdeel van deze teamontwikkeling. b. In de inmiddels door het Algemeen Bestuur vastgestelde BEL-begroting 2015 is het meer in regie werken als BEL Combinatie (relatie

37

met Veiligheidsregio, RUD, implementatie Sociaal Domein) een belangrijke ontwikkeling, waar op wordt ingespeeld.

Realisatie doelen resultaatgebied Maatschappij

1.

Doelstellingen Wij creëren waar mogelijk stage- of reïntegratieplaatsen

Kwaliteit

Tijd

Toelichting Realisatie doelstelling: 1 stagiair bij het Servicepunt (afdeling O&O), een snuffelstage bij het team HRM, 1 stagiair op het gebied van juridische handhaving bij de afdeling V&H, bij de afdelingen RMO en Publiek is sprake geweest van een inzet van 2 trainees.

Doelstelling 4: (bestuurlijke) innovatie Realisatie doelen resultaatgebied Bestuur en financiers 1.

2.

Doelstellingen Wij plannen systematisch en leggen verantwoording af over de inzet van onze urencapaciteit en budgetten

Kwaliteit

Tijd

Toelichting In 2014 is aandacht gegeven aan de systematische planning en verantwoording over de inzet van onze urencapaciteit en budgetten. Dit blijkt uit de wijze waarop wij overleg hebben gevoerd over de realisatie van de DVO’s en de kwartaalrapportages van de BEL Combinatie. Los van de formele planningsstructuur is er periodiek overleg met de gemeentesecretarissen en de portefeuillehouders Financiën. Vanwege de tijdstippen waarop de DVOgesprekken zijn gehouden en de correcties in het vierde kwartaal staat de indicator tijd op oranje. De risico’s zijn in de paragraaf weerstandsvermogen van de BEL Combinatie vastgelegd. Op organisatieniveau voldoet de BEL aan de door de accountant gestelde eisen op basis van de uitkomsten van de interim accountantscontrole.

Wij kennen onze risico’s op organisatie-, proces en projectniveau en sturen op de beheersing van de belangrijkste risico’s

Verder zijn in het kader van de begrotingen van de 3 gemeenten ook de risico’s in kaart gebracht van de BEL in relatie de taakuitvoering van de gemeenten. Hiervoor is een inhuurbudget beschikbaar om vervangende capaciteit in te huren. Het inhuurbudget is volledig benut in overeenstemming met het doel van dit budget. Op project- en procesniveau zijn in 2014 diverse verbetermaatregelen onderzocht en doorgevoerd, zoals: a. een nieuwe systematische aanpak voor

38

3.

Vanaf Q2 hebben wij een actueel Informatiebeleid dat een door de gemeenten gevraagde kwaliteit van digitale informatievoorziening en informatiebeveiliging oplevert

4.

Wij realiseren de bezuinigingen uit de Sunrisereview, jaarschijf 2014

projectmatig werken b. om risico’s bij de aanbesteding van werken en diensten te beperken wordt de afdeling A&B verder ondersteund door de inkoopadviseur en is een aanbestedingskalender opgesteld c. een plan van aanpak is opgesteld om het inningsproces te verbeteren, waarvan de implementatie is gestart in het 4e kwartaal van 2014. In juni 2015 is deze afgerond. d. er is een kaderstellend informatiebeveiligings-beleid vastgesteld, waarvan de uitwerking en implementatie in 2015 plaatsvindt. In het 3e kwartaal is de kaderstellende inhoudsopgave voor het Informatiebeleid 20152018 vastgesteld door het MT. Dit zal in het eerste kwartaal van 2015 resulteren in een uitgewerkt informatiebeleid. Vigerend is nog het Informatieplan 2013 e.v.. In juni/juli 2014 hebben het DB van de BEL Combinatie, resp. de colleges van de BELgemeenten een BEL-breed integraal Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Ook is besloten dat als eerste maatregel een intern selfassessment zou worden uitgevoerd om te inventariseren welke beheersmaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging al doorgevoerd en geborgd zijn en welke maatregelen nog niet. De resultaten van deze, overigens vertrouwelijke zelfanalyse met een ambtelijk advies over de risico’s en noodzakelijke middeleninzet zullen in het eerste kwartaal van 2015 worden teruggekoppeld aan de burgemeesters (verantwoordelijk voor informatieveiligheid), waarna bestuurlijke keuzes terzake kunnen worden gemaakt in de Kadernota’s voor 2016. De taakstelling is voor 2014 voor de gemeenten Blaricum en Eemnes gerealiseerd en voor Laren op € 22.000 na.

Doelstelling 5: goede, inspirerende werkomgeving voor de medewerkers Realisatie doelen resultaatgebied Medewerkers 1.

Doelstellingen Eind 2014 hebben alle medewerkers een helder beeld van de vier kerncompetenties publiek ondernemerschap, professionaliteit, openheid en

Kwaliteit

Tijd

Toelichting Dit jaar zijn alle medewerkers getraind in het in de praktijk toepassen van de vier kerncompetenties.

39

samenwerking en weten deze ook te vertalen naar het dagelijks gedrag & handelen in hun eigen functioneren 2.

3.

Door middel van het stellen van prioriteiten en het beter plannen van de beschikbare urencapaciteit is de streefcijfer voor de werkdruk en het ziekteverzuim van de medewerkers op een vergelijkbaar niveau als vorig jaar

De doelstelling is gehaald, want het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in 2014 (3,1%) is lager dan in 2013 (4,4%) en daarmee onder de norm voor heel 2014 (5%). Meer details over de ontwikkeling van het ziekteverzuim zijn te vinden in paragraaf 6 van deze jaarrekening. Omdat het HPO (High Performance Onderzoek) gemeten is op medewerkerstevredenheid, is dit jaar geen noodzaak geweest om het Medewerker Tevredenheid Onderzoek uit te voeren. Deze zal in 2015 weer worden uitgevoerd. In 2014 zijn, in het kader van een betere aansluiting van de competenties op de behoeften van de organisatie, met een aantal medewerkers afspraken gemaakt over mobiliteit.

Wij stimuleren waar mogelijk de organisatiebrede inzet van goede competenties van de medewerkers

Formatie en bezetting Rekening houdend met de financiële middelen was de begrote (toegestane) formatie op 1 januari 2014 168,9 Fte en op 31 december 2014 164,6 Fte. De werkelijke bezetting over 2014 is als volgt geweest: Werkelijke bezetting Aantal Fte begin kwartaal Instroom (+) Uitstroom (-) Overige urenmutaties (-) Aantal Fte eind kwartaal

Q1 166,36 0,66 4,93 0,26 161,83

Q2 161,83 3,67 1 0 164,5

Q3 164,5 1 2,36 -0,04 163,18

Q4 163,18 2,67 4,58 0,5 160,77

De instroom in 2014 is vooral geweest ter vervulling van ontstane vacatures. De uitstroom heeft te maken met pensionering van medewerkers of het vinden van een andere baan. Kwetsbaarheid organisatie Kwetsbaarheid organisatie De afgelopen jaren is de formatie van de BEL Combinatie kleiner geworden. De omvang van de werkzaamheden van de organisatie is redelijk vergelijkbaar gebleven. Dit betekent dat de druk op het presteren van de medewerkers groter is geworden. De opbouw van de organisatie bestaat voor de uitvoering van de taken op de diversiteit aan beleidsterreinen voor de gemeenten uit specialistische en solistische functies ('eenpitters'). Tevens is een aantal taken geclusterd ondergebracht bij een aantal medewerkers. Bij grotere gemeenten zou hiervoor voldoende volume zijn om deze ineen functie onder te brengen. Hiervoor is geen back up aanwezig, zodat bij verzuim of mobiliteit werkzaamheden al snel gaten vallen. Deze worden maximaal door herverdeling van taken opgevangen, voordat een beroep op het inhuurbudget wordt gedaan. Daarmee is de organisatie kwetsbaar geworden.

40

Voor wat betreft de flexibiliteit van de organisatie kan worden opgemerkt dat beperkte capaciteit wordt aangehouden om snel op bestuurlijke vragen in te spelen. De beschikbare capaciteit van de organisatie is ingepland om de dienstverleningsovereenkomsten te

realiseren. Daarmee is de organisatie 'volgepland' en is minder ruimte voor flexibele afspraken. De lijn die afgelopen jaren door bezuinigingen is ingezet, heeft ertoe geleid dat de BEL Combinatie is te typeren als een compacte organisatie, die functioneert binnen de financiële mogelijkheden die er zijn. Dit vergt om een meer structurele oplossing om de risico's die met een kwetsbare organisatie samenhangen te beperken. Acties hiervoor zijn al in 2014 in gang gezet. Bij de afdeling Control&Financiën zijn maatregelen genomen om dit onderdeel incidenteel vanuit het inhuurbudget te versterken. In het tweede kwartaal 2015 wordt de ingeslagen weg bij dit onderdeel geëvalueerd, zodat dan kan worden aangegeven in hoeverre structurele formatie benodigd is. Ook in andere afdelingen wordt kritisch naar het functioneren gekeken. Zo ook door de afdeling Ondersteuning en Ontwikkeling, die de kwaliteit van haar ondersteunende en ontwikkelende dienstverlening beziet. Verder is er een visie op dienstverlening in voorbereiding op basis waarvan de taakuitvoering van het KCC zal worden bezien. In het jaarplan 2015 van de afdelingen wordt verder ingezet op een kritische beschouwing van de organisatie, zodat daarna in het derde kwartaal 2015 met een gefundeerd plan voor formatieontwikkeling kan worden gekomen. Verzuim Over 2014 hebben we een gezondheidspercentage van 96,9% van onze medewerkers! De aangegeven norm voor het verzuim is geen norm die opgevat moet worden als een ‘te realiseren’ norm. Het percentage geeft een streefrichting aan waarop wordt gekoerst om het verzuim te beheersen. Het streefcijfer is gebaseerd op het gemiddelde werkelijke verzuim van gemeenten met een grootte van 20.000 - 50.000 inwoners. Dit in een tijd van turbulentie en hoge werklastbeleving. De ontwikkeling van het verzuim hebben we deze weergegeven in relatie tot 2013 en de personeelsmonitor uit 2012. Verzuim ZIEKTEVERZUIM Kort verzuim (tot 6 weken) Lang verzuim (langer dan 6 weken) MELDINGSFREQUENTIE1 VERZUIMDUUR2

Realisatie Streefrichting Realisatie Personeelsmonitor 2014 2013 3,1% 5% 4,44% 4,80% 1,63% 1,47% 2,00% 2,07%

-

2,79%

2,90%

0,26 6,21

-

1,17 11,59

1,36 13,8

Afspraken zijn gemaakt om via het sociaal medisch team meer grip op het verzuim te krijgen en daarop adequaat te reageren.

1

De frequentie per jaar is het totaal aantal ziekmeldingen in één kalenderjaar gedeeld door het gemiddeld aantal personeelsleden in dat jaar 2 De gemiddelde duur is het totale aantal verzuimde kalenderdagen van de in één jaar afgesloten verzuimgevallen gedeeld door het totale aantal verzuimgevallen dat in dat jaar is beëindigd. Indien er sprake is van een overschrijding van de jaargrens van een verzuimgeval , dan worden de in dat jaar verzuimde dagen meegeteld in de berekening van de gemiddelde verzuimduur

41

42

4. Paragrafen 4.1 Bedrijfsvoering Voor wat betreft het management van medewerkers wordt aangesloten bij hetgeen onder de doelstelling 5 (zie 3.5) is weergegeven. Op het gebied van de huisvesting is in de financiële verslaglegging al melding gemaakt en in de navolgende paragraaf kapitaalgoederen. Daarom wordt in deze paragraaf sec op de realisatie van het informatiseringsplan ingegaan. Realisatie informatiseringsplan De planningshorizon van het Informatieplan 2013 is tot en met 2015. De uitvoering is bijgesteld als gevolg van ontwikkelingen van door de landelijke overheid in te richten en beschikbaar te stellen voorzieningen. Rekening houdend met de beschikbare interne capaciteit en de levertijden bij leveranciers is de beschikbare capaciteit voor het uitvoeren van projecten voornamelijk ingezet voor: - de migratie van de MS office omgeving versie 2003 naar de 2010 versie - de implementatie van een major release van het bedrijfsbreed in gebruik zijnde informatiesysteem voor digitaal zaakgericht werken - De implementatie van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) in samenhang met een systeem voor het beheer van de openbare ruimte (BOR) - Het verbeteren van de gegevenskwaliteit van de basisregistratie adressen en gebouwen. De voortgang van de (investerings-)projecten is als volgt:

Lopende investeringen BEL 31-12-2014 order 72700070 72700072 72700073 72700080 72700082 72700087 72700090 72700089 72700078 72700081 72700083 72700084 72700085 72700086

budget Antw 4 KCC op orde en uitbouw KCC Antw 4 Projectmanagement Opbouw BGT + Veiligheidsplan ICT R3 atos e suite BAG WOZ definities fase 2 Centr.GEO Magazijn en GEO viewer Verwerving BZ modules voorber. SEPA Office 2010 fase 2 Mobiele telefonie 2014 ICT Werkplekken 2014 Servers & Storage 2014 Digid audit

Totaal lopende investeringen

uitgaven

saldo

72.095 115.000 300.000 20.000 80.000 30.000 50.000 0 30.000 77.000 12.900 68.450 107.700 10.000

76.978 -4.883 91.337 23.663 319.454 -19.454 17.588 2.412 139.461 -59.461 19.005 10.995 30.192 19.808 5.747 -5.747 25.250 4.750 55.185 21.815 6.445 6.455 41.807 26.643 33.028 74.672 14.100 -4.100

973.145

875.577

97.568

De grootste financiële afwijking op de lopende investeringen betreft de implementatie van de versie 3 van de e-suite. Eind 2013 is gestart met de implementatie hiervan, met vele aanpassingen (functioneel, de ‘look en feel’ en ook ‘onder de motorkap’). Doordat de landelijke implementatie lastiger is gebleken dan gedacht, zijn hiervoor meer kosten gemaakt (€ 60.000). Deze zijn gedekt vanuit de reserve dekking kapitaallasten. Na een intensief testtraject is de esuite begin juli live gegaan en organisatie breed in gebruik genomen. Deze overschrijding is in de tweede kwartaalrapportage aangegeven.

43

De informatieplanning is onderverdeeld in de programma’s Dienstverlening, Basisregistraties en Proces, Informatie en Regie. Programma Dienstverlening In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Wabo – implementatie SquitXO Fase 2 is de implementatie van het systeem Squit2GO voor het mobiel handhaven van bouwvergunningen. Dit project wordt in 2015 uitgevoerd. Dimpact nieuwe versie e-suite Eind 2013 is gestart met de implementatie van versie 3 van de e-suite. Versie 3 is een major release met vele aanpassingen: functioneel, de look en feel en ook ‘onder de motorkap’. Na een intensief testtraject is de e-suite begin juli live gegaan en organisatie breed in gebruik genomen. Migratiewebsites naar nieuw Content Management Systeem In oktober 2014 is gestart met de eerste activiteiten van dit project. De nadruk ligt daarbij met name op het maken van het ontwerp voor de websites en de uitgangspunten voor de inrichting van het CMS. Programma Basisregistraties In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Implementatie Burgerzakenmodules en aansluiting op LV BRP (v/h (m)GBA) Landelijk is dit programma omgedoopt in Operatie BRP (Basis Registratie Personen). Eind 2013 is door de minister de planning voor aansluiting op de landelijke voorziening BRP wederom herzien. De verwachting is dat gemeenten voor de bijhouding (aansluiting voor afname gegevens kan al eerder) in de loop van 2016 op de BRP kunnen gaan aansluiten tot eind 2018. Met de noodzakelijke vervanging van het Burgerzakensysteem dat op de landelijke voorziening wordt aangesloten, kan eind 2015/begin 2016 worden gestart. Opbouw BGT i.s.m. BOR De invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een wettelijke verplichting vanuit het stelsel van basisregistraties. De komst van de BGT biedt de mogelijkheid beheerobjecten in de openbare ruimte integraal en nauwkeurig in beeld te brengen. Voor optimaal beheer van de openbare ruimte dienen de BGT-objecten geïntegreerd te worden in een beheersysteem voor de openbare ruimte (BOR). Het project bestaat dus uit de productie van de BGT, met daaraan gekoppeld het implementeren en in gebruik nemen van een systeem voor het beheer van de openbare ruimte (BOR). In 2014 is gebleken dat vanwege de mindere kwaliteit van te gebruiken kaartgegevens (GBKN) een aantal activiteiten meer tijd in beslag neemt waardoor het project doorloopt tot in 2015. Koppelingen en aansluitingen op landelijke voorzieningen Dit onderdeel bevat diverse koppelingen tussen basisregistraties onderling, onder meer de koppeling tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Waarderingen Onroerende Zaken (WOZ), en de aansluiting van basisregistraties op de centrale landelijke voorzieningen. Dit betreft onder meer de aansluiting op de landelijke voorziening WOZ en het Handelsregister. Door vertragingen in de beschikbaarstelling van landelijke voorzieningen ondervinden wij ook vertraging in onze planningen. De verwachting nu is dat in 2015 de voorziene aansluitingen op de landelijke voorzieningen en onze daaraan voorafgaande werkzaamheden in 2015 kunnen worden uitgevoerd.

44

Programma Proces, Informatie en Regie In dit programma zijn drie ontwikkelingen aan te geven: Harmoniseren financiële administratie Wat betreft de fysieke mogelijkheden en aanpak om de financiële administraties te harmoniseren, zijn de mogelijkheden verkend met PinkRoccade, de leverancier van het financieel hoofdsysteem. Oriënterend is gesproken over de huidige inrichting en het doorvoeren van aanpassingen. In het tweede kwartaal van 2015 wordt een analyse uitgevoerd op de drie rekeningschema’s om te bezien waar de overeenkomsten en verschillen liggen en wat de vooren nadelen hiervan zijn. De analyse zal met de gemeentecontroller, gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën worden besproken. De inrichting van de financiële administraties dient aan te sluiten bij de besturingsfilosofie van de gemeente zelf en de BEL Combinatie als uitvoeringsorganisatie. Hierbij is het van belang dat de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouders in lijn van deze besturingsfilosofie helder en concreet zijn benoemd, belegd en ingericht in de financiële administratie. Het harmoniseren van de drie financiële administraties van de BEL gemeenten betekent dus dat de huidige belegging van het budgethouderschap en uitvoering in overleg met de drie gemeenten tegen het licht wordt gehouden, mogelijk aangepast en op maat te worden gemaakt. Op basis van de hierbij verkregen uitkomsten en de uitkomsten van de fine tuning van de rol, taken, verantwoordelijkheden en de ontwikkeling van het budgethouderschap, wordt in het derde kwartaal 2015 een voorstel gemaakt en afgestemd met onze opdrachtgevers om te komen tot harmoniseren van de drie financiële administraties. Implementatie Centraal GEO magazijn en viewer De implementatie van de centrale opslag/distributie met een geïntegreerde centrale viewer, voor het leveren van de juiste informatie aan onze bedrijfsvoeringprocessen is succesvol geïmplementeerd en afgerond. Veiligheidsplan ICT De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie hebben de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) geadopteerd als richtlijn voor het te voeren informatie beveiligingsbeleid. Met de vaststelling medio 2014 van de nota Informatiebeveiligingsbeleid door het dagelijks bestuur van de BEL Combinatie en de colleges van de BEL gemeenten is de aanzet gemaakt om het beleid te kunnen inrichten en operationaliseren. Overige lopende investeringen (niet zijnde Informatieplan) De overige investeringen zijn: Order 72700078 72700081 72700083 72700084 72700085 72700086 Totaal

Omschrijving SEPA Office 2010 fase 2 Mobiele telefonie 2014 ICT Werkplekken 2014 Servers & Storage 2014 Digid audit

budget 30.000 77.000 12.900 68.450 107.700 10.000 306.050

uitgaven 25.250 55.185 6.445 41.807 33.028 14.100 175.815

saldo 4.750 21.815 6.455 26.643 74.672 4.100130.235

Vervangingsinvesteringen Bij de bepaling van de begrote kapitaallasten is rekening gehouden met vervangingsinvesteringen voor tractie (€ 225.000) en automatisering (€ 250.000). De uitgaven zijn in 2014 binnen deze budgetten gebleven. Sturing hierop vindt plaats met behulp van vervangingsplannen.

45

4.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BEL Combinatie in staat is om al dan niet structurele financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit – zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken – en de risico’s die niet op een andere wijze zijn ondervangen. Het minimaal aan te houden weerstandsvermogen is afhankelijk van de grootte van de gemeente, de te onderkennen financiële risico’s en het reserve- en voorzieningenbeleid (BBV, artikel 11). Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De BEL Combinatie kent zelf geen belastingen als inkomsten, dus is er ook geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit (anders dan bij de drie deelnemende gemeenten). Evenmin is sprake van stille reserves en een geraamd bedrag onvoorzien. De weerstandscapaciteit is derhalve nihil. Risico’s De BEL Combinatie kent een aantal risico’s, de belangrijkste risico’s staan hieronder vermeld. Deelnemende gemeenten De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling zijn voor 6 jaar deelnemer aan deze regeling. Tussentijds uitstappen kan op basis van de afspraken in de GR. Doorbelasting kosten naar deelnemende gemeenten Met ingang van 2010 worden de kosten van de BEL Combinatie gefactureerd op basis van werkelijke uren maal tarief. Hierdoor betalen de gemeenten ook alleen voor dienstverlening die zij afgenomen hebben. Als gevolg hiervan ontstaan er de volgende risico’s: - het risico voor de BEL Combinatie bestaat eruit dat er aan het einde van het jaar te weinig direct productieve uren in rekening zijn gebracht bij de deelnemende gemeenten waardoor niet alle gemaakte kosten gedekt zijn. - de gemeenten nemen meer of minder uren af waardoor een negatieve of positieve afwijking ontstaat ten opzichte van hun begroting. Daarnaast kan het meer of minder afnemen van uren invloed hebben op de geleverde dienstverlening aan inwoners en de gemeente zelf. Bezuinigingen en financiële positie gemeenten Gezien de financiële positie van de gemeenten is voor de jaren 2012 en 2013 een taakstelling opgelegd aan de BEL Combinatie van in totaal € 1.125.000. Deze taakstelling is inmiddels volledig ingevuld. Uit de financiële positie van de gemeenten zouden echter aanvullende taakstellingen voort kunnen vloeien. Hier is ten tijde van het opstellen van de jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie geen sprake van geweest. Weerstandsvermogen De weerstandscapaciteit is nihil, evenals de kwantificering van de hierboven aangegeven risico’s. In de verrekensystematiek (Algemeen Bestuur 3 maart 2011) is opgenomen dat de Algemene bedrijfsreserve vanuit de jaarrekeningresultaten van de BEL Combinatie wordt gevoed tot een

46

maximum van 5% van de omzet (5% van circa € 15.000.000 is € 750.000). Een voorstel om te komen tot een adequaat vermogen wordt in 2015 gedaan. De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling van de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Ingeval sprake is van een onvoldoende weerstandsvermogen zal een beroep worden gedaan op de weerstandscapaciteit van de drie BEL gemeenten, zoals in de programmabegroting 2015 van deze gemeenten is opgenomen.

47

4.3 Onderhoud kapitaalgoederen De BEL Combinatie heeft het onderhoud voor gebouwen. BEL kantoor Eemnes De BEL Combinatie is sinds februari 2009 gehuisvest in het nieuwe pand in Eemnes. Op dat moment heeft de overdracht van de bestuursvleugel aan de gemeente Eemnes plaatsgevonden voor een bedrag van € 1.045.000. Voor het BEL kantoor is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Conform deze MOP is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud BEL kantoor een bedrag gedoteerd van € 55.000. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2014. Er is in 2014 geen sprake van onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening BEL kantoor, aangezien geen sprake was van onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 431.634. De Gemeentewerf De BEL Combinatie is eigenaar van het pand van de Buitendienst. Ook voor de Gemeentewerf is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud Werf een bedrag gedoteerd van € 20.000. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2014. Er is in 2014 geen sprake van onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening Gemeentewerf, aangezien geen sprake was van onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 158.954. Wijkpost Bijvanck De BEL Combinatie is eigenaar van de Wijkpost Bijvanck. Ook hiervoor is in 2013 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2014 aan de voorziening Onderhoud Wijkpost Bijvanck een bedrag gedoteerd van € 4.000. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2014 € 14.000.

48

4.4 Financiering In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn: - het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s - het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities - het optimaliseren van het renteresultaat. Financieringsbehoefte In 2014 zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De tijdelijke financieringsbehoefte die er soms is, wordt ingevuld door middel van rekening courant en/of kasgeldleningen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft tot doel de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven, welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,5%) van het totaal van de begroting. Voor de BEL Combinatie is dat € 1,5 miljoen euro. Indien deze kasgeldlimiet structureel wordt overschreden dient de kortlopende schuld omgezet te worden in een langlopende schuld. Voor de BEL Combinatie is dit risico eigenlijk niet aanwezig, omdat de meeste uitgaven vrijwel direct via de verrekening van de uren worden gedekt. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen van rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal (circa € 3,5 miljoen). Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst hiervan mag niet overschreden worden, zodat er een spreiding van de opgenomen leningen en daarmee de renterisico’s ontstaat. Door de financieringsstructuur via de uren, hoeft er nauwelijks geld te worden geleend. De enige echt grote lening is de lening voor de nieuwbouw. De renterisiconorm is in 2013 dan ook niet overschreden. Risicobeheer beleggingen De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. In principe zouden er nauwelijks overtollige liquiditeiten moeten zijn, omdat alle kosten vergoed worden door de gemeenten. Slechts indien de investeringen of uitgaven achterlopen bij de planning kan er tijdelijk geld beschikbaar zijn. Het is niet de bedoeling om dit te gaan beleggen, hooguit wordt het kortstondig op een deposito rekening geplaatst. Leningenportefeuille De leningportefeuille ziet er per 31 december 2014 als volgt uit: Staat E Leningbedrag

2014 Omschrijving

17.000.000,00 BNG 40.103044 2.500.000,00 BNG 40.103347 3.000.000,00 BNG 40.104398 Totaal

Looptijd

40 10 10

laatste aflossing

Rente

1-4-2048 17-1-2018 2-7-2019

4,755% 4,18% 3,83%

Stand per 01/01

14.875.000,00 1.250.000,00 1.800.000,00 17.925.000,00

49

opnames in het jaar 0,00 0,00 0,00 0,00

betaalde rente 697.201,88 44.412,50 68.940,00 810.554,38

werkelijke rentelasten 692.149,70 41.800,00 63.195,00 797.144,70

Aflossing

425.000,00 250.000,00 300.000,00 975.000,00

Stand per 31/12

14.450.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 16.950.000,00

4.5 Overige paragrafen De overige paragrafen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Met ingang van 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente. Er is geen sprake van partijen waarmee de BEL Combinatie zich privaat- of publiekrechtelijk verbonden heeft én waar de BEL Combinatie een bestuurlijk én een financieel belang in heeft. Met ingang van 1 januari 2008 zijn deze taken op het gebied van het grondbeleid van de gemeenten gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente.

50

5. Controleverklaring

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan:

de BEL Combinatie

Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2014 van de BEL Combinatie gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de BEL Combinatie is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van de BEL Combinatie en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de

51

redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1 % en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2 lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de BEL Combinatie een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen lngevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 7 mei 2015 Ernst & Young Accountants LLP w.g. R. Ellermeijer RA

52

6. Vaststellingsbesluit Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie BESLUIT: I.

Vast te stellen de jaarrekening en het jaarverslag 2014 van de BEL Combinatie met de volgende cijfers:

Gerealiseerd resultaat voor bestemming reserves (nadelig) Gerealiseerd saldo onttrekking aan reserves (voordelig) Gerealiseerd resultaat na bestemming (nadelig) II. -

€ 1.102.888 -/€ 679.743 € 423.145 -/-

Aan het Algemeen Bestuur wordt van de BEL Combinatie voorgesteld: uit te keren aan medewerkers BEL Combinatie conform het MT-voorstel eindafrekening verlofuren € 52.278 -/te onttrekken aan de Algemene bedrijfsreserve € 207.572 +/+ te onttrekken aan de Algemene bedrijfsreserve (*) € 267.851 +/+ € 423.145 +/+

(*) na aanvulling door gemeenten, na onttrekking € 207.572 is stand Algemene bedrijfsreserve € 0.

III.

Voor kennisgeving aan te nemen de accountantsverklaring en het verslag van Bevindingen.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie in zijn vergadering van 25 juni 2015.

T. Smit voorzitter

G. Kolhorn secretaris

53