Jaarverslag & Jaarrekening 2014
INHOUDSOPGAVE
Jaarverslag3 1. Strategie, beleid en toekomstvisie ���������������������������������������������������������������������4 2. Fusie ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 2.1. Geschiedenis ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 5 2.2. Personeel en organisatie ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 6 2.3. Middelen en systemen��������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 2.4. Bestuur en governance�����������������������������������������������������������������������������������������������������������13 2.5. Meerwaarde van de fusie�������������������������������������������������������������������������������������������������� 14 2.6. Samenvatting fusie�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������15 3. Beleidsuitvoering���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16 3.1. Fysieke bibliotheek������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 16 3.2. Educatieve bibliotheek ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19 3.3. Digitale bibliotheek�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 20 4. Meerjarenbeleid, stand van zaken eind 2014 �������������������������������21 4.1. Meerjarenconvenant�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������21 4.2. Gemeentelijke herindeling ��������������������������������������������������������������������������������������������22 5. Resultaten ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������23 5.1. Leden����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������23 5.2. Uitleningen ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������25 6. Financiele positie ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 28 6.1. Balans en resultaat ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 28 6.2. Werkkapitaal�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������36 7. Jaarverslag raad van toezicht������������������������������������������������������������������������������������ 37
Jaarrekening
41
Balans per 31 december 2014�������������������������������������������������������������������������������������������������������������42 Exploitatierekening 2014 �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������43 Resultaatbestemming���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44 Kasstroomoverzicht ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 46 Waarderingsgrondslagen����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47 Toelichting op de balans ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51 Toelichting op de exploitatierekening�������������������������������������������������������������������������� 56 Toelichting op de jaarrekening ������������������������������������������������������������������������������������������������� 60 Accountantsverklaring��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61 Exploitatierekening per gemeente ������������������������������������������������������������������������������������64 Staat van activa�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������78 Staat van investeringen���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79
2
Jaarverslag
3
1. Strategie, beleid en toekomstvisie BNOF en BNWF hadden een verschillende, maar een sterk op elkaar lijkende missie en visie. Na fusie is opnieuw gekeken naar de maatschappelijke opdracht van de bibliotheek en naar de vertaling naar de missie en visie. Uit recente wetgeving blijkt dat de overheid het in toenemende mate als haar opdracht ziet om burgers goed voor te bereiden op de taak zich staande te houden in de steeds complexer wordende wereld en actieve, participerende burgers te worden. Een democratische samenleving kan alleen functioneren wanneer burgers over de basisvaardigheden lezen en mediawijsheid beschikken en over de kennis en vaardigheden om op basis van gefundeerde argumenten met elkaar in gesprek te gaan. Taal en informatievaardigheden zijn essentiële voorwaarden om deel te kunnen nemen aan de maatschappij. Daarom staat educatie centraal in missie, visie en beleid van BNF.
Missie Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân biedt meerwaarde aan de samenleving door actief bij te dragen aan de zelfredzaamheid en de persoonlijke ontwikkeling van de burger. Deze missie is ook een kernachtige samenvatting van de missie zoals deze door de leden van de Vereniging van Openbare Bibliotheken is vastgesteld: “De bibliotheek is het lokale fysieke en digitale informatieknooppunt dat de persoonlijke ontwikkeling van burgers stimuleert en faciliteert. De bibliotheek schept essentiële voorwaarden voor een leven lang leren, onafhankelijke besluitvorming en de culturele ontwikkeling van individuen en maatschappelijke groeperingen en levert daarmee een cruciale bijdrage aan de kennissamenleving. De kernfuncties van de bibliotheek zijn lezen, leren, informeren en daaraan ondersteunend cultuur en ontmoeting en debat.” (VOB 06-06-2012)
4
Visie De samenleving verandert en we moeten mee in deze verandering. Continu inspelen op maatschappelijke veranderingen vraagt om permanente innovatie. Scherp zijn en scherp blijven. Naast een heldere opdracht van de gemeenten en lokaal ondernemerschap is krachtenbundeling op gemeentelijk, provinciaal en landelijk niveau dan ook een vereiste. In een samenhangend netwerk worden ideeën, kennis en middelen gebundeld om tot een maximaal en betaalbaar resultaat te komen. Vernieuwen is geen eindig proces; continu inspelen op maatschappelijke veranderingen vraagt om permanente innovatie.
Kernwaarden • Wij bieden mogelijkheden voor de ontwikkeling van taal- en digitale vaardigheden en ontmoeting tussen mensen. Daarmee bevorderen wij de participatie van burgers in de maatschappij en verbetert het functioneren van de open, democratische samenleving. • Wij zijn een betrouwbare en onafhankelijke bemiddelaar tussen degenen die over kennis en informatie beschikken en zij die daarnaar op zoek zijn. • Wij maken een belevenis van lezen, leren en ontwikkelen, zowel in onze fysieke vestigingen als digitaal. Klanten en partners vinden door onze inspanningen snel en gemakkelijk betrouwbare informatie en in samenwerking ontstaat nieuwe kennis. • Wij zijn creatief, resultaatgericht en grensverleggend en nemen verantwoordelijkheid voor ons eigen leerproces. Wij werken efficiënt aan het bereiken van onze doelen en doelgroepen binnen de hiervoor gestelde kaders. • Wij zorgen voor de verbinding tussen vraag en aanbod van informatie, of het nu om fysieke documenten gaat of om digitale informatiebronnen.
2. Fusie Het jaar 2014 werd bepaald door de fusie per 1 juli van BNWF en BNOF. De aanleiding tot de fusie is een combinatie van factoren. De belangrijkste daarin zijn de snelle maatschappelijke ontwikkelingen als gevolg van mobiliteit van de inwoners en de beschikbaarheid en de bereikbaarheid van documenten in de 21e eeuw. Als gevolg daarvan zijn er snelle en ingrijpende ontwikkelingen in de bibliotheekwereld. Het absorberen van de veranderingen in de eigen dienstverlening wordt nog eens gecompliceerd doordat zowel de bibliotheekwereld als de overheden landelijke, provinciale, intergemeentelijke en gemeentelijke niveaus kennen, die onderlinge afstemming vragen. Met een andere schaal van werken kan hier sneller en efficiënter op worden ingespeeld. Een andere reden voor een fusie was de financiële crisis die sinds 2008 de wereld verandert. Een groot risico hiervan is dat de financiën de missie en visie gaan bepalen. Uiteraard keert de wal het schip, maar voor BNWF en BNOF waren doel en inhoud van het bibliotheekwerk leidend. Dat vroeg een grote mate van creativiteit om een goede balans te vinden tussen de kwaliteit van de dienstverlening en de prijs die de gemeenschap daar, door middel van belastinggeld, voor betaalt. Dat was de uitdaging die in de beleidsplannen van beide organisaties is beantwoord, vervolgens in de organisaties is vertaald en nu met een fusie naar een hoger plan wordt getild.
2.1. Geschiedenis Midden 2012 voerde de toenmalig interimdirecteur van BNWF een verkennend gesprek met de directeur van BNOF over de mogelijkheden van een intensieve samenwerking. Dat leidde tot een intentieverklaring waarin ook Bibliotheekservice Fryslân was betrokken. De 3 directeuren gaven opdracht aan ACTA-advies voor een onderzoek naar de samenwerkingsmogelijkheden. Dat leverde een strategische verkenning op met als advies een fusie tussen BNWF en BNOF en onderzoek naar een intensieve samenwerking met BSF. Het advies werd door de directies overgenomen en voorgelegd aan de Raden van Toezicht en Ondernemingsraden. Alle 4 partijen adviseerden positief. De RvT van BNWF stelde de directeurbestuurder van BNOF op
detacheringbasis aan als interim-directeurbestuurder van BNWF en als projectleider van een fusietraject. De Raden van Toezicht stelden uit hun midden een stuurgroep in die fungeerde als opdrachtgever van de projectleider. De opdracht die de projectleider kreeg was om een fusie tot stand te brengen, tenzij tijdens het traject de veronderstelde meerwaarde voor de organisaties onvoldoende aanwezig zou zijn. De beoogde fusiedatum was 1-1-2014. Dit werd later bijgesteld naar 1-7-2014. Om de snelheid hoog te houden en een hoge kwaliteit in dit traject te bereiken werd een projectgroep ingesteld met drie specialisten met bewezen kennis van en ervaring in bibliotheekwerk en kennis van de lokale situatie. Het projectteam was onder leiding van de directeur/ bestuurder verantwoordelijk voor een integraal fusieplan. Een organisatie bestaat uit mensen en middelen die worden bestuurd. De projectorganisatie was opgesplitst in deze 3 lijnen. Elke lijn werd gestuurd door een specialist op het betreffende gebied. Wat uit elkaar wordt gehaald moet op een andere wijze weer worden verbonden. Dat vroeg om een vierde lijn: regie, coördinatie en communicatie. Dat was de taak van de projectleider. De sturing- en voortgangscontrole lag bij de stuurgroep. De documenten die door de projectgroep aan de stuurgroep zijn opgeleverd werden in een vroeg stadium voor advies voorgelegd aan de beide Ondernemingsraden. Vervolgens werd het betreffende document met advies van de OR voorgelegd aan de beide Raden van Toezicht. Op deze manier werd stap voor stap een documentatiemap opgebouwd met alle relevante documenten die tot de definitieve besluitvorming leidden. De medewerkers werden over de besluiten geïnformeerd in een algemene personeelsvergadering per organisatie. De wethouders werden geïnformeerd in een bestuurlijk overleg, dat door beleidsambtenaren en bibliotheek in overleg werd voorbereid. De juiste timing van de data van deze bijeenkomsten was, vanwege de gemeenteraadsverkiezingen en collegevorming, lastig in te plannen.
5
Voorafgaand aan de fusie was in 2013 een ingrijpende reorganisatie bij BNWF doorgevoerd. Hierbij werden beleid, financiering en organisatie in balans gebracht. In 2014 werd ook bij BNOF een reorganisatie doorgevoerd met als doel het functiegebouw te actualiseren en in overeenstemming te brengen met het vernieuwde functiegebouw van BNWF. Dat maakte de samensmelting van mensen, middelen en besturing een stuk eenvoudiger.
2.2. Personeel en organisatie In het “Startdocument fusie BNWF en BNOF” werd aangegeven dat het deelproject “Mensen en Organisatie” nader inzoomt op het volgende: “De benodigde mensen en organisatie waaronder de organisatie(vorm), de managementfilosofie, de managementstructuur, de personele formatie in Fte’s per team/organisatieonderdeel in de huidige (Ist) en de gewenste situatie (Soll)”.
Het deelproject Mensen en Organisatie werd derhalve opgedeeld in 4 onderdelen. 1. Organisatiefilosofie - organisatiestructuur – organigram 2. Functiegebouw en functiebeschrijvingen 3. Formatieplan 4. Ist – soll en arbeidsrechtelijke consequenties (Sociaal Plan)
Voor deze onderdelen zijn in 2014 de volgende resultaten behaald:
Organisatiefilosofie- en organisatiestructuur De voorgestelde filosofie van de nieuwe organisatie bestond uit een zevental uitgangspunten:
1 De nieuwe organisatie hield rekening met voorgaand beleid van beide organisaties • Met de verschillende gemeentes uit beide regio’s zijn afspraken gemaakt. Regio Noordoost hanteerde de ‘Regiovisie’. Regio Noordwest hanteerde het beleidsplan: “De bibliotheek als TomTom van de samenleving 2013- 2016”. Na de fusie werd het tweede halfjaar van 2014 gebruikt om de beleidsvoornemens uit de twee plannen in elkaar te laten vloeien. • De drie programmalijnen werden benadrukt door het in het organigram opnemen van drie leidinggevenden. In de functiebeschrijving stonden als eisen: specifieke deskundigheid op 6
één van de programmalijnen, aangevuld met een managementopleiding en meerdere jaren ervaring in het coachend leidinggeven.
2 De nieuwe organisatie hield rekening met de bezuinigingen in de beide regio’s • Het sluiten van Lytse biebs (BNWF) en vestigingen (BNOF) is uitgevoerd zoals binnen de afzonderlijke regio’s is besloten. • Binnen de structuur is gekozen voor een kleine overhead en een organisatie die zich richt op de uitvoering van de 3 landelijke lijnen en een sterke relatie met de klant. Dat is in de nieuwe organisatie de corebusiness en de kern. Dat houdt in dat, de over het algemeen duurdere, staffuncties geen structurele plaats in de organisatie hebben. 3 De nieuwe organisatie ging voor efficiëntie en
effectiviteit • Er wordt nu gewerkt met één-mans-bezetting in de vestigingen • Medewerkers worden ingezet in verschillende vestigingen - Zij werken aan de hand van eenduidige protocollen - De betrokkenheid bij de bibliotheekorganisatie in zijn geheel nam toe; deze is niet meer gericht op één specifieke vestiging - De organisatie is zo plat mogelijk ingericht waardoor er korte communicatielijnen zijn en het (bij)sturen op basis van resultaten sneller plaatsvindt. - Backoffice en frontoffice taken zijn gescheiden en gelijkwaardig gewaardeerd - Backoffice taken en specialistische functies zijn grotendeels gecentraliseerd (zie ook hoofdstuk 2.3. Middelen en systemen) - Er wordt meer gewerkt met digitale systemen, ook ten behoeve van de interne organisatie (bijvoorbeeld HRM workflows, zie ook hoofdstuk 2.3. Middelen en systemen).
4 De nieuwe organisatie ging voor de corebusiness • In beide organisaties werd gekozen voor drie programmalijnen: 1. Formule bibliotheek, 2. Educatieve bibliotheek en 3. Digitale bibliotheek. Deze hoofdstructuur is doorgezet in de fusieorganisatie en verder ontwikkeld en verankerd. • De vestigingen van de bibliotheek richt zich geheel op het landelijk concept van de formulebibliotheek
en heet daarom nu ook de formulebibliotheek. Dat onderscheidt zich van de traditionele werkwijze door: focus verplaatsen van het boek naar de klant en het verleiden en het verrijken van de klant. • De educatieve bibliotheek richt zich op de doelgroep 0 – 18 jaar, de markt van basisscholen, peuterspeelzalen, kinderopvangcentra en voortgezet onderwijs. Een nauwere samenwerking is gezocht, een verdieping van de huidige relaties en gebruik maken van elkaars kennis. De bibliotheek wil samen met de gemeenten onderzoeken welke rol zij kan spelen in de bestrijding van laaggeletterdheid en digibetisme voor volwassenen. Hiermee ontstaat een doorgaande lijn van 0 – 100. • De digitale bibliotheek richt zich op de digitale bezoeker, de digitale ontwikkelingen van boek, informatie en social media, maar blijft ook de traditionele marketing en communicatiemiddelen inzetten om contacten te onderhouden met leden en inwoners. Het team Digicom ondersteunt de twee andere lijnen. Leidend principe is het bereiken van de inwoner en de bezoeker op het juiste moment met de best passende middelen. De focus op de corebusiness volgens landelijke concepten en voortschrijdende digitalisering leidde er ook toe dat ondersteunende en innoverende kennis en kunde (staffuncties, projectmedewerkers) niet meer een structurele plaats binnen de organisatie hebben. Daar waar nodig wordt op maat externe kennis en kunde aangetrokken.
De nieuwe organisatie koos voor het concept van de formulebibliotheek. • In beide organisaties is gekozen voor het implementeren van de formulebibliotheek. Het concept werd landelijk ontwikkeld (en is nog steeds in ontwikkeling) en is voor de fusieorganisatie een concept waar enthousiast mee gewerkt wordt. De formulebibliotheek staat voor een mix van retailprincipes waarvan de positieve effecten op ledental en uitleningen zijn bewezen. De resultaten zijn meetbaar en stuurbaar. • Alle medewerkers werken conform het formuleconcept en zijn of worden daarom ook allen getraind in de toepassing van het formuleconcept. Voor een nieuwe organisatie is de training ook een gezamenlijke focus die als een goed middel dient voor: - Ledenbehoud - Als fusieorganisatie de neuzen dezelfde kant op te krijgen - Maatschappelijke relevantie door stijging van leden en hogere uitleencijfers - Motivatie van de medewerker: het effect van gedrag en actie wordt meer zichtbaar en zelfs meetbaar door middel van monitoren en competentiemanagement
7
Alle vestigingen zijn of worden in meer of mindere mate gemodelleerd naar het concept van de formulebibliotheek qua inrichting, collectie en communicatie met klanten.
• De medewerker wordt aangestuurd door een inhoudelijk deskundig leidinggevende die de ontwikkelingen in zijn programmalijn nauwgezet volgt en inbrengt in de organisatie, als MTlid bijdraagt aan een integrale aanpak en die tevens vaardig is als coachend leidinggevende. Op die manier ontstaat een organisatie die zich doorontwikkeld, gefocust is op de dienstverlening aan de klant, mensgericht en toekomstbestendig is.
6 De nieuwe organisatie ging voor specialisme
en differentiatie • We kiezen voor specialisaties binnen onze organisatie. Dat betekent dat medewerkers zich nog meer richten op waar ze goed in zijn. Het betekent dat onze producten en diensten worden vermarkt door specialisten op een deelgebied. We kiezen specialisten die passen bij de programmalijnen. Een medewerker educatie heeft een achtergrond gericht op een doorgaande lijn in taalontwikkeling bij jeugd en is daarmee een inspirerende gesprekspartner voor onderwijsinstellingen. Een medewerker digitale bibliotheek en communicatie heeft een achtergrond in de marketing en heeft vanzelfsprekend affiniteit, kennis en kunde van digitale informatie en social media. Een medewerker formulebibliotheek heeft een opleiding op het gebied van bibliotheekwerk en ontwikkelt zich in de principes van de formulebibliotheek. Iedere medewerker is ambassadeur van de organisatie in zijn volle breedte en vaardig in clicks en bricks, in oud en nieuw. Zo biedt de organisatie iedere klant een inhoudelijke professional.
7 De nieuwe organisatie stuurde op vakvolwassen
professionele medewerkers binnen elke lijn en laag van de organisatie. Dat hield ook in dat in het fusiedocument de filosofie niet volledig was en ook niet beoogde te zijn. Een nieuwe organisatie wordt gecreëerd door de medewerkers. Het MT geeft dit samenspel verder vorm en inhoud. Het bieden van speelruimte is daarbij essentieel. Bovenstaande uitgangspunten en gesprekken met diverse mensen in de organisaties hebben geleid tot onderstaand organigram. Uit de organisatiefilosofie en het organigram zijn vervolgens de functiebeschrijvingen en het formatieplan voortgekomen.
Organigram BNF Het in het fusieplan voorgestelde organigram van de nieuwe organisatie was als volgt:
Directeurbestuurder
Management assistent
Leidinggevende formulebibliotheek
Leidinggevende educatieve bibliotheek
Leidinggevende digitale bibliotheek en communicatie
Medewerkers educatieve bibliotheek
Medewerkers digitale bibliotheek en communicatie
Assistent leidinggevende formulebibliotheek
Coordinator formule bibliotheek (Eilanden)
8
Medewerkers formule bibliotheek
Medewerkers backoffice
Functiegebouw en functiebeschrijvingen Het functiegebouw is gebaseerd op: 1. Corebusiness en kwaliteit: • specialisten formulebibliotheek • specialisten educatie • specialisten digitale bibliotheek en communicatie 2. Klantcontacten: • Medewerkers zijn gericht op de uitvoering van de landelijke lijnen • Gericht op klanttevredenheid en relatiebeheer 3. Platte organisatie, korte lijnen, mensgericht en sturen op resultaten 4. Herkenbaar voor medewerkers, klanten en andere externe partijen 5. Specifieke kennis en kunde wordt op maat ingehuurd, dus geen structurele uren binnen de organisatie en de begroting 6. Digitalisering van dienstverlening en werkprocessen (zie deelproject middelen en systemen) 7. Kostenbewustzijn en een optimale prijs/ kwaliteitverhouding binnen de financiële kaders. Het functiegebouw leidde tot functiebeschrijvingen en een formatieplan. De functiebeschrijvingen zijn eind 2014 nog in concept. De keus om ze voorlopig in concept te houden biedt ruimte aan de leidinggevenden om op basis van de praktijkervaringen de functiebeschrijvingen te voorzien van feedback en interpretatie. Het gesprek met medewerkers hoe de functiebeschrijvingen inhoud wordt gegeven leidt tot een verdieping en doorleving van de functie. Ook moet de vervanging bij afwezigheid van directeur en MT-leden nog afgestemd worden. Halfweg 2015 zal de finetuning zijn afgerond, worden de
Bibliotheken Noord Fryslân Functies en formatie
functiebeschrijvingen vastgesteld en vervolgens up-todate gehouden.
De functiebeschrijvingen zijn gebaseerd op: • De landelijke functiebeschrijvingen van de formulebibliotheek: coördinator formulebibliotheek, medewerker formulebibliotheek, leidinggevende formulebibliotheek • De landelijke functiebeschrijvingen van de bibliotheek op school: medewerker educatie en leidinggevende educatieve bibliotheek. • De functiebeschrijvingen van BNOF en BNWF: managementassistent, medewerker backoffice, medewerker digitale bibliotheek, assistent leidinggevende formulebibliotheek. Uiteraard werd de input van gesprekken met verschillende interne deskundigen (medewerkers, MT) meegenomen. Om te toetsen of lokale aanpassingen nog effect hebben gehad op de landelijke waardering zijn alle functiebeschrijvingen door een externe functiewaardeerder volgens de landelijk door werkgevers en werknemersorganisaties overeengekomen systematiek beoordeeld en gewaardeerd. Dit alles tezamen leidde tot onderstaand formatie- en functieoverzicht. Hierin zijn de functies en uren van BNOF en BNWF gescheiden en opgeteld weergegeven. Vervolgens de functies en uren van de fusieorganisatie BNF en het verschil in formatie uren tussen de optelsom van BNOF en BNWF en BNF. Hieruit blijkt dat de fusie een besparing van 74 formatie uren opleverde. In de laatste kolom staat de inschaling van de functie.
Uren BNOF
Uren BNWF
BNOF + BNWF
Uren BNF
Verschil
Functie schaal
36
18
54
36
-18
14
Managementassistent
14
32
46
32
-14
6
Leidinggevende formule bibliotheek
36
32
68
36
-32
10
nvt
nvt
nvt
18
18
6
Directeur / bestuurder
Assistent leidinggevende formule bibliotheek Coördinator formulebibliotheek
22
43
65
65
0
6
Medewerker formule bibliotheek
312
200
512
512
0
5
Medewerker backoffice
146
110
256
220
-36
5
Leidinggevende educatieve en digitale bibliotheek
nvt
28
28
0
-28
9
20
nvt
20
28
8
9
Leidinggevende educatieve bibliotheek Medewerker educatie
106
50
156
176
20
7
Leidinggevende digitale bibliotheek en communicatie
20
nvt
20
28
8
9
Medewerker digitale bibliotheek en communicatie
50
20
70
70
0
6
Huismeester
Totaal aan formatieuren
nvt
762
533
detachering
1295
1221
-74
9
Invulling formatie plan Uitgangspunt bij de invulling van alle functies tijdens de reorganisatie van BNWF en BNOF was de juiste man/vrouw op de juiste plek. Die mogelijkheid was ook reëel omdat in beide reorganisaties het functiegebouw verviel en werd vervangen door een nieuw functiegebouw. Hiermee werden de medewerkers herplaatsingskandidaten in de nieuwe functie en beoordeeld aan de hand van de uitgangspunten van het reorganisatieplan. Binnen BNWF leidde dat in 2013 tot het vertrek van beleidsmedewerkers en van uitvoerende medewerkers. Binnen BNOF leidde dat in 2014, vanwege het vervallen van de functies, tot het vertrek van de coördinatoren Jeugd en school, Marketing en communicatie en van de adjunct-directeur. De urenvermindering als gevolg van de fusie werd opgevangen door natuurlijk verloop in de loop van 2014 en begin 2015. De nieuwe leidinggevende functies bij BNF werden ingevuld door Doetie de Jager als leidinggevende van de Educatieve bibliotheek en Paulien Schreuder als leidinggevende van de Formule bibliotheek. De functie van leidinggevende van de Digitale bibliotheek werd tijdelijk ingevuld door Aleid Kaijzer. Zij kreeg de opdracht in 2014 een beleidsplan voor de digitale bibliotheek te ontwikkelen. Op basis van het beleid worden vervolgens in 2015 de vacante functies leidinggevende en medewerker digitale bibliotheek ingevuld. De leidinggevende Formulebibliotheek gaf, na een periode van ervaring opdoen, aan de functie ‘Assistent leidinggevende formulebibliotheek’ anders te 10
willen invullen en de functie te laten vervallen. De beoogde taken en uren zijn nu bij de leidinggevende Formulebibliotheek, de managementassistent en de medewerkers ondergebracht. Om zorgvuldig met de aanstelling van de directeur/bestuurder van de fusieorganisatie om te gaan, voerden beide Raden van Toezicht functioneringsgesprekken. Vervolgens werden beide Ondernemingsraden geïnformeerd over het voornemen Jouke Bethlehem als eerste directeur/ bestuurder van BNF aan te stellen. De OR’en adviseerden positief. De raden van Toezicht hebben bij de notaris aangegeven Jouke Bethlehem tot directeur/bestuurder te willen benoemen zodat zijn naam kon worden vermeld in de fusiedocumenten en statuten. De invulling van de formatie van de medewerkers in de 3 lijnen was in de praktijk een samenvoeging van de teams van BNWF en BNOF zoals die tijdens de reorganisatie waren samengesteld. Wel werden contracten op tijdelijke basis gehandhaafd om bewegingsruimte te houden. In 2014 werd nader onderzoek gedaan naar taken en formatie van de backoffice en naar de openingstijden en bezetting van de vestigingen. Per januari 2015 is de formatie in de formulebibliotheek definitief ingevuld met contracten voor onbepaalde tijd. Hiermee is het formatieplan in 2014 volledig gerealiseerd met uitzondering van de vervallen functie van assistent leidinggevende formulebibliotheek en de invulling van de vacatures in de digitale bibliotheek.
2.3 Middelen en systemen Het deelproject Middelen en systemen was opgedeeld in 3 onderdelen: 1. Financiën & begroting 2. Instrumenten BicatWise (uitleen en catalogus) en Profit (financiën en personeel) 3. Facilitaire diensten en contracten
Financiën & begroting. • Er is in 2014 een meerjarenbegroting en een balans voor de nieuwe organisatie opgesteld. De meerjarenbegroting laat een resultaat uit gewone bedrijfsvoering voor de jaren 2015, 2016 en 2017 zien van respectievelijk € 171.000, € 191.000 en € 206.000. Aan de gemeenten wordt voorgesteld om het resultaat vanaf 2016 aan te wenden om, als vervolg op de trajecten voor BNWF en BNOF, ook in de fusieorganisatie beleid, financiering en organisatie in balans te brengen. Concreet betekent het dat het resultaat wordt aangewend om de verschillen in subsidiering tussen BNOF en BNWF en de mate van uitvoering van het overeengekomen beleid te harmoniseren. • De mogelijkheid van toepassing van de productbegroting van BNWF is onderzocht. Uit dit onderzoek is gebleken dat deze vooralsnog alleen voor intern gebruik voor de nieuwe organisatie geschikt is. De begroting 2015 werd ingericht volgens de drie beleidslijnen. Omdat de organisatie eveneens volgens die lijnen werd ingericht ontstond zowel intern als extern een bruikbaar middel om inzicht te krijgen in beleid en kosten. • De uitgangspunten voor een ‘cashless bibliotheek’ zijn bepaald en afgestemd. Hiervoor is het uitleenreglement dusdanig aangepast dat dit een afname van de kasstromen tot gevolg had. Ook door centraal in te kopen en deze aankopen financieel af te wikkelen via iDEAL nam de contante geldstroom af. Daarnaast werd voor alle bibliotheken een betaalautomaat of een pinapparaat aangeschaft en gekoppeld aan de leden- en uitleenadministratie. Daardoor is de fysieke kas in de bibliotheek vervallen, verloopt de kasopmaak per vestiging geautomatiseerd en is de cashless bibliotheek per 1 juli 2014 een feit.
• Alle werkprocessen zijn geanalyseerd en geüniformeerd. Een aantal processen, die decentraal werden uitgevoerd, worden na fusie centraal in de nieuwe organisatie uitgevoerd. Bijvoorbeeld de telefoonafhandeling via 1 centraal telefoonnummer (geen telefoonverkeer in de vestigingen), inkoop van kantoor- en kantineartikelen en de uitvoering van backoffice werkzaamheden. De belangrijkste geüniformeerde processen in de backoffice zijn mediaverwerking, klantcontact, klantadministratie en de incasso van de contributie, boetes en leengelden. Een deel van deze werkzaamheden werd bij Bibliotheekservice Fryslân ondergebracht. • In 2013 was een due diligence onderzoek uitgevoerd door accountant Ernst & Young. Het rapport was reden om de tijd voor een fusie nog niet rijp te achten en de plannen met een half jaar uit te stellen. In 2014 is, voorafgaand aan de fusie, een update van het onderzoek uitgevoerd. De bevindingen kregen nu de waardering van de beide Raden van Toezicht en Ondernemingsraden. • Er is onderzoek gedaan naar de consequenties voor de subsidiesystematiek van de 14 gemeentes. Hierover was op gezette tijden overleg met gemeentes om het noodzakelijke draagvlak en afstemming te creëren. Met alle gemeentes werd overeenstemming voor 2015 bereikt en zijn grote vorderingen gemaakt in het harmoniseren van de regels en voorwaarden. Het overleg wordt in 2015 voortgezet. • Er werd een nieuw uniform uitleenreglement en tariefstructuur ingevoerd op 1 januari 2014. De financiële effecten hiervan zijn doorgerekend en verwerkt in de meerjarenbegroting. Er is een uitleentermijn van 3 weken (i.p.v. 4 weken) ingevoerd. Hierdoor rouleren boeken sneller, krijgen deze een hogere uitleenfrequentie waardoor er minder boekenvoorraad noodzakelijk is. Dit heeft een positief effect op de exploitatie. Ook diende het uitleenreglement als instrument voor het bereiken van de cashless bibliotheek. • De consequenties van de invoering van de nieuwe naamgeving zijn in beeld gebracht. Aanpassingen werden doorgevoerd in alle uitingen naar de leden, relaties en leveranciers (briefpapier, briefteksten, website enzovoorts).
11
Instrumenten BicatWise en Profit. • BicatWise is het uitleen- en catalogussysteem van de Friese bibliotheken van leverancier HKA. Er is onderzoek gedaan naar de integratie van de inrichting van BNWF en BNOF binnen BicatWise. Op basis van dit onderzoek is op 1 juli 2014 de inrichting van BicatWise van BNWF en BNOF geüniformeerd en zijn de 2 administraties zonder problemen geïntegreerd. • Er is onderzoek gedaan naar de conversie van het ERP-systeem Profit van leverancier AFAS. Er is uitvoering aan dit onderzoek gegeven met als resultaat dat er vanaf 1 juli 2014 gewerkt wordt met 1 systeem voor de financiële, personeels- en salarisadministratie.
Facilitaire diensten en contracten. Binnen het onderdeel Facilitaire diensten en contracten heeft een inventarisatie plaats gevonden op het gebied van: • beveiliging en hospitality (telefoon, catering, toegang) • werkplek en hygiëne (kantoorinrichting, schoonmaak, kantoorartikelen, repro), • huisvesting en vastgoed (gebouwen, belastingen, verzekeringen, gas, water, elektra, data). De uitkomsten van deze inventarisatie gaven een beeld van alle contractuele afspraken op de hierboven
12
genoemde onderdelen. Ook werd de omvang van de bestaande werkplekken in beeld gebracht en is een totaaloverzicht van het vastgoed beschikbaar. Daar waar mogelijk werden contracten samengevoegd en/of zijn nieuwe contracten voor de nieuwe organisatie afgesloten. Dat leidde tot besparingen voor o.a. energie, telefonie en voor de verzekeringsportefeuille. Centrale inkoop van kantoor en kantinematerialen is ingevoerd. Het elektronisch sleutelsysteem maakt het mogelijk dat medewerkers, maar ook schoonmaak, aan 1 geprogrammeerde sleutel voldoende hebben om toegang te krijgen tot hun eigen werkplekken. De kantoorruimtes zijn beoordeeld en ingericht met het best passende meubilair. Dokkum kende de beste kantoorfaciliteiten vanwege de bouw van een kantoorgedeelte voor overhead en bovenlokale diensten gelijktijdig met de verbouw van de bibliotheek in 1996. Overhead en media van BNF zijn hier gehuisvest. Franeker is de plek waar de medewerkers financiën zijn gehuisvest. Ook zijn in Franeker flexwerkplekken voor het MT ingericht. Medewerkers educatie zijn vaak op scholen actief; zij beperken hun reistijd door vanuit Dokkum en Franeker te werken. De huisvestingskosten van overhead en bovenlokale diensten in Dokkum en Franeker worden op basis van vierkante meters en inwoneraantal doorberekend aan alle gemeentes.
2.4 Bestuur en governance Het deelproject “Bestuur en governance” bestond uit de volgende onderdelen: 1. Juridische consequenties 2. Raad van Toezicht 3. Ondernemingsraad 4. Directie
Aanpak op hoofdlijnen. Er werd ten behoeve van het fusieproces een checklist gemaakt wanneer wat door/met wie moet gebeuren en welke besluitvormingsprocedures gevolgd moeten worden om de beide organisaties per 1-7-2014 met elkaar te kunnen laten fuseren. Daarin werd bijzondere aandacht gegeven aan de rol die de OR’en en de RvT’s in dit proces spelen. Ook de (interne en externe) juridisch vereiste communicatie kreeg hierin een plaats. De conceptchecklist werd doorgenomen met de notaris. De checklist bleek een handig middel om de voortgang in de ontwikkeling van de vereiste documenten en correcte besluitvormingstrajecten te monitoren.
De juridisch vereiste documenten zijn: a. Voorstel tot fusie b. Toelichting als bedoeld in Burgerlijk wetboek 2 art 313 (algemene bepalingen over fusie en splitsing) c. Juridische fusie (incl. statuten) Bijzondere aandacht is geschonken aan de toepassing van de Code Cultural Governance. De Governance Code Cultuur (GCC) geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur van en door culturele instellingen en richtlijnen voor toezicht daarop. De code heeft betrekking op de Nederlandse gesubsidieerde culturele instellingen. De code wint aan belang bij professionalisering en verzakelijking van de culturele sector. Toepassing ervan zorgt voor onderscheid tussen taken en bevoegdheden van directie, bestuur of raad van toezicht. Naast de bestuurders en toezichthouders die baat hebben bij cultural governance, hebben ook betrokkenen zoals overheden, fondsen en sponsors er profijt van vanuit het idee dat een goed functionerend bestuur of raad van toezicht bijdraagt aan betere resultaten. De herziening van de code werd op 14 oktober 2013 aan de minister van OCW aangeboden, zodat de meest actuele stand van zaken in de documenten kon worden verwerkt.
Gebruikmakend van de instrumenten die de Governance Code Cultuur daarvoor biedt zijn hulpmiddelen op maat aangeboden aan de RvT’s op het gebied van: • Het maken en toepassen van een profiel voor de RvT als geheel en voor de individuele leden daarvan, waarbij de bestaande profielen getoetst zijn aan de CCG-richtlijnen • Aandachtspunten voor zelfevaluatie van de RvT’s • Een procedurevoorstel m.b.t. de invulling van de RvT • Een rooster van aftreden, dat ingevuld kan worden zodra de samenstelling van de RvT bekend is • Een leidraad voor het voeren van functioneringsgesprekken met de directie • Een checklist met behulp waarvan de RvT verantwoording in het jaarverslag kan afleggen over de toepassing van de CCG-principes en de Best Practice-bepalingen • Relatie met de OR
Juridische consequenties Als eerste werd een inventarisatie gemaakt van de juridische onderwerpen die binnen het fusietraject aan de orde moesten komen. Het resulteerde in bovengenoemde checklist wanneer wat door/met wie moet gebeuren en welke besluitvormingsprocedures gevolgd moesten worden om de beide organisaties per 1-7-2014 met elkaar te kunnen laten fuseren. De formele interne communicatie is in beeld gebracht. De bevoegdheden (informatief, adviserend, instemmingsrecht) van de Ondernemingsraad op grond van de Wet op de Ondernemingsraden en de cao Openbare bibliotheken zijn geïnventariseerd. De bevoegdheden van de Raden van Toezicht zijn op grond van de statuten van de beide organisaties geïnventariseerd. De juridisch niet vereiste interne en externe communicatie met andere partijen dan de OR en RvT was de primaire verantwoordelijkheid van de projectleider.
Raad van Toezicht Voor het samenstellen van de statuten werd de notaris een concept aangereikt dat gebaseerd was op de toen geldende Governance Code Cultuur. In verband met het feit dat in oktober 2013 een nieuwe versie van de Governance Code Cultuur is gepubliceerd zijn de documenten voor vaststelling eerst met de nieuwe GCC in overeenstemming gebracht. De definitieve concept versie is via de stuurgroep aan de beide OR’en voor advies en aan de RvT’s ter goedkeuring voorgelegd.
13
Eveneens voor besluitvorming in de nieuwe Raad van Toezicht zijn concepten voor de Raad van Toezicht gemaakt voor een Huishoudelijk reglement, een profiel van de RvT, een handreiking voor (zelf)evaluatie en een opzet voor een rooster van aftreden. Ook zijn notities over bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, functioneringsgesprekken met de directie, verantwoording door de RvT in het jaarverslag en de relatie met OR gemaakt.
Ondernemingsraad Op basis van de WOR werd een notitie opgesteld waarin, vanuit de verantwoordelijkheid van de werkgever, wordt aangegeven hoe de medezeggenschap in de gefuseerde organisatie het beste belegd kan worden; aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan en welke faciliteiten de werkgever daarvoor beschikbaar stelt. Over deze notitie vond tussentijds informeel overleg plaats met de huidige OR’en, zodat het uiteindelijke voorstel op draagvlak kon rekenen. De OR’en is ondersteuning aangeboden bij de voorbereiding en inrichting van de nieuwe OR in de gefuseerde organisatie. De beide OR’en gingen vanaf de fusie per 1 juli gedurende een halfjaar samen en bereidden verkiezingen voor. Per 1-1-2015 is de nieuwe OR aangetreden.
Directie Er werd een item opgenomen over de aanstellingsprocedure van de eerste directeur/ bestuurder van de nieuwe stichting BNF. Er is een concept directiereglement opgesteld en beoordeeld door de notaris. Deze zou na de fusie door de nieuwe Raad van Toezicht besproken worden met de directeur/bestuurder en worden vastgesteld ingevolge artikel 5.15 van de statuten van Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân. Dat is nog niet uitgevoerd. Als hulpmiddel bij functioneringsgesprekken, maar ook in het geval van een vacature is een functiebeschrijving van de directeur/bestuurder en een profielschets van de raad van bestuur (is directeur/ bestuurder) van de stichting BNF opgesteld. Ook is een model voor een remuneratiecommissie gemaakt. De hoofdtaak van de remuneratiecommissie is het doen van een voorstel aan de Raad van Toezicht betreffende het te voeren beloning en beloningsbeleid van de directeur/bestuurder. Tot slot van de reeks documenten is ten behoeve van het managementteam een concept voor een Managementstatuut opgesteld.
14
2.5 Meerwaarde van de fusie Een voorwaarde was dat fusie moest leiden tot een maatschappelijke verankering van de bibliotheek, een betere dienstverlening aan de klant en een organisatievorm waarbij de overhead en bureaucratie zo gering mogelijk zou zijn. Van belang is dat de klant centraal staat. Het moet gaan om de inhoud en niet om de vorm.
In dit fusieproces was sprake van: • verbetering van de dienstverlening • verhoging van de kwaliteit • efficiencyvoordelen • breder aanbod • klantgerichter • ruimte voor vernieuwing en verbeteringen betere PR en promotie • kwalitatief betere educatieve en culturele activiteiten • sturing op prestaties en kwaliteit • ontwikkeling van digitale dienstverlening • grotere netwerken tot je beschikking • naadloze aansluiting op provinciaal en landelijk netwerk en kansen op doorontwikkeling tot een basisbibliotheek Fryslân • een kans voor medewerkers om zich te specialiseren en zich daarin hoog te ontwikkelen.
Er zijn ook risico’s en faalfactoren benoemd. Het is erg belangrijk dat:
2.6 Samenvatting fusie
• er een eenduidige relatie is tussen fusie en strategie • er duidelijkheid is over de noodzakelijke organisatieveranderingen • de procesvoorwaarden om de veranderingen mogelijk te maken aanwezig zijn • het management tegen de veranderingen is opgewassen • er een realistisch besef is van de investering in mensen en middelen en de inverdien periode die aan de meerwaarde voorafgaat • voldoende aandacht is voor de wisselwerking tussen inhoud, belangen en mensen en de noodzaak om een aanvaardbaar optimum tot stand te brengen • de aandacht voor het proces niet verslapt tijdens de feitelijke integratie, dus na het fusiebesluit.
De beleidsplannen van BNWF en BNOF waren gebaseerd op de wensen van de opdrachtgevers. Dat zijn de gemeenten en de gebruikers. Een organisatie is geen doel, maar een middel dat nodig is om het beleid te vertalen naar de wensen van de opdrachtgevers en de inwoners. Als het beleid wijzigt, moet ook de organisatie beoordeeld worden. Hetzelfde geldt voor de financiële omstandigheden. De juiste balans tussen beleid, financiën en organisatie was en is het uitgangspunt voor de organisatie. Dat doel werd door reorganisatie van de afzonderlijke organisaties BNOF en BNWF behaald. De vraag was of een fusie tussen BNWF en BNOF een meerwaarde biedt aan het realiseren van de afzonderlijke beleidsplannen en afzonderlijke financiële mogelijkheden.
Allemaal zaken die aandacht kregen toen de fusie echt een feit was. Belangrijk werd gevonden dat niet alleen onderzoek werd gedaan naar financiële voordelen of effecten op (vermindering van) personeel van een gefuseerde vorm, maar vooral dat er zou worden geïnvesteerd in de toekomst. Beide elementen hebben voor en na fusie voldoende aandacht gekregen. De resultaten die in 2014 in de praktijk zijn behaald stemmen overeen met de plannen op papier. Op zowel financieel gebied als vanwege de toekomstbestendigheid zijn betrokkenen tevreden over de resultaten van de fusie.
De beleidsplannen van BNWF en BNOF geven weer waar het in de toekomst om gaat: anticiperen op maatschappelijke ontwikkelingen, bezuinigingen, drie programmalijnen met aansluiting op landelijke concepten met ruimte voor innovatie. Dat betekent dat, om de beleidsplannen optimaal uit te kunnen voeren, het organigram, functiegebouw en functiebeschrijvingen aan moeten sluiten op de 3 programmalijnen. Beide organisaties kregen door reorganisatie een nieuwe structuur en een nieuw functiegebouw. De overgang naar de fusieorganisatie verliep daardoor zo goed als probleemloos. Uit de onderzoeken in de 3 deelgebieden bleek een stevige winst te behalen voor de klanten door integratie van mensen, middelen, systemen en besturing. Dat werd in 2014 in de praktijk bevestigd.
De fusie had als resultaat: • Meer volume en meer potentie om in te spelen op toekomstige opdrachten • Voldoende ruimte voor innovatie en ontwikkeling van dienstverlening • Voldoende ruimte voor harmonisatie van beleid en financiën tussen de werkgebieden van BNOF en BNWF • Enige financiële ruimte om het ontstaan van een mogelijk nieuwe onbalans als gevolg van bezuinigingen in de toekomst op te vangen en /of tarieven voor gebruikers laag te houden. De behaalde resultaten in 2014 geven aan dat fusie een goede keuze was om de beleidsdoelstellingen en financiële kaders van gemeenten op bibliotheekgebied dichter bij te brengen.
15
3. Beleidsuitvoering Spreidingsplan De bibliotheek is veel meer dan de zichtbare fysieke openbare gebouwen. BNF onderscheidt 3 lijnen in de dienstverlening: de fysieke, de educatieve en de digitale bibliotheek. De lijnen sluiten aan op de landelijke lijnen. In de toekomst treedt een verschuiving op van het gebruik van de fysieke bibliotheek naar de educatieve en de digitale bibliotheek. Van offline naar de online wereld. BNF is al op die situatie voorbereid. De organisatie kent voor ieder van de 3 lijnen een gespecialiseerd team met een leidinggevende. De 3 leidinggevenden vormen met de directeur het managementteam dat de integrale aanpak coördineert.
3.1 Fysieke bibliotheek In de keuze tussen spreiding en kwaliteit van bibliotheken kiest de klant steeds vaker voor een hogere kwaliteit. Men is bereid daar verder voor te reizen. De keuze voor de toekomst is dan dat de bibliotheken in kernen met een regiofunctie worden opgewaardeerd en bibliotheken in kernen zonder regiofunctie worden gesloten. Met minder, maar kwalitatief goede bibliotheken worden kosten bespaard en blijft het risico op ledenverlies als gevolg van sluiting van vestigingen beperkt. Bovendien neemt de tevredenheid van de inwoners, die al gebruik maken van een bibliotheek die opgewaardeerd wordt, toe. Ook dat is gunstig voor ledenbehoud. Met minder bibliotheken wordt het gebruik sterker dan voorheen bepaald door de mate van mobiliteit van de inwoners. De jeugd van 0 – 12 jaar is voor vervoer afhankelijk van hun ouders. Daarom wordt in kernen waar geen openbare bibliotheek is de bibliotheek maximaal dichtbij aangeboden in peuterspeelzalen en basisscholen in het eigen dorp. Het staat kinderen uiteraard vrij om ook van openbare bibliotheken in de regionale kernen gebruik te maken. Voor leerlingen in het voortgezet onderwijs is er een bibliotheek in de kern waar de school wordt bezocht. Ten slotte is er voor niet mobiele inwoners een bezorgdienst aan huis.
16
Het spreidingsplan in Noord Fryslân is gebaseerd op de plannen die met de gemeenten zijn overeengekomen. Voor BNOF is dat de Regiovisie + aanvulling en voor BNWF is dat het beleidsplan ‘De bibliotheek als TomTom van de kennissamenleving’. In het Noordoosten zijn in voorgaande jaren de vestigingen in Kollumerzwaag, Feanwâlden en Hallum gesloten. In december 2014 sloot de bibliotheek in Damwâld. Het verouderde pand in De Westereen wordt mei 2015 vervangen door nieuwbouw. De bibliotheek is dan een onderdeel van een multifunctionele accommodatie en de inrichting is volgens het landelijk ontwikkelde winkelconcept (formulebibliotheek). Op ochtenden is de bibliotheek voor de scholen beschikbaar en op middagen, avonden en zaterdag voor iedereen. In Kollum is de bibliotheek in dorpscentrum De Colle gehuisvest. In combinatie met 2 basisscholen, kinderopvang en dorpscentrum wordt een nieuwe brede school (Integraal Kindcentrum) gerealiseerd. In de tweede fase zal ook voor de 2 scholen voor voortgezet onderwijs nieuwbouw plaats vinden naast dit Kindcentrum. De besluitvorming in de gemeenteraad over de bouw en financiering zijn rond. De volgende stap in de uitvoering is een onderzoek hoe een passend geheel gecreëerd kan worden. De bibliotheken in Surhuisterveen en Dokkum worden heringericht volgens de richtlijnen van de landelijke formulebibliotheek. Van deze aanpassingen profiteren ook de inwoners die al lid zijn in deze bibliotheken. De herinrichting van Surhuisterveen en Dokkum is in 2014 gerealiseerd. In het Noordwesten is in iedere gemeente een vestiging: Harlingen, Franeker, St.-Annaparochie, Dronryp, Stiens, Midsland en Vlieland. Over 2014 zijn de volgende resultaten te melden. In Harlingen bleek uit het collegeprogramma dat het college, dat na de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014 is gevormd, de bibliotheek aan de Voorstraat wenst te behouden. Eerdere plannen rond een verhuizing naar sociaal cultureel centrum Het Vierkant zijn hiermee van de baan. Daarom is onderzoek naar verbeteringen in het huidige historische pand en de invoering van het formuleconcept opnieuw opgepakt. Vervanging van elektra en data, isolatie van vloeren, verplaatsing van
de liftinstallatie, schilderwerk en vervanging van de inventaris vragen ruim 7 ton aan investeringen. De exploitatie biedt ruimte voor aflossing van een lening. Het verkrijgen van een lening zal vermoedelijk een probleem vormen dat opgelost moet worden. In St.-Annaparochie heeft in 2013 een herinrichting plaats gevonden met bestaande materialen. De kleurstelling van wanden en de signing zal in 2015 worden aangepast. Dorpsbelang Dronryp heeft initiatief genomen om het bibliotheekpand breder inzetbaar te maken voor de gemeenschap. BNF werkt daar van harte aan mee. Renovatie van het voormalige schoolgebouw biedt bovendien kansen voor invoering van het formuleconcept met een grote schilderbeurt van wanden en plafonds, verbetering van de isolatie, vervanging van verlichting, vloerbedekking en inrichting. Het college en gemeenteraad is positief over de ontwikkeling. De verwachting is dat de plannen in 2015 uitgevoerd zullen worden. In Stiens gaat de bibliotheek verhuizen. Het eigen pand wordt overgedragen aan de gemeente en BNF zal ruimte huren in een verbouwd sociaal cultureel centrum ‘De Skalm’. In 2014 heeft de planvorming plaats gevonden en heeft de gemeenteraad instemming verleend. De verhuizing vindt april 2015 plaats. Op Vlieland is de eerste paal geslagen voor nieuwbouw van een multifunctioneel gebouw. De bibliotheek krijgt hierin een prominente plaats te midden van kinderen en samenwerkingspartners. In Franeker en Midsland zijn nog geen concrete plannen voor invoer van het concept van de formulebibliotheek. Een probleem in Franeker is het ontbreken van ruimte voor investeringen. Ruimte in de exploitatie is mede door de nu al hoge huisvestingslasten niet te vinden.
Openingstijden en collectieomvang Het concept van de formulebibliotheek is meer dan alleen het gebouw en inrichting. Het totaal concept gaat om de schijf van vier: inrichting, assortiment, serviceconcept en marketing en communicatie. In de uitvoering staat in iedere schijf dienstverlening op basis van het gedrag van de klant centraal. De wijze van samenwerking en financiering door de gezamenlijke gemeenten, waarbij niet de gemeentegrenzen maar de inwoner centraal staat, maakt het mogelijk de dienstverlening in de vestigingen tegen de meest gunstige prijs/ kwaliteitverhouding te organiseren. Dat geldt voor de spreiding van gebouwen, maar ook voor de omvang van de collectie en de inzet van personeel. De omvang en de inhoud van de collectie wordt bepaald door het werkelijke gebruik dat leners van vestigingen maken. Dit gaat uit van de regel dat ieder item gemiddeld 6 keer per jaar wordt uitgeleend. Zo ontstaat een goede verhouding tussen keuze en kosten. In 2014 heeft voor het gehele werkgebied een eerste bijstelling plaats gevonden en in 2015 wordt dit verder uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de omvang en budget van de collectie per vestiging bepaald wordt door het aantal uitleningen ongeacht uit welke gemeente de lener komt. Voor de financiën betekent dit dat de kosten van de collectie op basis van inwoners worden verdeeld. De selectie van aankopen uit het aanbod vindt wekelijks plaats door een provinciaal collectioneringsteam onder verantwoordelijkheid van Bibliotheekservice Fryslân. Aankoop wordt bepaald door gegevens uit het uitleen- en catalogussysteem per vestiging (de samenstelling van de huidige collectie en het daadwerkelijke gebruik) te koppelen aan het wekelijkse aanbod en het budget. Sanering van de 17
collectie vindt in de vestigingen plaats op basis van het werkelijke gebruik en de inhoudelijke en uiterlijke staat van ieder item. Het vervangingspercentage is gebaseerd op een gemiddelde levensduur van 8 jaren (12,5% vervanging).
om die reden een aantal avondopenstellingen beëindigd. Als alternatief voor openingsuren buiten kantoortijden zijn alle vestigingen nu open tot 18.00 uur (i.p.v. 17.00 of 17.30 uur) en op zaterdagen van 10.00 - 13.00 uur. Openstelling op zaterdagen in de 3 steden is van 10.00 - 15.00 uur. Per 1-1-2015 zijn onderstaande openingsuren ingevoerd. De 1 of 2 geeft het aantal medewerkers aan. De formatie komt overeen met de begrote gegevens uit het fusieplan. Net als voor de kosten van de collectie, is het reëel dat de personeelsuren ook op basis van inwoneraantal verdeeld worden.
Hetzelfde principe geldt voor de openingstijden. In 2014 is een analyse gemaakt van het aantal uitleningen per vestiging per dagdeel. Op basis van het daadwerkelijke gebruik zijn de openingsuren en de personeelsbezetting (bezetting door 1 of 2 medewerkers) vastgesteld. De bezetting is gebaseerd op een gemiddelde van 75 uitleningen per persoon per openingsuur. Dat is een goede verhouding tussen werkdruk en dienstverlening. Een trend is dat het gebruik van de avondopenstelling afneemt. BNF heeft
Dronryp
1
1
Kollum
1
1
1
Buitenpost
1
1
1
De Westereen
1
1
St.-Anna
1
1
1
1
Aantal openingsuren per week
13.00 - 15.00
10.00 - 13.00
18.30 - 20.30
Zaterdag
18.00 - 18.30
13.30 - 18.00
10.00 - 13.30
09.30 - 10.00
Vrijdag
18.30 - 20.30
18.00 - 18.30
13.30 - 18.00
Donderdag 09.30 - 18.00
13.30 - 18.00
09.30 - 13.30
Woensdag
18.00 - 20.30
13.30 - 18.00
dagdeel
Dinsdag
09.30 - 13.30
BNF per
18.00 - 20.30
vestigingen
Maandag
13.30 - 18.00
Bezetting
Alle openingsuren opgeteld hebben de inwoners in Noord Fryslân keuze uit 305 openingsuren per week.
1
16,5
1
1
1
23
1
1
1
1
27,5
1
1
1
1
1
27,5
1
1
1
1
1
1
31
1
1
1
2 Franeker
1
1
1
2 Harlingen
Stiens
veen
18
1 2
2
1
30
37
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
2 1
1
1
1
1
1
1
2
2
1
1
1
2
2
1
1 2
1
1
1
31
1
1
1
1
30,5
2
2
2
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
1
2 Dokkum
1
2
2 Surhuister-
1
1
1
1
2
2
1
1
51
3.2 Educatieve bibliotheek BNF ontwikkelt in samenwerking met professionele partners een krachtige doorgaande leeslijn voor de jeugd van 0 – 18 jaar. Als belangrijkste onderdeel werkt BNF al geruime tijd met collecties op school in de kernen waar geen vestiging van de openbare bibliotheek is.
De collecties op school kennen een dubbel doel: 1. Een uitleenfunctie die dagelijks bereikbaar is als alternatief voor de openbare bibliotheek die ver(der) weg is en 2. Ondersteuning van onderwijsdoelen rond taal- en leesbevordering. De collecties op school zijn in het noordoosten gestart als beter alternatief voor de bibliobus. In het noordwesten is een tussenstap gemaakt via het concept van de Lytse Bieb. Ons werkgebied telt 120 basisscholen met 16.000 leerlingen. Op 82 basisscholen in 8 gemeenten heeft BNF nu een collectie media met uitleensysteem op basis van zelfbediening. De gemeenten Harlingen en Leeuwarderadeel kozen ervoor eerst de integratie van peuterspeelzalen en basisscholen tot stand te brengen. Met het doel in de toekomst ook de bibliotheek partij te laten zijn, wordt nu eerst een basis gelegd voor een Kindcentrum/brede school. Als de twee functies allebei goed worden ingevuld ontstaat door de samenwerking tussen gemeenten, basisscholen en bibliotheek een prachtige taalrijke omgeving voor de leerlingen met uitstekende collecties en met professionele begeleiding van de leerlingen. In de taakverdeling is het volgende afgesproken. De bibliotheek is verantwoordelijk voor de collectie, de boekenkasten en een uitleensysteem op basis van zelfbediening. Deze kosten worden gedekt door subsidie van de gemeente. De school is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de benodigde ruimte, het beschikbaar stellen van de leerling gegevens en de begeleiding van de leerlingen. Het uitlenen vindt onder verantwoordelijkheid van de school plaats. Op woensdagmiddag 29 oktober 2014 organiseerde BNF een studiemiddag over het landelijk concept van de Bibliotheek op school. De Bibliotheek op school is een educatieve aanpak voor het basisonderwijs dat zich richt op leesbevordering, leesplezier, taalontwikkeling en mediawijsheid. Het bestaat uit meerdere, flexibel in te zetten bouwstenen die scholen, bibliotheken en gemeenten in staat stellen samen en op structurele wijze lezen en mediawijsheid in het primair onderwijs
te stimuleren. De conferentie vormde een start van de nieuwe opzet van de Educatieve bibliotheek op basis van de collecties op school. In 2014 is, mede op basis van de studiemiddag, een businessplan ontwikkeld. Daarin is als doelstelling geformuleerd: Kostendekkende invoering van het concept van de Bibliotheek op school in alle basisscholen in het werkgebied van BNF. Inmiddels hebben 21 basisscholen een 3-jarig contract getekend voor afname van het complete pakket uit het businessplan. Voor baby’s en hun ouders is in samenwerking met de gemeenten ‘Boekstart’ in alle vestigingen en gemeenten gerealiseerd. Consultatiebureaus schenken met regelmaat aandacht aan taalontwikkeling en brengen hierbij de dienstverlening van de bibliotheek onder de aandacht. Boekstart in de Kinderopvang is de verbindende schakel tussen Boekstart en de Bibliotheek op school. Momenteel zijn er 6 locaties binnen BNF waar dit landelijke concept is ingevoerd. Er wordt gewerkt met 9 groepen. In 2015 wordt samen met de Kinderopvang bekeken welke locaties nog meer in aanmerking kunnen komen. De bibliotheek biedt leesprogramma’s aan als Boekenpret, Kinderjury, Vakantielezen, Kilometerlezen en kent feestelijke programma’s als de Nationale Voorleesdagen, Tomke en de Kinderboekenweek. De bibliotheek ondersteunt meertalig onderwijs. Het Voortgezet Onderwijs krijgt tegen kostprijs alternatieven aangeboden. Binnen de doorgaande landelijke lijn bieden we Biebsearch. Biebsearch is een kruisbestuiving tussen de wereld van het onderwijs en de bibliotheek. Binnen dit project werkt een onderwijsinstelling samen met de bibliotheek aan nieuwe diensten en werkvormen om leerlingen te ondersteunen bij hun studie en docenten te ondersteunen bij hun lespraktijk. Hierbij wordt nadrukkelijk gekeken naar de lokale wensen en behoeften van de onderwijsinstelling. Een wezenlijk onderdeel is dat de bibliotheek al haar digitale diensten rechtstreeks onderbrengt in de elektronische leeromgeving (ELO) van de scholieren. Hierdoor krijgen de leerlingen in één omgeving toegang tot zowel het lesmateriaal van hun onderwijsinstelling als de informatie van de bibliotheek. Tot dusverre zijn we er (nog) niet in geslaagd Biebsearch te verkopen. Wel zijn de leerlingen van de AMS Franeker en van de Simon Vestdijk in Harlingen collectief lid van de bibliotheek.
19
In de regio Noord heeft de bibliotheek eind 2014 op ruim 100 locaties (82 basisscholen, 23 peuterspeelzalen en kinderopvang) bibliotheekpunten actief. Leidsters en onderwijzers begeleiden de kinderen. Uiteraard blijven ook alle vestigingen vrij toegankelijk voor iedereen. Er is voor kinderen tot en met de basisschool dan ook sprake van een fijnmazig netwerk met een kwalitatief prima dienstverlening met de potentie voor meer. Hiermee spelen we actief in op leesbevordering, leesplezier en taalontwikkeling. Dat zijn belangrijke doelstellingen in gemeentelijk beleid.
3.3 Digitale bibliotheek In 2014 werkte BNF aan een beleidsplan voor de digitale bibliotheek en communicatie waarmee we beogen stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân in de digitale wereld sterker te positioneren en te verankeren. Met dit plan wordt de trilogie van beleid voor formule, educatieve en digitale bibliotheek voltooid. Eind 2014 was het plan in concept klaar.
Kern beleidsplan Onze maatschappij verandert. We maken een informatie/technologische revolutie mee die een grote impact heeft op de maatschappij en dus ook op de openbare bibliotheek. Waar vroeger alles in de vorm van piramidevormige organisaties en top-down was geregeld, vindt nu langzamerhand een verschuiving plaats naar digitale netwerken. Deze netwerken kennen veelal geen grenzen zoals een organisatie die wel kent. Digitale technieken zijn ook essentieel in de marketing van diensten en producten. De 5 P’s van de fysieke wereld (product, prijs, plaats, personeel en promotie) maken plaats voor de 3 R’s van de digitale wereld (reputatie, relatie en ruil). Door de enorme keuze in (vrije) tijdsbesteding is bibliotheekgebruik niet meer zo vanzelfsprekend als in het verleden het geval was. De bibliotheek moet fysiek en digitaal zichtbaar zijn. Regelmatig en zinvol contact met de gebruikers is essentieel in het behoud en de werving van leden. Marketing is in toenemende mate belangrijk. Persoonlijk contact bleek in 2014 positieve effecten te hebben in de communicatie rond de sluiting van vestigingen en in het motiveren van het gebruik van alternatieven.
20
Digitale bibliotheek Door de grote maatschappelijke ontwikkelingen ontstaat er een nieuwe netwerksamenleving waarin de burger meer en meer de mogelijkheid en keuzevrijheid heeft om zelf te bepalen hoe, wanner en waar hij/zij kennis en informatie vandaan haalt en wie hij/zij in het persoonlijke netwerk opneemt. Organisaties zoals bibliotheken hebben hierin niet meer vanzelfsprekend een plaats. Als het de openbare bibliotheek lukt om onderdeel uit te maken van het persoonlijke netwerk van een burger dan heeft een bibliotheek ook in de toekomst bestaansrecht, anders niet meer. Dienstverlening zal zich verplaatsen naar digitale kanalen. Toch zullen onze (toekomstige) leden altijd de behoefte voelen naar een fysieke plek te gaan om kennis op te doen, te vergaren en te delen. Beide domeinen zullen niet los van elkaar, maar aanvullend op elkaar gaan functioneren. Een bibliotheek zal steeds meer een fysieke en digitale plaats worden waar mensen elkaar ontmoeten, kennis delen, studeren of werken, een cursus volgen, media of andere technologieën proberen, advies vragen en krijgen etc. De relevantie van de bibliotheek verschuift van een meer traditionele boekenbibliotheek naar een content-bibliotheek. Het gaat om inhoud in nieuwe verschijningsvormen. De traditionele bibliotheekfunctie in digitale verschijningsvorm (o.a. e-books) wordt onder landelijke regie gerealiseerd. Daarnaast biedt de content-bibliotheek naast boeken (fysiek en digitaal) nieuwe vormen van dienstverlening aan vanuit haar informatieprofessionalisme.
Leden en communicatie De bibliotheek beschikt over een grote hoeveelheid klantinformatie. Met deze data kunnen we veel meer doen. Door middel van hedendaagse online kanalen als een website, social media en mobiele apps is het informeren van de doelgroep nog meer te verbeteren. In 2014 is de website van BNWF en BNOF voor het brede publiek geïntegreerd en vernieuwd op basis van het landelijke format. Maar dat is niet voldoende. Sterker: het is tegenwoordig mogelijk en wenselijk om de doelgroep op het juiste moment, op het juiste device en met een relevante boodschap te bereiken. Kennis en data worden ontsloten en via het internet beschikbaar gesteld. Medewerkers beantwoorden binnen online netwerken vragen en peilen behoeftes. Op deze manier springt de bibliotheek sneller en adequater in op zaken. We hebben als BNF genoeg middelen om te weten wie onze leden zijn en waar hun interessegebied liggen. Hier gaan we veel meer op sturen. Uitdragen dat leden waardevol zijn. Sturen op cijfers en informatie die wij hebben via onze database en vervolgens leden benaderen met info die voor hun van belang is/kan zijn. We starten in 2015 met een ledenmanagementsysteem waarin we invulling geven aan alle fasen van de “klantlevenscyclus”.
4. Meerjarenbeleid, stand van zaken eind 2014 Het ambitieuze doel van de reorganisaties van BNWF en BNOF en de fusie tot BNF is de aansluiting tussen bibliotheek en maatschappij te herijken, ruimte te maken voor vernieuwing en gelijktijdig een forse besparing te realiseren. Het plan biedt gemeenten, BNF, maar vooral de inwoners van de gemeenten duidelijkheid en zekerheid over de dienstverlening in de nabije toekomst en een visie op de verdere toekomst. Zonder visie en vernieuwing is er sprake van een gestage achteruitgang. De keuzes en de besluitvorming over de missie en visie van het bibliotheekwerk en de inhoud van de dienstverlening is bepalend voor de toekomst van het bibliotheekwerk in noord Fryslân. De bezuinigingen en de keuzes die gemaakt zijn met als basis een regionale aanpak biedt een unieke kans om de noodzakelijke bezuinigingen van een bedreiging om te vormen tot een hefboom waarmee de noodzakelijke vernieuwing van het bibliotheekwerk wordt versneld. Eind 2014 liggen de plannen goed op koers. De basis is een spreidingsplan dat uitgaat van de mobiliteit van de inwoner en de bereikbaarheid van de dienstverlening. De uitvoering telt 3 lijnen. Het spreidingsplan met minder, maar kwalitatief goede vestigingen in regionale centra, op basis van het landelijke concept van de formule bibliotheek, ontwikkelt zich voorspoedig. Het wordt aangevuld met dienstverlening aan de niet mobiele inwoners door middel van de bibliotheek aan huis. De educatieve bibliotheek, dicht bij de inwoners van 0 – 18, met toepassing van het landelijke concept van de Bibliotheek op school ontwikkelt zich eveneens voorspoedig. De digitale bibliotheek vroeg het ontwikkelen van een visie en een beleidsplan op basis van landelijke ontwikkelingen en concepten. Het plan is in concept klaar.
De volgende stap is de integratie van de diverse deelplannen tot één beleidsplan voor BNF, een financieel meerjarenplan en een meerjarenconvenant. De gemeentelijke herindeling zal over enkele jaren effect hebben op de deelnemende gemeenten. Daarom is de stand van zaken verkend.
4.1 Meerjarenconvenant Bij de voorbereiding en de start van de organisatie BNF in 2014 is in eerste instantie het beleid van de gemeenten per regio afgestemd. Het is voor de doorontwikkeling van de bovengemeentelijke bibliotheekorganisatie en dus voor de klant goed als niet alleen het beleid per regio wordt gedeeld, maar vervolgens ook voor het gehele werkgebied. Harmonisatie van de subsidiesystematiek en de subsidiehoogte is dan een logische stap. Het maakt het mogelijk dat als vervolg op het beleid ook de middelen grensoverschrijdend worden ingezet. Onder druk van maatschappelijke ontwikkelingen in combinatie met de bezuinigingen zijn beleidsmatig grote stappen gemaakt om tot een gemeentegrenzen overstijgende toekomstvisie te komen en de visie te voorzien van een passende financiering. Het doel is beleidsvisie, meerjarenplanning en financiering contractueel vast te leggen in een convenant. Een meerjarenbeleid dat door de deelnemende gemeenten en BNF in een convenant wordt onderschreven maakt een planmatige, voor alle partijen beheersbare en controleerbare uitvoering van het beleid mogelijk. Dat kan prima met een meerjarenconvenant. Hierin worden afspraken
21
over missie, visie, beleid, huisvesting, spreiding, dienstverlening, subsidiesystematiek, indexering, planning en controlecyclus tussen de 14 gemeenten en BNF vastgelegd. Zowel noordoost als noordwest kent momenteel een bevoegdhedenovereenkomst of een convenant. Bijzonder is dat gemeenten en BNF met elkaar overeen zijn gekomen dat ook de algemene reserve en een reserve voor personeel in 2015 op hetzelfde peil worden gebracht. Iedere gemeente draagt naar inwonertal bij waarbij rekening wordt gehouden met de al per gemeente opgebouwde reserves en voorzieningen. Met ingang van 2015 worden alle baten en lasten met uitzondering van de huisvesting gedeeld. Alle ingrediënten voor een meerjarenconvenant zijn in principe al aanwezig. In 2014 is een aanzet gegeven voor het overleg tussen gemeenten onderling op ambtelijk en bestuurlijk niveau en ook voor het overleg van gemeenten met BNF. Het doel is om per 2016 beleidsmatig een financieel kerngezonde organisatie te hebben staan door en ten behoeve van 14 gemeenten. De termijn voor een totaal pakket van meerjarenbeleid, meerjarenbegroting en meerjarenconvenant kan het best aansluiten bij de plannen voor gemeentelijke herindeling. De stand van zaken is eind 2014 als onderstaand.
grote meerderheid uitgesproken voor aansluiting bij de gemeente Leeuwarden en deze keuze is twee weken later door de gemeenteraad bekrachtigd. Tijdens het referendum konden de inwoners zich uitspreken over aansluiting bij de nieuw te vormen gemeente in Noordwest-Friesland, dan wel bij Leeuwarden. Omdat Leeuwarden per 1 januari 2014 al een herindeling met een deel van de gemeente Boarnsterhim meemaakte, die eerst afgerond moest worden, zal een nieuwe herindeling vermoedelijk niet voor 1 januari 2018 plaatsvinden. De gemeenten Kollumerland, Dongeradeel, Dantumadiel en Ferwerderadiel onderzoeken de mogelijkheid voor de vorming van een gemeente in Noordoost-Fryslân. De gemeenteraden van de vier gemeenten zitten daarover nog niet op één lijn. Dongeradeel en Kollumerland zitten op de lijn van een gemeentelijke herindeling, Dantumadiel en Ferwerderadiel op de lijn van een ambtelijke fusie waarbij de gemeenten bestuurlijk zelfstandig blijven. Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 hebben de nieuwe gemeenteraden zich hier verder over gebogen. Eind juni 2014 werd bekend dat de gemeenten eerst ambtelijk gaan fuseren en daarna een besluit zullen nemen over een bestuurlijke fusie in 2018. Doordat er geen rek in de aanlevering van het herindelingsadvies zit, wordt de mogelijke herindelingsdatum verplaatst naar 1 januari 2019.
Als conclusie kan worden getrokken dat:
4.2 Gemeentelijke herindeling In juni 2013 heeft de gemeenteraad van Littenseradiel zich uitgesproken voor opdeling van de gemeente richting de buurgemeenten Súdwest Fryslân (15 dorpen), Leeuwarden (10 dorpen) en de nieuw te vormen gemeente in Noordwest-Friesland (4 dorpen). Deze herindeling zal plaatsvinden in samenhang met de twee hieronder genoemde herindelingen in Fryslân en zal vermoedelijk zijn beslag krijgen op 1 januari 2018. De gemeenten Menameradiel, Franekeradeel en Het Bildt werken aan de vorming van een nieuwe gemeente in Noordwest-Friesland met de werknaam Westergo. Ook de dorpen Wjelsryp, Winsum, Baaium en Spannum in de huidige gemeente Littenseradiel sluiten zich bij deze nieuwe gemeente aan. Oorspronkelijk was de gemeente Harlingen ook bij deze fusie betrokken maar na een referendum heeft Harlingen besloten zelfstandig te blijven. In een referendum op 30 januari 2013 hebben de inwoners van de gemeente Leeuwarderadeel zich in 22
• de opdeling van de gemeente Littenseradiel invloed heeft op het inwonertal van het werkgebied van BNF maar niet op de organisatie van de dienstverlening • de fusie tussen Leeuwarderadeel en Leeuwarden niet aansluit bij de werkgebieden van de regionale bibliotheken en van invloed zal zijn op de organisatie • de samenwerking tussen Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel niet aansluit bij de werkgebieden van de regionale bibliotheken en van invloed kan zijn op de organisatie. Met het opstellen van een meerjarenconvenant in 2015 zal met deze conclusies rekening gehouden worden. Als onderdeel van de herindeling zullen BNF, betrokken gemeenten en stichting openbare bibliotheken Midden Fryslân de consequenties onderzoeken.
5. Resultaten 5.1 Leden Door de reorganisatie in zowel BNWF als BNOF treden er forse verschuivingen op in de locaties waar leden zich aandienen. Door het opheffen van de Lytse Biebs in noordwest verplaatsten de leden vanaf de basisschool zich naar vestigingen in de omgeving. Dat had vooral effecten in St.-Annaparochie (+ 8%), Dronryp (+6,9%) en Stiens (+8,3 %; ook effect sluiting Hallum). In noordoost sloot de bibliotheek in Hallum eind 2013 en Damwâld eind 2014. De leden van beide vestigingen zijn in 2014 administratief verwerkt waardoor de ledenaantallen eind 2014 op 0 kwamen. De administratieve verplaatsing had in Dokkum een groei van 18,5 % tot gevolg. In de loop van 2015 zal er als gevolg van betaalverzoeken voor contributie nog een uitstroom plaatsvinden. Per saldo scoorden de vestigingen een beperkt verlies van 1,9 %. Uit cijfers van CBS nam het aantal leden landelijke in 2013 af met 6,9%. Gegevens over 2014 zijn nog niet beschikbaar. In noordwest zijn als alternatief voor de Lytse Biebs voor kinderen in de basisscholen in Franekeradeel,
Het Bildt en Menameradiel bibliotheken op school ingericht. In principe wordt iedere leerling ingeschreven waardoor er een score van 100 % is. Dat leidde in Franekeradeel tot een groei van 50 % en in Het Bildt van 23,8 % ten opzichte van de ledencijfers van de Lytse Biebs ondanks het feit dat ouderen niet meer als lid staan genoteerd. In Menameradiel was er, ondanks de 100% score van basisschoolleerlingen, een verlies van 19,9% t.o.v. de ledencijfers van de Lytse Bieb als gevolg van de verplaatsing van volwassenen naar de vaste vestigingen in Dronryp, St.-Annaparochie en Stiens. Dronryp boekte hierdoor winst. Op het totaal aantal leden dat in de gemeente Menameradiel staat geregistreerd is er een verlies van 6,9%. Noordwest kent een collectief abonnement voor 2 scholen voor Voortgezet Onderwijs. Op 31 december 2t014 was het aantal bibliotheekleden in Noord Fryslân 44.516. Dat is een verlies van 235 (-0,5 %) leden ten opzichte van 2013. Dat betekent dat van de 174.127 inwoners 25,5 % lid is. Dat is een hoge score in vergelijking met het landelijke gemiddelde van 23%.
23
Leden Achtkarspelen
Ameland
Dantumadeel
2014
1.912
1.934
22
1,2%
Buitenpost
2.602
2.539
-63
-2,4%
Surhuisterveen
3.226
3.433
207
6,4%
Gemeente
dBOS
Ferwerderadiel
Franeker
Het Bildt
7.906
166
2,1%
322
305
-17
-5,3%
Nes
772
781
9
1,2%
Gemeente
1.094
1.086
-8
-0,7%
dBOS
1.096
1.059
-37
-3,4%
Damwald
2.018
0
-2.018
-100,0%
De Westereen
2.042
1.805
-237
-11,6%
102
0
-102
-100,0%
Gemeente
5.258
2.864
-2.394
-45,5%
dBOS
1.285
1.458
173
13,5%
Dokkum
6.594
7.813
1.219
18,5%
Gemeente
7.879
9.271
1.392
17,7%
dBOS
977
1.025
48
4,9%
Hallum
245
0
-245
-100,0%
Gemeente
1.222
1.025
-197
-16,1%
AMS Franeker
1.105
1.105
0
0,0%
502
758
256
51,0%
Franeker
2.661
2.632
-29
-1,1%
Gemeente
4.268
4.495
227
5,3%
1.274
1.392
118
9,3%
Harlingen
2.062
2.050
-12
-0,6%
Gemeente
3.336
3.442
106
3,2%
496
614
118
23,8%
2.605
2.814
209
8,0%
3.101
3.428
327
10,5%
723
685
-38
-5,3%
1.780
1.971
191
10,7%
6
0
-6
-100,0%
Simon Vestdijk
dBOS St.-Annaparochie Gemeente
Kollumerland
dBOS Kollum Kollumerzwaag
Leeuwarderadiel Menameradeel
Gemeente
2.509
2.656
147
5,9%
Stiens
2.662
2.884
222
8,3%
Gemeente
2.662
2.884
222
8,3%
1.182
947
-235
-19,9%
dBOS Dronryp
1.112
1.189
77
6,9%
Gemeente
2.294
2.136
-158
-6,9%
Schiermonnikoog
Schiermonnikoog
1.362
1.176
-186
-13,7%
Terschelling
Terschelling
1.436
1.546
110
7,7%
Vlieland
Vlieland
590
601
11
1,9%
Totaal Vestigingen
34.199
33.539
-660
-1,9%
Totaal VO scholen
2.379
2.497
118
5,0%
Totaal dBOS (de Bibliotheek op school)
8.173
8.480
307
3,8%
44.751
44.516
-235
-0,5%
Totaal BNF
24
procent
7.740
dBOS
Harlingen
absoluut
Hollum
Feanwalden Dongeradeel
Verschil
2013
5.2 Uitleningen Per 1-1-2014, voorafgaand aan de fusie, zijn de uitleenvoorwaarden van BNWF en BNOF geharmoniseerd. De leentermijn is vastgesteld op 3 weken in plaats van 4 en voor het tot dan toe gratis verlengen van media wordt nu per item € 0,30 betaald. Het doel van de maatregelen is het verhogen van de omloopsnelheid van de boeken met als effect dat veel gevraagde titels sneller beschikbaar komen. Ook de ledeneffecten zoals boven omschreven brengen verschuivingen met zich mee in het leengedrag van leden. Als alle effecten worden geanalyseerd dan ligt het gebruik op hetzelfde niveau als in 2013. Reden om zeer tevreden zijn over de resultaten.
Vestigingen Het aantal uitleningen in de vestigingen nam met 155.849 af. Dat is 11,85%. Uitleencijfers worden inclusief verlengingen gepresenteerd. Onderstaand is in beeld gebracht wat het effect van de invoer van betaald verlengen is. In 2013 was de verhouding tussen uitleningen en verlengingen 81,4%:18,6%. In 2014 waren die percentages 91,1%:8,9%. Als gevolg van het betaald verlengen is het aantal verlengingen (= uitleningen) met 141.451 afgenomen. Het aantal uitleningen in de vestigingen nam met 155.849 af. Als het effect van de verlengingen er uit gerekend wordt dan is het aantal uitleningen met slechts 14.398 afgenomen. Dat is een afname van 1,09%. Het aantal uitleningen landelijk nam in 2013 met 8,6% af. De beoogde positieve invloed op de omloopsnelheid is dus zeker bereikt. Anderzijds was er veel kritiek op
de maatregel en vroeg de beantwoording van vragen en afhandeling van betalingsverkeer veel tijd. Uit klantenonderzoek (BiebPanel) bleek dat invoer van betaald verlengen ergernis nummer 1 was. Om die redenen is begin 2015 betaald verlengen afgeschaft. Aandeel verlengingen in het aantal uitleningen in de vestigingen 2013
2014
Verschil
244.638
103.187
141.451
dBOS Er waren enkele tegenslagen met de inrichting van de administratie in de bibliotheken op school. In noordwest vertraagde de invoer van leerlingen/leden. Een aantal scholen wilde, voordat de gegevens van de leerlingen werden ingevoerd, eerst toestemming vragen aan de ouders. Dat vanwege de privacy. Dat betekende dat het aantal leden op de peildatum 3112-2014 wel op peil was, maar dat in de loop van 2014 nog niet van alle leerlingen de uitleningen konden worden geregistreerd. Een tweede tegenslag was dat de geplaatste apparatuur voor de zelfbediening niet goed aansloot bij de nieuwe software. De software is landelijk ontwikkeld en maakt ook het monitoren van het leesgedrag mogelijk. De apparatuur is omgeruild, maar dat had wel als gevolg dat gedurende een aantal weken geen administratie plaats vond. Ook moet worden opgemerkt dat de cijfers over 2013 voor BNWF de uitleningen in de Lytse Biebs betroffen. Hierin zijn dus ook de uitleningen aan volwassenen in de Lytse Biebs geteld en die uitleningen verplaatsten zich in 2014 van de Lytse Biebs naar de vestigingen. Gezien de aanloopproblemen mag worden aangenomen dat de uitleencijfers in 2015 op het niveau van 2013 zullen liggen.
25
E-books Voor het eerst rapporteren we ook het aantal geleende e-books en het aantal leden/web accounts die via de landelijke e-portal leenden. In 2014 leenden 990 leden van BNF 6.646 e-books. De landelijke cijfers zijn 778.413 uitleningen aan 114.290 web accounts.
Afdracht leenrecht Het is wettelijk verplicht leenrechten af te dragen over uitleningen die de bibliotheek verricht. Als uitleningen aan leerlingen en leerkrachten plaatsvinden in en onder verantwoordelijkheid van de school, dan hoeft geen leenrecht te worden betaald, omdat het dan valt onder het vrijstellingsregime. In deze situatie is niet van belang of de school een eigen collectie heeft of dat zij gebruik maakt van collecties die ter beschikking worden gesteld door de bibliotheek Als de uitleningen in het gebouw van de school plaatsvinden, onder verantwoordelijkheid van de bibliotheek, dan moet over de uitleningen wel een leenrechtvergoeding worden betaald aan
26
Stichting Leenrecht. Hiervan is onder andere sprake als de bibliotheek in de school fungeert als bibliotheekvestiging die publiek toegankelijk is, zoals in het geval van een buurtbibliotheek of bij multifunctionele accommodaties (brede school). In deze situaties worden de uitleningen als eigen uitleningen van de bibliotheek vermeld in de jaarstatistiek bij het jaarverslag. De uitleningen in de Lytse Biebs vielen onder verantwoordelijkheid van de bibliotheek en derhalve werden de uitleenresultaten opgegeven aan de Stichting Leenrecht. dBOS is een samenwerking tussen gemeente, bibliotheek en school. DBOS is uitsluitend bestemd voor leerkrachten en leerlingen van de betreffende school, waarbij de gemeenten financiert en de bibliotheek faciliteert. De uitleningen in de bibliotheek op school worden onder verantwoordelijkheid van de school geregistreerd. Met gemeente en school is afgesproken dat de uitleningen via het jaarverslag van de bibliotheek worden gerapporteerd.
Uitleningen Achtkarspelen
Ameland
Dantumadeel
2013
49.078
6.174
14,39%
87.436
76.890
-10.546
-12,06%
Surhuisterveen
125.261
116.965
-8.296
-6,62%
Gemeente
255.601
242.933
-12.668
-4,96%
6.179
4.683
-1.496
-24,21%
Nes
Hollum
19.599
18.363
-1.236
-6,31%
Gemeente
25.778
23.046
-2.732
-10,60%
dBOS
37.729
37.066
-663
-1,76%
Damwald
75.300
60.375
-14.925
-19,82%
61.723
51.659
-10.064
-16,31%
137
0
-137
-100,00%
174.889
149.100
-25.789
-14,75%
31.615
30.291
-1.324
-4,19%
Dokkum
dBOS
227.510
213.634
-13.876
-6,10%
Gemeente
259.125
243.925
-15.200
-5,87%
23.091
26.988
3.897
16,88%
dBOS Hallum
32.777
0
-32.777
-100,00%
55.868
26.988
-28.880
-51,69%
9.136
327
-8.809
-96,4%
Franeker
150.287
138.979
-11.308
-7,5%
Gemeente
159.423
139.306
-20.117
-12,6%
Harlingen
128.583
113.139
-15.444
-12,0%
Gemeente
128.583
113.139
-15.444
-12,0%
7.019
1.320
-5.699
-81,2%
Gemeente
Harlingen Het Bildt
dBOS
dBOS St.-Annaparochie
Kollumerland
Leeuwarderadiel Menameradeel
procent
42.904
Gemeente
Franeker
absoluut
dBOS
Feanwalden
Ferwerderadiel
Verschil
Buitenpost
De Westereen
Dongeradeel
2014
113.913
106.748
-7.165
-6,3%
Gemeente
120.932
108.068
-12.864
-10,6%
dBOS
24.976
22.203
-2.773
-11,10%
Kollum
65.047
57.178
-7.869
-12,10%
Gemeente
90.023
79.381
-10.642
-11,82%
Stiens
98.458
97.769
-689
-0,7%
Gemeente
98.458
97.769
-689
-0,7%
17.578
730
-16.848
-95,8%
dBOS Dronryp
45.852
38.232
-7.620
-16,6%
Gemeente
63.430
38.962
-24.468
-38,6%
15.753
13.571
-2.182
-13,85%
Schiermonnikoog
Schiermonnikoog
Terschelling
Terschelling
48.921
41.273
-7.648
-15,6%
Vlieland
Vlieland
12.523
9.952
-2.571
-20,5%
1.509.307
1.327.413
-98.093
-6,50%
Totaal Vestigingen
1.315.259
1.159.410
-155.849
-11,85%
Totaal dBOS (de Bibliotheek op school)
194.048
168.003
-26.045
-13,42%
+0
6.646
6.646
1.509.307
1.334.059
-175.248
Totaal
Totaal e-books via landelijke portal
Totaal BNF
-11,61%
27
6. Financiele positie De jaarrekening 2014 is door de directeur/bestuurder vastgesteld en door de Raad van Toezicht in haar vergadering van 17 april 2015 goedgekeurd. Bij de jaarrekening heeft de directeur/bestuurder een bevestiging afgegeven aan de accountant in samenhang met de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2014. De bevestiging is gericht op het afgeven van een accountantsverklaring waarin staat dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het
vermogen van BNF per 31 december 2014 en van het resultaat over 2014. De jaarrekening is opgemaakt in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen betreffende de jaarrekening zoals opgenomen in de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 “Organisaties zonder winststreven”. Over de voortgang van beleid en financiën in 2014 is de Raad van Toezicht door middel van kwartaalrapportages geïnformeerd.
6.1 Balans en resultaat Om een beeld van de financiële positie te geven is onderstaand een korte weergave van de balans en een analyse van het resultaat over 2014 opgenomen.
Balans per 31 december 2014 Stichting BNF Activa (na resultaatbestemming)
31-12-2014
31-12-2013
Materiële vaste activa
1.072.962
1.075.415
674.793
698.896
1.205.971
1.320.150
1.880.764
2.019.046
Totaal
2.953.726
3.094.461
PASSIVA (na resultaatbestemming)
31-12-2014
31-12-2013
Algemene reserves
530.907
552.034
Bestemmingsreserves
709.202
741.917
1.240.109
1.293.951
156.389
334.346
455.197
493.545
1.102.031
972.619
2.953.726
3.094.461
Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen
Eigen vermogen
Voorzieningen
Langlopende schulden Geldleningen o/g
Kortlopende schulden Totaal
28
Resultaat De jaarrekening beschrijft de Baten en de Lasten van onze vestigingen en teams in het werkgebied Noord Fryslân en is opgezet rondom de exploitatie van onze organisatie, zoals wij die in 2014 hebben gerealiseerd. Het bedrijfsresultaat voor Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân is € 43.195 negatief. Er was € 89.740 positief begroot. Na verrekening van rentelasten en rentebaten wordt het verschil gedekt door onttrekkingen (€ 97.852) en toevoegingen aan bestemmings- reserves/fondsen (€ 65.137) en door onttrekkingen (€ 68.663) en toevoegingen (€ 47.536) aan de algemene reserves. Het resultaat 2014 verschilt van de begroting 2014 door € 46.720 lagere baten en € 85.835 hogere lasten. Per saldo is er sprake van een verschil tussen begroting en jaarrekening van € 132.555 negatief. Dat wekt de indruk dat de financiële resultaten over 2014 tegenvallen, maar dat is niet het geval. Eenmalige fusie- en frictiekosten, ontslagvergoedingen, maar ook afrekeningen van subsidies met gemeenten worden niet begroot, maar worden wel in de exploitatie opgenomen. Dat verklaart voor een groot deel de verschillen tussen begroting en jaarrekening. De verschillen worden in de toelichting op de exploitatierekening verklaard. Van grote invloed op de jaarrekening en de resultaten in 2014 waren de kosten rondom fusie en vervolgens de integratie van voormalig BNWF en BNOF. Dat vanwege het gedeelde boekjaar, maar ook vanwege de andere wijze van financiering van de fusiekosten (BNWF uit exploitatie en BNOF uit een reservering)
en vanwege afkoopsommen vanwege afvloeiing van personeel. 1. Om een eerlijke toedeling van kosten van Overhead en Bovenlokale kosten aan iedere gemeente te verkrijgen is in eerste instantie een verdeling gemaakt op basis van de inwoneraantallen van voormalig BNWF en BNOF. Vervolgens zijn de kosten verdeeld op de verdeelsleutels zoals die voor de twee werkgebieden met de gemeenten is overeengekomen. 2. De kosten van fusie zijn in eerste instantie 50 – 50 verdeeld en op basis van de verdeelsleutel gemuteerd. Voor NO zijn het projectkosten. Deze zijn verantwoord onder de passiva – eigen vermogen – bestemmingsreserves. Voor NW waren de kosten begroot en zijn de kosten via de exploitatie verwerkt. 3. De frictiekosten van Noordwest zijn onttrokken aan de voorziening Onderstaand een resultaatanalyse van BNF over 2014. Hieruit blijkt dat het nettoresultaat uit bedrijfsvoering € 231.836 bedraagt. Het aandeel van Overhead en Bovenlokale kosten in het nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering was € 286.794. Dat bedrag betrof uitsluitend eenmalige kosten. Het beeld komt overeen met de ambitie om kosten op overhead te besparen en kosten die direct verbonden zijn aan dienstverlening op niveau te houden. De cijfers komen ook overeen met de meerjarenbegroting die als onderdeel in de beoordeling van de meerwaarde van de fusie is gemaakt. Deze kan nu bijgewerkt worden met en op basis van de cijfers uit de jaarrekening 2014.
29
Resultaatanalyse BNF totaal Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming)
-53.842
Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
31.656
Onttrekking activareserve Dokkum
19.570
Onttrekking activareserve St.-Annaparochie
10.030
Eenmalige kosten retail Dokkum
35.000
schatting eenmalige advieskosten derden
90.000
afkoopsom
196.794 383.050
Af: Dotatie reserve inrichting/automatisering Ameland
8.340
Toevoeging resultaat 2013 algemene reserve Kollum
32.235
Toevoeging voorziening reserve inrichting Stiens
56.797 97.372
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
231.836
Het totaal aan reserves bedraagt per 31-12-2014 € 530.907
Het totaal aan bestemmingsreserves bedraag per 31-12-2014 € 709.202. Specifiek voor de gemeenten in Noordoost die deelnemen in de Regiovisie is er een bestemmingsreserve personeel van € 101.519. De reserve Fusie is per 31-12-2014 uitgeput. Specifiek voor Noordwest is er een bestemmingsreserve integratiegelden van € 82.396. De reserve Fusie is per 31-12-2014 uitgeput.
Resultaatanalyse Overhead/Bovenlokale diensten Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming)
-
Bij: schatting eenmalige advieskosten derden
90.000
afkoopsom
196.794 286.794
Af: eenmalige posten: Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
286.794
Het vermelde totaal van ontslagvergoedingen als gevolg van de fusie is verdisconteerd in de exploitatie bovenlokaal en via splitsing over NO en NW en vervolgens per verdeelsleutel toegerekend aan de gemeenten.
Resultaatanalyse per gemeente De afwijking per gemeenten zijn in 3 groepen te verdelen: 1. De beschikkingen van Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Het Bildt, Franekeradeel en Leeuwarderadeel wijken af van de begroting. Dit heeft als effect dat er € 51.348 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot. 2. De bij Ameland, Ferwerderadiel, Kollumerland en Schiermonnikoog geboekte subsidie wijkt af van de correspondentie c.q. begroting. Oorzaak is dat deze gemeenten exploitatiesubsidie verstrekken. Via de jaarrekening wordt voorgesteld de overschotten naar de gemeenten terug te laten vloeien (zie ook: Toelichting balans-Kortlopende schulden). Dit heeft als effect dat er € 34.361 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot. 3. De bij Harlingen, Terschelling en Vlieland geboekte subsidie wijkt af van de correspondentie c.q. begroting. Oorzaak is dat in deze gemeenten het voorgeschreven plafond van de egalisatiereserve is bereikt. Via de jaarrekening wordt voorgesteld de overschotten naar de gemeenten terug te laten vloeien (zie ook: Toelichting balans-Kortlopende schulden). Dit heeft als effect dat er € 67.697 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot.
30
Onderstaand is per gemeente een analyse van het resultaat, de subsidie over 2014 en de reserves per 31-12-2014 weergegeven. Resultaatanalyse Achtkarspelen Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-4.402 4.456 4.456
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
54
De beschikking van Achtkarspelen wijkt € 2.133 negatief af van de begroting. Het resultaat bedraagt € 54 en dat bedrag is toegevoegd aan de Algemene reserve. Algemene reserve € 97.909 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 97.747 Resultaatanalyse Ameland Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
7.880 460 460
Af: Dotatie reserve inrichting/automatisering Ameland
8.340
Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
8.340
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Ameland kent een exploitatiebegroting. Het verschil tussen gevraagde en benodigde subsidie ten bedrage van € 6.647 is opgenomen onder de kortlopende schulden - crediteuren. Het saldo van de crediteur is € 12.420. Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 52.526 Resultaatanalyse Dantumadiel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
5.007 3.855 3.855
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
8.862
De subsidiebeschikking van Dantumadiel wijkt, vooral vanwege de nog niet gerealiseerde huisvesting in De Westereen, € 33.258 negatief af van de begroting. Het resultaat van € 8.862 is toegevoegd aan de egalisatiereserve Dantumadeel. Algemene reserve € 17.844 en Egalisatiereserve € 179.329
31
Resultaatanalyse Dongeradeel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie Onttrekking activareserve Dokkum Eenmalige kosten retail Dokkum
-75.307 5.251 19.570 35.000 59.821
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-15.486
In Dongeradeel is € 50.486 onttrokken aan de algemene reserve. De onttrekking is voor € 35.000 veroorzaakt door eenmalige kosten vanwege de herinrichting en voor € 15.486 door reguliere bedrijfsvoering. Algemene reserve € € 71.667 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 18.657 Bestemmingreserve tbv afschrijfkosten van activa € 58.690 Resultaatanalyse Ferwerderadiel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-1.238 1.238 1.238
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Ferwerderadiel kent een exploitatiebegroting. Het saldo van € 6.215 is opgenomen onder de kortlopende schulden – crediteuren en zal aan de gemeente worden teruggestort. De gemeente Ferwerderadiel heeft nog geen bijdrage gestort voor frictiekosten als gevolg van de Regiovisie. Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 10.960 Resultaatanalyse Franekeradiel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-40.316 3.720 3.720
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-36.596
Franekeradeel beschikte € 11.173 lager dan is begroot. De huisvestingskosten bedroegen € 7.002 meer dan is begroot. Beide verschillen zijn aanleiding het financiële verkeer als gevolg van afspraken nader te bespreken. Het tekort van € 36.596 is onttrokken aan de Bestemmingsreserve inrichting en automatisering. Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 11.422
32
Resultaatanalyse Harlingen Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-2.880 2.880 2.880
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
De in de Jaarrekening opgenomen subsidie van de gemeente Harlingen is € 41.712 lager dan begroot. Het saldo wordt normaliter toegevoegd aan de egalisatiereserve. Deze heeft al het overeengekomen plafond bereikt. In overleg met de gemeente wordt de bestemming bepaald. Voorgesteld zal worden het overschot te reserveren voor verbetering van de huisvesting. Egalisatiereserve € 39.948 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 59.065 Resultaatanalyse Het Bildt Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie Onttrekking activareserve St.Anna
-22.768 1.934 10.030 11.964
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-10.804
Het Bildt beschikte € 5.926 lager dan begroot. De huisvestingskosten bedroegen € 5.810 meer dan begroot. Dat is aanleiding het financiële verkeer als gevolg van afspraken nader te bespreken. Het Bildt kende een negatieve reserve van € 14.901. Deze wordt nu vergroot naar totaal € 25.714 negatief. Egalisatiereserve € -25.714 Bestemmingreserve tbv afschrijfkosten van activa € 30.140
33
Resultaatanalyse Kollumerland Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
30.078 2.157 2.157
Af: Toevoeging resultaat 2013 algemene reserve Kollum
32.235
Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
32.235
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Kollumerland kent een exploitatiebegroting. Het saldo van € 22.214 is opgenomen onder de kortlopende schulden - crediteuren. In overleg met de gemeente wordt de bestemming bepaald. Eerder is besloten dat het positieve resultaat 2013 van € 32.235 toegevoegd mag worden aan de reserves ten behoeve van en herhuisvesting. Dat zal ook voor 2014 worden voorgesteld. Algemene reserve € 35.445 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 31.233
Resultaatanalyse Leeuwarderadeel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
47.550 1.874 1.874
Af: Toevoeging voorziening aan reserve inrichting Stiens
56.797
Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
56.797
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-7.373
De toegekende subsidie bedraagt € 4.212 meer dan is begroot. Als dekking van de kosten vanwege de verbouw van de nieuwe huisvesting in De Skalm is een extra subsidie van € 56.797 toegekend en toegevoegd aan de bestemmingsreserve inrichting/automatisering. Het tekort van € 7.373 is onttrokken aan de Egalisatiereserve. Egalisatiereserve € 3.189 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 69.693
34
Resultaatanalyse Menameradiel Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
3.891 2.494 2.494
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
6.385
Het positieve bruto resultaat en het aandeel in de fusie resulteren in een toevoeging aan de egalisatiereserve van € 6.385. Egalisatiereserve € 83.437 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 43.258
Resultaatanalyse Schiermonnikoog Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-265 265 265
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Schiermonnikoog kent een exploitatiebegroting. Het verschil tussen gevraagde en benodigde subsidie ten bedrage van € 11.505 is opgenomen onder de kortlopende schulden - crediteuren. Het saldo van de crediteur is € 10.425. Algemene reserve € 991 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 6.530
Resultaatanalyse Terschelling Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming) Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
-871 871 871
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Het verschil tussen gevraagde en benodigde subsidie ten bedrage van € 3.795 is opgenomen onder de kortlopende schulden - crediteuren. Het saldo van de crediteur is € 13.701. Egalisatiereserve € 21.785 Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering € 30.490
35
Resultaatanalyse Vlieland Brutoresultaat (volgens resultaatbestemming)
-201
Bij: Aandeel onttrekking reserve fusie
201 201
Af: Aandeel toevoeging reserve algemeen
-
Aandeel toevoeging reserve personeel
-
Nettoresultaat uit reguliere bedrijfsvoering
-
Het verschil tussen gevraagde en benodigde subsidie ten bedrage van € 22.190 is opgenomen onder de kortlopende schulden - crediteuren. Het is veroorzaakt doordat de begroting voorzag in herhuisvesting. Deze wordt in 2015 gerealiseerd. Het saldo van de crediteur is € 57.410 als gevolg van het bereiken van het plafond in de bijdrage aan algemene en personele reserve. Egalisatiereserve € 5.077 Bestemmingsreserve Arbo-aanpassingen van is uitgeput door overboeking naar de Bestemmingsreserve Inrichting en automatisering. Deze bedraagt nu € 4.876.
Samenwerking Fries Bibliotheken Netwerk Een aantal kostenposten is niet opgenomen in deze jaarrekening, omdat ze onderdeel uitmaken van de afspraken tussen de Friese bibliotheken. De centrale serviceorganisatie in Leeuwarden, Bibliotheekservice Fryslân, ondersteunt vijf bibliotheekorganisaties in Fryslân. Bibliotheekservice Fryslân wordt gefinancierd door provinciale subsidie en inkomsten uit dienstverlening. De provinciale subsidie omgerekend naar inwoners betekent dat circa € 4,00 per inwoner in de vorm van dienstverlening naar de Friese bibliotheken gaat. Dit betreft het provinciebreed gehanteerde uitleen- en catalogussysteem (BICAT en Internettoegangen tot de catalogus), expeditie en de verwerkingskosten van door de bibliotheken aangekochte media. Deze kosten komen niet terug in deze jaarrekening, maar de geleverde diensten en producten maken wel een onmisbaar deel uit van onze organisatie. De waarde is circa 20% van de exploitatie. Door de samenwerking in provinciaal verband (en de subsidie aan het Friese Bibliotheeknetwerk) is het bovendien mogelijk een efficiency voordeel op deze diensten te halen.
36
6.2 Werkkapitaal Per 31-12-2014 was het beschikbare werkkapitaal € 778.733. Per 31-12-2013 bedroeg het werkkapitaal € 1.046.427. Het beschikbare werkkapitaal is derhalve in 2014 met € 267.694 afgenomen. De Raden van Toezicht van BNOF en BNWF kenden een treasurybeleid. Treasury heeft als doel het beheersen van financiële risico’s. De primaire doelstelling van Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân is het werkzaam zijn op het gebied van het openbaar bibliotheekwerk. Financieren en beleggen is dan ook ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. De doelstelling voor de treasury functie bij Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. In 2015 zal BNF het treasurybeleid opnieuw vaststellen.
7. Jaarverslag raad van toezicht In overeenstemming met artikel 14 van de Statuten maakt de Raad van Toezicht (RvT) een verslag op van de werkzaamheden in het afgelopen boekjaar.
Raad van Toezicht stichting Openbare Bibliotheken Noordoost Fryslân (BNOF) De samenstelling van de Raad van Toezicht BNOF tot 1 juli 2014 was als volgt: • De heer Louis Lyklema (16-01-1946) / voorzitter* • De heer Wiebe Knobbe (09-11-1951) / vicevoorzitter • Mevrouw Jannie van der Wal (11-01-1963) / secretaris • Mevrouw Corrie van Noort (02-07-1967) / lid* • Mevrouw Barbara Bangma (23-05-1969) / lid
De overige behandelde onderwerpen zijn: • voortgang Regiovisie • reorganisatie BNOF in voorjaar 2014 • fusie met Bibliotheken NoordWest Fryslân (BNWF) • het Due Diligence rapport in het kader van de voorgenomen fusie met BNWF • nieuwe statuten Bibliotheken Noord Fryslân (BNF) per 1 juli 2014 • Code Cultural Governance in relatie tot de statuten en besturingsmodel • meerjarenbeleidsplan en –begroting 2013-2016 • financiële kwartaal- en managementrapportages • bedrijfsresultaten • ziekteverzuimrapportage • verkoop aantal panden en (her-)huisvesting van de verschillende bibliotheken • provinciale en landelijke ontwikkelingen bibliotheekwerk • zelfevaluatie RvT
Verder liet de RvT zich informeren over: *Tevens lid stuurgroep samenwerkingsproces BNWF BNOF. Voorzitter Louis Lyklema trok zich in januari 2014 terug uit de raad. Vicevoorzitter Wiebe Knobbe nam zijn taken als voorzitter en lid van de stuurgroep samenwerkingsproces over.
De RvT BNOF vergaderde in 2014 zesmaal. In zijn vergadering van 22 april 2014 heeft de RvT het jaarverslag 2013 goedgekeurd. De accountantscontrole was in handen van KPMG.
• personele zaken in de organisatie • het jaarwerkplan 2014 • het door de directeur/bestuurder gevoerde overleg met de betrokken gemeenten Eind maart hield een delegatie van de Rvt een functioneringsgesprek met de directeur/bestuurder. De juni-vergadering was de laatste RvT-vergadering van mevrouw Bangma. Zij koos ervoor niet mee te gaan naar de gefuseerde organisatie. In september werd tijdens een genoeglijk diner afscheid genomen van mevrouw Bangma.
37
Raad van Toezicht stichting Openbare Bibliotheken NoordWest Fryslân De samenstelling van de Raad van Toezicht was tot 1 juli 2014 als volgt: • De heer Gerrit Elverdink (21-01-1942) / voorzitter* • De heer Jitse Kingma (20-08-1947) / vicevoorzitter* • Mevrouw Leontine Bijleveld (23-05-1955) / secretaris • De heer Auke Spijksma (08-02-1945) / lid *Tevens lid stuurgroep samenwerkingsproces.
De RvT vergaderde in 2014 viermaal. In zijn vergadering van 23 april 2014 heeft de RvT het jaarverslag 2013 goedgekeurd. De accountantscontrole was in handen van KPMG.
• nieuwe statuten Bibliotheken Noord Fryslân (BNF) per 1 juli 2014 • Code Cultural Governance in relatie tot de statuten en besturingsmodel • (her-)huisvesting van de verschillende bibliotheken • provinciale en landelijke ontwikkelingen bibliotheekwerk
Verder liet de RvT zich informeren over: • personele zaken in de organisatie • het jaarwerkplan 2014 • het door de interim-directeur gevoerde overleg met de betrokken gemeenten Per 1 januari 2014 trad mevrouw Brigitte Annejet (Bri) Wiener af. Wegens benoeming als raadslid in de gemeente Leeuwarderadeel trad de heer Auke Spijksma af per 1 juli 2014. In juli werd tijdens een genoeglijk diner afscheid genomen van beide RvT-leden.
De overige behandelde onderwerpen zijn: • evaluatie reorganisatie 2013 • meerjarenbeleidsplan en –begroting 2013-2016 • fusie met Bibliotheken Noordoost Fryslân (BNOF) • het Due Diligence rapport in het kader van de voorgenomen fusie met BNWF • financiële kwartaal- en managementrapportages • bedrijfsresultaten
38
De heer J. Bethlehem was tot 1 juli 2014 directeur/ bestuurder van Bibliotheken Noordoost Fryslân en tot 1 juli 2014 directeur/bestuurder a.i. van Bibliotheken NoordWest Fryslân. Per 1 juli 2014 is de heer J. Bethlehem benoemd als directeur/bestuurder van stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân.
Raad van Toezicht Bibliotheken Noord Fryslân (BNF) per 1 juli 2014 • De heer Gerrit Elverdink (21-01-1942) / voorzitter* • De heer Wiebe Knobbe (09-11-1951) / vicevoorzitter • Mevrouw Jannie van der Wal (11-01-1963) / secretaris • Mevrouw Leontine Bijleveld (23-05-1955) / lid • De heer Jitse Kingma (20-08-1947) / lid • Mevrouw Corrie van Noort (02-07-1967) / lid
De RvT BNF vergaderde in 2014 vijfmaal. De Raad van Toezicht heeft de behaalde resultaten op de onderscheiden beleidsterreinen aan de hand van de gestelde doelen en de bijbehorende budgetten beoordeeld. De bevindingen stemmen overeen met de weergave door de bestuurder zoals in de inleiding bij dit Jaarverslag is verwoord.
De behandelde onderwerpen zijn: • onderlinge kennismaking en kennismaking met MT en OR • vaststellen rooster van aftreden • meerjarenbeleidsplan en –begroting 2013-2016 • evaluatie fusie • financiële kwartaal- en managementrapportages • bedrijfsresultaten • (her-)huisvesting van de verschillende bibliotheken • provinciale en landelijke ontwikkelingen bibliotheekwerk
Verder liet de RvT zich informeren over: • personele zaken in de organisatie • het jaarwerkplan 2014 • het door de interim-directeur gevoerde overleg met de betrokken gemeenten De Raad van Toezicht is tevreden over de algemene gang van zaken in de Stichting en de effectiviteit van het door de stichting gehanteerde systeem van risicobeheersing en controle.
Relevante gegevens betreffende de leden van de Raad van Toezicht en de directeur/ bestuurder per 1 januari 2014 Alle leden hebben de Nederlandse nationaliteit.
De volgende functies en nevenfuncties zijn bekend: De heer Gerrit Elverdink; bestuurslid van de Stichting Vrienden van de GGZ. De heer Wiebe Knobbe; ondernemer, Wiebe Knobbe Mentor en Raadgever; voorzitter van bestuur Stichting Tiem te Heerenveen; t Raad van Toezicht OSG Singelland te Drachten; lid Raad van Commissarissen van woningcorporatie Thús Wonen te Dokkum; secretaris/ penningmeester Raad van Toezicht Schouwburg de Lawei te Drachten; penningmeester van het Bestuur Stichting Maryška Jansen-Schwarz te Zwolle; voorzitter Raad van Toezicht Stichting Partoer te Leeuwarden. Mevrouw Jannie van der Wal; eigenaar HR adviesbureau en werkzaam als interim manager; voorzitter RvT van Stichting KEaRN in Burgum; secretaris van de vereniging Leefbaar met Energie Feanwâlden. Mevrouw Leontine Bijleveld; zelfstandig onderzoeker en adviseur in arbeidsverhoudingen en vrouwenrechten; penningmeester Stichting Wij Vrouwen Eisen (Amsterdam); voorzitter Netwerk VN-Vrouwenverdrag (Amsterdam). De heer Jitse Kingma; voorzitter van de Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs (CVO) in Noord Fryslân. CVO is het bevoegd gezag voor de scholen: Christelijk Gymnasium Beyers Naudé te Leeuwarden, CSG Comenius te Leeuwarden en CSG Ulbe van Houten te St.-Annaparochie; voorzitter van de onafhankelijke commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente Terschelling; voorzitter van de Stichting Campus Middelsee te St.-Annaparochie. Deze stichting heeft ten doel het faciliteren van en het voorzien in de huisvesting van het voortgezet onderwijs en het onderdak bieden van een leerwerkcentrum te St.-Annaparochie. Mevrouw Corrie van Noort; vicevoorzitter bij Stichting Centrum Tûmba, Leeuwarden; lid regionale Adviesraad Kamer van Koophandel Noord-Nederland; lid Adviesraad Woningcorporatie Accolade. De heer Jouke Bethlehem; secretaris dorpshuis “De Bult” Ter-Idzard. Het bestuur wordt hierbij kwijting en decharge verleend van het door haar gevoerde beleid over het jaar 2014. De Raad van Toezicht dankt alle medewerkers zeer voor hun inzet.
Harlingen, vastgesteld d.d. 17 april 2015
39
40
Jaarrekening
41
BALANS PER 31 DECEMBER 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Bedragen in Euro ACTIVA
31-12-2014
(na resultaatbestemming) 1) Materiële vaste activa
31-12-2013
1.072.962
1.075.415
674.793 1.205.971
698.896 1.320.150
1.880.764
2.019.046
2.953.726
3.094.461
2) Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen
Totaal PASSIVA
31-12-2014
(na resultaatbestemming) 3) Eigen vermogen Algemene reserves Bestemmingsreserves
31-12-2013
530.907 709.202 1.240.109
552.034 741.917 1.293.951
156.389
334.346
455.197
493.545
6) Kortlopende schulden
1.102.031
972.619
Totaal
2.953.726
3.094.461
4) Voorzieningen 5) Langlopende schulden Geldleningen o/g
1 42
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Bedragen in Euro BATEN Subsidies Exploitatiesubsidie gemeente Bijdrage Friese literatuur Bijdrage gemeente BDC Overige subsidies Overige bedrijfsopbrengsten Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten
jaarrek.2014 3.780.324 6.472 8.432 -
LASTEN Personeel Lonen en salarissen Sociale lasten Pensioenlasten Overige personeelskosten Overige bedrijfskosten Bestuur en organisatie Huisvesting Afschrijvingen activa Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten
3.755.936 10.317 9.344 243.520
3.921.065
4.019.117
703.120 130.011 14.215
719.890 158.050 38.910
720.857 141.617 70.975
847.346
916.850
933.449
140.907
-
62.587
4.783.481
4.837.915
5.015.153
jaarrek.2014 1.269.987 217.098 209.418 671.926
begroting 2014 1.422.760 210.370 251.830 257.440
jaarrek.2013 1.446.272 220.862 242.209 602.722
2.368.429
2.142.400
2.512.065
140.623 766.479 177.002 173.693 -15 125.190 876.539 22.526 1.617
208.330 750.375 190.140 169.220 2.400 133.590 1.049.040 15.570 83.890
146.396 775.195 204.558 178.303 4.121 113.912 866.801 23.158 6.527
2.283.654
2.602.555
2.318.971
174.593
3.600
160.602
4.826.676
4.748.555
4.991.638
-43.195 15.080 -25.727 -53.842 97.852 65.137 68.663 47.536 -
89.360 26.110 -25.730 89.740 29.600 79.340 40.000
23.515 20.378 -27.047 16.846 135.426 72.850 53.013 132.435 -
Projectkosten Som der lasten
3.901.495 10.220 9.350 -
jaarrek.2013
3.795.228
Projectbaten Som der baten
begroting 2014
Bedrijfsresultaat Rentebaten Rentelasten Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves
2 43
RESULTAATBESTEMMING 2014 Bedragen in Euro jaarrek.2014 Resultaatbestemming Achtkarspelen Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking aan Algemene Reserve Totaal Achtkarspelen Dantumadiel Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging aan egalisatiereserve Totaal Dantumadiel Dongeradeel Onttrekking aan activareserve inrichting Dokkum Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking aan Algemene Reserve Totaal Dongeradeel Ferwerderadiel Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Totaal Ferwerderadiel Kollumerland Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking aan Algemene Reserve Totaal Kollumerland Het Bildt Onttrekking aan activareserve inrichting St.Anna Toevoeging/onttrekking reserve inrichting/autom. Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Het Bildt Franekeradeel Toevoeging/onttrekking reserve inrichting/autom. Toevoeging reorganisatiereserve Onttrekking reorganisatiereserve Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Franekeradeel Harlingen Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Harlingen Leeuwarderadeel Toevoeging/onttrekking reserve inrichting/autom. Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Leeuwarderadeel Menameradiel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Menameradiel Terschelling Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Terschelling Vlieland Toevoeging/onttrekking reserve inrichting/autom. Toevoeging/onttrekking reserve fusie Toevoeging/onttrekking egalisatiereserve Totaal Vlieland
3 44
jaarrek.2013
-4.456 54 -4.402
3.770 14.110 17.880
16.257 -14.439 18.967 20.785
-3.855 8.862 5.007
3.270 12.210 15.480
14.063 -12.492 66.528 68.099
-19.570 -5.251 -50.486 -75.307
-19.570 4.460 16.630 1.520
-19.570 19.159 -17.018 33.129 15.700
-1.238 -1.238
1.050 3.920 4.970
4.516 -4.011 505
-2.157 32.235 30.078
1.830 6.830
7.870 -6.991
8.660
879
-10.030
-10.030 -6.443 -18.516 -34.989
-10.030 -1.934 -10.804 -22.768
transport
begroting 2014
-10.030
-36.596 -3.720 -40.316
-
-27.663 37.905 -37.905 -21.769 -49.432
-2.880 -2.880
30.000 30.000
985 985
56.797 -1.874 -7.373 47.550
-
6.041 6.041
-2.494 6.385 3.891
10.000 10.000
-5.242 -5.242
-871 -871
-
6.785 6.785
-201 -201
-
-7.486 -10.774 -18.260
-61.457
78.480
11.856
RESULTAATBESTEMMING 2014 Bedragen in Euro jaarrek.2014 Ameland Toevoeging aan Res.Inrichting/automatisering Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Totaal Ameland Schiermonnikoog Toevoeging reserve Personeel Toevoeging/onttrekking reserve fusie Totaal Schiermonnikoog Overhead Toevoeging reserve fusiekosten Onttrekking reserve fusiekosten Totaal Algemeen Totaal bibliotheken Noord Fryslân
begroting 2014
jaarrek.2013
8.340 -460 7.880
8.340 390 1.460 10.190
8.340 1.677 -1.490 8.527
-265 -265
230 840 1.070
968 -860 108
-53.842
89.740
53.657 -57.302 -3.645 16.846
Achtkarspelen De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De toevoeging aan de algemene reserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Dantumadiel De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De toevoeging aan de egalisatiereserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Dongeradeel De onttrekking aan de activareserve inrichting Dokkum betreft de afschrijflasten van de herinrichting. De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de algemene reserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Ferwerderadiel De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Kollumerland De toevoeging aan de algemene reserve betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Het Bildt De onttrekking aan de activareserve inrichting St.Annaparochie betreft de afschrijflasten van de herinrichting. De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de egalisatiereserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Franekeradeel De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de reserve inrichting betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Harlingen De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Leeuwarderadeel De toevoeging aan de reserve inrichting betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De onttrekking aan de egalisatiereserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Menameradiel De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. De toevoeging aan de egalisatiereserve betreft het exploitatieresultaat na mutaties in de bestemmingsreserves. Terschelling De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Vlieland De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Ameland De toevoeging aan de reserve inrichting/automatisering betreft de afschrijflasten van de door de gemeente gefinancierde in 2009 gedane investeringen. De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat. Schiermonnikoog De onttrekking aan de reserve fusie betreft een gedeelte van het exploitatieresultaat.
4 45
KASSTROOMOVERZICHT OVER 2014 Bedragen in Euro 2014
2013
Kasstroomoverzicht volgens de indirecte methode: Bedrijfsresultaat Aanpassingen voor: Afschrijvingen Mutaties voorzieningen Mutaties in werkkapitaal: Mutatie vorderingen Mutatie kortlopende schulden
24.103 129.412
Kasstroom uit bedrijfsoperaties Ontvangen interest Betaalde interest
15.080 -25.727
Kasstroom uit operationele activiteiten
Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen van materiële vaste activa
Kasstroom uit investeringsactiviteiten Opgenomen langlopende schulden Aflossingen langlopende schulden
Kasstroom uit financieringsactiviteiten
-43.195
23.515
177.002 -177.957
204.558 128.710
153.515 109.365 -10.647 -176.871 2.322 -38.348
Afname geldmiddelen
5 46
-297.766 116.175 20.378 -27.047 98.718 -174.549 -38.348 -114.179
-181.591 175.192 -6.669 -45.469 -88.193
168.523 -45.469 -88.193 34.861
Toelichting behorende tot de jaarrekening 2014 Algemeen Voornaamste activiteiten De stichting is statutair gevestigd te Franeker. De stichting heeft ten doel in de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, Het Bildt, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Harlingen, Kollumerland, Menameradiel, Leeuwarderadeel, Schiermonnikoog, Terschelling en Vlieland openbare bibliotheken op te richten en in stand te houden voor het beschikbaar stellen van media en informatie aan een ieder. Toegepaste standaarden De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving, richtlijn 640. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector (WNT) heeft de stichting zich gehouden aan de beleidsregel toepassing WNT en deze als normenkader bij het opmaken van de jaarrekening gehanteerd. Verwerking van de fusie Per 1 juli 2014 zijn stichting Bibliotheken Noordoost Fryslân en stichting Bibliotheken Noordwest Fryslân gefuseerd tot stichting Bibliotheken Noord Fryslân. Het betreft een juridische fusie, waarbij de activiteiten van de twee fuserende stichtingen zijn ondergebracht in de nieuwe fusiestichting. De vermogensbestanddelen van de fuserende stichtingen zijn onder algemene titel overgegaan op de fusiestichting. De twee fuserende stichtingen zijn hiermee opgehouden te bestaan. In de jaarrekening van stichting Bibliotheken Noord Fryslân is de ‘pooling of interest’-methode gehanteerd voor de verwerking van de fusie in de jaarrekening. Dit houdt in dat de activa, passiva, baten en lasten van de gefuseerde stichtingen voor het gehele boekjaar waarin de fusie heeft plaatsgevonden en de ter vergelijking opgenomen perioden zijn verwerkt in de jaarrekening van de nieuw opgerichte stichting, alsof de fusie heeft plaatsgevonden vanaf het begin van de vroegst weergegeven periode. Er hebben geen wijzigingen plaatsgevonden in de boekwaarden, met uitzondering van eventuele eliminaties van onderlinge transacties en verhoudingen. Waar nodig zijn de cijfers voor 2013 geherrubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2014 mogelijk te maken. Continuïteit Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling.
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Voor zover niet anders is vermeld, worden activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Een actief wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen ervan naar de stichting zullen toevloeien en de waarde daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Een verplichting wordt in de balans opgenomen wanneer het waarschijnlijk is dat de afwikkeling daarvan gepaard zal gaan met een uitstroom van middelen die economische voordelen in zich bergen en de omvang van het bedrag daarvan betrouwbaar kan worden vastgesteld. Baten worden in de staat van baten en lasten opgenomen wanneer een vermeerdering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermeerdering van een actief of een vermindering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Lasten
6
47
worden verwerkt wanneer een vermindering van het economisch potentieel, samenhangend met een vermindering van een actief of een vermeerdering van een verplichting, heeft plaatsgevonden, waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. Indien een transactie ertoe leidt dat nagenoeg alle of alle toekomstige economische voordelen en alle of nagenoeg alle risico's met betrekking tot een actief of verplichting aan een derde zijn overgedragen, wordt het actief of de verplichting niet langer in de balans opgenomen. Verder worden activa en verplichtingen niet meer in de balans opgenomen vanaf het tijdstip waarop niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van waarschijnlijkheid van de toekomstige economische voordelen en betrouwbaarheid van de bepaling van de waarde. De opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop zij betrekking hebben. Opbrengsten worden verantwoord indien alle belangrijke risico’s zijn overgedragen aan de koper. De jaarrekening wordt gepresenteerd in euro's, de functionele valuta van de stichting. Gebruik van schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het management zich oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen worden voortdurend beoordeeld. Herzieningen van schattingen worden opgenomen in de periode waarin de schatting wordt herzien en in toekomstige perioden waarvoor de herziening gevolgen heeft. Financiële instrumenten Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als afgeleide financiële instrumenten (derivaten) verstaan. Voor de grondslagen van primaire financiële instrumenten wordt verwezen naar de behandeling per balanspost. De stichting maakt geen gebruik van afgeleide financiële instrumenten. Materiële vaste activa De bedrijfsgebouwen en –terreinen en andere vaste bedrijfsmiddelen worden gewaardeerd tegen hun kostprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen. Over terreinen wordt niet afgeschreven. De kostprijs bestaat uit de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en overige kosten om de activa op hun plaats en in de staat te krijgen noodzakelijk voor het beoogde gebruik. Overheidssubsidies worden in mindering gebracht op de kostprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. De afschrijvingen worden berekend als een percentage over de aanschafprijs volgens de lineaire methode op basis van de economische levensduur. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De volgende afschrijvingspercentages worden hierbij gehanteerd: · Bedrijfsgebouwen : 2,5 - annuïtair. · Andere vaste bedrijfsmiddelen : 10 – 20. Onderhoudsuitgaven worden slechts geactiveerd, indien zij de gebruiksduur van het object verlengen. Voor periodiek groot onderhoud wordt verwerkt via een voorziening voor groot onderhoud. Buiten gebruik gestelde activa worden gewaardeerd tegen boekwaarde of lagere opbrengstwaarde. Bijzondere waardeverminderingen Voor materiële vaste activa wordt op iedere balansdatum beoordeeld of er aanwijzingen zijn dat deze activa onderhevig zijn aan bijzondere waardeverminderingen. Als dergelijke indicaties aanwezig zijn, wordt de realiseerbare waarde van het actief geschat. De realiseerbare waarde is de hoogste van de bedrijfswaarde en de opbrengstwaarde.
7 48
Verder wordt op iedere balansdatum beoordeeld of er enige indicatie is dat een in eerdere jaren verantwoord bijzonder waardeverminderingsverlies is verminderd. Als een dergelijke indicatie aanwezig is, wordt de realiseerbare waarde van het betreffende actief geschat. Terugneming van een eerder verantwoord bijzonder waardeverminderingsverlies vindt alleen plaats als sprake is van een wijziging van de gehanteerde schattingen bij het bepalen van de realiseerbare waarde sinds de verantwoording van het laatste bijzonder waardeverminderingsverlies. In dat geval wordt de boekwaarde van het actief opgehoogd tot de geschatte realiseerbare waarde, maar niet hoger dan de boekwaarde die bepaald zou zijn (na afschrijvingen) als in voorgaande jaren geen bijzonder waardeverminderingsverlies voor het actief zou zijn verantwoord. Onderhanden projecten In de waardering van onderhanden projecten worden de kosten die direct betrekking hebben op het project (zoals personeelskosten voor werknemers direct werkzaam aan het project en andere externe kosten die bij de uitvoering van het project worden gebruikt), begrepen. De toerekening van opbrengsten en kosten op onderhanden projecten geschiedt naar rato van de verrichte prestaties bij de uitvoering van het werk (‘percentage of completion’-methode) per balansdatum. Uitgaven die verband houden met projectkosten die na de balansdatum tot te verrichten prestaties leiden, worden als activa verwerkt indien het waarschijnlijk is dat ze in een volgende periode zullen leiden tot opbrengsten. Verwachte verliezen op onderhanden projecten worden onmiddellijk in de staat van baten en lasten als last verwerkt. Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Na eerste verwerking vindt waardering plaats tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieverentemethode, onder aftrek van een voorziening voor oninbaarheid. Voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de inbaarheid van de vorderingen. Eigen vermogen Algemene reserve/ egalisatierekening Reserve waarin het resultaat na resultaatbestemming wordt gemuteerd. Het betreft in beginsel een vrije reserve, eventuele beperkingen kunnen zijn opgelegd door de subsidieverstrekker in de subsidievoorwaarden. Hiertoe wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Bestemmingsreserve Reserve waaraan een beperkte bestedingsmogelijkheid is gegeven door het bestuur van de bibliotheek. Dotaties aan en onttrekkingen uit deze reserves vindt plaats door middel van resultaatbestemming. De beperkte doelstelling van de reserve wordt uiteengezet in de toelichting op de balans. Bestemmingsfonds Reserve waaraan een beperkte bestedingsmogelijkheid is gegeven door derden. Dotaties aan en onttrekkingen uit deze reserves vindt plaats door middel via resultaatbestemming. Voorzieningen Een voorziening wordt in de balans opgenomen, wanneer er sprake is van: · een in rechte afdwingbare of feitelijke verplichting die het gevolg is van een gebeurtenis in het verleden; en · waarvan een betrouwbare schatting kan worden gemaakt; en · het waarschijnlijk is dat voor afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen nodig is. Indien (een deel van) de uitgaven die noodzakelijk zijn om een voorziening af te wikkelen waarschijnlijk geheel of gedeeltelijk door een derde worden vergoed bij afwikkeling van de voorziening, wordt de vergoeding als afzonderlijk actief gepresenteerd. Voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen en verliezen af te wikkelen. Voor verwachte kosten inzake onderhoud van panden, installaties e.d. wordt een voorziening gevormd. De toevoegingen aan de voorziening worden bepaald op basis van het geschatte bedrag van groot onderhoud en de periode die telkens verloopt tussen de werkzaamheden van groot onderhoud, een en ander zoals blijkend uit een meerjarenonderhoudsplan. De kosten van groot onderhoud worden verwerkt ten laste van de voorziening voor zover deze is gevormd voor de beoogde kosten.
8
49
Langlopende en kortlopende schulden Langlopende en kortlopende schulden en overige financiële verplichtingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Na eerste verwerking vindt waardering plaats tegen geamortiseerde kostprijs op basis van de effectieverentemethode. Indien er geen sprake is van agio of disagio of transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde van de schuld. Opbrengstverantwoording Opbrengsten worden alleen verantwoord als er een redelijke zekerheid bestaat dat toekomstige voordelen naar de stichting zullen toevloeien en dat deze voordelen betrouwbaar kunnen worden ingeschat. Zodra een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van het resultaat van een onderhanden project, worden de projectopbrengsten en -kosten als opbrengsten en kosten in de staat van baten en lasten verwerkt naar rato van de verrichte prestaties per balansdatum. Onder projectopbrengsten wordt verstaan de in het contract overeengekomen indien en voor zover het waarschijnlijk is dat de opbrengsten zullen worden gerealiseerd en betrouw-baar kunnen worden bepaald. De mate waarin prestaties van een onderhanden project zijn verricht wordt bepaald aan de hand van de tot de balansdatum gemaakte projectkosten in verhouding tot de geschatte totale projectkosten. Indien het resultaat van een onderhanden project niet betrouwbaar kan worden bepaald, worden de projectopbrengsten slechts verwerkt tot het bedrag van de gemaakte projectkosten dat waarschijnlijk kan worden verhaald. Verwachte verliezen op projecten worden onmiddellijk in de staat van baten en lasten opgenomen. Overheidssubsidies Overheidssubsidies worden aanvankelijk in de balans opgenomen als vooruitontvangen baten. Zodra er redelijke zekerheid bestaat dat zij zullen worden ontvangen en de stichting zal voldoen aan de daaraan verbonden voorwaarden worden zijn verantwoord als subsidie opbrengsten. Subsidies ter compensatie van door de stichting gemaakte kosten worden systematisch als opbrengsten in de staat van baten en lasten opgenomen in dezelfde periode als die waarin de kosten worden gemaakt. Subsidies ter compensaties van de stichting voor de kosten van een actief worden systematisch in de staat van baten en lasten opgenomen gedurende de gebruiksduur van het actief. Overige opbrengsten De overige opbrengsten bestaan voor een groot deel uit ontvangen contributies en telaatgelden. De opbrengsten worden verantwoord zodra deze zijn ontvangen en worden vanaf dat moment systematisch in de staat van baten en lasten opgenomen. Pensioenlasten De stichting kent voor haar werknemers een toegezegde bijdrage regeling. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds. De stichting heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van tekort bij het bedrijfstakpensioenfonds, anders dan het effect van hoger toekomstige pensioenpremies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als toegezegde bijdrage regeling; alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar zijn in de jaarrekening verantwoord. Leasing De stichting kan financiële en operationele leasecontracten afsluiten. Een leaseovereenkomst waarbij de voor- en nadelen verbonden aan het eigendom van het leaseobject geheel of nagenoeg geheel door de lessee worden gedragen, wordt aangemerkt als een financiële lease. Alle andere leaseovereenkomsten classificeren als operationele leases. Bij de leaseclassificatie is de economische realiteit van de transactie bepalend en niet zozeer de juridische vorm. Operationele leases Als de stichting optreedt als lessee in een operationele lease, wordt het leaseobject niet geactiveerd. Leasebetalingen inzake de operationele lease worden lineair over de leaseperiode ten laste van de staat van baten en lasten gebracht.
9 50
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Bedragen in Euro ACTIVA 1) Materiële vaste activa Activa
Afschrijving % Bedrijfsgebouwen en -terreinen
Grond Gebouwen
totaal
2,5%-Ann.
Andere vaste bedrijfsmiddelen Inrichting/inventaris 10%-20% App.automatisering 20% Startcollectie 12,5%
totaal
Aanschafwaarde
Boekwaarde 1-1-2014
162.260 1.188.972
162.260 379.852
542.112
-
18.460
162.260 361.392
993.712 380.602 114.460
386.649 89.474 57.180
116.059 58.490 -
82.996 61.226 14.320
419.712 86.738 42.860
1.351.232
1.488.774
533.303
(Des)-Invest. 2014
174.549
Afschrijving 2014
18.460
158.542
Boekwaarde 31-12-2014
523.652
549.310
Totaal 2.840.006 1.075.415 174.549 177.002 1.072.962 Investeringen vaste vestigingen Ameland 2009 ad. 71.010 gefinancierd met investeringssubsidie gemeente. De afschrijvingskosten inrichting en inventaris Dokkum van 2007 worden vanaf 2008 gedurende respectievelijk 5 en 10 jaar gedekt door de bestemmingsreserve inrichting Dokkum. De afschrijvingskosten inrichting en inventaris St.Annaparochie van 2007 worden vanaf 2008 gedurende 10 jaar gedekt door de bestemmingsreserve inrichting St.Annaparochie. De aanschaf van media wordt in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht met uitzondering van startcollecties. Verzekerde waarde De bezittingen zijn verzekerd op taxatiewaarde. De bezittingen van de verschillende vestigingen zijn als volgt verzekerd: inventaris/ gebouw goederen computer bedrijfsschade Buitenpost 1.160.500 417.324 50.000 35.622 Surhuisterveen huur 516.503 53.000 30.630 Damwâld 745.200 334.509 30.000 De Westereen 425.100 245.064 21.000 Feanwâlden 300.200 193.859 19.000 Dokkum huur 1.760.658 83.000 Hallum 432.000 234.501 23.000 7.941 Kollum huur 320.311 24.000 24.958 St. Annaparochie huur 462.665 57.000 39.706 Franeker huur 737.200 46.000 Harlingen huur 548.328 40.000 57.857 Stiens 659.600 344.852 32.000 19.876 Dronryp huur 261.748 51.500 29.496 Terschelling huur 338.456 31.000 34.034 Vlieland huur 150.046 20.000 26.092 Nes huur 174.510 13.000 Hollum huur 52.000 7.500 Schiermonnikoog huur 228.174 18.000 Totaal 3.722.600 7.320.708 619.000 306.212
glas ja ja ja ja ja nee ja nee nee ja ja ja nee ja ja nee nee ja
10 51
Bedragen in Euro
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
ACTIVA (vervolg) 2) Vlottende activa
31-12-2014
Vorderingen
Debiteuren Te vorderen BTW Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde kosten Overige vorderingen en overlopende activa
14.842 191.132 57.626 45.750 365.443 674.793
36.774 64.907 361.211 7.715 228.289 698.896
Banken Kassen bibliotheken Gelden onderweg
1.203.914 2.057 1.205.971
1.316.602 2.847 701 1.320.150
Totaal vlottende activa
1.880.764
2.019.046
Liquide middelen
11 52
31-12-2013
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Bedragen in Euro PASSIVA 3) Eigen vermogen Overzicht reserves
Stand per 1-1-2014
Alg. Reserve Achtkarspelen Alg. Reserve Dantumadiel Egalisatiereserve Dantumadiel Alg. Reserve Dongeradeel Alg. Reserve Kollumerland Egalisatiereserve Het Bildt Egalisatiereserve Franekeradeel Egalisatiereserve Harlingen Egalisatiereserve Leeuwarderadeel Egalisatiereserve Menameradiel Egalisatiereserve Terschelling Egalisatiereserve Vlieland Alg. Reserve Schiermonnikoog Totaal algemene reserve
Bestemmingsreserves
97.855 17.844 170.467 122.153 3.210 -14.910 39.948 10.562 77.052 21.785 5.077 991 552.034
Onttrekking
Toevoeging
Overboeking
54 50.486 10.804 7.373
68.663
8.862 32.235
6.385
47.536
-
31-12-2014 97.909 17.844 179.329 71.667 35.445 -25.714 39.948 3.189 83.437 21.785 5.077 991 530.907
Inr./autom. Achtkarspelen Inr./autom. Dongeradeel Inr./autom. Ferwerderadiel Inr./autom. Kollumerland Inr./ autom Franekeradeel Inr./ autom Harlingen Inr./ autom Leeuwarderadeel Inr./ autom Menameradiel Inr./ autom Terschelling Inr./ autom Vlieland Inr./autom. Ameland Inr./autom. Schiermonnikoog Personeel NO Fusie NO Reserve integratiegelden NW Arbo-aanpassingen Vlieland Reserve Fusiekosten NW
97.747 18.657 10.960 31.233 48.018 59.065 12.896 43.258 30.490 3.056 44.186 6.530 100.659 18.542 82.396 1.820 13.974
Inrichting Dokkum Inrichting St. Annaparochie Totaal bestemmingsreserves
78.260 40.170 741.917
19.570 10.030 97.852
65.137
-
58.690 30.140 709.202
1.293.951
166.515
112.673
-
1.240.109
Bestemmingsreserves tbv activa *
TOTAAL
36.596 56.797
8.340
1.820 860 -860
17.682
-1.820
13.974
97.747 18.657 10.960 31.233 11.422 59.065 69.693 43.258 30.490 4.876 52.526 6.530 101.519 82.396 -
*) In Het Bildt en Dongeradeel bestaan bestemmingsreserves ter dekking van afschrijfkosten van activa. De aard en bestemming van deze specifieke reserves is aangebracht door het bestuur en zal niet worden gewijzigd. Bij de beoordeling van de financiële positie van de bibliotheken dient hier rekening mee te worden gehouden. Voor de verklaring van de mutaties in de reserves zie resultaatbestemming.
12 53
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Bedragen in Euro PASSIVA (vervolg) 4) Voorzieningen -
onderh. onderh. onderh. onderh. onderh. onderh. onderh.
gebouw gebouw gebouw gebouw gebouw gebouw gebouw
Stand per 1-1-2014 Buitenpost 32.603 Kollum 14.262 St. Annaparochie 6.500 Franeker 23.400 Stiens 56.797 Dronryp 26.000 Terschelling 8.500
- jubilea - reorganisatie
Onttrekking 10.920
56.797
168.062
67.717
Toevoeging 13.787 837 2.300 7.000 3.400 2.000
29.324
31-12-2014 35.470 15.099 8.800 30.400 29.400 10.500
129.669
24.232 951 3.439 26.720 142.052 142.052 TOTAAL 334.346 210.720 32.763 156.389 De dotaties aan de voorzieningen zijn gebaseerd op de onderhoudsplannen. De onttrekking aan de voorziening onderhoud gebouw Buitenpost betreft buitenschilderwerk. De voorziening Stiens is vrijgevallen in verband met verhuizing in 2015. Voor Sint Annaparochie, Franeker, Dronryp en Terschelling is een voorziening gerealiseerd voor onderhoud voor de verplichtingen als huurder voor o.a. vervanging/revisie vloerbedekking en schilderwerk. De onttrekking aan de reorganisatievoorziening betreft kosten personeel en ombouw schoolmediatheken. De onttrekking aan de voorziening jubilea betreft uitbetalingen dienstjubiliea. De toevoeging aan de voorziening jubilea betreft de herberekende veplichting. 5) Langlopende schulden Overzicht geldleningen
Geldlening verstrekt door Type lening, rente %, jaar van afsluiting Vervaldatum, oorspronkelijk bedrag
Saldo per 31-12-2013
Bank Nederlandsche Gemeenten Lineair, 5,65 %, 1991 1 juli, € 363.024 Huisvestingskosten Buitenpost Gemeente Dantumadiel Annuïtair, 5,77 %, 2000 Maandelijks € 2.001,47, € 375.503 Huisvestingskosten Damwâld Bank Nederlandsche Gemeenten Lineair, 5,00 %, 1993 2 juni, € 176.889 Huisvestingskosten De Westereen
Aflossing
Saldo per 31-12-2014
96.819
12.102
84.717
323.057
5.522
317.535
45.860
6.552
39.308
Investeringssubsidie (overlopende passiva) 445 445 De investeringssubsidie herhuisvesting voor Franeker ter grootte van 113.445 van de gemeente Franekeradeel is voor aanschaf en vervanging van inventaris voor de nieuwe huisvesting Franeker per december 2003. Deze subsidie valt in 10 jaar vrij ten gunste van de exploitatie ten behoeve van de dekking van de afschrijvingskosten. Renteloze investeringskredieten schoolmediatheken
Gemeente Kollumerland, 2009. Looptijd 6 jaar.
TOTAAL Kortlopende aflossingsverplichtingen (< 1 jaar) Langlopende aflossingsverplichtingen (> 5 jaar)
27.364
13.727
13.637
493.545 38.229 315.370
38.348
455.197
13 54
Bedragen in Euro
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
PASSIVA (vervolg) 6) Kortlopende schulden
31-12-2014
31-12-2013
Te betalen loonheffing en sociale premies Te betalen pensioenpremie Reservering vakantiedagen Reservering vakantiegeld Totaal
163.607 71.950 38.063 273.620
56.555 4.187 71.348 59.930 192.020
Crediteuren Afrekening gemeentelijke bijdrage Ameland Afrekening gemeentelijke bijdrage Ferwerderadiel Afrekening gemeentelijke bijdrage Kollumerland Afrekening gemeentelijke bijdrage Schiermonnikoog Afrekening gemeentelijke bijdrage Harlingen Afrekening gemeentelijke bijdrage Terschelling Afrekening gemeentelijke bijdrage Vlieland Vooruitontvangen contributie Vooruitontvangen baten projecten Overige schulden en overlopende passiva
237.540 12.420 6.215 7.119 10.425 48.673 13.701 57.410 358.369 18.086 58.453
203.445 8.404 65.660 32.235 16.131 142 11.421 35.221 363.951 13.700 30.289
1.102.031
972.619
Totaal kortlopende schulden
14 55
NIET IN DE BALANS OPGENOMEN RECHTEN/VERPLICHTINGEN
Niet in de balans opgenomen verplichtingen:
Huurverplichtingen: Locatie: Surhuisterveen: Nes: Hollum: Dokkum: Kollum: Schiermonnikoog: St.-Annaparochie Franeker Harlingen Dronryp Terschelling Vlieland
Leaseverplichtingen Multifunctionals
De huurverplichting bedraagt € 53.297 per jaar voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van 3 maand. De huurverplichting bedraagt € 29.388 per jaar en loopt tot en met 2018. De huurverplichting bedraagt € 7.912 per jaar en loopt tot 31 mei 2014. De huurverplichting bedraagt € 103.330 per jaar en loopt tot 1 december 2017 met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 19.866 per jaar en loopt tot 1 januari 2018. De huurverplichting bedraagt € 15.000 per jaar voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 43.146 en loopt tot 1 november 2017 met een opzegtermijn van 6 maand. De huurverplichting bedraagt € 75.830 en loopt tot 1 januari 2019 met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 52.831 en loopt tot 1 januari 2017 met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 7.376 en loopt voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 42.945 en loopt tot 1 januari 2020 met een opzegtermijn van 1 jaar. De huurverplichting bedraagt € 2.500 en loopt voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van 6 maand. De leaseverplichting bedraagt in 2014 € 6.794 en loopt tot 1 juli 2017.
15 56
TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Bedragen in Euro BATEN
jaarrek.2014
begroting 2014
jaarrek.2013
Subsidies 3.795.228 3.921.065 4.019.117 De subsidies vallen € 126.000 lager uit dan begroot. Beschikkingen van Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Het Bildt, Franekeradeel en Leeuwarderadeel wijken af van de begroting. Dit heeft als effect dat er € 51.348 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot. De bij Ameland, Ferwerderadiel, Kollumerland en Schiermonnikoog geboekte subside wijkt af van de correspondentie cq begroting. Oorzaak is dat deze gemeenten exploitatiesubsidie verstrekken. Via de jaarrekening wordt voorgesteld de overschotten naar de gemeenten terug te laten vloeien (zie ook: Toelichting balans-Kortlopende schulden). Dit heeft als effect dat er € 34.361 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot. De gemeente Kollumerland heeft besloten dat het positieve resultaat 2013 van € 32.235 niet behoeft te worden terugbetaald, maar toegevoegd mag worden aan de reserves. De bij Harlingen, Terschelling en Vlieland geboekte subside wijkt af van de correspondentie cq begroting. Oorzaak is dat in deze gemeenten het voorgeschreven plafond van de egalisatiereserve is bereikt. Via de jaarrekening wordt voorgesteld de overschotten naar de gemeenten terug te laten vloeien (zie ook: Toelichting balans-Kortlopende schulden). Dit heeft als effect dat er € 67.697 minder subsidie werd ingeboekt dan begroot. Bij het inboeken van de gemeentelijke subsidies is uitgegaan van: Achtkarspelen Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel Kollumerland Het Bildt Franekeradeel Harlingen Leeuwarderadeel Menameradiel Terschelling Vlieland Ameland Schiermonnikoog
beschikking 24/12/2013 beschikking 20/12/2013 beschikking 27/01/2014 beschikking 15/01/2014 beschikking 24/12/2013 beschikking 20/02/2014 beschikking 30/01/2014 beschikking 14/01/2014 beschikking 30/04/2014 beschikking 22/04/2014 beschikking 03/03/2014 beschikking 24/01/2014 beschikking 24/12/2013 beschikking 28/05/2013 Totaal gemeentelijke subsidies Totaal overige subsidies
589.627 408.587 575.331 119.550 243.075 234.954 410.477 406.392 180.172 220.369 181.445 58.500 123.950 96.580
Begroting exploitatie 591.760 589.627 441.845 408.587 578.400 575.331 119.550 113.335 245.950 268.191 240.880 234.954 421.650 410.477 399.430 357.718 175.960 180.172 220.370 220.369 182.960 179.165 58.500 36.310 126.580 119.933 97.660 86.155 3.901.495 3.780.324 19.570 14.904 3.921.065 3.795.228
Verschil -2.133 -33.258 -3.069 -6.215 22.241 -5.926 -11.173 -41.712 4.212 -1 -3.795 -22.190 -6.647 -11.505 -121.171 -4.666 -125.837
De subsidies voor het boekjaar zijn nog niet definitief vastgesteld. Definitieve vaststelling van de subsidies door de gemeenten vindt plaats na overleg van de definitieve jaarrekening aan deze gemeenten. Opbrengsten 703.120 719.890 De opbrengsten vallen € 17.000 lager uit dan begroot. De sterker dan begrote afname van betalende leden zorgde voor lagere contributieopbrengsten.
720.857
Specifieke dienstverlening 130.011 158.050 141.617 De opbrengsten uit specifieke dienstverlening vallen € 28.000 lager uit dan begroot. Omdat de fusie daadwerkelijk is geëffectueerd vervallen de detacheringsbaten van de directeur. Dit heeft een negatief effect van € 56.000. Dit bedrag valt ook vrij bij de salariskosten. De uitbreiding van de dienstverlening aan scholen veroorzaakt € 20.000 hogere opbrengsten. Diverse baten 14.215 38.910 70.975 De diverse baten vallen € 25.000 tegen. Dit wordt veroorzaakt doordat de bijdrage per leerling die de scholen in Dantumadeel en Dongeradeel leveren aan de schoolbibliotheken is vervallen. In 2013 was hier (eenmalig) een bate van € 56.000 verantwoord vanuit een ESF-subsidie. Projectbaten (Voor verdere toelichting : zie projectkosten) Som der baten
140.907
-
62.587
4.783.481
4.837.915
5.015.153
16 57
Bedragen in Euro LASTEN
TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân jaarrek.2014
begroting 2014
Personeel 2.368.429 2.142.400 Het gemiddeld aantal werkzame werknemers, berekend op uurbasis, bedroeg:
Totaal formatie -uren per week Noord
Werkelijk 2014 1.209 (33,6 fte)
Begroting 2014 1.348 (37,4 fte)
jaarrek.2013 2.512.065
Werkelijk 2013 1.362 (37,8 fte)
In totaal zijn de personeelskosten € 226.000 overbesteed. De fusie halverwege het boekjaar leidde tot een kleinere gemiddelde formatie dan begroot. Het gemiddeld aantal gewerkte uren bedroeg 1.209, waar 1.348 was begroot. Deze 139 uur lagere formatie veroorzaakt € 205.000 lagere salariskosten. Er is voor € 188.000 meer uitzendpersoneel ingezet dan begroot. De studiekosten zijn € 25.000 onderbesteed. Er is een niet begrote post advieskosten derden van € 98.000. Afkoopsommen voor uitdiensttredingen veroorzaken de overbesteding van de overige personeelskosten van € 192.000. Er is voor € 13.000 aan uren doorberekend aan projecten. Bestuur en organisatie 140.623 208.330 146.396 Het niet hier boeken van de fusiekosten veroorzaakt voor € 56.000 de onderbesteding van € 67.000 bij bestuur en organisatie. Deze kosten zijn verantwoord bij de projecten. Huisvesting 766.479 750.375 775.195 De huisvestingskosten zijn € 16.000 overbesteed. Het rekening houden met hogere huur voor gebouwen in Stiens en Vlieland zorgt voor een onderbesteding van € 34.000. Niet begrote upgrading van het meerjaren onderhoudsplan van Buitenpost veroorzaakt een overbesteding bij dotatie gebouwen van € 12.000. Invoering van het retailconcept in Dokkum veroorzaakt een overbesteding van de overige huisvestingskosten van € 19.000. De schoonmaakkosten derden zijn € 11.000 te laag begroot. Afschrijvingen activa 177.002 190.140 204.558 De afschrijvingen activa zijn € 13.000 lager omdat minder is geïnvesteerd en geactiveerd dan begroot. Administratie Transport
173.693
169.220
178.303
-15
2.400
4.121
125.190 133.590 113.912 Automatisering Meevallende overige automatiseringskosten veroorzaken de onderbesteding bij de kosten automatisering. 876.539 1.049.040 866.801 Collectie & media De kosten collectie & media zijn € 173.000 onderbesteed. Dit wordt veroorzaakt door een onderbesteding van de media-aankopen mede doordat de media van de schoolbibliotheken nog relatief nieuw is en maar deels vervangen behoeft te worden en omdat er in Stiens en Dronryp minimaal is aangeschaft. Specifieke kosten
22.526
15.570
23.158
Diverse kosten 1.617 83.890 De diverse kosten vallen € 82.000 mee doordat hier kosten zijn begroot die elders zijn verantwoord. Transport
4.652.083
17 58
4.744.955
6.527
4.831.036
TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Bedragen in Euro LASTEN
jaarrek.2014
Projectkosten St. Wodant Dantumadiel Stimulering dBos Frictiekosten Regiovisie Fusie BNOF/BNWF
Regiovisie
begroting 2014
174.593 Baten 7.323 13.714 119.870 140.907
Kosten 2.845 16.514 119.870 35.364 174.593
3.600
jaarrek.2013 160.602
Saldo -4.478 -2.800 35.364 28.086
De kosten uit hoofde van de regiovisie van de gemeenten Dongeradeel, Kollumerland, Dantumadiel, Achtkarspelen en Ferwerderadiel zijn, evenals 2013, als projectkosten verantwoord. De bijdragen van deze gemeenten worden naar rato van de voortgang van de kosten verantwoord onder de projectbaten. In 2014 is in totaal € 119.870 aan kosten uit hoofde van de regiovisie gemaakt. Deze frictiekosten hebben voor € 118.399 betrekking op personele frictiekosten en het overige betreft materiële frictiekosten. De totale bestedingen uit hoofde van de regiovisie bedragen tot dusver € 184.784. Som der lasten Bedrijfsresultaat Rentebaten Rentelasten Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening
4.826.676
4.748.555
4.991.638
-43.195 15.080 -25.727 -53.842
89.360 26.110 -25.730 89.740
23.515 20.378 -27.047 16.846
18 59
TOELICHTING OP DE JAARREKENING Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Wet normering topinkomens Op grond van artikel 4.1 van de WNT wordt het volgende gemeld: Naam: Beloning: Beloning betaalbaar op termijn: Functie: Dienstverband:
J. Bethlehem € 85.726 (op basis van schaal 14 cao openbare bibliotheken, incl.belaste vergoedingen) € 12.973 (pensioenpremie) Directeur-Bestuurder Contract voor onbepaalde tijd voor 1,0 fte
19 60
OVERIGE GEGEVENS
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het Bestuur van Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2014 van Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân te Franeker gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en de staat van baten en lasten over 2014 met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 640 “organisaties zonder winststreven” en de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het bestuurverslag in overeenstemming met Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 640 “organisaties zonder winststreven''. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die voldoet aan de WNT-eisen van financiële rechtmatigheid, zoals opgenomen in het Controleprotocol WNT van de Beleidsregels toepassing WNT. Verder is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die WNT-eisen van financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het inrichten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de stichting. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de stichting gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
20 61
Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen van Stichting Openbare Bibliotheken Noord Fryslân per 31 december 2014 en van het resultaat over 2014 in overeenstemming met Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 “organisaties zonder winststreven” en de bepalingen van en krachtens de WNT. Voorts zijn wij van oordeel dat de jaarrekening 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoet aan de WNT-eisen van financiële rechtmatigheid, zoals opgenomen in het Controleprotocol WNT.
Verklaring betreffende het bestuursverslag Wij vermelden dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het bestuurverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 640 “organisaties zonder winststreven” is opgesteld . Tevens vermelden wij dat het bestuurverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Groningen, 24 april 2015. KPMG Accountants N.V.
R. Dijsselhof RA
21 62
OVERIGE GEGEVENS Stichting Bibliotheken Noord Fryslân
Resultaatbestemming Voor een overzicht van de resultaatbestemming verwijzen wij naar pagina 3 van de jaarrekening.
Gebeurtenissen na balansdatum Op 12 februari 2015 zijn de bibliotheekpanden in Damwâld, De Westereen en Feanwâlden in eigendom overgedragen aan de gemeente Dantumadiel. De verkoop zal in 2015 niet leiden tot significante boekresultaten.
22 63
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Achtkarspelen
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
589.627 1.042
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
580.913 1.648
593.420
582.561
744.693
737.550
736.635
jaarrek.2014
108.250 27.540 8.340 -
begroting 2014
104.748 30.320 6.228 12.778
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
20.373 150.745 332.461 24.275 -1 35.546 144.225 3.040 145 38.286
23.210 129.110 319.780 23.490 35.420 178.050 610 10.000 -
21.653 142.126 306.616 23.165 47.775 145.699 355 394 28.067
Totaal
749.095
719.670
715.850
-4.402 4.456 54 -
17.880 17.880 -
20.785 14.439 16.257 18.967 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
23 64
591.760 1.660
jaarrek.2013
590.669
105.241 12.149 3.200 33.434
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Dantumadiel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
408.587 709
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
441.845 1.140
jaarrek.2013 400.208 1.130
409.296
442.985
401.338
526.146
537.925
503.481
66.402 9.753 4.449 36.246
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
65.230 14.400 15.310 -
begroting 2014
67.743 17.512 4.868 12.020
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
16.334 66.566 268.596 21.006 -2 21.524 88.402 2.627 121 35.965
19.120 104.955 250.590 20.350 18.390 100.490 550 8.000 -
16.026 33.025 231.338 20.039 15.061 96.617 306 309 22.661
Totaal
521.139
522.445
435.382
5.007 3.855 8.862 -
15.480 15.480 -
68.099 12.492 14.063 66.528 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
24 65
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Dongeradeel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
575.331 898
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
567.637 1.425
579.850
569.062
840.798
824.810
820.248
jaarrek.2014
137.470 90.830 16.660 -
begroting 2014
126.433 95.708 10.837 18.208
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
22.048 240.333 390.888 28.611 -2 29.213 155.896 3.575 422 45.121
26.570 197.940 376.480 27.710 29.380 163.670 740 800 -
21.868 200.063 342.799 27.302 27.313 157.080 417 696 27.010
Totaal
916.105
823.290
804.548
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
-75.307 24.821 50.486 -
1.520 19.570 21.090 -
15.700 36.588 19.159 33.129 -
25 66
578.400 1.450
jaarrek.2013
576.229
132.449 86.394 6.322 39.404
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Ferwerderadiel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
113.335 328
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
Totaal Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
118.990 519
120.070
119.509
129.296
131.420
144.407
jaarrek.2014
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
119.550 520
jaarrek.2013
113.663
3.311 2.437 597 9.288
Totaal
begroting 2014
2.090 4.580 4.680 -
begroting 2014
16.674 5.055 1.147 2.022
jaarrek.2013
5.563 3.255 62.625 6.745 -1 12.200 28.317 843 352 10.635
5.510 3.680 56.750 6.540 11.900 38.290 180 3.600
5.518 -7.527 77.139 6.434 12.858 39.623 98 3.726 6.033
130.534
126.450
143.902
-1.238 1.238 -
4.970 4.970 -
505 4.011 4.516 -
26 67
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Kollumerland
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
268.191 476
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
210.840 757
246.720
211.597
324.480
294.920
260.814
jaarrek.2014
36.400 8.000 3.800 -
begroting 2014
34.364 8.838 2.491 3.524
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
9.388 34.043 144.857 11.752 -1 13.831 60.457 1.467 74 18.534
10.990 32.860 133.460 11.380 11.780 72.780 310 12.700 -
9.198 32.894 122.282 11.216 10.229 63.260 171 170 10.515
Totaal
294.402
286.260
259.935
30.078 2.157 32.235 -
8.660 8.660 -
879 6.991 7.870 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
27 68
245.950 770
jaarrek.2013
268.667
33.566 4.270 1.791 16.186
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Het Bildt
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Bijdrage gemeente BDC Overige subsidies
234.954 395 8.432 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
240.880 600 9.350 -
jaarrek.2013 243.535 641 9.344 28.992
243.781
250.830
282.512
304.570
315.910
359.656
53.038 4.035 2.881 835
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
60.470 3.380 1.230 -
begroting 2014
58.241 6.891 10.084 1.928
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
9.253 78.960 150.508 10.621 -1 8.196 64.898 1.394 56 3.453
16.910 73.150 125.270 11.360 140 9.800 77.560 1.750 10.000 -
10.000 84.009 202.918 12.469 581 9.803 61.439 4.810 228 8.902
Totaal
327.338
325.940
395.159
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-22.768 11.964 10.804 -
-10.030 10.030 -
-35.503 16.987 18.516 -
28 69
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Franekeradeel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
410.477 759 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
402.583 1.217 92.907
422.850
496.707
516.702
531.470
625.778
jaarrek.2014
91.160 14.370 3.090 -
begroting 2014
87.966 20.758 17.250 3.097
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
16.681 131.212 268.726 20.164 -2 13.892 97.067 2.519 117 6.642
29.410 124.210 222.500 19.890 270 16.230 115.410 3.550 -
18.433 134.513 369.015 23.855 1.102 17.213 88.678 6.434 293 16.649
Totaal
557.018
531.470
676.185
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-40.316 40.316 -
-
-50.407 28.638 21.769 -
29 70
421.650 1.200 -
jaarrek.2013
411.236
87.000 14.543 2.316 1.607
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Harlingen
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
357.718 588 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
399.430 900 -
jaarrek.2013 399.340 938 42.089
358.306
400.330
442.367
438.818
483.530
540.359
70.646 6.137 2.485 1.244
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
74.660 5.740 2.800 -
begroting 2014
71.475 10.255 13.615 2.647
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
12.753 82.494 231.449 15.604 -2 13.484 78.168 2.512 94 5.142
22.900 89.890 194.080 16.120 210 18.920 96.240 2.800 12.370 -
15.453 93.434 297.140 18.605 844 17.423 79.142 4.993 227 12.859
Totaal
441.698
453.530
540.120
-2.880 2.880
30.000 30.000
239 746 985 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-
30 71
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Leeuwarderadeel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
180.172 382 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
199.539 613 27.388
176.560
227.540
240.985
234.290
293.033
jaarrek.2014
51.830 4.290 1.610 -
begroting 2014
48.797 6.514 8.499 1.683
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
8.073 -28.548 135.692 10.150 -1 11.336 52.036 1.297 55 3.345
14.840 2.800 112.910 9.910 130 12.270 74.090 1.690 5.650 -
8.290 31.829 173.462 11.894 550 11.705 39.078 2.170 150 8.350
Totaal
193.435
234.290
287.478
47.550 1.874 56.797 7.373
-
5.555 486 6.041 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-
31 72
175.960 600 -
jaarrek.2013
180.554
52.970 5.028 1.624 809
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Menameradiel
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
220.369 509 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
220.370 800 -
jaarrek.2013 229.484 819 36.497
220.878
221.170
266.800
261.675
250.510
325.137
34.550 4.885 285 1.077
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
23.540 3.980 1.820 -
begroting 2014
38.184 6.651 11.561 1.941
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
10.392 27.083 147.404 13.508 -1 9.181 43.990 1.698 77 4.452
19.510 19.510 117.740 12.070 180 9.210 50.040 2.250 10.000 -
10.764 59.245 195.388 14.356 731 11.593 26.211 1.546 193 10.999
Totaal
257.784
240.510
331.026
3.891 2.494
10.000 10.000
-5.889 647 5.242 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
6.385 -
32 73
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Terschelling
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
179.165 178 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
185.448 284 12.707
183.210
198.439
216.876
220.780
242.347
jaarrek.2014
31.590 2.740 3.240 -
begroting 2014
31.820 5.633 5.363 1.092
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
3.668 65.567 101.755 4.714 7.980 31.517 925 67 1.554
6.840 66.750 88.900 4.910 60 9.480 35.390 850 7.600 -
4.719 69.279 111.962 5.621 255 6.013 32.430 1.435 66 4.007
Totaal
217.747
220.780
235.787
-871 871
-
6.560 225 6.785 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-
33 74
182.960 250 -
jaarrek.2013
179.343
31.566 3.336 2.255 376
Totaal
begroting 2014
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Vlieland
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur Overige subsidies
36.310 41 -
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
58.500 70 -
jaarrek.2013 22.379 64 2.940
36.351
58.570
25.383
44.772
68.240
36.604
8.191 453 -309 86
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
8.770 380 520 -
begroting 2014
9.038 596 1.124 463
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
843 12.454 16.935 1.111 4.461 8.668 136 6 359
1.720 20.890 28.740 1.660 110 5.140 9.800 180 -
963 9.022 26.902 1.541 58 3.747 11.286 366 15 1.016
Totaal
44.973
68.240
54.916
-201 201
-
-18.312 10.826 7.486 -
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Totaal resultaatbestemming
-
34 75
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Ameland
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
119.933 131
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
Totaal Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
35 76
115.546 207
126.780
115.753
136.176
146.100
134.246
jaarrek.2014
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
126.580 200
jaarrek.2013
120.064
14.127 907 878 200
Totaal
begroting 2014
16.220 1.700 1.400 -
begroting 2014
14.736 1.933 1.073 751
jaarrek.2013
2.099 38.438 61.079 2.611 3.080 19.957 314 17 701
6.400 35.400 59.070 2.430 1.730 28.260 70 2.550 -
2.186 37.960 55.825 2.438 2.126 22.868 36 39 2.241
128.296
135.910
125.719
7.880 460 8.340
10.190 10.190
8.527 1.490 10.017
-
-
-
Bedragen in Euro
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2014 STICHTING BIBLIOTHEKEN NOORD FRYSLâN Schiermonnikoog
BATEN
jaarrek.2014
Subsidies Gemeentelijke subsidie Bijdrage Friese literatuur
86.155 36
Opbrengsten Specifieke dienstverlening Diverse baten Projectbaten
LASTEN
97.660 60
jaarrek.2013 79.494 55
86.191
97.720
79.549
97.514
111.510
92.470
10.063 624 521 115
Totaal
begroting 2014
jaarrek.2014
12.210 1.060 520 -
begroting 2014
10.638 1.226 624 433
jaarrek.2013
Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie & media Specifieke kosten Diverse kosten Projectkosten
3.155 16.000 55.454 2.821 -1 2.492 17.261 179 14 404
4.400 16.420 56.130 1.400 1.300 3.240 23.290 40 4.220 -
1.325 16.293 50.699 2.692 2.308 17.710 21 21 1.293
Totaal
97.779
110.440
92.362
-265 265 -
1.070 1.070
108 860 968
-
-
-
Bedrijfsresultaat Onttrekkingen aan bestemmingsreserves/fondsen Toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen Onttrekkingen aan algemene reserves Toevoegingen aan algemene reserves Resultaat verslagjaar
36 77
STAAT VAN ACTIVA PER 31 DECEMBER 2014 Bedragen in Euro
Activa
Afschrijving % Bedrijfsgebouwen en -terreinen
Grond Achtkarspelen Dantumadiel
totaal Gebouwen Achtkarspelen 3%-Ann. Dantumadiel 2,5%-Ann. Leeuwarderadeel totaal totaal Andere vaste bedrijfsmiddelen
Inrichting/inventaris Achtkarspelen 10% Dantumadiel 10% Dongeradeel 10% Ferwerderadiel 10% Kollumerland 10% Het Bildt 10% Franekeradeel 6,7-10% Harlingen 10% Leeuwarderadeel 10% Menameradiel 10% Terschelling 10% Vlieland 10% Ameland 10% Bovenlokaal 10%-20% totaal Apparatuur automatisering Achtkarspelen 20% Dantumadiel 20% Dongeradeel 20% Ferwerderadiel 20% Kollumerland 20% Het Bildt 20-25% Franekeradeel 20-25% Harlingen 20-25% Leeuwarderadeel 20-25% Menameradiel 20-25% Terschelling 20-25% Vlieland 20% Ameland 20% Schiermonnikoog 20% Bovenlokaal 20% totaal Startcollectie Achtkarspelen 12,5% Dantumadiel 12,5% Dongeradeel 12,5% Ferwerderadiel 12,5% Kollumerland 12,5% totaal Generaal totaal
totaal
Aanschafwaarde
Boekwaarde 01-01-2014
Afschrijving 2014
Boekwaarde 31-12-2014
114.480 47.780
114.480 47.780
-
114.480 47.780
435.890 753.080 2
55.980 323.871 1
13.270 5.190 -
42.710 318.681 1
1.351.232
542.112
18.460
523.652
190.112 14.980 335.313 17.330 17.620 128.107 92.470 25.105 32.649 6.885 21.945 2.118 58.620 50.458
108.722 8.980 95.770 10.410 8.410 54.760 37.045 11.499 18.843 3.788 8.473 331 19.618
19.000 1.500 24.330 1) 1.730 1.760 12.941 1) 7.760 2.400 3.270 690 2.270 225 - 2) 5.120
89.722 7.480 181.673 8.680 6.650 41.819 29.285 9.099 15.573 3.098 6.203 106 20.324
85.433 37.135 56.641 27.336 27.855 9.756 11.218 29.778 34.996 11.328 6.134 10.767 12.390 4.195 15.640
23.222 7.830 12.911 4.860 3.510 1.397 3.877 8.526 5.716 2.187 2.676 2.414 1.885 8.463
15.142 6.590 10.171 5.170 4.380 1.186 1.934 4.039 4.360 1.547 1.056 1.834 840 2.977
11.190 15.400 43.350 23.520 21.000
5.590 7.680 21.670 11.760 10.480
1.400 1.930 5.420 2.940 2.630
4.190 5.750 16.250 8.820 7.850
1.488.774 2.840.006
533.303 1.075.415
158.542 177.002
549.310 1.072.962
162.260
1.188.972
993.712
380.602
114.460
162.260
379.852
386.649
89.474
57.180
-
162.260
18.460
361.392
82.996
61.226
14.320
2)
419.712
22.283 9.305 13.041 2.726 9.435 6.501 1.943 4.487 7.646 640 1.620 580 1.045 5.486
86.738
42.860
1) Afschrijvingskosten komen voor 19.570 laste van reserve inrichting Dokkum en voor 10.030 ten laste van reserve inrichting St.Annaparochie. 2) Investeringen vaste vestigingen Ameland 2009 ad. 71.010 gefinancierd met investeringssubsidie gemeente.
37
78
Bedragen in Euro
STAAT VAN INVESTERINGEN OVER HET BOEKJAAR 2014 Bibliotheken Noord Fryslân
Achtkarspelen
Buitenpost
Automatisering: pinstation Automatisering: desinvestering betaalautomaat
5.788 -774
Activeren vanaf juli
Automatisering: pinstation Automatisering: desinvestering betaalautomaat
5.788 -774
Activeren vanaf juli
4.175 14.203
Activeren vanaf juli
Automatisering: pinstation
5.788
Activeren vanaf juli
Automatisering: 6x PCs zelfbediening Totaal te activeren Dantumadiel
2.277 8.065
Activeren vanaf juli
Surhuisterveen
dBos Achtkarspelen
Automatisering: 11x PCs zelfbediening Totaal te activeren Achtkarspelen Dantumadiel
De Westereen
dBos Dantumadiel
Dongeradiel Dokkum
Inrichting: kasten retail Automatisering: pinstation Automatisering: desinvestering betaalautomaat
110.233 5.788 -774
Activeren vanaf november Activeren vanaf juli
Automatisering: 15x PCs zelfbediening Totaal te activeren Dongeradiel
5.287 120.534
Activeren vanaf oktober
dBos Dongeradeel
Ferwerderadiel dBos Ferwerderadiel
Automatisering: 15x PCs zelfbediening Totaal te activeren Ferwerderadiel
Kollumerland Kollum
Automatisering: 4 publieks PCs Automatisering: pinstation
dBos Kollumerland
Automatisering: 6x PCs zelfbediening Totaal te activeren Kollumerland
Het Bildt St. Annaparochie
Automatisering: pinstation Totaal te activeren Het Bildt
Leeuwarderadeel Stiens
Automatisering: pinstation Totaal te activeren Leeuwarderadeel
Bovenlokaal Team Backoffice
Inventaris: Cenned telefooncentrale Totaal Team Backoffice Totaal investeringen bibliotheken Noord Fryslân
3.036 3.036
Activeren vanaf juli
2.240 5.788
Activeren vanaf oktober Activeren vanaf juli
2.277 10.305
Activeren vanaf juli
6.290 6.290
Activeren vanaf juli
6.290 6.290
Activeren vanaf juli
5.826 5.826
Activeren vanaf juni
174.549
38 79
80
81