Jaarverslag en jaarrekening 2012

Jaarverslag en jaarrekening 2012 Voorwoord 1. Onderzoek 2. Dienstverlening en activiteiten 3. Ondersteuning 4. Jaarrekening

Jaarverslag HGOS 2012 v.05

1

VOORWOORD Het jaar 2012 is gekenmerkt door veranderingen binnen de vereniging. Het varen van een andere koers, waarbij meer samenwerken intern en extern de leidraad moet zijn, heeft een aanvang genomen. Maar net als met een mammoettanker kost een koersverandering tijd. Dit jaarverslag is het eerste dat die volgens de benadering, zoals voorgesteld aan- en vastgesteld door de ALV in de najaarsvergadering van 2011 is geschreven. De vereniging gaat intern werken in drie kolommen met behoud van de eigen identiteit van werkgroepen, commissies en andere deelgroepen. Het gaat om de kolommen: Onderzoek, Dienstverlening en Ondersteuning. Het zal ongetwijfeld even wennen zijn, maar uiteindelijk moet het beeld van wat de vereniging doet beter zichtbaar worden. Dit jaarverslag geeft een beeld van de diversiteit van de vereniging. Het gaat om een grote groep van vrijwilliger die, door hun nijvere inzet, veel tot stand brengt. Dit natuurlijk mogelijk gemaakt door de vele leden die de vereniging ondersteunen en de financiële bijdrage van de gemeente Zoetermeer. Namens het bestuur Bert van Eken voorzitter


2

1.

ONDERZOEK

1.1 Bewegend Beeld en Geluid In 2012 is door de werkgroep een plan gemaakt om de ca. 120 Digital Video-tapes (DV-tapes) met historische filmbeelden over te zetten naar de server van het HGOS. In het plan staat de menskracht die er voor nodig is en hoeveel opslagruimte het vergt op de server van HGOS. De realisatie zal in 2013 moeten plaatsvinden. 1.2 Genealogie Op voorstel van de werkgroep heeft het HGOS- bestuur besloten in 2012 het programma Legacy Family Tree aan te kopen. 2012 heeft dan ook vooral in het teken gestaan van de implementatie van dit programma. De werkgroep zag zich gesteld voor een enorme hoeveelheid werk om alle genealogische gegevens om te zetten van het oude programma naar Legacy Family Tree, grotendeels handwerk. Op 21 november 2012 waren 20.000 van de 400.000 omzettingen gedaan. De wervingsactie voor nieuwe actieve leden voor de vereniging heeft ook voor de GWZ resultaat gehad. De werkgroep heeft in 2012 drie nieuwe actieve leden verwelkomd. Eén van de nieuwe leden en één lid (actief vanaf 2006) hebben de werkzaamheden bij de werkgroep beëindigd. In totaal bestaat de werkgroep per 31 december van het verslagjaar uit 15 actieve leden. Het aantal belangstellende leden nam af tot veertien leden.

In 2012 verdiepten vijf leden van de werkgroep zich in de paleografie om hun deskundigheid te vergroten bij de Leesgroep Lastige Letters van HGOS 1.3 Historisch erfgoed Ten behoeve van de tentoonstelling over de Zoetermeerlijn en het samenstellen van enkele historische gedenkborden is gericht onderzoek gedaan. In 2012 is ook veel tijd besteed aan het beschrijven van de tijdlijn voor de vulling van de website voor het Historisch Informatie Punt. Dit is een samenwerking tussen gemeentearchief, erfgoed, bibliotheek en HGOS. 1.4 Interviews, sprekend verleden In het verslagjaar werden de volgende personen geïnterviewd: - De heer J.J.F. Boonekamp. Dit interview werd gehouden in het kader van de extra uitgave ‘Groeistad Zoetermeer 1962-2012’. - De heer J. Adegeest. Als tuinder werd hij destijds weggesaneerd uit Zoetermeer. Hij begon opnieuw een tuinderij in het dorp Noorden. Daar is hij opgezocht voor het interview, dat tevens werd gebruikt voor het themanummer van ’t Seghen Waert “Tuinbouw in Zoetermeer”. Voor deze aflevering is ook gebruik gemaakt van nog zes andere, eerder gehouden interviews. - Mevrouw C. van Viegen-Maaskant. Deze 94 jarige is geboren in Zoetermeer en woont in Nootdorp. Daar hebben wij met haar gesproken. Zij heeft in het verleden moeten zorgen voor drie zussen en één broer die allen een geestelijke handicap hadden. Bovendien maakte zij deel uit van een arm gezin.


3

- De heer H. van Zetten, wonende in Leersum. Voor het interview is hij naar Zoetermeer gekomen, waar hij is geboren. De heer Van Zetten heeft veel betekend voor Pro Patria en de laatste jaren geeft hij commentaar op televisie voor diverse sportgebeurtenissen. Inmiddels mag hij een bekende Nederlander worden genoemd. - Van den Burg/Moers. Deze leden van de Interviewgroep werden destijds geïnterviewd voor een artikel in het verenigingsblad. Dit dubbelinterview is alsnog volledig uitgewerkt en toegevoegd aan de collectie. 1.5 Redactie Ten behoeve van artikelen in ’t Seghen Waert, de publicatie Groeistad Zoetermeer 1962-2012 en de vensters voor het Historisch Informatie Punt (HIP) is uitgebreid onderzoek gedaan in archieven, documentatie en literatuur. Zie ook onder Activiteiten, 2.8. 2.

DIENSTVERLENING en ACTIVITEITEN

2.1 Archeologie Dienstverlening extern - Ten behoeve van de tentoonstelling Ridder Willem in het Stadsmuseum Zoetermeer is advies gegeven over de samenstelling van de tentoonstelling. Dat betrof zowel inhoudelijk historisch advies als contextinformatie over ridder Willem van Egmond. Tientallen middeleeuwse voorwerpen die bij opgravingen in Zoetermeer zijn aangetroffen, met name bij de opgraving van kasteel Palenstein, zijn voor de tentoonstelling in bruikleen gegeven. - Bij de vergaderkamer van het college van B en W van Zoetermeer staan twee vitrines met archeologische vondsten. De inhoud daarvan wordt met enige regelmaat ververst. Activiteiten intern De professionalisering van de archeologie biedt geen ruimte meer voor opgravingen door deskundige amateurs. De Archeologische Werkgroep richt zijn activiteiten voortaan dan ook op informatieverstrekking en collectiebeheer. De registratie van de collectie archeologische objecten is gecontroleerd en 1/3 deel van de objecten is opnieuw ingepakt. Dit werk wordt in 2013 voortgezet. 2.2 Bewegend Beeld en Geluid Activiteiten extern - In het afgelopen jaar is de werkgroep BB&G actief geweest met het verzamelen van films die door de Zoetermeerse bevolking zijn gemaakt, echter met een gering resultaat. In de komende tijd zal de werkgroep deze actie nog intensiever gaan voortzetten. - Er zijn in het verslagjaar nieuwe films en collages gemaakt. In samenwerking met de activiteitencommissie werden er in 2012 twee nieuwe filmcollages gemaakt voor de jaarlijkse filmavond. De onderwerpen: ‘Trouwen’ en ‘Floriade 20 jaar’. Om de verschillen van trouwerijen in Zoetermeer door de jaren heen te kunnen laten zien, is een aantal films uit het archief opgeknapt, aangevuld met beelden uit andere films en van commentaar voorzien. - Natuurlijk zijn er ook films vertoond en zijn er presentaties gegeven. In 2012 heeft de werkgroep negen keer een filmvertoning verzorgd op locaties, zoals in ‘t Oude Huis aan de Dorpsstraat en in ’t Centrum, Frans Halsstraat 1. - Voor de presentatie ter gelegenheid van ‘50 jaar Groeistad’ is er in 2012 een nieuwe film gemaakt over de Sprinter. Deze film bevat beelden uit het filmarchief, aangevuld met nieuwe opnamen en is van commentaar voorzien. Een gedeelte uit deze film werd van half mei tot half juni gedraaid in de hal van het Stadhuis en is vertoond tijdens de najaarsvergadering van het HGOS. - Gedurende het gehele jaar is er gewerkt aan een totaal nieuwe film over het Erfgoed Zoetermeer. Deze film zal op 4 februari 2013 in première gaan. Activiteiten intern - Het filmarchief van de werkgroep BB&G bevat circa 120 DV-tapes met historische films. Deze films zijn door de werkgroep ook op DVD vastgelegd. Deze bevinden zich in het archief van het HGOS. Een plan is ontwikkeld om deze data in 2013 veilig te stellen op de server van het HGOS.


4

- In 2012 is begonnen om van alle films de inhoud te beschrijving, zodat ze beter toegankelijk zijn, niet alleen voor het Historisch Genootschap, maar ook voor andere belangstellenden. Hierover zal in 2013 informatie worden gegeven via ’t Seghen Waert. - Het vervaardigen van verkoopbare DVD’s is een belangrijke taak van de werkgroep. In 2012 is de werkgroep begonnen om het filmarchief te verdelen in: a. Films die geschikt zijn om zonder verdere bewerking op DVD uit te brengen en deze te verkopen; b. Films die in eerste instantie door de werkgroep gebruikt kunnen worden voor het maken van films voor vertoning tijdens de filmavonden van HGOS. 2.3 Collectie en websites Dienstverlening extern - Wekelijks worden mails en telefoontjes met verzoeken om historische informatie behandeld, afkomstig van particulieren, de pers, Zoetermeerse instellingen en de overheid. Op maandagavond en woensdagmiddag zijn vrijwilligers aanwezig in ’t Oude Huis om belangstellenden en onderzoekers van informatie te voorzien. - In mei en juni werd met het Picasso-College (Anton Fens+5VWO-leerlingen) samengewerkt om te komen tot een digitale historische route door Zoetermeer - Ontwikkeling websites Oudsoetermeer.nl fungeert als portaal voor geïnteresseerden en bevat vele artikelen en informatie over de stadsgeschiedenis van Zoetermeer. Ook is het de plek voor de leden van de vereniging voor nieuws en activiteiten. Allezoetermeerders.nl is bedoeld voor de dieper gravende onderzoeker en biedt bewerkingen van brondocumenten over Zoetermeer, ondersteund door een uitgebreide zoekfunctie. Op de website kan behalve in de burgerlijke stand (scans sinds mei beschikbaar), ook centraal worden gezocht in zo'n 100 andere brondocumenten met informatie over Zoetermeerse geschiedenis vanaf de middeleeuwen. Nieuw is bovendien een zoekmogelijkheid door bijna 7.000 uittreksels uit notariële akten uit de periode 1677-1814. Daarnaast blijft het aantal doorzoekbare bronnen blijft groeien: informatie uit kwitanties van de Zoetermeerse Weeskamer 1605-1690 en over eigenaren van land en huizen in Zegwaart 1644-70 zijn toegevoegd. De bewerkingen van Notariële akten groeiden met 1.500 records. Publicatiesoudsoetermeer.nl fungeert als webwinkel. Hier kunnen boeken en films worden aangeschaft en enkele oudere publicaties kunnen gratis worden gedownload. De gezamenlijke sites waren goed voor bijna 14.000 bezoekers die bijna 24.000 bezoeken aflegden. De eerlijkheid gebiedt op te merken dat hier een deel overlap in zit. Naar schatting bedraagt die overlap 15%. oudsoetermeer.nl bezoeken gem. bezoeken / week bezoekers nieuwkomers geraadpleegde pagina's gem. pagina's / bezoek bezoekt slechts 1 pagina gem. verblijf (minuten) blijft max. 1 minuut

2011* 5 mnd. 3.933 164 2.622 66,70% 16.015 4,1 34,00% 2:05 63,00%

2012 groeifactor 14.641 287 8.914 59,20% 46.187 3,15 49,35% 2:21 72,30%

1,55 1,75 1,42 0,89 1,20 0,77 1,45 1,13 1,15

* doorrekening De groeifactor is gebaseerd op een doorrekening van de cijfers over 2011 (5 maanden in de lucht) naar een heel jaar. Opvallend is de groei van het aantal bezoeken en bezoekers met rond de 50%. Licht zorgelijk is de groei van het aantal bezoekers dat slechts 1 pagina bezoekt of minder dan 1 minuut blijft. Een deel hiervan zal te wijten zijn aan het feit dat bijna de helft (bijna 3.300) van het aantal


5

bezoeken aan allezoetermeerders.nl als startplek oudsoetermeer.nl gebruikt en daar dus maar heel even blijft. alle zoetermeerders bezoeken gem. bezoeken / week bezoekers nieuwkomers geraadpleegde pagina's gem. pagina's / bezoek bezoekt slechts 1 pagina gem. verblijf (minuten) blijft max. 1 minuut

2011 4.797 92 2.648 53,35% 57.271 11,9 19,00% 6:43 44,00%

2012 groeifactor 7.550 1,57 148 1,61 3.638 1,37 45,51% 0,85 104.852 1,83 13,89 1,17 17,87% 0,94 8:23 1,25 42,70% 0,97

Allezoetermeerders.nl is een groot succes. Het aantal bezoeken en bezoekers is ten opzicht van 2011 met 57% resp. 37% gegroeid. Bijna de helft van die bezoeken komt binnen via een verwijzing vanaf oudsoetermeer.nl. Het aantal springers (bezoekt slechts 1 pagina) is afgenomen en de verblijfsduur is toegenomen.

publicaties bezoeken gem. bezoeken / week bezoekers nieuwkomers geraadpleegde pagina's gem. pagina's / bezoek bezoekt slechts 1 pagina gem. verblijf (minuten) blijft max. 1 minuut

2011* 9 mnd. 1.207 31 987 79,60% 4.807 4,8 43,00% 1:55 44,00%

2012 1519 29 1219 79,26% 5940 3,91 45,69% 1:44 70%

groeifactor 0,94 0,94 0,93 1,00 0,93 0,81 1,06 0,90 1,59

* doorrekening De groeifactor is gebaseerd op een doorrekening van de cijfers over 2011 (9 maanden in de lucht) naar een heel jaar. De interesse voor de site ten opzichte van 2011 is heel licht gedaald. Ook hier komt 55% van bezoeken via oudsoetermeer.nl binnen en nog eens 10% via allezoetermeerders.nl.

beeldbank bezoeken gem. bezoeken / week bezoekers nieuwkomers geraadpleegde pagina's gem. pagina's / bezoek bezoekt slechts 1 pagina gem. verblijf (minuten) blijft max. 1 minuut

2012 6 mnd. 1745 67 1016 56,50% 52.853 30,3 17,50% 15:13 28%

De Beeldbank is een onderdeel van de website van de gemeente Zoetermeer en is in juli 2012 in de lucht gegaan. Grofweg zijn nu ca. 5.000 foto’s van Oud Soetermeer en 1.000 foto’s van het Gemeentearchief voor het publiek zichtbaar. Het aantal bezoeken is heel behoorlijk te noemen. De verblijfsduur is redelijk lang en er zijn maar weinig springers die slechts 1 pagina bezoeken.


6

Activiteiten intern - Een vaste groep vrijwilligers (8), met regelmatige ondersteuning van andere mensen, heeft zich bezig gehouden met het ordenen en beschrijven van de collectie, het inpakken en scannen van met name foto’s, het afhandelen van bestellingen van foto’s en boeken. De beschrijvingen van al het beeldmateriaal (ruim 16.000 stuks), gekoppeld aan de afbeeldingen, zijn doorzoekbaar via het programma Fotobase. De foto’s van voor 1961 zijn in 2012 via de beeldbank in samenwerking met het Gemeentearchief op het web beschikbaar gekomen. De originele foto’s worden zuurvrij verpakt en veilig opgeslagen in het Gemeentearchief. Ongeveer 80% van de foto’s is inmiddels verpakt. - Van particulieren zijn wederom tientallen foto’s in originele vorm of als scan verworven, mede dankzij de al jaren succesvolle publicatie van “onbekende” foto’s in Het Streekblad. Een zeer bijzondere aanwinst was de schenking van de dia collectie van C.A.L. van Wieringen door diens weduwe. De collectie omvat ruim 8.000 dia’s van Zoetermeer en omstreken uit de afgelopen halve eeuw. De dia’s worden geselecteerd en daarna gescand ten behoeve van de beeldbank. - De bibliotheek van Oud Soetermeer omvat ruim 2.300 titels en blijft daarmee de meest uitgebreide bibliotheek over de geschiedenis van Zoetermeer en omgeving. Alle titels zijn opgenomen in de digitale catalogus, die ook via de website is te raadplegen. Samenwerking extern In het kader van het convenant met het Gemeentearchief Zoetermeer zijn in 2011 twee projecten gestart: het realiseren van een beeldbank en het digitaliseren van akten ten behoeve van historisch onderzoek. - De Beeldbank op internet is inmiddels ontwikkeld. Onze inspanning bedraagt gemiddeld 4 uur vrijwillig werk per week. Zowel het Gemeentearchief als het HGOS willen 15.000 foto's (dus 30.000 totaal) aanleveren. Daarvan staan er inmiddels 6.000 online staan. Wellicht komt er ook nog filmmateriaal op de site. De Beeldbank is ingebed in zoetermeer.nl. Burgemeester Waaijer verrichtte in juni de opening. Sindsdien zijn ten behoeve van het Gemeentearchief enkele honderden nieuwe aanwinsten gescand door HGOS. - De akten van de burgerlijke stand, de doop-, trouwen begraafregisters en de bevolkingsregisters zijn door het Gemeentearchief gescand. Oud Soetermeer biedt via allezoetermeerders.nl een uitstekend platform om de indexen op naam van deze registers te koppelen aan andere gegevens. De akten van de burgerlijke stand zijn inmiddels gekoppeld aan de naamindexen en online beschikbaar. De overige scans worden in 2013 geplaatst. - Helaas zijn de plannen om de documentatiecollectie te digitaliseren in samenwerking met de bibliotheek en het gemeentearchief gesneuveld. Auteursrechten bleken voor onze partners een onoverkomelijk struikelblok. Door het vullen van een tijdlijn in de geschiedenis van Zoetermeer met foto’s en nieuw geschreven teksten is wel invulling gegeven aan een digitaal Historisch Informatie Punt. Zie 2.8. Samenwerking intern In mei stelde het bestuur het Beleidsplan Collectiebeheer vast. Behalve een inhoudelijke afbakening van de collectie, bevat dit plan voornemens voor een beter georganiseerd intern beheer van de collectie-onderdelen en een vergroting van de digitale toegankelijkheid. 2.4 Genealogie Dienstverlening extern De werkgroep organiseerde elke eerste maandag van de maand. uitgezonderd de vakantiemaanden, een inloopavond. Hierdoor werden in 2012 in tien gezamenlijke inloopavonden van AWZ en GWZ gehouden. De belangstelling voor de inloopavonden nam ook dit jaar af. Wel bezochten meer belangstellenden ook de werkavonden op afspraak.


7

- Het lesprogramma voor groep acht van de basisscholen heeft door te weinig aanmeldingen geen doorgang gevonden. Het programma is door twee leden van de werkgroep inmiddels aangepast voor toekomstig gebruik. - Op de werkavonden werden alle leden van de vereniging in de gelegenheid gesteld om onze bibliotheek te bezoeken en kennis te nemen van de lectuur op genealogisch- en historisch gebied en historisch gebied van de vereniging. Ook werd door de leden op de werkavonden onderzoek gedaan om vragen uit binnen- en buitenland op genealogisch gebied te kunnen beantwoorden. - Zaterdag 8 september stond de Open Monumentendag in het teken van “Monumenten en Groen”. De werkgroep nam deel aan deze dag. De bezoekers werden in de tuin van “t Oude Huis door een aantal leden van de werkgroep te woord gestaan. Activiteiten extern - In 2012 is in samenwerking met het Gemeentearchief Zoetermeer het verpondingregister van Zegwaart over de periode 1647-1670, dat in 2011 geheel was gecontroleerd, op de website geplaatst. In 2012 is een start gemaakt met een index op de dorpssteek van Zegwaart. - Enkele werkgroep leden werkten aan het invoeren van gegevens uit akten van de burgerlijke stand van Zoetermeer en Zegwaart in de geautomatiseerde systemen. Aan het bestaande bestand werden leeftijden, beroepen van ouders en bij de getuigen, leeftijden, adressen en huisnummers toegevoegd. Het invoeren van deze gegevens is in 2012 afgerond. ‘Allezoetermeerders.nl’ is hiervan in 2012 het ultieme resultaat, dat tot stand kwam in samenwerking met het Gemeentearchief Zoetermeer. - De projectgroep “Grafstenen” continueerde in 2012 haar werkzaamheden. Dit jaar werden ruim 250 graven geruimd aan de Buytenparklaan. De projectgroep heeft de grafmonumenten gefotografeerd. Vervolgens is veel werk gestoken in de indexering van de foto’s van de betreffende monumenten. De collectie is alleen te raadplegen in ’t Oude Huis. - Vanaf november 1996 loopt een langdurig project inzake de publicatie van een genealogisch onderzoek van de familie Bos in Zoetermeer en het voormalig Zegwaart. Technische problemen en voortdurend succesvol onderzoek staan een afsluiting in de weg. Activiteiten intern - Vier grote familiedossiers zijn in 2012 geactualiseerd. De verbeterde weergave vond plaats in het nieuwe programma Legacy. - De werkgroep startte in 2005 met het digitaal vastleggen van doop- en trouwboeken. Alle dooptrouw- en begraafboeken uit de periode 1586-1811 van Zoetermeer en Zegwaart zijn nu digitaal beschikbaar. De werkgroep heeft in 2009 een begin gemaakt deze gegevens te voorzien van indexen. In 2012 heeft een aantal leden deze indexen gecontroleerd. De technische uitvoering van deze indexen geeft nog enige problemen waar in 2012 aan is gewerkt. - Drie nieuwe leden hebben zich geconcentreerd op het scannen van de Zoetermeerse familieadvertenties om deze vervolgens digitaal vast te leggen. Dit is een lopend project dat in 2011 stagnatie opliep, maar dat door de nieuwe leden weer ter hand is genomen. Inmiddels is één van leden met deze werkzaamheden gestopt. Samenwerken extern


8

Het vrijwilligerproject: ‘Ontsluiting archieven Zoetermeer en Zegwaart van het gemeentearchief’ is gecontinueerd. Het samenwerkingsconvenant tussen HGOS/GWZ en het Gemeentearchief Zoetermeer is nog steeds van kracht. Het uitwisselen van informatie op het gebied van genealogie bleef voorop staan. Met onze zusterverenigingen, waaronder in het bijzonder Noitdorpsche Historiën te Pijnacker-Nootdorp is op genealogisch gebied regelmatig contact geweest. 2.5 Historisch Erfgoed Activiteiten extern - In 2012 zijn in het kader van de Historische Gedenkborden drie nieuwe borden onthuld over de onderwerpen: de Schuilkerk, de Zoetermeerlijn en de Meerpolder. Ieder keer is er een feestelijk tintje gegeven aan de onthulling. De historie van Zoetermeer wordt zo steeds meer herkenbaar en op een zeer toegankelijke manier neergezet. - Er is actief meegewerkt aan een tentoonstelling over de Zoetermeerlijn in de Publiekshal van het stadhuis. Zowel de activiteiten m.b.t de gedenkborden, als die voor de tentoonstelling werden uitgevoerd in nauwe samenwerking met Cultureel Erfgoed Stadhuis uitgevoerd. - Aangezien de gemeente Zoetermeer heeft besloten om eens in de twee jaar actief deel te nemen aan de organisatie van de Open Monumentendag heeft de Commissie Historisch Erfgoed (CHE) vanuit het Historisch Genootschap voor 2012 de organisatie voor wat betreft Zoetermeer op zich genomen. Dit heeft zij onder meer gedaan in samenwerking met het Instituut voor natuureducatie en duurzaamheid (IVN), Natuur en Milieu(educatie) Stadhuis, een aantal kerken, Comité 4 jaargetijden van Wijk & Wouden en de Stichting Molen de Hoop. - Voor ‘Groeistad Zoetermeer 1962 - 2012’ is op diverse terreinen samengewerkt met meerdere instellingen en organisaties. Samenwerking extern Op verzoek is in het afgelopen jaar meerdere keren met de gemeente Zoetermeer samengewerkt op specifieke onderwerpen. Een voorbeeld daarvan is advisering over het herstel van de historische waterwegen in Zoetermeer. Samenwerking intern Vanuit de specifieke kennis van CHE is samengewerkt met andere werkgroepen en commissies van het Historisch Genootschap. Het meest is er contact geweest met de Activiteitencommissie, Redactie en met de werkgroep Bewegend Beeld en Geluid. 2.6 Interviews, Sprekend verleden Activiteiten intern Datasystemen zijn nodig voor opslag van de verkregen informatie en om toegang te krijgen tot de informatie uit interviews. Deze databestanden zijn: samenvattingen; interviews op naam en nummer; interviews op nummer, persoonsnamen die voorkomen in interviews en kernwoorden. Deze bestanden zijn in verband met privacy slechts door een beperkt aantal personen te raadplegen. De bestanden zijn bijgewerkt tot en met interview 9186 (de nummering is in 1990 begonnen met 9001). Samenwerken extern De leden van de interviewgroep vervullen van een bemiddelende rol met betrekking tot het afstaan van voorwerpen, archivalia enz. door particulieren aan de vereniging indien een interview daartoe aanleiding geeft. Bij alle gehouden interviews zijn foto’s (scans) beschikbaar gekomen voor de collectie van de vereniging. Een van de leden verzorgt al vele jaren de rubriek ‘Terugblik in het Verleden’ in het Streekblad. Uit de reacties blijkt steeds weer dat vele lezers naar de rubriek uitkijken. De primaire bedoeling is om bij foto’s waar gegevens betreffende de afgebeelde personen, de locatie en dergelijke ontbreken deze manco’s op te sporen via het lezende publiek.


9

Meerdere leden hebben hand- en spandiensten verleend bij activiteiten, zoals Open Monumentendag, fietstochten. Twee leden zijn vrijwel iedere woensdagmiddag aanwezig tijdens de werkmiddag. Samenwerken intern Aanleveren van kopij voor het verenigingsblad ’t Seghen Waert: Voor nummer 1: interview met de heer ir. J. Sonneveld uit Wageningen (deel 2) Voor nummer 2: interview met de heer G. van Doornen (Hardglas) interview met de heer S. Nieuwland uit Voorschoten (had betrekking op de 2e Wereldoorlog) Voor nummer 3: artikel betreffende de busonderneming Van Bergen Henegouw (hiervoor is vrij veel historisch onderzoek gedaan) Voor nummer 4: themanummer ‘Tuinbouw in Zoetermeer’ waarvoor gebruik is gemaakt van vijf eerder gehouden interviews en van het op verzoek gehouden interview met de heer J. Adegeest. Voor het speciale nummer: ‘Groeistad Zoetermeer 1962-2012’ is het artikel betreffende heer J.J.F. Boonekamp aangeleverd. 2.7 Leesgroep lastige letters In 2011 is de leesgroep uitgebreid van 9 naar 11 leden waarvan er een speciaal hiervoor lid van het HGOS is geworden. Doel van de groep is het op peil houden van de leesvaardigheden ten aanzien van oude handschriften in oude documenten, correspondentie en archiefstukken opdat de deelnemers efficiënt archiefonderzoek kunnen doen. Samenwerking intern De leesgroep bestaat uit leden van de werkgroepen AWZ, GWZ en Collectie die hun opgedane ervaring toepassen binnen de werkzaamheden van hun werkgroepen. Externe contacten Ongeveer eenmaal per maand komt er een vraag via de website over moeilijk leesbare teksten die afgehandeld wordt. Een lid is werkzaam als collectiebeheerder bij de bibliotheek in Zoetermeer en twee leden zijn actief als vrijwilliger bij het gemeentearchief van Zoetermeer Interne en externe activiteiten - De werkgroep is een avond per maand actief. Tijdens deze avond worden teksten gelezen die dateren uit de 15de t/m de 20ste eeuw. Ook worden teksten op verzoek van leden of op aanvraag van externen gelezen en getranscribeerd. - In 2012 is de leesgroep 11 maal bijeen gekomen en zijn er 30 teksten gelezen, waarvan er 11 zijn getranscribeerd (vertaald op schrift). - Twee nieuwe leden zijn begeleid tijdens het lezen en transcriberen en worden op die wijze opgeleid. - Vier maal zijn teksten op aanvraag van externen getranscribeerd. 2.8 Redactie Een van de kerntaken van de Redactie is het verzorgen van de publicatie van ons tijdschrift ’t Seghen Waert voor de 1300 leden. Dit jaar was deze gevuld met artikelen over Janus de Post, Veertig jaar Wereldwinkel, John McCormick en zijn neergestorte vliegtuig, Aardewerk uit een mesthoop, Jeugdherinneringen, Zoetermeer en Zegwaart en het Ontzet van Leiden en ook over de tuinbouw. De 156 pagina’s zijn deels ook gevuld met interviews, dit keer met Jan Sonneveld (politiek, landbouwattaché), Sjoerd Nieuwland (wapens en Tweede Wereldoorlog), Gerrit van Doornen (fa. Hardglas) en Jan van Bergen Henegouw (busonderneming). Elke van de vier afleveringen telde enkele ‘groene’ pagina’s Verenigingsnieuws. Het vierde nummer betrof een special over de Zoetermeerse Tuinbouw. Een speciale publicatie is gemaakt naar aanleiding van de viering 50 jaar groeistad, getiteld: ‘Groeistad Zoetermeer, 1962-2012’. Hierin zijn artikelen opgenomen over persoonlijke ervaringen, de


10

besluitvorming rond de aanwijzing tot groeistad, architectuur, de karakteristieke Zoetermeerlijn, het ontstaan van De Leyens en het verhaal van ondernemer Boonekamp. Dit boekwerk is in samenwerking met de sectie Cultureel Erfgoed van de gemeente gepubliceerd en aan alle leden toegestuurd. Het Zakboek Zoetermeer heeft een grote vertraging opgelopen door plotselinge focus vanaf begin 2012 op de publicaties 50 jaar Groeistad en het HIP en wordt voor een deel ook overbodig gemaakt door deze beide. Samenwerken intern In het verslagjaar is beeldmateriaal uitgezocht in samenwerking met de Collectie, persoonsgegevens met de GWZ, interviews ten behoeve van publicaties met de ISV, historische informatieborden en acties rondom Open Monumentendag met de CHE. Externe contacten Met de heer Aad van der Linden is intensief samengewerkt om te komen tot een special van ons tijdschrift ’t Seghen Waert over het voormalige tuindersbedrijf in Zoetermeer. Met de sectie Cultureel Erfgoed, Botine Koopmans, van de gemeente/het stadhuis is samen gewerkt in het kader van 50-jaar Groeistad en de realisatie van een publicatie. Met de Openbare Bibliotheek (OBZ), Gemeentearchief Zoetermeer (GAZ) en Cultureel Erfgoed (voorheen Monumentenzorg) is vanaf de zomer intensief gewerkt aan de vorming van een HIP, Helaas zijn de plannen om de documentatiecollecties van de OBZ, GAZ en HGOS te digitaliseren gesneuveld. Auteursrechten bleken voor onze partners een onoverkomelijk struikelblok. Toch blijft dit een streven voor 2013. Voorlopig is gekozen om de website te vullen met historische verhalen. De Redactie heeft in samenwerking met de CHE het schrijven van ruim 40 verhalen voor een tijdlijn van Zoetermeer op zich genomen, alsmede het leveren van beeldmateriaal. Dit is in 2012 gerealiseerd. Daarnaast komen er in 2013 onder meer nog algemene historische verhalen en informatie over monumenten. Enerzijds wordt het HIP een fysieke plek in de bibliotheek, anderzijds een website met historische informatie voor de doelgroep 15-35 jaar, met name de schoolgaande jeugd. Zo geeft een tijdlijn in 53 vensters teksten en beelden van de 1000-jarige geschiedenis van Zoetermeer. Inmiddels zijn door de Redactie in samenwerking met de CHE ruim 40 verhalen en bijbehorende illustraties geleverd. In het kader van dit HIP is in het verslagjaar ook een convenant gemaakt tussen de deelnemende partners, dat in februari 2013 wordt ondertekend. In april 2013 gaat het Historisch Informatie Punt officieel online. Er zijn wekelijkse contacten met media, vooral AD/Zoetermeer, Postiljon/Zoetermeer Dichtbij en Streekblad, inzake aanleveren materiaal voor het vullen van historische rubrieken en artikelen en de wekelijkse ‘Terugblik in het Verleden’-fotorubriek in het Streekblad 2.9 Activiteitencommissie De commissie kan terugkijken op een goed jaar, waarin vele activiteiten plaatsvonden. Van belang is dat voor alle activiteiten een toenemende belangstelling is. Het aantal bezoekers/deelnemers is ten opzichte van voorgaande jaren toegenomen. Bijzonder was de eenakter, van story-teller Sebastiaan Smits, die de rol van een boter-, kaas- en eierboer speelde, tijdens de lezing op 5 maart jl. Hieronder de samenvatting van de activiteiten, met daarachter het aantal bezoekers, te weten: - 6 februari: Filmavond “Zoetermeer, zoals het was in de jaren zestig”. (aantal bezoekers ca. 120); - 5 maart: Lezing met films en interviews over het boterdorp Zoetermeer en “de zuivel” als werkgever. (aantal bezoekers ca. 110); - 12 april: Museumbezoek met stadswandeling in Noordwijk en Noordwijk-Binnen. (aantal deelnemers 25); - 9 mei: Koetstocht door historische kern van Zoetermeer, (aantal deelnemers 18);


11

-

16 juni: Verrassingsfietstocht. (aantal deelnemers 16); 1 augustus: Schatgraven voor de jeugd (aantal deelnemers 12); 29 september: Jaarlijkse dagtocht, dit maal naar de historische driehoek Enkhuizen- HoornMedemblik. (aantal deelnemers 54); 10 oktober: Bezoek aan kasteel Duivenvoorde. (aantal deelnemers 17);

Totaal 8 activiteiten met 372 deelnemers en/of bezoekers. -

3.

In samenwerking met het Gilde zijn er veel wandel-, fiets- en koetstochten gemaakt. Niet alleen volgens het vaste rooster, maar ook incidenteel met groepen die zich hadden opgegeven.

ONDERSTEUNING

3.1 Verslag van het Bestuur Het bestuur van de vereniging kwam in het verslagjaar tien keer bij elkaar. Het eerste kwartaal moest het bestuur het zonder penningmeester doen. Het tweede en het derde kwartaal zonder voorzitter. Gelukkig werd het bestuur ook weer versterkt doordat in de algemene ledenvergaderingen nieuwe leden en een voorzitter werden gekozen. Dit houdt wel in dat vooral op bestaand beleid is voortgeborduurd. 3.2 Wijzigingen en samenstelling van het bestuur In het verslagjaar zijn in de voorjaarsvergadering de heren Fred Frankhuizen en Martin van Veen in het bestuur gekozen. Zij vervullen binnen het bestuur de rol van eerste en tweede penningmeester. Na een kwartaal zonder penningmeester kan de toekomst nu met dubbel vertrouwen tegemoet worden gezien. In diezelfde vergadering gaf de voorzitter, de heer Fred van Puffelen, aan om persoonlijke redenen het voorzitterschap neer te leggen. In de najaarsvergadering is de heer Bert van Eken door de vergadering gekozen tot voorzitter van HGOS. Mevrouw Alie de Ruiter-Bouman is gekozen voor een tweede periode namens de werkgroep Genealogie. Dit houdt in dat er een geheel nieuw DB voor HGOS aan de slag is gegaan. De vereniging bedankt de heer Van Puffelen voor zijn inzet in de afgelopen jaren. 3.3 Algemene Ledenvergadering De algemene ledenvergadering kwam in 2012 tweemaal bijeen, op 9 mei en 25 november 2012. In de vergaderingen zijn bestuursleden en leden van de kascommissie benoemd en zijn de voor de vereniging belangrijke stukken besproken en vastgesteld: jaarverslag, jaarplan, begroting en rekening en verantwoording. 3.4 Leden Het ledenbestand van de vereniging gaf in 2012 een lichte daling te zien (-23). Waren we vorig jaar de grens van 1300 gepasseerd, nu zitten we daar weer wat onder. Het aantal actieve leden bleef gelukkig constant (84). Naast dit aantal actieve leden hebben zich nog een 5-tal personen aangemeld om in de toekomst ook iets voor de vereniging te willen doen. Ledenverloop in de laatste jaren Jaar Leden

Waarvan Actief lid

Einde 2010 Aanvang 2011

1308 1278

85 84

Einde 2011 Aanvang 2012

1306 1279

81 81

Einde 2012

1297

84


12

Aanvang 2013

1256

84

De verschillen in aantallen bij een jaarovergang zijn te verklaren door de opzeggingen per einde van het jaar. Ultimo iedere maand wordt een overzicht van het aantal leden en alle mutaties daarop samengesteld en aan de vereniging aangeboden. Ook de binnenkomende contributiegelden zijn per lid geadministreerd en iedere maand voorgelegd aan de Penningmeester. Bezorgers-administratie ’t Seghen Waert Aangezien de Ledenadministrateur de meest recente aantallen en mutaties in het ledenbestand heeft, is het logisch dat ook de bezorging van ons verenigingsblad ’t Seghen Waert door de Ledenadministratie georganiseerd wordt. Door een viertal personen wordt elke editie verzendklaar gemaakt. De oplage van de 4 edities is telkens 1400 stuks geweest. Met behulp van 33 bezorgers, die elk hun eigen vaste looproute in Zoetermeer hebben, zijn alle verenigingsbladen op tijd bij onze leden bezorgd. De bezorgersgroep is al jaren een steunpilaar voor de vereniging en gezien ’t feit, dat er maar zeer weinig verloop in de groep zit, betekent dat dit één van de leukere bezigheden is binnen de vereniging. Er staan een 10-tal personen op de reservelijst. Voor bezorging buiten Zoetermeer en voor bezorging van diverse selecties vindt verzending plaats via Post.nl. Bezorgers-aantallen ’t Seghen Waert Nr. Bezorgd in Bezorgd Zoetermeer door Post

Intern In Archief gebruik

SW 1 SW 2 SW 3 SW 4

30 30 30 30

983 977 989 1003

304 303 305 307

83 90 76 60

Totaal

1400 1400 1400 1400

NB: Een deel van de 30 exemplaren voor “Intern gebruik” vloeit na afloop weer terug naar “In Archief”. 3.5. Relatiebestand Samenwerken heeft altijd hoog in het vaandel gestaan bij het Genootschap. Goede relaties zijn daarvoor onmisbaar. In het verslagjaar is vooral ingezet op onze digitale bereikbaarheid. Samenwerkingspartners in 2012 waren vooral: meerdere afdelingen van de gemeente Zoetermeer, de Bibliotheek en het Museum. Vanuit het Genootschap wordt in deze samenwerkingsverbanden, naast onze kennis vooral veel tijd gestoken. Waar deze partners beschikken over betaalde krachten gebeurd bij de vereniging alles door vrijwilligers. Om een indruk te geven van de tijd die het afgelopen jaar alleen al in het vullen van het HIP is gestoken: overleg, schrijven van 40 vensters voor de website en redactie: 140 uur. We hebben het dan niet over al het voorbereidend overleg, het opstellen van de convenant en dergelijke. 3.6. Automatisering In 2012 is zijn nieuwe computers aangeschaft. Het installeren van deze nieuwe apparatuur heeft veel tijd en energie gekost. Vooral onze IT beheerder heeft daar heel veel vrijwilligerstijd in gestoken. Na een periode van proefdraaien is het nieuwe systeem in gebruik genomen. Daarbij is meteen gebleken dat de ontwikkelingen zo snel gaan dat op een termijn van drie jaar al weer nieuwe apparatuur zal moeten worden aangeschaft. Dit niet alleen omdat de hardware en software ontwikkelingen snel gaan, maar ook omdat de vereniging in een hoog tempo haar gegevens digitaliseert.


13

4.

JAARREKENING BALANS

31-12-2012

1-1-2012

Activa

31-12-2012

1-1-2012

Eigen vermogen

automatisering

€

11.799,00

€

11.799,00

debiteuren

€

2.154,00

€

247,50

liquide middelen

kapitaal

€

reservering inventaris

€

30.222,72

reservering automat.

€

10.869,00

€

reservering software

€

10.000,00

€

7.000,00

reservering huisvesting

€

25.500,00

€

25.500,00

-

€

30.222,72

€

7.787,19

kas

€

111,76

reservering - collecties

€

5.000,00

€

5.000,00

rekening courant ING

€

120,42

legaten

€

26.361,60

€

26.361,60

contributierekening ING

€

68,98

€

21.348,92

€

21.348,92

donatierekening ING

€

266,96

-

€

413,72

vreemd vermogen

€

96,62

€

1.638,43

€

852,94

€

521,36

€

124.594,73

rek.courant ABN/AMRO

€

5.999,38

spaarrekening ING deposito ABN/AMRO

€

28.379,74

€

30.532,19

deposito Roparco

€

26.979,95

€

26.161,10

vermogensrek. ABN/AMRO €

56.169,96

€

55.000,00

€

131.482,03

€

124.818,25

-

molenfonds -

crediteurenvreemd vermogen

winst €

541,36

€

131.482,03

-

RESULTAATREKENING Baten

werkelijk

begroot

contributies

€

18.675,00

€

19.500,00

giften leden

€

5.966,00

€

inkomsten activiteiten

€

2.000,00

sponsoren

€

797,50

subs.Groeistad Z'meer

€

1.500,00

subsidie

€

12.000,00

€

12.000,00

rente

€

2.626,74

€

2.000,00

Lasten

werkelijk €

15.525,65

€

16.600,00

4.500,00

organisatiekosten

€

6.939,37

€

7.450,00

€

2.000,00

uitvoeringskosten

€

3.740,28

€

4.900,00

€

800,00

verenigingsblad

€

6.691,00

€

6.600,00

Groeistad Z,meer

-€

2.639,40

film Levend Erfgoed

€

640,00

afschrijvingen

€

3.848,18

€

1.600,00 3.500,00

reserveringen

€

specificaties

43.565,24

begroot

huisvesting

€

2012

40.800,00

begroting

Huisvesting

-

€

3.000,00

€

saldo €

541,36

€

150,00

€

43.565,24

€

40.800,00

specificaties

2012

begroting

Uitvoeringskosten

huur

€

13.353,21

€

13.800,00

AWZ

€

178,96

€

250,00

energiekosten

€

1.071,59

€

1.000,00

GWZ

€

239,56

€

750,00

zakelijke lasten

€

597,97

€

800,00

ISV

€

107,75

€

200,00

facillitaire kosten

€

502,88

€

1.000,00

C HE

€

257,19

€

300,00

€

15.525,65

€

16.600,00

BBG

€

238,00

€

100,00

C ollectiebeheer

€

90,00

€

300,00

Activiteiten

€

2.628,82

€

3.000,00

€

3.740,28

€

4.900,00

Organisatiekosten bestuur- & bureaukosten

€

867,39

€

750,00

bankkosten

€

511,04

€

250,00

internetkosten

€

1.559,85

€

800,00

kosten website

€

928,20

€

1.000,00

promotiekosten

€

110,67

€

250,00

kopieer/printerkosten

€

951,25

€

400,00

vergaderkosten

€

517,30

€

300,00

nieuwsbrief/verslag

€

-

€

500,00

ledenadministratie

€

332,11

€

500,00

€

400,00

inventaris drukwerk/porti

€

923,00

€

800,00

vrijwilligers

€

238,56

€

1.500,00

€

6.939,37

€

7.450,00

drukwerk

€

5.133,67

€

5.600,00

verspreidingskosten

€

1.557,33

€

1.000,00

€

6.691,00

€

6.600,00

-

Verenigingsblad


14

Toelichting op de balans en resultatenrekening 2012

Automatisering De in oktober 2011 nieuw aangeschafte computers worden afgeschreven in 3 jaar. De server is per december 2012 geheel afgeschreven. De reservering huisvesting is veranderd in reservering software. De ING bankrekeningen zijn per 28-12-2012 opgeheven. Bij de ABN-AMRO zijn twee nieuwe rekeningen geopend: een contributie- en een giftenrekening. Deze zijn in 2013 in gebruik genomen. De ontvangen contributies en giften, zijn bij elkaar opgeteld, meer dan begroot. Apart beschouwd waren de contributies ongeveer € 1.000,00 te hoog begroot, en de giften, gelukkig, te laag begroot. In 2012 heeft de redactie een prachtige uitgave verzorgd van Groeistad Zoetermeer 50 jaar. Voor deze uitgave is een bijdrage van de gemeente Zoetermeer ontvangen. De Werkgroep Bewegend Beeld en Geluid heeft een mooie film gemaakt: Levend Erfgoed, die begin februari 2013 succesvol in première ging. Al met al kunnen we spreken van een financieel gezond jaar, met goede vooruitzichten voor de toekomst.


15

Jaarverslag en jaarrekening 2012

Recommend Documents