Jaarverslag 2013 Kinderopvang Walcheren
Inhoudsopgave 1. Voorwoord .................................................................................................................................... 4 2. Raad van Toezicht ......................................................................................................................... 6 3. Dienstverlening ............................................................................................................................. 8 4. Verkoop ......................................................................................................................................... 14 5. Kwaliteit ........................................................................................................................................ 18 6. Personeel & organisatie ............................................................................................................... 22 7. Ondernemingsraad.........................................................................................................................32 8. Cliëntenraad (CR) .......................................................................................................................... 36 9. Directieverslag .............................................................................................................................. 38 10. Balans ......................................................................................................................................... 42 11. Staat van Baten en Lasten .......................................................................................................... 44 12. Kasstroom ................................................................................................................................... 45
1. Voorwoord KOW heeft zich een aantal doelen gesteld: •
Zorg dragen voor een zo gevarieerd en gespreid mogelijk kwalitatief goed aanbod van kinderop-
vangmogelijkheden;
•
bevorderen van de ontwikkeling van jonge kinderen door hen in groepsverband samen te brengen
onder deskundige begeleiding;
•
al hetgeen met bovenstaande rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan
zijn, alles in de ruimste zin des woords.
In 2013 leverde KOW in de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere peuterspeelzaalwerk, peutergroepen, kinderopvang, voor- tussen en naschoolse opvang en gastouderopvang. In dit jaarverslag kunt u lezen op welke wijze KOW, als maatschappelijk ondernemer, hieraan uitvoering heeft gegeven. Dit is een lastige opdracht in een krimpende markt. Nadat in 2012 de omzet met 10% kromp, is de omzet in 2013 met 13% gekrompen. De oorzaak voor deze omzetkrimp ligt grotendeels buiten onze beïnvloedingssfeer: ouders zijn kritischer op afname van het aantal dagdelen en uren, ruilen formele opvang (deels) in voor informele opvang of zijn werkloos geworden. Hierdoor stond KOW voor de taak de dienstverlening met behoud van kwaliteit met minder euro’s uit te voeren.
4
Dit is grotendeels gelukt en dat is een prestatie van formaat. Door het doorvoeren van diverse maatregelen is er ruim 2 miljoen euro bespaard, o.a. door verdere optimalisering van personeelsplanning en -roostering, daling van onze branchekosten en reductie van de overhead. Omdat de vraaguitval per dagdeel, per groep en per locatie verschilt heeft KOW het proces van optimalisering van de bedrijfsvoering gefaseerd laten verlopen door groepen samen te voegen of minder kinderen per groep te plannen. Hiermee is KOW nog op veel plaatsen vindbaar. Wij vinden het belangrijk om onze opvang nabij te kunnen organiseren. Voor de jaren 2014 en 2015 zal de bedrijfsvoering verder worden geoptimaliseerd. Er worden diverse ingrijpende projecten uitgevoerd zoals o.a. vervanging software kindplanning en financiële – en personele administratie, de verdere inrichting van de afdeling Klantadvies, de uitvoering van het project “Regie op locatie” waarbij meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden op locatie worden gelegd en waarbij locaties door de overhead meer gefaciliteerd worden. Het aantal kindplaatsen voor de verschillende opvangvormen wordt afgestemd op de vraag in een stad/dorp/wijk, locaties worden opgeknapt en Integrale Kind Centra gerealiseerd. Daarnaast wordt het kwaliteitsmanagementsysteem anders ingericht rond de thema’s welbevinden kind, klant en KOW en gaat KOW zich ontwikkelen als organisatie die actief is in de preventieve opvoedondersteuning. Voldoende uitdagingen die passen bij onze rol als “partner in groei” en waarvan ik met vertrouwen kan zeggen dat we deze uitdagingen met ons betrokken én deskundig personeel gaan realiseren. Edwin van Alphen Directeur-bestuurder 13 mei 2014
5
2. Raad van Toezicht Na een omzetverlies van ruim 10% in 2012 ten opzichte van 2011 en het vooruitzicht dat er voor 2013 opnieuw een omzetkrimp van nu 15% te verwachten was, heeft de RvT in december 2012 besloten de begroting later vast te stellen. Omdat de omzetdaling zich veelal in de eerste twee maanden van een kalenderjaar laat zien, kon met het later vaststellen van de begroting de reeds in beeld gebrachte scenario’s worden geconcretiseerd. In april 2013 is er een begroting vastgesteld met een begroot verlies van ruim € 253.000. Het kalenderjaar is uiteindelijk afgesloten met een verlies van ruim € 275.000. Een omzetkrimp van ruim 13% betekent een bedrag van ruim € 1,9 miljoen. Door het nemen van diverse maatregelen heeft KOW aan de kostenkant ruim € 2 miljoen weten te besparen. Dat is een prestatie van formaat. De krimpstrategie is te typeren als een maatwerkoplossing. Op basis van de ontwikkeling van de markt is het aantal kindplaatsen en aantal dagdelen openstelling aangepast met een flinke reductie van (de) personeel(skosten) tot gevolg. Het verslagjaar 2013 overziende kan worden gesteld dat de organisatie “in control“ is. In het vastgestelde strategisch plan 2015 en 2016 wordt vooruitgeblikt en hierin is duidelijk geworden dat de krimpende organisatie toe is aan een nieuwe fase van organiseren: “regie op locatie”. Deze beweging is nodig om onze dienstverlening nog meer aan te laten sluiten op de wensen van de klant en daarnaast de interne processen te verbeteren en te versoepelen.
6
Ook de inrichting van de organisatie(overhead) is hierbij een belangrijke component. Dit zijn geen maatregelen en besluiten geweest die lichtvaardig genomen zijn. Deze maatregelen maken deel uit van een omvangrijk plan om de toekomst van KOW, en daarmee het aanbod van kwalitatief goede kinderopvang, veilig te stellen. Zeker omdat de financiële positie van KOW stevig te noemen is, kunnen deze plannen worden gerealiseerd. In 2013 is de Raad van Toezicht zeven keer bijeengekomen in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en één keer zonder diens aanwezigheid. Deze laatstgenoemde vergadering stond in het teken van de evaluatie van de Raad van Toezicht en het functioneren van de Raad. De Raad van Toezicht heeft geconstateerd dat de organisatie, ondanks de turbulente fase waarin zij verkeert, er in is geslaagd om op een uitstekende en professionele manier invulling te geven aan de doelstellingen van onze Stichting. Tot slot, in december 2013 hebben Gunnar van der Hofstede (voorzitter) en Joerie Poelman (lid met financiële kennis) na 8 jaar afscheid genomen van de Raad van Toezicht. Zij zijn opgevolgd door respectievelijk Stéphane Cépèro en Alexander Bom. Ook Keetie van Winkelhof heeft aangegeven haar deelname aan de Raad van Toezicht te beëindigen. Keetie was, na de fusie met de Stichting Peuterspeelzalen Veere, vertegenwoordiger namens de Veerse peuterspeelzalen in de Raad. Haar plaats is niet opgevuld. Eind 2013 bestaat de Raad van Toezicht uit: Voorzitter: Stéphane Cépèro, lid met kennis van financiën: Alexander Bom, lid met juridische kennis: Nicole Oude Elferink, lid op voordracht personeel: Job van Boven en lid op voordracht cliëntenraad: Ingrid Wildschut. De Raad van Toezicht spreekt de verwachting uit dat de Raad van Bestuur van KOW de werkzaamheden continueert zoals die in het verslagjaar uitgevoerd zijn. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht de verwachting dat de samenwerking met De Raad van Bestuur op een professionele wijze gecontinueerd zal worden. Een dergelijke samenwerking geeft de Raad van Toezicht de noodzakelijke handvatten om op een professionele wijze toezicht op de (bestuurlijke) organisatie te houden én geeft vertrouwen in de toekomst van KOW. Stéphane Cépèro voorzitter Raad van Toezicht
7
3. Dienstverlening 3.1. Algemeen In 2013 heeft de vraaguitval doorgezet. Klanten zijn wel voor KOW blijven kiezen maar namen minder uren opvang af. De dienstverlening stond in 2013 dan ook in het teken van: samenvoegen van groepen in verband met de terugloop van het aantal afgenomen uren opvang en efficiënter werken. De personele kosten zijn voor KOW de grootste kostenpost. De bezuinigingen zijn met name gericht geweest op het terug brengen van deze kosten. De contracten voor bepaalde tijd zijn niet verlengd. Dat betekent dat we, met pijn in het hart, afscheid hebben moeten nemen van een aantal medewerkers. Als geen ander weten we dat onze klanten juist hechten aan vaste gezichten op de groep. In tijden van groepen samenvoegen en overplaatsen van medewerkers, hebben we in dit opzicht niet altijd maximaal kunnen voldoen aan deze kwaliteit voor de klant. Teams hebben we zo goed mogelijk aangevuld met vaak ervaren pedagogisch medewerkers van KOW. Daarnaast zijn we blijven werken aan de kwaliteit van de pedagogische dienstverlening.
8
Regie op locatie Om de kinderopvang toekomstbestendig te maken heeft KOW in 2013 de visie ontwikkeld: “Organiseer en regel op locatie wat op locatie georganiseerd/geregeld kan worden en organiseer/regel op centraal kantoor (CK) wat door CK geregeld moet worden!”. Het belangrijkste doel van ‘regie op locatie’ is: het behoud van bestaande klanten en eventuele uitbreiding van hun urenafname; het binnenhalen van nieuwe klanten, door meer maatgericht op de behoeften van (potentiële) klanten in te spelen. Klanten hebben geen binding met de unitmanager, die zien zij immers weinig, zij hebben juist een binding met de locatie (medewerkers van de groep). In 2013 zijn er medewerkersbijeenkomsten gehouden om te praten over mogelijkheden om klanten op locatie beter en sneller te kunnen helpen. Tijdens die bijeenkomsten gaven medewerkers aan dat zij op de groep als geen ander de mogelijkheid hebben om de behoeften van de klant te peilen en daar direct op in te spelen. Zij onderschreven de gedachte dat zaken die op locatieniveau direct met klanten geregeld kunnen worden, ook daar, dicht bij de klant, direct worden opgepakt en afgehandeld. Tijdens die bijeenkomsten is geïnventariseerd wat er op locatie opgepakt kon worden. Een aantal locaties heeft op basis hiervan activiteiten voor klantenbinding opgepakt en op Centraal Kantoor is in 2013 gewerkt aan een beter ingerichte ondersteuning van de locaties bij klantgerichte activiteiten. Het andere doel is het beheersen van de kosten op locatieniveau (inzet personeel en overige kosten). Voor het beheersen van de kosten is “sturen op uren” een uitdaging voor alle teams. Alle locaties krijgen in het voorjaar 2014 een urenbudget toegewezen waarbinnen ze zelf regelruimte krijgen om te kunnen sturen op uren.
3.2. Pedagogische dienstverlening Kindercentrum De Aventurijn In 2013 is hard gewerkt aan de ontwikkeling van IKC De Aventurijn in de wijk Griffioen. Een IKC is een gebouw, een centrum, een omgeving waar kinderen in de leeftijd van 0-12 kunnen spelen, ontwikkelen, leren en genieten. IKC De Aventurijn is ontstaan door het samengaan van 2 verschillende (dependances van) basisscholen met 2 verschillende denominaties en kinderopvang (KOW). In 2013 lag de focus op het ontwikkelen van het IKC samen met ouders, pedagogisch medewerkers en leerkrachten en de voorbereiding en start van de verbouwing van een van de basisscholen tot “De Aventurijn”. Door middel van projectgroepen zijn de partijen betrokken bij de ontwikkeling. In augustus 2014 start het IKC en zullen alle partijen samenwerken in de nieuwe werkvorm.
9
Studiedag 2013 De studiedag 2013 had als centraal thema “De introductie van KOWtv” en bijpraten over de ontwikkelingen binnen KOW. Het bijhouden van je eigen professie is de verantwoordelijkheid van elke medewerker. Voorheen konden medewerkers vooral de vakbladen, kranten en internet raadplegen om bij te blijven. KOWtv is een nieuwe faciliteit waarmee KOW het bijblijven op het eigen vakgebied wil faciliteren. In 2014 moet een structureel gebruik van KOWtv voor deskundigheidsbevordering verder vorm krijgen. Duidelijk werd tijdens de studiedag dat medewerkers werkdruk ervaren door drukkere groepen en de overige taken die moeten worden uitgevoerd. Om meer ruimte te krijgen om zelf te kunnen sturen op uren is het urenbudget ontwikkeld en wordt nagedacht over meer eigentijdse systemen om het uitvoeren van taken op de groep te faciliteren. De invoering van deze systemen zal eind 2014 en medio 2015 plaatsvinden.
Brede School Middelburg De Brede School Middelburg is een netwerkorganisatie, gericht op wijkgerichte samenwerking tussen partijen die zich bezighouden met opgroeiende kinderen. Het samenwerkingsverband wordt vormgegeven door de kernpartners gemeente, kinderopvang en peuterspeelzalen, onderwijs en welzijn. Gemeente Middelburg telt vier brede scholen waarin KOW een actieve rol speelt. In 2013 hebben KOW medewerkers brede school activiteiten verzorgd die toegankelijk waren voor alle kinderen die tot de betreffende brede
10
school behoren en medewerkers zijn onderdeel van brede scholen activiteitenteams en coördinatieteams. Binnen deze teams wordt een gezamenlijke visie, die gericht is op de gehele ontwikkeling van het kind, vastgelegd die tot uiting komt in wijkgericht doelen en activiteiten. Daarnaast is een KOW medewerker coördinator van brede scholen Dauwendaele-Mortiere en Stromenwijk. In 2013 hebben de kernpartners van Brede School Middelburg ook in vakantieperiodes samengewerkt om een ontwikkelingsgericht aanbod voor alle Middelburgse basisschoolleerlingen aan te bieden.
Versterking samenwerking Vlissingen Sport & Welzijn Kinderopvang Walcheren en Vlissingen Sport & Welzijn delen organisatie-specifieke kwaliteiten, zodat men leert van elkaar en elkaar kan aanvullen. Daarnaast wordt gezamenlijk gekeken naar het verhogen van de kwaliteit van het naschoolse aanbod in gemeente Vlissingen, waarbij de regie in handen is van Vlissingen Sport & Welzijn. Voor uitvoering van het naschools aanbod wordt gebruik gemaakt van ruimtes van KOW.
Versterking samenwerking Lentekind KOW en Stichting Lentekind onderzoeken een verdergaande samenwerking. Wekelijks gaan kinderen van een kinderdagverblijf van KOW spelen bij Stichting Lentekind en spelen kinderen van KOW bij Stichting Lentekind. Tevens zijn er kinderen die bij beide stichtingen geplaatst zijn. Onderzocht wordt of dit voor meerdere kinderen een mogelijkheid kan zijn. Dit onderzoek loopt door in 2014.
Samenwerking Kunsteducatie Walcheren in gemeente Veere Kunsteducatie Walcheren heeft voor uitvoering van het naschoolse activiteitenaanbod gebruik kunnen maken van de locaties van KOW. De KOW locaties in gemeente Veere hebben een gunstige ligging. Het naschools aanbod was voor zowel BSO kinderen als niet BSO kinderen toegankelijk. De BSO kinderen hebben deelgenomen aan diverse kunstzinnige en creatieve workshops als; rappen, kronen maken en een stripverhaal maken.
BSOup In januari 2013 zijn alle BSO locaties aan de slag gegaan met de BSOup map. Deze map biedt handvatten voor een structureel- en leeftijd gedifferentieerd BSO aanbod. Dit betekent dat er dagelijks wisselende activiteiten, zowel op de eigen BSO als buiten de BSO locatie, worden aangeboden die passen binnen de 4 ankers (sport/spel, kunst/cultuur, natuur en techniek). Daarnaast kan er gekozen worden voor een tijdgebonden overkoepelend thema. De activiteiten worden aangeboden door pedagogisch medewerkers van KOW, externen en samenwerkingspartners zoals Stichting Welzijn Middelburg, Middelburg in Beweging, Vlissingen Sport & Welzijn en Brede School Netwerken.
11
Peutergroep met de bijbel KOW heeft op aanvraag van basisschool Oleanderhof eind 2013 een onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van het starten van een peutergroep (met de bijbel) op Oleanderhof. Eind 2013 is er een projectgroep gestart (vanuit diverse afdelingen van KOW) die de taak heeft gekregen om deze peutergroep te gaan starten. De projectgroep heeft zich onder andere actief opgesteld om binnen de kerkelijke gemeenschap in Arnemuiden de behoefte te onderzoeken, dagdelen af te stemmen, PR op te starten en de werving van personeel uit te zetten. Het visiedocument (werken vanuit de bijbel) is gemaakt in samenwerking met de school, de MR van school en senior pedagogisch medewerkers van KOW. Eind maart is er een ouderavond georganiseerd in samenwerking met de school. De pedagogisch medewerkers hebben de christelijke/ reformatorische achtergrond. De peutergroep gaat na de meivakantie open op woensdagochtend en wordt gratis aangeboden. Na de zomervakantie van 2014 gaat de peutergroep ook op maandagochtend open en vallen deze dagdelen onder de wet Kinderopvang.
Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) In 2013 is er een grote stap gezet in het werken met VVE op de peutergroepen. KOW werkt volgens de eisen van de onderwijsinspectie en alle medewerkers zijn geschoold volgens de eisen die de GGD aan ons heeft gesteld. Alle locaties werken met een VVE erkend programma. De meeste peutergroepen werken met methode Puk en Co en een klein aantal met de methode Piramide. In 2013 zijn alle pedagogisch medewerkers van de peutergroepen en peuterspeelzalen in de gemeente Veere geschoold in Puk en Co. In 2013 is er gestreefd naar het werken volgens de methodiek “Optimaal Educatief Handelen (OEH)”. Omdat de prioriteit van de gemeenten Middelburg en Vlissingen bij de intensiveringswijken ligt, zijn de medewerkers van de intensiveringslocaties geschoold in OEH. Bij de vorige locaties zijn de Senior Pedagogisch medewerkers (SPM-ers) geschoold in OEH zodat zij hun coachende rol goed kunnen uitvoeren, ook de SPM-ers van Veere zijn hierin meegenomen. Alle peutergroepen hebben een informatiebijeenkomst gehad waarin toelichting is gegeven op de ontwikkelingen binnen de VVE. In de gemeente Veere lag de nadruk op de wijziging in de werkwijze (Veere sluit aan bij de werkwijze van Middelburg en Vlissingen) en het methodisch werken met Puk en Co. In Middelburg en Vlissingen zijn alle medewerkers geïnformeerd over de stand van zaken van het VVE activiteitenplan, de eisen van de onderwijsinspectie en de huidige manier van werken volgens de gestelde eisen. Elke locatie heeft een VVE map ontvangen die uitgebreid kan worden met nieuwe informatie over VVE.
12
Belangrijk aandachtspunten: •
ontwikkeling, begeleiding en zorg: PM-ers kennen de sociale kaart en werken met plannen van aan
pak voor de ontwikkeling van een kind (opstellen, evalueren en bijstellen);
•
de ontwikkeling van doelgroep naar geïndiceerde risico kinderen: hierop dient in 2014 verder aan
gestuurd te worden door de SPM.
Het ouderbeleid is in november geïntroduceerd. Locaties mogen een eigen invulling geven aan drie verplichte ouderactiviteiten per jaar. Het ouderbeleid volgt de eisen van de onderwijsinspectie. Belangrijk aandachtspunt is de intakeprocedure die anders verloopt bij doelgroepouders. De uitvoering van het ouderbeleid zal in 2014 getoetst worden in de praktijk. In de samenwerking met de GGD is er gekeken naar de gemaakte afspraken in het samenwerkingsdocument. Hierin staan een aantal afspraken die niet of niet goed gerealiseerd werden. Er zijn afspraken gemaakt over: de voorbereiding en rol van pedagogisch medewerkers en GGD en de aanwezigheid van de GGD, bij zowel peuterbesprekingen als bij de kerngroepoverleggen.
Project Opstapje In de gemeenten Middelburg en Vlissingen wordt vanaf maart 2010 project “Opstapje” uitgevoerd door Kinderopvang Walcheren. De vooruitzichten om met Opstapje door te gaan waren uitermate onzeker in 2012. In september kwam het positieve nieuws van de adviesgroep Onderwijsachterstandbeleid Walcheren om in 2013/2014 door te gaan. Opstapje is een gezinsgericht stimuleringsprogramma en heeft als doel de onderwijskansen van jonge kinderen(2 tot 4 jaar), die in een achterstandssituatie verkeren, te vergroten. In 2013 werkten 3 contactmedewerkers en een coördinator voor Opstapje. De contactmedewerker heeft bij de uitvoering van Opstapje een pedagogische voorbeeldfunctie. De spelactiviteiten worden tijdens de huisbezoeken uitgevoerd door alle betrokkenen, dat wil zeggen de contactmedewerker, ouder en kind. In 2013: •
hebben 30 gezinnen en 34 kinderen deel genomen aan Opstapje in Middelburg en Vlissingen;
•
hebben in totaal 846 huisbezoeken plaatsgevonden;
•
is in samenwerking met GGD/Jeugdgezondheidszorg “Opvoeden en opgroeien in beeld,
beeldmateriaal voor pedagogische gesprekken” aangeschaft als extra opvoedondersteuning tijdens
de huisbezoeken.
13
4. Verkoop Kinderdagverblijf en BSO Als gevolg van de economische recessie en de bezuinigingen op de Kinderopvangtoeslag zijn klanten kritisch geworden op hun urenafname. De trend, die in 2012 al zichtbaar was voor de dagopvang, zet zich in 2013 voort: klanten beperken het aantal opvanguren en kiezen vaker voor alternatieven: opa’s en oma’s zijn onze grootste concurrent geworden. Het aantal verkochte kindplaatsen BSO herstelt iets in 2013. 500 450 400 350 300 250
KDV
200
BSO
150 100 50 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Grafiek: ontwikkeling aantal verkochte kindplaatsen Kinderopvang Walcheren (decembertelling)
14
De doorstroom van kinderen van KDV naar BSO blijft in aantal op peil, maar ook hier is de klant kritisch op de afname wat resulteert in minder BSO-urenafname van deze groep. In 2013 bezochten 4.023 kinderen onze locaties. Ten opzichte van 2012 (4.297) een daling van ruim 6%. 2011 417 545 476 961
KDV KDV capaciteit BSO BSO capaciteit
2012 345 519 413 954
2013 329 446 435 793
Tabel: overzicht capaciteit en verkochte kindplaatsen per december
De opvangcapaciteit bij KOW is in 2013 fors aangepast aan de veranderde marktomstandigheden door samenvoegen van groepen op dagdeelbasis, sluiting van groepen en sluiting en samenvoegen van locaties. De capaciteit kindplaatsen is verder afgenomen met 14%(KDV) en 17 %(BSO). Het aantal verkochte kindplaatsen KDV is gedaald met 5% en het aantal verkochte BSO kindplaatsen is met 5% gestegen in 2013.
Gastouderopvang 2013
2012
2011
274
309
403
Gemiddeld aantal koppelingen
Tabel: koppelingen Gastouderopvang
Het aantal koppelingen en het aantal verkochte uren is in 2013 verder teruggelopen. Het aantal verkochte uren liep ten opzichte van 2012 terug met 11,3%; het aantal bemiddelde uren is 11% lager dan in 2011. In de Gastouderopvang neemt de concurrentie toe, terwijl de opleidingseisen en de eisen met betrekking tot toezicht worden verscherpt. Tegelijkertijd nemen de mogelijkheden tot subsidie van opleiden van startende gastouders af.
15
16
Peuterspeelzaal/Peutergroepen 100% 90% 80% 70% 60%
Middelburg
50%
Vlissingen
40%
Veere
30% 20% 10% 0%
2011
2012
2013
Grafiek: Ontwikkeling peutergroepen/peuterspeelzalen bezetting per Walcherse gemeente
Het bezettingspercentage in de gemeenten Vlissingen en Middelburg is in 2013 wederom gestegen tot respectievelijk 94,3% en 94,7%. De doorlopende trend is dat ouders vanuit kostenoverweging minder kiezen voor kinderopvang maar toch hun peuter willen voorbereiden op de gang naar de basisschool en de peuterspeelzaal bezoeken. Ook de peuterspeelzalen in Veere hadden met deze ontwikkeling te maken en stegen in bezetting naar 83,6%.
17
5. Kwaliteit Kinderopvang Walcheren is een organisatie met een HKZ-certificaat. Dit certificaat is een teken dat de organisatie de zaken intern goed op orde heeft, de klant principieel centraal stelt en voortdurend werkt aan verbetering van de zorg- en dienstverlening.
5.1. Ontwikkelingen Kind-dossiers en oudergesprekken In 2013 is het kinddossier herzien. Alle kinderen bij Kinderopvang Walcheren worden jaarlijks
ge-
observeerd door de pedagogisch medewerkers. Er wordt in kaart gebracht hoe de ontwikkeling is op verschillende gebieden en waar nog extra stimulering kan worden gegeven door de pedagogisch medewerkers. In 2012 is besloten dat er in de BSO alleen nog standaard oudergesprekken plaatsvinden met kinderen van groep 1 en 2. In 2013 is voor alle opvangvormen besloten om die gesprekken te voeren die nodig zijn. Dat betekent dat het altijd mogelijk is om een oudergesprek te voeren, zowel op verzoek van de pedagogisch medewerkers als op verzoek van ouders. Standaard oudergesprekken worden niet meer gehouden vanaf 2014. We richten ons op de gesprekken waar ook echt behoefte aan is.
18
Pedagogisch werkplan In 2013 zijn de pedagogisch werkplannen van alle opvangvormen aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving. De locaties hebben daarmee allemaal een specificatie van het pedagogisch beleid dat voldoet aan de laatste wet- en regelgeving en de actuele situatie op de locatie beschrijft.
Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling en de aandachtsfunctionaris Met ingang van 1 juli 2013 is de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling ingevoerd in de kinderopvang. Bij Kinderopvang Walcheren is het protocol “vermoeden kindermishandeling” aangepast aan de stappen van de meldcode. In de organisatie is een aandachtsfunctionaris aangesteld die een rol heeft in de ondersteuning voor de pedagogisch medewerkers en een brug is tussen individuele casussen en organisatie.
5.2. Rapportages Klachten In totaal zijn er 28 formele klachten ingediend in 2013, welke door een reactie van KOW zijn afgerond. Er zijn geen klachten ten aanzien van de organisatie ingediend bij de externe Zuid-Hollandse centrale Klachtencommissie Kinderopvang (ZcKK). KOW is ook voor de klachtenbehandeling van klachten van oudercommissies aangesloten bij het ZcKK en wel bij het ZcKK-OC. Ook hier zijn er geen klachten ingediend. Trends in klachten zijn onvrede over extra uren die in rekening gebracht worden, wanneer de basisschool eerder uitgaat: dit zal worden gewijzigd in het dienstenpakket 2014. Onvrede over wisselingen op de groep: dit is een gevolg van enerzijds de terugloop van de opvangvraag waardoor er afscheid van medewerkers is genomen en anderzijds de persoonlijke keuzes die medewerkers maken.
19
Welbevinden Tijdens het jaarlijkse oudergesprek wordt door de ouder en de pedagogisch medewerker samen een score bepaald voor hoe goed het kind in zijn/haar vel zit. Deze score (+, +/- of -) wordt ook organisatiebreed verzameld en in 2013 zat 96,3% van de kinderen bij Kinderopvang Walcheren goed in zijn/haar vel. Dit ten opzichte van 95,8% in 2012. Wanneer de kinderen een andere score hebben dan +, gaat de unitmanager met het team in gesprek om te kijken of het welbevinden van het kind positief beïnvloed zou kunnen worden of dat de oorzaak voor minder welbevinden buiten de beïnvloedingsmogelijkheden van de kinderopvang ligt.
GGD inspecties In 2013 zijn er 70 inspecties uitgevoerd zonder tekortkomingen en 39 waarbij er in totaal 49 tekortkomingen zijn geconstateerd. Dat betekent dat tijdens 70 inspecties alles volgens wet- en regelgeving in orde was. In onderstaand overzicht is te zien welke tekortkomingen zijn geconstateerd. tekortkoming
tekortkoming
1.2
instellen oudercommissie niet aantoonbaar dat aan werving voor OWG is gedaan communicatie met OWG vog plan van aanpak RI&E RI&E niet aantoonbaar RI&E beschrijft actuele situatie
1.3 2.1 3.2.4 3.2.1 3.2.1 5.1.3.
5.3 6.1 8.1 8.3 3.3 4
20
opvang op andere dan vaste stamgroep, toestemming van ouder aantoonbaar leidster kind ratio inhoud pedagogisch beleidsplan aantal uur VVE scholing ped med VVE meldcode kmh niet bekend aantal m2 niet akkoord totaal aantal inspecties per opv vorm
pg
kdv bso totaal
2 1
1 1
4 2
4 2
1 2
1 5 2 3 3
3 2
1 1
2 8 4 5
13 21
1
2 3
3
16 25
1 1 21 62
4 11 4 8 1 1 49
Daarmee kan worden vastgesteld dat de top zes van voorkomende tekortkomingen als volgt is: 1.
Inhoud van het pedagogisch beleidsplan;
2.
Scholing pedagogisch medewerkers VVE;
3.
VOG;
4.
Instellen oudercommissie;
5.
Kind leidster ratio;
6.
Aantal uur open voor VVE.
Naar aanleiding van de tekortkomingen zijn enkele organisatie-brede verbeterpunten op gebied van het pedagogisch beleidsplan, scholing pedagogisch medewerkers VVE en de oudercommissie geformuleerd, welke in 2014 zullen worden aangepakt.
Fouten, ongevallen en bijna ongevallen (FOBO) FOBO’s worden gemeld om twee redenen: enerzijds worden de meldingen besproken in de teams om waar nodig aanpassingen te doen of nieuwe werkafspraken te maken om te voorkomen dat de situatie zich nogmaals kan voordoen. Anderzijds worden de trends op organisatiegebied bekeken en daar kan uit voortkomen dat organisatie-brede afspraken worden gemaakt of beleid wordt aangepast. De in 2013 gemelde FOBO’s betreffen het primaire proces. Veel ongelukjes zijn leeftijd gerelateerd. Er zijn geen trends geconstateerd die hebben geleid tot een aanpassing van het organisatiebrede beleid. Wel blijft het onverminderd van belang om alert te blijven op veiligheid. Daarom wordt er ook steeds weer aandacht voor gevraagd via het intranet en het digitale informatieblad voor medewerkers.
21
6. Personeel & organisatie 6.1. Ontwikkelingen personeelsbeleid Sinds begin 2012 wordt KOW geconfronteerd met vraaguitval, wat heeft geleid tot een vernieuwde strategie waarbij de focus meer ligt op klantenwerving, –binding (behoud/toename inkomsten) en het beheersen van de kosten. Klanten hebben geen binding met een hoofdkantoor of een unitmanager, die zien zij immers weinig. Zij hebben juist binding met de locatie (medewerkers van de groep). Medewerkers op de groep hebben als geen ander de mogelijkheid behoeften van de klant te peilen en daar direct op in te spelen. Vandaar dat KOW zich de komende jaren richt op de omslag van een centraal gestuurde organisatie naar een decentraal gestuurde organisatie zoals is vastgelegd in het project “Regie op locatie”. Het belangrijkste doel van “Regie op locatie” is behoud van klanten en het binnenhalen van nieuwe klanten door meer maatgericht op de behoeften van de klant inspelen. Daarnaast geldt “Organiseer/regel decentraal wat decentraal kan en organiseer/regel centraal wat centraal moet”. Dit vraagt andere rollen van medewerkers, management en ondersteunende diensten.
22
Krachtige teams De kracht van meer regie op locatie zijn goed functionerende teams die werken volgens de kernwaarden van KOW. Het is belangrijk dat bij de taakverdeling op locatie rekening wordt gehouden met inzet op ieders kwaliteiten. Ieder team heeft doelen vastgesteld n.a.v. het project “Regie op locatie”. Doelen zijn gericht op verhoging van het welbevinden van het kind, de klant en KOW. In 2014 zal dit verder worden vormgegeven.
VOG screening In 2013 heeft de overheid de continue screening van medewerkers in de kinderopvang ingevoerd. Dit betekent dat strafrechtelijke gegevens in het Justitieel Documentatie Systeem dagelijks worden vergeleken met een bestand van mensen die werken in de kinderopvangbranche om na te gaan of een persoon een strafbaar feit heeft begaan dat een belemmering vormt bij het werken in de kinderopvang. Door dit nieuwe systeem van de overheid moesten alle medewerkers opnieuw een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen bij de gemeente. Inmiddels hebben alle medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van KOW een geldige VOG.
Medewerkers Net als in 2012 is in 2013 het aantal medewerkers en het aantal FTE gedaald. Deze daling heeft, net als in 2012, te maken met de krimp in de kinderopvang vanwege bezuinigingen vanuit de overheid op kinderopvangtoeslag en de slechte economische situatie waardoor mensen werkloos worden en daardoor geen of minder kinderopvang afnemen. De daling heeft voornamelijk plaatsgevonden door afscheid te nemen van medewerkers met tijdelijke contracten en natuurlijk verloop. Daarnaast heeft KOW diverse andere maatregelen genomen om de personele krimp op te vangen. Een voorbeeld hiervan is de stimuleringsmaatregel waarbij medewerkers de mogelijkheid kregen om met een bijdrage van KOW minder te gaan werken of afscheid te nemen van KOW.
Roosterplanning Een ander voorbeeld van het opvangen van de gevolgen van de krimp is het optimaliseren van de roosters. In 2012 is gestart met het digitale roosterplanningssysteem. Planrad In 2013 is dit systeem verder geïmplementeerd . Ook zijn er bijeenkomsten geweest met de decentrale roosteraars om hen te informeren hoe de locatieroosters verder geoptimaliseerd kunnen worden.
23
Ziekteverzuim Het verzuim in 2013 is flink gestegen ten opzichte van eerdere jaren. Het verlagen van het verzuim vormt dan ook een speerpunt voor 2014, gezien de voordelen die het oplevert. Voornaamste voordelen zijn continuïteit qua personeel op de locaties en kostenbesparing.
Mobiliteit Op locaties waarbij de krimp niet door eerder genoemde maatregelen opgevangen kon worden, is personeel overgeplaatst naar een andere locatie of naar de invalpool. Tot op heden zijn gedwongen ontslagen hiermee voorkomen, wat een mooie prestatie is gezien de vele gedwongen ontslagen in de Kinderopvangbranche in Nederland.
Flexibiliteit De flexibiliteit van KOW is inmiddels flink gedaald naar 10 % (het aantal uitbetaald FTE t.o.v. het aantal FTE voor onbepaalde tijd). Het aantal medewerkers met een tijdelijk contract ten opzichte van het aantal medewerkers met een vast contract bedraagt 14,5 %. Binnen KOW is het parttimepercentage hoog: de gemiddelde contractgrootte van vaste contracten is gemiddeld 22 uur per week, de gemiddelde contractgrootte bij tijdelijke contracten is gemiddeld 13,5 uur per week. Deze contractgroottes passen tot op heden bij de piekmomenten in de kinderopvang, namelijk de maandag, dinsdag en donderdag.
6.2. Deskundigheidsbevordering KOW heeft de afgelopen jaar veel geïnvesteerd in deskundigheidsbevordering en blijft dit de komende jaren doen, ondanks dat er voor de komende jaren minder middelen beschikbaar zijn. De investering draagt bij aan het behalen van de doelstellingen van KOW op het gebied van het welbevinden van kind, klant en KOW. Daarbij staat de effectiviteit centraal: het daadwerkelijk toepassen van kennis, vaardigheden en de kernwaarden van KOW in de dagelijkse praktijk. Een aantal voorbeelden van deskundigheidsbevordering in 2013 zijn: •
Introductie en inwerken
In 2013 zijn er 33 nieuwe medewerkers ingestroomd, met name in de invalpool. Alle nieuwe me-
dewerkers volgen een centrale introductiecursus en worden decentraal ingewerkt onder
begelei ding van een coach. De organisatie, het beleid en de kernwaarden staan centraal bij de start
van een medewerker. Decentraal inwerken onder begeleiding van een coach vindt ook plaats wan
24
neer een medewerker binnen KOW van werkplek wisselt;
•
Vroeg- voorschoolse educatie (VVE)
In 2012 en 2013 zijn de medewerkers van alle kinderdagverblijven geschoold in de methode Uk &
Puk, waarbij er thematisch gewerkt wordt aan de ontwikkeling van het kind.
De peutergroepen en peuterspeelzalen zijn altijd al gericht geweest op de voorschoolse
ontwikkeling en medewerkers hebben hiervoor diverse cursussen gevolgd. In 2013 zijn er landelijk
strengere eisen opgesteld en waar nodig zijn de medewerkers bijgeschoold in de methode Puk en
Ko of Vversterk taal. Daarnaast hebben alle medewerkers van de peutergroepen en peuterspeelza-
len uit intensiveringswijken in 2012 de cursus Optimaal Educatief Handelen gevolgd, in 2013 is
hierop het vervolg op de werkvloer geweest; •
Pedagogische beroepsopleiding – stagiaires
Om bij te dragen aan het opleiden van toekomstig, kwalitatief goed personeel biedt KOW ieder jaar
diverse stageplaatsen aan. Met het opleidingsinstituut Scalda is regelmatig overleg om de beroeps-
opleiding zo veel mogelijk aan te laten sluiten bij hetgeen KOW verwacht van haar medewerkers; •
E-learning KOWtv & studiemiddag
De jaarlijkse studiemiddag heeft in 2013 in het teken gestaan van e-learning KOWtv. E-learning is
een nieuwe manier van leren die verschillende leerstijlen kan aanspreken. Vanaf november 2013
tot eind 2015 biedt KOW alle (senior) pedagogisch medewerkers de mogelijkheid om zich door
middel van e-learning verder te verdiepen in het vak.
25
•
Voorafgaand aan een overleg kan door het team worden afgesproken dat ieder teamlid ter voor-
bereiding een bepaalde video kijkt op KOWtv. Ook kunnen medewerkers ervaringen met elkaar de-
len door het ‘Prikbord’ wat beschikbaar is binnen KOWtv; •
Coaching op de werkvloer
Elk team heeft een senior pedagogisch medewerker die als extra taak heeft het pedagogisch beleid
en de protocollen op de werkvloer te vertalen. De senior pedagogisch medewerker coördineert
inhoudelijk de processen, werkwijzen en procedures voortvloeiend uit het pedagogisch beleid en
de protocollen en bewaakt de continuïteit hiervan. Daarnaast signaleert hij/zij hiaten/knelpunten in
kennis, vaardigheden en houding bij pedagogisch medewerkers en coacht hen waar nodig.
De senior pedagogisch medewerker geeft pedagogische werkbegeleiding en draagt specifieke
kennis en vaardigheden over aan collega’s; •
Video interactie begeleiding (VIB)
De VIB is gericht op het professionaliseren van de communicatie en interactie tussen pedagogisch
medewerker en kinderen. Deze begeleiding wordt structureel aan de medewerkers aangeboden
maar kan ook worden aangevraagd wanneer er sprake is van een hulpvraag. De VIB-er ondersteunt
de medewerker bij het verhogen van de kwaliteit van het pedagogisch handelen. Hiervoor wordt
aan de hand van videobeelden een gesprek gevoerd over de sterke punten van de medewerker en
hoe deze kunnen worden uitgebouwd. Bevindingen worden met de senior pedagogisch
medewerker besproken, die de betrokken medewerker op de werkvloer verder zal coachen. •
Bedrijfshulpverlening
KOW vindt het belangrijk dat alle pedagogisch medewerkers en een deel van het ondersteunend
personeel in noodgevallen kunnen optreden als bedrijfshulpverlener, vandaar dat ook in 2013
wederom scholing heeft plaatsgevonden; •
Themabijeenkomsten
Gedurende het jaar worden er bij KOW vrijwillige themabijeenkomsten gehouden. Medewerkers
kunnen zich opgeven voor de bijeenkomst die zij interessant vinden. Een voorbeeld is de jaarlijkse
pensioenbijeenkomst of de cursus “Knap Lastig” voor de buitenschoolse opvang. In 2014 zal dit
worden voortgezet en wordt de koppeling met KOWtv gemaakt.
26
6.3. Overzichten Per december 2013
365 personen 376 dienstverbanden
December 2011
516 personen
In fte’s 2011
December 2012
290,27
438 personen
In fte’s 31-12-2012 233,5
In fte’s 31-12-2013 204,30
443 dienstverbanden
539 dienstverbanden
Leeftijdsopbouw Leeftijdscategorie 15-24
Vrouw 2011 95
25-34
179
8
187
161
4
165
35-44
96
5
101
81
5
45-54
97
5
102
94
55-64
47
1
48
514
25
539
Totaal
Man 2011 6
Totaal 2011 101
Vrouw 2012 49
Man 2012 2
Totaal 2012 51
Vrouw 2013 24
Man 2013 1
Totaal 2013 25
137
3
140
86
72
5
77
3
97
77
3
80
42
2
44
52
2
54
427
16
443
362
14
376
Gemiddelde leeftijd in 2011 is 36 jaar, in 2012 is dit net als in 2013 is dit 39 jaar
Diensttijdverdeling (peildatum december 2013) Aantal jaar in dienst <1 1-4 5-9 10-14 15-19 20-24 > 25
Aantal werknemers 2013 30 97 126 66 25 23 9
Aantal werknemers 2012 32 190 110 61 23 19 8
Aantal werknemers 2011 102 237 93 53 26 18 9
27
Dec 2011
Dec 2012
Dec 2013
Uitvoerende functies
Fte's
Fte's
Fte's
13 - Huishoudelijk medew
5,62
3,75
4,34
19 - Pedag. Medew inval
5,74
4,31
6,11
32 - Pedag. Medew. Gek. inval
16,17
8,13
7,65
20 - Pedag. Medew. BSO
47,34
29,17
22,73
2,78
0,56
0
22 - Pedag. Medew. KDV
112,25
96,48
78,47
23 - Pedag. Medew. PG
25,27
22,53
16,80
25 - Pedag. Medew. BHB
1,22
0,38
3,57
Pedag.medew. VSO
0,11
0
1,68
Overzicht functies en FTE
21 - Pedag. Medew. io
Pedag.medew. PSZ (Veere)
5,71
OR Lid
0.85
39 - Unitmanager
9,97
9,96
7,40
40 - Unitmanager in Ontwikkeling
1,78
0
0
45 - Senior Pedag. medew. BSO/VSO/PSZ
10,53
7,10
8,61
46 - Senior Pedag. medew. KDV/PG/BHB
12,64
10,06
11,63
61 – Onderwijsassistent
0,91
0,76
0
64 - Contactmedewerker Opstapje
0,94
0,5
0,68
66 - Pedagogisch medewerker Plus
0,53
0,78
0,15
Coordinator Opstapje
0,67
0
0,28
254,46
194,11
177,66
Fte's 2011
Fte's 2012
Fte's 2013
2 - Administr. medew.
1,00
1,00
1,00
3 - Beleidsmedewerker
0,67
0,67
0,67
4 - Medewerker A&P
3,50
2,78
2,78
6 - Medewerker GOP
1,14
0,56
0,56
1,0
1,00
1,00
0,89
0,89
0,89
Totaal uitvoerende functies Ondersteunende functies
7 - Directeur 8 - Directiesecretaresse 9 - Medewerker Fin.
5,19
3,50
3,33
16 - Medew. technische dienst
0,89
1,78
1,78
17 - Medewerker C & M
1,78
1,22
1,11
26 - Personeelsadviseur
2,00
1.78
1,83
29 - Projectmedewerker BSO
0,89
0,78
0,67
42 - Teamleider Fin.
0,78
0,78
0,78
43 - Adj.directeur dienstverlening
1,00
1,00
1,00
44 - Adj.directeur Financien
1,00
1,00
1,00
48 - Telefoniste/receptioniste
1,83
0,71
0,71
50 - Administr. medew P & O
3,50
1,44
1,44
0,890
0,89
0,67
31 - V.I.B.-er
0,53
0,01
0,03
52 - Praktijkopleider
0,22
0,22
0,61
55 - Medewerker ICT
1,00
0
0
57 - Teamleider A&P GOP
0,89
0,89
0,81
51 - Manager P & O
28
58 - Teamleider A&P
0,89
0,89
0,89
67 - Centrale planner
1,00
1,78
1,78
68 - Medew. salarisadministratie
0,67
1,44
0,67
1,00
1,00
35,36
28,01
26,64
289,82
222,12
204,30
69 – Coord. Bouw en Onderhoud Totaal ondersteunende functies Totaal alle functies
Uitstroom 2011 Werkvorm
2012 reden
KDV (24)
PG (11)
BSO (13)
BHB (1) Algemene inval (25)
Aantal
1
12
2
Werkvorm KDV (23)
reden
Aantal Werkvorm
5
4
10
4
12
4
4
6
2
6
2
6
3
10
2
10
1
11
1
4
1
4
2
10
2
10
1
1
16
1
10
4
14
7
3 1
0
2
1
5
4
2
10
1
11
1
0
1
1
6
4
18
4
3
6
1
6
1
7
2
7
1
0
1
1
PG (3)
BSO (35)
BHB (0) Algemene inval (35)
1
21
10
2
1
2
3
4
13
4
3
7
8
CK (13)
1
1
4
1
0
2
1
4
1
2
2
1
4
2
4
7
6
2
6
1
Onderwijs-
1
3
Onderwijs-
4
4
assistent (6)
4
3
assistent. (4)
Huishoud. medew (1) Opstapje
1
1
1
1
Huishoud medew. (2) Opstapje (1)
Reden
1
1
UM (2)
Totaal
Aantal
8
10
KDV (20)
reden
1
UM (0) CK (8)
2013
PG (3)
BSO (26)
BHB (0) Algemene inval (35)
5
1
10
1
1
21
2
1
4
12
6
1
1
1
4
4
4
7
4 6
2 1
UM (0) CK (5)
Onderwijsassistent (7)
6 10 1
90
1 1 1
Huishoud. medew (3) Opstapje (0)
118
99
0
6
1
51
1
37
1
40
2
2
2
1
4
17
4
54
4
53
6
6
6
5
5
6
7
14
10
5
6
4
10
2
11
1
10
3
29
medew (1) Opstapje
1
medew. (2) Opstapje (1)
1
Totaal
10 1
90
Reden
1 1
medew (3) Opstapje (0)
118
1 99
0
6
1
51
1
37
1
40
2
2
2
1
4
17
4
54
4
53
6
6
6
5
5
6
7
14
10
5
6
4
10
2
11
1
10
3
11
1
Instroom Werkvorm
Aantal 2011
KDV
24
PG
1
BSO
14
Algemene inval
55
CK
8
Onderwijsass.
6
BBL
3
Totaal
111
Aantal 2012 0
Aantal 2013 9
0
0
3
2
19
16
3
2
2
4
0
0
27
33
Verklaring nummers 0 reden onbekend 1 eigen verzoek 2 ontslag in proeftijd 3 ontslagen 4 einde contract 5 uit dienst 2jr ziek 6 beëindigingsovereenkomst 9 einde stage 10 FLEX-pensioen 11 overlijden
Ziekteverzuim
30
6
KOW 2011
KOW 2012
KOW 2013
Verzuim% incl. ziek t.g.v zwangerschap
5,4
5,3
6,8
Verzuim% excl. ziek t.g.v zwangerschap
4,8
4,6
5,6
Verzuimfrequentie
1,20
1,39
1,28
7. Ondernemingsraad (OR) Net als in 2012 stond ook 2013 in het teken van krimp en bezuinigingen. De OR is door de directeur- bestuurder op de hoogte gehouden van actuele ontwikkelingen en toekomstplannen, o.a. door het aanschuiven van de directeur-bestuurder tijdens de OR cursus.
Samenstelling OR Commissie dagelijks bestuur: Linda Witkam (voorzitter) en Mieke Potappel (secretaris) Commissie sociaal beleid: Jacqueline de Bree, Edith Kiezebrink en Mariska Baas Commissie VGWM: Belinda Verrijzer, Elly Wildenbeest en Corrie Boone Commissie financieel beleid: Dick Hilberdink, Bouchra Bardidd en Esther Lodérus (vicevoorzitter).
Tussentijdse verkiezingen In januari zijn tussentijdse verkiezingen gehouden omdat een OR-lid voortijdig het lidmaatschap heeft beëindigd. Na een schriftelijke inventarisatie onder alle werknemers van KOW werd duidelijk dat er voldoende interesse was om lid te worden van de ondernemingsraad. Daarom zijn er, voor het eerst in de geschiedenis van de ondernemingsraad, verkiezingen georganiseerd door de tijdelijke verkiezingscommissie. Vijf kandidaten hebben zich verkiesbaar gesteld. Uiteindelijk is Bouchra Bardidd gekozen.
32
Vastgestelde stukken 2013 De OR heeft volgens een van te voren vastgesteld schema elke maandagochtend overleg, met uitzondering van de kerst– en zomervakantie. Volgens het schema is er om de week een commissie overleg, tussendoor het eigen overleg en twee weken later het overleg met de directeur-bestuurder. In het overleg met de directeur-bestuurder zijn de volgende stukken besproken en vastgelegd. •
Eindejaarsuitkering 2013;
•
Werktijdenregeling;
•
Regie op locatie;
•
Kinddossiers;
•
Voorstel inkoop van Krokidoki naar Kreko;
•
BHV e-learning;
•
Vertrek stimulerende maatregelingen;
•
Vereenvoudigde taakuren peutergroepen Vlissingen en Middelburg;
•
Pedagogisch beleidsplan en werkplan;
•
Pilot schoonmaak Bonte Koets en Speelboot;
•
Voorstel telefonie;
•
Afschaffen stage vergoeding;
•
Voordeelpas klanten en personeel;
•
Pilot cameratoezicht i.v.m. 4 ogenbeleid;
•
Facebook voor locaties;
•
Dienstenpakket 2014;
•
Kinderopvang Academie/e-learning;
•
Offerte Talentview i.v.m. processen Klantadvies;
•
Formatie-uren budget KDV/BSO.
De OR heeft het initiatiefvoorstel: opvang voor kinderen van medewerkers KOW, weer uit de kast gehaald. Ditmaal met succes. Op bijna alle punten is het voorstel aangenomen door het MT. Alleen het punt flexibele opvang voor kinderen van medewerkers van Centraal Kantoor tegen een vast tarief, is nog onderwerp van gesprek.
33
Achterban De OR Info is drie maal verschenen. De verslagen van het eigen overleg en het overleg met de Raad van Bestuur worden gepubliceerd op KOWweb. Het voorstel van vereenvoudigde taakuren voor de peutergroepen is aan de achterban voorgelegd met de vraag om de ondernemingsraad te voorzien van input vanuit de werkvloer. De input is gebruikt in het advies aan de Raad van Bestuur. In 2013 zijn een aantal mails van medewerkers ontvangen over uiteenlopende zaken. Deze zijn beantwoord.
Deskundigheidsbevordering In 2013 is de ondernemingsraad twee maal op een 3-daagse training geweest onder leiding van de vaste trainer Frank Bijleveld. De directeur-bestuurder is bij beide trainingen aangeschoven i.v.m. een eventuele reorganisatie. De training gaf gelegenheid om standpunten, ideeën en meningen uit te wisselen en vast te stellen.
34
Overige werkzaamheden Een afvaardiging van de OR is twee maal naar het LAC (Landelijke Adviescommissie Kinderopvang) geweest. Een OR-lid is eenmaal naar het Platform Kinderopvang geweest, georganiseerd door de ABVAKABO. Een OR-lid heeft zitting genomen in de Arbocommissie. De vaste commissies hadden regelmatig overleg met o.a. MT leden en andere staffunctionarissen. De commissie VGWM (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu) had overleg met de adjunct-directeur diensten, medewerker onderhoud en bouw en P&O. Commissie sociaal beleid had overleg met manager P&O. De commissie financiën had overleg met de adjunct-directeur. Ten slotte had de commissie dagelijks bestuur overleg met de directeur-bestuurder. Op deze manier werd de OR goed op de hoogte gehouden van actuele ontwikkelingen en lopende zaken.
35
8. Cliëntenraad (CR) De cliëntenraad bestond eind 2013 uit de volgende personen:
36
Leden
Opvangvorm
Plaats
Addie Coomans (voorzitter)
BSO
Middelburg
Arno de Ruijter
KDV & BSO
Middelburg
Leo de Baan
KDV
Vlissingen
Marion Trompetter-Pross (cr-mail)
GO & PSZ
Oost Souburg
Yfke van Nunen
BSO & KDV
Middelburg
Maurits Schipper
KDV
Middelburg
Mirjam Jasperse
BSO
Middelburg
Mario de Wever
BSO
Vlissingen
Leo de Baan, Addie Coomans en Yfke van Nunen hebben eind 2013 hun lidmaatschap beëindigd. De CR heeft 7 keer vergaderd in 2013. Vele onderwerpen hebben de revue gepasseerd, waarvan de ontwikkelingen rond het vier ogen principe en bezuinigingsmaatregelen de belangrijkste zijn. De CR heeft over de volgende zaken (formeel) positief geadviseerd: • Leveringsvoorwaarden Gastouderopvang; • Dienstenpakket 2014 en prijzen 2014; • Wijziging factureringsdatum. Verder heeft de CR (kritische) opmerkingen meegegeven over de zomervakantie BSO en over de communicatie tussen OWG en KOW. Daarnaast heeft de CR op 21 oktober 2013 een avond met de ouderwerkgroepen en het management georganiseerd waarbij diverse actuele thema’s de revue zijn gepasseerd. Belangrijk voor de CR was de mandatering vanuit de ouderwerkgroepen voor advies op locatie overstijgend beleid. De avond werd goed bezocht.
37
9. Directieverslag KOW heeft zich een aantal doelen gesteld: •
Zorg dragen voor een zo gevarieerd en gespreid mogelijk kwalitatief goed aanbod van kinderop
vangmogelijkheden;
•
bevorderen van de ontwikkeling van jonge kinderen door hen in groepsverband samen te brengen
onder deskundige begeleiding;
•
al hetgeen met bovenstaande rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan
zijn.
In 2013 levert KOW in de gemeenten Middelburg, Vlissingen en Veere peuterspeelzaalwerk, peutergroepen, kinderopvang, voor- tussen en naschoolse opvang en gastouderopvang. Het boekjaar 2013 is afgesloten met een negatief resultaat na belastingen van € 275.203 ten opzichte van een begroot verlies van € 253.953. Nadat in 2012 de omzet met 10% kromp, is het jaar 2013 een jaar geworden waarbij de omzet met 13% kromp. In de begroting werd rekening gehouden met een verlies van 15% omzet, dus was KOW voorbereid op een zwaar jaar.
38
Over 2013 bedroeg de opbrengst uit ondernemingsactiviteiten € 10.037.833. Over 2012 was deze omzet € 11.970.964. In 2013 is de omzet in deze categorie met ruim € 1,9 miljoen gedaald. Daarentegen is de omzet uit niet ondernemingsactiviteiten (subsidies peuterspeelzalen/peutergroepen/voor- en vroegschoolse educatie en ouderbijdragen) ruim € 190.000 hoger uitgekomen dan begroot. Het resultaat wordt echter, op basis van het voorzichtigheidsprincipe, door een formeel mogelijke (gedeeltelijke) terugbetalingsverplichting van de overschotten gemeente Vlissingen van € 44.925 en gemeente Veere van € 109.993 gedrukt.
Omzet In 2013 is de daling van het aantal bezette plaatsen het grootst in de kinderdagverblijven. Het aantal bezette plaatsen daalde van 417 in 2011 naar 345 bezette plaatsen in 2012 naar 329 plaatsen in 2013 (-4,7%). Tevens is het aantal dagdelen openstelling met 20 afgenomen, vooral door samenvoegen van groepen binnen locaties. Ook de BSO laat een sterke afname zien. Eind december 2013 is het aantal BSO-plaatsen met 94 teruggebracht tot 793 kindplaatsen. Tevens is het aantal dagdelen openstelling afgenomen met 80. Dit is vooral op de woensdag en vrijdag gebeurd (waarbij beide dagen bestaan uit 2 dagdelen elk). Het aantal verkochte kindplaatsen bedroeg eind december 434 KP ten opzichte van 413 KP (groei van 21 KP). De gastouderopvang heeft te kampen met een omzetdaling van 11%. De oorzaak voor de daling van de bezetting is divers: ouders zijn kritischer geworden op het afnemen van het aantal dagdelen en uren, of ruilen de formele opvang (deels) in voor informele opvang. Ook zijn er meer ouders werkloos geworden en is de regeling voor tegemoetkoming kosten kinderopvang weliswaar versoepeld voor hogere inkomens maar is deze groep zeer kritisch op het aantal uren opvang dat zij afneemt.
39
Kosten Besparingen aan de kostenkant hebben de totale omzetafname van 13% niet op kunnen vangen. Wel is er door doorvoering van diverse maatregelen ruim 2 miljoen euro bespaard. De opvallendste besparingen ten opzichte van de realisatie 2012 hebben plaatsgevonden op de overige personeelskosten (€ 100.000). Dit bedrag is exclusief een inmiddels getroffen nieuwe voorziening i.v.m. langdurig ziek personeel van € 127.000 per 31 december 2013. Verder werden op de reguliere loonkosten forse besparingen behaald door verdere optimalisering van personeelsplanning en roostering. Ook daalden onder meer de inventariskosten (€ 25.000), de kantoorkosten (ruim € 49.000) en de branchekosten (ruim € 130.000). Tegenvallers waren er op de dotatie voorziening groot onderhoud gebouwen, met name wegens het onverkoopbaar blijven van panden in eigendom. Overigens lieten de totale huisvestingkosten toch nog een daling zien van € 53.000. Op het gebied van re-integratiekosten (door hoger langdurig verzuim) zijn meer kosten gemaakt en is, zoals reeds genoemd, besloten een voorziening langdurig ziek personeel aan te leggen om mogelijke toekomstige kosten te kunnen opvangen. Dit hangt samen met het ziekteverzuim in 2013 dat gemiddeld 6,8% (exclusief zwangerschap 5,6%) bedroeg. Een forse stijging van 1,5% (1,1% hoger exclusief zwangerschapsverlof) ten opzichte van 2012. De analyse van het verzuim laat zien dat het verzuim vooral zit in frequent kortdurend verzuim en middellang en lang verzuim. Dit verdient dan ook een andere aanpak welke in 2014 uitgevoerd zal gaan worden. Omdat de vraaguitval per dagdeel, per groep en per locatie verschilt, heeft KOW het proces van optimalisering van de bedrijfsvoering gefaseerd laten verlopen. Dit door groepen samen te voegen of minder kinderen per groep te plannen. Met ingang van oktober 2013 is het aantal unitmanagers van 10 naar 5 terug gebracht en zijn er in de ondersteunende diensten ook functies vervallen of niet ingevuld. In 2013 is er 30 FTE minder personeel aan het einde van het jaar ingezet (215 FTE eind 2013 ten opzichte van 245 FTE eind 2012). De flexibele schil in deze periode is gedaald van 13,9% naar 5,0%. Dit laatste is een aandachtspunt voor 2014 en verder omdat het kunnen inspelen op een veranderende vraag in de huidige kinderopvangmarkt een flexibele schil (verhouding vast-tijdelijk personeel en in arbeidsuren) noodzakelijk maakt. Met betrekking tot het peuterspeelzaalwerk/peutergroepen zijn begin 2013 10 dagdelen gesloten vanwege terugloop in bezoek. Dit heeft mede geresulteerd in een stijgend bezettingspercentage. In de loop van 2013 en ook in 2014 valt op dat het bezoek aan de peuterspeelzaal/peutergroepen toeneemt in bepaalde wijken en dorpen. Hierdoor worden er weer extra dagdelen opengesteld. Hierdoor zijn de ouderbijdragen gestegen waardoor er – in combinatie met op niveau blijvende dan wel incidentele subsidies – zowel in de gemeenten Vlissingen, Veere en Middelburg een financiële plus is gerealiseerd welke in Vlissingen in 2014
40
wordt vertaald in extra dagdelen openstelling. De liquide middelen zijn toegenomen met ruim € 540.000 door beperkt blijvende investeringen en getroffen voorzieningen die geen uitgaande kasstroom met zich meebrachten. De quickratio bedroeg eind 2012 0,79 en eind 2013 1,04. De currentratio van KOW bedroeg eind 2013 1,30. (eind 2012 1,17), dus beide ratio’s zijn verbeterd. In werkelijkheid ligt deze ratio hoger omdat deze wordt verlaagd door vooruit ontvangen investeringssubsidies in het kader van de RUK-gelden. De solvabiliteit bedroeg eind 2013 0,30 (2012: 0,32).
Vooruitblik KOW gaat voor 2014 uit van een vraaguitval van -3,4%. Zoals het er nu naar uit ziet (cumulatieve januariaprilcijfers 2014) blijkt deze voorspelling te rooskleurig te zijn en lijkt -7% te worden. In de jaren 2014 en 2015 zal de bedrijfsvoering verder worden geoptimaliseerd. Er worden diverse ingrijpende projecten uitgevoerd zoals vervanging van software voor kindplanning en financiële en personele administratie, de verdere inrichting van de afdeling Klantadvies, de uitvoering van het project “Regie op locatie” waarbij meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden op locatie worden gelegd en waarbij locaties door de overhead meer gefaciliteerd worden. Tevens zal KOW een nieuwe aanpak voor middellang en langdurig verzuim gaan hanteren omdat het verzuim bij KOW al jaren hoger ligt dan het branchegemiddelde. Ook wordt het aantal kindplaatsen aangepakt voor de verschillende opvangvormen en afgestemd op de vraag in een stad/ dorp/wijken, worden onze locaties opgeknapt en Integrale Kind Centra gerealiseerd. Tot slot wordt het kwaliteitsmanagementsysteem verder opgebouwd rond de thema’s welbevinden kind, klant en KOW en gaat KOW zich ontwikkelen als organisatie die actief is in de preventieve opvoedondersteuning. Voldoende uitdagingen die passen bij onze rol als “partner in groei”.
8 april 2014 Drs. H.M.M. van Alphen MSM
41
10. Balans
42
43
11. Staat van Baten en Lasten
44
12. Kasstroom overzicht
45
