Jaarverantwoording Heliomare 2014

Jaarverantwoording Heliomare 2014

Inhoudsopgave

Uitgangspunten van de verslaggeving ............................................................................................ 3

1.

2.

3.

Profiel van de organisatie .......................................................................................................... 4

1.1

Algemene identificatiegegevens ........................................................................................... 4

1.2

Structuur van het concern .................................................................................................... 4

1.3

Kerngegevens ...................................................................................................................... 6

Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap ...................................................... 8

2.1

Normen voor goed bestuur ................................................................................................... 8

2.2

Raad van Bestuur ................................................................................................................. 9

2.3

Toezichthouders ................................................................................................................. 11

2.4

Bedrijfsvoering .................................................................................................................... 15

2.5

Ondernemingsraad, (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en cliëntenraden ... 17

Beleid, inspanningen en prestaties ........................................................................................ 21

3.1

Meerjarenbeleid .................................................................................................................. 21

3.2

Algemeen beleid verslagjaar .............................................................................................. 21

3.3

Kwaliteitsbeleid ................................................................................................................... 26

3.4.

Personeelsbeleid………………………………………………………………………………… 31

3.5

Samenleving en belanghebbenden .................................................................................... 34

3.6

Financieel beleid ................................................................................................................. 36

3.7

Toekomstvisie……………………………………………………….……………………………..39

Jaarrekening 2014…………………………………………………………………………………………..41

2

Uitgangspunten van de verslaglegging Hierbij bieden wij u het jaardocument en de jaarrekening van Heliomare aan voor het boekjaar dat is geëindigd op 31 december 2014. Hierin vindt u een uitgebreide beschrijving van onze activiteiten en behaalde resultaten in het verslagjaar 2014. Evenals in voorgaande jaren heeft Heliomare er voor gekozen de jaarverslaggeving over al haar activiteiten in één jaardocument samen te voegen. Heliomare vindt haar grondslag namelijk in twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. Heliomare heeft als één organisatie de doelstellingen van beide stichtingen geformuleerd. Daarnaast is er de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. In dit jaardocument wordt de totale organisatie daarom aangeduid met Heliomare. Dit jaarverslag volgt de opzet van het maatschappelijk verslag dat zorginstellingen tot en met 2011 dienden op te stellen. Deze verplichting is vervallen; volstaan kan worden met het deponeren van een ‘directieverslag’ bij de Kamer van Koophandel. Heliomare blijft uit oogpunt van maatschappelijke verantwoording kiezen voor een relatief uitgebreid jaarverslag, met de indeling van het eerdere maatschappelijke verslag als uitgangspunt. Heliomare is een maatschappelijke organisatie en vervult als zodanig een belangrijke rol in de samenleving. Verslaggeving levert een bijdrage aan het behouden en uitbreiden van maatschappelijk draagvlak van zorginstellingen. Heliomare toont hiermee aan cliënten, medewerkers en stakeholders waarom de organisatie bestaansrecht heeft, wat de waarde van de organisatie is en hoe de organisatie daarin presteert.

3

1.

Profiel van de organisatie

1.1

Algemene identificatiegegevens

Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina

1.2

Stichting Heliomare Relweg 51 1949 EC Wijk aan Zee 088-9208888 41227061 - 41227059 - 34292759 [email protected] www.heliomare.nl

Structuur van het concern

Juridische structuur De grondslag van Heliomare wordt gevormd door twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. De Stichting Heliomare levert diensten en producten op het gebied van revalidatie, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport. De Stichting Heliomare Onderwijs levert diensten en producten op het gebied van speciaal onderwijs. Tevens bestaat de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. Voor wat betreft de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is sprake van een personele unie: de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van de ene stichting vormen ook de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van de andere stichtingen. De uitvoering van de doelstellingen van de stichtingen is ondergebracht binnen één organisatie, met één organisatiestructuur. Organisatie- en medezeggenschapsstructuur In onderstaand organogram is de organisatiestructuur d.d. 31 december 2014 schematisch weergegeven. Op hoofdlijnen kan de organisatie als volgt worden beschreven. Heliomare bestaat uit de volgende bedrijfsonderdelen, te weten: - Revalidatie, Sport en Arbeid; - Onderwijs; - Wonen en Dagbesteding. - Elk bedrijfsonderdeel wordt geleid door een manager. De manager vormt samen met de leidinggevenden en stafmedewerkers het managementteam van het betreffende bedrijfsonderdeel. -

De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen worden ondersteund door Services, Control, Administratie Organisatie/Interne Controle (AO/IC) en Finance, Strategisch Projectbureau (waarin, Kwaliteit, Vastgoed, strategische ICT en Communicatie zijn verenigd), Markt & Innovatie en Research & Development (R&D).

-

De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen vormen samen met de managers Services, Strategisch Projectbureau, Markt & Innovatie, HRM, de concerncontroller en de bestuurssecretaris het Heliomare Managementteam (HMT).

-

Heliomare heeft een organisatiebrede medische staf. Maandelijks voert het bestuur van de medische staf overleg met de Raad van Bestuur, de manager Revalidatie, Sport en Arbeid en de bestuurssecretaris.

4

-

De medische staf vergadert een keer per maand en één tot twee keer per jaar wordt een themabijeenkomst georganiseerd.

-

Heliomare heeft één Ondernemingsraad (OR) en - naast vier medezeggenschapsraden op schoolniveau - een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) voor Onderwijs. De OR en de GMR plegen overleg met de Raad van Bestuur en de MR met de schooldirecteuren, hiertoe gemandateerd door het bevoegd gezag.

-

Heliomare heeft dertien cliëntenraden: Revalidatie heeft een cliëntenraad, de locaties van de bedrijfsonderdelen Wonen en Dagbesteding hebben ieder afzonderlijk een cliëntenraad. Daarnaast zijn er een Centrale Cliëntenraad Dagbesteding en een Centrale Cliëntenraad Wonen met een afvaardiging uit de lokale cliëntenraden. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) van Onderwijs is vormgegeven via de oudergeleding van de medezeggenschapsraden. Raad van Toezicht

medische staf

centrale cliëntenraden

Raad van Bestuur

ondernemingsraad

lokale cliëntenraden

Bestuurssecretariaat

Strategisch Projectbureau

Markt & Innovatie

Services

gemeenschappelijke medezeggenschapsraad

medezeggenschapsraden Research & Development

Control, Finance, AO/IC

Revalidatie, Sport en Arbeid

Wonen en Dagbesteding

Onderwijs

Besturingsmodel Heliomare wordt bestuurd volgens het Raad van Bestuur/Raad van Toezicht model. De eenhoofdige Raad van Bestuur is statutair en integraal verantwoordelijk voor de besturing van de organisatie. De Raad van Toezicht is het toezichthoudende orgaan en houdt conform statuten en reglementen toezicht op de wijze waarop de Raad van Bestuur de organisatie bestuurt. De besturingsfilosofie is gebaseerd op de volgende drie principes: -

decentraal, tenzij….. waarmee bedoeld wordt dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het sturen van de bedrijfsprocessen zo laag mogelijk in de hiërarchie van de organisatie worden gelegd;

-

integraal management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden, elk op het eigen niveau verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het realiseren van de integrale bedrijfsvoering van zijn/haar organisatie-eenheid;

-

inclusief management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het behalen van het gewenste corporate resultaat.

5

1.3

Kerngegevens

Kernactiviteiten en nadere typering Uitgaande van de vragen en mogelijkheden van de cliënt, ondersteunt Heliomare mensen met een dreigende of aanwezige handicap door het apart of in samenhang verlenen van diensten op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. De doelgroep die Heliomare bedient bestaat voornamelijk uit cliënten met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, een niet aangeboren hersenletsel of een autisme spectrum stoornis. Revalidatie (inclusief sport op therapeutische basis) wordt als medisch specialisme gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet. De financiering van het onderwijs verloopt via het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De dienstverlening op het gebied van wonen en dagbesteding wordt verleend op grond van de AWBZ. Heliomare Wonen heeft toelatingen voor de functie verblijf voor LG (lichamelijk gehandicapten), VG (verstandelijk gehandicapten) en GGZ-C (zonder behandeling). De AWBZfuncties die door Heliomare worden verleend, zijn bij Dagbesteding begeleiding (groep en individueel) en behandeling, en bij Wonen persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding (individueel) en verblijf. In 2015 gaat een belangrijk deel van de dienstverlening over naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en dus naar de gemeenten, het overige deel valt onder de Wet langdurige zorg (Wlz). De dienstverlening op het gebied van arbeidsintegratie bestaat uit activiteiten op het gebied van scholing (beroepsonderwijs en AKA (arbeidsmarktkwalificerend assistent)) en activiteiten op het gebied van arbeidstoeleiding, jobcoaching, arbeidsonderzoek en arbeidstrainingen. Financiering van de scholing gebeurt uit UWV-middelen na een aanbestedingsprocedure. De vanuit publieke middelen gefinancierde activiteiten van Heliomare bestaan uit revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, beroepsopleiding, arbeidstoeleiding (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en jobcoaching (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en sport. De vanuit private (commerciële) middelen gefinancierde activiteiten betreffen arbeidsonderzoek, arbeidstraining, arbeidstoeleiding (het niet UWV-gefinancierde deel), jobcoaching (het niet UWV-gefinancierde deel) en fitness. Cliënten, capaciteit, productie en opbrengsten Revalidatie Het aantal verpleegdagen in het verslagjaar is uitgekomen op 37.238 ten opzichte van 37.102 in 2013. In het verleden werd melding gemaakt van de traditionele parameter Revalidatie Behandel Uur (RBU). Met de invoering van de prestatiebekostiging in 2013 is deze parameter niet meer actueel/ van toepassing. Om die reden vermelden wij hier onze patiëntgebonden tijd, zijnde de tijd die mede bepalend is voor de afleiding van onze DBC zorgproducten. In het verslagjaar is een aantal van 211.978 uren patiëntgebonden tijd geregistreerd. In 2013 waren dat 207.359 uur, dit betekent een stijging van 2,2%. De klinische productie kwam uit op 92.786 uur (2013: 90.165), terwijl de poliklinische productie uitkwam op 119.192 uur (2013: 117.194). Wonen en dagbesteding Het aantal intramurale plaatsen op 31 december komt uit op 137, het aantal cliënten dat dagactiviteiten volgt op 31 december bedraagt 761. Het aantal dagdelen voor dagactiviteiten is in het verslagjaar 114.030. Het aantal verblijfsdagen in het verslagjaar is 50.150 waarvan 852 dagen o.b.v. VPT en het aantal uren extramurale productie is 20.505 in het verslagjaar.

6

Onderwijs Het aantal leerlingen in het verslagjaar (1 oktober 2014) is uitgekomen op 1.509, dit is inclusief ambulante begeleiding in het reguliere primair en voortgezet onderwijs.

Werkgebieden Het werkgebied van Heliomare is primair Noord-Holland en in bepaalde gevallen tevens een deel van Zuid-Holland, alsmede de provincies Flevoland en Utrecht. Heliomare is op het gebied van AWBZ-zorg actief in de zorgkantoorregio’s Noord-Holland Noord, Zaanstreek Waterland, Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden en Amsterdam.

7

2.

Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

2.1 Normen voor goed bestuur Zorggovernance, goed bestuur in de zorg, betekent dat een zorginstelling de eigen effectiviteit en resultaatgerichtheid waarborgt met structurele maatregelen. Sturing, beheersing, toezicht, verantwoording en risicomanagement moeten allemaal op orde zijn om goed bestuur te kunnen waarmaken. In de Zorgbrede Governancecode 2010 zijn moderne, breed gedragen, algemene opvattingen in de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording gebundeld. Met de Zorgbrede Governancecode 2010 hebben brancheorganisaties de Zorgbrede Governancecode 2006 verder verhelderd en vernieuwd en op belangrijke punten aangescherpt. De basis van de beide codes wordt gevormd door het in 1999 verschenen rapport van de commissie Meurs over health care governance. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht onderschrijven de Zorgbrede Governancecode 2010. De Zorgbrede Governancecode 2010 werkt volgens het zogenaamde ‘pas toe of leg uit’-beginsel. Ingevolge het ‘pas toe of leg uit’-beginsel volgt hieronder een toelichting. Governancecode Onderwerp: verantwoording Periodieke wisseling persoon accountant.

Situatie Heliomare

Actie/toelichting

Is niet schriftelijk vastgelegd maar om de zeven jaar wordt van accountant gewisseld.

Huidige werkwijze functioneert goed; handhaven.

Accountant rapporteert bevindingen inzake jaarrekening gelijktijdig aan Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Accountant rapporteert eerst aan Raad van Bestuur en daarna aan Raad van Toezicht. De accountant kan in voorkomende gevallen direct aan de Raad van Toezicht rapporteren.

Handhaven; sluit aan op in Heliomare gebruikelijke werkwijze en staat een transparant overleg tussen accountant en Raad van Toezicht niet in de weg.

Niet vastgelegd in de statuten maar wel in reglement Raad van Toezicht.

Handhaven in reglement. Geen meerwaarde om deze bepaling over te hevelen naar de statuten. Handhaven; werving in brede kring (via de hiernaast genoemde organen) is het uitgangspunt.

Onderwerp: Raad van Toezicht

Statutair vastleggen: gronden voor schorsing of ontslag Raad van Toezicht leden + procedure. Werving van nieuwe leden Raad van Toezicht geschiedt openbaar (= via openbare werving).

Vacature wordt eerst gemeld aan de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Heliomare Managementteam, medische staf, en de inspraakorganen. Indien dit geen benoembare kandidaten oplevert, wordt op openbare wijze geworven.

8

Governance-structuur In de statuten van de stichtingen die Heliomare vormen, is het Raad van Toezichtmodel opgenomen: de Raad van Bestuur bestuurt onder toezicht van de Raad van Toezicht. De taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn in de statuten van de stichtingen opgenomen. 2.2 Raad van Bestuur Naam C.M.G. Raaijmakers

Bestuursfunctie voorzitter

Nevenfuncties in 2014 Revalidatie: - Lid Raad van Toezicht Stichting ‘Meedoen mogelijk maken’ - Lid auditcommissie Stichting ‘Meedoen mogelijk maken’ Wonen en Dagbesteding: - Lid directiewerkgroep 60 VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) Overig: - Lid Bestuur St. Administratiekantoor VIR E-care Solutions B.V. Lid Coördinatiecommissie Wijk aan Zee - Lid bestuurlijk overleg Zorggroep IJmond - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Elisabeth Breda - Voorzitter Auditcommissie Stichting Elisabeth Breda - Voorzitter Remuneratiecommissie Stichting Elisabeth Breda

Heliomare heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. Deze wordt gevormd door de algemeen directeur, tevens bestuursvoorzitter, de heer drs. C.M.G. Raaijmakers. De heer Raaijmakers is werkzaam in deze functie sinds 1 maart 1985. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden uit conform het bepaalde in de statuten en met inachtneming van een reglement dat de Raad van Toezicht heeft vastgesteld. In dit reglement zijn de aanbevelingen uit het rapport Health care governance, de Zorgbrede Governancecode 2006 en de Zorgbrede Governancecode 2010 verwerkt. In het reglement wordt met name aandacht besteed aan de verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur, de wijze waarop de besluitvorming door de Raad van Bestuur tot stand komt en op welke wijze de Raad van Bestuur verantwoording aflegt. Ook zijn hierin de afspraken vastgelegd over de informatievoorziening van Raad van Bestuur naar Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden voorts uit met inachtneming van de Gedragscode voor de goede bestuurder van maart 2005, opgesteld door de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. De door de NVZD geformuleerde normen zijn door de Raad van Toezicht vertaald in acties op basis waarvan de Raad van Toezicht kan beoordelen hoe de Raad van Bestuur invulling geeft aan deze code. De jaarlijkse evaluatie heeft in december 2013 plaatsgevonden. Bij deze evaluatie komt eveneens de bezoldiging van de Raad van Bestuur aan de orde. De Raad van Toezicht is van mening dat er een consistente lijn is gevolgd met het honorarium van de Raad van Bestuur en dat dit honorarium overeenkomt met de verantwoordelijkheid behorende bij het besturen en leiding geven aan een organisatie met de complexiteit en omvang van Heliomare. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het honorarium, zij het aan de bovenkant, past binnen de richtlijnen van de NVTZ met betrekking tot de salariëring van Raden van Bestuur. De bezoldiging

9

wordt nader toegelicht en conform de wettelijke voorschriften gespecificeerd in de jaarrekening en de verplichte bijlagen. Vanaf 2013 was de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van kracht. De WNT, de beleidsregels toepassing WNT en de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg- en welzijnssector zijn als normenkader bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerd. Op grond van artikel 2.7 van de WNT heeft de minister van VWS een indeling in klassen met bijbehorende bezoldigingsmaxima vastgesteld voor topfunctionarissen in de zorg. Op grond van complexiteit, impact en omvang is de instelling ingedeeld in klasse G. Het lid van de Raad van Bestuur overschrijdt de van toepassing zijnde norm behorende bij een indeling in G. Het lid van de Raad van Bestuur valt echter reeds vanaf 1 januari 2013 onder het overgangsrecht en dit loopt tot en met 31 december 2017. Ook op de leden van de RvT is het overgangsrecht van toepassing. In 2015 wordt door NVZD en NVZT en de minister verder gesproken over een nieuwe regeling zorg en welzijn voor 2016, welke regeling binnen de verlaagde WNT norm dient te passen.

10

2.3

Toezichthouders

Samenstelling Raad van Toezicht d.d. 31-12-2014

Naam

dhr. drs. A.P.H. Günther

Leeftijd

61

e

Beroep

Aandachtsgebied

Datum 1 benoeming / (her)benoemd t/m

Nevenfuncties

GZ-Psycholoog / Teammanager Arbo Unie BV

onderwijs / arbeidsintegratie

01-08-2008 / t/m 2012 herbenoemd t/m 16-5-2016

-

-

mw. mr. A.M. Wolf

46

dhr. dr. R.J. Vermeulen

51

Oprichter en partner Wolf Advocaten, werkzaam als letselschadeadvocaat Kinderneuroloog, VU medisch centrum

juridisch

18-05-2011 / t/m 18-05-2015

-

medisch

21-03-2012 / t/m 21-03-2016

-

-

dhr. prof. dr. G.A.M. Widdershoven

dhr. mr. Th. J. Henrar

60

56

hoogleraar “Medische Filosofie en Ethiek” en afdelingshoofd Metamedica, VUmc

ethisch

voorzitter directie Tata Steel Nederland B.V.

Bedrijfsleven

01-10-2013 / t/m 01-10-2017

-

10-12-2013 / t/m 10-12-2017

-

Voorzitter Ondernemingsraad Arbo Unie BV; Voorzitter Raad van Toezicht AGORA, Stichting voor Bijzonder Primair Onderwijs in de Zaanstreek; Eigenaar/Praktijkhouder Mind Your Business, Advies voor Mens en Werk Zaanstad. Voorzitter CDA afdeling Bloemendaal Voorzitter van de Opleidingsbegeleidingscommissie van de Nederlandse vereniging voor Kinderneurologie Lid van de landelijke richtlijn commissie: Spastische Cerebrale Parese Voorzitter Ethische commissie Lunet (Eindhoven) Voorzitter klachtencommissie Koraal (Sittard) Governor bij Ashorne Hill Management school Lid Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur VNO-NCW Lid van Klankbordgroep Industrie VNO-NCW

Naam

Leeftijd

dhr. M.J. Kuipers

56

mw. drs. E.D. Kooijman

55

e

Beroep

Aandachtsgebied

Datum 1 benoeming / (her)benoemd t/m

Nevenfuncties

secretaris-directeur Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier lid Raad van Bestuur Parnassia Groep

Bestuur/politiek

10-12-2013 / t/m 10-12-2017

-

Vicevoorzitter Raad van Toezicht Woningbouwvereniging Langedijk

Financiën

01-12-2014 / t/m 08-12-2018

-

Bestuurslid landelijke Gebruikersvereniging Psygis Quarant Lid Raad van Toezicht Stichting 1nP Lid Raad van Advies MVO Nederland (Zorg) Lid Bestuursraad dr. Leo Kannerhuis

-

12

De Raad van Toezicht van de stichtingen die samen Heliomare vormen, voert haar werkzaamheden uit met inachtneming van de Zorgbrede Governancecode 2010 (zie 3.1). Het Reglement van de Raad van Toezicht is, evenals de statuten, op deze code gebaseerd. Op 31 december 2014 telde de Raad van Toezicht zeven leden. In 2014 is de heer W. Biewinga afgetreden als lid van de Raad van Toezicht met het profiel ‘financiën’ en is de werving gestart voor een lid Raad van Toezicht met het profiel ‘financiën’. Met ingang van 1 december 2014 is mevrouw drs. E.D. Kooijman toegetreden tot de Raad van Toezicht met het profiel ‘financiën’. In paragraaf 3.1 is de wervingsprocedure beschreven zoals die door de Raad van Toezicht van Heliomare wordt gehanteerd. De leden worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht zelf. Zij worden benoemd voor vier jaar en zijn eenmaal terstond herbenoembaar voor een termijn van vier jaar. Er is een rooster van aftreden. In de statuten staat expliciet vermeld wanneer iemand niet lid kan worden van de Raad van Toezicht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd. De Raad van Toezicht is in het verslagjaar samen met de Raad van Bestuur zeven keer bijeengekomen. Goedkeuring is verleend aan onder meer (hierna volgt een weergave van de belangrijkste besluiten): - de jaarverslaggeving 2013 van de onder Heliomare ressorterende stichtingen; - de benoeming van het hiervoor genoemde nieuwe lid van de RvT; - de Kaderbrief 2015; - het Jaarplan 2015; - het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst en doordecentralisatie-overeenkomst met de gemeente Heemskerk m.b.t. de realisatie van een KJC in Heemskerk en de business case terzake; - het aangaan van een intentie-overeenkomst met de gemeente Heerhugowaard en de stichting Aloysius m.b.t. het onderzoek om te komen tot realisatie van een KJC in Heerhugowaard; - sluiting van de locatie Wonen Uitgeest. Tevens is gesproken met de Raad van Bestuur over de opvolging van de Raad van Bestuur na zijn pensionering en de vraag hoe de topstructuur na zijn vertrek wordt ingevuld. In 2014 zijn in het kader van de inhoudelijke themabehandelingen de volgende onderwerpen aan de orde geweest: - Beleidsplan ICT; - Ontwikkelingen op het gebied van HRM; - Ontwikkelingen in het kader van de decentralisatie als gevolg van invoering van de WMO; Andere in 2014 terugkerende onderwerpen op de agenda van de Raad van Toezicht waren onder meer: - de ontwikkeling van de KJC’s in Heemskerk en Heerhugowaard - stand van zaken wijzigingen en bezuinigingsoperatie in het kader van de AWBZ en overgang WMO; - de liquiditeitsprognose; - topstructuur na vertrek huidige voorzitter RvB; - de aangetroffen asbest op de locatie van Heliomare onderwijs Wijk aan Zee. Op 20 maart 2014 is het jaarlijkse overleg gevoerd tussen Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, GMR en OR. Op 15 mei 2014 heeft een overleg plaatsgevonden tussen een afvaardiging van de cliëntenraden en de ouder- en leerlinggeleding van de GMR, Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft in 2014 met de externe accountant de jaarverslaggeving 2013, het accountantsverslag 2013 (met KPMG), het Jaarplan 2015, de managementletter 2014 (met Deloitte) besproken.

Eenmaal per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur. In 2014 heeft deze evaluatie tijdens de decembervergadering plaatsgevonden. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur gevoerd. Hierin zijn tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voortkomende aandachtspunten aan de orde geweest.

14

2.4 Bedrijfsvoering Overheidsmaatregelen, stelselwijzigingen, veranderende wet- en regelgeving in combinatie met de economische- en financiële crisis zorgen ervoor dat Heliomare nog meer dan voorheen aandacht moet hebben voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in combinatie met een financieel gezonde bedrijfsvoering op zowel kortere alsook op langere termijn. Deze doelstellingen komen terug in de kaderbrief waarin de Raad van Bestuur een koppeling legt tussen de strategische doelen en de bedrijfsvoering van de verschillende bedrijfsonderdelen en de prioriteiten voor het volgende jaar formuleert. In deze paragraaf wordt informatie verstrekt over de wijze waarop Heliomare haar interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten worden beheerst, bewaakt, verbeterd en gerapporteerd. Hierbij wordt tevens aangegeven welke significante wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland in dit interne risicobeheersings- en controlesysteem in het verslagjaar. Tevens worden de voornaamste risico’s en onzekerheden beschreven waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Planning en controlcyclus 1 De planning & controlcyclus (INK -model) is een managementinstrument dat als doel heeft bij te dragen aan het systematisch en in samenhang plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van de activiteiten van Heliomare. Het is een cyclisch sturingsmodel dat gericht is op beheersbaarheid en transparantie van de organisatie. De PC-cyclus bestaat uit de volgende onderdelen: - Meerjaren strategisch beleidsplan; - Meerjarenraming (exploitatie, kasstroom en balans) - Jaarlijkse kaderbrief; - Jaarplannen: activiteitenplannen en begrotingen; - Driemaandelijkse managementrapportages (forecasts); - Driemaandelijkse bestuursrapportages (bestuurlijke forecasts); - Maandelijkse stuurinformatie; - Jaarverslaggeving: jaarrekeningen en jaarverslagen De PC-cyclus start ieder jaar met het uitbrengen van de (hiervoor beschreven) kaderbrief. De Raad van Bestuur stuurt de kaderbrief aan de managers. De Raad van Toezicht heeft de kaderbrief 2015 in juli 2014 goedgekeurd. De kaderbrief vloeit voort uit en sluit aan op onder meer het strategisch beleidsplan, andere (meerjaren)plannen, de bevindingen van de accountant en de actuele situatie. De verplichte documenten van de PC-cyclus zijn tijdig tot stand gekomen. e

Er wordt drie keer per jaar een ‘forecast’ gemaakt, en een 4 rapportage in de vorm van een concept-jaarrekening. Directieoverleggen De integrale verantwoordelijkheid van de HMT-managers wordt door de Raad van Bestuur gemonitord in de zogenaamde directieoverleggen. Dit overleg heeft deels een externe focus en is deels intern gericht ten behoeve van de bedrijfsvoering van het betreffende bedrijfsonderdeel/stafafdeling. Vast onderdeel van dit overleg is de maandelijkse stuurinformatie en het activiteitenplan. Forecasts Een belangrijk onderdeel van het interne risico- en beheersingssysteem betreft de periodieke zogenaamde forecastbesprekingen waarin de manager verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur in bijzijn van concerncontroller, controller en bestuurssecretaris. Aan de hand van een vaste agenda worden de volgende onderwerpen besproken: beleid, financiële resultaten, de voortgang van de managementletter en de voortgang met betrekking tot de AO/IC. 1

Instituut Nederlandse Kwaliteit

15

De forecasts vormen de basis voor de bestuurlijke forecasts, waarmee de Raad van Bestuur tussentijds informatie verstrekt/ verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De bestuurlijke forecasts wordt in de Raad van Toezicht toegelicht door de concerncontroller. Na bespreking in de Raad van Toezicht worden de forecasts ter informatie gestuurd naar de inspraakorganen. In 2014 hebben tevens gezamenlijke forecastbesprekingen met RvB, HMT en clustermanagement plaatsgevonden. Maandelijkse stuurinformatie De belangrijkste maandelijkse stuurinformatie betreft de personeelsrapportage, ziekteverzuimrapportage, financiële budgetoverzichten en maandelijkse productiecijfers. De ouderdomsanalyse debiteuren wordt wekelijks opgesteld en de liquiditeit wordt zelfs in een dagelijkse frequentie verstrekt. Standaard wordt de stuurinformatie verstrekt aan Raad van Bestuur, managers en controllers. Risicobeheersing Risicomanagement neemt in de PC-cyclus een belangrijke plaats in. De Raad van Bestuur stuurt actief op de risico’s die van invloed zijn op de realisatie van de doelstellingen. Risico’s worden onderscheiden in drie hoofdgroepen. De eerste groep betreft externe en strategische risico’s, die met name opkomen door wijzigingen in wetgeving, maatregelen en eisen van overheid, verzekeraars, andere financiers, toezichthoudende instanties ten aanzien van bekostiging en financiering van de zorg en vastgoed en verantwoording van die zorg. De grootste risico’s betreffen: de stapeling van veel en grote wijzigingen in wet- en regelgeving met grote impact (zie ook hierna), die in hoog tempo worden doorgevoerd; - de steeds hogere eisen aan de uitvoering en de verantwoording van de zorg en daardoor ook meer onduidelijkheden en onzekerheden ten aanzien van registratie –en facturatiebepalingen, die per financier kunnen verschillen en de complexiteit van de verschillende systemen; - De overheveling van de financiering van dagbesteding van de AWBZ naar de WMO met substantieel lagere tarieven en een onzeker volume; - Diverse voorgestelde kortingen in het kader van de Zorgverzekeringswet (geen prijscompensatie en volumestijging); - Gevolgen invoering van de Jeugdwet waardoor gemeenten vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk worden voor een groot deel van de financiering van de gehandicaptenzorg tot 18 jaar; - Gevolgen invoering Participatiewet. In de Participatiewet worden de Wet werk en bijstand (WWB), de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een deel van de Wajong samengevoegd. - Voortgang nieuwbouwprojecten van Heliomare, waaronder de KJC’s in combinatie met de vele en grote wijzigingen in de bekostiging van zorg en vastgoed. De tweede groep betreft de risico’s met betrekking tot onze dienstverlening en veiligheid (veiligheid op vier gebieden, te weten, klanten, medewerkers, gebouwen en informatie). Risico’s op dit gebied worden gemonitord aan de hand van rapportages uit periodieke en incidentele audits door de Veiligheidscommissie van Heliomare en de verschillende commissies die daaronder ressorteren (zie p. 28 e.v.). De derde groep bestaat uit diverse operationele risico’s zoals de risico’s die voortkomen uit de interne bedrijfsprocessen van de verschillende bedrijfsonderdelen en afdelingen en die samenhangen met het realiseren van de financiële doelstellingen en het voldoen aan de vele voorwaarden die financiers in toenemende mate stellen. De risico’s die zijn gerapporteerd in de managementletter van de accountant maken tevens onderdeel uit van deze groep. Rapportage geschiedt via de PC-cyclus.

In- en externe audits Vanuit de kaderregeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders geldt een verplichting voor het uitvoeren van een verbijzonderde interne controlemaatregel ten aanzien van de geleverde productie. Heliomare

16

heeft in 2014 bij het bedrijfsonderdeel Wonen en Dagbesteding deze interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controles zijn uitgevoerd door de een medewerker van de afdeling Control (die hiertoe rechtstreeks rapporteert aan de Raad van Bestuur) in samenwerking met de afdeling Finance. Binnen alle bedrijfsonderdelen en corporate staf zijn zogenaamde procesmanagers AO/IC benoemd die ervoor verantwoordelijk zijn dat aan de minimale eisen van de kaderregeling en overige wet- en regelgeving rondom AO/IC wordt voldaan. De werkwijze is afgestemd met de externe accountant. De interim controle door Deloitte heeft plaatsgevonden in het vierde kwartaal 2014. In deze controle zijn de uitkomsten van de uitgevoerde interne controle door de afdeling control van Heliomare betrokken. De managementletter, die is opgesteld op basis van de bevindingen in de tussentijdse controle, is besproken in de Raad van Toezichtvergadering van 8 december 2014. In het verslagjaar heeft de accountant twee maal aan de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht gerapporteerd over zijn bevindingen: met een verslag met betrekking tot de jaarrekening 2013 door KPMG en de managementletter 2014 door Deloitte. Het overzicht van bevindingen van de accountant is besproken in het reguliere overleg tussen manager en Raad van Bestuur en in het kwartaaloverleg als onderdeel van de managementrapportage. Controlebewustzijn Een belangrijk aspect van het interne risicobeheersings- en controlesysteem is het controlebewustzijn van de medewerkers van Heliomare. In 2006 is een gedragscode in werking getreden, eind 2007 is het integriteitsbeleid voor Heliomare vastgesteld. Het management is primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Het management is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoord gedrag en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht en externe accountant over significante leemtes in de interne beheersing en (vermoedens van) fraude. Het is de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de ondernemingsleiding de nodige doelgerichte beheersingsmaatregelen heeft genomen zodat de integriteit van de (financiële) verslaggeving is gewaarborgd. 2.5 Ondernemingsraad, (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, cliëntenraden Inleiding Heliomare vindt het belangrijk, dat via de (centrale) cliëntenraden, de Ondernemingsraad en de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraden invloed wordt uitgeoefend op het beleid en de bedrijfsvoering. Deze invloed wordt niet alleen uitgeoefend door gevraagd en ongevraagd advies via de raden, maar soms ook door deelname van leden aan een commissie/werkgroep. Heliomare heeft een Ondernemingsraad, een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en daarnaast hebben de verschillende scholen van Heliomare Onderwijs ieder een eigen MR. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) binnen Heliomare Onderwijs is vormgegeven via de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad ((G)MR), waarin zowel medewerkers als ouders van leerlingen participeren. Heliomare heeft eind 2013 dertien cliëntenraden conform de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz): - Centrale cliëntenraad Heliomare dagbesteding; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Haarlem; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Aalsmeer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Krommenie/Wormerveer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Amsterdam; - Centrale cliëntenraad Heliomare wonen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Wijk aan Zee / Beverwijk; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Bergen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Alkmaar;

17

-

Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Heerhugowaard; Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Krommenie; Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Uitgeest; Cliëntenraad Heliomare revalidatie.

Eén keer per jaar vindt een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, de OR en de GMR in aanwezigheid van de RvB. Tevens vindt één keer per jaar een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, een afvaardiging van alle cliëntenraden en de oudergeleding van de GMR in aanwezigheid van de Raad van Bestuur (zie ook § 3.3 Toezichthouders).

OR en GMR Medezeggenschap van medewerkers is van direct belang voor de kwaliteit van de besluitvorming en daarmee het functioneren van de organisatie op alle niveaus. De medezeggenschap van medewerkers vergroot de kwaliteit en de effectiviteit van het beleid en het draagvlak daarvoor. Meedenken over en mee vormgeven aan het eigen werk is doorslaggevend voor slim werken en samenwerken, en daarmee voor voldoening in en tevredenheid met het werk. Zulke participatie moet zo dicht mogelijk bij de werkvloer gestalte krijgen. De OR en de GMR vergaderen ongeveer eenmaal per maand met de Raad van Bestuur. De RvB heeft de voorzitter van de algemene directie van Heliomare Onderwijs gemandateerd om het overleg met de GMR te voeren maar is ook veelal zelf aanwezig. De RvB streeft ernaar overeenstemming over advies en instemmingsplichtige onderwerpen te bereiken alvorens tot definitieve besluitvorming te komen. In de meeste gevallen is dit gelukt. Soms leidt dit tot een of meer extra overlegrondes. De OR en GMR geven niet altijd direct een positief advies af of instemming; soms gebeurt het dat de OR/GMR aanvullende vragen c.q. voorwaarden aan de adviezen verbindt. Het overleg en de samenwerking was ook in 2014 prettig en constructief. Steeds vaker legt de RvB eerst een visie voor, klankbordt deze, neemt opmerkingen en aanvullingen mee alvorens een voorgenomen besluit voor te leggen. De medezeggenschap is voor de Raad van Bestuur van groot belang om de inbreng vanuit medewerkers in de plannen die gevolgen voor medewerkers hebben te borgen en signalen te ontvangen over zaken die vanuit het perspectief van medewerkers van belang zijn. Namens de GMR is een toehoorder aanwezig bij de overlegvergaderingen van de OR en de OR vaardigt ook een toehoorder af naar de GMR overlegvergaderingen. Cliëntenraden De manager en de clustermanager van het betreffende bedrijfsonderdeel vormen de overlegpartners van de (centrale) cliëntenraad, zodat direct overleg plaatsvindt met degene die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. De vergaderfrequentie verschilt tussen de cliëntenraden / (G)MR. Heliomare is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Deze Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is bemiddelaar en scheidsrechter bij eventuele meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wmcz. De onderwerpen die aan de orde komen tijdens de vergaderingen hebben te maken met het beleid en de bedrijfsvoering binnen het betreffende bedrijfsonderdeel. Per centrale (of gecombineerde) cliëntenraad / MR worden hieronder enkele onderwerpen genoemd die zijn besproken dan wel waarover advies is uitgebracht. Afgesproken is om geen formeel centraal inspraakorgaan voor alle cliënten in het leven te roepen, maar wel met de Centrale cliëntenraden te overleggen over corporate onderwerpen. De Centrale Cliëntenraad Dagbesteding (CCR DB) heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB gesproken over/adviezen uitgebracht over: -

Vrijwilligersbeleid Heliomare en vrijwilligersbeleid Dagbesteding ( zwaarwegend advies): adviespunten zijn grotendeels overgenomen Gezamenlijke klachtencommissie ( zwaarwegend advies voor proefjaar tot medio 2015) Advies sluiting winkel Krommenie en openen locatie in Purmerend Advies m.b.t. sluiting werklocaties Veel in Hout, Vorm op Maat en atelier steengoed

18

-

Reactie op begroting en jaarplan 2015 Reactie op jaardocument 2013 Benoeming Lid RvT portefeuille financiën Kennismakingsgesprek kandidaatslid RvT

Voorts heeft de CCR gesproken over: - WMO: consequenties bezuinigingen verlaging tarieven. CCR uit zorgen over activiteitenaanbod, veiligheid en inzet vrijwilligers en geeft aanbevelingen voor communicatie naar cliënten. Uitgebreid gesproken over de veranderingen die dat geeft voor cliënten, met name de ingrijpende verandering van regionale dagbesteding naar bij voorkeur participeren in de eigen woonomgeving. Regionale raden hebben contact met de WMO-raden en beleidsmedewerkers gemeenten. - Kwaliteit vervoer en efficiëntie/kostenbesparing vervoer - Samenwerking met andere zorgaanbieders - Ontwikkeling en stand van zaken Hersenz - Veiligheidsbeleid Heliomare, veiligheid in relatie met bezuiniging, Fona-analyses - Structuur cliëntenraden: in Amsterdam cliëntenberaad in plaats van cliëntenraad - Jaarplan dagbesteding 2015-2016 Continue zijn de Raden door de leiding geïnformeerd over de WMO ontwikkelingen en de impact voor de cliënten. Voor alle raden van Heliomare dagbesteding stond het jaar 2014 in het teken van het leggen van contacten met gemeentelijke WMO raden in de regio. Deze hebben geleid tot bijeenkomsten waar het belang van dagbesteding voor onze cliënten werd uitgedragen. De uitkomsten op basis van kwaliteitsmetingen in het kader van het Landelijk Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg waren t.o.v. het landelijk gemiddelde positief en vielen ruim binnen de CQ en ZI metingen. Verbeterplannen in samenspraak met cliëntenraden hoefden vanwege deze positieve uitkomst niet opgesteld te worden. De Centrale Cliëntenraad Wonen heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB adviezen uitgebracht over/dan wel informatie ontvangen over: -

Vrijwilligersbeleid Heliomare en vrijwilligersbeleid Wonen (zwaarwegend advies): adviezen zijn grotendeels overgenomen Advies over aangepaste huisregels Wonen Advies over nieuwe regio-indeling woonlocaties Reactie op begroting en jaarplan 2015 Reactie op jaardocument 2013 Kennismakingsgesprek kandidaatslid RvT Samenwerking klachtencommissie met Hartekampgroep en Nieuw Unicum Jaarverslag Fona-commissie Jaarverslag Klachtencommissie Vastgestelde jaarrekening 2013

Voorts heeft de CCR gesproken over: - Brochure ‘Wie betaalt wat’? - Week van de veiligheid en noodzakelijke investeringen in het WTC in het kader van veiligheid. - Voorbereiding uitvoering cliënttevredenheidsonderzoek. CCR is in een overleg geïnformeerd over de keuze van het gekozen instrument, de organisatie en heeft vragen kunnen toevoegen aan de vragenlijst. - Congres ‘Meepraten over de zorginkoop’. - Nieuw digitaal persoonlijk plan in Plancare - Gevolgen veranderde wet- en regelgeving. Alle cliënten zijn geïnformeerd over de consequenties m.b.t. alle veranderingen m.b.t. jeugdwet, participatiewet, WLZ en WMO. Er is een risico van leegstand omdat bepaalde indicaties niet worden verlengd en omdat

19

indicaties minder snel worden afgegeven. Er zal vaker gebruik worden gemaakt van de flexpool. De Cliëntenraad Revalidatie heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB gesproken over/adviezen uitgebracht over: - Jaarrekening 2013 - Conceptbegroting 2015 en beleidsplan - Vrijwilligersbeleid - Vervanging Medisch Oproepsysteem - Oprichting afd. Optimum care - KJC Heemskerk en Heerhugowaard - Elektronisch Dossier - Rookbeleid - Samenwerking klachtencommissie met Nieuw Unicum en Hartekampgroep - Fona jaarverslag 2013 - Werkgroep/commissie Ethiek - Topstructuur - Client Veiligheids Management Systeem - Werken met Zorgpaden Jaarlijks wordt een overkoepelende bijeenkomst met een afvaardiging van de centrale cliëntenraden, de oudergeleding GMR en de Raad van Bestuur georganiseerd waarin deze corporate onderwerpen zoals het strategisch beleidsplan, de kaderbrief, jaarplan of jaarrekening aan de orde komen. Dit overleg wordt door een agendacommissie voorbereid. De cliëntenraden hebben ondersteuners, die in loondienst zijn bij Heliomare maar onafhankelijk en ten dienste van de cliëntenraden opereren. Er worden financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van o.a. scholing, bijwonen van externe bijeenkomsten en voor eventuele onkosten.

20

3. Beleid 3.1 Meerjarenbeleid Heliomare beschikt over een duidelijke koers, verwoord in de het Strategisch Beleidsplan 2013-2015 met de titel: Meer Kans. De visie van Heliomare De holistische mensvisie van Heliomare is dat wij de essentiële waarde van vrijheid en zelfstandigheid erkennen. Daarom scheppen wij de voorwaarden waaronder klanten met een dreigende of aanwezige handicap hun zelfstandigheid zo veel mogelijk kunnen herwinnen of behouden. De aanpak van Heliomare is individueel van aard, want iedere klant is uniek en vraagt om een eigen specifieke aanpak. De klant zelf geeft aan wat hij/zij wil in het leven en welke keuze hij/zij wil maken. Heliomare op haar beurt doet er alles aan om hiervoor de juiste ondersteuning te bieden teneinde kinderen, jongeren en volwassenen met een beperking maximaal te laten participeren en maximaal gelukkig te laten zijn. Niemand aan de zijlijn. Missie Heliomare heeft veel te bieden aan zorg, onderwijs en dienstverlening aan mensen met een dreigende of reeds bestaande handicap. Wij bieden hen díe ondersteuning die zij nodig hebben om zo goed als mogelijk zelfstandig te kunnen functioneren en participeren in de maatschappij, variërend van preventie, kortdurende interventies tot levensloopbestendige zorg en ondersteuning op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. Strategisch beleid Strategisch Beleidsplan 2013-2015 Het Strategisch Beleidsplan (SBP) dat met ingang van 1 januari 2013 in werking is getreden en de titel ‘Meer Kans’ draagt, anticipeert op de op handen zijnde wijzigingen in wet- en regelgeving. Het nieuwe SBP gaat voort op het SBP 2008-2012. Niemand aan de zijlijn, meer kans op deelname aan de maatschappij staat centraal. Dit sluit ook aan bij de maatschappelijke en financiële ontwikkelingen. In het kader van de meeste ontwikkelingen wordt eigen regie, zelfredzaamheid en verantwoordelijkheid van mensen flink aangemoedigd. De speerpunten uit het SBP worden vertaald naar concrete activiteiten in de jaarplannen. Conform de reguliere planning- en controlcyclus monitoren wij per kwartaal de voortgang van onze voorgenomen activiteiten. Via Helionet en het personeelsblad H. magazine, maar ook via de werkoverleggen wordt regelmatig aandacht besteed aan de voortgang van het SBP, waarbij ook aan medewerkers wordt gevraagd wat hun bijdrage aan de totstandkoming van de strategische doelstellingen is. 3.2 Algemeen beleid verslagjaar Lean In 2014 zijn er diverse Lean Six Sigma (LSS) projecten binnen de verschillende bedrijfsonderdelen uitgevoerd. Middels de LSS-methodiek wordt er methodisch gezocht naar een procesoptimalisatie zodat de toegevoegde waarde van het werk wordt vergroot en verspilling wordt gereduceerd. Heliomare wil voldoen aan wat de cliënt vraagt en wil op tijd (efficiënt), zonder fouten en tegen een zo laag mogelijke prijs een dienst leveren. De ontwikkeling binnen Heliomare is om naast de Lean Six Sigma methode ook het Lean-gedachtengoed vaker in te zetten in teams en allereerst in teams van het primaire proces. Medewerkers gaan het komende jaar onder begeleiding van een Lean coach zelf aan de slag met het continu verbeteren van hun werk.

21

Planetree Planetree wordt besproken in paragraaf 4.3 waarin het kwaliteitsbeleid van Heliomare nader wordt besproken. Elektronisch dossier In 2015 voert Heliomare het Elektronisch Dossier (ED) in voor de bedrijfsonderdelen Revalidatie, Arbeid en Sport en Onderwijs. Platformen Kind-Jeugd en Volwassenen Heliomare zet multidisciplinaire teams in waar interdisciplinair gewerkt wordt binnen levensloopbestendige arrangementen voor kinderen/jeugdigen en volwassenen. Om dit proces te versterken zijn in 2013 de platformen Kind/Jeugd en Volwassenen opgericht vanuit de visie Kind/Jeugd en de visie Volwassenen. In deze platformen wordt interdisciplinair samengewerkt door management en professionals en wordt in samenwerking met elkaar ingebrachte kennis vanuit de afzonderlijke disciplines aan elkaar verbonden en geïntegreerd. Hierdoor ontstaan nieuwe kennis en innovatieve werkwijzen die de kwaliteit van de ondersteuning en begeleiding aan onze klant versterken. De integratie en synergie die voortkomen uit de platformen Kind/Jeugd en Volwassenen blijken hierdoor van dusdanig ordenende aard dat Heliomare in de toekomst stappen zet om te komen tot versmelting van de bedrijfsonderdelen tot twee operationele eenheden: Kind/Jeugd en Volwassenen. Op deze manier werken we verder aan geïntegreerde en ontschotte klantgerichte dienstverlening aan het kind/de jongere en de volwassene met als doel nog beter aan te sluiten bij de verwachtingen van de klant en deze zelfs te overtreffen. Wanneer we deze stap niet zetten, blijven we georganiseerd binnen de schotten die we kennen vanuit de Ministeries en komen we onvoldoende tot integratie van en synergie tussen bedrijfsonderdelen en medewerkers hetgeen de dienstverlening aan de klant niet ten goede komt. Kinder – en Jeugdcentrum Heemskerk en Heerhugowaard Heliomare is zich in 2013 na het mislukken van de realisatie van een KJC in Beverwijk onverminderd blijven inzetten voor goede huisvesting voor haar leerlingen. Heliomare heeft zich bezonnen op haar koers en deze aangepast aan de invoering van passend onderwijs en de ontwikkelingen rondom participatie. Om hierop goed aan te sluiten is het plan opgevat om zowel in regio Kennemerland als in de regio Alkmaar de krachten te bundelen en het initiatief voor twee Kinder- en jeugdcentra te nemen. De scholen van Heliomare zijn thans gevestigd in Alkmaar, Bergen, Beverwijk en Wijk aan Zee. De kinder- en jeugdrevalidatie bevindt zich momenteel voornamelijk in Wijk aan Zee. Het voordeel voor de leerlingen is dat expertise van Heliomare op het gebied van revalidatie, sport, arbeidsintegratie, wonen en dagbesteding voor hen in de toekomst in een Kinder- en jeugdcentrum makkelijk en thuis nabij toegankelijk is. De huidige vestigingen van onderwijs en kinder- en jeugdrevalidatie zullen in de KJC's opgaan. Heliomare heeft een integrale visie (zie hiervoor visievorming KJ) als het om kinderen en jongeren gaat. Die visie bestrijkt alle levensgebieden waarmee kinderen en jongeren te maken krijgen, dus zowel onderwijs en zorg als wonen, sporten, vrije tijdbesteding en arbeid. Om de dienstverlening dichtbij huis te brengen en reistijd en -kosten te beperken is ervoor gekozen deze visie vorm te geven in twee Kinder- en jeugdcentra. Een leerling heeft in zijn dagprogramma dus lessen, therapieën, ondersteunende en beweeg- en sportactiviteiten. KJC Heemskerk Heliomare is in gesprek gegaan met de gemeente Heemskerk voor het vestigen van een Kinder- en jeugdcentrum (KJC) aldaar. De gemeente stond hier positief tegenover en in goede harmonie hebben vervolggesprekken plaatsgevonden waarbij van beide zijden de haalbaarheid van het project is afgetast. In november 2013 hebben deze gesprekken geresulteerd in een intentieovereenkomst tussen de gemeente Heemskerk en Heliomare met de afspraak om de gezamenlijke plannen verder uit te werken en de haalbaarheid vestiging van het KJC verder te onderzoeken. In 2014 heeft dit onderzoek geleid tot een positief besluit om verder te gaan en te komen tot een KJC en een Multifunctionele Sportaccomodatie (MFS) op de Velst in Heemskerk.

22

Hiertoe zijn een tweetal overeenkomsten getekend die de realisatie van een KJC mogelijk moeten maken. De gemeente zal zorgdragen voor de bouw van de MFS. Heliomare heeft een business case opgesteld waarin m.b.t. de leerlingaantallen is gewerkt met een basisscenario en een aantal bouwstenen die gedurende de tijd al dan niet kunnen worden toegevoegd. Kort gezegd komt het erop neer dat Heliomare voor eigen rekening en risico een KJC bouwt en de gemeente de uitkering per leerling uit het gemeentefonds doorzet naar Heliomare. De gemeente verstrekt ten behoeve van de lening voor het onderwijsdeel die Heliomare hiervoor dient aan te gaan een zogenaamde borgstelling. In 2014 is door de organisatie Heliomare hard gewerkt aan de totstandkoming van een Programma van Eisen (PvE). Er is een PvE opgesteld waarin de ruimtelijk/ functionele en technische randvoorwaarden zijn benoemd. Het PvE vormt het kwalitatief kader voor de ontwerpfase. Als uitgangspunt van het PvE is het basisscenario (aan leerlingen) inclusief alle bouwstenen gehanteerd. Eind 2014 is een architect geselecteerd middels een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure. Gekozen is voor architectenbureau Marlies Rohmer uit Amsterdam aangezien zij ten opzichte van de andere bureaus meer creativiteit en innovatie liet zien in de door haar ontworpen gebouwen. Met de architect is een overeenkomst gesloten. Dit heeft de gemeente gedaan voor de MFS. KJC Heerhugowaard Begin 2013 ging Heliomare in gesprek met gemeente Heerhugowaard voor het vestigen van een Kinder- en jeugdcentrum (KJC). De gemeente Heerhugowaard stond hier - evenals de gemeente Heemskerk- positief tegenover en in goede harmonie hebben vervolggesprekken plaatsgevonden waarbij van beide zijden de haalbaarheid van het project is afgetast. In december 2014 is een intentieovereenkomst getekend tussen gemeente Heerhugowaard en de stichting Aloysius om de plannen verder uit te werken en de haalbaarheid te onderzoeken van een KJC tezamen met Aloysius. Hier komt medio 2015 meer duidelijkheid over. Het plan voor een KJC in Heerhugowaard is onderdeel van de visie van Heliomare op onderwijs en zorg aan kinderen en jongeren met een beperking. Heliomare wil haar dienstverlening van deze groep op centrale locaties in de provincie aanbieden, zoveel mogelijk thuis nabij. Naast gesprekken met Heerhugowaard is Heliomare in gesprek met gemeente Heemskerk voor het vestigen van een KJC (zie KJC Zuid). Het KJC Noord bestaat uit de locaties in Heerhugowaard (voor het SO) en Alkmaar (voor het VSO). Nieuw Heliomare College In 2014 is hard gewerkt aan de bouw van het Heliomare College in Alkmaar en in 2014 is dit gebouw dan ook geopend en in gebruik genomen.. Nieuwbouwplan Activiteitencentrum Haarlem Op de huidige plaats aan de Florence Nightingalestraat te Haarlem was Heliomare voornemens om nieuwbouw te realiseren. In 2009 is hiervoor een businessplan opgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Vanwege de ingrijpende bezuinigingen op dagbesteding en de onzekerheid over het toekomstig wettelijk financieel kader (Wmo) heeft de Raad van Bestuur in 2010 besloten de voortgang van het nieuwbouwproject te temporiseren en af te wachten in welke richting de voor de bekostiging relevante wet- en regelgeving zich gaat ontwikkelen. De onzekerheid over de invulling van het wettelijk financieel kader op grond van de Wmo alsmede de grote korting op de tarieven van vervoer van en naar dagbesteding geldt ook voor het jaar 2013. Het was derhalve niet opportuun alsnog over te gaan tot nieuwbouw en derhalve werd een alternatief plan ontwikkeld voor een grootscheepse opknapbeurt van het activiteitencentrum. Deze renovatie heeft in het eerste half jaar 2014 plaatsgevonden.

Locatie Purmerend In juni 2014 locatie Purmerend geopend voor cliënten uit Purmerend en omgeving. Samenwerking met Stichting Woonvoorzieningen Lichamelijk Gehandicapten en de Muziekschool Purmerend Hersenz Heliomare is aangesloten bij een landelijk samenwerkingsverband van zes partijen uit de gehandicaptenzorg onder de naam Hersenz. Partijen bundelen hun kracht en expertise om een

23

behandeltraject voor mensen met niet-aangeboren hersenletsel in de chronische fase, gericht op maatschappelijke re-integratie, in het hele land beschikbaar te maken. Het gaat om de provincies Expertisecentrum Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH) Heliomare heeft veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van competenties van de medewerkers, kennismanagement en organisatorische aanpassingen op het gebied van NAH, waardoor Heliomare zich met recht een expertisecentrum NAH mag noemen. Door middel van diverse publicaties en interviews heeft Heliomare hier ruchtbaarheid aan gegeven. Doel van het NAH-expertisecentrum is alle mensen in Noord-Holland (van jong tot oud), die op de een of andere manier een hersenletsel oplopen, of in het verleden hersenletsel opgelopen hebben (met of zonder motorische gevolgen), en kampen met de gevolgen op sociaal-maatschappelijk gebied (of hiermee mogelijke problemen kunnen krijgen), weten dat zij contact kunnen opnemen met Heliomare voor informatie of hulp omdat Heliomare in de regio over de meeste expertise op het gebied van NAH beschikt. Samenwerking en kennisuitwisseling tussen de verschillende bedrijfsonderdelen van Heliomare was en is daarbij een belangrijk doel. Bij Revalidatie zijn nieuwe behandelmodules ontwikkeld en is sinds 2008 NAH gepositioneerd binnen één afdeling: de NAH-poli volwassenen. Dit is een doorslaand succes waarbij een extra toestroom van het aantal NAH-cliënten merkbaar is. Ook de NAH-kinderpoli, een van de weinige poliklinieken in Nederland die zich specifiek richt op de behandeling van kinderen en jongeren met NAH, voldoet aan een behoefte. Heliomare participeert in diverse landelijke onderzoeken. Heliomare levert een actieve bijdrage aan de landelijke ontwikkeling en implementatie van een onderwijsprotocol, en de diagnostiek en behandeling van NAH-kinderen en jongeren. Een observatieklas is gestart bij Heliomare, waar kinderen met NAH worden geanalyseerd. De observatieklas is opgezet om te voorkomen dat leerlingen met NAH in een neerwaartse spiraal belanden en om ervoor te zorgen dat zij hier uit komen. De leerlingen volgen in de observatieklas een intensief individueel programma van minimaal zes weken tot maximaal tien maanden. Een deskundige leraar verzorgt samen met een leraarondersteuner de begeleiding van de klas. Daarnaast is aan de klas een neuropsycholoog verbonden, die de leerling en het team begeleidt. Een revalidatiearts, maatschappelijk werker en gezinsondersteuner zijn onderdeel van het team. Indien nodig worden aanvullende therapieën aangeboden zoals fysiotherapie, ergotherapie en logopedie. Het oppakken van het onderwijs en het weer leren functioneren in een groep worden stap voor stap voorbereid. Uiteindelijk besluiten het team, de ouders en de leerling gezamenlijk welk uitstroomperspectief haalbaar en wenselijk is. Het advies komt tot stand op basis van observatie, diagnostiek, begeleiding en behandeling gericht op onderwijsbelasting en onderwijsmogelijkheden. Het kan betekenen dat de leerling teruggaat naar het regulier onderwijs, eventueel met ambulante begeleiding, of dat hij of zij naar het speciaal onderwijs wordt verwezen. Wanneer terugkeren in het onderwijs niet meer tot de mogelijkheden behoort, wordt gezocht naar een geschikte vorm van dagbesteding. Ekso skelet Vanaf eind februari is Heliomare Revalidatie in bezit van het Ekso Bionics exoskelet; een looprobot waarmee patiënten met een dwarslaesie kunnen staan en lopen. Het skelet neemt gewrichtsbewegingen van de benen over, zo kan lopen worden nagebootst. Heliomare is hiermee het eerste revalidatiecentrum in Nederland dat dit skelet in gebruik neemt. Google glass Tijdens het E-symposium van het Revalidatiefonds op dinsdag 11 maart 2014 heeft revalidatiearts Willemijn Faber een prijs gewonnen. Zij heeft een project ingediend, waarbij Google Glass gebruikt wordt door patiënten met een hoge dwarslaesie. Zo krijgen deze patiënten meer mogelijkheden om zelfstandig te functioneren. Google Glass is een computer in de vorm van een bril. Het is een smartphone ervaring in het gezichtsveld en heeft uitgebreide, ingebouwde, digitale functies. Met stembesturing kan de bril worden bediend. De mogelijkheden van de Google Glass zijn legio: Fotograferen, filmen, internet bedienen, telefoneren, muziek, televisie, social media, maar ook notuleren en gebruiken als omgevingsbesturing.

24

Research & Development (R&D) Research & Development heeft als missie toegepast wetenschappelijk onderzoek te doen op het gebied van revalidatie, onderwijs, sport, arbeidsintegratie, wonen en dagbesteding. R&D vormt daartoe een werkplek voor onderzoekers van buiten en binnen Heliomare. In deze academische werkplaats wordt gewerkt aan: 1. Kennis opbouwen over het functioneren van mensen met een beperking, binnen alle domeinen van het leven; 2. Ontwikkelen en verbeteren van behandeling en begeleiding; 3. Implementeren en evalueren van behandelingen en begeleiding; 4. Verspreiden van kennis, binnen en buiten Heliomare. In totaal liepen er in 2014 ongeveer 40 onderzoeken, waaronder 6 promotieonderzoeken. Alle onderzoeken samen hebben ertoe geleid dat er in 2014 17 publicaties in internationale wetenschappelijke tijdschriften, 14 publicaties in vaktijdschriften en 6 bijdrages aan boeken zijn verschenen vanuit Heliomare. Tevens zijn er 52 congresbijdragen geleverd door medewerkers van Heliomare (waarvan 24 op een internationaal congres). R&D wil met het beleid zoveel mogelijk aansluiten bij het beleidsplan 2013-2015 van Heliomare. In lijn met dat beleidsplan zijn in 2014 de 6 onderzoeksthema’s arbeidsre-integratie, klinische bewegingsanalyse, NAH, meten van zorg, dagbesteding & wonen en kind & jeugd losgelaten en is er een nieuwe indeling gemaakt. Deze indeling bestaat uit de 3 thema’s Meer weten, Meer kunnen en Meer deelnemen. Komende tijd zullen die thema’s verder vormgegeven worden. De 6 promotieonderzoeken sluiten nauw aan bij de speerpunten van Heliomare: 4 zijn gericht op niet aangeboren hersenletsel, 1 op cerebrale parese, 1 op chronische pijn. De promotoren zijn afkomstig van Heliomare, AMC, UvA, VU, VUmc en RUG. Academische samenwerking wordt verder gerealiseerd door met diverse partners samen te werken op het gebied van onderwijs (bijvoorbeeld door plaats te bieden aan stagiaires) en onderzoek. Vanuit R&D, het bedrijfsonderdeel Onderwijs en de Hogeschool Utrecht / het Seminarium voor Orthopedagogiek is de Onderzoekskring Praktijkgericht Onderzoek opgericht. Doel van deze onderzoekskring is om praktijkgericht onderzoek binnen de onderwijslocaties vorm te geven en de uitkomsten daarvan te implementeren in het dagelijks werk van professionals. Bijzondere gebeurtenissen in 2014 waren de oratie van Coen van Bennekom en de promotie van Judith van Velzen. Coen van Bennekom, manager van de afdeling R&D, is benoemd tot ‘Bijzonder hoogleraar Revalidatie en Arbeid, in het bijzonder bij mensen met niet-aangeboren hersenletsel’ bij het AMC / de UvA. Op 19 juni 2014 sprak hij zijn inaugurele rede getiteld ‘Arbeid en revalidatie: een hoofdstuk apart?’ uit in de Aula van de Universiteit van Amsterdam. In diezelfde Aula, en in lijn met de leerstoel van Van Bennekom, promoveerde Judith van Velzen 3 december 2014 op haar proefschrift getiteld ‘Return to work after acquired brain injury’. Van Bennekom was daarbij een van de promotoren. Zelfstandig Behandel Centrum (ZBC) Heliomare Voor een goede borging van de commerciële activiteiten, zoals het Vitaliteitcentrum, is begin 2008 de Stichting ZBC Heliomare opgericht. Met de zorgverzekeraars is afgesproken dat het merendeel van de activiteiten in het Vitaliteitcentrum vanaf 2010 vanuit de Zorgverzekeringswet wordt bekostigd, en als zodanig wordt meegenomen in de totale RBU-productieafspraak voor Heliomare Revalidatie (Stichting Heliomare). Stichting ZBC Heliomare heeft als ‘hoofdaannemer’ namens de 14 erkende partners van Stichting Vroege Interventie Revalidatiezorg een overeenkomst afgesloten met de verzekeringscombinatie UVIT voor het aanbieden van Multidisciplinaire Eerstelijns Revalidatie (MER) aan UVIT-verzekerden (Univé, VGZ, IZZ, IZA en Trias). De Multidisciplinaire Eerstelijns Revalidatie is ontwikkeld om te voorkomen dat werknemers langdurig uitgeschakeld zijn. De Multidisciplinaire Eerstelijns Revalidatie (MER) bestaat uit een diagnostiekgedeelte en een arbeidsrevalidatie gedeelte. Eind 2010 zijn ook afspraken gemaakt met CZ zorgverzekeraars voor het aanbieden van MER-dienstverlening aan verzekerden van CZ.

25

Informatievoorziening en automatisering Voor de periode 2014-2015 is de visie op ICT geformuleerd: De ICT van Heliomare zorgt voor een efficiënte, betrouwbare, integere en adequate dienstverlening door digitale processen en informatievoorziening Cliënten en medewerkers beschikken over relevante informatie plaats en tijdonafhankelijk. Er wordt ruimte geboden voor innovaties en pilots met een projectmatige aanpak waarin de cliënt centraal staat. Op basis van deze visie en de focusgebieden van het Strategisch Beleidsplan zijn de strategische en/of innovatieve ICT projecten voor deze periode vastgesteld. Deze projecten staan naast de uitvoerende werkzaamheden van het reguliere beheer van de bestaande infrastructuur en applicatielandschap. De uitgangspunten voor de ICT projecten zijn: -

Cliënt/leerling staat centraal Optimalisatie van de werkprocessen Online beschikbaarheid van informatie

De volgende toetsingscriteria zijn geformuleerd voor de ICT projecten: - Geen eigen software ontwikkeling - Projectmatig werken conform Heliomare standaarden - Voldoen aan de privacywetgeving - Maximaal benutten van de reeds aanwezige software producten Er is een tiental deelprojecten geformuleerd die de komende jaren in een programmatische aanpak gevolgd zullen worden. Een governance structuur is in 2013 ingericht om de voortgang van de projecten te bewaken en een financiële verantwoording te borgen. 3.3 Kwaliteitsbeleid Keurmerken Arbeidsintegratie Bij Arbeidsintegratie Re-integratie en Vitaliteit wordt gewerkt volgens de normen van het keurmerk Blik op Werk voor arbo-, interventie- en re-integratiebedrijven. In 2014 is de organisatie opnieuw met positief resultaat getoetst door de externe auditor. Onderwijs Heliomare houdt zich bij het speciaal onderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs aan de normen die worden gesteld door de Inspectie van het Onderwijs. In 2014 zijn er op de scholen interne audits gedaan ter voorbereiding op geplande bezoeken van de Inspectie aan een aantal scholen van Heliomare in 2015. Op 18 september 2014 heeft het bestuurlijk gesprek met de Inspectie van het Onderwijs plaats gevonden. Jaarlijks vindt zo’n gesprek plaats tussen de Inspectie van het Onderwijs en het bestuur van de Stichting Heliomare Onderwijs. Voor dit gesprek maakt de inspectie een risicoanalyse van de informatie die de scholen aan de inspectie verstrekken. Er wordt een analyse gemaakt van de uitstroomgegevens die de scholen jaarlijks uploaden in het inspectiedossier van de school. Daarnaast wordt gekeken of alle verplichte beleidsdocumenten aanwezig zijn en of deze aan de eisen van de Inspectie voldoen. Naast de vaste onderwerpen is verder in 2014 met de Inspectie gesproken over de reorganisatie van Heliomare Onderwijs, de huisvesting van de verschillende locaties, de asbest problematiek en het verplaatsen van leerlingen. In het kader van het vierjaarlijks bezoek heeft de inspectie op 18 november 2014 De Ruimte bezocht. De inspectie heeft tijdens het bezoek aan de school geen risico’s vastgesteld. Het basisarrangement blijft gehandhaafd. Alle scholen van Heliomare Onderwijs vallen onder het basisarrangement.

26

Revalidatie en Sport Het gaat om het HKZ certificatieschema Medisch Specialistische Revalidatiezorg van de Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector.. In 2014 is er een externe audit uitgevoerd bij Heliomare Revalidatie en Sport. Heliomare heeft haar HKZ certificaat geprolongeerd. Wonen en Dagbesteding In 2014 is er een externe audit uitgevoerd bij Heliomare Wonen en Dagbesteding. Het resultaat is dat het HKZ-certificaat is gehandhaafd. Planetree Planetree is een werkwijze om mensgerichte zorg centraal te stellen. Binnen Heliomare is het afgelopen jaar binnen de teams gesproken over hoe een medewerker en een team kunnen bijdragen aan het vergroten van de cliënttevredenheid, medewerkertevredenheid, een verbetering van de samenwerkingscultuur, innovatie en aan een prettige en aangename fysieke omgeving. In 2015 wordt het gedachtegoed van Planetree binnen Heliomare op een andere manier vormgegeven en is de formele samenwerking beëindigd. Tevredenheidsonderzoeken De tevredenheid over onze dienstverlening zoals die wordt ervaren door onze cliënten, opdrachtgevers, verwijzers en financiers, wordt regelmatig getoetst. In 2014 zijn onder meer de volgende tevredenheidsonderzoeken uitgevoerd: - Patiënten van de kliniek van revalidatie zijn gevraagd naar hun tevredenheid met de voeding. De gemiddelde score die in 2014 is behaald is een 7,3. Dit cijfer is even hoog als in 2013. - Cliënten van de dienstverlening van Arbeid zijn gevraagd naar hun tevredenheid. De uitkomst hiervan wordt in 2015 verwacht. - De tevredenheid van de bedrijfsartsen (verwijzers) over de dienstverlening van Arbeid is onderzocht. De resultaten van dit onderzoek worden in 2015 verwacht. - Opdrachtgevers van Arbeid hebben meegewerkt aan een tevredenheidsonderzoek. Ook hiervan wordt de uitkomst in 2015 verwacht. - Medewerkers van Heliomare hebben meegewerkt aan een corporate breed tevredenheidsonderzoek (zie hierna onder personeel). - Medewerkers van de teams van de kliniek, polikliniek en van revalidatietechniek hebben gekeken naar verbetermogelijkheden in hun werkwijze richting de cliënt.

Klachten Klachten van cliënten De klachtencommissie van Heliomare is een voor de klager beschikbare en laagdrempelige onafhankelijke commissie. Ze behandelt en onderzoekt de door de klagers ingediende schriftelijke klachten. Vervolgens doet ze een niet juridisch afdwingbare uitspraak of zo nodig verwijst ze naar een andere instantie.  Iedere cliënt van Heliomare heeft de mogelijkheid om een mondelinge of schriftelijke klacht te uiten bij de klachtencontactpersoon van het bedrijfsonderdeel. In principe hebben alle locaties van Heliomare een eigen klachtencontactpersoon.  Daarnaast bestaat de mogelijkheid een mondelinge of schriftelijke klacht in te dienen bij de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie. Het beleid is erop gericht klachten zo laag mogelijk in de organisatie af te handelen. In eerste instantie krijgt de cliënt dan ook het aanbod om de klacht te laten bemiddelen. Als de klager de bemiddeling accepteert, probeert de betreffende klachtencontactpersoon, of in uitzonderlijke gevallen de ambtelijk secretaris, de klacht in overleg met klager en degene tegen wie de klacht gericht is op te lossen. Het doel van de bemiddeling is aldus om partijen (weer) tot elkaar te brengen en de onderlinge relatie te herstellen.

27

Indien de klager dit niet wil, wordt de officiële procedure gevolgd: de klachtencommissie komt bijeen om de klacht te behandelen. Behalve degene tegen wie de klacht gericht is wordt ook de leidinggevende van degene tegen wie de klacht gericht is op de hoogte gesteld van de klacht en het verloop ervan. De behandeling in de klachtencommissie is een schriftelijke procedure. Na een schriftelijke inbreng van beide partijen, volgt een hoorzitting in het kader van hoor en wederhoor. Aansluitend vergadert de klachtencommissie over de klacht en de ingezamelde gegevens en formuleert een uitspraak. Bij een gegronde klacht wordt tevens een advies aan de Raad van Bestuur geformuleerd. De Raad van Bestuur geeft op korte termijn aan of het advies wordt overgenomen en op welke wijze het wordt geïmplementeerd. De Raad van Bestuur kan het advies ook niet overnemen maar dient dit dan te beargumenteren. In 2014 zijn in totaal 43 klachten in het IMS geregistreerd. Elf klachten hiervan betroffen hetzelfde onderwerp en dezelfde persoon en afdeling. Waarbij aangegeven kan worden dat tien van deze klachten een aanvulling op de originele eerste klacht waren. Feitelijk ging het dus om 33 klachten in 2014. De klachtencontactpersonen hebben daarvan 30 klachten kunnen bemiddelen. De commissie is in 2014 driemaal bij elkaar geweest om een klacht te behandelen. Het betrof ten eerste Onderwijs, deze klacht is ongegrond verklaard, ten tweede Revalidatie, deze klacht is deels gegrond verklaard en ten derde de handhaving van het rookverbod op de locatie in Wijk aan Zee, deze klacht is gegrond verklaard. Nadere bestudering van de klachten, inclusief die waarbij in het overzicht niet vermeld staat welk soort klacht het betrof, gaf aan dat ‘dienstverlening’ het grootste aantal klachten betreft, gevolgd door bejegening en behandeling. Opvallend in 2014 is het feit dat het erop lijkt alsof sprake is van een toename van klachten die pas (veel) later, na het verlaten van Heliomare, ingediend worden. Sinds medio 2014 zijn de Hartekamp Groep, Heliomare en Nieuw Unicum de samenwerking aangegaan wat betreft het behandelen van klachten van cliënten. Ter vergroting van de onafhankelijkheid van de klachtencommissie wordt in voorkomende gevallen gebruik gemaakt van elkaars klachtencommissieleden. Deze pilot loopt tot 1 juli 2015. Aan het eind van deze periode evalueren de drie organisaties deze samenwerking. In 2014 heeft Heliomare één keer gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. In het verslagjaar heeft een jaarlijks evaluatiegesprek tussen Raad van Bestuur, voorzitter van de klachtencommissie en ambtelijk secretaris plaatsgevonden. Procedure bij financiële geschillen tussen cliënten en Heliomare Heliomare is aangesloten bij de Geschillencommissie Zorginstellingen. Cliënten van Revalidatie, Wonen en Dagbesteding kunnen bij een financieel geschil met Heliomare tot een bedrag van € 5.000 een beroep doen op de Geschillencommissie Zorginstellingen. Adviezen van de Geschillencommissie Zorginstellingen zijn bindend. Wanneer een cliënt in het gelijk wordt gesteld, keert de instelling dan ook het toegewezen bedrag, inclusief € 50,- klachtengeld, uit. Meldingen (vermeende) seksuele intimidatie Heliomare heeft een vertrouwenspersoon seksuele intimidatie voor cliënten. De vertrouwenspersoon verleent hulp aan cliënten in geval van (vermeende) seksuele intimidatie en begeleidt de cliënt zo nodig bij het nemen van actie. De vertrouwenspersoon heeft in 2014 met cliënten van de volgende bedrijfsonderdelen contact gehad; - Dagbesteding (4) - Wonen(1) - Sport en Beweging (2)

28

Klachten van medewerkers Commissie individuele klachten De commissie individuele klachten kan door een medewerker worden ingeschakeld als hij of zij van mening is dat de werkgever onredelijk gehandeld heeft. In 2014 is er bij deze commissie geen klacht ingediend. Externe vertrouwenspersoon Medewerkers kunnen zich in een moeilijke situatie, bijvoorbeeld als zij te maken hebben met ongewenst gedrag of een vermoeden hebben van een misstand, richten tot een externe vertrouwenspersoon. In 2014 zijn er in totaal 11 klachtsituaties bij de externe vertrouwenspersoon gemeld. Na elke klachtmelding is er contact gelegd met de medewerker en zijn verdere afspraken gemaakt. Tien klachtsituaties zijn uiteindelijk op informele wijze opgelost. Eén klachtsituatie is direct als formele klacht ingediend door de medewerker bij de organisatie en is later bij de externe vertrouwenspersoon aangemeld. Er zijn drie medewerkers geweest die telefonisch advies hebben gevraagd, in één enkel geval ging het over de specifieke situatie op het werk, in de andere situaties betrof het een meer algemene vraag over het beleid en procedure. In zeven klachtsituaties is de klachtsituatie opgelost na een eenmalig contact tussen de medewerker en de vertrouwenspersoon. Bij drie klachtsituaties is er een aantal vervolgafspraken nodig geweest om de situatie op een goede wijze op te lossen. Eén klachtsituatie is direct als een formele klacht ingediend bij de directie. Deze klacht is in behandeling genomen door de klachtencommissie en deze heeft een advies uitgebracht aan de directie. De vertrouwenspersoon geeft aan dat in de afgelopen jaren de medewerkers binnen Heliomare de route naar de externe vertrouwenspersoon over het algemeen goed kennen. Veiligheid In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan de onderwerpen: veiligheid van cliënten, veiligheid van medewerkers. Veiligheid van cliënten Vanzelfsprekend heeft veiligheid de aandacht van Heliomare. Medewerkers van Heliomare hebben dagelijks aandacht voor risicovolle situaties in de cliëntenzorg. De Raad van Toezicht bespreekt dit thema minimaal 1x per jaar. In 2014 is het jaarplan veiligheid besproken met de inspraakorganen van Heliomare. Week van de veiligheid In 2014 is op veel locaties van Heliomare aandacht besteed aan veiligheid. Dit is specifiek zichtbaar gemaakt tijdens een Week van de veiligheid. Corporate thema’s waren: medicatieveiligheid, belang voor een cliënt van het bespreken van de gezondheid met de professional (al dan niet arts), handhygiëne, veiligheid van gebouw / afval, veiligheid van informatie. Centraal stond in deze week wat kun je als cliënt of medewerker zelf doen? In 2015 vindt er weer een Week van de veiligheid plaats. Veiligheidscultuur Bij Revalidatie, Arbeid en Sport is gestart met het toewerken naar een veiligheidsmanagementsysteem ten behoeve van cliënten. Daarvoor zijn in 2014 workshops gehouden waarbij de veiligheidscultuur centraal stond. De workshops zijn begeleid door IZEPtrainers, waar ook kwaliteitsmedewerkers deel van uit maken. Bij Wonen en Dagbesteding en Onderwijs wordt in 2015 aandacht besteed aan de cultuur rondom cliëntveiligheid. Er wordt intern geleerd van de ervaringen met het veiligheidsmanagementsysteem zoals dat bij Revalidatie, Arbeid en Sport wordt neergezet. Meldingen huiselijk geweld en kindermishandeling

29

Heliomare hanteert de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling. In 2014 zijn er met mede weten van (de ouders van) cliënten twee meldingen gedaan bij Veilig Thuis. Bij het doen van de meldingen zijn de stappen uit de meldcode doorlopen. Het bevorderen van het melden van incidenten en risico’s Heliomare heeft een Incident Melding Systeem (IMS), waarbij medewerkers digitaal een incident kunnen melden. ste de De leidinggevende (binnen IMS de 1 en 2 afhandelaar genoemd) nemen de verantwoordelijkheid om te reageren op de meldingen in IMS en daarbij acties uit te zetten ter voorkoming van soortgelijke incidenten. ste

de

De 1 en 2 afhandelaar moedigen medewerkers aan om incidenten te melden zodat er trends zichtbaar zijn. de de De trends worden door de fona commissie aangeleverd aan de 2 afhandelaar en manager. De 2 afhandelaar en manager zullen de trends omzetten in verbeteracties en registreren in het verbeterregister. Er zijn in 2014 binnen Heliomare 1045 incidenten gemeld in het IMS. Aantal per jaar Client betrokken

Ja Nee Jaar totaal

2012

2013

2014

645

808

946

63

69

99

708

877

1045

Er zijn meer registraties geweest van fouten en bijna ongevallen dan vorig jaar. Een verklaring hiervoor kan zijn dat er in 2014 veel aandacht is besteed aan het IMS. Veiligheid en gezond werken medewerkers In het meldsysteem (IMS) voor fouten en (bijna) ongevallen kunnen ook meldingen worden gedaan waar enkel medewerkers bij betrokken waren. Er zijn in 2014 binnen Heliomare in totaal 99 meldingen gedaan waar enkel medewerkers bij betrokken waren. Veilig en gezond werken is voor Heliomare een belangrijk onderwerp. In 2014 is het corporate beleidsplan arbo geactualiseerd. In 2015 wordt het plan goedgekeurd. De BHV-organisatie is weer actueel gemaakt na diverse (interne) verhuizingen van BHV’ers. Heliomare arbo heeft voor alle locaties ook in 2014 (per gebouw) een jaarplan bedrijfshulpverlening opgesteld dat voldoet aan de arbo-regelgeving. Dat houdt in: het opleiden van BHV’ers, het optreden van medewerkers bij brand met bijbehorende instructies, het opstellen van ontruimingsplannen, het organiseren van ontruimingsoefeningen en verslaglegging van het resultaat van de oefening. Van de leermomenten en verbeterpunten die uit de oefeningen naar voren komen, wordt een plan van aanpak opgesteld. Er zijn verplichte voorlichting over machineveiligheid gegeven bij de locaties van dagbesteding voor medewerkers en cliënten van dagbesteding Heliomare. De voorlichting is op basis van verplichte deelname. De afdeling arbo heeft acties gehouden tijdens de “Week van de veiligheid” t.b.v. veiligheid van cliënten en medewerkers. Er zijn onderzoeken uitgevoerd (op aanvraag) t.b.v. gezonde werkplekken. Preventieve cursussen aan medewerkers zijn gegeven. In 2014 is één algemene EHBO-cursus gegeven. Een cursus kleine ongevallen is op de grotere locaties van onderwijs worden gegeven. Tevens is er jaarlijks een training kleine ongevallen gegeven aan “zwembad” medewerkers. Deze training zal in het zwembad worden gehouden. Heliomare voert activiteiten uit in het kader van Brandveilig gebruik gebouwen. In 2014 is voornamelijk gekeken naar verschillende woonlocaties.

30

In 2014 zijn alle locaties van wonen en dagbesteding geïnspecteerd worden door Heliomare arbo op veiligheid. Om de kwaliteit van het binnenklimaat van revalidatie en sport te meten, is ook in 2014 een microbiologische luchtmeting door een extern bedrijf uitgevoerd. Op verzoek zal de afdeling arbo zelf klimaatmetingen uitvoeren om de kwaliteit van het binnenklimaat vast te stellen. De resultaten worden teruggekoppeld aan het management. 3.4 Personeelsbeleid Heliomare heeft in 2014 het strategisch beleidsplan herijkt. Uitkomst was dat de lijnen die uitgezet zijn in het strategisch beleidsplan 2013-2015 nog steeds actueel zijn: “niemand aan de zijlijn”. Belangrijk kernthema voor de medewerker is het eigenaarschap. Als wij de klant in staat willen stellen eigen regie te voeren dan dienen we dit als medewerkers ook eerst zelf te doen en eigenaar te zijn. In de zorg, in het onderwijs maar ook in het bedrijfsleven wordt in dat kader veel gesproken over zelforganisatie in teams. Het is een krachtige manier om medewerkers binnen kaders meer ruimte te geven in de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden laag in de organisatie te beleggen. Daardoor ontstaat eigenaarschap en nog meer betrokkenheid bij medewerkers. 2014 was voor de organisatie een hectisch jaar, een transitiejaar. Stelselwijzigingen met effecten op alle bedrijfsonderdelen. Voor een tweede keer is voor Onderwijs een sociaal plan toegepast. Dit sociaal plan was met name noodzakelijk door de afbouw van de Ambulante begeleiding. Na overleg met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) is formeel vastgesteld dat er sprake was van noodzakelijke krimp van de formatie en is instemming verleend aan een meerjarenformatieplan. Vervolgens is in het decentraal overleg tussen de stichting en de vakorganisaties een sociaal statuut vastgesteld. Onderwijs kent werkgelegenheidsbeleid met een vrijwillige fase en een verplichte fase binnen het sociaal plan. Het was een positieve ervaring dat de formatieve problematiek binnen de vrijwillige fase kon worden opgelost. Voor het bedrijfsonderdeel Dagbesteding zagen wij in het kader van de stelselwijzigingen tevens potentieel een formatief probleem opdoemen. Om die reden is Heliomare aangehaakt bij de Vereniging Bedrijfstak Zorg om gezamenlijk met een aantal zorginstellingen in de Haarlemse regio een Sectorplan Zorg af te spreken. Enerzijds willen de zorginstellingen door deze samenwerking gezamenlijk optrekken om eventuele boventalligheid met elkaar op te lossen, anderzijds levert het sectorplan subsidiegelden op om middels extra scholing en competentiescans medewerkers meer toe te rusten op de vragen van de arbeidsmarkt, ook buiten de zorg. De subsidie is toegekend, Heliomare heeft nog geen gebruik hoeven te maken van het instrumentarium uit het sectorfonds. Personeelsformatie en –kosten Als gevolg van zowel het sociaal plan binnen onderwijs alsook de mogelijke boventalligheid in andere bedrijfsonderdelen is in het verslagjaar gestart met een plaatsingscommissie. De functie van de commissie was om (tijdelijke) vacatures kritisch tegen het licht te houden en te beoordelen of (vanuit het mobiliteitsbureau) boventallige medewerkers met voorrang geplaatst konden worden op vacatures. De formatie in Heliomare wordt gestuurd aan de hand van maandelijkse formatierapportages. Deze rapportages geven zowel de begrote formatie en de begrote personeelskosten weer als de gerealiseerde formatie en de gerealiseerde personeelskosten. Tevens worden in de formatierapportage de kosten van personeel niet in loondienst weergegeven. De rapportages worden maandelijks aangeleverd. De formatie ultimo 2014 bedroeg 1.015 fte (excl. stagiaires en oproepkrachten Onderwijs). Het aantal medewerkers eind 2014 was 1536. Verloop In 2014 zijn 92 medewerkers in dienst getreden, waarvan 91 met een tijdelijk dienstverband, 1 medewerker met een dienstverband voor onbepaalde tijd. Van 124 medewerkers is een dienstverband be-/geëindigd, waarvan 71 medewerkers met een dienstverband voor bepaalde tijd. Met 53 medewerkers is een dienstverband voor onbepaalde tijd geëindigd.

31

Mobiliteit “Eigen regie” betekent ook dat we van mening zijn dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de eigen loopbaan, is zelf de regisseur. De leidinggevende stimuleert de medewerker in zijn/haar ontwikkelingswens en creëert mogelijkheden in de voorwaardelijke sfeer. Als dit nodig is adviseert en faciliteert de afdeling P&O. Mobiliteit is voor alle leidinggevenden een speerpunt in hun personeelsbeleid. Er wordt samengewerkt met alle bedrijfsonderdelen om dit te bereiken. Leidinggevenden nemen steeds makkelijker contact op met elkaar en zijn altijd graag bereid een collega uit een ander bedrijfsonderdeel te informeren over de mogelijkheden binnen hun bedrijfsonderdeel. Concreet zijn er in 2014 op het gebied van mobiliteit 28 bewegingen geweest. 5 medewerkers horizontaal 15 medewerkers naar een hoger ingedeelde functie 8 medewerkers naar een lager ingeschaalde functie. Ziekteverzuim en duurzame inzetbaarheid In het verslagjaar zijn we gestart met het beter toerusten van de leidinggevenden op het onderwerp ziekteverzuim. Gestart is met een scholing voor alle leidinggevenden (voortgezet in 2015) om meer toegerust te zijn in het omgaan met ziekteverzuim. Naast de (complexe) wet- en regelgeving is met name aandacht uitgegaan naar de gedragscomponent van verzuim. Ook het voeren van preventieve gesprekken komt hierbij aan de orde. Er is gesproken over het verschil tussen ziekte en ziekteverzuim, belasting (draaglast) en belastbaarheid (draagkracht). Leefstijl, fitheid in relatie tot de werkomgeving. De leidinggevende heeft hierin een centrale rol. Hij kent de mensen en weet waar zich mogelijke problemen situeren. Met behulp van acteurs is casuistiek aan de orde gekomen. In 2015 zullen terugkomdagen worden georganiseerd om ervaringen uit te wisselen. Heliomare zet in de context van duurzame inzetbaarheid al een aantal middelen in om medewerkers op korte en op lange termijn inzetbaar te maken en te behouden voor werk. Het gaat niet uitsluitend om het vitaal houden van oudere medewerkers, maar ook op het aanspreken en binden van nieuwe jonge generaties. Belangrijke thema’s zijn vitaliteit, leefstijl, gezondheid , loyaliteit en employability (optimale inzetbaarheid). Daarbij is het belangrijk de ambities en de mogelijkheden te volgen. De HR-gesprekscyclus is daarbij een belangrijk middel om in te zetten. Daarnaast maken we gebruik van een netwerk met (interne) coaches, worden diverse trainingen aangeboden (mindfulness, agressietraining, tiltrainingen en vitaliteitstraining). Arbeidsintegratie wordt regelmatig gevraagd een quick scan te doen, er vindt werkplekonderzoek plaats en we bieden bedrijfsfitness aan. Voorbereidingen zijn gestart om op intranet een site te maken “duurzaam meedoen”. Medewerker en leidinggevende krijgen direct toegang een Heliomare-site, ontwikkeld in samenwerking met ‘context at work’ (een organisatie gericht op online preventieve oplossingen), die e-modules aanbiedt. Deze programma’s hebben onder meer betrekking op voeding en bewegen, roken onder controle, stoppen met piekeren, gezond slapen, assertiviteit, grip op je loopbaan. In 2015 zijn deze programma’s beschikbaar. Het verzuimpercentage van de corporate Heliomare volgens de eigen Cognos-rapportage bedroeg over 2014 5,84%. (over twee ziektejaren) De verzuimkosten voor Heliomare voor het eerste en tweede ziektejaar over 2014 bedroegen € 1.796.493-. Voor de verschillende bedrijfsonderdelen geven de verzuimcijfers het volgende beeld: Revalidatie, Sport en Arbeid: 4,72% Wonen en Dagbesteding: 5,79% Services: 5,18% Staf: 2,66%

32

-

Research & Development: 0,59% Onderwijs: 7,72%

Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Door het houden van medewerkerstevredenheidsonderzoeken (in samenwerking met Effectory) is Heliomare in staat om de ‘thermometer’ in de organisatie te steken en het welbevinden van de medewerkers meer objectief vast te stellen. Heliomare doet om het jaar een medewerkerstevredenheidsonderzoek, zo ook in 2014. Dit medewerkerstevredenheidsonderzoek is tot stand gekomen met directe betrokkenheid van de clustermanagers. De clustermanagers voelden de behoefte om meer informatie uit het MTO te halen dan in voorgaande jaren. Die mogelijkheid werd geboden door het stellen van open vragen. We waren ons er van bewust dat door deze wijze van vraagstelling de respons wellicht lager zou kunnen uitvallen, dit bleek erg mee te vallen. Ook de opzet is deels verandert, omdat Effectory niet uitsluitend de tevredenheid meet, maar ook de bevlogenheid en betrokkenheid. Deze twee laatste element zijn juist van belang om de organisatie en de medewerker zelf continu te verbeteren. Er zijn 1463 vragenlijsten elektronisch verstuurd, daarvan zijn 961 terugontvangen. Dit betekent een respons van 65,7%. Het vorige MTO (uit 2012) had een respons van 68,7% (zie tabel hieronder).

Op een aantal hoofdvragen zien de scores van Heliomare er als volgt uit: op bevlogenheid scoort Heliomare een 7,6; op betrokkenheid is de score 7,4 en op tevredenheid is de score 6,9. Het meest trots zijn de medewerkers op de collega’s, samenwerken en professionaliteit. Wat Heliomare kan verbeteren is de top down communicatie, de toekomst van Heliomare en de bottom up communicatie Het overzicht laat zien dat op een aantal punten Heliomare positief scoort. Op één punt zelfs een score hoger dan de top 3 van de benchmark (ik zet me in om mijzelf voortdurend te verbeteren). Daarentegen scoren we op een aantal punten minder dan bij het vorige onderzoek: werkdruk, duidelijkheid over de doelen die behaald moeten worden. Op het onderdeel “Mijn organisatie” is de score op een aantal vragen lager dan bij de vorige meting. In het huidige onderzoek is de mogelijkheid geopend om met meer open vragen te werken. Dit voldeed ook aan een behoefte bij de clustermanagers. De leidinggevenden hebben alle antwoorden op de open vragen ontvangen. Dit geeft hen derhalve informatie welke punten binnen het team aangepakt moeten worden. Daarnaast heeft Effectory nu een tool aan de leidinggevenden aangereikt om met hun eigen resultaten aan de slag te gaan en met het team in gesprek te komen. De vervolgstappen kunnen worden gemonitord via de Effectorytool. Met de managers is afgesproken dat de verbeteracties via bovengenoemde tool worden gemonitord. Ook is de stand

33

van zaken m.b.t. de verbeteracties onderwerp van gesprek in de managementteams van de verschillende bedrijfsonderdelen en wordt tevens onderdeel van de forecastgesprekken met de Raad van Bestuur. Strategisch opleidingsbeleid Heliomare is een kennisorganisatie, de medewerkers vormen het kapitaal. Het waarborgen van de kwaliteit van zorg en onderwijs voor de klant staat voorop. Dat betekent dat we planmatig moeten investeren in de opleiding en bijscholing van de medewerkers, zodat de kwalificaties, in een snel veranderende samenleving blijven voldoen aan de vraag van de klant. Vanuit de NVZ is subsidie beschikbaar gesteld vanuit de ‘Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg’ om instellingen in staat te stellen strategisch opleidingsbeleid vorm te geven. Over een periode van drie jaar is een subsidie aangevraagd (en toegekend) voor ruim € 300.000,-. Er is in 2014 voor een bedrag van € 122.984,- aan subsidie gebruikt. Er is in 2014 gericht op vijf thema’s: niemand aan de zijlijn (zelfmanagement), organisatie, E-service, goed werkgeverschap, leiderschap. Een paar onderdelen: Met betrekking tot ‘leiderschap’ is aan meewerkend leidinggevenden in 2014 een traject aangeboden (en afgerond in 2015) met betrekking tot “het regie geven aan de medewerker in een veilig werkklimaat waar geleerd mag worden”. De clustermanagers zijn een intervisie traject gestart: “leiderschap in de huidige tijd”. Daarnaast is aan alle behandelaren van de revalidatiekliniek en het verpleegkundig personeel vanuit een onderzoek naar zelfmanagement gekeken wat de medewerkers nodig hadden om samen met de cliënt tot een beslissing te komen op basis van kennisoverdracht en coachende vaardigheden van de medewerker. De behandelteams zijn geschoold in Planetree. 3.5 Samenleving en belanghebbenden Samenleving Heliomare heeft veel te bieden aan zorg, onderwijs en dienstverlening aan mensen met een dreigende of reeds bestaande handicap. Wij bieden hen díe ondersteuning die zij nodig hebben om zo goed als mogelijk zelfstandig te kunnen functioneren in de maatschappij, variërend van preventie, kortdurende interventies tot levensloopbestendige zorg en ondersteuning. De holistische mensvisie van Heliomare is dat wij de essentiële waarde van vrijheid en zelfstandigheid erkennen. Daarom scheppen wij de voorwaarden waaronder klanten met een dreigende of aanwezige handicap hun zelfstandigheid zo veel mogelijk kunnen herwinnen of behouden. De aanpak van Heliomare is individueel van aard, want iedere klant is uniek en vraagt om een eigen specifieke aanpak. De autonomie van de klant staat hierbij voorop. De klant zelf geeft aan wat hij wil in het leven en welke keuzes hij wil maken: de klant neemt de regie in eigen hand. Heliomare op haar beurt doet er alles aan om hiervoor de juiste ondersteuning te bieden. In het huidige tijdsgewricht wordt van ons meer verwacht dan alleen het uitvoeren van onze corebusiness. Om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, willen wij onze werkzaamheden verrichten als maatschappelijk verantwoorde onderneming, waarbij we rekening houden met mensen binnen en buiten de onderneming (people), het leefmilieu (planet) en de productie en economische effecten van goederen en diensten (profit). Maatschappelijk verantwoord ondernemen richt zich op het versterken van de positieve effecten en het beperken van de negatieve effecten. Een belangrijk onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen is transparantie, dat betekent dat wij betrouwbaar zijn in onze bedrijfsvoering en er verantwoording over afleggen in ons jaardocument, waarbij wij aantonen dat de publieke middelen worden ingezet voor de doelen waarvoor deze bestemd zijn. Dit is een voorwaarde voor maatschappelijk ondernemen. Ondernemerschap draagt bij aan het realiseren van deze maatschappelijke doelstellingen. Vanuit de diverse bekostigingssystemen krijgt Heliomare echter niet altijd voldoende ruimte om ondernemende initiatieven te ontplooien. Toch doen wij er alles aan om binnen de marges van de regelgeving die

34

kansen te benutten die goed zijn voor onze klanten, en daarmee ook goed voor onze maatschappelijke onderneming. Heliomare is ook een grote werkgever en biedt voor (nieuwe) medewerkers opleidingsmogelijkheden op alle niveaus. Door onderdeel te zijn van lokale, regionale en landelijke netwerken, en met andere zorgaanbieders ketens te vormen, realiseren we uitwisseling en vergroting van kennis en ervaring en creëren we zo meerwaarde voor hen die van onze diensten gebruik willen maken. Meerwaarde voor mensen Zoals hierboven al vermeld gaat Heliomare uit van de essentiële waarde van vrijheid en zelfstandigheid van mensen. Daarom scheppen wij de voorwaarden waaronder klanten met een dreigende of aanwezige handicap hun zelfstandigheid zo veel mogelijk kunnen herwinnen of behouden. Hiervoor ontwikkelen wij steeds nieuwe programma’s, bijvoorbeeld voor specifieke doelgroepen als mensen met autisme spectrum stoornissen, mensen met NAH, en mensen met amputaties. Ons doel is om onze klanten weer zo zelfstandig mogelijk aan de maatschappij deel te kunnen laten nemen, bij voorkeur vanuit de thuissituatie. Waar mogelijk ondersteunen wij mensen bij het volgen van onderwijs of het verrichten van arbeid. Mocht dit niet meer mogelijk zijn, dan dragen wij zorg voor andere vormen van dagbesteding. Daar waar Heliomare mensen zelf geen zorg, onderwijs of ondersteuning kan bieden, gaan wij op zoek naar collega-instellingen waar deze diensten op kwalitatief hoogwaardig niveau wel worden geboden. Meerwaarde voor de maatschappij Heliomare is een sterk merk op het gebied van zorg, onderwijs en ondersteuning voor mensen met een (dreigende) beperking. Het afgelopen jaar heeft Heliomare vele malen op positieve wijze de (regionale) kranten en televisie gehaald. Heliomare biedt een belangrijke bijdrage door mensen met een (dreigende) beperking te ondersteunen om in te maatschappij terug te kunnen keren. Heliomare neemt hiervoor nadrukkelijk het voortouw om de acceptatie en emancipatie van mensen met een lichamelijke beperking te stimuleren. Zo heeft Heliomare in 2011 samen met de andere instellingen binnen REA College Nederland actief gelobbyd om deze speciale beroepsopleiding voor jongeren met een beperking in stand te houden omdat zij vindt dat dit in het belang is van de cliënt. De werkzaamheden van Heliomare ter voorkoming van uitval uit het onderwijs- of arbeidsproces levert de maatschappij tevens een kostenbesparing op, aangezien hierdoor minder uitkeringsgelden en AWBZ-middelen uitgegeven hoeven te worden. Ook door Research & Development, zorgvernieuwingsprojecten en nieuwe revalidatietechnieken levert Heliomare een bijdrage om mensen met een beperking beter te kunnen laten functioneren in de maatschappij. Meerwaarde voor het milieu Heliomare voldoet aan alle wettelijke normen op milieutechnisch gebied, inclusief voorschriften op het gebied van legionellapreventie. Daarnaast investeert Heliomare in energiebesparende maatregelen, zoals een Warmte Kracht Koppelinstallatie (WKK) en het toepassen van lichtafhankelijke schakelingen in de gebouwen van Heliomare. Ook aan afvalscheiding besteedt Heliomare veel aandacht.

Belanghebbenden In de beleidsnotitie “Dialoog met belanghebbenden” is beschreven wie de belangrijkste belanghebbenden zijn, waarover deze belanghebbenden worden geïnformeerd en hoe deze belanghebbenden worden betrokken bij beleidsontwikkeling. Externe belanghebbenden zijn o.a. de gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren, samenwerkingsverbanden, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Onderwijsinspectie, collegaorganisaties, REC Noord-Holland, REA College Nederland, brancheorganisaties (o.a. VGN, NVZ, RN, etc.), ministeries (o.a. VWS, SZW, OCW), provincie Noord-Holland, Dorpsraad Wijk aan Zee, UWV, NZa, bank, accountant, Arbodienst, cliëntenorganisaties, opleidings- en onderzoekscentra en werknemersverenigingen, en omwonenden van de locaties van Heliomare.

35

3.6 Financieel beleid Gang van zaken tijdens het boekjaar en toestand per balansdatum Heliomare heeft een financieel bewogen jaar achter de rug. In het boekjaar zijn de financiële gevolgen van de transitie naar de prestatiebekostiging binnen het bedrijfsonderdeel Revalidatie, Arbeid en Sport negatief uitgepakt. Voor het eerst is er in dit boekjaar sprake van onderbesteding van contractplafonds hetgeen een negatief effect heeft op de omzet en daarmee het resultaat. Bij Onderwijs heeft men te maken gehad met een reductie van opbrengsten (afbouw van taken) in de ambulante begeleiding. Bij Wonen en Dagbesteding zijn de bezuinigingen gericht op de overgang naar de WMO in 2015 reeds in 2014 ingezet hetgeen heeft geleid tot reductie van formatie. Transitie naar prestatiebekostiging De overgang naar prestatiebekostiging in de revalidatie is van grote invloed geweest op de omzetberekening voor 2014. De definitieve omzet is fors lager dan begroot in 2014. (Dat is t.o.v. de begroting een daling van -/- € 2,8 mln.) Hierdoor ontstaan een exploitatieverlies voor het bedrijfsonderdeel Revalidatie, Arbeid en Sport van € 3,0 mln. Deze grote afwijking op de omzet kan verklaard worden door de volgende oorzaken: 1. Onderschrijding van contracten (-/- € 1,3 mln.) 2. De verdeling van de schadelast (o.a. door bepaling van de uitloopschade in 2013) naar de boekjaren is niet in evenwicht en is ongunstig voor boekjaar 2014 3. Er is onvoldoende vooraf rekening gehouden met het effect van de nieuwe bekostigingssystematiek 4. Het transitiebedrag 2014 was niet begroot noch in de forecast opgenomen en heeft in de realisatie een negatief effect van -/- € 0,3 mln. 2014 is het laatste jaar waarin de transitieregeling nog van toepassing zal zijn. Resultaat De totale bedrijfsopbrengsten van de groep Heliomare zijn in 2014 gedaald naar € 81,0 mln. (in 2013 € 83,1 mln.). Het totale resultaat van de groep Heliomare over het verslagjaar is negatief en komt uit op -/- €1,4 mln. Dit is fors lager dan het resultaat van € 0,1 mln. in 2013 (na correctie voor stelselwijziging voorziening onderhoud). Het resultaat is negatief beïnvloed door enkele eenmalige posten zoals het effect van de stelselwijziging voorziening onderhoud (-/- € 0,6 mln.) en het effect van de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren voor een bedrag van € 0,8 mln. bij revalidatie, arbeid en sport voor afwikkeling van materiële controles, cope controles en oude vorderingen van < 2012. Het resultaat bij onderwijs is negatief beïnvloed door de constatering van asbest en de kosten van herstel (-/- € 0,4 mln.). Een positief effect heeft de definitieve toekenning van een ESF subsidie ter grootte van € 0,2 mln. Daarnaast is in tegenstelling tot 2013 in deze jaarrekening geen aanleiding tot een bijzondere waardevermindering op vaste activa (in 2013 was dit een bedrag van totaal € 1,1 mln. geboekt op drie woonvoorzieningen en een gebouw voor beroepsopleiding en arbeidsintegratie als resultaat van een impairment analyse van het vastgoed). Wanneer deze bijzondere posten buiten beschouwing gelaten worden, komt het genormaliseerde jaarresultaat van 2014 komt uit op circa € 0,4 mln. positief. De afname van het eigen vermogen is gelijk aan het resultaat en daarmee bedraagt het eigen vermogen ultimo 2014 € 21,1 mln.

Treasury statuut In 2012 heeft Heliomare het Treasury Statuut geactualiseerd. Tevens is er een beleidsnotitie Treasury opgesteld tijdens het begrotingsproces 2013 waarin de beleidsafspraken op het gebied van Treasury zijn vastgelegd.

36

Financiële instrumenten In het Treasury Statuut wordt ook expliciet aandacht besteed aan het gebruik van financiële instrumenten en rentederivaten. Financiële instrumenten omvatten investeringen in aandelen en obligaties, handels- en overige vorderingen, geldmiddelen, leningen en overige financieringsverplichtingen, handelsschulden en overige te betalen posten. Heliomare maakt geen gebruik van rentederivaten. Het is belangrijk dat Heliomare zich bij het afsluiten van rentederivaten bewust is van de risico’s van rentederivaten en de invloed die rentederivaten kunnen hebben op de organisatie en processen. In de statuten van Heliomare is in 2012 opgenomen dat voor het afsluiten van derivaten (naast advies van een extern deskundige) altijd uitdrukkelijke toestemming vereist is van de Raad van Toezicht. Financiële instrumenten worden bij de eerste opname verwerkt tegen reële waarde, waarbij (dis)agio en de direct toerekenbare transactiekosten in de eerste opname worden meegenomen. Indien echter financiële instrumenten bij de vervolgwaardering tegen reële waarde met verwerking van waardeveranderingen in de winst-en-verliesrekening, worden direct toerekenbare transactiekosten direct verwerkt in de winst-en-verliesrekening. Na de eerste opname worden financiële instrumenten op de hierna beschreven manier gewaardeerd. Risicobeheersing van financiële instrumenten: De instelling maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de instelling blootstelt aan rente-, krediet- en liquiditeitsrisico. Kredietrisico De instelling loopt kredietrisico over handels- en overige vorderingen alsmede de liquide middelen. Het maximale kredietrisico dat de instelling loopt bedraagt € 15 mln. (optelling vorderingen + liq.mid). Het kredietrisico is voor een groot deel geconcentreerd bij enkele partijen (waaronder de zorgverzekeraars € 9 mln. en het rijk € 1,4 mln.). Er bestaat een gering risico dat deze partijen niet aan hun verplichtingen zullen voldoen. De verplichtingen vloeien voort uit contractuele bepalingen, bovendien zijn zorgverzekeraars zeer solvabele partijen. Zij hebben tot op heden altijd tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldaan Tegenover de genoemde vorderingen heeft Heliomare ultimo 2014 bovendien een bedrag van ruim € 8 mln. aan voorschotten van zorgverzekeraars openstaan. Verder heeft Heliomare het beleid dat middelen uitsluitend worden uitgezet bij financiële instellingen die onder toezicht van de DNB staan en een kredietwaardigheid van minimaal AA hebben. Renterisico Het beleid van Heliomare is erop gericht om de invloed van bewegingen in de hoogte van de rente de continuïteit van Heliomare niet in gevaar te laten brengen en om zo laag mogelijke rentelasten op vreemd vermogen te realiseren. Daarvoor is een richtlijn ingesteld dat het jaarlijkse renterisico niet meer dan 15% van de uitstaande leningsom mag bedragen. Ultimo 2014 ziet het renterisico er als volgt uit (leningenportefeuille gesplitst in vaste en variabele rente)

37

Liquiditeit De liquiditeit geeft de mate weer, waarin Heliomare in staat is om op korte termijn aan haar direct opeisbare verplichtingen te voldoen. De current ratio is een kengetal om de financiële toestand en specifiek de liquiditeit van een bedrijf te meten. Het geeft de mate aan waarin de verschaffers van het kort vreemd vermogen (kortlopende schulden) uit de vlottende activa kunnen worden betaald. Deze wordt met de volgende formule berekend: vlottende activa (inclusief liquide middelen) gedeeld door de kortlopende schulden. Ultimo 2013 was de current ratio 1,6, hetgeen een gezonde waarde is. De current ratio is in 2014 licht gedaald en komt ultimo 2014 uit op 1,5. Daarnaast is de Debt Service Coverage Ratio (DSCR) een kengetal om te beoordelen of er voldoende operationele kasstromen worden gegenereerd voor rente en aflossing. De DSCR ultimo 2014 is negatief -/- 0,5. Dit wordt verklaard door een negatieve operationele kasstroom (toename van onderhanden projecten uit hoofde van DBC’s en mutatie van de transitievordering). De norm is minimaal 1,1. Liquiditeitsrisico Heliomare bewaakt de liquiditeitspositie door het opstellen van 5 tussentijdse liquiditeitsprognoses. Het management ziet erop toe dat er continu een toereikende liquiditeitspositie is om aan de betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Solvabiliteit De solvabiliteit wordt bij zorginstellingen meestal uitgedrukt door het eigen vermogen als percentage van de bedrijfsopbrengsten te berekenen. Bij de beoordeling van solvabiliteit wordt daarnaast in de regel gebruik gemaakt van de gangbare ratio eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. Het eigen vermogen als percentage van de bedrijfsopbrengsten is gedaald van 27,1% in 2013 naar 26,0% in 2014. Het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen daalt van 35,2% in 2013 naar 33,9% in 2014. Beide ratio’s liggen ruim boven de gangbare normen. Kasstromen De inkomende kasstroom van Heliomare bestaat voor een deel uit 'vaste bekostiging' en komt voor het andere deel binnen op factuurbasis. De vaste bekostiging is grotendeels ten behoeve van Onderwijs, Wonen en Dagbesteding, het andere deel betreft met name de declaraties aan de zorgverzekeraars voor het onderdeel Revalidatie. In 2014 is de facturatie van DBC producten laat op gang gekomen vanwege de systeemwijzigingen, waardoor er in het laatste kwartaal van het boekjaar een forse daling van het liquiditeitssaldo te zien in 2014. Hierdoor is de positie van het onderhanden werk ultimo 2014 toegenomen van € 0,6 mln. naar € 3,5 mln.. De uitgaande kasstroom

38

betreft de salarissen, loonheffing en sociale premies, crediteuren inclusief alle investeringen en rente en aflossing. In 2014 had Heliomare een negatieve kasstroom uit operationele activiteiten, een uitgaande geldstroom voor investeringen en een negatieve kasstroom uit financieringsactiviteiten. Per saldo zijn de liquide middelen gedaald met € 6,4 mln. in het boekjaar. Financiering Op het gebied van de financieringsstructuur conformeert Heliomare zich aan de ‘gouden balansregel’. Dit houdt in dat vaste activa gefinancierd worden met lang eigen en vreemd vermogen. Als interne protocollering voor evenwichtig balansbeheer wordt aangehouden dat voor de ratio vaste activa/(eigen vermogen + voorzieningen+ langlopende schulden) een waarde tussen 0,5 en 0,8 wordt nagestreefd. Zowel ultimo 2013 als ultimo 2014 was deze waarde 0,8. De reguliere exploitatierekening en de bouwkredieten zijn ondergebracht in een zgn. ‘compte joint’ rekening waardoor de debetsaldi van de bouwkredieten worden verrekend met het creditsaldo van de exploitatierekening. Een ongeborgde lening met hypotheek voor het pand aan de Verlengde Voorstraat (Arbeidsintegratie) met een restschuld van € 3,5 mln. en een resterende looptijd van 29 jaar is in 2014 opnieuw vastgezet bij de Rabobank tegen 2,5% voor 1 jaar. Dit om flexibiliteit te houden bij de toekomstige ontwikkelingen van deze locatie in relatie tot de ontwikkelingen van het Kinder- en Jeugdcentrum Noord en Zuid.

3.7 Toekomstvisie Met ingang van 1 januari 2015 vinden een groot aantal (samenhangende) transities plaats. De ontwikkelingen rond WMO, Participatiewet, Jeugdwet en Passend Onderwijs hebben alle in meer of mindere mate hetzelfde gemeen: de overheid breekt dure en gespecialiseerde instituties af en koerst op een meer zelfredzame bevolking. De ondersteuningsstructuren worden bij voorkeur dicht bij de leef- en woonomgeving gesitueerd en zijn generalistisch en regionaal van karakter. Niet de diagnose en/of beperking is leidend maar het oplossen van de problemen die leren en participatie in de weg staan in eerste instantie via zelfredzaamheid. De consequentie van de voor ons relevante maatschappelijke ontwikkelingen is dat op vrijwel alle gebieden waar Heliomare zorg, onderwijs en ondersteuning biedt, de dienstverlening efficiënter en goedkoper moet worden. Met invoering van de hierboven genoemde transities zijn de ontwikkelingen in de zorg en het onderwijs niet klaar. Er zullen ook komende jaren ontwikkelingen zijn in zorg en onderwijs en hoe die eruit zien, is nog niet duidelijk. Er zal derhalve altijd sprake blijven van een forse mate van onzekerheid en onvoorspelbaarheid. Evenals in 2014 is in 2015 sprake van een constante druk op de ontwikkeling van de omzet, terwijl kostenstijgingen doorgaan. Alleen al bij gelijkblijvende productie stijgen de personele lasten (voor alle bedrijfsonderdelen) dusdanig dat we in 2015 meer dan ooit aan kostenbeheersing zullen moeten doen door efficiencyslagen te maken, willen we ook in de toekomst onze plannen kunnen blijven realiseren. Heliomare blijft voor de toekomst uitgaan van eigen kracht, vaart een duidelijke koers los van korte termijn veranderingen en blijft efficiënte en hoogwaardige diensten leveren tegen een betaalbare prijs. Daar waar nodig spelen we uiteraard wel in op deze veranderingen omdat we hierdoor toenemende risico’s lopen. Alle ontwikkelingen binnen de zorg en het onderwijs vormden een belangrijke rode draad door het Strategisch Beleidsplan 2013-2015. In het SBP 2013-2015 zijn daarom zeven thema’s als uitgangspunt genomen die het doel ‘niemand aan de zijlijn’ mogelijk maken. Zeven thema’s die tot betere participatie leiden en die anticiperen op de veranderende omgeving. Eind 2014 is kritisch

39

onderzocht of Heliomare als gevolg van de actuele ontwikkelingen de koers moest gaan verleggen. Uitkomst van dit onderzoek is dat de thema’s uit het SBP 2013-2015 nog altijd actueel zijn en ook voor de komende jaren de leidraad vormen om de klant binnen de mogelijkheden van de beperking maximaal te laten participeren in de maatschappij. Heliomare is op de goede weg en houdt zoals reeds aangegeven aldus vast aan de reeds ingeslagen richting.

40