Jaarverantwoording 2013 Maatschappelijk verslag Arnhem, april 2014

Jaarverantwoording 2013 Maatschappelijk verslag

Arnhem, april 2014

Vastgesteld 22-04-2014

pagina 1 van 48

Inhoudsopgave I Maatschappelijk verslag Inleiding

4

1. Profiel van de organisatie 1.1 Algemene identificatiegegevens 1.2 Structuur van het concern

6 6 7

2. Kernprestaties 2.1 Productie en capaciteit 2.2 Opbrengsten 2.3 Personeel 2.4 Benchmark Overhead Berenschot

9 9 11 11 12

3. Maatschappelijk Ondernemen 3.1 Dialoog met stakeholders 3.1.1 Jongerenraden/panels en spiegelgesprekken 3.1.2 Medewerkersbijeenkomsten 3.1.3 Tevredenheidsonderzoek derden 3.2 Samenwerkingsrelaties 3.2.1 Focus in 2013 3.2.2 Overzicht samenwerkingsrelaties

14 14 14

4. Toezicht, Bestuur en medezeggenschap 4.1 Governance Code 4.2 Toezicht 4.2.1 Toezicht tot 1 juli 2013 4.2.2 Toezicht per 1 juli 2013 4.2.3 Jaarverslag Raad van Toezicht CONRISQ Groep 4.3 Bestuur 4.3.1 Raad van Bestuur Pactum tot 1 juli 4.3.2 Directie Pactum per 1 juli 4.3.3 Raad van Bestuur CONRISQ Groep per 1 juli 4.4 Medezeggenschap 4.4.1 Cliëntenraad 4.4.2 Pleegouderraad 4.4.3 Ondernemingsraad 4.4.4 Centrale Ondernemingsraad CONRISQ Groep

19 19 19 19 22 22 24 24 24 25 26 26 26 27 28

5. Kwaliteit 5.1 Algemeen kwaliteitsbeleid 5.1.1 HKZ-certificering 5.1.2 Risicovragenlijsten 5.1.3 Implementatie Vlaggensysteem 5.1.4 Learning Together

29 29 29 29 29 29

5.2 Hulpverlening dicht bij cliënt en medewerker 5.2.1 Multidisciplinair team 5.2.2 Bereikbaarheidsdienst en Zorgcoördinatie 5.2.3 Ambulante wijkteams in elke regio 5.2.4 Buitenlands zorgaanbod


15 15 16

31 31 31 31 31

pagina 2 van 48

5.3 Kwaliteitsbeleid t.a.v. cliënten 5.3.1 Kwaliteit van zorg 5.3.2 Stuurgroep Onderzoek & Ontwikkeling 5.3.3 Cliënttevredenheid & effectiviteit

31 31 31 32

5.4 Klachten 5.4.1 Onafhankelijke klachtencommissie 5.4.2 Onafhankelijke vertrouwenspersoon

33 33 33

5.5 Personeelsbeleid & kwaliteit van werk 5.5.1 Welzijn medewerkers: MTO en RI&E 5.5.2 Professionalisering 5.5.3 Managementdevelopment 5.5.4 Ziekteverlof 5.5.5 Krimp personeelsbestand 5.5.6 Personeelsfeest juni 2013 5.5.7 Arbobeleidsplan 5.5.8 Functioneren en Beoordelen

34 34 34 34 34 35 35 35 35

6. Beleid, inspanningen en prestaties 6.1 Meerjarenbeleid 6.2 Realisatie jaarplan 2013 6.2.1 Wijkgericht jeugdconcern 6.2.2 Strategische samenwerkingspartner 6.2.3 Regio- en teammanagers grote rol in regionaal en lokaal netwerk 6.2.4 Trajectbegeleiding 6.2.5 Personeelsbeleid 6.2.6 Onderzoek naar effectieve interventies 6.2.7 Toekomstbestendige bedrijfsvoering

36 36 36 36 37 37 38 38 38 39

6.3 Jaarverslagen vanuit de regio’s 6.3.1 Regio Deventer 6.3.2 Regio Arnhem 6.3.3 Regio Noordwest-Veluwe

40 40 42 43

6.4 Strategische koers 2014 en verder 6.4.1 Sturen op mensen, middelen en structuur 6.4.2 Scenario’s 6.4.3 Regionale transitiearrangementen 6.4.4 Middelen 6.4.5 Focus “een continu proces”

44 44 44 45 45 45

6.5 Financieel beleid 6.5.1 Hoofdlijnen financieel beleid 6.5.2 Beschrijving positie op balansdatum 6.5.3 Toekomstverwachtingen

45 45 45 47


pagina 3 van 48

Inleiding Dit maatschappelijk jaarverslag betreft de werkzaamheden van Pactum jeugd- en opvoedhulp in 2013. Het afgelopen jaar heeft vooral in het teken gestaan van de overheveling van de jeugdzorg naar de gemeenten. Momenteel is deze transitie in volle gang. Daar waar de ene financier bereid is om maximum plafonds voor reserves van zorginstellingen los te laten en mee te denken in oplossingsrichtingen voor transitiekosten, is daar geen sprake van bij andere financiers. Wij constateren dat hierin voor de individuele zorginstellingen geen sprake is van een gelijke uitgangssituatie per 1 januari 2015. Wij vinden dit een onacceptabele situatie. Ondanks herhaald en veelvuldig aandringen is hierover tot op heden geen duidelijkheid gegeven. Dit brengt grote onzekerheden met zich mee voor de bedrijfsvoering, nu en in de toekomst. Pactum is voorstander van de transitie en transformatie. We zijn voor ontschotting. Passende hulp onder verantwoordelijkheid van de gemeenten biedt enorme kansen. We staan nu en in de toekomst voor goede, betaalbare en verantwoorde specialistische zorg aan jeugdigen en gezinnen die als gevolg van ernstige opvoeden opgroeiproblemen een risico lopen of een risico vormen in onze samenleving. Onze ambitie is samen met gemeenten continuïteit in hulpverlening te bieden. We hebben soms zorgen over de mogelijke discontinuïteit van zorg aan jeugdigen en gezinnen, omdat er nog veel onduidelijkheden zijn in het veld. Daarover gaan we oplossingsgericht in gesprek met gemeenten en ketenpartners. Pactum houdt rekening met een daling van de inkomsten, gepaard gaande met ombouwen renovatiekosten. Als voorbereiding op de transitie en transformatie heeft Pactum op diverse terreinen stappen gezet. Er zijn acties in gang gezet om het personeelsbestand terug te brengen en te flexibiliseren. Er wordt gewerkt aan scenario’s om gevolgen van de transitie in kaart te brengen en daarop te anticiperen. In lijn met ons Meerjarenbeleidsplan 2011-2014 ‘Op weg naar dichtbij’ is Pactum in 2013 volledig geregionaliseerd. Vanuit de inhoud van de hulpverlening en ter voorbereiding op de transitie zet Pactum sterk in op samenwerkingsrelaties met ketenpartners en gemeenten. Om dat te bereiken is per 1 januari 2014 tijdelijk een vierde regio ingericht. Per 1 juli 2013 is Pactum middels een bestuurlijke fusie aangesloten bij Stichting CONRISQ Groep. De statuten zijn aangepast en het bestuur is overgedragen aan de Raad van Bestuur van CONRISQ Groep. Een afvaardiging van de voormalige Raad van Toezicht van Pactum heeft nu zitting in de Raad van Toezicht van CONRISQ Groep. De voormalige Raad van Bestuur van Pactum vormt nu de directie. In dit jaarverslag wordt, waar relevant, ingegaan op de situatie voor en na de aansluiting. De aansluiting bij CONRISQ Groep bevordert de trajecthulpverlening tussen Jeugd & Opvoedhulp en JeugdzorgPlus. Veiligheid van onze jeugdigen is heel belangrijk in de hulpverlening. De uitkomsten van het onderzoek van de commissie Samson nemen we serieus, o.a. door het implementeren van het “Kwaliteitskader voorkomen seksueel


pagina 4 van 48

misbruik in de jeugdzorg’ van de commissie Rouvoet. In juni 2013 heeft de hercertificering van de HKZ plaatsgevonden. De directie en raad van bestuur bedanken alle medewerkers voor hun bijdrage. Jan Brinkman Directie Pactum

Julichska Venmans Sanne Verwaaijen Raad van Bestuur CONRISQ Groep


pagina 5 van 48

1

Profiel van de organisatie

1.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel Fiscaal nummer (verplichting ANBI) E-mailadres Internetpagina Rechtsvorm

Pactum jeugd- en opvoedhulp Apeldoornseweg 35 6814 BH Arnhem 026 4460 200 09109443 8085.32.911 [email protected] www.pactum.org Stichting

1.2 Structuur van het concern Juridische structuur Stichting Pactum jeugd- en opvoedhulp maakt sinds 1 juli 2013 deel uit van de holding CONRISQ Groep. Deze holding is op 1 januari 2010 opgericht door Stichting Orthopedagogisch Centrum Ottho Gerhard Heldring, Ambulatorium Ottho Gerhard Heldring en Stichting Forensisch Psychiatrisch Centrum De Rooyse Wissel. Vanaf 1 januari 2012 maakt Bijzonder Jeugdwerk Brabant ook deel uit van de holding en met ingang van 1 juli 2013 is Stichting Pactum jeugd- en opvoedhulp toegetreden. Samen vormen de holdingstichting en de dochterstichtingen een concern. De holding Stichting CONRISQ Groep is tevens als rechtspersoon de bestuurder van de dochterstichtingen. De CONRISQ Groep heeft een Raad van Toezicht, die conform de Zorgbrede Governance Code het toezicht uitoefent op de holdingstichting en de tot het concern behorende dochterstichtingen. De dochterstichtingen hebben geen (eigen) Raad van Toezicht. De CONRISQ Groep heeft onder meer als doel het in concernverband aansturen van Stichting CONRISQ Groep en de tot het concern behorende dochterstichtingen. De dochterstichtingen zijn zelfstandig functionerende rechtspersonen met gescheiden financieringsstromen. Dit jaarverslag heeft alleen betrekking op dochterstichting Pactum jeugd- en opvoedhulp. In 2013 heeft Pactum één dochterstichting: Stichting Compostela. Deze stichting heeft het beheer van vastgoed Monat in Frankrijk als doel. De directie van Pactum jeugd- en opvoedhulp geeft leiding aan de regiomanagers en de stafafdelingen. De directie legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur van Stichting CONRISQ Groep. Onderstaand organogram geeft een beeld van de organisatiestructuur per 1 juli 2013. Per 1 januari 2014 is een vierde regio ingericht. Onderstaand organogram is de situatie bij Pactum per 1 januari 2014.


pagina 6 van 48

Type hulpverlening en cliëntgroepen Pactum biedt begeleiding en behandeling bij opvoedings- en opgroeiproblemen aan kinderen en jongeren in de leeftijd van 0-25 jaar en aan hun ouders. Hierbinnen kunnen enkele doelgroepen en hulpvormen worden onderscheiden. Pactum biedt: Lokale en regionale hulp in de wijk - Specialistische ambulante hulpverlening; inclusief samenwerking met Onderwijs Zorgcentra, straathoekwerk en omgangsbegeleiding; - Jeugdhulp op de boerderij: dagopvang of verblijf jeugdigen; - Dagbehandeling jonge kind: diverse leeftijdsgroepen van 0-12 jaar; - Leerhuizen: individuele behandeling en groepsbehandeling jeugdigen 12-17 jaar; - Fasehuizen: jeugdigen van 16-18 jaar in gestructureerde groep voorbereiden op zelfstandigheid. Begeleiding is 24/7 aanwezig of bereikbaar. Doelgroep: jeugdigen met ongeremde of ongelijkmatige ontwikkeling, zichtbaar op diverse leefgebieden; - Kamertraining: jeugdigen van 16-18+ jaar voorbereiden op zelfstandigheid. Individuele ondersteuning gericht op o.a. praktische vaardigheden. Mentoren 24/7 bereikbaar. - Ouder Kind Voorziening: zelfstandig wonen met begeleiding voor (alleenstaande) ouders met kinderen tot 12 jaar. Het betreft met name jonge moeders met meerdere vragen over de opvoeding en problemen op verschillende leefgebieden.


pagina 7 van 48

Onze bovenregionale voorzieningen zijn: - Ambulante spoedhulp; - Pleegzorg: jeugdigen van 0-18 jaar. Opvoedingsproblemen zo dusdanig complex dat de jeugdige (tijdelijk) niet meer in het eigen gezin kan wonen. Deze jeugdigen hebben wel baat bij verblijf in een gezin; - Intensieve 24-uursbehandeling: jeugdigen van 13-18 jaar. Verblijf, onderwijs en vrijetijdsbesteding op één terrein. Jeugdigen en gezin zijn op diverse leefgebieden vastgelopen en zijn gebaat bij tijdelijke professionele verzorging, opvoeding, ondersteuning en begeleiding. - Trajecthulpverlening in samenwerking met de OG Heldringstichting jeugdzorgplus - Pactum heeft ook buitenlands Zorgaanbod. In 2013 vangen gezinshuisouders (in dienst van Pactum) op boerderij Monat jongeren op. Ook kunnen groepen daar verblijven. Daarnaast worden jongeren opgevangen bij Nederlandse gezinnen in Frankrijk waarbij ook de ouders in een midweek of langweekend worden uitgenodigd om samen het toekomstperspectief van de jongere mede vorm te geven. Werkgebieden Pactum biedt jeugd- en opvoedhulp in Noorden Midden-Gelderland en een deel van Overijssel. Pactum is hoofdaannemer voor alle jeugd- en opvoedhulp in de regio Deventer, Olst, Wijhe en Raalte. Pactum heeft in 2013 regiokantoren in Arnhem, Deventer en Harderwijk. Met ingang van 1 januari 2014 is er ook een regiokantoor in Apeldoorn. In Zetten is de Raad van Bestuur van de CONRISQ Groep gevestigd op het terrein van Ottho Gerhard Heldring Stichting. Plaatsen waarin Pactum (deeltijd) verblijf biedt zijn in nevenstaand kaartje aangegeven. Pactum biedt jeugd- en opvoedhulp in de volgende jeugdzorgregio’s: IJsselland, Twente, Arnhem, Nijmegen, Rivierenland, FoodValley, Midden IJssel/ Oost Veluwe, Noord Veluwe en Achterhoek.


pagina 8 van 48

2 Kernprestaties In 2013 heeft Pactum jeugd- en opvoedhulp geboden aan 2.029 unieke cliënten. Per 31 december 2013 had Pactum jeugd- en opvoedhulp hiervoor 275 fte in dienst. De opbrengsten waren € 32.656.803,-. Daarbij zijn de overheadkosten en fte duidelijk lager dan van collega’s, blijkt uit het benchmarkonderzoek van Berenschot, waarover in §2.5 meer. Voorgaand meer informatie op hoofdlijnen over productie en capaciteit(§2.1), opbrengsten (§2.2) en personeel (§2.3). 2.1 Productie en capaciteit In 2013 ontvingen 2.029 unieke cliënten hulp bij Pactum. In onderstaande tabellen en grafische weergaven is het aantal unieke cliënten zichtbaar in vergelijking met voorgaande jaren, uitgesplitst naar zorgvorm en naar leeftijd bij aanmelding. Aantal unieke cliënten in zorg per jaar


pagina 9 van 48

Aantal unieke cliënten 2013 naar zorgvorm Ambulant Daghulp Pleegzorg Residentieel 1.436 289 566 289

Onderaannemer 148

Aantal unieke cliënten naar zorgvorm in 2011, 2012 en 2013

Extra informatie t.b.v. subsidievereisten provincie Gelderland Van alle door de provincie Gelderland gefinancierde zorg in 2013, waren er 83 unieke cliënten die zorg kregen op basis van een niet-Gelderse indicatie. Deze jeugdigen zijn of in eerdere jaren ingestroomd of het zijn Gelderse kinderen/jongeren. Op de volgende pagina staat een overzicht van de niet-Gelderse indicatieorganen die de indicatie hebben afgegeven.


pagina 10 van 48

Niet-Gelderse indicatieorganen die de indicatie hebben afgegeven BJZ Agglomeratie Amsterdam (BJAA), loc. Overschies (Zuid/nieuw west), Jeugdbesch. BJZ Drenthe Zuid Oost, Emmen BJZ Flevoland, Lelystad loc. Maerlant BJZ Flevoland, loc. Zeewolde BJZ Limburg, Loc Sittard BJZ Limburg, loc. Kerkrade BJZ Noord-Brabant loc. Tilburg BJZ Utrecht, loc. Amersfoort BJZ Utrecht, loc. Veenendaal BJZ Utrecht, reg. Stad Jeugdbescherming BJZ Zuid-Holland, Gouda SGJ Amersfoort, afd. Toegang SGJ Christelijke Jeugdzorg Amersfoort SGJ Zwolle, (St. Gereform. Jeugdbesch.) loc. Meeuwenlaan William Schrikker Groep Amsterdam te Diemen Totaal

1 1 3 1 1 1 1 2 1 3 1 1 4 8 54 83

1,2% 1,2% 3,6% 1,2% 1,2% 1,2% 1,2% 2,4% 1,2% 3,6% 1,2% 1,2% 4,8% 9,6% 65,1% 100,0%

We zien dat deze indicaties vooral zijn afgegeven door de William Schrikker Groep (WSG). Het betreft dan voornamelijk Gelderse jongeren, maar vanwege de specifieke doelgroep verloopt de indicatiestelling via de WSG. Ook SGJ neemt een aanzienlijk deel van deze indicaties voor haar rekening, dit heeft ook te maken met de specifieke doelgroep. In de overige gevallen betreft het vaak (letterlijk) grensgevallen. Een jeugdige woont bijvoorbeeld in Veenendaal en krijgt hulp bij de integrale dagbehandeling van Pactum in Ede, omdat dit meest geëigende en geografisch meest nabije locatie is. 2.2

Opbrengsten

Bedrijfsopbrengsten Subsidie provincie Gelderland Subsidie provincie Overijssel Overige opbrengsten (waaronder gemeenten)

Bedragen in euro’s 19.387.959 8.769.635 4.499.209

Totale opbrengst in 2013

32.656.803

2.3.

Personeel

Aantal medewerkers Peildatum 31-12-2013 31-12-2012

Absoluut aantal medewerkers 391 375

Aantal fte 295 291

Eind 2013 is een aantal maatregelen genomen, waarmee de formatie gedurende 2014 met ca. 16 fte zal afnemen. Met het oog op de transitie in 2015 en de (naar verwachting) verdere afbouw van de subsidie, is de aandacht gericht op het opnieuw opbouwen van een flexibele schil. In bovenstaande tabel is af te lezen dat de inzet in fte’s 2013 hoger lag dan


pagina 11 van 48

2012. Dit wordt veroorzaakt door het hogere ziekteverzuim, waardoor meer inzet ziektevervanging is gepleegd. Man/vrouw verdeling Jaar 2013 2012

Man 28,39% 28,26%

Vrouw 71,61% 71,33%

De man/vrouw verdeling is stabiel over de afgelopen twee jaar. Leeftijdsopbouw Jaar

15-24 jaar

25-34 jaar

35-44 jaar

45-54 jaar

55-64 jaar

2013 2012

22 21

102 101

104 103

104 98

59 52

Geconcludeerd kan worden dat in alle leeftijdsklassen een lichte toename heeft plaatsgevonden. De grootste toename is te zien in de leeftijdsgroep 45-54 jaar en in de klasse vanaf 55 jaar. In-en uitstroom Jaar 2013 2012

Instroom Instroom Uitstroom (absoluut) (percentage) (absoluut) 79 17,10% 64 60 15,78% 81

Uitstroom (percentage) 13,90% 21,31%

Ziekteverlof Jaar 2013 2012

Ziekteverlof percentage 7,3% 6,4%

Meldingsfrequentie 1,39 1,47

Het gemiddelde ziekteverzuim over 2013 bedroeg 7,3%. Dit is een stijging van 0,9% ten opzichte van 2012, toen het gemiddelde ziekteverzuim 6,4% bedroeg. De meldingsfrequentie is licht gedaald naar 1,39 Deeltijdpercentage arbeidsduur Jaar 0 -25 % 2013 30 2012 25

25 - 50% 50 - 75% 75 - 100% 26 78 167 16 78 175

Het gemiddelde deeltijdpercentage bedraagt 77% en 66% van de medewerkers van het totale personeelsbestand valt in de klasse >75%. Dit is iets lager dan in 2012. 2.4 Benchmark Overhead Berenschot In juli 2013 bracht Berenschot een rapport uit over onderzoek bij 26 organisaties voor jeugd- en opvoedhulp. Pactum heeft hieraan deelgenomen en blijkt aanzienlijk lagere overheadkosten en percentage fte te hebben dan gemiddeld. Uit dit rapport blijkt dat Pactum een overheadpercentage van


pagina 12 van 48

100% 90 82

13,7% heeft, tegenover een gemiddelde overheadpercentage van 15,8% bij vergelijkbare organisaties. De overheadkosten van Pactum zijn 11,6% tegenover 13,0% voor de totale groep. Deze cijfers zijn gebaseerd op de jaarrekening 2012. In vergelijking met de benchmark die is uitgevoerd in 2012 (op basis van de jaarrekening 2011) valt op dat de totale formatie aanzienlijk is gedaald (van 316,7 fte naar 287,2 fte) en dat het aandeel overheadformatie scherp is gedaald van 17,6% naar 13,6%. Ook de overheadkosten zijn gedaald. Tot slot valt net als vorig jaar op dat Pactum een relatief hoge omzet per formatieplaats heeft.


pagina 13 van 48

3 Maatschappelijk ondernemen 3.1 Dialoog met stakeholders In deze paragraaf staat beschreven hoe Pactum in dialoog is met cliënten (3.1.1), medewerkers (3.1.2) ketenpartners en de omgeving van de organisatie (3.1.3). 3.1.1. Jongerenraden/panels en spiegelgesprekken Naast de medezeggenschapsorganen, waaronder de conform de Wet op de Jeugdzorg ingestelde cliëntenraad, heeft Pactum ook inspraakmogelijkheden voor jongeren. De afgelopen jaren is aangetoond dat de jongeren een wezenlijke bijdrage leveren aan de medezeggenschap binnen Pactum. In 2013 is binnen Pactum een andere vorm van cliëntenparticipatie toegepast. Dit heeft geresulteerd in spiegelgesprekken in Lochem en Deventer. In hoofdstuk 5.3 wordt de werking toegelicht. 3.1.2 Medewerkersbijeenkomsten Pactum organiseert 2x per jaar medewerkersbijeenkomsten in alle regio’s. In 2013 zijn deze bijeenkomsten gehouden in de maanden januari en juni/juli op de locaties Arnhem, Deventer, Lochem, Apeldoorn en Harderwijk. In januari stonden tijdens de nieuwjaarsbijeenkomsten een terugblik en vooruitblik op het nieuwe jaar centraal. In juni en juli stond de aansluiting bij CONRISQ Groep centraal. Tijdens de bijeenkomsten hebben medewerkers gelegenheid gekregen vragen te stellen aan de directie. De presentatie en de meest gestelde vragen met antwoorden zijn gepubliceerd op intranet. 3.1.3 Tevredenheidsonderzoek derden Begin 2013 is een tevredenheidsonderzoek gehouden onder de ketenpartners van Pactum: collega-aanbieders van jeugd- en opvoedhulp, netwerkpartners, onderwijsinstellingen, provincies en gemeenten waar Pactum mee samenwerkt. Aan de hand van 27 vragen is aan ketenpartners gevraagd hoe zij Pactum beoordelen en hoe tevreden zij over Pactum zijn. De vragen in de categorie ‘Medewerkers’ zijn met een gemiddelde score (van 1 t/m 5) van 3,85 het hoogst beoordeeld. Op de categorie ‘Communicatie’ behaalt Pactum een gemiddelde score van 3,69. Op de categorie ‘Organisatie’ wordt het laagst gescoord, namelijk een 3,61. De respondenten geven bijna overal aan dat ze tevreden zijn over de bejegening, creativiteit en kwaliteit van de medewerkers en ze zijn tevreden over de samenwerking en overleggen. Tips en verbeterpunten worden per regio opgepakt.


pagina 14 van 48

3.2 Samenwerkingsrelaties 3.2.1 Focus in 2013 De samenwerkingspartners van Pactum zijn op hoofdlijnen: cliënten, zorgaanbieders, onderwijsinstellingen, gemeenten en externe toezichthouders zoals de Inspectie en het Ministerie van VWS. Pactum zoekt proactief samenwerking met partners en bouwt bestaande relaties verder uit. Pactum streeft ernaar om door samenwerking een netwerk te laten ontstaan waarmee de cliënt het best gediend is. In deze paragraaf bespreken wij alleen bovenregionale samenwerkingsverbanden die in 2013 zijn aangegaan of gewijzigd. Andere samenwerkingsrelaties worden vermeld in paragraaf 3.2.2 van het verslag. Aansluiting bij CONRISQ Groep In januari 2013 heeft Pactum een intentieverklaring getekend met de CONRISQ Groep voor intensieve samenwerking en een bestuurlijke fusie in 2013. Formele aansluiting heeft plaats gevonden per 1 juli 2013. Doel van de aansluiting is om in de transformatie onze kwaliteit en expertise blijvend te versterken en te innoveren. In 2013 heeft dit geleid tot verkenning en samenwerking op inhoudelijke en organisatorische thema’s. Binnen de CONRISQ Groep stimuleert Pactum samenwerking in het expertisebureau, strategisch beleid en stafdiensten, doorstroom in trajecten en coproductie van hulpverlening. Meer informatie hierover staat in hoofdstuk 4 (Toezicht, Bestuur en medezeggenschap). Intentie 24-uurs alliantie Pactum heeft met Intermetzo, OG Heldringstichting en Pluryn De Hoenderloo Groep een intentieovereenkomst voorbereid voor de intensieve 24-uurs zorg in Gelderland. De intentieovereenkomst is begin 2014 getekend. Partijen willen een bovenregionaal zorgaanbod leveren van de zwaarste vormen van (jeugd)zorg in Oost-Nederland, te beginnen in de provincie Gelderland. Dit houdt in: één gezamenlijke voordeur/aanmeldvoorziening, het leveren van 24-uurszorg met een vaste begeleider per kind/jongere en doorlopende zorgtrajecten, ook over de instellingen heen, met vloeiende op- en afschaling indien nodig. Partijen spreken de intentie uit deze afspraken in een samenwerkingsovereenkomst nader uit te werken. Convenant Platform Jeugdhulp in het Buitenland Nederlandse zorgaanbieders voeren jeugdhulp uit in het buitenland. De hulp in het buitenland kan direct door een Nederlandse zorgaanbieder worden uitgevoerd, maar ook door de inzet van een onderaannemer met wie de Nederlandse zorgaanbieder een contract heeft afgesloten. ln 2010 zijn kwaliteitsmaatstaven voor buitenlands zorgaanbod verschenen in opdracht van provincies, lnspectie Jeugdzorg en Jeugdzorg Nederland. Het hulpaanbod dient te voldoen aan kwaliteitseisen die ook in Nederland van toepassing zijn, maar dan toegespitst op de buitenlandse situatie. Daarbij komt dat buitenlandse onderaannemers erkend moeten zijn door de regionale/landelijke overheid en de inspectie van het land waar ze werkzaam zijn. De instellingen die buitenlands zorgaanbod uitvoeren hebben zich verenigd in een platform. ln dit convenant zijn de afspraken en de doelstellingen vastgelegd.


pagina 15 van 48

Nieuw gesloten overig: - convenant Centrale Toegang gemeente Arnhem, als onderdeel van het Convenant Maatschappelijke Zorg - raamovereenkomst hoofdonderaannemerschap Ambiq - convenant Platform Jeugdhulp in het Buitenland (herhaling?) - integrale aanpak zwerfjongeren Arnhem met Lindenhout en RIBW Arnhem en Veluwe Vallei - ‘Steunpunt in de School’ met ROC Rijn IJssel - uitgangspunten van de samenwerkende instellingen voor jeugd- en opvoedhulp in West-Overijssel met het oog op de transitie van de jeugdzorg Raamovereenkomsten onderaannemers Al langer bestond de wens om de afspraken die wij met derden maken juridisch goed vast te leggen. Sinds 2012 werkt Pactum met een model samenwerkingsovereenkomst en algemene voorwaarden. Op individueel cliëntniveau worden cliëntcontracten gesloten. Pactum heeft in 2013 raamovereenkomsten gesloten met Ambiq, Jarabee en Villa Achterstraat. Intentieovereenkomst Raster Raster Welzijn en Pactum De KIJ hebben opdrachten in Welzijn Jongeren in Deventer. Raster en Pactum vullen elkaar aan en zoeken steeds meer de samenwerking op straat, in school en in de ondersteuning richting werk. Mede gelet op de toekomstige opgaven in het domein Jeugd, na een periode van nauwe samenwerking, spreken beide organisaties de intentie uit om vanuit concentratie op kerntaken een betere kwaliteit in de uitvoering te garanderen en de samenwerking in de toekomst te borgen. Intentie is om het preventieve gedeelte van de opdracht, die nu door Pactum in opdracht van de gemeente wordt uitgevoerd, door Raster te laten uitvoeren, inclusief overheveling van subsidie. Een adviesverzoek is begin 2014 aan de medezeggenschap toegezonden. 3.2.2 Overzicht samenwerkingsrelaties Bestuurlijke samenwerkingsrelaties Subsidierelaties Provincies Gelderland en Overijssel, gemeente Arnhem, gemeente Deventer, Regio Noord-Veluwe Bureau Jeugdzorg Gelderland en Overijssel Gemeenten rechtstreeks en veelal in regionale samenwerkingsverbanden, onder andere in kerngemeenten Arnhem, Deventer, Ede, Zutphen, Apeldoorn, Harderwijk en Nijkerk Toezicht en kwaliteit Inspectie Jeugdzorg, Lloyds (HKZ-beoordeling), Arbeidsinspectie, Stichting Boer en Zorg Cliëntorganisaties Stichting Zorgbelang Gelderland, Gelderse Klachten Commissie Jeugd & Opvoedhulp overleg in Gelderse Branche (jeugdzorg en jeugdzorgplus), Jeugdzorg Nederland


pagina 16 van 48

Ketenpartners in hulpverlening GGZ Pro Persona, Dimence, Karakter, GGZCentraal Fornhese, Accare Gezondheidszorg Ziekenhuis St. Jansdal, Icare JeugdzorgPlus OG Heldringstichting, Intermetzo Jeugd & Opvoedhulp Lindenhout, Joozt, Entréa, Jarabee, Trias, Leger des Heils, Pluryn De Hoenderloo Groep, Intermetzo en SGJ Verslavingszorg Tactus en Iriszorg Maatschappelijk werk Rijnstad, Raster en Algemeen maatschappelijk werk Veluwe LVB de Parabool, Ambiq, Lichtenvoorde, Pluryn De Hoenderloo Groep, Siza RIBW RIBW Arnhem Veluwe-Vallei Partners in opleiding en onderzoek CONRISQ Consultancy, diverse onderzoeken Radboud Universiteit Nijmegen: Academische Werkplaats Jeugd Hogeschool Arnhem Nijmegen, Hogeschool Windesheim Praktikon: onderzoek naar doelrealisatie en effectmeting en ontwikkelen van praktische evidence based programma’s Nederlands Jeugdinstituut: practice evidence based methoden Deelname aan Stuurgroep SeJN (Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdzorg Nederland) Onderwijs Pactum heeft nauwe samenwerkingsrelaties met het regulier en speciaal onderwijs. Pactum is actief in diverse Onderwijszorg Centra (OZC’s) en zorgarrangementen in school en Pactum neemt actief deel aan Zorg Advies Teams (ZAT’s). In Arnhem is een project overbelaste jongeren van start gegaan. Voor het voortgezet onderwijs in samenwerking met Arentheem en met Quadraam en voor het MBO in samenwerking met Helicon. In Harderwijk is een onderwijsvoorziening voor kwetsbare kleuters. Het onderwijs wordt verzorgd door de Verschoorschool op een van de locaties van Pactum. Gezamenlijk wordt vormgegeven aan optimale zorg en onderwijs. Het OZC Noordwest-Veluwe is een samenwerkingsverband met Stichting Leerlingenzorg Noordwest-Veluwe en heeft locaties in Harderwijk en Nijkerk. Het OZC Ede is een samenwerking met De Onderwijsspecialisten (cluster 3 en 4). We bieden ambulante dagbehandeling, ambulante hulpverlening aan gezinnen in rebound en observatiediagnostiek. Het OZC Zutphen geeft Pactum vorm samen met Stichting Speciaal Onderwijs Twente en Oost Gelderland en Lindenhout. Er wordt nauw samengewerkt met Bureau Jeugdzorg, GGZ en verslavingszorg. In Deventer participeert Pactum de KIJ samen met Raster in het Jongerenwerk Brede School project, samen met het Etty Hillesum College.


pagina 17 van 48

Met Stichting LSG-Rentray Onderwijs (cluster 4) is een raamovereenkomst gesloten waarbinnen diverse educatieve activiteiten vorm krijgen. In dat kader wordt samengewerkt op Leerboerderij ‘De Grote Brander’, waar jongeren wonen of dagbehandeling volgen. In de driemilieuvoorziening in Lochem verzorgt Pactum het onderwijs samen met Stichting Speciaal Onderwijs Twente en Oost Gelderland.


pagina 18 van 48

4 Toezicht, Bestuur en medezeggenschap Inleiding

Per 1 juli 2013 is Pactum aangesloten bij de Stichting CONRISQ Groep. Dit betekent dat de structuur van toezicht, bestuur en medezeggenschap is gewijzigd. De eerste zes maanden had Pactum als zelfstandige stichting een eigen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. De laatste zes maanden van 2013 had Pactum een Directie, bestaande uit de voormalige Raad van Bestuur, die verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur van CONRISQ. In dit hoofdstuk zowel een verslag van het toezicht en de aansturing van Pactum voor de toetreding, als een verslag van het toezicht en het bestuur na de toetreding tot CONRISQ Groep. Waar mogelijk wordt volstaan met één tekst, waar relevant wordt verschil gemaakt.

4.1 Governance Code Pactum wordt bestuurd volgens het ‘Raad van Toezicht model’. Er is een Raad van Bestuur die is belast met het beheer en het bestuur van Pactum. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken betreffende Pactum. Tevens fungeert de Raad van Toezicht als klankbord voor de Raad van Bestuur en staat de Raad van Bestuur met raad en daad terzijde. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur zijn statutair en reglementair vastgelegd. Zo is statutair vastgelegd dat de CONRISQ Groep als rechtspersoon de bestuurder is van Pactum en dat de Raad van Toezicht van de CONRISQ Groep dus ook toezicht houdt op de activiteiten van de Raad van Bestuur inzake het besturen van Pactum. Ook is statutair vastgelegd dat de Raad van Toezicht van de CONRISQ Groep de Raad van Bestuur van Pactum benoemt, schorst en ontslaat en dat voor bepaalde besluiten van de Raad van Bestuur goedkeuring verleend moet worden door de Raad van Toezicht CONRISQ Groep, zoals voor de vaststelling van het jaardocument. Tevens is vastgelegd dat de Raad van Toezicht van de CONRISQ Groep de accountant aanwijst. Voor toetreding werkte Pactum ook conform de Governance Code. Meer informatie hierover staat in het jaarverslag 2012. Pactum kent een klokkenluidersregeling en er is een onafhankelijke vertrouwenspersoon voor deze regeling benoemd.

4.2

Toezicht

4.2.1 Raad van Toezicht Pactum tot 1 juli 2013 De Raad van Toezicht heeft de verantwoordelijkheid Pactum van goed toezicht en goed bestuur te voorzien, toezicht uit te oefenen op het realiseren van de doelen op strategisch en beleidsmatig niveau ten aanzien van de zorgverlening, de zorgproducten en diensten, de organisatie en het management. Met aandacht voor het besturen, de kwaliteitsaspecten van zorg en bedrijf, de cliënttevredenheid, de medewerkerstevredenheid, de financiering en het financiële beheer. De Raad van Toezicht regelt daartoe


pagina 19 van 48

zijn werkzaamheden en legt daarover verantwoording af. De Raad van Toezicht hanteert de gedragscode van de NVTZ en principes conform de Zorgbrede Governance Code. De Raad van Toezicht van Pactum kwam in de periode tot 1 juli vier keer bijeen. Specifieke aandacht: aansluiting bij CONRISQ Groep In januari 2013 is de intentieverklaring tot onderzoek naar samenwerking getekend door Pactum en CONRISQ Groep. Er zijn een Projectgroep en een Stuurgroep samengesteld om de aansluiting verder vorm te geven. Zowel enkele leden van de Raad van Toezicht van Pactum als de Raad van Toezicht van CONRISQ Groep maken deel uit van de Stuurgroep. Samenstelling Raad van Toezicht t/m 30 juni 2013 De Raad van Toezicht is samengesteld op basis van profielen, deskundigheid en ervaring. Elk lid van de Raad van Toezicht draagt verantwoordelijkheid zonder last of ruggespraak. Per 30 juni 2013 is de Raad van Toezicht van Pactum opgeheven wegens aansluiting bij CONRISQ Groep. Twee leden, Mevr. Bakker en Dhr. Boeser zijn lid geworden van de Raad van Toezicht van CONRISQ Groep. Naam Mevr. drs. A.J.M. Bakker (1952)

Functie en Aandachtsgebied Lid Aandachtsgebied (wetenschappelijke) kennis van en/of ervaring in de jeugdhulpverlening

Dhr. M. Boeser RA RV (1960)

Lid Voorzitter Audit Commissie

Dhr. mr. W.V. Gerretschen (1966)

Lid Aandachtsgebied juridische zaken

Dhr. drs. A.J.M. Groot Zwaaftink (1960)

Lid, Zetel Ondernemingsraad Aandachtsgebied HRM

Mevr. drs. C.J.M. Oude Boerrigter MBA (1955)

Lid, Zetel Cliëntenraad Aandachtsgebied cliënten-perspectief


Hoofdfunctie en relevante nevenfunctie(s) - Directeur Koninklijke Nederlandse Vereniging van het Boekenvak - Lid Raad van Advies Fontys OSO - Lid Raad van Toezicht ROC Rijn-IJssel - Zelfstandig consultant MB Added Value BV - Penningmeester Onderwijs stichting College Hageveld - Adviserend lid Audit Commissie Donatus Verzekeringen - Advocaat-Generaal Ressortsparket, afdeling Arnhem-Leeuwarden - Koninklijke Landmacht, LKol (R) Militair Juridische Dienst - Voorzitter College van Bestuur RVKO - Member managementcommittee Deafblind International (DBI) - Bestuurslid Stichting Condor - Bestuurslid REC ZeON - Voorzitter Raad van Toezicht samenwerkingsverband GHUM - Lid Adviesraad CITO Regiomanager Stichting Pleyade

pagina 20 van 48

Dhr. drs. G. van Soest (1940)

Voorzitter

Dhr. R. Spiegelenberg (1952)

Lid Aandachtsgebied regionale maatschappelijke ontwikkelingen

Voorzitter Centrale Samenwerkende Ouderenorganisaties, CSO - Voorzitter Raad van Advies IVN Gelderland - Voorzitter van Zwembad de Vrije Slag te Bennekom - Bestuurslid voedselbank Ede

Onafhankelijkheid Leden melden eventuele nevenfuncties direct bij de voorzitter. In statuten en reglementen zijn bepalingen opgenomen die onafhankelijkheid waarborgen en belangenverstrengeling uitsluiten. Honorering leden Raad van Toezicht De honorering geschiedt volgens de NVTZ-norm. Leden van de raad ontvangen op jaarbasis € 7.000,- en de voorzitter ontvangt € 10.500,-. Leden van de Audit Commissie ontvangen een extra honorering van € 1.750, - en voor leden van een tijdelijke commissie geldt een extra honorering van € 1.000, - op jaarbasis. Dit is voor 2013 naar rato uitgekeerd. Overleg Externe Accountant De Raad van Toezicht overlegt tijdens de bespreking van de jaarrekening met de externe accountant. Daarnaast was de externe accountant eenmaal bij de vergadering tussen de Audit Commissie en de Raad van Bestuur aanwezig; bij de toelichting van de jaarrekening. Auditcommissie De Auditcommissie bestond in 2013 uit twee leden: de heer M. Boeser RA RV (voorzitter) en mevrouw drs. C.J.M. Oude Boerrigter. De Auditcommissie is in 2013 steeds voorafgaande aan een vergadering van de Raad van Toezicht, waarin onderwerpen met betrekking tot de financiële gang van zaken aan de orde waren, bijeen geweest en heeft de Raad van Toezicht onder andere van adviezen voorzien ten aanzien van de begroting, de jaarrekening, de kwartaalverslagen, aspecten van risicomanagement en de controlefunctie. Stuurgroep aansluiting Pactum bij CONRISQ Groep Najaar 2012 is een Stuurgroep ingesteld, waarin leden van beide Raden van Toezicht zitting hebben. De Stuurgroep kwam in 2013 vier keer bijeen. Besluitenlijst Raad van Toezicht Pactum 2013 - Vaststelling jaarverslag RvT (06-02-2013) - Besluit om jaarlijks de besluitenlijst van de Raad van Toezicht ter beschikking te stellen aan de medezeggenschapsorganen (03-042013) - Goedkeuring jaarrekening 2012 (24-04-2013) - Goedkeuring maatschappelijk jaarverslag (24-04-2013) - Besluiten inzake de aansluiting van Pactum bij CONRISQ Groep (206-2013): De statuten van Pactum worden gewijzigd en opgesteld naar analogie van de statuten van de andere dochters van CONRISQ Groep, per 1 juli 2013; De Stichting CONRISQ Groep wordt benoemd als bestuurder van Pactum, per 1 juli 2013; De huidige bestuurder van Pactum wordt benoemd als Directie van Pactum, per 1 juli 2013;


pagina 21 van 48

-

Het Directiereglement van de CONRISQ Groep wordt van toepassing verklaard op Pactum; De Raad van Toezicht wordt opnieuw samengesteld.

4.2.2 Raad van Toezicht Pactum en CONRISQ Groep per 1 juli 2013 De Raad van Toezicht werkt binnen de kaders van de Governance Code en de statuten (van de CONRISQ Groep en Pactum) volgens het Reglement Raad van Toezicht. Aangezien de CONRISQ Groep als rechtspersoonbestuurder de bestuurder is van Pactum, ziet de Raad van Toezicht van de CONRISQ Groep ook toe op de besturing van Pactum. In de statuten is, de Governance Code indachtig, op hoofdlijnen een taakverdeling tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur vastgelegd en daarnaast zijn er enkele bepalingen die van invloed zijn op de werkwijze van de Raad van Toezicht. In het Reglement Raad van Toezicht worden de werkzaamheden, de werkwijze en de verantwoording van de Raad van Toezicht verder geregeld. De Raad van Toezicht vergadert tenminste zes maal per jaar. Daarnaast zijn een Auditcommissie, een Remuneratiecommissie en een Commissie Kwaliteit van Zorg en Veiligheid ingesteld, met een variabel vergaderrooster. Twee maal per jaar overlegt een delegatie van de Raad van Toezicht met een delegatie van de Centrale Ondernemingsraad. Eén lid van de Raad van Toezicht heeft de Cliënten/Patiëntenbelangen en Pleegouderbelangen in portefeuille. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een honorarium conform de adviesregeling van de Nederlandse Vereniging van toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Voor de wijze waarop de Raad van Toezicht in Pactum zijn taak heeft uitgevoerd wordt verder verwezen naar tabel B.3 in het DigiMV-deel. 4.2.3 Jaarverslag van Raad van Toezicht CONRISQ Groep Binnen de CONRISQ Groep is de Stichting CONRISQ Groep als rechtspersoon de bestuurder van de dochterstichtingen OG Heldring, Ambulatorium, BJ Brabant, Pactum en de Rooyse Wissel. De Stichting CONRISQ Groep kent een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Deze Raad van Toezicht houdt toezicht op het besturen van de CONRISQ Groep en van de dochterstichtingen. De Raad van Toezicht heeft na 1 juli 2013 drie keer regulier vergaderd en er heeft één ‘heidag’ plaatsgevonden. Op de reguliere vergaderingen is het reguliere toezicht onderwerp van vergaderen geweest; op de heidag is onder meer het functioneren van de Raad van Toezicht en ‘Governance binnen de Raad van Toezicht’ aan de orde geweest evenals toezicht op het managen van risico’s binnen CONRISQ Groep. Bij de reguliere vergaderingen is de Raad van Bestuur aanwezig geweest; bij de heidag voor een gedeelte. Ter voorbereiding van de toetreding van Pactum hebben er enkele vergaderingen plaatsgevonden met een afvaardiging van de Raad van Toezicht van CONRISQ Groep en de Raad van Toezicht van Pactum. Buiten de vergaderingen om heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht geregeld contact gehad met de voorzitter van de Raad van Bestuur.


pagina 22 van 48

De Raad van Toezicht werkt met een drietal commissies: de Auditcommissie Financiën (5 vergaderingen in 2013), de Remuneratiecommissie (4 vergaderingen) en de Commissie Kwaliteit van Zorg en Veiligheid (3 vergaderingen). Deze commissies werken volgens vastgesteld reglement en bereiden de adviezen van de Raad van Toezicht op de betreffende onderwerpen voor. Elke commissie is minimaal twee keer bijeen gekomen in 2013. De Raad van Toezicht heeft zich in 2013 gebogen over de volgende onderwerpen. Toezicht op financiën, plannen en resultaten In het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht de volgende reguliere zaken besproken: - Actualiseren - Actualiseren van het Meerjarenbeleid van de CONRISQ Groep; - De Kaderbrief 2014 voor de dochterstichtingen; - De begrotingen en jaarplannen 2014 van de dochterstichtingen; - Het jaardocument 2012 (jaarrekening en jaarverslag) van de verschillende dochterstichtingen met de accountant en vervolgens het goedkeuren van deze documenten; - Keuze accountant; proces en tijdlijn; - De Voortgangsrapportages, Viermaandsrapportages, Managementletter en de belangrijkste risico’s betreffende de dochterinstellingen; - De evaluatie van de accountant; - De invulling van het werkgeverschap van de bestuurders, rekening houdend met de Wet normering topinkomens. Specifieke onderwerpen binnen de CONRISQ Groep Naast de reguliere onderwerpen zijn voor de CONRISQ Groep onder meer nog de volgende specifieke onderwerpen aan de orde geweest: - Nieuwe samenstelling per 1 juli 2013 van de Raad van Toezicht en bemensing van de commissies, naar aanleiding van de toetreding van Pactum; - De toetreding van Pactum per 1 juli 2013; - De samenstelling en takenpakket van de Raad van Bestuur; de uittreding van dhr. Eggenhuizen als bestuurder; - Verhouding Raad van Bestuur met Directies; Directiereglement; - Regels over btw met betrekking tot de vergoeding aan leden Raad van Toezicht; - Toekomstscenario’s voor elk van de dochterstichtingen en de holding gezien de transitie jeugdzorg en de krimp op tbs vlak; - Visie op (integrale) kwaliteitszorg; - Visie op intern toezicht (toezichtkader); - Klokkenluidersregeling CONRISQ Groep; - CONRISQ Consultancy; - Organisatiestructuur CONRISQ Groep; - Vastgoedbeleid; - ICT-beleid. Specifieke onderwerpen binnen Pactum In het verslagjaar heeft de Raad van Toezicht aandacht gehad voor de volgende items: - Toetreding van Pactum tot de holding; - Aansturing Stichting Compostela en buitenlands zorgaanbod.


pagina 23 van 48

4.3 Bestuur 4.3.1 Raad van Bestuur Pactum tot 1-7-2013 -

De Raad van Bestuur is bestuurder in het kader van de WOR en Wet op de Jeugdzorg; De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de organisatie met betrekking tot politiek, bestuurlijk- en strategisch beleid; De Raad van Bestuur draagt zorg voor informatievoorziening aan de Raad van Toezicht.

Aandachtsgebieden van de Raad van Bestuur zijn: - Algemeen strategisch beleid; - Direct leidinggevende regiomanagers, stafmanagers en directiesecretariaat; - Bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling; - PR & Communicatie; - Planning & Control; - Personeelsbeleid; - Financieel beleid; - ICT-beleid; - Vastgoedbeleid; - Risicomanagement; - Hulpverleningsbeleid; - Kwaliteitsontwikkeling en auditbeleid; - Innovatie en onderzoek; - Doelrealisatie en effectmeting; - Capaciteitsplanning; - Deskundigheidsbevordering, training en opleiding; - Samenwerking hogescholen en universiteiten. De Raad van Bestuur vergadert frequent met de regiomanagers en de controller (MT). Alle besluiten van het MT worden schriftelijk vastgelegd. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Functie Dhr. J.K. Brinkman Bestuurder (Raad van Bestuur tot 31-6-2013)

Relevante nevenfunctie(s) Lid bestuur SeJN Lid bestuur Academische Werkplaats Zorg voor Jeugd Lid Raad van Advies van EEGA (Emancipatie Educatie Gehandicapten Arbeidsmarkt)

Er is geen sprake van belangenverstrengeling tussen de Raad van Bestuur en de organisatie. Nevenfuncties worden gemeld aan de voorzitter Raad van Toezicht. De honorering van de Raad van Bestuur is opgenomen in de jaarrekening 2013 en sluit aan bij de adviezen van de NVZD. 4.3.2. Directie per 1-7-2013 Met de aansluiting bij CONRISQ Groep per 1 juli 2013, is de eenhoofdige Raad van Bestuur van Pactum benoemd tot Directie van Pactum. De Directie is, binnen de door de Raad van Bestuur gestelde kaders, belast met de dagelijkse leiding van Stichting Pactum. In die functie is de Directie verantwoordelijk voor het totale beleid van de stichting en draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting bestuurlijk, juridisch, zorginhoudelijk, organisatorisch en financieel goed gewaarborgd zijn.


pagina 24 van 48

Voor aandachtsgebieden zie 4.3.1. De verantwoordelijkheidverdeling tussen Raad van Bestuur van de CONRISQ Groep en de Directie van Pactum is vastgelegd in het directiereglement. 4.3.3 Raad van Bestuur CONRISQ Groep per 1 juli 2013 De Raad van Bestuur CONRISQ Groep is sinds 1 juli 2013 verantwoordelijk voor het bestuur van Pactum. De Raad van Bestuur is bevoegd tot alle bestuurlijke handelingen voor zover deze niet expliciet zijn toegekend aan de Raad van Toezicht. De uitwerking hiervan is vastgelegd in een reglement van de Raad van Bestuur dat is goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De kernelementen daaruit zijn de specifieke verantwoordelijkheden van de bestuurders, de taken bij het besturen, de verdeling van taken, hoe verantwoording wordt afgelegd, de wijze van informeren van onder meer de Raad van Toezicht en de wijze van vergaderen. Het tweede half jaar 2013 is Pactum bestuurd door de Raad van Bestuur CONRISQ Groep, die inmiddels tweehoofdig is: mevrouw drs. J.A.M.A. Venmans (voorzitter) en mevrouw dr. A.A.G. Verwaaijen. Met ingang van 1 oktober 2013 is de heer R.C.M. Eggenhuizen teruggetreden. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor het totale beleid van Pactum. De Raad van Bestuur legt daarover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Naast de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur als geheel voor het bestuur van de organisatie, hebben de leden van de Raad van Bestuur ieder een portefeuille met aandachtsgebieden waarvoor zij eerstverantwoordelijk zijn. De aandachtsgebieden waren voor de periode tot 1 augustus 2013 over drie en vanaf 1 oktober 2013 over twee bestuurders verdeeld. Daarbij had bestuurder Venmans de aandachtsgebieden forensische psychiatrie, financiën en organisatie; bestuurder Verwaaijen de inhoudelijke dossiers, onderzoek en innovatie en bestuurder Eggenhuizen het transitiedossier. Vanaf 1 oktober 2013 worden alle bestuurstaken gedragen door de bestuurders Venmans en Verwaaijen. Pactum heeft een integraal verantwoordelijke directie. De bevoegdheidsverdeling tussen de Directie en de Raad van Bestuur is vastgelegd in een Directiereglement. De Directie heeft de dagelijkse leiding van Pactum en is integraal verantwoordelijk voor de exploitatie van de instelling, binnen de kaders gesteld door de Raad van Bestuur. De leden van de Raad van Bestuur worden conform de adviesregeling van de Nederlandse Vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZD) en binnen de kaders van de Wet normering topinkomens, gehonoreerd voor de uitoefening van hun functie. Mevr. Venmans heeft de volgende nevenfunctie: - lid van de Begeleidingscommissie van de Thematische Wetsevaluatie over Gedwongen Zorg bij jeugdigen en volwassenen. Mevr. Verwaaijen heeft de volgende nevenfuncties: - lid van Forum TBS; - adviseur bij Commissie EVBG (Extreem Vluchtgevaarlijk/BeheersGevaarlijk) van ministerie van Veiligheid en Justitie; Aangezien bij deze nevenfuncties geen sprake is van persoonlijke bevoordeling, belangenverstrengeling dan wel dat de vervulling van deze


pagina 25 van 48

nevenfunctie strijdig is met de belangen van de organisatie, is er geen noodzaak gezien tot het nemen van maatregelen om belangenverstrengeling te voorkomen.

4.4

Medezeggenschap

Pactum heeft een Cliëntenraad en een separate Pleegouderraad, wiens beider bevoegdheden zijn vastgelegd in een reglement op basis van de Wet op de Jeugdzorg. Daarnaast heeft Pactum inspraak voor jongeren. Zij bespreken vooral praktische aangelegenheden in de leefomgeving, zoals zakgeld, logees, huisdieren, bezoek e.d. Meer informatie hierover staat in paragraaf 3.1.1 (dialoog met stakeholders). Waar in deze tekst ‘Directie’ staat, de huidige situatie sinds 1 juli 2013, wordt ook bedoeld de Raad van Bestuur van Pactum tot 1 juli 2013. Op CONRISQ niveau is er een Centrale ondernemingsraad. Pactum heeft een Ondernemingsraad, wiens bevoegdheden zijn vastgelegd in een reglement op basis van de Wet op de Ondernemingsraden. 4.4.1 Cliëntenraad Pactum heeft een Cliëntenraad (CR) met medezeggenschapsbevoegdheid conform de Wet op de Jeugdzorg. De CR heeft regelmatig overleg met de Directie en eenmaal per jaar met de Raad van Toezicht van CONRISQ. De CR wordt secretarieel ondersteund door een senior beleidsmedewerker van Pactum. De CR is samengesteld uit ouders/vertegenwoordigers van jeugdigen die in zorg zijn of zijn geweest en een afvaardiging van de jongerenraad Arnhem. In 2013 bestond de CR uit vijf ouders en één jongere. De CR is in 2013 acht keer bij elkaar geweest. In deze vergaderingen is naast de adviesaanvragen en de toekomstontwikkelingen, een aantal protocollen besproken zoals gedragsprotocol medewerker en protocol agressie- en geweld. Ook is een aantal onderwerpen aan de orde geweest, zoals huisdierencontract Fasehuis, jaarverslag klachtencommissie, risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), incident met asbest in Lochem, aanbevelingen commissie Rouvoet over rapport commissie Samson en is door de CR aandacht gevraagd voor onderwerpen als de bekendheid vertrouwenspersoon bij jongeren, nazorgtrajecten na einde hulpverlening en voorbereiding cliënten op transitie. Op de volgende onderwerpen is in 2013 advies gevraagd: Onderwerp Reactie cliëntenraad Toetreding tot CONRISQ Groep Positief Benoeming leden Raad van Toezicht Positief Jaarplan en begroting 2014 Positief 4.4.2 Pleegouderraad Pactum heeft een Pleegouderraad (POR) met medezeggenschapsbevoegdheid conform de Wet Verbetering Positie Pleegouders die 1 juli 2013 van kracht is gegaan. De POR heeft regelmatig overleg met de Directie, de regiomanager verantwoordelijk voor de


pagina 26 van 48

pleegzorg en eenmaal per jaar met de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van CONRISQ. De POR heeft in 2013 kennisgemaakt met de teammanagers pleegzorg van Pactum en heeft een overleg gehad met de regioconsulent van de Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen. De POR wordt secretarieel ondersteund door een senior beleidsmedewerker van Pactum. De POR bestaat uit zeven pleegouders die staan ingeschreven als pleegouder bij Pactum en is divers van samenstelling, regio en vorm van pleegzorg. De POR is in 2013 zes keer bij elkaar geweest. In deze vergaderingen is naast de adviesaanvragen en de toetreding van Pactum tot de CONRISQ Groep en de kennismaking met de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht aandacht besteed aan het pleegzorgbeleid. Dit betreft o.a. de gevolgen van de regionalisering voor pleegouders, meerdere pleegzorgwerkers per pleeggezin, aandachtsfunctie bij wachtende pleeggezinnen, onderzoek naar uitval van pleeggezinnen, afspraken met Bureau Jeugdzorg over pleegoudervoogdij, nieuwe Regeling pleegzorg en Pleegvergoeding, nieuwe pleegcontracten, aanbevelingen rapport Samson en het ‘Kwaliteitskader voorkomen seksueel misbruik in de jeugdzorg’ van de commissie Rouvoet. Op de volgende onderwerpen is in 2013 advies gevraagd: Onderwerp Toetreding CONRISQ Groep

Instemming/advies Advies

Reactie POR Positief

Benoeming leden Raad van Toezicht CONRISQ Jaarplan en begroting 2014

Advies

Positief

Advies

Positief

4.4.3 Ondernemingsraad De OR van Pactum bestond in 2013 uit 7 leden, ondersteund door de ambtelijk secretaris. Hoewel actief getracht werd/wordt om de OR voltallig te krijgen, zijn de twee vacatures ook dit jaar opnieuw niet ingevuld. De OR streeft naar gelijkmatige verdeling van zijn leden over de regio’s. De raad heeft twee commissies: de commissie financiën en beleid en de commissie veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu. De OR heeft diverse eigen overlegvormen. Minimaal zes keer per jaar is er overleg tussen de Directie en de ondernemingsraad. In 2013 zijn er acht overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur/Directie geweest. In deze vergaderingen werden naast ontwikkelingen advies en instemmingsverzoeken besproken en daarbij aandachtspunten en risico’s uitgewisseld. In 2013 zijn er geen art. 24 vergaderingen geweest, waarbij de Raad van Toezicht aanwezig is. Hierbij wordt de algemene gang van zaken besproken en wordt een vooruitblik gegeven op verwachte advies-, instemming- en informatieagenda voor de komende maanden. Op de volgende onderwerpen is in 2013 advies c.q. instemming van de OR gevraagd: Onderwerp Protocol Het Nieuwe Werken Risico Inventarisatie en Evaluatie Toetreding Pactum tot CONRISQ Groep


Instemming/advies Advies Instemming Advies

Reactie OR Positief Positief Positief

pagina 27 van 48

Bezuiniging 2014 Organisatiewijziging afdeling P&O Jaarplan 2014 Begroting 2014 Wijziging organisatiestructuur Arbobeleidsplan

Advies Advies Advies Advies Advies Instemming

Positief Positief Positief Positief Positief Positief

De Ondernemingsraad vindt dat het advies van de OR om goed en regelmatig te communiceren naar medewerkers serieus is genomen door de Directie en structureel is opgepakt. In 2013 werden de medewerkerbijeenkomsten gecontinueerd. Verder werden door de Directie en de OR gebruik gemaakt van eigen nieuwsbrieven om actuele onderwerpen en standpunten te communiceren naar de medewerkers van Pactum. Op 1 juli is Pactum toegetreden tot de CONRISQ Groep. De OR is nauw betrokken geweest in het traject naar de toetreding en heeft uiteindelijk positief geadviseerd. Twee leden van de OR hebben na de toetreding van Pactum zitting genomen in de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de CONRISQ Groep. Aandachtspunten die voor OR in 2013 belangrijk bleven en die meegegeven zijn aan de Directie waren het ambitieniveau van het Meerjarenbeleidsplan en het vroegtijdig advies vragen. Pactum heeft met het oog op de transitie in 2013 bezuinigingen doorgevoerd met personele consequenties. De OR heeft een positief advies gegeven op de beleidskeuzes die in dit kader zijn gemaakt. De aandacht van de OR bij de uitvoer lag met name op de juiste toepassing van weten regelgeving en de communicatie naar de medewerkers. De OR heeft zijn eigen jaarverslag 2013 gemaakt. Dit is gepubliceerd op intranet.

4.4.4 Centrale Ondernemingsraad CONRISQ Groep De CONRISQ Groep kent een Centrale Ondernemingsraad (COR). Daarnaast hebben de dochterstichtingen een eigen Ondernemingsraad. Centrale Ondernemingsraad De COR vergadert om de zes weken met de Raad van Bestuur en twee keer per jaar over de algemene gang van zaken binnen de holding met de Raad van Bestuur in aanwezigheid van de voorzitter van de Raad van Toezicht. Naast de Wet op de ondernemingsraden wordt gewerkt volgens het Reglement Centrale Ondernemingsraad van de CONRISQ Groep. De COR behandelt die issues, die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle of voor de meerderheid van de ondernemingen waarvoor zij zijn ingesteld. De COR heeft in 2013 de volgende positieve adviezen uitgebracht: - de toetreding van Pactum; - de benoeming van nieuwe leden van de Raad van Toezicht CONRISQ Groep;


pagina 28 van 48

-

het Directiereglement binnen CONRISQ Groep; de holdingstructuur van de CONRISQ Groep.

De COR heeft in 2013 met de volgende voorstellen ingestemd: - de Klokkenluidersregeling CONRISQ Groep; - Samenvoegen van databases van Beaufort. De CONRISQ Groep heeft na ontvangst van de positieve adviezen het voorgestelde beleid verder uitgerold. De betreffende onderwerpen zijn ook besproken in de reguliere overlegvergaderingen en de implementatie van de plannen komt, indien nodig, in de reguliere overlegvergaderingen aan de orde. Advies/instemmingaanvragen die in 2013 zijn gestart en die nog in behandeling zijn ultimo 2013: - Camerabeleid binnen CONRISQ Groep.


pagina 29 van 48

5.

Kwaliteit

5.1 Algemeen kwaliteitsbeleid 5.1.1 HKZ-certificering Pactum is HKZ-gecertificeerd tot en met 2016. In juni 2013 heeft hercertificering plaatsgevonden. De organisatie is door Lloyds getoetst op basis van het Certificatieschema HKZ voor instellingen Jeugdzorg (versie 2010). Ten behoeve van de kwaliteitszorg hanteert Pactum interne en externe audits. In 2013 zijn twee keer interne audits gehouden. De externe audits worden uitgevoerd door Lloyds. Aandachtspunten uit interne en externe audits worden opgepakt door de verantwoordelijke managers en teams. Via doelrealisatie en effectmeting wordt regelmatig de ervaren kwaliteit gemeten. 5.1.2 Risicovragenlijsten Pactum hanteert het uitgangspunt dat bij binnenkomst van een cliënt altijd wordt nagegaan of een recente risico-inventarisatie aanwezig is. Als deze ontbreekt, dan voert Pactum de risico-inventarisatie uit. De LIRIK wordt intern gehanteerd als standaard risico-inventarisatielijst. Voor spoedzorg, pleegzorg en jeugdzorgboeren kunnen daarnaast andere lijsten worden gehanteerd. Die lijsten zijn gebaseerd op een bestaande, gevalideerde vragenlijst. 5.1.3 Implementatie Vlaggensysteem Nog steeds worden Nederlandse kinderen en jongeren slachtoffer van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Pactum zet in op preventie en hanteert een zero-tolerance beleid op het gebied van grensoverschrijdend gedrag. We sturen erop om handelingsverlegenheid bij de (professionele) opvoeders te verkleinen door de competenties te vergroten. Het Vlaggensysteem is een methode die ons helpt om seksueel gedrag te kunnen inschatten. Daarnaast geeft het ouders, opvoeders en professionals die met kinderen en jongeren werken handvatten om seksualiteit, wensen, grenzen en gedrag van kinderen en jongeren op een neutrale en objectieve manier met hen bespreekbaar te maken. In 2014 zullen vier medewerkers , die door MOVISIE zijn geschoold in het “Vlaggensysteem”, alle pedagogisch medewerkers, ambulant werkers, gedragswetenschappers en teammanagers gaan trainen. Vervolgens zal het Vlaggensysteem, net zoals oplossingsgericht werken en Signs of Safety, onderdeel worden van jaarlijks terugkerende bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers en belangstellenden. 5.1.4 Learning Together Door inzet van de module Learning Together streeft Pactum ernaar de samenwerking met ketenpartners te verbeteren en te leren van calamiteiten. Deze module wordt op twee plekken ingezet.


pagina 30 van 48

5.2 Hulpvormen dicht bij cliënt en medewerker 5.2.1 Multidisciplinair team Pactum heeft een multidisciplinair team (MDT) waar alle regio's gebruik van kunnen maken. Afhankelijk van de vraag nemen de volgende disciplines deel in het team: een kinderpsychiater, een GZ-psycholoog en/of klinisch psycholoog en de coördinator van het MDT die tevens inhoudelijk meedenkt. Het feit dat het MDT de expertise van GGZ en Jeugdzorg bundelt, kan een nieuw licht werpen op de cliënt en zijn/haar systeem en de geboden hulpverlening. De meerwaarde van het MDT is dat er snel en vanuit verschillende disciplines wordt meegekeken bij de hulpverlening. Het MDT kan daarbij meerdere functies vervullen: - Casuïstiekbespreking - Adviesbespreking - Signaleringsfunctie - Kennisoverdracht - Behandeling en diagnostiek Elke hulpverlener van Pactum kan het MDT vragen mee te denken over de begeleiding en behandeling van kinderen, jongeren en hun gezinssystemen. 5.2.2 Bereikbaarheidsdienst en Zorgcoördinatie Pactum is 24 uur per dag, zeven dagen per week, bereikbaar. Twee zorgcoördinatoren regelen Pactumbreed de zorgcoördinatie binnen kantooruren. Buiten kantooruren zorgt een speciaal team voor extra ondersteuning van medewerkers en cliënten. 5.2.3 Ambulante wijkteams in elke regio Pactum werkt actief mee met regionale ambulante wijkteams. Per werkregio krijgt dit in de praktijk anders vorm: -

In de regio Deventer neemt Pactum deel aan diverse wijkteams. Er is een groot ambulant team actief, hierin werken alle ambulant hulpverleners samen vanuit de verschillende zorgmodules. In de regio Arnhem neemt Pactum deel aan diverse wijkteams. In 2014 wordt in de Veluwe verder gewerkt aan gemeentelijke basisteams. Per 1 januari 2014 worden medewerkers van Pactum in dit team ingezet. In de regio Apeldoorn is Pactum verzocht deel te nemen aan het team CJG4kracht.

5.2.4 Buitenlands zorgaanbod Pactum stopt per 1 januari 2014 met buitenlands zorgaanbod op de eigen voorziening Monat. Onderzocht wordt of het terrein kan worden verkocht.

5.3 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 5.3.1 Kwaliteit van zorg In het kader van doeltreffende, doelmatige en cliëntgerichte zorg wordt de kwaliteit, effectiviteit en cliënttevredenheid continu gemeten. 5.3.2 Stuurgroep Onderzoek & Ontwikkeling Pactum streeft naar een zichtbaar effectieve zorg aan haar cliënt(system)en. Deze ambitie sluit aan bij de zorg voor kwaliteit waarin het onder meer gaat


pagina 31 van 48

om (verdere) professionalisering en profilering: “Het goede doen en dit ook laten zien en verantwoorden”. Het onderzoek ‘Effecten in Beeld’, naar prestatie-indicatoren in de jeugdzorg, is inmiddels stevig verankerd in de organisatie. Het accent ligt vooral op het meer grip krijgen op de effectiviteit van interventies; het verkrijgen van theoretische onderbouwing voor de gepleegde interventies en het koppelen van het meetsysteem aan deze interventies. Nieuw is dat met de aansluiting bij CONRISQ Groep ook is aangesloten bij CONRISQ Consultancy en tussen de dochterinstellingen onderzoeken gezamenlijk worden opgepakt. In 2013 liepen de volgende onderzoeken bij Pactum: 1. Jeugdhulp op de boerderij 2. De succesfactoren van het oplossingsgericht en contextueel werken binnen Pactum. 3. Effecten in Beeld: van zicht naar grip op effectiviteit 4. Onderzoek residentieel: onderbouwing methodiek 24-uurs Lochem en Leerhuizen 5. Participatie Pactum Landelijk onderzoek naar IOG (HAN-Lectoraat) 6. Kwaliteitstoetsing Ambulante spoedhulp i.s.m. Vereniging Ambulante Spoedhulp 7. Breakdown(preventie) binnen de Integrale Gelderse Pleegzorg 8. Promotie-onderzoek naar de empowerment van enerzijds jeugdigen en ouders (Deel 1) en anderzijds van professionals binnen een jeugdzorginstelling (Deel 2). 5.3.3 Cliënttevredenheid & effectiviteit De effectiviteit van het primair proces wordt gemeten door middel van vragenlijsten (o.a. SDQ, EMPO) en een doelenrealisatiesysteem, waarmee op verschillende momenten (bij aanvang behandeling, tijdens de behandeling en bij afsluiting) bij verschillende informanten (jongeren, ouders en hulpverleners) gegevens (over gedragsproblemen jongeren, empowerment en tevredenheid van jongeren en ouders en gestelde en behaalde doelen) worden verzameld. Elke jongere ouder dan 12 jaar en zijn/haar ouder(s) ontvangen een Exitvragenlijst bij afsluiting. De vragen gaan over tevredenheid over de hulpverlening. De resultaten worden inzichtelijk gemaakt middels de rapportage “Effecten in Beeld”. Deze rapportage komt jaarlijks beschikbaar middels het wetenschappelijk bureau Praktikon. Zij verwerken de aangeleverde data naar resultaatgegevens. Uit analyse van de Exitvragenlijsten bij afsluiting van de hulpverlening, blijkt dat cliënten (jongeren 12+) en ouders/verzorgers Pactum als gemiddeld rapportcijfer respectievelijk een 7,4 en 7,9 geven. Toelichting tabel: Min. Score is 1, max score is 4, 3 of hoger betekent goede beoordeling.


pagina 32 van 48

5.4 Klachten 5.4.1 Onafhankelijke klachtencommissie Ouders, jongeren en kinderen die een beroep op ons doen hebben, rechten en plichten. Bij de start van de hulp krijgen ouders de welkomstbrochure Kom verder uitgereikt. Daarin staat alle praktische informatie over de hulp die zij krijgen. Ouders vinden in de welkomstbrochure bovendien informatie over de klachtroute, waarover de directe begeleider van Pactum hen ook informeert. Pactum is aangesloten bij de onafhankelijke Gezamenlijke Klachten Commissie (GKC) van Entréa, Lindenhout en Pactum. In het klachtjaar 2013 zijn er drie klachtmeldingen ontvangen gericht tegen Pactum. Hiervan is één klacht door klager lopende de procedure ingetrokken en is één klachtdossier door de commissie gesloten omdat zij, ondanks meerdere verzoeken daartoe, geen reactie meer van klager heeft mogen ontvangen. Een derde klachtmelding is door de commissie niet ontvankelijk verklaard omdat klager niet gerechtigd was een klacht in te dienen. Daarnaast heeft de GKC één klacht die eind 2012 werd ingediend in 2013 ter zitting behandeld. Klacht Klager stelt dat Pactum (met name de mentor van zijn dochter) onbetrouwbaar is in de communicatie naar klager toe. Oordeel GKC De GKC oordeelt de klacht gegrond en doet aanbevelingen. Aanbevelingen De Raad van Bestuur van Pactum deelt het oordeel van de GKC en neemt de aanbeveling van de GKC over. De GKC heeft haar reglement in 2013 herzien. Het wetsvoorstel ‘Verbetering positie pleegouders’ en het ‘Kwaliteitskader voorkomen seksueel misbruik’ zijn hierin verwerkt. 5.4.2 Onafhankelijke vertrouwenspersoon Cliënten kunnen contact opnemen met een onafhankelijke vertrouwenspersoon van Zorgbelang Gelderland. In 2013 hebben zes cliënten van Pactum in totaal acht kwesties aan de vertrouwenspersoon voorgelegd. Deze zijn onder te verdelen in twee klachten en zes meldingen. Dit is een kleine daling ten opzichte van 2012 (acht cliënten met in totaal negen kwesties). Er is als volgt met de acht kwesties omgegaan: - Twee kwesties zijn opgelost door gesprekken met de vertrouwenspersoon. - Twee cliënten zijn geïnformeerd en geadviseerd, waarna de kwestie was opgelost. - Eén cliënt is ondersteund bij het schrijven van een brief. - Eén cliënt, met twee kwesties, is tijdens een klachtgesprek door de vertrouwenspersoon ondersteund. Resultaat hiervan is dat één kwestie


pagina 33 van 48

ter verbetering is geregistreerd en dat voor de andere kwestie excuses is aangeboden. Een cliënt wordt in 2014 doorlopend door de vertrouwenspersoon ondersteund. De vertrouwenspersoon heeft in 2013 geen cliënten ondersteund bij het indienen van klachten bij de GKC.

5.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 5.5.1 Welzijn medewerkers: MTO en RIE Eind 2012 heeft Pactum een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van het MTO is begin 2013 per regio een plan van aanpak gemaakt. Op basis van de RI&E heeft Pactum begin 2013 een plan van aanpak gemaakt met maatregelen om de omstandigheden te verbeteren en verder invulling te geven aan goed werkgeverschap. 5.5.2 Professionalisering De werkgroep Professionalisering buigt zich over de blijvende professionalisering van medewerkers. Doel is dat alle medewerkers zijn ingeschreven in het Kwaliteitsregister Jeugdzorg en hun kennis actief onderhouden. Hiervoor werken we samen in de werkgroep HRM/HRD van de CONRISQ Groep. Met ingang van 1 april 2014 is het wettelijk verplicht om binnen de jeugdzorg alleen te werken met geregistreerde jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers. Voor registratie is het vereist dat jeugdzorgwerkers hbo werken denkniveau hebben. Medewerkers met een mbo-opleiding moeten zich bijscholen om daaraan te voldoen. Alle medewerkers moeten zich elke vijf jaar herregistreren. Zowel de mbo-, hbo- als de wo-opgeleide medewerkers zijn wettelijk verplicht zich te registreren. Op 1 januari 2014 zijn veel medewerkers geregistreerd. Medewerkers met een mbo-diploma volgen het EVC-traject. Zij worden hierin ondersteund door HaKa Nederland. Pactum streeft ernaar dat alle uitvoerende hulpverleners op hbo-werken denkniveau functioneren. In het voorjaar van 2014 wordt een opleidingscoördinator geworven die het scholings- en professionaliseringstraject zal begeleiden. 5.5.3 Management Development Onze hulpverlening leveren we met vakmensen. Investeren in de ontwikkeling en professionalisering van medewerkers, teammanagers en regiomanagers is een krachtige manier om de organisatie te versterken. De teammanagers volgen in 2014 allen een Management Development traject. Doel van het traject is het faciliteren van teammanagers bij hun veranderende rol in de transitie. Hiervoor zijn aangescherpte vaardigheden gewenst op het gebied van externe contacten, netwerkvaardigheid en ontwikkeling van relevante nieuwe initiatieven. De regiomanagers volgen een opleiding voor strategisch leiderschap. Op die manier worden zij ondersteund om zich te versterken op de diverse taken en werkzaamheden die de transitie aanvullend van hen vraagt. 5.5.4 Ziekteverlof Het ziekteverlof is in 2013 onverminderd hoog. Voor 2014 vraagt Pactum advies bij instellingen die hun ziekteverzuim effectief hebben teruggedrongen. Op basis hiervan wordt de aanpak van het ziekteverzuim aangescherpt.


pagina 34 van 48

5.5.5 Krimp personeelsbestand In 2012 is de formatie gedaald van 316,7 fte per 1 januari 2012 naar 287,2 fte per 1 januari 2013. In 2013 is opnieuw bezuinigd met personele consequenties. Dit had met name gevolgen op de locaties OZC Ede en OZC Nijkerk. Deze keuze is gemaakt op basis van onderbezetting op deze hulpvormen. 5.5.6 Personeelsfeest juni 2013 In juni 2013 is een personeelsfeest gehouden voor medewerkers van alle locaties van Pactum. 5.5.7 Arbobeleidsplan De veiligheid van medewerkers en jeugdigen is van groot belang. Ook de arbeidsomstandigheden spelen daarbij een grote rol. Uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) kwamen diverse verbetersuggesties naar voren. Pactum is daar afgelopen jaar actief mee aan de slag gegaan. In 2013 heeft Pactum haar arbobeleid geactualiseerd en zijn verantwoordelijkheden benoemd. Zo is een Coördinator Preventie en Veiligheid aangesteld voor heel Pactum. De arbeidsomstandigheden moeten in elk team en op elke locatie goed zijn. De preventieteams per locatie spelen daarin een rol. Deze teams bestaan uit de verantwoordelijk leidinggevende per locatie en minimaal één bedrijfshulpverlener. De Coördinator Preventie en Veiligheid heeft met alle preventieteams twee keer per jaar overleg. De aanwezigheid van een ontruimingsplan en de uitvoering van de ontruimingsoefeningen worden daar voorbereid. De afdeling Huisvesting registreert de uitvoering. De Ondernemingsraad heeft ingestemd met de documenten ‘Arbobeleidsplan Pactum’, ‘Organisatie BHV en preventieve taken’ en ‘Werkinstructie BHV- en Ontruimingsplan’. 5.5.8 Functioneren en Beoordelen Het aantal gevoerde gesprekken is in 2013 gestegen naar 72%. Voor 2014 ligt de doelstelling op 90%. Er zijn afspraken gemaakt om dit te realiseren.


pagina 35 van 48

6 Beleid, inspanningen en prestaties 6.1 Meerjarenbeleidsplan Pactum expliciteert in het plan ‘Op weg naar dichtbij’ de ambitie om hulpverlening dicht bij de gezinnen te brengen en regionale samenwerking te versterken. Onze kernwaarden zijn: -

We zien altijd mogelijkheden; We bouwen aan relaties; We nemen verantwoordelijkheid.

Vanuit eigen kracht en op basis van eigen opvattingen over goede jeugdhulpverlening maakt Pactum beleidskeuzes. Leidend daarin zijn vier thema’s die de wensen van de gezinnen waar Pactum voor staat omvatten: -

Gezinnen Gezinnen Gezinnen Gezinnen

willen willen willen willen

dat we op tijd in de buurt zijn; een ongedeeld aanbod van hulp; een persoonlijke relatie met hun hulpverlener; lokale samenhang ervaren.

Onze ambities zijn: -

Een verantwoordelijk maatschappelijke partner zijn; Groots zijn in kleinschaligheid; Brede gezinsondersteuning bieden; Regionale slagkracht en samenhang realiseren; Een toekomstbestendige bedrijfsvoering realiseren.

Een toelichting op deze ambities staat in onze meerjarenbeleidsvisie ‘Op weg naar dichtbij’. Eind 2013 kunnen we concluderen dat hierin belangrijke stappen zijn genomen. Pactum is o.a. overgegaan van een sectorale naar een regionale inrichting van de organisatie. Pactum realiseert haar ambities in een maatschappelijk veld dat sterk in beweging is. De wetgeving verandert de komende jaren. Gemeenten nemen per 1 januari de plaats van de provincie in op het terrein van sturing en financiering. De beschikbare middelen voor jeugd- en opvoedhulp nemen af. De positie van ketenpartners in dit veld zoals de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) en zorg voor Licht Verstandelijk Beperkten (LVB) is ongewis. Er dienen zich tal van samenwerkingsmogelijkheden aan met collega-instellingen.

6.2

Realisatie Jaarplan 2013

De strategische keuzes in het jaarplan 2013 zijn grotendeels gerealiseerd. Hieronder staat een korte toelichting op de verschillende onderwerpen waarop voor 2013 doelen waren opgesteld en in hoeverre die gerealiseerd zijn. 6.2.1 Wijkgericht jeugdconcern In 2012 heeft Boer en Croon diverse profielen gepresenteerd met strategische richtingen voor jeugdzorgorganisaties. Pactum kiest ervoor zich te presenteren als wijkgericht jeugdconcern. We leveren tweedelijns hulpverlening aan gezinnen. Naast wijkgericht kent Pactum 24-


pagina 36 van 48

uursbehandeling en een drie milieu voorziening. We versterken de samenwerking met JeugdzorgPlus als gespecialiseerde instelling en focussen op trajecthulpverlening. Een van de partners met wie we de krachten bundelen is OG Heldring, onderdeel van CONRISQ Groep. Inmiddels is een informatiefolder ontwikkeld om gemeenten te informeren wat wij kunnen betekenen voor de jeugd. Pactum ligt op koers met de ontwikkeling tot wijkgericht jeugdconcern. 6.2.2 Strategische samenwerkingspartner De aansluiting bij de CONRISQ Groep is gerealiseerd per 1 juli 2013. Het doel is door samenwerking de hulpverlening, bedrijfsvoering en medewerkers te versterken. Hierin zijn in 2013 vele initiatieven genomen en processen in gang gezet. Dit betreft onder andere: - Openen van een observatie/crisisgroep in Lochem i.s.m. OG Heldring. - Afspraken over doorstroom van OG Heldring naar Lochem en Arnhem en andersom. - Keuze gezamenlijke aansturing afdeling ICT. - Inzet arbeidsjurist vanuit andere dochterstichtingen CONRISQ Groep voor Pactum. - Deelname aan maandelijks directieoverleg met alle dochterstichtingen. - Inrichten CONRISQ-brede werkgroep voor HRM en Professionalisering. - Samenwerking op het gebied van Onderzoek & Ontwikkeling binnen CONRISQ Consultancy. - Aansluiting van de CONRISQ Groep bij de Academische Werkplaats Jeugd. - Pilot prestatie-indicatoren in het gemeentelijk domein i.s.m. Academische Werkplaats Jeugd. - Scenario-analyse wat betreft regionale transitiearrangementen. 6.2.3 Regio- en teammanagers grote rol in regionaal en lokaal netwerk Dit is naar wens gerealiseerd, het maatschappelijk partnerschap wordt op vele terreinen in praktijk gebracht. Organisatiestructuur en managementmodel zijn aangepast op de transitie. Conform plan is het aantal fte leidinggevenden teruggebracht en het aantal fte gedragswetenschappers iets gestegen. Er zijn regionale communicatieplannen opgesteld en geïmplementeerd. De teammanagers en regiomanagers volgen een opleiding om extra stevig in de transitie te staan. (zie ook Hs. 4.5, Kwaliteit) In aanloop naar de transitie zit Pactum aan tafel met 51 gemeenten als mogelijk toekomstige financiers. Om in al die overleggen goed vertegenwoordigd te zijn, is Pactum sinds 1 januari tijdelijk een nieuwe regio (manager) rijker: de nieuwe regio Oost-Veluwe/Apeldoorn. De functie manager projecten komt tijdelijk te vervallen. Het werkgebied van Pactum blijft ondanks de aanpassing in de organisatiestructuur gelijk. De regiomanager stuurt voor de regio Oost-Veluwe/Apeldoorn de samengevoegde servicebureaus pleegzorg en jeugdzorgboeren aan. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de pleegzorg in de genoemde regio. De transitie legt veel nadruk op eigen kracht en hulp in eigen omgeving. Het is dan ook de verwachting dat de vraag naar (netwerk)pleegzorg en jeugdzorgboeren zal toenemen. Aangezien het servicebureau pleegzorg en het servicebureau jeugdzorgboeren inhoudelijk veel overeenkomsten in werkzaamheden hebben, heeft Pactum besloten beide servicebureaus samen te voegen. Het doel van de samenvoeging is het versterken van draagkracht, wat moet leiden tot:


pagina 37 van 48

-

Versterken van efficiëntie en synergie door samenvoegen van werkzaamheden; - Heldere externe profilering in de transitie; - Bundelen van krachten van beide servicebureaus; - Eenduidige aansturing door één manager; - Mogelijkheid om toegang 24-uursalliantie Gelderland toe te voegen. Per 1 januari is de registratie van pleegzorg bovendien gedecentraliseerd naar de regio’s. 6.2.4 Trajectbegeleiding De trajectbegeleiding is gerealiseerd in de regio Deventer en wordt daar toegelicht. In de overige regio’s vindt een herbezinning plaats hoe dit vorm te geven. 6.2.5 Personeelsbeleid De acties voor 2013 zijn vrijwel allemaal gerealiseerd. Meer hierover staat bij Personeelsbeleid & kwaliteit van werk, hoofdstuk 5.5. 6.2.6 Onderzoek naar effectieve interventies Er is een promotieonderzoek gestart en de samenwerking met CONRISQ Consultancy is vol op gang. Implementatie verloopt volgens plan. Zie hiervoor ook paragraaf 5.3.2. 6.2.7 Toekomstbestendige bedrijfsvoering In samenwerking met de CONRISQ Groep zijn de volgende zaken in gang gezet: ICT Voor Pactum is ICT een niet meer weg te denken onderdeel geworden van het primair proces, waarbij communicatie en toegang tot informatie overal en altijd beschikbaar moet zijn. In 2013 beschikken alle medewerkers die bij gezinnen werken over mobiele thin laptops voor onderweg. Ook zijn er thin clients op regiocentrale flexplekken. Resultaat is dat alle medewerkers van Pactum overal en altijd op een veilige manier toegang hebben tot informatie en communicatiemiddelen via een beveiligde Terminal Serveromgeving, zodat de vertrouwelijke informatie is gewaarborgd. In 2013 is besloten tot werving van een hoofd ICT voor OG Heldring en Pactum gezamenlijk. De werving start begin 2014. In CONRISQ verband zijn voorbereidingen getroffen voor strategisch ICT-beleid. P&O De salarisadministratie is ondergebracht bij de afdeling Financiële administratie. Er is besloten in 2014 voor te bereiden op aanschaf van RAET. Dit salarissysteem wordt gebruikt bij alle dochters van de CONRISQ Groep en gaat bij Pactum ADP vervangen. De afdeling P&O had veel werkzaamheden door de bezuinigingen. Vastgoed Het vastgoedbeleid van Pactum is gebaseerd op twee belangrijke begrippen: regionaal en flexibel. Over het algemeen gaat het om kleinschalige objecten die passen in de wijken en buurten van de gezinnen voor wie we werken. De huisvestingsbehoefte in het primair proces schuift naar de cliënt toe: aan de keukentafel, in de wijk, op internet.


pagina 38 van 48

Vastgoedportefeuille Voor de hele CONRISQ Groep is de vastgoedportefeuille in beeld gebracht met de verdeling van koop- en huurpanden. In 2014 wordt gewerkt aan strategisch vastgoedbeleid. Voor Pactum is eind 2013 een herwaardering en afschrijving van vastgoed gestart. Dit proces bevindt zich in de eindfase. Verbouwing en asbestsanering in Lochem Tijdens asbestsanering in Lochem zijn procedurele fouten gemaakt. De sanering is stopgezet. De Arbeidsinspectie is betrokken en medewerkers en cliënten zijn geïnformeerd. Nu is de eindfase bereikt van de nieuwe sanering. De oplevering van het gesaneerde pand wordt begin 2014 verwacht. Monat Frankrijk in verkoop Monat is een boerderij in Frankrijk waar jongeren tijdelijk verblijven voor hulpverlening. Ook bezocht Pactum de boerderij met groepen. Het beheerdersechtpaar van Monat stopt per 1 juli 2014 met hun werkzaamheden. Vanaf die datum verblijven er geen jongeren meer. Gelet op de onzekere toekomst van het buitenlands zorgaanbod willen wij flexibel inkopen bij particuliere partijen. Monat is daarom in de verkoop gebracht. Mogelijk wordt de coördinatie van het buitenlands zorgaanbod van Pactum ondergebracht bij BJ Brabant. Deze stichting heeft ook buitenlands zorgaanbod en is net als Pactum aangesloten bij CONRISQ Groep. PR & Communicatie Het jaar 2013 heeft in het teken gestaan van het nadrukkelijker profileren van Pactum op regionaal en lokaal niveau. Voor alle drie de regio’s zijn hiervoor communicatieplannen opgesteld en uitgevoerd. Hiervoor is in elke regio een communicatiecommissie opgericht. Er is veel aandacht gegaan naar communicatie over interne en externe ontwikkelingen, zoals toetreding van Pactum tot de CONRISQ Groep, de transitie/transformatie, de daarmee samenhangende bezuinigingen en professionalisering. Dit gebeurde intern o.a. via maandelijkse nieuwsbrieven, intranet en medewerkerbijeenkomsten. Wat betreft externe communicatie is de presentatie van het hulpaanbod verbeterd, zowel offline als op de website. Ook zijn de voorbereidingen gestart voor een portal gemeenten op de website van Pactum. Deze portal en het hulpaanbod zijn medio 2014 beschikbaar. De brochurelijn is uitgebreid met een brochure om transitieambtenaren te informeren wie we zijn, wat we (waar) doen en wat we kosten. In 2013 is een gedragscode Social Media vastgesteld. Tot slot is er in 2013 een start gemaakt met het inzetten van Twitter in alle drie de regio’s van Pactum. Het is de bedoeling overige sociale media in de loop van 2014 uit te rollen over de organisatie. Informatie en Zorgadministratie De afdeling Informatie en Zorgadministratie beheert alle zaken betreffende informatievoorziening op functioneel/inhoudelijk gebied vanuit cliëntperspectief. Applicatiebeheer van alle cliëntinformatiesystemen is onder één regie. Bijna alle doelen uit het jaarplan voor 2013 zijn behaald. Het MT heeft besloten om een werkgroep Informatisering op te richten. Deze werkgroep is begin 2014 van start gegaan. In 2013 is zowel het cliëntendossier als het pleegouderdossier volledig gedigitaliseerd.


pagina 39 van 48

Werkproces ondersteuning door systemen Om de werkprocessen te ondersteunen heeft Care4, het systeem waar de cliëntregistratie in plaatsvindt, een update gehad en aangepast op: - Regionale organisatiestructuur; - Inzichtelijke betalingsprocedure pleegzorg via Care4; - Iimplementatieplan voor ondersteuning van de activiteiten van het servicebureau door Care4. Er heeft iedere maand een training Care4 voor nieuwe medewerkers plaatsgevonden en er zijn diverse malen extra trainingen Care4 ingelast. Stuur- en managementinformatie Er heeft uitbreiding plaatsgevonden met een medewerker die zich m.n. bezighoudt met beheer van managementdashboards in CTRL8, uitvoering gegevensbeheer en beheer Care4. Dit heeft er toe geleid dat er veel werk is verzet en de kwaliteit is gestegen. Dit blijkt o.a. uit interne controle. Om de efficiency en betrouwbaarheid van ‘Effecten in Beeld’ te doen toenemen, is het systeem van Effectmeting (Bergop) in 2013 succesvol gekoppeld aan het cliëntdossier (Care4). Inmiddels wordt er verder gebouwd aan een functionaliteit om het proces verder te ondersteunen en de respons te verhogen. In Deventer is het generiek werkproces ontwikkeld, gerealiseerd en operationeel. Het generiek werkproces is gebaseerd op trajectbegeleiding en ondersteunt de werkprocessen inhoudelijk, administratief en registratief. Het doel om dit in alle regio’s te implementeren is niet gehaald. Er zijn nieuwe productiedashboards ontwikkeld, wat Pactum meer grip geeft op de monitoring van de productiecijfers. De dashboards voor effectmeting en doelrealisatie zijn uitgerold voor MT, LT en gedragswetenschappers. Er is veel tijd gaan zitten in de ontwikkelingen rondom de transitie, onder meer door veel informatie-uitvraag van gemeenten.

6.3 Jaarverslagen vanuit de regio’s 6.3.1 Regio Deventer Eigen Kracht De afgelopen vier jaar hebben we gewerkt aan de invoering van Eigen Kracht. De ‘Eigen Kracht- gedachte’ is in 2013 verder geïmplementeerd en alle zorg wordt uitgevoerd in het perspectief van participatie van alle betrokkenen. Mede hierdoor wordt de eigen kracht van de cliënt/het gezin meer ingezet en hebben cliënten meer regie over hun eigen hulpverlening. Elk team van Pactum in de regio Deventer heeft een Eigen Krachtambassadeur die het gedachtegoed van Eigen Kracht (verder: EK) uitdraagt. De ambassadeurs enthousiasmeren teamleden en inventariseren welke behoefte er binnen het team is rondom EK. De ambassadeurs EK houden goed contact met elkaar en andere medewerkers om informatie en ideeën rondom EK te delen. Transitie jeugdzorg- inhoudelijk & financieel Pactum bereidt zich voor op de transitie van de taken en verantwoordelijkheden van de provinciale jeugdzorg aan gemeenten. Medewerkers worden geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen Pactum en de regio Deventer. Verschillende medewerkers participeren in regionale overleggen en pilotprojecten.


pagina 40 van 48

Ook financieel zijn we ons steeds meer aan het voorbereiden op wat de transitie aan verantwoordelijkheden van ons vraagt. Medewerkers zijn tijdens een themabijeenkomst geïnformeerd over trajectfinanciering (werking, achtergrond, hoofdaannemer-onderaannemerschap, trajectbegeleiding etc.). Elke hulpverlener heeft daardoor kennis van de financieringssystematiek en werkt meer kostenbewust. Generiek werkproces - trajectbegeleider Vanaf eind 2012 is in de regio Deventer het generiek werkproces geïmplementeerd en wordt er gewerkt met een trajectbegeleider. Tijdens een eerste evaluatie in 2013 is aangegeven dat het prettig is dat iedereen volgens dezelfde werkwijze werkt. Het geeft meer duidelijkheid, is overzichtelijker, werkt sneller, efficiënter en fouten worden sneller ontdekt. Doordat de trajectbegeleider contactpersoon van de cliënt en het gezin is, blijft er gedurende het gehele hulpverleningstraject één vast aanspreekpunt in onze organisatie. De cliënt en het gezin krijgen zo meer regie over het hulpverleningsproces. Informatie is gebundeld bij de trajectbegeleider aanwezig waardoor efficiënter wordt gewerkt. Intensieve samenwerking – Team Ingewikkelde Zorgvraag Het Team Ingewikkelde Zorgvraag (verder: TIZ) is een integrale samenwerking in de keten. Wij werken samen met: Lindenhout (jeugdhulpverlening) Ambiq (LVB), Dimence/Accare (GGZ) en Tactus (verslavingszorg). Ingewikkelde zorgvragen, die niet op een reguliere wijze beantwoord kunnen worden, kunnen aan dit team worden voorgelegd. Het TIZ pakt de zorgvraag op zodat deze wordt beantwoord zonder dat het kind/jongere en gezin van organisatie naar organisatie worden gestuurd. Vanuit verschillende specialismen wordt gekeken wat een cliënt en ouders zelf kunnen (Eigen Kracht) en/of er wordt een advies gegeven wie de kinderen/jongeren en zijn/haar netwerk het beste kan begeleiden. Cliëntenbeleid - Spiegelgesprekken Het cliëntperspectief krijgt steeds meer een plek in de dagelijkse hulpverleningspraktijk door jongeren meer regie te geven over hun eigen hulpverleningsplan. Daarnaast geeft Pactum de opvattingen van de jongeren over de ontvangen hulp ook een plek middels Spiegelgesprekken. Tijdens een Spiegelbijeenkomst delen jongeren hun ervaringen over de hulpverlening door onder leiding van een gespreksleider over verschillende onderwerpen met elkaar in discussie te gaan. Daar omheen zit een kring toehoorders, dit zijn hulpverleners die betrokken zijn bij deze jongeren. De hulpverleners luisteren actief naar de ervaringen van de jongeren, maar zij nemen niet deel aan de discussie. Wel kunnen ze van te voren gespreksonderwerpen aandragen. Het succes van de Spiegelgesprekken zit in de directe interactie tussen de jongeren en de hulpverleners. De Spiegelgesprekken worden begeleid door Zorgbelang. Triple P – Positief opvoeden In Deventer zijn 17 medewerkers van de organisaties Carinova/De Kern, Dimence, Raster, GGD IJsselland en Pactum/Lindenhout getraind in de groepstraining Triple P 12-. Als gezamenlijke partners is deze kennis omgezet naar de praktijk door in 2013 vier groepstrainingen te verzorgen voor ouders met kinderen jonger dan 12 jaar. Naast trainingen worden er ook lezingen gegeven aan ouders op scholen en buurthuizen. De Triple P trainingen en lezingen worden via de CJG website, een column van het CJG in de krant, posters en flyers gepromoot bij ouders.


pagina 41 van 48

Tijdens de Triple P-groepstraining Positief Opvoeden leren ouders verschillende opvoedvaardigheden waarmee zij de ontwikkeling van hun kinderen kunnen stimuleren en ondersteunen. 6.3.2 Regio Arnhem Proeftuinen Om met z’n allen goed voorbereid te zijn op de transitie en transformatie van de jeugdzorg, doet Pactum actief met een aantal proeftuinen mee. Zo zijn twee medewerkers van Pactum als gezinscoach aan het werk in de proeftuin: “Gebiedsteam Jeugd” in Arnhem. Op deze manier doen we ervaring op in het werken in een gebiedsteam. Door ook deel te nemen in de werk – en stuurgroep kunnen we positieve ontwikkelingen, leer- en ontwikkelpunten volgen en onze inhoudelijke bijdrage leveren. De ervaringen van deze proeftuin worden meegenomen in de uitrol van gebiedsteams in Arnhem. Binnen Ede is Pactum actief in de proeftuin “specialisten aan de voorkant”. De voorbereidingen hiervoor zijn gestart in 2013. Uitrol zal plaatsvinden in 2014. Experiment en project Een ander initiatief waar Pactum in participeert, is het experiment “drempelloze toegang”. In 2013 is de indicatie van ambulante jeugdhulp grotendeels verdwenen. Inmiddels is er een nieuwe procedure voor deze hulp. In november heeft de eerste evaluatie en bijstelling plaatsgevonden. De insteek van dit experiment is de regio Arnhem. Pactum is daarnaast ook deelnemer van het project “Blogboek” geïnitieerd door de regiogemeenten. Blogboek is een online communicatiemiddel rondom een kind/jongere met een hulpvraag. De ouder en/of jongere1 beheert het blogboek en nodigt de professionals (zorg, hulpverlening en onderwijs) uit. De kern van Blogboek is inmiddels ontwikkeld, in samenwerking met de gebruikers, en geschikt voor de ouders die nu al een behoorlijke mate van regie hebben over de zorgverlening aan hun kind. Het is de ambitie van het project om het blogboek met de ontwikkeling in de jeugdzorg mee te laten bewegen en het instrument daarmee geschikt te maken voor een zo groot mogelijke groep ouders, jongeren en de professionals die daarbij horen. Daarvoor is meer zicht nodig op de mogelijkheden van verschillende soorten cliëntgroepen en organisaties in de jeugdzorg. Er zijn binnen de regio vier ambulant werkers die cliënten begeleiden die met Blogboek werken of gaan werken. Pactum wil vooral onderzoeken/ ervaren óf en hoe Blogboek te gebruiken is in de communicatie met jongeren. Onderwijs In 2013 is de samenwerkingovereenkomst met de Onderwijsspecialisten rondom de samenwerking met Pactum in Ede vernieuwd. Insteek is om onderwijs en hulpverlening naast elkaar, ieder op zijn eigen vakgebied, intensief met elkaar samen te laten werken. In het voorjaar van 2013 is er een samenwerkingsovereenkomst ondertekend tussen ROC Rijn IJssel en Pactum voor een pilot “Steunpunt in de School”. Op drie locaties van Rijn IJssel in Arnhem zijn we gestart met de inzet van ambulant hulpverleners. Door een gekoppeld steunpunt van onderwijs en hulpverlening met geïntegreerde deskundigheden en procedures, kunnen we snel begeleiding inzetten voor leerlingen met 1

Vanaf 12 jaar kan een jongere in overleg met en toestemming van zijn/haar ouders een blogboek opzetten en beheren; vanaf 16 jaar kan een jongere dit volledig zelfstandig.


pagina 42 van 48

problemen en voor hun ouders. Hierdoor kan voortijdig schooluitval beter worden voorkomen. In 2014 wordt deze pilot geëvalueerd en bekeken of deze aanpak succesvol is en indien wenselijk verder kan worden uitgerold. Het contract rondom de samenwerking met Helicon (hbo) en Pactum is gecontinueerd vanwege positieve resultaten. Huisvesting In samenwerking met de woningbouwcoöperaties hebben we via Volkshuisvesting een pand gevonden dat nog beter geschikt is voor het aantal hulpverleningstrajecten in het Fasehuis Apeldoornseweg. Na enige aanpassingen, zal de verhuizing naar de Tedingstraat begin 2014 plaatsvinden. Personeel en opleiding De pedagogisch medewerkers hebben een verkorte versie van Signs of Safety gevolgd. Binnen het Leerhuis is een start gemaakt met deskundigheidsbevordering en aanpassing van de methodiek vanwege de gewijzigde samenstelling van team van pedagogisch medewerkers in combinatie met verzwaring van de doelgroep. De voorbereidingen om in Arnhem een groot ambulant team te vormen zijn in gang gezet. Dit zal in 2014 zijn beslag gaan vinden door middel van een gezamenlijke voordeur, zowel letterlijk als figuurlijk. We hebben afscheid genomen van een van onze leidinggevenden om onze overhead te verminderen. Er hebben gesprekken plaatsgevonden om de scheiding tussen hulpverlening en onderwijs binnen Pactum op de locatie Ede te vergroten. Dit heeft personele consequenties die in 2014 uitgevoerd gaan worden. 6.3.3 Regio Noord West Veluwe Realisatie van de basisteams in het Experiment Jeugdzorg Dichtbij In december 2013 is er een convenant ondertekend tussen de aanbieders van jeugd- en opvoedhulp, de ketenpartners en de gemeenten van de Regio Noord-Veluwe, waarbij de realisatie van de basisteams in het kader van Experiment Jeugdzorg Dichtbij gerealiseerd is. Met dit convenant worden afspraken gemaakt tussen de partners over bijvoorbeeld de inzet van het beschikbare personeel. Door afspraken vast te leggen, willen we slachtvaardiger te werk gaan in zowel de uivoering van, als de toegang tot ambulante jeugdhulp, daghulp, (weekend)pleegzorg, het vrijwillige deel BJZ en AMK. Hierbij is een goede koppeling aan bovenlokale dienstverlening en sturing belangrijk, evenals de inpassing van de ambulante dienstverlening van de jGGZ en de jLVB. Voor de ambulant hulpverleners betekent dit dat zij per 1 januari 2014 deel gaan uitmaken van de basisteams. De medewerkers binnen de basisteams worden middels een scholingsprogramma ondersteund. Het scholingsprogramma wordt mede verzorgd door de Hogeschool Windesheim in samenwerking met trainers van de zorgaanbieders. Dit alles onder de naam ‘Care Academy’. Onderwijszorgcentrum (OZC) Eind 2013 is er een plan gemaakt om het OZC in Nijkerk en het OZC in Harderwijk samen te voegen. Onderbezetting binnen de ambulante naschoolse dagbehandeling heeft hieraan ten grondslag gelegen. Door het samenvoegen van de twee teams is het mogelijk om flexibeler in te kunnen springen op ondersteuning binnen het onderwijs. Naast de naschoolse dagopvang is er ruimte gecreëerd om ook de ambulante taken breder op te


pagina 43 van 48

pakken. Een hulpverlener van het OZC is nauw verbonden aan een school in het voortgezet onderwijs in Elburg. Deze pilot zal in 2014 uitgebreid worden naar twee scholen in het voortgezet onderwijs in de regio. Een hulpverlener van het OZC participeert binnen het CJG van Nijkerk. BSO+ In 2013 heeft een inhoudelijke werkgroep de eerste contouren geschetst voor de BSO+, ofwel de Buitenschoolse Opvang Plus. Doel van de BSO+ is het opvullen van het gat tussen de dagbehandeling van Pactum (cure) en de reguliere opvang (care) met een buitenschoolse opvang waar kinderen met een ontwikkelingsstoornis en/of gedragsproblematiek in het “gewone leven” kunnen worden opgevangen. Hierbij is de eigen kracht van ouders en kinderen versterken en hen ondersteunen bij het hanteren en ontwikkelen daarvan uitgangspunt. In het eerste kwartaal van 2014 is de BSO+ operationeel. Pleegzorg In 2013 zijn de algemene voorwaarden Pleegzorg aangepast. De algemene voorwaarden regelen de afspraken tussen pleegouder(s) en Pactum. Hieronder vallen zowel afspraken over de werkwijze van Pactum, als over de inhoud, zoals eisen aan de kwaliteit van pleegouders en zorg. De nieuwe pleegoudercontracten zijn in het najaar van 2013 verstuurd naar alle pleegouders. Ook zijn alle formats die betrekking hebben op de pleegzorg geactualiseerd. Met name het item veiligheid heeft binnen de formats een prominentere plaats gekregen. Het digitaliseren van de pleegouderdossiers is afgerond. Samen met de collega-partners en met ondersteuning van de HAN, Praktikon en de Universiteit van Brussel heeft er een onderzoek plaatsgevonden naar breakdown binnen de pleegzorg. Doel van het onderzoek was om risicofactoren van breakdown in kaart te brengen, het benoemen van protectieve factoren voor continuïteit van pleegzorgplaatsingen en het doen van aanbevelingen om breakdown te verminderen. In 2014 zullen de aanbevelingen vanuit het onderzoek worde geïmplementeerd. Bijzondere aandacht zal dan uitgaan naar de implementatie van de oudermodule. Doel is het (nog) meer betrekken van de biologische ouder(s) bij een pleegzorgplaatsing. Observatiediagnostiek De observatiefunctie is in 2013 verder uitgebreid. De observatieruimte is aangepast, testmateriaal is vernieuwd. Hierdoor is het mogelijk gebleken om een antwoord te geven op de groeiende vraag naar observatiediagnostiek binnen de regio, zowel voor 12- als 12+ jongeren.

6.4

Strategische koers 2014 en verder

6.4.1 Sturen op mensen, middelen en structuur De transitie en transformatie vragen de komende jaren onze volle aandacht. Pactum heeft al de nodige stappen gezet ter voorbereiding. We verwachten de komende jaren volop dynamiek. Dit betekent dat we intern ook in beweging moeten blijven. Dit wordt bereikt door steeds de volgende vragen te stellen: ‘Hoe kan het beter?’, ‘Hoe kan het efficiënter?’ en ‘Hoe kan het meer samen?’. 6.4.2 Scenario’s Pactum ontwikkelt, in samenwerking met de CONRISQ Groep scenario’s voor de transitie.


pagina 44 van 48

6.4.3 Regionale transitiearrangementen Pactum heeft een ruime historie in de gemeenten in ons werkgebied. We zetten sterk in op samenwerking, overleg en lobby. We zijn in al onze werkregio’s actief betrokken bij de samenstelling van de regionale transitiearrangementen. We zijn er tevreden over dat drie van de zeven regio’s waar we aanwezig zijn, goed scoren in het voortgangsrapport van de Transitiecommissie. Veelal zijn intenties voor meerjarige overeenkomsten uitgesproken. Naar verwachting komt hierover medio 2014 duidelijkheid. 6.4.4 Middelen Er zijn geen budgetgaranties. Pactum moet flexibel kunnen op- en afschalen in hulpverlening en dus ook in mensen en middelen. De meicirculaire 2014 is van belang voor de financiële vooruitzichten. 6.4.5 Focus “een continu proces” Bij het dagelijks werk en het maken van beleidskeuzes, staan de volgende uitgangspunten altijd centraal: -

6.5

Aanwezig zijn in de buurt van kinderen en gezinnen; Oplossingsgericht sturen, begeleiden, coachen ; Toevoegen wat nodig is om regie daar te laten waar hij hoort of past; Onderscheid makend tussen ouderschap en opvoederschap in relatie tot veilig opgroeien; Hulp zo licht als kan en zo zwaar als nodig is; Kinderen wonen thuis en verblijven soms, zo tijdelijk mogelijk, even ergens anders; Een sluitende keten met partners is noodzakelijk, zowel aan de voorkant als aan de “achterkant” met GGZ, GJZ en LVG.

Financieel beleid

6.5.1 Hoofdlijnen financieel beleid De impact van de transitie zal ook op financieel vlak groot zijn. Ondanks dat op dit moment de budgetten nog niet helder zijn, weten we wel dat de transitie gepaard gaat met een krimp in de budgetten die worden overgeheveld naar gemeenten. Naast de door het Rijk doorgevoerde Rijkskortingen van 15% in drie jaar, zien wij dat gemeenten in hun plannen uitgaan van hogere kortingen. Aan een dergelijk krimpscenario zijn kosten verbonden, omdat een dergelijke krimp niet geheel is op te vangen door afbouw van de flexibele schil personeel en vastgoed. Op dit moment is niet duidelijk of sprake zal zijn van een vangnetregeling, waardoor het risico op hoge frictiekosten groot is. Het beleid van Pactum is om een financieel solide situatie te creëren, zodat wij een betrouwbare partner kunnen zijn voor de toekomstige stakeholders. Om de continuïteit zoveel mogelijk zeker te stellen is een financiële buffer noodzakelijk. Er wordt gestreefd naar een solvabiliteit van 25% (2013: 21%; 2012: 21%). 6.5.2 Beschrijving positie op balansdatum Omzet en resultaat De exploitatierekening 2013 sluit met een positief resultaat van € 598.255,-. Ten opzichte van 2012 is dat een vooruitgang van € 163.585,- (+37%). De totale opbrengsten zijn gestegen met ca. € 2.8 miljoen wat voornamelijk wordt veroorzaakt door de hogere inkoop van trajecten door provincie


pagina 45 van 48

Overijssel vanwege het hoofdaannemerschap van Pactum in deze provincie. Daarnaast hebben wij in 2013 de geleverde overproductie trajecten 2012, gefinancierd gekregen van provincie Overijssel. Dit heeft geleid tot een extra bate van € 740.000,-. De verhouding personele kosten ten opzichte van de opbrengsten is nagenoeg gelijk gebleven (ca. 65%) ten opzichte van 2012. Eind 2013 zijn met behulp van een externe deskundige, bedrijfswaardeberekeningen opgesteld ten aanzien van het vastgoed. Op basis van het meest realistische scenario op dit moment, is de terugverdienmogelijkheid van de boekwaarde van de activa beoordeeld. Hieruit is een impairment verlies op activa ad € 370.000,- gebleken welke in het resultaat over 2013 is verwerkt. Pactum heeft diverse toekomstscenario’s uitgewerkt om inzicht te verschaffen in de mogelijke financiële gevolgen van de transitie. Ondanks dat wij actief meewerken in de transformatie van de jeugdzorg, houden wij rekening met een forse krimp die zal leiden tot minder inkomsten. Voor de met de transformatie gepaard gaande innovatie/ombouw/frictiekosten is vanuit het resultaat 2013 een bestemmingsreserve transitie gevormd. De hoogte hiervan bedraagt ultimo 2013 € 678.098,-. Zorgproductie De zorgproductie in 2013 was over de gehele linie in overeenstemming met de gemaakte productieafspraken met onze stakeholders, met een lichte onderproductie op het aantal uitgestroomde trajecten ten opzichte van inkoop door provincie Overijssel. Ratio analyse In onderstaand overzicht zijn de indicatoren van de vermogens- en liquiditeitspositie opgenomen.

current ratio solvabiliteit (ev/tv) weerstandsvermogen netto-werkkapitaal

2013 1,30 21,15% 8,56% 1.485.768

2012 0,85 21,05% 7,37% -484.267

2011 0,52 16,60% 6,22% -2.141.226

Toelichting op de begrippen:  Current ratio: de mate waarin voldaan kan worden aan de kortlopende financiële verplichtingen. Dit is de verhouding tussen de vlottende activa (inclusief liquide middelen) en de kortlopende schulden.  Solvabiliteit: de mate waarin de organisatie in staat is om op langere termijn aan haar verplichtingen te voldoen. Berekening: omvang van het eigen vermogen in relatie tot het vreemd vermogen dan wel totale vermogen  Weerstandsvermogen: de mate waarin de lasten in een jaar opgevangen kunnen worden door het eigen vermogen.  Netto-werkkapitaal: vlottende activa (inclusief liquide middelen minus de kortlopende schulden). Aan deze ratio-analyse is te zien dat de liquiditeitspositie (current ratio en werkkapitaal) is gestegen. In relatie tot het totaal vermogen is de solvabiliteit (eigen vermogen/totaal vermogen) stabiel gebleven (21%), wat minder is dan de toekomstige streefnorm van 25%. 6.5.3 Toekomstverwachtingen


pagina 46 van 48

Voor 2014 is een positief resultaat van € 309.000,- begroot. De omzet zal naar verwachting op het niveau van 2013 liggen, waarbij wij streven naar een lagere verhouding van personele kosten/omzet. Pactum zal net als voorgaande jaren het beleid richten op het doelmatiger en flexibel organiseren van primaire en ondersteunende processen. Grote investeringen staan niet gepland voor 2014. Wel vinden er groot onderhoudswerkzaamheden plaats op het terrein (drie milieu voorziening) in Lochem. Op 18 februari 2014 heeft de Eerste Kamer de Jeugdwet aangenomen. De Jeugdwet, met invoeringsdatum 1 januari 2015, vervangt niet alleen de Wet op de jeugdzorg, maar ook de verschillende andere onderdelen van de jeugdzorg die nu nog vallen onder de Zorgverzekeringswet en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. De bestaande subsidierelatie tussen Pactum en haar huidige grootste financiers (Provincie Gelderland en Provincie Overijssel) zijn opgezegd per 1 januari 2015, de invoeringsdatum van de nieuwe Jeugdwet. In de tweede helft van 2013 hebben gemeenten, zorgaanbieders en Bureaus Jeugdzorg (BJZ’s) gewerkt aan het opstellen van regionale transitiearrangementen (RTA’s). Deze RTA’s beogen invulling te geven aan de wijze waarop de overgang van het oude jeugdstelsel naar het nieuwe jeugdstelsel per regio wordt vormgegeven. De Transitiecommissie Stelselherziening Jeugd (TSJ) heeft de regionale transitiearrangementen getoetst op de mogelijkheid tot het realiseren van zorgcontinuïteit, continuïteit van zorginfrastructuur en beperking van de frictiekosten. De TSJ concludeert in haar ‘Eindrapportage beoordeling transitiearrangementen’ van november 2013, dat de doelstellingen van de RTA’s (zorgcontinuïteit, behoud van zorginfrastructuur en beperking van de frictiekosten) niet zijn gehaald. De belangrijkste reden betreft de grote mate van onduidelijkheid over het macrobudget dat als randvoorwaarde dient voor het maken van regionale afspraken. In haar derde voortgangsrapportage, d.d. februari 2014, concludeert de TSJ dat met betrekking tot de voortgang van het decentralisatieproces op cruciale punten forse vertraging is opgetreden en dat, met de huidige aanpak en het huidige tempo, de transitie per 1 januari 2015 niet op verantwoorde wijze kan worden gerealiseerd. De overgang naar de gemeente betekent voor Pactum dat er thans nog geen volledige duidelijkheid bestaat omtrent haar positie en bekostiging van zorg in de periode na 1 januari 2015 en over de omvang en oplossing van de frictiekosten die samenhangen met de transitie en transformatie. De activiteiten van instellingen voor jeugd- en opvoedhulp zullen ook na 1 januari 2015 grotendeels blijven bestaan. Wel vragen gemeenten residentiële plekken af te bouwen en om participatie in de sociale wijkteams. Pactum werkt actief mee om de benodigde transformatie vorm te geven. Daarnaast zijn diverse toekomstscenario’s gemaakt om inzicht te verschaffen in de mogelijke financiële gevolgen van de transitie voor Pactum. We houden rekening met een daling van de inkomsten, gepaard gaande met ombouwen innovatiekosten. Voor een gedeelte van deze voorziene kosten hebben wij ten laste van het resultaat 2013 een bestemmingsreserve transitie gevormd. Daarnaast bestaat op dit moment nog onzekerheid over de toekomstige financiering van geleverde zorg. Mocht geen sprake zijn van voldoende bevoorschotting zoals dat op dit moment wel het geval is, dan heeft dat een enorme negatieve impact op de liquiditeitspositie. Voor het boekjaar 2014 heeft Pactum reeds een subsidie van haar huidige financiers toegezegd gekregen. Voor 2015 is een deel van de inkomsten gegarandeerd vanwege het recht op de continuïteit van zorg. Voor de nieuwe


pagina 47 van 48

instroom van cliënten in 2015 zijn echter nog geen contractafspraken met gemeenten gemaakt. Gezien onze huidige (maatschappelijke) positie in de markt hebben wij er desondanks alle vertrouwen in dat wij ook vanaf 1 januari 2015 ev. voldoende opdrachten gegund krijgen om de continuïteit van de organisatie en daarmee de te leveren hulpverlening te kunnen waarborgen.


pagina 48 van 48

Jaarverantwoording 2013 Maatschappelijk verslag Arnhem, april 2014

Recommend Documents