Jaarverantwoording SOVAK Maatschappelijk Verslag 2012

Jaarverantwoording SOVAK Maatschappelijk Verslag 2012

Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

1 van 25

Inhoudsopgave

Voorwoord............................................................................................................................. 3 1. Profiel van de organisatie ............................................................................................... 4 1.1. Missie, aanbod en werkgebied.................................................................................... 4 1.2. Juridische structuur..................................................................................................... 5 1.3 Interne organisatie, personele bezetting, vrijwilligers ................................................... 5 1.4. Belangrijke elementen van het gevoerde beleid.......................................................... 5 2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap........................................................................ 7 2.1 Samenstelling en honorering Raad van Bestuur .......................................................... 8 2.2 Samenstelling en honorering Raad van Toezicht ......................................................... 8 2.3 Werkwijze Raad van Toezicht ...................................................................................... 9 2.4 Medezeggenschap cliënten ........................................................................................11 2.5 Medezeggenschap medewerkers ...............................................................................13 3. Financiële informatie......................................................................................................15 4. Informatie over voornaamste risico’s en onzekerheden .............................................16 5. Informatie over financiële instrumenten.......................................................................18 6. Informatie over de toepassing van gedragscodes.......................................................18 7. Informatie over maatschappelijke aspecten van ondernemen....................................19 8. Informatie over onderzoek en ontwikkeling .................................................................19 9. Overige informatie..........................................................................................................20 9.1. Risicomanagement ....................................................................................................20 9.2. Kwaliteit en veiligheid.................................................................................................21 9.3. Informatievoorziening in- en extern ............................................................................23 9.4 Automatisering............................................................................................................23 10. De toekomst..................................................................................................................24


2 van 25

Voorwoord Het jaar 2012 was voor SOVAK een jaar vol uitdagende ambities. Ambities die voortkwamen uit ons eigen strategisch plan, maar ook ambities als antwoord op de ontwikkelingen om ons heen. Ontwikkelingen die door de overheid werden ingezet, maar ook voorwaarden die werden gesteld door het Zorgkantoor. In de Kaderbrief 2012 hebben we beschreven wat onze voornemens voor 2012 waren. Gelukkig is een groot deel van onze ambities voor 2012 gerealiseerd. Er zijn tal van ontwikkelingen geweest op zorginhoudelijk vlak, waardoor we nog beter dan voorheen een antwoord kunnen geven op de ondersteuningsvragen van onze cliënten. Daarnaast zijn de nodige vernieuwingen doorgevoerd in de bedrijfsvoering, zodat we efficiënter kunnen werken en de bedrijfsvoering op een hoger plan is gebracht. In dit jaarverslag leggen wij over al deze ontwikkelingen verantwoording af. Graag willen we iedereen die betrokken is bij SOVAK, de gelegenheid geven om kennis te nemen van waar we mee bezig zijn. Of het nu om cliënten, cliëntvertegenwoordigers of medewerkers gaat, of om het zorgkantoor, gemeentes of collega-zorgaanbieders. Naast een terugblik op 2012, bevat dit jaarverslag ook een korte vooruitblik op 2013 en de jaren daarna. Immers, de plannen die het Kabinet Rutte II in 2012 heeft opgenomen in het regeerakkoord zijn verstrekkend voor de zorg. Niet alleen wordt er fors bezuinigd op de langdurige zorg, maar ook zijn fundamentele wijzigingen in de organisatie van die zorg opgenomen. Met onze activiteiten in 2012 hebben we gedaan wat we ons hadden voorgenomen. Ik wil graag alle medewerkers en vrijwilligers bedanken voor hun bijdrage daaraan. Met hun dagelijkse inzet en betrokkenheid hebben zij kleur gebracht in het leven van onze cliënten! Heleen Griffioen Raad van Bestuur SOVAK


3 van 25

1. Profiel van de organisatie

1.1. Missie, aanbod en werkgebied SOVAK is een organisatie die zorg en ondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke beperking in de regio West Brabant en het land van Heusden en Altena. SOVAK is actief in de gemeentes Breda, Drimmelen, Etten-Leur, Moerdijk, Werkendam en Wijk en Aalburg. De missie van SOVAK is om maximaal bij te dragen aan de kwaliteit van bestaan van haar cliënten. Het is daarbij de cliënt zelf of diens vertegenwoordiger, die bepaalt wat kwaliteit van bestaan voor hem of haar is. Het streven is, dat onze cliënten het leven kunnen leiden dat zij willen leiden. Om uitvoering te geven aan deze missie richt SOVAK zich op cliënten van alle leeftijden en alle niveaus van functioneren. De diensten die SOVAK verleent zijn: verblijf, dagbesteding/werk, behandeling, naschoolse opvang, begeleid zelfstandig wonen en logeren. In onderstaande tabel zijn de kerngegevens van SOVAK opgenomen. Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal intramurale cliënten eind 2012 489 Aantal intramurale cliënten dagactiviteiten eind 2012 383 Aantal extramurale cliënten (incl. cliënten dagactiviteiten en 156 logeren) eind 2012 Aantal beschikbare plaatsen met indicatie AWBZ-verblijf eind 2012 511 Productie Aantal dagen intramurale zorg in 2012 178.746 Aantal dagdelen dagactiviteiten in 2012 (extramurale cliënten) 22.319 Aantal uren extramurale productie (excl. dagactiviteiten) in 2012 9.078 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst eind 2012 883 Aantal fte in 2012 583 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in 2012 (in euro’s) € 43.219.927


4 van 25

1.2. Juridische structuur De juridische structuur van SOVAK is een stichting. Sinds 1 maart 2012 wordt de stichting bestuurd door een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en adviseert de Raad van Bestuur.

1.3 Interne organisatie, personele bezetting, vrijwilligers SOVAK is een middelgrote organisatie met korte lijnen. Het uitgangspunt in de besturing is decentraal waar mogelijk en centraal waar nodig. Managers zorgen dienstverlening geven integraal leiding aan een afdeling waaronder één of meer woon- en/of werklocaties zijn ondergebracht. De afdelingen zijn ondergebracht in twee divisies die worden aangestuurd door twee divisiemanagers. Zij ondersteunen de middenkadermanagers en dragen zorg voor de coördinatie en het ontwikkelen van nieuw zorgbeleid. Zes ondersteunende diensten dragen zorg voor de facilitering op de overige deelgebieden. Op 31 december 2012 waren 883 medewerkers binnen SOVAK werkzaam, samen goed voor 583 fulltime eenheden. Ten opzichte van het jaar 2011 (958 medewerkers) is het aantal medewerkers gedaald. Het aantal fte is met 1 gestegen. De daling in het aantal medewerkers hangt samen met de stijging van het gemiddelde percentage dienstverband. Dit komt ook overeen met de geringere instroom van nieuwe medewerkers (6,7%) en een redelijke uitstroom van medewerkers (11,8%) gedurende het jaar 2012. Naast medewerkers hebben in 2012 ruim 500 vrijwilligers zich ingezet voor onze cliënten. Zij verrichten allerlei activiteiten: wandelen, winkelen, uitgaan, knutselen, vervoer en dergelijke. Hun inzet is voor onze cliënten en voor ons van onschatbare waarde.

1.4. Belangrijke elementen van het gevoerde beleid In 2012 waren speerpunten van het beleid: 1. Implementatie van zorgvisie. Belangrijkste doel was te zorgen dat de visie op alle lagen van de organisatie bekend is en basis zou zijn van ieders handelen. Wij hebben dit gedaan door middel van workshops/trainingen (teamgericht). Er kon uit drie varianten gekozen worden, afhankelijk van wat bij een team het beste past. Een groot deel van deze bijeenkomsten is daadwerkelijk uitgevoerd in 2012, in 2013 volgt de rest. Onder het thema “van beheersen naar begeleiden” zijn bijeenkomsten georganiseerd voor managers zorg en dienstverlening en gedragskundigen. Een ieder krijgt de opdracht om op de eigen woning / dagactiviteitencentrum dit verder in te vullen. 2. Kenniskringen. In 2011 zijn drie kenniskringen (zorg EMB-cliënten, zorg voor LVB-cliënten, Kind & Jeugd) ingesteld die elk een eindadvies hebben opgesteld. Alle aanbevelingen zijn beoordeeld, en voor zover mogelijk in 2012 uitgevoerd. Aanbevelingen gingen onder andere over: keuze voor specifieke behandelings-/ begeleidingsmethodiek, scholing medewerkers, uitbreiding zorgaanbod. In 2012 zijn drie nieuwe kenniskringen gestart; de Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

5 van 25

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

adviezen hiervan komen begin 2013, implementatie daarvan volgt in 2013. Aandachtsgebieden zijn: Ouderen, Autisme, zorg voor EVG-cliënten. Betrekken ouders en verwanten bij de zorgverlening. Ouders en verwanten worden actief betrokken bij het vaststellen van het behandelplan. Op elke woning en dagactiviteitencentrum worden jaarlijks ouderavonden en informele bijeenkomsten georganiseerd. Er zijn mogelijk nog meer manieren om ouders en verwanten actief te betrekken bij zorgverlening. Dit zal in 2013 nader ingevuld worden. Uitbreiding Extern Netwerk. In 2012 is fors geïnvesteerd in het werven van netwerkcoaches die als taak hebben: • in kaart brengen van behoefte van cliënten aan externe contacten (bedoeld: anders dan naaste familie) • op basis van deze behoeften cliënten helpen bij het uitbreiden van hun netwerk. Er zijn 12 netwerkcoaches aangesteld, zij zijn allen vrijwilligers. Van alle cliënten is de behoefte in kaart gebracht, er is geen enkele cliënt zonder netwerk. In 2013 zal het beleid gecontinueerd worden. Medio 2012 is een coördinator vrijwilligerswerk aangesteld. Deze heeft als taak het beleid rondom vrijwilligers uit te werken en uit te voeren. Resultaten daarvan zullen in 2013 zichtbaar zijn. Meer bewegen. In 2012 zijn drie verschillende beweegprogramma’s gemaakt, afgestemd op verschillende niveaus van beweegmogelijkheden en –wensen. Aandacht is vooral uitgegaan naar cliënten die ondersteuning / begeleiding nodig hebben om meer te bewegen. Er zijn diverse hulpmiddelen aangeschaft die op afdelingen gebruikt kunnen worden om samen bewegen leuker en gemakkelijker te maken. Terugdringen fysieke fixaties en afzondering. Een verbijzondering van het hierboven genoemde beleid “Van beheersen naar begeleiden” is het streven om het toepassen van elke vorm van fixeren of afzonderen te verminderen. Belangrijk daarbij is het ontwikkelen van alternatieven in gedrag: wat komt in de plaats van fixeren of afzonderen? Regie bij de cliënt houden is een belangrijk element hierbij. Op een aantal afdelingen zijn we gestart met het in kaart brengen van alle momenten waarop de regie bij de cliënt weggenomen wordt; deze momenten worden geanalyseerd en in teamverband wordt gezocht naar alternatieven om de regie bij de cliënt te houden; hiermee wordt een belangrijke bron van agressie-incidenten weggenomen. In 2013 wordt dit project voortgezet en uitgebreid. Ook is samenwerking met andere organisaties gezocht om kennis te delen. Door middel van aanvragen van second opinions (en opvolgen van de adviezen hierin) wordt maximaal gezocht naar alternatieven voor fysiek beperken. Cliënttevredenheid. In alle afdelingsjaarplannen was aandacht voor “verbeteren cliënttevredenheid”, uitgaande van de meting eind 2011. Veel voorkomende punten waren: schoonmaak, communicatie, persoonlijke verzorging, bezetting op de afdeling. De resultaten zijn eind 2012 gepresenteerd aan de voltallige Cliëntenraad. Medezeggenschap cliënten. In 2012 zijn structuur en samenstelling van de cliëntvertegenwoordiging veranderd. Voorheen was sprake van een Cliëntenraad noord, een Cliëntenraad zuid (die meestal samen vergaderden) en een Centrale Cliëntenraad als afvaardiging daarvan; sinds juni 2012 is sprake van één Cliëntenraad, met een dagelijks bestuur. Bestond de Cliëntenraad voorheen alleen uit vertegenwoordigers van cliënten, sinds juni 2012 is sprake van zowel cliënten als cliëntvertegenwoordigers als lid


6 van 25

van de cliëntenraad. Het huishoudelijk reglement en de samenwerkingsovereenkomst zijn begin 2013 aangepast. 10. Implementatie POS. In april 2011 was er voor alle cliënten een actueel Persoonlijk Ondersteuningsplan beschikbaar. De periode april 2011 – april 2012 is gebruikt om de kwaliteit van de ondersteuningsplannen te verbeteren. Hiertoe zijn de POS-plannen inhoudelijk gescreend en zijn de bevindingen gedeeld met managers en persoonlijk begeleiders. Daarnaast zijn de trainingen voor medewerkers voortgezet en hebben de ambassadeurs zich ingezet om hun kennis over het gebruik van POS te delen met collega’s. Medio 2012 is het POS bovendien aangepast aan de actualiteit. De implementatiegroep POS is opgeheven. Het onderhoud en de verdere ontwikkeling van het POS is overgedragen aan het divisiemanagement. 11. Seksualiteitsbeleving cliënten. In 2011 is een vernieuwd beleid Seksualiteit & Intimiteit vastgesteld, in 2012 vond nadere implementatie plaats. Op alle afdelingen is hier vorm aan gegeven, afgestemd op de specifieke situatie. Scholing van medewerkers en seksuele voorlichting aan cliënten waren belangrijke onderdelen. Inschakelen van een seksuoloog (in kader van individuele behandeling) vond waar nodig plaats. Het protocol “Handelen bij vermoeden van seksueel misbruik” is in de praktijk zeer bruikbaar gebleken. Naar aanleiding van de verplichte meldcode voor hulpverleners is een protocol voor melden van (vermoeden van) huiselijk geweld en (kinder-) mishandeling vastgesteld. In 2013 zal het beleid geëvalueerd worden; op basis daarvan zullen eventuele vervolgstappen bepaald worden. 12. Voeding op de Kaart. In 2012 is hard gewerkt aan de implementatie van in 2011 vastgesteld beleid. Er zijn richtlijnen ontwikkeld met betrekking tot gezonde voeding, deze zijn in de vorm van een map verspreid over alle afdelingen. Alle bij de voeding betrokken medewerkers zijn geschoold. Eind 2012 is gestart met afdelingsbezoeken, door de diëtiste; hierbij zal op elke afdeling getoetst worden of conform de richtlijnen gewerkt wordt. Deze bezoeken worden in 2013 voortgezet. Medio 2013 volgt een evaluatie. 13. Intake en plaatsingsbeleid. In 2012 is de werkwijze met betrekking tot het indiceren voor een bepaalde woning, en vervolgens plaatsing, aangescherpt. Belangrijkste doel was: een snellere en cliëntvriendelijker procedure, efficiëntere inzet van uren en een meer consistente en consequente wijze van indiceren. Dit heeft geresulteerd in een “Plaatsings Advies Team” dat in oktober 2012 gestart is. In 2013 zal getoetst worden of de doelen behaald zijn.

2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap Tot 1 maart 2012 werd SOVAK bestuurd door een tweehoofdige Raad van Bestuur. Vanaf 1 maart 2012 heeft SOVAK een eenhoofdige Raad van Bestuur. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de organisatie. De bestuurder is verantwoordelijk voor de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van SOVAK, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. Tevens is de bestuurder verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de geboden zorg en ondersteuning. De bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van Raad van Toezicht en Raad van Bestuur liggen vast in de statuten. Voor het functioneren van de Raad van Bestuur is daarnaast het Reglement Raad van Bestuur van belang en voor de Raad van Toezicht het Reglement Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

7 van 25

Raad van Toezicht. Zowel de statuten als de beide reglementen zijn in 2012 aangepast aan de nieuwe situatie. Bij het functioneren van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht is de Zorgbrede Governancecode 2010 het uitgangspunt.

2.1 Samenstelling en honorering Raad van Bestuur Op 31 december 2012 was mevrouw drs. H.P. Griffioen de bestuurder van SOVAK. In die hoedanigheid is zij verantwoordelijk voor alle portefeuilles. In onderstaande tabel zijn haar gegevens opgenomen. Naam Mevrouw drs. H.P. Griffioen

Bestuursfunctie Raad van Bestuur

Nevenfuncties Lid Raad van Advies People4Change Vicevoorzitter Raad van Toezicht William Schrikker Groep Amsterdam Voorzitter Adviescommissie Arbeidsvoorwaarden VGN Lid Raad van Toezicht Transvorm

De bezoldiging van mevrouw drs. H.P. Griffioen is geregeld conform de Beloningscode Bestuurders in de Zorg 2010. De honorering is passend binnen de kaders van de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT).

2.2 Samenstelling en honorering Raad van Toezicht De samenstelling van de Raad van Toezicht is in 2012 gewijzigd door het vertrek van de heren A. Roobol en ds. A.M. Los met ingang van 25 april 2012. In hun opvolging is voorzien door het aantreden van de heren G. Bioch (per 8 februari 2012) en J-G. Heetderks (per 25 april 2012). Aan het einde van de vergadering van 25 april 2012 heeft de heer A. Roobol de voorzittershamer symbolisch overgedragen aan zijn opvolger, de heer P.C.J. de Rooij, RA. Conform de Governancecode heeft de werving van de nieuwe toezichthouders openbaar plaats gevonden, door de vacatures bekend te maken op de website van SOVAK. Naam De heer A. Roobol

Functie Hoofd- en nevenfuncties Voorzitter tot en met Directeur detailhandelwinkels 25 april 2012 Lid wijkraad PKN Breda West Bestuurslid Stichting Grote Kerk te Breda Bestuurslid Scholengemeenschap de Nassau te Breda De heer P.C.J. de Rooij, Voorzitter vanaf 25 Manager Control Rabobank Tilburg RA april 2012 e.o De heer mr. L. Verheijen Vicevoorzitter Manager Belastingsdienst Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

8 van 25

De heer C.A.G. Bioch

Lid vanaf 8 februari Directeur Westpoort Vastgoed BV 2012 Mevrouw A.H.J. Cloin- Lid Geen Kuijpers Bestuurslid Kruisvereniging g West-Brabant, afdeling Klundert Mevrouw A.A.J. Habets Lid op voordracht Directeur Zorg Van Neynselgroep te MHA Cliëntenraad ’s Hertogenbosch De heer ds. J-G. Lid vanaf 25 april Woordvoerder Protestantse Kerken Heetderks 2012 Nederland Voorzitter van de kerkenraad van de Protestantse Gemeente Oosterhout President van het Europese gebied van de World Communion of Reformed Churches en lid van Het Executief Comité van de World Communion of Reformed Churches Lid van de Raad van de Communion of Protestant Churches in Europe De heer ds. A. M. Los Lid tot en met 25 april Predikant Amphia ziekenhuis 2012 De heer I.A.M. Nolet Lid Huisarts Zundert Bestuurslid Stichting Vrienden van het Amphia De Raad van Toezicht was in 2012 integraal verantwoordelijk voor het toezicht; er was geen onderverdeling in commissies. De leden van de Raad van Toezicht worden gehonoreerd conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders in de Zorg.

2.3 Werkwijze Raad van Toezicht In 2012 heeft de Raad van Toezicht zeven maal vergaderd in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. Elke vergadering is geëindigd met een interne evaluatie (buiten aanwezigheid van de bestuurder) en wanneer gewenst zijn de daaruit voortkomende punten toegevoegd aan de notulen van de vergadering. Naast de zeven reguliere vergaderingen heeft de Raad van Toezicht op 28 maart een intern overleg gehad waarin zowel het functioneren van de individuele leden als van de totale raad uitgebreid aan de orde geweest. Niet alleen is er teruggekeken, maar ook is er langdurig gesproken over de uitdagingen die er liggen voor de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. In oktober 2012 hebben de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur onder leiding van prof. dr. P.L. Meurs een werkconferentie gehouden over de governance. Tijdens deze werkconferentie is onder leiding van Mw. Meurs het functioneren van de Raad van Toezicht getoetst. Hierbij stond ondermeer de vraag “hoe verzekert de Raad van Toezicht zich ervan Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

9 van 25

dat de Raad van Bestuur adequaat zorg draagt voor kwaliteit en veiligheid van zorg” centraal. Daarnaast is van gedachten gewisseld over de toekomstige vormgeving van de governance binnen SOVAK. Dit heeft geleid tot een aantal nieuwe afspraken: • Instellen van een auditcommissie met ingang van 2013. De heren G. Bioch (voorzitter) en L. Verheijen vormen de auditcommissie. In de auditcommissie worden onderwerpen op het gebied van financieel beleid en vastgoedbeleid besproken. De stukken en het verslag van de vergaderingen van auditcommissie staan op de agenda van de Raad van Toezicht, zodat de complete Raad van Toezicht zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van deze onderwerpen kan blijven dragen. • Geen aparte commissie voor toezicht op kwaliteit van zorg; het toezicht op kwaliteit berust bij de complete Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur heeft een notitie opgesteld, waarin is beschreven op welke wijze zij stuurt op de kwaliteit van zorg. Op basis van deze notitie zijn afspraken gemaakt omtrent de door de Raad van Bestuur aan te leveren stukken op het gebied van kwaliteit. Daarnaast zullen alle leden van de Raad van Toezicht jaarlijks een werkbezoek brengen aan een aantal SOVAK-locaties. • Instellen remuneratiecommissie, bestaande uit de voorzitter Raad van Toezicht en één van de leden (wisselend per cyclus). De remuneratiecommissie houdt zich bezig met de beoordeling/voortgang en bezoldiging van de Raad van Bestuur en de bezoldiging Raad van Toezicht. • Beoordeling Raad van Bestuur vindt plaats aan de hand van een jaarlijks op te stellen beoordelingskader, waarop de bestuurder een zelfevaluatie uitvoert. Daarnaast wordt eenmaal in de twee jaar een 360 graden feedback beoordeling opgesteld. • De jaarlijkse evaluatie van de Raad van Toezicht vindt plaats op basis van een vaste structuur. Eenmaal in de drie jaar zal de evaluatie door een extern deskundige worden begeleid. In de reguliere vergadering van de Raad van Toezicht zijn ondermeer de volgende onderwerpen aan de orde geweest: • Accountantsverslag, jaarrekening en jaardocument 2011 (goedgekeurd). • Kaderbrief en begroting 2013 (goedgekeurd). • Kwartaalrapportages 2012. • Risicoprofiel SOVAK. • Aanpassing topstructuur, inclusief aanpassing van statuten en reglementen. • Cliënttevredenheidsonderzoek. • Aanpassing in de cliëntmedezeggenschap. • Zorginhoudelijk beleid (methodisch werken kind en jeugd; medische zorg; meer bewegen; voorkoming seksueel misbruik) • Stand van zaken kwaliteitskader en HKZ-rapportage audit 2012. • Auditplan 2012 kwaliteit en controleplan AO/IC. • Invoering NHC in relatie tot zorgstrategie. • Vastgoedstrategie. • Strategische samenwerking met S&L Zorg en SDW. • Politieke ontwikkelingen (lente-akkoord, regeerakkoord). In februari 2012 heeft de Raad van Toezicht met de Centrale Cliëntenraad gesproken over de algemene gang van zaken binnen SOVAK. In deze bijeenkomst is tevens, op verzoek van Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

10 van 25

de Cliëntenraad, uitgebreid stil gestaan bij het project Methodisch werken met kinderen en jeugd. In maart 2012 heeft de vernieuwde Ondernemingsraad zich gepresenteerd aan de Raad van Toezicht. Ook hebben de beide raden in deze vergadering stil gestaan bij de ontwikkelingen in de Raad van Bestuur. De overlegvergadering van 9 oktober is bijgewoond door twee leden van de Raad van Toezicht. In de vergadering van april 2012 heeft de Raad van Toezicht gesproken met de extern accountant over het accountantsverslag 2011 en de jaarrekening 2011/jaardocument 2011. De Raad van Toezicht heeft de jaarrekening en het jaardocument vervolgens goedgekeurd, waarmee aan de Raad van Bestuur decharge is verleend voor het in het jaar 2011 gevoerde beleid. In de junivergadering is in de Raad van Toezicht, in aanwezigheid van het managementteam, uitvoerig gesproken over de invoering van de Normatieve Huisvestings Component (NHC) voor het vastgoed en de betekenis daarvan voor de zorgstrategie. De beoordeling van de Raad van Bestuur heeft in maart 2012 plaats gevonden, door de toenmalige voorzitter en de komende voorzitter. Met het aantreden van de nieuwe voorzitter Raad van Toezicht is een periodiek overleg tussen de voorzitter Raad van Toezicht en Raad van Bestuur geïntroduceerd. Dit overleg vindt gemiddeld zes keer per jaar plaats. Tijdens dit overleg wordt de algemene voortgang besproken. De voorzitter van de Raad van Toezicht rapporteert de volledige Raad van Toezicht over deze gesprekken. In 2012 hebben alle leden van de Raad van Toezicht een werkbezoek gebracht aan enkele locaties van SOVAK. Zij zijn hierbij door ofwel de leidinggevende ofwel medewerkers van de locatie geïnformeerd over het reilen en zeilen op de locatie. Daarnaast hebben vier leden van de Raad van Toezicht de eindejaarsbijeenkomst van SOVAK bijgewoond.

2.4 Medezeggenschap cliënten Het jaar 2012 was voor de medezeggenschap cliënten een belangrijk jaar. Voorheen kende SOVAK twee divisie-cliëntenraden, die overleg voerden met respectievelijk de Divisiemanager Noord en de Divisiemanager Zuid. Vanuit de twee divisie cliëntenraden werd de Centrale Cliëntenraad samengesteld, die het formele overleg met de Raad van Bestuur voerde. Deze cliëntenraden bestonden geheel uit cliëntvertegenwoordigers. In 2011 is een pilot gestart, waarin is onderzocht op welke wijze medezeggenschap door de cliënten zelf zou kunnen worden vormgegeven. Dit heeft per 1 juni 2012 geleid tot een andere inrichting van de cliëntmedezeggenschap. De beide divisie cliëntenraden zijn opgeheven. Er bestaat nu nog maar één Cliëntenraad, waarin zowel cliënten als cliëntvertegenwoordigers zitting hebben. Deze Cliëntenraad voert het overleg met de Raad van Bestuur. De samenwerkingsovereenkomst tussen Raad van Bestuur en Cliëntenraad en het huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad zijn op de nieuwe situatie aangepast. Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

11 van 25

Om de cliëntmedezeggenschap in de nieuwe structuur goed te begeleiden, is de keuze gemaakt om voorlopig te werken met een onafhankelijk voorzitter. De heer A. van den Munckhof heeft in december 2012 afscheid genomen als voorzitter, de heer P. Panis is hem als voorzitter opgevolgd. In 2012 hebben in totaal 7 vergaderingen plaats gevonden met de Raad van Bestuur Naast de wijzigingen in de organisatie van de Cliëntenraad zijn in 2012 de volgende onderwerpen met de Raad van Bestuur besproken: • De resultaten van het Cliënttevredenheidsonderzoek 2011 (januari 2012) en de verbeteringen die zijn gerealiseerd (november 2012). • De resultaten van het Medewerkerstevredenheidsonderzoek 2011. • Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. • Voortgang van het project Voeding op de kaart. • Besluit naar aanleiding van adviezen kenniskringen. • Doelgroepenbeleid. • Visie op dagbesteding. • Sluitingsdagen dagbesteding en alternatieve dagbesteding. • Instellen medicatiecommissie. • Invoering Persoonlijk Ondersteuningsplan 2e fase. • Evaluatie project Verlengde arm. • Tarieven aanvullende diensten, inclusief de waskosten. • Ontwikkelingen met betrekking tot de tandartstarieven. • Openingstijden zwembad Terheijden. • Kwartaalrapportages. • Stand van zaken vastgoedontwikkeling. • Kaderbrief 2013. Op de volgende onderwerpen heeft de Cliëntenraad advies, c.q. verzwaard advies uitgebracht: • Jaarrekening 2011 (positief advies 4 mei 2012). • Wijziging in de topstructuur (positief advies 28 maart 2012). • Terugdringen medicatiefouten (positief verzwaard advies 2 augustus 2012). • Onderzoek naar het al dan niet therapeutisch mee eten door de begeleiding (verzwaard advies uitgebracht op 12 november 2012; positief advies met een aantal aanbevelingen). • Begroting 2013 (positief advies op 12 december 2012). • Plan van aanpak sluiting logeerhuis (positief advies 17 december 2012). • Procedure aanmelding, intake en plaatsing (positief advies 17 december 2012). Eind 2012 zijn nog twee adviesaanvragen bij de Cliëntenraad in behandeling. Het betreft een wijzigingsvoorstel voor het beheer van cliëntgelden en een wijzigingsvoorstel voor de regeling cliëntbestedingsrekeningen. Op 8 februari 2012 heeft de Cliëntenraad een bijeenkomst gehad met de Raad van Toezicht. Tijdens deze bijeenkomst werd op verzoek van de Cliëntenraad het methodisch werken op de kinderen jeugdgroep besproken.


12 van 25

In 2012 zijn binnen SOVAK drie belangrijke projecten uitgevoerd: Preventie door meer bewegen, Vergroten extern netwerk en Domotica. De Cliëntenraad heeft deze initiatieven van harte ondersteund. In elk van de drie projectgroepen was een lid van de Cliëntenraad als vertegenwoordiger opgenomen. Ook de aanvraag voor een verlenging van het domoticaproject in 2013 heeft de Cliëntenraad ondersteund. Er zijn in 2012 drie informatieavonden georganiseerd één voor cliënten en twee voor cliëntvertegenwoordigers. De Cliëntenraad heeft zich hier voorgesteld en verteld over het werk van de Cliëntenraad. Daarnaast is een aantal inhoudelijke thema’s behandeld. De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen wordt hiermede ingevuld.

2.5 Medezeggenschap medewerkers SOVAK heeft een ondernemingsraad, bestaande uit 13 leden. De OR wordt ondersteund door een Ambtelijk Secretaris. In 2012 waren er diverse tussentijdse wisselingen in de bezetting van de OR, de vacatures konden echter snel weer ingevuld worden. Wettelijke bevoegdheden Uitgangspunt voor de rechten en bevoegdheden van de ondernemingsraad is de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Daarnaast zijn in de CAO Gehandicaptenzorg (artikel 13) extra bevoegdheden voor de OR opgenomen. De kerntaken van de OR zijn: vertegenwoordiging van de medewerkers, invloed uitoefenen op beleid, toetsen van beleid, initiëren tot nieuw beleid. Vergadermomenten De OR vergadert wekelijks op dinsdagmiddag op het centraal kantoor in Terheijden. In 2012 waren er zes Overlegvergaderingen tussen Raad van Bestuur en OR. Naast de leden van de OR, de voorzitter van de Raad van Bestuur en de Ambtelijk Secretaris neemt ook het hoofd P&O aan dit overleg deel. Twee leden van de Raad van Toezicht hebben in oktober als toehoorder een Overlegvergadering van Raad van Bestuur en OR bijgewoond. Daarnaast is er in maart een overleg geweest van de OR met de Raad van Toezicht, waarbij ook de Raad van Bestuur aanwezig was. De OR is in 2012 tien keer bijeen geweest in een officiële OR-vergadering, naast zijn commissievergaderingen.


13 van 25

Cursus OR De OR is in oktober twee dagen op cursus geweest. Een dagdeel werd bijgewoond door de Raad van Bestuur en het hoofd P&O, waarbij een presentatie werd gegeven van het P&Obeleid voor de komende jaren. OR en achterban De OR heeft in 2012 veel aandacht besteed aan het verstevigen van de contacten met de achterban. De OR presenteerde zich tijdens de Best Practice Dag in maart. Het netwerk van contactpersonen is uitgebreid. Door middel van deze contactpersonen kan de OR zich snel laten informeren over de mening van de medewerkers over specifieke onderwerpen. In oktober heeft de OR via dit netwerk een onderzoek naar werkdruk gedaan. Verder is er een structureel overleg opgestart van de OR met een (wisselende) afvaardiging van de managers zorgen dienstverlening. OR extern De OR neemt met een afvaardiging deel aan het regionaal overleg van ondernemingsraden in de gehandicaptenzorg in Midden- en West-Brabant. Dit overleg vindt twee maal per jaar plaats en wordt bij toerbeurt door de deelnemende ondernemingsraden georganiseerd. Verder neemt een afvaardiging van de OR deel aan het project Overstag, een initiatief van de Stichting Arbeidsmarkt Gehandicaptenzorg (StAG), over duurzame inzetbaarheid in de gehandicaptenzorg. In 2012 zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: Adviesaanvragen: • Wijziging topstructuur. • Gewijzigd reglement Raad van Bestuur. • Intern klanttevredenheidsonderzoek. • Aankoop grond Eikenlaan Sleeuwijk. • Plan van aanpak sluiting logeerhuis. Op alle aanvragen werd positief geadviseerd. Instemmingaanvragen: • Regeling vertrouwenspersoon en klachtenregeling: In vervolg op het initiatief van de OR in 2011 om een vertrouwenspersoon aan te stellen, is in 2012 een regeling vertrouwenspersoon opgesteld en opgenomen in de klachtenregeling voor medewerkers. De OR heeft ingestemd met deze regeling. De OR is ook betrokken geweest bij de keuze en aanstelling van de vertrouwenspersoon. • Beleid begeleiding bij de maaltijd: De OR heeft niet ingestemd met het gewijzigde beleid Begeleiding bij de maaltijd. De OR is van mening dat, bij het door de werkgever verplicht mee-eten met cliënten, niet van de medewerker mag worden verlangd dat hiervoor een vergoeding wordt betaald. De medewerker heeft hierin immers geen eigen keuze. • Verder heeft de OR ingestemd met: • Ondersteuning begeleiders bovenreguliere zorg Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

14 van 25

• • • • • •

Wijziging BHV-beleid. Richtlijnen social media. Opleidingsjaarplan 2013 Aanpassing consultatiedienst gedragskundigen. Arbojaarplan 2013. Onderdelen werkkostenregeling 2013.

Overige besproken onderwerpen en informatie: • Evaluatie verlengde arm constructie. • Jaardocument 2011 (maatschappelijk verslag en jaarrekening). • Notitie samenwerking met S&L-zorg en SDW. • Kaderbrief 2013. • Evaluatie invoering jaarurensystematiek. • Begroting 2013. • Bezuinigingsmaatregelen 2013. • Aanpassing vergoeding woon-werkverkeer n.a.v. begroting 2013.

3. Financiële informatie Het jaar 2012 wordt gekenmerkt door diverse veranderingen. De tarieven werden structureel verhoogd met de intensiveringsmiddelen. Dit betekende ruimte voor extra opleidingen, investeringen in middelen om het proces te optimaliseren en geen noodzaak om personele inzet te verlagen. Reeds vroeg in het jaar werd duidelijk dat de toegezegde middelen niet structureel waren, in tegenstelling tot eerdere toezeggingen. Dit heeft ertoe geleid dat met het zorgkantoor de afspraak is gemaakt dat een deel van de middelen toegezegd voor 2012 in latere jaren aangewend kan worden, zodat reeds gestarte plannen afgerond kunnen worden. Het is niet noodzakelijk om alle voor 2012 geplande zaken voor de intensiveringsmiddelen uit te voeren. Gedurende 2012 werd het regeerakkoord bekend. Dat heeft ertoe geleid dat de (financiële) toekomst van de gehandicaptenzorg er anders uitziet. Meer hierover in hoofdstuk 4 punt A. Financieel sluit SOVAK het jaar 2012 af met een resultaat van 1,9M€. Vanwege het niet volledig besteden van de intensiveringsmiddelen, hogere productie en enkele eenmalige posten is dit hoger dan begroot en ook hoger dan voorgaande jaren. De verwachting is dat het resultaat in 2013 substantieel lager uit zal vallen. Met name door de hogere tarieven vanwege de intensiveringsmiddelen, alsmede door een licht hogere productie is een forse omzetgroei van 39,4M€ naar 43,2M€ gerealiseerd in 2012. Aangezien de kosten minder snel gestegen zijn, stijgt het resultaat van 0,4M€ naar 1,9M€. Dit resulteert in de volgende ratio’s:


15 van 25

Ratio’s Resultaatratio

2012 4,50%

2011 1,0%

Solvabiliteit EV / balanstotaal EV/ totaal opbrengsten

53,4% 52,2%

52,5% 52,3%

Gedurende het jaar zijn de liquide middelen fors toegenomen, met 3,3M€. Naar verwachting is er ook de komende jaren geen aanvullende lange termijnfinanciering nodig voor de reguliere bedrijfsvoering. Wanneer echter in de toekomst forse investeringen gedaan worden in bijvoorbeeld nieuwbouw dan zou die behoefte wel kunnen ontstaan.

4. Informatie over voornaamste risico’s en onzekerheden Binnen SOVAK zijn de onderstaande risico’s en onzekerheden op dit moment van belang. Punt Onderdeel A. Strategie


Toelichting Wat betreft de strategie zijn er met name grote risico’s en onzekerheden in de politieke besluitvorming. Het is noodzakelijk om de langdurende zorg, die in de afgelopen jaren steeds in volume is toegenomen, betaalbaar te houden. Om die reden hebben het vorige en het nieuwe kabinet in 2012 een aantal maatregelen aangekondigd, die voor SOVAK zeer ingrijpend kunnen zijn: • Overheveling van de extramurale zorg van de AWBZ naar de WMO; • Extramuralisering van zzp 1 en zzp2; vanaf 2013 worden deze zzp’s niet meer geïndiceerd. Mensen met een dergelijke zorgvraag gaan zelf ergens een woning huren en doen voor zorg een beroep op de WMO; • Extramuralisering van zzp3 (2015) en zzp4 (2016); ook hier zullen nieuwe cliënten zelfstandig een woning huren en voor zorg een beroep doen op de WMO. Overigens is deze maatregel op dit moment nog volop in discussie. • Het omvormen van de AWBZ (verzekerd recht) naar een landelijke voorziening, waarbij ook de uitvoering op landelijk niveau wordt belegd. Met deze maatregel is er voor de zorgkantoren geen rol meer weggelegd in de langdurige zorg. Ook deze maatregel staat ter discussie. • Bezuinigingen van 4% op het budget dat beschikbaar is voor de landelijke voorziening. 16 van 25

•

•

B.

Operationeel

C.

Financieel

D.

Financiële verslaggeving


Invoering van de Participatiewet, die eisen stelt aan het aanstellen van medewerkers met een arbeidsbeperking. Deze wet biedt enerzijds hele mooie kansen voor onze cliënten, maar stelt SOVAK als werkgever ook voor de taak om meer mensen met een arbeidsbeperking aan te stellen. SOVAK heeft van oudsher een goede marktpositie in de zwaardere zzp’s. In dit domein (ook wel genoemd de kern AWBZ) zal naar verwachting door de overheidsmaatregelen de concurrentie toenemen.

Gegeven de forse onzekerheden die bovenstaande maatregelen met zich meebrengen is in januari 2013 een werkconferentie belegd voor de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en het Managementteam. Tijdens deze werkconferentie is een impactanalyse besproken en op basis daarvan een nieuwe strategische agenda opgesteld. Deze zal in de loop van 2013 verder worden uitgewerkt. De druk op de financiering maakt dat de werkdruk bij medewerkers op afdelingen groter wordt, met het risico van overbelasting / hoger ziekteverzuim als gevolg. SOVAK zet intervisie, scholing, individuele coaching en begeleiding in om medewerkers maximaal te ondersteunen. Ook wordt actief gezocht naar manieren om efficiency van de zorg te verbeteren. Duurzame inzetbaarheid van medewerkers, interne flexibiliteit en mobiliteit zijn belangrijk; in 2013 zal hier specifieke aandacht aan gegeven worden. Risico’s op financieel gebied liggen grotendeels in het verlengde van de strategische risico’s, zoals besproken onder punt A. Daarnaast resulteert de verlaging van de prijzen voor 2013 in een krappere begroting voor alle afdelingen. Nog belangrijker dan in het verleden is een goede monitoring van de realisatie. Hiervoor wordt gedurende 2013 een management informatie systeem geïmplementeerd, waardoor de financiële ontwikkelingen op de afdelingen sneller en meer in detail te volgen zijn. Een gevolg van de strategische risico’s is dat met name de terugverdienmogelijkheden voor het geactiveerde vastgoed in de toekomst niet voldoende zijn. Om die risico’s in kaart te brengen is een berekening gemaakt, waarbij ook de gevoeligheid van 17 van 25

E.

Wet- en regelgeving

de aannames is getoetst. Dit geeft op dit moment geen aanleiding om de waarde van de activa te verlagen. De transitie van de begeleiding uit de AWBZ naar de WMO heeft zeker gevolgen voor SOVAK. Het is momenteel nog onduidelijk hoe gemeenten dit precies gaan oppakken. SOVAK bereidt zich in ieder geval voor door in gesprek te gaan met de diverse gemeenten in haar werkgebied. Op het moment van schrijven van dit directieverslag is nog onduidelijk welke kabinetsmaatregelen genomen gaan worden in het kader van extramuraliseren van ZZP’s. Afhankelijk van de maatregelen zijn de gevolgen voor SOVAK meer of minder groot. SOVAK bereidt zich in ieder geval voor door een aantal scenario’s uit te werken en plannen te maken voor de toekomst.

5. Informatie over financiële instrumenten SOVAK heeft een deel van de liquide middelen op twee spaarrekeningen van de Rabobank staan. Het is ten alle tijden mogelijk om deze middelen aan te wenden. Op basis van de liquiditeitsprognose worden middelen verdeeld tussen de twee spaarrekeningen, om de renteopbrengsten te optimaliseren. SOVAK maakt geen gebruik van andere financiële instrumenten.

6. Informatie over de toepassing van gedragscodes SOVAK hanteert de Zorgbrede Governancecode 2010 als uitgangspunt voor bestuur en toezicht. Informatie over de naleving ervan is te vinden in hoofdstuk 2 . Voor wat betreft de honorering van de Raad van Bestuur vormt de Beloningscode Bestuurders in de Zorg het uitgangspunt. Voor wat betreft de honorering van de Raad van Toezicht is de Beloningsrichtlijn van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ) het uitgangspunt. Informatie over de naleving van de honoreringscodes is te vinden in de jaarrekening 2012. Daarnaast heeft SOVAK een eigen gedragscode voor medewerkers en vrijwilligers. In deze gedragscode is vastgelegd op welke wijze medewerkers/vrijwilligers zich dienen te gedragen tegenover cliënten/cliëntvertegenwoordigers en tegenover SOVAK als organisatie. Elke medewerker/vrijwilliger krijgt deze gedragscode bij aantreden en tekent ervoor dat hij/zij zich aan de gedragscode zal houden. Sinds het derde kwartaal 2012 heeft SOVAK naast een vertrouwenspersoon voor cliënten ook een vertrouwenspersoon voor medewerkers. Elke medewerker kan bij deze vertrouwenspersoon terecht met alle vormen van onvrede, klachten of problemen. Tegelijk met het aanstellen van de vertrouwenspersoon voor medewerkers is ook een klokkenluidersregeling van kracht geworden. Deze regeling voorziet in de mogelijkheid om bij Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

18 van 25

het vermoeden van een misstand binnen SOVAK daar op gepaste en veilige wijze melding van te doen.

7. Informatie over maatschappelijke aspecten van ondernemen Milieu SOVAK vindt dat zij, als semipublieke organisatie, een verantwoordelijkheid heeft in de zorg voor de omgeving. Om die reden zijn de volgende keuzes gemaakt ten aanzien van een milieuvriendelijke bedrijfsvoering: • Sinds enkele jaren verzorgt SOVAK de afvalverwijdering middels gescheiden afvalstromen te weten, papier, GFT, klein-chemisch afval, glas, plastic, inco-materialen en restafval. Verder is sprake van vetvangputten bij productiematige keukenwerkzaamheden binnen de DAC's; • Bij vervanging of vernieuwing van lichtbronnen wordt geïnvesteerd in energiezuinige voorzieningen (LED-verlichting of spaarlampen); • Bij aankoop van investeringsgoederen (witgoed) wordt minimaal energieklasse A aangehouden; • Bij vervanging/vernieuwing van gebouwgebonden installaties is de energieklasse een selectiecriterium (HR-ketel, warmteterugwin (WTW)-units. • In 2013 wordt gestart met de integrale aanpak van energiemanagement. De eerste stap is het opstellen van een routekaart waarin de besparingsmogelijkheden zijn geïnventariseerd. • Bij de leverancierselectie wordt gelet op de bijdrage die wordt geleverd aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (bv duurzaamheid van materialen of wagenpark op aardgas). • Inkoop van milieuverantwoorde schoonmaakproducten (geen/geringe milieubelasting). Sociale aspecten SOVAK is in 2012 gaan deelnemen aan een landelijk project van de VGN in het kader van duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Binnen SOVAK is reeds in kaart gebracht dat door het verhogen van de inzetbaarheid van de medewerker de korte danwel langdurige of zelfs blijvende uitval van de medewerker verminderd kan worden. In 2013 zal er een plan gepresenteerd worden op welke wijze er binnen SOVAK vorm gegeven zal worden aan het verhogen van de inzetbaarheid van de medewerkers. SOVAK is in de betrokken gemeentes binnen het werkgebied een grote werkgever en draagt door haar activiteiten substantieel bij aan de werkgelegenheid. Ons streven is er op gericht om die werkgelegenheid zoveel als mogelijk te behouden.

8. Informatie over onderzoek en ontwikkeling Kenniskringen


19 van 25

In 2010 is het strategisch plan ‘Professionele zorg vanuit het hart’ verschenen. Hierin werd onder meer voorzien in het stimuleren van innovatie door het instellen van zes Kenniskringen. Elk van deze Kenniskringen houdt zich bezig met een specifiek doelgroep. Er is gekozen voor een zestal doelgroepen waarin SOVAK zich de komende jaren wil profileren of zich nog duidelijk wil verbeteren: Kind & Jeugd, EMB, LVB, autisme, ouderen en EVG. De resultaten van de eerste drie Kenniskringen zijn inmiddels bekend; de resultaten van de overige drie Kenniskringen worden begin 2013 verwacht. Deze Kenniskringen geven veel nieuwe impulsen voor de richting die SOVAK de komende jaren zal uitgaan. Kennismanagement Binnen de organisatie is veel kennis aanwezig op ieder niveau. Probleem is echter dat niemand echt goed op de hoogte is van alle aanwezige kennis. Het gaat daarbij niet alleen om kennis die via officiële scholingen verkregen is. De meer officieuze vormen van kennis verkregen via ervaring, nevenfuncties, (niet of wel) volledig afgemaakte en geregistreerde cursussen en opleidingen of via 'n’importe qua' welke route zijn dus niet altijd bekend. Deze kennis zou wel erg goed van pas kunnen komen voor de organisatie of voor de begeleiding/behandeling van de cliënten. Het Hoofd Behandeling en Innovatie heeft dan ook in 2012 de Masterclass Kennismanagement gevolgd. Kennismanagement dient om deze kennis meer in beeld te krijgen. Deze kennis moet in beeld gebracht worden en gedeeld worden met elkaar. Op deze wijze kan er dan een kennisbank opgezet gaan worden. Allereerst zal dit in beeld gebracht gaan worden voor wat betreft de medewerkers van de afdeling Behandeling & Innovatie. Als de kennis van deze medewerkers in beeld gebracht is en vergaard is in een databank, zal daarna kennismanagement ingezet worden om de aanwezige kennis van de gehele organisatie in beeld te brengen om deze vervolgens aan elkaar beschikbaar te stellen. Graduele Strategieën In 2010 is het project Graduele Strategieën ingezet. Dit project is in 2012 beëindigd en geëvalueerd. In 2013 wordt een verdere uitrol voorzien.

9. Overige informatie

9.1. Risicomanagement Binnen SOVAK bestaat een inmiddels verouderde inventarisatie van risico’s. Eind 2012 zijn de eerste stappen gezet om in 2013 tot een actuele risico-inventarisatie te komen. Deze zal in de eerste helft van 2013 worden uitgevoerd.


20 van 25

9.2. Kwaliteit en veiligheid Binnen SOVAK worden op dit moment verschillende instrumenten gehanteerd om te sturen op kwaliteit en veiligheid: • Bevoegd en bekwaam personeel Binnen SOVAK worden de werkzaamheden die gedaan moeten worden, uitgevoerd door personeel dat daartoe in voldoende mate geschoold is. Dit betekent dat alle assistentbegeleiders en begeleiders een tenminste een opleiding op niveau 3 respectievelijk niveau 4 hebben. Voorbehouden handelingen, zoals beschreven in de wet BIG, mogen alleen worden uitgevoerd door medewerkers die daartoe bevoegd en bekwaam zijn. Daarnaast kiest SOVAK er bewust voor medewerkers ook na het afronden van hun beroepsopleiding bij te scholen. Deze scholingen zijn gericht op het verbreden en verdiepen van de deskundigheid van de medewerkers ten aanzien van bepaalde doelgroepen, bepaalde stoornissen en dergelijke. • Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Het KMS is een hulpmiddel voor het plannen, besturen, vastleggen, beheersten en verbeteren van processen. Het systeem bevat beleidsnota’s, protocollen, procedures en werkinstructies. Deze zijn toegankelijk op alle locaties. Het normenstelstel HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling Zorginstellingen) is voor het kwaliteitsmanagementsysteem als uitgangspunt genomen. SOVAK is sinds enkele jaren HKZgecertificeerd. • Interne audits Door het houden van interne audits wordt de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gehele kwaliteitsmanagementsysteem getoetst. Er is een auditteam van acht auditoren beschikbaar voor het uitvoeren van de jaarlijkse interne audits. De auditrapportages worden besproken met de betrokken leidinggevenden en in het managementteam. • Externe audits en certificering Eenmaal per jaar vindt er een externe audit plaats, door een onafhankelijk instituut (in 2012 het Keurmerkinstituut). Het Keurmerkinstituut toetst jaarlijks de mate waarin de documenten uit het KMS binnen de organisatie bekend zijn en worden nageleefd. Zij geven een oordeel over de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. In 2012 heeft het Keurmerkinstituut het volgende geconstateerd: “SOVAK beheerst haar processen in toenemende mate, waarbij het ingezette systeem een duidelijke plaats heeft. Er wordt zowel gecheckt als gemonitored, een voorbeeld hiervan is het verbeteren van het persoonlijk ondersteuningsplan van cliënten. De directiebeoordeling geeft goed aan wat er nog te gebeuren staat en dit wordt vervolgens gestaag uitgevoerd. Het management is betrokken bij het systeem.” • Directiebeoordeling Ook de Raad van Bestuur toetst jaarlijks de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem, door het uitvoeren van een directiebeoordeling. Hiertoe wordt door de kwaliteitsfunctionaris een onderzoek gedaan naar de werkzaamheid van een groot aantal onderdelen uit het kwaliteitsmanagementsysteem.

•

Inspecties


21 van 25

•

•

•

•

•

•

Naast de audits vinden er op diverse aspecten op de verschillende locaties inspecties plaats. Het gaat daarbij om de kwaliteit van de maaltijden (diëtist), de HACCP-richtlijnen, de speeltoestellen, waterkwaliteit/legionella, watertemperatuur bad- en douchekranen, brandmeldinstallaties, nooddeuren, compartimentering. Daarnaast wordt op elke woning en in elk DAC eenmaal per jaar een ontruimingsoefening gehouden. MIC/MIP Binnen SOVAK worden incidenten waarbij cliënten schade oplopen of hadden kunnen oplopen gemeld in de vorm van een MIC-melding. Deze MIC-meldingen worden door de divisiemanager besproken met de leidinggevende van de woning of het DAC. Daarnaast analyseert de MIC-commissie de incidenten op SOVAK-niveau en adviseert daarover aan de Raad van Bestuur. In 2012 is op deze wijze beleid ingezet om het aantal medicatiefouten te verminderen. Een soortgelijke systematiek is er voor het melden van incidenten waarbij personeel is betrokken (MIP-meldingen). Meldingen Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) Calamiteiten in de zorg worden gemeld aan IGZ. Vervolgens wordt er intern onderzoek gedaan naar de calamiteit en wordt daarover gerapporteerd aan IGZ. Rapportage vertrouwenspersonen Zowel de vertrouwenspersoon cliënten als de vertrouwenspersoon personeel rapporteert jaarlijks in algemene zin over zijn bevindingen. Op basis hiervan kunnen maatregelen ter verbetering worden genomen. Externe klachten Cliënten of hun vertegenwoordigers die een klacht willen indienen, kunnen dat doen bij een onafhankelijke externe klachtencommissie. In 2012 zijn bij de commissie twee klachten ingediend. De afhandeling van deze klachten vindt plaats in voorjaar 2013. Interne klachten Cliënten of hun vertegenwoordigers kunnen ook intern een klacht indienen. Deze worden in behandeling genomen en geregistreerd. De voortgang wordt gevolgd tot de klacht naar tevredenheid van de indiener is opgelost. Metingen Kwaliteitskader Door de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland is kwaliteitsinstrumentarium ontwikkeld, om de kwaliteit van de geboden zorg te meten. De resultaten van deze metingen worden bekend gemaakt via kiesbeter.nl. Het instrumentarium bestaat uit een aantal onderdelen: • Pijler 1: omvat het aanleveren van de kerngegevens omtrent kwaliteit op organisatieniveau. Deze gegevens zijn in 2012 aangeleverd. • Pijler 2a: omvat het aanleveren van kerngegevens omtrent kwaliteit per individuele cliënt. Deze gegevens zijn in 2012 voor alle cliënten aangeleverd. • Pijler 2b: omvat het aanleveren van cliëntervaringsgegevens. Het instrumentarium hiervoor komt in 2013 beschikbaar. • Pijler 3: omvat gegevens over de relatie tussen cliënt en professional. Ook dit instrumentarium komt in 2013 beschikbaar.


22 van 25

9.3. Informatievoorziening in- en extern Steeds meer mensen zijn actief op één of meerdere sociale netwerken. Potentiële cliënten, hun vertegenwoordigers, medewerkers en leerlingen gebruiken Facebook, Twitter, YouTube en blogs om kennis te delen. SOVAK ziet het gebruik van sociale media dan ook als een belangrijke maatschappelijke ontwikkeling. In 2012 zijn de eerste stappen gezet om gebruik te maken van nieuwe media: Film In 2012 heeft SOVAK een bedrijfsfilm gemaakt die op een inspirerende wijze (door medewerkers en cliënten zelf) het verhaal van SOVAK vertelt. Het resultaat was een prachtige film die is gepresenteerd met een ware premièreavond waarin met name de cliënten zijn ontvangen als filmsterren. In de pers werd er lovend over gesproken en werd nog eens benadrukt hoe het maken van eigen keuzes door cliënten in beeld is gebracht. De film is te zien op het youtubekanaal van SOVAK. Youtube Potentiële cliënten en hun verwanten of werkzoekenden proeven door middel van korte filmpjes de sfeer bij SOVAK. Kijkers kunnen de filmpjes makkelijk delen via Facebook, Twitter of andere vormen van sociale media. Zo maken steeds meer mensen kennis met onze organisatie. Op ons eigen Youtubekanaal staat ook een prachtige korte film welke een goed sfeerbeeld geeft van het wonen en werken bij SOVAK. Facebook SOVAK heeft sinds 2012 een professionele Facebookpagina ‘werken bij SOVAK’. We gebruiken dit platform om ervaringen te delen over het leren en werken in de gehandicaptenzorg én mensen te verbinden. Dit moet uiteraard bijdragen aan de naamsbekendheid van SOVAK. Naast de nieuwe media blijft SOVAK haar relaties ook informeren via SOVAK-Maggezien. Als spin-off van dit huisblad is eind 2012 gestart met een nieuw blad: Maggezegd. Dit wordt speciaal gemaakt voor cliënten door cliënten. In Maggezegd krijgen zij een platform om onderwerpen met elkaar te delen die zij leuk of belangrijk vinden. Een initiatief dat goed past bij het streven van SOVAK om informatie voor cliënten beter toegankelijk te maken. 9.4 Automatisering Op het gebied van automatisering is veel gerealiseerd in 2012. Zo is de volledige werkplekomgeving aangepast aan de gewijzigde behoefte. Daarnaast geldt dat op diverse vlakken processen verder ondersteund wordt met IT-oplossingen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de kas en bank administratie van de afdelingen, de planning van het groot onderhoud, het proces voor het genereren van management informatie. Ook zijn voorbereidingen getroffen voor wijzigingen in het telefonie, nachtzorg- en persoonsbeveiligingssysteem, verder optimalisatie van het CURA systeem, de opleidingsadministratie, het factuurautorisatie proces en het begrotingsproces. Deze worden gedurende 2013 gerealiseerd. Maatschappelijk verslag 2012 24.04.2013

23 van 25

10. De toekomst Op het moment van het schrijven van dit jaarverslag, zijn er nog veel onduidelijkheden in de politieke besluitvorming. De overheveling van de extramurale zorg en zzp1 en zzp2 naar het WMO-domein is voor SOVAK te overzien. Als echter ook zzp3 en zzp4 worden geëxtramuraliseerd, dan zijn voor SOVAK de gevolgen op termijn omvangrijk: • Het aantal cliënten dat bij SOVAK woont en werkt op basis van een AWBZ-indicatie zal fors afnemen; de vraag is in hoeverre er cliënten bij zullen komen, die zorg ontvangen op basis van de WMO. Zeker is, dat de beschikbare middelen voor het uitvoeren van deze zorg, veel minder zullen zijn dan in de huidige situatie. • Indien de cliëntpopulatie van SOVAK krimpt zijn er minder medewerkers nodig. Op welke wijze daarmee om moet worden gegaan is sterk afhankelijk van het tempo waarmee de cliëntpopulatie afneemt. Waar mogelijk zal SOVAK de gevolgen door middel van natuurlijk verloop opvangen. Indien dit niet haalbaar, is reorganisatie noodzakelijk. • De maatregelen kunnen leiden tot leegstand van het vastgoed. Nu de financiering van het vastgoed in toenemende mate afhankelijk is van de productie (invoering NHC) loopt SOVAK risico’s in het vastgoed. Waar mogelijk zal SOVAK deze risico’s beperken door het “afstoten” van huurpanden. • Door bezuinigingen op de AWBZ en de WMO-budgetten die beschikbaar zijn voor de gemeenten, zal de zorg echt goedkoper georganiseerd moeten worden. Om die reden zal SOVAK haar voorzieningen waar mogelijk meer dan voorheen concentreren. Deze concentratie moet er toe leiden dat de zorg en ondersteuning efficiënter en dus goedkoper georganiseerd kan worden. • Onderzocht zal worden op welke wijze (naast concentratie van voorzieningen) de zorg goedkoper georganiseerd kan worden. Daarbij valt te denken aan inzet van technologie (domotica/automatisering van processen), beperken van administratieve last, samenwerking met andere zorgaanbieders, inzet van vrijwilligers en het netwerk van cliënten.

~~/~~


24 van 25

© SOVAK 2013-04-24

Jaarverantwoording SOVAK Maatschappelijk Verslag 2012

Recommend Documents