Jaarplan 2015
Jaarplan 2015
Opdrachtgever:
gemeente Scherpenzeel MT
Auteur:
J.W. Berkhof
Datum:
23 december 2014
Jaarplan 2015
-1-
INLEIDING
Hierbij ontvang u het Jaarplan 2015. Dit jaarplan geeft inzicht in de majeure projecten en overige zaken die politiek-bestuurlijk van belang zijn. Ook onderwerpen die voor het functioneren en de doorontwikkeling van de organisatie vermeldenswaard zijn, zijn opgenomen. Van belang is dat er ook veel regulier werk is. De winkel is continu open. Deze werkzaamheden, variërend van het uitgeven van paspoorten, het opleveren van financiële documenten tot het onderhouden van de buitenruimte, zijn niet in dit jaarplan opgenomen. Het zal duidelijk zijn dat ook deze zaken van wezenlijk belang zijn voor het goed functioneren van de gemeente en een groot deel van de ambtelijke capaciteit vragen. Met het jaarplan concentreren wij ons echter op de niet-reguliere werkzaamheden. Hoewel qua omvang relatief beperkt, bepaalt de invulling hiervan voor een groot deel het realiseren van de politieke agenda en de koers van de organisatie. Het jaarplan is daardoor een vorm van contract tussen college en MT. Met dit jaarplan geeft het college sturing aan de uitvoering van het coalitieakkoord en overige relevante zaken. Hierdoor ontstaat duidelijkheid, wordt focus aangebracht en kan de energie gericht worden ingezet. Tijdens de uitvoering is daardoor rust mogelijk. Het college mag er op vertrouwen dat zonder tegenbericht de organisatie voortvarend werkt aan het tijdig afronden van de overeengekomen “productie”. Hiermee komt er in de organisatie en in de communicatie tussen college(leden) en MT(-leden) de noodzakelijke rust, reinheid en regelmaat. Op verzoek van het college is dit jaarplan opgesteld onder de voorwaarden dat: • Het jaarplan is uit te voeren binnen de huidige capaciteit; • Er op beperkte schaal ruimte is voor nieuwe ontwikkelingen. Op enkele onderdelen bleek deze opgave niet haalbaar of niet wenselijk. Dit is dan concreet in dit jaarplan aangegeven om het gesprek met het college te kunnen voeren. De keuzes en afwegingen liggen immers op het niveau van het college. Het MT gaat graag met het college in gesprek over de voor-/nadelen en de consequenties van bepaalde keuzes. Na een overzicht van enkele algemene, afdeling overstijgende onderwerpen volgt het jaarplan per afdeling.
Jaarplan 2015
-2-
INHOUDSOPGAVE
ALGEMEEN .................................................................................................................................... 4 GEMEENTEWINKEL .................................................................................................................... 6 SAMENLEVING ........................................................................................................................... 10 RUIMTE EN GROEN ................................................................................................................... 17 BEDRIJFSVOERING ................................................................................................................... 20
Jaarplan 2015
-3-
ALGEMEEN Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Uitrollen Missie en Visie en kernwaarden
Bedrijfsvoeringsconcept/ HRM- visie
Regiocontract 20162019 FoodValley
Begroting 2015
Inwonerparticipatie: uitgewerkte instrumenten en kaders
Coalitieakkoord /Begroting 2015
Doorlichting organisa- Afspraak colletie/bedrijfsvoering: Wat ge is er nodig om deze organisatie minimaal 8 jaar goed te laten functioneren?
Wie/overig nodig Binnen beQ1 schikbaar budget Iedereen: organi- Ja. Budget satiebreed, incl. organisatiecollege. ontwikkeling: € 5.000 Betrokkenen N.b. Poho RFV, MT en College Comm. AdviJa. Afgezien seur/MT/College van voldoende beschikbare uren Extern bureau, Uit budget college, MT organisatieontwikkeling
Q2
Q3
Q4
2016
Project
Ja
Ja
Gereed, besluit B&W
Besteding van organisatie-brede budgetten: Organisatiebreed opleidingsbudget € 14.000 • Ciep voor nieuwe medewerkers: afhankelijk van instroom: € 4.000 • Training raad- en collegevoorstellen voor beleidsschrijvers: januari/februari, 1 dagdeel: intern/Marije/Bertil € 1.000 • Heidag met MT: voor zomervakantie: € 4.000 • Traject missie/visie, kernwaarden: begeleiding en workshop € 5.000
Jaarplan 2015
Tim
-4-
Ja
Beslag budget versterken bedrijfsvoering: € 30.000 1e halfjaar: • Doorlichting organisatie: € 15.000 • Budget doorontwikkeling dienstverlening 1e halfjaar € 5.000 • Zaakgericht werken 1e halfjaar € 10.000 • Implementatie BBV-module € 5.000 e 2 halfjaar: afhankelijk van uitkomsten doorlichting organisatie (nog niet besloten) • Training organisatiebreed resultaatgericht werken: € 10.000 • Zaakgericht werken 2e halfjaar € 5.000 • Budget doorontwikkeling dienstverlening 2e halfjaar € 5.000
Jaarplan 2015
-5-
GEMEENTEWINKEL Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Feitelijke uitvoering Jeugdzorg vanaf 1 jan 2015.
Jeugd wet 2105(nieuwe taak gemeente)
Feitelijke uitvoering decentralisatie Awbz (extramurale begeleiding, persoonlijke verzorging) vanaf 1 jan 2015.
nWMO 2015 wetgeving (nieuwe taak gemeente)
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Klantmanagers Gezien dit Jeugd een nieuwe taak is, zal hier een passend (formatie)budget beschikbaar voor moeten zijn. Dit is nu nog niet het geval Klantmanager Gezien dit WMO een nieuwe taak is, zal hier een (formatie) passend budget beschikbaar voor moeten zijn. Dit is nu nog niet het geval
Q1
Q2
Doorlopend
Doorlopend
-6-
Q3
Q4
2016 Tim
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Feitelijke uitvoering Participatiewet.
Participatiewet ingang 2015 (nieuwe taak gemeente)
Hulp bij het huishouden, herindicatieproject
nWMO 2015 wetgeving (nieuwe taak gemeente)
Communicatie Weijdelaer
Coalitieakkoord
Communicatie Centrumvisie Communicatie voortvloeiend uit strategische pijlers
Coalitieakkoord
Jaarplan 2015
MT
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Klantmanagers Gezien dit Participatie een nieuwe taak is, zal hier een passend (formatie) budget beschikbaar voor moeten zijn. Dit is nu nog niet het geval Klantmanager Ja, afdeling WMO en besamenleving leidsmedewerker heeft een samenleving B&W voorstel plus dekkingsplan op 9 december voorgelegd aan het college van B&W Communicatie adviseur Bertil Rebel pakt dit op Communicatie adviseur
Q1
Q2
Q3
Q4
2016 Tim
Doorlopend
X
X
Doorlopend
100 uur Doorlopend
-7-
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Communicatie nieuw grondstoffenbeleidsplan
Coalitieakkoord
Communicatie 3 D’s
Coalitieakkoord
Communicatie en participatie over ruimtelijke plannen Inzetten op een blijvend goede communicatie met ondernemers en brancheorganisaties Aansluiten op wat inwoners en ondernemers nodig hebben: GW verder vorm geven In gesprek gaan met inwoners en ondernemers die bezwaar hebben ingediend Vooral m.b.t. WOZ en OZB inzetten op dienstverlenende houding Aansluiting Landelijke Voorziening WOZ Nieuwe belasting Bedrijveninvesteringszone (BIZ) voor Woudenberg invoeren
Coalitieakkoord
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Communicatie adviseur
Q1
Communicatie adviseur Bertil Rebel pakt dit op
Doorlopend
Coalitieakkoord
Bertil Rebel pakt dit op
Coalitieakkoord
Afdelingshoofd met de medewerkers Gemeentewinkel Afdelingshoofd met de medewerkers belastingen
Coalitieakkoord
Coalitieakkoord
Afdelingshoofd met de medewerkers belastingen
Belastingwetgeving Wetgeving per 1-1-2015 (facultatief)
medewerkers belastingen medewerkers belastingen en Financiën Gem. Woudenberg
Q2
Q3
Q4
X
Doorlopend
Doorlopend
Doorlopend
X
X X
-8-
2016 Tim
40 uur
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Onderhands aanbestedingstraject bureau controle hondenbelasting/toeristenbelasting voor gemeenten Scherpenzeel/Woudenberg Onderhands aanbestedingstraject incassobureau invordering gemeentelijke belastingen Gouw7
medewerkers belastingen
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Inkoopbureau IBMN
medewerkers belastingen
Inkoopbureau IBMN
Medewerkers Belastingen Vanuit project zaakgericht werken Wetgeving
GouwIT
Sjablonen Xential door ontwikkelen Verkiezingen Provinciale Staten
Secretariaat
Medewerkers Burgerzaken en communicatie
Q1
Q2
Q3
Q4
2016 Tim
Project
X
X
X Ja, via informatiebeleidsplan
X
X
Aandachtpunten: • Bij het onderdeel communicatie over de strategische pijlers wordt er vanuit gegaan dat de rol van de communicatieadviseur beperkt blijft tot maximaal 50 uur. • Er is in dit jaarplan geen rekening gehouden met een mogelijk extra instoom van asielzoekers. • Met de opmerkingen hierboven en de kanttekening over de middelen voor de 3 D’s is dit jaarplan 2015 uitvoerbaar.
Jaarplan 2015
-9-
SAMENLEVING
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Huisvestingsverordening
Collegebesluit en going concern
Oprichten bewonersorganisatie voor de sociale huursector is opgericht
Coalitieakkoord
De Breehoek, toekomstgerichte exploitatie
Coalitieakkoord, PvA B&W
Uitvoeren herijkte prestatie- Collegebesluit en afspraken met de drie corgoing concern poraties
Bouw school Ringbaan
Jaarplan 2015
Projectplan
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Uitvoeren als nieuwe Hans binnen is en na een prioritaire afweging. Vacature is uitgezet. Uitvoeren als nieuwe Hans binnen is en na een prioritaire afweging. Vacature is uitgezet. Linda, RvT Inzet Linda uit pieken en zieken Uitvoeren als nieuwe Hans binnen is en na een prioritaire afweging. Vacature is uitgezet. Projectgroep: Ja Samenleving, R&G, Bedrijfsvoering en Communicatie
Q1
Q2
Q3
Q4
2016
Raadsbesluit (juni)
Start bouw
-10-
X
Tim
Project
X
X
X
Oplevering
X
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Raadsvoorstel beheer en onderhoud sportpark de Bree
Going concern
Start overleg voetbal en hockey inzake actualisatie gebruikersovereenkomsten
Collegebesluit
Raadsvoorstel toekomst zwembad
Coalitieakkoord en Programmabegroting 2015
Besluit nieuwe toeristische organisatie
Niet doorgaan van fusie VVV’s Utrechtse Heuvelrug. Samenwerking met B’veld wordt bestuurlijk onderzocht Coalitieakkoord + Raadsbesluit december 2014
Uitwerking besluit nieuwbouw Glashorst
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Uitvoeren als n.n.b. nieuwe Marianne binnen is en na een prioritaire afweging. Vacature is uitgezet Uitvoeren als n.n.b. nieuwe Marianne binnen is en na een prioritaire afweging. Vacature is uitgezet. Op verzoek van In coalitiehet college overoverleg is een gedragen aan ex- bedrag van € terne Projectleider 250.000,-onder aansturing genoemd uit van Vincent. de AR. Dit is nog steeds leidend. Op verzoek van Collegebehet college oversluit dat het gedragen aan ex- binnen huidig terne Projectleider budget VVV onder aansturing moet blijven. van Vincent.
Q1
Projectgroep samenstellen Samenleving, R&G, Bedrijfsvoering en Communicatie
>
Ja
Q2
Q3
Q4
2016
Tim
Project
Afronding via collegebesluit Afronden via raadsvoorstel
Ja
Afronden via raadsvoorstel
Ja
-11-
>
>
>
Start bouw
Ja
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Uitbreiding Wittenberg
Begroting
Aanpassing JOS programma
portefeuillehouder
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Samenleving, Ja R&G, Communicatie Werkgroep
Speelplaatsenbeleid
Coalitieakkoord
Ruimte&Groen
Transformatie van de drie decentralisaties.
Nadere concretisering volgt jan/febr 2015
Uitvoering korting op het budget huishoudelijke hulp.
Zie Transformatie etc.
Reorganisatie Permar voltooid, nieuwe organisatie ‘staat’ en draait
Zie Transformatie etc.
Werkbedrijf FoodValley operationeel
Zie Transformatie etc.
Jaarplan 2015
Q1
Q2
Q3
Q4
2016
>
>
>
>
oplevering
X
Start na afronding aula X X
Ja
Is taakstellend. Wordt in ieder geval voor huish. hulp moeilijk. Raad is hiervan al op de hoogte
-12-
Besluit
X
X
Tim
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Einde aanpak jeugdwerkloosheid in jan. 2015
Zie Transformatie etc.
Werkgeversdienstverlening structureel van start
Zie Transformatie etc.
Implementatie inrichting en operationalisering arbeidsmarktregio afgerond Vaststellen Evenementenbeleid
Zie Transformatie etc. APV
vergunningverlener/ BOA
X
Plan van Aanpak drugsbeleid
Gemeenteraad
Inwoners Ouders Jongeren Professionals
Ja
Bibob-beleid
Beleid ontbreekt
ZienswijzeBegroting Regionale brandweer Cruyff Court
College B&W Gemeenteraad College
VGGM
Aula + parkeerplaatsen Lambalgen
College/Raad
Tarieven begraafplaats Veilig Thuis
College en raad
Op verzoek van Volgens Coahet college overlitieakkoord gedragen aan ex- via de AR. terne Projectleider onder aansturing van Vincent. Bedrijfsvoering
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget
Q1
Q2
X
Q2 BWbesluit X
Q3
X
Q4
2016
Tim
Project
X
X
X
X
-
X
-
X
-
N.v.t.
Aanpak via college besluiten. N.v.t.
X
Ruimte & Groen
-
-
Realiseren Afronden via raadsvoorstel R9
-13-
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Diaconaal maatschappelijk werk Aanrijtijden ambulance Toekomst JGZ: samengaan 0-4 en 5-19
College Raad College, Raad
VGGM
Inkoopplan Jeugdhulp 2016
WB/inkoopplan 2015
GW/BV
n.t.b.
Eerste evaluatie Jeugdhulp 2015 Overeenkomst 2016 MEE Gooi & Vechtstreek Evaluatie integrale toegang en dienstverlening sociaal domein Overeenkomst 2016 Nieuwe Jeugdbescherming
WB/raadsvoorstel nov. 2014 WB/raamovereenk omst 2015 SL/GW
GW/BV
n.t.b.
GW
Ja
R9 – t.k. X
SL/GW
Ja
X
WB
GW
Ja
X
Via Gelderse gemeenten FV Jeugd
Samenwerkingsprotocol 2016 Raad voor de Kinderbescherming
WB
GW
Ja
X
Via Gelderse gemeenten FV Jeugd
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget
Q1
Q2
Q3
Q4
X
-14-
2016
Tim
Project
Via regio FVJeugd
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Strategische agenda Regio FoodValley 2015-2016 Algemene Plaatselijke Verordening 2015
GR RFV
Uitvoeringsplan Preventieen handhaving Drank- en horecawet Pgb-regeling: uitvoeringen en kosten monitoren en indien nodig bijstellen
Beschermd wonen, te weten: Visieontwikkeling; Beleidsregels; Inkoop Voorschotdeclaraties, financiële verantwoording project en ondersteuning stuurgroep van FrisValley Accounthouderschap Zorgaanbieders Jeugdhulp
Jaarplan 2015
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget SL Ja
Q1
Q2
X
X
Nieuw model met wetswijzigingen van VNG Basisplan preventie- en handving DH wet Pgb-houders
R&G/SL
Ja
X
BOA
Ja
Gemeentewinkel Binnen been bedrijfsvoering staande formatie
X
X
X
X
?
Wmo 2015, inwoners Paroesie en Huize ter Wheme
? Rosalie
Geen apart budget voor
n.n.b
n.n.b
n.n.b
?
Regiogemeenten en centrumgemeente Ede SL/BV
beleids leidsregels
Ja
X
X
n.v.t.
Willem
Ja
X
X
n.t.b.
Projectplan en projectovereenkomst FrisValley Samenwerkingsovereenkomst Jeugdhulp FoodValley
Q3
Q4
2016
Tim
Project
X
X
-15-
X
X
Dat is aan het MT Dat is aan het MT X
FrisValley
FoodValley Jeugd
Formatie Samenleving Om bovenstaand jaarplan uit te voeren is een aantal maatregelen nodig voor de formatie van Samenleving. Dit gaat leiden tot verschuivingen van medewerkers en functies. Ook de zelfstandige positie van de afdeling kan worden heroverwogen op termijn. In ieder geval wordt voor 2015 voorgesteld: • Tijdelijke uitbreiding van de formatie voor 36 uur op niveau Beleidsmedewerker voor de Transformatiejaren 2015 en 2016. De incidentele meerkosten voor 2015 bedragen naar verwachting € 32.500. Dit bedrag kan voor 2015 worden betaald uit de invoeringsmiddelen decentralisaties. Voor het kalenderjaar 2016 wordt verlenging bezien aan de hand van het dan op te stellen Jaarplan van de afdeling. De financiële consequenties 2016 zijn nog niet in beeld gebracht.
Jaarplan 2015
-16-
RUIMTE EN GROEN Hoofdproducten
Wie/overi g voor nodig
Voor wie/vind plaats
Bestemmingsplan Zorgboerderij het Dorp
College/raad
WH/WA /JdR
Bestemmingsplan Weijdelaer
College/raad
WH
Ja
ontwerp ter inzage
Beeldkwaliteitsplan Weijdelaer
College/raad
WH
Ja
ontwerp ter inzage
Bestemmingsplan Noord
College/raad
JdR
ja
opstarten procedure
Bestemmingsplan BeCollegraafplaats Kolfschoten ge/raad
WA
ja
opstarten procedure
Bestemmingsplan Scoutinggebouw
College/raad
WA/WH
ja
Bestemmingsplan locatie Proviande
College/raad
WA
ja
Jaarplan 2015
Binnen beschikbaar budget Ja
Q1
Q2
Q3
opstarten project
Q4
vaststellen bestemmingsplan
2016
TIM
Project
Project wordt in eigen beheer opgepakt
vaststellen bestemmingsplan vaststellen bestemmingsplan vaststellen bestemmingsplan afhankelijk van ontwikkelaar afhankelijk van ontwikkelaar afhankelijk van ontwikkelaar
-17-
Hoofdproducten
Wie/overi g voor nodig
Voor wie/vind plaats
Bestemmingsplan Lindenlaan/Beukenlaan
College/raad
JdR
Project Druivenkamp
College/raad
Ja
Bestemmingsplan Wetro
College/raad
Ja
GVVP
College
BB
Waterstructuurplan Zuid
College/raad
TP
Ja
Grondstoffenbeleidsplan (afvalstoffenplan)
College/raad
AvE
ja
Marktverordening
College/raad
EHk
ja
Beheerplan openbare verlichting
College/raad
BB
ja
Jaarplan 2015
Binnen beschikbaar budget ja
Q1
Q2
Q3
Q4
2016
TIM
Project
afhankelijk van ontwikkelaar afhankelijk van ontwikkelaar afhankelijk van ontwikkelaar Start verdere uitvoering deelprojecten vaststellen waterstructuurplan vaststellen grondstoffenbeleidsplan vaststellen marktverordening vaststellen beheerplan openbare verlichting
Start actualisatie GVVP
-18-
Hoofdproducten
Beheerplan asfaltwegen College/raad
BB
Binnen beschikbaar budget ja
Actualiseren wegenlegger
College/raad
BB
ja
Actualisatie/evaluatie welstandsnota
College/raad
Ja
Opstellen bomenstructuurplan
College/raad
AvE /Gelders genootschap JB
Aanleg Cruijff Court
College
JdR
ja
Kruimelgevallenbeleid
College
WA/JdR
ja
Glasvezel
College
WA
Telecommast in Zuid
College
WA
Jaarplan 2015
Wie/overi g voor nodig
Voor wie/vind plaats
Q1
Q2
Q3
opstart procedure
TIM
Project
actualisatie/evaluat ie afronden start procedure
vergunningprocedure vaststellen kruimelgevallenbeleid
2016
vaststellen beheerplan asfaltwegen
vaststellen wegenlegger opstart procedure
ja
Q4
vaststellen bomenstructuurplan
opstellen in eigen beheer
uitvoering
afhankelijk van ontwikkelaar afhankelijk van ontwikkelaar -19-
BEDRIJFSVOERING
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Decentralisaties Feitelijke uitvoering 3D’s P&C-cyclus inrichten voor 3D’s. Informatie Archiefverordening ICT-samenwerking
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget
Q1
Ellen, Elly, Jan Koopman, SL
Ja, incl. uitvoeringsmiddelen Ja, incl. uitvoeringsmiddelen
doorlopend
Ja Onbekend, afhankelijk van keuze Nee, 1e Firap 2015
R1
Elly, SL
KPI-rapportage B&W
Donald Jan Willem, Jan K, Dieneke
Informatiebeveiliging cf. informatiebeveiligingsplan Digikoppelingen Substitutie archivering sociaal domein BBV-module Verseon
Jan Koopman
Jan K., Alle afdelingen
BGT: uitvoering PvA en vormen beheerorganisatie Juridisch Klachtenregeling Publicatie verordeningen en regelingen
Wetgeving
Jaarplan 2015
E-gem
Awb Wetgeving
Jan K. Donald, DIV, Ellen, GW Dick, Jan Willem, alle afdelingen Jan Willem, MT, R&G
Ja Ja
Linda, JVO Linda, JVO
Ja Nee, 1e Firap
Q2
Q3
Q4
2016
Tim
Project
Gereed
Besluit B&W
X
Afhankelijk van ICT-samenwerking
Gereed Gereed
Onbekend Ja
Besluit B&W Gereed
X Gereed
R1 Gereed
-20-
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Revitalisering Juridische kwaliteitszorg Financiën Contractenregister Evaluatie Begroting in beeld
MT
Invoering Vpb voor overheidsbedrijven
Wetgeving
Nota reserves en voorzieningen P&O Vaststellen HRM-visie
Financ. Verordening
Dieneke, MT
Ja, middels externe ondersteuning Ja
Oorsprong jaarplan 2014 HRM-visie
MT/college
Ja
HRM- visie
MT/OR/Afvaardi Ja. In eigen ging medewerkers beheer + evt. kosten extern advies uit budget organisatieontwikkeling MT/college/Onde Afhankelijk rnemeringsraad ambities
Resultaatgericht werken: programma / training voor organisatie over resultaatgericht werken Nieuwe gesprekscyclus op basis van resultaatafspraken.
Vaststellen Arbobeleidsplan + uitvoeringsplan
Jaarplan 2015
Einde contract
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Linda, alle afdeJa lingen
Q1
Elly, Linda, DIV Jan Willem, Dieneke, B&W, auditcie, raad Elly, Financiën, B&W
Gereed
Ja Onbekend
Q2
Q3
Q4
Gereed
R9
Besluit B&W R10
Besluit B&W
Ja. Organisatiebrede opleiding:
Uitvoering
Uitvoering
Besluit MT
MT
Besluit B&W
-21-
2016
Tim
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
HR21
Doorloop vanuit 2014 Als gevolg van zelfstandig doorgaan met P&O
Borgen van salarisadministatie 2015 ev. 3e kwartaal: besluitvorming in college. Uitwerken gevolgen nieuwe cao
cao / Car-uwo
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget MT/College/OR/ Ja GO Afdeling Bedrijf- N.b. Afhanvoering, IBMN kelijk van keuzes
Q1
Q2
Besluit B&W
Gereed
Q3
Q4
2016
Tim
Project
Besluit B&W
P&O, MT, B&W
Besluit B&W
De volgende producten zijn in het belang van de (doorontwikkeling van de) bedrijfsvoering, maar kunnen op een iets lagere prioriteit worden ingezet. Dit ter beoordeling aan het college. Hoofdproducten
Informatie Onderzoek en implementatie digitaal vergaderen, BYOD, CYOD Overall beeld gemeentelijke informatie Juridisch Procedure/Toezicht op verbonden partijen incl. register t.b.v. archiefzorg Introductie digitale handtekening Financiën
Jaarplan 2015
Voor wie/vindplaats
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget
Q1
Q2
Q3
Jan K., MT
Onbekend
KPI-rapportage
Donald, Jan K., alle afdelingen
Ja
Wgr
Linda, JVO, MT, Financiën, DIV
Ja
Gereed
Gerelateerd aan ZGW
Linda, DIV, JVO, MT, B&W
Ja
Gereed
Q4
2016
Gereed
Gereed
-22-
Tim
Project
Hoofdproducten
Voor wie/vindplaats
Regeling budgethouders
Financ. Verordening
Wie/overig nodig Binnen beschikbaar budget Elly, MT Ja
Q1
Q2
Q3
Q4
2016
Tim
Project
Besluit B&W
Aandachtspunten: • Formatie financiën. De decentralisaties brengen extra taken met zich mee. Dat hebben we al gemerkt in 2014. Het knelpunt zit met name bij de financiële advisering en monitoring. Ook in 2014 was er te weinig tijd was voor een kwalitatief goede financiële advisering, herijking van de werkprocessen (auditing, 213a) en was de werkdruk op dit terrein onacceptabel hoog. Vanuit de uitvoeringsmiddelen voor de decentralisaties zijn middelen beschikbaar om in ieder geval voor 2015: o Rekening te houden met een uitbreiding van 4 uur per week voor de uitkeringenadministratie. Deze uren zullen door de huidige medewerker worden ingevuld. o een uitbreiding van 20 uur per week te doen voor ondersteuning op het gebied van financieel advies en monitoring. Deze tijd wordt benut voor een goede opzet van de P&C-cyclus m.b.t. de decentralisaties, het inregelen van de bedrijfsvoering en werkprocessen en de afstemming met het regionale knooppunt. Hiermee wordt ook geborgd dat er voldoende tijd is rechtmatigheid en AO/IC en de reguliere financiële advisering. • Vennootschapsbelasting. Voor de wetgeving Vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven is in 2015 een inventarisatie en implementatie nodig om per 1-1-2016 goed in positie te staan. Het is belangrijk een volledig afweging te maken en alles zo in te richten dat niet meer belastingplicht ontstaat dan nodig. Daarom wordt hiervoor een beroep gedaan door een externe fiscalist. De kosten bedragen maximaal € 10.000,00 en worden gedekt uit de formatieruimte van Bedrijfsvoering. (€ 11.000,00). • BGT. Binnen Bedrijfsvoering is 0,5 fte gereserveerd voor Geo-informatie. Deze is nog niet ingevuld. Aan het einde van het eerste kwartaal 2015 loopt het EGEM-contract met Woudenberg en Renswoude af en zou Scherpenzeel zelfstandig hierin moeten voorzien. De afdelingshoofden hebben afgesproken om te bezien of de huidige samenwerking kan worden voortgezet. Daarnaast is deze formatieruimte nodig voor de bekostiging van de structurele kosten voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), waarvoor in 2015 een regionale beheerorganisatie wordt ingericht (met Barneveld, Leusden, Woudenberg en Scherpenzeel). • Informatiebeveiliging. Voor het ICT-beveiligingsplan worden de punten met hoogste prioriteit het eerst opgepakt. Door middel van werkoverleggen vindt prioriteitstelling plaats tussen het afdelingshoofd, de ICT-coördinator en de Informatiebeveiliger. De Informatiebeveiliger is een nieuwe rol waarvoor binnen de formatie geen ruimte is. Hiervoor is in 2015 ongeveer € 15.000,00 nodig. Deze middelen zijn niet beschikbaar en zullen worden aangevraagd bij de 1e Firap 2015. • ICT en gegevensbeheer. De digitalisering neemt steeds verder toe. Basisregistraties worden gekoppeld en deze koppeling moet onderhouden worden. Het binnengemeentelijk gebruik en de terugmelding staat nog in de kinderschoenen. Dat geldt ook voor informatiebeveiliging. Ook wordt er vanaf 2015 e.e.a. van gemeenten verlangd op het gebied van privacy. Dit hangt ook samen met de decentralisaties, waarbij veel bewerking van persoonsgegevens plaatsvindt. Een aantal zaken kan worden geregeld via Barneveld. In 2015 moet worden beoordeeld of dit voldoende kan worden ondervangen in een ICT-
Jaarplan 2015
-23-
•
•
•
samenwerking. Anders is formatieve uitbreiding voor het beheren van koppelingen, basisregistraties, privacywetgeving en informatiebeveiliging noodzakelijk. Het gaat hier om minimaal 0,5 fte. ICT-samenwerking. In 2015 wordt de verkenning voor de ICT-samenwerking afgerond. Het nu diffuse ICT-landschap wordt op één plek ondergebracht. Dit kan in een bestuurlijke samenwerking of middels private ontzorging. Voor het onderzoek worden op beperkt niveau extra kosten gemaakt. Het meest gebeurt met eigen medewerkers. De extra kosten kan worden bekostigd uit de Reserve automatisering. De uiteindelijke implementatie zal veel meer externe begeleiding vragen, afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt. Bij de besluitvorming zal hiervoor budget worden aangevraagd. Zaakgericht werken. Voor DIV zijn er meerdere punten qua doorontwikkeling. Het digitaliseren van de bestuurlijke besluitvorming speelt uren vrij voor kwaliteitscontroles. Voor de implementatie is eenmalig geld nodig. De schatting hiervoor bedraagt € 7.500,00. De doorontwikkeling zaakgericht werken wordt vooralsnog met eigen personeel ter hand genomen. Indien noodzakelijk zal op beperkte schaal advisering en ondersteuning door externen plaatsvinden. We rekenen hiervoor eveneens op maximaal € 10.000,00. Voor beide bedragen wordt een beroep gedaan op de algemene budgetten voor organisatie-ontwikkeling. P&O. De samenwerking met de gemeente Woudenberg is ontbonden. P&O gaat voor Scherpenzeel zelfstandig verder met de medewerkers die in dienst zijn bij Scherpenzeel. Naar verwachting is deze formatie in de basis voldoende. Via afspraken in de regio wordt achtervang geregeld voor ziekte, vakantie en evt. piekmomenten. In de loop van 2015 zal blijven we met deze formatie in staat zijn de organisatie goed te bedienen, waarbij er voldoende aandacht is voor arbobeleid, organisatie-ontwikkeling e.d..
Kosten buiten begroting: • Informatiebeveiliging € 15.000 (1e Firap) • Zaakgericht werken en introductie BBV-module (totaal € 17.500), uit budgetten organisatie-ontwikkeling.
Jaarplan 2015
-24-
