Jaarplan 2015 Beleving Project Molenfonds (volgens plan A of plan B) In februari 2015 horen we of onze aanvraag voor een bijdrage uit de extra trekking bij de BankGiro Loterij wordt toegekend. Bij toekenning zal het gehele project worden uitgevoerd (plan A). Dit betreft Nationale Molendag, de Regionale Molendagen, de Molenprijs en de uitwerking van het Molenfonds. Met name het opzetten van het geoormerkt werven (onderdeel van het Molenfonds) vraagt dan veel aandacht. Indien het project niet wordt toegekend worden alleen de basis-activiteiten rond Nationale Molendag uitgevoerd (plan B). Dit betekent dat de ondersteuning van de Regionale Molendagen, de Molenprijs en het Molenfonds komen te vervallen. In dit jaarplan gaan we er vanuit dat onze aanvraag geheel wordt toegekend. Dit betekent dat onderstaande activiteiten worden uitgevoerd. Educatie Educatie is een belangrijk onderdeel van het werk van De Hollandsche Molen en is verweven in verschillende activiteiten van De Hollandsche Molen. Bij educatie richten wij ons op jonge kinderen en volwassenen. Hiertoe worden scholen aangeschreven en brengen we bijvoorbeeld de lespakketten onder de aandacht. Op Nationale Molendag is de aandacht specifiek gericht op jonge kinderen. Ook op de vernieuwde website molens.nl komt er meer aandacht voor jonge kinderen. Volwassenen worden benaderd via de databank allemolens.nl. Ook hier speelt de nieuwe website een belangrijke rol. Door deze meer publieksgericht in te richten, wordt een groter deel van de doelgroep bereikt. Voor molen De Roos in Delft wordt samen met de lokale berokkenen een plan opgezet om de educatie een goede plek te geven in de molen. Denk aan een tentoonstelling, rondleidingen, etc. In het nieuwe meerjarenbeleidplan moet ook specifiek aandacht komen voor de educatieve doelen van De Hollandsche Molen. Algemene Ledenvergadering De ALV is dit jaar in Amersfoort en zal (deels) in het teken staan van het project Molentoekomst. Daarnaast is het een feestelijke dag met de uitreiking van de diploma’s aan de geslaagden. Communicatie Communicatie over onze vereniging en over molens in het algemeen is een belangrijke bouwsteen van ons werk. Afgelopen jaren is gewerkt om de communicatie te stroomlijnen, hiermee wordt komend jaar doorgegaan. Dit mondt uit in een aantal projecten, welke hieronder apart worden beschreven. Verder werken we aan een nieuwe ledenfolder, het doorvoeren van de huisstijl in o.a. het blad Molens, website en de nieuwsbrieven. Communicatieplan 2016-2020 Aansluitend bij het Meerjarenbeleidsplan wordt een nieuw communicatieplan gemaakt. Dit plan bevat de hoofdlijnen van de communicatie die jaarlijks concreet ingevuld worden. Nieuwe website De website molens.nl voldoet onvoldoende aan de hedendaagse behoeften en het is nodig een nieuwe website te laten ontwikkelen. Daarnaast zijn in de loop der jaren ook diverse
Jaarplan 2015
Pagina 1 van 6
andere websites ontwikkeld. Deze zijn (ook) te bereiken via molens.nl maar hebben (deels) een eigen look and feel. Het betreft molendagen.nl, nationalemolendag.nl, molenprijs.nl, molenbiotoop.nl en moleneducatief.nl. Deze sites worden geïntegreerd in molens.nl. Allemolens.nl moet beter aansluiten bij molens.nl. De uitgangspunten voor de nieuwe website zijn uitgewerkt in het projectplan ‘Nieuwe website’. Dit project is niet in de begroting opgenomen. We vragen het bestuur om een expliciet besluit te nemen over de financiering van de website. Dit wordt in een separaat voostel aan het bestuur voorgelegd. Centrale redactie De Hollandsche Molen is in de loop der jaren op steeds meer communicatieterreinen met steeds meer middelen actief. Al deze uitingen dienen uiteraard het ‘molendoel’ maar gezamenlijk ontberen zij een duidelijke lijn en missen herkenbaarheid. Om ervoor te zorgen dat er meer herkenbare samenhang tussen de vele uitingen ontstaat en dat deze ook wordt bewaakt, is het zaak om ook de organisatie van de communicatie anders in te richten. Hiertoe wordt de redactie van het blad Molens verbreed tot meer communicatiemiddelen. In 2014 heeft het bestuur het voorstel voor een centrale redactie goedgekeurd, dit zal in 2015 worden uitgerold. Werving De afgelopen twee jaar is extra ingezet op het werven van leden en donateurs. Dit is slechts matig gelukt. De conclusies van de evaluatie zijn verwerkt in het wervingsplan voor komend jaar. In dit plan zal in ieder geval aandacht zijn voor het behoud en upgraden van huidige leden en donateurs en het werven van nieuwe leden en donateurs. We doen gerichte wervingsacties rondom onze eigen molens. Vooralsnog lijken Edam en Delft hiervoor het meest geschikt. Daarnaast starten we met geoormerkt werven, zie hiervoor ook de plannen rond het Molenfonds. Voor een verdere uitwerking van de plannen verwijzen we naar het Wervingsplan 2015. Winkel uitbouwen Komend jaar wordt door studenten van Windesheim opleiding (minor Fundraising Grantmaking & Sponsoring) een onderzoek gedaan naar verschillende toekomstvarianten van de webwinkel. Afhankelijk van de conclusies nemen we stappen om de winkel te verbeteren.
Jaarplan 2015
Pagina 2 van 6
Bescherming Molenacademie De Molenacademie begint langzaam meer bekendheid te krijgen. Komend jaar gaan we door met de huidige cursussen. Nieuwe cursussen worden nog niet opgepakt. Eventueel gebeurt dit op basis van de conclusies van het project Molentoekomst. Wel worden er lezingen georganiseerd. Dienstverlening molenveld De Hollandsche Molen geeft onbetaald en betaald advies aan het molenveld. Gekozen is om ons te richten op structurele opdrachten en minder op incidentele opdrachten. Het doel is om onze kennis in te zetten voor het molenbehoud. We verlenen hiertoe diensten waarvoor we onze inzet vergoed willen zien. Vanwege de beperkte capaciteit wordt nog kritischer gekeken welk type dienstverlening tot de kerntaken behoort en welk mogelijk niet. Een en ander is ook afhankelijk van de conclusies van het project Molentoekomst. Advisering BankGiro Loterij en Gravin van Bylandt Stichting (en andere externe fondsen) Het contract met de BankGiro Loterij is weer met 5 jaar verlengd. De verwachting is dat ook de Gravin van Bylandt stichting blijft bijdragen. Ons advieswerk voor deze fondsen wordt voortgezet.
Jaarplan 2015
Pagina 3 van 6
Belangenbehartiging Molentoekomst In 2014 is De Hollandsche Molen gestart met het project Molentoekomst. Het betreft een discussie over de toekomst van het molenbehoud. Samen met het molenveld wil de vereniging een visie ontwikkelen op kwalitatief, financieel en organisatorisch gebied. Het project bestaat uit twee hoofdthema’s. Thema 1: Financiën. Hierin worden besproken de financiën en de organisatie van het molenveld, monumentale waarden, her- en nevenbestemming en biotoop. Thema 2: Draagvlak. Hierin wordt besproken het verbreden van het maatschappelijk draagvlak en de fondsenwerving en het vrijwilligerswerk Het project is in volle gang. Er zijn diverse activiteiten, variërend van een expert meeting tot onderzoeksrapporten. Op 3 juni 2015 wordt dit project afgesloten met het Toekomstcongres waarvoor ook mensen van buiten het molenveld worden uitgenodigd. Het congres is het scharnierpunt tussen het doen van onderzoek en formuleren van conclusies (vóór 3 juni) en de start van het stappenplan om de conclusies uit te voeren. De resultaten van het Toekomstcongres zijn de basis voor de activiteiten de komende jaren. Voor een verdere uitwerking van de plannen verwijzen we naar het projectplan Molentoekomst. Molencontactdag Ieder jaar in november vindt de Molencontactdag plaats. Dit jaar staat deze onder andere in het teken van het uitrollen van de conclusies van het project ‘Molentoekomst’. De Molencontactdag vindt plaats in Noord Brabant. Monumentenbehoud actueel Een belangrijke taak van De Hollandsche Molen is het volgen van de actualiteit in het molenbehoud en indien van toepassing actie ondernemen. Denk aan onderwerpen als de evaluatie van de provinciale restauratieregelingen en de Brim, de omgevingswet, de WOZ, het validatiestelsel van het CBF, duurzaamheid, cultureel ondernemerschap en ontwikkelingen rond de POM status. Met name het monitoren van de Brim en de POM’s vragen in 2015 extra aandacht. Het laatste onderwerp heeft ook duidelijke verbanden met het project Molentoekomst. Vanuit het project, maar ook vanuit de landelijke discussie en ontwikkelingen wordt nadere invulling gegeven aan professionaliteit bij molenorganisaties. In Noord-Holland wordt daarvoor een pilot ontwikkeld. Veiligheid Molens zijn ontwikkeld in een tijd dat er minder oog was voor veiligheid en de arbeidsomstandigheden van de mensen die er werkzaam waren. Vanwege de vele draaiende onderdelen en de krachten die hierbij optreden, zijn het in potentie gevaarlijke werktuigen waarmee zorgvuldig moet worden omgesprongen. Er zijn vele vrijwilligers actief op molens; daarnaast brengen duizenden mensen een bezoek aan deze bouwwerken. Beide groepen dienen zich er op veilige en verantwoorde wijze te kunnen voortbewegen en de risico’s die hierbij worden gelopen, dienen zoveel mogelijk beperkt te worden, voor zover ze niet uitgesloten kunnen worden. Veiligheid op molens blijft daarom een belangrijk focuspunt. Met name eigenaren willen we meer aanzetten tot actie. Denk hierbij aan het inzetten van veiligheidscoaches en het opzetten van een ongevallenregistratie.
Jaarplan 2015
Pagina 4 van 6
Eigen Molens Onderhoud en restauratie Het onderhoud van onze eigen molens is een blijvende activiteit. De werkzaamheden zijn per molen gepland. Hiermee ontstaat ook overzicht over de te verwachte uitgaven en inkomsten. In de praktijk geeft ons dat de juiste sturingsmogelijkheden. We richten ons op een goed onderhoud waarbij kosten beheersbaar blijven. Het doel is om iedere eigen molen minimaal één maal per jaar te bezoeken. Daarnaast wordt met de lokale vrijwilligers regelmatig contact gelegd om goed op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen rond en op de molen. Verzelfstandiging De Hollandsche Molen wil het aantal molens in eigendom verminderen. De vereniging blijft partners zoeken om een molen zorgvuldig aan over te kunnen dragen. We onderzoeken of het mogelijk is om meer in te zetten op de verzelfstandiging van onze molens. Veiligheid op eigen molens Bij het bezoek aan de eigen molens staat altijd de RI&E op de agenda. De Hollandsche Molen wil het goede voorbeeld geven als het gaat om veiligheid. Molen De Roos in Delft De eerste fase van de nevenbestemming van molen De Roos is met de enthousiaste inzet van alle lokaal betrokkenen eind 2014 gestart. Het molenpakhuis heeft een huurder en de molen is maalvaardig gemaakt. In 2015 worden stappen ondernomen voor fase 2, de realisatie van een streekwinkel op de begane vloer van de molen en een werkruimte voor het inpakken van het gemalen meel op de 1e verdieping. Op de 2e verdieping wordt een educatieve ruimte gerealiseerd. Het maalbedrijf wordt op vaste basis vorm gegeven. Ook wordt komend jaar worden nagedacht over de invulling van fase 3, de plannen rondom de woning bij molen De Roos. Verder staat een restauratie van met name het metselwerk van de onderbouw voor 2015 op het programma. En tenslotte wordt nauwgezet gevolgd welke gevolgen de ingebruikname van de spoortunnel onder De Roos hebben voor het molencomplex. De vereniging wil met De Roos een voorbeeldproject creëren hoe een molen met succes een aanvullende bestemming kan krijgen, die kan bijdragen aan de financiering van het onderhoud. Molen van de Zuidpolder in Edam Komend jaar kan hopelijk (bij voldoende financiering) een start worden gemaakt met de tweede fase van de restauratie van de molen (rietdek, waterlopen etc). Molen Rijn en Lek in Wijk bij Duurstede Mogelijk vertrekt de huidige huurder van het molenhuis bij de Rijn en Lek. In dat geval wordt een nieuwe huurder gezocht. Hierbij worden de molenaars en de Vrienden van de Wijkse Molen betrokken.
Organisatie Meerjarenbeleidsplan 2016-2020 Medio 2015 wordt gestart met het maken van een nieuw meerjarenbeleidsplan. Bij het maken van het beleidsplan worden onder andere de conclusies van het project Molentoekomst uitgewerkt voor De Hollandsche Molen. In het traject van het maken van het MJBP wordt nauw samengewerkt door bestuur en bureau. Daar waar mogelijk worden leden en externen in het traject betrokken. Eind van het jaar is het beleidsplan gereed, het ligt ter besluitvorming op de ALV in maart 2016
Jaarplan 2015
Pagina 5 van 6
Planning & control cyclus De planning en control cyclus loopt goed. Verbeteringen kunnen worden gemaakt met de rapportages aan de medewerkers en de overzichten per project (bv met het verdelen van gemaakte uren per project). Zo ontstaat een nog beter beeld over de inkomsten en uitgaven per project en kan een scherpere keuze worden gemaakt welke activiteiten we willen en kunnen uitvoeren. Mogelijk dat aanpassingen nodig zijn om aan te sluiten bij het nieuwe uniforme validatiestelsel voor goede doelen. Ontwikkelingen CRM De vereniging heeft een goed CRM systeem. Om van meer mogelijkheden gebruik te maken, komt hier een grotere focus op. We willen dit om met name de werving te verbeteren. In 2015 willen we de dashboards inrichten, de workflows opzetten, een RFM analyse kunnen maken, de afstemming met Exact verbeteren, de draaiboeken aanvullen, de output ten behoeve van de fondsenwerving verbeteren en de betalingscyclus verder stroomlijnen. Het CRM pakket wordt (indien van toepassing) aangepast tbv geoormerkt werven. Archief Afgelopen anderhalf jaar is het fysieke archief opgeruimd. Om het overzicht en de toegankelijkheid van onze digitale stukken te verbeteren willen we komend jaar het digitale archief opschonen en re-organiseren. Vrijwilligersbeleid De ingezette koers van afgelopen jaar wordt voortgezet. Iedere vrijwilliger krijgt een contract en is verzekerd. Het vervolg is een verdere professionalisering van onze vrijwilligers, bijvoorbeeld middels training. Afhankelijk van de uitkomsten van het Toekomstproject op dit onderdeel willen we hier een voorbeeldrol vervullen. Het team van medewerkers bestaat in 2015 uit 6,9 FTE en is samengesteld uit een coördinator CRM&Front Office, medewerkers Front Office, administrateur, projectmanager, communicatie medewerker / redacteur en een molenadviseur. Het team staat onder leiding van de directie, bestaande uit een directeur en een adjunct-directeur. Aan het begin van 2015 worden de verantwoordelijkheid van en binnen de directie nader vastgesteld. Daar waar nodig laat dit team zich extern adviseren of ondersteunen. Denk hierbij aan fondsenwerving advies, IT diensten, etc. Hoewel ieder een eigen werkveld heeft, draagt de goede samenwerking en hands-on mentaliteit van ieder teamlid bij aan het succes. In de bijlage is de capaciteitsverdeling per medewerker aan ieder project ingeschat.
Jaarplan 2015
Pagina 6 van 6
