INHOUDSTAFEL: 0. Voorwoord Evaluatie Jaaractieplan Jaaractieplan Resultaatsgebieden

JAARVERSLAG 2013

INHOUDSTAFEL: 0. Voorwoord

2

1. Evaluatie Jaaractieplan 2013

3

2. Jaaractieplan 2014

13

3. Resultaatsgebieden 2014

19

4. Overzicht zelfevaluatie-instrumenten

23

5. Overzicht interne en externe overlegkanalen

25

6. Gebruikersgegevens

36

vzw Sporen

kwaliteitsverslag 2013

blz. 1

Leuven, 30 mei 2014,

Geachte collega,

Hierbij mag ik u ons JAARVERSLAG 2013 voorstellen.

2013 was het laatste jaar van ons Meerjarenbeleidsplan 2011-2013: wij presenteren u een evaluatie van het Jaaractieplan 2013 (1) en het nieuwe Jaaractieplan 2014 (2). Het Jaaractieplan 2014 neemt vanuit de evaluatie van de vorige Jaaractieplannen 2011, 2012, 2013 - nog een aantal relevante actiepunten over die we de voorbije jaren niet hebben gerealiseerd, en sluit daarmee het voorbije Meerjarenbeleidsplan 2011-2013 af. Het volgende Meerjarenbeleidsplan zal de periode 2015-2017 omvatten. Vanuit deze evaluatie hebben we opnieuw gekeken naar onze resultaatsgebieden (3), die minimaal werden bijgestuurd. Vooral enkele bestaande zelfevaluatie-instrumenten (4) werden expliciet opgenomen. Jaarlijks evalueren we op het Teamcoördinatorenoverleg de bestaande interne en externe overlegkanalen. Een aangepast overzicht vindt u onder (5). En we sluiten af met de gebruikersgegevens (6).

Met Vriendelijke Groeten, Jan Tibo Directeur vzw Sporen

vzw Sporen

kwaliteitsverslag 2013

blz. 2

Evaluatie Jaaractieplan 2013 Goedgekeurd op TCO van 11/01/2013 Vanuit het Meerjarenbeleidsplan 2011-2013 worden volgende doelstellingen geconcretiseerd voor 2013:  Op het vlak van de hulpverlening: -

Sporen heeft een oudercomité dat regelmatig samen komt, adviezen en verwachtingen formuleert ten aanzien van de werking van Sporen.

Tegen wanneer? Wie is verantwoordelijk hiervoor?

-

Einde 2013 stafmedewerkers contextgericht werken

Niet ok

De implementatie van Signs of Safety in Sporen wordt verder uitgevoerd: 1. Leden van het directieteam voeren jaarlijks samen minstens 12 waarderende interviews uit bij ex-cliënten. De conclusies hiervan worden meegenomen in het beleid van Sporen. ok 2. Contextbegeleiders krijgen workshops in het vraaggericht voeren van intakeen begeleidingsgesprekken, en het opmaken van een hieraan aangepaste verslaggeving. De Pas: 24/01;07/02;21/02;14/03;06/05;10/06;24/6;21/10; 12/12; Zwier: 11/6 Traject: 28/2; 18/3; 18/4; 9/10;22/10;17/12 Zijhuis: 21/3;16/5;28/11 Studio 3:14/5;4/6 Reisburo/Roulot: 28/5 DTL-CAH: 19/9;15/10;14/11;12/12 Pijl: 26/9;14/10;5/12 Klimop: 4/11 Amber + Sporen: 15/3; 26/3; 26/4

3. Er is een training “Sofs” voor de teamcoördinatoren. 17/05; 12/06; 25/09; 17/10; 07/11;

4. Afdelingsoverstijgende intervisiegroepen “vraaggericht werken” passen intervisiemethodieken Signs of Safety toe op concrete casussen. 17/01;21/03;11/04;16/04; 16/05; 22/05; 13/06; 20/06

5. Sporen geeft ook extern training in “opgroeien in veiligheid” Amber + Sporen: 15/03; 26/03; 26/04 Ter Loke: 18/03; 19/04; 22/04; 14/05 (1/2); 24/05 (1/2) VUB: 25/03 IJH: 23/05; 06/06;10/10;24/10; De Schommel: 24/9;10/10;5/11; 03/12(1/2); 25/2/14(1/2) De Waaiburg: 20/9;4/10;18/10

vzw Sporen

kwaliteitsverslag 2013 – evaluatie jaaractieplan 2013

blz. 3

6. Er is een vorming “werkbegeleiding volgens SofS” voor stafmedewerkers contextgericht werken. 16/01; 06/02; 13/03; 08/05;

7. Er is vanuit Sofs een procedure voor “omgaan met verontrustende situaties”. ok

Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-

Einde 2013 Directeur

7/7

Er is een tweede vormingsreeks “geweldloos verzet – waakzame zorg” voor een gemengde groep van ouders in Sporen (cliënten, medewerkers, RVB-AV).


Einde 2013 SC De Pas en SC DTL/CAH

ok

18/09; 16/10; 13/11; 11/12

-

De feedback van kinderen, jongeren en ouders ivm de weekendgroep in Kinderdorp wordt gebruikt om de werking van de weekendgroep te verbeteren.


Juni 2013 TC’s Klimop, Pijl en Studio 3

ok

 Op het vlak van de organisatie: -

Er is een expliciet kader voor de telefoonpermanentie door de afdelingen. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-

Einde 2013 DT

ok

Er is een gezamenlijk referentiekader voor jobtimeverdeling tussen de afdelingen, beslist door het TCO. Bij tijdelijke en definitieve vervangingen wordt naar dit referentiekader toe gewerkt.


Maart 2013 Directeur en werkingscoördinator

ok

TCO 07/02/13

vzw Sporen


blz. 4

-

Volgende acties rond PR-FW worden ondernomen: 1. Er is een werkgroep in Hoeilaart om de verbinding “Kinderdorp”-“Hoeilaart” te optimaliseren. ok 2. Er is een ontmoetingsmoment met de buurt op de Oudebaan. Niet ok 3. Er is een opendeurdag in Kinderdorp. Ok 19/05 4. Jaarlijks worden 5 nieuwsbrieven (communicatie over Sporen) verstuurd. 4 ok 5. Er zijn inkomsten uit sponsoring voor minstens 30000 euro. Niet ok 6. Er zijn vanuit crowd-sourcing inkomsten voor de werking van Reisburo/Roulot in 2014 (apart van 5). Niet ok


-

vzw Sporen

Einde 2013 Coordinator administratie en financiën

Niet ok


ok

Einde 2013 Coördinator administratie en financiën

ok

Er is een asbestinventaris.


-

Niet ok

De indienstellingsverslagen van alle toestellen/apparaten zijn in orde.


-


Alle ladders worden jaarlijks gekeurd.


-

3/6

Er is een inventaris van alle chemicaliën, regels voor opberging, en veiligheidsfiches.


-

Einde 2013 Medewerker FW en PR

Er is een bijgewerkt en geactualiseerd arbeidsreglement, met een aangepaste procedure “pesten op het werk”. kwaliteitsverslag 2013 – evaluatie jaaractieplan 2013

blz. 5


-

Niet ok

Het team van de administratie is gereorganiseerd: 1. Elke administratieve medewerker Is expert op haar domein: personeel, cliëntenadministratie, boekhouding, financieel beleid, …, en geeft op haar domein input aan het beleid van Sporen: ok 2. Er zijn procedures voor de verschillende administratieve domeinen: ok 3. Er wordt een uitbreiding van administratieve ondersteuning voor de afdelingen onderzocht, uitgewerkt en aangeboden indien nodig. Niet ok 4. Interne controlesystemen (loonverwerking, administratie, boekhouding) worden extern doorgelicht. ok 5. Er zijn goede regelingen voor school-, dokters-, vervoerskosten, psychiater en logopedie. Niet ok 6. Er zijn standaarden voor de aankoop van grote huishoudelijke apparaten (wasmachine, droogkast, (microgolf)oven, koelkast, diepvriezer). Niet ok 7. Er zijn standaarden voor het inrichten van een kamer voor een jongere. Niet ok 8. Leveranciers zijn gecentraliseerd om optimale prijsvoorwaarden te bekomen. ok 9. De afdelingen stellen hun begroting op, en evalueren deze regelmatig, in samenwerking met de financieel verantwoordelijke van de administratie. ok


-

Juli 2013 Werkingscoördinator

Einde 2013 Coördinator administratie en financieën

5/9

Er worden interne audits Decreet Rechtspositie Minderjarige in Klimop, Traject, De Zwier, CAH-DTL uitgevoerd.



ok

CAH-DTL: 05/02 Traject: 25/04 Zwier: 14/11 Klimop:27/2/14

-

vzw Sporen

De begroting 2013 is in overeenstemming met het meerjarenbeleidsplan 20112013.


blz. 6


-

ok

Er is een fonds voor “inrichting afdelingen”.


-

Begin 2013 Coördinator administratie en financieën


Niet ok

Er is een “vakantiefonds” (voor vakantie-activiteiten voor kinderen,, jongeren en ouders)



ok

TCO 07/02/13

-

Er is een ouderfonds, voor activiteiten met ouders, en ouderparticipatie.



ok

TCO 07/02/13

-

De technische dienst heeft grondplannen van elk gebouw.


-

ok

Er wordt een eerste reeks van dienstfietsen ter beschikking gesteld voor dienstvervoer.


vzw Sporen

Einde 2013 Coördinator administratie en financiën

Begin 2013 Werkingscoördinator


ok

blz. 7

-

Er is een bouwaanvraag voor Ten Trappen.

Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor? -

Einde 2013 Werkingscoördinator

De herinrichting van De Triangel is voltooid, de herbestemming uitgevoerd. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-

Einde 2013 DT

juni 2013 Werkingscoördinator


juli 2013 Directeur

ok

Er zijn voldoende computers ter beschikking van de jongeren in de residentiële afdelingen.


vzw Sporen

Niet ok

Er is een website “Opgroeien in veiligheid”


-

ok

De website krijgt een nieuwe structuur, meerdere medewerkers kunnen de inhoud aanpassen.


-

ok

Er is een analyse (rapport) van staat (materieel) en bruikbaarheid ( werking/functies) van gebouwen (Geldenaaksebaan en andere)


-

/

einde 2012 werkingscoördinator


ok

blz. 8

1 jongeren-PC per schijf van 5 leefgroepjongeren

-

Er is een externe opleiding voor alle voedselhygiëne-verantwoordelijken.


Einde 2012 Administratief coördinator

ok

22/03

-

Er is een externe opleiding “EHBO” voor alle medewerkers.



ok

24/01; 28/01; 30/01; 13/03; 20/03; 21/03

-

Er is een externe opleiding “brandpreventie” voor brandpreventieverantwoordelijken.



ok

11/06

-

Er zijn interne opleidingen ICT Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

einde 2013 werkingscoördinator

ok

Opleiding word basis: 21/05; 24/5; 6/6; 19/6 Opleiding word gevorderden: 23/5; 24/5; 28/5; 19/6 Opleiding excell basis: 25/5; 4/6; 14/6; 21/6 Opleiding excell gevorderden: 14/6; 21/6 Workshops online hulpverlening: 13/06; 20/06; 05/07

-

Er zijn inkomsten uit externe trainingen voor minstens 5000 euro.


vzw Sporen


ok

De procedure “beheer documenten” is aangepast.


blz. 9


juli 2013 Werkingscoördinator

Niet ok

Er is een procedure “verpleegkundige handelingen”.



ok

 Op vlak van medewerkers: -

Vanuit de externe HRM-audit worden volgende doelstellingen gerealiseerd:

1. Werkingscoördinator en teamcoördinatoren maken afspraken ivm wat in het eerste en wat in het tweede selectiegesprek aan bod komt. ok 2. Er wordt een tool voor werfreserve in gebruik genomen. ok 3. Er is een structurele controle op de urenbesteding dmv steekproeven. ok 4. Er is een extra codering voor de urenbesteding: ok, extra codes Presa 5. Er is één centraal personeelsdossier per medewerker. ok 6. Het personeelsdossier wordt jaarlijks ge-updated. ok 7. Afspraken ivm onbetaald verlof zijn duidelijk: ok 8. Er zijn strictere regels ivm arbeidstijden en afwijkingen. 9. Er is een vademecum ivm loonverwerking en –aanpassingen: ok


-

Einde 2013 DT

ok

Er is een regeling voor thuiswerk. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

vzw Sporen

8/9

Er is een werkgelegenheidsplan voor medewerkers +45jr. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-

Einde 2013 Werkingscoördinator

Einde 2013 DT


ok

blz. 10

-

Er is een actieplan voor aanwervingen in Hoeilaart. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-

Einde 2013 DT

Vanuit het competentiedenken worden volgende instrumenten ontwikkeld (tegen vermelde data in rechtse kolom)

 Nieuwe medewerkers krijgen bij indiensttreding een overzicht van alle elementen van de inwerken evaluatieprocedures.  Er zijn vernieuwde functiebeschrijvingen voor: begeleider, teamcoördinator, stafmedewerker contextgericht werken, teambegeleider, medewerker FW en communicatie  Elke nieuwe medewerker krijgt coaching gedurende de inwerkperiode van 6 maanden.  Vanaf 20 jaren dienst in Sporen krijgt elke medewerker een specifiek individueel onderhandeld aanbod waarin een bijkomende uitdaging geboden wordt (extra vorming – ervaringsuitwisseling – specifiek project - … ). Hiervoor wordt o.a. een deel van het VTO-budget

vzw Sporen

Niet ok

-juni 2013

Niet ok

-februari 2013

ok

-februari 2013

Niet ok

-Einde 2013

Ok


blz. 11

gereserveerd.  Elke medewerker heeft een Einde 2013 coach.  Er is loopbaanbegeleiding Einde 2013 voor elke medewerker die minstens vijf jaar in dienst is in Sporen. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

vzw Sporen

Niet ok ok

Cfr hierboven werkingscoördinator


blz. 12

Jaaractieplan 2014

Vanuit de evaluatie van het Meerjarenbeleidsplan 2011-2013 worden volgende doelstellingen geconcretiseerd voor 2014:  Op het vlak van de hulpverlening: -

Sporen heeft een oudercomité dat regelmatig samen komt, adviezen en verwachtingen formuleert ten aanzien van de werking van Sporen.

Tegen wanneer? Wie is verantwoordelijk hiervoor? -

Einde 2014 Jan Tibo

Het protocol “sexueel grensoverschrijdend gedrag” is geactualiseerd.


-

Het uitvoeringsbesluit kwaliteitsdecreet is in Sporen geïmplementeerd.


-

Einde 2014 Jan Tibo

Er zijn vormingen “Waakzame zorg – geweldloos Verzet” voor de afdelingen in Sporen.


Einde 2014 Jan Tibo

Einde 2014 Jan Tibo

Er zijn interne opleidingen en intervisies “Opgroeien in Veiligheid”.


Einde 2014 Jan Tibo

 Op het vlak van de organisatie:

vzw Sporen

kwaliteitsverslag 2013 – jaaractieplan 2014

blz. 13

-

Er is een ontmoetingsmoment met de buurt op de Oudebaan.


-

Er zijn vanuit crowd-sourcing inkomsten voor de werking van Reisburo/Roulot in 2014.


-

Einde 2014 Hilde Aerts

Alle ladders worden jaarlijks gekeurd.

Tegen wanneer? Wie is hier vzw Sporen


Er is een inventaris van alle chemicaliën, regels voor opberging, en veiligheidsfiches.


-

Einde 2014 Elke Schillebeeckx

Er is een gebruiksvriendelijke databank met bestaande (sponsor)relaties.


-


Onze communicatie verloopt volgens een vaste huisstijl (lay out)



Er is een gelijkvormige onthaalbrochure met vaste lay-out voor elke afdeling.


-

juni 2014 Jan Tibo

Einde 2014 Hilde Aerts kwaliteitsverslag 2013 – jaaractieplan 2014

blz. 14

verantwoordelijk voor?

-

Er is een bijgewerkt en geactualiseerd arbeidsreglement, met een aangepaste procedure “pesten op het werk”.


-

Het team van de administratie is gereorganiseerd: 1. Er wordt een uitbreiding van administratieve ondersteuning voor de afdelingen onderzocht, uitgewerkt en aangeboden indien nodig. 2. Er zijn goede regelingen voor school-, dokters-, vervoerskosten, psychiater en logopedie. 3. Er zijn standaarden voor de aankoop van grote huishoudelijke apparaten (wasmachine, droogkast, (microgolf)oven, koelkast, diepvriezer). 4. Er zijn standaarden voor het inrichten van een kamer voor een jongere. 5. Elke medewerker van de administratie heeft een procesbeschrijving van zijn takenpakket.


-

Einde 2014 Jan Tibo

Er is een fonds voor “inrichting afdelingen”.


vzw Sporen


Er worden interne audits Decreet Rechtspositie Minderjarige in Zij-huis, Pas, Studio 3, De Pijl uitgevoerd.


-

Einde 2014 Jan De Cooman



blz. 15

-

Er wordt een eerste reeks van electrische fietsen ter beschikking gesteld voor woonwerk- en dienstvervoer.


-

Er is een dienstauto op de Oudebaan. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-


Er is een veiligheidsconsulent (informatieveiligheid en privacygegevens) met een goedgekeurd veiligheidsplan.


vzw Sporen


De procedure “beheer documenten” is aangepast.



De website krijgt een nieuwe structuur, meerdere medewerkers kunnen de inhoud aanpassen.


-


Er is een bouwaanvraag voor Ten Trappen.


-




blz. 16

 Op vlak van medewerkers: -

Personeelscoördinator en teamcoördinatoren maken afspraken ivm wat in het eerste en wat in het tweede selectiegesprek aan bod komt.


-


Er zijn strictere regels ivm arbeidstijden en afwijkingen.


Einde 2014 Elke Schilebeeckx

-

De conclusies uit de tevredenheidsmeting medewerkers worden gebruikt om het personeelsbeleid waar nodig aan te passen. Tegen wanneer? Einde 2014 Wie is hier Elke Schillebeeckx verantwoordelijk voor?

-

Er is een actieplan voor aanwervingen in Hoeilaart. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

-


Vanuit het competentiedenken worden volgende instrumenten ontwikkeld (tegen vermelde data in rechtse kolom)

 Nieuwe medewerkers krijgen bij indiensttreding een overzicht van alle elementen van de inwerken evaluatieprocedures.

vzw Sporen

-

Einde 2014


blz. 17

 Elke nieuwe medewerker krijgt coaching gedurende de inwerkperiode van 6 maanden.  Elke medewerker krijgt coaching. Tegen wanneer? Wie is hier verantwoordelijk voor?

vzw Sporen

-

Einde 2014

-

Einde 2014

Cfr hierboven Elke Schillebeeckx


blz. 18

RESULTAATSGEBIEDEN SPOREN 2014 Er wordt op een kwalitatieve en vraaggerichte manier hulp verleend aan jongeren en hun contexten  -

Er is een volwaardig partnerschap tussen cliënten en hulpverleners. Dossier (in het bijzonder de verslaggeving) wordt gebruikt als open communicatiemiddel. Jongeren en ouders hebben inspraak in de hulpverlening en in de werking. Interne audits DRM onderzoeken deze inspraak (tweejaarlijks per afdeling); op basis van deze audits sturen afdelingen hun werking bij.

 De hulpverlening vertrekt vanuit de hulpvraag van onze cliënten Van in de intakefase, doorheen de hele begeleiding, worden cliënten bevraagd op hun doelstellingen  De hulpverlening vertrekt vanuit de krachten van de cliënt De sterktes van cliënt en zijn netwerk worden vanaf het begin van de begeleiding opgemerkt en gebruikt als aanknopingspunten voor de begeleiding.  De hulpverlening is contextgericht. - De cliënt wordt gezien als individu binnen zijn netwerk; contextbegeleiding is essentieel binnen elke begeleiding. Contextbegeleiding werkt met de kinderen, jongeren , ouders, en de andere familieleden, of leden van het eigen niet-professionele netwerk. - De hulpverlener werkt in het belang van alle kinderen van het gezin.  Aan cliënten wordt hulpverlening op maat aangeboden. Er is een voortdurende evaluatie en bijsturing van interventies, acties en doelstellingen; dit gebeurt in gezamenlijk overleg cliënt-hulpverlener, en (op geëigende momenten) verwijzer.  Hulpverlening gebeurt binnen onze maatschappelijke opdracht. Wij werken binnen de opdracht van onze verwijzers, het agentschap jongerenwelzijn, wet- en regelgeving.  De hulpverlening is methodisch onderbouwd en wetenschappelijk verantwoord. - Het hulpverleningskader en de gebruikte methodieken kunnen wetenschappelijk verantwoord worden. - De residentiële werking biedt een gepast pedagogisch klimaat.  Er is een kwaliteitsvolle tevredenheidsmeting cliënten - De resultaten van een goed functionerende tevredenheidsmeting cliënten worden aangewend om de werking van Sporen te verbeteren. - Leden van het Directieteam doen jaarlijks waarderende interviews bij ex-cliënten, ook hieruit worden de conclusies aangewen,d om de werking van Sporen te verbeteren.  Er is een Oudercomité dat inspraak (evalueren en adviseren) heeft in de werking van Sporen.  De gebruikersgegevens worden gebruikt om de werking van Sporen te evalueren en bij te sturen.  Jaarlijks wordt het rapport van de Ombudsdienst (behandeling van klachten van cliënten)besproken op het Teamcoördinatorenoverleg, en wordt waar nodig de werking bijgestuurd.

Sporen is een open, flexibele en creatieve organisatie  Er is een goede interne samenwerking. - De resultaten van de tevredenheidsmeting verwijzers worden gebruikt om onze werking te verbeteren. - De resultaten van de tevredenheidsmeting medewerkers worden gebruikt om onze werking te verbeteren. - Onze interne overlegkanalen worden jaarlijks door de deelnemers bevraagd op hun kwaliteit. - Er is een vriendelijk onthaal voor de cliënten vanuit alle medewerkers - Het algemeen secretariaat staat ten dienste van cliënten en medewerkers.  Er is een goede externe samenwerking. vzw Sporen

kwaliteitsverslag 2013 – resultaatsgebieden 2014

blz. 19

-

De resultaten van de tevredenheidsmeting verwijzers worden gebruikt om onze werking te verbeteren. Sporen werkt actief mee aan regionale,(inter) sectorale en werkvormgebonden samenwerkingsverbanden. Sporen overlegt regelmatig met de verwijzers ivm de onderlinge samenwerking.

 Sporen beschikt over goed functionerende (interne en externe) overlegstructuren. - Wij nemen deel aan en waken over het overleg zoals beschreven in Q-procedure 3.1.3  -

Sporen werkt samen met hogescholen en universiteiten. Relevante stageplaatsen worden aangeboden. Sporen werkt mee aan wetenschappelijk onderzoek. Medewerkers geven gastcolleges.

 -

Sporen is een appreciërende organisatie. De bijdragen van medewerkers en afdelingen worden meegenomen in het beleid van de organisatie. De afdelingen zijn zelfsturend. Elke afdeling en elke functie werkt optimaal binnen de eigen bevoegdheden. De organisatie biedt een passend kader, en passende ondersteuning en zorg aan elke afdeling en aan elke medewerker. Er wordt op alle niveaus op een respectvolle manier gekeken naar en gesproken over cliënten en collega’s

-

  -

Sporen werkt volgens de procedures en afspraken van het kwaliteitshandboek. Kwaliteitsprocedures zijn aangepast en worden toegepast. Onthaalbrochures zijn aangepast en worden toegepast. Verwante documenten zijn aangepast en worden toegepast. Kwaliteitsplanning is uitgewerkt en wordt gevolgd. Er is een regelmatige interne audit in alle afdelingen. Sporen vzw is goed ingebed in het regionale jeugdhulpverleningslandschap (BJB en IJH). Er is minimum jaarlijks overleg en evaluatie over dit thema op het TC-overleg, het DT en RvB.

 De administratieve verplichtingen zijn OK - De administratieve verplichtingen ten aanzien van het agentschap Jongerenwelzijn zijn in orde. - De boekhouding wordt nauwkeurig gevoerd volgens de boekhoudwetgeving , de HUB en volgens een analytisch systeem - De administratieve verplichtingen ten aanzien van het personeel zijn in orde. - er zijn interne en externe controlesystemen op boekhoudkundige en administratieve verplichtingen - de VZW wetgeving wordt opgevolgd en toegepast; - de lonen worden stipt en correct uitbetaald. -

De wettelijk en aanvullende verzekeringen zijn in orde.

-

Er is een goed werkend CPBW. Er is een goed werkende preventie-dienst (vertrouwenspersonen en Preventie-adviseur).

 De financiële middelen worden optimaal ingezet. - De inzet van de middelen staat in overeenstemming met de pedagogische opdracht op korte termijn en op lange termijn. - De begroting en uitgaven worden bijgestuurd waar nodig. - Er is een regelmatige financiële rapportering aan de afdelingen, het directieteam en de Raad van Bestuur met knipperlicht) . - Er is een financiële planning op middellange en lange termijn. - Er is een jaarlijkse controle van de rekeningen en onderliggende boekhouding door de bedrijfsrevisorcommissaris. - Er is een jaarlijkse financiële analyse, met benchmarking met andere Vlaamse Welzijnsorganisties. vzw Sporen


blz. 20

 De erkenningen zijn in orde - De bepalingen van het erkenningsbesluit, kwaliteitsdecreet, DRM en decreet integrale JHV worden toegepast. - Pedagogische profielen en modulering IJH zijn in orde. - Inspectieverslagen zijn positief. Bijsturingen door de Zorginspectie worden uitgevoerd. - alle administratieve verplichtingen tav agentschap jongerenwelzijn zijn in orde.  De personeelsbezetting wordt optimaal gerealiseerd. - Er is maximale inzet van personeel volgens de erkenning.  -

Er is een goed sociaal klimaat Er is een maandelijks syndicaal overleg en overleg met CPBW. Sociale verkiezingen worden georganiseerd. De werkgever-werknemer verhouding wordt vastgelegd in het arbeidsreglement en in formele werkingsteksten. De beschreven richtlijnen worden nageleefd.

 De materiële infrastructuur is in orde - De gebouwen, nutsvoorzieningen, transportmiddelen en communicatie/ICT-middelen worden onderhouden - de investeringsdossiers worden geïntegreerd in een lange termijn beleid - keuringen worden tijdig uitgevoerd: elektriciteit, brandblussers, branddetectiesysteem - de brandoefeningen worden twee maal per jaar uitgevoerd en gerapporteerd in het CPBW - de brandverantwoordelijken kennen hun verantwoordelijkheden en krijgen regelmatig een opleiding, ze kunnen jaarlijks hun ervaringen uitwisselen - de EHBO-verantwoordelijken kennen hun verantwoordelijkheden en krijgen regelmatig een opleiding, ze kunnen jaarlijks hun ervaringen uitwisselen - de verantwoordelijken voor voedselhygiëne kennen hun verantwoordelijkheden en kunnen jaarlijks hun ervaringen uitwisselen. - De veiligheidsconsulent waakt over de informatieveiligheid en de privacygegevens.

Medewerkers ontwikkelen en gebruiken hun competenties PERSONEELSBELEID  Voor de functies van alle medewerkers zijn er resultaatsgebieden, competenties en de erbij horende gedragsindicatoren uitgewerkt.  Teamcoördinatoren gebruiken de methodiek van het gedragsgericht selectie-interview. Ze selecteren bij vacatures de beste kandidaten voor hun team.  Nieuwe medewerkers krijgen bij indiensttreding een overzicht van alle elementen van de inwerken evaluatieprocedures.  Er is een eenvormige leidraad voor deze inwerkperiode met systematische evaluaties.  Elke nieuwe medewerker krijgt coaching gedurende de inwerkperiode van 6 maanden.  Elke medewerker krijgt een jaarlijks evaluatiegesprek van zijn leidinggevende (op basis van de elementen uit de competentie-ontwikkeling: resultaatsgebieden, competenties, gedragsindicatoren) . Elementen uit deze evaluatie die als onvoldoende gescoord worden, worden verder opgevolgd in bijsturingsgesprekken tussen leidinggevende en betrokkene.  Elke medewerker krijgt coaching.  Er is loopbaanbegeleiding voor elke medewerker die 5 jaar in dienst is in Sporen.  Vanaf 20 jaren dienst in Sporen krijgt elke medewerker een specifiek individueel onderhandeld aanbod vzw Sporen


blz. 21

waarin een bijkomende uitdaging geboden wordt (extra vorming – ervaringsuitwisseling – specifiek project - … ). Hiervoor wordt o.a. een deel van het VTO-budget gereserveerd.  Elke medewerker heeft inzage in zijn personeelsdossier. Er is een jaarlijkse update van de personeelsdossiers.  Er wordt een exit-gesprek gevoerd met elke medewerker die uit dienst gaat. Conclusies hieruit worden meegenomen in het personeelsbeleid.  De analyse van de personeelskengetallen worden gebruikt om het personeelsbeleid te evalueren en waar nodig bij te sturen.  -

Strategisch VTO-beleid Er is een jaarlijks VTO-plan (met budget) dat past binnen een VTO-meerjarenbeleidsplan Jaarlijks worden de afdelingen op hun VTO-noden bevraagd. Er is een strategisch VTO-beleid, dat bekendgemaakt wordt aan alle medewerkers.

 Er is een zorgzaam agressiebeleid in Sporen. - Jaarlijks is er een rapport in verband met agressie-incidenten, dat op het Teamcoördinatorenoverleg wordt besproken; conclusies hieruit worden meegenomen naar het personeels- en hulpverleningsbeleid. - Ernstige incidenten worden gemeld aan het Agentschap Jongerenwezlzijn.  Er is een gezinsvriendelijk organisatiebeleid in Sporen

vzw Sporen


blz. 22

OVERZICHT ZELFEVALUATIE-INSTRUMENTEN

Hulpverlening Verzamelen van gegevens: -

Gebruikersresultaten o Gebruikersgegevens o Tevredenheidsmeting cliënten o Waarderende interviews cliënten o Tevredenheidsmeting verwijzers o Klachtenprocedure o Agressie-incidenten o Interne audits DRM o Verslagen zorginspectie PDCA-cyclus: o o o o o o

Teamvergadering afdeling Feedbackrondes kwaliteitsstuurgroep Teamcoördinatorenoverleg (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen, boordtabellen) Directieteam (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen, boordtabellen) Raad Van Bestuur (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen, boordtabellen)

Personeelsbeleid Verzamelen van gegevens: -

Medewerkersresultaten o Personeelskengetallen o Tevredenheidsmeting medewerkers o Evaluatie- en bijsturingsgesprekken o Exit-gesprekken o Tevredenheidsmeting verwijzers o Verslagen CPBW en syndicaal overleg o Verslagen Vertrouwenspersonen en preventie-adviseurs o Verslagen zorginspectie

PDCA-cyclus: o o o o

vzw Sporen

Teamvergadering afdeling Feedbackrondes kwaliteitsstuurgroep Teamcoördinatorenoverleg (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen)

kwaliteitsverslag 2013 – overzicht zelfevaluatie-instrumenten

blz. 23

o o

Directieteam (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen) Raad Van Bestuur (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen)

Organisatie Verzamelen van gegevens: -

samenlevingsresultaten o jaarlijkse evaluatie interne/externe overlegkanalen op TCO o

PDCA-cyclus: o o o o o o

vzw Sporen

Teamvergadering afdeling Feedbackrondes kwaliteitsstuurgroep Teamcoördinatorenoverleg (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen) Directieteam (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen) Raad Van Bestuur (meerjarenbeleidsplan, jaaractieplannen)

kwaliteitsverslag 2013 – overzicht zelfevaluatie-instrumenten

blz. 24

© Sporen

3.1.3. Overzicht van de structurele overlegmomenten

Beoordeeld:

Goedgekeurd:

Geldig vanaf:

Interne overlegstructuren op afdelingsen organisatieniveau NAAM

Doelstelling

Beslissingsbevoegdheid/mandaat

Omschrijving deelnemers

Frequentie van samenkomst

Verslaggeving gaat naar

Teamvergadering afdeling

Hulpverlening op afdelingsniveau optimaliseren Hulpverlening op afdelingsen organisatieniveau optimaliseren Onderhoud en herstellingen gebouwen realiseren Interne en externe administratieve ondersteuning optimaliseren

Beslissingen op afdelingsniveau Procesondersteunend, beleids-ondersteunend en adviserend Adviseren over het nodige onderhoud en herstellingen Adviseren over een optimale dienstverlening voor interne afdelingen en externe contacten Concrete ontwikkeling kwaliteitszorg en -procedures Opvolgen concrete ernstige incidenten

teamleden van de afdeling

wekelijks

Teamleden van de afdeling

Teamvergadering stafmedewerkers vorming en coaching Teamvergadering technische dienst Teamvergadering administratie

Kwaliteitsstuurgroep noodteam

Werkbegeleiding Teamcoördinatorenoverleg

Feedbackronde afdeling

Werkgroepen

vzw Sporen

Beleid rond kwaliteitszorg en -procedures uitwerken Ondersteuning van medewerkers en teams in geval van ernstige incidenten Hulpverlening op individueel niveau optimaliseren Hulpverlening op organisatieniveau optimaliseren

Beslissingen op begeleidingsniveau Beleidsadviserend, beleidsondersteunend op organisatieniveau, beslissingen mbt specifieke punten Voorwaarden en Beslissingen tussen afdeling hulpverlening op en organisatie nemen en afdelingsniveau optimaliseren opvolgen en opvolgen Hulpverlening (of Beleidsvoorbereiding en – voorwaarden hiertoe) op advies op organisatieniveau specifieke domeinen optimaliseren

Stafmedewerkers Vorming en Wekelijks Coaching

teamleden

Klusjesmannen en hoofd technische dienst Administratieve medewerkers en Hoofd administratie

2 x per maand

teamleden

1 x per maand

teamleden

Kwaliteitscoördinator en leden uit alle functiegroepen Teamleden, leden A-team, lid directieteam

Bij samenroeping door kwaliteitscoördinator Bij samenroeping door teamcoördinator

Op verslagserver onder “Sporen” Deelnemers van het noodteam

Begeleider en werkbegeleider Minstens 1 uur per twee weken Teamcoördinatoren, SVC’s, Twee- of driewekelijks directieteam

In cliëntdossier

TC (met evt teamleden) en directeur (met evt leden DT)

Tweemaandelijks

Deelnemers overleg

Vanuit verschillende afdelingen

Volgens gemaakte afspraken

Op verslag-server onder “Sporen”

kwaliteitsverslag 2013 – overzicht interne en externe overlegkanalen


blz. 25

Intervisiegroep werkbegeleiding Intervisiegroep logistiek overleg stafmedewerkers contextgericht werken In Service Training Directieteam

CPBW

Syndicaal Overleg

Raad van Bestuur Herfstvergadering

Stuurgroep GOA

Vraaggerichte hulpverlening optimaliseren Technische en logistieke medewerkers ondersteunen Vraag-, contexten oplossingsgericht werken optimaliseren Inwerken van nieuwe medewerkers Voorwaarden en hulpverlening op organisatieniveau optimaliseren Preventie en bescherming van de werknemers optimaliseren Verhoudingen werknemers/werkgever optimaliseren Structuur en functioneren organisatie optimaliseren Communicatie tussen RVB en medewerkers optimaliseren

Geen (= intervisie)

Vanuit verschillende afdelingen Technische en logistieke medewerkers, TB SC vanuit verschillende afdelingen

10x per jaar

/

Onregelmatig

/

Onregelmatig

Op verslag-server onder “staf”

Alle nieuwe medewerkers

3 halve dagen per reeks

In map IST bij TB

Beleidsbeslissingen op organisatieniveau

Leden van het directieteam

Wekelijks

Op verslag-server onder “staf”

Advies op haar specifieke domein

Leden van het CPBW en preventieadviseur

10x per jaar


Geen (= enkel overleg)

Syndicale delegatie en vertegenwoordiging van de werkgever Bestuursleden en directieteam Bestuursleden, leden algemene vergadering en medewerkers Leden stuurgroep

10x per jaar

geen

10x per jaar

Op verslag-server onder “Bestuur” Geen

Afgevaardigde leden cel organisatie, werkingscoördinator en externe deskundige

Ad hoc

Brandverantwoordelijken, een lid van het CPBW en iemand van het technisch team Hygiëneverantwoordelijken en een lid van het CPBW

Jaarlijks

/ Beleidsadviserend en – ondersteunend, procesondersteunend Geen

Beleidsbeslissingen op organisatieniveau Geen

Werking van het project Beleids- voorbereidend en – optimaliseren adviserend mbt project Bouwteam Aansturen nieuwbouwproject Aansturen en coördineren van nieuwbouw, specifiek mandaat bij snelle beslissingen ivm budgetoverschrijdingen Terugkomdag brandpreventie Organisatie van evacuaties Verantwoordelijkheden optimaliseren opfrissen, evacuatie oefenen, mankementen doorgeven en info verzamelen Terugkomdag voedselhygiëne Organisatie van het stockeren Verantwoordelijkheden en verwerken van voedsel + opfrissen, mankementen onderhoud optimaliseren doorgeven en info verzamelen Terugkomdag EHBO Organisatie van verzorging Verantwoordelijkheden jongeren en personeel opfrissen, mankementen vzw Sporen

Jaarlijks

2 keer per jaar

Jaarlijks

EHBO-verantwoorde-lijken en Jaarlijks een lid van het CPBW


Op verslagserver onder “Sporen” Leden bouwteam

Feedback van de terugkomdag wordt genoteerd in het verslag van het CPBW Feedback van de terugkomdag wordt genoteerd in het verslag van het CPBW Feedback van de terugkomdag wordt blz. 26

optimaliseren TC intervisie Adolescentenoverleg

intervisie Verbeteren samenwerking ts adolescentengroepen

Overleg Pas-Traject WE-overleg Zwier-Zij-Huis

Verbeteren samenwerking Pas-Traject Organisatie WE-groep Zw+ZH

WE-groep Kinderdorp

Organisatie WE-groep KD

Intervisie trainers SofS Intervisie SofS Oudebaan

intervisie intervisie

A-team

doorgeven en info verzamelen Geen (= intervisie) Onderling overleg mbt samenwerking en specifieke thema’s ado-werking

Beslissingen mbt de WEgroep Beslissingen mbt de WEgroep

Ondersteuning agressiebeleid tav medewerkers

genoteerd in het verslag van het CPBW geen Verslagserver

TC’s Afgevaardigden adolescentengroepen

Om de 6 weken Op afroep

TC’s + afgevaardigden PasTraject Afgevaardigden Zw+ZH

Op afroep Op afroep

Iedereen ZW + ZH

Afgevaardigden afdelingen KD Trainers SofS Medewerkers afdelingen Oudebaan Leden van het A-team

Om de 3 weken

Iedereen KL-P-ST3

6 x per jaar

Op verslagserver onder ‘Sporen’

Optimaliseren = zo goed en gepast mogelijk regelen, verbeteren, ondersteunen Overlegstructuren op niveau van de individuele hulpverlening: -

Op niveau van de cliënten:

a. Met de cliënt en zijn context: De hulpvrager is de cliënt met zijn context; via de hulpverleningsgesprekken en –interventies klaren wij continu gezamenlijk de hulpvragen, de evolutie, en de bijsturing van doelen en acties uit. In dit hulpverleningsproces zijn er een aantal formele overlegmomenten voorzien: kennismakings- en intakegesprekken, bespreking individueel handelingsplan en bijsturingen, evolutiebesprekingen, eindbespreking: zie hiervoor de procedures onthaal, individueel handelingsplan, overdracht van de hulpverlening en afsluiting. b. Met de doorverwijzer De opdrachtgever is de Jeugdrechter en/of de consulent. Hij/zij is daardoor, naast de ouders en de jongere, een belangrijke instantie die het kader van de hulpverlening mee bepaalt. Via een aantal persoonlijke contacten, via verslagen en via het hulpverleningsprogramma, krijgen wij van hen onze opdracht geformuleerd. vzw Sporen


blz. 27

Vanzelfsprekend worden zij steeds op de hoogte gehouden van de verdere evolutie. De consulent van de sociale dienst van de Jeugdrechtbank of de medewerker van het OCJ of het VK (bij interveniërend casemanagement) wordt betrokken bij elke belangrijke tussenstap. Minstens om de zes maanden wordt hij/zij uitgenodigd op de evolutiebespreking. De jongere en de ouders worden gestimuleerd - indien zij het nodig achten - de doorverwijzer te contacteren. Formele toelatingen i.v.m. weekends, vakantie, afbouwen van begeleiding, ... worden met hem of haar geregeld. c. Met externe diensten Voor sommige jongeren/gezinnen is extra externe hulp aangewezen naast de begeleiding die ze reeds krijgen binnen Sporen (bv. psychotherapie in een CGGZ of CLG, kinesitherapie, OCMW, school, enz.). Met deze diensten en personen werken we nauw samen om de nodige afstemming te vinden in ons werk met de betrokken jongere. Deze samenwerkingsafspraken worden genoteerd in het Individueel Handelingsplan. -

Op niveau van de medewerker:

a. Via werkbegeleiding: zie hierboven b. Jaarlijkse evaluatiegesprekken: met de directe leidinggevende

vzw Sporen


blz. 28

Externe overlegstructuren op afdelingsen organisatieniveau OP VLAAMS NIVEAU naam

doelstelling

Algemene ledenvergadering Vlaams Welzijnsverbond Sectoriële ledenvergadering VWV

AV van vzw VWV

Commissies VWV: FEC en werkgroep enveloppefinanciering Groene Zorgraad Vlaanderen

Advies omtrent financieel beheer voorzieningen

vzw Sporen

Afstemmen beleidsthema’s BJB

Samenwerking optimaliseren, procedures evalueren en bijsturen

Organisator en deelnemers Leden AV van vzw VWV

mandaat

frequentie

Verslag gaat naar

1x per jaar

Deelnemers

Afgevaardigden leden VWV en medewerkers VWV Afgevaardigde leden VWV en medewerkers VWV

Informerend, directielid adviserend, bepalen standpunt VWV Informerend, Hoofd administratie adviserend, bepalen standpunt VWV

1x per jaar

Deelnemers

Ad hoc

deelnemers

RvB en medewerkers Groene Zorg, zorgboeren, gebruikers aanbod (hulpverlening en onderwijs)

Stimuleren en ondersteunen van de strategische ontwikkeling van Groene Zorg

2x per jaar

deelnemers

Bevoegdheden AV

Deelnemer vanuit Sporen directielid

TC RB/R


blz. 29

OP PROVINCIAAL NIVEAU naam

doelstelling

Intervisiegroep kwaliteitscoördinatoren

Afstemming mbt toepassing uitvoeringsbesluit kwaliteitsdecreet Voorbereiding RSG IJH

Referentiegroep IJH

IROJ

Beslissingen nemen ivm IJH regio Vlaams-Brabant

Coc VlaamsBrabant-Mechelen

Regionaal beleid voorzieningen BJB aangesloten bij VWV Organiseren van de crisisnetwerk Leuven en HalleVilvoorde

Netwerk CrisisJeugdhulp Vlaams Brabant

Organisator en deelnemers VWV: kwaco’s van Vlaams-Brabant Machelen

mandaat

frequentie

Verslag gaat naar

5x per jaar

Deelnemers

De 2 regionale platforms BJB en de verwijzers Vertegenwoordigers sectoren IJH, beleidsmedewerkers IJH VWV Directies BJB Vlaams Brabant Mechelen

Adviseren van de 2 directeur vertegenwoordigers in RSG Beslissen Directeur (plaatsvervangend lid)

10x per jaar

Deelnemers

10 x per jaar

deelnemers

Onderling Informerend, adviserend

directielid

10x per jaar

Deelnemers

Samengesteld netwerk van IJH

Organiseren en samenwerken

Teamcoördinator CAH

8 x per jaar

Deelnemers

deelnemers

mandaat

Deelnemer vanuit Sporen Personeelscoördinator

frequentie

Verslag gaat naar

3à4x per jaar

Deelnemers

intervisie

Deelnemer vanuit Sporen Kwaliteitscoördinator

OP REGIONAAL NIVEAU naam

Doelstelling

Platform BJB Leuven

Afstemmen Alle organisaties hulpverlening BJB in BJB regio Leuven en de regio Leuven. verwijzers

vzw Sporen

Organiseren van de regionale hulpverlening oa projecten


blz. 30

Adviesgroep Leerrecht Leuven

Organisatie van project leerrecht optimaliseren

Afgevaardigden uit platform BJB Leuven,CLB medewerkers

Advies geven ivm organisatie leerrecht

werkingscoördinator

3à4x per jaar

Deelnemers

Beleidsgroep Leerrecht

Beleidsbeïnvloeding mbt project Leerrecht

Ad hoc

deelnemers

Organisatie van project leerrecht optimaliseren organisatie meldpunt

Voorstellen creëren voor verankering project leerrecht en schoolexterne interventies Advies geven ivm organisatie leerrecht Advies geven ivm organisatie meldpunt

TC RB/R, werkingscoördinator

Adviesgroep Leerrecht AsseHalle-Vilvoorde Stuurgroep Meldpunt schoolexterne interventies Platform BJB Brussel-HalleVilvoorde

Afgevaardigden van schoolexterne interventies, van CLB’s, en van regioteam IJH Afgevaardigden van samenwerkingspartners Afgevaardigden uit BJB, CLB, en projecten

Teamcoördinator Reisburo/Roulot

Tweemaandelijks

deelnemers

TC RB/R

driemaandelijks

deelnemers

Afstemmen Alle organisaties hulpverlening BJB in BJB regio BHV en de regio BHV verwijzers

Werkingscoördinator

3à4x per jaar

Deelnemers

PPO’s Overijse Leuven

Praktijksamenwerking IJH verbeteren, signaalfunctie naar overheid Beslissingen RvB

Afgevaardigde medewerkers afdelingen

Maandelijks

Deelnemers

Raad van Bestuur: Het Spit

vzw Sporen

Organiseren van de regionale hulpverlening oa projecten Hulpverleners die Adviseren van met problematische elkaar, maar ook opvoedingssituaties noden signaleren werken aan Regionale stuurgroep IJH Leden RvB beslissen

Hoofd administratie


blz. 31

Werkgroep Huisvesting

Uitwisselen en afstemmen ivm moeilijke huisvesting BZWjongeren

Afgevaardigden uit verschillende organisaties uit Leuven

Stuurgroep Ouderswerking Vlaams-Brabant

Aansturen Ouderswerking Vlaams-Brabant.: Ouders en geplaatste jongeren een stem geven tav het beleid AV van de vzw Link in de Kabel

IJH, Provincie, Afgevaardigde ROPOV, voorzieningen Vl-Br, consulenten

AV van vzw Link in de Kabel AV van Opvoedingswinkel Leuven Werkgroep Kinderdorp en de buurt

AV van de vzw Opvoedingswinkel Leuven Betrokkenheid van de omgeving op Kinderdorp vergroten

adviseren

Hoofd administratie

Ad hoc

SC DTL

Deelnemers

deelnemers

Afgevaardigden uit Leuvense welzijnsvoorzieningen Afgevaardigden uit Leuvense welzijnsvoorzieningen Medewerkers Sporen en sleutelfiguren uit de buurt

Bevoegdheden AV

Werkingscoördinator

1x per jaar

deelnemers

Waarnemend lid in de AV

SVC

Opzetten activiteiten die de betrokkenheid kunnen vergroten

Werkingscoördinator; afgevaardigden uit de teams van Kinderdorp;

Ad hoc

Deelnemers + DT + TC’s KD

Deelnemer vanuit Sporen Teamcoördinator Cah

frequentie

Verslag gaat naar

4à5x per jaar

Deelnemers

deelnemers

WERKVORM EIGEN OVERLEG naam

doelstelling

deelnemers

mandaat

Cah coördinatoren

De inhoudelijke uitvoering van Cah in de verschillende diensten

Coördinatoren beleidsmede werker AJW

Afstemmen omtrent werking en organisatie Cah

vzw Sporen


blz. 32

Cah supervisoren

Intervisie Crisisbegeleiding crisisinterventie Project LIBEL

Onderlinge afstemming en uitwisseling Intervisie

CAH-supervisoren

/

SC CAH

1à2x per jaar

Begeleiders diensten CAH

/

Begeleiders CAH

2x ½ dag / jaar

TC CAH

8x per jaar

samenwerking met urgentiepsychiatrie LUK

Cano Commissie

Directies Cano + afgevaardigde AJW

Cano directies

Directies Cano

De organisatie en uitvoering van Cano in Vlaanderen Cano-coördinatoren De inhoudelijke uitvoering van Cano in de verschillende diensten in Vlaanderen Intervisie CANOUitwisselen en begeleiders afstemmen CANObegeleidin-gen Overleg bijkomende Werking erkenning bijkomende erkenning optimaliseren Themagroep Samenwerking schoolse uitval Welzijn en Onderwijs in regio optimaliseren Projectgroep POT Werking POT Leuven optimaliseren vzw Sporen

Aanpassen Cano-protocol Toekennen Cano-label Afspraken omtrent organisatie

directeur

deelnemers

Deelnemers

directeur

6à8x per jaar

Deelnemers

Coördinatoren Cano Afstemmen omtrent werking en organisatie Cano

SC De Pas

6à8x per jaar

Deelnemers

Afgevaardigde begeleiders CANOvoor-zieningen Directies en coördinatie JPS, GI Mol De Markt en De Hutten Afgevaardigden uit verschillende betrokken sectoren

/

Afgevaardigde begeleider De Pas

Samenwerking optimaliseren

Teamcoördinator en SC De Pas

2x per jaar

Deelnemers

Samenwerking optimaliseren


driemaandelijks

Deelnemers

Afgevaardigden van samenwerkingspart

Advies en optimaliseren POT


driemaandelijks

Deelnemers


blz. 33

Denkgroep OV 4

VSD AV

Werfvergadering

Aangepast onderwijs- en activiteiten-aanbod tot stand brengen voor uitvallers type 3 scholen Afstemmen werking dagcentra vlaanderen Overleg en coördinatie nieuwbouw

ners Afgevaardigden van samenwerkingspartners

Afgevaardigden alle DC Architect, werfleider, veiligheidscoördinator, leden bouwteam

Coördinatie nieuwbouw


zeswekelijks

directielid

1x/jaar

Leden bouwteam

wekelijks

deelnemers

Deelnemers overleg

Afkortingen DT SVC TC SC VTO PC IST CPBW MFC IRO GOA CGGZ CLG OCMW vzw Sporen

Directieteam Stafmedewerkers Vorming en Coaching Teamcoördinatoren Stafmedewerkers contextgericht werken Vorming, training en opleiding Pedagogisch coördinator In service training Comité ter preventie en bescherming op het werk Multifunctioneel centrum Interne regisseur op organisatieniveau Groepsoverstijgende (vakantie)activiteiten Centrum voor geestelijke gezondheidszorg Centrum voor levens- en gezinsvragen Openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kwaliteitsverslag 2013 – overzicht interne en externe overlegkanalen

blz. 34

AJW VWV VZW AV BJB FEC RSG IJH COC PPO VAPH CAH TOOL CLB BHV BXL CANO GKRB GI JPS TBD DTL VSD DC

vzw Sporen

Agentschap jongerenwelzijn Vlaams welzijnsverbond Vereniging zonder winstoogmerk Algemene vergadering Bijzondere jeugdbijstand Financieel economische commissie Regionale stuurgroep (Integrale Jeugdhulp) Integrale Jeugdhulp Contactcomité Praktijkoverleg problematische opvoedingssituaties Vlaams agentschap voor personen met een handicap Crisishulp aan huis Time out overleg Leuven Centrum voor leerlingenbegeleiding Brussel Halle Vilvoorde Brussel Centrum voor actieve netwerkontwikkeling en omgevingsondersteuning Gestructureerde kortdurende residentiële begeleiding Gemeenschapsinstelling Jongenstehuis Pieter Simenon Thuisbegeleidingsdiensten Dienst Thuisbegeleiding Leuven Vlaams samenwerkingsverband Dagcentra Dagcentrum


blz. 35

Gebruikersgegevens 2013 -

globaal overzicht

afdelingen in 2013: capaciteit zwier

20

MFC - 20 begeleidingen waarvan max 10 residentieel, en 3 dagcentrum

gemengd - verticaal

traject

19


jongens - adolescenten

't zij-huis

19


meisjes - adolescenten

pas

13

CANO -13 begeleidingen waarvan max 4 residentieel

jongens - adolescenten

klimop

10

residentieel

gemengd - verticaal

pijl

10

residentieel

gemengd - verticaal

studio3 DTL CAH

10 32 48

residentieel thuisbegeleiding omgezet in 40 crisisbegeleidingen per jaar + inzet in crisisnetwerk IJH Vlaams Brabant

gemengd - adolescenten

Jaarverslag 2013 - gebruikersgegevens vzw Sporen

blz. 36

aanmeldingen - verwijzers (toewijzingen vanuit CWL) 2013 2012

verwijzer

zwier

2013 2012 2013 2012

traject

JRB Leuven CBJ Leuven

6 7

6

JRB Brussel CBJ Br H-V

0 1

1

JRB Anderen CBJ Anderen onbekend

0 0 0

0

totaal %

4

10 6

't zij-huis

11 10

7 3

11

1 0

1

0

pas

klimop

14 7

9

8 2

3

4

0

1 0 0

7

pijl

3 0

3

2 1

0

0

0

0 0 0

4

studio3

1 0

0

0 0

1

0

0

0 0 0

1

DTL

2 4

0

4 5

5

2

0

1 0 0

0

CAH

19 31

12

1 0

0

0

1

1 0 0

0

totaal

37

0 0

0

2

0

0 0 0

0

0 0 1

14

11

16

23

12

19

32

20

6

6

1

1

16

11

52

49

0

0

9%

8%

11%

17%

8%

14%

22%

14%

4%

4%

1%

1%

11%

8%

35%

35%

0%

0%

0

0

0

0

0

0

0

0

2

0

0

0

2

1

aanmeldingen - verwijzers CBJ Anderen - 0%

0

0 0

61 58

52

41% 37%

63

39% 45%

16 9

10

11% 7%

4

6% 3%

3 0 1

8

2% 6%

1

0% 1%

1

1% 1%

148

139 100% 100%

100% 100%

CAH gaat buiten CWL

Onbekend - 1%

JRB Anderen - 2% CBJ Brussel Halle-Vilvoorde - 6% JRB Leuven - 41% JRB Brussel - 11%

CBJ Leuven - 39%


blz. 37

antwoord op aanmeldingen / toewijzingen 2013 2012

zwier opstart begeleiding: opstart na toewijzing

12

verwijzer afgehaakt jongere/gezin afgehaakt andere oplossing

traject

11

2

13

3

't zij-huis

12

8

16

3

21

11

3

weigering (wel plaats): omwille van leeftijd omwille van problematiek omwille van afstand vraag buiten aanbodmogelijkheden vraag voor crisisopname totaal

11

pas

klimop

14

6

pijl

1

5

studio3

1

4 2

5 1

10

1

DTL

3

6 2

1

14

11

16

23

12

35

12 2 2

CAH

35

11 1 2

32

20

6

1

6

1

16

11

52

0 109

32 4 2

0 0 0 2 0 0

1

19

totaal

49

149

totaal ### 0

0%

97

73%

33

21%

8

3%

2

1%

2012

109

73%

67%

38

26%

32%

1%

1%

0

0%

0

0%

0

0%

0

1%

0

0%

0

0%

2

140 100%

149

Opstart mogelijk weigering - 1%

Geen opstart mogelijk - 26%

Opstart - 73%


blz. 38

opgestarte begeleidingen - verwijzers 2013 2012

verwijzer

zwier

2013 2012 2013 2012

traject

JRB Leuven CBJ Leuven

4 7

6

JRB Brussel CBJ Br H-V

0 1

1

JRB Anderen CBJ Anderen

0 0

0

totaal

12

%

7%

't zij-huis

8 7

6

0 0

0

0 0

0

0

11

15

4

0

pas

4 6

9

0 0

1

1 0

0

0

12

11

6

0

klimop

7 6

10

6 0

4

3 0

2

0

16

22

6

0

pijl

4 0

3

2 1

0

0 0

0

0

18

7

2

0

studio3

1 0

0

1 0

1

0 0

0

0

5

2

0

2

DTL

1 1

0

2 1

2

0 0

0

0

1

5

0

0

0

11 23

CAH 8 26

0 0

0

0 0

0

0

3

34

34

1

0

0

Crisisnetwerk 9%

7%

14%

4%

1%

3%

21%

18 19

17

0 0

0

0 0

1

17

19

17

54

54

162

33%

17

0

0

58 69

59

11 3

9

4 0

3

61

36% 43%

38% 40%

7% 2%

6%

2% 0%

2%

0 19

10%

3

2%

0% 12%

154 100% 100%

100% 100% CAH heeft een derde verwijzer naast de JRB en het CBJ vanuit het crisisnetwerk startte CAH 17 interventies

opgestarte begeleidingen - verwijzers JRB Anderen 2%

totaal

variërend van 1 dag tot 4 weken

Crisisnetwerk 10%

waarvan er 7 overgingen in een crisisbegeleiding

CBJ Br H-V 2% . JRB Brussel 7%

JRB Leuven 36%

CBJ Leuven 42%


blz. 39

opgestarte begeleidingen - leeftijd 2013 2012

leeftijd

zwier

0 - 3 jaar 4 - 6 jaar 7 - 9 jaar 10 - 12 jaar 13 - 15 jaar 16 - 18 jaar +18 jaar totaal

1 3 6 1 1

't zij-huis

pas

klimop

1 4 1 1

2 3 4 1 1

12

2013 2012

traject

11

1 5 6 3

1

15

12

7 4

3 6 2 11

14 2

16

4 16 1

10

21

18

8

7

pijl

studio3

DTL

1 1 2

1 2 4

2

5

1

1

6

2 1

3

6 5 6 6 4 7 34

CAH 5 4 7 5 9 4

34

11 5 9 5 17 7 54

totaal 9 5 6 3 18 16

57

18 14 25 18 40 42 4

14

161

157

12 17 15 61 38 0

DTL: meestal is dit de leeftijd van het jongste kind van het gezin

opgestarte begeleidingen - leeftijd bij opstart +18 jaar 16-18 jaar

0 - 3 jaar 4 - 6 jaar 7 - 9 jaar 10-12 jaar 13-15 jaar 16-18 jaar +18 jaar

0-3 jaar

4-6 jaar

7-9 jaar

10-12 jaar 13-15 jaar


blz. 40

einde begeleiding - begeleidingsduur 2013 2012

zwier 0-6 mndn 6-12 mndn 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar +5 jaar totaal

2 2 3 1 3

2013 2012

traject 3 1 5 3

2 6 2 1

't zij-huis 2 2 7 2 1

1

3 4 3 1 3

2 7 3 4

pas 6 7 2 1

klimop 14

pijl

1

13

2

1

2

16

DTL

3 2

1

11

2 1 3

5

21 3 7 2 1

CAH** 21 3 2 6

1

1

11

studio3

14

16

16

21

2

3

1

1

1

1

6

5

34

32

totaal 37 23 21 6 7 0 1

42

95

107

18 24 17 1 3 2

0-6 mndn 6-12 mndn 1-2 jaar 2-3 jaar 3-4 jaar 4-5 jaar 5-6 jaar

CAH**: crisisbegeleidingen steeds 4 weken tot max. 6 weken

einde begeleiding - begeleidingsduur

niet meegeteld in gemiddeldden CAH 17 interventies:

3-4 jaar

4-5 jaar +5

7 interventies overgezet naar crisisbegeleiding:

2-3 jaar 0-6 maanden

1-2 jaar

6-12 maanden


blz. 41

begeleidingseinde gepland of afgesprongen 2013 2012

zwier gepland afgesprongen totaal

10 10

2013 2012 2013 2012

traject 14 14

5 6 11

't zij-huis

13 3 16

12 2 14

16 16

pas 14 2 16

klimop 13

2

8 21

pijl 2

1

studio3 1

1

2

3

1

1

begeleidingseinde

3 3 6

DTL 3 2 5

29 5 34

CAH 27 5 32

41 3 44

totaal 33 4 37

117 21 138

122 23

85% 15%

84% 16%

145

CAH: 'afgesprongen' = vroegtijdig beëindigd

afgesprongen

gepland


blz. 42

bestemming na begeleiding 2013 2012

zwier naar huis

9

2013 2012

traject 13

5

't zij-huis

13

nr huis + mob. beg

alleen wonen res. BJB elders oooc obc G.I. MPI - psych pleeggezin andere totaal

5

2

9 1 2

1

1

10

klimop 11

1

pijl 1

2

studio3 1

3

DTL 4

CAH

21 7

26

4

2

4

27 16

totaal 34 1

1 2

1 1

1

13

pas

2

2

2

1

1

1 1

6

1

1

1

2

2

2

1 1

10

14

11

16

14

16

14

21

2

1

3

1

6

5

34

32

45

37

86 24 7 7 0 0 5 6 2 0

117

137

145

naar huis

5 nr huis + mob. beg 3 9 0 0 6 4 0 1

alleen wonen res. opn. BJB oooc obc G.I. MPI - psych pleeggezin andere

'naar huis' na een mobiele begeleiding (DTL-CAH- of mobiele MFC)

MPI - psychiatrie G.I. gemeenschapsinstelling res. opn. BJB elders

bestemming na begeleiding

betekent: verder op eigen kracht

andere .

. .

alleen wonen

naar huis + amb. beg.

naar huis


blz. 43

Aantal begeleidingen per afdeling 2013 1012

Zwier Traject 't Zij-Huis Pas Klimop Pijl Studio 3 DTL CAH

aantal lopende beg begin jaar 18 20 16 17 19 19 9 13 6 6 10 10 9 10 27 27 3 4

2013 2012

begeleidings opstarten 12 11 15 12 11 16 22 18 7 5 1 1 5 3 34 34 54 35

begeleidings eindes 10 14 11 16 14 16 16 21 2 3 1 1 6 5 34 32 54 37

interne overgang interne overgang IN UIT 1 3 3 1 1 1 2 1 1 1 1

1 1

capaciteit 20 19 19 13 10 10 10 32 48* * capaciteit CAH:

2013 2012

totaal aantal totaal begeleidingen begeleidingen (*) SPOREN (*) 30 32 278 261 34 30 31 36 31 31 14 11 11 11 14 14 61 61 57 39

(*) totaal aantal : bij intene overgangen blijven we een gezin als één begeleiding tellen in het overzicht van SPOREN Het totaal aantal begeleidingen van Sporen is dus minder dan het totaal van de aantallen per afdeling.

48 begeleidingen per jaar omgezet in 40 begeleidingen per jaar + inzet in crisisnetwerk IJH Vlaams Brabant


blz. 44

Time Out's 2013 2012

zwier jongeren verwezen op TO naar andere groep van Sporen naar andere groep van TOOL naar ext plaats via TOOL naar ext plaats naar gemeenschapsinstelling TOTAAL VERWEZEN OP TO jongeren ontvangen in TO vanuit andere groep van Sporen vanuit andere groep van TOOL van elders TOTAAL ONTVANGEN OP TO

traject

't zij-huis

0

2

2

2

1

1 1

1 2

klimop

3 3

pijl

2 1

1

1 2

pas

studio3

1

0

8 11

1 4

0

1

CAH

totaal

0

3 6 0 12 5 26

2

0

3 2 0 5

1

1

0 7 12 10

CAH

totaal

1 1

3

4 5

DTL

1

4

3

3

1

7

5

2

1

4 0

0

4

1 1

0

1

duur TO 1-2d 3d > 1 week 1 > 2 weken +2 weken

2

0

0

0

1

0

0

2

1

1 2 1

1

0

0

2

1

1 3 3

1

0

0

0

1 1

4

4 1

2 1

8

4

2

1

1

3

3 2

1 5 0 7 8 21

0 1 3

5 16 3

TRAJECTEN REISBURO/ROULOT 2013 2012

zwier aantal jongeren verwezen nr Reisburo/Roulot

aantal jongeren opgestart aantal reistrajecten

1 1 1

traject 2 2 2

5 4 5

't zij-huis 5 5 7

5 2 2

5 3 3

pas 6 2 2

klimop 6 4 6

1 1 3

pijl 0

1 0 0

studio3 0

2 1 2

DTL 0

2 2 2

7 4 8

1 0 0

2 1 2

24 13 17

27 19 28


blz. 45

INHOUDSTAFEL: 0. Voorwoord Evaluatie Jaaractieplan Jaaractieplan Resultaatsgebieden

Recommend Documents