Vlaamse overheid Beleidsdomein Financiën en Begroting Agentschap Vlaamse Belastingdienst
Open aanbesteding
Bestek 2015_FB_001 Groot-volume printing voor de Vlaamse Belastingdienst
Openingszitting offertes op 7 mei 2015 om 13u30. in Koning Albert II-laan 35, bus 62, 1030 Brussel zaal 04.125B (Toren B)
INHOUDSOPGAVE
2
1. Identificatie van het document 1.1. Nummer van de opdracht en benaming Nummer van de opdracht Benaming van de opdracht
Bestek 2015_FB_001 Groot-volume printing Belastingdienst
voor
de
Vlaamse
3
1.2.
Lijst van de bijlagen
Bijlage 1: Offerteformulier Bijlage 2: Modellen Bijlage 3: Andere informatie 3.1 . 3.2 . 3.3 . 3.4 . 3.5 .
Richtlijnen voor het personaliseren en drukken van een SEPA overschrijvingsformulier Model briefomslag Uittreksel huisstijlhandboek Overzicht van de frequentie van te drukken documenten Detail inventaris met vermelding type documenten inzake OV en VKB
1.3. Gebruikte afkortingen AB AFP
Aanslagbiljet Advanced Function Presentation
Art.
Artikel
BS
Belgisch Staatsblad
Par.
Paragraaf
PS
Post Script
(S)FTP
(Secure) File Transfer Protocol
CIC EUV
Centrale invorderingscel Eurovignet
GV
Geautomatiseerde voertuigen
NGV OV LSB PBH VHW VKB
Niet-geautomatiseerde voertuigen Onroerende voorheffing Leegstand bedrijfsruimten Planbatenheffing Verkrottingsheffing woningen Verkeersbelastingen
Wet Overheidsopdrachte n
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006
KB Plaatsing
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van
4
KB Uitvoering
15 juli 2011 Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013
1.4. Lijst afwijkingen KB uitvoering De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn: - 154;
2. Algemene bepalingen 2.1. Aanbestedende overheid 1.
Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaamse minister bevoegd voor de financiën
2.
Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaams Ministerie van Financiën en Begroting Vlaamse Belastingdienst Vaartstraat 16, 9300 Aalst Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna.
3.
Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven.
2.2. Voorwerp en classificatie opdracht De opdracht waarop dit bestek betrekking heeft wordt kort omschreven als “Groot-volume Printing voor de Vlaamse Belastingdienst”. CPV classificatie Hoofdopdracht: 79823000-9 Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd
5
met inachtname van de anti-discrimininatiewetgeving.
2.2.1.
Aard van de opdracht
De Vlaamse Belastingdienst is momenteel onder meer belast met de inning van: - de onroerende voorheffing - de leegstandsheffing bedrijfsruimten - de heffing op de leegstaande en/of verwaarloosde gebouwen en leegstaande, verwaarloosde, ongeschikte en/of onbewoonbare woningen - de planbatenheffing - de verkeersbelasting op de geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde voertuigen - de aanvullende verkeersbelasting - de belasting op de inverkeersstelling - het eurovignet - de erfbelasting - de registratiebelasting In het kader van de diverse belastingen dienen er aanslagbiljetten, herinneringen, laatste herinneringen, uitnodigingen tot betaling (eurovignet), en diverse andere documenten geprint te worden en nadien bezorgd te worden aan de belastingplichtigen. De in onderhavig bestek beschreven opdracht spitst zich voornamelijk toe op twee grote clusters van belastingen, zijnde de verkeersbelastingen en de onroerende voorheffing. De opdracht heeft ook betrekking op de andere heffingen beheerd door de Vlaamse Belastingdienst. De aantallen van de documenten voor deze heffingen van kleinere omvang zijn geïncorporeerd in de opgegeven aantallen voor verkeersbelastingen en onroerende voorheffing. Dit gezien de opmaak en inhoud van deze documenten grote gelijkenissen vertoont met de documenten inzake onroerende voorheffing en verkeersbelastingen. De in onderhavig bestek beschreven opdracht handelt over de fase die volgt op de technische aanmaak van deze documenten door de Vlaamse Belastingdienst. Het betreft één opdracht met een aantal deeltaken: het printen van invorderingsdocumenten: (uitnodigingen tot betaling, aanslagbiljetten, herinneringen, laatste herinneringen, bijlagen en ontheffingsbrieven) op basis van printbestanden die aangeleverd worden in Postscript/AFP-formaat en die via filetransfer (SFTP) zullen worden overgemaakt; 2. het voorzien van het nodige papier en de nodige briefomslagen; 3. het bedrukken van de briefomslagen nodig voor de verzending van de documenten die bij de drukker zelf worden gedrukt; 4. voorbereiding verzending (het vullen van de briefomslagen met documenten gedrukt bij de opdrachtnemer), en de aflevering van de briefomslagen bij bPost. 1.
6
De opdracht wordt in zijn totaliteit gegund, dus niet afzonderlijk per deeltaak.
2.2.2.
De hoeveelheden
De hoeveelheden vermeld in de inventaris zijn gebaseerd op de cijfers van de datawarehouse van de Vlaamse Belastingdienst. Waar deze niet beschikbaar waren, werden de aantallen zorgvuldig geraamd door de Vlaamse Belastingdienst. Ze zijn echter louter indicatief voor de hoeveelheden van deze opdracht. De hoeveelheden kunnen immers verschillen van jaar tot jaar. De in de inventaris opgegeven hoeveelheden worden dan ook enkel gegeven ter informatie, teneinde de prijs van de offerte te kunnen bepalen. De aanbestedende overheid gaat geen enkele verbintenis aan om diensten te verwerven voor de geraamde hoeveelheden. Het aantal te printen documenten (adressen) kan schommelen van week tot week. Op jaarbasis gaat het om een orde van grootte van 8.500.000 omslagen (adressen), bestaande uit 1 of meerdere te printen vellen (in totaal op jaarbasis ongeveer 12.975.000 vellen in 2016, 16.350.000 vellen vanaf 2017), gespreid over ongeveer 150 zendingen. Er kunnen verschillende opdrachten per dag doorgegeven worden. De grootte van een zending kan variëren van enkele honderden documenten (adressen) tot enkele honderdduizenden. De meeste printopdrachten moeten uitgevoerd worden in week 2, 3 en 4 van de maand. De piek in aantal te printen documenten ligt in de zomermaanden (mei t/m augustus). De bestanden worden zoveel mogelijk volgens een tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer afgesproken planning bezorgd, doch de aanbestedende overheid kan hier van afwijken. De opdrachtnemer wordt in dat geval zo snel mogelijk vooraf verwittigd.
2.3. Gunningswijze De gunning van deze opdracht gebeurt via open aanbesteding.
2.4. Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -
Wet Overheidsopdrachten;
-
KB Plaatsing;
-
KB Uitvoering;
-
Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten
7
2.5. Overige algemeen toepasselijke bepalingen 1. Voorliggende opdracht heeft een looptijd van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. De bedoeling is om de overeenkomst te sluiten vanaf 1/1/2016. 2. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 3. De Vlaamse overheid engageert zich om tegen 2020 100 % duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Indien zulke duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten.
8
3. Administratieve voorschriften. 3.1. Plaatsing van de opdracht 3.1.1. Selectie De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, vermeld in punt 3.1.5. van dit bestek, voor zover die offertes op administratief en technisch vlak geldig zijn. De selectiecriteria van toepassing op deze opdracht bestaan enerzijds uit een aantal uitsluitingcriteria en anderzijds uit een aantal kwalitatieve selectiecriteria. 3.1.1.1. UITSLUITING, RSZ-VERPLICHTINGEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61, 62 EN 64 KB PLAATSING) Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel (Art. 64. KB Plaatsing) Eerste uitsluitingscriterium: §.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of
9
meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. § 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. §.3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest via elektronische weg op conform art. 60, §1. KB Plaatsing De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2 KB Plaatsing. Tweede uitsluitingscriterium: Overeenkomstig artikel 20 van de Wet Overheidsopdrachten wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Om aan te tonen dat hij niet onder de uitsluitingcriteria valt dient de inschrijver, indien hij daartoe wordt verzocht door de aanbestedende overheid, de hierna opgesomde documenten voor te leggen: - voor natuurlijke personen:
10
een uittreksel uit het strafregister bij het gemeentebestuur (maximum 6 maand oud); - voor rechtspersonen: een uittreksel uit het strafregister der rechtspersonen (maximum 6 maand oud) op naam van de rechtspersoon (- inschrijver). Dit kan aangevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, Centraal Strafregister, Hallepoort 5-8 te 1060 Brussel. De buitenlandse inschrijver bezorgt indien hij daartoe verzocht wordt een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Bij ontstentenis van het kunnen afleveren van een uittreksel uit het strafregister der rechtspersonen dient de rechtspersoon-inschrijver volgend document voor te leggen: - voor de kapitaalvennootschappen (zoals NV, BVBA en commanditaire vennootschap op aandelen): een uittreksel uit het strafregister van iedere bestuurder of zaakvoerder (maximum 6 maand oud); - voor de personenvennootschappen (zoals VOF, gewone commanditaire vennootschap en coöperatieve vennootschap): een uittreksel uit het strafregister (model1) van iedere vennoot (maximum 6 maand oud). Derde uitsluitingscriterium: Overeenkomstig artikel 20 van de Wet Overheidsopdrachten en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het KB plaatsing kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Voor de Belgische inschrijver dient geen attest te worden bijgevoegd maar zal de aanbestedende overheid deze voorwaarde controleren via elektronische weg. De buitenlandse inschrijver bezorgt indien hij daartoe door de aanbestedende overheid verzocht wordt aan deze laatste een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Vierde uitsluitingscriterium: Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
11
De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in deze situatie bevindt dient indien hij daartoe door de aanbestedende overheid verzocht wordt aan deze laatste geleverd te worden op de wijze bepaald bij het tweede criterium van uitsluiting. Vijfde uitsluitingscriterium: De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond van feiten die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB Plaatsing. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit. Het bewijs kan geleverd worden door elk middel dat de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Zesde uitsluitingscriterium:
12
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB Plaatsing. Onder voorbehoud van de toepassing van artikel 60, § 1 KB Plaatsing, voegt de kandidaat of de inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij heeft voldaan aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Voor een Belgische kandidaat of inschrijver verifieert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën, op basis van het attest dat door die laatste wordt afgeleverd. Zevende uitsluitingscriterium: Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Het bewijs kan geleverd worden door elk middel dat de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. 3.1.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 EN 72 KB PLAATSING) Minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht: Iedere inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de omzet die werd gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren (opgesplitst per boekjaar). Die omzet bedraagt minstens 10.000.000 euro/jaar. De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn:
De opdrachtnemer dient in staat te zijn om in piekperiodes ca. 500.000 zendingen per week, zijnde 600.000 vellen/week correct en tijdig te verwerken. De inschrijver dient hiertoe het volledige printproces te beschrijven vanaf het ontvangen van het PS/AFP-bestand tot de postdrop. Ten minste volgende gegevens dienen aan bod te komen te worden: - algemene omschrijving van het print proces waarbij telkens wordt vermeld in welke mate de te ondernemen acties automatisch of manueel dienen te gebeuren;
13
- internetverbinding, server- en PC infrastructuur die gebruikt wordt en geschikt is voor de ontvangst en verwerking van de Post-script of AFP bestanden; - infrastructuur die gebruikt zal worden voor het print proces - beschrijving briefomslagen
infrastructuur
voor
de
geautomatiseerde
vulling
van
Wat betreft de beschrijving van de infrastructuur dient telkens uiteengezet te worden welke toestellen gebruikt zullen worden (merk en/of type), het aantal toestellen dat zal worden ingezet gebruiken, capaciteit van die toestellen, en hun overige kenmerken.
De inschrijver dient te beschikken over een geïntegreerd ADF-systeem (Automated Document Factory) op serverniveau. Dit om te verzekeren dat geen verkeerde stukken worden samengebracht, dat alle nodige prints met zekerheid worden gerealiseerd en afgeleverd aan bPost, dat er geen dubbele prints worden gemaakt, dat de sortering behouden blijft, dat de juiste stukken in de juiste envelop terechtkomen, etc... Het automatisch controlesysteem dient er voor te zorgen dat elk individueel document op algemeen productieniveau gevolgd wordt tot op het moment dat het document in de juiste omslag de productievestiging verlaat. De inschrijver toont dit aan door in zijn offerte een gedetailleerde beschrijving te geven van dit controlemechanisme en de manier waarop hij de integraliteit en integriteit van de zendingen alsook een kwalitatief uitgevoerde dienstverlening bij elke fase van het productieproces verzekert.
Ter controle van de activiteiten dient de inschrijver te beschikken over een track and trace systeem dat door de opdrachtgever online kan geraadpleegd worden via een beveiligde webservice (login en paswoord) en dat informatie aanbiedt tot op het niveau van het individueel document. De inschrijver toont dit aan door in zijn offerte een gedetailleerde beschrijving te geven van de gebruikte online track and trace tool(s), hun werkwijze en beschikbaarheid, de informatie die geraadpleegd kan worden, …
Elke offerte dient vergezeld te worden van een lijst met drie belangrijke projecten door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de jaren 2013 en 2014 Minstens 1 van deze projecten die hij in deze periode heeft gerealiseerd, dient gelijkaardig te zijn aan de in dit bestek beschreven opdracht. Een project wordt als gelijkaardig beschouwd met de in dit bestek beschreven opdracht indien aan ten minste twee van de drie volgende criteria wordt voldaan: 1) volumes van minimum 6.000.000 vellen/jaar/opdrachtgever op gebied van administratieve documenten 2) ervaring met aflevering voor massa verzendingen (meer dan 5000
14
stuks per afgifte) van administratieve documenten 3) pieken van 500.000 zendingen/week en 600.000 vellen/week van administratieve documenten Voor elk project zal de inschrijver, naast de openbare en privé-instanties voor wie de opdracht werd uitgevoerd, ook de datum van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon bij de opdrachtgever voorzien, zodat de aanbestedende overheid de mogelijkheid heeft om zonder zijn bemiddeling de vermelde informatie te verifiëren. De inschrijver blijft echter instaan voor de volledigheid van zijn offerte.
De continuïteit van de productie moet op elk moment gewaarborgd worden, ook in geval de eigen printfaciliteiten en faciliteiten voor de voorbereiding van de verzending niet benut zouden kunnen worden (omwille van (stroom)panne, brand, staking, weerkundige calamiteiten, etc.).
-
De back-up productielijnen mogen zich niet in hetzelfde gebouw waar de activiteiten normaal plaatsvinden situeren De back-up productielijnen moeten de volledige productie kunnen overnemen De back-up productielijnen moeten operationeel zijn binnen de week nadat het incident zich heeft voorgedaan In geval beroep moet worden gedaan op de back-up productielijnen is de aflevertermijn maximaal D+3 (met uitzondering van de week volgend op het incident)
De inschrijver toont dit in zijn offerte aan a.d.h.v. een DRP-BCP plan (Disaster Recovery plan/Business Continuity Plan) waaruit minstens volgende informatie blijkt: - het adres van de reguliere printfaciliteiten en het adres van de DR vestiging , - de capaciteit van de back-up faciliteiten voor het printen en het voorbereiden van de verzending van administratieve documenten - een gedetailleerde beschrijving van de acties die nodig zijn om de back-up productielijnen operationeel te krijgen en de termijn die daar voor nodig is - de afleveringstermijn in geval van een back-up situatie Indien voor de back-up faciliteiten beroep wordt gedaan op een andere onderneming (zelfs indien die tot dezelfde groep behoort), dient bij de offerte een verbintenis van deze onderaannemer worden gevoegd (cf. art. 74 KB plaatsing). Daarnaast moet eveneens aangetoond worden dat er ook back up mogelijkheden zijn binnen hetzelfde gebouw (vb. defect aan één machine mag er niet toe leiden dat meteen beroep dient gedaan te worden op back up faciliteiten buiten het gebouw), tenzij het uitwijken naar een back up mogelijkheid buiten het gebouw geen enkele vertraging oplevert in vergelijking met de normale productietijd die in dit bestek voorzien wordt. 3.1.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING)
15
De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.
3.1.2. Modaliteiten 3.1.2.1.
PERCELEN (ART. 11 EN 89 KB PLAATSING)
Deze opdracht is niet opgedeeld in percelen. 3.1.2.2.
VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING)
Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. 3.1.2.3.
OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING)
Er zijn geen verplichte opties. Het indienen van vrije opties is verboden.
3.1.3. Offerte – Opening, Indiening, Vorm en inhoud 3.1.3.1.
OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)
De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 7 mei 2015 om 13u30 in in Koning Albert II-laan 35, bus 62, 1030 Brussel zaal 04.125B (Toren B) 3.1.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB Plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via etendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…).
16
Een gescande handtekening is onvoldoende. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding e-tendering of de kortere hanleiding offertes indienen via etendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. 3.1.3.3. VORM PLAATSING)
EN
INHOUD
OFFERTE
(ART.
80
EN
82
KB
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. In het offerteformulier wordt telkens in de verschillende vakken aangegeven welke stukken bij de offerte gevoegd moeten worden. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. 3.1.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. 3.1.3.5.
INVENTARIS (ART. 84 KB PLAATSING)
In de inventaris laat men, voor de opdracht volgens prijslijst, de post vergezellen van de vermelding “VH”, vermoedelijke hoeveelheid. 3.1.3.6.
VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd tachtig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
3.1.4. Prijs 3.1.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst. De eenheidsprijzen voor het drukken dienen te worden opgegeven in het daartoe voorziene rooster (inventaris) in het offerteformulier in bijlage 1 aan dit bestek. Het vullen van omslagen (‘couverteren’), het voorbereiden van het
17
afleveren en het afleveren zelf van de omslagen bij bPost worden geacht in de aangeboden prijzen van het papier inbegrepen te zijn. In de inventaris worden de indicatieve hoeveelheden opgenomen per jaar. 3.1.4.2.
PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)
a)
Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
b)
De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.
c)
Alle prijzen zullen verplicht worden aangeboden in Euro.
d)
Geen enkele formule van binding aan een wisselkoers zal aanvaard worden.
3.1.4.3.
INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING)
Conform art. 16 en 19 KB plaatsing wordt de dienstverlener geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde en met uitzondering van de posten die in het hierboven vermelde rooster specifiek voorzien zijn. 3.1.4.4.
PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. De opdrachtnemer dient de aanvraag tot herziening in vóór 1 februari door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de opdrachtgever. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die gepresteerd zijn vanaf 1 januari van het jaar waarvoor de herziening werd aangevraagd. Indien de prijsherziening pas word gevraagd op 1 februari of later heeft deze pas uitwerking in het volgend kalenderjaar. Voor deze opdracht wordt geen prijsherziening toegestaan in de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016. De indexering van de posten in de inventaris kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de indexering ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). De eenheidsprijzen van de posten in de inventaris m.b.t. drukwerk zijn volgens de hierboven beschreven procedure jaarlijks aanpasbaar per 1 januari volgens de volgende formule: P = P0 * {0,2 + 0,4 * (X1 / X0) + 0,4 * (Y1 / Y0)} waarbij: P = de herziene eenheidsprijs
18
P0 = de eenheidsprijs vermeld in de offerte X1 = de landsgemiddelde loonkosten (referenteloonkost EUR/U voor +10 werknemers) gepubliceerd door Agoria België van de maand december voorafgaand aan de herziening X0 = dezelfde loonkosten van de maand waarin de offerte werd goedgekeurd Y1 = de Febelgra-index voor houtvrij papier van de maand december voorafgaand aan de herziening Y0 = dezelfde papierindex van de maand waarin de offerte werd goedgekeurd Bij elke prijsherziening levert de opdrachtnemer ook de gepubliceerde indexen aan die nodig zijn om de herziening te kunnen controleren. 3.1.4.5.
PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.
3.1.5. Gunningscriteria Aangezien onderhavige opdracht een aanbesteding betreft, geldt slechts één gunningscriterium: de prijs. De opdracht wordt dan ook gegund aan de inschrijver met de laagste regelmatige offerte (cf. art. 24 van de Wet Overheidsopdrachten.)
3.2. Uitvoering van de opdracht 3.2.1. Algemene uitvoeringsbepalingen 3.2.1.1.
UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)
Er wordt naar gestreefd om tegen eind oktober de opdracht te gunnen zodat nadien een testprogramma kan worden doorlopen (zie punt 3.2.5.1. van het bestek). Deze timing is onder voorbehoud en o.m. afhankelijk van de adviezen van de inspectie van Financiën, de besluitvorming van de Vlaamse Regering en de houding van de kandidaten tijdens de stand-still periode. 3.2.1.2. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) De leidend ambtenaar voor onderhavige opdracht is de administrateurgeneraal van de Vlaamse Belastingdienst van het Vlaams Ministerie van Financiën en Begroting, of in diens afwezigheid zijn vervanger. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:
19
a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen;
f)
het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
3.2.1.3.
BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)
a)
Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW.
b)
De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.
c)
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.
d)
De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering en na schriftelijk verzoek van de opdrachtnemer.
3.2.1.4.
NON-DISCRIMINATIE
De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke
20
overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansenen gelijkebehandelingsbeleid) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. 3.2.1.5. TEWERKSTELLING ILLEGAAL VERBLIJVENDE ONDERDANEN Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer, hierna beiden “de onderneming” genoemd, het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven.
21
Hetzelfde geldt wanneer de voormelde onderneming ervan in kennis wordt gesteld, ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De onderneming is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. 3.2.1.6.
TEKORTKOMING INZAKE LOONBETALINGEN
Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer, hierna beiden “de onderneming” genoemd, het in artikel 49/1, derde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van de kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting om haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde onderneming ervan in kennis wordt gesteld, ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming ; ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking.
22
De onderneming is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan : 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. 3.2.1.7.
SCHORSING IN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT
In afwijking van artikel 55 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013, kan de schorsing op bevel van de aanbestedende overheid in de onderstaande gevallen geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding voor de opdrachtnemer wanneer: 1. deze aanbestedende overheid, overeenkomstig artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek, ervan in kennis is gesteld dat de opdrachtnemer of zijn onderaannemer of de onderaannemer van deze laatste en zo verder, op zwaarwichtige wijze tekort is geschoten in zijn verplichting om zijn werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben; of 2. deze aanbestedende overheid, overeenkomstig artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek, ervan in kennis is gesteld dat de opdrachtnemer of zijn onderaannemer of de onderaannemer van deze laatste en zo verder één of meer illegaal verblijvende onderdanen van derde landen tewerkstelt. 3.2.1.8. PROFIEL VAN DE INSCHRIJVERS, VAN DE OPDRACHTNEMER EN HUN PERSONEEL Voor deze opdracht moeten de inschrijvers een projectleider aanstellen die hen zal vertegenwoordigen in hun contacten met de aanbestedende overheid. Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn inzake immigratie- en werkvergunningen. De opdrachtnemer zal tegenover de Vlaamse Belastingdienst instaan voor alle schade in het algemeen die de Vlaamse Belastingdienst zou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake.
23
De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis inzake de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De opdrachtnemer moet in staat zijn om tegemoet te komen aan de behoeften die onmiddellijk zullen ontstaan ingevolge de toewijzing van de opdracht. 3.2.1.9. OPVOLGING VAN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT: OVERLEGORGAAN Er zal een overlegorgaan worden opgericht dat zich kan uitspreken over praktische vragen die zich tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen stellen. Dit overlegorgaan bespreekt de contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (aansturing van de machines, sortering van de PS/AFP-bestanden, databestand van de printopdracht, overzichtdocument van de printopdracht, aanlevering data d.m.v. veiligheidsprotocol, opleveringen, garantie, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen...). Dit orgaan kent een wisselende samenstelling. Het overlegorgaan omvat enerzijds de projectleider van de opdrachtnemer, anderzijds de leidend ambtenaar van de aanbestedende overheid en/of enkele door hen afgevaardigde personen. Afhankelijk van de te bespreken items, kan de projectleider van de opdrachtnemer zich laten bijstaan door andere personeelsleden van de opdrachtnemer met kennis van zaken. Dit overlegorgaan zal een eerste keer samenkomen binnen de twee weken na de toewijzing van de opdracht. Nadien zal dit overlegorgaan telkens samenkomen binnen een redelijke termijn nadat hiertoe verzocht is hetzij door de opdrachtnemer, hetzij door de aanbestedende overheid. Diegene die het initiatief neemt voor de vergadering deelt tegelijk de agendapunten mee. Het overleg zal plaats vinden in de kantoren van de aanbestedende overheid, tenzij onderling andere afspraken worden gemaakt.
3.2.2. Betalingen 3.2.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) Er kunnen geen voorschotten worden toegestaan. Betaling gebeurt alleen na aanvaarde en verstrekte diensten. Het aanleggen van voorraden kan niet als dusdanig aanzien worden. De geleverde diensten offerteformulier bijlage 1 mindering. Dit betekent worden voorgelegd die voorafgaande maand.
waarvoor een eenheidsprijs werd opgegeven (zie kunnen worden betaald via maandelijkse betalingen in dat bij het begin van iedere maand een factuur kan betrekking heeft op de geleverde prestaties in de
24
De factuur dient op gedetailleerde wijze de prestaties weer te geven die werden uitgevoerd. In concreto betekent dit dat moet aangegeven worden welke types documenten werden geprint en dit volgens de benamingen vermeld in bijlage 3.5 Het volstaat dus bv. niet om op de factuur te vermelden dat er recto verso documenten in 4-kleurendruk werden geprint, er dient uitdrukkelijk te worden aangegeven dat het bv. om aanslagbiljetten onroerende voorheffing gaat of herinneringen inzake verkeersbelasting. 3.2.2.2.
PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING)
a)
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties.
b)
De factuur geldt als schuldvordering.
c)
De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de bovenvermelde verificatietermijn
d)
De factuur dient te voldoen aan de voorschriften inzake de Belgische BTW wetgeving en dient voorzien van volgende formule:
“De betalingen worden geldig gedaan door storting op de rekening op naam van ….. en met nummer ….., geopend bij ….. (naam van de bank).” e)
De factuur dient melding te maken van het IO nummer, in het formaat “IO XXXX”. Het specifieke nummer kan bij het begin van het jaar worden opgevraagd bij VLABEL.
f)
De opdrachtnemer moet zijn factuur hetzij op papier, hetzij in elektronische vorm indienen. Er wordt sterk aanbevolen om de factuur in elektronische vorm in te dienen.
g)
Factuur die in elektronische vorm wordt ingediend:
Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig aan op
[email protected]. Bijkomende informatie over het Mercuriusplatform, de dienstverleners en de inhoud van de elektronische factuur vindt u op www.bestuurszaken.be/einvoicing. De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies zullen als niet ontvangen worden beschouwd
25
h)
Factuur die in papieren vorm wordt ingediend:
De Vlaamse overheid is in 2013 gestart met het digitaal verwerken van inkomende facturen. Uw factuur zal voortaan op een centraal adres gescand worden. U dient daarom uw facturen naar onderstaand adres te sturen: Vlaamse Belastingdienst Postkamer Facturatie Koning Albert II-laan 19, bus 8 1210 Brussel Om de automatische verwerking van de facturen te optimaliseren, dient u tevens de onderstaande richtlijnen te volgen: • Bezorg uw facturen in één exemplaar; • Gebruik geen nietjes. Als uw factuur uit verschillende pagina’s bestaat of bijlagen bevat, voegt u die los toe; • Vermijd gekleurde achtergronden. Er is eveneens de mogelijkheid om de facturen als pdf-bestand naar het centraal e-mailadres van de Postkamer Facturatie te versturen:
[email protected] 3.2.2.3.
OVERIGE BEPALINGEN
a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. b)
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. Betalingen aan de aanbestedende overheid worden uitgevoerd op rekeningnummer BE60 3751 1110 2970 geopend op naam van het departement Financiën en Begroting Koning Albert II laan, 19 1210 Brussel
3.2.3. Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. 3.2.3.1.
VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)
De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
26
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. 3.2.3.2.
PUBLICITEIT
De leverancier verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie.
3.2.4. Sancties en rechtsvorderingen 3.2.4.1. a)
STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering. b)
Er wordt ook voorzien in een straf van € 0,20 per briefomslag die niet conform de voorwaarden van het bestek en conform de doorgegeven PS/AFP-bestanden wordt gedrukt en afgeleverd. Zo zal bijvoorbeeld de in de vorige alinea’s vermelde straf worden aangerekend voor:
-
het dubbel afleveren van documenten het onvolledig of foutief afdrukken en aldus afleveren van documenten het niet of foutief afleveren van documenten de poststukken beschadigd afleveren het drukken van documenten die afwijken van de doorgestuurde PS/AFP-bestanden Deze lijst is niet exhaustief. Het schenden van de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt gesanctioneerd met een straf van 10.000 euro/per inbreuk.
c)
De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald.
27
Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. 3.2.4.2.
VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. De opdrachtnemer zal een boete betalen per poststuk dat niet binnen de termijnen vastgesteld onder punt 4.1.1. van dit bestek afgeleverd wordt. Deze boete bedraagt € 0,20 per dag per briefomslag die te laat wordt afgeleverd. Andere vertragingsboetes worden berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering. 3.2.4.3.
RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.
3.2.5. Keuringen en oplevering 3.2.5.1.
KEURINGEN (ART. 41 TOT EN MET 43 KB UITVOERING)
Het doel van de keuring bestaat erin om na te gaan of de verleende diensten, in welk stadium van uitvoering dan ook, aan de in het bestek gestelde voorwaarden beantwoorden. Om de keuring toe te laten zal de opdrachtnemer de leidend ambtenaar of de door hem aangewezen ambtenaren toegang verschaffen tot de bedrijfsgebouwen van de opdrachtnemer of diens onderaannemer. De kosten van de prestaties die eventueel in verband met de keuringen worden geleverd door derden worden ten laste van de opdrachtnemers aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de keuring zelf zou uitvoeren, blijven te zijnen laste. Keuringen geschieden steeds op tegenspraak. Dit houdt in dat de opdrachtnemer de kans krijgt aanwezig te zijn bij de keuring en dat hij de mogelijkheid heeft opmerkingen te geven op het naar aanleiding van de keuring opgestelde PV. De producten en diensten die de vereiste kwaliteiten niet bezitten worden afgekeurd. Hierbij wordt rekening gehouden met de specificaties,
28
kwaliteitseisen en voorwaarden opgelegd in dit bestek doch ook met de regels van goed vakmanschap. De afgekeurde producten en diensten dienen onmiddellijk te worden vervangen op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid. Een nieuwe keuringsaanvraag moet gebeuren wanneer de producten en diensten terug aangeboden worden. De opdrachtnemer zal echter de opdracht niet hervatten indien dit wettelijk niet mogelijk is of indien dit door de aanbestedende overheid niet opportuun wordt geacht. Ten exemplatieven titel kan verwezen worden naar een situatie waarbij de fiscale schuldvordering verjaard is: in dat geval heeft het geen zin om nog nieuwe invorderingsdocumenten te verzenden. Dergelijke situaties zullen dan noodzakelijk leiden tot het toepassen van de sancties, maatregelen en schadevergoedingen voorzien in dit bestek en in het KB uitvoering. Volgende keuringen worden voorzien: vooraleer de eerste documenten worden gedrukt zal de projectleider van de opdrachtnemer de leidend ambtenaar (of de door hem aangewezen personeelsleden) een rondleiding geven in de bedrijfsgebouwen. Daarbij zal de projectleider een omstandige uitleg geven omtrent de werking van de drukkerij, de printers, opvulmachines, de sortering, en alle gegevens die voor de aanbestedende overheid van belang zijn of kunnen zijn. Dit impliceert ook dat de projectleider spontaan antwoordt op alle vragen die hem door de leidend ambtenaar (of de door hem afgevaardigde personeelsleden) zullen worden gesteld; vooraleer de eerste documenten worden gedrukt zal de opdrachtnemer een beperkte proefdruk ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid voorleggen. Dit kan zowel gaan over de invorderingsdocumenten, briefomslagen en folders. De aanbestedende overheid kan ook vragen om een gevulde briefomslag voor te leggen om zo na te gaan of alle gegevens die zichtbaar moeten zijn effectief zichtbaar zijn. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om dat nadien bij elke zending te herhalen. vooraleer wordt overgegaan tot de eigenlijke start van de opdracht zal in overleg met VLABEL een grondig testprogramma worden uitgevoerd (20.000 vellen) op kosten van de opdrachtnemer (streefdatum november 2015) waaruit moet blijken dat de opdrachtnemer de in de offerte aangegane verbintenissen volgens de regels der kunst kan uitvoeren. telkens wanneer een nieuw type document wordt gedrukt of een document door de aanbestedende overheid wordt gewijzigd zal de opdrachtnemer een beperkte proefdruk ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid voorleggen en zal er een acceptatietest worden uitgevoerd; De keuring van het volledige proces zal gebeuren door monitoring van de oproepen bij de Vlaamse Belastinglijn en door monitoring van de klachten van de geadresseerde. Ook elke andere informatie of controle die kan aantonen dat er problemen zijn met de geleverde prestaties kunnen aanleiding geven tot afkeuring van de door de opdrachtnemer
29
geleverde diensten
De inschrijver dient gebruik te maken van een KPI (kritieke prestatieindicator) voor tijdige en correcte verzending. De waarden die maandelijks behaald worden dienen telkens in de loop van de volgende kalendermaand raadpleegbaar te zijn door de opdrachtgever of spontaan meegedeeld te worden aan de opdrachtgever. Indien deze waarde niet 100% bedraagt, geeft de opdrachtnemer zelf het aantal zendingen op dat niet tijdig en correct is verzonden.
De opdrachtnemer dient bij de keuring een certificaat te kunnen voorleggen, afgeleverd door de fabriek van herkomst, met de beschrijving van de samenstelling van het papier. Daarnaast dient ook een beschrijving van de technische parameters voorgelegd te kunnen worden. Dit geldt zowel voor het drukwerk als voor de briefsomslagen.
Daarnaast houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor wanneer ze dit nodig acht bijkomende keuringen uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de aanbestedende overheid klachten krijgt over de printkwaliteit. 3.2.5.2.
OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)
Daar waar de keuringen meer op een individuele prestatie of product gericht zijn, is de hier bedoelde oplevering gericht op het totaalbeeld van de opdracht. De oplevering vindt plaats op het einde van de opdracht. nadat de contractuele controles en keuringen de aanbestedende overheid voldoening hebben geschonken. Het feit dat een betaling in mindering werd toegestaan (zie punt 3.2.2.1 van dit bestek verhindert niet dat de oplevering wordt geweigerd indien er voor de betrokken periode achteraf zou blijken dat de prestaties niet voldoen aan de vooropgestelde eisen van de aanbestedende overheid. Diensten of producten die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of die niet werden verleend volgens de regels van de kunst, dienen door de opdrachtnemer krachtens art. 153 KB uitvoering te worden herbegonnen. Zoniet geschiedt dit van ambtswege op bevel van de overheid, op kosten en risico van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal echter de opdracht niet herbeginnen indien dit wettelijk niet mogelijk is of indien dit door de aanbestedende overheid niet opportuun wordt geacht. Dergelijke situaties zullen dan noodzakelijk leiden tot het toepassen van de sancties, maatregelen en schadevergoedingen voorzien in dit bestek en het KB uitvoering. Binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, dient een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering te worden opgesteld.
30
3.2.5.3.
KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)
De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de opdrachtnemer aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.
31
4. Technische voorschriften 4.1. Printen van documenten 4.1.1. Documenten die door de opdrachtnemer moeten gedrukt en ingepakt worden De printopdrachten (inhoud, opmaak, bijlagen, barcodes, … van zowel de voorkant als de achterkant van de documenten) worden door de Vlaamse Belastingdienst aan de opdrachtnemer aangeleverd in PostScript(PS) -formaat of AFP (Advanced Function Presentation) bestanden. Gedurende de opdracht vindt er een migratie plaats in het aanleveren van de bestanden in Postscript naar AFP-formaat. Deze formaten kunnen zowel tekst als grafische weergaves omvatten. Er wordt niet gewerkt met templates waarbinnen variabelen geïntegreerd moeten worden. De opdrachtnemer moet enkel de PS of AFPbestanden afdrukken zonder dat er verder nog op moet ingegrepen worden. Voordruk van bepaalde documenten (vb. achterkanten van aanslagbiljetten) is toegestaan, doch de opdrachtnemer dient er wel rekening mee te houden dat de bestanden telkens voor en achterkant bevatten (ook in geval van voordruk). De voordruk gebeurt desgevallend uitsluitend op eigen verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Een printopdracht (een geheel van af te drukken documenten) bestaat meestal uit verschillende bestanden (bijvoorbeeld NL/FR gescheiden, binnen- en buitenland gescheiden, ≤ 6 vellen en > 6 vellen gescheiden). De printopdracht heeft één verzenddatum en ze dient door de opdrachtnemer als geheel te worden afgeleverd bij bPost. De opdrachtgever zal in de bestanden informatie opnemen voor de aansturing van de machines (druk-, inpak-, sorteermachines, … zoals bijv. OMR, barcodes, …) van de opdrachtnemer. Ook specifieke informatie die nodig is voor een correcte verzending wordt door de opdrachtgever opgenomen in de bestanden. De inschrijver dient in de offerte te beschrijven wat hiervoor in de aan te leveren bestanden moet voorzien worden alsook eventueel aangeven welke andere acties hiervoor moeten gebeuren. De opdrachtnemer krijgt samen met de bestanden voor een printopdracht eveneens een databestand met daarin per document o.a. een uniek nummer dat ook voorkomt in de bestanden. Dit uniek nummer wordt in de bestanden opgenomen in een onderling af te spreken formaat (tekst, barcode, …). Verder krijgt de opdrachtnemer eveneens een overzicht (statistiek in bijv. CSV formaat) van het aantal te drukken documenten per printopdracht. In dit overzicht wordt het aantal te printen documenten opgenomen per type document, per taal, binnen/buitenland, per aantal vellen, …. Deze extra informatie die aan de opdrachtnemer aangeleverd wordt moet hem toelaten om een aantal strikte controles in te bouwen. Zo dient de opdrachtnemer er bijvoorbeeld voor te zorgen dat een document zeker afgeleverd wordt en ook maar één keer afgeleverd wordt. Er zijn vanuit de aanbestedende overheid geen beperkingen wat betreft de versie of release van het PS of AFP-formaat. Voor het samenstellen van de PS-
32
bestanden maakt de overheid gebruik van de software DocuMate Weaver (EDMOND), voor het samenstellen van de AFP-bestanden wordt er gebruik gemaakt van Scriptura (Inventive Designers). Voor het verzenden van de bestanden vanuit de Vlaamse Belastingdienst naar de opdrachtnemer wordt enkel gebruik gemaakt van Secure FTP (FTP over SSH2) of een equivalente encryptie methode. De opdrachtgever zal hiervoor gebruik maken van een “push” gebaseerd mechanisme. In geen enkel geval zullen de data (inclusief logon credentials) in leesbaar formaat verzonden worden. De opdrachtnemer zal een goed beveiligde secure FTP server beschikbaar stellen die op het internet toegankelijk wordt gemaakt. Hij neemt alle veiligheidsaspecten in acht die verbonden zijn met de transfers van bestanden d.m.v. dit protocol. Vermits de aanbestedende overheid gebruik maakt van een “push”-mechanisme levert de opdrachtnemer hiertoe de noodzakelijke credentials voor authenticatie op haar SFTP-server, zijnde een gebruikersID, een paswoord en een SSL/TLS certificaat. Praktische afspraken hieromtrent zullen gemaakt worden via het overlegorgaan zoals bedoeld in punt 3.2.1.6. De opdrachtnemer dient de door hem voorbereide poststukken onder gesloten omslag te bezorgen aan bPost. Deze poststukken dienen op ‘dag+2’ bezorgd te worden aan bPost, ongeacht of het binnenlandse of buitenlandse zendingen betreft De afleveringstermijn blijft onverkort geldig gedurende vakantiedagen of -periodes. Zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen worden echter niet als werkdagen beschouwd. Enkel in geval van overmachtsituaties kan van de hierboven vermelde afleveringstermijn worden afgeweken. De beoordeling of al dan niet sprake is van overmacht gebeurt door de aanbestedende overheid, nadat hieromtrent door de opdrachtnemer de nodige toelichting is verschaft.
4.1.2. Voorschriften van toepassing op de voorbereiding van de verzending Het kan daarbij zowel gaan om:
-
binnenlandse zendingen en buitenlandse zendingen; genormaliseerde en niet-genormaliseerde zendingen gesorteerde en niet gesorteerde zendingen
Deze zendingen dienen te worden bezorgd aan bPost rekening houdend met de door die dienstverlener voorgeschreven richtlijnen. Er wordt gebruik gemaakt van Mail ID+ (of een gelijkaardig systeem indien de Vlaamse Belastingdienst niet langer met bPost zou werken). Daarbij doet de Vlaamse Belastingdienst de communicatie met bPost. De documenten in de PS/AFP-bestanden worden door de opdrachtgever gesorteerd in de volgorde zoals gevraagd door de opdrachtnemer. Hiertoe zal
33
de opdrachtgever, vóórdat de PS/AFP-bestanden worden doorgestuurd, één of meerdere databestanden aanleveren m.i.v. o.a. de adressen die in een bepaalde zending moeten worden gebruikt. De opdrachtnemer stuurt deze bestanden, aangevuld met een sorteercode, bij elke verzending terug naar de opdrachtgever. De opdrachtgever sorteert de documenten in de PS/AFPbestanden in volgorde van de doorgegeven sorteercode. Er moet gewerkt worden met een systeem van uitgestelde vergoeding. Internationale zendingen kunnen niet UV verzonden worden. Voor internationale zendingen moeten dus briefomslagen voorzien worden zonder vermelding van ‘UV’.
4.1.3. Type documenten Zie ook bijlage 2 A. Documenten verkeersbelastingen fase 1 1) Aanslagbiljet of uitnodiging tot betaling
A4-formaat R/V bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier 4 kleurendruk 2) Bijlage(n) bij aanslagbiljet
A4-formaat bevat geen overschrijvingsformulier Recto Zwart / wit 3) Herinnering
A4-formaat R/V bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier
4 kleurendruk 4) Laatste herinnering
A4 formaat Recto Bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier 4 kleurendruk 5) Ontheffingsbrief en bijlage
2 vellen : Vel 1 A4-formaat bevat geen overschrijvingsformulier
34
Recto Zwart / wit
Vel 2
A4 formaat Recto Bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier 4 kleurendruk
B. Documenten verkeersbelastingen fase 2 Beschrijving : zie fase 1 In fase 2 zullen ook de documenten die momenteel in zwart / wit zijn in kleur gedrukt worden. C. Documenten onroerende voorheffing 1) Aanslagbiljet
A4-formaat voor- en achterzijde te bedrukken bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier kan één of meer bijlagen bevatten, die recto of recto/verso zijn 4 kleurendruk 2) Bijlage aanslagbiljet
A4-formaat Recto of recto verso te bedrukken bevat geen overschrijvingsformulier Een standaard aanslagbiljet OV gaat vergezeld van 1 bijlage recto waarop de diverse eigendommen van de belastingplichtige worden vermeld. Het maximale aantal vellen kan echter verschillen van belastingplichtige tot belastingplichtige. Hier kan dus vooraf geen maximum voorzien worden. In bepaalde gevallen kan een bijlage oplopen tot tientallen vellen. Indien een bijlage uit meerdere vellen bestaat, zijn deze recto-verso te bedrukken met de geïndividualiseerde gegevens (leggers, verminderingen, …) De aanslagbiljetten worden niet gesorteerd volgens het aantal bijlagen. 4 kleurendruk
3) Herinnering
A4-formaat R/V
Bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier
4 kleurendruk 4) Laatste herinnering
35
A4 formaat Recto Bevat onderaan een SEPA overschrijvingsformulier 4 kleurendruk
D. Documenten varia 1) SEPA overschrijvingsformulier De richtlijnen waaraan het overschrijvingsformulier dient te voldoen kan u nalezen in bijlage 3.1. Voor de documenten verkeersbelastingen fase 1 is het SEPA formulier niet opgenomen in de PS/AFP bestanden. In die gevallen dient de opdrachtnemer zelf een Nederlandstalig SEPA formulier toe te voegen. 2) Opmerking Alle documenten (behoudens de briefomslagen) kunnen ook in het Frans zijn opgesteld. In het geval er documenten in het Frans moeten opgesteld worden geldt dit voor het volledige document. Ze zijn recto en verso taalafhankelijk maar niet meertalig. Buitenlandse zendingen worden in het Nederlands opgesteld. Het doorsturen van Nederlandstalige en Franstalige documenten gebeurt gescheiden. Voormeld overzicht geeft slechts een indicatie van de verscheidenheid van de te printen documenten. Er dient op gewezen te worden dat de aanbestedende overheid steeds het recht heeft om, de inhoud van de te printen documenten, het aantal bijlagen per enveloppe en de inhoud van de bijlagen te wijzigen. Indien dit substantiële wijzigingen betreffen, zal dit door de aanbestedende overheid vooraf via het overlegorgaan aan de opdrachtnemer kenbaar worden gemaakt. De aanbestedende overheid behoudt ook steeds het recht om, andere documenten dan de hierboven vermelde naar de opdrachtnemer door te sturen. Indien deze documenten substantieel verschillen van de hiervoor omschreven documenten, zal dit vooraf via het overlegorgaan kenbaar worden gemaakt.
4.1.4. Kleur en kwaliteit Het printen moet voor sommige documenten gebeuren in het zwart.
Voor
andere documenten zal in kleur gedrukt worden. Voor het drukken van documenten met een SEPA overschrijvingsformulier mag de kleurencombinatie zwart – rood worden gebruikt, waarbij rood enkel mag dienen om het overschrijvingsformulier zelf te drukken (pantone Warm Red) conform de richtlijnen opgenomen in bijlage 3.1. De minimale afdrukkwaliteit dient 600 dpi te bedragen.
36
4.2. Voorzien
van het nodige papier en de nodige briefomslagen
De opdrachtnemer voorziet het nodige papier en de nodige briefomslagen conform de hiernavolgende voorschriften. Het uiteindelijke resultaat van het printproces moeten losbladige A4’s zijn. Of van in het begin met losse bladen gewerkt wordt dan wel continu wordt geprint en nadien gesneden, behoort tot de keuze van de inschrijver. De opdrachtnemer bepaalt zelf de hoeveelheid papier en briefomslagen die hij in voorraad heeft en draagt daarvoor uitsluitend zelf de verantwoordelijkheid. Ook bepaalt hij zelf wanneer hij de briefomslagen bedrukt. De opdrachtnemer dient er nochtans over te waken dat hij op elk moment van de opdracht over voldoende voorraad aan papier en bedrukte briefomslagen beschikt om onmiddellijk de geschatte hoeveelheden documenten te kunnen printen en voor te bereiden voor verzending. De kostprijs van eventuele overschotten of van papier en omslagen die door wijzigingen niet meer kunnen gebruikt worden blijft ten laste van de opdrachtnemer. Lay out wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd.
4.2.1. Voorschriften papier Het papier dat de opdrachtnemer dient te voorzien voldoet minimaal aan volgende eisen: * formaat A4 (210 x 297 mm); * gemiddeld metrisch gewicht: 80 gr/m² ± 5 gr/m²; * opaciteit: minimaal 85 % volgens ISO 2471. *Het papier mag bestaan uit elke combinatie van gerecycleerde en nieuwe vezels, waarbij minstens 65 % van deze gerecycleerde vezels na verbruik gerecycleerd werden en minstens 50 % van de nieuwe vezels uit duurzaam beheerde bossen afkomstig zijn. Het overige deel van de nieuwe vezels moet minstens afkomstig zijn uit de legale houtkap. * witheid volgens ISO 11475 (CIE D65/10°): minimaal 130 CIE; * Het te leveren papier moet: Of TCF (Totally Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen volledig chloorvrij gebleekt Of ECF (Elementary Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen gebleekt zonder chloorgas Of niet gebleekt zijn
4.2.2. Voorschriften briefomslagen De voorschriften voor de bedrukking van de briefomslagen worden bepaald in het huisstijlhandboek van de Vlaamse Overheid. Een uittreksel van dit handboek is te vinden in bijlage 3.3.. A) Indien het aantal te verzenden vellen per geadresseerde 6 of minder
37
bedraagt dienen de briefomslagen te voldoen aan volgende kenmerken:
Formaat DIN C6/C5 (=Amerikaans=US): 114 mm x 228 mm (formaattolerantie van + en – 1,5 mm); het venster bevindt zich links of rechts (afhankelijk van de adrespositie van het te versturen document), is rechthoekig en is 40 mm hoog en 110 mm breed. De vensterstand is 30 mm van de onderboord en 20 mm van de linkerboord of van de rechterboord (afhankelijk van de adrespositie van het te versturen document). Het venster is vervaardigd uit pergamijn. Dit paneel wordt gekleefd met lijm die geen geur verspreidt, maar zeer kleefkrachtig is zodanig dat het niet van het omslagpapier kan verwijderd worden zonder scheuren van het papier. Het pergamijnpaneel mag de boorden van het uitgekapt venster niet meer dan 8 mm overlappen; Iedere briefomslag wordt geleverd met een standaard binnendruk, die de briefomslag ondoorzichtig maakt; gegomde klep. De gom is smaakloos en onschadelijk. Nadat de briefomslag één minuut is dichtgeplakt, mag hij niet kunnen geopend worden zonder de briefomslag te scheuren. De gom laat de briefomslag niet kromtrekken; Klep langs lange zijde; Min. gramgewicht papier : 80 gr/m² Het te leveren papier moet: Of TCF (Totally Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen volledig chloorvrij gebleekt Of ECF (Elementary Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen gebleekt zonder chloorgas Of niet gebleekt zijn
De kleur is wit (geen extra-wit, geen natuurwit).
Het papier mag bestaan uit elke combinatie van gerecycleerde en nieuwe vezels, waarbij minstens 65 % van deze gerecycleerde vezels na verbruik gerecycleerd werden en minstens 50 % van de nieuwe vezels uit duurzaam beheerde bossen afkomstig zijn. Het overige deel van de nieuwe vezels moet minstens afkomstig zijn uit de legale houtkap. B) Indien het aantal te verzenden vellen per geadresseerde 7 of meer bedraagt dienen de briefomslagen te voldoen aan volgende kenmerken:
Briefomslag 229 mm x 324 mm (formaattolerantie van + en – 1,5 mm) het venster bevindt zich links of rechts (afhankelijk van de adrespositie van het te versturen document), is rechthoekig en is 45 mm hoog en 110 mm breed. De vensterstand is 220 mm van de onderboord en 20 mm van de linkerboord of van de rechterboord (afhankelijk van de adrespositie van het te versturen document).. Het venster is vervaardigd uit pergamijn. Dit paneel wordt gekleefd met lijm die geen geur verspreidt, maar zeer kleefkrachtig is zodanig dat het niet van het omslagpapier kan verwijderd worden zonder scheuren van het papier. Het pergamijnpaneel mag de boorden van het uitgekapt venster niet meer dan 8 mm overlappen;
38
Iedere briefomslag wordt geleverd met een standaard binnendruk, die de briefomslag ondoorzichtig maakt; gegomde klep. De gom is smaakloos en onschadelijk. Nadat de briefomslag één minuut is dichtgeplakt, mag hij niet kunnen geopend worden zonder de briefomslag te scheuren. De gom laat de briefomslag niet kromtrekken; Klep langs korte zijde; min. gramgewicht papier: 100 gr/m²; Het te leveren papier moet: Of TCF (Totally Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen volledig chloorvrij gebleekt Of ECF (Elementary Chlorine Free) zijn, dat wil zeggen gebleekt zonder chloorgas Of niet gebleekt zijn
De kleur is wit (geen extra-wit, geen natuurwit).
Het papier mag bestaan uit elke combinatie van gerecycleerde en nieuwe vezels, waarbij minstens 65 % van deze gerecycleerde vezels na verbruik gerecycleerd werden en minstens 50 % van de nieuwe vezels uit duurzaam beheerde bossen afkomstig zijn. Het overige deel van de nieuwe vezels moet minstens afkomstig zijn uit de legale houtkap.
4.3. Bedrukken van de briefomslagen De bedrukking van de briefomslagen gebeurt conform de huisstijl van de Vlaamse Overheid, waarvan een uittreksel te vinden is in bijlage 3.3. van dit bestek. De benaming en het adres van de afzender is de volgende: VLAAMSE BELASTINGDIENST Vaartstraat 16 9300 AALST
4.4. Vullen
van documenten
de
briefomslagen
met
geprinte
De opdrachtnemer vult de briefomslagen met de geprinte documenten en sluit deze vervolgens. Het ‘couverteren’ wordt dan ook geacht in de aangeboden eenheidsprijzen inbegrepen te zijn.
39
Bijlage 1: Offerteformulier
40
OFFERTEFORMULIER VAK 1 - Voorwerp van de offerte Bestek 2015_FB_001 Groot-volume printing voor de Vlaamse Belastingdienst
VAK 2 - Identificatie van de inschrijver OFWEL1 De vennootschap Handelsnaam of benaming Rechtsvorm Nationaliteit Adres
van
de
maatschappelijke
zetel
Postcode – plaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail Contactpersoon Ondernemingsnummer BTW-nummer Inschrijvingsnummer RSZ
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) De ondergetekende Naam en voornaam Hoedanigheid of beroep2 Nationaliteit 1 Doorhalen wat niet van toepassing is. 2 De gemachtigde moet voldoen aan de vereisten van vak 10 van deze offerte.
41
Woonplaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail
OFWEL De ondergetekende Naam en voornaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail
OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven):
42
combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:
VAK 3 - Aangeboden prijzen 3.1. De inschrijver(s), in vak 2 geïdentificeerd, verbindt (verbinden) zich hoofdelijk ertoe, op hun roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, de opdracht in vak 1 omschreven, uit te voeren tegen de som van ………………………………………………….….(in cijfers, inclusief BTW, in euro) …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………. (in letters, inclusief BTW, in euro) berekend op grond van hoeveelheden voor een periode van vier jaar en op grond van de eenheidsprijzen gedetailleerd in de hieronder opgestelde inventaris. OPGELET: het couverteren wordt geacht inbegrepen te zijn in de eenheidsprijzen
VAK 4 – Inventaris
43
VAK 5 - Onderaannemers Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE3
Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven:
Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend: OPGELET: verbintenis onderaannemers toevoegen!
VAK 6 - Personeel 3 Doorhalen wat niet van toepassing is.
44
Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE4
Het betreft volgende EU-lidstaat:
VAK 7 - Betalingen De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: .............................................................................................................. van de financiële instelling .................................................................... geopend op naam van ..........................................................................
VAK 8 - RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
VAK 9 - Bijlagen Hierbij wordt een overzicht gegeven van: - de gedateerde en ondertekende documenten en alle andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen; - Andere niet-verplichte documenten
VAK 10 – machtiging en handtekening 4 Doorhalen wat niet van toepassing is
45
De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Eventueel verwijst hij naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is bekendgemaakt.
VAK 11 – verklaring in verband met de financiële en economische draagkracht Verklaring inzake de omzet die werd gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren (opgesplitst per boekjaar).
Boekjaar…….: Boekjaar…….: Boekjaar…….:
€ € €
VAK 12 – Capaciteit-beschrijving printproces Beschrijf het volledige printproces vanaf het ontvangen van het PS/AFPbestand tot de postdrop. Ten minste volgende gegevens dienen aan bod te komen te worden: - algemene omschrijving van het print proces waarbij telkens wordt vermeld in welke mate de te ondernemen acties automatisch of manueel dienen te gebeuren; - internetverbinding, server- en PC infrastructuur die gebruikt wordt en geschikt is voor de ontvangst en verwerking van de Post-script of AFP bestanden; - infrastructuur die gebruikt zal worden voor het print proces - beschrijving briefomslagen
infrastructuur
voor
de
geautomatiseerde
vulling
van
Wat betreft de beschrijving van de infrastructuur dient telkens uiteengezet te worden welke toestellen gebruikt zullen worden (merk en/of type), het aantal toestellen dat zal worden ingezet gebruiken, capaciteit van die toestellen, en hun overige kenmerken.
VAK 13 – Automated Document Factory Geef een gedetailleerde beschrijving van het gehanteerde controlemechanisme en de manier waarop de integraliteit en integriteit van de zendingen alsook een kwalitatief uitgevoerde dienstverlening bij elke fase van het productieproces wordt verzekerd.
VAK 14 – Track and Trace
46
Geef een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte online track and trace tool(s), hun werkwijze en beschikbaarheid en de informatie die geraadpleegd kan worden.
VAK 15 – Referenties Enkel referenties van opdrachten die uitgevoerd werden in 2013 en 2014 komen in aanmerking. Voor de andere voorwaarden zie bestek Referentie 1 1. Opdrachtgever: ……………………………………………….. 3. Omschrijving van de opdracht:
2. Benaming opdracht: ……………………………………………………………….
1) Gaat het om administratieve Welke?.................................................................
documenten:
JA/NEE,
zo
ja:
2) aantal vellen/jaar voor deze opdracht :……………………../jaar 3) omvatte deze opdracht massa verzendingen (meer dan 5000 stuks per afgifte): : JA/NEE 4) maximaal aantal zendingen/week 5) maximaal aantal vellen/week 4. Periode/datum opdracht 5. Contactpersoon opdrachtgever Adres:
bij
Tel.: E-mail: Referentie 2 1. Opdrachtgever: ……………………………………………….. 3. Omschrijving van de opdracht:
2. Benaming opdracht: ……………………………………………………………….
1) Gaat het om administratieve Welke?.................................................................
documenten:
JA/NEE,
2) aantal vellen/jaar voor deze opdracht :……………………../jaar 3) omvatte deze opdracht massa verzendingen (meer dan 5000 stuks per afgifte): : JA/NEE 4) maximaal aantal zendingen/week 5) maximaal aantal vellen/week
zo
ja:
47
4. Periode/datum opdracht 5. Contactpersoon opdrachtgever Adres:
bij
Tel.: E-mail:
Referentie 3 1. Opdrachtgever: ……………………………………………….. 3. Omschrijving van de opdracht:
2. Benaming opdracht: ……………………………………………………………….
1) Gaat het om administratieve Welke?.................................................................
documenten:
JA/NEE,
2) aantal vellen/jaar voor deze opdracht :……………………../jaar 3) omvatte deze opdracht massa verzendingen (meer dan 5000 stuks per afgifte): : JA/NEE 4) maximaal aantal zendingen/week 5) maximaal aantal vellen/week 4. Periode/datum opdracht 5. Contactpersoon opdrachtgever Adres:
bij
Tel.: E-mail:
VAK 16 – DRP-BCP plan Voeg hierbij een DRP-BCP plan (Disaster Recovery plan/Business Continuity Plan) waaruit minstens volgende informatie blijkt: - de capaciteit van de back-up faciliteiten voor het printen en het voorbereiden van de verzending van administratieve documenten - een gedetailleerde beschrijving van de acties die nodig zijn om de back-up productielijnen operationeel te krijgen en de termijn die daar voor nodig is - de afleveringstermijn in geval van een back-up situatie Ook de back-up mogelijkheden beschreven worden.
binnen
hetzelfde
gebouw
moeten
Indien voor de back-up faciliteiten beroep wordt gedaan op een andere onderneming (zelfs indien die tot dezelfde groep behoort), dient bij de offerte een verbintenis van deze onderaannemer worden gevoegd (cf. art. 74 KB plaatsing).
VAK 17– Aansturing
zo
ja:
48
De opdrachtgever zal in de bestanden informatie opnemen voor de aansturing van de machines (druk-, inpak-, sorteermachines, … zoals bijv. OMR, barcodes, …) van de opdrachtnemer. Ook specifieke informatie die nodig is voor een correcte verzending wordt door de opdrachtgever opgenomen in de bestanden. De inschrijver dient in de offerte te beschrijven wat hiervoor in de aan te leveren bestanden moet voorzien worden alsook eventueel aangeven welke andere acties hiervoor moeten gebeuren.
Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s),
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via etendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende.
Bijlage 2: Modellen
Onroerende voorheffing
Aanslagbiljet met bijlage Herinnering
49
Laatste herinnering
Verkeersbelasting
FASE 1 Aanslagbiljet Aanslagbiljet met bijlage Herinnering Laatste herinnering
FASE 2 Zie voorbeeld onroerende voorheffing Zie voorbeeld onroerende voorheffing Zie voorbeeld onroerende voorheffing
Ontheffingsbrief met bijlage
Bijlage 3: Andere informatie 3.1. Richtlijnen voor het personaliseren en drukken van een SEPA overschrijvingsformulier
50
3.2. Model briefomslag
51
3.3. Uittreksel huisstijlhandboek
52
53
3.4. Overzicht van de frequentie van te drukken documenten
54
3.5. Detail inventaris met vermelding type documenten inzake OV en VKB
55
