Vlaamse overheid. Beleidsdomein Werk en Sociale Economie. Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en

Vlaamse overheid Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Besteknr. 2015/50022 Uitbesteding Outplacement in het kader van het Sociaal Interventiefonds Aanbestedende overheid

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB)

Keizerslaan 11, 1000 Brussel __________________________________________________________________________ Voorwerp van de opdracht

De opdracht bestaat uit outplacementbegeleiding in het kader van het Sociaal Interventiefonds vanaf 1 juli 2015 t/m 30 juni 2017.

_________________________________________________________________________ Wijze van gunning

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

__________________________________________________________________________ Indienen offertes

Uiterlijk op maandag 4 mei 2015 om 10 uur stipt

Uitsluitend elektronisch via e-tendering (https://eten.publicprocurement.be) __________________________________________________________________________ Mogelijkheid tot vraagstelling

Uiterlijk op dinsdag 21 april 2015

__________________________________________________________________________ Contactpersoon

Sabine Pardaens [email protected]

Inhoudsopgave DEEL 1:

Administratieve bepalingen.......................................................................................... 4

1.1.

Algemene contractvoorwaarden .......................................................................................... 4

1.2.

Aanbestedende overheid ...................................................................................................... 4

1.3.

Voorwerp en classificatie van de opdracht .......................................................................... 4

1.4.

Duur van de opdracht/ uitvoeringstermijnen ....................................................................... 5

1.5.

Plaats van de dienstverlening en infrastructuur ................................................................... 5

1.6.

Beschrijving van de percelen ............................................................................................... 6

1.7.

Prijs .................................................................................................................................... 10

1.7.1.

Prijsbepaling ............................................................................................................... 10

1.7.2.

Prijsherziening ............................................................................................................ 10

1.7.3.

Kosteloosheid van de begeleiding en bemiddeling .................................................... 10

1.8.

Betalingen .......................................................................................................................... 11

1.8.1.

De berekening van de vergoedingen .......................................................................... 11

1.8.2.

De facturatie en de betaalopdracht ............................................................................. 12

1.9.

Wijze van gunning van de opdracht .................................................................................. 13

1.9.1.

Gunningscriteria ......................................................................................................... 13

1.9.1.1. Gunningscriteria en hun gewicht ........................................................................ 13 1.9.1.2. Beoordeling van de gunningscriteria .................................................................. 14 1.9.2.

Onderhandelingen - BAFO ........................................................................................ 14

1.9.3.

Toewijzing .................................................................................................................. 14

1.10.

Opmaak van de inschrijving .......................................................................................... 15

1.10.1.

Beschrijvend deel van de offerte ............................................................................ 15

1.10.2.

Bij de offerte te voegen documenten ...................................................................... 15

1.10.3.

Vormvereisten van de offerte ................................................................................. 16

1.11.

Mogelijkheid tot vraagstelling ....................................................................................... 16

1.12.

Opening offertes............................................................................................................. 17

1.13.

Verbintenistermijn ......................................................................................................... 17

DEEL 2:

Technische bepalingen ............................................................................................... 18

2.1.

Situering en doelstelling van de opdracht.......................................................................... 18

2.2.

Doelgroep .......................................................................................................................... 18

2.3.

Beschrijving van de opdracht ............................................................................................ 19

2.3.1.

De toeleiding .............................................................................................................. 19

2.3.2.

De infosessie .............................................................................................................. 19

2.3.3.

Begeleiding door het outplacementbureau ................................................................. 20 Pagina 2 van 42

Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

2.3.3.1. Intake en opmaak actieplan ................................................................................. 21 2.3.3.2. De outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar duurzaam werk ... 23 2.3.3.3. Faciliteren van opleiding of certificering van verworven competenties ............. 24 2.3.3.4. Nazorg bij tewerkstelling .................................................................................... 25 2.3.3.5. Einde van de outplacementbegeleiding .............................................................. 26 2.4.

Rapportering naar de tewerkstellingscel............................................................................ 27

DEEL 3:

Specifieke bepalingen betreffende de uitvoering van de opdracht ............................ 28

3.1.

Personeelsinzet .................................................................................................................. 28

3.2.

Welzijn en veiligheid ......................................................................................................... 28

3.2.1.

Van toepassing zijnde wetgeving ............................................................................... 28

3.2.2.

Inhoud veiligheidsdossier ........................................................................................... 28

3.3.

Registratie in ‘Mijn Loopbaan voor Partners’ (MLP) ....................................................... 29

3.3.1.

Verlening inzagerechten ............................................................................................. 29

3.3.2.

Verplichte registraties ................................................................................................ 29

3.3.2.1. De toeleiding ....................................................................................................... 29 3.3.2.2. Specifiek met betrekking tot outplacementbegeleiding en bemiddeling naar werk 29 3.3.2.3. Competentieversterkende acties is het kader van de outplacementbegeleiding . 30 3.3.3.

Onderliggende bewijsstukken van de MLP-registraties............................................. 30

3.3.3.1. Het klantendossier ............................................................................................... 31 3.3.3.2. De competentieversterkende acties ..................................................................... 31 DEEL 4:

Bijlagen bij het bestek ................................................................................................ 32

4.1.

Bijlage 1: Offerteformulier ................................................................................................ 33

4.2.

Bijlage 2: Onderaannemingsovereenkomst ....................................................................... 34

4.3.

Bijlage 3: Controlelijst informatieverplichtingen .............................................................. 36

4.4.

Bijlage 4: Rechten en plichten van de werkzoekende ....................................................... 37

4.5.

Bijlage 5: Registratieformulier aanwezigheden ................................................................ 39

4.6.

Bijlage 6: Woordenlijst ...................................................................................................... 40

Pagina 3 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

DEEL 1: 1.1.

Administratieve bepalingen Algemene contractvoorwaarden

De algemene VDAB-contractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen zijn van toepassing op deze opdracht. Bij afwijkende voorwaarden in het bestek of onduidelijkheden primeert het bestek op de algemene VDAB-contractvoorwaarden. De algemene contractvoorwaarden zijn gepubliceerd op de partnerpagina van de VDAB-site: http://partners.vdab.be/gedeeldedocumenten.shtml

1.2.

Aanbestedende overheid

Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (EVA), ondernemingsnummer 0887.010.362, met maatschappelijke zetel gelegen te 1000 Brussel, Keizerslaan 11, hierna genoemd “de opdrachtgever” of “VDAB”. De opdracht wordt geformuleerd vanuit de regieopdracht van VDAB. Hoofd van het EVA: de heer Fons Leroy, gedelegeerd bestuurder. Leidend ambtenaar: Sabine Pardaens, teamleider VDAB – Dienst Regie Samenwerking, [email protected]

1.3.

Voorwerp en classificatie van de opdracht

De opdracht betreft een opdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: ‘de wet overheidsopdrachten’). De te verlenen diensten vallen onder punt 22 van bijlage 2B van deze wet overheidsopdrachten. Het besluit van de Vlaamse Regering van 18 maart 2011 tot uitvoering van artikel 5, § 1, 2°, e), van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding regelt de activiteiten die kunnen bijdragen tot herplaatsing van werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen. Via deze opdracht wil VDAB de outplacementbureaus aanduiden die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de outplacementbegeleiding in kader van het Sociaal Interventiefonds, hierna het SIF genoemd, aan die werknemers waarvoor er geen outplacementbureau kan aangeduid worden op basis van een collectieve overeenkomst in de betreffende sector.


De opdracht bestaat uit : - de uitvoering van de outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar werk - het faciliteren van opleiding en de certificering van verworven competenties nodig voor het behoud en de versterking van de inzetbaarheid van de deelnemers op de arbeidsmarkt. Voor een precieze omschrijving van de opdracht wordt verwezen naar deel 2, ‘Technische bepalingen’.

1.4.

Duur van de opdracht/ uitvoeringstermijnen

De opdrachtgever beoogt de opdracht te laten aanvangen op 1 juli 2015. De opdracht wordt gegund tot 30 juni 2017 met een mogelijkheid tot verlenging van een half jaar tot 31 december 2017. Bij verlenging van de opdracht wordt de opdrachtnemer voor het einde van de opdracht per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht. In principe voor 31 maart 2017. De laatste outplacementbegeleidingen in kader van deze opdracht kunnen uiterlijk op 30 juni 2017 toegewezen worden en bij verlenging tot 31 december 2017. De concrete duur van een deelopdracht wordt bepaald bij toewijzing van de betreffende deelopdracht. Het project loopt definitief af op 31 december 2019.

1.5.

Plaats van de dienstverlening en infrastructuur

Bij aanvang van elke deelopdracht organiseert de opdrachtnemer in overleg met VDAB een infosessie. De opdrachtnemer staat in voor de locatie waar de infosessie doorgaat. Deze locatie dient zo dicht mogelijk gelegen te zijn bij de verblijfplaats van de betrokken werknemers of de plaats waar het bedrijf gevestigd is of was. Deze locatie moet vlot bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en vrij toegankelijk zijn, zonder fysische of culturele drempels voor de beoogde deelnemers. De opdrachtnemer moet daarnaast ook instaan voor een locatie waar de begeleiding kan doorgaan. Deze locatie moet voldoen aan de volgende voorwaarden: - m.b.t. de verplaatsing A. de afstand van de verblijfplaats van de deelnemer tot de plaats van begeleiding is minder dan 25 km (in dit geval wordt er geen rekening gehouden met de verplaatsingsduur) of B. de afstand van de vestigingsplaats van het bedrijf tot de plaats van begeleiding is minder dan 25 km (in dit geval wordt er geen rekening gehouden met de verplaatsingsduur) of C. de verplaatsing heen en terug bedraagt maximum 2 uren, -

de locaties moeten vlot bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en vrij toegankelijk zijn, zonder fysische of culturele drempels voor de beoogde deelnemers

-

de vooropgestelde locatie moet minstens beschikken over een lokaal geschikt voor individuele en collectieve begeleiding en met voorziening van basisinfrastructuur nodig om de Pagina 5 van 42


outplacementbegeleiding op een kwaliteitsvolle manier te kunnen aanbieden volgens de voorwaarden van bestek en offerte Opmerking: Binnen één deelopdracht kan de regionale spreiding van de verblijfplaats van de deelnemers zeer groot zijn, omdat de toewijzing van de deelopdracht gebaseerd is op de vestigingsplaats van het bedrijf en niet op de verblijfplaats van de getroffen werknemers. De plaats van dienstverlening wordt bepaald rekening houdend met de verplaatsingsmogelijkheden van de werknemer. Ter beoordeling van de verplaatsingsmogelijkheden van de deelnemer dienen de fysieke geschiktheid, de normale plaats van tewerkstelling, de beschikbaarheid van openbaar vervoer of eigen vervoer, de duur, de kosten en de frequentie van de verplaatsing in aanmerking genomen te worden. De locaties dienen te voldoen aan alle wettelijke voorschriften, in het bijzonder aan de Codex Welzijn, het ARAB en het AREI. De opdrachtnemer zal bij aanvaarding van elke deelopdracht het adres en een beschrijving van de beschikbare ruimtes en infrastructuur voorzien voor de begeleiding aan VDAB bezorgen, en wanneer dit gevraagd wordt, VDAB toegang verschaffen voor een voorafgaandelijke controle. Alle locaties moeten voorafgaand aan de ingebruikname aanvaard zijn door VDAB. De locaties dienen, tenzij de sluitingsbrief anders vermeldt, binnen de 21 kalenderdagen na toewijzing van de deelopdracht operationeel te zijn , zonder daarbij de uitvoering van andere opdrachten in het gedrang te brengen. Bij laattijdige opstart van de opdracht doordat de opdrachtnemer bij de start niet beschikt over een locatie die voldoet aan de voorwaarden van het bestek of doordat de opdrachtnemer niet tijdig de nodige mensen en middelen kan vrijmaken, kan VDAB beslissen om de deelopdracht zelf uit te voeren of door een derde partij te laten uitvoeren. In voorkomend geval kan VDAB beslissen om het eventuele prijsverschil te verhalen op de opdrachtnemer.

1.6.

Beschrijving van de percelen

De opdrachtgever opteert ervoor om de opdracht uit te besteden in 20 percelen. De indeling in de percelen is gebaseerd op : • de werkingsgebieden van de tewerkstellingscellen, die de opdracht hebben het verloop en de resultaten van de outplacementbegeleiding in kader van het SIF te volgen • de grootte van de opdracht (o.b.v. het aantal getroffen werknemers). Indien de aanvraag voor een outplacementbegeleiding in kader van het SIF wordt goedgekeurd, wordt een outplacementbureau aangeduid op basis van de vestigingsplaats van het bedrijf dat de aanvraag gedaan heeft. Indien het een bedrijf met vestigingen over heel Vlaanderen betreft, wordt in eerste instantie op basis van de verblijfplaats van de getroffen werknemers bepaald binnen welke provincie er de meest getroffen werknemers zijn. Vervolgens wordt de opdracht toegewezen aan het perceel binnen die provincie met het meest getroffen werknemers. Per werkingsgebied van de tewerkstellingscellen wordt er Pagina 6 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

telkens één perceel voor de outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers op het moment van het ontslag, en één perceel voor de werknemers van ondernemingen met meer dan 50 werknemers op het moment van het ontslag uitbesteed. In tabel 1 en 2 wordt de afbakening van de percelen beschreven, met daarbij per perceel, ter indicatieve titel, het aantal getroffen ondernemingen in 2014, het totaal aantal werknemers dat in dienst was bij de onderneming op moment van het ontslag, en het totaal aantal werknemers dat effectief outplacementbegeleiding via het SIF heeft gekregen.


Tabel 1: Indeling percelen voor de outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers op het moment van het ontslag, met indicatieve aantallen op basis van de gegevens van 2014.

Perceel-nummer SIF-ANT-01 SIF-MEC-01 SIF-KEM-01 SIF-LIM-01 SIF-VLB-01 SIF-BOW-01

SIF-ZWV-01

Perceelsomschrijving (SERR-regio) Antwerpen Mechelen Kempen Limburg Vlaams-Brabant Brugge Oostende- Westhoek Midden-West Vlaanderen Roeselare - Tielt Zuid-West-Vlaanderen

Verantwoordelijke Permanente tewerkstellingscel Antwerpen Mechelen Kempen Limburg Vlaams-Brabant Brugge - Oostende – Westhoek

Aantal getroffen ondernemingen 2014 84 23 31 53 42

Aantal werknemers op moment van ontslag 2014 744 190 262 417 261

26

291

Zuid-West-Vlaanderen

38

349

SIF-GER-01

Meetjesland, Leiestreek en Schelde Gent en rondom Gent

Gent

25

200

SIF-WED-01 SIF-ZOV-01

Waas en Dender Zuid-Oost-Vlaanderen


21 24

178 170

Tabel 2: Indeling percelen voor de outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met meer dan 50 werknemers op het moment van het ontslag, met indicatieve aantallen op basis van de gegevens van 2014

Perceel-nummer

SIF-ANT-02 SIF-MEC-02 SIF-KEM-02 SIF-LIM-02 SIF-VLB-02 SIF-BOW-02

SIF-ZWV-02

Perceelsomschrijving (SERR-regio)

Antwerpen Mechelen Kempen Limburg Vlaams-Brabant Brugge Oostende- Westhoek Midden-West Vlaanderen Roeselare - Tielt Zuid-West-Vlaanderen

3 2 4 4 0

Aantal werknemers op moment van ontslag 2014 351 153 150 333 0

2

201

Zuid-West-Vlaanderen

2

144

Verantwoordelijke Permanente tewerkstellingscel Antwerpen Mechelen Kempen Limburg Vlaams-Brabant Brugge - Oostende – Westhoek

Aantal getroffen ondernemingen 2014

SIF-GER-02

Meetjesland, Leiestreek en Schelde Gent en rondom Gent

Gent

1

52

SIF-WED-02 SIF-ZOV-02



1 0

140 0


1.7. 1.7.1.

Prijs

Prijsbepaling

De tegemoetkoming voor de outplacementbegeleiding is vastgelegd in art. 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 maart 2011 tot uitvoering van artikel 5, § 1, 2°, e), van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (verder “het BVR van 18 maart 2011” genoemd). Voor het werkingsjaar 2015 bedragen de tegemoetkomingen voor: -

De administratie: 51,42 euro excl.BTW (62,21 euro incl. BTW) voor elke werknemer met wie het outplacementkantoor contact heeft genomen. De outplacementbegeleiding: 2.065,66 excl BTW (2.499,45 euro incl BTW) per begeleide deelnemer

De kosten voor opleiding en certificering van verworven competenties worden terugbetaald op voorwaarde dat de gemotiveerde aanvraag hiertoe door VDAB werd aanvaard.

1.7.2.

Prijsherziening

Op grond van artikel 20 van het KB Plaatsing, worden de vermelde bedragen op 1 januari van elk jaar aangepast aan de ontwikkeling van het gezondheidsindexcijfer van de consumptieprijzen van de maand december die eraan voorafgaat. Nieuw bedrag = bedrag * (nieuwe index / basisindex november 2008) De nieuwe bedragen zijn van toepassing voor de nieuw toegeleide en gestarte outplacementbegeleidingen vanaf dat toeleidingsjaar. Andere prijsherzieningen zijn niet mogelijk.

1.7.3.

Kosteloosheid van de begeleiding en bemiddeling

Het volgen van de outplacementbegeleiding, incl. eventuele opleidingsacties en de certificering van verworven competenties, is kosteloos voor de deelnemers aan de outplacementbegeleiding, d.w.z. dat onder geen enkele voorwaarde aan de deelnemer enige financiële tussenkomst mag worden gevraagd.

1.8.

Betalingen

Alle in dit bestek vermelde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

1.8.1.

De berekening van de vergoedingen

Elke berekening van verschuldigde bedragen, met uitzondering van de terugbetaling van de onkosten voor opleiding, geschiedt op basis van de registraties in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). Bijgevolg kan de opdrachtnemer geen vergoeding eisen voor de acties waarbij de vereiste en dus essentiële registraties in MLP ontbreken of foutief zijn. Indien de opdrachtnemer niet kan aantonen dat de outplacementbegeleiding werd uitgevoerd conform de afspraken van het bestek en de offerte, kan VDAB beslissen om ontvangen vergoedingen terug te vorderen. VDAB duidt in de klantendossiers in MLP aan welke werknemers beschouwd worden als behorende tot de doelgroep voor outplacementbegeleiding. Op basis van deze registratie ontvangen de opdrachtnemers een vergoeding voor de administratie. De vergoeding voor de outplacementbegeleiding wordt betaald in 3 schijven: -

Een 1ste schijf van 55% (1.136,11 excl. BTW) van de vergoeding voor de outplacementbegeleiding wordt betaald bij effectieve start van de outplacementbegeleiding. De outplacementbegeleiding wordt beschouwd als effectief gestart na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding én na registratie van de ondertekening van het individueel actieplan in MLP (zie punt 2.3.2 en 2.3.3.1). Bij de opstart van de deelopdracht (binnen de maand na toewijzing van de deelopdracht) bezorgt het outplacementbureau een opstartrapport aan VDAB, zijnde een lijst met het aantal werknemers die hebben aangegeven dat ze aan de begeleiding willen deelnemen (zie model http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/Inhoudelijke%20rapportering.doc).

-

Een 2de schijf van 30 % (619,70 excl. BTW) van de vergoeding voor de outplacementbegeleiding wordt 6 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding betaald voor alle outplacementbegeleidingen die in MLP als bezig staan geregistreerd. Het outplacementbureau bezorgt de VDAB een tussentijds inhoudelijk en financieel verslag van de ondernomen activiteiten binnen de gestarte outplacementbegeleidingen (zie model http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/Inhoudelijke%20rapportering.doc).

-

Een 3de en laatste schijf van 15% (309,85 excl. BTW) van de vergoeding voor de outplacementbegeleiding wordt ten vroegste 12 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding betaald voor alle outplacementbegeleidingen die in MLP als uitgevoerd staan geregistreerd. Het outplacementbureau bezorgt de VDAB een inhoudelijk en financieel eindverslag van de ondernomen activiteiten binnen de gestarte outplacementbegeleidingen en een individueel rapport voor elke deelnemer door het toevoegen van het eindverslag in MLP (zie model http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/Inhoudelijke%20rapportering.doc). Pagina 11 van 42


Aan het einde van de outplacementbegeleiding: - maakt de opdrachtnemer een eindverslag op over de begeleiding conform het model op de website van VDAB (http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/EindverslagOutplacementbegeleiding.do c). Het eindeverslag wordt opgeladen in het klantendossier in MLP. OF - geeft de opdrachtnemer een samenvatting van de ondernomen acties en de resultaten van de outplacementbegeleiding in de outplacementlijn van het klantendossierdossier in MLP. De vergoeding voor opleidingen in functie van het behoud en de versterking van de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt wordt per goedgekeurde opleiding afgerekend op basis van bewezen kosten, voor zover voldaan is aan de voorwaarden van het bestek (zie punt 1.7.1, 1.8.2 en 2.3.3.3).

1.8.2.

De facturatie en de betaalopdracht

Voor de verschuldigde bedragen voor de administratieve kosten en de outplacementbegeleiding bezorgt VDAB maandelijks een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat aan de opdrachtnemer. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de maand waarop de schuldbevestiging van toepassing is. Binnen de 14 dagen na ontvangst van de maandelijkse rapportering en schuldbevestigingsstaat verwacht VDAB de factuur. De opdrachtnemer verklaart zich akkoord met de schuldbevestigingsstaten door de factuur over te maken, zoals opgegeven in de VDAB-contractvoorwaarden. Hij voegt hierbij het door VDAB goedgekeurd overzicht van de prestaties. De inschrijver wordt attent gemaakt op punt 2.5 van de VDAB-contractvoorwaarden. Indien de opdrachtnemer de schuldbevestigingsstaat niet aanvaardt, dient hij zijn bemerkingen binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de schuldbevestigingsstaat over te maken aan VDAB. Zo nodig wordt een aangepaste bevestigingsstaat opgemaakt. VDAB gaat, na vergelijking en overeenstemming van de factuur met de overeenkomstige schuldbevestigingsstaat, binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de opdrachtnemer. Voor terugbetaling van de onkosten voor de goedgekeurde opleidingen buiten het door VDAB erkend aanbod, bezorgt de dienstverlener per goedgekeurde opleiding een gedetailleerd overzicht van de effectief gemaakte kosten aan de VDAB. Dit overzicht bevat: - de factuur van de opleidingsinstantie (aan de opdrachtnemer) met een gedetailleerd overzicht van de opleidingskosten - de factuur van de opdrachtnemer aan VDAB - het betalingsbewijs van de dienstverlener aan de opleidingsinstantie - de goedkeuring van de niet VDAB-erkende opleiding door de VDAB. Pagina 12 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

1.9.

Wijze van gunning van de opdracht

De opdracht wordt gegund door middel van een onderhandelingsprocedure mét bekendmaking (OPMB), op grond van artikel 26 §2, 4° van de wet overheidsopdrachten. Het volgen van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking houdt geen verplichting in tot het toewijzen van de opdracht. VDAB behoudt aldus het recht om de volledige opdracht of afzonderlijke percelen niet of slechts gedeeltelijk toe te wijzen. De percelen worden gegund als een raamovereenkomst met één aanbieder per perceel , zowel bij de percelen voor de outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers op het moment van het ontslag, als bij de percelen voor de werknemers van ondernemingen met meer dan 50 werknemers op het moment van het ontslag. Een inschrijver kan maximaal 5 percelen gegund krijgen, met een maximum van 3 percelen outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers op het moment van het ontslag en 2 percelen voor outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met meer dan 50 werknemers op het moment van het ontslag. Of omgekeerd (max. 3 percelen voor outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met meer dan 50 werknemers op het moment van het ontslag en 2 percelen outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers op het moment van het ontslag). Op basis van de aanvragen tot deelneming heeft VDAB per kandidaat een beoordeling gemaakt van de percelen. De inschrijver geeft in de offerte zijn voorkeursvolgorde op voor de percelen waarvoor deze geselecteerd werd.

1.9.1.

Gunningscriteria

De formeel en materieel regelmatige offertes zullen op inhoudelijk vlak worden onderzocht op basis van de hiernavolgende criteria.

1.9.1.1.

Gunningscriteria en hun gewicht

De volgende gunningscriteria zullen volgens bijgevoegde schaal worden gehanteerd:

G.1 G.2 G.3

G.4 G.5

Criterium Begeleiding bij ontslagverwerking

Weging

15 15 45

Intake en opmaak van het persoonlijk actieplan Outplacementbegeleiding 1. Intensieve begeleiding en bemiddeling naar werk 2. Begeleiding tijdens de opleiding en certificering van verworven competenties 3. Begeleiding bij de oprichting of overname van een zelfstandige activiteit Nazorg tijdens tewerkstelling Coaching en communicatie van de medewerkers

30 10 5

10 15 Pagina 13 van 42


1.9.1.2.

Beoordeling van de gunningscriteria

De punten per subcriterium van de gunningscriteria worden toegekend op basis van de vermeldingen in de offerte met betrekking tot de inhoud, aantoonbaarheid en relevantie ten opzichte van de doelstelling van het project en de onderlinge vergelijking van de beschrijvingen van de verschillende inschrijvers. Offertes die onvoldoende informatie bevatten om deze criteria te beoordelen of waarvan de beschrijving onvoldoende beantwoordt aan de bepalingen van het bestek kunnen als onregelmatig beschouwd worden. De rangschikking wordt per perceel opgemaakt door de punten voor het criterium G.1 tot en met G.4 samen te tellen. De subcriteria worden beoordeeld op basis van de elementen die de inschrijver aanreikt als antwoord op de vragen in het offerteformulier. Deze elementen worden gewaardeerd als zeer goed, goed of beperkt. Vragen die onvoldoende of niet beantwoord worden, krijgen een waardering nihil en leiden tot een 0score (relatieve onregelmatigheid) of een mogelijke uitsluiting (substantiële onregelmatigheid). Inschrijvers die bij beoordeling van de initiële offerte minder dan 60% behalen op de totaalscore kunnen worden uitgesloten van de onderhandelingen.

1.9.2.

Onderhandelingen - BAFO

VDAB kan het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, beperken tot een minimum van 3 offertes per perceel op basis van de beoordeling van de initieel ingediende offertes, of de verbeterde offertes in de daarop volgende fases van de onderhandelingen. Op basis van de besprekingen tijdens de onderhandelingen dienen de inschrijvers een ‘Best and final offer’ (BAFO) in. Deze BAFO’s worden opnieuw getoetst aan de gunningscriteria, waarna de rangschikking wordt gemaakt door de punten voor de gunningscriteria samen te tellen.

1.9.3.

Toewijzing

De toewijzing van de percelen gebeurt volgens de rangschikking van de BAFO’s per perceel, rekening houdend met maximum aantal toe te wijzen percelen per inschrijver en de door de inschrijver opgegeven voorkeurvolgorde. Bij een gelijk aantal punten dat niet wordt geneutraliseerd ten gevolge van de toewijzing en de voorkeurvolgorde, zal de score voor de prijs bepalend zijn voor de rangschikking in het perceel.


1.10. 1.10.1.

Opmaak van de inschrijving

Beschrijvend deel van de offerte

De volledige identificatie van de inschrijver en de beschrijving van de offerte dienen te gebeuren aan de hand van het offerteformulier dat werd opgenomen als bijlage 1 van dit bestek , aangevuld met de verplichte bijlagen.

1.10.2.

Bij de offerte te voegen documenten

De beoordeling van de offerte gebeurt op basis van de informatie die in het offerteformulier en de verplichte bijlagen is beschreven. Andere bijlagen worden niet in rekening gebracht bij de beoordeling van de offerte. Alle informatie die de inschrijver nodig acht om zijn inschrijving te verduidelijken, dient verwerkt te worden in het beschrijvend deel van het offerteformulier op de daartoe aangewezen plaats. Bijlage 1: Een ingevulde onderaannemingsovereenkomst (zie bijlage 2 bij het bestek) in het geval dat de inschrijver bij het indienen van een offerte aangeeft beroep te zullen doen op onderaannemers voor de uitvoering van de opdracht. Zie ook punt 2.4.2. van de algemene VDAB-contractvoorwaarden. Bijlage 2: De inschrijvers voegen bij de offerte de statuten of een ander document waaruit blijkt dat de ondertekenaars van de offerte en de verplichte bijlagen bevoegd of gemachtigd zijn om zich contractueel te verbinden voor deze opdracht in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen. Om de bevoegdheid of machtiging van de ondertekenaars aan te tonen voegt de inschrijver (inclusief voor elke co-aannemer en onderaannemer) de nodige documenten toe ter staving. De bewijsvoering bestaat uit: •

Een kort verslag of schema van de chronologische stappen in de bewijsvoering

•

Documenten ter staving. Dit kunnen o.a. zijn: -

Uittreksels uit het Belgisch Staatsblad; Ondertekende en gedagtekende verslagen; Een volmacht. Voor de volmacht aanvaardt VDAB een ingescand ondertekend en gedateerd document waarvan het origineel beschikbaar wordt gehouden en op elk ogenblik kan opgevraagd worden door VDAB.

Voor de volmachten geldt dat er ook een bewijsvoering wordt aangereikt voor de volmachtgevers. In de aangereikte documenten markeert de inschrijver de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering en voegt hij een volgnummer toe, dat refereert naar het verslag of het schema van de bewijsvoering. Bijlage 3: GANTT-diagram van de chronologische opbouw en timing, in PDF-formaat (zie bijlage 1 bij het bestek, het offerteformulier, punt 4). Pagina 15 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

1.10.3.

Vormvereisten van de offerte

1. De offerte wordt enkel elektronisch ingediend door gebruik van het officiële offerteformulier, bijgevoegd als bijlage 1 van het bestek, en conform de bepalingen van het bestek. 2. Het offerteformulier alsook de eventuele bijlagen dienen in het Nederlands opgemaakt te worden. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan VDAB een beëdigde vertaling eisen. 3. De offertes kunnen uitsluitend via e-tendering worden ingediend. De opdrachtgever kan een offerte onregelmatig verklaren indien het inschrijvingsformulier niet behoorlijk is ingevuld en ondertekend of indien één van de verplichte bijlagen ontbreekt. Elke co-aannemer moet de offerte elektronisch ondertekenen via e-tendering. 4. Enkel voor volmachten en voor de onderaannemingsovereenkomsten aanvaardt VDAB een ingescand ondertekend en gedateerd document dat wordt opgeladen in e-tendering en waarvan het origineel beschikbaar wordt gehouden en op elk ogenblik kan opgevraagd worden door VDAB. 5. Gelieve nauwgezet de volgende naamgeving te gebruiken: _. Achteraan deze naamgeving kan u nog een eigen specificatie toevoegen. 6. De voorgestelde nummering van het offerteformulier dient gevolgd te worden. Er wordt een inhoudsopgave in opgenomen en een duidelijke en doorlopende paginanummering. Ook de bijlagen worden opgenomen in de inhoudsopgave en duidelijk genummerd. 7. Onderaan elke bladzijde wordt centraal de naam van de inschrijver en het besteknummer vermeld en rechts de paginanummering ten opzichte van het totaal aantal pagina’s (vb. 1/36). 8. Het voorstellen van afzonderlijke offertes met vrije varianten is verboden.

1.11.

Mogelijkheid tot vraagstelling

De inschrijver heeft de mogelijkheid om bijkomende vragen te stellen over de procedure. Mogelijk zijn een aantal vragen reeds beantwoord in de “Leidraad bij het indienen van de offertes” die u kan terugvinden op de website http://partners.vdab.be/leidraadoffertes/. De vragen dienen gesteld te worden via het e-mailadres [email protected]. Gelieve per vraag aan te geven over welk bestekonderdeel er verduidelijking gewenst is door uw vraag te beginnen met het titelnummer en de titel van het betreffende bestekonderdeel, en de pagina van het bestek. Om VDAB de mogelijkheid te geven de nodige specialisten te raadplegen is het noodzakelijk dat de vragen uiterlijk dinsdag 21 april 2015 toekomen per mail. VDAB tracht deze vragen steeds binnen de week te beantwoorden. Pagina 16 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

VDAB beslist vrij om al dan niet te antwoorden op de overgemaakte vragen. Indien VDAB dit wenselijk of nodig acht, kan aan de betrokken inschrijver gevraagd worden om nadere toelichting te verstrekken bij de vragen. De uiteindelijke vragen en antwoorden worden uiterlijk op donderdag 23 april gecommuniceerd via mail en maken integraal deel uit van het bestek.

1.12.

Opening offertes

De inschrijving kan enkel elektronisch worden ingediend via e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996. Inschrijvingen die niet via e-tendering zijn ingediend worden NIET aanvaard. Meer informatie kan bekomen worden op http://www.bestuurszaken.be/e-procurement-voor-bedrijven of op http://www.publicprocurement.be/nl. De elektronische opening van de offertes is voorzien op maandag 4 mei 2015 om 10 uur stipt.

1.13.

Verbintenistermijn

De inschrijver blijft verbonden door zijn inschrijving gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst van de offertes.


DEEL 2: 2.1.

Technische bepalingen Situering en doelstelling van de opdracht

De voorliggende opdracht is in uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 maart 2011 tot uitvoering van artikel 5, § 1, 2°, e), van het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, dat de activiteiten die kunnen bijdragen tot herplaatsing van werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen regelt. Voor alle percelen bestaat de opdracht uit de activiteiten die kunnen bijdragen tot de herplaatsing van de werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen (zie punt 2.2.). De opdracht omvat de outplacementbegeleiding en het faciliteren van de opleiding die nodig is voor het behoud en de versterking van de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt en certificering van verworven competenties. Het aantal bedrijven dat een beroep doet op het SIFis afhankelijk van het sociaal-economisch klimaat. Zie tabel 1 en 2 voor een overzicht van het aantal aanvragen in 2014. Voor een overzicht van de aanvragen van de afgelopen jaren met het aantal betrokken werknemers, kan u terecht op volgende webpagina:

http://contact.vdab.be/outplacementdossiers/.

2.2.

Doelgroep

Sinds 1 maart 2009 financiert het SIF onder bepaalde voorwaarden de outplacementbegeleiding voor: - werknemers, - gefailleerde zelfstandigen, - helpers van gefailleerde zelfstandigen, en - werknemers die tot een jaar voor het faillissementsvonnis bij de bewuste onderneming werkten, indien deze aan de slag waren in een bedrijf gelegen in het Vlaamse Gewest en werkloos werden ten gevolge van: - een faillissement van de onderneming, - een gerechtelijke reorganisatie van de onderneming, - de gerechtelijke ontbinding van een vzw door kennelijke staat van onvermogen, - de vrijwillige vereffening van een vzw door kennelijke staat van onvermogen, of - financiële moeilijkheden in de onderneming. VDAB komt pas tussen in de financiering van de outplacementbegeleiding en de kosten voor opleiding en de certificering van verworven competenties voor bovenvermelde doelgroep als de onderneming bewijst dat ze zelf niet over de financiële middelen beschikt om outplacementbegeleiding te bekostigen, en de opdracht wordt uitgevoerd volgens de voorwaarden van dit bestek.


Opmerking: De begeleiding staat open voor alle werknemers. Als er personen in de begeleiding stappen die al een job hebben, moet het outplacementbureau, indien gewenst, de begeleiding voor die personen zo organiseren dat zij de begeleiding kunnen volgen (bijv. organisatie van avond- of weekendsessies, sessies in voor- en namiddag, rekening houdend met ploegenarbeid, of individuele sessies).

2.3. 2.3.1.

Beschrijving van de opdracht

De toeleiding

1. De curator, vereffenaar of werkgever dient een aanvraag in bij het SIF VDAB onderzoekt of de aanvraag conform de wetgeving gebeurd is en beslist of er al dan niet tussengekomen wordt in de outplacementkosten. De tussenkomst van het SIF kan enkel aangevraagd worden voor de vestigingen/exploitatiezetels gelegen in het Vlaamse gewest. 2. Het SIF komt tussen in de outplacementkosten Het SIF voorziet een budget om de outplacementbegeleiding te betalen voor alle in punt 2.2 beschreven werknemers. 3. Aanduiding van de tewerkstellingscel De outplacementbegeleiding wordt gevolgd door een tewerkstellingscel conform het het BVR van 18 maart 2011. Indien het aantal werknemers in het bedrijf op het moment van het ontslag meer dan 50 bedraagt wordt een ad hoc tewerkstellingscel opgericht (= bedrijfseigen tewerkstellingscel) ), tenzij de stuurgroep beslist aan te sluiten bij de permanente tewerkstellingcel. De opvolging van de outplacementbegeleiding van andere bedrijven wordt toegewezen aan de permanente tewerkstellingscel van de betreffende regio. 4. Toewijzing van het outplacementbureau Het outplacementbureau wordt toegewezen op basis van de afspraken binnen dit bestek, tenzij er een ander outplacementkantoor werd aangeduid op basis van de voorrangsregeling zoals voorzien in het BVR van 18 maart 2011.

2.3.2.

De infosessie

1. Advies aan de werkgever Uitzonderlijk, indien het geen faillissement betreft, dient de opdrachtnemer preadvies aan de werkgever te geven van zodra de opdracht wordt toegewezen. In dat geval organiseert de opdrachtnemer van zodra de ontslagbeslissing genomen is, de timing van de eerste infosessie en de organisatie van de begeleiding in overleg met de werkgever. 2. Organisatie van de eerste infosessie De betrokken werknemers worden binnen de 14 kalenderdagen na toewijzing van de deelopdracht door het outplacementbureau uitgenodigd voor een infosessie. Het outplacementbureau doet maximale inspanning om de getroffen werknemers te bereiken (zie ook punt 3.8.3 van de VDAB-contractvoorwaarden). Pagina 19 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

De informatievergadering wordt in overleg met VDAB en indien mogelijk in overleg met één of meer representatieve vakbondsvertegenwoordigers georganiseerd op het afgesproken tijdstip. Als het een opdracht voor minder dan tien werknemers betreft, kan de informatie ook individueel verstrekt worden. De informatievergadering heeft als doel : - te voorzien in een eerste opvang van de werknemers. - de werknemers in te lichten over de doelstellingen, de methoden en de context van de aangeboden begeleiding. - de werknemers te stimuleren om deel te nemen aan de begeleiding en hen te informeren over de gevolgen van niet deelname. Zowel het outplacementkantoor als de SIA informeert de betrokken personen over de outplacementverplichting. - de toestemming van de deelnemers aan de outplacementbegeleiding te regelen, door het verlenen van inzagerechten tot het MLP-dossier aan de opdrachtnemer. De aanwezigheden zijn aan te tonen d.m.v. een gehandtekende aanwezigheidslijst. Werknemers die niet wensen in te gaan op het aanbod van outplacementbegeleiding vermelden daarbij de reden van nietdeelname. Voor de werknemers die wensen deel te nemen aan de outplacementbegeleiding wordt bijkomend een attest outplacementbegeleiding opgemaakt. Zie http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/AttestOutplacement_invulvelden.doc (versie met online invulvelden of http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/AttestOutplacement.doc handmatig in te vullen versie). Output* 1. De gehandtekende aanwezigheidslijst zoals hierboven beschreven 2. Voor de deelnemers aan de outplacementbegeleiding: een attest outplacementbegeleiding met inzagerechten 3. Voor de niet-bereikte deelnemers: een overzicht van de ondernomen acties. *De gevraagde output wordt systematisch bijgehouden in het klantendossier dat raadpleegbaar moet zijn voor de deelnemer en waartoe VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend. (zie punt 3.3.3.1)

3. Basisdienstverlening VDAB: inschrijving als werkzoekende VDAB controleert of de deelnemers als werkzoekende zijn ingeschreven bij VDAB en nodigt hen uit voor een eerste individueel gesprek in functie van de optimalisatie en actualisatie van het klantendossier en het verlenen van volgende basisinformatie: - informatie over de privacywetgeving - duiding bij de toeleiding naar de opdrachtnemer - informatie aangaande de rechten en plichten (zie bijlage 2 bij de VDAB-contractvoorwaarden). Hierbij wordt de werkzoekende eraan herinnerd dat indien er niet meegewerkt wordt met de opdrachtnemer, er via VDAB gecommuniceerd wordt met RVA (zie punt 3.8.3 van de VDABcontractvoorwaarden).

2.3.3.

Begeleiding door het outplacementbureau

De outplacementbegeleiding bestaat standaard uit collectieve én individuele acties.


De inschrijver beschrijft in de offerte het basisaanbod van collectieve en individuele acties binnen de outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar werk. Met basisaanbod wordt het programma bedoeld dat een deelnemer die gedurende de 12 maanden outplacementbegeleiding niet gewerkt heeft, aangeboden krijgt. Dit basisaanbod dient in de loop van de begeleiding verder afgestemd te worden op maat van elke individuele deelnemer. De inschrijver beschrijft daarbij de intensiteit (aard, duur en frequentie) van de contacten. Het collectief aanbod dient tijdens de uitvoering maximaal afgestemd te worden op de samenstelling van de groep (qua opleiding, leeftijd, ervaring, sector, regio, enz.). Indien de dienstverlening aan een deelnemer louter individuele of louter collectieve acties bevat, is de motivatie of verklaring daarvoor terug te vinden in het klantendossier. Het basisaanbod outplacementbegeleiding bedraagt 90 uren gespreid over 12 maanden. Op basis van het BVR van 18 maart 2011 voorziet de opdrachtnemer minimaal een wekelijks collectief aanbod gedurende de eerste 3 maanden. Een groep bestaat uit maximaal 12 deelnemers. De verdeling van het aantal uren dient desgevallend tevens te voldoen aan de bepalingen van artikel 4 van CAO 82 bis (20 uren gedurende de eerste 2 maanden, 20 uren gedurende de 4 daarop volgende maanden en 20 uren gedurende de laatste 6 maanden) of aan de bepalingen van artikel 6 van het koninklijk besluit van 9 maart 2006 betreffende het activerend beleid bij herstructureringen (minimaal 30 uren gedurende de eerste 3 maanden voor -45 jarigen en minimaal 60 uren gedurende de eerste 6 maanden voor de deelnemers ouder dan 45 jaar.) De outplacementbegeleiding bevat minimaal volgende diensten:

2.3.3.1.

Intake en opmaak actieplan

Intake De invulling van de outplacementbegeleiding vertrekt vanuit een intakegesprek met elke deelnemer. De intake bestaat minimaal uit: - een praktische toelichting m.b.t. de samenwerking (zie ook controlelijst op informatieverplichtingen bijlage 3) - ondersteuning bij de ontslagverwerking en detectie van weerstanden en gezondheidsrisico’s in functie van doorverwijzing naar de psycholoog (zie punt 2.3.3.2) - een grondige diagnose op basis van een persoonlijke en professionele (zelf-)analyse van de deelnemer, met aandacht voor het in kaart brengen van de verworven competenties - een marktanalyse in functie van de mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer Opmaak eerste actieplan Op basis van de grondige diagnose van de deelnemer en de marktanalyse wordt bepaald welke arbeidsmarktgerichte acties nodig zijn om de deelnemer te herplaatsen op de arbeidsmarkt. Indien de deelnemer geen duidelijk of realistisch jobdoel(en) heeft, biedt de opdrachtnemer de nodige oriëntering. De opdrachtnemer detecteert de ontbrekende competenties, rekening houdend met een realistisch jobdoel. Een jobdoel wordt als realistisch beschouwd als de deelnemer onmiddellijk of na voltooiing van de geplande actie(s) inzetbaar is voor het jobdoel én als het jobdoel haalbaar is in functie van de noden op de arbeidsmarkt. Pagina 21 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

De opdrachtnemer vertaalt dit in overleg met de deelnemer in een concreet actieplan. Het actieplan bevat minimaal: - een vertaling van de grondige diagnose in een rangschikking van realistische jobdoelen en een inventaris van de eventuele drempels naar werk die zullen worden behandeld, incl. de oriëntering naar opleiding of bijscholing of de certificering van verworven competenties, - een plan van aanpak waarin de te ondernemen acties zijn beschreven (zowel voor de begeleiding als voor bemiddeling) en - een bijhorend tijdsplan voor het verloop van de begeleiding. De opdrachtnemer en de deelnemer dagtekenen het actieplan en ontvangen elk een exemplaar. Het actieplan moet ten laatste 28 kalenderdagen na de infosessie ondertekend zijn. Indien het niet mogelijk is om de grondige diagnose en markanalyse af te ronden binnen deze termijn, maakt de opdrachtnemer een actieplan op waarin minimaal wordt opgenomen welke punten tegen welke termijn verder uitgeklaard en vertaald worden in een definitief individueel actieplan. Indien deze termijn van 28 kalenderdagen niet haalbaar is voor een specifieke deelopdracht, wordt in overleg met VDAB een haalbare termijn afgesproken. Output: 1. Een persoonlijk actieplan (PAP) wordt opgemaakt en opgeladen in het klantendossier in MLP. Een ondertekende versie van het PAP (ondertekend door de opdrachtnemer en de deelnemer) wordt minstens bewaard in het klantendossier en bij voorkeur opgeladen in MLP. Het PAP bevat minimaal volgende elementen: - een of meerdere realistische jobdoelen - de stappen en acties in functie van een duurzame tewerkstelling - een tijdsplanning voor de begeleiding en afgesproken stappen en acties. 2. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het actualiseren van de competenties in het klantendossier in MLP. Aanpassing van het actieplan - Fundamentele wijzigingen of aanvullingen in de loop van het traject moeten opgenomen worden in een aangepast PAP en door beide partijen ondertekend. - Uiterlijk 6 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding evalueren de outplacementbegeleider en de deelnemer de samenwerking. Eventuele bijgestuurde afspraken worden vastgelegd in een geactualiseerd PAP en door beide partijen ondertekend. Een korte samenvatting van de evaluatie wordt genoteerd in MLP. - Na onbeschikbaarheid van de deelnemer (omwille van bv ziekte, vakantie, opleiding,…) wordt de begeleiding zo snel mogelijk hernomen. Eventuele bijgestuurde afspraken worden uiterlijk 30 dagen na het einde van de onbeschikbaarheid vastgelegd in een geactualiseerd PAP en door beide partijen ondertekend. Output: De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een up-to-date ondertekend PAP gedurende de 12 maanden outplacementbegeleiding.


2.3.3.2.

De outplacementbegeleiding, inclusief de bemiddeling naar duurzaam werk

De outplacementbegeleiding en bemiddeling naar duurzaam werk omvat een aantal stappen en acties die noodzakelijk zijn voor de herplaatsing van de deelnemers. De begeleiding vangt aan bij ondertekening van het eerste PAP door de begeleider en de deelnemer, en bestaat minimaal uit: 1. Begeleiden en activeren van de deelnemer in het werkzoekgedrag - Het verwerven en verwerken van arbeidsmarktinformatie - Het wegwijs en vaardig worden bij het zoeken van vacatures - Het zichtbaar maken, ontwikkelen en inschakelen van het netwerk van de deelnemer 2. De vertaling hiervan in een individueel marketingactieplan - Begeleiding en ondersteuning bij de voorbereiding van sollicitaties - Het trainen van een sollicitatie-interview - Het vertrouwd maken met psychotechnische testen - Het vertrouwd maken met sollicitatietechnieken 3. De jobmatching en jobhunting door de begeleider in de ruime betekenis en op maat van de deelnemer. 4. De opvolging van het sollicitatiegedrag : de bespreking en terugkoppeling van de resultaten met het oog op - Evaluatie van de actie door de deelnemer - Dynamiseren van de campagne - Adviesverlening - Het vinden van nieuwe opportuniteiten - Het uitbreiden van de zoekcampagne in de breedte - Aanmoediging - Waar nodig voorziet de opdrachtnemer attitudetraining 5. Op verzoek van de deelnemer voorziet de opdrachtnemer psychologische ondersteuning door een psycholoog die verbonden is aan het outplacementbureau 6. Op vraag van de deelnemer voorziet de opdrachtnemer begeleiding bij de oprichting of overname van een bedrijf of de uitoefening van een zelfstandige activiteit. Output: - een individueel marketingactieplan - een chronologisch en/of functioneel CV, opgesteld door of samen met de deelnemer. - een model-motivatiebrief, opgesteld door of samen met de deelnemer - een online sollicitatieformulier, ingevuld door of samen met de deelnemer - een overzicht van de behandelde en de besproken vacatures - een overzicht van de afspraken en vorderingen Bovenstaande documenten worden digitaal ter beschikking gesteld van de deelnemer, bij voorkeur in het klantendossier in MLP.


2.3.3.3.

Faciliteren van opleiding of certificering van verworven competenties

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de oriëntering en begeleiding naar opleiding of bijscholing en voor de begeleiding bij de validering van reeds verworven competenties op basis van de grondige diagnose tijdens de intake en in functie van het concrete jobdoelwit. Gedurende de outplacementbegeleiding blijft de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de opvolging van de deelnemer tijdens de opleiding. Dit betekent dat de opdrachtnemer het verloop van de actie opvolgt zodat hij tijdig kan ingrijpen bij probleemsituaties. Indien de deelnemer niet meewerkt tijdens een opleiding is de procedure van niet-medewerking van toepassing (zie punt 3.8.3. van de VDABcontractvoorwaarden). Voor VDAB-erkende opleidingen maakt de opdrachtnemer hierover afspraken met de opleidingsinstantie. De volwaardige outplacementbegeleiding wordt onmiddellijk hernomen na afloop van de opleidingsactie, voor zover de termijn van 12 maanden outplacementbegeleiding niet overschreden is. De opdrachtnemer wijst de deelnemer erop dat hij tijdens het volgen van een opleiding buiten het VDAB erkend aanbod, beschikbaar moet blijven voor de arbeidsmarkt (incl. de outplacementbegeleiding), tenzij de deelnemer een vrijstelling van RVA heeft bekomen. Opleidingen De outplacementbureaus dienen prioritair gebruik te maken van het VDAB erkende aanbod aan opleidingen. De kosten voor deze opleidingen worden voor de niet-werkende werkzoekenden rechtstreeks met de opleidingsinstantie verrekend via registratie in MLP. Indien uitzonderlijk een deelnemer een arbeidsmarktgerichte opleidingsnood heeft die niet (of niet binnen een aanvaardbare termijn) beschikbaar is binnen het erkende aanbod, kan het outplacementbureau een gemotiveerde aanvraag voor terugbetaling van een niet-VDAB erkende opleiding indienen bij VDAB. De aanvraag bevat: - De motivatie van de deelnemer in functie van het jobdoel - De motivatie van de opdrachtnemer die aantoont dat : o Er geen erkend VDAB-alternatief is binnen een aanvaardbare termijn o De opleiding nodig is in functie van de toeleiding naar het realistisch jobdoel o Het bepaalde jobdoel realistisch is, rekening houdend met de competenties van de deelnemer enerzijds, en de arbeidsmarkt anderzijds. De terugbetaling van de opleidingskosten zal goedgekeurd worden indien: - er geen VDAB erkend alternatief beschikbaar binnen een aanvaardbare termijn. Een opleiding met een wachttermijn van 3 maanden op het moment van de aanvraag wordt als aanvaardbaar beschouwd. Indien de deelnemer een verklaring van een werkgever kan voorleggen, met engagement tot aanwerving mits het slagen voor de gevraagde opleiding, kan VDAB afwijken van deze norm, én - de opdrachtnemer voldoende heeft aangetoond dat het een arbeidsmarktgerichte opleiding betreft in functie van het realiseren van het realistisch jobdoel dat bepaald werd in het individueel actieplan, én - de opleiding start binnen de duur van de outplacementbegeleiding. Voor modulaire opleidingen wordt dit principe toegepast per module. Pagina 24 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

VDAB zal de aanvraag behandelen en kan advies vragen aan de tewerkstellingscel van de betreffende regio. Volgende zaken worden aanvaard als terug te betalen kosten: - Verplichte inschrijvingsgeld rekening houdend met de eventuele vrijstelling die toegekend wordt onder een aantal in de onderwijsdecreten strikt beschreven voorwaarden - Individueel leermateriaal: Het individueel leermateriaal is het materiaal dat een cursist verplicht moet aanschaffen (dit is wat de opleidingsinstantie ook een 'gewone' cursist oplegt). o studiemateriaal dat door de opleidingsinstantie opgelegd wordt (boeken, cursussen, verbruiksgoederen) o forfaitaire kost voor de prints en kopieën o verplichte studie-activiteiten o verplicht aan te kopen veiligheidsmateriaal Opmerking: Opleiding op initiatief van de deelnemer of andere partijen: Indien de deelnemer naast de opleidingsacties die in het actieplan voorzien zijn, zelf het initiatief neemt om een opleiding aan te vragen of hiertoe een aanbod krijgt van andere partijen, dan dient de deelnemer de outplacementbegeleider hiervan op de hoogte te brengen. De begeleider bespreekt elke “extra” aanvraag met de deelnemer en de verstrekker/aanvrager van deze actie. Bij akkoord formaliseert de begeleider de aangepaste afspraken in een nieuw actieplan en vraagt goedkeuring voor terugbetaling aan VDAB in geval van niet VDAB-erkende opleiding. Certificering van verworven competenties: In het kader van de outplacementbegeleiding is het de taak van de outplacementbureaus om de deelnemers te begeleiden in het valideren van de verworven competenties van de deelnemer door: - de deelnemer in contact te brengen met een erkend testcentrum in functie van het behalen van een ervaringsbewijs voor beroepsbekwaamheid en te begeleiden in het doorlopen van de procedure. De praktische proeven zijn gratis voor werkzoekenden. De Brusselse of Waalse werkzoekenden die een certificering van verworven competenties nodig hebben, dienen zich in te schrijven bij VDAB om gebruik te kunnen maken van het gratis aanbod. - de deelnemer door te verwijzen naar een EVC-procedure in kader van een onderwijstraject en te begeleiden in het doorlopen van de procedure. Binnen het hoger onderwijs wordt soms een vergoeding gevraagd voor het behalen van een bekwaamheidsbewijs. Hiervoor kunnen de onkosten terugbetaald worden conform de afspraken voor terugbetaling van opleidingskosten. Output: 1. De opdrachtnemer noteert de besprekingen en vorderingen in het klantendossier. 2. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het actualiseren van de competenties in het klantendossier in MLP na voltooiing van de actie. 3. Een geactualiseerd actieplan wordt toegevoegd aan het klantendossier.

2.3.3.4.

Nazorg bij tewerkstelling

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het bieden van nazorg bij tewerkstelling in functie van een vlotte integratie in de nieuwe werkkring . De nazorg bestaat minimaal uit: Pagina 25 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

-

-

De begeleiding en opvolging van de deelnemer vóór de start van en tijdens de tewerkstelling. Indien nodig biedt de opdrachtnemer flankerende ondersteuning naar randvoorwaarden en (werk)attitudes. Waar mogelijk: begeleiding van de werkomgeving (werkgever, team, teamchef,…) vóór de start van en tijdens de tewerkstelling

Output: Een overzicht van de besprekingen en vorderingen in het klantendossier.

2.3.3.5.

Einde van de outplacementbegeleiding

De outplacementbegeleiding eindigt 12 maanden nadat de deelnemer heeft ingestemd met de outplacementbegeleiding (door ondertekening van het attest outplacementbegeleiding). 1. Terugnameplicht Wanneer de tewerkstelling van een deelnemer eindigt voor het einde van de outplacementbegeleiding, dan moet de opdrachtnemer de deelnemer terug in begeleiding nemen. De terugnameplicht geldt ook voor elke andere onderbreking van de begeleiding (vb ten gevolge van ziekte, onbeschikbaarheid…) en voor zover de outplacementbegeleiding niet afgesloten is. Output: De opdrachtnemer en de deelnemer actualiseren indien nodig het actieplan en nemen dit geactualiseerde actieplan op in het klantendossier in MLP. 2. Afsluitgesprek en eindverslag De opdrachtnemer informeert de deelnemers die nog in actieve begeleiding zijn tijdig en expliciet over de nakende afsluiting van de outplacementbegeleiding tijdens een afsluitgesprek. De opdrachtnemer en de deelnemer evalueren de resultaten van de outplacementbegeleiding (gevolgde opleidingen, verworven competenties, andere acties naast het standaardaanbod, tewerkstelling…) en formuleren een voorstel tot verdere aanpak voor herplaatsing op de arbeidsmarkt. Dit wordt opgenomen in het eindverslag. Het eindverslag dient ondertekend te worden door zowel de opdrachtnemer als de deelnemer. Het eindverslag wordt bewaard in het klantendossier. Een elektronische versie (bij voorkeur de gehandtekende versie) wordt opgeladen in het klantendossier in MLP. Voor de deelnemers die niet meer in actieve begeleiding zijn (vb wegens ziekte, werk of andere reden) maakt de opdrachtnemer een eindverslag van de ondernomen acties en resultaten van de outplacementbegeleiding of geeft de opdrachtnemer een samenvatting hiervan in de outplacementlijn van het klantendossier in MLP. Output: Een eindverslag conform het model dat terug te vinden is op de website van VDAB (http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/EindverslagOutplacementbegeleiding.doc)

of een samenvatting in de outplacementlijn in MLP voor deelnemers die niet meer in actieve begeleiding zijn. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het actualiseren van het klantendossier in MLP, o.a. het aanpassen van de competenties, het voorzien van minimum één realistisch jobdoelwit, de publicatie van het VDAB-cv, enz. Pagina 26 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

Na afloop van de outplacementbegeleiding nodigt VDAB de deelnemers die nog geen nieuwe tewerkstelling hebben, uit voor een individueel gesprek. Op basis van het geactualiseerde klantendossier wordt nagegaan welk vervolgtraject bij VDAB nodig en/of gewenst is.

2.4.

Rapportering naar de tewerkstellingscel

Het verloop en de resultaten van een begeleidingsopdracht worden opgevolgd door de betreffende tewerkstellingscel (zie punt 2.3.1). Teneinde deze opdracht mogelijk te maken, dienen de outplacementbureaus periodiek te rapporteren: (zie model http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/Inhoudelijke%20rapportering.doc) Bij aanvang van de deelopdracht (binnen de maand na de start van de deelopdracht): een opstartrapport met het aantal deelnemers die hebben aangegeven dat ze aan de begeleiding willen deelnemen. - Na 6 maanden: een tussentijds inhoudelijk en financieel rapport over de activiteiten waarvoor tegemoetkoming werd verleend. - Na afloop van de deelopdracht: o Een eindrapport met alle bewijsstukken ter verantwoording van de prestaties die uitgevoerd zijn in het kader van de opdracht en een verslag van de initiatieven om de overgang naar VDAB te bewerkstelligen. o Per deelnemer een eindverslag conform het model op de website (http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/documenten/EindverslagOutplacementbegeleidin g.doc) of een samenvatting in de outplacementlijn in MLP voor de deelnemers die niet meer in actieve begeleiding zijn op het einde van de deelopdracht. Deze documenten worden overgemaakt aan de VDAB, die verantwoordelijk is voor de rapportering naar de tewerkstellingscel. Een outplacementkantoor kan, indien dit nodig geacht wordt, uitgenodigd worden voor een mondelinge toelichting bij de ingediende rapporten. -


DEEL 3:

3.1.

Specifieke bepalingen betreffende de uitvoering van de opdracht Personeelsinzet

1) De medewerkers die instaan voor de outplacementbegeleiding moeten voldoen aan volgende minimumvereisten: - of drie jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie op vergelijkbaar niveau - of geslaagd zijn voor de bekwaamheidstest van het Certo. Certo is het door Federgon en VDAB opgerichte certificeringsorgaan voor de outplacementsector. Meer informatie over het bekwaamheidsattest van het Certo vindt u op http://partners.vdab.be/tewerkstellingscel/certificering.shtml en http://www.federgon.be/outplacement/certificering/ 2) Aan elk outplacementbureau dient een psycholoog verbonden te zijn die op vraag van de deelnemer ondersteuning kan bieden tijdens de outplacementbegeleiding. De minimumvereiste voor 'psycholoog' is een master in de psychologie. Alle richtingen hierin zijn mogelijk (bedrijfs-, klinische, experimentele, ...). Postgraduaat of andere extra opleidingen/cursussen zijn niet vereist. De bewijsstukken ter staving van de deskundigheid van het ingezette personeel, conform de personeelsvereisten van deze opdracht, zullen bij gunning van de opdracht opgevraagd worden om na te gaan of aan de voorwaarden voldaan wordt.

3.2. 3.2.1.

Welzijn en veiligheid

Van toepassing zijnde wetgeving

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de vigerende ‘welzijns- en veiligheidsregelgeving' na te leven, meer bepaald de Welzijnswet, inclusief de regelgeving inzake ‘werken met derden’, de Codex welzijn, het ARAB en het AREI.

3.2.2.

Inhoud veiligheidsdossier

De opdrachtnemer moet op de plaats van dienstverlening steeds een geactualiseerd veiligheidsdossier ter beschikking hebben. Dit dossier bevat minstens volgende informatie: • • • •

intern noodplan (EHBO, evacuatie, blusmiddelen); veiligheidssignalisatie; attesten onderhoud (i.f.v. vigerende wetgeving), wettelijke periodieke controles installaties en arbeidsmiddelen; naam en contactgegevens van de verantwoordelijke preventie (eventueel Externe Dienst voor Bescherming en Preventie); Pagina 28 van 42


•

begeleidingsprogramma (relatie met tijdsduur).

3.3.

Registratie in ‘Mijn Loopbaan voor Partners’ (MLP)

MLP is een webtoepassing die • een verzamelplaats is van alle informatie over de loopbaan van een werkzoekende. • de partners toelaat dossiers te raadplegen en aan te vullen met eigen acties. • die VDAB en het Vlaamse beleid in staat stelt een permanente monitoring uit te voeren van de activiteiten van de werkzoekenden op de arbeidsmarkt. Voor een goede opvolging van de klant en het project is de opdrachtnemer verplicht de nodige informatie zoals hieronder vermeld in MLP te registreren. Elke berekening van verschuldigde bedragen geschiedt bovendien op basis van de registraties in MLP. Bijgevolg kan de opdrachtnemer geen vergoeding eisen voor de acties waarbij de vereiste en dus essentiële registraties in MLP ontbreken of foutief zijn.

3.3.1.

Verlening inzagerechten

Bij de toeleiding naar de opdrachtnemer zorgt VDAB ervoor dat opdrachtnemer inzagerechten krijgt in het MLP-dossier van de deelnemer. Dit inzagerecht wordt door de deelnemer verleend bij het opmaken van het attest outplacementbegeleiding. Op die manier krijgt de opdrachtnemer inzage in de nodige persoonlijke gegevens van de deelnemer en een zicht op de begeleiding van de deelnemer tot dan toe. Het inzagerecht eindigt bij het afsluiten van de outplacementbegeleiding. De opdrachtnemer verleent de onderaannemer of uitvoerder van acties inzagerecht in het dossier van de deelnemer door samen met de deelnemer een inzageformulier (http://partners.vdab.be/cvs/documenten/inzagerecht aanvraag.doc) in te vullen en over te maken aan VDAB.

3.3.2.

Verplichte registraties

3.3.2.1.

De toeleiding

VDAB duidt in de klantendossiers aan welke werkzoekenden beschouwd worden als behorende tot de doelgroep voor outplacementbegeleiding, en verleent inzagerechten aan de opdrachtnemers voor die werknemers die akkoord gaan met de outplacementbegeleiding. Indien de werknemer zich niet aanmeldt voor zijn eerste contact met de opdrachtnemer, start de opdrachtnemer de procedure vermeld in punt 3.8. van de VDAB-contractvoorwaarden.

3.3.2.2.

Specifiek met betrekking tot outplacementbegeleiding en bemiddeling naar werk

1. Bij effectieve start van de outplacementbegeleiding: a. registreert de opdrachtnemer de ondertekening van het eerste actieplan in MLP door: - de lijn “outplacement” te registreren in MLP en op toestand “bezig” te zetten, - het actieplan als bijlage toe te voegen in MLP Pagina 29 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

b. actualiseert de opdrachtnemer de competenties in MLP 2. Bij de tussentijdse evaluatie (6 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding) wordt a. Een korte samenvatting van de evaluatie genoteerd in het samenvattingsveld van de lijn “outplacement” in MLP b. Indien nodig wordt het actieplan geactualiseerd en toegevoegd als bijlage in MLP. 3. Indien het actieplan in de loop van de begeleiding wordt gewijzigd, voegt de opdrachtnemer dit tevens toe als bijlage in MLP. 4. Wanneer de deelnemer zich binnen de 12 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding, na een onderbreking van de begeleiding van meer dan 30 kalenderdagen wegens tijdelijke tewerkstelling of andere reden herinschrijft als werkzoekende (zie punt 2.3.3.5): a. Registreert de opdrachtnemer de datum van het hervatten van de begeleiding in MLP in het samenvattingsveld van de lijn “outplacement”. b. Indien nodig wordt het actieplan geactualiseerd en toegevoegd als bijlage in MLP. 5. Aan het einde van de outplacementbegeleiding (12 maanden na ondertekening van het attest outplacementbegeleiding): a. Registreert de opdrachtnemer binnen de maand het eindverslag als bijlage in MLP of geeft voor de deelnemers die niet te bereiken zijn een samenvatting van de begeleiding in de outplacementlijn in MLP b. Zet de opdrachtnemer vervolgens de outplacementlijn in MLP op toestand “uitgevoerd” c. Actualiseert de opdrachtnemer de competenties in MLP

3.3.2.3.

Competentieversterkende acties is het kader van de outplacementbegeleiding

Na afloop van een competentieversterkende actie ziet de opdrachtnemer erop toe dat de competenties binnen de maand worden aangepast in het klantendossier in MLP.

3.3.3.

Onderliggende bewijsstukken van de MLP-registraties

De in MLP ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als voor diens onderaannemers) door onderliggende bewijsstukken. In concreto betekent dit dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben bijgewoond en dat de begeleiders/lesgevers effectief aan de in MLP geregistreerde deelnemers of cursisten begeleiding en/of opleiding hebben verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer (en diens onderaannemers) om een afdoend systeem uit te werken en te implementeren om de geleverde prestaties, de begeleidings- en opleidingsacties en/of het begeleidings- en bemiddelingsproces op een adequate wijze te kunnen verantwoorden, zowel qua inhoud als qua duurtijd. De eindverantwoordelijkheid van de wijze van bewijsvoering hieromtrent ligt bij de opdrachtnemer. Pagina 30 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

De bewijsstukken bevatten minimaal:

3.3.3.1.

Het klantendossier

Het klantendossier is een individueel dossier per deelnemer dat alle gegevens bevat met betrekking tot de outplacementbegeleiding en bemiddeling van de deelnemer. Het staat de opdrachtnemer vrij om het klantendossier op papier of deels digitaal samen te stellen, maar de opdrachtnemer zorgt er voor dat de deelnemer zijn integrale dossier steeds kan raadplegen en dat ook VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend tot alle gegevens in het klantendossier. Het klantendossier bevat: 1. Alle administratieve stukken - De gehandtekende aanwezigheidslijst voor de infosessie - De gedateerde en getekende controlelijst op informatieverplichtingen of de nodige bewijsvoering waaruit blijkt dat de deelnemer de vereiste informatie heeft ontvangen. De controlelijst informatie-verplichtingen kan vervangen worden door een ander gehandtekend bewijs, bijvoorbeeld het PAP of elders in het klantendossier. De informatie dient wel nog op papier met de klant meegeven te worden. - De bewijsstukken ivm de opvolging van deelnemers die niet meewerken (zie punt 3.8. van de VDAB-contractvoorwaarden) 2. -

De verslaggeving van het verloop van de outplacementbegeleiding en bemiddeling De ondertekende actieplannen Alle documenten, bewijsvoering, en de output zoals bepaald in punt 2.3.2 en 2.3.3. Een registratieformulier aanwezigheden ondertekend door de deelnemer en de begeleider: o Het outplacementbureau houdt voor elke begeleide persoon een fiche bij met de opsomming van de contactmomenten (collectieve en individuele) en een korte omschrijving van de inhoud van dat contact. o Deze verslaggeving moet ook de intensiteit van de contacten weergeven (aard en duurtijd) o De opdrachtnemer kan hiervoor gebruik maken van het registratieformulier in bijlage 4.

3. Het eindverslag conform 2.3.3.5.

3.3.3.2.

De competentieversterkende acties

1. Voor de door VDAB-erkende opleidingsacties is de opleidingsverstrekker verantwoordelijk voor onderliggende bewijsvoering van de geregistreerde aan- en afwezigheden. 2. Voor de niet-erkende acties dient de opdrachtnemer de aanwezigheid van de cursist tijdens de opleidingsactie te kunnen verantwoorden door middel van een door cursist en opleidingsverstrekker gehandtekende aanwezigheidslijst. De opdrachtnemer maakt hierover de nodige afspraken met de opleidingsverstrekker.


DEEL 4:

Bijlagen bij het bestek

Inhoudsopgave 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Offerteformulier Onderaannemingsovereenkomst Controlelijst informatieverplichtingen Rechten en plichten van de werkzoekende Registratieformulier aanwezigheden Woordenlijst

4.1.

Bijlage 1: Offerteformulier

Zie aparte bijlage


4.2.

Bijlage 2: Onderaannemingsovereenkomst

Betreft : de samenwerking met een onderaannemer in functie van de uitvoering van volgende opdracht:

De onderaannemer, Naam of handelsnaam: Rechtsvorm: Ondernemingsnummer:

vertegenwoordigd door de ondergetekende(n), Naam :

Voornaam:

Geboortedatum: e-mailadres:

Telefoonnummer:

Bevoegd de onderaannemer juridisch te binden in de hoedanigheid van functie binnen organisatie

verbindt zich ertoe ten aanzien van de opdrachtnemer, Naam of handelsnaam: naam penhouder of co-aannemer met ondernemingsnummer:

om VDAB-opdracht naam opdracht uit te voeren volgens de bepalingen van het bestek en om de engagementen in de offerte van de opdrachtnemer naam opdrachtnemer te respecteren,


De opdrachtnemer en de onderaannemer verklaren dat de onderaannemer voldoet aan de voorwaarden voor een bureau voor private arbeidsbemiddeling OF De onderaannemer zal werken onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer zal er in dat geval op toezien dat de onderaannemer in de uitvoering steeds voldoet aan de voorwaarden die relevant zijn voor de uitvoering van het mandaat en zich houdt aan de daaraan verbonden gedragscode. Overtredingen van de onderaannemer zullen voor de gevolgen ten aanzien van het mandaat, worden beschouwd als overtreding van de opdrachtnemer.

Opgemaakt te plaats, op datum, In drie exemplaren (waarvan één bestemd voor VDAB),

1

Voor de ONDERAANNEMER Naam, voornaam en handtekening

Voor de OPDRACHTNEMER Naam, voornaam en handtekening

1

De inschrijver voegt de nodige bewijsstukken toe waaruit blijkt dat de ondertekenaars van de onderaannemingsovereenkomst bevoegd zijn zich contractueel te verbinden voor deze opdracht in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen. Pagina 35 van 42


4.3.

Bijlage 3: Controlelijst informatieverplichtingen

De controlelijst informatie-verplichtingen kan vervangen worden door een ander gehandtekend bewijs, bijvoorbeeld het PAP of elders in het klantendossier. De informatie dient wel nog op papier met de klant meegeven te worden. CONTROLELIJST INFORMATIEVERPLICHTINGEN Bestek nr 2015/50022 Perceel nr: Financieringsnummer Naam van de opdrachtnemer Naam van de deelnemer Klantnummer VDAB of rrnr PARAF VOOR BEVESTIGING INFORMATIE

OP DATUM

dienstverlener

deelnemer

De interne klachtenprocedure van de opdrachtnemer De klachtenprocedure bij VDAB De procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag Rechten en plichten van de werkzoekende Huishoudelijk reglement van de opdrachtnemer Procedure bij ongevallen en verwondingen

Situering van het EHBO lokaal Toelichting van het evacuatieplan van het gebouw Informatie over brandbestrijdingsmiddelen Jobdoelen, plan van aanpak en tijdslijn bij start van het traject Resultaten evaluatie (minimaal 6maandelijks): gewijzigde jobdoelen, plan van aanpak of tijdslijn Eindgesprek (informeren over nakende afsluit begeleiding en eindevaluatie) Eindverslag voor de deelnemers die op 12 maanden nog in actieve begeleiding zijn Aanpassingen van de competenties in MLP

Ondertekend actieplan in klantendossier Aangepast en ondertekend actieplan in klantendossier of ondertekend registratieformulier aanwezigheden Ondertekend registratieformulier aanwezigheden (Bij voorkeur) ondertekende bijlage in MLP


4.4.

Bijlage 4: Rechten en plichten van de werkzoekende

→ Decreet van 30 april 2004 houdende het Handvest van de werkzoekende Recht op begeleiding: De werkzoekende die recht heeft op outplacementbegeleiding betaald door het Sociaal Interventiefonds wordt actief begeleid door het outplacementkantoor. Zodra de werkzoekende is ingeschreven bij VDAB, kan hij ook genieten van de uitgebreide dienstverlening van VDAB (basisdienstverlening, bemiddeling op vacatures, …). De outplacementbegeleider houdt steeds rekening met de mogelijkheden, competenties en wensen van de werkzoekende. De integrale begeleiding is steeds kosteloos voor elke werkzoekende. Volgt de werkzoekende tijdens zijn begeleiding een erkende opleiding dan heeft hij hetzelfde statuut als een VDAB-cursist. Dit betekent dat hij van dezelfde faciliteiten geniet als deze waar VDABcursisten recht op hebben. Recht op service: De werkzoekende die niet tevreden is over een dienst van VDAB mag niet nalaten VDAB te contacteren op het nummer 0800 30 700 elke werkdag van 8 tot 20 uur. De medewerkers van VDAB zoeken samen naar een oplossing. Bij begeleiding door een andere erkende arbeidsmarktactor wordt dezelfde service voor de werkzoekende gegarandeerd. Als u niet tevreden bent over een dienst van het outplacementkantoor kan u: - dit bespreken met uw outplacementconsulent - dit bespreken met de sociaal interventieadviseur van VDAB Als u een klacht wil neerleggen is dit mogelijk bij VDAB of de Ombudsdienst voor de private arbeidsbemiddeling voor kantoren aangesloten bij Federgon, Havenlaan 86 C bus 302, 1000 Brussel. tel.: 0800 99 823; mail: [email protected]. Recht op gelijke behandeling en non-discriminatie: Man of vrouw, blank of zwart, arm of rijk, jong of oud, Belg of buitenlander, gelovig of niet, personen met een handicap of niet: VDAB is er voor iedereen. Dit recht wordt evengoed gegarandeerd door de andere erkende arbeidsmarktactoren. Recht op informatie: De werkzoekende die ingeschreven is bij VDAB, krijgt van bij het begin en doorheen gans zijn begeleiding de nodige informatie over zijn rechten, plichten en mogelijkheden. Ook de opdrachtnemer brengt hem ten gepaste tijde op de hoogte van zijn rechten en plichten en wijst de werkzoekende op de mogelijkheid van de klachtenprocedures waar hij zich kan op beroepen indien hij meent dat zijn rechten geschonden werden. Recht op privacy: De werkzoekende heeft recht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Dit wordt hem gewaarborgd zowel door VDAB als private arbeidsmarktactor. Van de werkzoekende die zich inschrijft bij VDAB worden de persoonsgegevens opgenomen in het Arbeidsmarkt-Informatie-Systeem. Om de werkzoekende zo goed mogelijk te helpen bij zijn zoektocht naar werk, is het belangrijk dat ook de partners in de lokale werkwinkel zoals het PWA (Plaatselijk werkgelegenheidsagenschap), het OCMW en de GTB (Gespecialiseerde Trajectbegeleiding) toegang hebben tot het dossier van de werkzoekende. Pagina 37 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

Voor de werkzoekende die begeleid wordt door een andere erkende arbeidsmarktactor geldt eveneens het belang van toegang tot het dossier van de werkzoekende via het MLP en wordt de werkzoekende expliciet gevraagd zijn toestemming hiervoor te verlenen. De werkzoekende die liever niet wenst dat zijn dossier kan ingekeken worden door de partners van VDAB kan dit op elk ogenblik laten weten op het nummer 0800 30 700 of aan VDAB en zal hiervan geen enkel nadeel of sanctie ondervinden. De werkzoekende kan achteraf nog altijd terugkomen op deze beslissing. De werkzoekende die meer informatie wenst over de wet op de privacy kan terecht bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Hoogstraat 139, 1000 Brussel of op de website www.privacy.fgov.be. Een werkzoekende heeft ook plichten, zeker als de werkzoekende in de wachttijd zit of werkloosheidsuitkeringen ontvangt. De werkzoekende heeft de plicht zich beschikbaar te houden voor de arbeidsmarkt, in te gaan op een jobaanbod en positief mee te werken aan de begeleiding. De werkzoekende heeft ook de plicht om actief naar werk te zoeken. Enkel en alleen VDAB kan de gegevens van de werkzoekende doorgeven aan RVA in het kader van transmissie. De dienstverlener heeft wel de plicht VDAB op de hoogte te brengen van het niet meewerken van de werkzoekende. Verplichtingen van de cursist(e): - zich toeleggen op het verwerven van de aangereikte beroepsbekwaamheid; - de lessen bijwonen; - het huishoudelijk reglement van het opleidingscentrum naleven; - handelen overeenkomstig de onderrichtingen die {hem/haar} gegeven worden; - zich onthouden van alles wat hetzij de eigen veiligheid, hetzij die van derden in gevaar kan brengen; - de hulpmiddelen en de ongebruikte grondstoffen die {hem/haar} worden toevertrouwd in goede staat teruggeven; - in geval van ongeschiktheid (ziekte of ongeval) het opleidingscentrum onmiddellijk een medisch attest opsturen en bereid zijn zich te laten onderzoeken door een door het opleidingscentrum aangeduide geneesheer; - ingaan op vacatures waarvan de vereisten in het verlengde liggen van de competenties die tijdens deze opleiding verworven zijn.


4.5.

Bijlage 5: Registratieformulier aanwezigheden

REGISTRATIEFORMULIER AANWEZIGHEDEN Bestek nr 2015/50022 Perceel nr: Financieringsnummer Naam van de opdrachtnemer Naam van de deelnemer Klantnummer VDAB of rrnr

Datum

Aard van het 2 contact

Beginen einduur

Korte omschrijving inhoud van het contact

Handtekening begeleider

Handtekening deelnemer

.../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../... .../.../...

2

Collectief (C) of individueel (I). Indien individueel specifieer: face-to-face, mail, telefonisch, ander (verduidelijk) Pagina 39 van 42


4.6.

Bijlage 6: Woordenlijst

Ad hoc tewerkstellingscel Samenwerkingsverband dat naar aanleiding van de herstructurering van een onderneming werd opgericht als feitelijke vereniging of als autonome rechtspersoon, waarbij minstens de onderneming, minstens een van de representatieve werknemersorganisaties en VDAB betrokken zijn. Attitudetraining Alle begeleidings-, opleidings- en trainingsacties die tot doel hebben bij de deelnemer de attitudes en persoonlijke vorming te verstrekken die noodzakelijk zijn om in een werkomgeving te functioneren of de drempels die een tewerkstelling verhinderen te overstijgen. Begeleider Aangesteld personeelslid van de opdrachtnemer (inbegrepen co-aannemer) of onderaannemer die de deelnemer de begeleiding biedt binnen deze opdracht. EVC Erkenning van Verworven Competenties Gunning van de opdracht De beslissing van de aanbestedende overheid om de gekozen inschrijver aan te wijzen. Inschrijver De dienstverlener of geselecteerde die een offerte indient voor een opdracht. Inzagerecht De toekenning van inzage in het MLP-dossier (technisch vrijgeven van het elektronisch dossier in MLP) aan de opdrachtnemer. De inzage wordt pas toegestaan nadat de deelnemer hiertoe schriftelijk toestemming heeft gegeven. Jobhunting Met jobhunting in de letterlijke betekenis betekent dat de begeleider samen met de deelnemer op jacht gaat naar geschikte vacatures waarbij het netwerk van de opdrachtnemer maximaal wordt ingezet. In de ruime betekenis wordt bedoeld dat de begeleider gebruik maakt van zijn netwerk en (indien nodig face to face) contacten met werkgevers om: - passende vacatures te detecteren die passen in de joboriëntatie van de deelnemer - de deelnemer maximaal voor te bereiden op en te ondersteunen bij hun sollicitatie. De begeleider gaat dus actief vacatures opsporen voor een deelnemer, gaat mee naar ondernemingen indien aangewezen, organiseert bedrijfsbezoeken en kan potentiële werkgevers de garantie geven dat er ook na de ondertekening van het arbeidscontract nog en ondersteuning geboden wordt. Jobmatching Bij jobmatching in de letterlijke betekenis zal de begeleider het vacature aanbod en het deelnemers bestand analyseren en nagaan welke vacature het best past bij welke deelnemer en omgekeerd. Dit proces verloopt mogelijk voor een deel geautomatiseerd. Bij Jobmatching in de ruime betekenis, zorgt de begeleider voor een wederzijdse afstemming van Pagina 40 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

vacatures en deelnemers. Samen met de deelnemer gaat de begeleider na hoe de competenties van de deelnemer kunnen vertaald worden en eventueel aangevuld worden (korte opleidingsmodules, IBO, ...) in functie van de invulling van de vacature. Samen met de werkgever gaat de begeleider na welke competentie-eisen in de vacature absoluut nodig zijn en welke eerder wenselijk en welke nog kunnen verworven tijdens de tewerkstelling zodat de vacatures toegankelijker worden voor de deelnemers. Leidend ambtenaar De ambtenaar of ieder persoon belast met de leiding van en controle op de uitvoering van de opdracht. Mijn Loopbaan voor Partners (MLP) Een door VDAB ter beschikking gesteld ‘online’ systeem voor de invoer en consultatie van gegevens die van belang zijn voor de trajectbegeleiding, bemiddeling en/of opleiding van werkzoekenden. Nazorg bij tewerkstelling Elke vorm van opvolging en begeleiding door de opdrachtnemer tijdens periodes van tewerkstelling en dit tot minimum drie maanden na het einde van het opleidingstraject Offerte De verbintenis van een inschrijver om de opdracht uit te voeren op grond van de opdrachtdocumenten en tegen de voorwaarden die hij biedt. Onderaanneming Organisatie die in opdracht van de opdrachtnemer een onderdeel van de opdracht voor zijn rekening neemt. De opdrachtgever heeft geen contractuele band met die organisatie, maar stelt wel eisen waaraan de onderaannemer moet voldoen. De opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor wat de uitvoering van de opdracht betreft. Opdrachtdocumenten De documenten die op de opdracht toepasselijk zijn, met inbegrip van alle aanvullende en andere documenten waarnaar deze verwijzen. Ze bevatten de aankondiging van de opdracht, het bestek dat de bijzondere bepalingen bevat die op de opdracht toepasselijk zijn en de door de partijen ondertekende overeenkomst. Opdrachtnemer De inschrijver of inschrijvers (cf. co-aanneming) met wie de opdracht is gesloten. Dit kunnen zowel openbare als private, commerciële als niet-commerciële organisaties zijn. Perceel De onderverdeling van een opdracht, die apart kan worden gegund, in principe met het oog op een gescheiden uitvoering. Permanente tewerkstellingscel De tewerkstellingscel in beheer van VDAB waarin verschillende ondernemingen in herstructurering participeren. Zie voor een overzicht van de permanente tewerkstellingscellen: http://www.vdab.be/hraanbod/adresTewerkstellingscellen.shtml Terugnameplicht Pagina 41 van 42 Uitbesteding Outplacementbegeleiding in kader van het SIF 2015-2017 Bestek nr. 2015/50022

-

-

Elk begeleidingstraject bevat minimaal een periode van 12 maanden outplacementbegeleiding en bemiddeling vanaf ondertekening van het attest outplacementbegeleiding. Indien in deze periode de deelnemer tijdelijk werkt of een einde gesteld ziet aan zijn tewerkstelling, dan moet de dienstverlener betrokkene terug opnemen tot de begeleidings- en bemiddelingsperiode minimaal 12 maanden bedraagt. Indien het traject onderbroken wordt wegens een andere legitieme reden, behoudt de deelnemer bij herinschrijving zijn recht op een verdere uitvoering van de in het actieplan opgenomen afspraken voor de resterende begeleidingsduur.

Variante Een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend.


Vlaamse overheid. Beleidsdomein Werk en Sociale Economie. Agentschap: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en

Recommend Documents