Inhoudsopgave. E-marketing 3. Inleiding 5. Voorbeeldcase 7 Aan het werk in WinRIS E-marketing 8

E-marketing 2.0

E-marketing

3

Inhoudsopgave Inleiding

5

Voorbeeldcase Aan het werk in WinRIS E-marketing

7 8

E-marketingconcepten Wetgeving Begrippen Het framework

15 15 15 16

Voorbereiding voor WinRIS CRM-gebruikers Instellingen in WinRIS CRM wijzigen E-marketingtool installeren

17 17 19

Eenmalige voorbereiding Aan- en afmeldteksten aanmaken

21 21

Beheer van de E-marketingomgeving Inloggen in de E-marketingomgeving Webpagina’s Adresbeheer Beheer sjablonen Afbeeldingen

25 25 25 27 31 32

Opstellen en verzenden van een mailing Werkmappen aanmaken Aanmaken mailing Bewerken mailing Statistieken Statistieken invoeren in WinRIS CRM

35 35 35 36 41 42

Gegevensbronnen Contactpersonen uit de WinRIS-database Contactpersonen uit een externe bron Vanuit WinRIS e-mailabonnees aanmelden, afmelden of wijzigen

43 43 43 44

Editor Functies voor gemarkeerde tekst Opmaak van de tekst Elementen toevoegen Afbeeldingen ordenen Vreemde tekens Tabellen Links invoegen

45 46 47 47 49 49 51 53

E-marketing

4

E-marketing

5

Inleiding De WinRIS E-marketingmodule is een krachtige WinRIS-module waarmee u eenvoudig uw doelgroepen zeer persoonlijk via e-mailcampagnes kunt bereiken. Via de ingebouwde rapportage kunt u precies zien wat de ontvangers doen met uw e-mailboodschap. Hoeveel mensen openden de nieuwsbrief en wie klikte welke verwijzing naar een website (link) aan? Allemaal interessante informatie waarmee u het rendement van uw campagnes direct kunt meten.

Let op: Ten tijde van het schrijven van deze handleiding is de E-marketingmodule nog volop in ontwikkeling. Het kan daarom voorkomen dat inmiddels functionaliteiten zijn toegevoegd, die nog niet in deze handleiding worden beschreven. Neem voor de laatste stand van zaken contact op met uw accountmanager of de WinRIS-helpdesk.

WinRIS E-marketing is een toepassing met veel mogelijkheden. Toch is het maken van bijvoorbeeld een nieuwsbrief en die via een mailing verzenden heel eenvoudig. Een goede voorbereiding is wel belangrijk. Aan- en afmeldpagina’s en een basissjabloon zijn onder andere zaken die vooraf goed geregeld moeten worden. De integratie tussen WinRIS E-marketing en WinRIS CRM is vanzelfsprekend. Als u echter WinRIS E-marketing gebruikt zonder WinRIS CRM, dan kunt u ook uitstekende resultaten boeken. In deze handleiding gaan wij er vanuit dat u wel gebruik maakt van WinRIS CRM. Wij beginnen de handleiding met een voorbeeldcase. Daarin doorlopen wij het normale proces van het opstellen van een nieuwsbrief en het verzenden van de nieuwsbrief via een mailing. Ook een nieuwe medewerker zal aan de hand van deze voorbeeldcase snel aan de slag kunnen. De voorbereidingen die eenmalig getroffen moeten worden, zijn bewust uit deze case gehouden, maar worden verderop in deze handleiding uitvoerig behandeld. Ook de verschillende opties en extra mogelijkheden zijn uit de case gehouden, maar in de tekstvan de case verwijzen wij naar de relevante hoofdstukken voor meer verdieping en detail.

E-marketing

6

Het proces van een normale mailing kunnen wij in acht stappen verdelen. De eerste drie stappen zijn voorbereiding en de andere vijf stappen worden in de E-marketingmodule gedaan.

1. Bestand van te mailen contacten aanmaken (met WinRIS CRM selectie of een andere applicatie) en opslaan.

2. Teksten schrijven in “kladblok”.

4. Plaatjes uploaden.

5. Webpagina’s maken (eventueel).

6. Sjabloon invullen met tekst en plaatjes.

7. Mailing aanmaken: a. Contactpersonenbestand uploaden (of selecteren); b. HTML opmaken; c. Tekst opmaken; d. Verzenden.

8. Resultaten bekijken en verwerken via statistieken. Importeren in CRM bestand.

Veel succes!

3. Plaatjes bij elkaar zoeken en bewerken. Opslaan in JPG of GIF formaat.

E-marketing

7

Voorbeeldcase Hieronder volgt het relaas van Peter Jansma van het bedrijf Autogarage. Stap 1: Bestand maken

Peter wil een nieuwsbrief versturen naar zijn bestaande klanten. Daarvoor maakt hij eerst een selectie in WinRIS. Hij selecteert het bedrijfsvolgnummer, de contactpersooncode, het e-mailadres, de aanhef en het type auto van de klant. Hij wil de nieuwsbrief graag zo persoonlijk mogelijk maken. Nadat hij de selectie heeft gemaakt, exporteert hij deze als bestand voor e-marketing naar een vooraf aangemaakte hoofdmap op zijn bureaublad, bijvoorbeeld met de naam “Nieuwsbrief maart”. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Gegevensbronnen verderop.

Stap 2: Tekst schrijven

In “Kladblok” typt hij drie artikelen die kort en krachtig zijn en aanleiding geven tot verder lezen. Eén stukje gaat over de introductie van een nieuw model auto. Een ander stukje roept de lezer op om zijn type auto aan te bieden voor een technische check-up. Het derde stukje wijst de ontvanger op een stuk informatie over een zakelijke klant die net meerdere bedrijfswagens heeft afgenomen. Het uitgebreide verhaal staat al op de website van Peter.

Alle drie de stukjes slaat hij op in dezelfde hoofdmap als waarin hij het abonneebestand heeft opgeslagen. De opmaak is in dit stadium niet belangrijk, dus alles is in “platte tekst” getypt. De tekst waarnaar hij zal verwijzen (de doorklik-tekst), typt hij ook in een tekstdocument. Iets over het nieuwe model auto en iets over het belang van een technische check-up (zie hoofstuk Opstellen en verzenden van een mailing). Stap 3: Plaatjes voorbereiden

Daarna zoekt hij naar plaatjes die bij de items passen. Een foto van het nieuwe model auto haalt hij van de website van de importeur. Voor de technische check-up zoekt hij naar een plaatje via Google (hij let op dat hij geen auteursrechten schendt).

Voor het derde item gebruikt hij een foto die genomen is door een medewerker. Met behulp van een eenvoudig fotobewerkingprogramma zorgt hij dat alle foto’s de juiste afmetingen hebben (in zijn geval 300 x 300 pixels), in JPEG worden opgeslagen en niet te “zwaar” zijn (maximaal 100 kB per plaatje).

E-marketing

8

De drie plaatjes slaat hij, met herkenbare bestandsnamen, ook op in de hoofdmap “Nieuwsbrief maart”op zijn bureaublad.

Aan het werk in WinRIS E-marketing Stap 4: Afbeeldingen uploaden

Nu opent hij in zijn browser WinRIS E-marketing en logt in. Peter klikt boven in de menubalk op afbeeldingen en typt in het veld bij Nieuwe map creëren “mailingmaart”. Daarna klikt hij op Creëer nieuwe map. In het kader Afbeeldingen op server klikt hij nu op de map (directory) die hij net heeft aangemaakt. Door op Bladeren te klikken komt hij op zijn eigen harde schijf. Hij zoekt op zijn bureaublad naar de map “Nieuwsbrief maart”, opent deze en selecteert het eerste plaatje.

Nu klikt hij op Uploaden. Een kopie van het plaatje komt nu op de server van WinRIS E-marketing te staan, meteen in de juiste map. Peter doet dit ook voor de twee andere plaatjes (zie paragraaf Afbeeldingen). Stap 5: Webpagina’s aanmaken

Peter klikt vervolgens bovenin de menubalk op webpagina’s. Hij wil namelijk twee pagina’s aanmaken (zogenaamde landing pages) waarnaar items in de nieuwsbrief zullen verwijzen. Hij had die tekst ook op zijn eigen website kunnen plaatsen en dus deze stap kunnen overslaan, maar dan moest hij dat eerst aan zijn webbouwer vragen en dat wil hij deze keer niet doen. Hij klikt eerst op Mappen aanmaken en maakt de map “Mailing maart” aan. Vervolgens klikt hij op de nieuwe map en dan op Pagina aanmaken. Bij Naam typt hij “Nieuw model auto” en selecteert het juiste frame (zie paragraaf Webpagina’s).

E-marketing

9

Nu switcht hij naar “Kladblok” en opent de eerder getypte tekst voor deze pagina (de doorkliktekst). Hij kopieert de tekst en gaat terug naar WinRIS E-marketing. Hij zet de cursor in het tekstvak en klikt op het icoon voor plakken. Met behulp van de editor maakt hij de tekst op (zie hoofdstuk Editor). Als laatste woord heeft hij staan: “Home”. Deze tekst selecteert hij en klikt dan op het icoontje met de wereldbol. In het veld URL typt hij “www.autogarage.nl” en bij Omschrijving link typt hij “homepage vanuit nieuw model”.

Door op OK te klikken is de link gemaakt. Als een lezer op deze link klikt, wordt dat vermeld in de statistieken. Nu klikt Peter op Pagina opslaan (hij kan ook het icoontje gebruiken) en vervolgens op Pagina voorbeeld om te bekijken hoe de pagina er uitziet. Voor de andere tekst maakt hij een nieuwe webpagina in de map “Mailing maart” aan (In de praktijk is het handig om gebruik te maken van een eerder vormgegeven webpagina. Peter had in dat geval een eerder gemaakte webpagina kunnen openen en de content daarvan kunnen kopiëren naar de nieuwe webpagina). Stap 6: Sjabloon maken

Peter klikt boven in de menubalk op sjablonen en klikt dan op het al eerder door hem aangemaakte sjabloon voor de algemene nieuwsbrief. Voor de zekerheid klikt hij links op Kopiëren en geeft deze versie de naam “Mailing maart”. Nog even het scherm verversen met F5 en daar is het sjabloon. Hij klikt het sjabloon aan en klikt links in het scherm op bewerken. In het eerste tekstkader typt hij “Aanhef”. En daaronder een inleidende tekst (zie paragraaf Beheer Sjablonen).

E-marketing

10

Dan gaat hij naar “Kladblok” en opent het eerste artikel. Hij kopieert de tekst daarvan en gaat weer terug naar zijn browser. Hij gaat in het tweede kader van het sjabloon staan en klikt op het Plakken-icoontje. De platte tekst komt keurig in het kader te staan. Met behulp van de editor maakt hij de tekst op. Aan het einde van de tekst staat “Lees verder….”. Peter selecteert deze tekst en klikt op het icoontje met de wereldbol. Dan klikt hij op Bladeren op server en klikt op de webmap “Mailing maart”. Rechts worden de webpagina’s zichtbaar en Peter klikt op Nieuw model auto en dan op OK. Bij Omschrijving link typt hij “Nieuwe auto” en klikt dan op OK. Tijdens het maken van het sjabloon slaat Peter regelmatig zijn werk op via Sjabloon Opslaan. Via Voorbeeld Bekijken kan hij controleren hoe zijn sjabloon er uit zal zien in een browser. Peter zet zijn cursor nu in een kader waar een plaatje is gepland. Hij klikt bovenin de menubalk op het icoontje voor afbeelding invoegen/bewerken (het bergje met zonnetje). Hij klikt op Bladeren op de server en zoekt in de map “Mailing maart” naar de foto van de nieuwe auto. Hij klikt op deze foto en dan op OK. De foto staat nu in het sjabloon. Ook achter deze foto maakt Peter een link naar de tekst door eerst de foto te selecteren en dan hetzelfde te doen als bij de “Lees verder” tekst. Alleen deze keer zet hij bij de omschrijving “Nieuwe auto via plaatje”. De tekst over de check-up wordt op dezelfde manier ingevoerd. Net als het plaatje. Bij de tekst over de klant is er een klein verschil met de andere twee. Nu wordt de link namelijk gemaakt naar de website. Dus bij het maken van de link voert hij in het veld voor de URL het webadres in van de pagina op zijn site: “www.autogarage.nl/klantennieuws”. Nogmaals slaat Peter zijn werk op. Zie voor de opmaak van het sjabloon ook het hoofdstuk Editor verderop. Stap 7: Mailing aanmaken

Nu wordt het tijd om de mailing aan te maken. Peter klikt op mailings in de menubalk en dan op Nieuw. Hij ziet nu een dialoogvenster en kiest bij Nieuwsbrief zijn nieuwsbriefnaam tekst (zie hoofdstuk Opstellen en verzenden van een mailing). Deze is gekoppeld aan het abonneebestand voor die nieuwsbrief. Alle geblokkeerde e-mailadressen behorende bij deze nieuwsbrief zijn nu geborgd.

E-marketing

11

Bij Mailingnaam en Mailing-ID typt Peter respectievelijk “Maart naar klanten” en “2008/3/A” en hij selecteert het Framework (het briefpapier). Met OK maakt hij de nieuwe mailing aan. De volgende stap is het koppelen van de verzendlijst. Peter kiest de tab Verzendlijst en klikt op Importeren uit CSV. In het dialoogvenster zoekt hij via Bladeren naar de map “Mailing maart” op zijn bureaublad en selecteert het CSV-bestand met de benodigde gegevens. Hij selecteert als veldscheidingteken de “puntkomma” en klikt op OK. WinRIS E-marketing importeert nu het bestand. Eventuele problemen, zoals fouten in e-mail adressen en geblokkeerde e-mailadressen, worden gemeld en kunnen worden geëxporteerd. Handmatig kunnen er nog contactpersonen worden toegevoegd, verwijderd of aangepast. Peter verandert echter niets en klikt het vakje met Voltooid aan. Peter klikt op de tab HTML opmaak en klikt op Opmaak sjabloon inladen. Hij selecteert “Aanhef” in de tekst en klikt op het meeste rechtse icoontje op de menubalk van de editor, Samenvoegveld invoegen. Hij klikt op CP_Aanhef. Hierdoor komt de juiste aanhef in de nieuwsbrief. Peter spreekt al zijn klanten aan met “mijnheer of mevrouw”. Als hij ook “Beste Piet” zou gebruiken, dan moet ook de verdere tekst anders zijn. Dus “je” en “jij” in plaats van “u”. In de tekst over de check-up van de auto voegt Peter nog het type auto van de ontvanger toe. Dat maakt het meteen een stuk persoonlijker. Hij doet dat door in de tekst “Komt u met uw ……….. naar de check-up?” de puntjes te selecteren. Hij klikt weer op het meeste rechtse icoontje op de menubalk van de editor Samenvoegveld invoegen. Hij klikt op Type auto. Hierdoor komt het juiste type auto in de nieuwsbrief. Peter slaat de HTML-opmaak op via opmaak opslaan en klikt op Voorbeeld Bekijken en daarna op Voorbeeld Verzenden. Hij vult zijn eigen e-mail adres in, vinkt Gegevens van eerste geadresseerde …… aan en klikt op Verzenden. Even later krijgt hij het voorbeeld in zijn e-mailprogramma binnen. Hij ziet dat alles goed staat en vinkt het vakje Voltooid aan in HTML-opmaak. Peter gelooft niet zo in het versturen van een tekstversie, immers als men geen HTML e-mail kan of wil ontvangen, krijgt de ontvanger sowieso een link in de e-mail die de ontvanger kan aanklikken om een HTML-webversie van de nieuwsbrief te zien. Maar hij zou eenvoudig een tekstversie kunnen maken. Daarvoor hoeft hij alleen maar bij de tab Tekstopmaak te kiezen voor Converteer HTML-opmaak. Hij moet nog wel even de geconverteerde teksten bewerken zodat het een leesbaar geheel wordt. Even opslaan en het vakje met Voltooid aanvinken en ook dit onderdeel is afgehandeld. Nu kan Peter de mailing gaan verzenden. De velden mailingnaam en mailing ID staan al ingevuld Stap 8: Verzenden van de en Peter laat ze zo. Bij Onderwerp typt hij “Nieuwsbrief maart”. Hij zou deze regel kunnen personaliseren door er één van de velden uit de gekoppelde verzendlijst in op te nemen (via het mailing icoontje naast de onderwerpregel), maar kiest er deze keer voor om dat niet te doen. Peter vinkt ook het hokje met Plaatjes meezenden niet aan. Hij vertrouwt erop dat de meeste van

E-marketing

12

zijn ontvangers de plaatjes toelaten. Nu nog de naam en het e-mailadres van de afzender. Peter typt “Autogarage”. Dat geeft herkenning voor de ontvanger. Bij e-mailadres vult hij “[email protected]” in. Behalve dat het vertrouwen wekt (ontvangers kijken altijd eerst naar de afzender), maakt men het ook eenvoudig voor de ontvanger om te antwoorden op de nieuwsbrief. “[email protected]” is wat dat betreft veel onvriendelijker. Op “[email protected]” komen dus alle reply’s binnen. Dat kan een antwoord zijn van een ontvanger, maar ook reply’s van auto-responders (bijvoorbeeld mensen die op vakantie zijn). Hij heeft dit account van te voren laten aanmaken.

In het kader Verzending kiest hij voor Verzending ineens. Het aantal van deze mailing is 4.000 stuks en dat kan gemakkelijk in een keer. Bij Versturen op gebruikt hij het icoontje naast deze regel en kiest in de agenda 13-05-2008. De tijd stelt hij in op 10 uur, dan komt het lekker net na de grote bulk bij de ontvanger aan. Gauw slaat hij alles weer op met Mailing opslaan. Via Voorbeeld Bekijken controleert hij de nieuwsbrief nogmaals. Voor de zekerheid stuurt hij alvast een proefmail naar zichzelf via Voorbeeld Verzenden. Hij gebruikt zijn eigen e-mailadres en vinkt Gegevens van eerste geadresseerde invoegen uit verzendlijst aan. Zo ziet hij in de proefmail of de aanhef goed wordt weergegeven. Plaatjes meezenden vinkt hij niet aan. Nu klikt hij op Verzenden en de proefmail gaat naar hem toe.

E-marketing

13

Via zijn eigen e-mailprogramma ziet hij de proefmail en dat ziet er goed uit. Hij probeert of alle links werken (let op: links “Send a friend”, “Aanmelden” en “Afmelden” werken niet in het voorbeeld) en wil niets meer veranderen. De nieuwsbrief is klaar voor verzending! Hij klikt op Mailing Verzenden en krijgt de melding dat deze in de wachtrij is geplaatst. Peter logt uit door helemaal rechtsboven in de menubalk daarvoor te kiezen. Nu is het wachten op de verzending en de resultaten. Twee dagen nadat de mailing is verzonden, logt Peter weer in bij WinRIS E-marketing. Stap 9: Resultaten van de Bovenaan de lijst ziet hij dat zijn mailing is verzonden. Hij klikt de mailing aan en klikt dan in de linker menukolom op Mailing bewerken. mailing Door op het tabblad Statistieken te klikken, krijgt Peter een overzicht van wat er allemaal is gebeurd met de mailing (zie paragraaf Statistieken). Peter wil de resultaten graag invoeren in WinRIS CRM en dus klikt hij op Exporteren voor de Emarketing tool. Het bestand wordt aangemaakt en als Peter op de bestandsnaam klikt die in het dialoogvenster staat, kan hij het bestand opslaan in de map “Mailing maart” op zijn bureaublad. Hij sluit nog even het dialoogvenster en start de WinRIS E-marketing tool op. Hij vinkt Import aan en klikt rechts van de regel Inleesbestand op de knop om het net opgeslagen rapport te selecteren. Nadat hij op Start heeft geklikt, worden alle gegevens automatisch ingeladen in WinRIS CRM (ook als dat niet opgestart is).

E-marketing

14

E-marketing

15

E-marketingconcepten Wetgeving Als u e-mailberichten wilt versturen naar grote groepen mensen moet u zich houden aan de geldende regels cq. wetten (Telecommunicatiewet). Per 1 oktober 2009 gelden er binnen de Telecommunicatiewet verscherpte regels als het gaat om het versturen van e-mails en nieuwsbrieven. Wat is toegestaan, wat niet (bron: http://mkbservicedesk.nl/3095/wat-houdt-spamverbod.htm)? Consumenten mochten vanaf 2004 al niet meer zonder toestemming per e-mail en fax worden benaderd. Per 1 oktober 2009 wordt het spamverbod per mail en fax uitgebreid. Vanaf oktober 2009 mag je ook geen spam meer versturen naar zakelijke e-mailadressen als daar geen toestemming voor is gegeven door de ontvanger. Pas als u specifiek toestemming hebt verkregen, mag u bedrijven benaderen met commerciële emails. Of als u aan kunt tonen dat u een zakelijke relatie met hen heeft, het zijn bijvoorbeeld uw klanten, mag u ze ook mailen met commerciële informatie. Wat is spam?

Onder spam wordt verstaan: Ongevraagde elektronische berichten met commercieel, charitief of ideëel doel. De OPTA houdt sinds 2004 toezicht op het versturen van spam. Dat toezicht houden ze op basis van klachten die ingediend worden via www.spamklacht.nl. Spamberichten verstuur je altijd via een elektronisch kanaal. Denk aan e-mail, mobiele telefoon, fax, telefoon, 'social networking'-websites of een ander elektronisch kanaal. Kenmerk van een spambericht: de ontvanger heeft geen toestemming gegeven om het bericht te ontvangen.

Bij verkoop van een product of dienst

Als je een e-mailadres hebt gekregen van een persoon of bedrijf bij de verkoop van een product of een dienst, mag je berichten naar dat e-mailadres verzenden, zelfs als deze persoon daar destijds (tijdens de verkoop) niet expliciet toestemming heeft gegeven. De wet stelt overigens wel voorwaarden: De berichten die je verstuurt, moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten of diensten. Bij de manier waarop je het mailadres krijgt van de ontvanger, moet diegene in staat zijn gesteld om op een eenvoudige wijze bezwaar (opt-out: afmelding) te maken tegen het gebruik ervan. Als iemand hier gebruik van maakt, moet je hem uit de verzendlijst halen. In de E-marketingmodule van WinRIS is alles geregeld om te kunnen werken volgens de eisen van de wet. Bij elke mailing vindt de ontvanger altijd een afmeldlink. De correcte aanmeldprocedure is helemaal geïntegreerd in E-marketing. Alle benodigde teksten zijn al voor u aangemaakt en de aanmelding (double opt-in) van de ontvanger wordt op de juiste manier vastgelegd.

Begrippen In de praktijk betekent het dat u een lijst moet aanleggen met mensen die zich hebben aangemeld voor uw mailing. Een soort lijst met abonnees. Veelal zult u toestemming vragen om een nieuwsbrief te mogen versturen. Maar u kunt meerdere nieuwsbrieven definiëren, afhankelijk van de inhoud of de doelgroep. Bijvoorbeeld één voor klanten en één voor prospects. Per type nieuwsbrief moeten mensen zich aan en af kunnen melden. Een nieuwsbrief is meestal herkenbaar aan een bepaalde opmaak. Deze opmaak is te verdelen in de opmaak van het “briefpapier” (het framework) en de opmaak van de inhoud. Als u een commerciële e-mailboodschap, een nieuwsbrief, verstuurt, noemen wij dat in deze handleiding een mailing. Bij een mailing verstuurt u een nieuwsbrief naar een groep mensen.

E-marketing

16

Het framework Om bovenstaande zaken goed te regelen, heeft WinRIS een framework voor u aangemaakt. Daarmee zijn er twee zaken geregeld: Er is een bestand voor abonnees gedefinieerd. Dit bestand heeft een naam en wordt in de applicatie aangeduid als Nieuwsbrief. Er is een opmaak gedefinieerd voor het “briefpapier” behorende bij dit specifieke nieuwsbriefabonneebestand. Deze opmaak krijgt een naam en heet in de applicatie het framework (eventueel kunt u meerdere frameworks aan een en hetzelfde abonneebestand koppelen, maar in de praktijk is dat af te raden). In het nieuwsbrief-abonneebestand wordt bijgehouden wie zich heeft afgemeld en wie zich heeft aangemeld via de af- en aanmeldlinks van de E-marketingmodule. Als u twee e-mailnieuwsbrieven voor twee verschillende doelgroepen wilt versturen, is het beter om twee frameworks te laten aanmaken door WinRIS. Mensen die zich aanmelden of afmelden doen dat dan in het nieuwsbrief-abonneebestand dat bij die specifieke nieuwsbrief hoort.

Tip: Sommige mensen maken geen gebruik van de afmeldlink, maar sturen een mail of geven een reply op de ontvangen nieuwsbrief. Wij adviseren u om dit soort afmeldingen meteen handmatig in de E-marketingmodule in te voeren. Dat is de beste borging om klachten op basis van de anti-SPAM wetgeving te voorkomen.

Het nieuwsbrief-abonneebestand kunt u echter ook geheel los van andere systemen gebruiken. In dat geval houdt u alle gegevens van uw abonnees alleen vast in WinRIS E-marketing. Behalve het e-mailadres kunt u ook andere velden definiëren, zodat u meer informatie kunt vastleggen en deze eventueel kunt gebruiken om selecties op te maken binnen WinRIS E-marketing. Voor WinRIS CRM-gebruikers is dit een minder aantrekkelijke optie. Behalve de opmaak van het briefpapier voor de nieuwsbrief moet WinRIS ook de opmaak van de zogenaamde webpagina’s voor u gereedmaken. Zie verder paragraaf Webpagina’s.

E-marketing

17

Voorbereiding voor WinRIS CRM-gebruikers Instellingen in WinRIS CRM wijzigen Deze paragraaf is alleen belangrijk voor WinRIS CRM-gebruikers! Voordat u aan de slag gaat met WinRIS E-marketing (WEM) moet u eerst de licentie van uw WinRIS CRM-programma bijwerken en een paar instellingen aanpassen. Nieuwe licentie WinRIS installeren

U krijgt van WinRIS via e-mail een nieuw licentiebestand. Let op! WinRIS mag niet aan staan als u de licentie gaat vervangen. Sluit het eventueel eerst af. Zoek op uw systeem de oude licentie op en overschrijf deze met de nieuwe.

Autorisaties instellen

In WinRIS CRM kunt u bepalen wie WEM-informatie mag bekijken, wijzigen en/of beheren. Daarvoor klikt u in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Autorisaties. Per medewerker of per afdeling kunt u nu drie niveaus van autorisatie toekennen: • Bekijken WEM-informatie • Wijzigen WEM-informatie • WEM-beheer Bij Bekijken WEM-informatie kan men alleen de WEM-informatie bij een contactpersoon bekijken en verversen. Dat doet men door in WinRIS CRM een contactpersoon te selecteren en dan in de menubalk op E-Marketing en dan op Abonnementen tonen te klikken (of met Ctrl+N).

Bij Wijzigen WEM-informatie kan men de abonnementsgegevens van de contactpersoon wijzigen met de knop Wijzigen. Bij WEM beheer krijgt men het recht om WEM-informatie te downloaden van de Emarketingomgeving naar de WinRIS CRM-omgeving. Systeeminstellingen wijzigen

Nu moet u nog een paar systeeminstellingen aanpassen. U klikt daarvoor in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Systeeminstellingen. Ga naar het tabblad Webdiensten.

E-marketing

18

In het kader E-Marketing klikt u op de knop Gebruik WEM 2.0. Sluit dit dialoogvenster door op OK te klikken. Klik nu in de menubalk op E-Marketing en vervolgens op WEM-gegevens downloaden. De contactpersoongegevens worden nu gedownload van de E-marketingapplicatie naar uw eigen systeem. Wat er precies gebeurt, is dat er op uw eigen systeem eenmalig nieuwe tabellen worden aangemaakt die een kopie zijn van de contactgegevens die in de E-marketingapplicatie staan. Door regelmatig op WEM-gegevens downloaden te klikken, blijft alles up-to-date. Het is eenrichtingverkeer, dus alleen van de E-marketing applicatie op het Internet richting uw CRMsysteem. Voorkeuren instellen

Uw voorkeuren kunnen pas worden ingesteld nadat de WEM-gegevens zijn gedownload. Klik opnieuw in de menubalk op Applicatiebeheer en dan op Systeeminstellingen. Ga weer naar het tabblad Webdiensten. In het kader E-marketing kunt u enkele voorkeuren instellen. Zo kunt u in de toekomst Naam en e-mail-adres van de medewerker meesturen met de bevestigingsmail aanvinken. In dat geval krijgt iemand die zich op een nieuwsbrief aanmeldt, een bevestigingsmail met daarin de naam en het e-mailadres van de medewerker (Let op! Deze functionaliteit is nog niet werkend bij het schrijven van deze handleiding). Ook kunt u bij Standaard nieuwsbrief bij aanmelding instellen welke nieuwsbrief als standaard genomen wordt. Vaak is dat er maar één. Maar als u meerdere frames laat aanmaken, bijvoorbeeld voor twee verschillende merken, dan kunt u kiezen welke als standaard geldt (vraag eventueel uw WinRIS-consultant om de juiste instelling te bepalen). Bij Vrije velden toekennen kunt u per nieuwsbriefbestand bepalen welke vrije velden er gebruikt kunnen worden voor sorteren en selecteren binnen de selectiemodule van WinRIS CRM. Ook voor dit onderwerp kunt u beter eerst contact opnemen met een van onze consultants.

E-marketing

19

E-marketingtool installeren Om gegevens, die in WinRIS E-marketing zijn verzameld over het klikgedrag van nieuwsbrieflezers betreffende een specifieke mailing, in te kunnen lezen in WinRIS CRM, moet u eerst de WinRIS E-marketing tool installeren. Open daarvoor het aan u geleverde bestand en kiest het bestand SETUP. Laat een tabblad aanmaken door de tool (Bij WinRIS Functional kan dit een probleem opleveren als u al een tabblad heeft voor eigen data bij contactpersonen! WinRIS Functional laat maar één extra tabblad toe).

Let op: Van deze tool moet u alleen de importfunctie gebruiken.

E-marketing

20

E-marketing

21

Eenmalige voorbereiding Aan- en afmeldteksten aanmaken In principe is door WinRIS alle benodigde tekst al voor u ingevoerd. Als u daar tevreden mee bent, hoeft u niets te doen! Maar natuurlijk kunt u zelf de teksten aanpassen. Voor het bewerken en opmaken van pagina’s gebruikt u de editor. Alle details over de editor vindt u in het laatste hoofdstuk.

Let op: Zorg ervoor dat u uw werk steeds opslaat. Verlaat een pagina nooit voordat u uw bewerkingen heeft opgeslagen!

Kies mijn adressen. Als u meerdere nieuwsbrief-abonneebestanden heeft, moet u nu een van de nieuwsbrieven kiezen.

Linksonder in het venster klikt u op Teksten bewerken.

De meldingen die zijn aangemaakt zijn: •

Aanmelden & Bewerken: Mensen kunnen op vijf manieren aangemeld worden voor een nieuwsbrief: a. Via een link in de nieuwsbrief b. Via een link op uw website c. Direct op de E-marketingwebsite (zie paragraaf Adresbeheer) d. Via een import van gegevens vanuit CSV op de E-marketing website (zie paragraaf Adresbeheer) e. Via WinRIS-CRM (zie hoofdstuk Gegevensbronnen). We behandelen hier de eerste twee mogelijkheden. De andere mogelijkheden behandelen we later.

Ad a.) In uw nieuwsbrief kunt u mensen zich laten aanmelden voor de nieuwsbrief. Daarvoor moet u ergens het woord “Aanmelden” in uw sjabloon verwerken of een plaatje met het woord “Aanmelden”. Zowel achter het woord als achter het plaatje kunt u de speciale aanmeldlink opnemen waarmee het aanmeldscherm opengaat voor de lezer. Abonnees zullen van deze mogelijkheid niet snel gebruik maken, maar als zij de e-mail doorsturen naar anderen, dan kunnen deze ontvangers zich via deze weg eenvoudig aanmelden. Zodra iemand op de aanmeldlink klikt, krijgt deze de tekst hieronder te zien op een webpagina.

E-marketing

22

Ad b.) Op uw website moet u een speciale aanmeldlink opnemen. Vraag uw WinRIS-consultant om de details. Doe dit eventueel voor verschillende nieuwsbrieven. Als u vrije velden hebt aangemaakt in het abonneebestand behorende bij een bepaalde nieuwsbrief, kunt u deze ook bij de aanmelding laten invullen. • Bedankt Dit is de standaardboodschap die iemand via een CMS-pagina krijgt nadat hij/zij zich heeft aangemeld.

• Bevestigingsmail De tekst hieronder is de standaardtekst die iemand per e-mail krijgt toegestuurd nadat hij/zij zich heeft aangemeld. Men is nu in de gelegenheid om eventueel nog een wijziging aan te brengen voordat men akkoord geeft.

• Bedankt bevestiging Als de aanmelder heeft bevestigd, krijgt deze de standaardtekst te zien zoals hieronder staat afgebeeld (CMS-pagina).

• Afmelden Op deze pagina komt de ontvanger terecht als hij klikt op Afmelden onderaan de nieuwsbrief. De afmeldlink wordt standaard opgenomen in het framework. Daarmee heeft de lezer altijd de mogelijkheid zich af te melden. Een belangrijke voorwaarde voor het gebruik van E-markeing naar personen.

E-marketing

23

• Bedankt afmelding Hiermee wordt de afmelding bevestigd en kan de afmelder zich nogmaals bedenken (eventueel herstellen van de aanmelding).

De opmaak van de webpagina’s en de e-mails in deze paragraaf bepaalt u door links in de menubalk te klikken op Frameworks selecteren en bij Mail-Framework voor de e-mails en bij CMS-framework voor de webpagina’s een keuze te maken.

E-marketing

24

E-marketing

25

Beheer van de E-marketingomgeving Inloggen in de E-marketingomgeving WinRIS E-marketing is een webtoepassing. Dat betekent dat de toepassing niet op uw Personal Computer staat, maar dat u deze via uw webbrowser benadert. WinRIS E-marketing vereist Microsoft Internet Explorer 6 of hoger (IE 7 aanbevolen). Open uw webbrowser en ga naar: www.emarketing.winris.com.

Op de nu geopende webpagina vult u de door WinRIS aan u verstrekte gebruikersnaam en het wachtwoord in en klikt u op Inloggen. Bent u de gebruikersnaam dan wel het wachtwoord kwijt (of heeft u ze nog niet ontvangen), neem dan contact op met WinRIS-support. Zij kennen uw gebruikersnaam en wachtwoord en zullen deze aan u mededelen. Zorg wel dat u uw contactgegevens bij de hand hebt.

Webpagina’s Het is aantrekkelijk om lezers vanuit de nieuwsbrief te verwijzen naar verdere informatie. Daarmee gaan ze “klikken” en kunt u in de statistieken zien waar de lezer interesse in had. “Kliks” worden namelijk vastgelegd. U kunt naar allerlei plekken doorverwijzen. Bijvoorbeeld naar webpagina’s op het Internet (“deeplinken”) of naar webpagina’s op uw eigen site. Soms is het echter handig om tekst waar u naar wilt doorverwijzen, zogenaamde “lees verder….”-tekst, op een webpagina te zetten waar u direct toegang toe heeft. Bijvoorbeeld in het geval dat u geen toegang heeft tot de bedrijfswebsite. Binnen de E-marketingomgeving is dat mogelijk.

E-marketing

26

Pagina aanmaken

U moet de pagina een naam geven en u moet een framework (briefpapier) kiezen. Daarna kunt u met de editor (beschreven in het laatste hoofdstuk) de pagina opmaken en voorzien van tekst, plaatjes, links etc. Vergeet niet steeds tussendoor op te slaan! Wilt u de nieuw te maken pagina in een map krijgen, maak dan eerst de map aan en ga met uw cursor op de map staan waarin de nieuwe pagina bewaard moet worden. Klik dan pas op Aanmaken in het kader Pagina. Bent u dat vergeten te doen, dan kunt u altijd alsnog een nieuwe pagina aanmaken in een map en de code uit de verkeerd aangemaakte pagina knippen en plakken van de ene naar de andere pagina. Daarna kunt u de verkeerd aangemaakte pagina verwijderen. Met Voorbeeld krijgt u een voorbeeld te zien. In het voorbeeld ziet u de opmaak die u zelf heeft gemaakt binnen de voorgeprogrammeerde opmaak van het frame. Pagina bewerken

Selecteer eerst de pagina die u wilt bewerken. Klik dan op Bewerken in het kader Pagina. Sla uw veranderingen steeds tijdig op! Ook hier kunt u met Bekijken het resultaat zien.

Pagina verwijderen

Selecteer eerst de pagina die u wilt verwijderen.

Klik daarna op Verwijderen. Map aanmaken

Ga met uw cursor staan op Webmappen als u een nieuwe map wilt aanmaken. Als u binnen een bestaande map een submap wilt maken, ga dan met uw cursor eerst op die map staan. Klik nu op Aanmaken in het kader Mappen. Geef de map een naam en klik op Map aanmaken.

Mapnaam wijzigen

Selecteer de map waarvan u de naam wilt wijzigen. Klik nu op Mapnaam wijzigen en vul de nieuwe naam in het dialoogvenster in. Bevestig de nieuwe naam door op Mapnaam wijzigen te klikken.

E-marketing

Map verwijderen

27

Selecteer de map die u wilt verwijderen. Klik op Verwijderen in het kader Mappen. U krijgt nog een waarschuwing, voordat de map echt wordt verwijderd, die u met Ja of Nee moet beantwoorden.

Adresbeheer Per nieuwsbrief wordt er een abonneebestand bijgehouden in de E-marketingomgeving. Dat bestand kunt u initieel invoeren vanuit een externe bron, bijvoorbeeld uw CRM-systeem. U kunt het beheren binnen de E-marketingomgeving. Zowel de aan- als afmeldingen worden automatisch verwerkt. Het bestand is ook belangrijk omdat u een los e-mailadres (voor de aanmelding) normaal gezien niet kunt opslaan in een CRM-systeem. Als u een extern, eenmalig bestand wilt gebruiken voor het versturen van een bepaalde nieuwsbrief, dan worden de e-mailadressen van dit eenmalig te gebruiken bestand vergeleken met de adressen die al bekend zijn in het abonneebestand van die bepaalde nieuwsbrief. Maar het eenmalige bestand wordt niet geïmporteerd in het bestand dat voor de nieuwsbrief wordt bijgehouden. Zo worden de mensen die zich voor die nieuwsbrief hebben afgemeld niet per ongeluk toch gemaild. Het bestand is verdeeld in drie groepen: Bevestigd, Nog niet bevestigd en Afgemeld. U ziet ook drie tabs onder Zoeken. Als u op een van de drie tabs klikt, krijgt u het bijbehorende deel van het bestand te zien. • Bevestigd: betekent dat de lezer zichzelf heeft aangemeld en zijn aanmelding nogmaals via de door de E-marketingmodule verstuurde e-mail bevestigd heeft (double Opt-in). • Nog niet bevestigd: de lezer heeft zichzelf wel aangemeld, maar zijn of haar aanmelding nog niet bevestigd. Deze check is belangrijk omdat een aanmelding immers gedaan zou kunnen zijn door iemand anders dan de eigenaar van het aangemelde e-mailadres (Opt-in). • Afgemeld: deze mensen hebben zich via de afmeldlink afgemeld (Opt-out). Voor het beheren van de adressen klikt u op mijn adressen. Als u meer dan één framework heeft laten aanmaken door WinRIS, moet u nu kiezen uit een van de nieuwsbrieven. Zoeken

Vul een deel of het hele e-mailadres in en klik op Zoeken. Er wordt in alle drie de delen van het bestand gezocht.

Handmatig toevoegen

Als u handmatig een contactpersoon wilt invoeren in het bestand, klikt u op Toevoegen in het kader Adressen. Er verschijnt een dialoogvenster met velden die u kunt invullen. Klik op Opslaan om het contact toe te voegen.

E-marketing

28

Het kan zijn dat iemand wel al gevraagd is om zijn aanmelding te bevestigen, maar dat die mail verloren is geraakt of iets dergelijks. In dat geval kunt u door Bestaand adres opnieuw aanmelden aan te vinken, de aanmeldingsroutine opnieuw op gang brengen. Bewerken

Selecteer eerst een contactpersoon en klik dan op Bewerken in het kader Adressen. Nu kunt u vrije velden bewerken, maar niet het e-mailadres. Als u de tab Afgemeld aangeklikt heeft, kunt u de gegevens niet bewerken.

Afmelden

Als u handmatig een e-mailcontact wilt afmelden, selecteert u eerst het juiste e-mailadres en dan klikt u op Afmelden. Er verschijnt een dialoogvenster met de boodschap “Weet u zeker dat u “<e-mail adres>” wilt afmelden? Ja/Nee” Door op Ja te klikken wordt het geselecteerde e-mailadres geblokkeerd.

Importeren uit CSV-bestand

Het abonneebestand van een nieuwsbrief in de E-marketingomgeving kunt u door middel van een import vullen. Creëer daarvoor een lijst met Contactpersonen (zie hoofdstuk Gegevensbronnen) en sla deze op. Klik op Uit CSV.

U krijgt nu een dialoogvenster te zien. Zoek via de knop Bladeren het juiste bestand op en kies een veldscheidingsteken. In het CSV-bestand moet het veldscheidingsteken een komma, puntkomma of een tab zijn.

Kies of u een bevestigingsmail naar de contactpersoon wilt verzenden. In dat geval gaat er een email naar de contactpersoon waarin deze de aanmelding kan bevestigen. Klik op OK. Het bestand wordt nu ingelezen en gefilterd. Bestaande adressen worden niet opnieuw geïmporteerd, foute e-mailadressen worden er meteen uitgevist en ook de als afgemeld bekend staande e-mailadressen worden herkend. Lijkt er iets mis te gaan met de import, dan kan dat liggen aan het lijstscheidingsteken. Kies in dat geval een ander lijstscheidingsteken en probeer de import opnieuw. Een CSV-bestand kan verschillende lijstscheidingstekens gebruiken afhankelijk van de instellingen in Excel.

E-marketing

29

Importeren uit XML-bestand

De specificaties voor deze optie zijn op dit moment nog niet bekend.

Maken van selecties

In het abonneebestand kunt u zelf selecties maken. U klikt daarvoor eerst op Overzicht in het Selecties kader.

U ziet nu een dialoogvenster met een lijst van eerder gemaakte selecties of als u net begint, nog geen selectie.

Voor het maken van een nieuwe selectie klikt u op Nieuw. U geeft de selectie een naam en bepaalt de selectiecriteria. U kunt meerdere selectiecriteria toevoegen dan wel weer verwijderen. Allemaal op basis van de gedefinieerde velden in het bestand.

E-marketing

30

Het resultaat van uw keuzes ziet u direct in het venster Resultaten. Individuele e-mailadressen kunt u nog bewerken of afmelden. Bent u tevreden met uw selectie, dan slaat u hem op via de knop Opslaan. Later, bij het samenstellen van de verzendlijst van uw mailing, kunt u de gemaakte selectie gebruiken. Vrije velden in abonneebestand

In het abonneebestand kunt u zelf vrije velden toevoegen. Dit is vooral interessant als u het abonneebestand als zelfstandig bestand wilt gebruiken. Maak de vrije velden aan voordat u probeert een bestand te importeren! Heeft u eenmaal een bestand geïmporteerd met velden die in het framework nog niet waren aangemaakt, dan geldt dat als u dan alsnog de velden aanmaakt en het bestand opnieuw importeert de nieuw aangemaakte velden toch leeg blijven. WinRIS zal dan het hele bestand moeten wissen.

Vrije velden toevoegen

Als u een vrij veld wilt aanmaken, moet u eerst de kolomnaam ingeven. Bij Type kunt u aangeven welke type veld u aanmaakt: y Tekst y Getal y Optie y Ja/Nee

E-marketing

31

Als u het type Optie kiest, moet u de opties aangeven (gescheiden door komma’s). Bijvoorbeeld: man, vrouw. Ook kunt u een standaardwaarde invullen. Bijvoorbeeld: man. Vrije velden verwijderen

Selecteer een kolom en verwijder deze.

Beheer sjablonen Een sjabloon is de opgemaakte inhoud van een nieuwsbrief. U kunt verschillende varianten van een nieuwsbrief maken, gebaseerd op hetzelfde frame. Ook is het verstandig om een eenmaal goed ontworpen sjabloon voor elke mailing te kopiëren, zodat de originele versie intact blijft. In het ontwerpen van een sjabloon kan veel tijd zitten. Eenmaal ontworpen is het eenvoudig en snel te gebruiken. De tekst vervangt u per mailing, evenals de plaatjes en de links. Bij voorkeur heeft u de afbeeldingen al geüpload voordat u begint met het vullen van het sjabloon.

Een nieuw sjabloon maakt u aan door op Nieuw te klikken in het kader Sjabloon. U kiest een naam voor het sjabloon en u kiest het framework waar het sjabloon bij hoort (als u er meerdere heeft).

Sla het nieuwe sjabloon op door op Opslaan te klikken of door op het icoontje voor opslaan te klikken.

Doe dit regelmatig gedurende het maken van het sjabloon!

U kunt het sjabloon ontwerpen met de editor (zie het laatste hoofdstuk). Wat u ziet is het deel zonder de opmaak van het framework er omheen. U kunt eventueel het ontwerp helemaal maken in MS Word met tabellen en kleuren. Dit ontwerp kunt u direct vanuit MS Word kopiëren in het

E-marketing

32

sjabloon. Neem in uw sjabloon zaken op zoals: uw contactgegevens, een aanmeldknop, een send-a-friend knop, een vermelding naar welk e-mailadres de nieuwsbrief is verzonden en iets over de omgang met privacy (of een link naar een pagina waarin u uitleg geeft over uw privacybeleid). Voorbeeld bekijken

Wilt u het sjabloon inclusief framework bekijken, klik dan op Bekijken in het kader Voorbeeld.

Let op: De afmeldlink werkt niet in het voorbeeld.

Bewerken

Bewerken van een bestaand sjabloon (zie het maken van een nieuw sjabloon).

Verwijderen

Hiermee kunt u een sjabloon verwijderen. Selecteer eerst het te verwijderen sjabloon. Klik dan op Verwijderen. U krijgt nog een waarschuwing: “Weet u zeker dat u dit sjabloon wilt verwijderen (Ja/Nee)”.

Kopieren

Geef een naam op voor de kopie van het sjabloon en bevestig door op OK te klikken.

Afbeeldingen Afbeeldingen in de nieuwsbrief worden in principe niet meegestuurd in de mailing zelf. De mailing gaat zonder afbeeldingen naar de ontvanger. Pas als de ontvanger de e-mailnieuwsbrief opent, worden de afbeelding in een flits opgehaald. Dat betekent dat de afbeeldingen ergens moeten staan. De afbeeldingen die gebruikt worden voor een mailing, moeten daarom eerst geüpload worden naar de E-marketingomgeving. Eigenlijk op de server waar de WinRIS E-marketingomgeving is geïnstalleerd. Bij voorkeur heeft u de afbeeldingen voor een mailing al op de server gezet, voordat u het sjabloon gaat invullen (of ontwerpen).

Tip: In de editor kunt u de afbeeldingen bewerken qua grootte, maar het is beter om ze al in het juiste formaat te zetten voordat u ze uploadt. Er zijn namelijk e-mailprogramma’s die afbeeldingen, die bewerkt zijn met de editor, toch weer in hun originele grootte terugzetten. Dat kan ervoor zorgen dat de opmaak in de war raakt en de nieuwsbrief er niet goed uitziet. Bedenk voordat u afbeeldingen uploadt, welke mappen u op de server wilt aanmaken. Een afbeelding op de server kunt u niet verplaatsen van de hoofdmap naar een andere map! Begin dus met het aanmaken van mappen en plaats daarna de afbeeldingen meteen in de relevante map. Een map voor de plaatjes in elk basis-sjabloon is een goed idee (bijvoorbeeld “knoppen” voor het aanmelden). Verder een map voor elke mailing. Maar misschien heeft u voorkeur voor een andere structuur die beter bij uw aanpak past. In mappen kunt u ook submappen maken.

E-marketing

33

Nieuwe map creëren

Als u nog geen mappen heeft, dan komt de eerste map in de hoofdmap te staan. Heeft u wel al mappen en wilt u een submap in een andere map creëren, open dan eerst deze map en creëer vanaf die plek een nieuwe map door een naam in te typen en op Creëer nieuwe map te klikken.

Afbeeldingen uploaden

Zorg dat er afbeeldingen in het juiste formaat, van de juiste grootte en met niet te veel “gewicht” klaarstaan op uw eigen PC. y De formaten die u kunt gebruiken zijn: JPG of GIF. y De grootte moet overeenkomen met de gereserveerde ruimte in het sjabloon. Bijvoorbeeld 300 x 200 pixels. y Het “gewicht” gaat over het aantal kilobytes dat een plaatje mag zijn. Houd een maximum aan van 100 kB per plaatje. y De bestandsnaam van een plaatje mag geen spaties bevatten! De upload gaat dan verkeerd. Ga in de map staan waarin de afbeelding terecht moeten komen. Klik dan op Bladeren en zoek de afbeelding op uw PC. Heeft u deze gevonden, klik dan in Windows verkenner op OK en klik in de E-mail marketingomgeving op Uploaden.

Tip: Gebruik een fotobewerkingsprogramma om uw afbeeldingen te bewerken. U kunt ze vaak opslaan “voor het web”. Daarin kunt u precies bepalen hoeveel kB de afbeelding mag worden. Behalve zelfgemaakte foto’s kunt u afbeeldingen van allerlei bronnen gebruiken. Vooral op het Internet zijn veel afbeeldingen te vinden. Let echter wel op de juridische aspecten van het gebruik van andermans afbeeldingen. Houd rekening met copyrights op afbeeldingen.

E-marketing

34

E-marketing

35

Opstellen en verzenden van een mailing Werkmappen aanmaken Zoals in de case vermeld, is het handig om, voordat u begint met een mailing, eerst een paar werkmappen aan te maken in Windows Verkenner. Onze suggestie is om een hoofdmap met de naam van de te maken mailing aan te maken (bijvoorbeeld “Mailing maart”) met daarbinnen de submappen: • Tekst (txt bestanden) • Afbeeldingen die u in de nieuwsbrieven wilt gebruiken • Contactpersoonlijsten (bestanden) • Rapporten (output van de statistieken) Denk eraan dat u steeds voordat u een nieuwe mailing maakt, eerst de mappen aanmaakt. Dat maakt alles overzichtelijk en gemakkelijk terug te vinden.

Aanmaken mailing

Klik linksboven in de menubalk op Mailings om in het mailingmenu te komen. Klik op Nieuw. U ziet nu een dialoogvenster dat u moet invullen.

• Nieuwsbrief: Hier kiest u het abonneebestand waaraan deze mailing wordt gekoppeld. • Mailingnaam: Hier typt u de mailingnaam.

  • Mailing-ID: U geeft de mailing een kenmerk voor eigen gebruik, zodat u de mailing later gemakkelijk herkent.

E-marketing

36

  • Framework: Aan één abonneebestand kunnen meerdere soorten “briefpapier” frames worden gehangen. Als dat zo is, kies dan hier het gewenste framework. Klik op OK om de mailing aan te maken.

Bewerken mailing Om een bestaande mailing te bewerken, klik op Bewerken. Tabblad HTMLopmaak

Uw zorgvuldig gemaakte kopie van het standaardsjabloon laadt u in door op Sjabloon inladen te klikken. Met de editor kunt u nog alles veranderen, maar vergeet niet uw wijzigingen steeds op te slaan! Als u de verzendlijst al heeft ingeladen, dan kunt u nu ook velden toevoegen in het sjabloon om de tekst in de HTML-opmaak te personaliseren.

• Framework: Hier ziet u het door u geselecteerde Framework (briefpapier). Via Bekijken onder Voorbeeld krijgt u een HTML-voorbeeld te zien. Via Verzenden kunt u een voorbeeld versturen. Eventueel met de velden ingevuld. • Voltooid: Voltooid vinkt u aan als u klaar bent met het maken van de HTML-opmaak. Tabblad Tekstopmaak

Veel mensen kunnen of mogen geen HTML ontvangen. Voor die mensen kunt u een tekstversie maken. U kunt eenvoudig de tekst uit uw HTML-versie converteren naar platte tekst. Klik daarvoor op Converteer HTML-opmaak.

U moet het wel nog even opmaken en opschonen. Als u klaar bent, slaat u eerst uw wijzigingen op en vinkt daarna Voltooid aan.

E-marketing

37

Tabblad Verzendlijst

Wij raden u aan om bij het maken van een mailing eerst de verzendlijst aan te maken en dan pas de HTML-opmaak te maken als u wilt personaliseren. Importeren

Bij het samenstellen van uw verzendlijst kunt u contactpersoongegevens importeren uit meerdere bronnen en in verschillende formaten. Samen vormen zij dan de verzendlijst van uw mailing. • Uit CSV (bron: WinRIS CRM, Microsoft Excel etc.): Vrije of samenvoegvelden worden automatisch toegevoegd.

Lukt de import niet, kies dan een ander veldscheidingsteken.

E-marketing

38

• Uit XML:

• Uit selectie: u kunt kiezen uit een eerder door u gemaakte selectie in het abonneebestand van de nieuwsbrief waarmee u deze mailing gaat versturen.

• Alles uit ‘nieuwsbrief’: mijn adressen, het gehele abonneebestand van deze nieuwsbrief.

Overal kunt u kiezen om te filteren op al bekende e-mailadressen. En in het laatste geval ook op niet bevestigde adressen uit het abonneebestand. Geadresseerde

In dit menu links in de balk, kunt u de verzendlijst bewerken. U kunt contactpersonen toevoegen, bewerken en verwijderen (dat geldt alleen voor deze verzendlijst, niet voor uw abonneebestand). Eventueel kunt u met alles verwijderen de hele verzendlijst leeg maken. Met Zoeken kunt u snel een contactpersoon vinden in de verzendlijst. Met de optie Vrije velden (Extra) kunt u vrij definieerbare velden toevoegen aan of verwijderen uit uw verzendlijst. Doe dit wel vóórdat u gaat importeren.

E-marketing

39

Voltooid vinkt u aan als de verzendlijst klaar is. Sla uw werk steeds op! Tabblad Verzenden

U kunt de mailing pas verzenden als de andere drie tabbladen zijn voltooid. Mailing: • Mailing naam: dit veld is al ingevuld. • Mailing-ID: dit veld in al ingevuld.

  • Onderwerp: Maak hier een pakkende onderwerpregel. Het is het een na belangrijkste onderdeel van de nieuwsbrief (de naam van de verzender is nog belangrijker) om geopend te worden. U kunt in de onderwerpregel ook velden toevoegen uit de verzendlijst. Bijvoorbeeld: “T.a.v. de heer ………”. Klik daarvoor op het icoontje rechts van het veld Onderwerp. Kies een of meerdere velden.

  • Plaatjes meezenden: Soms is het handig om de plaatjes met de mailing mee te sturen. Maar in het algemeen is het niet nodig. Door de plaatjes mee te sturen wordt de mailing erg zwaar, qua megabytes. Om te weten hoeveel MB een mailing wordt, klikt u op Getallen opvragen. Het nadeel van plaatjes meesturen, is dat uw statistieken in de war raken. Het aantal mensen dat uw mailing opent wordt hierdoor erg onbetrouwbaar. • Getallen opvragen: geeft het aantal kB per geadresseerde en het totaal aantal MB van de mailing. U heeft in uw abonnement voor hosting van de E-marketingmodule een maximum aan MB dat u kunt verzenden. Daarboven wordt het meer gebruikte aantal MB’s in rekening gebracht.

E-marketing

40

Afzender: • Naam: Bij afzender vult u de naam van de afzender in. Vanuit bedrijven is het verstandig om de bedrijfsnaam te gebruiken. Dat geeft vertrouwen. Maar u kunt ook de naam van een persoon gebruiken, om het zo persoonlijker te maken. • E-mail: Gebruik hier het van te voren aangemaakte e-mailadres waar u de retourmails wilt ontvangen. Gebruik niet adressen zoals noreply@ of info@, maar liever zoiets als nieuwsbrief@. Voorbeeld

Links in de menubalk kiest u Voorbeeld bekijken.

Tip: Bekijk eerst een voorbeeld en verzend een voorbeeld naar uzelf. Controleer nogmaals alle links. De links Send a friend, Aanmelden en Afmelden werken niet in het voorbeeld.

Kies in de menubalk bij Voorbeeld Verzenden voor een proefmail.

• Geadresseerde (van de proefmail): bent u veelal zelf, of iemand die u de uiteindelijke mail wilt laten zien, zodat deze eventueel nog commentaar kan geven of de laatste foutjes eruit kan halen. • Gegevens van de eerste geadresseerde invoegen uit de verzendlijst: Vink dit vakje aan als u dat wilt. Bij een gepersonaliseerde mail moet u dat beslist doen om te controleren of alles goed staat. • Plaatjes meezenden: plaatjes worden nu meegezonden met de proefmail. Verzending: • Ineens: De hele verzendlijst wordt in een keer verzonden. Bij zeer grote mailings kan dit tot problemen leiden. Sommige providers zien zo’n mailing als potentiële SPAM-mailing en weigeren het bij voorbaat. • Datum: De datum dat u de mailing verzonden wilt hebben. U kunt zo een mailing klaarzetten voor een datum waarop u zelf niet op kantoor bent. • Tijdstip: Een goed tijdstip voor een B-to-B mailing is bijvoorbeeld 10 uur ’s ochtends. Dan zijn de meeste mails al verwerkt en krijgt uw mail extra aandacht.

E-marketing

41

• Delen: Hier kunt u de mailing opdelen in kleinere stukken. • Aantal delen: Het aantal delen waarin u de mailing wilt opdelen. • Datum en tijd per deel: Per deel de datum en de tijd bepalen. Verzenden

Sla de mailing eerst op!

Door op Verzenden te klikken komt de mailing in de wachtrij te staan om te worden verzonden. Zolang de mailing nog niet echt aan het verzenden is, kunt u de verzending nog voorkomen. Ga daarvoor naar Mailings, selecteer de mailing en klik op Bewerken en klik vervolgens op Verzending Annuleren.

Statistieken Eenmaal verzonden komt het tabblad Statistieken beschikbaar. Klik in de menubalk op Mailing, selecteer de mailing en klik op Bewerken. Klik nu op het tabblad Statistieken.

De statistieken geven een beeld over uw mailing. Al redelijk snel na de verzending (24 uur) krijgt u een goed beeld van het resultaat van uw mailing. Het aantal verzonden, niet aangekomen, gelezen en afgemeld wordt gerapporteerd. Eventueel opgedeeld per deelverzending. Per link wordt gerapporteerd over het aantal geklikt, als percentage van verzonden en als percentage van gelezen U kunt de statistieken exporteren. U krijgt dan per e-mailadres de statistieken. Dus u kunt precies zien wie op welke link heeft geklikt. Er zijn vier mogelijke vormen van export: • Als CSV-bestand. Dat kunt u eenvoudig in Excel verder bewerken. • Als XML-bestand. • Voor de E-marketingtool, als u de gegevens wilt invoeren in WinRIS CRM

E-marketing

42

• Met nieuwsbriefcode. Vraag uw WinRIS-consultant voor details over deze uitvoermogelijkheid. Sla de statistieken op in de map in uw systeem die u had aangemaakt voor deze mailing.

Statistieken invoeren in WinRIS CRM Open het programma E-marketing in uw systeem. Het onderstaande scherm verschijnt:

Vink Import aan. Bij Inleesbestand bladert u naar het bestand dat u heeft gemaakt van de statistieken. Als u dit bestand heeft gevonden, klikt u op Start en het bestand met statistieken wordt automatisch ingelezen in WinRIS CRM. De informatie over klikgedrag e.d. wordt vermeld per mailing op het tabblad e-marketing bij een contactpersoon.

E-marketing

43

Gegevensbronnen Contactpersonen uit de WinRIS-database Maak in WinRIS een normale selectie. Bij de selectie zijn de volgende velden verplicht: • Bedrijf - volgnummer • Contactpersoon - code • Mijn adressen (of een andere nieuwsbrief) - e-mail

U kunt ook de selectie verfijnen op basis van door de contactpersoon aangeklikte links in eerdere mailings. Als u de mailing verder wilt personaliseren kunt u andere velden toevoegen, bijvoorbeeld: • T.a.v. • Aanhef • Accountmanager • Klantnummer • Etc. Exporteer de selectie als exportbestand voor WinRIS E-marketing maken. En sla deze op in de eerder aangemaakte map voor de mailing in uw systeem.

Contactpersonen uit een externe bron Als u geen gebruik maakt van WinRIS als gegevensbron, of u wilt gebruik maken van externe bestanden, dan kunt u Excel als bestandsformaat gebruiken. In principe is er maar één veld verplicht, namelijk het veld met de veldnaam: CP_E-mail. Dit moet boven de eerste kolom in het spreadsheet staan. In de kolom staan dan de e-mailadressen. Verder kunt u weer velden toevoegen. Enerzijds ID-velden zoals een volgnummer of een Contactpersooncode (CP_Code) en anderzijds samenvoegvelden zoals: Tav of Aanhef of elk veld dat u wilt gebruiken.

E-marketing

44

Vanuit WinRIS e-mailabonnees aanmelden, afmelden of wijzigen Selecteer een contactpersoon van een bedrijf. Gebruik de rechter muisknop en ga vanuit Emarketing naar Abonnementen tonen of Aanmelden voor nieuwsbrief. In het eerste geval krijgt u onderstaand scherm te zien (de autorisatie Wijzigen WEM-informatie moet wel gegeven zijn, anders is het niet mogelijk informatie te wijzigen (zie voor autorisatie paragraaf Voorbereiding voor WinRIS CRM-gebruikers).

U kunt nu de contactpersoon aanmelden, afmelden, zaken wijzigen, koppelen, ontkoppelen en verversen. Met de knoppen Koppelen en Ontkoppelen is het mogelijk om een contactpersoon in WinRIS CRM handmatig te koppelen aan een e-mailadres in de E-marketingmodule. In het tweede geval kunt u mensen direct aanmelden. Kies de juiste nieuwsbrief, als u er meerdere gedefinieerd hebt. En vul het e-mailadres in. Dat kan een ander adres zijn dan het zakelijke adres. Het aanmeldproces wordt nu in gang gezet en een bevestigingsmail wordt verstuurd.

E-marketing

45

Editor Bij het opmaken van het sjabloon (en ook later bij het eventueel aanpassen van een te versturen mailing) kunt u gebruik maken van een groot aantal functies in de content manager om uw boodschap vorm te geven. De content editor bestaat uit een werkblad en een knoppenbalk.

Door de cursor in het werkblad te zetten kunt u tekst en andere (opmaak)elementen invoeren. Deze kunnen opgemaakt worden met behulp van de functies in de knoppenbalk van de content editor. Een deel van de knoppen hebben invloed op het gehele sjabloon, een ander deel is om elementen toe te voegen (plaatjes, links etc.). Een derde deel is van toepassing op teksten of onderdelen van het sjabloon die vooraf gemarkeerd zijn, of welke zullen worden toegepast op de tekst die erna zal worden ingetikt. Schakelen tussen de HTML-code en de opmaak van een sjabloon. Opslaan van het openstaande sjabloon. Maximaliseren van het editor scherm. Knippen van teksten e.d. Kopiëren van teksten e.d. Plakken van teksten e.d. Printen van een voorbeeld van het sjabloon. Bewerkingen ongedaan maken. Bewerkingen opnieuw maken. Zoeken van woorden. Zoeken en vervangen van woorden. De volledige opmaak selecteren. De opmaak verwijderen. Teksten vet maken. Teksten cursief maken. Teksten onderstrepen. Teksten doorhalen. Subscript (bijvoorbeeld H2O) Superscript (bijvoorbeeld m2) Opnummering. Opsomming. Teksten oplopend. Teksten aflopend. Tekst links uitlijnen. Tekst centreren. Tekst rechts uitlijnen.

E-marketing

46

Tekst volledig uitvullen. Hyperlink invoegen/bewerken. Hyperlink verwijderen. Invoegen interne links. Speciale links toevoegen. Afbeeldingen invoegen. Tabellen invoegen. Horizontale lijn invoegen. Speciale tekens invoegen. Pagina-einde invoegen. Universeel toetsenbord. Stijlen invoegen die specifiek zijn voorbereid. Bepalen lettertype. Bepalen grootte van lettertype. Tekstkleur bepalen. Achtergrondkleur invoegen.

Functies voor gemarkeerde tekst Het markeren van tekst kunt u doen door de muis (met de linkermuisknop ingedrukt) over de te markeren tekst of het te markeren gebied te slepen. U kunt ook de volledig inhoud van het sjabloon markeren door de knop aan te klikken of uw cursor in het werkblad te plaatsen en de toetscombinatie CTRL + A op uw toetsenbord te gebruiken. Met deze knop kopieert u het gemarkeerde gebied naar het klembord. U kunt dit dan vanuit het klembord op een andere plaats (in het sjabloon of in een ander programma) plakken. Met deze knop knipt u het gemarkeerde naar het klembord. Het verdwijnt uit het werkblad. Hiermee plakt u de inhoud van het klembord op de plaats waar u de cursor in het werkblad heeft staan, of het vervangt het gemarkeerde door de inhoud van het klembord. De inhoud van het klembord hoeft niet per se afkomstig te zijn uit een ander gedeelte van het sjabloon. De eventuele opmaak van te plakken tekst zal ook worden “geplakt”. Plakken vanuit MS Word: Wanneer u in Word teksten heeft opgemaakt, is het aan te raden de tekst eerst in bijvoorbeeld Kladblok te plakken. En vanuit Kladblok de tekst weer in z’n geheel te selecteren en dan te kopiëren naar het werkblad. De reden hiervoor, is dat in MS Word veel zichtbare en verborgen opmaakcodes zitten en deze er eerst uitgehaald moeten worden.

Let op: Kopieer vanuit externe bronnen geen plaatjes in het sjabloon. Deze moet u eerst uploaden naar de content editor alvorens u ze kunt toevoegen aan uw sjabloon of mailing. Hierover volgt verderop in dit hoofdstuk meer uitleg. Doet u dit niet op deze wijze, dan zal bij de ontvanger van het e-mailbericht het plaatje niet worden getoond.

E-marketing

47

Opmaak van de tekst Voor de opmaak van de teksten zijn de volgende knoppen en functies beschikbaar.

Met deze optie kunt u bepalen in welk lettertype u de tekst wilt hebben. In het keuzemenu vindt u een beperkt aantal lettertypes, ongeacht de lettertypes die u zelf op uw werkstation heeft geïnstalleerd. Dit heeft te maken met het feit dat bij het maken van mailberichten en internetpagina’s slechts deze lettertypes standaard ondersteund worden.

Met deze optie kunt u de lettergrootte van uw tekst bepalen. Het betreft hier groottevernoemingen (van xx-small tot xx-large).

Met deze vier knoppen kunt u de tekst vetgedrukt, cursief en onderstreept of doorgehaald maken.

Met deze knoppen kunt u de tekst omzetten naar subscript (bijvoorbeeld O2) of superscript (bijvoorbeeld m2).

Met deze twee knoppen kunt u opsommingen en genummerde opsommingen maken in uw tekst. De hieronder volgende knoppen zullen effect hebben op de volledige paragraaf waarin de geselecteerde tekst voorkomt.

Hiermee kunt u de tekst in de paragraaf (verder) naar rechts laten inspringen. De tweede knop is bedoeld om het inspringen te verkleinen of op te heffen.

Hiermee kunt u de tekst links of rechts laten uitlijnen, centreren of zelfs laten uitvullen. Deze knoppen zijn (uitgezonderd het uitvullen) ook te gebruiken om plaatjes in het sjabloon uit te lijnen. Met de knop kunt u van de geselecteerde tekst alle opmaak verwijderen. De tekst zal dan in zijn onopgemaakte vorm worden getoond (Times New Roman).

Elementen toevoegen De volgende knoppen worden gebruikt om elementen aan uw werkblad toe te voegen. Met deze knop kunt u plaatjes toevoegen aan het sjabloon. Wanneer u de knop aanklikt, verschijnt een nieuw venster waarin u het “plaatjesbestand” kunt beheren. Klik op Bladeren op server om uw plaatje op te zoeken. In dit venster vindt u alle plaatjes die u eerder naar uw E-marketingomgeving hebt geüpload. Wanneer u met uw muisaanwijzer over de namen van de plaatjes zweeft, ziet u in de linkerbalk het plaatje in het klein getoond.

E-marketing

48

Klikt u de naam aan, dan zal het plaatje worden ingevoegd in het werkblad op de plaats waar uw cursor stond.

Wilt u een plaatje vanaf uw werkstation gebruiken in uw sjabloon, dan moet u deze eerst opslaan op uw harde schijf. Vervolgens klikt u op en dan op Bladeren op server. Vervolgens klikt u onderin het scherm Bladeren… en zoekt u de opgeslagen afbeelding.

E-marketing

49

en de afbeelding wordt Wanneer u deze hebt geselecteerd, klikt u op toegevoegd aan de lijst met afbeeldingen. Hierna kunt u deze selecteren, waarna de afbeelding in uw werkblad wordt ingevoegd.

Afbeeldingen ordenen Wanneer u in de loop der tijd veel afbeeldingen hebt gebruikt of denkt te gebruiken, is het mogelijk om de afbeeldingen onder te verdelen in een mappenstructuur (vergelijkbaar met een mappenstructuur op uw eigen PC). U kunt hiervoor directories aanmaken waarin u uw plaatjes kunt ordenen.

U maakt eenvoudigweg een directory door in het veld

de naam van uw

aan te maken map in te vullen en op de knop te drukken. De directory verschijnt dan in de lijst met plaatjes. Door de directory aan te klikken komt u in de directory terecht waarin u uw plaatjes weer kunt uploaden en eventueel selecteren. U kunt niet meer gebruikte afbeeldingen van de website verwijderen door achter de afbeelding op verwijderen te klikken. Doe dit echter pas enige tijd nadat de mailingen, waarin deze afbeelding gebruikt is, verstuurd zijn. Wanneer de afbeelding namelijk is verwijderd en een ontvanger opent alsnog het e-mailbericht met daarin deze afbeelding, dan zal de afbeelding niet meer verschijnen.

Let op: Probeer ervoor te zorgen dat de afbeeldingen die u gebruikt in uw mailing al vooraf tot de juiste grootte zijn aangepast. U kunt de afbeelding in de content editor nog aanpassen, maar het resultaat hiervan is niet altijd even mooi. Gebruik (om de hoeveelheid dataverkeer te beperken) afbeeldingen in jpeg- of gif-formaat. Bitmapbestanden zijn relatief groot, wat tot onnodige downloadtijd bij de ontvanger zal leiden.

Het is naast het invoegen van afbeeldingen ook mogelijk om vanaf uw verstuurde mailingen bestanden te laten downloaden. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken om pdf-bestanden met uw prijslijst of PowerPoint presentaties van uw laatste seminar aan te bieden. Hiervoor klikt u op de en daarna op . Klik nu op en u komt in het knop bestandsbeheer terecht. Hier kunt u de desbetreffende bestanden uploaden en invoegen als hyperlink in uw werkblad. Het voordeel van deze methodiek is dat u het bestand niet als bijlage mee hoeft te sturen (hierdoor hoeft minder door de ontvanger te worden opgehaald) en kan deze het bestand, indien hij of zij dit wil, alsnog zelf downloaden.

Vreemde tekens Het kan voorkomen dat u in uw mailing tekens wilt gebruiken, welke niet op uw toetsenbord voorkomen (voorbeelden hiervan zijn é, §, © of ¿ ). Hiervoor kunt u de knop teken kunt aanklikken.

aanklikken, waarna een venster verschijnt waarin u het speciale

E-marketing

50

Wanneer u met uw muisaanwijzer over een teken zweeft wordt deze aan de rechterzijde uitvergroot. Wanneer u het teken aanklikt, wordt het gekozen, op het werkblad geplaatst en zal het venster gesloten worden. Mocht u tekens willen invoegen welke zelfs niet in dit scherm te vinden zijn, dan kunt u nog gebruik maken van een apart, internationaal toetsenbord. Klik hiervoor op de knop

. Er verschijnt dan een scherm met een internationaal toetsenbord.

Hierin kunt u meerdere (niet westerse) toetsenbordweergaves kiezen (zoals Russisch, Arabisch of Hebreeuws). De aangeklikte toetsen zullen in de weergave bovenin het venster worden geplaatst. Zodra u op klikt, zal de ingevoerde tekst in het werkblad worden geplaatst.

E-marketing

51

Tabellen Om uw tekst strakker te kunnen vormgeven, is het gebruik van tabellen onontbeerlijk. Door middel van tabellen kunt u veel preciezer bepalen waar plaatjes moeten worden getoond, waar teksten worden afgebroken en regelen dat u in uw e-mail aan de zijkant een anders gekleurde balk, met kleine artikeltjes is opgenomen. Met andere woorden, het verdient aanbeveling om uw gehele sjabloon op te maken in een tabel. U kunt een tabel in uw e-mail creëren door op de knop waarin u de tabel kunt definiëren.

te klikken. Hiermee opent u een venster

Aan de linkerbovenzijde van het scherm bepaalt u uit hoeveel rijen en kolommen uw tabel moet bestaan. Aan de rechterbovenzijde bepaalt u de hoogte van de tabel en belangrijker: de breedte van de tabel. Voor de breedte kunt u gebruik maken van een absolute waarde (in pixels). Hiermee bepaalt u hoe breed de tabel moet worden, ongeacht de grootte van het scherm waarin de ontvanger uw bericht zal bekijken. U kunt daarnaast ook een relatieve waarde (in procenten) invoeren. In dat geval zal de breedte van de tabel afhankelijk zijn van de grootte van het venster waarin de ontvanger het bericht zal openen (de tabelbreedte zal in dat geval dus meeschalen met het groter of kleiner maken van het scherm). Het nadeel hiervan is echter dat de teksten met het veranderen van de breedte ook zullen meeschalen, waardoor uw zorgvuldig opgemaakte E-mailing er bij verschillende ontvangers wel eens verschillend uit zou kunnen gaan zien.

Let op: Bij het maken van uw sjabloon moet u er rekening mee houden dat de mailing altijd verstuurd wordt in combinatie met een framework. Afhankelijk van de instellingen van dit framework kunnen de instellingen van uw tabel in het sjabloon worden overschreven door de instellingen van uw framework. Het standaard meegeleverde lege framework heeft een vaste breedte van 600 pixels. Het is dan het beste om de tabel waarin u uw framework maakt ook een vaste breedte van 600 pixels te geven. Maakt u gebruik van een op maat gemaakt framework, dan kunt u bij WinRIS Nederland navragen wat de instellingen daarvan zijn. Houd er rekening mee dat, ondanks de “harde” breedte-instelling van framework of tabellen, deze zouden kunnen worden opgerekt wanneer u gebruik maakt van te grote afbeeldingen. Om deze goed te tonen zou het framework alsnog kunnen worden opgerekt (wat vaak niet de bedoeling is). Zorg er daarom voor dat de plaatjes de juiste grootte krijgen.

Daarnaast kunt u uw tabel nog een aantal eigenschappen meegeven. Zo kunt u bepalen of er kaders (randen) van de tabel zichtbaar moeten zijn. Wilt u dit niet, dan kiest u voor de waarde 0. De teksten en plaatjes die u dan in de diverse cellen plaatst, zullen lijken te “zweven” in de mail.

E-marketing

52

Tip: Onder de kaderinstelling vindt u de uitlijning van de tabel in het werkblad. Aan de rechterzijde van het invoervenster heeft u nog de mogelijkheid om de tussenruimte tussen de tabellen te bepalen en ook de celpadding. Met celpadding wordt bedoeld de marge tussen de rand van een cel en het begin van de tekst of het plaatje. Dit is met name van belang wanneer u kaders in uw tabel laat tonen of wanneer u verschillende cellen met verschillende achtergrondkleuren laat tonen. In dat geval zou, zonder celpadding, de tekst precies op de rand van de cel beginnen, wat niet altijd gewenst is.

Het bewerken

Nadat u de tabel heeft ingevoerd, kunt u deze achteraf nog bewerken. Dit doet u door in het te wijzigendeel van de tabel uw cursor te plaatsen en op de rechtermuisknop te klikken. Er verschijnt dan een snelmenu.

Via deze weg kunt u kolommen of rijen invoegen of cellen splitsen. Daarnaast kunt u de eigenschappen van de tabel aanpassen. Klikt u deze optie aan dan zal het scherm weer verschijnen waarin u eerder de tabel had aangemaakt. De aanpassingen die u daarin doet, hebben effect op de gehele tabel. Kiest u echter voor de optie Cel eigenschappen, dan kunt u de cel waarin de cursor op dat moment staat aanpassen, zonder dat de overige cellen hierdoor veranderen.

Hierin kunt u de breedte en hoogte van de cel aanpassen (ook weer in absolute pixels of relatieve procenten). Houd er rekening mee dat daarmee de hoogte of breedte van aangrenzende cellen kan mee veranderen. Tevens kunt u de uitlijning van de teksten of plaatjes aanpassen. Dit geldt zowel voor de verticale als horizontale uitlijning. Houd er bij de horizontale uitlijning rekening mee dat het hier de standaard voor de cel betreft. Het is achteraf altijd mogelijk delen van de tekst in deze cel te selecteren en deze via de knop in de knoppenbalk van de content editor van een ander uitlijning te voorzien.

E-marketing

53

Aan de rechterzijde van het scherm vindt u twee instellingen: Overkoepeling rijen en Overkoepeling kolommen. Dit geeft de verdeling van een cel over meerdere rijen of kolommen aan. Dit is het beste te illustreren met een tweetal voorbeelden.

Door deze waardes te verhogen of verlagen, bepaalt u de verdeling van de kolommen. Het is aan te bevelen hiermee eens te experimenteren. Daarnaast kunt u van de cel een tweetal kleurinstellingen doen:

Wanneer u de achtergrondkleur van een cel wilt aanpassen, klikt u op de knop naast het veld. Er verschijnt een scherm waarin u de kleur kunt kiezen voor uw achtergrond. De kleur van de rand is alleen zinvol wanneer u de kaders laat tonen (dit bepaalt u in de tabelinstellingen).

Tip: Wanneer u een kleur kiest, zult u zien dat hiervoor een code zal worden opgeslagen. Als u deze kleur vaker wilt gebruiken (bijvoorbeeld voor andere cellen in deze tabel), dan kunt u de ingevulde code van de gekozen kleur selecteren en kopiëren naar het klembord. Kies dan een andere cel en plak daar de kleurcode in. De kleurcodes zijn codes die standaard gebruikt worden bij het ontwerp van websites. Wilt u dus de kleuren van uw website gebruiken, dan kunt u deze bij uw websitebouwer opvragen en gebruiken.

Links invoegen Wanneer u uw mailing opmaakt kunt u ook aangeven of er verwijzingen naar internetpagina’s in moeten worden opgenomen (deze verwijzingen worden hyperlinks genoemd). Wanneer een ontvanger op een stukje tekst of op een plaatje klikt, kan deze worden doorgestuurd naar een door u bepaalde internetpagina. De meest eenvoudige vorm van een hyperlink, is een link op een woord of een stuk tekst. Vaak ziet u in mailingen of websites de term “lees verder”. Als u daarop klikt, wordt u doorgestuurd naar een internetpagina waarop meer informatie over het onderwerp te vinden is. U kunt dit in uw sjabloon inbouwen door een woord of een stuk tekst te markeren en op de knop te klikken. Er verschijnt dan een schermpje waarin u kunt invullen naar welke website de lezer toegestuurd moet worden na het aanklikken hiervan.

E-marketing

54

Nadat u de hyperlink hebt aangebracht, zult u zien dat de tekst onderstreept wordt. Dit is voor de ontvanger de aanwijzing dat het een link betreft. Het is ook mogelijk een link aan te brengen op een knop, plaatje in uw mailing. Hiervoor klikt u op de afbeelding in uw werkblad en klikt u op de waarna u de pagina kunt invullen. Wanneer de ontvanger met zijn muisaanwijzer over het plaatje zweeft, zal zijn muisaanwijzer veranderen in een hand met wijzende vinger, wat aangeeft dat het hier een hyperlink betreft.

Tip: Het is aan te bevelen te communiceren informatie niet allemaal in uw mailing te plaatsen, maar slechts een eerste, vaak korte, inleiding. De totale artikelen kunt u dan op een pagina plaatsen waarop de rest van het artikel te lezen is. Dit heeft twee voordelen: uw mailing wordt minder groot en nodigt meer uit om te lezen. Daarnaast wordt het aanklikken van hyperlinks door de ontvanger uiteindelijk geregistreerd in WinRIS, waardoor u een gedetailleerder beeld heeft van de artikelen die uw relatie heeft gelezen.

Interne link maken

Het is eventueel ook mogelijk om in de mail verwijzingen naar andere delen van het e-mailbericht te maken (wanneer u bijvoorbeeld de mailing begint met een inhoudsopgave met daarin verwijzingen naar de artikelen die verderop in het e-mailbericht staan). Selecteer een stuk tekst of een plaatje in de nieuwsbrief en klik op deze knop om een interne link aan te maken, geef een duidelijke naam aan de interne link. Selecteer vervolgens in de inhoudsopgave van de nieuwsbrief het stukje tekst welke moet verwijzen naar de interne link en . U kunt nu een verwijzing maken naar de klik vervolgens op hyperlink invoegen/bewerken interne link door bij linktype Interne link op pagina te selecteren en bij kies een interne link de linknaam te selecteren.

E-marketing

HTML-code bewerken

55

In de content editor is het mogelijk om in uw sjabloon naar stukjes tekst te zoeken. Klik hiervoor op de knop . Er verschijnt een HTML-code invoerscherm waarin u uw te vinden tekst kunt plaatsen. Met de knop kunt u niet alleen zoeken naar een tekst, maar kunt u de tekst laten vervangen door een andere. Dit is met name effectief als u bijvoorbeeld een woord dat meerdere keren in een tekst voorkomt in één keer wilt vervangen door een ander woord. Met behulp van de knop kunt u de tekstcodes tonen om te bekijken waar harde regeleindes zijn ingevoerd (de vanuit MSWord bekende ¶ tekens) en toont de editor u eventuele andere opmaakeigenschappen. Door de knop nogmaals aan te klikken verdwijnen de details weer. Deze detailinformatie zal nooit worden meegezonden in een mailing. Als laatste zijn er nog de knoppen, hiermee kunt u de handelingen die u in de content editor heeft gedaan, ongedaan maken of, na ongedaan gemaakt te zijn, opnieuw uitvoeren. Wanneer u ervaren bent in het bouwen van websites of in het programmeren in HTML-code, dan hebt u in de content editor ook de mogelijkheid om (eventueel extern geprogrammeerde) HTMLcode in te voeren om een sjabloon of mailing te maken. Vink daarvoor linksboven in de knoppenbalk de optie Bron aan. De knoppen van de content editor zullen verdwijnen en het werkblad zal geen opmaak meer bevatten, maar slechts “kale” HTMLcode. Wanneer u met de content editor al (een deel van) het sjabloon of de mailing hebt opgemaakt, zal de daarvoor verantwoordelijk HTML-code getoond worden. U kunt dan eventuele gedetailleerde aanpassingen in uw sjabloon doen, of u kunt hierin een stuk code plakken welke afkomstig is uit programma’s die gebruikt worden om HTML-code te genereren. Vinkt u vervolgens het bronveld weer uit, dan zal de werkbalk in beeld terugkeren en het sjabloon in opgemaakte vorm weer verschijnen.

Let op: Deze optie is alleen bedoeld voor mensen met ervaring en/of verstand van HTML-code. Eventuele aanpassingen die u in de HTML-code aanbrengt zult u goed moeten testen op hun juiste werking door middel van proefmailingen. Met name de werking van geavanceerdere elementen (bijvoorbeeld formuliercomponenten) kan niet worden gegarandeerd. Dit wordt mede veroorzaakt door de beperkingen die e-mailprogramma’s van de potentiële ontvangers ons opleggen.