Informatieplan Sector Bijzondere Collecties Universiteitsbibliotheek Leiden
Redactie: Peter Verhaar Chantal Keijsper André Bouwman Martijn Storms Sector Bijzondere Collecties Universiteitsbibliotheek Leiden April 2008
Inhoudsopgave Inleiding....................................................................................................................................................... 4 1.
Beschrijving van de collectie .......................................................................................................... 5
2.
Visie op informatievoorziening ................................................................................................... 10 2.1. Beleid................................................................................................................................................ 10 2.2. Doelgroepen van de sector Bijzondere Collecties...................................................................... 13 2.3. Het Scaliger Instituut ..................................................................................................................... 13
3.
De huidige informatievoorziening.............................................................................................. 15 3.1. Traditionele toegangen (gedrukte catalogi, kaartsystemen, inventarissen)........................... 15 3.2. Interne digitale toegangen (Wordbestanden, cd’s & dvd’s)..................................................... 17 3.3. De bibliotheekcatalogus ................................................................................................................ 17 3.4. Digital Special Collections............................................................................................................. 18 3.5. De UB‐website ................................................................................................................................ 19
4.
Taken en werkprocessen ............................................................................................................... 20 4.1. Acquisitie......................................................................................................................................... 20 4.2. Conserveren en restaureren .......................................................................................................... 21 4.3. Ontsluiting ...................................................................................................................................... 22 4.4. Fysieke beschikbaarstelling .......................................................................................................... 22 4.5. Bruikleenverzoeken ....................................................................................................................... 23 4.6. Digitalisering................................................................................................................................... 23 4.7. Analoge reproducties..................................................................................................................... 24 4.8. Digitale beschikbaarstelling.......................................................................................................... 24 4.9. Informatievoorziening................................................................................................................... 24 4.10. Samenwerkingsverbanden.......................................................................................................... 25
5.
Knelpunten en uitdagingen .......................................................................................................... 28 5.1. Ontsluiting ...................................................................................................................................... 28 5.1.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 28 5.1.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 29 5.2. Beschikbaarstelling ........................................................................................................................ 30 5.2.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 30 5.2.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 30 5.3. Digitalisering................................................................................................................................... 30 5.3.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 30 5.3.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 31 5.4. Acquisitie......................................................................................................................................... 32 5.4.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 32 5.4.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 32 5.5. Conserveren .................................................................................................................................... 32 5.5.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 32 5.5.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 32 5.6. Bruikleenverzoeken ....................................................................................................................... 33 5.6.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 33 5.6.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 33
2
5.7. Analoge reproducties..................................................................................................................... 33 5.7.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 33 5.7.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 33 5.8. Digitale beschikbaarstelling en zoeksystemen........................................................................... 34 5.8.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 34 5.8.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 34 5.9. Samenwerking ................................................................................................................................ 35 5.9.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 35 5.9.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 35 6.
Architectuur ..................................................................................................................................... 36 6.1. Informatiearchitectuur................................................................................................................... 36 6.1.1. Beschrijvende metadata............................................................................................................. 36 6.1.2. Digitale reproducties.............................................................................................................. 38 6.2. Systeemarchitectuur....................................................................................................................... 41
7.
Vervolgprojecten............................................................................................................................. 47 7.1. Synchronisatie Aleph‐Digitool ..................................................................................................... 47 7.2. Lokaal catalogiseren....................................................................................................................... 48 7.3. Aanvragen via de bibliotheekcatalogus ...................................................................................... 48 7.4. Integratie bibliotheeksystemen .................................................................................................... 49 7.5. Webtentoonstellingen .................................................................................................................... 49 7.6. Invoer van al beschikbaar beeldmateriaal .................................................................................. 49 7.7. Inrichten van eigen digitaliseringsstraat..................................................................................... 50
8.
Verbetering werkprocessen .......................................................................................................... 51 8.1. Registratie........................................................................................................................................ 51 8.2. Beschrijven ...................................................................................................................................... 52 8.3. Digitaliseringsprojecten................................................................................................................. 53 8.3.1. Scannen ..................................................................................................................................... 53 8.3.2. Verwerking van de scans........................................................................................................... 53
9.
Geplande digitaliseringsprojecten ................................................................................................... 60 9.1. Metamorfoze‐projecten ................................................................................................................. 60 9.2. Kaarten op de kaart gezet ............................................................................................................. 61 9.3. Nederlandse topografie................................................................................................................. 62 9.4. De wereld in beeld ......................................................................................................................... 62 9.5. Nederlanders online ...................................................................................................................... 64 9.6. Anatomie met pen en papier ........................................................................................................ 64 9.7. Nieuwsblad voor den Boekhandel............................................................................................... 65 9.8. Digitalisering middeleeuwse handschriften............................................................................... 65 9.9. Digitalisering van de Huygenspapieren ..................................................................................... 66 9.10. Gedrukte catalogi van Leids bibliotheekbezit .......................................................................... 66 9.11. Digitalisering van het De Sitter‐archief ..................................................................................... 67 9.12. Dutch Prints Online ..................................................................................................................... 67
Bijlage 1. Organogram van de Universiteitsbibliotheek Leiden............................................................. 68 Literatuur.................................................................................................................................................... 69
3
Inleiding Dit informatieplan beschrijft in hoofdlijnen de visie op de digitaliseringsprojecten die in de komende jaren zullen worden opgezet rond de bijzondere collecties van de Universiteitsbibliotheek Leiden. Het plan is geschreven in het kader van de subsidieregeling ‘Digitaliseren met Beleid’ van Senter Novem, een regeling waarmee het ministerie van Onderwijs Cultuur & Wetenschappen het digitaliseringsproces duurzaam wil inbedden in organisatie, beleid en werkprocessen van culturele erfgoedinstellingen. Dit plan bestaat uit 9 hoofdstukken. Hoofdstuk 1 geeft een gedetailleerde beschrijving van de deelcollecties die binnen de sector Bijzondere Collecties worden beheerd. De bijzondere collecties van de UB Leiden zijn zeer divers en omvatten onder meer handschriften, archieven, brieven, oude drukken, bijzondere uitgaven, Oosterse collecties, prenten, tekeningen, portretten, fotoʹs, fotografica, kaarten en atlassen. Het tweede hoofdstuk beschrijft het algemene beleid en de doelgroepen van de sector. De belangrijkste speerpunten zijn het verbeteren van de digitale toegang, het aansluiten bij de wensen die voortkomen uit het onderwijs en het onderzoek aan de Leidse Universiteit, en het inrichten van een geïntegreerd Special Collections Research Centre. Hoofdstuk 3 beschrijft de huidige informatievoorziening, en hoofdstuk 4 gaat dieper in op de kerntaken en de dienstverlening van de sector. Bij het uitvoeren van de verschillende werkprocessen worden momenteel nog een aantal knelpunten ervaren. Deze worden opgesomd in hoofdstuk 5. Hoofdstukken 7 en 8 geven aan op wat voor manieren deze knelpunten kunnen worden weggenomen. Paragraaf 6.1. gaat uitgebreid in op de metadata‐standaarden en de digitaliseringstechnieken die worden gebruikt. Paragraaf 6.2. beschrijft de wijze waarop informatie en bestanden worden opgeslagen en de wijze waarop de gedigitaliseerde collecties aan het publiek worden aangeboden. Hoofdstuk 9, ten slotte, geeft een opsomming van de digitaliseringsprojecten die op dit moment zijn voorzien. Dit informatieplan kan worden gezien als een aanvulling op het beleidsplan van de UB, Voor onderwijs en onderzoek: Beleidsplan wetenschappelijke informatie &bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006‐2010 . De algemene doelstellingen voor de sector Bijzondere Collecties die in het beleidsplan worden genoemd zijn in dit informatieplan uitgewerkt tot op detailniveau. Dit plan beschrijft niet het beleid voor de gehele UB Leiden, maar alleen de gewenste informatievoorzieningen met betrekking tot de bijzondere collecties. Voor een beschrijving van de collecties en de aanschafcriteria wordt verwezen naar het collectieplan dat in concept gereed is en dat in april 2008 definitief zal zijn.
4
1.
Beschrijving van de collectie
De bijzondere collecties van de UB bevatten omvangrijke verzamelingen Westerse en Oosterse handschriften, (bijzondere) gedrukte werken, kaarten, atlassen, prenten, tekeningen en foto’s. Volgens een globale schatting bevatten de collecties Westerse handschriften (uitgezonderd de Universiteitsarchieven) in totaal ca. 2.500 middeleeuwse handschriften en fragmenten, waarvan 500 Middelnederlandse en 25.000 moderne handschriften, 400.000 brieven en 3.000 geannoteerde gedrukte werken. Hiervan zijn ongeveer 300 Middelnederlandse, 3.000 moderne handschriften en 50.000 brieven een langdurig bruikleen van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde. De zwaartepunten zijn op de eerste plaats de Latijnse en Griekse handschriften, onder meer uit de verzamelingen van Vossius, Perizonius, Scaliger en Vulcianus. Verder kunnen worden genoemd de verzameling Middelnederlandse handschriften, de Leidse collegedictaten, de ca. 100 alba amicorum, merendeels ook van Leidse geleerden en studenten, en de manuscripten betreffende de latere Nederlandse letterkunde en vaderlandse geschiedenis. Een aantal collecties wordt apart bewaard, op naam van de vroegere bezitter. De belangrijkste collectie wordt gevormd door de Codices Vossiani, die bestaat uit ruim zevenhonderd handschriften uit het bezit van Isaac Vossius (1618‐ 1689). Daarnaast zijn vele deelcollecties onder een of meer nummers opgenomen in twee grote ʹopenʹ fondsen: de Codices Bibliothecae Publicae Latini (BPL) en de handschriften van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde (LTK). Nieuwe aanwinsten worden in deze collecties of, vanwege hun intrinsieke waarde, als zelfstandige collectie geplaatst. Binnen de handschriftencollecties nemen de wetenschappelijk archieven van Leidse geleerden een belangrijke positie in. Voorbeelden zijn de wetenschappelijke aantekeningen en correspondentie van de historicus Johan Huizinga (1872‐1945), het archief van de wis‐ en natuurkundige Jan Hendrik Oort (1900‐1992), en de collectie papieren en documenten afkomstig van Theodoor Paul Galestin (1907‐1980), hoogleraar in de archeologie en kunstgeschiedenis. De UB Leiden bezit eveneens een groot aantal archieven van particuliere instellingen, waaronder het archief van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde, het archief van de Waalse Kerken in Nederland (Bibliothèque Wallonne), het archief van de Bibliotheca Thysiana, het archief van het Legatum Stolpianum, het bedrijfsarchief van uitgeverij De Erven F. Bohn, het bedrijfsarchief van uitgeverij Bohn Stafleu Van Loghum en het bedrijfsarchief van A.W. Sijthoff’s Uitgeversmaatschappij. Binnen de Universiteit Leiden worden er op verschillende plekken wetenschapsarchieven bewaard. Deze archieven zijn van belang voor de bestudering van de wetenschapsgeschiedenis van de eigen universiteit en de diverse vakgebieden.
5
Een voorbeeld hiervan is het Sterrenwachtarchief waarin zich de nalatenschappen van een aantal internationaal belangrijke Nederlandse sterrenkundigen bevindt. In de komende periode zullen deze archieven geïnventariseerd worden en waar mogelijk naar de UB worden overgebracht. Ze zullen dan worden geinventariseerd, geconserveerd en, indien wenselijk, gedigitaliseerd. Met het oog op deze doelstelling is in 2007 door de UB een conservator archieven aangetrokken. Tot de Bijzondere Collecties bij de UB behoren, anders dan bij andere universiteiten, ook de (statische) bestuursarchieven van de Universiteit Leiden. De Universiteitsbibliotheek is door de Algemeen Rijksarchivaris aangewezen als centrale archiefbewaarplaats van de universiteit. Dat brengt met zich mee dat de UB verantwoordelijk is voor het beheer en de beschikbaarstelling van de gedeponeerde archieven, binnen de daarvoor geldende regels van openbaarheid. Het aantal gedrukte werken van vóór 1800 wordt geschat op 150.000 items, waaronder ca. 750 incunabelen (drukken van vóór 1501). Zwaartepunten in dit deel van de collectie vormen de werken over de geschiedenis van de Leidse universiteit en werken gedrukt te Leiden; de boeken van Leidse hoogleraren en van auteurs die aan de Universiteit verbonden waren; werken op het gebied van de klassieke filologie, de rechtswetenschap, de geneeskunde en natuurwetenschappen, de (kerk)geschiedenis en theologie. De collectie bevat vele duizenden werken die niet in andere bibliotheken in Nederland voorkomen. In de loop van vier eeuwen is het boekenbezit vooral vermeerderd dankzij de legaten, schenkingen en aankopen uit het bezit van geleerden. Hiertoe behoren ook de meer dan 150.000 gedrukte werken van de Bibliotheek van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde, sinds 1876 als langdurig bruikleen gedeponeerd in de Universiteitsbibliotheek. De overheid heeft door de eeuwen heen het boekenbezit van de Leidse universiteit verrijkt door belangrijke aankopen, deponeringen en overdracht van collecties. In de bibliotheek is bovendien een grote collectie pamfletten aanwezig, die een mooie aanvulling vormt op de pamflettencollectie van de Bibliotheca Thysiana. De Oosterse Collecties omvatten publicaties in meer dan 100 talen en alle soorten en typen materiaal, zowel gedrukt als geschreven, en kennen in principe geen begrenzing qua periode. Ook inhoudelijk zouden de collecties kunnen worden gekenschetst als een algemene bibliotheek voor de bestreken cultuurkringen. De rijke collectie weerspiegelt het belang dat de bestudering van de Oriënt van oudsher heeft gespeeld in het profiel van de Leidse Universiteit. Dit werd ingegeven door theologische, taalkundige, politieke en commerciële interesses. In de kern bestaan de oosterse collecties uit de nalatenschappen van vroege geleerden en schenkers als Josephus Justus Scaliger, Jacobus Golius en Levinus Warner. De tijd van de grote overzeese expansie, met name in Azië, vertaalde zich in een verlegging van de boekenstroom. Kwamen de boeken in de 17e en 18e eeuw vooral vanuit het Midden‐Oosten, vanaf het begin van de 19e eeuw zijn grote collecties uit Zuid‐Oost Azië binnengekomen, maar ook wel uit India, China en Japan. Heden ten dage is het beleid erop gericht een “wereldcollectie” betreffende niet‐
6
Westerse culturen aan te leggen, met een accent op de landen van de Islam. Onder de latere schenkers moet een geleerde als Chr. Snouck Hurgronje genoemd worden en een privé‐verzamelaar als A.P.H. Hotz. In de vernieuwde bibliotheekorganisatie zijn de moderne gedrukte werken, bij elkaar ca. 500 kasten, bij de Wetenschappelijke Collectie gevoegd. De totale omvang van de Orientalia, voor zo ver behorend tot de Bijzondere Collecties, beloopt ca. 26.000 handschriften en ca. 40.000 gedrukte werken van vóór 1950. Verder is er een belangrijke collectie van ca. 960 oude Japanse blokdrukken uit de verzameling van Ph. Fr. Von Siebold en andere japanologen, 4 meter Nederlands‐Indische kranten uit de 19e eeuw, de geluidscollectie van C. Snouck Hurgronje met 16 uur geluid uit Indonesië en Arabië, ca. 1500 abklatschen van Islamitische inscripties op grafstenen in Noord‐Sumatra, en diverse oude fotocollecties uit Indonesië en het Midden‐Oosten, waaronder de fotocollectie Hotz, de foto’s van Chr. Snouck Hurgronje en de fotocollectie van de Nederlands‐Indische Oudheidkundige dienst. Eveneens zijn belangrijke verzamelingen prenten, plaatwerken en foto’s bij de oosterse collecties gevoegd. Als collectie van uitzonderlijke omvang mag de verzameling Zaken Overzee worden genoemd, die na de opheffing van het Ministerie van Koloniën is ondergebracht in de Universiteit Leiden. Deze collectie bevat een groot aantal oude drukken dat tot de bijzondere collecties wordt gerekend. Het Prentenkabinet is sinds 1 januari 2003 in de UB ondergebracht. Het vindt zijn oorsprong in een legaat van ca. 20.000 prenten en bijna 800 tekeningen van de Leidse verzamelaar Jean Theodore Royer uit 1815. De collectie was in de eerste plaats bedoeld voor wetenschappelijke studie. Vanaf 1823 werd de collectie deskundig beheerd, ontsloten en uitgebreid. In de loop van de negentiende eeuw breidde de collectie zich fors uit, vooral tengevolge van legaten en schenkingen. In 1907 stelde de Universiteit Leiden een leerstoel kunstgeschiedenis in, waardoor het gebruik van de collectie beter kon worden geïntegreerd in het onderwijs, een traditie waardoor de Leidse studie kunstgeschiedenis zich tot op heden onderscheidt. De collectie prentkunst omvat inmiddels ca. 100.000 bladen. Zij biedt een goed overzicht van de grafische kunsten in de belangrijkste Europese landen van de 16e tot het begin van de 20e eeuw. De Nederlandse grafiek is het beste vertegenwoordigd. De groei van de collectie kwam vooral tot stand dankzij de gulheid van enkele verzamelaars die hun prenten aan het Leidse kabinet vermaakten (onder meer N.C. de Gijselaar, G.J. de Jonge en recentelijk Mr. P. Cleveringa) en door een actief aankoopbeleid. De portretverzameling maakt deel uit van de verzameling prentkunst en bevat naar schatting 30.000 prenten. De kern ervan wordt gevormd door de verzameling van J.T. Bodel Nijenhuis die in 1874 door de staat werd gekocht ten behoeve van de Universiteit Leiden. De collectie tekeningen, voor het overgrote deel van Nederlandse kunstenaars, beloopt ca. 12.000 stuks. Vrijwel alle Nederlandse namen van enige betekenis zijn in de collectie vertegenwoordigd. Tezamen met de verzameling reproducties van 60.000 stuks geeft zij
7
een uitstekend overzicht van de ontwikkeling van de tekenkunst en de diverse genres, stijlen en technieken. Belangrijke aanwinsten waren de al genoemde schenking van Jean Theodore Royer in 1815, de aankoop van de collecties van de Amsterdamse arts Welcker in 1957 en van de kunsthistoricus Staring in 1969, evenals van een aanzienlijke hoeveelheid afzonderlijke stukken, die vaak met financiële steun van Stichting Vrienden van het Prentenkabinet werden verworven. De collectie tekeningen is recentelijk uitgebreid met 2000 anatomische tekeningen, die een aanvulling vormen op de al langer aanwezige collectie anatomische tekeningen. Hiernaast moet ook de collectie Icones Leidenses genoemd worden, de portretcollectie van de Universiteit Leiden. Deze bestaat uit een paar honderd schilderijen waarvan er zich ca. 90 in de collectie van de UB bevinden. De portretten zijn toegankelijk via een gedrukte catalogus met dezelfde naam. De fotocollectie van het Leidse Prentenkabinet is de oudste publieke fotocollectie van Nederland. Vanaf de eerste decennia van de twintigste eeuw is door particuliere collectioneurs de basis gelegd voor een fotografische verzameling. In 1953 wist Prof. Dr H. van de Waal geld bijeen te brengen om de toonaangevende particuliere verzameling van Auguste Grégoire te kopen. Daarop schonk de Bond van Nederlandsche Amateurfotografen haar museumcollectie. In 1970 werd de collectie in één slag verdubbeld door de schenking van de verzameling Muller Massis. De talrijke uitbreidingen van de verzameling, waarin geen enkele grote Nederlandse naam ontbreekt, heeft inmiddels een grote collectie (bijna 90.000 items en 800 apparaten) van internationale faam en grote cultuurhistorische waarde opgeleverd. De collectie bevat zeer bijzondere en kostbare specimina van international fotografie en geeft in een speciaal verzamelaccent tevens goed de ontwikkelingen van de fotografie in Nederland weer. Niet alleen is de zogenaamde ‘kunstfotografie’ verzameld. Ook allerlei meer sociologisch interessante verschijningsvormen van fotografie, zoals familie‐, reis‐ en koloniale fotografie zijn vertegenwoordigd. De collectie Kaarten en Atlassen omvat onder meer ca. 60.000 kaarten (waarvan ca. 3.000 getekende), ca. 1.500 atlassen, 24.000 topografische prenten (voor Nederland uniek wat betreft het niet‐Nederlandse deel), 1.600 topografische tekeningen van Nederland en zeven globes. Veruit het belangrijkste deel van de collectie is afkomstig uit het legaat van Johannes Tiberius Bodel Nijenhuis (1797‐1872). De oorspronkelijke collectie Bodel Nijenhuis telde ca. 50.000 kaarten, 350 atlassen, 22.000 topografische prenten (ongeveer een derde betrekking hebbend op Nederland) en 1.550 tekeningen van Nederland. De collectie is uitgebreid met stukken die reeds uit vroeger eeuwen in de UB Leiden berustten, waaronder de in 1689 verworven cartografische collectie van Isaac Vossius (1618‐1689), bestaande uit 27 atlassen en 187 zestiende‐eeuwse kaarten. Verder is de collectie uitgebreid met 332 handgetekende zeekaarten (1704‐1726) van de firma Van Keulen (aangekocht in 1908), kaarten en atlassen van het voormalig Ministerie van Koloniën (in 1963 en 1979), het archief van Youssouf Kamalʹs Monumenta Cartographica
8
Africae et Aegypti (in 1959 in bruikleen gegeven en in 1988 door de erfgenamen van F.C. Wieder geschonken), een collectie van 340 Nederlandse schoolatlassen van C. Koeman (aangekocht in 1990) en 28 verschillende exemplaren van Guicciardiniʹs beschrijving van de Nederlanden door H.P. Deys (geschonken in 1998 en 2000). Het verzamelbeleid is gericht op het aanvullen van de oorspronkelijke collectie Bodel Nijenhuis, waarbij de zwaartepunten liggen op kaarten van Nederland, België en de voormalige koloniën, kaarten en atlassen van Nederlandse cartografen en uitgevers en manuscriptkaarten. Veel verwervingen hebben kunnen plaatsvinden dankzij de financiële steun van derden.
9
2. Visie op informatievoorziening 2.1. Beleid In haar beleidsplan 2006‐2010 heeft de UB de ambitie kenbaar gemaakt om universiteitsbreed een belangrijke rol te vervullen in het gebruik van de bijzondere collecties ten behoeve van onderwijs en onderzoek. Wetenschappelijk bronnenonderzoek, gebaseerd op de bestudering van unieke originele bronnen en bronverzamelingen die aanwezig zijn bij de UB, past bij uitstek bij onderzoek dat excellentie nastreeft en bij uitdagend onderwijs dat zich richt op getalenteerde studenten. Om het onderwijs en onderzoek in de toekomst optimaal te kunnen bedienen, zal de UB in de tweede fase van haar toekomstbeleid de huidige sector Bijzondere Collecties en het Scaliger Instituut uitbouwen tot een Leiden University Special Collections Research Centre. Dit centrum wordt een (fysieke en virtuele) onderzoeksomgeving waar een scala aan faciliteiten wordt aangeboden om studenten, docenten en onderzoekers te ondersteunen bij de bestudering van de bijzondere collecties en archieven en het gebruik ervan voor onderwijsdoeleinden. De medewerkers, i.c. de conservatoren, zullen meer nog dan voorheen de mogelijkheden van de collecties voor onderwijs en onderzoek gericht onder de aandacht van de wetenschappelijke staf dienen te brengen, en ook zelf in staat moeten zijn als ‘gastdocent’ in bepaalde cursussen op te treden en daarbij de mogelijkheden van de bijzondere bronnen illustreren. Mede daarom zullen conservatoren terdege op de hoogte moeten blijven van de onderwerpen die bij de verschillende opleidingen in de belangstelling en op het programma staan. Om één gemeenschappelijk, klantgericht en efficiënt beleid te kunnen voeren bij de beschikbaarstelling van de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in één leeszaal als via een vernieuwde digitale toegang, en om effectief naar buiten te kunnen optreden zijn de vijf voormalige bijzondere afdelingen samengevoegd tot één sector Bijzondere Collecties. Deze sector wordt nu gevormd door twee afdelingen. Eén onderdeel bestaat uit de conservatoren, specialisten op die terreinen waarop de bijzondere collecties een belangrijke gebruikswaarde hebben, dan wel anderszins geacht worden verder uitgebreid en ontsloten te moeten worden. Het tweede onderdeel is primair gericht op de dienstverlening rond de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in de leeszaal als door middel van digitale toegang. 1 Ook de behouds‐ en restauratiemedewerkers behoren tot dit onderdeel.
De belangrijkste systemen zijn: de website van de UB ( http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl/collecties/bijzonder/ ) de bibliotheekcatalogus ( http://u‐cat.leidenuniv.nl/ ) Digital Special Collections ( http://disc.leidenuniv.nl ) Deze systemen worden nader toegelicht in hoofdstuk 6 van dit informatieplan. 1
10
In de komende jaren zal de digitale toegang tot de bijzondere collecties sterk verbeterd en substantieel uitgebreid worden. In 2007 is een basis gelegd voor een infrastructuur die het voor eindgebruikers mogelijk maakt om volledig transparant het ontsloten materiaal te doorzoeken, zowel op collectieniveau als op itemniveau, waarbij bijbehorende afbeeldingen en/of digitale full text – indien voorhanden – worden getoond. Naast de reeds beschikbare ontsluiting van bijzondere items in de catalogus, is gewerkt aan toegang op collectieniveau met behulp van Encoded Archival Description (EAD). Het ontsluiten op collectieniveau van in het geheel nog niet ontsloten onderdelen van de bijzondere collecties zal de hoogste prioriteit krijgen. Naast de steeds grotere rol die digitale toegang tot de collecties speelt blijft het belang van een fysieke leeszaal, waar de originele bronnen geraadpleegd kunnen worden, onverminderd groot. Nog afgezien van algemene overwegingen waarom een fysieke leeszaal als universitaire studie‐ en ontmoetingsplek noodzakelijk blijft, geldt dit bij uitstek voor de bijzondere collecties. Zelfs wanneer digitale kopieën beschikbaar zijn, is het in handen hebben van de originele stukken een aparte sensatie en voor sommige typen onderzoek onmisbaar. Ook valt vooralsnog niet te verwachten dat álle bijzondere stukken in digitale vorm beschikbaar komen. De beschikbaarstelling ter plaatse van items behorend tot de bijzondere collecties blijft daarom van groot belang. Ook nog niet ontsloten delen van de bijzondere collecties dienen voor onderzoekers beschikbaar te zijn. Daarbij worden specifieke eisen gesteld aan veiligheid, toezicht en zorgvuldigheid in de omgang met het materiaal. Ondanks de verscheidenheid van materialen zijn de overeenkomsten als gevolg van zeldzaamheid, kostbaarheid en/of kwetsbaarheid in dat opzicht groter dan de verschillen. De werkprocessen, die nu voor de verschillende materiaaltypen soms nog uiteen lopen, moeten op elkaar afgestemd, gestroomlijnd, schriftelijk vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd worden. Dit betreft onder meer de regels voor welke materialen wel en niet ter inzage worden gegeven, waarbij binnen de kaders van deze regels de fysieke staat van de individuele objecten uiteindelijk doorslaggevend is. Procedures voor het afhandelen van bruikleenverzoeken en van aanvragen voor analoge en/of digitale kopieën van bijzondere items moeten worden gestroomlijnd en vastgelegd. Dit punt wordt in paragraaf 5.6 van dit informatieplan nader besproken. Voor alle universiteitscollecties wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een Collectieplan, waarin zowel in kaart gebracht wordt wat de zwaartepunten zijn in de bestaande bijzondere collecties, als gekeken wordt naar het gebruik daarvan. Het gaat daarbij om het actuele gebruik, met name in onderwijs en onderzoek aan de Universiteit Leiden, en om het verwachte gebruik op langere termijn, ook vanuit internationaal gezichtspunt. In dit plan wordt ook aangegeven op welke onderdelen de bijzondere collecties, naast het voor alle onderdelen geldende behoudsbeleid, verder uitgebouwd en ontsloten dienen te worden. Op die terreinen zal de UB dan moeten kunnen beschikken over ter zake kundige conservatoren. Het conserveringsplan behandelt het duurzame behoud (inclusief noodzakelijke restauraties) en de veiligheid van de
11
bijzondere collecties, zowel de preventieve maatregelen die genomen moeten worden ter voorkoming van calamiteiten, als een handelingsplan om schade te beperken wanneer zich desondanks incidenten hebben voorgedaan. Het Collectieplan Bijzondere Collecties wordt geïntegreerd in het collectieplan voor de bibliotheekcollecties van de Universiteit van Leiden. In het verlengde van het bovenstaande dient de komende jaren de vraag beantwoord te worden of en in hoeverre in de toekomst ook ‘bijzondere digitale collecties’ deel van de Bijzondere Collecties zullen uitmaken. Vanuit het oogpunt van beschikbaarstelling lijkt er niet direct sprake van bijzondere kostbaarheid, kwetsbaarheid of zeldzaamheid. Vanuit het oogpunt van duurzaam behoud vormt alle digitaal materiaal echter nog steeds een probleem, dat wel op de agenda staat, maar nog niet definitief is opgelost. ‘Bijzonder’ digitaal materiaal is in dit opzicht niet wezenlijk verschillend van ander digitaal materiaal. Vanuit het oogpunt van verwerving kan echter wèl verwacht worden dat een bepaalde vorm van zeldzaamheid kan voorkomen: het tijdig signaleren en op een veilige plaats opslaan van digitale bestanden zal niet altijd op een reguliere, systematische manier kunnen gebeuren. Tot slot moet worden vermeld dat de sector Bijzondere Collecties actief zal gaan participeren in onderzoeksprogramma’s van instituten en faculteiten voor onderzoek waarbij de inventarisatie, ontsluiting, gebruik en bestudering van bijzondere collecties en wetenschappelijke archieven een onderdeel van het project uitmaken. De UB zal verkennen of onderzoeksprojecten die de bijzondere collecties als onderzoeksobject gebruiken hun onderzoeksresultaten kunnen koppelen, plaatsen of creëren in de digitale infrastructuur van de UB waardoor de informatie over de bijzondere objecten verder verrijkt kan worden. Om deze doelstelling te realiseren zal de UB een centrale en coördinerende rol vervullen bij het beheer van de bijzondere collecties en wetenschapsarchieven die elders binnen de universiteit worden bewaard. De meeste collecties zijn te vinden bij bibliotheken met Oosterse collecties behorend tot de Faculteit der Letteren, onder meer de collecties van het Instituut Kern, Japanologie en Koreanistiek, en Sinologie. Ook elders in Leiden, al of niet binnen bibliotheken, worden bijzondere verzamelingen beheerd. Het Academisch Historisch Museum, het Anatomisch Museum en Nationaal Herbarium Nederland zijn voorbeelden van universitaire instellingen met zulke collecties. Ook in de niet‐universitaire Leidse instellingen Naturalis en het Museum Boerhaave bevinden zich belangrijke bijzondere verzamelingen. Juist waar het gaat om bijzondere collecties binnen letterenbibliotheken dient de komende jaren nader onderzocht te worden of samenwerking met de centrale UB inzake de ontsluiting en beschikbaarstelling nagestreefd moet worden. Samenwerking bij het organiseren van tentoonstellingen lijkt met alle Leidse universitaire bijzondere collecties interessante mogelijkheden te bieden. Ook zullen er projecten worden ontwikkeld waarbij studenten onderzoek naar en ontsluiting van de bijzondere collecties gaan
12
combineren en waarvan de resultaten zichtbaar zullen worden gemaakt in de virtuele onderzoeksomgeving.
2.2. Doelgroepen van de sector Bijzondere Collecties Zoals al eerder vermeld is de rol van de Leidse bijzondere collecties direct gerelateerd aan het onderzoek en het onderwijs aan de Leidse universiteit. De reikwijdte, de diepte en de rijkdom van dit bronmateriaal maakt bepaald onderzoek en onderwijs mogelijk, met name op het vlak van de geesteswetenschappen. De opleidingen Nederlands, Geschiedenis, Kunstgeschiedenis, Boekwetenschap, Talen & Culturen van het Midden‐ Oosten (TCMO) en Talen & Culturen van Zuid‐Oost Azië en Oceanië (TCZOAO) maken veelvuldig gebruik van de Bijzondere Collecties van de UB Leiden. Door deze opleidingen worden op regelmatige basis colleges binnen de UB georganiseerd, zodat studenten direct in aanraking kunnen komen met het bronnenmateriaal. Omdat de collecties voor een groot deel uit unica bestaan brengen deze hiernaast ook onderzoekers van elders, vaak vanuit het buitenland, naar Leiden. De UB richt zich echter niet alleen op de academische gemeenschap, maar stelt haar collecties tegelijkertijd ook open voor een breed geïnteresseerd publiek. De bijzondere collecties van de UB zijn vanwege hun verwevenheid met de ontwikkeling en de geschiedenis van Nederland inmiddels een belangrijk onderdeel van het nationaal cultureel erfgoed geworden. De UB wil deze rijke schatkamer zo veel mogelijk openstellen voor iedereen die deze bronnen wil bestuderen. De dienstverlening van de bibliotheek is dan ook zo laagdrempelig mogelijk ingericht. Iedere bezoeker kan bijzondere materialen aanvragen op de leeszaal, en tentoonstellingen kunnen zonder entreekosten worden bezocht. De website Digital Special Collections is eveneens volledig open en kan kosteloos door iedereen en vanaf elke locatie worden geraadpleegd.
2.3. Het Scaliger Instituut Het Scaliger Instituut is een gezamenlijk initiatief van de Leidse Universiteitsbibliotheek en de Faculteiten van Letteren, Theologie en Wijsbegeerte, met als doelstelling het bevorderen van onderwijs en onderzoek rond de Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek. Het instituut is opgericht bij het 425‐jarige bestaan van de Universiteit Leiden in 2000. Op onderzoeksgebied geschiedt dit door het initiëren van studieprojecten, het organiseren van lezingen en symposia, het publiceren van onderzoeksresultaten en het verlenen van beurzen aan (gast)onderzoekers. Wat betreft het onderwijs is het streven er op gericht om, in nauw overleg met de Leidse facultaire opleidingen, door middel van colleges, cursussen, masterclasses of anderszins studenten en aio/oio’s uit alle disciplines in contact te brengen met de grote rijkdom en verscheidenheid van de Bijzondere Collecties. Een jaarlijkse winterschool is een bijzondere uiting van het onderwijsprogramma.
13
Begin 2008 is binnen het Scaliger Instituut onderzoek verricht naar het gebruik van de Bijzondere Collecties onder studenten, docenten en onderzoekers van de Universiteit Leiden. 2 Via webenquetes, vragenlijsten op papier en een reeks van persoonlijke gesprekken is een inventarisatie gemaakt van het huidige gebruik en van de wensen vanuit de diverse factulteiten om de Bijzondere collecties in te zetten bij onderwijs en onderzoek. Eveneens is onderzocht op wat voor manieren het gebruik van de Bijzondere Collecties in de toekomst kan worden uitgebouwd. Bij het onderzoek is met name ook contact gezocht met niet‐gebruikers zodat kon worden bekeken waarom de collecties door hen momenteel niet worden benut en wat de Universiteitsbibliotheek zou kunnen doen om dit te veranderen. Het uiteindelijke doel van dit onderzoek was om de dienstverlening van de UB in de toekomst zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de wensen die er bestaan. De resultaten van dit onderzoek zijn ook in dit informatieplan verwerkt.
Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzsoek naar het gebruik van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008). 2
14
3. De huidige informatievoorziening 3.1. Traditionele toegangen (gedrukte catalogi, kaartsystemen, inventarissen) In het verleden is een groot aantal catalogi verschenen waarin het bezit van de Leidse universiteitsbibliotheek wordt beschreven. Al in 1595 verscheen de Nomenclator, de eerste complete gedrukte catalogus van een ʹopenbareʹ bibliotheek. Daniel Heinsius, bibliothecaris van 1607 tot 1653, publiceerde bijgewerkte catalogi in 1612, 1623, 1636 en 1640. In de editie uit 1674 zijn tevens beschrijvingen van de oosterse handschriften opgenomen. De laatste complete inventarisatie in druk van het bezit van de Leidse universiteitsbibliotheek is de catalogus van 1716: Catalogus librorum tam impressorum quam manuscriptorum Bibliothecae Publicae Universitatis Lugduno‐Batavae, opgesteld door bibliothecaris W. Senguerd. Een supplement op deze catalogus (gepagineerd 501‐534) verscheen in 1741. De catalogi die na 1741 verschenen beperken zich tot delen van het Leidse bezit. Een overzicht van deze catalogi is te vinden in de collectiebeschrijving Collectie Catalogi van Leids bibliotheekbezit (1595‐2006). 3 Catalogi van handschriften worden gepubliceerd in de serie Codices Manuscripti. Voor de Westerse handschriften zijn gedrukte catalogi beschikbaar van de collecties d’Ablaing, Beets, BPG, BPL, Huizinga, Huygens, LTK, Marchand, Meijers, Miskotte, Museum Catsianum, Oort, Perelesin, Perizonius, Scaliger, Van Schooneveld, Stolp, Vossius, Vulcanius. Belangrijke catalogi met beschrijvingen van Oosterse handschriften zijn de Catalogus codicum Orientalium Bibliothecae Academiae Lugduno‐Batavae (1851‐1877), geschreven door R. Dozy, en de Catalogus codicum Arabicorum Bibliothecae Academiae Lugduno‐Batavae. (1888‐1907), samengesteld door M.J. de Goeje. De laatste decennia zijn de Oosterse collecties per taal beschreven in wetenschappelijke catalogi en handlists, bijvoorbeeld de Handlist of Arabic manuscripts in the library of the University of Leiden and other collections in the Netherlands (1980), van P. Voorhoeve. Andere taalcollecties zijn beschreven door bv. Pigeaud (Javaans), Hinzler (Balinees), Voorhoeve (Atjehs, Bataks), Wieringa (Maleis), Schmidt (Turks), Van der Heide (Hebreeuws). Voor het Prentenkabinet zijn catalogi beschikbaar voor onder meer de collecties D.P.G. Humbert de Superville en Piet Cleveringa. De Nederlandse atlassen en kaarten uit de bibliotheek van Isaac Vossius zijn in 1981 beschreven door D. de Vries, en in 1986 is door P.P.W.J. van den Brink een overzicht opgesteld van de manuscriptkaarten en kaartboeken van het Nederlandse grondgebied voor 1700. Ruim 3.000 kaartbeschrijvingen zijn opgenomen in twee G.G.C.‐catalogi, één regionaal en één op naam. De 332 Van Keulenkaarten zijn in 2005 integraal opgenomen in ʹThe Van Keulen Cartographyʹ onder redactie van D. de Vries. De URL van deze collectiebeschrijving is https://disc.leidenuniv.nl/view/xserver/view.jsp?request=ubl091
3
15
Naast deze gedrukte catalogi vormen ook de kaartcatalogi in de catalogiruimte een belangrijke toegang. De kaartcatalogi van de Westerse handschriften bevatten alfabetische ingangen op auteurs, en op onderwerpen van anonieme teksten (ook van albuminscripties, kopiisten en bezitters; systematische ingangen op literatuur over de Leidse handschriften). Verder is er het Apparaat Molhuysen, een kaartindex op gepubliceerde brieven van Nederlandse geleerden, en de Bibliotheca Neerlandica Manuscripta, een in 1938 met steun van de overheid en particulieren verworven documentatiesysteem betreffende de Middelnederlandse handschriften in de wereld, aangelegd door de filoloog, codicoloog en bibliothecaris W. de Vreese. De handgeschreven journaals voor de Westerse handschriften bevatten soms acquisitiegegevens die in kaartsystemen ontbreken. Op het gebied van de gedrukte werken van zowel de Westerse als de Oosterse collecties bieden de systematische kaartcatalogi een volledige dekking, met uitzondering van een overgangsperiode eind jaren tachtig. Voorts is er een drukkersregister, dat voor de Leidse drukken volledig is en voor Nederland de collectie tot 1700 dekt, maar geen buitenlandse drukken bevat. De kaartenverzameling is eveneens vanaf het begin van de 20ste eeuw ontsloten via een kaartfichescatalogus, zowel regionaal als alfabetisch op persoonsnamen. Binnen de collectie Kaarten en atlassen zijn de kaarten, kaartseries en kaartwerken ontsloten via een geografisch geordende kaartcatalogus in de catalogiruimte. Voor kaartseries is een map met indexkaarten in de leeszaal te raadplegen. Atlassen zijn zowel geografisch als op maker (auteur/uitgever) ontsloten in een afzonderlijke kaartcatalogus. Daarnaast is er een lijst van atlassen uit de Collectie Koeman beschikbaar. Ook de Nederlandse topografische prenten zijn geografisch ontsloten in een kaartcatalogus en hetzelfde geldt voor Nederlandse en buitenlandse topografische tekeningen. Voor de buitenlandse prenten is een afwijkende kaartcatalogus beschikbaar op de leeszaal met ingangen op plaatsnaam, geografische codering, onderwerp (prospect, gebouw, onderdeel van gebouw) en kunstenaar. Van het archief van Youssouf Kamal en het archief van de collectie Bodel Nijenhuis zijn voorlopige inventarissen gemaakt. Binnen de Oosterse Collecties zijn alle niet‐gedrukte materialen (kaarten, prenten, handschriften) in eerste instantie geregistreerd in het “Journaal van het Legatum Warnerianum”. Deze inventaris geeft informatie over de signatuur, de classificatie binnen de collectie, de taal, enkele gegevens over de fysieke kenmerken en over de inhoud, de herkomst en vaak ook de prijs. Een beperkt deel van deze inventaris is gedigitaliseerd.
16
Het Prentenkabinet beschikt voor de portretverzameling over een kaartcatalogus op naam van de geportretteerde.
3.2. Interne digitale toegangen (Wordbestanden, cd’s & dvd’s) Ter ondersteuning van de werkzaamheden die plaatsvinden binnen de afdeling Bijzondere Collecties zijn verschillende digitale werkbestanden aangelegd. Deze bestanden kunnen ook voor andere doeleinden benut worden, bijvoorbeeld voor digitaliseringsprojecten. De bibliotheek voldoet, als het materiaal het toelaat, aan verzoeken om microfilms, foto’s en ander reprografisch materiaal van boeken, handschriften, kaarten en prenten. Van de aangevraagde digitale reproducties worden over het algemeen kopieën op DVD bewaard, en de inhoud van deze DVD’s is geïnventariseerd in een Excel spreadsheet. Van de inventaris van Oosterse handschriften zijn enkele delen gedigitaliseerd en opgenomen in de on‐line catalogus van de bibliotheek. Het betreft de Codd. Or. 11.000‐12.000 en 25.309‐26.535. Binnen de UB is in 2002 een restauratieatelier ingericht dat zich bezig houdt met het conserveren en restaureren van kwetsbare oude boeken en handschriften. Over alle objecten die in behandeling zijn genomen worden in een MS Access database uitgebreide gegevens vastgelegd over onder meer de titel, het materiaaltype, de aard van de beschadiging, en de gehanteerde behandelmethode.
3.3. De bibliotheekcatalogus De geautomatiseerde bibliotheekcatalogus van de UB Leiden bevat het volledige bezit aan boeken en tijdschriften (gedrukt en elektronisch) van de Universiteit Leiden. Van de bijzondere collecties zijn alle oude drukken, atlassen en geannoteerde boeken in de bibliotheekcatalogus aanwezig. Daarnaast is ook het grootste gedeelte van de brieven in de catalogus opgenomen. In 2005 zijn 15.000 kaarten van Nederland, België en Luxemburg aan de hand van de fiche‐catalogus digitaal ingevoerd in de catalogus. In 2006 zijn ca. 3000 beschrijvingen van Oosterse manuscripten geconverteerd naar Pica3‐records en op deze wijze ingevoerd in de publiekscatalogus. Voor de kaarten en brieven is een aparte deelcatalogus aangemaakt, waarbij de presentatie en de zoekmogelijkheden zijn afgestemd om het specifieke materiaal. Alle gedrukte werken zijn op onderwerp ontsloten. Voor de werken uitgegeven vóór 1963 moet hiervoor de Oude Systematische Catalogus worden geraadpleegd, want deze coderingen zijn niet opgenomen in de catalogus. De Oude Systematische Catalogus
17
bevat ook gegevens over de herkomst en de signatuur van vóór 1865. De publicaties uitgegeven vanaf 1963 zijn deels ontsloten met de Nieuwe Systematische Catalogus (1963‐2001) en deels met de Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (vanaf 1992). De codes en trefwoorden hiervan zijn in de bibliotheekcatalogus opgenomen. Gedrukte werken worden in eerste instantie gecatalogiseerd volgens de Pica3‐standaard. Deze records worden vervolgens automatisch geconverteerd naar de internationale Marc21 (Machine Readable Cataloguing ; DEN ICT‐register C.02.02.01.03.01) standaard. De UB Leiden heeft de ambitie om ook alle overige bijzondere deelcollecties op item‐ niveau te beschrijven in de bibliotheekcatalogus. Het overgrote deel van de handschriften, prenten, tekeningen en foto’s zijn al op item‐niveau beschreven in het programma Digitool. Deze beschrijvingen zullen op termijn worden overgezet naar de on‐line catalogus. Itembeschrijvingen van de overige deelcollecties zullen in het kader van projecten rond deze materialen beschikbaar komen.
3.4. Digital Special Collections In November 2007 is de website Digital Special Collections in productie genomen. 4 Dit is een website die toegang biedt tot meer dan 50.000 afbeeldingen en 100.000 beschrijvingen van handschriften, brieven, archieven, oude drukken, prenten, tekeningen, fotoʹs, fotografica, kaarten en Oosterse collecties. In de database zijn eveneens ca. 115.000 bibliografische records opgenomen, die veelal gekoppeld zijn aan digitale afbeeldingen. Bij de afbeeldingen bestaan verschillende mogelijkheden om het materiaal virtueel te onderzoeken. Zo kan er in‐ en uitgezoomd worden om details te bekijken op kaarten en kunnen paginaʹs naast elkaar geplaatst worden voor tekstvergelijking. De website is gebaseerd op het programma Digitool van Ex Libris. Bij het vastleggen van informatie over de objecten en de bestanden wordt in Digitool uitsluitend gewerkt met open internationale standaarden. Zo worden itembeschrijvingen aangemaakt in Marc21. Transcripties worden gecodeerd in TEI (Text Encoding Initiative ; DEN ICT‐register C.03.01.12.01) en samengestelde digitale objecten worden gecodeerd via de standaard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard ; DEN ICT‐register C.02.02.01.03). Collectiebeschrijvingen zijn vervaardigd op basis van EAD ( Encoded Archival Description ; DEN ICT‐register C.02.02.01.04 ). Door gebruik te maken van EAD kan voor iedere collectie op een uniforme manier informatie worden vastgelegd over onder meer de inhoud, de omvang en de herkomst van de collectie als geheel. Bij archiefcollecties wordt naast deze algemene beschrijving ook informatie gegeven over de afzonderlijke collectieonderdelen. Aan de EAD wordt in dat geval een inventaris toegevoegd. Momenteel zijn ruim 100 EAD‐beschrijvingen beschikbaar van onder meer de collecties d’Ablaing, Hemsterhuis, Gronovius, Burmannus, De Jong, De URL is http://disc.leidenuniv.nl
4
18
Fruin, Boekenoogen, Galestin, Hotz, Snouck‐Hurgronje, Gützlaff, Boom, Cleveringa en Grégoire. In 2008 zullen daar nog eens 25 beschrijvingen aan worden toegevoegd. Het streven is om in 2009 alle collecties te hebben ontsloten via EAD.
3.5. De UB‐website Naast de bovengenoemde bronnen kan eveneens veel informatie gevonden worden via de website‐pagina’s van de Bijzondere Collecties. De website van de UB is in 2007 in het kader van een universiteitsbreed project volledig vernieuwd. De website is hierbij omgevormd naar een vraaggerichte website. De webpagina’s worden beheerd via het Tridion Content Management System.
19
4. Taken en werkprocessen Het onderstaande diagram biedt een schematisch overzicht van de werkprocessen die binnen de sector Bijzondere Collecties worden uitgevoerd. In het geheel van de werkprocessen binnen de sector nemen de collecties uiteraard een centrale positie in. De sector levert rond deze collecties een aantal diensten en producten ten behoeve van de bezoekers van de bibliotheek en externe erfgoedinstellingen. De term ‘bezoekers’ moet ruim worden opgevat. Deze verwijst naar de doelgroepen die in paragraaf 3.2. zijn beschreven: onderzoekers, docenten, studenten, alumni en algemeen geïnteresseerden uit binnen‐ en buitenland.
4.1. Acquisitie De sector heeft een taak in de uitbreiding van de bijzondere collecties, en probeert hierbij te voldoen aan de vraag vanuit onderwijs en onderzoek van vooral de Universiteit Leiden, maar ook aan de vraag vanuit andere nationale en internationale instellingen. Collectievorming vindt enerzijds plaats door aankopen en anderzijds door schenkingen en legaten. Voor het doen van aankopen wordt de markt in de gaten gehouden, worden veiling‐ en handelaarscatalogi bestudeerd, en worden handelshuizen en galeries bezocht. Overleg met collega‐collectiespecialisten van andere instellingen kan van groot belang
20
zijn bij het doen van aankopen. Het aanschafbeleid kan via deze weg worden afgestemd worden overlappingen te vermijden. Daarnaast is overleg met mogelijke externe geldschieters (Vriendenverenigingen, andere fondsen) wenselijk. Collectievorming vindt plaats vanuit een grondige kennis van de aanwezige collecties en wensen vanuit de opleidingen. Collectievorming door schenkingen e.d. wordt vooral beïnvloed door het onderhouden van netwerken.
4.2. Conserveren en restaureren Een tweede belangrijke taakstelling van de sector is het beheren en beschermen van de collecties zodat ook latere generaties er nog gebruik van kunnen maken. Om stukken fysiek toegankelijk te maken worden archieven en collecties geordend, genummerd, gefolieerd, geëtiketteerd, opgeborgen in zuurvrije omslagen of in dozen en geplaatst in kluis of magazijn. In de kluis worden verschillende plaatsingssystemen gebruikt. Dit is deels afhankelijk van de aard van het materiaal, en deels van de deelcollectie waartoe stukken van oudsher behoren. Boeken en overige objecten die te slecht zijn om na gebruik weer op de plank te zetten, of zelfs vooraf te kwetsbaar blijken om uit te geven, komen in aanmerking voor conservering/restauratie. Objecten worden ter restauratie aangeboden naar aanleiding van: aanvragen van boeken door gebruikers voor raadpleging op de leeszaal of voor reproducties aanvragen van objecten voor tentoonstellingen (evt. bijdrage in kosten) binnenkomst van nieuwe aanwinsten Tot slot kan het benutten van externe financiering van conserveringsprojecten een aanleiding zijn voor conserveringsactiviteit. Een andere ‘aangever’ van conserveringsprojecten kan zijn de ontsluiting van een collectie: een collectie wordt ontsloten en er verschijnt een catalogus waarin reproducties moeten verschijnen, waarvoor conserverende behandelingen noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld papyri een collectie wordt ontsloten waarna een toename in het gebruik wordt verwacht en de toestand van de objecten staat dat gebruik niet toe. Een voorbeeld hiervan is de Huygenscollectie. Oud materiaal dat nieuw bij de UB binnenkomt is een potentiële bron van besmetting. Het kan insecten, schimmel of bacteriën herbergen. Om te voorkomen dat de collecties wordt gecontamineerd is een quarantaineruimte ingericht waar het nieuwe materiaal tijdelijk geplaatst kan worden.
21
4.3. Ontsluiting Om een inzicht te kunnen geven in de materialen die worden beheerd moeten deze uiteraard goed worden beschreven. Het gaat hierbij niet alleen om het beschrijven van nieuwe aanwinsten. Catalogiseren en digitaliseren kan ook retrospectief plaatsvinden. Dit kan op twee niveau’s: collectieniveau: beschrijven van (deel)collecties (beschikbaarstelling via EAD) itemniveau: beschrijven van individuele objecten. Dit kan op een oppervlakkige manier plaatsvinden middels ‘short titles’ of meer diepgaand. Daarnaast worden diverse documentatiesystemen bijgehouden van publicaties die stukken uit de Leidse bijzondere collecties als onderwerp hebben, de zogenaamde secundaire literatuur. Op dit moment wordt een beperkt deel van de bijzondere collecties (oude drukken, brieven (deels) en kaarten (deels) ontsloten in de geautomatiseerde catalogus. Deze beschrijvingen worden niet door de sector Bijzondere Collecties vervaardigd, maar door de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer (VOM). Prenten, tekeningen, foto’s en handschriften worden ontsloten via Bijzondere Collecties Digitaal.
4.4. Fysieke beschikbaarstelling Bezoekers van de Leeszaal Bijzondere Collecties kunnen ter plekke stukken aanvragen en inzien. Het aanvragen van stukken uit de Bijzondere Collecties gebeurt voor het grootste deel handmatig: de bezoeker vult een aanvraagbonnetje in, en de medewerker haalt de gevraagde stukken uit de kluis. Op de balie van de Leeszaal ligt een gastenboek waarin men zich bij elk bezoek dient in te schrijven (naam, adres, voor welk deel van de collectie men komt en reden van het bezoek). Vóor afgifte van de stukken aan de bezoeker worden bepaalde materialen eerst gewogen. Soms kan in plaats van het origineel worden volstaan met de uitgifte van digitale reproducties, microfilms, microfiches of bruikbare facsimile’s. De meeste oude drukken zijn opvraagbaar via de geautomatiseerde catalogus. Aanvragen, afgifte en retourontvangst lopen voor dit materiaal volledig geautomatiseerd via het bibliotheeksysteem. De Leeszaal Bijzondere Collecties is in 2007 en 2008 grondig verbouwd, en is op 4 maart 2008 geopend voor het publiek. De leeszaal is voorzien van een nieuw interieur en er is eveneens een stiltegebied gecreëerd, waar men in alle rust kan werken, tegenover een gebied rondom de balie waar meer activiteit plaatsvindt. Ook bestaat er nu de mogelijkheid om een draadloze verbinding te maken met het internet en met het universitaire netwerk.
22
Bij de fysieke beschikbaarstelling is het van belang dat het materiaal op de juiste wijze gehanteerd wordt. De baliemedewerker heeft als taak om de bezoeker hiervoor aanwijzingen te geven. Bezoekers die zeer kostbare of kwetsbare materialen ter inzage hebben krijgen een plaats toegewezen in de zaal. De baliemedewerkers houden toezicht op alle bezoekers in de zaal. Er is momenteel ook camerabewaking aanwezig. Alle materialen worden, voordat zij worden uitgegeven, gewogen met een zeer gevoelige weegschaal. Na terugontvangst worden de materialen opnieuw gewogen, om te bepalen of alle objecten volledig zijn geretourneerd. Hierna gaan de objecten terug naar de kluis of het magazijn. De originele aanvraagbon wordt bewaard en periodiek gesorteerd.
4.5. Bruikleenverzoeken De Universiteit Leiden werkt mee aan het uitlenen van stukken uit de bijzondere collecties voor tentoonstellingen met een wetenschappelijk en/of cultureel doel die bij andere instellingen worden georganiseerd. In deze situatie kan het materiaal in bruikleen worden gegeven voor de duur van de tentoonstelling. Verzoeken van binnen‐ en buitenlandse musea en bibliotheken voor het tentoonstellen van stukken uit de bijzondere collecties worden afgehandeld volgens een vaste procedure. Na binnenkomst van een officieel bruikleenverzoek wordt de fysieke staat van de aangevraagde stukken én de tentoonstellingsomstandigheden in de aanvragende instelling beoordeeld. Stukken worden uitgeleend op basis van een bruikleenovereenkomst.
4.6. Digitalisering Het aanvragen van reproducties uit bijzondere werken vindt veelal plaats omdat klanten dit nodig hebben voor studiedoeleinden of voor publicaties. De baliemedewerkers bepalen in overleg met de klant wat men precies wil hebben. Zij controleren of er al eerder reproducties van het gevraagde materiaal gemaakt zijn die voor hergebruik in aanmerking komen (microfilms/fiches, dia’s, digitale bestanden). Zij beoordelen eveneens aan de hand van de fysieke staat van het object of en welke reproductie mogelijk is. De bestelling wordt voorbereid voor de fotograaf, de voortgang wordt bewaakt, er vindt controle plaats van het geleverde product en de verzending wordt geregeld. De digitale opnamen die door klanten zijn aangevraagd worden steeds bewaard, voorlopig op CD/DVD. In een Excelbestand wordt bijgehouden welke digitale bestanden aanwezig zijn en op welke CD zij zich bevinden. Om hergebruik mogelijk te maken wordt sinds kort zoveel mogelijk volgens een uniforme richtlijn gescand en wordt het door de klant gevraagde formaat hiervan afgeleid. Hiernaast participeert de UB ook in landelijke digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze en het Geheugen van Nederland. Via beide programma’s kunnen collecties van nationaal of internationaal belang integraal worden gedigitaliseerd.
23
Bij tekstueel materiaal kan digitaliseren eventueel ook betrekking hebben op het vervaardigen van een machine‐leesbare versie van de tekst. Bij moderne gedrukte boeken kan dit over het algemeen worden gerealiseerd via OCR (Optical Character Recognition). Bij handschriften zal de tekst handmatig moeten worden getranscribeerd. Machine‐leesbare tekst kan worden gecodeerd met behulp van TEI (Text Encoding Initiative).
4.7. Analoge reproducties In een aantal specifieke gevallen worden ook analoge reproducties vervaardigd op microfilm of op dia. Van deze reproducties wordt een moederexemplaar bewaard in de filmkluis voor eventueel hergebruik. Registratie hiervan wordt bijgehouden in een kaartsysteem.
4.8. Digitale beschikbaarstelling In 2007 is een infrastructuur opgezet voor het beheer en de presentatie van digitale reproducties. Digitale objecten en beschrijvingen hiervan kunnen worden opgeslagen in het programma Digitool. De publieksinterface van dit programma wordt aangeboden onder de naam Digital Special Collections. 5
4.9. Informatievoorziening Gebruikersondersteuning en voorlichting vinden plaats op diverse manieren en via diverse kanalen. Gebruikers van de bijzondere collecties kunnen informatie vinden op de website en kunnen met vragen terecht bij de balie van de leeszaal bijzondere collecties (via mail, telefonisch, of face‐to‐face). Bij de informatiefunctie van de afdeling gaat het om de volgende vormen van eerstelijns informatievoorziening: verstrekken van informatie over de diverse ontsluitingssystemen catalogi, inventarissen (digitaal/gedrukt) assisteren bij het gebruik van de verschillende informatiesystemen doorverwijzen van bezoekers naar informatiespecialisten/conservatoren en externe informatiebronnen verstrekken van informatie over de handbibliotheek
http://disc.leidenuniv.nl
5
24
Conservatoren geven tweedelijns ondersteuning bij de informatiefunctie en onderhouden daarnaast directe contacten met onderzoekers en docenten op hun vakgebied. Kennis over de collecties wordt eveneens op de volgende manieren uitgedragen: 1. Verschillende bibliotheekmedewerkers participeren in het onderwijs binnen de Universiteit Leiden of bij andere onderwijsinstellingen. Veelal gaat het hierbij om cursussen, colleges, lezingen of symposia waarbij informatie over het bibliotheekmateriaal wordt verstrekt. 2. Er worden tentoonstellingen ingericht waarin onderdelen van de collecties onder het voetlicht worden gebracht. Het kan hierbij gaan om tentoonstellingen waarbij de objecten fysiek worden geëxposeerd. In toenemende mate worden er ook digitale tentoonstellingen samengesteld, waarbij digitale reproducties van de objecten en beschrijvingen hiervan online kunnen worden bekeken. Soms verschijnt hierbij een catalogus. 3. Over de collecties worden boeken en artikelen geschreven door medewerkers van de bibliotheek.
4.10. Samenwerkingsverbanden De UB Leiden participeert in diverse nationale en internationale projecten. De drukken van vóór 1501 zijn opgenomen in Incunabula Short Title Catalogue (ISTC) en de in Nederland gedrukte werken uit de periode 1541‐1800 in de Short Title Catalogue Netherlands (STCN) De brieven die in de UB Leiden worden beheerd worden ontsloten via de Catalogus Epistularum Neerlandicarum (CEN) Medieval Manuscripts in Dutch Collections is een database met beschrijvingen van alle Middeleeuwse handschriften van voor 1550 die in Latijns schrift zijn opgesteld en die worden beheerd in openbare en semi‐openbare collecties in Nederland. Het project is in september 2007 voltooid. Via deze website kan ook informatie worden gevonden over de ca. 500 Leidse Middeleeuwse handschriften. In 2003 is op initiatief van het Scaliger Instituut een project van start gegaan waarbij onderzoek wordt verricht naar de Leidse botanist Carolus Clusius (1526‐1609). Eén van de doelstellingen van het project is het digitaliseren van de correspondentie van Clusius. Het grootste deel ervan berust in de UB Leiden en is in digitale vorm toegankelijk via Digital Special Collections. Het project wordt deels gefinancierd door NWO, en is ingebed in een internationaal netwerk van wetenschappers die zich bezig houden met Carolus Clusius. De UB neemt deel aan Metamorfoze, het nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed, en Het Geheugen van Nederland, het nationale programma voor de digitalisering van het Nederlands cultureel erfgoed. In het verleden zijn subsidies
25
ontvangen voor het conserveren, digitaliseren en ontsluiten van de collecties Beets, Boekenoogen, Busken Huet, Haverschmidt en De Jong, en de correspondentie uit de collectie Snouck Hurgronje. Programma’s als Metamorfoze en het Geheugen van Nederland kunnen voor de UB Leiden interessant zijn omdat het materiaal hiermee in een nationale context kan worden gepresenteerd aan een breed geïnteresseerd publiek. De afbeeldingen en beschrijvingen bij de objecten kunnen worden opgenomen in Digital Special Collections, zodat deze collecties dan digitaal doorzocht en bestudeerd kunnen worden, met toegang via internet. Bovendien zullen de TIFF‐ bestanden in het e‐depot van de KB worden opgeslagen en langdurig bewaard. Met het digitaliseren van de bijzondere collecties kan de UB Leiden veel meer gebruikers binnen en buiten de Universiteit Leiden bereiken. Daarnaast maakt het digitaliseren van tekstbestanden nieuwe vormen van wetenschapsbeoefening mogelijk maken doordat (oude) teksten integraal doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. De UB Leiden heeft samen met de UB Amsterdam en de KB in 2006 eenmalig M € 3 gekregen van het Ministerie van OCen W voor het digitaliseren van een deel van de bijzondere collecties. De selectie van het materiaal komt tot stand in samenspraak met de onderzoekers. Het project, getiteld ‘Dutch Prints Online’ wordt gecoördineerd door de KB en is inmiddels van start gegaan. Het heeft als doel om 1.3 miljoen pagina’s (of circa 5.000 boeken) uit de bijzondere collecties van deze 3 bibliotheken integraal beschikbaar te stellen via internet. Het betreft hier een eerste stap in de richting van een nationaal programma digitalisering ten behoeve van de geesteswetenschappen. In samenwerking met de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden werkt de UB aan het project ‘Zorgen voor de archieven’ waarbij het cultureel erfgoed in de archieven van de faculteit W&N wordt ontsloten en beheerd. Eén van de deelprojecten richt zich op het archief van de Leidse sterrenkundige de Sitter. De UB zal zorg dragen voor de conservering van het materiaal, en zal eveneens de digitale toegankelijkheid van het archief verbeteren. Het Centre of Art and Archaelogical Sciences (CAAS) is een samenwerkingsverband tussen de TU Delft en de Universiteit Leiden waarbij innovatieve technologieën worden ingezet bij het van archeologisch of kunsthistorisch onderzoek. De Leidse instellingen met collecties op het gebied van de exacte wetenschappen gaan samenwerken op een aantal terreinen om de collecties breed en digitaal toegankelijk te maken. Het gaat om het Anatomisch Museum, Museum Boerhaave, Hortus botanicus Leiden/Nationaal Herbarium Nederland, Naturalis en de Universiteitsbibliotheek Leiden. De collecties van deze instellingen hebben vaak een intellectueel of historisch verband. Door samenwerking en digitalisering zal dit op een samenhangende wijze gepresenteerd worden. Dit kan een impuls geven aan onderwijs en onderzoek. Zo bouwen de instellingen zowel hun rol in onderwijs en onderzoek als hun publieksfunctie gezamenlijk verder uit.
26
Bij de doelstelling om beschrijvingen en digitale reproducties ook in te zetten in een ander kader, zoals thematische websites of informatieportals, is een aantal technische aspecten van belang: De object‐ en collectiebeschrijvingen moeten door externe partijen automatisch gekopieerd worden voor hergebruik via OAI‐PMH. Alle object‐ en collectiebescherijvingen moeten ook beschikbaar zijn in de 15 basisvelden van Dublin Core. Metadata moeten eenduidig zijn gestructureerd via XML. Internationale lettertekens moeten correct worden weergegeven door gebruik te maken van Unicode (UTF‐8). Om koppelingen mogelijk te maken met informatie die zich elders in Nederland bevindt, of daarbuiten, is het van groot belang dat er gebruik wordt gemaakt van open en interationale standaarden. Een belangrijk voorbeeld van een open standaard is XML (eXtensible Markup Language ; DEN ICT‐register C.02.01.01.10 ). Deze standaard is open omdat W3C de specificaties van deze standaard integraal voor het publiek heeft opengesteld. Door gebruik te maken van open standaarden wordt de kans dat informatie op technische en inhoudelijk niveau kan worden uitgewisseld aanzienlijk vergroot.
27
5. Knelpunten en uitdagingen Hoofdstuk 3 bood een overzicht van de werkprocessen die binnen de sector Bijzondere Collecties worden uitgevoerd. In dit hoofdstuk wordt aangegeven bij welke van deze werkprocessen knelpunten bestaan. Eveneens wordt hierbij de vermoedelijke oplossingsrichting aangegeven. De genoemde uitdagingen worden nader uitgewerkt in hoofdstuk 7, “Vervolgprojecten”.
5.1. Ontsluiting 5.1.1. Knelpunten 5.1.1.1.
5.1.1.2.
5.1.1.3.
Een groot deel van de bijzondere collecties is nog niet vindbaar via online zoeksystemen. Collecties zijn vaak wel beschreven, maar alleen in niet‐digitale toegangen. Deze bestaan uit gedrukte catalogi, inventarissen of kaartenbakken. Deze toegangen kunnen ook informatie over de collecties geven, zoals verwijzingen naar secundaire literatuur, en zijn verspreid over de kamers en studiezalen van de sector. Ze zijn alleen op locatie raadpleegbaar en zijn ook verschillend van opzet. Door de herinrichtingsplannen van de bibliotheek komen de niet‐digitale toegangen ook ruimtelijk in de knel. Bij het gebruikersonderzoek dat begin 2008 heeft plaatsgevonden bleek dat voor veel gebruikers het on‐line beschikbaar stellen van informatie over de collecties de hoogste prioriteit verdient. 6 Er is nog geen sprake van één werkproces voor ontsluiting van de Bijzondere Collecties. Dit komt vooral door de aard van de verschillende materialen én door het gebruik van verschillende (geautomatiseerde en niet‐ geautomatiseerde) systemen. De ontsluiting op collectieniveau gebeurt sinds kort wel volgens een eenduidige, voor alle collecties geldende, procedure. De Marc21 standaard wordt gebruikt in zowel de Digitool repository als in Aleph, het catalogussysteem. Het gebruik komt echter niet volledig overeen. Voor het gebruik van Marc21 in Digitool is een gestandaardiseerd beschrijvingsformaat ontwikkeld dat recht doet aan het gebruik van specifieke beschrijvingselementen voor bijzondere collecties. Het Marc21‐formaat in Aleph is echter primair ingericht op de moderne collecties. Om beschrijvingen in Aleph te gebruiken moet er eerst worden gecatalogiseerd in de GGC. De titelbeschrijvingen worden vanuit het GGC via een automatisch proces naar Aleph overgezet. Deze overzetting is een belangrijk knelpunt omdat hierin een omzetting van het GGC‐formaat (PICA3) naar het Aleph‐formaat (Marc21)
Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008), p. 18. 6
28
5.1.1.4.
plaatsvindt. Hierbij wordt niet volledig rekening gehouden met specifieke beschrijvingselementen voor bijzondere collecties. Het GGC‐formaat zelf is een tweede knelpunt: ook hier zijn discrepanties tussen de aangeboden mogelijkheden en de gewenste beschrijvingselementen. Tot slot is er ook een verschil wat betreft het bibliografische niveau waarop wordt gecatalogiseerd. Bij gedrukte werken speelt vaak het verschil tussen de bibliografische beschrijving en de exemplaarbeschrijving een belangrijke rol. Er worden immers vele exemplaren van een boek gedrukt. De bibliografische beschrijving bevat dan alle informatie waarmee een werk in de catalogus kan worden gevonden, zoals de auteur, de titel, onderwerpscodes en jaar en plaats van uitgave. Bij de bibliografische beschrijving wordt bij gedrukte werken een record toegevoegd dat individuele exemplaren beschrijft. In deze exemplaarbeschrijving staat in alle gevallen de fysieke bewaarplaats van het werk, zodat vervolgens exemplaren kunnen worden uitgeleend of ter inzage gegeven. Bij bijzonder materiaal speelt dit onderscheid over het algemeen geen rol, omdat het hier, op uitzonderingen na, om unica gaat. In tegenstelling tot de records die moderne collecties beschrijven zullen de bibliografische records van de sector Bijzondere Collecties ook veel informatie over exemplaren bevatten. Onder meer wordt de signatuur ook opgenomen in het bibliografische record. Ook bij oude drukken kan er voor worden gekozen om exemplaar‐specifieke informatie op te nemen in het bibliografische record. Het gaat dan niet alleen om de signatuur, maar ook bijvoorbeeld de bindwijze, de herkomstgeschiedenis en het voorkomen van annotaties. In Aleph worden edities beschreven, en in Digitool exemplaren. In de terminologie van het FRBR model van het IFLA kan er worden gezegd dat er in Aleph wordt gecatalogiseerd op het niveau van manifestations, en in Digitool op het niveau van items. 7
5.1.2. Uitdagingen 5.1.2.1 5.1.2.2
De niet‐digitale toegangen tot de collectie moeten gedigitaliseerd worden en opgenomen in de daarvoor in aanmerking komende systemen. De niet‐digitale toegangen tot secundaire literatuur moeten nader worden geanalyseerd op inhoud en structuur. Daarna kan worden vastgesteld welke informatie digitaal beschikbaar moet komen en op welke manier deze informatie in de bestaande systemen kan worden opgenomen.
Meer informatie over het FRBR model kan worden gevonden in : IFLA Study Group on the Functional
7
Requirements for BibliographicRecords, Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report. München 1998.
29
5.1.2.3
5.1.2.4
5.1.2.5
In de bibliotheekcatalogus moet ervoor worden gezorgd dat bijzondere materialen op een passende manier kunnen worden doorzocht en gepresenteerd. Het gaat daarbij om indexen ten behoeve van het zoeken, invoerschermen en presentatie van catalogusrecords. In de catalogus moet voor items uit de bijzondere collecties de signatuur prominent aanwezig zijn in de presentatie van de gegevens over het item. De geautomatiseerde download van titelbeschrijvingen uit het GGC naar de bibliotheekcatalogus moet worden aangepast. De specifieke beschrijvingselementen voor bijzondere collecties moeten overgezet worden naar de juiste beschrijvingselementen in de catalogus. Er moet onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheid om unica in Aleph op te nemen. Bij dit soort materialen zal mogelijk veel van de informatie die nu in het exemplaarblok staat in het bibliografische record komen te staan.
5.2. Beschikbaarstelling 5.2.1. Knelpunten 5.2.1.1.
De huidige procedure voor het aanvragen van stukken uit de Bijzondere Collecties wordt door veel bezoekers en medewerkers als tijdrovend en inefficiënt ervaren. Gebruikers hebben over het algemeen begrip voor het strenge beleid bij de uitgifte van de materialen, maar geven aan dat de procedure veel gemakkelijker zou kunnen verlopen wanneer aanvragen on‐ line kunnen worden ingediend. 8
5.2.2. Uitdagingen 5.2.2.1.
Al het bijzondere materiaal moet in principe via de bibliotheekcatalogus aangevraagd kunnen worden. Een voorwaarde hiervoor is uiteraard dat de beschrijvingen van het materiaal ook in Aleph aanwezig zijn, en elk bibliografisch record dient van items te worden voorzien.
5.3. Digitalisering 5.3.1. Knelpunten 5.3.1.1.
Wanneer digitale reproducties eenmaal zijn vervaardigd is het nog niet volledig duidelijk op wat voor manier deze bestanden kunnen worden
Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008), p. 13. 8
30
5.3.1.2.
5.3.1.3.
5.3.1.4.
5.3.1.5.
opgenomen in de bibliotheeksystemen van de UB. Zoals al eerder vermeld bestaan er nog verzamelingen van digitale afbeeldingen op CD’s, DVD’s en externe harde schijven op verschillende schijven (zowel PC‐gebonden als netwerkschijven), waarvan vooralsnog niet duidelijk is wat hiermee moet gebeuren. Digitaliseringsopdrachten worden momenteel afgehandeld in samenwerking met het Universitair Facilitair Bureau (UFB). Het UFB brengt hoge kosten in rekening voor het vervaardigen van een scan, en de ervaring leert dat er niet altijd een snel resultaat kan worden gegarandeerd. Ook gebruikers ervaren de prijs als te hoog en het proces als te tijdrovend. Bij het gebruikersonderzoek dat begin 2008 heeft plaatsgevonden hebben vele ondervraagden aangegeven dat zij de mogelijkheid om online reproducties te bestellen zeer zouden waarderen. Eveneens wordt betreurd dat er nog weinig voorzieningen zijn om zelf ter plaatse foto’s of scans te maken. 9 Er zijn verschillende formaten voor digitale afbeeldingen in gebruik. Dat wordt mede veroorzaakt door de verschillende manieren waarop de digitale afbeeldingen tot stand komen: via individuele verzoeken om digitale kopieën, via interne en externe digitaliseringsprojecten, via het restauratieatelier, enzovoort. Het is de vraag hoe de kwaliteit van digitale archiefkopieën zich zou moeten verhouden tot het aanwezig zijn van foto’s, negatieven en andere “analoge” kopieën (microfilm, microfiche, enz.) die gemakkelijk opnieuw digitaliseerbaar zijn.
5.3.2. Uitdagingen 5.3.2.1.
5.3.2.2.
5.3.2.3. 5.3.2.4.
De verspreide verzamelingen van gedigitaliseerd materiaal moeten worden overgezet naar de beelddatabank. Hiervoor moet een procedure met bijbehorende conversiescripts worden ontworpen. Er moet onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheid om een eigen ‘digitaliseringstraat’ in te richten, waarmee medewerkers van de UB snel en relatief voordelig kunnen scannen. Er moeten werkprocessen worden ontwikkeld voor het verwerken van de digitale reproducties. Er moet een richtlijn komen waarin de methode van opnemen, de gewenste kwaliteit en het bestandsformaat van digitale afbeeldingen van items uit de collecties wordt vastgelegd. Hierbij moet rekening gehouden worden met de verschillende materiaalsoorten.
Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008), p. 17. 9
31
5.4. Acquisitie 5.4.1. Knelpunten 5.4.1.1.
Er zijn in de sector veel verschillende manieren om aanwinsten bij te houden. Dit gebeurt deels op papier, niet digitaal en deels in systemen zoals Digitool, Aleph, of in MS Word.
5.4.2. Uitdagingen 5.4.2.1.
Voor de verwerving en verwerking van nieuwe aanwinsten moet een uniform werkproces worden opgesteld. Om dit mogelijk te maken zullen bepaalde aanpassingen aan de bibliotheeksystemen van de UB moeten worden doorgevoerd. Hierbij zullen ook andere sectoren van de bibliotheek betrokken zijn.
5.5. Conserveren 5.5.1. Knelpunten 5.5.1.1.
Sinds het begin van het werk in het restauratieatelier is van de behandelingen verslag gedaan in een database. Op deze manier is een zoekinstrument ontstaan waarin op de plaatsingscode, maar ook op de titel of auteur, of jaar van behandeling gezocht kan worden. Deze database is een archief voor de restaurator zelf, maar kan ook worden gebruikt door de conservatoren of bezoekers, die van een bepaald stuk willen weten hoe de toestand vòòr de behandeling was. Deze informatie is momenteel helaas niet toegankelijk voor bibliotheekbezoekers, omdat zij niet weten dat deze documentatie bestaat. In het object zelf wordt namelijk geen herkenningskenmerk aangebracht in de vorm van een potloodaantekening of een etiket.
5.5.2. Uitdagingen 5.5.2.1. Een mooie manier om deze gegevens toch aan het object te koppelen is door deze in de bibliotheekcatalogus of in Digital Special Collections te vermelden. In eerste instantie zou een vermelding bij de objectbeschrijving kunnen volstaan. Een situatie waarin gebruikers online toegang kunnen krijgen tot de database zou het meest wenselijk zijn. De documentatie bestaat niet alleen uit de database, maar ook uit foto’s die een indruk geven van de conservering‐ en restauratiewerkzaamheden. De fotodocumentatie kan worden ondergebracht in Digital Special Collections.
32
5.6. Bruikleenverzoeken 5.6.1. Knelpunten 5.6.1.1.
Alleen de uitlening van oude drukken kan in het bibliotheeksysteem worden geregistreerd. Voor de andere collecties zijn in het verleden diverse (papieren) administraties bijgehouden. Controle op tijdige en correcte terugontvangst is vooralsnog vooral een handmatige actie. Om bruikleenverzoeken echt goed te kunnen beoordelen is grote behoefte aan een geautomatiseerd systeem waaruit is af te lezen welke stukken in welke perioden tentoongesteld zijn.
5.6.2. Uitdagingen 5.6.2.1.
Analoog aan de manier waarop uitleningen bij de moderne collecties worden geregistreerd moet er een systeem worden ingericht waarin bruiklenen van bijzondere collecties aan andere erfgoedinstellingen kunnen worden geregistreerd. Er moet eveneens worden onderzocht of de oudere papieren documentatie retrospectief kan worden ingevoerd.
5.7. Analoge reproducties 5.7.1. Knelpunten 5.7.1.1.
Er zijn enkele kaartenbakken met toegang tot analoge reproducties van items in de vorm van microfilms, dia’s, foto’s, enzovoort, die zijn opgeborgen in de filmkluis. Wanneer om een reproductie wordt verzocht wordt nu eerst in Digitool gezocht naar een digitale reproductie en vervolgens in de kaartenbakken naar een bestaande analoge reproductie voordat het object zelf wordt gefotografeerd. Wanneer analoge reproducties bestaan van gedrukte werken is dit vermeld in de on‐line catalogus.
5.7.2. Uitdagingen 5.7.2.1. 5.7.2.1.
De gegevens van de kaartenbakken moeten worden overgezet naar Aleph en Digitool. Het materiaal in de filmkluis moet worden beoordeeld op kwaliteit en mogelijkheden om te digitaliseren. De materialen die gedigitaliseerd kunnen worden moeten vervolgens worden opgenomen in Digitool
33
5.8. Digitale beschikbaarstelling en zoeksystemen 5.8.1. Knelpunten 5.8.1.1.
5.8.1.2.
5.8.1.3.
5.8.1.4. 5.8.1.5.
Het belangrijkste knelpunt voor de gebruikers van de collecties is dat zij tevoren moeten weten in welk systeem zij moeten zoeken om bepaalde items te kunnen vinden. Er zijn nog onvoldoende mogelijkheden om tegelijkertijd in meer catalogi van bijzondere collecties te kunnen zoeken. Een tweede knelpunt wordt veroorzaakt door het gebruik van meer beschrijvingstalen. Zo worden bijvoorbeeld prenten in het Engels gecatalogiseerd en handschriften in het Latijn, Nederlands en Engels. Hier speelt ook nationale en internationale samenwerking een rol. Voor de toegang op onderwerp worden verschillende systemen gebruikt: de AAT, Iconclass, LoC, Basisclassificatie en eigen trefwoordsystemen of classificaties. De huidige zoekinterfaces voor bijzondere collecties zijn niet optimaal. De situatie rond beeldrecht is niet duidelijk. In de collecties prenten, tekeningen en foto’s is sprake van auteursrechten. Bij gebruik en presentatie van dit materiaal door eindgebruikers moet hiermee rekening worden gehouden. Alle objecten in Digital Special Collections worden vooralsnog kosteloos en zonder toegangsbeperkingen aangeboden. Alle informatie is dus Open Content. Er is besloten om pas een oplossing te gaan zoeken wanneer er problemen gaan ontstaan op het gebied van het auteursrecht. Dit zal het geval zijn wanneer een niet achterhaalde rechthebbende bezwaar aantekent tot de openbaarheid van het materiaal.
5.8.2. Uitdagingen 5.8.2.1.
5.8.2.2. 5.8.2.3.
5.8.2.4.
Een algemene toegang op alle collecties (inclusief de moderne collectie) is gewenst. Daarnaast moet het mogelijk worden om specifiek binnen collecties en/of beperkt tot materiaalsoort te kunnen zoeken. Er is onderzoek nodig naar tools die het mogelijk maken om beschrijvingen in verschillende talen met één zoekopdracht te kunnen vinden. Voor de bijzondere collecties moet een goed werkend systeem voor onderwerpsontsluiting worden ontwikkeld. Hierbij moet worden afgestapt van lokaal ontwikkelde thesauri, en moet aansluiting worden gezocht bij al bestaande trefwoordenthesauri. De situatie rond beeldrecht moet in kaart worden gebracht. De beelddatabank moet de toegangsbeperkingen die hieruit voortkomen ondersteunen. Mogelijk kunnen bestanden worden gepubliceerd via een Creative Commons licentie.
34
5.9. Samenwerking 5.9.1. Knelpunten 5.9.1.2.
De itembeschrijvingen in Aleph en Digitool kunnen via Dublin Core/XML (DEN register, C.02.02.01.02) beschikbaar gesteld worden. De mapping van Marc21 naar Dublin Core vormt echter mogelijk een knelpunt. De mapping zoals deze momenteel is ingesteld sluit niet volledig aan bij de door de LoC voorgestelde standaard mapping. Dit heeft te maken met het feit dat er bij de concordantie tussen MARC21 en DC een hoger detailniveau is nagestreefd dan mogelijk is. Dublin Core een zeer eenvoudige standaard die uit slechts 15 metadata elementen bestaat. Er zijn verschillende lokale velden in DC gedefinieerd, bijvoorbeeld om een onderscheid te kunnen maken bij de gebruikte onderwerpsontsluiting. Waar DC alleen het element “subject” aanbied wordt in Digitool gebruik gemaakt van local.marc650 en local.marc690 om onderscheid te maken tussen Library of Congress Subject Headings en GGC‐trefwoorden. Bij de uitwisseling van metadata‐records kunnen deze locale toevoegingen aan DC echter tot grote problemen leiden.
5.9.2. Uitdagingen 5.9.1.2.
Er moet een analyse worden gemaakt van de problemen die er momenteel kunnen ontstaan bij het uitwisselen van gegevens uit Digitool.
35
6. Architectuur Binnen de Leidse Universiteitsbibliotheek wordt momenteel gewerkt aan een bruikbare en toekomstbestendige infrastructuur voor digitale toegang tot Bijzondere Collecties. Deze infrastructuur moet op detailniveau nog worden uitgewerkt, maar de fundering hiervan is inmiddels gelegd. Dit hoofdstuk zal op de eerste plaats in paragraaf 6.2. ingaan op de verschillende standaarden en technieken die worden gebruikt bij het ontsluiten van het bijzondere materiaal van de Leidse universiteitsbibliotheek. Paragraaf 6.2. zal een toelichting geven op de technische infrastructuur die is ingericht voor de opslag en de presentatie van al deze gegevens.
6.1. Informatiearchitectuur 6.1.1. Beschrijvende metadata Een belangrijk uitgangspunt bij het beschrijven van het materiaal is dat er gebruik wordt gemaakt van open standaarden. In de ideale situatie kunnen externe partijen zonder problemen gebruik maken van de beschrijvingen van de UB Leiden. Omgekeerd kan de UB Leiden ook op een eenvoudige manier data betrekken van andere partijen. Dit laatste kan alleen wanneer gebruik wordt gemaakt van technieken en standaarden die internationaal worden erkend. Hoewel het gebruik van standaarden essentieel is om gegevens uit te kunnen wisselen is het ook van belang dat de metadata‐formaten flexibel zijn. Verschillende materiaaltypen brengen vaak specifieke vereisten met zich mee, en deze verscheidenheid moet ook goed tot uitdrukking kunnen worden gebracht. Voor het beschrijven van fysieke objecten en elektronische bestanden zijn verschillende metadata‐formaten beschikbaar. Welke formaten precies moeten worden gebruikt hangt af van het niveau waarop het materiaal wordt beschreven, en van de gebruiksdoeleinden van de beschrijvingen. Er kan een onderscheid worden gemaakt in drie bibliografische niveaus: individuele objecten, samengestelde objecten en collecties. Op de eerste plaats bezit de UB vele individuele stukken, die elk een afzonderlijk signatuur hebben gekregen. De signatuur is een identificerend kenmerk dat het object binnen de instelling uniek maakt. Deze signatuur wordt vaak gebruikt in literatuurverwijzingen. Objecten kunnen echter ook deel uitmaken van een groter geheel. Voorbeelden zijn brievendossiers, convoluten, fotoalbums an atlassen. Over het algemeen krijgt het samengestelde object als geheel een signatuur, en de stukken die er deel van uitmaken worden aangeduid via een signatuur die is afgeleid van het grotere geheel. Op de derde plaats wordt er binnen de bibliotheek ook een groot aantal collecties beheerd. Het bibliotheekbezit is grotendeels ontstaan als resultaat van schenkingen of legaten van verzamelaars, wetenschappers of organisaties. Dit soort
36
aanwinsten wordt meestal ook als geheel bijeen gehouden. De informatiearchitectuur moet recht doen aan deze verschillende relaties die tussen objecten kunnen bestaan. Beschrijvingen van individuele objecten worden vastgelegd op basis van de internationale standaard Marc21 (Machine Readable Cataloguing ; DEN ICT‐register C.02.02.01.03.01). Een belangrijk voordeel van Marc21 is dat deze door een groot aantal bibliotheken en uitgeverijen wordt gebruikt, zodat informatie op grote schaal kan worden uitgewisseld. Bovendien is Marc21 een zeer uitgebreid formaat, waarin vele zeer materiaalspecifieke kenmerken kunnen worden vastgelegd. Hoewel enkele lokale velden zijn gedefinieerd worden bij de toepassing van Marc21 de richtlijnen van de Library of Congress gevolgd. Bij het beschrijven van metadatastandaarden moet er een onderscheid worden gemaakt tussen datastructuren en beschrijvingsstandaarden. De datastructuur geeft het formaat aan waarin informatie wordt vastgelegd. Marc21 is op zichzelf alleen een datastructuur. Beschrijvingsstandaarden geven richtlijnen voor het formuleren van de informatie zelf. 10 In overleg met de betrokken conservatoren is eveneens een beschrijvingsstandaard ontwikkeld waarbij is gezorgd voor consistentie met de volgende internationale beschrijvingsstandaarden: ISBD (International Standard Bibliographic Description), AACR2 (Anglo‐American Cataloguing Rules, 2nd version), AMREMM (Descriptive Cataloging of Ancient, Medieval, Renaissance, and Early Modern Manuscripts), DCRB (Descriptive Cataloging of Rare Books), GM (Graphic Materials. Rules for Describing Original Items and Historical Collections). Eveneens is ervoor gezorgd dat de Marc21‐ records op eenduidige wijze kunnen worden omgezet naar het Pica+ formaat zodat de UB kan blijven participeren in landelijke zoeksystemen zoals de GGC en de NCC. Bij het beschrijven van de samengestelde objecten kan er eveneens gebruik worden gemaakt van Marc21. Deze standaard bevat namelijk velden waarmee de relaties met andere records kunnen worden vastgelegd. Er kunnen afzonderlijke Marc21‐records worden vervaardigd zowel voor het geheel, als voor de samenstellende delen. Tussen het koepelrecord en de onderdelen kunnen vervolgens relaties worden gedefinieerd, zodat hiërarchische relaties tussen records kunnen worden vastgelegd. Collecties kunnen worden beschreven met behulp van EAD (Encoded Archival Description ; DEN ICT‐register C.02.02.01.04). Dit is een op XML gebaseerde standaard die kan worden gebruikt om verschillende aspecten van collecties op een zeer gestructureerde manier vast te leggen. De opbouw van een EAD‐document is gebaseerd op ISAD(G) (General International Standard Archival Description) waarin wordt gespecificeerd hoe een archieftoegang moet worden gestructureerd. EAD wordt binnen de internationale archiefwereld breed ondersteund en ook een groeiend aantal bibliotheken onderkent het nut van EAD. Binnen de UB Leiden wordt EAD ook gebruikt Zie: Elings, Mary W, and Waibel, Günther, “Metadata for All; Descriptive Standards and Metadata Sharing across Libraries, Archives and Museums”, in: First Mind, Peer‐reviewed Journal on the Internet. 10
37
om informatie vast te leggen over andere collecties dan archieven, bijvoorbeeld over verzamelingen van boeken die zijn bijeengebracht door literaire auteurs of wetenschappers. Eveneens zijn er enkele thematische collecties via EAD beschreven. Het onderscheid tussen collecties en samengestelde objecten is niet altijd volledig scherp. Moet bijvoorbeeld een doos met papieren die door een bepaalde hoogleraar is nagelaten worden beschouwd als collectie of als samengesteld object? Voor het nemen van dit soort beslissingen kunnen geen algemeen geldende regels worden gegeven. De beslissing of een collectiebeschrijving wel of niet in EAD kan worden gemaakt zal uiteindelijk beantwoord moeten worden door de verantwoordelijke conservator. Mogelijke criteria kunnen zijn: de omvang, de wens om contextuele informatie te geven, of het voorkomen van verschillende materiaaltypen. Los hiervan kunnen er ook collectierecords worden aangemaakt in Marc21, die er voor moeten zorgen dat de EAD‐ bestanden kunnen worden teruggevonden via de online catalogus. Het EAD‐formaat biedt de mogelijkheid om een volledige inventaris van een collectie op te nemen. Dit houdt in dat de onderdelen van de collectie volledig in de EAD worden beschreven. Deze mogelijkheid wordt echter alleen benut bij archivale collecties. Bij het overige bibliotheekmateriaal zullen itembeschrijvingen in eerste instantie in Marc21 worden opgesteld. In de collectiebeschrijving kunnen in dat geval wel links worden aangebracht naar de individuele Marc21‐records, zodat informatie over de collectie en de objecten die daar deel van uit maken samen op één scherm kunnen worden gepresenteerd. Tot slot moet hier nog worden opgemerkt dat er ook digitale objecten kunnen bestaan die informatie geven over andere objecten. Het restauratieatelier dat onderdeel is van de sector Bijzondere Collecties en is gehuisvest binnen de bibliotheek, houdt dossiers bij van alle objecten die in behandeling zijn genomen. Deze dossiers zullen in 2008 worden omgezet naar bestanden die ingelezen kunnen worden in Digitool. Een ander voorbeeld zijn essays waarin bepaalde objecten worden beschreven. Het is niet correct om deze bestanden aan te duiden als manifestaties van de objecten die worden beschreven. Het zijn afzonderlijke objecten, maar wel dient er een relatie te worden aangebracht tussen deze bestanden en datgene wat ze beschrijven.
6.1.2. Digitale reproducties In toenemende mate worden er ook digitale reproducties vervaardigd van bijzondere materialen. In principe wordt een scan slecht éénmaal vervaardigd. Van ieder object worden drie digitale manifestaties bewaard: de archiefkopie, de presentatiekopie en de thumbnail. De archiefkopie is de eerste scan die van het origineel wordt gemaakt. Deze moet het origineel zo goed mogelijk weergeven. De scan moet onbewerkt en ongecomprimeerd
38
(of met “lossless compression”) worden opgeslagen in TIFF‐formaat (Tag Image File Format ; DEN ICT‐register C.02.01.01.02.06). TIFF‐bestanden hebben een bit‐diepte van 24 bits. De exacte resolutie die gehanteerd moet worden hangt af van de omvang van het origineel dat moet worden gescand en van de gebruiksdoeleinden. Wanneer het origineel een omvang heeft van minder dan 200 bij 250 mm moet worden gescand met een resolutie van minimaal 300 dpi. Bij tekstueel materiaal hangt de resolutie ook af van de grootte van het corps in het origineel. Teksten met een kleiner corps dienen met een hogere resolutie te worden gescand. Deze archiefkopie vormt de bron voor afgeleide bestanden. Van de archiefkopie wordt op de eerste plaats een presentatiekopie afgeleid. Het TIFF‐ bestand wordt gecomprimeerd om ervoor te zorgen dat de afbeelding snel op het scherm kan verschijnen. In de UB Leiden wordt hiervoor gebruik gemaakt van de JPEG2000 standaard (Joint Photographic Experts Group 2000 ; DEN ICT‐register C.02.01.02.04 ). Dit is een verbetering van de oudere JPEG compressiestandaard. JPEG2000 bestanden bestaan uit verschillende lagen, die elk een eigen resolutie hebben. Wanneer een JPEG2000 afbeelding wordt opgeroepen worden niet alle lagen verzonden, maar alleen die laag die nodig om een voldoende scherp beeld te kunnen realiseren. Hiermee kan de scherpte van hoge kwaliteitsscans worden gecombineerd met de hoge transmissiesnelheden van lichtere bestanden. Het JPEG2000‐formaat biedt verbeterde mogelijkheden voor het doen van digitaal onderzoek, waaronder inzoomen en roteren van de afbeelding. 11 Een tweede bestand dat wordt afgeleid van het archiefkopie is de thumbnail. Dit bestand dient om een snelle identificatie van het object mogelijk te maken. In Digital Special Collections wordt de thumbnail getoond bij de presentatie van de zoekresultaten. De thumbnail heeft een maximale omvang van 150 x 150 pixels, en wordt opgeslagen als JPEG bestand. De oorspronkelijke dimensies van de archiefkopie worden bij het aanmaken van de thumbnail in stand gehouden. Er wordt gebruik gemaakt van 4‐bits grijswaarden, en van 8‐bits‐kleuren, en van een resolutie van 72 dpi. De afgeleide formaten worden over het algemeen automatisch gegenereerd bij invoer in Digitool. Bij deze bestanden wordt hiernaast ook gebruik gemaakt van technische en structurele metadata. MIX (Metadata for Images in XML) is een technische metadatastandaard die wordt gebruikt om technische gegevens over digitale objecten vast te leggen. Het gaat hierbij
11 Een meer uitvoerige opsomming van de voordelen van JPG2000 is te vinden in een recentelijk verschenen rapport van de Digital Preservation Coalition (DPC), zie www.dpconline.org/graphics/reports/index.html#jpeg2000. JPEG2000 wordt ook in toenemende mate als archiefkopie gehanteerd.
39
om aspecten zoals bestandgrootte, MIME‐type 12 en compressieniveau. Wanneer grote verzamelingen van digitale objecten als geheel moeten worden bewerkt kan het zeer nuttig zijn wanneer dit soort gegevens beschikbaar zijn. De UB beschikt over software waarmee deze technische metadata automatisch kunnen worden gegenereerd uit de bestanden zelf. Bij prenten, tekeningen, foto’s en kaarten zal er over het algemeen maar één afbeelding worden gemaakt. Wanneer handschriften of boeken volledig worden gedigitaliseerd ontstaat er over het algemeen een veelheid aan afbeeldingen. Met behulp van de structurele metadata‐standaard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard ; DEN ICT‐register C.02.02.01.03) kan een dergelijke verzameling afbeeldingen bij elkaar worden gehouden. De volgorde van deze afbeeldingen kan worden gespecificeerd en eveneens kan worden aangegeven hoe de afbeeldingen zich tot elkaar verhouden. Voor gedrukte boeken bijvoorbeeld kan worden aangegeven welke hoofdstukken er zijn en welke afbeeldingen er bij deze hoofdstukken horen. Wanneer de structuur van een dergelijk samengesteld object is vastgelegd met behulp van een METS‐document kan dit document eenvoudig worden gebruikt om webpresentaties te maken van deze objecten, waarin eindgebruikers op een overzichtelijke manier kunnen bladeren door een gedigitaliseerd boek of handschrift. Bij slecht leesbare tekstuele bronnen kan het zinvol zijn om de tekst in elektronische vorm beschikbaar te stellen. Het wordt dan ook mogelijk om het bestand full‐text te doorzoeken. Het kan hierbij gaan om gedrukt materiaal, fotokopieën, getypte documenten, of handgeschreven teksten. Bij moderne gedrukte werken kan de tekst van het boek over het algemeen in machine‐leesbare vorm beschikbaar komen via een OCR‐ scan (Optical Character Recognition). Dit is een programma dat een afbeelding kan omzetten naar tekst. Hierbij is over het algemeen nog wel een handmatige controle achteraf nodig. De afbeeldingen en de elektronische tekst kunnen bij elkaar worden gebracht in een PDF‐bestand (Portable Document Format ; DEN ICT‐register C.02.01.01.04). Bij handschriften zullen de transcripties veelal handmatig moeten worden gemaakt. Een dergelijke transcriptie kan worden gecodeerd in TEI (Text Encoding Initiative ; DEN ICT‐ register C.03.01.12.01). De standaard bestaat uit meer dan 400 elementen waarmee zeer uiteenlopende aspecten van de tekst expliciet kunnen worden vastgelegd. TEI biedt ondersteuning voor proza, poëzie en dramateksten. Het beheer van TEI ligt bij een consortium van instellingen op het gebied van de geesteswetenschappen. Wanneer de tekst wordt gecodeerd via TEI kan er ook gezocht worden naar specifieke onderdelen van de tekst.
MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) is een standaard waarmee het type van een digitaal bestand kan worden beschreven. Bij afbeeldingen wordt er onder meer een onderscheid gemaakt tussen de volgende MIME‐typen: image/tiff, image/jpeg en image/gif. 12
40
Diagram 5.1 geeft de samenhang weer tussen de technieken en standaarden die in dit hoofdstuk zijn besproken.
Diagram 5.1. Technieken en metadatstandaarden bij de digitale toegang tot de bijzondere collecties.
6.2. Systeemarchitectuur Een belangrijk uitgangspunt bij het inrichten van een technische infrastructuur is dat deze open moet zijn. Dit houdt in dat de systemen niet alleen intern kunnen worden gebruikt, maar dat de informatie die wordt beheerd ook gemakkelijk en foutloos kan worden uitgewisseld met collega‐instelingen. Informatie moet eveneens vindbaar zijn
41
via zoekmachines als Google. De systemen moeten daarnaast eenvoudig te onderhouden zijn, en ze moeten ook flexibel, uitbreidbaar en schaalbaar zijn. Voor de opslag van de gegevens die in paragraaf 5.2 zijn beschreven worden bij de UB Leiden twee bibliotheeksystemen gebruikt: Digitool en Aleph. Beide pakketten zijn ontwikkeld door de software leverancier Ex Libris. 13 Digitool, op de eerste plaats, is een programma waarmee digitale objecten van zeer uiteenlopende aard kunnen worden beheerd. Meer specifiek biedt het programma ondersteuning voor de opslag en de presentatie van afbeeldingen (TIFF‐, JPEG‐, GIF‐ en JP2‐bestanden), transcripties in TEI, collectiebeschrijvingen in EAD en METS‐bestanden. Voor de presentatie van de verschillende typen van bestanden beschikt het programma over specifieke ‘viewers’. Eveneens kunnen beschrijvende metadata in Marc21 worden beheerd. Dit systeem wordt momenteel gebruikt als catalogus‐software voor onder meer de prenten, foto’s, tekeningen, en de handschriften. De webversie is in productie genomen onder de naam Digital Special Collections. Digitool biedt een flexibel systeem omdat afbeeldingen en beschrijvingen op eenvoudige manier op andere websites kunnen worden hergebruikt. Digitool volgt de basisprincipes van het OAIS model (Reference Model for an Open Archival Information System) en is daarmee een Trusted Repository. Het OAIS model biedt een kader en een vocabulaire voor het inrichten van een robuust en toekomstbestendig digitaal archief. Het model is gericht op de bestendigheid en de duurzaamheid van digitale gegevens. Een belangrijke eigenschap is dat van alle digitale bestanden technische gegevens worden vastgelegd via MIX, over onder meer het MIME‐type, Byte Order, Compressieniveau en omvang van het bestand. Eveneens wordt een checksum, een controlegetal, uitgerekend en opgeslagen zodat de validiteit van het bestand in een later stadium eenvoudig kan worden gecontroleerd. Op termijn is een oriëntatie nodig op de digitale duurzaamheid van de beheerde bestanden. Deze kwestie zal in samenwerking met andere instellingen moeten worden opgelost. Binnen Nederland zijn de KB (het e‐Depot) en DANS hierbij de aangewezen partners. Binnen de Europese context kan aansluiting worden gezocht bij het PLANETS‐ project. 14 Alle TIFF‐bestanden worden momenteel opgeslagen op een server die wordt beheerd door SARA Reken‐ en Netwerkdiensten in Amsterdam. Van de gegevens op deze server worden back‐ups gemaakt. Het tweede bibliotheeksysteem dat van belang is voor de bijzondere collecties is ALEPH. Een gedeelte van de bijzondere materialen wordt beschreven in het GGC. Het gaat hierbij om de oude drukken, de kaarten en brieven. De gegevens komen via een downloadprogramma terecht in het lokale catalogusprogramma dat wordt gebruikt voor de moderne collecties, Aleph. Dit software pakket biedt een geïntegreerd systeem
13 14
http://www.exlibrisgroup.com/digitool.htm www.planets‐project.eu
42
voor het catalogiseren van bibliotheekmateriaal en voor het inrichten van een online publiekscatalogus. Tussen Digitool en Aleph zullen op termijn verschillende vormen van interactie mogelijk worden gemaakt. Eindgebruikers die in de online catalogus zoeken naar een bepaald object zullen, indien er ook een digitale reproductie beschikbaar is, worden geattendeerd op het bestaan hiervan en worden dan doorverwezen naar Digital Special Collections. De reproductie kan dan direct in de aangewezen ‘viewer’ worden gepresenteerd. Anderzijds zullen vanuit de beelddatabank ook links worden opgenomen naar de bibliotheekcatalogus, zodat van de digitale afbeelding ook het origineel kan worden aangevraagd. De data die zijn opgeslagen in Digitool en Aleph kunnen ook door externe partijen worden benaderd via internationale protocollen voor datauitwisseling. De inhoud van deze systemen kan volledig worden geharvest via het Open Archives Initiative ‐ Protocol for Metadata Harvesting (OAI‐PMH). De software van Ex Libris maakt het eveneens mogelijk om informatie in XML‐formaat te verzenden naar externe partijen. De informatie uit de catalogus kan op die manier eenvoudig worden hergebruikt op andere websites, volledig afgestemd op de interface van deze andere website. Hetzelfde geldt voor de afbeeldingen en de beschrijvingen in Digitool: vanaf een externe website kunnen links worden opgenomen naar specifieke plaatjes, zodat deze ook in een andere omgeving kunnen worden getoond. De huidige situatie is niet optimaal, omdat eindgebruikers op verschillende plaatsen zoeken naar informatie. Bovendien weerspiegelt het GGC niet het volledige bezit van de bibliotheek. Er wordt gewerkt aan een nieuwe systeemarchitectuur waarbij de volgende uitgangspunten kunnen worden gerealiseerd. Eindgebruikers kunnen in één zoekinterface al het digitaal beschreven materiaal van de bibliotheek vinden Het materiaal dat in het GGC beschreven dient te zijn is daar ook in aanwezig Uiteindelijk zullen alle bibliografische beschrijvingen worden ondergebracht in Aleph. Wanneer deze nieuwe architectuur zal zijn gerealiseerd zullen de beschrijvende metadata (Marc21) nog slechts op één plaats worden ingevoerd in Aleph. Deze komen via download‐ en synchronisatiemechanismen ook in Digitool terecht wanneer een object is gedigitaliseerd. In Digitool gaat het echter om een kopie van deze gegevens die steeds automatisch wordt bijgewerkt. De technische metadata die met digitale objecten te maken hebben en de bestanden worden direct in Digitool ingevoerd. De website van de bibliotheek wordt beheerd in het Tridion Content Management System. In de website staan verwijzingen naar de (eigen) webinterfaces van de systemen waarin kan worden gezocht: Digital Special Collections en de bibliotheekcatalogus. Op de
43
webpagina’s van de bijzondere collecties wordt er eveneens op verschillende punten verwezen naar specifieke objecten of naar specifieke beschrijvingen die zijn opgeslagen in één van deze systemen. Bij het aanbrengen van een link wordt gebruik gemaakt van een persistent identificatienummer (PID) van dit object. In Digitool is er een programma dat op basis van een PID kan bepalen welke viewer het meest geschikt is. Dit programma heet de deliveryManager. Wanneer een bepaald bestand in Digitool is ingevoerd met systeemnummer 860724, bijvoorbeeld, kunnen op een externe website de volgende links naar dit object worden opgenomen: URL van de afbeelding: https://disc.leidenuniv.nl/webclient/DeliveryManager?custom_att_2=simple_viewer&pi d=860724 URL van de beschrijving: https://disc.leidenuniv.nl/webclient/MetadataManager?descriptive_only=true&pid=8607 24 Ieder object kan op termijn geadresseerd worden via een Uniform Resource Identification (URI). Bij samengestelde documenten, zoals METS‐files, krijgt zowel het geheel als de onderdelen een eigen PID. Dit betekent dat ook voor de afzonderlijke afbeeldingen hergebruik mogelijk is. Er kan eveneens worden verwezen naar specifieke itembeschrijvingen in Aleph. Hierbij dient het systeemnummer van de beschrijving te worden gebruikt. Linken naar de beschrijving met nummer 000704655, bijvoorbeeld, kan via de volgende URL: http://u‐cat:8981/F/?func=find‐c&ccl_term=sys=000704655 Indien het niet mogelijk is om een link aan te brengen die gebaseerd is op een persistent identificatienummer moet in alle gevallen gebruik worden gemaakt van SFX en OpenURL. Het SFX systeem voor linking services zorgt ervoor dat bij beschrijvingen van objecten context‐afhankelijke en links naar andere systemen gepresenteerd kunnen worden. Het onderstaande diagram geeft de verschillende bibliotheeksystemen weer die kunnen worden gebruikt voor het de opslag van de digitale objecten en de bovengenoemde metadata‐records.
44
Diagram 5.2. Huidige systeemarchitectuur Via het systeem Metalib wordt toegang geboden tot het complete aanbod aan catalogi, bibliografische databases, full‐textbronnen en elektronische tijdschriften van de Universiteit Leiden. Deze dienst wordt aangeboden onder de naam Digital Library. In maart 2008 is een nieuwe versie van de Digitale Bibliotheek in gebruik genomen. Via de Digitale Bibliotheek kan tegelijkertijd worden gezocht in databases die van belang zijn bij onderzoek naar bijzondere collecties. Voorbeelden hiervan zijn de Bibliotheca Neerlandica Manuscripta (BNM), de Catalogus Epistularum Neerland (CEN), de Dictionary of Old English Corpus (DOEC), de Incunabula Short Title Catalog (ISTC) en Medieval Manuscripts in Dutch Collections (MMDC). Google en andere zoekmachines zijn enorm populair bij studenten en medewerkers vanwege hun groot gebruiksgemak. De UB dient hiervan het nodige te leren wat betreft het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van haar systemen. Een belangrijke innovatie die op middellange termijn in de digitale bibliotheek zal worden opgezet is het opzetten van één zoekinterface voor vele digitale informatiebronnen. Deze uniforme toegang zoekt in de beschikbare bronnen indexeert deze indien dat mogelijk is. De resultaten van zoekacties worden niet getoond in de eigen interfaces van de achterliggende systemen maar in de interface van de centrale zoekpagina. Eén van de pakketten die deze functionaliteit kunnen bieden is Primo van Ex Libris. Dit systeem kan indexen opbouwen op basis van gegevens in de onderliggende systemen Digitool, Aleph en Metalib. Eveneens bestaat de optie om indexen op te bouwen voor externe bronnen. Hiernaast bestaat voor alle systemen de mogelijkheid om externe koppelingen aan te brengen via SFX.
45
Diagram 5.3. biedt een overzicht van een systeemarchitectuur waarbij gebruik wordt gemaakt van een uniforme toegang tot alle onderliggende systemen.
Diagram 5.3. Toekomstige systeemarchitectuur
46
7. Vervolgprojecten Om de huidige knelpunten in de technische infrastructuur weg te kunnen werken moet er een aantal ontwikkelprojecten worden geïnitieerd. Omdat er aanpassingen nodig zullen zijn in de bibliotheeksystemen van de UB zullen deze trajecten voornamelijk worden uitgevoerd binnen de sectoren Digitale Diensten en Verwerving, Ontsluiting en Metadata‐beheer. De rol van de sector Bijzondere Collecties zal zich hierbij voornamelijk beperken tot het opstellen van functionele vereisten. Tussen de projecten die worden genoemd bestaan bepaalde afhankelijkheden.
7.1. Synchronisatie Aleph‐Digitool In hoofdstuk 5 is al aangegeven dat bijzondere collecties op verschillende manieren worden gecatalogiserd. De oude drukken worden in het GGC beschreven in Pica+. De titelbeschrijvingen worden vervolgens via een conversieprogramma, Online Update and Fetch (OUF), naar Aleph overgebracht. De handschriften, prenten, tekeningen en foto’s worden gecatalogiseerd in Digitool. Hierbij wordt Marc21 gebruikt. In Digitool bevinden zich momenteel vele metadata‐beschrijvingen zonder scan. Het programma wordt gebruikt als catalogus en als aanwinstenregister, terwijl het systeem daar in feite niet voor is bedoeld. De Aleph‐Digitool synchronisatie houdt in dat alle beschrijvende metadata die zich in Digitool bevinden worden overgezet naar Aleph. Vervolgens kunnen in Digitool alle records zonder scan worden verwijderd. In Digitool hoeft alleen een Marc21‐beschrijving aanwezig te zijn wanneer er van het object ook een digitale reproductie aanwezig is. Wanneer deze synchronisatie wordt gerealiseerd heeft dit als voordeel dat alle materiaalsoorten in één catalogus te vinden zullen zijn. Aleph is het hoofdbestand voor de bibliografische beschrijvingen, en Digitool is het hoofdbestand voor digitale objecten (afbeeldingen, enzovoort, maar ook teksten zoals transcripies, restauratiedossiers en EAD’s). De bijbehorende inhoudelijke beschrijvingen in Digitool zijn kopieën van de beschrijvingen in de Catalogus. Alle materiaalsoorten zullen dan te vinden zijn via de bibliotheekcatalogus. Dit heeft op de eerste plaats als voordeel dat aan de eindgebruikers van de bibliotheek één catalogus worden aangeboden. Wanneer in de catalogus objecten worden gevonden waarvan beeldmateriaal in Digitool aanwezig dan kan direct de bijbehorende Digitool viewer worden geopend om het materiaal te bekijken. Een tweede voordeel is dat de sector Bijzondere Collecties hiernaast ook de administratieve functies van Aleph gaan gebruiken. Om deze situatie te bereiken is het nodig software te ontwikkelen of aan te schaffen die ervoor zorgt dat de gegevens op de juiste plek komen. Initieel zullen conversies nodig zijn om de beschrijvingen die nu alleen in Digitool aanwezig zijn naar Aleph en het GGC te migreren. Bij dit project kan mogelijk worden samengewerkt met de
47
Bayerische Staatsbibliothek in München, waar een dergelijke synchronisatie al operationeel is.
7.2. Lokaal catalogiseren Op dit moment (april 2008) loopt binnen de UB Leiden het project ‘Catalogiseren anders’. In het kort wordt binnen dit project gekeken naar de mogelijkheid om de werkprocessen binnen de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer te verbeteren. Zo zal onder meer een traject worden gerealiseerd, waarbij voor al het aan te schaffen materiaal bestelling, levering en facturering via (semi‐)geautomatiseerde processen verloopt, op basis van de standaard EDI. Voor het merendeel van het aan te schaffen materiaal worden door de leveranciers catalogusrecords geleverd in Marc21 formaat. Deze worden via een geautomatiseerd proces (indien mogelijk via GGC/WorldCat) toegevoegd aan de Aleph500 database en de bibliotheekcatalogus. Een ander belangrijk aspect van het project betreft het lokaal catalogiseren. Het is de bedoeling dat titelbeschrijvers bij de handmatig te vervaardigen catalogusrecords en thesaurusrecords gebruik kunnen maken van een online interface naar het GGC, maar ook naar andere relevante bronnen voor catalogusmateriaal, m.n. WorldCAT en de RLG Union Catalog databases. Met het oog hierop worden geschikte bronnen voor bibliografische records op bruikbaarheid en dekking van de collectie geselecteerd. Mogelijk zal in de toekomst ook geen online catalogisering via het GGC meer plaatsvinden. Afhankelijk van ontwikkelingen bij OCLC PICA worden eventueel titelbeschrijvingen rechtstreeks aangemaakt in het eigen Aleph500 systeem, gebruik makend van de catalogiseermodule. Titelbeschrijvers voeren de titels in het systeem in, gebruikmakend van het Marc21 beschrijvingsformaat. Er zijn daarvoor Leidse richtlijnen en handleidingen beschikbaar, en titelbeschrijvers zijn getraind in het gebruik van de Aleph500 catalogiseermodule en het Marc21 formaat. Alle thesaurering wordt dan lokaal afgehandeld. Alle nieuw in Aleph500 aangemaakte catalogusrecords (titels) worden regelmatig aan OCLC PICA verzonden voor opname in de NCC. OCLC PICA zorgt voor verwerking van deze batch in het GGC en de NCC. Op deze manier blijven de titels van de Universiteit Leiden zichtbaar in NCC / PiCarta en kunnen ook andere bibliotheken hun catalogusrecords ontlenen aan Leidse beschrijvingen. Voor medewerkers van de sector Bijzondere Collecties houdt dit in dat na de afronding van dit project al het bijzondere materiaal in Aleph kan worden gecatalogiseerd, en dat thesaureren en onderwerpsontsluiting kan plaatsvinden via de middelen die hiervoor in Aleph beschikbaar zijn. Via dit traject kunnen een aantal van de knelpunten die in hoofdstuk 5, en met name de knelpunten 5.1.1.3 en 5.1.1.4., worden weggenomen.
7.3. Aanvragen via de bibliotheekcatalogus Wanneer, als gevolg van een synchronisatie tussen Digitool en Aleph, en van de mogelijkheid om lokaal te catalogiseren in Aleph, alle bibliografische beschrijvingen
48
doorzocht kunnen worden in de catalogus, staat in principe ook de weg open naar het online aanvragen van materialen van de bijzondere collecties via de bibliotheekcatalogus. Hiertoe dienen items aangebracht te worden bij bibliografische records. Verder dient ook aandacht te worden besteed aan gastgebruikers die nog niet zijn ingeschreven (lener/lezer) bij de UB maar dit online wensen te doen n.a.v. een gepland bezoek aan de Bijzondere Collecties en daardoor de mogelijkheid krijgen om materiaal via de bibliotheekcatalogus aan te vragen. Eveneens zal het werkproces rond het ter inzage geven van het materiaal moeten worden herzien.
7.4. Integratie bibliotheeksystemen Bij de UB zijn verschillende bibliotheeksystemen in gebruik. Aleph bevat bibliografische beschrijvingen, Digitool bevat digitale objecten, en MetaLib bevat elektronische bronnen. Voor veel bibliotheekgebruikers is deze veelheid aan systemen onoverzichtelijk (zie ook hoodstuk 5: knelpunt 5.8.1.1.). In de optimale situatie wordt er op de website één zoekveld aangeboden, waarmee in één zoekactie alle beschikbare informatie op de website en de informatie in de onderliggende systemen kan worden doorzocht. Een mogelijkheid is Primo van Ex Libris.
7.5. Webtentoonstellingen Door de Universiteitsbibliotheek worden met grote regelmaat tentoonstellingen georganiseerd waarbij materiaal rond een bepaald thema of een bepaalde persoon onder de aandacht wordt gebracht. Naast de fysieke tentoonstellingen worden er in toenemende mate ook webtentoonstellingen ingericht, waarbij digitale reproducties van de tentoongestelde objecten zijn te bekijken. Momenteel wordt het beheer van de al bestaande webtentoonstellingen bemoeilijkt door het feit dat er sinds de overgang naar Tridion, het nieuwe Content Management Systeem voor de website van UB, geen mogelijkheden meer bestaat om webtentoonstellingen aan te maken binnen de bestaande systemen. Om deze reden moet er gekeken worden naar een alternatieve manier om de informatie op een flexibele en toekomstvaste manier te beheren. Eveneens moet worden onderzocht of de teksten en de beelden kunnen worden gepresenteerd op een manier die aansluit bij de huidige trends op het internet, en met name bij de ontwikkelingen rond Web 2.0. en Library 2.0. Eindgebruikers verwachten dat zij op een flexibele en actieve manier kunnen participeren in de informatie die wordt aangedragen.
7.6. Invoer van al beschikbaar beeldmateriaal Zoals is uitgelegd in hoofdstuk 5 (knelpunt 5.3.1.1.) is er heel wat beeldmateriaal in de UB aanwezig op CD’s, DVD’s en harddisks. Er is een spreadsheet in Excel aangelegd met een inventarisatie van de inhoud van de CD’s en DVD’s. De invoer van dit materiaal in Digitool dient projectmatig te worden worden aangepakt. Er zal bekeken
49
moeten worden of al het materiaal geschikt is voor publicatie. Hiernaast moet ook onderzocht moeten worden of er in Aleph, Digitool, of mogelijk nog andere systemen al metadata beschikbaar zijn voor deze afbeeldingen.
7.7. Inrichten van eigen digitaliseringsstraat Om snel in te kunnen springen op vragen vanuit onderwijs en onderzoek is het van groot belang dat er wordt geïnvesteerd in de inrichting van een interne digitaliseringsstraat (zie ook knelpunt 5.3.1.2.). Momenteel worden reproductieverzoeken uitgevoerd in samenwerking met Universitair Facilitair Bedrijf (UFB). Helaas kan er in dit samenwerkingsverband niet altijd een snel resultaat worden gegarandeerd. Ook is het niet altijd mogelijk om een invloed uit te oefenen op de kwaliteit van de geleverde scans. Wanneer scanopdrachten alleen door het UFB worden uitgevoerd zal het dan ook niet mogelijk zijn om op korte termijn grote delen van de collecties te digitaliseren. Een bijkomend en belangrijk voordeel van een interne digitaliseringsstraat is dat hiermee kosten per scan kunnen worden gerealiseerd die aanzienlijk lager liggen dan de prijs die in rekening wordt gebracht door het UFB. De prijs per pagina is ongeveer gelijk aan de prijs die wordt geboden door commerciële productiecentra als MicroFormat en GMS. Het uitbesteden van digitaliseringsopdrachten aan externe centra heeft echter weer als nadeel dat materialen verzonden moeten worden, omdat niet ter plaatse in de UB kan worden gefilmd. Over het algemeen zal een restaurator of conservator de materialen persoonlijk naar de studio moeten overbrengen, aangezien de materialen die in kleur moeten worden gescand (verluchte handschriften, kaarten, prenten en tekeningen) zeer kwetsbaar en kostbaar zijn. Dit heeft dan weer een nadelig effect op de kosten van de opdracht.
50
8. Verbetering werkprocessen Dit hoofdstuk geeft een indicatie van hoe de werkprocessen in toekomst dienen te verlopen om de gewenste informatievoorzieningen te kunnen realiseren. De procedures die hieronder staan beschreven kunnen momenteel in veel gevallen nog niet worden toegepast. Deze procedures zullen veelal pas mogelijk worden wanneer de ontwikkelprojecten die in hoofstuk 6 zijn genoemd succesvol zijn afgerond. Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de werkprocessen omtrent het registreren, het beschrijven en digitaliseren van bijzonder materiaal.
8.1. Registratie Nieuwe aanwinsten moeten centraal worden geregistreerd. Mogelijk kan dit plaatsvinden via de acquisitiemodule in Aleph. Dit zal worden onderzocht in samenwerking met de sector Verwerving, Onstluiting en Metadatabeheer. Nieuwe aanwinsten worden in eerste instantie opgeslagen in de quarantaine‐ruimte bij het restauratieatelier. Na inspectie wordt het materiaal van hieruit overgebracht naar de kluis of naar het gesloten magazijn. Op dit moment wordt aan de objecten een signatuur toegekend. De manier waarop deze objecten vervolgens moeten worden ontsloten hangt af van hun bibliografisch niveau. Voor collecties geldt dat deze beschreven moeten worden in EAD. Voor alle overige materialen geldt dat deze beschreven moeten worden in Marc21 in Digitool of, na afronding van het UB‐project “Catalogisen Anders”, in Aleph. Indien er twijfel bestaat over de vraag of een verzameling van objecten in EAD, of afzonderlijk in Marc21 moet worden beschreven moet de definitieve beslissing hierover door de verantwoordelijke conservator worden genomen. Bij enkelvoudige objecten moeten minimaal de volgende gegevens in Aleph worden vastgelegd: Titel en auteur Plaatsingscode Journaalnummer In Aleph geldt dat de plaatsingscode en het journaalnummer in het Holdings Record moeten worden vastgelegd. De registratie in Digitool of in Aleph zal in principe worden uitgevoerd door de conservator. Indien een grote hoeveelheid aan objecten tegelijkertijd wordt aangeschaft
51
en catalogiseren relatief eenvoudig is kan de registratie ook worden uitgevoerd door een medewerker van de afdeling Collectiediensten. Bij grote hoeveelheden zal het niet altijd mogelijk zijn om al op korte termijn beschrijvingen op item‐niveau te maken. Indien een gehele collectie wordt aangeschaft moet in ieder geval, na plaatsing in de kluis, een rudimentaire beschrijving in EAD beschikbaar komen. De collectiebeschrijving moet minimaal de volgende onderdelen bevatten: Titel van de collectie Herkomst Omvang (Globale) datering Inhoud en samenstelling Uiteraard moet ernaar worden gestreefd om de omvang en de datering zo exact mogelijk aan te geven. Omdat het vaststellen van deze getallen echter tijdrovend kan zijn kan in dit stadium ook worden volstaan met schattingen.De collectiebeschrijving zal over het algemeen worden gemaakt door de verantwoordelijke conservator. Deze kan er echter ook voor kiezen om de beschikbare documentatie over de verwerving (briefwisselingen, contracten, e‐mailverkeer) te verzamelen in een dossier zodat op basis daarvan medewerkers van de afdeling Collectiediensten de EAD verder kunnen uitwerken. De rudimentaire collectiebeschrijving moet maximaal twee weken na de verwerving gereed zijn. Bij de publicatie van EAD’s van nieuw verworven collecties moet dezelfde weg worden gevolgd als bij collectiebeschrijvingen die retrospectief worden gemaakt van al eerder verworven collecties. In een later stadium kan er eventueel toe worden besloten om de gemaakte beschrijving nog gedetailleerder te ontsluiten.
8.2. Beschrijven Bij het catalogiseren van individuele objecten kan de rol van conservatoren beperkt blijven tot het maken van beschrijvingen op registratieniveau middels ‘short titles’. Deze beknopte beschrijvingen kunnen hierna door medewerkers van de afdeling Collectiediensten nader worden uitgewerkt. - Persoonsnamen worden gethesaureerd. - ‘Short titles’ worden uitgewerkt tot volledige bibliografische titels. - Er vindt onderwerpsontsluiting plaats. - De beschrijving wordt op het niveau gebracht dat in de beschrijvingsstandaard wordt voorgeschreven. Er moet worden gecontroleerd of alle velden correct zijn ingevuld en of er geen verplichte velden zijn leeg gelaten.
52
8.3. Digitaliseringsprojecten 8.3.1. Scannen Indien een bepaalde deelcollectie als geheel in aanmerking komt voor digitalisering moet een projectplan worden geschreven waarin de volgende vragen worden beantwoord: Wat is de doelgroep van het materiaal? Hoe groot is deze doelgroep? Wat is de frequentie van het gebruik? Wat is de belangrijkste motivatie om de collectie te digitaliseren? Mogelijke redenen kunnen zijn: - Een grote vraag naar het materiaal (in digitale vorm) - Een grote wetenschappelijke of cultuur‐historische waarde. - Kwetsbaarheid van het materiaal waardoor fysieke raadpleging moet worden ontmoedigd. In dit geval moet worden aangetoond dat digitalisering nog wel mogelijk is en geen schade zal aanbrengen aan het origineel. - Het origineel is erg ontoegankelijk; door het materiaal digitaal te ontsluiten kunnen de gebruiksmogelijkheden worden verbeteren. Wat is de omvang van de collectie? Hoeveel scans moeten er worden gemaakt? Zijn de te digitaliseren materialen van een vergelijkbare grootte of bestaat de collectie uit vele verschillende formaten? Is de collectie volledig of bestaan er hiaten? Dit is met name van belang bij tijdschriftreeksen of gedrukte series. Zijn er specifieke vereisten met betrekking tot de presentatie van het materiaal? Zijn er auteursrechtelijke of andere bepalingen van kracht waardoor het materiaal mogelijk niet volledig openbaar kan worden gemaakt? Kan het materiaal worden gedigitaliseerd volgens de bestaande richtlijnen? Zo nee, waarom niet? Hoe zal de kwaliteit van de vervaardigde scans worden bewaakt? Kunnen de resultaten van het digitaliseringsproject worden beheerd in de bestaande UB‐systemen? Zo nee, waarom niet? Zijn er al metadata beschikbaar voor de deelcollectie? Het daadwerkelijke scannen kan intern of extern plaatsvinden. Intern scannen vindt vooralsnog plaats in samenwerking met het Universitair Faciliteit Bureau.
8.3.2. Verwerking van de scans Digitaliseren heeft strikt genomen alleen betrekking op het omzetten van analoog materiaal naar digitaal formaat. Om een optimaal gebruik van deze gedigitaliseerde
53
objecten mogelijk te maken is er uiteraard meer nodig. De aangemaakte bestanden moeten ook op duurzame manier kunnen worden beheerd in de bibliotheeksystemen van de UB, en bovendien moeten er ook metadata worden bijgevoegd die ervoor kunnen zorgen dat de bestanden ook kunnen worden teruggevonden. De onderstaande tekst beschrijft het werkproces dat kan worden gevolgd bij het verwerken van scans van bijzondere materialen. Wanneer de scans eenmaal zijn vervaardigd moeten deze bestanden worden ingevoerd in Digitool. De hoeveelheid scans kan sterk variëren per digitaliseringsopdracht. Wanneer een bezoeker een aanvraag indient voor een digitale reproductie zal het over het algemeen om slechts enkele opnamen gaan. De UB neemt echter ook deel aan landelijke digitaliseringsinitiatieven, zoals Het Geheugen van Nederland en het Metamorfoze project. Wanneer er in dit kader bijzondere collecties digitaal toegankelijk worden gemaakt levert dit vaak enkele tientallen gigabyte aan informatie op. De omvang van de opdracht heeft een belangrijke impact op de te hanteren werkwijze. Bij het bepalen van het werkproces moet er eveneens een onderscheid worden gemaakt tussen enkelvoudige en samengestelde objecten. Enkelvoudige objecten zijn prenten, foto’s, kaarten, enzovoort, die in zijn geheel gefotografeerd kunnen worden. Bij samengestelde objecten is er sprake van meer afbeeldingen in een bepaalde structuur. Dat is het geval bij handschriften, oude drukken, foto’s in een fotoalbum, atlassen of meerbladige kaarten. Over het algemeen spreken we van samengestelde objecten wanneer er meerdere afbeeldingen bij één enkele signatuur horen. Om de structuur van het document vast te leggen wordt bij de UB Leiden gebruik gemaakt van de standaard METS. Bij presentatie van het object wordt dit METS‐bestand gebruikt om een navigeerbare inhoudsopgave te presenteren. In alle gevallen zal de digitaliseringsopdracht worden voorafgegaan door een gedegen voorbereiding. Er worden instructies voor de digitaliseerder opgesteld, waarin wordt beschreven op welk opslagmedium (CD, DVD, externe harddisk) de bestanden moeten worden opgeleverd, hoe de bestanden in directories georganiseerd moeten worden en hoe de naamgeving van de directories en de bestanden moet zijn. Wanneer de bestanden ontvangen zijn moeten de scans worden gecontroleerd. Indien blijkt dat de kwaliteit van de scans afwijkt van de kwaliteitsnormen zal het scannen deels of in zijn geheel moeten worden overgedaan. Op het moment dat de scans goed bevonden zijn worden moeten deze een plaats krijgen in de digitale infrastuctuur van de UB Leiden. In paragraaf 7.4.2. worden de handelingen besproken die nodig zijn bij het verwerken van enkelvoudige objecten. Paragraaf 7.4.3. beschrijft het werkproces voor samengestelde objecten. Beide paragrafen bevatten stroomschema’s waarin de benodigde handelingen zijn opgesomd. In de schema’s is eveneens aangegeven welk onderdeel van de UB verantwoordelijk is voor de genoemde actie. Hierbij zijn de volgende afkortingen gehanteerd:
54
DD BC MK UFB
Sector Digitale Diensten, afdeling beheer Sector Bijzondere Collecties Sector Publieksdiensten en Collecties, Afdeling Magazijnen en Kluizen Universitair Facilitair Bedrijf
55
Enkelvoudige objecten
De manier waarop de bestanden in Digitool moeten worden ingevoerd hangt af van de vraag of bestanden per set of individueel moeten worden geïmporteerd. De import zal ‘batch‐gewijs’ plaatsvinden wanneer de hoeveelheid objecten te groot wordt geacht om deze handmatig stuk voor stuk in te lezen. Welk aantal als “te groot” moet worden beschouwd zal beoordeeld moeten worden door de betrokken medewerkers.
56
Bij individuele verwerking moet in de Meditor van Digitool ‐ dit is de module waarin objecten en metadatarecords kunnen worden bewerkt ‐ een nieuw object worden aangemaakt. Uit het bronbestand moeten de benodigde afgeleide bestanden worden gegenereerd. Vervolgens kan bij het ingelezen bestand een beschrijving in Marc21 worden aangemaakt. Batch‐upload betekent dat een set van bestanden als één geheel wordt ingelezen. Bij dit proces is het van belang dat zowel de digitale objecten als de metadata‐records vooraf in een zogenaamde load‐directory op de Digitool‐server worden geplaatst. Wanneer van de gemaakte scans al beschrijvingen beschikbaar zijn in het systeem dienen deze eerst te worden geëxporteerd. De Marc21 records moeten hierna worden aangepast. Er moet namelijk een veld worden aangemaakt waarin wordt aangegeven bij welke afbeelding de beschrijving hoort. Indien nog geen metadata beschikbaar zijn zal er een “dummy‐ record” moeten worden aangemaakt dat in een later stadium kan worden aangevuld. Bij dit proces kan gebruik worden gemaakt van een programma dat rudimentaire metadata‐records aanmaakt op basis van gestandaardiseerde bestandsnamen. Indien er nog geen metadata aanwezig zijn is het dus van groot belang dat bij de kwaliteitscontrole veel aandacht wordt besteed aan de vraag of de instructies voor de naamgeving van de bestanden correct is opgevolgd. Omdat is voorgeschreven dat bestandsnamen informatie dienen te bevatten over de signatuur betekent dit dat de rudimentaire records in ieder geval dit gegeven kunnen meekrijgen. Wanneer zowel de Marc21 records als de digitale bestanden klaar staan kunnen beide gezamenlijk worden ingelezen in Digitool. Wanneer alleen nog basale records in Digitool zijn geïmporteerd moeten deze nog worden aangevuld, zodat de objecten ook op basis van aspecten als vervaardiger, titel of onderwerp kunnen worden teruggevonden.
57
Samengestelde objecten
58
Een belangrijk verschil tussen het verwerken van enkelvoudige en samengestelde objecten is dat er in het laatste geval vooraf een METS document moet worden gemaakt waarin de structuur van het samengestelde object is beschreven. In een METS‐document kan worden aangegeven in welke volgorde een set van bestanden bekeken moet worden, en eveneens kan een bepaalde onderverdeling worden aangebracht voor, bijvoorbeeld, de verschillende hoofdstukken in een boek. Een ander verschil is dat alle objectmanifestaties (JPEG2000 en/of JPEG Thumbnail) eveneens vooraf moeten worden aangemaakt. Voor de aanmaak van de afgeleide bestanden wordt bij de UB gebruik gemaakt van de programma’s ImageMagick en jp2kdriver. Om de METS bestanden te maken kan gebruik worden gemaakt van een intern ontwikkeld programma. Dit programma maakt gebruik van de informatie die kan worden gewonnen uit de gestandaardiseerde bestandsnamen. Bij samengestelde objecten moet er eveneens een onderscheid worden gemaakt tussen individuele inleesacties en batch‐gewijze import. Wanneer alle benodigde bestanden zijn aangemaakt kunnen de METS‐documenten stuk voor stuk worden ingelezen via de Webingest‐module van Digitool. Het METS‐bestand legt alleen de structuur van de bijbehorende bestanden vast. In dit stadium zijn er nog geen beschrijvende metadata bij het object. Deze moeten hierna nog worden toegevoegd door gebruik te maken van de Meditor. Het kan voorkomen dat voor het ingelezen object al een Marc21 record beschikbaar is Digitool. Er zijn namelijk in een eerder stadium veel metadata‐records ingelezen, ook voor objecten waarvoor nog geen digitale reproducties bestonden. In deze situatie zal het nieuwe object aan het al bestaande Marc21‐record gekoppeld moeten worden. Indien dit niet het geval is zal er een nieuw record aangemaakt moeten worden. De batch‐gewijze import verloopt op min of meer dezelfde wijze. Wanneer nog geen metadata beschikbaar zijn kan hetzelfde programma worden gebruikt om de METS‐ documenten aan te maken. De XML‐bestanden kunnen vervolgens samen met de afbeeldingen in één keer worden geimporteerd in de Digitool repository. Nadat de bestanden zijn ingelezen kunnen de bijbehorende beschrijvingen worden uitgebreid. Het kan voorkomen dat bij de records die batchgewijs moeten worden ingelezen al metadata beschikbaar zijn in Aleph of in Digitool. Wanneer de signaturen die in deze records staan ook voorkomen in de bestandsnamen, moet het in principe mogelijk zijn om de METS‐documenten en de MARC21 records ook al voor de upload aan elkaar te koppelen. Dit is echter een complex traject, waarvoor veelal gespecialiseerde programmatuur ontwikkeld zal moeten worden. Dit type van batch‐invoer zal projectsgewijs moeten worden uitgevoerd in samenwerking met de sector Digitale Diensten.
59
9. Geplande digitaliseringsprojecten In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de projecten die in de komende jaren rond de bijzondere collecties zullen worden opgezet. Bij de uitvoering van deze projecten zal, waar mogelijk, gebruik worden gemaakt van de al bestaande infrastructuur. Indien nog aanvullende voorzieningen ontwikkeld moeten worden wordt dit in de tekst vermeld. Bij de projecten waarvan de totale kosten al zijn begroot worden deze eveneens genoemd.
9.1. Metamorfoze‐projecten Metamorfoze is het nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed. Het programma is een initiatief van het Ministerie van OCW, en is een samenwerkingsverband tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief. Metamorfoze stelt subsidies beschikbaar voor het conserveren, digitaliseren en ontsluiten van kwetsbaar materiaal. In de periode 2008‐2010 lopen de volgende Metamorfoze‐projecten rond collecties van de UB Leiden: Christaan Snouck Hurgronje (1857‐1936). Deze collectie van Nederlands meest prominente oriëntalist bestaat uit een zeer omvangrijke verzameling van gedrukte werken, oosterse handschriften, ego‐documenten, foto’s en vroege geluidsopnamen. De eerste subsidieaanvraag, die is gehonoreerd in 2007, beperkte zich tot de correspondentie uit de collectie. In 2008 en 2009 zullen aanvullende projectvoorstellen bij Metamorfoze worden ingediend voor het overige materiaal. Het persoonlijk archief van romanschrijver, dichter en predikant Nicolaas Beets (1814‐1903) beslaat ca. 20 m. en bevat personalia, correspondentie, manuscripten, preken, realia en archivalia van de kinderen. De subsidieaanvraag is in twee delen ingediend in 2001 en in 2006. Beide aanvragen zijn gehonoreerd. De totale kosten voor het project bedragen € 270.000. Conrad Busken Huet (1826‐1886). De collectie bevat originele handschriften en correspondentie van een van Nederlands belangrijkste literatuurcritici uit de negentiende eeuw (ca. 4.500 bladen). Voor het project is een subsidie van € 35.000 toegekend. Francois Haverschmidt (1835–1894). Deze collectie bevat zowel originele handschriften als gedrukte werken van de auteur die onder het pseudoniem Piet Paaltens onsterfelijke studentenpoëzie schreef en later als predikant verhalen en schetsen. De manuscripten beslaan 20 dozen (LTK 1805‐1818) met preken, correspondentie, gedichten, voordrachten en tekeningen. Voor het project is een subsidie van € 33.000 toegekend.
60
Dirk De Jong (1910‐1974). Een collectie bestaande uit circa 1000 boeken, tijdschriften, rijmprenten, curiosa en plano’s, die illegaal zijn gedrukt tijdens de Duitse bezetting. De collectie is in 1970 aangekocht door de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde. De subsidieaanvraag is in 2007 goedgekeurd, en de collectie wordt in 2008 gedigitaliseerd. Met Metamorfoze‐subsidie werd in 2006 een begin gemaakt met het digitaliseren van de zogenoemde Verzamelingen van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde. Het betreft voornamelijk 19de eeuws materiaal: kranten, kleine geschriften en pamfletten. De projectkosten bedragen € 65.000 en het project loopt door tot 2009. De collectie Gerrit‐Jan Boekenoogen (1868‐1930) bevat circa 500 boeken uit de 17e tot de 19e eeuw op het gebied van volkskunde, volkslectuur, sprookjes, volksverhalen en ridderromans. De collectie is in 1930 aangekocht door de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde uit de nalatenschap van G.J. Boekenoogen (1868‐1930). In 2007 is een subsidie van € 40.000 toegekend voor de conservering, ontsluiting en digitisering van de collectie. Het project wordt in 2008 afgerond. Bibliotheca Neerlandica Manuscripta (BNM). Het documentatieapparaat voor Middelnederlandse handschriften waar ook ter wereld bewaard en opgezet door de filoloog en codicoloog Willem Lodewijk de Vreese bevindt zich sinds 1939 in de UB Leiden. Een groot deel van de gegevens uit de kaartenbakken bevindt zich sinds de jaren 1990 in een database. Dit project beoogt alle handschriftenbeschrijvingen (ca. 8 meter) te digitaliseren en vervolgens te koppelen aan de corresponderende records van de database De begroting van het project — dat in mei 2008 is ingediend (doorlooptijd 2009‐2010) — bedraagt ca. € 120.000. In het kader van het Metamorfoze‐traject Behoud Nederlandse Boekproductie zal de UB Leiden in de periode 2008‐2012 een deel van haar gedrukte boekenbezit uit de periode 1870‐1919 conserveren en digitaliseren (scans en eenvoudige OCR). De preservation scans zullen, net als bij de overige Metamorfoze‐projecten, worden opgeslagen in het e‐depot van de Koninklijke bibliotheek. De UB Leiden zal de afgeleide scans beschikbaar maken via Digital Special Collections.
9.2. Kaarten op de kaart gezet Kaarten spreken tot de verbeelding. Ze laten zien hoe ons land en de wereld er vroeger uitzagen. Vanwege de vaak gedetailleerde topografische informatie zijn kaarten een belangrijke bron voor historisch en geografisch onderzoek en voor de lokale geschiedenis. Kaarten zijn daarnaast een lust voor het oog, vaak rijk gedecoreerd en mede daardoor een gewild verzamelobject. In de Universiteitsbibliotheek Leiden bevindt zich een enorme historisch‐cartografische collectie van ongeveer 60.000 kaarten en 1.500 atlassen. Voor een groot deel hebben deze kaarten betrekking op het grondgebied van de Nederlanden en de overzeese handelsgebieden en koloniën. De nadruk ligt op kaarten uit de 17e en 18e eeuw.
61
Ongeveer 3.000 kaarten zijn handgetekend waarvan een klein deel op perkament. De gedrukte kaarten bestaan voor het grootste deel uit kopergravures en, in minder mate, houtsneden en lithografieën. In dit project zal de verzameling kaarten en atlassen integraal worden gedigitaliseerd. Om deze collectie beter toegankelijk te maken moet een geografisch zoeksysteem ontwikkeld worden waarbij de gedigitaliseerde oude kaarten aan hun juiste locatie op een digitale kaart gekoppeld zijn (georefereren). Dit wordt ook wel een geografisch informatiesysteem (GIS) genoemd en is vergelijkbaar met GoogleEarth, waarbij ook allerlei informatie aan kaarten gekoppeld wordt. Voor de gebruiker is het nog beter wanneer meerdere collecties gelijktijdig doorzocht kunnen worden. Gestreefd wordt dan ook naar samenwerking met andere kaartencollecties in universiteitsbibliotheken en archieven. Daarbij kan gedacht worden aan het Nationaal Archief, het Regionaal Archief Leiden en het archief van het Hoogheemraadschap van Rijnland. Naast het beoogde geografische ontsluitingssysteem worden de gedigitaliseerde kaarten ook opgenomen in Digital Special Collections. Tot nu toe zijn daar ongeveer 700 manuscriptkaarten in opgenomen. In dit project zullen eveneens de beschrijvingen die momenteel nog alleen via kaartcatalogi zijn te raadplegen worden geconverteerd naar digitale beschrijvingen. Voor 15.000 kaarten van Nederland, België en Luxemburg heeft deze omzetting al plaatsgevonden in 2005.
9.3. Nederlandse topografie In de collectie kaarten en atlassen bevinden zich ca. 12.000 topografische prenten en ca. 1.600 topografische tekeningen van Nederland. Deze prenten en tekeningen kunnen zeer waardevolle bronnen zijn bij de bestudering van de geschiedenis van de Lage Landen. Op basis van deze afbeeldingen zijn onderzoekers vaak in staat om gebouwen, steden en landschappen uit het verleden virtueel te reconstrueren. De staat van het materiaal is over het algemeen zeer goed. De prenten en tekeningen zijn op dit moment nog alleen beschreven in kaartcatalogi. In dit project zullen de volledige set topografische prenten en tekeningen worden gedigitaliseerd. De beschrijvingen op de fiches in de kaartcatalogi zullen eveneens worden overgezet naar digitale beschrijvingen. De totale projectkosten zijn begroot op € 100.000. Voor het project zal een subsidieaanvraag worden ingediend bij Het Geheugen Van Nederland.
9.4. De wereld in beeld Hoewel de fotografische collectie van het Prentenkabinet bij kenners vermaard is, is deze voor een groot deel nog niet ontsloten. Het algemene doel van het project ‘De wereld in beeld’ is om de collectie op belangrijke wijze voor een breed publiek meer toegankelijk en zichtbaar maken. De keuze voor vier verschillende deelprojecten geeft
62
het publiek straks ook inzicht in de gevarieerde samenstelling van deze oude fotocollectie van het Leidse Prentenkabinet. 1. FotoLexicon Online in dit deelproject wordt contextinformatie over werk en leven van Nederlandse fotografen gedigitaliseerd in online gepubliceerd. Dit werkt als een ontsluiting op metaniveau van niet alleen de Prentenkabinet collectie, maar ook de overige fotocollecties in Nederland. Het lexicon bevat ca. 220 artikelen. 2. Reis‐ en koloniale fotografie in dit deelproject wordt de vergrotende blik op de wereld getoond door de komst in de 19e eeuw van zowel de fotografie als de betere reis‐mogelijkheden. Dit project behelst een onstluiting door middel van on‐line publicatie van 100 albums (in totaal ca. 5000 foto’s) 3. Familiealbums: in dit deelproject worden een aantal bijzondere en fraai uitgevoerde fotoalbums van gewone Nederlanders, maar ook bijzonder familie‐ en gedenkalbums van bekende Nederlandse families digitaal ontsloten. Dit project behelst een onstluiting door middel van on‐line publicatie van 100 albums (in totaal ca. 5000 foto’s) 4. Ontsluiting Fotocollectie Gerard Fieret. Dit project behelst de ontsluiting van het artistiek oeuvre van een Nederlandse – Haagse – kunstenaar, waar een groeiende interesse voor bestaat. De digitalisering anticipeert op de te verwachten grote publieke belangstelling die bij het mogelijke overlijden van de kunstenaar ongetwijfeld zal ontstaan. Voor dit deelproject zullen ca. 3000 foto’s worden gedigitaliseerd. Als onderdeel van dit project zal een interactieve website worden ontwikkeld, waarop eindgebruikers in staat worden gesteld om hun kennis over de foto’s te achter te laten. Het brede publiek kan op deze manier de UB helpen bij, onder meer, het identificeren van de personen, en het situeren van gefotografeerde gebouwen. Het project ‘De wereld in beeld’ richt zich niet alleen op onderzoekers, docenten en studenten op het gebied van de fotografie. Vanwege het ruime scala aan gefotografeerde onderwerpen is het project ook van belang voor het bredere in kunst, cultuur, fotografie, mediacultuur en visuele geschiedschrijving geïnteresseerde Nederlandse publiek. De reis‐ en koloniale fotografie is hiernaast ook relevant voor de allochtone bevolkingsgroepen, die in toenemende mate belangstelling tonen voor de historische gebeurtenissen waardoor zij met Nederland in contact gekomen zijn. De totale projectkosten worden begroot op € 385.000.
63
9.5. Nederlanders online De UB bezit rond de 15.000 portretten van Nederlanders (en 20.000 van niet‐ Nederlanders). Het gaat hier om prenten en, in mindere mate, tekeningen De ontsluiting beperkt zich momenteel tot een kaartsysteem, een digitale naamlijst van alle geportretteerden en een rudimentaire digitalisering van een klein deel van de portretten (ongeveer 20 %). De belangstelling van wetenschappers van binnen en buiten de universiteit is niettemin groot. Elke Nederlander van naam, hetzij staatsman, geleerde, dominee of kunstenaar, uit de periode 1500‐1900 is immers vertegenwoordigd. Van sommige personen bezit de UB één portret, van andere meer dan honderd, zoals het geval is bij Erasmus. Een bijzondere groep binnen de portretten vormen die van de Koninklijke Familie en hun verwanten. De collectie is een van de grootste in het land en bevat tal van unica. De belangstelling voor de portretcollectie is zoals gezegd groot. Immers, er verschijnt geen historische studie, geen biografie zonder dat deze geïllustreerd is met portretten. Daarnaast zijn portretten ook het onderwerp van onderzoek zelf. Door de portretten te digitaliseren zou de toegankelijkheid enorm toenoemen. De portretten zouden daardoor beschikbaar komen voor een groter en geïnteresseerd publiek dat nu niet altijd de weg naar de Universiteitbiblitoheek weet te vinden. Een samenwerking met het Iconografisch Bureau in Den Haag is bij dit project gewenst. Het IB beschikt over een grote hoeveelheid biografische en genealogische informatie maar ontbeert een collectie originele portretten. De eerst stappen in deze samenwerking zijn reeds gezet.
9.6. Anatomie met pen en papier In de Universiteitsbibliotheek is een groep anatomische tekeningen ondergebracht die van groot belang is voor de kennis en studie van de geneeskunde. De groep omsluit tekeningen vanaf de achttiende tot ver in de twinstigste eeuw en biedt een unieke mogelijkheid de ontwikkeling van de anatomische tekening door de tijd heen te bestuderen. De tekeningen hebben verschillende herkomsten maar zijn alle ontstaan in relatie tot onderzoek en onderwijs aan de Leidse universiteit. Een deel is afkomstig van de afdeling Anatomie en bevat onder andere de studies die Jan Wandelaar voor de befaamde anatoom Albinus vervaardigde in het begin van de achttiende eeuw. Een ander deel is bij de afdeling Pathologie ontstaan en diende het onderzoek naar ziekten en doodsoorzaken. Dit deel van de tekeningen wordt bij gelegenheid nog daadwerkelijk gebruikt door pathologen van het LUMC. De totale collectie omvat circa 5000 tekeningen. Van alle tekeningen is alleen het meer recente deel, circa 2000 stuks, op een basale manier digitaal toegankelijk. Het gaat dan om een systeem dat alleen vanaf een cd‐rom is te raadplegen. Van een ander deel zijn digitale reproducties aanwezig, die evenwel nog niet raadpleegbaar zijn voor het publiek. Een goede en volledige digitale ontsluiting
64
van deze collectie zou recht doen aan het grote belang ervan en de bruikbaarheid in hoge mate vergroten. Voor het digitaliseren van de tekeningen is in 2006 een subsidie van € 20.000 toegekend door de Stichting Academisch Erfgoed.
9.7. Nieuwsblad voor den Boekhandel Het Nieuwsblad voor den Boekhandel was het weekblad van de Vereeniging ter Bevordering van de Belangen des Boekhandels, de overkoepelende organisatie van uitgevers en boekverkopers in Nederland. Het eerste nummer verscheen in 1834. In het blad werden wekelijks lijsten gepubliceerd van verschenen boeken en tijdschriften en van de ter vertaling aangekondigde werken. Hiernaast werden ook aankondigingen van boekveilingen en advertenties voor nieuwe publicaties opgenomen. Het Nieuwsblad voor den Boekhandel biedt dan ook een zeer rijke bron aan informatie voor iedereen met een belangstelling voor de Nederlandse literatuur uit de 19e en 20e eeuw, en de geschiedenis van uitgeverijen en boekhandels. Momenteel is de reeks helaas nog zeer summier ontsloten, waardoor de informatie slecht toegankelijk is. In dit project zal het tijdschrift integraal worden gedigitaliseerd. De tekst zal via OCR machine‐leesbaar worden gemaakt, zodat er op full‐text basis kan worden gezocht in de gehele reeks. Het totaal aantal nummers wordt geschat op 7.300, en het totaal aantal pagina’s op 37.000. Aangezien de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag en de UvA eveneens volledige reeksen bezitten kan in dit massa‐digitaliseringsproject mogelijk met deze instellingen worden samengewerkt.
9.8. Digitalisering middeleeuwse handschriften De collectie middeleeuwse handschriften van de UB Leiden is met ongeveer 1800 banden en enkele honderden fragmenten de grootste in Nederland en internationaal vermaard. Er zijn tientallen belangrijke klassieke handschriften, ca. 500 verluchte handschriften — die vanwege de aanwezigheid van miniaturen, gehistorieerde initialen en decoratie vaak als ware kunstwerken kunnen worden beschouwd — en een even groot aantal handschriften in het Middelnederlands. Het einddoel van dit project is om de deelcollectie middeleeuwse handschriften middels hoge kwaliteitsscans volledig toegankelijk te maken voor onderzoekers, studenten, en het brede publiek. Geschatte omvang: ca. 500.000 beelden (op basis van pagina’s). Voor de korte termijn zijn de volgende prioriteiten gesteld: Digitalisering van de beschikbare microvormen: enige honderden microfilms en enkele duizenden kleinbeeldkleurendia’s en zwartwit vlakfilms. Digitalisering van ca. 200 tekstueel unieke en belangwekkende teksthandschriften (een groot deel vervaardigd in de negende eeuw).
65
Digitalisering van ca. 300 verluchte handschriften. De verzameling verluchte handschriften is al geïnventariseerd door het Bijvanck‐genootschap. De bijbehorende database wordt beheerd door de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag.
Hiernaast zullen de bestaande beschrijvingen in Digital Special Collections worden uitgebreid. Eveneens zal de mogelijkheid worden onderzocht om elektronische transcripties te vervaardigen en om deze te koppelen aan de afbeeldingen.
9.9. Digitalisering van de Huygenspapieren De wetenschappelijke papieren van Christiaan Huygens (1629‐1695), Nederlands belangrijkste bèta, berusten sinds het eind van de zeventiende eeuw in de UB Leiden. In de periode 2003‐2006 werd een omvangrijk conserveringsproject uitgevoerd gefinancierd door met een subsidie van de Stichting Academisch Erfgoed. Dr. Joelle Yoder (Washington) legt de laatste hand aan een gedetailleerde inventaris met concordantie op de uitgegeven teksten in de 22‐delige Oeuvres Complètes. Hiermee zijn belangrijke voorwaarden geschapen voor een ambitieus digitaliseringsproject waarbij de manuscripten van de Huygenscollectie èn de Oeuvres complètes zullen worden gedigitaliseerd, en via een database met metadata met elkaar in verband zullen worden gebracht.
9.10. Gedrukte catalogi van Leids bibliotheekbezit De Leidse Universiteitsbibliotheek kent een lange traditie in het beschrijven van haar bezit via gedrukte catalogi. Al in 1595 verscheen de Nomenclator, de eerste complete gedrukte catalogus van een ʹopenbareʹ bibliotheek. Tot in de achttiende eeuw verschenen met enige regelmaat nieuwe catalogi, die elk duidelijk de groei van het bibliotheekbezit illustreren. De catalogi die na 1741 verschenen beschreven nog slechts onderdelen van de collectie. Op dit moment bestaat er in totaal ca. 350 gedrukte catalogi. Tot de collectie behoren ook ca. 100 tentoonstellingscatalogi, waarvan het merendeel is uitgegeven in de reeks Kleine publicaties van de Leidse universiteitsbibliotheek. In 1989 is door J.E.F. ter Beek een bibliografie met alle catalogi vervaardigd, die in 1999 en in 2005 is herzien en vermeerderd. In 2006 is bovendien een elektronische collectiebeschrijving gemaakt voor de collectie Catalogi van Leids bibliotheekbezit. Alle catalogi zijn hiernaast beschreven in de online catalogus van de bibliotheek. In dit project zullen de ca. 350 catalogi volledig worden gedigitaliseerd. De teksten zullen eveneens via OCR in machine‐leesbare vorm beschikbaar komen. De gedigitaliseerde versies zullen, voor zo ver mogelijk, worden omgevormd tot individuele records, die hierna ingelezen kunnen worden in de Leidse catalogus. Hiermee zal een enorme hoeveelheid aan belangrijke informatie over de bijzondere collecties digitaal beschikbaar komen op het Internet.
66
9.11. Digitalisering van het De Sitter‐archief De Leidse sterrenkundige Willem de Sitter (1872–1934) was een coryfee in de natuurwetenschappelijke wereld van zijn tijd. De correspondenties (o.a. met Einstein), aantekeningen, concepten en manuscripten in archief van de Sterrenwacht geven een uniek inzicht in de manier waarop De Sitter als onderzoeker, docent en organisator te werk is gegaan. Voor de geschiedschrijving van de (Leidse) natuurwetenschappen is een inventaris van het De Sitter‐archief een onmisbaar hulpmiddel. Dit geldt evenzeer voor het digitaal beschikbaar stellen en ontsluiten van de correspondentie. In de periode 2008‐2010 zal inventarisatie worden uitgevoerd die moet resulteren in een gedrukte en een elektronische inventaris van het Sitter‐archief. Binnen dit deelproject zal de correspondentie van De Sitter integraal worden gedigitaliseerd. Tijdens de inventarisatie van het archief zal ook worden bekeken of andere archivalia hiervoor in aanmerking komen. De vervaardiging van de elektronische inventaris en het digitaliseren en ontsluiten van de correspondentie zullen door de Universiteitsbibliotheek worden begeleid en ondersteund. Zowel de inventaris als de gedigitaliseerde correspondentie zullen via de website van de UB beschikbaar worden gesteld. Daarbij zal bij het beschrijven van de archivalia gebruik worden gemaakt van internationale archief‐ en bibliotheekstandaarden. De UB zal tevens zorgdragen voor de conservering van het materiaal. Het archief zal in zuurvrije omslagen en dozen worden verpakt en – waar nodig – gerestaureerd. Het archief zal eveneens in zijn geheel naar de Universiteitsbibliotheek worden overgebracht. De kosten voor de digitalerings‐ en conserveringsactiviteiten, die in totaal ca. € 200.000 bedragen, worden gefinancierd door de Campagne voor Leiden, de stichting voor fondsenwerving voor en sponsoring van strategische projecten van de Universiteit Leiden.
9.12. Dutch Prints Online De Nederlandse Universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek hebben in 2006 € 3 miljoen ontvangen voor hun gezamenlijke project om bijzondere collecties te digitaliseren. Het gaat hierbij meer specifiek om in Nederland gedrukte werken van vóór 1800, waarvan de belangrijkste collecties zich in de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheken van de Universiteit van Amsterdam en Universiteit Leiden bevinden. De investeringen maken deel uit van een Nationaal Programma Digitalisering voor de Geesteswetenschappen waartoe de Koninklijke Bibliotheek het initiatief heeft genomen. Hierdoor wordt de toegankelijkheid van onderzoeksinformatie verbeterd en kunnen nieuwe onderzoeksvragen gesteld worden. Ook neemt door digitalisering de effectiviteit van het historisch en letterkundig onderzoek toe, omdat bronnenonderzoek veel minder tijd kost. Het project heeft minimaal een doorlooptijd tot 2010.
67
Bijlage 1. Organogram van de Universiteitsbibliotheek Leiden
68
Literatuur Borgman, Christine L. From Gutenberg to the Global Information Infrastructure: Access to Information in the networked World. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, 2000. Bearman, David et al. “A Common Model to Support Interoperable Metadata”. D‐Lib Magazine, January 1999. April 2008 <www.dlib.org/dlib/january99/bearman/01bearman.html> Buckley, Robert. “JPEG 2000 ‐ a Practical Digital Preservation Standard?”. Digital Preservation Coalition. April 2008 < http://www.dpconline.org/graphics/reports/index.html#jpeg2000> Cameron, Fiona en Sarah Kenderline (red.). Theorizing Digital Cultural Heritage: A Critical Discourse. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, 2007. Chapman, Stephen and Anne R. Kenney. “Digital Conversion of Research Library Materials”. D‐Lib Magazine, October 1996. April 2008
Clapwijk, Cees A. Eindrapprotage Project Ontsluiting Bijzondere Collecties en Digitale Beeldcollecties. Leiden, 2005. Elings, Mary W en Günther Waibel. “Metadata for All: Descriptive Standards and Metadata Sharing across Libraries, Archives and Museums”. First Mind, Peer‐reviewed Journal on the Internet. February 2007. April 2008 Franks, Anthony R. D. (red.). Report on the Future of Bibliographic Control. Washington: Library of Congress, 2007. Haan, Jos de et al.. Bezoek onze site : Over de digitalisering van het culturele aanbod. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau, 2006. Hoedt, M.E. Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008). Leiden, 2008. IFLA Study Group on the Functional Requirements for BibliographicRecords. Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report. München: IFLA Saur, 1998. Jacobson, Robert (red.). Information Design. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, 2000. Lindhout, Herman. Rapport Informatie‐analyse. Digitale Bibliotheek Ontsluiting bijzondere collecties. Leiden, 2007. Mateboer, Jenny. Repertorium Bijzondere Collecties. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 1997, Soergel, D. “A Framework for Digital Library Research: Broadening the Vision”. D‐Lib Magazine, December 2002. April 2008 Sompel, H, Van de et al. “Rethinking Scholarly Communication: Building the System that Scholars Deserve”. D‐Lib Magazine, September 2004. April 2008
69
Tedd, Lucy A. en Andrew Large. Digital Libraries: Principles and Practice in a Global Environment. München: K.G.Saur Verlag GmbH, 2005. Universiteitsbibliotheek Leiden. Jaarverslag 2005. Leiden, 2006. Universiteitsbibliotheek Leiden. Voor onderwijs en Onderzoek: Beleidsplan wetenschappelijke informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006‐2010. Leiden, 2006.
70