UKB-COMMISSIE BIJZONDERE COLLECTIES

THEMANOTITIES UKB-COMMISSIE BIJZONDERE COLLECTIES FEBRUARI 2013 VERSIE 04, 1 FEBRUARI 2013

INHOUDSOPGAVE:

VOORAF THEMANOTITIES: 1.

OVER DE WAARDE VAN BIJZONDERE COLLECTIES

2.

COLLECTIEVORMING

3.

ALGEMENE COLLECTIES

4.

BEHOUD

5.

BREDE TOEGANKELIJKHEID

6.

FINANCIERING EN FONDSENWERVING

7.

CONSERVATOR 2.0

1

VOORAF In de voorjaarsbijeenkomst (2011) van de UKB-commissie Bijzondere Collecties is door de aanwezigen gediscussieerd over onderwerpen en thema’s op het gebied van de bijzondere collecties waar de komende jaren belangrijke ontwikkelingen zullen plaatsvinden. Op een aantal van deze terreinen kan in UKB-verband worden samengewerkt, daarnaast is het van belang dat kennis over nieuwe ontwikkelingen in UKB-verband wordt gedeeld. Aan het einde van de bijeenkomst zijn zeven thema’s geformuleerd. Voor elk thema werd een trekker aangewezen die met hulp van een of meer respondenten een korte notitie zou gaan opstellen met een aantal actiepunten voor samenwerking. Deze thema’s zijn: – – – – – – –

Over de waarde van bijzondere collecties Collectievorming Algemene collecties Behoud Brede toegankelijkheid Financiering en fondsenwerving Conservator 2.0

De uitwerking van deze thema’s volgt hierna. Naar aanleiding van de bespreking van eerdere versies enkele losse actiepunten geformuleerd: - Born digital collectievorming ontwikkelen: in UKB-werkgroep pilots opzetten om ervaring op te doen met diverse born digital bijzondere collecties (archieven, beeldmateriaal, websites etc.) - Onderlinge afstemming van digitalisering van bijzondere collecties. [Doelstelling UKBBeleidsplan 2011-2015: Afstemming digitaliseringsprojecten]

2

THEMA 1: OVER DE WAARDE VAN BIJZONDERE COLLECTIES Trekker: Marike van Roon, respondenten: August den Hollander en Steph Scholten Aanleiding: Er zijn grote veranderingen gaande binnen de universiteitsbibliotheken. Onderwijs en onderzoek maken in toenemende en steeds grotere mate gebruik van digitale bronnen. Klassieke bibliotheekcollecties staan op de nominatie om afgestoten te worden of worden in rap tempo gedigitaliseerd. Ook de rol van de bijzondere collecties binnen de universiteiten is ingrijpend aan het verschuiven. Aan de ene kant is de instroom van materiaal groter dan ooit (er komt veel fysiek materiaal vrij uit bibliotheken), aan de andere kant verandert de rol van deze collecties. In deze snel veranderende context is er behoefte aan positionering van bijzondere collecties. Hoe kunnen zij in de huidige tijd zo effectief mogelijk ingezet worden? Het is belangrijk om ons te realiseren dat het hier om een veel breder palet gaat dan alleen de klassieke ondersteuning van onderwijs en onderzoek. De leden van de UKB-Bijzondere Collecties hebben aangegeven dat zij behoefte hebben aan een omschrijving van hun nieuwe rol, aan instrumenten voor waardebepaling en aan verantwoording van hun positie t.b.v. het hoger management en externe partijen. Hiervoor is een werkgroep ingesteld.

-

Doelstelling van de werkgroep: De Bijzondere Collecties positioneren binnen en buiten de universitaire wereld Gereedschappen aanreiken voor de waardebepaling van collecties Een bredere inzet van Bijzondere Collecties stimuleren De waardering voor Bijzondere Collecties vergroten

3

Waardebepaling: Op 20 april 2011 bracht Steph Scholten, directeur UvA-Erfgoed, bij een presentatie over de toekomst van universitaire collecties de positionering van Bijzondere Collecties/academisch erfgoed als volgt naar voren:

REPRESENTATION

IMAGE

AUDIENCE

EDUCATION

RESEARCH

SCIENCE & EDUCATION UNIVERSEUM - 26.05.2011

4

Uit dit schema komt duidelijk naar voren dat aan bijzondere collecties een veel breder belang kan worden toegekend dan inzet voor onderwijs en onderzoek alleen. Aspecten van representatie kunnen een even groot aandeel nemen. Dit blijkt ook uit Significance 2.0, een methodiek die in Australië ontwikkeld is voor de waardestelling van Erfgoed, maar ook goed bruikbaar is gebleken voor bibliotheekcollecties. (zie: http://significance.collectionscouncil.com.au/online-edition). Zowel de KB als de VU hebben ondertussen Significance 2.0 als methodiek geaccepteerd. De vier primaire criteria voor waardebepaling die hierin genoemd worden zijn: 1) Studiewaarde = Wetenschappelijke waarde. Deze waarde heeft betrekking op de inhoud van de collectiedelen als bron van onderzoek of op de informatieve waarde van het object als informatiedrager. In het geval van bijzondere collecties gaat dat dan vooral om collecties als bron voor het onderwijs- en onderzoekscurriculum van de universiteiten. Voorbeeld: projecten van het Scaliger Instituut UL 2) Artistieke waarde. Hiermee wordt niet gedoeld op de esthetische waarde van erfgoed als wel voor de ambachtelijke aspecten ervan. Hier staat de vorm van het erfgoed centraal, mooi of niet, en het achterliggende scheppingsproces. Deze waarde zal het meest aansluiten bij de museale functie. Voorbeeld: Typografische collecties, boekbanden, grafische vormgeving

4

3) Historische waarde. Gebaseerd op de ouderdom van een collectie en/of de mate waarin een collectie verband houdt met een belangrijke gebeurtenis of fase uit de geschiedenis van de universiteit, stad, streek en land. Ook kan de (ideeën)geschiedenis waar de universiteit uit is voortgekomen centraal staan. Voorbeeld: collecties, gerelateerd aan de universiteitsgeschiedenis en plaatselijke en landelijke instellingen, bijv. Theaterinstituut Amsterdam, KNAG, KNMG 4) Maatschappelijke waarde. Het erfgoed is van belang voor groeperingen in de samenleving. De waarde wordt hoger naarmate de groep nadrukkelijker aanwezig is of een grotere rol speelt in de Nederlandse samenleving. Voorbeeld: Historisch Documentatiecentrum voor het Protestantisme (VU), Katholiek Documentatiecentrum (RUN), Doopsgezinde Bibliotheek Amsterdam, Armeense boekdrukkunst (UvA). 5) Toegevoegd aan Significance 2.0 kan worden de economische waarde: bijzondere collecties vertegenwoordigen een niet te onderschatten financiële waarde en kunnen welvaartswinst door gebruik creëren, b.v. door er producten mee te maken (webwinkel), ze in te zetten voor betaald onderwijs (b.v. Summerschool, Illustre School) of door er publiek mee te trekken (tentoonstellingen, analoog aan “gewone” museale instellingen) en kunnen voor alumni en andere geïnteresseerden aanleiding zijn tot schenkingen en financiële bijdragen. Voorbeeld: de waarde van UvA-Erfgoed is getaxeerd op > 0,5 mld euro, Primaire criteria vormen de basiswaarden die de collectie heeft, onafhankelijk van de vergelijking met andere collecties. Daarnaast zijn vier secundaire of vergelijkende criteria gedefinieerd, die afhankelijk zijn van de primaire waarden, zoals gebruik, compleetheid, conditie en herkomst. Secundaire waarden onderbouwen, versterken of verzwakken de primaire. Actiepunten: 1. Significance 2.0 uitwerken voor bijzondere collecties om aan alle doelstellingen tegemoet te komen. Het streven is om zoveel mogelijk succesvolle voorbeelden van (klassiek en vernieuwend) gebruik van bijzondere collecties op te nemen. 2. Naar aanleiding hiervan aangeven wat er nodig is om de positie van de bijzondere collecties in Nederland te versterken.

5

1) 2) 3) 4) 5) -

Bijlage: Brede inzet van bijzondere collecties kan positief uitwerken voor alle universiteiten. De museumwereld heeft onlangs in de rijk geïllustreerde recente publicatie ‘Meer dan waard. De maatschappelijke betekenis van musea’ haar positieve inbreng toegelicht. Deze publicatie kan als bron van inspiratie dienen. Hierin worden de volgende waarden voor musea onderscheiden: Collectiewaarde [Musea] vertegenwoordigen het geheugen van de universiteit, stad, streek en land geven antwoorden op voortdurend veranderende vragen vanuit de maatschappij Verbindende waarde verbinden generaties en culturen staan centraal in een maatschappelijk netwerk van nationale en internationale contacten, professionals, amateurs, vrijwilligers en vrienden Educatieve waarde faciliteren informeel leren en ontdekken, zijn een bron voor educatie zijn een bron voor wetenschappelijke kennis en onderzoek stimuleren cultureel burgerschap en talent Belevingswaarde verzorgen plezier en ontspanning, inspireren en dagen uit geven ruimte om na te denken en te reflecteren bepalen identiteit, ordening en herinnering bieden belevenissen en entertainment Economische waarde zijn toeristische trekpleisters geven smoel aan het merk Holland versterken de vestigingsfactor en werkgelegenheid maken ruimtelijke kwaliteit creëren welvaartswinst door gebruik

6

THEMA 2: COLLECTIEVORMING Trekker: Jan Bos, respondent Marike van Roon ‘Alles wat geen gewoon gedrukt boek van na 1900 is, hoort bij ons tot de bijzondere collecties.’ (Frances Salmon) Er is geen algemeen geldende definitie van de term ‘bijzondere collecties’. Er is wel een algemeen aanvaarde notie dat handschriften, oude drukken en andere zeldzame en kostbare werken ertoe behoren, maar elke bibliotheek trekt de grenzen anders. Zeker internationaal is het niet ongebruikelijk om bijvoorbeeld ook al het moderne cartografische materiaal, bladmuziek, plano’s e.d. tot de bijzondere collecties te rekenen. Bij gedrukte werken is ook de tijdsafbakening wisselend: tot 1800, 1850, 1900. In het Statement of Principles: European Research Libraries and their Commitment to Special Collections van LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche) uit 2007 wordt de volgende omschrijving gehanteerd: “Most academic and research libraries in Europe hold collections of rare and special materials, which may be variously defined. These encompass a wide range of documentary formats and other media, including historic and modern books, manuscripts and archives, music and maps, ephemera, photographs and sound recordings, and digital archives.” De opsomming is verre van uitputtend, maar de omschrijving is juist door zijn algemeenheid heel bruikbaar. Het is wél een algemeen aanvaard principe dat het de bibliotheek zelf is die bepaalt wat tot de bijzondere collecties behoort en wat niet. Daarom worden bijzondere aandachtsgebieden ook vaak tot de bijzondere collecties gerekend, zonder dat het materiaal zelf oud, zeldzaam of kostbaar hoeft te zijn. Dat geldt bijvoorbeeld voor een schaak- en damcollectie in de KB of een kookboekencollectie in de UvA. Dat betekent ook dat hetzelfde werk in de ene bibliotheek tot de bijzondere collecties kan behoren en in een andere bibliotheek niet. Het is dan ook noodzakelijk dat een bibliotheek beschikt over een welomschreven, actueel en openbaar collectiebeleid voor bijzondere collecties (actiepunt 1). Dat beleid zal gewoonlijk gebaseerd zijn op het algemeen strategisch plan van de bibliotheek, op haar geschiedenis en tradities, op haar eindgebruikers, op bestaande zwaartepunten én op afspraken met andere bibliotheken. Tot die laatste categorie behoort bijvoorbeeld de afspraak dat bij oude drukken de plaats van uitgave een belangrijke factor is: de UB Amsterdamse verzamelt met name de Amsterdamse drukken, de UB Leiden de Leidse enz. Bezuinigingen leiden vaak tot krimpende aanschafbudgetten en tot sanering van bestaande collecties. Dat kan betekenen dat bestaande zwaartepunten of collectiegebieden losgelaten worden, maar ook dat er nieuwe concentratiegebieden ontstaan. Zo richt de KB zich in haar Beleidsplan 2010-2013 nadrukkelijker op het Nederlands erfgoed en wordt actief gepoogd om hiaten in de collectie, met name in de 19e en 20e eeuw, op te vullen. Het verdient daarom aanbeveling om in UKB-kader een inventarisatie per bibliotheek te maken van het huidige

7

beleid en de huidige zwaartepunten, waarop vervolgens een nadere afstemming kan plaatsvinden (actiepunt 2). Daarbij dient betrokken te worden welke waarde het materiaal heeft of kan hebben voor huidig en toekomstig wetenschappelijk onderzoek, al dan niet binnen de eigen bibliotheek of instelling. Dat is een vraag die in het kader van de onderlinge afstemming nog niet eerder aan de orde geweest is (actiepunt 3). Born digital materiaal Tot de bijzondere collecties van morgen hoort ook born digital materiaal. Het rapport Born Digital bijzondere collecties, opgesteld door Marloes Scholtens in samenwerking met de ‘Werkgroep Born Digital’ en op 1 augustus 2011 onder de leden van de UKB Commissie Bijzondere Collecties verspreid, beveelt een actieve rol van de betreffende afdelingen en medewerkers aan (p. 29): “Bijzondere Collecties zou bij de eerste categorie in ieder geval een signaleringsfunctie in overweging moeten nemen. Want als dit academisch erfgoed – of mogelijk academisch erfgoed op termijn – niet wordt bewaard door de door de NCDD genoemde voortrekkers KB en DANS, door de universiteiten en universiteitsbibliotheken zelf en ten slotte door de Bijzondere Collecties, zal er belangrijk academisch erfgoed verloren gaan. Daarom zou men bij de verschillende universiteiten de volgende vragen kunnen stellen: - Wat wordt er nu door de institutional repositories verzameld, maar niet op doordachte wijze opgeslagen zodat het toegankelijk zal zijn in de toekomst? - Wat wordt er niet door de institutional repositories verzameld, maar zou wel door deze repositories moeten worden verzameld? - Wat wordt er geproduceerd door universiteit, studenten en onderzoekers dat als academisch erfgoed wordt of kan worden beschouwd, dat niet elders wordt gecollectioneerd en waar geen plaats voor is in de institutional repositories?” Tevens worden in het rapport aanbevelingen voor vervolgstappen gedaan (p. 29-30): -

-

-

“Het verdient aanbeveling om waarderingscriteria op te stellen met betrekking tot academisch erfgoed. Het zou uitgezocht moeten worden wat de beste strategie is voor bewaring op korte termijn als er geen (of niet meteen) een betrouwbaar langetermijnarchief kan worden ingeschakeld. Hierbij moet een kostenberekening worden gemaakt. Dit is een belangrijk onderdeel dat in dit rapport nog maar weinig aandacht heeft gekregen. Het zou uitgezocht moeten worden waaraan voldaan moet worden om born-digital materiaal in een betrouwbaar langetermijnarchief onder te brengen en wat de kosten hiervan zijn. Het is van belang verschillende casestudies uit te voeren en hierover te rapporteren. De bibliografie zou het liefst actief bijgehouden moeten worden en omgevormd kunnen worden tot een internetgids of kennisbank op internet.”

Waar de nadruk in het rapport vooral ligt op het academisch erfgoed (digitale onderzoeksbestanden, digitale teksten van hoogleraren, hun powerpoint presentaties, emails, tweets enz.), moet daarnaast ook gedacht worden aan bijzondere of juist representatieve websites en blogs, en aan de digitale archieven van schrijvers, politici en andere publieke figuren. Zo streeft de KB ernaar een selectie van 10.000 websites uit het Nederlandse domein

8

één à twee maal per jaar te harvesten. De eigen beleidsvorming van bibliotheken en de onderlinge afstemming in UKB-verband moet op korte termijn plaatsvinden (actiepunt 4). Bovengenoemde aanbevelingen uit het rapport dienen spoedig in de vorm van pilots te worden opgepakt (actiepunt 5). Gedigitaliseerde bestanden In nationale programma’s (bv Metamorfoze), in bibliothecaire samenwerkingsprojecten (bv EDBO), in privaat-publieke samenwerking (bv Google) en in eigen projecten wordt materiaal gedigitaliseerd dat (ook) tot de bijzondere collecties behoort. Met het vormen en collectioneren (en duurzaam beheren) van gedigitaliseerde bestanden is veel geld gemoeid waarbij dubbel werk zoveel mogelijk vermeden moet worden. Ook hier is onderlinge informatieoverdracht en afstemming een vereiste (actiepunt 6). Bij sommige beleidsmakers bestaat de gedachte dat gedigitaliseerde bestanden de oorspronkelijke stukken overbodig maken. Maar voor materiaal dat tot de bijzondere collecties gerekend wordt, speelt naast de informatiewaarde ook de waarde als documentair erfgoed een belangrijke rol. Bovendien geldt in nog sterkere mate dan voor ander materiaal dat de informatie en de informatiedrager onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Digitalisering van bijzondere collecties kan een uitstekend middel zijn om de bekendheid en de toegankelijkheid van het materiaal te vergroten, maar is nooit een middel om het materiaal te vervangen. Dat standpunt kan niet duidelijk genoeg over het voetlicht gebracht worden.

Actieprogramma (Chantal Keijsper / Jan Bos): - Inventarisatie: beschikt elke bibliotheek over een welomschreven, actueel en openbaar collectiebeleid voor bijzondere collecties? - Evaluatie en eventuele uitbouw van de bestaande bijzondere collecties: waar vallen gaten in de ‘Collectie Nederland?’ - Brainstorm organiseren over de bijzondere collecties van de toekomst: welke collecties en materialen zijn interessant voor onze toekomstige onderzoekers en zullen we actief moeten gaan collectioneren omdat ze anders verloren gaan. - Bijzondere collecties van de toekomst (nieuwe aandachtsgebieden) in collectieprofielen van de instellingen verwerken en in UKB-verband bekend maken.

9

THEMA 3: ALGEMENE COLLECTIES Trekker Matthijs Holwerda, respondenten Els Peters en Jan Bos Delen van de algemene (papieren) collecties kunnen na verloop van tijd gerekend worden tot het domein van de bijzondere collecties. Deze ontwikkeling wordt versneld door de digitalisering van de samenleving en de wetenschap. De digitalisering van de algemene collecties heeft directe gevolgen voor papieren bronnen. Het kan bijvoorbeeld reden zijn voor grootschalige verplaatsing van de collecties zelf. Ook binnen organisaties kunnen de verantwoordelijkheden voor de papieren collecties elders benoemd worden. De UKB-BC kijkt naar deze ontwikkelingen met een kritische blik, gericht op de gevolgen voor behoud, beheer en beschikbaarstelling van het academisch erfgoed. De meeste aandacht gaat vaak uit naar de kwetsbare, kostbare en/of unieke werken binnen het academisch erfgoed. Ook de algemene collecties als academisch erfgoed zijn een aandachtspunt. De UKB-BC stuurt aan op samenwerking en is tegelijk een aanspreekpunt. Bijzondere aandacht gaat uit naar deselectie van materiaal. De richtlijnen voor bewaarbeleid van tijdschriften en monografieën zijn binnen UKB verband opgesteld. 1 Bewaarbeleid voor tijdschriften: - elke bibliotheek behoudt al het materiaal dat behoort tot het domein waarvoor die bibliotheek bewaarplichtig is - voor papieren tijdschriften van na 2000 geldt geen bewaarplicht als een digitaal exemplaar beschikbaar is Bewaarbeleid voor monografieën: - boeken gedrukt voor 1900: o boeken gedrukt voor 1900 worden te allen tijde bewaard - boeken gedrukt na 1900: o het al dan niet beschikbaar zijn van een digitale versie speelt vooralsnog geen rol in deselectie-overwegingen o van elk gedrukt boek worden minimaal twee exemplaren bewaard op twee verschillende locaties o voor vertalingen van niet-literaire werken geldt geen bewaarplicht o voor ongewijzigde herdrukken geldt geen bewaarplicht o de bewaarplicht geldt wel voor verschillende edities van dezelfde titel Ten aanzien van het bewaarbeleid van monografieën (na 1900) wordt expliciet gewezen op lokale overwegingen. Hoewel er geen bewaarplicht geldt volgens de afspraken binnen UKBverband, kan een instelling toch beslissen exemplaren niet uit de eigen collectie te verwijderen op basis van deze lokale overwegingen. Voorbeelden van lokale overwegingen om monografieën niet te deselecteren 1

Notities van de UKB Werkgroep Collectiemanagement “Bewaarbeleid van tijdschriften in UKB-verband, stand van zaken en advies voor het vervolg”, 03-12-2010 en “Bewaarbeleid van monografieën in UKB-verband”, 0709-2011.

10

-

monografie maakt deel uit van een collectie die één geheel vormt monografie bevat exemplaarkenmerken, bijvoorbeeld handgeschreven aantekeningen, provenance-gegevens, bijzondere band, toegevoegde illustraties of andere bijzondere kenmerken betreffende de monografie of de collectie bestaan specifieke afspraken met bruikleengevers, schenkers en/of sponsoren monografie wordt veel gebruikt

Actiepunten: 1) Beschikbaarstelling en conservering valt buiten het bewaarbeleid van monografieën en tijdschriften in UKB-verband. Een gevolg van grootschalige deselectie is dat monografieën in UKB-instellingen zeldzaam worden. De UKB-BC zal samen met de UKB Werkgroep Collectiemanagement richtlijnen opstellen voor beschikbaarstelling en conservering van deze zeldzame werken. 2) Beleid bepalen t.b.v. het materiaal 1800-1900: de werken uit deze periode maken onderdeel uit van het bewaarbeleid, echter behoren vaak niet of slechts gedeeltelijk tot de bijzondere collecties en vallen daarom buiten de algemene richtlijnen van bijzondere collecties met aandacht voor behoud, beheer en beschikbaarstelling van unieke, zeldzame, kostbare en/of kwetsbare werken. Is er behoefte aan een algemene afspraak waarbij de instellingen eenzelfde demarcatie hanteren? 3) Bij grootschalige deselectie van de algemene collecties spelen lokale overwegingen een belangrijke rol. De UKB-BC heeft een adviserende rol en zal de ontwikkelingen betreffende de algemene collecties kritisch volgen en advies geven aan de instellingen met zorg voor het behoud, het beheer en de beschikbaarstelling van het academisch erfgoed.

11

THEMA 4: COLLECTIEBEHOUD Trekker: Tanja de Boer, respondenten: Karin Scheper en Sandra Marsfelder Inleiding Het paradigma rond collectievorming en collectiemanagement is de laatste jaren veranderd, en zal nog veel sterker veranderen. In alle (UKB-)bibliotheken is de transitie van fysiek naar digitaal zichtbaar. Deze verandering blijkt bij collectievorming, verwerking, beheer, behoud en beschikbaarstelling. Te veel en te anders Gedreven door een verandering in de samenstelling van onze collecties en de manier waarop gebruikers daarmee omgaan, moeten ook strategieën voor beheer en behoud worden herzien. 1) De meeste hands-on zorg en de meeste aandacht voor bewaaromstandigheden gaat van oudsher uit naar de bijzondere collecties. Die zijn ouder, zeldzamer, kostbaarder en misschien kwetsbaarder, kortom bijzonderder dan andere boeken in onze magazijnen. 2) Sinds de jaren ’90 zien we een groeiende aandacht voor behoud van het fysieke negentiende en zelfs vroeg twintigste eeuwse materiaal. De ontwikkeling van het onderzoeksgebied ‘de materialiteit van het boek’ draagt daar sterk toe bij. 3) Door de explosieve groei van vooral digitale collecties is er een nieuw behoudsgebied bijgekomen. Duurzame opslag en onderhoud van de toegankelijkheid van deze collecties vergt een ander soort zorg en kennis dan het behoud van fysieke collecties. Door deze veranderingen, gecombineerd met de toenemende druk op access moet de prioritering voor behoud worden herijkt. Er moeten, ook om economische redenen, nadrukkelijke en rationele keuzes gemaakt worden in behoud en beheer. Hoe verder? Bibliotheken beheren vele kilometers fysieke objecten en omvangrijke en sterk groeiende digitale collecties. Wij zijn niet in staat om al die kilometers en terrabytes evenveel zorg te verlenen. En dat hoeft gelukkig ook niet. Niet alle collecties zijn even belangrijk, en niet alle objecten zijn even kwetsbaar. Door de waarde van onze collecties expliciet te maken, en ook de risico’s die die waarden bedreigen, kunnen we ons collectiebehoud beter richting geven. Kunnen we de investering in behoud van de traditionele bijzondere collecties continueren en hebben deze collecties onze extra aandacht wel nodig? Waarde Het bijzondere object is drager van specifieke materiële waarde. Het kent vaak een hoge historische, esthetische, en materieel-informatieve waarde. Textueel-informatieve en sociaalmaatschappelijke waarden van oude drukken en handschriften zullen minder hoog zijn. Bewustwording van de aard van deze waarden en de risico’s die deze waarden bedreigen kan richting geven aan beheer en behoud. De kwalificatie en kwantificering van deze waarden stuurt inzet van zorg.

12

Het traditionele onderscheid tussen fysiek en digitaal, tussen bijzonder en niet-bijzonder kan zodoende worden losgelaten. Alle collecties in onze instellingen kunnen op hun eigen merites worden beoordeeld. Waarom zijn ze bij ons, waarom vinden wij ze belangrijk, welke waarden moeten behouden blijven (of juist niet) en wat betekent dat voor beheers- en behoudsregimes? En in het bijzonder: welke risico’s bedreigen de waarde van een bepaalde collectie en hoe kan gericht worden ingezet op bestrijding van juist die risico’s. Door op deze manier naar onze collecties te kijken verandert het paradigma. Daardoor krijgen de ‘bijzondere collecties’ niet langer zonder meer de meeste zorg toebedeeld. Nee, juist die collecties waar het meeste waardeverlies dreigt krijgen die zorg die is afgestemd op het behouden van die waarden waarvan wij vinden dat die er het meeste toe doen. Dat kan de informatieve waarde zijn van een grote krantencollectie of born-digital e-journals, of juist de historische en esthetische waarde van geïllumineerde handschriften of van de oudste websites in ons webarchief. Conclusie Ouderdom en fysieke verschijningsvorm zijn in de toenemend digitale collectieomgeving begrippen die een heel nieuwe lading moeten krijgen. Digitale collecties kunnen in strategisch opzicht niet anders behandeld worden dan hun analoge voorgangers en tijdgenoten. Een integrale benadering van fysiek en digitaal biedt daarom veel voordelen. Door een integrale weging van de waarden van fysieke, digitale, bijzondere en niet-bijzondere collecties, kan de mate en intensiteit van zorg voor verschillende collectieonderdelen in samenhang worden gewogen en geprioriteerd. Centraal staat het belang, de waarde, of de betekenis van een collectie. Die kan per collectie en per instelling anders zijn. Belangrijke collecties in de ene bibliotheek spelen een geringe rol in de waardestelling van een andere bibliotheek. Vertrekpunt is de waarde van een collectie. Dit stuurt beheer en behoud, de geïntegreerde benadering van fysieke en digitale collecties, en de integrale benadering van bijzondere en niet-bijzondere collecties. Discussie 1) Richt Collectiebehoud op het behoud van de kernwaarden van een collectie. Die kan historisch, esthetisch, informatief of maatschappelijk van aard zijn en wordt versterkt of afgezwakt door secundaire waarden als gebruik, conditie, provenance en compleetheid. De waarde van collecties is gerelateerd aan het verzamelbeleid van de instelling. 2) Stem bij het prioriteren keuzes af op de gebruiksvraag; door goed te luisteren naar wat onze doelgroep nodig heeft kan collectiebehoud een nieuwe impuls krijgen. 3) De geïntegreerde benadering van fysiek en digitaal, van bijzonder en niet-bijzonder geeft perspectief. Zo kan de mate en intensiteit van zorg voor verschillende collectieonderdelen in samenhang worden gewogen en geprioriteerd. 4) Digitalisering kan de bijzonderheid van materiële waarden van traditionele collecties verhogen en het behoud daarvan des te urgenter maken; “Special needs = Special care”. 5) Actieve conservering van de fysieke collecties moet wel gescheiden worden van de actieve ‘conservering’ van digitaal materiaal. Het zijn zeer verschillende disciplines; specialisten uit beide disciplines zijn echter nodig binnen het behoudsplan. 13

6) Door onze ‘ bijzondere collecties’ mee te nemen in de nieuwe wereld geven we ze nieuwe vitaliteit. Door ze te isoleren en te verbijzonderen ontnemen we ze levenskracht. De afzondering van fysieke bijzondere collecties is een doodlopende weg. Actiepunten De actiepunten van het thema collectiebehoud zijn ondergebracht in de overige thema’s.

14

THEMA 5: BREDE TOEGANKELIJKHEID VAN DE COLLECTIES Trekker: Saskia van Bergen, respondenten André Bouwman, Gerda Huisman, Marieke van Delft Voor de toegankelijkheid van bibliotheekcollecties zijn catalogi en beeldbanken essentieel. De bijzondere collecties aanwezig in de UKB bibliotheken zijn vindbaar via lokale en nationale catalogi en beeldbanken. Deze kunnen zowel algemeen zijn (Picarta, NCC) als gespecialiseerd (MMDC, CEN, STCN, portaal Academische Collecties). Mede dankzij WorldCat zijn deze collecties ook internationaal steeds beter toegankelijk. Om optimale toegankelijkheid van de informatie te kunnen garanderen worden de komende jaren afspraken gemaakt over de afstemming tussen deze ontsluitingssystemen: welke informatie van bijzondere stukken verwachten gebruikers in een algemene landelijke catalogus of beeldbank te vinden, welke in een lokale, en welke (ook) in een landelijke gespecialiseerde? De algemene catalogi zijn aan veel veranderingen onderhevig. Enerzijds schaffen steeds meer bibliotheken eigen bibliotheeksystemen aan, anderzijds wordt er steeds vaker voor gekozen gezamenlijk te catalogiseren in WorldCat. Dit heeft grote gevolgen voor zowel de wijze van catalogiseren als presenteren. Aanpassingen in de lokale en algemene catalogi ten behoeve van de algemene collecties zijn niet altijd in het belang van de gebruikers van bijzondere collecties. Bijzondere collecties (ook gedrukte werken) zijn unica en dienen als zodanig gecatalogiseerd te kunnen worden. Inhoudelijk specialisten dienen dan ook in een vroeg stadium te worden betrokken bij de implementatie van nieuwe catalogi. Alleen zo kunnen catalogiseer- en zoekfunctionaliteiten worden afgestemd op de wensen van gebruikers. Gebruikers verwachten tegenwoordig dat informatie en bronnen te allen tijde en op één plaats beschikbaar zijn. Om dit voor de bijzondere collecties te realiseren wordt gewerkt aan de koppeling van informatie op diverse niveaus. In de eerste plaats tussen algemene en gespecialiseerde catalogi, maar ook tussen catalogi en beeldbanken. Tevens is het van belang dat informatie en gedigitaliseerde materialen worden opgenomen in grotere portalen zoals ISTC, CERL, Europeana en Archivegrid. Ook dient te worden gezorgd voor optimale vindbaarheid via Google. Om optimaal gebruik te kunnen maken van deze ontsluitingssystemen, is het noodzakelijk dat afspraken worden gemaakt over formats en standaarden. Het overleg hierover zou zich niet moeten beperken tot één materiaalsoort, maar voor alle bijzondere collecties samen, zodat afgestemd kan worden dat voor de beschrijving van handschriften dezelfde oplossingen gekozen worden als voor bijvoorbeeld oude en bijzondere drukken en/of vice versa. Het UKB-BC streeft hierbij naar:  Het opstellen van landelijke formats t.b.v. de digitale catalogisering van nietgangbare materialen zoals prenten, tekeningen en 3D objecten;  Het uitbreiden van het format voor oude drukken voor het catalogiseren op exemplaarniveau (met mogelijkheden voor het vermelden van provenances, bandbeschrijvingen, gedetailleerde beschrijving van prenten buiten de collatie);  De afstemming tussen standaarden, zoals GGC en Marc21 en de catalogisering van items versus collecties (EAD)  Het ontwikkelen van gezamenlijke Thesaureerfaciliteiten (voor drukkers; voormalige bezitters, schenkers, en andere personen die aan een object gerelateerd kunnen worden), zoveel mogelijk in aansluiting op de bestaande faciliteiten in het GGC.

15

Hierbij kan gebruik worden gemaakt van reeds ontwikkelde diensten, zoals de CERL thesaurus. Bij de inrichting van deze catalogiseeractiviteiten wordt tevens ingespeeld op nieuwe digitale ontwikkelingen, zoals het koppelen van geografische coördinaten aan lokale bibliotheeksystemen en de inzet van de gebruiker. Binnen de erfgoedsector verschijnen steeds meer succesvolle projecten waarbij gebruikers worden ingezet om de toegankelijkheid van materialen te verbeteren. Op welke manier kan hier gebruik worden gemaakt voor materialen in UKB bibliotheken? Het UKB-BC zet zich ook de komende jaren in bij het ondersteunen van onderwijs- en onderzoek door middel van de digitale beschikbaarstelling van bijzondere collecties. Van belang hierbij is de inrichting van VRE’s: virtuele gemeenschappen, waarbinnen onderzoekers, docenten en studenten uit hetzelfde (onderzoeks-) groep kunnen samenwerken. In het UKB beleidsplan 2006-2010 wordt retro-digitalisering van bestaande gedrukte bronnen vermeld als één van de manieren om open access te bevorderen. Het project EDBO, een samenwerking tussen de KB en de UB van Leiden en Amsterdam is inmiddels succesvol voltooid. Dankzij dit project is veel kennis opgedaan, o.a. over uniformisering van de werkprocessen en de inrichting van een efficiënte infrastructuur voor gezamenlijke digitaliseringsprojecten. De komende tijd wordt deze infrastructuur uitgebouwd tot een platform voor gedigitaliseerd erfgoed. Via het projectplan Libratory streeft het UKBconsortium naar grootschalige retro-digitalisering en gezamenlijke presentatie van bijzondere collecties. Hiervoor is het belangrijk te zorgen voor een goede OCR. Daartoe moet het onderzoek dat binnen het project IMPACT gedaan is, voortgezet worden en de resultaten toegepast worden. Dit vraagt om verdere afstemming op diverse vlakken. Als eerste belangrijke stap wordt geïnventariseerd wat nodig is om goed voorbereid te starten aan een dergelijk grootschalig initiatief en welke stappen ondernomen moeten worden om dit te bewerkstelligen. In elk geval worden afspraken gemaakt over:  

Landelijke registratie en beschikbaarstelling van gedigitaliseerde werken, op één plaats; De verwijzingen naar gedigitaliseerde edities, zowel vanuit de algemene als de gespecialiseerde catalogi.

Actiepunten  

Vindbaarheid van de bijzondere collecties bevorderen door aansluiting bij bestaande (inter-)nationale portalen; Afspraken en afstemming activiteiten t.b.v. de bouw van een gezamenlijk, nationaal portaal voor gedigitaliseerd erfgoed

16

THEMA 6: FINANCIERING EN FONDSENWERVING Trekker: Chantal Keijsper, respondenten: DB Inleiding Universiteiten en hun bibliotheken worden in toenemende mate geconfronteerd met bezuinigingen en gaan op zoek naar alternatieve methoden van financiering voor activiteiten en projecten. Fondsenwerving is een van de mogelijkheden om extra inkomsten te verwerven. Fondsenwerving is een vak apart. Een vak dat in Nederland eigenlijk nog maar in de kinderschoenen staat. Goededoelenorganisaties hebben al langer ervaring met het werven van fondsen, maar voor organisaties zoals universiteitsbibliotheken is het werven van fondsen bij particulieren en andere donateurs, nog grotendeels ontgonnen terrein. Dat wil niet zeggen dat er helemaal niets bekend is over hoe je op een goede manier fondsen moet werven. We kunnen bijvoorbeeld profiteren van de ervaringen uit voornamelijk de Angelsaksische landen waar al langer aan fondsenwerving gedaan wordt. Het zal echter duidelijk zijn, dat ervaringen in Amerika en Engeland niet zonder meer ook voor de Nederlandse situatie gelden. Een belangrijk verschil is al, dat het “te koop lopen” met het geefgedrag zoals dat in deze landen heel normaal is, in Nederland als “not done” wordt beschouwd. In Nederland wordt vaak nog in stilte wel gedaan, maar dit verschuift in rap tempo. Deze notitie richt zich op fondsenwerving voor de bijzondere collecties. Er wordt een overzicht van de verschillende vormen van fondsenwerving gegeven waarbij mogelijkheden voor toekomstige samenwerking worden aangegeven. Deze notitie is gebaseerd op de notitie Hoe om te gaan met fondsenwerving van Steven Hagers (6 oktober 2011), geschreven in opdracht van de UBL. Vormen van fondsenwerving In de wereld van de wetenschap wordt onderscheid gemaakt tussen drie geldstromen: 1. de eerste geldstroom is direct afkomstig van het Ministerie en betreft de reguliere financiering; 2. de tweede geldstroom is afkomstig van zelfstandige publieke organisaties als NWO, KNAW e.d.; 3. de derde geldstroom is projectgebonden financiering, vaak van private instellingen maar ook van Ministeries. De fondsenwerving zoals bedoeld in deze notitie, maakt deel uit van de derde geldstroom. Grofweg is de derde geldstroom in vier categorieën in te delen. 1. Fondsenwerving bij overheden (subsidies); 2. Fondsenwerving bij particuliere fondsen; 3. Fondsenwerving bij bedrijven; 4. Fondsenwerving bij particulieren (vrienden). 1. Fondsenwerving bij overheden (subsidies) Subsidies zijn gelden die door overheden ter beschikking worden gesteld voor specifieke doeleinden en gedurende een afgebakende periode. Voor de UKB-bibliotheken nuttige

17

subsidiegevers zijn de gemeenten, provincies, de landelijke overheid en de Europese Unie. Iedere overheid heeft een eigen beleid en eigen regelingen. Naar schatting zijn er 1300 tot 1600 subsidieregelingen. Van al die regelingen komen er slechts een paar in aanmerking voor de bibliotheken. Een belangrijk onderscheid tussen subsidies en particuliere fondsen is, dat de subsidieaanvrager bij het voldoen aan de (objectieve) subsidiecriteria recht op verstrekking heeft. Fondsen bepalen zelf op subjectieve gronden of tot een donatie wordt overgegaan. Bij het aanvragen van (Europese) subsidies moet rekening gehouden worden met een stevige tijdsbesteding/investering in personeel voor het invullen aanvragen en doorlopen procedures Een voorbeeld van samenwerking is het in 2011 afgesloten digitaliseringsproject Early Dutch Books Online (EDBO) van de KB, UL en UvA. Mogelijkheden voor UKB-bibliotheken:  Conserverings- en digitaliseringsprojecten: Metamorfoze  Aanvragen Europese subsidies samen met universiteits- of nationale bibliotheken in het buitenland 2. Fondsenwerving bij particuliere fondsen In essentie verschilt het werven bij particuliere fondsen niet heel erg van het aanvragen van subsidies bij overheden. Bij beide krijg je als aanvrager te maken met regelingen die per fondsenverstrekker verschillen. En ook het opstellen van de aanvraag heeft grote overeenkomsten met de subsidieaanvraag. Ook hier geldt dat je goed moet uitzoeken hoe de aanvraag het beste gedaan kan worden. Een belangrijk verschil met subsidies is dat particuliere fondsen meestal niet aan regelingen gebonden zijn. Maar ze zijn soms wel tijdgebonden in de zin dat een aanvraag alleen gedurende een bepaalde periode van het jaar, of voor een bepaalde datum gedaan kan worden. Mogelijkheden voor UKB-bibliotheken:  Deze vorm van subsidie leent zich voor aanvragen voor een gezamenlijke aanschaf (nationaal belang), conserverings- en digitaliseringsprojecten en onderzoeksprojecten met een conserverings- en/of digitaliseringsaspect 3. Fondsenwerving bij bedrijven De fondsenwerving bij bedrijven is een verhaal apart. Vanouds wordt deze ook wel aangeduid met “sponsoring”, maar deze term is tegenwoordig wat beladen, zeker in verband met cultureelerfgoedorganisaties. Men spreekt nu liever van “partnership”. Bij deze vorm van fondsenwerving is wederkerigheid een sleutelbegrip. Het bedrijf zal een initiatief financieel willen steunen, wanneer het er ook iets voor terugkrijgt. Dat is bijvoorbeeld klandizie of een goed (verbeterd) imago, waardoor de zaken voor het bedrijf gunstiger worden. Heel belangrijk is de wens van professionaliteit, zoals: een heldere communicatie op hoog niveau (directies), geen slordigheden in afspraken, geen dubbele benaderingen, dus de rollen binnen de fondsenwervende organisatie moeten goed verdeeld zijn. Het is niet zo dat de doelstellingen van de vragende organisatie en het bedrijf per se dezelfde moeten zijn, maar het helpt wel. Moderne bedrijven zijn doordrongen van het nut van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Hierbij neemt een bedrijf de verantwoordelijkheid voor de effecten van de bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Het bedrijf maakt bewuste keuzes om een balans te bereiken tussen de drie P’s (People, Planet en Profit). Het kan zelfs nog een stapje verder gaan en zich richten op nieuwe marktkansen, groei en innovatie met winst voor mens, maatschappij en milieu. Nu en in de toekomst.

18

In het bedrijfsleven bestaan zeer verschillende (bedrijfs)culturen. Vaak zijn de bevoegdheden hiërarchischer geregeld dan in publieke organisaties. Het is daarom absoluut noodzakelijk dat de juiste persoon binnen het bedrijf wordt benaderd. In de praktijk komt het er meestal op neer dat dat de eigenaar of directeur is. Tegelijkertijd is het noodzakelijk dat de communicatie op gelijk niveau verloopt, de gesprekspartner van een directeur moet de directie van de bibliotheek zijn en niet iemand lager in de hiërarchie. Uiteraard kunnen informele, verkennende contacten wel door anderen gelegd worden. Mogelijkheden voor samenwerking:  Deze vorm van subsidie leent zich in mindere mate voor samenwerking omdat zij gericht is op het opbouwen van relaties van de bibliotheek, de zgn. partnerships. 3. Fondsenwerving bij particulieren (vrienden) De fondsenwerving bij particulieren is vooral geënt op vriendenstichtingen en het mecenaat van organisaties. De vrienden/mecenassen leveren (jaarlijks) een bijdrage in de vorm van contributie die voor een deel bestemd wordt voor geoormerkte projecten ten behoeve van de Bijzondere Collecties. Een andere vorm om bij de vrienden om geld te vragen is het Adopt-a-bookprogramma. Het gaat dan om relatief kleine bedragen die geoormerkt zijn voor een heel specifiek doel, zoals restauratie of digitalisering van één bijzonder item uit de collectie. Ten slotte het fenomeen van “crowdfunding”, waarbij in een gerichte actie en op een min of meer ludieke manier aan het publiek gevraagd wordt om een bijdrage voor een urgent project. Crowdfunding is gericht op een breder publiek dan bijvoorbeeld het Adopt-a-bookprogramma. Het is specifieker en heeft een korte looptijd, bovendien kan het niet te kort op elkaar worden ingezet. Mogelijkheden voor samenwerking:  Deze vorm van subsidie leent zich in mindere mate voor samenwerking omdat zij gericht is op het opbouwen van relaties (o.m. in de vorm van vriendenstichtingen) van de bibliotheek. Wel zou kunnen worden nagedacht over een landelijk Adopt-abookprogramma voor het behoud van de ‘Collectie Nederland’. Ook de aanschaf van een nationaal topstuk zou onder dit hoofdstuk kunnen vallen. Samenvatting Van de vier vormen van fondsenwerving zijn twee vormen geschikt voor samenwerkingsprojecten van UKB-bibliotheken: fondsenwerving bij overheden en fondsenwerving bij particuliere fondsen. Conserverings- en digitaliseringsprojecten, maar misschien ook gezamenlijke inspanningen voor belangrijke nationale grote aankopen, kunnen met deze externe financieringsvormen gezamenlijk worden uitgevoerd. Fondsenwerving bij bedrijven en particulieren (vrienden) lenen zich niet of slecht voor samenwerkingsactiviteiten omdat zij gericht zijn op het opbouwen van een relatie met de betreffende bibliotheek. Actiepunt Mogelijkheden van Europese subsidies voor de bijzondere collecties onderzoeken

19

THEMA 7: DE CONSERVATOR 2.0 Over de (verandering van) taken van de conservator ‘nieuwe stijl’ vindt in binnen- en buitenland momenteel veel discussie plaats. Het duidelijkst kwam dit tot uitdrukking tijdens de conferentie Ambassadors of the book : competences and training for heritage librarians, die in februari 2012 in Antwerpen gehouden werd. De papers van deze conferentie zijn inmiddels onder dezelfde titel verschenen bij De Gruyter Saur in Berlijn als nummer 160 in de reeks IFLA publicaties. De bundel geeft een breed beeld van de moderne ontwikkelingen en de diverse visies daarop. Hoewel de noodzaak om te blijven denken en discussiëren over de noodzakelijke competenties van conservatoren breed gevoeld wordt, zijn er geen concrete actiepunten die binnen UKB-BC hoge prioriteit hebben.

20