Informatieplan 23 november 2007

Informatieplan

23 november 2007

Informatieplan Nederlands Politiemuseum 1/55

Inhoudsopgave Informatieplan............................................................................................................................................... 1 Inleiding................................................................................................................................................... 4 Collectieproject 'ZOEK!'................................................................................................................. 4 I. Informatiebeleidsplan ................................................................................................................................ 5 1. Het Nederlands Politiemuseum .......................................................................................................... 6 Missie............................................................................................................................................ 6 Doelstelling.................................................................................................................................... 6 Speerpunten van beleid................................................................................................................. 7 Samenwerking .............................................................................................................................. 7 1b. Taken .......................................................................................................................................... 8 1c. Omvang organisatie ..................................................................................................................... 8 1d. Doelgroepen ................................................................................................................................ 9 1e. Beknopte planning komende periode .......................................................................................... 9 2. Visie informatievoorziening................................................................................................................ 11 2a. Toepassing ICT.......................................................................................................................... 11 2b. Nationale infrastructuur............................................................................................................... 11 2c. Aansluiting op landelijk & sectoraal beleid.................................................................................. 12 3. Huidige informatievoorziening .......................................................................................................... 13 3a. Publieksuitingen (o.a. tentoonstellingen, evenementen, publicaties) ......................................... 13 3b. Internet: www.politiemuseum.nl.................................................................................................. 13 Verwante verzamelingen ............................................................................................................ 14 3c. Kenniscentrum ........................................................................................................................... 14 Informatieverzoeken.................................................................................................................... 14 Voorlichting & advies................................................................................................................... 15 4. Uitdagingen en knelpunten................................................................................................................ 16 5. Wensen met betrekking tot de informatievoorziening van het Nederlands Politiemuseum ............... 17 Informatiepunt Politiegeschiedenis ............................................................................................. 17 Laagdrempelig Informatiepunt Politie.......................................................................................... 18 Politiehistorische thema's voor collectie-verdieping en onderzoek.............................................. 18 'Politie-wiki'.................................................................................................................................. 19 Verbetering website en oprichting portal..................................................................................... 20 Mechanisch depot....................................................................................................................... 20 Multimediashow of film................................................................................................................ 21 II. Digitaliseringsplan.................................................................................................................................. 22 1. De collectie van het Nederlands Politiemuseum................................................................................ 23 2. Te digitaliseren deelcollecties............................................................................................................ 23 Prentencollectie Amsterdam........................................................................................................ 24 Deelcollectie films........................................................................................................................ 25 Deelcollectie 'overig AV-materiaal'.............................................................................................. 25 Deelcollectie boeken................................................................................................................... 26 Deelcollectie tijdschriften............................................................................................................. 27 Deelcollectie transportmiddelen................................................................................................... 27 Deelcollectie fotoalbums.............................................................................................................. 28 Deelcollectie negatieven.............................................................................................................. 29 Deelcollectie 'gruwelijk beeldmateriaal'....................................................................................... 29 Deelcollectie archief.................................................................................................................... 30 3. Prioritering en fasering ...................................................................................................................... 31 4. Kwaliteitscriteria................................................................................................................................. 31 4a. Beelddigitalisering...................................................................................................................... 31 4b. Registratie.................................................................................................................................. 32 4c. Terminologie............................................................................................................................... 33 5. Wijze van beschikbaarstelling............................................................................................................ 34 Informatieplan Nederlands Politiemuseum 2/55

6. Digitale duurzaamheid....................................................................................................................... 6a. Samenstelling............................................................................................................................. 6b. Duurzaamheidsstrategieën......................................................................................................... 6c. Opslag en beeldarchief............................................................................................................... 6d. Organisatie.................................................................................................................................

34 34 35 35 36

Bijlagen....................................................................................................................................................... 37 Bijlage 1: Specificatie verzamelgebied Nederlands Politiemuseum....................................................... 38 Bijlage 2: Overzicht deelcollecties......................................................................................................... 40 Bijlage 3: Richtlijnen beelddigitalisering................................................................................................. 41 Bijlage 4: Basisregistratie...................................................................................................................... 43 Bijlage 5: Voorbeeld van een deelcollectie-specifiek registratieprotocol................................................ 44 Bijlage 6: Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan................................................................ 48 Versiebeheer.............................................................................................................................................. 55


Inleiding

Het informatieplan van het Nederlands Politiemuseum bestaat uit een informatiebeleidsplan en een digitaliseringsplan (waarin een duurzaamheidsparagraaf is opgenomen). Het is gebaseerd op 'Politieerfgoed: lift-off!' (beleidsplan 2007-2011) en de resultaten van het collectieproject 'ZOEK!'. De hoofdpunten uit het beleidsplan zijn te vinden in hoofdstuk 1 van het informatiebeleidsplan.

Collectieproject 'ZOEK!' Van 2002-2006 vond in het Nederlands Politiemuseum het collectieproject 'ZOEK!' plaats. In dit project kon dankzij de Raad van Hoofdcommissarissen de totale collectie van het museum worden geselecteerd, geregistreerd1 en ontsloten, en voor het overgrote deel worden voorzien van een digitale afbeelding.2 De collectiedatabase is sindsdien via de website van het museum volledig toegankelijk voor publiek.3 Ook werd de collectie in het project op een (naar omstandigheden4) zo goed mogelijke wijze geconserveerd en werden voor de diverse objecttypen conserveringsplannen samengesteld. De uit het project voortgekomen procedures met betrekking tot informatievoorziening en digitalisering zijn, voor zover relevant, opgenomen in dit informatieplan. De aanleiding voor het samenstellen van dit informatieplan5 is een subsidieaanvraag voor het ontwikkelingsproject 'Zoek verder: eerste verdieping' in het kader van de regeling Digitaliseren met Beleid. Het geeft de stand van zaken weer van juli 2007.6

1

2

3

4 5 6

Wanneer in dit informatieplan wordt gesproken van registratie, wordt daarmee altijd digitale registratie bedoeld. Zie hoofdstuk 2: 'Te digitaliseren deelcollecties' in het digitaliseringsplan voor een overzicht van nog te reproduceren objectsoorten. Met uitzondering van objecten die uit veiligheidsoverwegingen of om privacyredenen niet openbaar kunnen worden gemaakt. De collectiedatabase is te vinden op http://www.politiemuseum.nl > Zelf zoeken in onze collectie. De collectie bevindt zich op een tijdelijke locatie. Het informatieplan is voor deze gelegenheid uit diverse documenten bijeengevoegd tot één geheel. Ontwikkelingen naar aanleiding van het beleidsplan uit de periode maart t/m augustus zijn dus in dit informatieplan verwerkt. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 4/55

I. Informatiebeleidsplan


1. Het Nederlands Politiemuseum 1a. Synopsis beleidsplan 2007-2011

Het Nederlands Politiemuseum profileert zich als: • publieksattractie; • cultuurhistorisch museum; • plaats voor bezinning, discussie en informatie.

Missie Op het gebied van verschillende beleidsterreinen van politiekorpsen en aanverwante organisaties wil het Nederlands Politiemuseum een substantiële ondersteuning leveren aan de communicatie en publieksvoorlichting over openbare orde en veiligheid, en de politie. Het museum heeft de ambitie om de dynamiek van het politiewerk nauwgezet te volgen; enerzijds door het verzamelen en beheren van het erfgoed dat de dynamische sector dagelijks voortbrengt, anderzijds door burgers én politie te laten zien dat de politie nooit -vroeger niet en nu niet- los kan worden gezien van de samenleving waarin zij opereert. Politiegeschiedenis is een maatschappelijk verhaal. De dagelijkse praktijk van de politie en de ontwikkeling van het politiebeleid zijn altijd een reactie op maatschappelijke ontwikkelingen en ons erfgoed is een weerslag daarvan. De geschiedenis van Nederland is dan ook niet compleet zonder het politie-erfgoed. Daarom is het belangrijk dat de in het museum aanwezige kennis en informatie voor een zo breed mogelijke doelgroep worden ontsloten. Dit uitgangspunt is verwerkt in de algemene doelstelling van het museum.

Doelstelling Het Nederlands Politiemuseum verschaft zowel een breed publiek, als de (toekomstige) beroepsgroep van politiemedewerkers inzicht in het functioneren van de rechtshandhaving, openbare orde en maatschappelijke veiligheid in relatie met de politietaak in het Nederlandse staatsbestel. Om dit te bereiken: • ontwikkelt het Nederlands Politiemuseum tentoonstellingen, publicaties, evenementen, informatieve programma's en andere uitingen (waaronder op internet); • ondersteunt het Nederlands Politiemuseum derden bij deze activiteiten; • verzamelt, bewaart en onderzoekt het Nederlands Informatieplan Nederlands Politiemuseum 6/55

Politiemuseum de materiële getuigenissen van de actualiteit en geschiedenis van de Nederlandse politie, alsmede van algemene ontwikkelingen op het gebied van rechtsorde, openbare orde en maatschappelijke veiligheid in relatie tot de politietaak. Speerpunten van beleid 1. Het verder professionaliseren en exploiteren van de verzamelen kennisfunctie. 2. Het verdiepen, verbreden en verbeteren van de collectie-informatie.7 3. Koppeling van de informatievoorziening aan het hedendaagse politiewerk;

4. 5. 6. 7. 8. 9.

aansluiting op het beleid van politiekorpsen en -organisaties met betrekking tot publieksvoorlichting, representatie en interne communicatie. Meer aandacht voor primair, voortgezet en politievakonderwijs. Meer interactiviteit in communicatie met het publiek. Het profileren van het museum als laagdrempelige attractie voor een zeer breed publiek. Het structureel verbeteren van de huisvestingssituatie van het museum, zowel qua collectie als publieksmuseum. Het verbeteren en consolideren van de financiële positie van het museum. Duurzame samenwerking met politieorganisaties en andere verzamelingen en musea op het gebied van openbare orde en veiligheid.8

Samenwerking Hoewel samenwerking in principe een middel is om de diverse beleidsdoelen te verwezenlijken, is het de komende jaren van dusdanig groot belang voor het Nederlands Politiemuseum dat het als zelfstandig doel wordt benoemd. Het museum streeft ernaar de expertise die het heeft opgebouwd meer te gaan verbinden met de expertise van andere instellingen. Dit moet onder andere bewerkstelligen dat de kwetsbare bedrijfsmatige situatie van het museum wordt verbeterd. Structurele allianties en wellicht ook volledige of gedeeltelijke organisatorische samenvoeging van activiteiten, moeten in de toekomst bovendien meer efficiëntie, verdieping en slagkracht opleveren. Het Nederlands Politiemuseum heeft belang bij kwalitatief goede en degelijk ontsloten verzamelingen, ook als die eigendom, of in beheer, zijn van derden. De collectie van het museum wordt interessanter voor potentiële gebruikers naarmate ook andere (historische) collecties voor die gebruikers op dezelfde wijze zijn ontsloten.9 Door goede afstemming wordt 7

8 9

Verdieping betekent het aanvullen van de collectie-informatie op diepere niveaus dan de basisregistratie. Met verbreding van de collectie-informatie wordt zowel het bieden van extra context als bredere toepassing en toegankelijkheid van de informatie bedoeld. Zie noot 9 en 10. Het Nederlands Politiemuseum zoekt samenwerking met (historische) collectievormende instellingen op het gebied van openbare orde en veiligheid (de Historische Collectie Politie Rotterdam-Rijnmond, het Politiemuseum Zaandam, de Stichting Collectie P. Frima, de Politieacademie (collectie Fijnaut), het Ministerie van BZK (Museale Collectie AIVD), de Commandant van de Koninklijke Marechaussee (het Historisch Museum der Koninklijke Marechaussee) en overige korpsen en organisaties). Buiten de politiehistorische sector werkt het Nederlands Politiemuseum samen met andere cultuurhistorische musea (zie paragraaf 3a 'Publieksuitingen'), en sluit het museum zoveel mogelijk aan bij de landelijke infrastructuur van de erfgoedsector (zie hoofdstuk 2 'Visie informatievoorziening', paragrafen b en c). De omvang en mate van professionalisering van het Nederlands Politiemuseum maken dat het functioneert als kernmuseum ten opzichte van andere verzamelingen. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 7/55

voorkomen dat bij het opvullen van lacunes in de collectie doublures met andere verzamelingen ontstaan. Als sectoraal museum ligt het voor de hand ook verbinding te zoeken met de eigen achterban. Het aantrekken van structurele samenwerkingsverbanden met de politie en andere organisaties die werkzaam zijn op het gebied van openbare orde en veiligheid moet er ondermeer toe bijdragen dat het Nederlands Politiemuseum nog meer dan nu als 'thuisbasis' van de hedendaagse Nederlandse politiecultuur wordt ervaren. Een sterk gevoel van identiteit draagt bij aan het goed functioneren van de politie als geheel en van individuele politieambtenaren. Het bewustzijn van die identiteit wordt vormgegeven én versterkt met behulp van het sectorale erfgoed en de informatie daarover.10

1b. Taken Het Nederlands Politiemuseum heeft de volgende taken: 1. Verzamelen, beheren en onderzoeken van de materiële getuigenissen van de

actualiteit en geschiedenis van de Nederlandse politie, alsmede van algemene ontwikkelingen op het gebied van rechtsorde, openbare orde en maatschappelijke veiligheid in relatie tot de politietaak. 2. Informeren over het verzamelgebied (door ontwikkeling van tentoonstellingen, publicaties, evenementen, informatieve programma's en andere uitingen). 3. Advisering en ondersteuning van politie-, onderwijs- en culturele organisaties.

1c. Omvang organisatie Gemeten naar de omvang en kwaliteit van de collectie kan het Nederlands Politiemuseum worden gezien als een van de grotere musea van Nederland; gemeten naar aantal medewerkers is het echter een kleine organisatie:11 • zes betaalde medewerkers in 5,8 fte (waarvan 4 fte in vaste dienst);12 • 28 vrijwilligers in 7,3 fte. De betaalde medewerkers hebben de volgende functies: • directeur (beleidsontwikkeling, dagelijkse leiding, informeren en advisering externen); • conservator (verzamelen en beheren, onderzoek, informeren en advisering); • mediathecaris/depotmedewerker (verzamelen en beheren, informeren); • medewerker beleidsondersteuning (interne bedrijfsvoering); • medewerker bijzondere projecten (ontwikkeling nieuwe projecten en producten); • technisch medewerker (facilitair). 10

11 12

Het Nederlands Politiemuseum werkt daarom samen met tal van politie-organisaties en organisaties die zich bezighouden met de openbare orde en veiligheid in Nederland. Naast onderdelen van de huidige 26 politiekorpsen en aan de korpsen gelieerde bovenregionale organisaties, moet daarbij ook gedacht worden aan onderwijsinstellingen, ministeries, beroepsorganisaties en vakbonden, uitgevers en redacties. In 2007 wordt een structureel samenwerkingsverband gerealiseerd met het Politiekennisnetwerk (PKN) van de Politieacademie. Het eerste concrete resultaat van deze samenwerking zal – eveneens vanaf 2007 – de realisatie zijn van een Informatiepunt Politiegeschiedenis, dat zowel aan studenten en docenten in het politieonderwijs, als aan het algemene publiek ten dienste staat. Aantallen d.d. augustus 2007. Het museum streeft ernaar met ingang van 2008 1 extra (nu tijdelijke) fte structureel te maken. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 8/55

1d. Doelgroepen Het Nederlands Politiemuseum wil de volgende doelgroepen bereiken: • het algemeen publiek (waaronder geïnteresseerden in openbare orde en veiligheid en de politie, verblijfsrecreanten, leerlingen en studenten van het basisen voortgezet onderwijs, onderwijsgevenden, historici en andere wetenschapsbeoefenaren, schrijvers, journalisten en beleidsmedewerkers van overheidsinstellingen); • de veiligheidssector (50.000 politiemedewerkers, oud-politiemedewerkers en jaarlijks meer dan 8000 deelnemers aan initieel en post-inititeel politieonderwijs, maar ook vele tienduizenden medewerkers van toeleverende bedrijven én de particuliere beveiligingssector).13

1e. Beknopte planning komende periode Activiteit

Speerpunt14

Planning

Eerste helft 2007 verkenning Oprichting Informatiepunt mogelijkheden met Politiegeschiedenis in de Politieacademie; mediatheek van de Politieacademie. tweede helft 2007 start.

1, 2, 3, 4, (5,) 8, 9

Positionering Nederlands Politiemuseum binnen politiebestel.

Eerste helft 2007 verkenning; tweede helft 2007 besluit.

1, 2, 3, 4, 7, 9

Verbetering toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid collectieregistratie (op internet).

2007-2010.15

1, 2, 3, 4, 5, (6, 9)

Verdere ontsluiting deelcollecties a.d.h.v. documentatieprojecten (vraaggericht).

2007-2010.16

1, 2, 3, 4, 5, 6, (7,) 9

Organisatie reizende tentoonstellingen en tentoonstellingen op locatie.

2007-2008: onderhandeling samenwerkingspartners en ontwikkeling; 2009: opening eerste externe expositie.

1, 2, 3, (4,) 5, 6, (9)

Verhuizing 'kleine' collectieonderdelen naar andere locatie in Apeldoorn.

Tweede helft 2007.

1, 7, 9

Ontwikkeling 'open database' t.b.v. uitbreiding/ontsluiting collectieinformatie door publiek.

Eerste helft 2008 onderzoek; tweede helft 2008: uitvoer.17

1, 2, (3,) 5, (9)

13 14 15 16 17

De particuliere veiligheidssector is sinds 2007 omvangrijker dan de politiesector. Zie paragraaf 'Speerpunten' in hoofdstuk 1a 'Synopsis beleidsplan 2007-2011'. Zie voor een meer specifieke planning het projectplan 'Zoek verder: eerste verdieping'. Zie voor een meer specifieke planning het projectplan 'Zoek verder: eerste verdieping'. Zie voor een meer specifieke planning het projectplan 'Zoek verder: eerste verdieping'. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 9/55

Uitvoer restauratie- en conserveringsprojecten; nieuwe prioriteitsstelling en start uitvoer.

2008-2011.

1, 8, (9)

Initiatief tot het bereiken van een convenant met op hetzelfde gebied verzamelende organisaties18 waarin 01-01-2008: voltooid. de ethiek van het verzamelbeleid is geregeld.

1, 2, 9

Initiatief tot het bereiken van een convenant tussen de 26 korpsen onderling en de korpsen met verzamelende organisaties,19 waarin 2008 is vastgelegd hoe wordt voorkomen dat politie-erfgoed ten onrechte direct of indirect vernietigd wordt of in handen van handelaren komt.

1, 9

Afhankelijk van externe Realisatie modern publieksmuseum factoren 2007-2011 invulling op een nieuwe locatie in Apeldoorn. programmering.

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, (9)

18

19

De Historische Collectie Politie Rotterdam-Rijnmond, het Politiemuseum Zaandam, de Stichting Collectie P. Frima, de Politieacademie (collectie Fijnaut), het Ministerie van BZK (Museale Collectie AIVD), de Commandant van de Koninklijke Marechaussee (Historisch Museum der Koninklijke Marechaussee), overige korpsen en organisaties. Zie noot 18. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 10/55

2. Visie informatievoorziening

2a. Toepassing ICT Het Nederlands Politiemuseum ziet het gebruik van ICT niet als doel op zich maar als middel om de bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren ten einde de missie van het museum te verwezenlijken. Het wordt -indien zinvol- zoveel mogelijk ingezet bij het bereiken van de doelstelling en speerpunten van beleid.20 ICT: • vergemakkelijkt de werkzaamheden en toegankelijkheid van de informatie; • zorgt, mede door gebruik van standaarden, voor duurzaamheid van de collectie(informatie) en van collectiebeheer; • vergroot de mogelijkheden wat betreft werk en toepassing (onder andere flexibiliteit,21 hergebruik en uitwisseling van informatie); • maakt collectie-informatie aantrekkelijker, waardoor doelgroepen eerder worden aangesproken en informatie beter wordt overgedragen. Tijdens het inhaaltraject in het collectieproject 'ZOEK!' droeg het ICT-gebruik in eerste instantie vooral bij aan de eerste drie punten, waarbij de voordelen met name intern werden benut. Zo gauw hiermee een basis was gelegd werd echter ook naar buiten getreden door de collectiedatabase toegankelijk te maken via de website en aansluiting te zoeken op de landelijke infrastructuur. In de komende beleidsperiode zal meer aandacht worden besteed aan de toepassing van ICT naar buiten toe, zoals het toegankelijker en aantrekkelijker maken van de collectie-informatie. ICT is onmisbaar voor de exploitatie van de kennisfunctie. Het zal worden ingezet voor een meer interactieve communicatie met het publiek en in de samenwerking met politie- en verzamelende instellingen, zoals het Informatiepunt Politiegeschiedenis. Natuurlijk zal het museum ICT ook blijven inzetten voor verbetering (professionalisering) van de diverse interne werkprocessen, zoals verdieping en verbreding van de collectieinformatie. Dit alles echter zoveel mogelijk ten behoeve van een breed gebruik van de collectie.

2b. Nationale infrastructuur Gezien het belang van de politiegeschiedenis binnen de Nederlandse geschiedenis vindt het Nederlands Politiemuseum het belangrijk om aan te sluiten bij de nationale infrastructuur van de erfgoedsector. Een deel van de collectie, vooral bestaand uit meer gedocumenteerde objectrecords, is toegankelijk via de provinciale museumwebsite

20 21

Zie paragraaf 1a: 'Synopsis beleidsplan'. Omdat politiegeschiedenis bij uitstek een 'maatschappelijk' thema is en een moderne samenleving voortdurend verandert, moet informatie over politiegeschiedenis voortdurend worden aangepast. Enerzijds omdat een veranderende samenleving voortdurend nieuwe geschiedenis voortbrengt, anderzijds omdat deze voortdurend nieuwe inzichten (op de eigen geschiedenis) met zich meebrengt. Automatisering maakt veranderingen in die informatie relatief eenvoudig en snel te realiseren. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 11/55

Internet GElderse Musea (IGEM)22 en maakt zo tevens deel uit van de erfgoedportal MijnGelderland23 en de landelijke Collectiewijzer.24 Op deelcollectieniveau kan de collectie van het Nederlands Politiemuseum worden doorzocht via het MUSeum Inventarisatie Project (MUSIP).25 Aangezien het aantal uitgebreider gedocumenteerde records zal toenemen, zal het aandeel van het museum binnen de landelijke infrastructuur groeien en waardevoller worden voor het publiek en collega-instellingen. Ook onderzoekt het Nederlands Politiemuseum voortdurend nieuwe mogelijkheden tot aansluiting op de infrastructuur. Daarnaast zal het Nederlands Politiemuseum deel gaan uitmaken van de digitale infrastructuur van de Nederlandse politie, door aansluiting bij het Politiekennisnet (PKN) met de oprichting van een Informatiepunt Politiegeschiedenis in de mediatheken van de Politieacademie.26 Door samenwerking en kennisdeling met andere politieverzamelingen hoopt het Nederlands Politiemuseum professionele digitalisering en ontsluiting van deze collecties te stimuleren. 2c. Aansluiting op landelijk & sectoraal beleid Politiegeschiedenis maakt onmiskenbaar deel uit van de nationale geschiedenis en de collectie van het Nederlands Politiemuseum heeft dan ook breed erkende relevantie. Het beleid van het museum sluit aan op het landelijk beleid om collecties duurzaam digitaal toegankelijk te maken voor een breed publiek. Verdere digitale ontsluiting van de collectie is een van de hoofdwerkzaamheden gedurende de sluiting van het museum. Dit gebeurt zowel voor een algemeen publiek, als voor de (toekomstige) beroepsgroep van politiemedewerkers. Op het gebied van participatie streeft het museum naar verbreding van de collectie-informatie en meer interactieve communicatie met het publiek, zowel op internet als in het nieuw op te richten publieksmuseum. Zelf neemt het museum het initiatief tot samenwerkingsverbanden op het gebied van tentoonstellingen, collectieverzameling27 en brede beschikbaarstelling van de collectie-informatie op internet, als onderdeel van de nationale infrastructuur. In de huidige beleidsperiode zal het Nederlands Politiemuseum bovendien in de politiesector meer gaan aansluiten bij het beleid van politiekorpsen en -organisaties op het gebied van publieksvoorlichting, representatie en interne communicatie. Er vindt (als blijvend zelfstandige stichting) een sterkere positionering binnen de sector plaats, wat tot gevolg zal hebben dat beleid nog meer dan nu wordt afgestemd op vraag uit die sector. Ook vanuit het publiek zal het museum echter vooral vraaggericht werken, waarmee het opnieuw aansluit op het landelijk beleid.

22 23 24 25 26

27

Http://www.igem.nl/. Http://www.mijngelderland.nl/. Http://collectiewijzer.medialab.nl/ (t.z.t. http://www.collectiewijzer.nl). Http://www.musip.nl/. Op de landelijke politiewebsite http://www.politie.nl/ is al een verwijzing naar de website van het museum aanwezig. Het museum neemt het initiatief tot het bereiken van een convenant met op hetzelfde gebied verzamelende organisaties waarin de ethiek van het verzamelbeleid is geregeld. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 12/55

3. Huidige informatievoorziening

3a. Publieksuitingen (o.a. tentoonstellingen, evenementen, publicaties) Tot en met 2006 organiseerde het Nederlands Politiemuseum tentoonstellingen in eigen huis. Vanaf 2007 is het museum tijdelijk gesloten en zal het enkele grootschalige tentoonstellingen in de Randstad organiseren over thema's rond veiligheid en politie.28 Het ondersteunen van derden bij de organisatie van tentoonstellingen wordt zoals altijd voortgezet. Daarnaast neemt het Nederlands Politiemuseum ook tijdens de sluiting deel aan evenementen op het gebied van cultuur, onderwijs en openbare orde en veiligheid. Het ontwikkelen van publicaties en dergelijke vindt eveneens voortgang.

3b. Internet: www.politiemuseum.nl De volledige collectie van het Nederlands Politiemuseum is ontsloten via de website van het museum. Een kopie29 van de collectiedatabase is toegankelijk met behulp van Adlib Internet Server en kan op verschillende manieren worden doorzocht: • 'eenvoudig' - de ingevoerde zoekwaarde wordt in diverse velden tegelijk gezocht; • 'uitgebreid' - door een of meer zoekwaarden in specifieke velden in te vullen kan gerichter worden gezocht (per veld zijn hiërarchische trefwoordenlijsten als hulpmiddel aanwezig); • 'deskundig' - er kan met behulp van Booleaanse operatoren30 een complexe zoekvraag worden geformuleerd. Aan alle objectrecords is in principe een digitale afbeelding gekoppeld. Per record wordt bovendien de mogelijkheid geboden te reageren op de geboden informatie. De gegevens in het zoekresultaat kunnen worden geprint of gedownload. Adlib Internet Server maakt gebruik van XML en ASP-technologie en ondersteunt OAI en SRU/W. Daarnaast ondersteunt Adlib het Z39.50-protocol en kan de data -indien gewenst- dus worden benaderd door zoekmachines die hiervan gebruik maken. Op de website van het Politiemuseum bevinden zich tevens: • een overzicht van de Nederlandse politiegeschiedenis in hoofdlijnen; • historische verhalen (thema's) met betrekking tot de collectie; • een aantal breed uitgelichte objecten; • vrij te gebruiken afbeeldingen voor werkstukken en spreekbeurten. Hoewel een groot deel van de website bestaat uit informatie over, en toegang tot de collectie, is de eerste indruk van de site op dit moment vooral die van een 28

29 30

In ontwikkeling zijn een grote tentoonstelling over terrorisme en een expositie over de politie in het kinderboek, beide in samenwerking met grote musea in het westen van het land. Om beveiligingsredenen is er geen directe verbinding met interne collectiedatabase. Booleaanse operatoren dienen om elementen in een zoekvraag te combineren, het zijn de criteria 'en', 'of' en '(en) niet'. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 13/55

informatiefolder met algemene gegevens over het museum. Door afronding van het collectieproject 'ZOEK!' is de invalshoek van het museum hierover veranderd. Het is de bedoeling dat de website zoveel mogelijk vragen van derden afvangt, zowel over de collectie als over publieksdiensten. De website wordt beheerd door het externe ontwikkelbureau AA Webdesign, dat zorgdraagt voor de maandelijkse update van de collectiedatabase.31 Alle inhoud buiten de collectiedatabase wordt via een content management systeem (cms) door daartoe bevoegde medewerkers32 van het museum toegevoegd: de Sitemanager. Aan het cms ligt een (open source) MySQL-database ten grondslag, waarin alle tekst en afbeeldingen worden opgeslagen. De presentatie van de inhoud vindt plaats met behulp van html en css.

Verwante verzamelingen Vooruitlopend op het voornemen nauwer samen te werken met verwante (historische) verzamelingen33 en om een indruk te geven van de rijkdom van het politie-erfgoed in Nederland, biedt het Nederlands Politiemuseum op zijn website een overzicht van plaatsen waar op dit moment politie-erfgoed wordt verzameld en bewaard. Het overzicht bevat per instelling een beschrijving, adresgegevens en, indien aanwezig, een link naar de website.34

3c. Kenniscentrum Informatieverzoeken Jaarlijks handelt het Nederlands Politiemuseum een groeiend aantal informatieverzoeken af.35 In 2005 waren dit er 139, in 2006 183. Een deel van de vragen wordt doorverwezen naar andere instellingen (meestal een archief of museum). Van de overige inhoudelijke vragen die in 2005 en 2006 werden afgehandeld is de herkomst aangegeven in de hierna volgende tabel.

31

32

33

34 35

Omdat de volledige collectie van het Nederlands Politiemuseum reeds is gedigitaliseerd en de aangroei van collectie-informatie op dit moment beperkt is, is een maandelijkse update vooralsnog voldoende. Bevoegde personen zijn de directeur, de conservator en een speciaal daarvoor verantwoordelijke vrijwilliger. Ten behoeve van de continuïteit, verbreding van het bereik en een meer zinvolle en doelmatige informatievoorziening; zie punt 2 'Visie informatievoorziening'. Http://www.politiemuseum.nl/text.php?t_ID=101 Het gaat hier om informatieverzoeken met betrekking tot de politiegeschiedenis en de collectie. Informatieverzoeken worden mondeling of schriftelijk ontvangen. Mondeling: telefonisch of, tot de sluiting van het museum, persoonlijk tijdens museumbezoek. Schriftelijk: per post, e-mail of internet. De meerderheid van de verzoeken komt per e-mail of de website binnen (waarbij circa driekwart van de digitale informatieverzoeken rechtstreeks per e-mail wordt verzonden en één kwart via het webformulier op de site). Door de (verdere) ontsluiting op internet en de toenemende naamsbekendheid van het museum wordt de komende jaren een substantiële groei van dit aantal verwacht. Dit zal nog worden versterkt door het in de Politieacademie op te richten Informatiepunt Politiegeschiedenis. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 14/55

2006

2005

28%

21%

particulieren algemeen36

6%

10%

musea37

15%

12%

verzamelaars (particulier of niet-erkende musea)

6%

5%

onderwijs (met uitzondering van politieonderwijs; zowel leerlingen als docenten)

16%

21%

politiemedewerkers38

3%

7%

wetenschappers

13%

9%

media (televisie, kranten, radio, (vak-)tijdschriften, internetredacties)

1%

5%

overheid (met uitzondering van politie)

4%

10%

buitenland (musea, pers, wetenschap, particulieren)

8%

3%

overige

De gegeven percentages betreffen enkel het gedeelte van het totale aantal informatieverzoeken en zeggen niets over de hoeveelheid informatie die per aanvraag wordt verstrekt. Sommige aanvragen kunnen binnen een half uur worden gehonoreerd, andere nemen enkele dagen tot, in enkele gevallen, een aantal weken of maanden in beslag. Informatieverzoeken worden in eerste instantie afgehandeld door de mediathecaris, complexere vragen worden behandeld door de conservator.

Voorlichting & advies Het Nederlands Politiemuseum voert voorlichtings- en adviesprojecten uit in opdracht van, of in samenwerking met, diverse politieorganisaties.39 Het museum treedt hierbij enerzijds op als expertisecentrum op het gebied van politiegeschiedenis, anderzijds als projectleider/opdrachtnemer van projecten waarin verschillende disciplines op het gebied van geschiedenis, voorlichting en onderwijs worden samengebracht.40

36 37 38 39

40

Naar aanleiding van bezoek aan museum of website, bijv. i.v.m. particulier stamboomonderzoek. Ten behoeve van tentoonstellingen of publicaties. Met name ten behoeve van onderwijs of publicaties. De Voorziening tot Samenwerking Politie Nederland (VtS PN), het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD), de Politieacademie, regionale korpsen en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Voorbeelden van projecten: • voor de Dienst Nationale Recherche Informatie (DNRI) van het Korps Landelijke Politiediensten heeft het Nederlands Politiemuseum de productie van een dvd over de geschiedenis van het recherchewerk in Nederland gecoördineerd. Dit omvatte historisch onderzoek, opstellen van een verhaallijn en aanlevering van materiaal. Voor eventueel daarvoor benodigde derden diende het museum als opdrachtgever; • voor de Dienst Logistiek van het Korps Landelijke Politiediensten werkt het Nederlands Politiemuseum aan een adviesopdracht over historische componenten in nieuwe ontwerpen voor ceremoniële uniformen. Door op basis van historisch onderzoek een overzicht te verschaffen van de diverse historische componenten en de verschillende sterke en zwakke kanten daarvan (hetgeen resulteert in een publicatie), kan een besluit worden genomen over de ontwikkeling van een nieuw ceremonieel tenue; • voor de uitvoering en publicatie van het project 'De geschiedenis van de Nederlandse politie in de negentiende en twintigste eeuw' onder leiding van prof. dr. C.J.C.F. Fijnaut, dat in februari 2007 werd gepresenteerd, heeft het Nederlands Politiemuseum een grote hoeveelheid archiefen fotomateriaal aangeleverd, delen van de bibliotheekcollectie voor inzage of uitleen ter beschikking gesteld en gediend als professioneel klankbord. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 15/55

4. Uitdagingen en knelpunten

Uitdaging / knelpunt

Verlies expertise politiegeschiedenis.

Ernst

Zeer ernstig.

Voortbestaan museum: wanneer er geen verbetering en consolidering in de financiële situatie van het Zeer museum wordt bewerkstelligd, ernstig. is dit een bedreiging voor het professioneel voortbestaan van het museum.

41

Kans van Oplossing(en) optreden

Klein.

Vastleggen kennis in collectiedatabase en thema's, gekoppeld aan collectiedatabase. Strenge back-upprocedures. Intensieve en sterk toenemende samenwerking met deskundigen op het gebied van politiegeschiedenis binnen de Politieacademie. Vanaf 2007 op structurele basis via het Politiekennisnet, vanaf 2008 mogelijk ook binnen het lectoraat Politiegeschiedenis.

Klein.

Samenwerking met politieorganisaties en collegainstellingen. Aantrekken medewerker t.b.v. fondsenwerving. Digitaal vastleggen collectie-informatie en expertise daarover met behulp van universele standaards (zoals geformuleerd in het ICT-register van DEN41). Vergroting van het bereik van de informatievoorziening.

Http://www.den.nl. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 16/55

5. Wensen met betrekking tot de informatievoorziening van het Nederlands Politiemuseum

Informatiepunt Politiegeschiedenis

Inhoud

Oprichting van een fysiek en virtueel Informatiepunt Politiegeschiedenis in de mediatheken van de Politieacademie.42 Zelfwerkzaamheid staat voorop: het is de bedoeling dat het antwoord op een vraag zelf online wordt gevonden maar vanzelfsprekend is er ook de mogelijkheid om de vraag aan een medewerker te stellen die deze kan beantwoorden, ofwel kan verwijzen naar de plek waar het antwoord te vinden is. Verzameling en beschikbaarstelling van veelgestelde vragen. Dit onderdeel draagt bij aan de verbreding van de collectieinformatie.

Doelgroepen

Studenten, docenten en onderzoekers Politieacademie; politiemedewerkers; algemeen publiek.

Alle informatieverzoeken komen binnen via het Informatiepunt Politiegeschiedenis. Om de te verwachten groei van verzoeken goed Consequenties en efficiënt te laten verlopen, zal een beheerssysteem moeten workflow en worden geïmplementeerd: wanneer is welke vraag waar implementatie binnengekomen en hoe verloopt het afhandelingsproces. Ook moet beheer & behoud een systeem voor (veel-)gestelde vragen worden ontwikkeld. Het systeem dat wordt ontwikkeld om de collectiedatabases gezamenlijk doorzoekbaar te maken, moet worden beheerd. Ontsluiting

De collectiedatabases van het museum en de mediatheken worden gezamenlijk doorzoekbaar gemaakt.

Samenwerking

Politieacademie.

42

De samenwerking met de Politieacademie is mede ingegeven doordat het er een opleving van belangstelling voor de eigen geschiedenis is binnen de politiesector, wat zich bijvoorbeeld uit in het besluit van de Politieacademie om een lectoraat Politiegeschiedenis op te richten. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 17/55

Laagdrempelig Informatiepunt Politie

Inhoud

Gedurende de sluiting van het museum is er geen vrij toegankelijke mediatheek (alleen op afspraak). Het Informatiepunt Politiegeschiedenis dat in de Politieacademie iten behoeve van studenten en docenten wordt gerealiseerd, komt in een kleine, voor algemeen publiek aangepaste vorm, ook in het museum. In tegenstelling tot het Informatiepunt Politiegeschiedenis in de Politieacademie ligt de nadruk hier ook op de actualiteit. Het laagdrempeling Informatiepunt Politie zal functioneren als frontoffice voor informatievoorziening op het gebied van zowel politiegeschiedenis als actuele thema's (loopbaanmogelijkheden bij de politie, nieuwe ontwikkelingen etc.). Bezoekers kunnen foto's, films en teksten verzamelen voor werkstukken, scripties, spreekbeurten etc.. De bezoekers kunnen dit materiaal printen, downloaden, opslaan of per mail aan zichzelf verzenden.

Doelgroepen

Algemeen publiek; onderwijs (scholieren, studenten en docenten); jongeren; politiemedewerkers.

Consequenties Ontwikkelen, implementeren en aansluitend beheer van het workflow en informatiepunt. Ontwikkelen en up-to-date houden van implementatie informatiepakketten. beheer & behoud Ontsluiting Samenwerking

Gezamenlijke toegang tot collectiedatabases en voorlichtingsmateriaal van de politie. Voorgeproduceerde informatiepakketten. Politieacademie; korpsen; ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Politiehistorische thema's voor collectie-verdieping en onderzoek

Inhoud

43

Met betrekking tot de Nederlandse politiegeschiedenis is een aantal thema's43 geformuleerd voor verdieping van de collectie-informatie en onderzoek. Bij de formulering van de thema's is het museum niet zozeer uitgegaan van volledigheid maar van de verwachte vraag naar informatie over politiegeschiedenis in verband met het lectoraat Politiegeschiedenis op de Politieacademie, prioriteiten in het basisen voortgezet onderwijs en reeds ontvangen informatieverzoeken. De thema's zullen worden uitgewerkt op internet en helpen bij de invulling van het nieuwe publieksmuseum. Ook wordt de collectie aan de hand van deze thema's dieper ontsloten, waarbij de objecten tegelijkertijd de uitwerking van het thema op internet versterken. Bij de thematische aanpak wordt zoveel mogelijk vraaggericht gewerkt: er wordt voorrang gegeven aan de thema's waaraan het publiek, het politieonderwijs en andere politieorganisaties de voorkeur geven.

De thema's zijn als volgt, in volgorde van prioriteit: 1) Ontwikkeling van de recherchetaak en het forensisch onderzoek, 2) Uniform, uitmonstering en politieheraldiek, 3) De verkeerstaak van de politie, 4) Internationale samenwerking en voorbeelden, 5) De bezettingstijd, 6) De politie als sociaal netwerk, 7) Politie en diversiteit, 8) Politiebonden en het politieberoepsonderwijs, 9)Het Juvenalis-dilemma: wie zal toezicht houden op de toezichthouders, 10) Prosopografie van de politie. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 18/55

Doelgroepen

Studenten Politieacademie; politiemedewerkers; algemeen publiek; basisen voortgezet onderwijs.

De thema's worden prioriteitsgewijs aangepakt, waarbij telkens de vraag uit de maatschappij (publiek en (politie-)organisaties) de Consequenties leidraad vormt. Bij verwerving van nieuwe objecten moeten deze workflow en -voor zover mogelijk- worden ingepast bij de thema's. In de implementatie workflow moet daarom worden opgenomen dat de thema's direct beheer & behoud aan de voorwerpen worden gekoppeld, waarbij het niet uitmaakt of het betreffende thema al is uitgewerkt; dit gebeurt door het toe te voegen aan de basisregistratie.

Ontsluiting

Aan de hand van de thema's worden relevante objecten uit de collectie dieper ontsloten. Ook moeten met terugwerkende kracht de thema's worden gekoppeld aan de object-informatie in de collectiedatabase en vice versa; hiervoor wordt een (zoveel mogelijk geautomatiseerd) systeem ontwikkeld. Deze bij objecten uitgebreide informatie zal ook openbaar toegankelijk zijn via de infrastructuren waaraan het Politiemuseum deelneemt.

Samenwerking

Studenten; docenten en onderzoekers Politieacademie; politiehistorici; andere politieverzamelingen.

'Politie-wiki'

Inhoud

Verdieping van de collectie-informatie door het publiek aan de hand van een Wikipedia-achtig systeem. Buiten het museum is veel kennis aanwezig over de collectie.44 Er is behoefte aan een systeem waarbij (oud-)politiemedewerkers en ander publiek direct zichtbare informatie kunnen toevoegen aan de collectie-informatie op internet. Daarbij moet wel zichtbaar zijn wat de status van de informatie is en van wie deze komt. De informatie mag vanzelfsprekend pas na autorisatie ook in de collectiedatabase terechtkomen, liefst met 'één druk op de knop'. Er moet onderzocht worden of hiervoor een systeem bestaat of kan worden ontwikkeld.

Doelgroepen

(Oud-)politiemedewerkers; wetenschappers; algemeen publiek; ouderen; jongeren; onderwijs.

Technisch beheer door beheerder website. Moderatie op onjuist Consequenties gebruik van het systeem (abuse etc.) door een daarvoor workflow en aangewezen medewerker. Inhoudelijk beheer door de conservator, implementatie aan de hand van thema's (bij nieuwe uitwerking of periodieke beheer & behoud bijwerking).

44

De prioriteit is bepaald naar aanleiding van een publieksonderzoek op de website van het museum (augustus 2007). Meer uitleg over de thema's is te vinden op http://www.politiemuseum.nl > Historische informatie of advies > Historische thema's. Op dit moment kan aanvullende informatie over objecten worden verstrekt d.m.v. een formulier op de website, waarna de informatie, na controle, wordt verwerkt in de collectiedatabase. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 19/55

Ontsluiting

Wanneer de informatie is opgenomen in de collectiedatabase is deze automatisch ook toegankelijk via de infrastructuren waaraan het Politiemuseum deelneemt. Of het ook mogelijk (en wenselijk) is ook de nog ongeautoriseerde informatie op die wijze te ontsluiten zal moeten worden onderzocht.

Samenwerking

Alle leveranciers van informatie.

Verbetering website en oprichting portal

Inhoud

De website van het Politiemuseum is toe aan vernieuwing, een 'moderner jasje'. De criteria van het waarmerk Drempelvrij.nl45 moeten worden verwerkt voor zover dat nog niet het geval is. De pagina-indeling moet worden afgestemd op nu gangbare criteria voor beeldformaten. De collectie moet als essentie van het museum 'zichtbaarder' worden op de site. Idealiter worden zoveel mogelijk vragen van derden afgevangen of verwerkt via de website. Daarnaast zal het Nederlands Politiemuseum de website www.politiegeschiedenis.nl lanceren, die een portal vormt voor alle –al dan niet via internet– ontsloten informatie over de geschiedenis van de Nederlandse politie. Zie ook de wensen m.b.t. ontwikkeling van een 'politie-wiki'.

Doelgroepen

Breed algemeen publiek; ouderen; gehandicapten.

Consequenties Na aanpassing en implementatie zal de website wederom technisch workflow en worden beheerd door het externe bureau AA Webdesign. implementatie beheer & behoud Ontsluiting Samenwerking

De gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid van de website zullen worden verbeterd. AA Webdesign; instellingen (en individuen) met politiehistorische informatie.

Mechanisch depot

Inhoud

In het publieksmuseum zal de bezoeker de mogelijkheid worden geboden om via touchscreens objecten te selecteren die worden uitgelicht (of opgeroepen) met aanvullende informatie. De bediening kan centraal worden overgenomen door een museummedewerker die van bepaalde objecten de werking zal demonstreren.

Doelgroepen

Museumbezoekers.

45

Het Waarmerk Drempelvrij.nl is een voortzetting van Drempels Weg, een project van het Landelijk Bureau Toegankelijkheid dat op initiatief van het ministerie van VWS werd gestart in maart 2001 en liep tot oktober 2004. Het heeft tot doel internet toegankelijker te maken; in eerste instantie voor gehandicapten maar in de praktijk voor iedere internetgebruiker. De richtlijnen zijn opgesteld aan de hand van de internationale richtlijnen van het World Wide Web Consortium (W3C) en worden beschreven op http://www.drempelvrij.nl/richtlijnen. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 20/55

Consequenties Ontwikkeling en onderhoud van het systeem, waarbij mogelijk workflow en gebruik wordt gemaakt van roulerende objecten (opdat individuele implementatie objecten slechts beperkt worden gebruikt). beheer & behoud Ontsluiting

De betreffende objecten zullen uitgebreid zijn gedocumenteerd aan de hand van tekst en (vooral ook) beeldmateriaal zoals filmpjes.

Samenwerking

Tentoonstellingsontwerpers.

Multimediashow of film Inhoud

In het publieksmuseum zal een multimediashow of film worden ontwikkeld die op heldere wijze antwoord geeft op de vraag 'Waarom hebben we eigenlijk politie?'.

Doelgroepen

Museumbezoekers; algemeen publiek; studenten politieonderwijs; leerlingen voortgezet onderwijs.

Consequenties Ontwikkeling en (technisch) beheer van de multimediashow. workflow en implementatie beheer & behoud Ontsluiting

De presentatie is als multimediashow te zien in het museum en als film op dvd of via internet voor iedereen raadpleegbaar.

Samenwerking

Scholen; Politieacademie; korpsen.


II. Digitaliseringsplan


1. De collectie van het Nederlands Politiemuseum Het Nederlands Politiemuseum verzamelt de materiële getuigenissen van de actualiteit en geschiedenis van de Nederlandse politie, alsmede van algemene ontwikkelingen op het gebied van rechtsorde, openbare orde en maatschappelijke veiligheid in relatie tot de politietaak.46 De collectie bestaat uit 100.000 voorwerpen, boeken, tijdschriften en beeldmateriaal, plus 230 meter archief. De collectie is onderverdeeld in deelcollecties naar objecttype (bijvoorbeeld transportmiddelen, uniformen), waarvan een volledig overzicht zich als bijlage 2 bij dit plan bevindt.47 De conservator is verantwoordelijk voor alle inhoudelijke keuzes met betrekking tot de collectie, de mediathecaris/depotmedewerker zorgt voor het beheer ervan. De volledige collectie is op basisniveau geregistreerd in het standaardpakket Adlib Museum Standaard. Van vrijwel alle realia en beeldmateriaal is een digitale afbeelding aan het objectrecord gekoppeld.48 De collectie wordt ingezet om een zo breed mogelijk publiek te informeren en adviseren over politiegeschiedenis. De gehele collectie is dan ook toegankelijk via internet.49

2. Te digitaliseren deelcollecties Aangezien alle deelcollecties al op basisniveau zijn geregistreerd en gedigitaliseerd, richt het museum zich nu op verdieping van de collectieinformatie, en verbreding daarvan. Het is echter niet realistisch volledige documentatie te wensen van alle objecten in de collectie. Het museum richt zich daarom niet zozeer op integrale uitbreiding van de collectie-informatie van respectievelijke deelcollecties maar aan de hand van thema's.

46 47

48 49

Een nadere specificatie van het verzamelbeleid is bijgevoegd als bijlage 1. Een meer gecomprimeerd overzicht van de deelcollecties is tevens te vinden bij MusIP http://www.musip.nl/dispatcher.aspx?action=search&database=ChoicePeople&search=priref=75. Zie voor formaten van afbeeldingen de kwaliteitscriteria in hoofdstuk 4. De collectiedatabase kan worden geraadpleegd op de website van het museum http://www.politiemuseum.nl/. De meer uitgebreide objectrecords zijn tevens beschikbaar op IGEM http://www.igem.nl/, MijnGelderland http://www.mijngelderland.nl/ en de Collectiewijzer http://collectiewijzer.medialab.nl/. Op deelcollectieniveau kan de collectie doorzocht worden bij MusIP http://www.musip.nl/. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 23/55

De eerste tien thema's zijn: • Ontwikkeling van de recherchetaak en het forensisch onderzoek; • Uniform, uitmonstering en politieheraldiek; • Internationale samenwerking en voorbeelden; • De verkeerstaak van de politie; • De bezettingstijd; • Politie en diversiteit; • De politie als sociaal netwerk; • Het Juvenalis-dilemma: wie zal toezicht houden op de toezichthouders; • Politiebonden en het politieberoepsonderwijs; • Prosopografie van de politie. Naast thematische verdieping van de collectie staat er echter nog een beperkt aantal digitaliseringsprojecten per deelcollectie op het programma.

Prentencollectie Amsterdam

Materiaalsoorten

De 'prentencollectie Amsterdam' is een afgebakend onderdeel van de archiefcollectie van het museum. Hij wordt gevormd door de archiefcollectie ('prentencollectie' genoemd) van het voormalige Amsterdams Politiemuseum en beslaat een tijdsperiode van ca. 1795 tot 1953. Er zitten zeer zeldzame stukken in dit gedeelte van de archiefcollectie, die bestaat uit foto's, tekeningen, krantenknipsels, arresten, brochures, affiches en spotprenten. De prentencollectie Amsterdam bevat veel sociaal-historische informatie.

Omvang deelcollectie

circa 20.000

Prioriteit

Hoog: de Prentencollectie Amsterdam behoort tot de kerncollectie van het museum en bevat uniek en kwetsbaar materiaal uit het begin van vorige eeuw.

Alle archiefstukken groter dan A3-formaat worden gefotografeerd en aan de bijbehorende objectrecords wordt (geautomatiseerd) een Beelddigitalisering afgeleide gekoppeld.

Registratie Doelgroepen

Diepere ontsluiting aan de hand van relevante thema's is wenselijk omdat het uniek materiaal betreft. Meerbladige publicaties (meer dan vijf pagina's) zullen worden beschreven in de bibliotheekdatabase. (Politie-)onderwijs; (amateur-)historici; geïnteresseerden in de historie van Amsterdam; media; publieksfunctie Nederlands Politiemuseum.


Alle onderdelen van de prentencollectie Amsterdam zijn geregistreerd op basisniveau. Van het materiaal kleiner of gelijk aan Beschikbare A3-formaat is tevens een digitale afbeelding aanwezig, waarvan een digitale onderdelen afgeleide aan het objectrecord is gekoppeld. Van meerbladig deelcollectie materiaal (meer dan vijf pagina's) is ter identificatie -en ter eventuele beoordeling van relevantie- een digitale afbeelding van de eerste pagina aanwezig.

Deelcollectie films

Materiaalsoorten

Het merendeel van de collectie films is overgedragen aan het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid in Hilversum. Een aantal films is in eigendom van het Politiemuseum gebleven omdat deze niet zozeer in de breed georiënteerde collectie van Beeld en Geluid passen, maar wel van belang zijn voor een politie-specifieke context. Het betreft instructiefilms, films ten behoeve van voorlichting en werving, historisch materiaal (bijv. inzet van de ME bij de rellen tijdens de inhuldiging van Koningin Beatrix) en documentair materiaal (gefilmde oefeningen, vieringen, etc.). De collectie omvat 8mm-films, 16mm en 35 mm, zowel kleur als zwart-wit.


131

Prioriteit

Hoog: bij gebrek aan afspeel-apparatuur is het erfgoed op deze films niet toegankelijk, terwijl film een vergankelijk medium is.

De (relevante delen uit de) films moeten worden gedigitaliseerd. Beelddigitalisering Hiertoe moeten de films eerst worden bekeken. Voor advies en en eventuele samenwerking wordt contact gezocht met AVAG.50 Registratie Doelgroepen

Tussen de filmbestanden en de bijbehorende objectrecords zal een koppeling worden aangebracht. Diepere ontsluiting van de inhoud (aan de hand van relevante thema's) is wenselijk. (Politie-)onderwijs; media; historisch onderzoekers; politieorganisatie; publieksfunctie NPM.

Beschikbare Alle films zijn op basisniveau geregistreerd. Van de films die zijn digitale onderdelen overgedragen aan Beeld en Geluid wordt te zijner tijd een digitale deelcollectie kopie verkregen.

Deelcollectie 'overig AV-materiaal'

Materiaalsoorten

50 51

De deelcollectie 'overig AV-materiaal' bestaat uit audiovisuele media die niet behoren tot de deelcollectie beeldmateriaal.51 Het betreft geluidsdragers (magneetbanden, cassettebandjes, LP's), cd's en diskettes. Deze deelcollectie bevat informatie over de dagelijkse politiepraktijk als momentopname.

Audio Visueel Archief Gelderland http://www.stichtingavag.nl/. Deelcollectie beeldmateriaal: films, video's, foto's, negatieven, dia's. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 25/55


84

Prioriteit

Hoog: het erfgoed op deze media raakt mogelijk snel ontoegankelijk.

Digitalisering

De geluidsbestanden moeten worden gedigitaliseerd. Van digitale bestanden op diskettes en cd's moeten de benodigde software en programma-eisen worden genoteerd opdat in de gaten kan worden gehouden of zij toegankelijk blijven. Zo mogelijk moeten ze worden omgezet naar een leesbaar standaardmedium; richtlijnen hiervoor moeten nog worden opgesteld.52

Registratie

Diepere ontsluiting op basis van thema's is gewenst voor de meer interessante onderdelen van de collectie.

Doelgroepen

(Politie-)onderwijs; historisch onderzoekers; media; publieksfunctie NPM.

Beschikbare digitale onderdelen Deze deelcollectie is volledig op basisniveau geregistreerd. deelcollectie

Deelcollectie boeken

Materiaalsoorten

De deelcollectie Boeken bestaat voornamelijk uit boeken die ouder zijn dan 20 jaar; het oudste boek dateert uit 1651. De belangrijkste onderwerpen zijn: de geschiedenis van de Nederlandse politie, recht, en het Koninklijk Huis in relatie tot de politie. Ook bevindt zich een groot aantal rapporten, (jaar-)verslagen, almanakken, collegedictaten, brochures en ander gepubliceerd materiaal in de deelcollectie. Wanneer het om wetenschappelijk waardevol materiaal gaat worden (voor zover mogelijk) van iedere titel drie exemplaren bewaard.


circa 15.00053

Prioriteit

Hoog: de collectie is inhoudelijk vooral ontsloten op titel en geografisch trefwoord, waardoor deze unieke collectie slechts beperkt toegankelijk is. Voor samenwerking met de mediatheken van de Politieacademie is verdere onderwerpsontsluiting belangrijk.

Beelddigitalisering Het is niet de bedoeling om de publicaties te gaan digitaliseren.54 Registratie

Verdere onderwerpsontsluiting is zeer gewenst.

Doelgroepen

(Politie-)onderwijs; media; historisch onderzoekers; politieorganisatie; publieksfunctie NPM.

52

53

54

Het is in deze context van belang de voortgang en resultaten van het emulatieproject van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief in de gaten te houden (http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_projecten/projecten_emulatieproject.html). Er zijn 11.381 boekrecords aanwezig in de bibliotheekdatabase maar jaarverslagen worden per uitgevende instelling gezamenlijk in één record beschreven. Het is de bedoeling dat bij duplicaten een specifiek exemplaar wordt aangewezen als uitleen/inkijkexemplaar. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 26/55

Beschikbare De boekencollectie is volledig geregistreerd op basisniveau; 17,5% digitale onderdelen van de deelcollectie is dieper ontsloten. deelcollectie

Deelcollectie tijdschriften

Materiaalsoorten

De deelcollectie Tijdschriften beslaat een periode van 1852 tot heden. De belangrijkste onderwerpen zijn: de geschiedenis van de Nederlandse politie, recht, en het Koninklijk Huis in relatie tot de politie. Nergens in Nederland is een tijdschriftencollectie te vinden die zo compleet is, zoveel unieke jaargangen van zoveel unieke tijdschriften bevat en waarbij zoveel verschillende politietijdschriften bij elkaar te vinden zijn.


circa 10.000 afleveringen van ongeveer 300 tijdschrifttitels

Prioriteit

Hoog: de collectie is inhoudelijk met name ontsloten op titel en geografisch trefwoord, waardoor deze unieke collectie slechts beperkt toegankelijk is. Voor samenwerking met de mediatheken van de Politieacademie is verdere onderwerpsontsluiting belangrijk. Het oudere deel van de collectie is zeer kwetsbaar.

De wens bestaat om relevante tijdschriftartikelen integraal te digitaliseren, te beginnen bij het algemene Tijdschrift voor de Politie vanwege de onlangs verworven schenking van het analoge Beelddigitalisering beeldarchief van genoemd tijdschrift. De politietijdschriften zijn nog niet ontsloten door de Koninklijke Bibliotheek en een samenwerkingsproject in het kader van Metamorfoze55 en/of andere instellingen met politietijdschriften ligt dan ook voor de hand.

Registratie

Doelgroepen

Om de belangrijkste artikelen tenminste toegankelijk te maken moeten de tijdschriften op artikelniveau worden ontsloten. Samenwerking met Metamorfoze en/of andere instellingen met politietijdschriften op het gebied van catalogisering ligt eveneens voor de hand. (Politie-)onderwijs; media; historisch onderzoekers; genealogen; publieksfunctie NPM.

Beschikbare digitale onderdelen Alle tijdschriften zijn per titel op basisniveau geregistreerd. deelcollectie

Deelcollectie transportmiddelen

Materiaalsoorten

55

De deelcollectie Transportmiddelen bestaat uit motorfietsen, fietsen, auto's en vaartuigen. Hij kan worden ingedeeld in twee categorieën, namelijk voertuigen speciaal voor politietaken ontworpen (specifieke pantservoertuigen) en 'gewone' voertuigen welke zijn aangepast voor het verrichten van een politietaak.

Metamorfoze is een behoudsproject voor papieren collecties van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief http://www.metamorfoze.nl/. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 27/55


65

Prioriteit

Hoog: de voertuigen behoren tot de topstukken van het museum en zijn een grote publiekstrekker, zodat zij goed zichtbaar horen te zijn. Bovendien zijn het veelal unieke exemplaren (er is vaak, voor zover bekend, maar één exemplaar per type voertuig bewaard gebleven) en vertegenwoordigen zij een grote financiële waarde. Identificatie van de voertuigen is dus van het grootste belang.

Beelddigitalisering

Van alle exemplaren uit deze deelcollectie is een digitale reproductie aanwezig.

Registratie

Verdieping van de registratie is alleen noodzakelijk indien deze hierdoor beter aansluit op de geformuleerde politiehistorische thema's.

Doelgroepen

Historisch en technisch onderzoekers; liefhebbers van oude voertuigen; (politie-)onderwijs; media; publieksfunctie NPM.

Beschikbare Alle transportmiddelen zijn uitgebreid geregistreerd, is een digitale digitale onderdelen afbeelding aanwezig en zijn afgeleiden gekoppeld aan de deelcollectie bijbehorende objectrecords.

Deelcollectie fotoalbums Materiaalsoorten

Het museum bezit fotoalbums met gevarieerde inhoud (van de politie in Nederlands-Indië tot personeelsuitjes). De albums beslaan een periode van 1864-1977.


552

Prioriteit

Middel: fotomateriaal is sterk aan verkleuring onderhevig en het museum wil het beeld in zo goed mogelijke kwaliteit behouden. Een deel van de fotoalbums bevat belangrijk historisch materiaal waar veel vraag naar is, bijv. over de politie op Nederlands grondgebied in den vreemde. Een ander deel betreft uniek maar minder belangwekkend beeldmateriaal over kleinere evenementen.

Alle foto's uit alle fotoalbums worden individueel gescand, waarna afgeleiden worden gemaakt voor de objectrecords. Een pilot m.b.t. het scannen van foto's uit fotoalbums loopt van januari-juli 2007. Beelddigitalisering Hierdoor wordt meer inzicht verkregen in de omvang van de werkzaamheden, de richtlijnen daarvoor en specifiekere inhoud van de fotoalbums. Registratie Doelgroepen

Na het scannen worden alle foto's afzonderlijk op basisniveau geregistreerd. (Politie-)onderwijs; genealogen; media; stadshistorici; historici met betrekking tot de koloniale geschiedenis; publieksfunctie NPM.

Beschikbare Alle fotoalbums zijn per stuk als eenheid geregistreerd op digitale onderdelen basisniveau en aan ieder record is een identificerende foto van het deelcollectie album gekoppeld.


Deelcollectie negatieven Materiaalsoorten

De negatievencollectie van het museum bestaat uit glasnegatieven, acetaatfilm56 en polyesterfilm; zowel kleinbeeldnegatieven als grootbeeld.


50.000

Prioriteit

Middel: fotomateriaal is sterk aan verkleuring onderhevig en het museum wil het beeld in zo goed mogelijke kwaliteit behouden. Er kan zich uniek materiaal in deze collectie bevinden waarvan het museum nog niet op de hoogte is.

Vanaf november 2005 vindt selectie plaats van de collectie negatieven, op basis van het verzamelbeleid en reeds aanwezig Beelddigitalisering beeldmateriaal. De resterende negatieven worden gescand waarna afgeleiden aan de bijbehorende objectrecords worden gekoppeld. Registratie

Registratie van de nieuw gedigitaliseerde negatieven vindt plaats op basisniveau.

Doelgroepen

(Politie-)onderwijs; onderzoekers; media; publieksfunctie NPM.

Alle glasnegatieven zijn al in digitale vorm aanwezig (en geregistreerd op basisniveau). 1% van de overige negatieven is Beschikbare geregistreerd op basisniveau en voor het merendeel tevens digitaal digitale onderdelen gereproduceerd (met een aan het objectrecord gekoppelde deelcollectie afgeleide). Daarnaast is van verschillende negatieven een digitaal positief aanwezig (dat tevens is geregistreerd).

Deelcollectie 'gruwelijk beeldmateriaal' Materiaalsoorten

De selectie 'gruwelijk beeldmateriaal' bestaat uit dia's, foto's en negatieven die vanwege hun afbeelding niet geschikt zijn voor openbare vertoning (bijv. lijken).


82757

Prioriteit

Laag: deze deelcollectie zal slechts zeer beperkt toegankelijk zijn; alleen voor onderzoek en niet voor publiek. Wel is fotomateriaal sterk aan verkleuring onderhevig en wil het museum het beeld in zo goed mogelijke kwaliteit behouden.

Het beeldmateriaal zal worden gescand waarna afgeleiden aan de bijbehorende objectrecords worden gekoppeld. Kleurenmateriaal Beelddigitalisering heeft prioriteit boven zwart-witfoto's. Wanneer afbeeldingen benodigd zijn voor onderzoek, worden deze foto's eerst gescand zodat het materiaal vanaf dat moment toegankelijk is. Registratie

56 57

De deelcollectie 'gruwelijk beeldmateriaal' zal wellicht groepsgewijs op basisniveau worden ontsloten, waarbij de records worden afgeschermd voor het publiek.

Cellulosediacetaatnegatieven en -triacetaatnegatieven. 346 dia's, 340 foto's en 141 negatieven. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 29/55

Doelgroepen

Onderzoekers; (politie-)onderwijs.

Beschikbare Slechts enkele onderdelen van het gruwelijk beeldmateriaal zijn al digitale onderdelen gedigitaliseerd en geregistreerd op basisniveau, waarbij de deelcollectie objectrecords zijn afgeschermd voor het publiek.

Deelcollectie archief

Materiaalsoorten

In de archiefcollectie zijn de archieven van verschillende politieorganisaties bijeengebracht. Het bestaat vooral uit aantekeningen, correspondentie, formulieren, getuigenissen, journalen (verslagen), knipsels, rapporten en folders. Deze deelcollectie bevat veel momentopnamen uit de politiepraktijk en het politieonderwijs. De Prentencollectie Amsterdam vormt ca. 8% van de archiefcollectie maar wordt elders in dit digitaliseringsplan afzonderlijk behandeld. Een deel van het archiefmateriaal is privacygevoelig.


circa 230 meter ofwel 1500 dozen

Prioriteit

Laag: gezien de omvang van de collectie worden archivalia alleen gereproduceerd wanneer dat van belang wordt geacht om redenen als ouderdom, zeldzaamheid, toepassing en conditie (zoals bijvoorbeeld de unieke 'Prentencollectie Amsterdam' die deel uitmaakt van de kerncollectie van het museum). Indien het museum over voldoende middelen en menskracht zou kunnen beschikken, is het wenselijk meer onderdelen uit de archiefcollectie te reproduceren.

Er zijn vooralsnog geen plannen om het archiefmateriaal structureel Beelddigitalisering te gaan digitaliseren, alleen incidenteel op aanvraag of bij thematische verdieping van de collectie.

Registratie

Doelgroepen

Circa 200 dozen archiefmateriaal zijn geregistreerd als 'ongeïnventariseerd'. Aan de inventarisatie en uitwerking van de registratie hiervan wordt van april 2007-juni 2008 gewerkt. Diepere ontsluiting van het volledige archief (aan de hand van thema's) is gewenst. Privacygevoelig materiaal wordt afgeschermd van het publiek. Onderzoekers; genealogen; (politie-)onderwijs; media; publieksfunctie NPM.

Beschikbare De archiefcollectie is onderverdeeld in onderwerpen en digitale onderdelen archiefvormers en per doos geregistreerd, waarbij privacygevoelig deelcollectie materiaal is afgeschermd van het publiek.


3. Prioritering en fasering De fasering van digitalisering van verschillende deelcollecties hangt af van verschillende zaken: •

• •

prioriteit van de werkzaamheden;58 mogelijkheid om de werkzaamheden intern uit te voeren (beschikbaar deskundig personeel); kosten en beschikbare gelden.59

De planning van de werkzaamheden wordt voortdurend bepaald aan de hand van deze elementen. De onderdelen met prioriteit 'hoog' of 'middel' worden in gang gezet voor het eind van de beleidsplanperiode 2011. Verdere ontwikkelingen in de samenwerkingsplannen en met betrekking tot het lectoraat Politiegeschiedenis op de Politieacademie kunnen tot gevolg hebben dat de aanduiding 'laag' bij te digitaliseren deelcollecties wordt gewijzigd in 'middel' of 'hoog'.60

4. Kwaliteitscriteria

4a. Beelddigitalisering Digitale reproductie van collectie-onderdelen vindt plaats aan de hand van vooraf opgestelde criteria. Voor de diverse objecttypen en reproductiemethoden zijn (stap-voor-stap) gebruikershandleidingen aanwezig. Een specificatie van de kwaliteitscriteria bevindt zich in bijlage 3. Afbeeldingen worden opgenomen als JPEG-bestand in een gemiddelde resolutie van 600 dpi (of overeenkomstig beeldformaat bij een afbeelding van 10x13 cm). De minimumresolutie is 300 dpi (voor tekstuele archiefstukken), de maximumresolutie 2400 dpi (voor negatieven, dia's en glasplaten). Bij realia maken het objectnummer en een kleurkaart deel uit van de afbeelding. Van de 'masterbestanden' worden afgeleiden gemaakt voor koppeling aan de objectrecords in Adlib.61 De afgeleiden zijn eveneens JPEG-bestanden, met een resolutie 58

59 60 61

In het voorgaande hoofdstuk (2) wordt per te digitaliseren deelcollectie de prioriteit aangeven met de indicatie 'laag', 'middel' of 'hoog'. Waarmee bijvoorbeeld beelddigitalisering kan worden uitbesteed. Deelcollecties archief en 'gruwelijk materiaal'. De afgeleiden worden zoveel mogelijk geautomatiseerd vervaardigd met behulp van het programma EasyThumbnails, waarvoor een stap-voor-stap handleiding aanwezig is. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 31/55

van 72 dpi en een maximale grootte van 640x480.62 De naam van de afbeeldingen bestaat uit het objectnummer van het gereproduceerde collectie-onderdeel met eventuele toevoegingen voor extra exemplaren (details) et cetera. Alle afgeleiden hebben de toevoeging 'reg' (van 'registratieafbeelding').63 De masterbestanden worden opgeslagen in het beeldarchief.64 De afgeleiden bevinden zich in de directory van het collectiemanagementsysteem. Beide bevinden zich in een op de collectie toegespitst datagedeelte van de server waarvan iedere twee dagen een back-up wordt gemaakt die extern wordt bewaard.65 De originele masterbestanden worden nooit bewerkt. Wanneer een afbeelding gedraaid of uitgeknipt dient te worden, gebeurt dit in een kopie van het bestand of in de afgeleide.

4b. Registratie Registratie vindt plaats in het collectiemanagementsysteem Adlib Museum Standaard.66 Het pakket is gebaseerd op de Spectrumstandaard van de MDA67 en wordt dienovereenkomstig ingevuld. Vanuit Adlib zijn xml-exports mogelijk; Dublin Core en Spectrum xml worden ondersteund. De applicatie bevat enkele kleine aanpassingen die zijn toegespitst op het Nederlands Politiemuseum.68 Vrijwel de gehele collectie is geregistreerd op basisniveau. Dit is een beperkt aantal velden ten behoeve van identificatie van de objecten, juridisch eigendom en beheer (terugvindbaarheid), die zijn gebaseerd op (en voldoen aan) de eisen van het Museumregister.69 De voor alle objectsoorten minimaal ingevulde velden zijn te vinden in bijlage 4. Per objecttype kan daar een aantal voor die categorie essentiële velden aan zijn toegevoegd; voor alle deelcollecties is een specifieke registratiehandleiding aanwezig bij de collectieprotocollen, waarin ook de richtlijnen van Object-ID zijn verwerkt. Een voorbeeld van een dergelijke specifieke handleiding is bijgevoegd als bijlage 5. De registratierichtlijnen voor boeken en tijdschriften zijn gebaseerd op de ISBD-regels van FOBID,70 voor de basisregistratie van archivalia is gebruik gemaakt van de internationale archiefstandaard ISAD(G). 62

63

64

65

66 67 68

69 70

Koppeling van de afgeleiden aan objectrecords in Adlib gebeurt zoveel mogelijk geautomatiseerd met behulp van een door Adlib Information Systems vervaardigd koppelingsprogramma. Een stapvoor-stap gebruikershandleiding is aanwezig. Toevoeging van de suffix 'reg' gebeurt zoveel mogelijk geautomatiseerd met behulp van het programma Rename, waarvoor een handleiding aanwezig is. Een uitgebreide handleiding over de indeling en het beheer van het beeldarchief behoort tot de collectieprotocollen ('Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan'). Er is een medewerker aangewezen die verantwoordelijk is voor het beheer van het beeldarchief. Er is sprake van een driedelig roulatiesysteem waardoor een nieuwe back-up niet direct de voorgaande vervangt. Softwareversie 6.1.0.100, applicatieversie 2.1.2 uit 2005. Voorheen Museum Documentation Association http://www.mda.org.uk/. Voorbeelden van 'eigen' velden zijn een beveiligingsveld voor privacygevoelige records, een veld voor aantal boekexemplaren (bibliotheekdatabase), of hyperlinks naar gekoppelde bestanden (archiefdatabase). Onderdeel 4.3.II van het Museumregister. (Federatie van Organisaties in het Bibliotheek-, Informatie-, en Documentatiewezen http://sitegenerator.bibliotheek.nl/fobid/home/). Informatieplan Nederlands Politiemuseum 32/55

4c. Terminologie De registratie van de collectie vindt zoveel mogelijk plaats met behulp van gestandaardiseerde terminologie. In volgorde van prioriteit gebruikt het Nederlands Politiemuseum de volgende thesauri en trefwoordenlijsten: • AAT-NL;71 • Thesaurus Politiekunde;72 • thesaurus Koninklijk Leger- en Wapenmuseum;73 • Van Dale woordenboek der Nederlandse taal. Wanneer deze bronnen geen uitsluitsel bieden worden vakliteratuur en deskundigen geraadpleegd. De conservator besluit over toevoeging van vakspecifieke termen. Voor de registratie van geografische aanduidingen wordt de plaatsnamenthesaurus van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gebruikt.

71 72 73

Nederlandse vertaling van de Art & Architecture Thesaurus http://www.aat-ned.nl/search.html/. Http://thesaurus.politieacademie.nl/. Vooral m.b.t. wapens en uniformen. Aan opname van deze thesaurus in de AAT-NL is gewerkt totdat de werkzaamheden ana de AAT-NL werden stilgezet in augustus 2006. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 33/55

5. Wijze van beschikbaarstelling De digitale collectie wordt zo goed en zo breed mogelijk toegankelijk gemaakt, via internet en intranet (en het Informatiepunt Politiegeschiedenis).74 In principe kan nieuwe digitale informatie (zoals de thema's) direct beschikbaar komen via de huidige website van het politiemuseum. De website is echter aan actualisering toe, zoals aanpassing aan huidige standaard beeldschermformaten, verbetering van de toegankelijkheid t.b.v. ouderen en gehandicapten, en eenvoudiger (op een Googleachtige manier) zoeken. Zoals aangegeven bij de wensen met betrekking tot de informatievoorziening75 moeten de website (inclusief de Sitemanager) en het collectie-informatiesysteem worden aangepast om koppeling tussen thema's en objectrecords mogelijk te maken. Om externen online input te kunnen laten leveren 'in' de collectiedatabase ('politie-wiki') moet een systeem worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Voor het Informatiepunt Politiegeschiedenis moeten verschillende databases gezamenlijk toegankelijk worden gemaakt. Aangezien de Politieacademie intern al bezig is met een vergelijkbaar project ligt het voor de hand om hierbij aan te sluiten. Mogelijk zal daarbij een workflowsysteem moeten worden geïmplementeerd. Ook voor het nieuwe publieksmuseum worden zaken ontwikkeld, onder andere ten behoeve van het laagdrempelig Informatiepunt Politie of het mechanisch depot.

6. Digitale duurzaamheid

6a. Samenstelling De digitale collectie bestaat uit een kleine hoeveelheid materiaal die van oorsprong digitaal is (born digital) en voor de rest uit digitale reproducties van de fysieke collectie.76 Deze reproducties zijn bedoeld ter identificatie van de objecten en voor onderzoek of gebruik, zodat de daadwerkelijke voorwerpen minder hoeven te worden gehanteerd. Vooral het authentieke beeldmateriaal kan op deze wijze duurzaam 74

75

76

Zoals eerder in dit plan aangegeven wordt privacygevoelig, vertrouwelijk en 'gruwelijk' materiaal vanzelfsprekend niet openbaar gemaakt. Dit betreft slechts een paar procent van de collectie. Onderdeel 5 van het Informatiebeleidsplan. Zie dit hoofdstuk ook voor de andere in deze paragraaf genoemde onderdelen. Alle reproducties zijn in JPEG-formaat. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 34/55

worden afgeschermd. Door reproductie in hoge resolutie kunnen de bronnen op de computer tot in detail worden bestudeerd. Driedimensionale objecten zijn in sommige gevallen wel van meerdere kanten of in detail gefotografeerd, maar de prioriteit lag bij identificatie van de voorwerpen. Net als bij beeldmateriaal heeft reproductie in hoge resolutie plaatsgevonden. Driedimensionale fotografie lijkt voor het museum niet zinvol (en de middelen ontbreken daarvoor). Archivalia worden alleen gereproduceerd wanneer dat van belang wordt geacht om redenen als ouderdom, zeldzaamheid, toepassing en conditie (zoals bijvoorbeeld de unieke 'Prentencollectie Amsterdam' die deel uitmaakt van de kerncollectie van het museum). Indien het museum over voldoende middelen en menskracht zou kunnen beschikken, is het wenselijk meer onderdelen uit de archiefcollectie te reproduceren. Voor het born digital materiaal moet op korte termijn een plan worden uitgewerkt met betrekking tot het behoud van de leesbaarheid van bestanden.77 Hiervoor worden de ontwikkelingen van het emulatieproject van de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief in de gaten gehouden.78 Het born digital materiaal bestaat vooral uit voorlichtingsfilmpjes, instructie- en documentair materiaal.

6b. Duurzaamheidsstrategieën De digitale collectie dient toegankelijk te blijven voor zowel een breed publiek als de politiesector. Zoals algemeen wordt aanbevolen wordt hiertoe zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaardformaten en andere in het veld algemeen geaccepteerde kwaliteitscriteria (zoals bijvoorbeeld vastgelegd in het ICT-register van DEN), en worden ontwikkelingen in het vakgebied gevolgd. Ook wordt zoveel mogelijk kennis uitgewisseld met collega-instellingen. Toegankelijkheid wordt geboden via internet, in het museum en te zijner tijd via het Informatiepunt Politiegeschiedenis. Zoals beschreven in onderdeel 4a 'Beelddigitalisering' bevindt zowel het collectieinformatiesysteem als het digitale beeldmateriaal zich op een apart gedeelte van de server, waarvan om de dag een kopie wordt gemaakt op een harde schijf die roulerend door één van de drie daarvoor verantwoordelijke stafmedewerkers mee naar huis wordt genomen.79 De collectiedatabase die toegankelijk is via de website is een kopie van het collectieinformatiesysteem op een aparte server. Andere data van de website staat op een server bij de beheerder en wordt wekelijks geback-upt.

6c. Opslag en beeldarchief Het museum beheert haar digitale afbeeldingen zelf in een beeldarchief, waarvan de 77

78 79

Het ligt in de verwachting dat het aandeel born digital materiaal binnen de collectie in de komende jaren aanzienlijk zal stijgen. Http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_projecten/projecten_emulatieproject.html. Het gaat om drie verschillende harde schijven zodat een nieuwe back-up niet direct een voorgaande overschrijft. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 35/55

structuur is ingedeeld naar bestandsnaam (oftewel objectnummer). Van de reproducties wordt -in gescheiden directory's- zowel het origineel als een afgeleide in het beeldarchief bewaard.80 Het beeldarchief wordt beheerd door een daarvoor aangewezen vrijwilliger, met vervangers als back-up. Vooralsnog is er ruim voldoende opslagruimte beschikbaar voor het beeldarchief, terwijl het merendeel van de reproductie al heeft plaatsgevonden. Zie voor back-upprocedures de voorgaande paragraaf (6b 'Duurzaamheidsstrategieën'). Wanneer zich in de toekomst alsnog een probleem met opslagruimte lijkt te gaan voordoen, zal worden bepaald of het zinvol is om beeldopslag uit te besteden aan een externe repository. Alleen metadata die automatisch door het fototoestel of de scanner wordt gegenereerd wordt vastgelegd in de reproductie (plus het objectnummer dat ligt besloten in de bestandsnaam). Ontsluiting van de inhoud van de afbeelding vindt immers plaats via de objectbeschrijving in het collectie-informatiesysteem Adlib.

6d. Organisatie Het beheer van de server met daarop het collectie-informatiesysteem en het beeldarchief is uitbesteed aan een extern systeembeheerder.81 Gezien de grootte van het museum ligt uitbesteding van systeembeheer voor de hand. Vanzelfsprekend is hiervoor jaarlijks een post opgenomen in de begroting van het museum. Inbedding in de organisatie vindt plaats door de back-upprocedure onder verantwoordelijkheid van verschillende stafmedewerkers te plaatsen en door voor het beheer van het beeldarchief vervangers aan te wijzen. Voortschrijdend inzicht tijdens de verdere ontwikkeling van het Informatiepunt Politiegeschiedenis moet uitwijzen of het uiteindelijk zinvol is om het systeembeheer van het Nederlands politiemuseum te integreren met dat van de Politieacademie.

80 81

Zie bijlage 5 'Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan'. JPS Computers, Apeldoorn. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 36/55

Bijlagen


Bijlage 1: Specificatie verzamelgebied Nederlands Politiemuseum Verzamelgebied van het Nederlands Politiemuseum Het verzamelgebied van Het Nederlands Politie Museum is in te delen in 11 verschillende groepen en omvat de volgende personen en organisaties: 1. Het geheel van personen en organisaties die in de periode vóór 1815 belast waren met de handhaving van de rechtsorde: onder andere baljuws, schouten, schoutsdienaren of rakkers, drosten, gerechtsdienaren, schutterijen en de nachtwacht, én daarbij inbegrepen de Franse politie, die in de periode 1810-1815 op Nederlands grondgebied actief was. 2. De Nederlandse politie in de West en in de voormalige koloniën, daarbij inbegrepen de Japanse politie tijdens de bezetting van Nederlands-Indië (19421945) en de Duitse politie die tijdens de bezetting op Nederlands grondgebied actief was. 3. Politiekorpsen die in het kader van de rijks-/staatspolitiezorg de volledige politietaak uitvoer(d)en: • Wapen der Koninklijke Marechaussee tot en met 1945 • Korps Rijksveldwacht • Korps Rijkspolitie • Korps Landelijke Politiediensten sinds 1994 4. Politiekorpsen die in het kader van de gemeentelijke politiezorg met een territoriale beperking de volledige politietaak uitvoeren: • Gemeenteveldwacht • Korpsen Gemeentepolitie • Regiopolitiekorpsen sinds 1994 5. Politiekorpsen die in het kader van de rijks-/staatspolitiezorg een beperkte politietaak uitvoeren: • Rijksrecherche (Rijksveldwachter-rechercheurs, bijzondere ambtenaren van rijkspolitie, bijzondere ambtenaren van politie) • Postale Recherche • Parketpolitie, voor zolang deze een onderdeel was van het Korps Rijkspolitie, • Gemeentepolitie en regiopolitie • Koninklijke Marechaussee vanaf 1994 6. Particuliere of bedrijfspolitiekorpsen die met een territoriale beperking de volledige politietaak uitvoeren en naar het publiek optreden als een geüniformeerd politiekorps: • Spoorwegrecherche • Spoorwegpolitie 7. Particuliere of bedrijfspolitiekorpsen die met een territoriale beperking een


• • •

deelpolitietaak uitvoeren en naar het publiek optreden als een geüniformeerd politiekorps: Mijnpolitie Luchthavenpolitie Schutterijen vóór 1907

8. Militaire eenheden die een beperkt aandeel hebben in de handhaving van de rechtsorde in het kader van de bijstandsverlening: • Korps Politietroepen • Korps Marechaussee 1945-1994 • Cavalerie als hulpmarechaussee; BBE Krijgsmacht, BBE Mariniers en AEKL 9. Organisaties die incidenteel of uit tijdelijke noodzaak ten dienste staan van de politie: • Landwacht Nederland • Hulppolitie • Hulpmarechaussee 10.Overheidsdiensten die een beperkt aandeel hebben in de handhaving van de rechtsorde: • Bijzondere opsporingsdiensten zoals FIOD en Economische Controle Dienst, waarbij bijzondere/buitengewone opsporingsambtenaren werkzaam zijn • Toezichtdiensten zoals de parkeerpolitie, reinigingspolitie en stadswachten (ook Buurttoezichthouders en veiligheidsassistenten genoemd). • Particuliere beveiliging- en bewakingsdiensten, met uitzondering van de onder groep 6 en 7 genoemde bedrijfspolitiekorpsen. 11.Buitenlandse politie voor zover deze een vergelijkingswaarde heeft met de Nederlandse situatie of -ontwikkeling.

Hoofdpunten 1. De nadruk van het verzamelbeleid van het Nederlands Politie Museum ligt op de Nederlandse politie uit de 19de en 20ste eeuw. De collectie omvat unieke stukken, maar heeft tevens nog een groot aantal hiaten. Het verzamelbeleid zal er op gericht zijn deze hiaten op te vullen om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van Nederlandse Politie in de 20ste eeuw. De groepen 3, 4 en 5 hebben de hoogste verzamelprioriteit. 2. De overige groepen acht het Nederlands Politie Museum ook tot haar verzamelgebied maar deze zullen slechts passief verzameld worden. Passief verzamelen houdt in dat voorwerpen en documenten die aangeboden worden geaccepteerd zullen worden. 3. Van de verschillende organisaties die een deel van de politietaak uitvoeren, worden slechts die zaken verzameld die verband houden en relevant zijn voor de politiële taken van de verschillende organisaties.


Bijlage 2: Overzicht deelcollecties Definitieve benamingen deelcollecties d.d. december 2006 Aandenken Archief Audiovisuele apparatuur Beeldmateriaal Bewijs Boek Bord (informatie) Communicatiemiddel Document (prentencollectie) Fotografische uitrusting Gereedschap Historisch model Identificatiedrager Inventaris (politiebureau) Leermiddel Medische uitrusting Meetinstrument Munitie Muziekbenodigdheden Prijs (gewonnen object) Proefmodel Relatiegeschenk Sportbenodigdheden Tijdschrift Transportmiddel Uitmonstering Uitrusting (anti-terreur) Uitrusting arrestatieteam Uitrusting (dier) Uitrusting forensisch onderzoek Uitrusting Mobiele Eenheid Uitrusting (persoonlijk) Uitrusting recherche Uitrusting waterpolitie Uniform Verkeersuitrusting Voorlichtingsmateriaal Wapen Wervingsmateriaal


Bijlage 3: Richtlijnen beelddigitalisering Scannen wat

formaat

resolutie

afgeleiden voor Adlib

kleurenfoto

82

jpeg

600 dpi

72 dpi (jpeg-kwaliteit 50)

zwart-witfoto

jpeg83

600 dpi


dia

jpeg (90 kwaliteit)

2400 dpi


negatief

jpeg (90 kwaliteit)

2400 dpi


glasplaat

jpeg (90 kwaliteit)

600 dpi


archiefstukken (prentencollectie): jpeg86 echte zwart-witafbeelding

600 dpi


archiefstukken (prentencollectie): jpeg87 verkleurde zwart-witafbeelding

600 dpi


archiefstukken (prentencollectie): jpeg88 kleurenafbeelding

600 dpi


archiefstukken (prentencollectie): jpeg89 tekst (artikelen, krantenknipsels, brochures etc. waaronder artikelen met foto's)

300 dpi


platte 3D objecten (medailles en jpeg90 objecten kleiner dan 10 cm lengte of diameter)

600 dpi


jpeg91

300 dpi


84

85

platte 3D objecten (objecten groter dan 10 cm lengte of diameter)

82 83 84 85 86 87 88 89 90

91

Kleurbepaling: 'ware kleuren (16,7 miljoen kleuren)'. Kleurbepaling: 'ware kleuren (16,7 miljoen kleuren)'. Kleurbepaling: kleur ('positieve kleurenfilm'). Kleurbepaling: kleur ('positieve kleurenfilm'). Kleurbepaling: 8-bit grijs. Kleurbepaling: 24-bit kleuren. Kleurbepaling: 24-bit kleuren. Kleurbepaling als bij afbeeldingen archivalia (voetnoten 86 en 87). Kleurbepaling: 'ware kleuren (16,7 miljoen kleuren)'. Scannen inclusief objectnummer en kleurkaart. Kleurbepaling: 'ware kleuren (16,7 miljoen kleuren)'. Scannen inclusief objectnummer en kleurkaart. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 41/55

Fotograferen wat

formaat resolutie

afgeleiden voor Adlib

objecten algemeen [vanaf 2007]

jpeg

2048x1536 640x480 (max., jpegpixels (3M kwaliteit 50) fine)

objecten met extreme details

jpeg


platte objecten tot ca. 100x200 cm jpeg

1280x960 pixels (1M fine)

640x480 (max., jpegkwaliteit 50)

beeldmateriaal groter dan A3 tot ca. 100x200 cm

jpeg



objecten algemeen

jpeg



objecten met veel details

jpeg


tot 2007

Alle objecten worden gefotografeerd inclusief objectnummer en kleurkaart.


Bijlage 4: Basisregistratie De onderstaande velden worden ingevuld bij de minimale registratie.

Collectiedatabase Objectnummer Collectie Standplaats Objectcategorie Objectnaam Aantal Objecttitel Beschrijving Verwerving: Verwervingsnummer Methode Datum Van Voorwaarden

Documentendatabase Exemplaarnummer Documenttype Lidwoord Titel Auteur Plaats Jaar Pagina Reeks Signatuur Bijzonderheden

Archiefdatabase Archiefstuknummer Redactionele vorm

Archiefvormer Begin- en einddatum Inhoud


Bijlage 5: Voorbeeld van een deelcollectie-specifiek registratieprotocol Handleiding bij de registratie van communicatiemiddelen Versie: 04-05-2004

Inleiding bij dit protocol Communicatiemiddelen die voor 28-08-2003 zijn ingevoerd (93 objecten, 225 records), zijn volledig geregistreerd. De overige communicatiemiddelen worden op niveau 1 geregistreerd.

Voorselectie De verzamelcriteria worden aangehouden zoals in het collectieplan is geformuleerd. Van de communicatiemiddelen die niet speciaal voor de politie zijn ontwikkeld maar wel zijn aangepast voor de politie, worden er 2 exemplaren (van ieder type) bewaard. Van de overige communicatiemiddelen, die niet voor de politie zijn ontwikkeld en ook niet zijn aangepast voor de politie, wordt 1 exemplaar bewaard.

Registratie niveau 1: communicatiemiddelen Bepaling beperkt aantal velden:92

Objectnummer Standplaats Oud objectnummer (indien van toepassing) Objectcategorie Objectnaam Onderdeel Aantal Titel (werktitel) Beschrijving (vaak kopie van titel) Vervaardiger (indien direct duidelijk) Datering (indien direct duidelijk) Trefwoorden: Merk (indien bekend) Trefwoorden: Type (indien bekend) Trefwoorden: Serienummer (indien bekend) Materiaal Afmetingen (geschat) Toestand Compleetheid Associaties (die aan het object afgelezen kunnen worden) 92

Hier wordt eerst de volgorde van de velden in de tabbladen 'Kort 1' en 'Kort 2' aangehouden. Daarna worden de tabbladen gevolgd in de volgorde waarin ze in beeld verschijnen. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 44/55

Verwerving (methode, datum, van, plaats, voorwaarden) Relaties (indien van toepassing; wanneer het aanmaken van subrecords relevant is) Opschriften / merken: alleen wanneer de informatie relevant is en nog niet in andere velden is genoteerd

Opmerkingen bij registratie niveau 1: Nummering

De communicatiemiddelen behouden de nummering (P-nummers) die zij in het verleden hebben gekregen. Twee identieke communicatiemiddelen kunnen in het verleden hetzelfde P-nummer gekregen hebben. Een van deze objecten krijgt een nieuw nummer, zonder P. Het oude P-nummer wordt genoteerd als oud objectnummer. Op het tabblad Opmerkingen wordt vermeld waarom het nummer veranderd is. Communicatiemiddelen die nog geen P-nummer hebben krijgen vanzelfsprekend ook een gewoon objectnummer zonder P. Samengestelde objecten

Communicatiemiddelen worden als samengesteld object genummerd (met een objectnummer (bijv. 1000) en subnummers (bijv. 1000.01, 1000.02), wanneer het object als zodanig is gebruikt door de politie en zo is geschonken. Wanneer deze informatie niet meer te achterhalen is, wordt het object samengesteld op basis van technische kennis, bijvoorbeeld aan de hand van typeplaatjes die op de verschillende onderdelen zijn aangebracht of met behulp van handleidingen. Ook deze objecten krijgen objectnummers met een subnummering. Bij de 'Compleetheid' wordt in het veld 'Bijzonderheden' genoteerd dat het object in het museum is samengesteld. Vaste onderdelen van een apparaat, die eventueel met hulpmiddelen (zoals schroevendraaiers) los te maken zijn en onderdelen die zodanig bij het apparaat horen, dat het apparaat zonder dat onderdeel niet functioneert (zoals batterijhouders), krijgen geen apart subnummer. Er worden in Adlib alleen subrecords voor subnummers aangemaakt, wanneer er veel relevante informatie over de specifieke onderdelen met subnummers te vermelden is. Wanneer dit niet het geval is, wordt het gehele object beschreven in het record met het overkoepelend objectnummer (= objectnummer zonder subnummers). Identificatie van het object

Objecten krijgen een zo specifiek mogelijke objectnaam toegekend. Hoewel het onderscheid tussen een portofoon en mobilofoon niet altijd gemakkelijk is te zien, handhaven we de termen omdat ze gebruikelijk zijn binnen de politie. Daarbij maken we gebruik van de volgende definities: Portofoon: radio-zendontvangtoestel, dat door de agent wordt meegedragen (is klein of zit in een tas, heeft een batterij bij het apparaat zitten) Mobilofoon: radio-zendontvangtoestel, dat in een auto of op een motor wordt gezet (zit vaak in een speciale houder, en werkt op de accu van de auto of motor) Vaste post: radio-zendontvangtoestel, dat op het politiebureau staat en communiceert met verschillende portofoons of mobilofoons (met een gewone stekker, 220 volt) De term zendontvangapparaat wordt gebruikt voor dat onderdeel van een portofoon, Informatieplan Nederlands Politiemuseum 45/55

mobilofoon of vaste post dat zendt en ontvangt. Dit apparaat vormt, met name bij oudere apparatuur als los onderdeel, samen met een bedieningskast een portofoon, mobilofoon of vaste post. Als overkoepelende term wordt de term radio-zendontvangapparatuur gebruikt. Dit wordt geen categorienaam, maar een term die in beschrijvingen gebruikt kan worden en eventueel, bij onduidelijkheid over de identificatie van een apparaat, als objectnaam. Beschrijving

In de beschrijving van het object wordt tijdens de registratie niveau 1 de informatie genoteerd die direct aan het apparaat is af te lezen. Voor zover bekend wordt de informatie als volgt genoteerd: objectnaam, merk, type, functie, vervaardiger, datering en eigenaar/gebruiker van het apparaat. Het is handig en duidelijk om deze volgorde aan te houden. Toestand/Compleetheid

Uit de apparaten zijn de batterijen gehaald. De batterijen worden verwijderd, omdat ze kunnen gaan lekken. Wanneer een batterij verwerkt is in een onderdeel van een apparaat, de batterijhouder, wordt deze batterijhouder in zijn geheel verwijderd. De batterijen en batterijhouders worden in een plastic zak in een doos op stelling E7-3-2 bewaard. In het veld Bijzonderheden bij Compleetheid wordt genoteerd: batterij wordt apart bewaard / batterijhouder wordt apart bewaard.

Registratie niveau 2 Bij de registratie niveau 2 wordt eerst gekeken of een handleiding bij het betreffende communicatiemiddel aanwezig is (zie: 'Inventarisatie van handleidingen bij apparatuur' in de directory Tekstbestanden > Inventarisaties > Algemeen). Met behulp van deze informatie kunnen de volgende velden worden in/aangevuld: • Beschrijving; • Vervaardiger; • Datering; • Fysieke kenmerken (zie verderop); • Associaties; • Documentatie.

Opmerkingen bij registratie niveau 2 Beschrijving

Tijdens de registratie niveau 2 wordt met behulp van de handleiding of andere informatiebronnen de beschrijving van het object aangevuld. Genoteerd wordt (indien bekend en relevant): de objectnaam, het merk, het type, de functie, de vervaardiger, de datering en de eigenaar/gebruiker van het apparaat. Het is handig en duidelijk om deze volgorde aan te houden. In sommige gevallen kunnen de functies van de knoppen en de verschillende onderdelen van het apparaat worden beschreven. Het is belangrijk dat de beschrijving leesbaar blijft; belangrijke technische informatie kan eventueel ook op het tabblad opmerkingen worden genoteerd. Fysieke kenmerken

Onder Aspect-trefwoorden wordt (indien bekend) ingevuld: • merk; • type; Informatieplan Nederlands Politiemuseum 46/55

• • •

serienummer; kleur; aantal kanalen.

Als technische gegevens bij zendontvangapparatuur worden (indien bekend) de volgende gegevens ingevuld (in de afmetingen-velden): • afmetingen; • gewicht; • frequentiebereik; • frequentie verschillende kanalen; • frequentie antenne; • voeding; • zendvermogen. Documentatie

Indien er een handleiding van het betreffende apparaat aanwezig is, wordt dit genoteerd in het veld archief. Hier wordt het archiefnummer genoteerd en de globale inhoud van de archiefdoos. Niet de gehele inhoud van de doos wordt beschreven, maar er wordt bijv. genoteerd: 'Archiefdoos met handleidingen bij diverse apparaten van het merk Storno'.


Bijlage 6: Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan Digitaal beeldarchief en beheer digitaal beeldarchief Deze handleiding gaat over het digitaal beeldarchief van het Nederlands Politiemuseum en het beheer hiervan.

A Het digitaal beeldarchief In het digitaal beeldarchief zitten alle afbeeldingen opgeslagen die met de museumcollectie te maken hebben. Dat zijn foto's van realia en scans van platte objecten (foto's, dia's, prenten). Er zijn ook een aantal afbeeldingbestanden die alleen in het digitaal beeldarchief voorkomen en waarvan de originelen niet meer bestaan. Bij het digitaal beeldarchief horen ook de afbeeldingen die in Adlib en in de database op de website te zien zijn.

Bestandsnamen van afbeeldingbestanden Afbeeldingen krijgen als bestandsnaam het objectnummer van het gereproduceerde object. Oftewel: het afbeeldingbestand waarop afgebeeld het object met het objectnummer 4714 heeft als bestandsnaam 4714.jpg. Als er meerdere foto's van één object zijn, heten die 4714_A.jpg, 4714_B.jpg enz.. Daarnaast zijn er series (verschillende onderdelen van één geheel), die dan 4714_01.jpg, 4714_02.jpg enz. heten.

Opzet digitaal beeldarchief Het digitaal beeldarchief zit in de map Databestanden op de server. Deze map is opgebouwd als te zien in bijlage 6a. De opzet van het digitaal beeldarchief van het Nederlands Politiemuseum is zodanig dat er altijd twee exemplaren van elke afbeelding zijn: Een exemplaar met een hoge kwaliteit/resolutie en eentje met lage resolutie. 1) Het exemplaar met de hoge kwaliteit93 is ons 'origineel'. Dat betekent dat deze afbeelding van de beste kwaliteit is die we hebben. We gebruiken de afbeeldingen met de hoge resolutie vooral als back-up, om te kunnen uitvergroten en voor publicaties. De afbeeldingen met hoge resolutie mogen niet veranderd worden, dat betekent dat ze niet gedraaid, geknipt of iets anders worden. Want altijd als er iets met het 'origineel' gedaan wordt, gaat het kwalitatief achteruit. Als je dus met een afbeelding van hoge resolutie wilt werken, maak dan altijd eerst een kopie. 2) Het exemplaar met de lage resolutie is ons 'werkexemplaar'. Deze afbeeldingen worden gemaakt met het programma Easy Thumbnails op basis van het origineel. Afbeeldingen met lage resolutie worden gekoppeld in Adlib en aan de website. We gebruiken de afbeeldingen met lage resolutie (te herkennen aan het woordje 'reg' in de bestandsnaam) bijvoorbeeld ook als we snel iets willen opzoeken of om per e-mail te versturen. De bestanden met de lage resolutie worden wel bewerkt wat betreft draaien, knippen enz.. Het is echter niet de bedoeling dat iedereen dat doet, maar alleen de beheerder van het digitaal beeldarchief of mensen in zijn of haar opdracht. 93

Zie voor de waarden van de resolutie Bijlage 6b: Voor welke resolutie hebben we gekozen? Informatieplan Nederlands Politiemuseum 48/55

Waar staat wat?

De map databestanden bestaat uit drie mappen: 2. Adlib 3. Beeldarchief 4. Afbeeldingen_tijdelijk. De map Afbeeldingen (in Adlib) In de map Adlib vind je de Adlib- en thesaurusmappen (deze hebben niets met het digitaal beeldarchief te maken) en de map Afbeeldingen. Daarin staan de afbeeldingen met lage resolutie. Deze plaatjes worden gekoppeld aan de records in Adlib (daarom staat deze map in de map Adlib). De map Afbeeldingen is als volgt ingedeeld: er zijn mappen waarin de bestanden per honderdtal opgeborgen worden. Voorbeeld: het bestand 7654reg.jpg komt in de map 7600 te staan. Er is ook een map Probleem waar we probleembestanden in kwijt kunnen die door de beheerder van het digitaal beeldarchief worden bekeken, waarna de problemen opgelost worden. Verder is er de map Geheim. In deze map worden alle afbeeldingen neergezet die om bepaalde redenen94 niet op de website of voor het publiek getoond mogen worden. Binnen de map geheim staan de bestanden ook weer in mappen per honderdtal opgeborgen. De map Beeldarchief In de map beeldarchief staan de afbeeldingen met hoge resolutie. De map is als volgt ingedeeld: er zijn mappen waarin de bestanden per honderdtal opgeborgen worden. Voorbeeld: het bestand 7654.jpg komt in de map 7600 te staan. Er is ook een map Afgestoten objecten met afbeeldingen van afgestoten objecten. Verder is er een map Probleem waarin we probleembestanden in kwijt kunnen die door de beheerder van het digitaal beeldarchief worden bekeken, waarna de problemen opgelost worden. De map Afbeeldingen_tijdelijk In de map Afbeeldingen_tijdelijk staan tijdelijke bestanden: scans en foto's die net gemaakt zijn en op bewerking wachten, of andere tijdelijke bestanden. Standaard zijn er de mappen Diascan, Fotoscan en Objectfoto. Maar er kunnen (indien nodig) meer mappen aan toegevoegd worden. Het is alleen van belang deze na gebruik, bijvoorbeeld na een digitaliserings-deelproject, weer te verwijderen. In de map Objectfoto bevindt zich de map Tijdelijk (en indien nodig nog andere mappen). Hierin worden door de fotografen net gemaakte objectfoto's tijdelijk opgeslagen.

94

Dat zijn: afbeeldingen waarvan anderen het copyright hebben en die geen toestemming voor publicatie hebben gegeven; afbeeldingen met privacygevoelige informatie; pornografische afbeeldingen; afbeeldingen van lijken of delen van lijken; afbeeldingen van verlofplichtige wapens; afbeeldingen van politiepersoneel met bijzondere taken (arrestatieteams etc.). Informatieplan Nederlands Politiemuseum 49/55

B Beheer van het digitaal beeldarchief Wat zijn de taken van de beheerder van het digitaal beeldarchief? 1. Orde

Er werken verschillende groepen medewerkers met het digitaal beeldarchief: mensen die digitaliseren (scannen en fotograferen); mensen die afbeeldingen bewerken; mensen die afbeeldingen opzoeken; Adlibgebruikers (indirect door bekijken van afbeeldingen via Adlib), Controle Het is van groot belang dat het digitaal beeldarchief op orde wordt gehouden. Dus: er mogen niet meer mappen en bestanden dan nodig in staan. En alle bestanden (hoge/lage resolutie, tijdelijk of niet) moeten op de juiste plek staan. Dat betekent dat er regelmatig moet worden gekeken of alles nog op zijn plek staat en of overbodige bestanden het archief vervuilen. Deze moeten (uiteraard in overleg met degene die ze heeft neergezet) verwijderd worden. Bestanden op de goede plek zetten De beheerder van het digitaal beeldarchief moet in de gaten houden wie welke bestanden waar neerzet. De scanners zetten hun scans van foto's en glasplaten in mappen in Afbeeldingen_tijdelijk. Deze bestanden moeten regelmatig naar de juiste mappen in Beeldarchief verplaatst worden. Reg-bestanden maken De beheerder van het digitaal beeldarchief is er ook verantwoordelijk voor dat van elke afbeelding ook een exemplaar in lage resolutie bestaat. Dat betekent dat er dus niet alleen van de objectfoto's maar ook van de scans thumbnails moeten worden gemaakt . Problemen oplossen Soms hebben mensen problemen om bestanden op de juiste plek weg te kunnen schrijven. Hier moet de beheerder van het digitaal beeldarchief kunnen helpen. Hij of zij weet welke afbeelding waar hoort te staan en wat er bijvoorbeeld met dubbele bestanden moet gebeuren. 2. Koppelen van bestanden in Adlib

De beheerder van het digitaal beeldarchief koppelt wekelijks95 de nieuw gemaakte afbeeldingen in Adlib. Dit gebeurt met de hulp van een klein programmaatje. Nadere instructies staan in het document Handleiding automatisch koppelen objectfoto's.doc in de map Tekstbestanden\Handleidingen en protocollen\digitalisering. Als er fouten bij het koppelen optreden, moeten deze door de beheerder van het digitaal beeldarchief opgelost worden. Zie hiervoor ook genoemde handleiding. 3. Kwaliteitscontrole

De beheerder bekijkt elke week de gemaakte foto's en scans en signaleert of er iets niet goed is gegaan en als er een plaatje niet goed uitziet. Hij of zij geeft ook aan of een afbeelding opnieuw gemaakt moet worden.

95

De wekelijkse frequentie kan verlaagd worden naarmate er minder afbeeldingen per week worden geproduceerd. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 50/55

Bijlage 6a digitaliseringshandleiding: Mappenstructuur beeldarchief


Bijlage 6b digitaliseringshandleiding: Voor welke resolutie hebben we gekozen? Master: Afbeelding met hoogste resolutie, opgeslagen in de map Beeldarchief Adlib: Afbeelding met lage resolutie, opgeslagen in de map Afbeeldingen Scan van foto Master 600 dpi Adlib verkleind met EasyThumbnails op maximale breedte/ lengte 640 pixel Scan van dia Master 2400 dpi Adlib verkleind met EasyThumbnails op maximale breedte/ lengte 640 pixel Scan van glasplaat Master 600 dpi Adlib verkleind met EasyThumbnails op maximale breedte/ lengte 640 pixel Scan van negatief Master 2400 dpi Adlib verkleind met EasyThumbnails op maximale breedte/ lengte 640 pixel Objectfoto Master Adlib

1280x960 fine verkleind met EasyThumbnails op maximale breedte/ lengte 640 pixel

De te kiezen resolutie is een compromis. Uit hogere resolutie kan altijd een lagere worden gemaakt met geschikte software. Een lage resolutie kunstmatig opkrikken leidt tot onacceptabele resultaten. Voor de bestandssoort JPEG is gekozen omdat dit de interne opslagvorm van de camera is. Het is een standaard op internet en kent een grote compressie.


Bijlage 6c digitaliseringshandleiding: Digitalisering 2-dimensionale collectieonderdelen Doel digitalisering Tweedimensionale objecten worden om verschillende redenen gedigitaliseerd: • identificatie; • ontsluiting inhoud ter vervanging origineel (i.v.m. behoud); • gebruik voor diverse doeleinden (onderzoek, publicatie, tentoonstelling).

Prentencollectie Amsterdam en ander archiefmateriaal Resolutie

Originele foto's en bijzondere prenten: 600 dpi. Artikelen, krantenknipsels, brochures etc. (ook artikelen met foto's): 300 dpi. Kleurweergave

Kleurenafbeeldingen en verkleurde zwart-witafbeeldingen worden gescand in zoveel mogelijk kleuren (24-bit kleuren of ware kleuren; 16,7 miljoen kleuren). 'Echte' zwart-witafbeeldingen worden gescand in zoveel mogelijk grijstonen (8-bit grijs). Bijzondere gevallen

Er zijn drie verschillende bijzondere gevallen binnen de prentencollectie Amsterdam. 1. Meerbladige documenten. Deze worden volledig gescand indien zij uit maximaal 5 bladzijden bestaan. Iedere scan (bladzijde) krijgt als suffix een opeenvolgende letter vanaf 'a', bijv. 007_150a.jpg.96 Bij meer dan 5 pagina's wordt alleen de eerste bladzijde gescand ter identificatie en de rest van de publicatie beschreven in de bibliotheekdatabase. 2. Meerdere documenten op één blad. Deze worden tegelijk gescand en krijgen samen het objectnummer: het totaal van dat blad valt immers onder dit nummer. Als het niet mogelijk is de documenten gezamenlijk te scannen omdat ze samen groter zijn dan A3-formaat, wordt de pagina in delen gescand, waarbij iedere scan kloksgewijs als suffix een underscore en bovenkastletter krijgt, bijv. 010_034_A. Alle onderdelen moeten in hun geheel worden gescand, dus geen halve afbeeldingen of artikelen. Als deze methode door de indeling van het blad niet mogelijk is, wordt gehandeld zoals bij 'Formaten groter dan A3'. 3. Formaten groter dan A3. Zie het onderdeel 'Diverse objecten groter dan A3'.

Fotocollectie (afdrukken) Resolutie

Alles 600 dpi.

96

Nummers van de prentencollectie Amsterdam zijn als volgt ontstaan: het eerste deel van het nummer ('007' in het voorbeeld) is het nummer van de doos waarin het document zich bevindt, het tweede numerieke deel ('_150') is het volgnummer van het blad in die doos. Informatieplan Nederlands Politiemuseum 53/55

Kleurweergave

Scannen in zoveel mogelijk kleuren (ware kleuren; 16,7 miljoen kleuren), zowel kleurenfoto's als zwart-wit.

Diverse objecten groter dan A3 Groter dan A3-formaat én kleiner of gelijk aan A0

Tweedimensionale objecten die groter zijn dan A3 én kleiner of gelijk aan A0, zullen door een extern bedrijf worden gescand. Er zal kritisch moeten worden gekeken of professionele digitalisering zinvol is, maar dit hangt vanzelfsprekend samen met de vraag of het zinvol is om tot de collectie te behoren. Groter dan A0-formaat

Tweedimensionale collectieonderdelen die groter zijn dan A0 worden per stuk beoordeeld maar zullen over het algemeen alleen ter identificatie worden gefotografeerd. Dit geld ook voor onderdelen die groter dan A3 zijn en kleiner of gelijk aan A0, maar die niet belangrijk genoeg zijn om professioneel te laten digitaliseren.


Versiebeheer Versie 2: 23 november 2007 • • • • • • • •

• • • •

Verbetering typefouten. p. 13 Voetnoot 30 toegevoegd ter verduidelijking van het begrip 'Booleaanse operatoren'. p.18 (Voetnoot 43): tijdelijke prioriteitsvolgorde thema's gewijzigd in uiteindelijke resultaat enquête. p.19 (Voetnoot 43): tekst "(nog tot eind augustus voortdurend)" geactualiseerd tot "(augustus 2007)" aan het eind van de zin. p.27 In rijen 'Beelddigitalisering' en 'Registratie' toegevoegd: "en/of andere instellingen met politietijdschriften". p.28 "Canon Politiegeschiedenis" gewijzigd in "geformuleerde politiehistorische thema's". p.30 Reden lage prioriteit deelcollectie archief toegevoegd. p.33 (Voetnoot 73): tekst m.b.t. thesaurus koninklijk Leger- en Wapenmuseum gewijzigd in "Aan opname van deze thesaurus in de AAT-NL is gewerkt totdat de werkzaamheden aan de AAT-NL zijn stilgezet in augustus 2006. p.41 (Voetnoot 89): verwijzing naar voetnoten 86 en 87 ingevoegd. p.45 Aan alinea Nummering toegevoegd: "Communicatiemiddelen die nog geen Pnummer hebben krijgen vanzelfsprekend ook een gewoon objectnummer zonder P." p.48 Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan gewijzigd in bijlage 6 i.p.v. 5 (voorgaande bijlage is 5). p.48-54 Diverse tekstuele verbeteringen in Handleiding digitaal beeldarchief en beheer ervan.


Informatieplan 23 november 2007

Recommend Documents