Gemeentelijk informatieplan 2014 Versie 1.0
Inhoud
Inhoud ..................................................................................................................................................... 2 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 3
2.
Context ............................................................................................................................................ 4 2.1 Wat kan ......................................................................................................................................... 4 2.2 Wat moet....................................................................................................................................... 4 2.3 Wat willen we ................................................................................................................................ 5
3.
Missie en leidende principes ........................................................................................................... 6 3.1 Missie............................................................................................................................................. 6 3.2 Leidende principes ........................................................................................................................ 6
4.
Strategische thema’s ....................................................................................................................... 7 4.1 Digitale diensten............................................................................................................................ 7 4.2 Digitaal werken.............................................................................................................................. 7 4.3 Samenwerken ................................................................................................................................ 7 4.4 Basisregistraties............................................................................................................................. 8 4.5 Compacte IT................................................................................................................................... 8 4.6 Informatiebeveiliging; beschikbare, integere en beveiligde informatie ....................................... 8
5 Projecten .............................................................................................................................................. 9
1. Inleiding Achtergrond Voor u ligt het Gemeentelijk Informatieplan 2014 (GIP 2014). Dit plan is gebaseerd op de belangrijkste ontwikkelingen voor de gemeente Amersfoort voor het komende jaar en bevat een daarop aansluitende IT strategie. Deze strategie bevat een aantal leidende principes en een uitwerking naar zes thema’s. Elk thema is uitgewerkt met activiteiten in de vorm van beleid, projecten, en architectuur. Deze activiteiten zijn per thema op hoofdlijnen gepland voor 2014 en vastgelegd in de bijlage van het GIP 2014. Doelstelling De doelstelling van het Gemeentelijk informatieplan is tweeledig. Ten eerste is het bedoeld om te waarborgen dat met informatietechnologie optimaal waarde wordt toegevoegd aan de gemeentelijke producten en diensten. Dit gebeurt door inzicht te geven in de samenhang tussen gemeentelijke ambities, wettelijke verplichtingen en de ontwikkeling van informatietechnologie, maar ook door inzicht te geven in de samenhang tussen informatiebeleid, architectuur en projecten. Ten tweede is het een instrument dat helpt om de verschillende werkzaamheden in samenhang uit te voeren en op basis van diverse organisatiebelangen en beschikbare middelen gezamenlijke keuzes te maken. Die keuzes gaan over de vraag wat we doen, hoe we dat doen en op welk moment we dat doen. Het informatieplan is daarmee een middel voor sturing en monitoring van het informatiseringwerkveld. Innovatie Met de huidige ontwikkelingen binnen de informatietechnologie gaan we een nieuwe fase in: the internet of everything. Mensen, informatie, plaatsen en objecten worden door het internet meer en meer met elkaar verbonden. Samen met de belangrijkste technologische ontwikkelingen op het gebied van social, mobile, cloud en information (nexus of forces), biedt dit ongekende mogelijkheden voor innovatie van onze gemeentelijke diensten en producten. Om innovatie te realiseren waar het de meeste waarde genereert, is verbinding nodig. Verbinding tussen de wereld van informatietechnologie en de publieke belangen van de stad, verbinding tussen onze gemeentelijke organisatie en stakeholders in de stad. Verbinding ook met andere overheidsorganisaties en overheidsprogramma’s, zoals de digitale stedenagenda. Gezien de komende raadsverkiezingen en de vorming van een nieuw college is het daarnaast van belang dat de ambities voor innovatie bestuurlijk verankerd worden in een nieuw coalitieprogramma. Dit biedt een belangrijke waarborg voor het benutten van de (technologische) kansen voor innovatie die werkelijk waarde toevoegt. Voor het identificeren en realiseren van de innovatiemogelijkheden zal begin Q1 een plan van aanpak worden opgeleverd.
2. Context De volgende trends en ontwikkelingen bepalen de context voor de ontwikkeling van ons GIP 2014. Deze zijn onderverdeeld in drie categorieën te weten: “Wat kan”, “Wat moet” en “Wat willen we”.
2.1 Wat kan Technologische ontwikkelingen; Nexus of forces Gartner beschrijft vier grote trends op het gebied van IT technologie onder de naam Nexus of forces: • social media: linkt mensen op nieuwe manieren aan elkaar en aan hun werk; • mobiliteit: mobiele apparaten vormen een platform voor (sociale) netwerken en nieuwe manieren van (samen)werken; • cloud: zorgt voor nieuwe manieren voor het leveren van informatievoorzieningen en functionaliteit bij gebruikers en systemen; • informatievoorziening: gaat over het hanteerbaar en bruikbare maken van enorme hoeveelheden (ongestructureerde) gegevens, ook wel “big data” genoemd. Deze vier trends zijn nauw met elkaar verbonden en versterken elkaar. Samen met het toenemende gebruik van sensortechnologie, waarmee objecten verbonden worden met het internet en informatienetwerken (internet of things), transformeren deze trends de manier waarop producten en diensten worden geleverd en de manier waarop gebruikers omgaan met technologie.
2.2 Wat moet iNUP Het iNUP is de Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid en bepaalt daarmee ook een deel van de volgorde en aandachtspunten van het GIP 2014. Onderdeel daarvan is de aansluiting op ‘mijn Overheid.nl’ en het stelsel van basisregistraties. Visiebrief Digitale overheid 2017 In het regeerakkoord is afgesproken dat dienstverlening van de overheid beter moet. Zo moeten bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. In de visiebrief digitale overheid 2017 schrijft de minister hoe de overheid dit doel wil bereiken. De uitgangspunten daarbij zijn: gebruik van standaardvoorzieningen (zoals Mijnoverheid); verbeteren van gebruiksgemak (user experience); zoveel mogelijk, maar niet uitsluitend digitaal; open data. Decentralisaties Sociaal domein Vanaf 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor jeugd, werk, inkomen en de ondersteuning daarbij. De overheid hevelt de begeleiding, ondersteuning en verzorging uit de Awbz per 2015 over naar de Wmo, legt de uitvoering van de Participatiewet vanaf 2015 (voor WWB, voormalig Wajong en Wsw) bij gemeenten en maakt gemeenten per 2015 verantwoordelijk voor de jeugdzorg. Hierbij wordt anders en innovatiever te werk gegaan zoals door meer gebruik te maken van de eigen kracht van burgers en de samenleving, maar ook door dicht bij de burger en de professionele werker te staan. Deze aanpak wordt o.a. zichtbaar in de sociale wijkteams, waarmee Amersfoort, net als veel andere gemeenten, experimenteert. Er moet nog veel worden bepaald en vastgelegd, maar duidelijk is dat de decentralisaties gevolgen hebben voor onze informatiehuishouding en dan vooral op het gebied van uitwisseling, analyse, ontsluiten en toegankelijk maken van gegevens.
Bezuinigingen Ook in 2014 blijft de noodzaak tot bezuinigen. Daarbij worden steeds meer taken, zoals rijks- en provinciale activiteiten, overgeheveld naar gemeenten. Dit betekent dat de gemeente een meer structurele aanpak voor de bezuinigingsdoelstellingen moet vinden. De gemeente Amersfoort zet op grote schaal LEAN trajecten in om gemeentebrede processen efficiënter en dus goedkoper in te richten.
2.3 Wat willen we Online gemak met lagere kosten Met Online gemak willen we de dienstverlening zó moderniseren dat de klant actiever wordt en de kosten afnemen. Dit doen we onder meer door kanaalsturing. In de reisbranche is het al heel gewoon: je boekt zelf je ticket, kiest een comfort-niveau en print je boarding-pass. De gemeente wil het merendeel van de klantvragen via een ‘Easyjet-methode’ afwikkelen en de dure face-to-face begeleiding beperken voor wie het digitale kanaal niet voldoet of voor wat wettelijk nog niet mag. Beter samenwerken Wij streven naar een organisatie die werkt van buiten naar binnen. Daarbij worden vraagstukken in de stad meer in hun onderlinge samenhang opgepakt. Aansturing van deze vraagstukken vindt niet alleen plaats vanuit de hiërarchische lijn, maar ook en wellicht vooral door portefeuille- en programmasturing. Efficiënte organisatie Bezuinigingen kunnen leiden tot nieuwe knelpunten in de organisatie, zoals minder mensen waarmee het werk gedaan moet worden en daardoor oplopende werkdruk. Gezocht wordt dan ook naar meer mogelijkheden om efficiënter te werken. Met Lean kunnen we een verdere optimalisatie van onze werkprocessen realiseren zodat we ook met minder mensen hetzelfde kunnen blijven doen. Open, vraaggerichte communicatie met de stad De economische, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderende rol van de overheid vragen een open en vraaggerichte communicatie met onze inwoners. Onlangs zijn de uitgangspunten voor gemeentelijke communicatie zodanig aangepast dat deze aansluiten bij actuele maatschappelijke ontwikkelingen en ons een duurzaam kader geven om in te spelen op ontwikkelingen die ons nog te wachten staan. De communicatie wordt daarbij afgestemd naar de communicatiebehoefte van de stad. Duurzaamheid Wij willen van Amersfoort een duurzame stad te maken. Als gemeente Amersfoort zijn we trekker van de Groene Stad. Dit is een onderdeel van de Digitale Steden Agenda (DSA) die zich inzet voor duurzaam en efficiënt energiegebruik door particulieren en bedrijven. Het inzetten van ICT mogelijkheden bij het oplossen van deze maatschappelijke vraagstukken heeft daarbij grote aandacht.
3. Missie en leidende principes 3.1 Missie De missie van onze informatievoorziening is: “Waardetoevoeging aan de gemeentelijke dienstverlening door kwaliteitsverbetering en/of kostenverlaging”. De focus ligt dus op de maatschappelijke belangen van de stad Amersfoort en de bestuurlijke ambities daarbij.
3.2 Leidende principes Bij de vertaling van de voorgaande context naar onze IT strategie voor 2014 laten we ons leiden door de volgende principes. Digitaal is normaal Met dit principe drukken we uit dat digitaal de norm is, zowel voor dienstverlening als voor informatieverstrekking als voor ons dagelijks werk. Wat digitaal kan is digitaal beschikbaar. Voor gevallen waarvoor digitaal niet passend is, zullen daarnaast andere vormen van dienstverlening en informatie beschikbaar blijven. Makkelijk in gebruik Het principe ‘digitaal is normaal’ brengt met zich dat digitale diensten en informatie ook goed toegankelijk moeten zijn. Gebruiksgemak is daarvoor een cruciale voorwaarde. Makkelijk in gebruik betekent makkelijk vindbaar en makkelijk toepasbaar zonder overbodige handelingen. Standaard We kiezen zo veel mogelijk voor standaard voorzieningen en gebruik van open standaarden. Standaard voorzieningen betekent zo min mogelijk maatwerk. Wendbaar en schaalbaar We streven naar een informatie-infrastructuur die snel kan meebewegen bij de veranderende omgeving. Snel meebewegen betekent dat voorzieningen snel kunnen worden vervangen of toegevoegd, maar ook dat de omvang van de voorzieningen kunnen meebewegen met de vraag. Betrouwbaar en veilig Voor de continuïteit van de dienstverlening en de integriteit van (vertrouwelijke) gegevens is een betrouwbare en beveiligde informatievoorziening essentieel. Dit blijft de basis van een effectieve ontwikkeling van informatietechnologie.
4. Strategische thema’s De context en leidende principes uit het vorige hoofdstukken hebben we vertaald naar 6 strategische thema’s voor de ontwikkelingen van informatietechnologie. De speerpunten daarbij zijn: Alle diensten digitaal in 2015; Vernieuwde website in 2014; Digitaal en papierarm werken in 2015; Gefaseerd naar de cloud van 2014 tot 2018. Hieronder volgt een uitwerking van de thema’s.
4.1 Digitale diensten Met het digitaliseren van diensten en informatie maken wij de dienstverlening makkelijker en de gemeentelijke organisatie transparanter. Op dit moment bieden we al veel diensten digitaal aan. Het komende jaar gaan we al onze diensten digitaal aanbieden en standaardiseren. Voor burgers en bedrijven. De focus ligt daarbij op gebruiksgemak. Enerzijds om het klantgemak te vergroten, anderzijds om onze processen efficiënter en daarmee goedkoper uit te voeren. Met de realisatie van een nieuw zaaksysteem in 2013 werd de basis gelegd voor de standaard digitale afhandeling van onze diensten. In 2014 wordt hierin op hoog tempo het grootste deel van onze diensten gedigitaliseerd. De eerste helft van 2015 ronden we dit af. De vernieuwing van onze website zorgt voor een vergroting van het gebruiksgemak door het eigentijds en vraaggericht aanbieden van onze informatie en onze digitale diensten.
4.2 Digitaal werken Met het digitaliseren van ons werk we het werken makkelijker en efficiënter. Een papierarme organisatie in 2015 is de doelstelling. Een nieuw DMS is hiervoor een noodzakelijke randvoorwaarde. In 2013 is met de vernieuwing van het DMS gestart en in de loop van 2014 wordt het DMS verder uitgebouwd inclusief de digitalisering van het postregistratie proces. Naast de invoering van een nieuw DMS wordt een organisatie verandertraject gestart. Een papierarme, digitale organisatie vraagt namelijk ook om nieuwe manieren van werken. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de Lean projecten. Mobiele voorzieningen worden doorontwikkeld met de invoering van op mobiel gebruik ontworpen applicaties (apps). Ook daarbij ligt de focus op het verbeteren van gebruiksgemak. Verdere uitbreiding van het intranetportaal zorgt voor toegang tot alle gewenste informatie over medewerkers, processen en de bijbehorende documenten. Hierdoor kunnen we elkaar vinden en daarmee beter samenwerken door de gehele organisatie.
4.3 Samenwerken Door samenwerking realiseren we schaalvoordelen en kennisdeling. We willen graag samenwerken met andere organisaties als dit waarde toevoegt aan onze gemeentelijke dienstverlening. Daarbij richten we ons primair op andere gemeenten in de regio, maar ook andere samenwerkingsmogelijkheden (andere overheidsorganisaties, instellingen of bedrijven) sluiten we niet uit. Voor de decentralisaties in het sociale domein is een apart informatieplan in ontwikkeling. In 2014 ronden we dit plan af en starten met de uitvoering daarvan. De eerste stappen zijn gezet met de aansluiting op landelijke voorziening ‘Mens Centraal’ en de inrichting van STIPS en Wijkcentra.
4.4 Basisregistraties Aansluiting op en goed gebruik van de Basisregistraties leidt tot het beter benutten van gegevens. Basisregistraties vormen het fundament voor een overheid die niet naar de bekende weg vraagt, klantgericht is, haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig. Door gegevens aan elkaar te koppelen ontstaat een samenhangend Stelsel van Basisregistraties met gegevens van een hoogwaardige kwaliteit die door alle overheidsinstellingen, verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. In 2014 richten we ons vooral op de generieke voorzieningen (bijvoorbeeld Digimelding, een voorziening voor het terugmelden van onjuiste gegevens), de Basisregistratie Grootschalige Topografie en de modernisering van de GBA. Het programma maakt bovendien inzichtelijk welke baten het stelsel van basisregistraties levert en hoe deze baten verder verzilverd kunnen worden, onder meer door bestandsvergelijkingen tussen bronregistraties en afnemers. Zodoende zijn we in staat het stelsel van basisregistraties breder in te zetten dan slechts het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4.5 Compacte IT Met een compacte IT realiseren we een wendbare, betrouwbare en veilige informatievoorziening. De afgelopen jaren is een betrouwbare en flexibele IT omgeving gerealiseerd. Nu is de tijd om daar slim gebruik van te maken zodat de voordelen hiervan optimaal benut worden. De goede wijze waarop onze IT is georganiseerd benutten we door onze IT organisatie om te vormen van IT leveranciers naar een rol van intermediair. Dit betekent o.a. dat we gefaseerd en gedoseerd naar de cloud gaan. In 2013 is hiervoor beleid opgesteld. In 2014 vullen we de randvoorwaarden daarvoor in (infrastructuur verder klaar maken en de eisen aan onze leveranciers vaststellen), maar we gaan ook al daadwerkelijk met cloud voorzieningen starten. Daarnaast blijven we anticiperen op de toekomst zodat onze voorzieningen toekomstvast blijven en mee kunnen met de gewenste trends en innovaties. Het verder uitbouwen en integreren van bestaande functionaliteit en een gedegen voorbereiding op de toekomst vormen in 2014 het grootste deel van de werkzaamheden in dit thema.
4.6 Informatiebeveiliging; beschikbare, integere en beveiligde informatie Door gerichte informatiebeveiliging borgen wij de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van onze informatie. Veel van de ontwikkelingen om ons heen maken informatiebeveiliging steeds belangrijker, daardoor is het thema actueler dan ooit. Niet alleen voor ons als gemeente, maar voor de gehele samenleving. Dit wordt ook zichtbaar in de vele instituten voor informatiebeveiliging die landelijk en wereldwijd ontstaan. Alle eerder genoemde thema’s hebben een belangrijke component op het gebied van informatiebeveiliging. Ketensamenwerking, digitaal werken, mobiel werken en de cloud zijn allemaal ontwikkelingen die veel mogelijkheden voor innovatie en bezuiniging met zich meebrengen, maar ook risico’s op het gebied van informatiebeveiliging. Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie en kunnen het ons niet permitteren deze risico’s te veronachtzamen. Dit alles noodzaakt ons tot het vaststellen, handhaven en uitvoeren van effectief beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Ook in 2014 wordt het beveiligingsbeleid uitgewerkt in een jaarplan om de veiligheid, privacy en de continue beschikbaarheid van onze informatie te borgen.
5 Projecten Voor alle thema’s is er een uitwerking gemaakt naar projecten, beleid- en architectuuronderwerpen die gepland zijn voor het komende jaar (zie bijlage).
Gemeente Amersfoort Concernmiddelen Beleid, Projecten, Informatisering
Gemeente Amersfoort Concernmiddelen Beleid, Projecten, Informatisering
Postadres
Bezoekadres
t 033 4695693
Postbus 4000
Stadhuisplein 1
e
[email protected]
3800 EA Amersfoort
3811 LM Amersfoort
i www.amersfoort.nl
Bijlage Planning van projecten, beleid en architectuur 2014
Inhoud 1. Afhankelijkheden tussen projecten................................................................................................. 3 2. Legenda ........................................................................................................................................... 3 3 Digitale diensten............................................................................................................................... 4 3.1 Projecten ....................................................................................................................................... 4 3.2 Architectuur / Beleid ..................................................................................................................... 5 4 Digitaal werken................................................................................................................................. 6 4.1 Projecten ....................................................................................................................................... 6 4.2 Architectuur / Beleid ..................................................................................................................... 7 5 Samenwerken ................................................................................................................................... 9 5.1 Projecten ....................................................................................................................................... 9 5.2 Architectuur / Beleid ................................................................................................................... 10 6 Basisregistraties.............................................................................................................................. 12 6.1 Projecten ..................................................................................................................................... 12 7 Compacte IT.................................................................................................................................... 14 7.1 Projecten ..................................................................................................................................... 14 7.2 Architectuur / Beleid ................................................................................................................... 16 8 Informatiebeveiliging ..................................................................................................................... 17 8.1 Projecten ..................................................................................................................................... 17 8.2 Architectuur / Beleid ................................................................................................................... 17
2
1. Afhankelijkheden tussen projecten Er is een grote mate van samenhang tussen de het DMS project en het project E-dienstverlening. Deze projecten zijn om die reden in samenhang gepland en worden aangestuurd door een gezamenlijke stuurgroep. Ander projecten die met bovengenoemde projecten samenhangen zijn: E-Facturering Digitaliseren subsidieproces Verplichtingenproces Digitale samenwerking VRU Eemland Contractmanagement inkoop Digitaliseren personele processen Daarnaast zijn er nog losse afhankelijkheden: Publiekscommunicatie is afhankelijk van de eventuele aansluiting op de GVOP (Landelijke voorziening voor bekendmakingen). Doorontwikkelen intranet is afhankelijk van het huidige project vernieuwing intranet Digitalisering Archief Eemland is afhankelijk van de upgrade data ONTAP storage platform. Inrichten STIPS en wijkcentra is afhankelijk van het project teamsite werken met de stad. HPUX uitfaseren, migratie Oracle 10->11 is afhankelijk van het project basisregistratie WOZ. Implementatie projectondersteuning is afhankelijk van Complexiteitsreductie. Deze afhankelijkheden zijn mede bepalend bij de samenstelling en planning van het beleids-, architectuur-, en projectportfolio. Binnen het thema Basisregistraties zijn ook verschillende afhankelijkheden tussen de deelprojecten van IBR. Deze afhankelijkheden worden in het stelseloverleg basisregistraties en in de programmaplanning geadresseerd.
2. Legenda Projecten die al voor 2014 zijn gestart. Projecten die gepland zijn om in 2014 te starten.
3
3 Digitale diensten 3.1 Projecten E-dienstverlening In 2013 is er veel verbeterd aan het gestandaardiseerd aanbieden van onze digitale formulieren. Het project e-dienstverlening zorgt voor de voortzetting van de in 2013 ingezette aanpak, waarbij we de al onze diensten digitaal aanbieden. De focus ligt daarbij op standaardisering, gebruiksgemak en de koppelingen met diverse backoffice applicaties. Vraaggericht website De economische, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen, en de veranderende rol van de overheid hierin vragen om een open, omgevingsbewuste en wendbare interactie met onze inwoners. Digitale communicatie en e-dienstverlening worden afgestemd op de behoefte van de stad en de logica van de gebruiker. Dit project zorgt voor een vertaling van deze uitgangspunten naar een gebruiksvriendelijke website die voldoet aan de webrichtlijnen. Informatievoorziening op de kaart De Amersfoortse voorziening voor het presenteren van gegevens via de kaart wordt in dit project uitgebreid met nieuwe functionaliteit en datasets. Een koppeling tussen de generieke voorziening en het geo datapakhuis zorgt voor de gewenste continuïteit van datasets. Bestemmingsplannen in web viewer provincie Met de applicatie Autocad wordt nieuwe ondersteunende software ingevoerd, geschikt voor het publiceren van bestemmingsplannen. Publiekscommunicatie In dit project vindt de realisatie plaats van het digitaal aanbieden van alle bekendmakingen aan onze inwoners.
Digitale diensten Projecten E-dienstverlening Vraaggerichte website Informatievoorziening op de kaart Bestemmingsplannen in web viewer provincie
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
Publiekscommunicatie
4
3.2 Architectuur / Beleid Implementatiestrategie DMS en dienstverlening 2014-2015 Door de grote samenhang tussen de projecten DMS en E-dienstverlening is het van belang dat er een gezamenlijke implementatiestrategie wordt vastgesteld. Dat gebeurt in dit architectuur / beleid onderwerp. Technologische innovatie voor de stad De nexus of forces samen met het toenemende gebruik van sensortechnologie, waarmee objecten verbonden worden met het internet en informatienetwerken (internet of things), transformeren de manier waarop producten en diensten worden geleverd en de manier waarop gebruikers omgaan met technologie. Dit biedt ook mogelijkheden om de publieke dienstverlening in de stad met nieuwe technologie te innoveren. Voor het identificeren en realiseren van innovatie mogelijkheden zal in Q1 een plan van aanpak worden opgesteld. Doel is om de mogelijkheden te betrekken bij de formulering van de innovatie ambities in het nieuwe collegeprogramma.
Digitale diensten Architectuur / Beleid Implementatiestrategie DMS en dienstverlening 2014-2015
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
Technologische innovatie voor de stad
5
4 Digitaal werken 4.1 Projecten DMS/RMA en postregistratie In dit project wordt digitaal en papierarm werken gerealiseerd voor de bedrijfsvoering van de gemeente Amersfoort. Dit met als doelstelling om het werken makkelijker en efficiënter te maken, onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat digitaal aan documenten te kunnen werken en het bevorderen van kennisdeling en samenwerking (zowel intern als extern). Binnen dit project wordt zaakgericht werken gerealiseerd, Het postkamerproces wordt volledig gedigitaliseerd, en de koppelingen met de diverse backoffice applicaties worden gerealiseerd. Voor de invoering van een hiermee samenhangende nieuwe manier van werken wordt een organisatie verandertraject gestart. Werkplek van de toekomst In dit project wordt een nieuwe functionele inrichting van zowel de vaste als de mobiele digitale werkplek gerealiseerd. Doel daarbij is dat de gebruiker vanuit één gepersonaliseerd portaal toegang krijgt tot zijn informatie en makkelijker kan samenwerken en kennis delen binnen en buiten de organisatie. Realiseren self-service portaal In dit project wordt in het nieuwe intranet een self service portaal voor de interne bedrijfsvoering ingericht ten behoeve van ICT, Personele, Financiële en Facilitaire zaken. Informatievoorziening Raad 2014-2018 In dit project wordt het Raadsleden domein uitgefaseerd, maildomeinen samengevoegd, een standaard raadswerkplek gerealiseerd (vast/virtueel en mobiel) en de benodigde informatie ontsloten. Contractmanagement inkoop Dit project omvat de realisering van een systeem voor digitaal contractmanagement (registratie, procesbewaking, e.d.). E-facturering In dit project wordt facturering gedigitaliseerd, zowel voor inkomende als uitgaande facturen. Digitalisering Archief Eemland In dit project vindt digitalisering plaats van archiefonderdelen bij het Archief Eemland. Voorbeelden van te digitaliseren stukken zijn de bouwtekeningen en microfiches. Digitaliseren subsidieproces In dit project wordt het (verder) digitaliseren van het subsidieproces gerealiseerd waarbij het subsidieregister automatisch klaargezet en gepubliceerd wordt, aanpassingen in de subsidiemodule worden gedaan, de conversie naar het nieuwe DMS plaatsvindt en de uitgaande subsidieflow gedigitaliseerd wordt. Doorontwikkeling mobiele apparaten Na de eerste implementatie volgt in deze fase de doorontwikkeling voor het digitaal werken met mobiele apparaten. De focus ligt hierbij op het verbeteren van gebruiksgemak en het inzetten van meer op mobiel gebruik gerichte applicaties (apps). 6
Verplichtingenproces In dit project wordt het financiële verplichtingenproces gedigitaliseerd. Dit nadat er in een LEAN traject een gemeentebrede standaard is vastgesteld. Opleiding continue Dit project speelt in op de behoefte om een continu opleidingsaanbod te faciliteren dat meeloopt met alle veranderingen op digitaal gebied in onze organisatie. Vervanging FMIS In dit project wordt het huidige informatie systeem van facility management vervangen. Digitaal werken Projecten DMS/RMA en postregistratie Werkplek van de toekomst Realiseren self-service portaal Informatievoorziening raad 2014-2018 Contractmanagement inkoop E-Facturering Digitalisering AE Digitaliseren subsidieproces Doorontwikkeling mobiele apparaten Verplichtingenproces Opleiding continue Vervanging FMIS
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
4.2 Architectuur / Beleid Ontwikkelen gemeentelijke APP-visie In deze visie bepalen we hoe om te gaan met de diverse vragen voor app ontwikkeling die binnen de gemeente ontstaan. Herijking documentenbeleid In dit architectuur / beleid onderwerp wordt vastgelegd hoe we in de nieuwe situatie (DMS/RMA/Zaaksysteem) omgaan met de verschillende documenten in de organisatie. Wat wordt waar op welke manier opgeslagen. Werkplek van de toekomst In deze visie wordt in regie en samenhang een eenduidige ingang ontworpen voor de gebruiker waarbij verschillende omgevingen worden geïntegreerd naar één gepersonaliseerd portaal voor de gebruiker. Hierdoor kan men eenduidig en op één plaats documenten, mensen en informatie vinden en makkelijker samenwerken en kennis delen binnen en buiten de organisatie. User experience beleid In dit beleidsonderwerp wordt beleid ontwikkeld op het gebied van user experience. Dit beleid heeft als doel om er bij elke applicatie vervanging voor te zorgen dat de nieuwe applicatie voldoet aan onze eisen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. 7
Visie e-depot Archief Eemland In dit onderwerp wordt een visie opgesteld over hoe Archief Eemland omgaat met de digitale archiefomgeving waarin permanent toegang tot digitale informatiebronnen wordt nagestreefd, het e-depot. Bijvoorbeeld met een antwoord op de vraag of zij zelf een e-depot beginnen of aanhaken bij een e-depot van een andere gemeente. Digitaal werken Architectuur / Beleid Ontwikkelen gemeentelijke APP-visie Herijking documentenbeleid Werkplek van de toekomst User experience beleid Visie e-depot AE
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
8
5 Samenwerken 5.1 Projecten ICT Eemhuis In dit project wordt de ICT ondersteuning voor het Eemhuis door de gemeente gerealiseerd. Inrichting Wijkteams Wijkteams bieden nabije en laagdrempelige informatie, advies en hulp waardoor mensen zelf verder kunnen of hun problemen vroegtijdig gesignaleerd worden en een onnodig beroep op dure zorg voorkomen wordt. Beide voorzieningen bouwen op de eigen kracht en zorg en vormen een belangrijk onderdeel van de sociale infrastructuur van de decentralisaties in het sociale domein. De technische ondersteuning voor Wijkteams wordt in dit project gerealiseerd. Doorontwikkelen Mens Centraal Mens Centraal is het systeem waarin samengewerkt wordt door gemeenten en ketenpartners. Zij blijven daardoor op de hoogte van elkaars dienstverlening. De implementatie hiervan gaat volgens een groeimodel en is in 2013 gestart. De doorontwikkeling hiervan loopt door in 2014. Het aanhaken van partners om informatie te delen wordt dan gerealiseerd. Decentralisatie jeugdzorg Vanaf 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor jeugd, werk, inkomen en de ondersteuning daarbij. In dit project maakt de Rijksoverheid de gemeenten verantwoordelijk voor de jeugdzorg. Begin 2014 wordt een informatieplan opgesteld. Op basis daarvan realiseert dit project de technische benodigdheden voor een veilige informatie uitwisseling in het kader van deze decentralisatie van de Jeugdzorg. Decentralisatie AWBZ Vanaf 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor jeugd, werk, inkomen en de ondersteuning daarbij. In dit project hevelt de overheid de begeleiding, ondersteuning en verzorging uit de Awbz per 2015 over naar de Wmo. Begin 2014 wordt een informatieplan opgesteld. Op basis daarvan realiseert dit project de technische benodigdheden voor een veilige informatie uitwisseling in het kader van de decentralisatie AWBZ. Invoering participatiewet Vanaf 2015 worden gemeenten integraal verantwoordelijk voor jeugd, werk, inkomen en de ondersteuning daarbij. In dit project legt de overheid de uitvoering van de Participatiewet vanaf 2015 (voor WWB, voormalig Wajong en Wsw) bij gemeenten. Begin 2014 wordt een informatieplan opgesteld. Op basis daarvan realiseert dit project de informatiseringcomponent van de participatiewet geïmplementeerd bij de gemeente. SBG op YOUPP In dit project wordt de SBG aangesloten op YOUPP. Open data In dit project wordt het aanbod van Open data door de gemeente uitgebreid. Daarbij worden datastromen op een eenduidige en uniforme manier ingericht een aangeboden.
9
SBG en RUD ontwikkeling De SBG en RUD organisatievormen worden concreet in 2014. Dit heeft gevolgen voor de informatisering en ICT ondersteuning (bv key2 vergunningen). Dit kan betekenen dat er andere eisen gesteld worden aan de ondersteunende software en de digitale samenwerking met een nieuwe aanbesteding tot gevolg. Digitale samenwerking VRU Eemland Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een veiligheidsregio en valt geografisch samen met de Nederlandse provincie Utrecht. Deze veiligheidsregio is een samenwerkingsverband van de hulpverleningsdiensten op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Wet Veiligheidsregio's. De brandweerzorg binnen de VRU is weer onderverdeeld in regio’s. Die van Amersfoort valt onder de VRU Eemland. In dit project wordt de digitale samenwerking tussen de gemeente en de VRU Eemland vorm gegeven. Samenwerken Projecten ICT Eemhuis Inrichting wijkteams Doorontwikkelen Mens Centraal Decentralisatie Jeugdzorg Decentralisatie AWBZ Invoering Participatiewet SBG op YOUPP Open data SBG en RUD ontwikkeling Digitale samenwerking VRU Eemland
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
pm pm
5.2 Architectuur / Beleid Informatiebeveiliging decentralisaties Sociaal Domein In het kader van de decentralisaties wordt de veiligheid geborgd dmv risico analyses, audits en penetratietesten. Informatieplan decentralisaties Sociaal Domein In het kader van de drie decentralisaties in het sociale domein wordt een informatieplan opgesteld. Onderdelen daarvan zijn wijkteams, backoffice, sturing- en verantwoordingsinformatie en procesondersteuning voor de verschillende decentralisaties. BPI Architectuur en beleid ontwikkelen dit samen met de belanghebbenden van het Sociaal Domein. De omvang van de implementatieopgave voortkomend uit het informatieplan is voor Amersfoort afhankelijk van de besluitvorming over inkooporganisatie en backoffice [wat lokaal wat regionaal]. Aansluiten evenementenassistent Deze evenementenassistent is ontwikkeld door de VRU en wordt ondergebracht in een stichting. In dit onderzoek bepalen we of wij als gemeente hierop willen aansluiten.
10
Samenwerken Architectuur / Beleid Informatiebeveiliging decentralisaties SD Informatieplan decentralisaties SD
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
Aansluiten evenementen assistent
11
6 Basisregistraties 6.1 Projecten Programma Basisregistraties Het Programma Basiregistraties is een cluster van verschillende projecten waarmee een basisregistratie wordt gerealiseerd of waarmee op een basisregistratie wordt aangesloten. Voor sommige basisregistraties is de gemeente namelijk zelf houder van de registratie (bronhouder), bijvoorbeeld de GBA, BAG en BGT). Van andere basisregistraties is de gemeente juist zelf afnemer. De gemeente heeft de verplichting deze registraties op de juiste manier te gebruiken en te ontsluiten binnen de eigen informatiehuishouding. Het programma maakt daarnaast inzichtelijk hoe deze baten van het stelsel van basisregistraties verzilverd kunnen worden, onder meer door bestandsvergelijkingen tussen bronregistraties en afnemers. Hierdoor krijgen we bijvoorbeeld meer zicht op de mogelijkheid om oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen verder terug te dringen en extra belastinginkomsten (OZB) te genereren. Daarnaast maken we de organisatie en haar medewerkers actief bewust van het belang van een goede werking van het stelsel om kwalitatieve baten te bewerkstelligen zoals betere gegevenskwaliteit, effectievere handhaving en efficiëntere samenwerking. De volgende projecten staan voor 2014 op de agenda. Generieke voorzieningen In dit project worden StUF 3.10 en stelselvoorzieningen zoals digimelding, digikoppeling en digilevering gerealiseerd. Aansluiten afnemers In dit project wordt het aansluiten gerealiseerd van de afnemers (op de BRP, BAG) die voor publieksrechtelijke taken persoonsgegevens nodig hebben of adres- en gebouwgegevens. Basisregistratie WOZ In dit project sluiten we de gemeente aan op de LV (landelijke voorziening) WOZ. Modernisering GBA Dit programma werkt aan de Basisregistratie Personen (BRP). De BRP vervangt de huidige GBA en voegt het RNI toe, zodat een nieuwe BRP ontstaat. Basisregistratie Grootschalige Topografie De BGT wordt dé digitale kaart van heel Nederland, waarin op een eenduidige manier de ligging van alle fysieke objecten zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en (landbouw) terreinen is geregistreerd. In dit project realiseren we de BGT voor de gemeente Amersfoort. Basisregistratie Ondergrond De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw, de ondergrondse infrastructuur en gebruiksrechten. In 2013 is een impactanalyse gedaan. Bij voldoende duidelijkheid vindt de implementatie van de BRO in 2014 plaats. Gemeente als afnemer NHR 2014 wordt het implementatiejaar waarin de gemeente geacht wordt de voorzieningen te treffen die noodzakelijk zijn om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor de NHR wordt de gemeente in dit project als afnemer ingericht. 12
Gemeente als afnemer BRK 2014 wordt het implementatiejaar waarin de gemeente geacht wordt de voorzieningen te treffen die noodzakelijk zijn om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor de BRK wordt de gemeente in dit project als afnemer ingericht. Gemeente als afnemer BRV, BLAU, BRI 2014 wordt het implementatiejaar waarin de gemeente geacht wordt de voorzieningen te treffen die noodzakelijk zijn om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Voor BRV, BLAU en BRI worden impactanalyses uitgevoerd. NUP bouwstenen in de processen In dit project wordt het gebruik van de NUP bouwstenen in de gemeentelijke werkprocessen geïmplementeerd. Basisregistraties Projecten Generieke voorzieningen Aansluiten afnemers BRP-BAG Basisregistratie WOZ Modernisering GBA BGT BRO Gemeente als afnemer NHR Gemeente als afnemer BRK Gemeente als afnemer BRV, BLAU, BRI impact NUP bouwstenen in de processen
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
13
7 Compacte IT 7.1 Projecten Doorontwikkeling IT infrastructuur Eind 2013 wordt een infrastructuurbeleidsplan opgeleverd. Op basis van de uitkomsten daarvan wordt de IT infrastructuur doorontwikkeld. Nadere uitwerking hiervan volgt na oplevering van het beleidsplan, maar in ieder geval worden 2 projecten gestart waarmee IT voorzieningen naar de cloud worden gebracht. System management In dit project worden vervolg onderdelen van Microsoft System Center 2012 geïmplementeerd ten behoeve van bewaking en monitoring van de ICT infrastructuur. Daarbij wordt een pilot uitgevoerd om te komen tot het visualiseren van de IT voorzieningen voor beheer. IAM Fase 2 Fase 2 van dit project omvat het koppelen van de in fase 1 ingevoerde IAM aan de Centric applicaties (invoeren van burgers en bedrijven (als identiteit), de aansluiting van grote backoffice applicaties aan het systeem en eenmalig inloggen (single sign on)). Het systeem weet na het eenmalig inloggen wie de gebruiker is, welke rol hij heeft en welke systeemtoegangen daarbij horen. Vervolgens hoeft er voor andere systemen niet meer apart ingelogd te worden. IPv6 Komt uit de lijst met open standaarden “pas toe of verklaar”. IPv6 gaat over communicatie op netwerkniveau over organisatiegrenzen heen tussen organisaties, individuele eindgebruikers, apparaten, diensten en sensoren. Het vertalen van domeinnamen naar internetadressen en vice versa (‘validation enabled resolving’). Implementatie SP Beheerplan In 2013 is het SharePoint Beheerplan (SPBP) vastgesteld. In 2014 worden de uitkomsten hiervan geïmplementeerd in de organisatie. Rollen worden toegekend aan functies en procedures worden geïntegreerd in de werkprocessen. Geovisia Geovisia is een project waarbij Integraal beheer en informatie verstrekking van informatie met een geo component wordt gerealiseerd. Verschillende bronsystemen worden geïntegreerd tot één bronsysteem. Dit zorgt voor generiek gebruik en minder beheerlasten. Upgrade telefonieomgeving In dit project wordt de huidige telefonie omgeving functioneel up to date gebracht om de weg te effenen voor vervolg ontwikkelingen. Uitwijktest In dit project wordt de uitwijk die in 2012 is gerealiseerd getest. Aanbesteding Microsoft EA In dit project wordt de aanbesteding uitgevoerd voor de Microsoft Enterprise Agreement (licenties). 14
Implementatie diverse LEAN uitkomsten In het kader van de bezuinigingen is een gemeentebreed LEAN traject gestart om onze processen te verbeteren. Verwacht wordt dat uit deze procesverbeteringen informatiseringwerkzaamheden volgen. Deze worden in dit project gerealiseerd. Upgrade data ONTAP storage platform In dit project wordt een upgrade van het operating systeem van ons storage platform gerealiseerd. VTPz Implementatie van een verbeterd testproces, vaststellen van de benodigde hardware waarin meerdere projecten tegelijkertijd kunnen ontwikkelen en testen. HP-UX Uitfaseren migratie Oracle 10-11 HP Unix wordt vervangen en gestandaardiseerd naar het Wintel platform (virtueel). Upgrade van Oracle 10 naar Oracle 11. Overgang van Oracle Application Server naar Weblogic. Implementatie projectondersteuning In dit project wordt de gekozen applicatie voor gemeentebrede projectondersteuning geïmplementeerd. Herontwerp AD In dit project wordt de Active Directory opnieuw ontworpen. Dit is noodzakelijk voor toekomstige ontwikkelingen. APP-V 5 implementeren In dit project wordt Microsoft Application Virtualization (App-V) geïmplementeerd. Hiermee kunnen we versnelde toepassingsimplementatie mogelijk maken. App-V biedt gebruikers overal toegang tot toepassingen die op elk geautoriseerd apparaat beschikbaar zijn zonder dat toepassingen hoeven te worden geïnstalleerd. Compacte IT Projecten Doorontwikkeling IT infrastructuur System management IAM fase 2 IPv6 Implementatie SP Beheerplan Geovisia Upgrade telefonie omgeving Uitwijktest Aanbesteding Microsoft EA Implementatie diverse LEAN uitkomsten Upgrade data ONTAP storage platform VTPz HPUX uitfaseren, migratie Oracle 10->11 Implementatie projectondersteuning Herontwerp AD
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
15
APP-V 5 implementeren
7.2 Architectuur / Beleid i-NUP StUF overal verplicht? In dit architectuur / beleid onderwerp wordt vastgelegd wanneer i-NUP StUF verplicht is en wanneer niet. Advies werkplek 2014-2018 Dit advies wordt opgesteld naar aanleiding van de uitkomsten van het infrastructuurbeleidsplan en de visie voor tablets als vaste werkplek. Amersfoortse architectuur Dit onderwerp bevat het herijken en actualiseren van het Amersfoortse architectuur model. Gevolgen cloud strategie In dit architectuur / beleid onderwerp worden de gevolgen van de keuze voor een specifieke cloud strategie bepaald en uitgewerkt naar een advies. Visie Big data In deze visie wordt bepaald of de gemeente Amersfoort te maken heeft met Big data en op welke manier daar mee omgegaan moet worden. Compacte IT Architectuur / Beleid i-NUP StUF overal verplicht? Advies werkplek 2014-2018 Amersfoortse architectuur Gevolgen cloud strategie Visie Big Data
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
16
8 Informatiebeveiliging 8.1 Projecten Optimaliseren Uitwijk beveiliging In dit project worden de technische gevolgen van het beleid mbt het optimaliseren van de uitwijkbeveiliging geïmplementeerd.
Informatiebeveiliging Projecten Optimaliseren uitwijk beveiliging
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
8.2 Architectuur / Beleid Jaarplan informatiebeveiliging uitvoeren Het jaarplan 2014 omvat activiteiten die noodzakelijk zijn om continu aandacht te geven aan informatiebeveiliging en om te blijven voldoen aan de wet- en regelgeving. De kerngroep informatiebeveiliging stelt het jaarplan op en bewaakt de voortgang. Activiteiten zijn o.a.: Risico analyse bedrijfsmiddelen Fysieke beveiliging Beheer technische infrastructuur Continuïteitsplan Cloud informatiebeveiliging Voor werken in de cloud is een heroriëntatie en wellicht ook een aanpassing nodig van het huidige beveiligingsbeleid. Analyse netwerkverkeer en logbestanden Om inbraakpogingen tegen te gaan en te onderzoeken achteraf of dit heeft plaatsgevonden worden het netwerkverkeer en de logbestanden geanalyseerd. Bewustwording informatiebeveiliging In dit beleidsonderwerp wordt onderzocht of de bewustwordingstoolbox geschikt is voor de gemeente Amersfoort. Penetratietest mobiele apparaten In dit beleidsonderwerp worden mogelijke veiligheidsrisico’s van het werken met mobiele apparaten nader onderzocht. Informatiebeveiliging Architectuur / Beleid Jaarplan informatiebeveiliging uitvoeren Cloud informatiebeveiliging Analyse netwerkverkeer en logbestanden Bewustwording informatiebeveiliging
Planning 2014 Q1 Q2
Q3
Q4
2015
17
Penetratietest mobiele apparaten
18
Gemeente Amersfoort Concernmiddelen
Postadres
Bezoekadres
t 033 4695693
Postbus 4000
Stadhuisplein 1
e
