Strategisch Informatieplan Op Twee Wielen B.V

Strategisch Informatieplan Op Twee Wielen B.V.

Auteurs : Bram Reijneveld Floris van den Berg Jan Plugge Johan Kromhout

Strategisch Informatieplan O2W Versie 0.9

Voorwoord Dit strategisch informatieplan is geschreven voor het vak Bestuurlijke Informatiekunde 2 (INF 2) van de opleiding Technische Bedrijfskunde deeltijd(TBK dt) aan de Haagse hogeschool in Den Haag. De student TBK dt krijgt inzicht in Informatie Strategie Planning (ISP) door, in teamverband, een strategisch informatieplan op te stellen aan de hand van de casus O2W. Dit strategisch informatieplan is door volgende studenten tot stand gekomen: Bram Reijneveld Floris van den Berg Jan Plugge Johan Kromhout


Voorwoord Inleiding 1.Bedrijfsanalyse

1.3.1 Sterktes 1.3.2 Zwaktes 1.3.3 Kansen 1.3.4 Bedreigingen 1.3.5 SWOT matrix ! 1.4.1 Sleutelgebieden 1.4.2 Prestatie indicatoren (PI’s)

"

Kritische Prestatie Inidicatoren

#

%

$ &'

) * '

&

# ( ( (

$ + &

2. Informatiearchitectuur +, , )

/ 0

+ %. + /0 ! 2 ,

0 '

1

!

34 5+

6!

3. Systeemarchitectuur 4. Organisatiearchitectuur ,'

7

)

7

4.1.1 Directie 4.1.2 Stafdienst Personeelbeheer 4.1.3 Sector Financiën 4.1.4 Sector Marketing en Verkoop 4.1.5 Sector Techniek 4.1.6 Organogram O2W 08 39

5. Migratiestrategie, hoe kom je van de huidige naar de nieuwe situatie 6. Stappenplan Bijlagen %: %:

; $

1 $

+,


& -

'

(

%: %:

% $ :1 , 9+ , +

': ,


7

Inleiding Op Twee Wielen B.V. is een bromfietsfabriek te Friesland en is opgericht in 1964. In eerste instantie was het een familiebedrijf maar met de enorme groei van de populariteit van brom- en snorfietsen was de behoefte aan risicodragend vermogen groot en is het familiebedrijf omgezet in een open N.V. Vanwege fiscaal juridische redenen is deze N.V. in 1974 omgezet in een B.V. Deaandelen van deze B.V. zijn nog voor 40% in handen van de familie. De overige aandelen zijn gelijk verdeeld over de drie huidige adjunct-directeuren (ieder 10%) en de bekende fietsenfabriek De Batavist met de resterende 30% van de aandelen. Bij de overgang van het familiebedrijf naar de huidige juridische vorm heeft de familie bedongen dat de algemeen directeur direct door de familie aangewezen kan worden. O2W heeft een hoofdvestiging waar alle activiteiten worden gecoördineerd en uitgevoerd. Er hebben in het verleden wel plannen bestaan om voor eigen risico en rekening een dealernet op te zetten maar dat plan is met het vertrek van de toenmalige verkoopdirecteur in de ijskast gezet. Het personeelsbestand heeft een relatief grote groep in de leeftijdscategorie 50-60 jaar. Dit kan verklaard worden door de explosieve groeifase eind jaren zeventig waarbij in relatief korte tijd veel jonge medewerkers zijn aan getrokken die voor een belangrijk deel bij het bedrijf zijn gebleven. Na deze explosieve groei is het bedrijf met een verminderde binnenlandse afzetmarkt geconfronteerd, waardoor het bedrijf jarenlang met overcapaciteit heeft gezeten. In deze tijd heeft de toenmalige verkoopdirecteur afzetmarkten in met name middellandse zee landen aangeboord. Als gevolg hiervan is er momenteel nog een export van ongeveer 25% van de totale omzet. Sinds eind negentiger jaren is de binnenlandse markt gestabiliseerd en is er een bescheiden groei mogelijk. Een belangrijke doelgroep van O2W is natuurlijk de jeugd van 16-20 jaar. Voor de lange termijn wordt vanwege een kleinere omvang van de jeugd in Nederland wederom een afnemende binnenlandse markt verwacht.


1.Bedrijfsanalyse 1.1 Missie Op twee Wielen B.V. voorziet de consument, zowel in het binnenland als het buitenland, van milieuvriendelijke gemechaniseerde vervoersmiddelen en daaraan gerelateerde diensten en producten.

1.2 Doelstellingen • • • • •

Het op lange termijn maximaliseren van de winst met een minimum van 10% van de omzet; Zekerstellen van de continuïteit van het voortbestaan en daarmee de werkgelegenheid; Voldoende personele zorg en beloning opdat voldoende capaciteit (kwaliteit en kwantiteit) beschikbaar blijft; Het behouden van het milieuvriendelijke imago van de brom- en de snorfiets; Het onderhouden van een goede relatie met overheidsinstanties met betrekking tot verkeerswetgeving, milieuwetgeving en veiligheidsvoorschriften;

1.3 SWOT analyse De sterkte-zwakteanalyse is een bedrijfskundig model dat intern de sterktes en zwaktes en in de omgeving de kansen en bedreigingen analyseert; op basis hiervan wordt vervolgens de strategie bepaald. De Engelse term SWOT-analyse wordt ook vaak in het Nederlands gebruikt en bevat de vier elementen: Strengths, Weaknesses, Opportunities&Threats. (Bron: Wikipedia)

1.3.1 Sterktes • • • • • • •

Bestaat vanaf 1964 en heeft daardoor een gevestigde naam op de markt; Veel vakmanschap en kennis aanwezig van de productie; Voldoende restcapaciteit; Uitbestedingen, inkoop van samenstellingen; Verhouding eigen- en vreemd vermogen is redelijk; Redelijke standaardisatie van onderdelen, weinig tussen voorraden; Flexibiliteit in productie van speciale uitvoeringen;


1.3.2 Zwaktes • • • • • • • • • • • • •

Technologische achterstand op het gebied van productie; Productiekosten worden voor belangrijk deel bepaald door personeelskosten; Weinig procedurele kennis voor export; Slechte informatievoorziening tussen afdelingen, door te veel eilanden in de, tov andere bedrijven achterlopende, systeemconfiguratie, waardoor activiteiten als planning productie, kostprijsbepalingen facturering niet efficiënt verlopen; Geen kwaliteitscontrole op inkomende goederen; Onderhoudsgevoelig salarissysteem; Niet efficiënt functionerende afdeling Automatisering; Medewerkers hebben een te laag opleidingsniveau en kennis is niet “ up to date”; Over de gehele linie een te laag investeringsniveau; Leeftijdsopbouw van de medewerkers is niet homogeen; Onvoldoende betrokkenheid bij bedrijfscalculaties; Incompetente productiemanager; Productieplanning is tijdrovend;

1.3.3 Kansen • • • • • • • • • •

Uitbesteding van de distributie naar het buitenland; Opzetten van een eigen dealernet; Vergroten van de export naar derde wereldlanden; Verkoop via internet; Productie van bromfietsen onder licentie voor andere fabrikanten; Productie van lichte motoren (120cc); Uitbesteding van het salarissysteem; Diversificatie naar verzekeringen; Stijgende markt van snorfietsen vanwege vergrijzing; Betere selectie van toeleveranciers;

1.3.4 Bedreigingen • • • •

Afname binnenlandse afzet van doelgroep 16-20 jaar door vergrijzing; Continuïteit onderneming is onzeker door de te lage winst van 3%; Hevige concurrentie op de exportmarkt; Wijzigingen in regelgeving;


1.3.5 SWOT matrix

1.4 Kritische Succes Factoren (KSF’s) Definitie van Kritische Succes Factoren van J. F. Rockart.


KSF' s zijn voor ieder bedrijf een klein aantal gebieden, waarin positieve resultaten garanderen, dat het bedrijf op succesvolle wijze kan opereren op de markt. Het zijn die sleutelgebieden, waarin de dingen goed moeten gaan, wil het bedrijf floreren. Als resultatengebieden niet voldoen, dan zal dat de overlevingskansen van het bedrijf nadelig beïnvloeden.

1.4.1 Sleutelgebieden De sleutelgebieden die goed moeten verlopen voor het vergroten van de overlevingskansen van Op Twee Wielen B.V. kunnen uit de SWOT worden herleid. De sleutelgebieden zijn; • • • • • • • • • • • • • •

Lage productiekosten; Kosten Controle; Cash flow; Omzet groei; Leveranciersbeleid; Productontwikkeling; Productieplanning; Benutten van de productiecapaciteit; Een efficiënt werkend informatiesysteem; Informatievoorziening; Een toekomstbestendig kennisniveau van de medewerkers; Sterke marktpositie; Efficiënt en effectief Make or Buy Management; Politieke betrekkingen / relaties;

1.4.2 Prestatie indicatoren (PI’s) Voor het gehele automatiseringssysteem willen we een indexatiecijfer opstellen. Deze is een gewogen gemiddelde van de KPI’s zoals ze hieronder beschreven zijn. Dit cijfer moet een betrouwbare waarde geven voor de stand van zaken op automatiseringsgebied van O2W. Hiervoor is het van belang om een meting te vormen van de huidige prestaties deze zal als nul lijn worden ingesteld. De doelstelling om binnen vijf jaar een verbetering van 25 % op deze index te hebben gerealiseerd.

Kritische Prestatie Inidicatoren We gaan meten op een aantal punten die van belang zijn voor het goed functioneren van een automatiserings systeem. Waaronder:

Snelheid Gewenste informatie moet snel opvraagbaar zijn door de betrokken partijen. De tijd die het uitvoeren van bepaalde acties vraagt zal gemeten moeten worden. Hierbij moet niet alleen naar de verwerkingstijd van het systeem worden gekeken maar ook naar de tijd die de gebruiker nodig heeft om de gegeven op te vragen.


Beschikbaarheid Gewenste informatie moet beschikbaar zijn voor iedereen die deze informatie nodig is. Daarnaast is het van belang dat de down time zo laag mogelijk te houden.

Kwaliteit De geleverde informatie moet van goede kwaliteit zijn, het systeem moet zo ingericht zijn dat fouten bij invoer worden voorkomen en indien nodig toch snel kunnen worden opgespoord. De automatiseringsafdeling is niet verantwoordelijk voor de informatie die in het systeem is vastgelegd maar wel voor een goede beheersbaarheid daarvan.

Gebruiksgemak Gebruiksgemak is een door automatiseerders vaak onderschat onderdeel, het gemak waarmee mensen hun handelingen in het systeem kunnen verrichten scheelt niet alleen qua snelheid maar is ook voor het draagvlak van de gebruikers van groot belang.


2. Informatiearchitectuur Iedere onderneming heeft een informatie architectuur, van inkoopbonnen tot kassarollen zullen verwerkt moeten worden, geautomatiseerd of niet. Als de informatiestromen uit de systemen niet tijdig op elkaar aansluiten lopen, synchroon lopen, gaat dit ten koste van de effectiviteit en vooral van de efficiëntie. De bedrijfsprocessen sluiten niet meer op elkaar aan en dit kost de onderneming veel geld waardoor een onderneming zelfs in financiële problemen kan geraken. Dit is helaas ook het geval bij de onderneming Op Twee Wielen B.V. (O2W). Bij O2W zijn een aantal, voor het bedrijf vitale, systemen verouderd. Daarnaast draaien vitale systemen geheel zelfstandig waardoor informatie meerdere malen moet worden ingevoerd. Enkele voorbeelden zijn het factureringssysteem wat werkt met een wekelijkse batch waarin de facturen worden aangemaakt, productieplanning die solitair functioneert, Excel lijsten die vitale functies vervullen enz.. Om een analyse te kunnen maken van de bedrijfsfuncties van O2W,voor een toekomstbestendige informatie architectuur, zijn de functies van de huidige situatie in kaart gebracht. (bijlage 1) Hiervan is een decompositie gemaakt, bijlage 2, wat heeft geresulteerd in een Functie Decompositie Diagram (FDD). Tezamen met het Entiteiten Relatie Diagram kan een CU matrix worden gemaakt die allen de informatie architectuur vormen.

2.1 Functie Decompositie Diagram (FDD) In een Functie Decompositie Diagram (FDD) worden de essentiële functies, bedrijfsfuncties, benoemd van een organisatie. Een functie bestaat uit processen die logischerwijs bij elkaar horen. De uitvoering van een functie is betekenisloos, een functie is een continue activiteit van de onderneming. Een proces wordt wel uitgevoerd en iedere uitvoering is identificeerbaar in termen van specifieke invoer en uitvoer. Een functiedecompositie is een top-down analyse techniek waarbij; • Ieder functie of proces wordt ontleed in kleinere eenheden; • Het resultaat wordt afgebeeld in een diagram wat lijkt op een organogram maar is dit zeker niet, het staat los van de organisatiestructuur. • Het gaat erom wat er moet gebeuren om de onderneming goed te laten functioneren! En niet hoe dit moet gebeuren! Voor het opstellen van een FDD ten behoeve van een informatie architectuur zal rekening gehouden moeten worden met een toekomstige situatie. Hiervoor zullen de huidige (bedrijfs)functies in kaart gebracht moeten worden. Vanuit deze situatie zullen identieke en verwante functies geherstructureerd worden.


2.1.1 FDD voor Op Twee Wielen B.V. In bijlage 1 &' ' ()

" % *

" +

"

( +

!" # %

! $

$

%

%

FDD voor Op Twee Wielen B.V. Directie O2W

Inkoop

Logistiek

Productie

Onderzoek & Ontwikkeling

Marketing & Verkoop

Bedrijfsadministratie

Automatisering

Relatiemanagement

Voorraad beheer

Productieplanning

Ontwerpen

Marketing

Financiële Functioneel administratie beheer

Contractmanagement

Expeditie

Productie

Herontwerp

Opstellen Afzetplan

Maken kostprijsberekeningen

Inkoop

Interne distributie

Kwaliteitsbewaking

Detail ontwerp

Beheer reclameactiviteiten

Opstellen managementrapport

Beheer technische specificaties

Beheer productinformatie

Beheer technische tekeningen

Beheer verkoopover eenkomsten

Standaardisatie

Order verwerving

Testen van prototypen

Order administratie

Proces & systeemanalyse

Personeelbeheer

Personeelsadministratie Beheer salarisadministratie Werving & selectie

2.2 Entiteiten Relatie Diagram (ERD) In de informatie architectuur worden de entiteiten vastgelegd zoals medewerker, klant, leverancier factuur, enz.. Om relaties in de informatiestroom tussen entiteiten binnen en buiten de onderneming weer te geven wordt een Entiteiten Relatie Diagram (ERD) gemaakt. Dit diagram geeft dus in grote lijnen weer op welke wijze de informatiestromen verlopen bij O2W. Voor het bepalen van relaties is gebruik gemaakt van het input – proces- output model, zie bijlage 3. Aan de hand van de relaties in het model is het Entiteiten Relatie Diagram afgeleid.


$

6

%

+ 4

0

(

(

% .(

"

! ,% ' %

(

5

%

4

,% +

&

%

3

.(

% 3 *

"

/

.( ,

5

"

%

%

'

%

2

( (%

-

2 " 0

"

"% 2

%

(

-

1"

%

( 0 0

" -

%( "


3

+

"

"

/% .(

"

" 2

(

%% +

"%

1"

2

9

2

9

9 2 9

9

-

2

"

"

( 0

2

( 0

,%

$

( *

' %

5

0

0

% ,

-

" .(

7

"

" .(

4

,%

'

8 # *

%

%

"%

" .(

'

,%

+

(

%

%

(

%

2.3 Relatietabel functies / entiteittypen (CU-matrix)

2 2

9

"

Relatie management Contract management Inkoop

4

9 9 9

9 9 2

9

2

9 9 9

2 9 9

2 2 9

2 9 9

9 2 9

9 2 9

2 2 9

2 2 9

9

9

9 9 9

9 9 9

9 9 9

9 9 9

9 9 9

9

9 9 9

9 9 9

9 2 9

9 9 2

2

9 9 9

(

Voorraad beheer Expeditie Interne distributie

9 9

9

9

9 9 9

2

9

9 9

Productie-planning

9 9 9

Productie Kwaliteit bewaking

!

(:

2 9 9

2 2 9

9 9 9

9

Herontwerp Detail ontwerp

9 9

Beheer technische specificaties Beheer technische tekeningen Standaardisatie

9

9


:' (

9 9 9

9 9 9

9 9 9 9 9 9 9

9 9 9 9 9 9 9

9 9 9 9 9 9 9

2 2 2 9 9 2 2

9 9 9 9 9

2 2 9 9 9 9 9

9 9 9 9 9 9 9

"

Marketing

9 9 Beheer reclame activiteiten 9 Beheer product informatie 9 Beheer verkoopovereenkomsten 9 Order verwerving 2 Order administratie 2 & Financiële administratie 9 Maken kostprijsberekeningen 9 Opstellen managementrapport 9 ; Opstellen Afzetplan

9

9

9 9

Operationeel houden systemen

9 9 9 9 2 2 2 9

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

9 9 9

9

9

9

9

2

9 9

9 9 9

2 9 9

Migreren en integreren systemen Invoeren nieuwe systemen

2 9 9 9 9 9 9

9

2 2

9 9

9

2 2 9

9

9 9 9 9

Helpdesk

-

9 9 9

(( %

Ontwerpen

0 (

9 9 9

2

9 9 9

9 9 9 9 9 2 2

2 2 9 9 9 9 9

Personeels administratie Werving & selectie


2 9 2

9 9 9

9 9 9 9 9

9 9 9

9 9 9 9 9

9 9

%

Beheer salaris administratie

2 9 9 9 9 9 9

9

2

2 2 2

3. Systeemarchitectuur . + strategisch management Technische directie Financiële strategie

.(

; 1

"

Relatie management

2 1

Contract management

% (

"

Inkoop

4

(

Voorraad beheer

'

Expeditie

1

Interne distributie

Productie-planning

"%

Productie

1

Kwaliteit bewaking

!

(:

(( %

Ontwerpen

7< !

Herontwerp Detail ontwerp Beheer technische specificaties Beheer technische tekeningen Standaardisatie Testen van prototypen

0 (

: ' (

"

# ( 1

"

Marketing Opstellen Afzetplan

=

Beheer reclame activiteiten Beheer product informatie

%

Beheer verkoopovereenkomsten

1

Order verwerving Order administratie

& Financiële administratie Maken kostprijsberekeningen

*

% 81

Opstellen managementrapport

; Operationeel houden systemen Helpdesk


.# 1

Migreren en integreren systemen Invoeren nieuwe systemen

-

%

Personeels administratie Beheer salaris administratie Werving & selectie

* 1

%

1

%

>( " ?

Financiën werk op de centralecomputer Unix. Kantoor automatisering houdt in PC’s in een netwerk geschakeld, deze staan los van de UNIX. Productie inkoop koopt zelf in. Inkoop van kantoor benodigdheden gebeurd bij de afdeling inkoop binnen Financiën. Marketing & verkoop doet de order administratie geheel zelfstandig aan de hand van handmatig in te vullen orderformulieren. Operationele planning wordt per 2 weken gedaan door het bedrijf bureau met een planning pakket op een losse PC. Voorraad & Logistiek: grondstoffen worden via centrale computer centraal ingekocht. Samengestelde producten worden apart ingekocht aan de hand van een Excel sheet. Financiën werken met de centrale computer UNIX.


4. Organisatiearchitectuur 4.1 Organisatie opbouw In dit hoofdstuk is de organisatie van O2W beschreven. De organisatie is verdeeld in: • Directie • Sector Financien • Sector Marketing & Verkoop • Sector Techniek • Stafdienst Personeel. De sectoren bestaan uit verschillende afdelingen. Deze afdelingen zullen beschreven en geanalyseerd volgens het RACI model.

4.1.1 Directie De directie bestaat uit de volgende directeuren, met elk een eigen aandachtsgebied: • Algemene Directeur • Financieel Directeur • Technisch Directeur • Verkoop Directeur. De Algemeen directeur Is verantwoordelijk voor de eind resultaten van het bedrijf en heeft de complete leiding. Hij is degene die de taken externe betrekkingen, ondernemingsstrategie en personeelsbeheer in zijn portefeuille heeft. De verantwoordelijkheden van de overige directeuren is beschreven de overige paragrafen.

4.1.2 Stafdienst Personeelbeheer Personeelsadministratie Deze afdeling is verantwoordelijk voor de personeelsadministratie, personeelszaken (CAO, bedrijfsregelingen, pensioen, levensloop, fietsplan, ziekte registratie, arbo, coaching, studie, enz.) Tevens beheren zij de salarisadministratie welke wordt uitbesteed aan derden.

Werving en selectie Deze afdeling is verantwoordelijk voor werving en selectie,personeelsbeleid en opleidingen & trainingen.


4.1.3 Sector Financiën De Financieel directeur is verantwoordelijk voor financiële bedrijfsresultaten, het bedrijfsbudget en automatisering. De afdelingen Inkoop, Bedrijfsadministratie en Automatisering rapporteren direct aan de Financieel Directeur.

Inkoop In de nieuwe situatie worden twee “ afdelingen” die zich beiden met het bedrijfsproces “ Inkoop” bezig houden samengevoegd in één afdeling Inkoop. De inkoopwerkzaamheden worden hiermee gecentraliseerd doch er zal in eerste instantie nog een splitsing bestaan in het werkterrein. Productie-inkoop houdt zich bezig met het inkopen van producten en diensten ten behoeve van het produceren van het eindproducten van O2W. Bedrijfsmiddelen-inkoop houdt zich bezig met het inkopen van producten en diensten ten behoeve van het bedrijfsgebruik.

Bedrijfsadministratie De afdeling Bedrijfsadministratie is onderverdeeld in financiële administratie en bedrijfscalculatie, deze afdeling werkt nauw samen met de overige afdelingen om de in- en uitgaande financiën en afdelingsbudgetten te bewaken.

Automatisering Deze afdeling is verantwoordelijk voor het functionele beheer van de informatiesystemen(migreren en integreren van systemen en helpdesk) en proces en systeemanalyse. Uitvoeren van investeringen ten behoeve van het informatie technologie (invoeren van nieuwe systemen zoals planning en resource systemen) wordt uitbesteed.

4.1.4 Sector Marketing en Verkoop De Verkoop directeur Is verantwoordelijk voor de omzet in binnen- en buitenland. De afdelingen Marketing en Verkoop rapporteren direct aan de Financieel Directeur.

Marketing Deze afdeling is verantwoordelijk voor opstellen van het marketingbeleid (marktanalyse, concurrentieanalyse, trendanalyse, prijsanalyse, productpositionering). Tevens stellen zij het marketingplan waarin een afzetplan is opgenomen op (verkoopstrategie, verkoopprognose, prijsstelling, enz.). De afdeling bewaakt de uitvoering van de strategische doelen. Dit gebeurd in coördinatie met de verschillende afdelingen zoals Verkoop en Onderzoek & Ontwikkeling. De afdeling beheert ook de reclameactiviteiten welke is uitbesteed.


Verkoop Deze afdeling is verantwoordelijk voor de uitvoering van het marketingplan, orderverwerking en orderadministratie. Dit gebeurd in coördinatie met de verschillende afdelingen zoals Marketing Onderzoek & Ontwikkeling Logistiek en Productie. De afdeling beheert de productinformatie en product port folio.

4.1.5 Sector Techniek De Technisch directeur Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van nieuwe producten, productie van eindproducten en de logistiek.

Onderzoek & Ontwikkeling Deze afdeling is verantwoordelijk voor het ontwikkelingen van nieuwe producten alsmede bestaande producten te verbeteren. Zij ontwerpen en herontwerpen (eindproducten, halffabricaten, prototypen) en testen de prototypen die door productie geproduceerd worden. De afdeling beheert de technische specificaties en de technische tekeningen. in coördinatie met marketing beter op de markt te kunnen positioneren.

Productie Deze afdeling produceert alle eindproducten die vermeld staan in de port folio van de afdeling Verkoop. De afdeling werkt nauw samen met afdelingen Onderzoek & Ontwikkeling Logistiek en Verkoop. Deze afdeling is onderverdeeld in de groepen Productie en het bedrijfsbureau die de operationele productieplanning coördineert.

Logistiek Deze afdeling is verantwoordelijk voor het voorraadbeheer, interne distributie en expeditie (distributie binnenland en buitenland). Interne distributie houdt in het transport van materialen zoals grondstoffen, halffabrikaten, onderdelen en bedrijfsmiddelen binnen het bedrijf. Expeditie is het transporteren van producten naar de klanten van O2W. De afdeling heeft de verantwoordelijkheid de voorraad van alle producten op het gewenste peil te houden en bestellen bij de afdeling Inkoop en Productie de benodigde producten als de voorraad hierom vraagt.


4.1.6 Organogram O2W Directie O2W

Sector Techniek

Sector Financiën

Sector Marketing & Verkoop

Onderzoek & Ontwikkeling

Inkoop

Marketing

Productie

Bedrijfs administratie

Verkoop

Logistiek

Automati sering

Stafdienst personeelbeheer

Personeel administratie Werving & selectie

4.2 RACI Ieder informatieobject moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor de definitie en het gebruik. Dit is hetzelfde principe als dat een afdeling een manager heeft. Er moeten beslissingen genomen worden over het gebruik van informatie, over schoning, over conversie, over historie en noem maar op. Een dergelijk beslissing is geen soloactie van de eigenaar van het informatieobject, andere functionarissen in de organisatie moeten soms worden geraadpleegd of moeten worden geïnformeerd. Voor het definiëren van verantwoordelijkheden en eigenaarschap van informatieobjecten wordt vaak het RACI model gebruikt. RACI is een vrij ongecompliceerd hulpmiddel, een matrix, wat voor het identificeren van verantwoordelijkheden gebruikt wordt. RACI is een acroniem dat staat voor: • • • •

R = Responsible, verantwoordelijkheid. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik, updaten of verwijderen van data. In feite is dit het gebruik van data aan iemand toestaan maar daaraan hangt wel een aantal verantwoordelijkheden. A = Accountable, dit is de eigenaar die uiteindelijk de beslissingen neemt, zaken goedkeurt, maar ook aangesproken wordt als er iets fout gaat. C = Consulted, raadplegen. Wie moet (verplichting) vooraf geraadpleegd worden als er dingen veranderen, of een nieuwe definitie opgesteld wordt, of dat er een wijziging is. Dit betekent dus beïnvloeding vooraf. I = Informed, informeren. Dit is hetzelfde als consulting, maar dan alleen informeren en dat is dan achteraf en dus zonder beïnvloeding.



5. Migratiestrategie, hoe kom je van de huidige naar de nieuwe situatie =

%

(

%%

%%

%

"

%

%

( $

" %

75-

1

%

<

% =

" "

+

"

+ "

%

" +

""

" 75- 1 % (

%"

%%

%%

%

( %

% ((

1 "

+

%%

%%

"

"

"

&

%

% "

"

%%

%

+

<

( + "

"

% %(

%

(

" %

(

%% +

"

75- 1

.

% ()

%%

1

(

( %(

( (

" (

% %(

<

( @ (

"

(

"

1

%

( %(

( 1 ( %

"

, 16

" %(

(( % (

% " %

" %

"

((

" =

%


"

% = (

(

(

%% 7

% " %% %

%

( A (% (

;% " %

( +

(

) ( % (

" ( 1

(

= %

"%

"

%

"

(

3 ( ( <

( " (

+

( BB ( + (

% /%

"

"%

"

%% % = %%

) %

=

" (

%% %

%

%"

% %

1

( " "

)

%%

! +

" ( %

%

( % ( %% %

! (

% %%

% %


) (

" % 1 (

%

%% %

%

)

%( ( " )" " "

(

75- 1

"

(

( "" % %( = "

( C %% "" " %%

%

" "

( %% %%

% (

( ("% ( ( ( " % % " &

( % "

%

" %

( %(

"%

(

%

" =

%(

1

( .

% " "

(

1

%

"

%(

1

%% +

%

(

'

)

% (

+

7

%

7 % %

%%

%

% "

%1

%%

%

( "%

+

%%

%%

%

6. Stappenplan +

"%

"%

%


%

"

-

"%

(

0 8-

Bijlagen Bijlage 1

Huidige functies en taken binnen O2W

Directie Functies Directie • • • •

Algemeen directeur Technisch directeur Verkoop directeur Financieel directeur

Taken Algemeen directeur • Algehele leiding en eindverantwoordelijkheid; • Externe betrekkingen; • Ondernemingsstrategie; • Personeelsbeheer; Taken Technisch directeur • Verantwoordelijkheid voor brom-, snorfietsen en reserveonderdelen; • Inkoop van de voor de fabricage benodigde materialen, onderdelen en samengestelde onderdelen inclusief het uitbesteden van bepaalde constructieopdrachten; • Verificatie van de ontworpen modellen met de eisen ten aanzien van verkeerswetgeving en veiligheidsvoorschriften; Taken Verkoop directeur • Verantwoordelijkheid voor de afzet van brom-, snorfietsen en reserveonderdelen voor zowel de binnenlandse als buitenlandse markt; • Verantwoordelijk voor de reclame activiteiten;


Taken Financieel directeur • Inkoop (kantoorartikelen en inventaris); • Bedrijfscalculaties; • Boekhouding; • Salarisadministratie; • Administratieve organisatie; • Automatisering;

Productie Inkoop Functies Afdeling Productie Inkoop • Hoofd Productie Inkoop Taken Afdeling Productie Inkoop • Inkoop van alle benodigde grondstoffen; • Inkoop van halffabricaten (samengestelde onderdelen); • Opstellen inkoopcontracten;

Bedrijfsfuncties Productie Inkoop • •

Relatiemanagement toeleveranciers productonderdelen en grondstoffen (Opstellen inkoopcontracten); Inkopen van productonderdelen en grondstoffen

Marketing & Verkoop (40 fte) Functies Afdeling Marketing & Verkoop • Hoofd Marketing & Verkoop (1 fte) • Hoofdvertegenwoordiger per regio (9 fte); • Vertegenwoordigers; • Marktanalisten; • Medewerkers reclamebeeld (2 fte);


Taken Afdeling Marketing & Verkoop • Verkoop van verschillende brom- en snorfietstypen; • Opstellen verschillende verkoopovereenkomsten (betalingsregelingen); • Orderadministratie; • Vaststellen nieuwe trends; • Achterhalen wat de concurrentie doet; • Opstellen verkoopverwachtingen per brom-, snorfietstype en markttype uitgesplitst; • Opstellen klanteisen; • Opstellen productspecificaties; • Zoeken naar nieuwe markten; • In overleg met de afdeling Bedrijfscalculaties vaststellen prijsbeleid; • Bezig houden met het reclamebeeld;

Bedrijfsfuncties Marketing & Verkoop • • • • •

Productie jaarplanning (verkoopverwachtingen); Orderverwerving; Orderadministratie; Leveringsvoorwaarden; Marketing, (marktanalyse, concurrentieanalyse, trendanalyse, prijsanalyse, productpositionering);


Ontwerp & Fabricage Afdeling Onderzoek & Ontwikkeling (30 fte) Functies Onderzoek & Ontwikkeling • Technisch tekenaar Taken Onderzoek & Ontwikkeling • Ontwerp / modificatie van bromfietsen; • Ontwerp van nieuwe modellen; • Opstellen constructietekeningen en stuklijsten; • Standaardiseren van tekeningen; • Standaardiseren van onderdelen; • Archiveren tekeningen; • Aanpassen van constructietekeningen; • Aanpassen van constructie stuklijsten; • Maken van prototypen;

Bedrijfsfuncties Onderzoek & Ontwikkeling • • • •

Ontwerpen; Modificatie; Standaardiseren; Maken van prototypen;


Afdeling Productie (440 fte) Functies onderafdeling Productie • Hoofd Productie (1 fte) • Productiemanagers (3 fte) Taken afdeling Productie • Aanvoer van grondstoffen; • Doorvoer van grondstoffen; • Verzorgt de onderdelen en eindproducten tussen de verschillende productiewerkplaatsen; • OperationeleProductieplanning (“just in time”); • Productie van brom- en snorfietstypen(eigen merknaam); • Productie van speciale brom- en snorfietstypen(andere merknaam); • Productie van reserveonderdelen; • Kwaliteitsbewaking;

Bedrijfsfuncties Productie • • • •

Productieplanning; Logistiek onderhanden onderdelen en samenstellingen (Interne distributie); Productie van brom- en snorfietstypen; Kwaliteitsbewaking eindproduct;

Afdeling Voorraadbeheer & Logistiek (12 fte) Functies Voorraadbeheer & Logistiek • Hoofd Voorraadbeheer & Logistiek Taken Voorraadbeheer & Logistiek • Voorraadbeheer grondstoffen; • Voorraadbeheer ingekochte samengestelde onderdelen; • Voorraadbeheer eindproducten; • Voorraadbeheer reserveonderdelen; • Distributie binnenland; • Distributie buitenland; • Voldoen aan diverse douaneformaliteiten; • Expeditie;


Bedrijfsfuncties Voorraadbeheer & Logistiek • •

Voorraadbeheer grondstoffen, onderdelen, reserveonderdelen en eindproducten; Distributie binnenland en buitenland (Expeditie);

Financiën Functies Financiën • Hoofd Financiën; Financiën bestaat uit de volgende onderafdelingen: • Inkoop (kantoorartikelen en inventaris); • Bedrijfscalculaties (4fte); • Boekhouding (20fte); • Salarisadministratie; • Administratieve organisatie; • Automatisering (15 fte); Afdeling Inkoop Taken afdeling Inkoop • Inkoop van kantoorbenodigdheden; • Inkoop van inventaris; • Inkoop van computerapparatuur; • Etc;

Bedrijfsfuncties Inkoop • •

Relatiemanagement toeleveranciers bedrijfsartikelen (Opstellen inkoopcontracten); Inkopen van bedrijfsartikelen;


Onderafdeling Boekhouding (20fte) Functies onderafdeling Boekhouding • Hoofd Boekhouding; • Controller; Taken onderafdeling Boekhouding zijn: • Grootboek administratie; • Debiteuren administratie; • Crediteuren administratie;

Bedrijfsfuncties onderafdeling Boekhouding •

Administratieve boekhouding;

Onderafdeling Salarisadministratie Taken onderafdeling Salarisadministratie zijn: • Salarisadministratie;

Bedrijfsfuncties onderafdeling Salarisadministratie •

Salarisadministratie;

Onderafdeling Administratieve organisatie Taken onderafdeling Administratieve organisatiezijn niet beschreven. Onderafdeling Bedrijfscalculaties (4 fte) Functies onderafdeling Bedrijfscalculaties • Hoofd Bedrijfscalculaties (1 fte);


Taken onderafdeling Bedrijfscalculaties zijn: • Vaststellen van de afdelingsbudgetten; • Maken van kostprijsberekeningen; • Maken van begrotingen; • Is intensief betrokken bij het opstellen van het productiejaarplan;

Bedrijfsfuncties onderafdeling Bedrijfscalculaties • •

Maken kostprijsberekeningen; Opstellen managementrapportages zoals begrotingen en afdelingsbudgetten;

Afdeling Automatisering Functies afdeling Automatisering • Hoofd Automatisering (1 fte); • Secretaresse (1 fte); • Onderhoudsprogrammeur (4 fte); • Systeemanalist/programmeur (2 fte); • Medewerker kantoorautomatisering (2 fte); • Hoofd Technisch beheer (1 fte); • Systeembeheerder (2 fte); • Operator (2 fte); Taken afdeling Automatisering • Aanpassen van bestaande systemen; • Onderhouden van bestaande systemen • Draaiende houden, correctief onderhoud, van systemen; • Implementeren van nieuwe ontwikkelingen; • Ondersteunen van koppelingen;

Bedrijfsfuncties Automatisering • • •

Operationeel houden van informatiesystemen; Beschikbaar stellen van de benodigde actuele informatie aan betreffende afdelingen; Migreren en integreren van systemen zodat de geëiste functionaliteit geleverd kan worden;


Personeelsbeheer (10 fte) Functies afdeling Personeelsbeheer • Hoofd Personeelsbeheer (1 fte) • Personeelsconsulenten (5 fte) • Jurist (1 fte) • Medewerker externe betrekkingen (3Fte) Taken Personeelsbeheer • Administratieve werkzaamheden ondergebracht zoals ziekmeldingen, pensioenadministratie, secretariaat van de ondernemingsraad etc; • Ondersteuning en coördinatie aan functionele afdelingen voor het aanstellen van nieuwe medewerkers; • Uitvoering werving en selectie; • Autorisatie van vacatures door het hoofd Personeelsbeheer; • Beoordelen van interne kandidaten op geschiktheid; • Beheer medewerkerpool die voor overplaatsing in aanmerking komen;

Bedrijfsfuncties Personeelsbeheer • • •

Beheren personeelsbestand; Werving en selectie; Personeelsadministratie;


Bijlage 2

Functie decompositie voor O2W

Inkoop • • •

Relatiemanagement toeleveranciers(grondstoffen,productonderdelen,halffabricaten bedrijfsartikelen en dienstverleners); Contractmanagement(plannen, opstellen, afsluiten en beheren van inkoopcontracten); Inkoop(grondstoffen, productonderdelen, halffabricaten, bedrijfsartikelen en diensten);

Bedrijfsfuncties Logistiek • • •

Voorraadbeheer(grondstoffen, onderdelen, reserveonderdelen, halffabricaten, eindproducten en bedrijfsartikelen); Expeditie (distributie binnenland en buitenland); Interne distributie;

Bedrijfsfuncties Productie • • •

Productieplanning; Productie (eindproducten, reserveonderdelen, prototypen, enz.); Kwaliteitsbewaking eindproduct

Bedrijfsfuncties Onderzoek & Ontwikkeling • • • • • • •

Ontwerpen (eindproducten, halffabricaten, prototypen); Herontwerpen, modificatie (eindproducten, halffabricaten, prototypen); Detailontwerp ( constructietekeningen, stuklijsten, materaal- onderdeelspecificaties enz.); Beheer technische specificaties; Beheer technische tekeningen; Standaardisatie (tekeningen, onderdelen, halffabricaten); Testen van prototypen;



Bedrijfsfuncties Marketing & verkoop • • • • • • •

Marketing, (marktanalyse, concurrentieanalyse, trendanalyse, prijsanalyse, productpositionering); Opstellen Afzetplan (verkoopstrategie, verkoopprognose, prijsstelling, enz.); Beheer reclameactiviteiten; Beheer productinformatie; Contractmanagement(Verkoopcontracten, leveringsvoorwaarden); Orderverwerving; Orderadministratie;

Bedrijfsfuncties Bedrijfsadministratie • • • •

Financiële administratie (grootboek, debiteuren,crediteuren); Uren administratie; Maken kostprijsberekeningen; Opstellen managementrapportages zoals begrotingen en afdelingsbudgetten;

Bedrijfsfuncties Automatisering • •

Functioneel beheer informatiesystemen; Proces & systeem analyse;

Bedrijfsfuncties Personeelbeheer • • •

Personeelsadministratie, personeelszaken (CAO, bedrijfsregelingen, pensioen, levensloop, fietsplan, ziekte registratie, arbo, coaching, studie, enz.); Beheer salarisadministratie; Werving en selectie;


Bijlage 3

Bedrijfsprocesrelaties bij O2W

Voor het bepalen van relaties wordt m.b.v. het input – proces- output model de input en output van een proces gedefinieerd. Wanneer een output van een proces als input wordt gebruikt in een ander proces, dan hebben die processen een relatie met elkaar. Met behulp van de gedefinieerde input en output kunnen entiteiten worden gedefinieerd en zijn de tevens de relaties met elkaar geïnventariseerd.

Marketing Input

Proces

Output

Klantinformatie Product specificaties Prijsstelling

Marketing

Afzetmarkt Productinformatie Reclame

Verkoopcijfers Kostprijsberekening

Afzetplan

Verkoopprognose Prijsstelling

Relatie(klant)bestand

Contractmanagement

Leveringsvoorwaarden Contracten met afnemers

Leveringsvoorwaarden Relatie(klant)bestand Productinformatie Levertijden

Orderverwerving

Offerte Contracten met afnemers Product portfolio

Offerte Orders Levertijden Netto voorraad

Orderadministratie


Orderbevestiging

Inkoop Input

Proces

Output

Relatie(leverancier)bestand Producten/diensten

Relatiemanagement toeleveranciers

Voorkeurlijst leveranciers

Voorkeurlijst leveranciers Producten/diensten

Contractmanagement

Contracten met leveranciers

Contracten met leveranciers Voorkeurlijst leveranciers Bestelaanvraag Producten/diensten

Inkoop

Bestelling

Input Producten

Proces Voorraadbeheer

Output Bestelling Inkoop

Werkorder Expeditie Contracten met transporteurs

Expeditie

Bestelling Inkoop transporteur Bestelling contract transporteur Afleverbon geleverde goederen

Werkorder Interne distributie

Interne distributie

Afleverbon geleverde goederen

Logistiek Voorraad Minimum voorraad Bestelhoeveelheid Levertijden Orderbevestigingen Debiteurgegevens


Bestelling contractleverancier Werkorder Expeditie Netto voorraad Bruto voorraad Werkorder Interne distributie

Productie Input

Proces

Output

Producten Verkoopprognose Grondstoffen Machines Menscapaciteit Constructietekeningen Stuklijsten

Productieplanning

Jaarplanning Maandplanning Weekplanning Planning benodigde grondstoffen

Producten Grondstoffen Machines Menscapaciteit Constructietekeningen Stuklijsten

Productie

Eindproducten

Kwaliteitsbewaking

Onderzoek & Ontwikkeling Input

Proces

Output

Functionele eisen

Ontwerpen /

Goedgekeurde grondstof specificaties


Randvoorwaarden Gedocumenteerde technische materiaal specificaties Gedocumenteerde technische tekeningen en stuklijsten Testresultaten

Goedgekeurde grondstof specificaties

Herontwerpen / Detailontwerp / Standaardisatie

Beheer technische specificaties

Goedgekeurde onderdeel specificaties Goedgekeurde halffabricaat specificaties Goedgekeurde product specificaties In bewerking zijnde gedocumenteerde specificaties Afgekeurde gedocumenteerde specificaties Goedgekeurde tekeningen

Beheer technische tekeningen

Goedgekeurde stuklijsten In bewerking zijnde gedocumenteerde tekeningen Afgekeurde gedocumenteerde tekeningen In bewerking zijnde gedocumenteerde stuklijsten Afgekeurde gedocumenteerde stuklijsten Functionele eisen Ontwerpspecificaties

Bedrijfsadministratie Input


Goedgekeurde onderdeel specificaties Goedgekeurde halffabricaat specificaties Goedgekeurde product specificaties Goedgekeurde ontwerptekeningen Goedgekeurde constructietekeningen Goedgekeurde stuklijsten In bewerking zijnde gedocumenteerde specificaties Afgekeurde gedocumenteerde specificaties Gedocumenteerde vrijgegeven grondstof specificaties Gedocumenteerde vrijgegeven onderdeel specificaties Gedocumenteerde vrijgegeven halffabricaat specificaties Gedocumenteerde vrijgegeven product specificaties Gedocumenteerde “In bewerking zijnde” specificaties Gedocumenteerde afgekeurde niet vrijgegeven specificaties Gedocumenteerde vrijgegeven tekeningen en stuklijsten Gedocumenteerde “In bewerking zijnde” tekeningen en stuklijsten Gedocumenteerde afgekeurde niet vrijgegeven tekeningen en stuklijsten


Testprotocollen Testresultaten

Proces

Output

Crediteur gegevens Bestellingen Afleverbonnen bestelde goederen Facturen

Financiële administratie (grootboek, debiteuren, crediteuren)

Betalingen

Uren administratie

Debiteur gegevens Orderbevestigingen Afleverbonnen geleverde goederen

Facturen Verkoopcijfers

Werkordernummers Medewerkergegevens Urenverantwoordingen Uurtarieven Verbruik grondstoffen Verbruik onderdelen Verbruik halffabricaten Transportkosten

Werkorderkosten Materiaalverbruik werkorder Materiaalkosten werkorder Besteedde uren werkorder Uurkosten werkorder

Werkorder kosten Materiaalverbruik werkorder Materiaalkosten werkorder Besteedde uren werkorder Uurkosten werkorder

Maken kostprijsberekeningen

Productkostprijs

Opstellen managementrapportages

Managementrapportage

Loonkosten Huisvestingskosten Enz.

KPI’s Loonkosten Verkoopprognose


Automatisering Input

Proces

Output

Geregistreerde functionele storing Geregistreerd verzoek rapportage over functionele uitbreiding

Technisch- en functioneel beheer ICT systemen

Storingsrapportage Begrotingsrapportage en haalbaarheid verzoek functionele uitbreiding Opleveringsrapportage van functionele uitbreiding Gedocumenteerde specificaties van geïnstalleerde systeemhardware Gedocumenteerde specificaties van geïnstalleerde systeemfirmware Gedocumenteerde specificaties van geïnstalleerde netwerkhardware Gedocumenteerde specificaties van geïnstalleerde applicatiesoftware Gedocumenteerde specificaties van functionaliteit Gedocumenteerde hardware- en applicatieconfiguratie Bestelaanvraag ICT systemen

Functionele vraag Melding functionele storing Storingsrapportage

Helpdesk

Geregistreerde vraag Afmelding geregistreerde vraag Geregistreerde functionele storing Afmelding geregistreerde functionele storing

Gedocumenteerde specificaties van functionaliteit Gedocumenteerde hardware- , firmwareen applicatieconfiguratie Aanbod hardware, firmware en applicatiesoftware

Invoeren nieuwe systemen

Onderhoud- en vervangingsplan ICT systemen

Proces

Output

Geregistreerd verzoek uitvoering van functionele uitbreiding Verzoek rapportage over functionele uitbreiding Verzoek uitvoering van functionele uitbreiding Onderhoud- en vervangingsplan ICT systemen

Personeelbeheer Input


Persoonsgegevens Functiebeschrijvingen Ziek / betermeldingen

Personeelsadministratie, personeelszaken

Personeelsgegevens Ziekteregistratie Contracten toekennen bedrijfsregelingen

Personeelsgegevens Salarisschalen

Beheer salarisadministratie

Uitbesteding salarisadministratie

Sollicitatiebrieven Wervingsbureaus Uitzendbureaus

Werving en selectie

Functiebeschrijvingen Competentieprofielen Arbeidscontracten

CAO Bedrijfsregelingen


Bijlage 4

Implementatieplanning

Strategisch Informatieplan O2W Versie 0.9 0.


Strategisch Informatieplan Op Twee Wielen B.V

Recommend Documents