Informatieplan. Basis op orde

Informatieplan 2012–2014

‘Basis op orde’

VERSIEBEHEER Versie 1.0 1.1 1.2 1.3

Verspreid aan Berthie Roukens Management Team Gemeente Neder-Betuwe Berthie Roukens Management Team Gemeente Neder-Betuwe

2.0

Datum 15 februari 2011 1 maart 2011 31 maart 2011 14 juni 2011 Juni 2011

Wijzigingen 1e opzet deel 1 Informatieplan Concept deel 1 Informatieplan aangevuld met prioriteiten in de verbeterpunten. Deel 1 aangevuld met het concept deel 2 Deel 1 en 2 aangevuld met concept deel 3 en diverse bijlagen Laatste herziening

Documentinformatie Opdrachtgever:

Berthie Roukens – Boogaards, Afdelingsmanager Gemeentewinkel en ICT

Auteurs:

Pieter-Bas Wijne, Informatiebeleidsmedewerker Arno de Beer, adviseur Van Tongeren & Trimp

Datum:

juni 2011

Versie:

2.0

Informatieplan 2012 – 2014 gemeente Neder-Betuwe

Pagina 2 van 73

INHOUDSOPGAVE

Pagina

0

SAMENVATTING .....................................................................................................................................4

1

INLEIDING .............................................................................................................................................8 1.1. Waarom een Informatieplan?....................................................................................................8 1.2. Wat is de projectopdracht en aanpak? .......................................................................................9 1.3. Wat beoogd het Informatieplan? .............................................................................................10 1.4. Hoe is het Informatieplan opgebouwd? ....................................................................................11 1.5. Hoe is het Informatieplan tot stand gekomen? .........................................................................12

2.

HUIDIGE SITUATIE ................................................................................................................................14 2.1. Inleiding ................................................................................................................................14 2.2. Coalitieprogramma ................................................................................................................14 2.3. Begroting en meerjarenraming................................................................................................15 2.4. Concernplan ..........................................................................................................................15 2.5. De organisatiestructuur ..........................................................................................................16 2.6. Huisvesting............................................................................................................................17 2.7. ICT ........................................................................................................................................17 2.8. Samenwerking.......................................................................................................................18 2.9. Eén integraal plan als paraplu .................................................................................................19 2.10. Conclusie...............................................................................................................................20

3.

ANALYSE VERBETERPUNTEN.................................................................................................................21 3.1. Bedrijfsvoering en informatievoorziening..................................................................................21 3.2. Verbeterpunten bedrijfsvoering................................................................................................22 3.3. Verbeterpunten informatievoorziening .....................................................................................24 3.4. Relatie bedrijfsvoering en informatievoorziening.......................................................................26 3.5. Neder-Betuwe op de meetlat van informatievoorziening ............................................................27 3.6. Eindconclusie.........................................................................................................................31

4.

INFORMATIEBELEID..............................................................................................................................33 4.1. Inleiding ................................................................................................................................33 4.2. Visie op informatie .................................................................................................................33 4.3. Randvoorwaarden Informatiebeleid.........................................................................................39 4.4. Doelstellingen informatiebeleid...............................................................................................40 4.5. Thema’s informatiebeleid .......................................................................................................40 4.6. Aandachtspunten informatiebeleid..........................................................................................43

5.

PLANVORMING ....................................................................................................................................45 5.1. Inleiding ................................................................................................................................45 5.2. Van huidige naar gewenste situatie .........................................................................................45 5.3. Drie sporen aanpak................................................................................................................46 5.4. Projecten en acties.................................................................................................................46 5.5. Projecten...............................................................................................................................47 5.6. Prioritering van projecten........................................................................................................48 5.7. Acties....................................................................................................................................50 5.8. Aandachtspunten informatiebeleid..........................................................................................52 5.9. Financiële consequenties........................................................................................................53 5.10. Risico paragraaf.....................................................................................................................55 5.11. Kritische succesfactoren .........................................................................................................55 5.12. Voor wie doen we het en wat levert het op? ..............................................................................56

BIJLAGE 1

Stand van zaken informatiebeleidsplan 2008 – 2011..............................................................57

BIJLAGE 2

Begrippenkader....................................................................................................................58

BIJLAGE 3

Literatuurlijst........................................................................................................................61

BIJLAGE 4

Beleidsrichtlijnen informatiebeleid & automatiseringsbeleid ....................................................62


Pagina 3 van 73

SAMENVATTING

Neder-Betuwe ontwikkelt door… De ontwikkelingen in de dienstverlening, de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken en een groot aantal wettelijke verplichtingen vormden de directe aanleiding om een strategische koers uit te zetten voor de komende jaren (2012-2014). Al deze recente ontwikkelingen zijn in dit Informatieplan opgenomen en de route voor de komende jaren is uitgestippeld. De huidige situatie en het gewenste toekomstbeeld zijn bepaald. Aan de hand van het uitvoeringsplan wordt de brug geslagen tussen heden en toekomst en stap voor stap toegewerkt naar realisatie van ambities in dienstverlening, beheer op orde en wettelijke verplichtingen.

De huidige situatie De positie van de gemeente Neder-Betuwe is op de I&A meetlat ingetekend. Het is een indicatie in welke fase van I&A ontwikkeling de gemeente zich bevindt: in de overgangsfase van automatisering naar informatisering. Automatiserings Informatiserings fase fase

Bedrijfs fase

GEMIDDELDE SCORE Betrokkenheid bestuur en management I&A als een van de middelen functies Taakgebieden I&A / I&A instrumenten Rol gebruikers Gebruik (geautomatiseerde) informatiesystemen Doorgevoerde standaardisatie Integratie (gemeenschappelijk gegevensgebruik) Communicatiemiddelen en gebruik Methoden, technieken en procedures

Belangrijke kenmerken van deze fase zijn o.m.: een toenemende behoefte aan bestuur- en managementinformatie, een groeiende behoefte aan integratie, zaakgericht digitaal werken, proces denken, uitwisseling en beheer van gegevens en een verdere professionalisering van de beheerorganisatie. De gemeente Neder-Betuwe heeft nog veel werk voor de boeg om zich goed voor te bereiden op de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit o.a. het NUP , maar ook om adequaat in te kunnen spelen op de (digitale) behoeften van de klanten. Zaakgericht digitaal werken is hiervoor randvoorwaardelijk. De huidige stand van zaken, ontwikkelingen en verbeterpunten worden nader toegelicht in “De huidige situatie” (hoofdstuk 1 t/m 3) van het Informatieplan.


Pagina 4 van 73

Het toekomstbeeld Het informatieplan is opgesteld om de (digitale) dienstverlening verder uit te breiden en om de bedrijfsvoering van de gemeente Neder-Betuwe hiervoor op orde te brengen. Het hoger gelegen doel is de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en ketenpartners te verbeteren en waarborgen. Ongeacht via welk kanaal de klantvraag tot de gemeente komt. Het toekomstbeeld, visie en beleid worden nader toegelicht in “Het toekomstbeeld” (hoofdstuk 4). Neder-Betuwe hanteert de volgende visie op informatie: “Betrouwbare, volledige en actuele informatie is één van de uitgangspunten voor het functioneren van de gemeente Neder-Betuwe. Informatie is voor iedereen transparant, toegankelijk en levert een bijdrage aan Het Nieuwe Werken. Het verhoogt de kwaliteit en de flexibiliteit van de dienstverlening en het interactief, samen met de maatschappelijke partners, besturen van de gemeente.”

Deze visie is uitgewerkt naar vier aandachtsgebieden: maatschappij, bestuur, dienstverlening en bedrijfsvoering.

Kern is het op orde brengen en op elkaar afstemmen van informatiehuishouding en organisatie. Hierbij wordt uitgegaan van het principe dat de burger te allen tijde geïnformeerd moet kunnen worden over de producten en dienstverlening en dat iedereen moet kunnen beschikken over de informatie die van belang is voor het goed kunnen uitvoeren van hun taken. Het informatiebeleid is gericht op continuïteit en borging in de organisatie. Een succesvolle en toekomstvaste doorontwikkeling van de informatievoorziening vereist aandacht voor sturing en beheersing op de kernpunten dienstverlening, wettelijke verplichtingen en verbeteren bedrijfsvoering.


Pagina 5 van 73

Voortvloeiend uit de visie zijn de ambities en belangrijkste doelstellingen gerangschikt onder de volgende thema’s van het Informatiebeleid. In onderstaande tabel zijn de negen thema’s gekoppeld aan de geformuleerde speerpunten uit bestuurlijke en organisatie doelstellingen. Dit is verder uitgewerkt in paragraaf 4.5: Speerpunten

Dienstverlening

Huis op orde

Deregulering

Participatie

Dienstverlening (fysiek, elektronisch, KCC)

X

X

X

X

Het Nieuwe Werken (Inzet en ondersteuning ICT diensten & middelen)

X

X

Zaakgericht werken (digitale documenten & processen)

X

X

X

Gegevensmanagement (basisregistraties, gegevensbeheer en gegevensmagazijn)

X

X

X

ICT samenwerking (ICT & dienstverlening)

X

X

X

X

X

X

X

Thema’s Informatiebeleid

Geografisch Informatie Systeem (WION, BGT, risicokaart) Bestuurs- en management informatie (BIS/RIS/MaRap/P&C) Kennis en kunde (digitale vaardigheden, applicatiebeheer) Webcommunicatie (webrichtlijnen, kennisbank, loketten/overheidsportaal)

X

X X

X

X

X

De ontwikkeling van de beheerorganisatie zal gelijke tred moeten houden met de ontwikkeling van de informatievoorziening. Er komen taakgebieden bij (gegevensbeheer) of behoeven uitbreiding (informatiemanagement). In paragraaf 4.6 wordt hier dieper op in gegaan.

De uitvoering Om de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie te overbruggen zijn in totaal 19 projecten en 39 acties gedefinieerd. De projecten en acties zijn verdeeld over 3 sporen: • Spoor 1: Projecten gericht op beheer op orde en reguliere vervangingen • Spoor 2: Projecten gericht op innovatie/ontwikkeling in bedrijfsvoering/ dienstverlening • Spoor 3: Projecten a.g.v. wettelijk verplichtingen In paragraaf 5.4 zijn de projecten benoemd, inclusief het desbetreffende spoor en in welk jaar het project start. De projecten in een separate bundel nader uitgewerkt. Voor wat betreft de acties is deze informatie opgenomen in paragraaf 5.6.


Pagina 6 van 73

De totaalinvesteringen van alle projecten en acties in de planperiode per spoor, wordt in onderstaande tabel weergegeven. In paragraaf 5.8 wordt hier nader op ingegaan. Investeringen per spoor

Investeringsoverzicht 2012-2014 Totaaloverzicht investeringen

Spoor 1 Beheer op orde

Spoor 2 Innovatie & ontwikkeling

Spoor 3 Wettelijk verplicht

projecten Informatieplan 2012-2014 acties Informatieplan 2012-2014

95.000 472.000

207.000 155.000

220.700 60.000

Totaal

567.000

362.000

280.700

Voor de uitvoering van de projecten is een projectorganisatiestructuur ingericht. Er zal een fors beroep worden gedaan op de organisatie. In onderstaand schema wordt de geraamde extra capaciteitsvraag per jaar getoond: Capaciteit projecten 2012-2014 Afdeling [Organisatie eenheid] Concernstaf Directie

2012 [uren]

2013 [uren]

10 8

Facilitaire Zaken Financiën Gemeentewinkel Grondgebied

28 60 297 60

104 70 282 70

ICT Ruimte Samenleving V&H

196 470 80 205

94 350 70 130

1414

1170

TOTAAL

2014 [uren]

Totaal [uren]

40

50 8

45

177 130 579 130

30

290 960 150 365

255

2839

140

Het jaar 2012 wordt in veel opzichten een topjaar. De diversen projecten / acties en de daarmee gepaard gaande financiële en capaciteit consequenties, de verdeling over de sporen en de tijdsplanning worden nader toegelicht in deel 3 “De uitvoering” (hoofdstuk 5).

Sturingsinstrument Met dit Informatieplan heeft de gemeente Neder-Betuwe een sturingsinstrument in handen om de komende planperiode gericht invulling te kunnen geven aan de verbetering van de dienstverlening en achterliggende bedrijfsvoering!


Pagina 7 van 73

0

INLEIDING Het huidige Informatieplan 2008-2011 is grotendeels gedateerd en de projectenkalender met daarin o.a. projecten uit het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) dienstverlening en eoverheid behoeft een update.1 Het vertrek van de verantwoordelijke (toenmalige) directeur en wisselingen in het management hebben ertoe geleid dat de ontwikkeling van het informatiebeleid circa 1 ½ jaar op een laag pitje heeft gestaan. Zo blijkt dat van de (destijds) dertien geformuleerde informatiedoelstellingen slechts vijf doelstellingen zijn gerealiseerd, twee doelstellingen gedeeltelijk zijn gerealiseerd en zes doelstellingen nog niet zijn gerealiseerd (zie bijlage 1: Stand van zaken, Informatiebeleidsplan 2008-2011). De tijd is nu aangebroken om vooruit te kijken. Dit geldt zeker ook voor Informatie- en Communicatie Technologie (ICT) en de inpassing daarvan in de bedrijfsvoering. Daarbij wordt door Neder-Betuwe nadrukkelijk aansluiting gezocht bij de ontwikkeling van de dienstverlening (o.a. inrichting van een Klant Contact Center) en de invoering van Het Nieuwe werken in 2012. Het vooruit kijken vraagt om het nemen van belangrijke beslissingen, die voor de komende jaren bepalend zijn voor het doen van de juiste investeringen in ICT en dienstverlening. Een actueel Informatieplan2 is een belangrijk sturingsinstrument hierbij.

1.1.

Waarom een Informatieplan? Er komen in snel tempo allerlei maatschappelijke, wettelijke en technologische (ICT) ontwikkelingen op de gemeente af. Met deze ontwikkelingen verandert de vraag en vooral ook het verwachtingspatroon van het publiek wat betreft de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Daarnaast ontstaan nieuwe mogelijkheden van dienstverlening, nieuwe vormen van participatie in gemeentelijke beleidsvorming en een verandering van aanbod naar vraag. Echter welke nieuwe ICT-ontwikkelingen zijn voor Neder-Betuwe van belang en welke niet? In ieder geval dient daarbij rekening gehouden te worden met enerzijds de 'schaal en maat' en anderzijds het ‘ambitieniveau’ van de gemeente.

Anders gezegd: hoe kan ICT zodanig georganiseerd worden, dat daarmee de kwaliteit van het gemeentelijk functioneren verbeterd kan worden? Een succesvolle inzet van ICT vraagt om een beleids- en planmatige aanpak in de vorm van een Informatieplan. Dit plan dient ervoor te zorgen, dat ICT kan meegroeien met het proces van organisatieontwikkeling. Het vorige Informatiebeleidsplan 2008-2011 d.d. 5 maart 2008 is voor het laatst aangepast d.d. 11 mei 2009 met daarin een update van de projectenkalender. Voor een overzicht van de stand van zaken zie bijlage 1. 2 Zie bijlage 2 ‘begrippenkader’ voor een nadere uitleg van de gehanteerde begrippen in dit Informatieplan. 1


Pagina 8 van 73

Met een dergelijk Informatieplan neemt de betrokkenheid vanuit bestuur en management voor ICT toe en beschikken zij over een belangrijk instrument om de ICT-ontwikkelingen en investeringen goed te kunnen sturen. 1.2.

Wat is de projectopdracht en aanpak? Het management van de gemeente Neder-Betuwe heeft behoefte aan een Informatieplan voor de jaren 2012–2014. Gevraagd is om de volgende producten op te leveren: •

beleidsplan met een visie op informatievoorziening voor de periode 2012–2014;

•

uitvoeringsplan (per jaarschijf);

•

activiteitenplan (september – december 2011).3

Het informatieplan dient aan te sluiten op: •

de ontwikkeling van een klant Contact Centrum richting 2015;

•

de inrichting van de 3 dienstverleningskanalen (persoonlijk, digitaal en telefonisch);

•

“Het Nieuwe Werken” dat geïntroduceerd in het nieuwe gemeentehuis in 2012;

•

de samenwerking met Lingewaal en Buren op het vlak van ICT en dienstverlening;

•

daadwerkelijke invulling van informatiemanagement in Neder-Betuwe.

Verder dient het informatieplan een geactualiseerde ICT projectenkalender en een risicoparagraaf te bevatten met daar aan gekoppeld een uitvoeringsplan voor de projecten uit het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) dienstverlening en e-overheid. De gemeente Neder-Betuwe heeft een visie op informatisering opgesteld met als uitgangspunten: •

‘Het coalitie programma 2010-2014’;

•

‘de begroting 2011’ en ‘Meerjarenraming 2012-2015’;

•

de vijf pijlers uit het concernplan ‘Huis op orde’;

•

het dienstverleningsconcept ‘Antwoord©’;

•

de ‘5 beloften’;

•

wettelijke verplichtingen, w.o. het ‘NUP’.

In dit Informatieplan wordt de strategische visie op de informatievoorziening voor de gemeente Neder-Betuwe vormgegeven en worden de eigen wensen en behoeften op I-gebied in kaart gebracht (het WAT). Bovendien houdt deze I-visie rekening met diverse al in gang gezette initiatieven, externe ontwikkelingen, wettelijke verplichtingen en de positionering op de meetlat van informatievoorziening. 3

Vanuit het lopend budget wordt voor de wettelijke verplichtingen en noodzakelijke prioriteiten in de bedrijfsvoering een planning opgesteld voor het lopende begrotingsjaar.


Pagina 9 van 73

De I-visie vormt dé cruciale schakel tussen de aandachtsgebieden: •

Maatschappij;

•

Bestuur (en politiek);

•

Gemeentelijke Dienstverlening en e-Overheid;

•

Bedrijfsvoering.

Op basis van deze I-visie is vervolgens een I-strategie en uitgewerkt projectenplan opgesteld. In dit projectenplan worden alle te ondernemen initiatieven en wettelijke verplichtingen (die op dit moment te overzien zijn) in samenhangende stappen in de tijd (planperiode 2012-2014) uitgezet en qua benodigde middelen (inclusief benodigde menscapaciteit en financiën) onderbouwd. Het projectenplan bevat concrete doelstellingen, zodat vooraf het resultaat duidelijk is. Doel van dit projectenplan is inzichtelijk te maken wanneer wie welke stappen tegen welke kosten gaat uitvoeren (het HOE). Het projectenplan is eveneens afgestemd op de planning van de nieuwbouw in 2012 en ‘Het Nieuwe werken’ uit de overkoepelende aanpak van ‘Het Huis op orde’. 1.3.

Wat beoogd het Informatieplan? Het Informatieplan beoogd een plan te zijn dat: •

de huidige stand anno 2011 laat zien van de informatievoorziening en de bedrijfsvoering met zicht op de verbeterpunten;

•

een visie op de informatievoorziening bevat welke vertaald is naar een concreet beleidskader met speerpunten van beleid, doelstellingen en afspraken;

•

een integrale visie op informatievoorziening vertaald in concrete projecten tot eind 2014, waarin duidelijk is wat van wie en wanneer wordt verwacht;

•

een helder financieel beeld laat zien inclusief de benodigde menscapaciteit;

•

op de ambitie en de schaal & maat van de gemeente Neder-Betuwe is afgestemd;

•

breed gedragen wordt.


Pagina 10 van 73

1.4.

Hoe is het Informatieplan opgebouwd? Het Informatieplan bestaat uit drie delen, waarvan ieder deel vervolgens weer uit een aantal hoofdstukken bestaat. Deel 1 De huidige situatie: bevat de “Inleiding” (1) en een beschrijving van de “Huidige situatie” (2). Het eerste deel wordt afgesloten met de paragraaf “Analyse bestaande verbeterpunten” (3) in zowel de bedrijfsvoering als de informatievoorziening. Deel 2 Het toekomstbeeld: bevat de “Visie op informatisering” (4). In dit deel wordt het beleidskader nader geconcretiseerd. Deel 3 De uitvoering: bevat tot slot de “Planvorming”(5). In dit laatste deel wordt de gehanteerde I-strategie en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties nader uiteen gezet. Bij dit deel hoort een separaat Projectenplan. Een en ander is schematisch weer te geven als:

Deel 1

waar staan we?(2) we? (2

Foto

knelpunten analyse (3)en (5) aandachtspunten verbeterpunten

Deel 2

Deel 3

waar willen we naar toe? (4) (6)

hoe, en in Planning welk tempo? (7,8) (5) Strategie projectenplan


Beleid & Visie & Strategie Beleid

& Planning

Pagina 11 van 73

1.5.

Hoe is het Informatieplan tot stand gekomen? Voor het verkrijgen van inzicht in de huidige situatie is met een groot aantal betrokkenen door middel van interviews informatie verzameld over de bedrijfsvoering, de informatievoorziening en de organisatie. De volgende personen zijn geïnterviewd: Naam

Functie

Kees Veerhoek

Burgemeester/portefeuillehouder

Martin Schuurman

Wethouder financiën

Nico de Groot

Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Rein van Luunen

Hoofd financiën concerncontroller

Saskia van Eldijk

Coördinator Gemeentewinkel/OR

Taro Eekhoute

Manager Grondgebied & DIV-Facilitair

Roel Schroot

Beleidsmedewerker ontwikkeling I&A

Niels Steeghs

Projectleider zaakgericht werken/OR

Kitty van Haaren

Medewerker ruimtelijke ordening/OR

Jan Dijkstra

Manager Ruimte & P&O

Remco Dijkstra

Manager Vergunningverlening & Handhaving & BJZ

Jan Bouwman

Griffier

Berthie Roukens

Manager Gemeentewinkel & ICT

Erwin van der Neut

Directieadviseur

Max Pijl

Sr. civieltechnisch medewerker/OR

De bevindingen uit de interviews zijn in een Themasessie met het management team besproken. Met vertegenwoordigers vanuit de diverse afdelingen en het managementteam is invulling gegeven aan de opzet en aanpak van de uit te voeren projecten en acties.


Pagina 12 van 73

Deel 1 ‘De huidige situatie’


Pagina 13 van 73

2.

HUIDIGE SITUATIE

2.1.

Inleiding De gemeente Neder-Betuwe is op 1 januari 2002 ontstaan door de samenvoeging van de voormalige gemeenten Kesteren, Echteld en Dodewaard. Qua grondoppervlakte is gemeente Neder-Betuwe 6.812 hectare groot en gelegen in de provincie Gelderland. Het inwoneraantal bedraagt ruim 22.591 (peildatum december 2010). Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie is een analyse uitgevoerd op basis van de bestaande beleidsdocumenten. Hierna volgt paragraafsgewijs een overzicht van de relevante doelstellingen uit deze beleidsdocumenten.

2.2.

Coalitieprogramma In oktober 2010 is het coalitieprogramma 2010-2014 in de vorm van een uitwerkingsprogramma vastgesteld met als titel ‘Realisme in Ambitie’. Hierin signaleert de coalitie (SGP, PvdA en CU) de volgende maatschappelijke ontwikkelingen welke de komende periode van belang zijn voor Neder-Betuwe: •

Als gevolg van ingrijpende kortingen van het rijk op het gemeentefonds zal er bezuinigd moeten worden. Er zullen duidelijke en realistische keuzes gemaakt moeten worden;

•

Vanwege de recessie zullen meer inwoners een beroep doen op de Wet Werk en Bijstand.

Kortom: de komende jaren zullen de inkomsten van de gemeente structureel onder druk komen te staan, terwijl er aan de uitgaven kant tegenvallers te verwachten zijn. Bij de bezuinigingen ligt de nadruk op: samenwerking, subsidies en verminderen van de organisatiekosten. Naast genoemde structurele bezuinigingen zal de komende jaren de focus liggen op: bouwen, samenwerken met burgers en de leefbaarheid binnen de dorpen. Deze ontwikkelingen hebben als consequentie dat de gemeente Neder-Betuwe een kerntakendiscussie gaat voeren om na te denken over de veranderende rol van de gemeente4.

4

Ten tijde van het tot stand komen van het informatieplan zijn er geen resultaten bekend over de uitkomst van deze discussie.


Pagina 14 van 73

2.3.

Begroting en meerjarenraming Het bestuur van de gemeente Neder-Betuwe heeft met het vaststellen de begroting 2011 en meerjarenraming 2012-2015 het belang onderschreven van betere publieke dienstverlening en vermindering van administratieve lasten. Daarnaast ziet het bestuur kansen om de burgerparticipatie samen met bewoners, belangenverenigingen en maatschappelijke instanties te bevorderen en te vergroten. Het bestuur wil dit bereiken door: •

samen te werken aan verbetering van de kwaliteit van woon- en leefomgeving;

•

de participatie, betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid van bewoners te vergroten;

•

met vraaggerichte dienstverlening de gemeentelijke benadering beter af te stemmen op initiatieven vanuit de gemeenschap;

•

de communicatie met bewoners en maatschappelijke instanties verder te verbeteren.

De kwaliteit van dienstverlening staat hoog op de (landelijke) bestuurlijke agenda. De rijksoverheid besteedt er expliciet aandacht aan in haar beleidsprogramma, zo ook de gemeente Neder-Betuwe in haar programmabegroting. Streven is om in de komende jaren een verbetering van de dienstverlening en vermindering van de administratieve lasten te realiseren. Ter verbetering van de dienstverlening sluit de gemeente Neder-Betuwe aan bij de ‘5 beloften aan de burgers’5 die landelijk als herkenbare doelstellingen zijn vastgesteld. Deze beloften zijn: 1. Een mensgerichte dienstverlening; 2. Inwoners kunnen hun zaken snel en zeker regelen; 3. Altijd de juiste deur; 4. Gegevens van de inwoners slechts eenmaal opvragen; 5. We zijn transparant en aanspreekbaar. 2.4.

Concernplan Het concernplan 2010-2011 vormt de schakel tussen enerzijds het coalitieprogramma en de begroting/meerjarenraming en anderzijds de afdelingsplannen. Het concernplan omvat een integrale basisvisie op de bedrijfsvoering voor de komende periode samengevat in de term ‘Het huis op orde’. Bedoeling is dat de organisatie in 2011 op een groot aantal belangrijke (organisatiebrede) punten op orde komt. Hierbij zijn vijf ontwikkelthema’s

5

Het Ministerie van BZK en de VNG hebben een 'Checklist Dienstverlening' opgesteld. De checklist is opgebouwd uit vijf herkenbare doelstellingen, geformuleerd als ‘5 beloften aan de burger' Zie: www.5beloften.nl


Pagina 15 van 73

benoemd die als pijler dienen om het ‘op orde zijnde huis’ te ondersteunen. Zie het plaatje hierna: Het huis op orde Nieuwbouw gemeentehuis

2.5.

Organisatie ‘in control’

Verbetering dienstverlening

Nieuwe werken

HRM

De organisatiestructuur De organisatie bestaat sinds 2009 uit een eenhoofdige directie. De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur. De gemeentesecretaris geeft eveneens leiding aan de Brandweer en de stafafdeling Bestuursondersteuning. Hieronder vallen de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de directieadviseur en de ambtenaar openbare orde en veiligheid. De afdelingsmanagers van de zeven afdelingen leggen verantwoording aan hem af. Op dit moment worden zes afdelingen geleid door een afdelingsmanager. De afdeling middelen is in vier werkeenheden verdeeld (P&O, ICT, DIV-Facilitair en BJZ). Deze werkeenheden worden elk door een andere afdelingsmanager aangestuurd. Er is sprake van integraal management: het afdelingshoofd is verantwoordelijk en bevoegd ten aanzien van het taakgebied, de doelstellingen, het werkproces, de medewerkers en de middelen. De afdeling is daarbij verantwoordelijk voor de afstemming met andere afdelingen. De zes managers vormen samen met de secretaris, ondersteund door de directieadviseur, het Managementteam (MT). Het MT coördineert de organisatiebrede ontwikkelingen en neemt hierover beslissingen voor zover deze niet door de directeur worden genomen. Zie hierna het organogram d.d. april 2010.


Pagina 16 van 73

2.6.

Huisvesting Het gemeentehuis van de gemeente Neder-Betuwe is oorspronkelijk gevestigd in Opheusden. Momenteel wordt gewerkt aan een verbouwing en uitbreiding van het bestaande gemeentehuis op deze locatie. De realisatie hiervan is gepland medio 2012. In het kader van het verminderen van de organisatiekosten wil de gemeente efficiënter gaan werken. Hiertoe is in 2010 besloten om ‘Het Nieuwe werken’ te introduceren en nieuwbouw te plegen om dit te ondersteunen middels een bijpassend kantoorconcept voor flexwerken. De opening van het nieuwe gemeentehuis is gepland medio 2e kwartaal 2012. Tijdens de voorbereidingen van de nieuwbouw is het gemeentehuis aan de Burgemeester Lodderstraat in Opheusden getroffen door een grote brand. Dit heeft ertoe geleid dat het bestuurlijk centrum & de gemeentewinkel van de gemeente tijdelijk is gehuisvest in het voormalige gemeentehuis in Ochten. Het ambtelijk centrum van de gemeente is conform de bouwplannen tijdelijk ondergebracht in het oude gebouw van het Lodenstein college in Kesteren.

2.7.

ICT In de huidige situatie met betrekking tot ICT, zijn er op het vlak van: de ICT beheerorganisatie, de technische ICT infrastructuur en de applicaties een aantal knelpunten geconstateerd welke relevant zijn voor de uitwerking van het informatieplan. Hieronder worden deze knelpunten toegelicht. De ICT beheerorganisatie Organisatorisch gezien bestaat de ICT beheerorganisatie uit: een I&A coördinator, twee systeembeheerders/ helpdeskmedewerkers, een webmaster en sinds 2010 uit een helpdeskmedewerker. De plannen om de kwaliteit van de dienstverlening van de ICT beheerorganisatie op niveau te brengen zijn blijven steken. Door de vele wisselingen van afdelingsmanager(s) en het verschuiven van de ICT afdeling is de ICT beheerorganisatie nooit op orde gekomen en toegerust op haar taken. In de ICT beheerorganisatie ontbreekt het aan: •

integrale sturing op (informatie) projecten;

•

coördinatie van de ICT;

•

gemeentebreed beheer van de informatiearchitectuur;

•

adequate ICT helpdesk;

•

advisering aan het management.


Pagina 17 van 73

De technische ICT infrastructuur In de vorige planperiode is de technische ICT infrastructuur met name aangepast daar waar vervangingen van hardware en besturingssystemen noodzakelijk waren. Hierbij is de omschakeling van het besturingssysteem Novell naar Windows server gemaakt. Ook heeft het Groupwise mailsysteem plaatsgemaakt voor Microsoft Outlook. Tevens is de omschakeling gemaakt van hardwarematige servers naar virtuele servers op het VMware platform. Rond de periode van de brand is duidelijk geworden dat het herstellen van systemen met ondersteuning van leveranciers onder controle bleek. Door de organisatie en het management zijn de volgende problemen en knelpunten gesignaleerd met betrekking tot de technische ICT infrastructuur: •

bij het uitrollen van de technische ICT infrastructuur, in de tijdelijke huisvestingslocaties, is aan het licht gekomen dat de technische ICT infrastructuur instabiel is;

•

in afwachting van de nieuwbouw is vervanging van desktops uitgesteld en wordt gewerkt met verouderde apparatuur die niet voldoet aan de eisen van nieuwe applicaties;

•

tevens is gebleken dat diverse applicaties inconsistent gedrag vertonen;

•

de technische ICT infrastructuur ondersteunt niet de uitgangspunten van het Nieuwe Werken.

Applicaties De organisatie kenmerkt zich door een wildgroei van in gebruik zijnde applicaties. Momenteel zijn er in de organisatie circa 245 applicaties operationeel waarvan diverse applicaties niet goed aansluiten op de schaal en maat van Neder-Betuwe. Bovendien passen een aantal applicaties niet binnen de functionele architectuur. 2.8.

Samenwerking De gemeente Neder-Betuwe werkt op diverse terreinen samen met de gemeenten in de regio, met name in het kader van Regio Rivierenland. Voor wat betreft de bedrijfsprocessen wordt de samenwerking met de gemeente Buren uitgerold. Doel is om elkaar te versterken door van elkaar te leren, elkaar te ondersteunen (achtervang) en meer efficiëntie te bereiken door minder zaken dubbel te doen. Sinds 2009 werken de gemeenten Buren, Neder-Betuwe en Lingewaal samen op het gebied van ICT. Op 27 augustus 2009 werd in het gemeentehuis van Lingewaal deze ICT samenwerking op het AS/400 platform een feit. Uitgangspunten van deze ICT samenwerking zijn: Integratie, Standaardisatie, Harmonisatie en Continuïteit. Doel van deze samenwerking is om: •

de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren;

•

de kwetsbaarheid te verminderen door de continuïteit te vergroten;

•

een impuls te geven aan de e-overheidsprojecten;

•

te besparen op de kosten (minder meerkosten).


Pagina 18 van 73

Dit onder het centrale motto: “Het is pas goed als het voor alle drie goed is”. In 2010 is een onderzoek afgerond naar de mogelijkheden om de ICT samenwerking verder uit te bouwen. Resultaat van dit onderzoek is dat er in principe voldoende mogelijkheden tot samenwerking zijn. De gemeentesecretarissen van de drie gemeenten laten door een externe adviseur een uitvoeringsplan uitwerken om begin 2012 tot een gezamenlijke ICT beheerorganisatie te komen.

2.9.

Eén integraal plan als paraplu Dit Informatieplan fungeert als paraplu waaronder: I-visie & I-beleid; actualisering van het informatiebeleidsplan en de wettelijke verplichtingen samenkomen in één geïntegreerd plan. Hieronder staat schematisch de positie weergegeven van het informatiebeleid als paraplu binnen het groter geheel van het bestuurlijke programma, beleid en projecten.

Coalitieprogramma 2010 - 2014

Begroting/meerjarenraming

Concernplan ‘Het huis op orde’

Informatieplan 2012 - 2014

Zaakgewijs/DIV

Geobeleid/GIS

Gegevensmakelaar

Etc.

Het Informatieplan moet zo veel mogelijk aansluiten op bestaand beleid van de gemeente en de ontwikkeling in de samenwerking met andere gemeenten. Maar vooral moet het Informatieplan voorzien in het ondersteunen van de bedrijfsvoering en het verbeteren van de informatievoorziening. Dit door enerzijds rekening te gehouden met de ontwikkelingen en anderzijds door goed te kijken naar de ‘schaal en maat’ van de gemeente.


Pagina 19 van 73

De vraag die hierbij centraal staat is hoe kan de informatievoorziening een bijdrage leveren aan verhoging van de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening (betere publieke dienstverlening) en het verminderen van administratieve lasten? Met ander woorden, welke ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening bieden Neder-Betuwe kansen voor de komende jaren. Welke nieuwe hulpmiddelen zijn nodig en vooral hoe kunnen deze en ook de bestaande informatievoorzieningen efficiënter worden ingezet om de bedrijfsvoering optimaal te ondersteunen? Dit vraagt een beleidsmatige en planmatige aanpak in de vorm van een Informatieplan. Waarbij bestuur en management kunnen sturen op resultaten en duidelijk wordt hoeveel geld waaraan wordt besteed. 2.10.

Conclusie

Geconstateerd kan worden dat er vele initiatieven, wettelijke verplichtingen en externe ontwikkelingen op de gemeente Neder-Betuwe afkomen. Gevaar is echter dat veel van deze initiatieven, verplichtingen en ontwikkelingen ad hoc worden opgepakt. Belangrijk is dat er een visie wordt ontwikkeld om te komen tot een integraal informatiebeleid met een daarop gebaseerde planmatige aanpak. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente in een vicieuze cirkel terecht komt.


Pagina 20 van 73

3.

ANALYSE VERBETERPUNTEN Om het Informatieplan naadloos te laten aansluiten op de huidige situatie is het noodzakelijk om zicht te krijgen op zowel de verbeterpunten in de bedrijfsvoering als in de informatievoorziening. De verbeterpunten in de informatievoorziening zijn daarbij meestal het gevolg van verbeterpunten in de bedrijfsvoering. Immers de manier van werken uit zich vooral in de manier waarop de informatievoorziening wordt gebruikt. Wanneer de bedrijfsvoeringproblemen niet worden aangepakt, zullen ook de daaruit af te leiden verbeterpunten in de informatievoorziening niet of nauwelijks worden opgelost. Met behulp van interviews met betrokkenen is een samenhangend overzicht verkregen van de concrete verbeterpunten met betrekking tot bedrijfsvoering en informatievoorziening. Voor de leden van het management team is in het kader van dit Informatieplan een themasessie gehouden. Het doel hiervan was een gezamenlijk beeld te vormen van de verbeterpunten en de samenhang te laten zien. Tijdens de themasessie hebben de leden van het management team (individueel) een score toegekend aan die punten die zij het meest belangrijk vinden en gediscussieerd over deze verbeterpunten. In dit hoofdstuk zijn deze punten nader uitgewerkt. Vervolgens is de samenhang tussen de verbeterpunten geanalyseerd.

3.1.

Bedrijfsvoering en informatievoorziening Om het Informatieplan te laten aansluiten op de huidige situatie binnen de gemeente Neder-Betuwe en op de bestuurlijke opdracht, is het noodzakelijk om zicht te krijgen op zowel de verbeterpunten in de bedrijfsvoering als in de informatievoorziening. De verbeterpunten in de informatievoorziening zijn daarbij meestal het gevolg van verbeterpunten in de bedrijfsvoering. Immers de manier van werken uit zich vooral in de manier waarop de informatievoorziening wordt gebruikt. Als de problemen in de bedrijfsvoering niet worden aangepakt, zullen ook de daarvan af te leiden verbeterpunten in de informatievoorziening niet of nauwelijks worden opgelost.6

6

Zie artikel in Overheid Innovatief: ‘Succes van ICT hangt af van het functioneren van een organisatie’, ”, J.P. van Tongeren en drs. A.A.B. de Beer, VTT, 2005.


Pagina 21 van 73

3.2.

Verbeterpunten bedrijfsvoering In onderstaande tabel zijn de verbeterpunten in de bedrijfsvoering, geclusterd per (hoofd)onderwerp met score en toelichting weergegeven. Onderwerp

Toelichting

Integratie /

In het algemeen is er sprake van onvoldoende integraal denken en werken

afstemming

(verkokering). De afstemming van de werkzaamheden (tussen bestuur en management en tussen de afdelingen) verloopt niet optimaal. Ook het planmatig

Score 4

werken vanuit ambities en doelstellingen is (nog) onderbelicht. De organisatie heeft onvoldoende inzicht in het totaal van de activiteiten, waardoor beheersing van het proces moeizaam verloopt.

Visie en ambitie

Het is niet voor iedereen even duidelijk hoe de visie er de komende jaren uit ziet. Veelal is er sprake van een (te) hoog ambitieniveau. Bovendien zijn visie /ambitie

Score 4

onvoldoende geconcretiseerd. Het management laat voorbeeldgedrag zien dat soms haaks staat op de visie/ambitie. Het is van belang om te weten wat de koers is en daar consequent (minder adhoc) aan te werken.

Communiceren /

Er wordt (nog) te veel ad-hoc gecommuniceerd. De inhoudelijke informatie die

informeren

gecommuniceerd wordt is niet altijd eenduidig. Als gevolg hiervan worden problemen laat geëscaleerd en ontstaan onvoorziene situaties. Afspraak blijkt

Score 2

niet altijd een afspraak te zijn. Ongewenst gedrag van medewerkers wordt te weinig aangepakt.

Draagvlak

Medewerkers zijn in principe bereid tot het meewerken aan nieuwe ontwikkelingen. Door opgedane ervaringen stelt men zich terughoudend op. De

Score 0

medewerkers staan bij voorbaat in de verkeerde stand. Het ontbreekt hierdoor aan voldoende draagvlak voor majeure veranderingen.

Competenties /

Er wordt nog te weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de bestaande

vaardigheden

applicaties bieden. Niet alle medewerkers beschikken over voldoende digitale vaardigheden.

Score 6

Bij ICT beheer en applicatiebeheer ontbreekt het aan voldoende kennis, opleiding en borging. Het projectmatig werken staat nog in de kinderschoenen.

Management

Het (tijdig) kunnen beschikken over actuele, betrouwbare en volledige sturings-

informatie

c.q. managementinformatie wordt gezien als een belangrijk gegeven. Momenteel

Score 0

ontbreekt het aan één integraal overzicht.

Sturing

Bij sturing ligt de nadruk op operationele zaken. Dit geldt zowel bij bestuur als bij management. Dit leidt tot onduidelijkheid en het overnemen van elkaars rollen.

Score 5

Er wordt teveel gestuurd naar de waan van de dag. De focus ligt teveel op output en te weinig op het écht managen van zaken.


Pagina 22 van 73

De genoemde aandachtsgebieden zijn in onderlinge samenhang weergegeven in het schema hierna (zie figuur1) . Veel van deze samenhang zal wederzijds zijn (het een kan niet zonder het ander en andersom), daarom zijn slechts de hoofdlijnen van deze samenhang aangegeven.

Figuur 1 Samenhang verbeterpunten bedrijfsvoering

Visie en ambitie

Competenties/ vaardigheden

Integratie/ afstemming

Communicatie/ informatie

Management informatie

Sturing

Draagvlak

Het begint bij een heldere visie op het gebied van de bedrijfsvoering. Op basis van deze visie kan samenhang aangebracht worden in ontwikkelingen en wordt de onderlinge integratie en afstemming vergroot. Visie en samenhang maken het mogelijk om te komen tot een integrale aanpak op basis van een realistisch ambitieniveau. De benodigde competenties en vaardigheden kunnen hierop worden afgestemd. Afstemming met de organisatie door middel van het communiceren en uitdragen van de visie leidt uiteindelijk tot vergroting van het draagvlak. De aanwezigheid van voldoende digitale vaardigheden in de organisatie is noodzakelijk om integraal en procesgericht te werken. Het sturen op ICT als bedrijfsvoeringmiddel is van cruciaal belang voor het genereren van sturings- en managementinformatie. Op basis hiervan wordt het mogelijk om te sturen (managen) op hoofdlijnen. Kortom: de samenhang geeft aan dat het werken aan een verbeterpunt invloed heeft op de andere verbeterpunten. Dat betekent dat het oplossen van een bepaald verbeterpunt belangrijke neveneffecten kan hebben op andere verbeterpunten. Verbeteringen hebben pas effect als andere verbeterpunten direct worden meegenomen. Voorbeeld: draagvlak kan pas gerealiseerd worden als er een heldere visie is welke eenduidig gecommuniceerd wordt.


Pagina 23 van 73

3.3.

Verbeterpunten informatievoorziening Uit de interviews met de betrokkenen zijn ook verbeterpunten in de informatievoorziening naar voren gebracht die zij belangrijk achten. In de volgende tabel zijn de verbeterpunten in de informatievoorziening, geclusterd per (hoofd)onderwerp met score en toelichting weergegeven. Onderwerp

Toelichting

Systemen /

De huidige technische ICT infrastructuur wordt als instabiel ervaren. Systemen

ICT middelen

en ICT middelen sluiten niet geheel aan op de behoefte van afdelingen. Het beheer van de ICT is niet adequaat en de kwaliteit van de ICT dienstverlening

Score 3

laat te wensen over. Dit heeft consequenties voor de continuïteit, toegankelijkheid en flexibiliteit van ICT.

Visie /

Het ontbreekt momenteel aan een actuele visie op informatievoorziening en

plan

geo-informatie. De uitvoering van ICT taken is hoofdzakelijk gericht op automatisering c.q. ICT vervangingen. Het ontwikkelen en bijstellen van de visie

Score 7

en het daarop gebaseerde uitvoeringsplan wordt gezien als een belangrijke voorwaarde om tot een continu proces te komen.

Planning/

Het ontbreekt aan een integrale organisatiebrede planning en daaraan

prioriteiten

gekoppelde prioritering met betrekking tot informatievoorziening.

Score 5 Kwaliteit

De kwaliteit van de gegevens wordt over het algemeen als voldoende ervaren. Er

gegevens

moet meer aandacht komen voor de ontsluiting van de (basis)gegevens. De intern gerichte informatiesystemen zijn daarbij beter op orde dan de extern

Score 0

gerichte systemen (website). Bij het ontsluiten van gegevens wordt aandacht gevraagd voor de beveiligingsrisico’s en de privacy gevoeligheid.

Beheerorganisatie

De kwaliteit van het ICT beheer en de ICT dienstverlening is onvoldoende. Er wordt weinig gestructureerd gewerkt.

Score 6

Het opzetten van een adequate beheerorganisatie wordt als cruciaal beschouwd om de kwaliteit van de dienstverlening verder te kunnen verbeteren. Het moet bovendien de kwetsbaarheid terugdringen.

De genoemde aandachtsgebieden zijn eveneens in onderlinge samenhang weergegeven in onderstaand schema. Veel van deze samenhang zal wederzijds zijn (het een kan niet zonder het ander en andersom), daarom zijn slechts de hoofdlijnen van deze samenhang aangegeven.


Pagina 24 van 73

Figuur 2 Samenhang verbeterpunten informatievoorziening

Visie/plan

Planning/ prioriteiten

Kwaliteit gegevens

Systemen/ ICT middelen

Beheerorganisatie

Bij dit schema kan de volgende toelichting worden gegeven: Op basis van een heldere visie op de informatievoorziening is het mogelijk om een organisatiebrede planning met daaraan gekoppelde prioritering op te stellen. Meteen wordt dan ook duidelijk welke gegevens op welke plaats nodig én beschikbaar zijn of gemaakt moet worden. Afstemming van ondersteunende ICT systemen ten behoeve van de afdelingen en afgestemd op de informatiearchitectuur, zal bijdragen aan de toegankelijkheid en verbetering van de organisatiebrede informatievoorziening. Immers medewerkers kunnen integraal informatie benaderen (over de afdelingsgrenzen heen) om sneller, juister en vollediger te kunnen communiceren met de inwoners. Verder wordt duidelijk wat dit betekent voor het ICT beheer, het gegevensbeheer en hoeveel financiële middelen noodzakelijk zijn om dit te realiseren. Kortom: de verbeterpunten die zijn benoemd horen bij de fase waarin de gemeente NederBetuwe zich momenteel bevindt. Kenmerkend hiervoor is de groeiende behoefte aan een strategische visie en een integrale planning. Waardoor er meer behoefte aan systeemintegratie en het ontsluiten (en beheren) van informatie (gegevens) bestaat.


Pagina 25 van 73

3.4.

Relatie bedrijfsvoering en informatievoorziening In het volgende schema wordt de relatie inzichtelijk gemaakt tussen de gesignaleerde verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de informatievoorziening. Figuur 3 Relatie verbeterpunten bedrijfsvoering – informatievoorziening

Bedrijfsvoering

Informatievoorziening

Visie en ambitie

Visie/ plan

Intergratie/ afstemming

Planning/ prioriteiten

De meeste verbeterpunten in de informatievoorziening zijn een rechtstreeks gevolg van de verbeterpunten in de bedrijfsvoering. Het begint bij visie en ambitie. In het algemeen kan gesteld worden dat als er geen duidelijk beeld bestaat van de bedrijfsvisie het ook niet goed mogelijk is om een helder uitgewerkte visie op informatievoorziening te ontwikkelen. Indien er in onvoldoende mate sprake is van integraal denken en werken (verkokering) is het lastig om een goede afstemming c.q. prioritering te realiseren. Door een gebrekkige afstemming is het onmogelijk om tot een goede planning en aanpak te komen. De invoering van een aantal wettelijke verplichtingen (die bijna allemaal gebaseerd zijn op een goede technische maar zeker ook functionele integratie van systemen en ICT middelen), aansluiting bij de organisatiebehoefte en invulling van informatiebehoefte zal dan moeizaam verlopen. De ontwikkeling van de bedrijfsvoering kan hiermee in het geding komen.


Pagina 26 van 73

3.5.

Neder-Betuwe op de meetlat van informatievoorziening Elke gemeente bevindt zich in een permanent groeiproces. Dit proces kent een bepaalde dynamiek, waarin verschillende fasen te onderkennen zijn. Elke organisatie en zelfs elk organisatieonderdeel doorloopt alle fasen. De duur van elke fase (het tempo) is te beïnvloeden. De opeen volgende fasen zijn visueel op een “meetlat” uit te zetten (zie figuur 4). Door indicatoren te benoemen en daaraan een waarde toe te kennen, ontstaat een beeld van de fase waarin een organisatie (-onderdeel) zich bevindt en kan dus ook de plaats op de meetlat worden bepaald. In deze paragraaf wordt het meetlatprincipe op de informatievoorziening toegepast. In deze dynamiek zijn een drietal fasen te onderkennen: Automatiseringsfase, Informatiseringsfase en Bedrijfsfase.

Figuur 4 meetlat van informatievoorziening

In fo rm atievo o rzien in g

au tom atiserin g s fase

in fo rm atisering sfase

b ed rijfsfase

EElke lke fase faseken kent tan anddere ere bbeh ehooeften eften ! !

Elke fase in de ontwikkeling van de informatievoorziening van organisaties vertoont specifieke kenmerken, verbeterpunten en behoeften. Deze zijn met indicatoren voor de graad van ontwikkeling van de informatievoorziening aan te geven (zie figuur 5). Naast de eerder genoemde interviews is aan de betrokkenen gevraagd aan te geven waar, met behulp van een aantal indicatoren, de gemeente Neder-Betuwe zich op de meetlat bevindt. Aan elke indicator is een score (waarde) toegekend. Deze scores zijn gebaseerd op de eigen waarneming. Om een goed beeld te krijgen van de fase van ontwikkeling van elke indicator afzonderlijk en de verschillen daartussen, zijn per indicator de scores van alle betrokkenen gemiddeld tot één totaalscore. In de volgende figuur zijn alle indicatoren op de meetlat uitgezet.


Pagina 27 van 73

Automatiserings Informatiserings fase fase

Bedrijfs fase

GEMIDDELDE SCORE Betrokkenheid bestuur en management I&A als een van de middelen functies Taakgebieden I&A / I&A instrumenten Rol gebruikers Gebruik (geautomatiseerde) informatiesystemen Doorgevoerde standaardisatie Integratie (gemeenschappelijk gegevensgebruik) Communicatiemiddelen en gebruik Methoden, technieken en procedures

Figuur 5 Indicatoren ontwikkeling informatievoorziening

Op basis van bovenstaand resultaat kan het volgende worden geconcludeerd: De scores van alle indicatoren bevinden zich grotendeels in de overgangsfase van automatisering naar de informatisering. De indicatoren met de hoogste score zijn de “betrokkenheid bestuur en management, I&A als een van de middelen functies, doorgevoerde standaardisatie en integratie” (sterke punten). “Taakgebieden I&A/I&A instrumenten, rol gebruikers, gebruik van (geautomatiseerde) systemen, communicatiemiddelen en methoden en technieken” laten een lagere score zien (zwakke punten). Hieronder wordt per indicator een korte toelichting gegeven: Betrokkenheid bestuur en management Het bestuur en management van de gemeente Neder-Betuwe onderschrijven het belang van een gedegen informatiebeleid en tonen betrokkenheid bij het ontwikkelen naar een professionele informatievoorziening. I&A als een van de middelen functies Management en organisatie zien I&A als een van de middelenfuncties. Echter men is zoekende op welke wijze I&A ondersteunend kan zijn aan de bedrijfsdoelstellingen.


Pagina 28 van 73

Taakgebieden I&A /I&A instrumenten Er zal een duidelijk beeld moeten komen van de ICT-beheerorganisatie die de gemeente NederBetuwe nodig heeft om al haar behoeften in te kunnen vullen op het vlak van informatievoorziening. Het ontbreekt aan regie op informatie-management, gegevensmanagement en informatiebeleid. Tevens is het operationeel ICT beheer en het applicatiebeheer van onvoldoende kwaliteit. Rol gebruikers Bij nieuwe ontwikkelingen voor zaken die betrekking hebben op het eigen werkterrein en vakgebied vinden gebruikers bij de ICT afdeling onvoldoende ondersteuning en advies. Voor de organisatiebrede informatievoorzieningen hebben de gebruikers onvoldoende digitale vaardigheden om hier adequaat mee om te gaan. Medewerkers worden onvoldoende betrokken bij nieuwe ICT ontwikkelingen en gemaakte keuzes. Gebruik (geautomatiseerde) informatiesystemen Wat betreft systemen is de organisatie toegerust met applicaties en gegevenssystemen die niet altijd even goed passen bij wat het werk vraagt. In het verleden zijn keuzes gemaakt voor systemen die niet aansluiten bij de schaal en maat van Neder-Betuwe en de kennis en vaardigheden van medewerkers. In het correct gebruiken en benutten van de mogelijkheden van diverse systemen valt er nog een hoop winst te behalen. Gebruikers moet geleerd worden beter om te gaan met systemen zodat zij de aanwezige mogelijkheden beter kunnen benutten. Daarnaast kan er voor sommige systemen een afweging plaatsvinden of deze vervangen kunnen worden door eenvoudigere systemen. Doorgevoerde standaardisatie In de standaardisatie van de informatievoorziening heeft Neder-Betuwe een in beginsel goed op elkaar afgestemde informatiearchitectuur staan. Nagenoeg alle basissystemen en kernapplicaties komen bij de huisleverancier PinkRoccade vandaan of van de strategische partners van deze leverancier. Integratie (gemeenschappelijk gegevensgebruik) Wat betreft het gezamenlijk gebruik van gegevens is er in Neder-Betuwe in de technische infrastructuur al veel geïntegreerd echter functioneel nog niet. In de uitvoering is er nog een beperkt besef van de mogelijkheden, maar ook van de verplichting vanuit de basisregistraties om gemeenschappelijke gegevens te gebruiken. Zo wordt er aandacht gevraagd voor gegevensbeheer, zaakgericht werken en een beter gebruik van basisregistraties en management-


Pagina 29 van 73

en sturingsinformatie die uit de gezamenlijke gegevens en informatiesystemen kan worden gehaald. Communicatiemiddelen en gebruik De digitale communicatiemiddelen die beschikbaar zijn betreffen: E-mail/agendabeheer (Outlook), website (CMS) inclusief producten en dienstencatalogus, intranet, een (moderne) VOIP telefooncentrale, fax en GSM/mobiele telefoon (voor college, management, afdelingshoofden en aan de functie gerelateerd). In het gebruik van deze middelen geldt hetzelfde als bij het gebruik van systemen, het correct gebruiken en het benutten van de mogelijkheden voor de dagelijkse taakuitoefening zou beter kunnen. De communicatiekanalen en het gebruik ervan dienen beter op elkaar te worden afgestemd. Methoden, technieken, procedures (bijv. eisenpakket, selectiemethode) In het toepassen van methoden, technieken en procedures worden de standaarden aangehouden die de overheid predikt in de NORA/GEMMA architectuur. Daarnaast is vanuit de ICT samenwerking het principe van harmonisatie, standaardisatie en uniformering leidend bij de realisatie van de informatie-infrastructuur. Praktijk is echter dat alles wat wordt aangeschaft niet getoetst wordt of het past binnen de informatiearchitectuur. Kortom: op basis van de analyse van de huidige situatie en de verbeterpunten, kunnen we concluderen, dat de gemiddelde positionering van de gemeente Neder-Betuwe op de meetlat een redelijk juiste weergave is. De zwakke punten komen voor een belangrijk deel overeen met de aangegeven verbeterpunten informatievoorziening en passen bij een organisatie die zich in de overgangsfase van automatisering naar informatisering bevindt. Kijken we naar andere, vergelijkbare, gemeenten in Nederland dan kan geconcludeerd worden dat de gemeente Neder-Betuwe zich iets onder het landelijke gemiddelde bevindt. Hierbij dient opgemerkt te worden, dat door de gekozen aanpak om te komen tot dit Informatieplan een duidelijke versnelling in het ontwikkelingsproces kan optreden. Veel zal afhangen van enerzijds de middelen die voor de verbetering van de informatievoorziening beschikbaar zijn of worden gesteld, en anderzijds van het veranderingsvermogen van de organisatie zelf.


Pagina 30 van 73

3.6.

Eindconclusie Geconcludeerd kan worden dat er vele initiatieven en wettelijk verplichte (landelijke) ontwikkelingen op de gemeente Neder-Betuwe afkomen. Gevaar is echter dat veel van deze initiatieven en ontwikkelingen ad-hoc en daardoor in onvoldoende mate worden ondersteund door een gericht integraal informatiebeleid en een daarop gebaseerde planmatige aanpak. Hierdoor bestaat het risico in een vicieuze cirkel te komen. Dit is in de volgende figuur uitgebeeld. Fihuur 6 Vicieuze cirkel

Initiatieven en landelijke ontwikkelingen

Gesignaleerde verbeterpunten

Op onderdelen stilstand = achteruitgang

Vicieuze cirkel

Onvoldoende concrete verbeteracties

Te weinig aandacht en middelen om veranderingen te implementeren

Met het opstellen van dit Informatieplan heeft de gemeente Neder-Betuwe het initiatief genomen om alle relevante al dan niet wettelijke (verbeter)acties een plaats te geven in de I-visie en daarop gebaseerd uitvoeringsplan, met als doel om integraal en efficiënt/effectief de juiste acties in de juiste volgorde aan te pakken met als gevolg dat organisatiebrede prioritering mogelijk wordt. Om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren en de informatievoorziening verder te optimaliseren is het noodzakelijk om een aantal belangrijke verbeterpunten op te lossen. En om te voorkomen dat in korte tijd nieuwe verbeterpunten ontstaan is een meer sporen aanpak noodzakelijk. Zo moet er naast een groot aantal “wettelijk verplichte” landelijke ontwikkelingen aandacht zijn voor het wegwerken van achterstallig onderhoud “beheer op orde” en tegelijkertijd ook nog gewerkt worden aan structurele verbeteringen “innovatie/doorontwikkeling”. De verdere uitwerking (I-strategie) van dit plan zal mede gebaseerd zijn op deze conclusie.


Pagina 31 van 73

Deel 2 ‘Het toekomstbeeld’


Pagina 32 van 73

4. 4.1.

INFORMATIEBELEID Inleiding Het in dit hoofdstuk geformuleerde Informatiebeleid voor 2012-2014, komt voort uit een vertaling van de behoeften en wensen die de organisatie heeft geuit tijdens de interviews. Het informatiebeleid vormt de basis voor deel 3 van het informatieplan zijnde het uitvoeringsplan voor de komende periode. In het uitvoeringsplan wordt invulling gegeven aan: ‘wat gaan we wanneer doen en wat hebben we hierbij nodig?’ Informatisering kent veel facetten: het stimuleert en geeft richting aan de ontwikkeling rondom de veranderende rol van de gemeente. Hierbij gaat het in Neder-Betuwe om de ontwikkeling van vraaggerichte dienstverlening, betrekken van de maatschappelijke partners en de omslag naar het Nieuwe Werken. Het is belangrijk om een duidelijke visie op de informatievoorziening te hebben en voor deze visie aan te geven welke ambities gehanteerd worden.

4.2.

Visie op informatie Op basis van de foto van de huidige situatie en de analyse van de verbeterpunten in de bedrijfsvoering & de informatievoorziening is de volgende visie op informatie geformuleerd: “Betrouwbare, volledige en actuele informatie is één van de uitgangspunten voor het functioneren van de gemeente Neder-Betuwe. Informatie is voor iedereen transparant, toegankelijk en levert een bijdrage aan Het Nieuwe Werken. Het verhoogt de kwaliteit en de flexibiliteit van de dienstverlening en het interactief, samen met de maatschappelijke partners, besturen van de gemeente.” Zonder deze duidelijke visie bestaat het gevaar dat menskracht, financiële middelen en kennis (te) versnipperd worden ingezet. Op basis van de gemeentelijke ambities en landelijke ontwikkelingen, is de visie op informatie uitgewerkt naar de vier volgende aandachtsgebieden: 1. Informatievoorziening en de maatschappij; 2. Informatievoorziening en bestuur (incl. politiek); 3. Informatievoorziening en gemeentelijke dienstverlening; 4. Informatievoorziening en bedrijfsvoering.


Pagina 33 van 73

Figuur 7 i-visie

Informatievoorziening en de maatschappij De snelheid van economische, technische en sociale veranderingen neemt toe. De economische positie van de gemeente verandert mee en staat onder druk. Wens is om de kwaliteiten te behouden van het woon- en leefklimaat, een groen buitengebied, actieve ondernemers, veel vrijwilligers en een uitgebreid verenigingsleven. Dit vraagt om het stellen van de juiste prioriteiten op basis van brede, door de gemeenschap gedragen thema’s. Hiervoor moeten inwoners en ondernemers volop de ruimte worden geboden en initiatieven gestimuleerd en gefaciliteerd worden. Om deze ruimte te bieden is het van belang dat iedereen toegang heeft tot de (digitale) gemeentelijke informatie. Met behulp van internet, e-mail, etc. kan kennis en informatie eenvoudig en breed worden verspreid. Enerzijds wordt de samenleving hierdoor beter geïnformeerd, anderzijds wordt door deze informatielawine het houden van overzicht over al deze informatie steeds lastiger. De maatschappij wil graag de informatie gestructureerd aangeboden krijgen en spreekt de overheid aan op basis van de door haar verstrekte informatie. Landelijk wordt hierop ingespeeld door o.a. het programma Antwoord© (KCC), Nationaal Uitvoeringsprogramma e-Overheid & dienstverlening (NUP) en de ‘5 Beloften aan de burgers’ (visie VNG).

1. Maatschappelijke ontwikkelingen vereisen dat informatie voor iedereen inzichtelijk, toegankelijk en gestructureerd beschikbaar is, op basis waarvan afgewogen keuzes gemaakt kunnen worden.


Pagina 34 van 73

Informatievoorziening en bestuur Door opkomst van het internet, e-mail en sociale media zijn burgers mondiger geworden. Ze willen meer controle en invloed op het democratische proces. De gemeente zet tijdige, afgewogen, heldere en (pro)actieve) communicatie in als middel om betrokkenheid van burgers en maatschappelijke instanties te vergroten. De gemeente wil burgers, bedrijven, instellingen en andere maatschappelijke organisaties actief betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid. Dit vindt plaats door middel van inwonersparticipatie en interactieve beleidsvorming. Verder wil het bestuur actief werken aan het verminderen van de administratieve lasten voor de burgers, bedrijven en instellingen. Zowel voor de gemeenteraad als voor het college is het van belang dat de informatievoorziening bijdraagt aan het verbeteren van de communicatie met de inwoners. Dit met het doel om mensen beter te informeren en bij het bestuurlijk proces te betrekken.

2. Informatievoorziening wordt als communicatiemiddel ingezet om de betrokkenheid van burgers en maatschappelijke instanties te vergroten bij het besturen van de gemeente; 3. Informatievoorziening

wordt

ingezet

bij

inwonersparticipatie

en

interactieve

beleidsvorming; 4. Informatievoorziening draagt bij aan vermindering van administratieve lasten; 5. Bestuurlijke informatie wordt digitaal ontsloten en beschikbaar gesteld.

Informatievoorziening en gemeentelijke dienstverlening De gemeente stelt zich klantgericht op voor burgers, bedrijven en instellingen en streeft naar een betere/optimale dienstverlening en vermindering van de administratieve lasten. De gemeente richt zich hierbij op de uitgangspunten zoals geformuleerd in de ‘5 Beloften aan de burgers’.


Pagina 35 van 73

Figuur 8 diagram leidende thema’s e-Overheid7

De informatievoorziening wordt als strategisch middel ingezet bij de ontwikkeling van de vraaggerichte dienstverlening. De dienstverlening van de gemeente kenmerkt zich doordat deze mensgericht, snel & zeker en toegankelijk is. • Mensgerichte dienstverlening houdt in dat het leveren van diensten en producten aan de inwoners via diverse klantcontactkanalen zo makkelijk en duidelijk mogelijk kan plaatsvinden (Antwoord©). De burger weet wat hij van de gemeente kan en mag verwachten (transparant en aanspreekbaar). Dit wordt vastgelegd in een klanthandvest. • Snel & zeker houdt in dat burgers voor het regelen van hun zaken toegang hebben tot alle mogelijke producten & diensten via diverse kanalen (altijd de juiste deur). De snelheid wordt verhoogd als burgers meer zelf kunnen vinden en (online) regelen en gegevens slechts eenmaal worden opgevraagd. • Toegankelijkheid is van belang voor het vinden van informatie. Informatie over de overheid en ketenpartners, maar ook specifieke informatie over producten en diensten. Specifieke informatie valt te onderscheiden in openbare informatie (bestemmingsplannen, milieu-informatie en dergelijke) en persoonsgebonden informatie (stand van zaken vergunningenaanvraag, vervaldatum reisdocument, OZB-waarde en dergelijke). Deze toegankelijkheid uit zich in de vindbaarheid van informatie en de bijbehorende faciliteiten die worden geboden. Denk aan www.mijnoverheid.nl, www.omgevingsloket.nl en www.regelhulp.nl

7

Onderzoeksresultaten e-overheid bij gemeenten uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in het kader van de ‘5 Beloften aan burgers’.


Pagina 36 van 73

6. Het informatiebeleid van de gemeente sluit aan bij doelstellingen zoals geformuleerd in de ‘5 Beloften aan de burgers’; 7. Informatievoorziening wordt als strategisch middel ingezet bij de realisatie van vraaggerichte dienstverlening (mensgericht, snel en zeker en toegankelijk); 8. Alle klantcontactkanalen worden optimaal ondersteund door informatievoorziening; 9. Informatievoorziening zorgt ervoor dat de burger 24 uur per dag producten en diensten digitaal kan aanvragen en de status van afhandeling kan volgen.

Informatievoorziening en bedrijfsvoering Met betrekking tot bedrijfsvoering heeft de organisatie een aantal organisatiebrede ontwikkelpunten benoemd in het concernplan met als missie ‘Het huis op orde’. Het betreft hier de volgende pijlers: Het huis op orde Nieuwbouw gemeentehuis

Organisatie ‘in control’

Verbetering dienstverlening

Nieuwe werken

HRM

Een goede informatievoorziening biedt ondersteuning aan de realisatie van al deze pijlers. Digitalisering van alle documenten is een voorwaarde om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Verder is het noodzakelijk om de inzet van ICT hulpmiddelen en applicaties aan te laten sluiten op de behoefte van de organisatie bij de invulling van Het Nieuwe Werken. Om ‘in control’ te komen en te blijven zal de informatievoorziening moeten bijdragen in het voorzien van het management van accurate sturingsinformatie. Digitalisering en Zaakgericht werken zijn een voorwaarde om Het Nieuwe Werken te ondersteunen. Dit vraagt om aanpassing van systemen en werkwijzen om digitaal en Zaakgericht werken te realiseren. Hierdoor wordt flexibel werken mogelijk (plaatsen tijdonafhankelijk). Voor wat betreft bovenstaande ontwikkelingen wordt zoveel mogelijk aangesloten op landelijke programma’s op het gebied van dienstverlening en e-Overheid. De gedachte hierbij is om met gebruikmaking van reeds bestaande en beproefde bouwstenen invulling te geven aan de lokale doelstellingen.


Pagina 37 van 73

Figuur 9 landelijke bouwstenen e-overheid8

In de komende periode wordt actief gewerkt aan het verder uitbouwen van de ICT samenwerking. Met als doel het realiseren van continuïteit in de dienstverlening, het behalen van schaalvoordeel en het verbeteren van de kwaliteit met betrekking tot het ICT beheer. Bij burgers mag slechts eenmalig naar gegevens worden gevraagd (niet vragen naar de bekende weg). Dit betekent een noodzaak voor centrale gegevensopslag en –beheer, waardoor meervoudig gebruik mogelijk wordt. Kortom: de technologische mogelijkheden worden ten volle benut om de bedrijfsvoering zo efficiënt en effectief mogelijk te laten functioneren.

10. Digitalisering en Zaakgericht werken zijn een voorwaarde om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken; 11. De inzet van ICT hulpmiddelen en applicaties is geoptimaliseerd naar de behoefte van de organisatie; 12. Informatievoorziening voorziet in accurate sturingsinformatie voor het management; 13. Professionalisering van het informatiemanagement bevordert aansturing en afstemming van informatiebeleid op bestuurlijke- en organisatiedoelstellingen; 14. Om flexibel werken mogelijk te maken zijn systemen aangepast op Het Nieuwe Werken; 15. Er wordt aansluiting gezocht bij landelijke dienstverleningsprogramma’s en op de informatiearchitectuur van de e-Overheid; 8

"E-overheid in beeld bij gemeenten" presenteert de status van 18 e-overheid bouwstenen bij gemeenten. De bouwsteen Antwoord: Stijl wordt vervangen door de bouwsteen Webrichtlijnen.


Pagina 38 van 73

16. Verder uitbouwen van de ICT-samenwerking; 17. Gegevens

mogen

slechts

eenmalig

worden

gevraagd

dit

betekent

centrale

gegevensopslag en –ontsluiting, maar ook aandacht voor gegevensmanagement en -beheer.

4.3.

Randvoorwaarden Informatiebeleid Bij bovenstaande uitwerking van de visie op informatievoorziening wordt uitgaan van het principe dat iedereen moet kunnen beschikken over de informatie die van belang is voor het goed kunnen uitvoeren van zijn/haar taak (intern gericht). In de tweede plaats wordt uitgegaan van de mogelijkheid de burger te allen tijde goed te kunnen informeren over de producten & diensten en de dienstverlening (extern gericht). Een en ander betekent dat er aan een aantal randvoorwaarden moet worden voldaan. Zo moet informatie: • Inzichtelijk zijn: Inzicht in de aanwezige gegevens is onontbeerlijk voor een adequate werkwijze. Daarnaast is het een randvoorwaarde om afdelingsbreed dan wel gemeentebreed de informatie te ontsluiten. Hiervoor zullen de beschikbare en benodigde gegevens in kaart moeten worden gebracht. Dit wordt een van de belangrijkste taken van de informatievoorziening. Authentieke basisregistraties, digitale (documentaire) informatievoorziening en gegevensbeheer dragen hier aan bij. • Gestructureerd zijn: Niet alleen inzicht in de informatie is van belang, ook de structurering van gegevens zal de komende jaren de aandacht moeten krijgen. Veel gegevens worden op diverse plaatsen in de gemeentelijke organisatie opgeslagen en beheerd. Voorbeeld hiervan zijn de gegevens van de gemeentelijke objecten en adressen, personen en topografie. Structurering d.m.v. (authentieke) basisregistraties, gegevensmagazijn(en) en centrale documenten- en adressenbestanden zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gegevens (verder) gaat toenemen. • Breed beschikbaar en breed toegankelijk zijn: Uiteindelijk zal door het inzichtelijk maken van de gegevens en het beter structureren de kwaliteit gaan toenemen. Door het enkelvoudig registreren en beheren van gegevens en meervoudig beschikbaar stellen (ontsluiten) kan de informatie breed zowel binnen als buiten de organisatie beschikbaar worden gesteld. Dit door het leggen van koppelingen en aansluiten op standaarden.


Pagina 39 van 73

4.4.

Doelstellingen informatiebeleid Als hiervoor vermelde voorwaarden worden vertaald naar doelstellingen van Informatiebeleid, dan betekent dat de informatievoorziening zal moeten voldoen aan onderstaande doelen. • Flexibiliteit: het continu inspelen op wettelijke veranderingen, nieuwe wensen van burgers en bedrijfsleven en nieuwe technologieën zal alleen maar gaan toenemen. • Integratie: door vooral de ontwikkeling van de authentieke registraties en de randvoorwaarde dat informatie gestructureerd en breed moet kunnen worden aangeboden, is verdere integratie van systemen en databases noodzakelijk. • Kwaliteit: steeds meer worden de gemeente en haar afnemers en ketenpartners afhankelijk van de gegevens die voorhanden zijn. Van de e-Overheid wordt verlangd dat de gemeente niet meer naar ‘de bekende weg’ vraagt en dat men kan vertrouwen op de gegevens. Aandacht voor de kwaliteit van gegevens en informatie moet toenemen. • Communicatie: het digitaliseren (intern en extern) van documenten en gegevens staat nog aan het begin van haar ontwikkeling. De vraag naar communicatie met burgers, bedrijven en instellingen via Internet zal sterk gaan toenemen. Bestaande en nieuwe systemen moeten hierop worden aangepast en ingericht, alsmede de interne organisatie moet hier op worden voorbereid.

4.5.

Thema’s informatiebeleid De komende jaren zal het informatiebeleid zich, naast de reguliere vervanging van diverse harden software, richten op de verdere ontwikkelingen rond de volgende speerpunten vanuit bestuur & organisatie: •

verbeteren van de kwaliteit van de (interne en externe) dienstverlening;

•

het huis op orde, zijnde het op orde te brengen van een vijftal integrale ontwikkelpunten in de bedrijfsvoering;

•

vermindering administratieve lasten/deregulering;

•

bevorderen burgerparticipatie/interactieve beleidsvorming.

Bij de uitwerking van de hiervoor genoemde speerpunten speelt de informatievoorziening een belangrijke rol.


Pagina 40 van 73

Op basis van de foto (deel 1) van de huidige situatie, de hiervoor genoemde speerpunten en ontwikkelingen van de gemeente zijn de volgende negen thema’s ter realisatie van het informatiebeleid benoemd. Concreet betekent dit voor de komende planperiode 2012-2014: 1. Het doorontwikkelen van de Dienstverlening middels uitwerking van de ‘5 beloften aan de burger’ in een Klanthandvest. Dit in de vorm van concrete randvoorwaarden/service- en kwaliteitsnormen; 2. Het ondersteunen van Het Nieuwe Werken door de ICT middelen af te stemmen op de behoefte van de organisatie en de ICT dienstverlening hierop te laten aansluiten; 3. Het verder digitaliseren van de informatievoorziening wordt ingevuld door uniformiteit in werkwijzen, technieken en procesbenadering van behandelen van aanvragen. Zaakgericht werken zorgt ervoor dat informatie over alle zaken centraal georganiseerd en digitaal beschikbaar is op iedere werkplek; 4. De gegevensmakelaar wordt geïmplementeerd om gegevens centraal te beheren (eenmalig vastleggen, meervoudig gebruik) en te ontsluiten. Dit gaat gepaard met het instellen van gegevensmanagement en het invullen van het gegevensbeheer; 5. Het uitbouwen van de bestaande samenwerking. Dit heeft onder andere betrekking op het op peil brengen en professionaliseren van de ICT en dienstverlening. Verder wordt samenwerking gezocht bij de projecten die samen opgepakt kunnen worden; 6. Gekeken wordt naar de opzet, invulling en beheer van het Geografisch Informatie Systeem passend bij de schaal en maat van de organisatie. Invulling wordt gegeven aan de wettelijk verplichte basisregistraties en beheertaken zoals de Wet informatieuitwisseling ondergrondse netten (WION) en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT); 7. Het optimaliseren, ontsluiten en actueel houden van bestuurs- en management informatie. Hiervoor wordt een beveiligd gedeelte binnen het bestaande bestuursinformatie systeem (BIS) ingericht. Verder wordt het raadsinformatie systeem (RIS) uitgebreid met de mogelijkheid van audio- en/of videonotulen. Ook wordt een Planning & Control systeem opgezet/ingericht voor het genereren van managementrapportages (MaRap’s) en bestuursrapportages (BeRap’s);


Pagina 41 van 73

8. Het vergroten van kennis en kunde. Zo wordt gewerkt aan het bevorderen van digitale vaardigheden van medewerkers (digitale rijbewijs). Maar ook het opleiden van applicatiebeheerders en gebruikers in het optimaal gebruiken en volledig benutten van beschikbare informatiesystemen; 9. Het inzetten van Webcommunicatie als digitaal communicatie- en informatiekanaal. Doel is om een digitale overheidsportal te realiseren waarop men 24-uur per dag met vragen terecht kan om producten af te nemen en/of informatiediensten te benaderen. Denk aan: kennisbank (producten & dienstencatalogus); wettenbank en de website. De website wordt vernieuwd en beheerd volgens de (verplichte) webrichtlijnen voor e-dienstverlening. Statusinformatie van aanvragen is online te volgen. Onderstaande matrix laat de relatie zien tussen bestuurlijke- en organisatie doelstellingen en de thema’s van informatiebeleid. Figuur 10: matrix relatie bestuurlijke speerpunten /thema’s informatiebeleid Speerpunten

Dienstverlening

Huis op orde

Deregulering

Participatie

1. Dienstverlening (fysiek, elektronisch, KCC)

X

X

X

X

2. Het Nieuwe Werken (Inzet en ondersteuning ICT diensten & middelen)

X

X

3. Zaakgericht werken (digitale documenten & processen)

X

X

X

4. Gegevensmanagement (basisregistraties, gegevensbeheer en gegevensmagazijn)

X

X

X

5. ICT samenwerking (ICT & dienstverlening)

X

X

6. Geografisch Informatie Systeem (WION, BGT, risicokaart)

X

X

X

7. Bestuurs- en management informatie (BIS/RIS/MaRap/P&C)

X

X

8. Kennis en kunde (digitale vaardigheden, applicatiebeheer)

X

Thema’s Informatiebeleid

9. Webcommunicatie (webrichtlijnen, kennisbank, loketten/ overheidsportaal)


X

X

X

X

X

Pagina 42 van 73

4.6.

Aandachtspunten informatiebeleid Het informatiebeleid is gericht op continuïteit en borging in de organisatie. Een succesvolle en toekomstvaste doorontwikkeling van de informatievoorziening vereist zorg voor sturing en beheersing ten aanzien van de volgende aandachtspunten: •

Informatiseringprojecten zijn altijd gerelateerd aan en af te leiden van de strategische thema’s uit het coalitieprogramma en het concernplan;

•

Projecten en acties worden afgestemd op de landelijke dienstverleningsprogramma’s en op de informatiearchitectuur van de e-Overheid;

•

Bij de projecten en acties, voortvloeiend uit dit Informatieplan wordt gestreefd naar een gezond evenwicht tussen afdelingspecifieke belangen en het organisatiebelang;

•

Het informatiebeleid en de jaarlijks voortschrijdende beleid- en projectenplannen moeten periodiek in de reguliere planning & control cycli worden meegenomen.9 Hierbij worden de beleidsdoelen en projectenplanning telkens opnieuw beoordeeld en indien nodig geactualiseerd, met de visie op informatievoorziening als uitgangspunt;

•

De verantwoordelijkheid voor het informatiebeleid en het geven van uitvoering daaraan ligt op concernniveau;

•

De afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten en acties die voortvloeien uit dit plan;

•

De eigen verantwoordelijkheid van de afdelingen mag niet leiden tot verkokering. Integendeel, de uitvoering van projecten mag nooit op zich komen te staan een voortdurende afstemming op concernniveau, in de vorm van programmamanagement met helikopterview op plan- en bedrijfsvoeringniveau, is noodzakelijk.

9

Zo zouden de uitkomsten van de lopende kerntakendiscussie consequenties kunnen hebben voor de ambities van het informatieplan. Dit is van invloed op de planning en uitvoering van projecten en acties.


Pagina 43 van 73

Deel 3 ‘De uitwerking’


Pagina 44 van 73

5.

5.1.

PLANVORMING

Inleiding Het vorige informatieplan eindigt officieel in 2011. Gelet op de ontwikkelingen en verschuiving van accenten is de focus meer komen te liggen op onderwerpen als de nieuwbouw, het Nieuwe Werken en zaakgericht werken. Dit heeft als consequentie dat er voor de laatste 6 maanden een heroverweging heeft plaatsgevonden. Op basis hiervan zijn er een aantal projecten en acties geselecteerd die ertoe moeten leiden dat de basis op orde komt om de nieuwe ontwikkelingen te kunnen ondersteunen. Denk daarbij aan: visie en strategie op virtueel werken, de ICT beheerorganisatie etc.

5.2.

Van huidige naar gewenste situatie Met de ambities en wettelijke verplichtingen in het achterhoofd (deel 2 van dit plan), en de constateringen van waar we nu staan en tegen aan lopen (deel 1 van dit plan), kunnen we vaststellen dat er nog heel veel werk aan de winkel is. In dit derde deel van het Informatieplan wordt een overzicht gegeven van de initiatieven die door de gemeente Neder-Betuwe moeten c.q. zullen worden ontplooid om de kloof tussen de huidige situatie en de gewenste situatie te overbruggen. Zoals afgesproken zijn, voor het totaaloverzicht, projecten en acties opgenomen in dit Informatieplan met betrekking tot de negen thema’s: 1. Dienstverlening 2. Het Nieuwe Werken 3. Zaakgericht werken 4. Gegevensmanagement 5. ICT samenwerking 6. Geografisch Informatie Systeem 7. Bestuurs- en management informatie 8. Kennis en kunde 9. Webcommunicatie


Pagina 45 van 73

5.3.

Drie sporen aanpak Bij de uitvoering van het Informatieplan wordt uitgegaan van een drie sporen aanpak. Ten eerste zijn er de wettelijk verplichte projecten, waarvan de uitvoering absoluut noodzakelijk is. Daarnaast zijn er projecten gericht op beheer op orde. Dit zijn projecten die vallen onder bestaand / aanvaard beleid en kunnen eveneens bestempeld worden als noodzakelijk voor de continuïteit in de bedrijfsvoering. Tot slot zijn er projecten gericht op innovatie en (door)ontwikkeling in de bedrijfsvoering en dienstverlening. Projecten die in de planvorming zijn opgenomen worden onderverdeeld naar deze drie sporen: •

Voorbeelden van wettelijk verplichte projecten zijn: modernisering GBA, Basisregistratie Grootschalige Topografie, etc.

•

Projecten vallend onder het spoor beheer op orde zijn bedoeld om de geconstateerde verbeterpunten (zie deel 1) te realiseren. Denk hierbij aan ICT samenwerking, versterken van de ICT beheerorganisatie, etc.).

•

Projecten gericht op innovatie & ontwikkeling zijn voorwaardenscheppend voor een verdere groei en doorontwikkeling van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Hierbij valt te denken aan projecten als kennisbank, e-formulieren, videonotulen etc.

5.4.

Projecten en acties Op basis van input vanuit de afdelingen zijn in totaal 19 projecten en 39 acties opgesteld. In tegenstelling tot projecten zijn acties in principe kort en krachtig en uit te voeren binnen één afdeling of taakveld. Zowel de projecten als de acties zullen projectmatig worden aangepakt. Voor ieder project is een project-startdocument opgesteld met daarin beschreven: •

Projectnaam

•

Doelstelling

•

Resultaatbeschrijving

•

Opdrachtgever

•

Organisatie (projectleider / leden projectgroep)

•

Spoor ( beheer op orde, innovatie & ontwikkeling of wettelijk)

•

Beschrijving project

•

Doorlooptijd

•

Financiën (investering in: hardware, software, implementatie, opleiding en externe ondersteuning)

•

Personele inzet (interne capaciteit)


Pagina 46 van 73

Bij het informatieplan behoort een addendum, waarin de volgende zaken gedetailleerd zijn uitgewerkt: •

projectenbundel met project startdocumenten

•

actiepuntenlijst met een overzicht van snel op te pakken zaken

•

financiële consequenties van de projecten en acties

•

capaciteitsvraag van alle projecten weergegeven per afdeling / per jaar.

•

tijdsplanning.

De projecten en acties in dit plan stellen de gemeente Neder-Betuwe in staat om via een projectmatige en beheersbare route invulling te geven aan een betrouwbare, volledige en actuele informatievoorziening. Een informatievoorziening die voor iedereen transparant en toegankelijk wordt en die een bijdrage levert aan het verbeteren van de dienstverlening, het huis op orde, deregulering en participatie. Om hierin te slagen is het van cruciaal belang dat de volgende randvoorwaarden worden ingevuld: •

Voorzien in een centrale coördinatiefunctie (informatiemanager) met helikopterview voor een goede sturing op het informatieplan ;

•

Voorzien in de positionering van (centraal) gegevensbeheer voor coördinatie van de projecten en acties die vallen onder het thema Gegevensmanagement;

•

In de uitwerking van dit Informatieplan wordt hier financieel rekening mee gehouden gedurende de planperiode.

5.5.

Projecten In onderstaande tabel volgt een overzicht van de gedefinieerde projecten. Deze zijn uitgewerkt in projectstartdocumenten in opgenomen in een aparte projectenbundel (supplement bij het informatieplan). De projecten zijn onderverdeelt naar de drie sporen (prioriteiten), concreet betreft het de volgende projecten:


Pagina 47 van 73

Projecten Informatieplan 2012-2014 Omschrijving P6. dienstverlening (KCC/ dienstverlenings concept)

Trekker (afdeling)

Planning

P7. Implementatie iPad (uitbreiding 17 stuks raad /college/ICT) P8. Doorontwikkeling Wabo P9. Inrichting Beheer BAG (BAG-GBA/BGB/etc.) P10. Implementatie gegevensmakelaar

Gemeentewinkel

jan t/m apr 2012

Grifie V&H Ruimte Ruimte

Afh. pilot Q3 -2012 jun t/m sep 2012 apr t/m jun 2012 apr t/m sep 2012

P21. Implementatie videonotulen Raad

Gemeentewinkel Ruimte Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel Ruimte Gemeentewinkel Ruimte Griffie

jul t/m sep 2012 jan t/m jun 2012 jun t/m dec 2012 apr t/m jun 2012 apr – nov 2013 jul t/m sep 2013 jan t/m sep 2013 apr t/m sep 2013 jan t/m mrt 2013 jan t/m sep 2013 jan t/m mrt 2014

P22. mGBA (implementatie) P23 Uitbesteding/ samenwerking ICT P24. Implementatie geo-plan

Gemeentewinkel Gemeentewinkel Ruimte

apr t/m sep 2014 jan t/m apr 2014 apr t/m sep 2014

P11. Uitbesteding/ samenwerking ICT P12. Opstellen geo-informatieplan P13. Project kennisbank/ producten en dienstencatalogus P14. e-formulieren (overgang/ omzetten) P15. dienstverlening (implementatie KCC) P16. Vernieuwing burgelijke stand P17. Zaakgericht werken (vervolg/ doorontwikkeling) P18. gegevensmakelaar (vervolg) P19. Uitbesteding/ samenwerking ICT P20. Implementatie geo-plan (BGT)

LEGENDA WETTELIJK VERPLICHT BEHEER OP ORDE INNOVATIE & ONTWIKKELING

5.6.

Prioritering van projecten Het voornaamste doel van het projectenoverzicht is inzicht bieden in de noodzakelijk stappen die gezet moeten worden om de geformuleerde speerpunten van het Informatiebeleid in de planperiode te kunnen realiseren. De verantwoordelijkheid voor het realiseren er van ligt bij de afdelingen die als trekker van de projecten zijn aangewezen. Daarom is met vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen gesproken over de projecten die in het projectenplan terug moeten komen. Om tot een realiseerbaar projectenplan en een logische projectvolgorde te komen, zijn bij het definiëren en het in de tijd uitzetten van de projecten, de volgende criteria gehanteerd: •

Start met projecten om de basis op orde te brengen;

•

Voer minimaal de wettelijk verplichte projecten uit;

•

Zoek samenhang tussen en afhankelijkheid van projecten;

•

Hanteer de beleidsuitgangspunten van het Informatieplan;


Pagina 48 van 73

•

Kies een volgorde naar de mate waarin projecten bijdragen aan verbeterpunten;

•

Kijk naar de mate van toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering.

Verder is een belangrijk uitgangspunt bij het vaststellen van de prioriteiten dat er rekening moet worden gehouden met twee belangrijke grootheden, namelijk: draagvlak en ambitieniveau. Dat betekent dat er evenwicht moet worden aangebracht tussen wat de organisatie wil bereiken (de diverse projecten en acties) en wat ze kan bereiken (capaciteit en middelen). Figuur 10: De weegschaal: draagvlak versus ambitie

draagvlak wat kunnen we bereiken?

ambitieniveau wat willen we bereiken?


Pagina 49 van 73

5.7.

Acties Naast de projecten zijn er ook een veelheid aan acties geformuleerd. In onderstaande tabel volgt het overzicht van de gedefinieerde acties, inclusief verantwoordelijke afdeling en startmoment.

Acties Informatieplan 2012-2014 Omschrijving

Trekker (afdeling) Planning

A10. Opstellen Servicenormen/ klanthandvest

Gemeentewinkel Griffie Samenleving

Q2 - 2012 Q1 - 2012 Q1 - 2012

Gemeentewinkel Gemeentewinkel V&H Ruimte

Q1 - 2012 Q2 - 2012 Q1 - 2012 Q2 - 2012

Gemeentewinkel Gemeentewinkel Samenleving Ruimte

Q1 - 2012 Q1 - 2012 Q3 -2012 Q1 - 2012

Gemeentewinkel Directie V&H Afdelingen

Q3 -2012 Q3 -2012 Q2 - 2012 Q4 - 2012

A29. PvA Implementatie videonotulen Raad A30. Verbreden ICT helpdesk naar servicedesk (ICT/DIV/FZ) A31. Uitbreiden telemetriesysteem (pompgemalen) A32. Digitaliseren archief (rest) A33. Digitaliseren facturen A34. Koppeling OSB (servicebus) A35. Digipoort / Diginetwerk / GOB A36. Opstellen plan van aanpak mGBA en RmBS A37. Publiceren bestemmingsplannen (internet/intranet) A38. Onderzoek management informatie bestaande systemen A39. Implementatie nieuw Fuwa systeem (VNG) A40. Training digitale vaardigheden A41. Vergunning op internet A42. Aansluiten loket Antwoord voor bedrijven & dienstenloket A43. Inrichten WMO loket (statusinformatie) A44. Inrichting digitaal verzuimloket Vervolg A17. Invulling gegevensbeheer Vervolg A18. Invulling informatiemanagement A45. Implementatie webbased versie Planon A46. DigiMachtigingen (voorheen GMV) A47. Aansluiten op Landelijke Voorziening WOZ

V&H Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel Griffie Gemeentewinkel Grondgebied Gemeentewinkel Financien Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel Ruimte Directie V&H V&H V&H Ruimte Samenleving Samenleving Gemeentewinkel Gemeentewinkel Grondgebied Gemeentewinkel Ruimte

Q2 - 2012 Q1 - 2012 Q3 -2012 Q2 - 2012 Q1 - 2013 Q3 - 2013 Q2 -2013 Q1 - 2013 Q2 -2013 Q4 - 2013 Q4 - 2013 Q2 -2013 Q3 - 2013 Q1 - 2013 Q1 - 2013 Q3 - 2013 Q2 -2013 Q1 - 2013 Q2 -2013 Q3 - 2013 Q1 - 2013 Q1 - 2013 Q1 - 2014 Q2 - 2014 Q1 - 2014

A48. Training digitale vaardigheden A49. Uitbreiden producten en diensten Mijnoverheid.nl (statusinformatie) Vervolg A17. Invulling gegevensbeheer Vervolg A18. Invulling informatiemanagement

V&H Gemeentewinkel Gemeentewinkel Gemeentewinkel

Q3 - 2014 Q2 - 2014 Q1 - 2014 Q1 - 2014

A11. Pilot iPad (10 stuks) A12. Implementatie digitale handtekening (zorgapplicatie) A13. Realiseren koppeling Decos en EBB A14. Realiseren koppeling Decos en Squit A15. Digitaliseren archief V&H A16. Scannen bestemmingsplannen & voorschriften (PDF) A17. Invulling gegevensbeheer A18. Invulling informatiemanagement A19. Verwijsindex risicojongeren A20. Opstellen Plan van Aanpak BGT (Quick scan) A21. In beeld brengen ICT contractbeheer A22. Optimalisering routing college- en raadsstukken A23. Verkenning nieuw Fuwa systeem (VNG) A24. Training applicatiebeheer A25. Training zaakgericht werken & digitale vaardigheden A26. Voldoen aan webrichtlijnen A27. Website/content aanpassen A28. Aansluiten op omgevingsloket


Pagina 50 van 73

Wat betreft de uitvoering van het Informatieplan is gekozen voor een projectmatige aanpak. De doelstelling hiervan is het zorgen voor een eenduidige en dus beheersbare manier van werken, zodat de beoogde resultaten tijdig en binnen de geplande kosten worden gerealiseerd. Projectmatig werken brengt echter ook extra werk met zich mee. Er zal meer tijd nodig zijn bij de opstart van projecten, zoals het maken van een Plan van Aanpak en het afstemmen van agenda’s. Deze extra inspanning wordt op den duur terugverdiend, doordat de uitvoering van projecten vlotter verloopt. Om er voor te zorgen dat er op een eenduidige wijze gewerkt wordt aan de uitvoering van projecten in dit Informatieplan, worden hieronder een aantal richtlijnen en procedures gegeven. Projectverantwoordelijkheid Per gedefinieerd project is benoemd bij wie de projectleiding ligt. De projectleider is direct verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen project en rapporteert periodiek aan zowel de opdrachtgever als de informatiemanager over de voortgang, tussen- en eindresultaten. Plan van Aanpak De projectbeschrijving is het startdocument voor het project. In elke projectbeschrijving is de noodzakelijke projectorganisatie geschetst. De projectleider zal er voor moeten zorg dragen dat bij aanvang van het project een actueel Plan van Aanpak wordt uitgewerkt en vastgesteld. Draagvlak Er zal gedurende de uitvoering van het Informatieplan continu aandacht moeten zijn voor het behouden van inmiddels opgebouwd draagvlak. Op het moment dat het draagvlak lager wordt heeft dit direct gevolgen voor het ambitieniveau. Draagvlak kan worden behouden door bv. het informatieplan als een periodiek agendapunt op het MT overleg te plaatsen. Op deze wijze wordt er regelmatig met de informatiemanager over de voortgang en resultaten van de verschillende projecten en acties gecommuniceerd, waardoor het zicht op de voortgang en het aanwezige draagvlak wordt behouden. Voldoende middelen Om de projecten en acties uit te kunnen voeren is het van belang dat de projectorganisatie voldoende middelen ter beschikking krijgt (mensen, tijd, geld, opleiding, begeleiding, e.d.). De afgegeven planning moet gezien worden als een minimumvariant die uitvoerbaar is.


Pagina 51 van 73

5.8.

Aandachtspunten informatiebeleid De uitvoerende werkzaamheden van het projectenplan zijn in principe voor het grootste deel op te vatten als taken die behoren tot het reguliere takenpakket van de betrokken medewerkers In formele zin is er dus nauwelijks sprake van nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken. Het verschil is dat de activiteiten nú in een projectorganisatie worden uitgevoerd en de benodigde capaciteit inzichtelijk is gemaakt. Bij een juiste projectmatige aanpak zal dit leiden tot een efficiëntere manier van taakuitvoering. Het is van belang om bij aanvang van elk project na te gaan of er capaciteitsproblemen te verwachten zijn en hoe deze opgelost kunnen worden. Bijvoorbeeld door het verschuiven van taken, het op een later tijdstip uitvoeren van taken of het tijdelijk inhuren van vervangende capaciteit voor de reguliere taken. Naast eventueel vervangende capaciteit zal door het ontbreken van voldoende kennis en ervaring op onderdelen extra opleiding en begeleiding van buitenaf nodig zijn. In de volgende tabel wordt een raming gegeven van het totale interne capaciteitsbeslag bij uitvoering van alle projecten (t/m 2014) uit het Informatieplan in uren. Dit wordt per afdeling en per kalenderjaar weergegeven. Figuur 12: Capaciteitsraming

Capaciteit projecten 2012-2014 Afdeling [Organisatie eenheid] Concernstaf Directie Facilitaire Zaken Financiën Gemeentewinkel Grondgebied ICT Ruimte Samenleving V&H TOTAAL


2012 2013 2014 Totaal [uren] [uren] [uren] [uren] 10 40 50 8 8 28 104 45 177 60 70 130 297 282 579 60 70 130 196 94 290 470 350 140 960 80 70 150 205 130 30 365 1414 1170 255 2839

Pagina 52 van 73

5.9.

Financiële consequenties In deze paragraaf volgt een tweetal investeringsoverzichten. Een overzicht met geraamde investeringen per jaar en een overzicht met investeringen per spoor. In de genoemde bedragen zijn opgenomen: de kosten voor aanschaf van hardware en software; de noodzakelijke kosten voor specifieke opleidingen en de kosten voor externe ondersteuning en implementatie. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Figuur 13

Investeringsoverzicht 2012-2014

Investeringen per jaar

Totaaloverzicht investeringen

2012

2013

2014


230.200 152.500 140.000 287.000 280.000 120.000

Totaal

517.200 432.500 260.000

Figuur 14


Investeringen per spoor Spoor 1 Beheer op orde

Spoor 2 Innovatie & ontwikkeling

Spoor 3 Wettelijk verplicht


95.000 472.000

207.000 155.000

220.700 60.000

Totaal

567.000

362.000

280.700

Eenmalige kosten Voor het verkrijgen van een totaal overzicht van de kosten voor de uitvoering van het informatiebeleid van de gemeente Neder-Betuwe wordt verwezen naar onderstaand overzicht. Zie bijlage 5 voor een gedetailleerd overzicht van de kosten per project / actie. Figuur 15


Totaaloverzicht eenmalige kosten Investering

Opleiding

Externe ondersteuning / Implementatie

Totaal eenmalige kosten


137.000 134.500

10.000 90.500

375.700 467.000

522.700 687.000

Totaal

271.500

100.500

842.700

1.209.700


Pagina 53 van 73

Structurele kosten De hiervoor genoemde investeringen met betrekking tot hardware en software geven additionele jaarlijkse onderhoudskosten. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de opbouw van deze jaarlijkse kosten. Nadat alle projecten en acties zijn uitgevoerd worden dit structurele lasten. Figuur 16

Kostenoverzicht 2012-2014

Totaal overzicht structurele kosten

Totaaloverzicht structurele kosten

Kapitaallasten*

Exploitatie*

Totaal jaarlijkse kosten


27.400 26.900

11.100 20.700

38.500 47.600

Totaal

54.300

31.800

86.100

Dekking In het hierna vermelde overzicht staat weergegeven wat de financiële consequenties voor onze begroting/planning inhouden bij het volledige uitvoeren van het informatieplan. Gevraagd wordt eenmalig € 536.700 te dekken uit het krediet verbouw gemeentehuis en de raad daartoe via een voorstel om instemming vragen. Benodigd hardware opleidingen personeel 1 fte extra implementatie/ontwikkeling Totaal

Structureel 2015 106.000 33.000 70.000 0 209.000

2012 91.000 34.000 70.000 322.200 517.200

2013 90.000 33.000 70.000 239.500 432.500

2014 90.000 33.000 70.000 67.000 260.000

Totaal 271.000 100.000 210.000 628.700 1.209.700

90.000 42.000 132.000

170.000 42.000 212.000

170.000 42.000 212.000

430.000 126.000 556.000

170.000 S 0 170.000

Tekort benodigd / aanwezig

385.200

220.500

48.000

653.700

39.000 S

Ophogen ICT-budget Te dekken uit bouwkrediet

39.000 346.200

39.000 181.500

39.000 9.000

117.000 536.700

39.000 S 0

Dekking aanwezig programma 1 NUP meicirculaire 2011

S S S S

De structurele gevolgen van het informatieplan ten bedrage van € 39.000 worden vanaf 2012 in de begroting 2012 en meerjarenraming 2013-2015 meegenomen; Benodigde eenmalige investering van € 536.700 worden voorgesteld om te dekken uit het (restant) krediet verbouw gemeentehuis. De raad wordt hiertoe om instemming vragen bij het vaststellen van de begroting 2012.


Pagina 54 van 73

5.10.

Risico paragraaf

Voor de uitvoering van dit plan is het cruciaal dat er in voldoende mate aandacht wordt geschonken aan: •

kennis en kunde (bijspijkeren d.m.v. training en opleiding);

•

capaciteit (doorvertalen van de benodigde interne uren in de afdelingsplannen);

•

ICT beheerorganisatie (invullen van de juiste functies en borgen van kennis).

In de opzet van het informatieplan is met bovenstaande risicofactoren rekening gehouden. Dit door middel van het benoemen van projecten /acties die deze risico’s moeten wegnemen. Het succes van het informatieplan valt of staat bij het daadwerkelijk en in voldoende mate invulling geven aan voorgestelde aanpak.

5.11.

Kritische succesfactoren

Het opstellen van een projectenbundel is stap één. De uitvoering van de projecten (en acties) is de volgende stap. Voor een succesvolle uitvoering onderkennen we een aantal kritische succesfactoren: •

visie (richting geven);

•

vaardigheden (kennis en kunde);

•

prikkel (inzicht in nut en noodzaak);

•

middelen (financiën, mensen, opleidingen);

•

plan van aanpak (kaders en planning).

visie visie

vaardig + vaardig + prikkel prikkel + heden heden

midmid- + plan planvan van = delen aanpak delen aanpak

Verandering

vaardig vaardig + prikkel + prikkel heden heden

midmid- + plan planvan van = delen aanpak delen aanpak

Verwarring

middelen

Ongerustheid

visie visie

+

visie visie

vaardig + vaardig + heden heden

visie visie


visie visie


prikkel prikkel +

plan van + plan van = aanpak aanpak

midmid- + plan planvan van = delen aanpak delen aanpak plan planvan van = aanpak aanpak midmiddelen delen

=

Weerstand Frustratie Tredmolen

Indien aan één of meerdere succesfactoren geen of onvoldoende invulling wordt gegeven zal dat leiden tot vertraging in de uitvoering of kan deze zelfs tot stilstand komen.


Pagina 55 van 73

De uitvoering van het plan leidt (mogelijk) tot uitbreiding van de structurele capaciteit (informatiemanager en gegevensbeheerder) . Het streven naar een dienstverlenende organisatie waar de burger centraal staat vraagt eerst investeringen voordat het rendement op kan gaan leveren.

5.12.

Voor wie doen we het en wat levert het op?

Het Informatieplan is opgesteld om de (digitale) dienstverlening verder uit te breiden en om de bedrijfsvoering van de gemeente Neder-Betuwe verder te optimaliseren. Het hoger gelegen doel is de kwaliteit van de dienstverlening aan haar burgers, organisaties en ketenpartners te verbeteren en te waarborgen. Ongeacht via welk kanaal (ingang) de klant tot de gemeente komt. De klant - de burger - zal een kwalitatieve verbetering van de dienstverlening gaan ervaren met kortere doorlooptijden, betere bereikbaarheid en meer transparantie. Gemeentelijke én landelijke overheidsinformatie wordt toegankelijker en digitale dossiers geven de burger inzicht in de informatie die de (semi-) overheid van hem/haar heeft verzameld. Geautoriseerde dienstverlenende instanties gaan deze dossiers ook gebruiken om hun dienstverlening ten aanzien van de burger te optimaliseren. Het Informatiebeleid levert geen besparing op in financiële en/of formatieve zin. Het Informatiebeleid is bedoeld om met zo weinig mogelijk meerkosten en –capaciteit te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen en extra gedecentraliseerde taken van de gemeente Neder-Betuwe.


Pagina 56 van 73

BIJLAGE 1 #

Stand van zaken informatiebeleidsplan 2008 – 2011

Informatiedoelstelling

Wel gerealiseerd

Do_01 Actievere ICT-ondersteuning. De afdeling I&A verbetert haar dienstverlening. Deze doelstelling is 1 januari 20O9 gerealiseerd. 10 Do_02 Een bronbestand voor BAG is gerealiseerd per 1 x juli 2009 (Koppeling met doel Do_03). Do_03 Functioneel applicatie beheer moet goed zijn belegd per 1 januari 2009. Do_04 De website van NB wordt als volgt verbeterd: Dit x jaar, 1 januari 2009 zorgen voor een verbeterde website met generieke producten en diensten incl. faciliteren van dorpen en wijken, hierbij kan de analyse gebruikt worden. Do_05 Het onderzoeken of het aanbieden van actuele x content wenselijk is op dorp en/of wijkniveau. Gereed 1 januari 2009. Do_06 Het streven is om klanten de mogelijkheid te bieden om de behandeling van een aanvraag te volgen via de website. Gereed 1 januari 2010. Do_07 Het volledig digitaal (van aanvraag tot besluit) kunnen afhandelen van 80% van onze producten en diensten op 1 januari 2011. Do_08 De dienstverlening verbetert. Er is een KCC, de Wel KCC één-loket-filosofie is ingevoerd en ieder bedrijf heeft haar eigen accountmanager. Dit alles is per 1 januari 2010 gereed (conform beleidslijn NederBetuwe wordt nu een startnotitie gemaakt). Do_09 Digitaliseren van stukken, dus hogere kwaliteit Wel van de dienstverlening. De digitalisering van digitalisering stukken en vastgestelde verslagen en besluiten van bestuursorganen (raad dienen via verschillende zoekfuncties sneller toegankelijker te zijn voor de burger). Gereed 1 januari 2010. Do_10 Verbeterde en efficiëntere werkprocessen per 1 januari 2009. Do_11 Neder-Betuwe moet vóór 1 januari 2009 een x besluit nemen of zij mee doen aan de vorming van een regionaal SSC. Do_12 Inrichten van Workflowmanagement x (omgevingsvergunning) per 1 juli 2009. Do_13 (nieuw) Herinrichten ICT naar leiding van nieuwbouw per 1 januari 2011


Niet gerealiseerd

x

x

x x x x

x

x

Pagina 57 van 73

BIJLAGE 2 Architectuur

Authenticatie

Autorisatie Backoffice

Basisregistratie

Begrippenkader Architectuur is als benadering en begrip afkomstig uit de wereld van informatievoorziening. Een architectuur beschrijft de samenhangende structuur van de informatievoorziening, de daarmee te ondersteunen bedrijfsomgeving en de benodigde technische componenten. De architectuur van een organisatie omvat ook de manier waarop de informatievoorziening bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie, plus de veranderstrategie die nodig is om die doelstellingen te realiseren. Het architectuurmodel van de Elektronische Overheid onderscheidt drie lagen: bedrijfsarchitectuur, informatiearchitectuur en de ICT- of technische architectuur. Invulling geven aan een architectuur waarmee nieuwe doelstellingen zoals de andere overheid worden gerealiseerd, vergt investeringen. Bestaande applicaties en systemen moeten worden aangepast of vervangen, processen moeten worden vernieuwd en de organisatie als geheel moet zich nieuwe werkwijzen eigen maken. Proces waarbij een computer of applicatie nagaat of een gebruiker, andere computer of applicatie daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. Het gemeenschappelijke authenticatiesysteem voor de overheid is DigiD. Na de authenticatie vindt autorisatie plaats om na te gaan welke toegangsrechten de geauthenticeerde gebruiker, computer of applicatie heeft. Legt vast welke toegangsrechten een gebruiker van het systeem heeft voor informatie. Afdelingen en medewerkers die geen direct contact met klanten onderhouden, maar het leveren van diensten aan klanten ondersteunen. Afdelingen en medewerkers die ondersteuning bieden aan de dienstverlening, maar zelf geen direct contact met klanten hebben. Zoals het systeembeheer, administratieve afdelingen en ontwikkelen kantoorafdelingen. De authentieke landelijke registraties van personen, gebouwen, adressen, kadaster, topografie en ondernemingen en andere organisaties.

Basisregistratie De basisregistratie bevat authentieke gebouwgegevens en Adressen en Gebouwen adresgegevens. Het gebruik hiervan vindt plaats binnen een eigen (BAG) wettelijk kader en houdt rekening met bestaande wetgeving. VROM zorgt voor de centrale voorzieningen en de bijbehorende wetgeving, gemeenten richten de basisregistraties in en leveren de gegevens aan de landelijke voorziening. Basisregistratie Elk perceel in Nederland met gebouw of maisveld is geregistreerd. De Percelen (Kadaster) basisregistratie kadaster is één van de zes registraties uit het hele stelsel van basisregistraties. Voor het Kadaster geldt net als voor de GBA dat het eigenlijk al werkt als een basisregistratie. Alleen de wetgeving moet nog worden aangepast. Zodat er ook voor alle kadastrale gegevens een verplichtstelling van het gebruik komt, en een terugmeldplicht. De registratie wordt beheerd door het Kadaster en moet medio 2007 gereed zijn. Basisregistratie Een basisregister met de persoonsgegevens van de inwoners. Het Persoonsgegevens gebruik hiervan vindt plaats binnen een eigen wetelijk kader en houdt rekening met bestaande wetgeving. Het ministerie van BZK zorgt voor de centrale voorzieningen en de bijbehorende wetgeving, gemeenten richten de basisregistraties in en leveren de gegevens aan de landelijke voorziening.


Pagina 58 van 73

Basisregistratie Topografie

Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) Bedrijvenloket Burgerservicenummer (BSN) Dienstverleningsconcept

Digitaal omgevingsloket (Wabo)

E-formulieren

Frontoffice Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) GEMMA

GEMMA procesarchitectuur

Eén unieke bron voor alle topografische kaarten met een schaal van 1:10.000 meter. Dat moet de Basisregistratie Topografie worden. Zodat alle overheidsorganisaties makkelijk met elkaar geografische informatie kunnen uitwisselen. De basisregistratie Topografie is één van de zes registraties uit het stelsel van basisregistraties. De Basisregistratie Topografie wordt beheerd door het Kadaster. De ontwikkeling ervan hangt nauw samen met de inrichting van de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN). De registratie wordt beheerd door het Kadaster en moet medio 2007 gereed zijn. Het is een uniek identificatienummer voor bedrijven. Het nummer leidt tot efficiënte én betrouwbare uitwisseling van bedrijfsgegevens tussen bedrijf en overheid. Het Bedrijvenloket wordt dé virtuele, overheidsbrede poort voor ondernemers. Hier kunnen zij antwoord vinden op vragen over weten en regels, of direct zaken doen met de overheid. Het is een uniek persoonsnummer, waarmee een inwoner zich kan identificeren. Het nummer leidt tot efficiënte én betrouwbare uitwisseling van persoonsgegevens tussen burger en overheid. De visie en de ambities voor dienstverlening zijn vastgelegd in het dienstverleningsconcept. Dienstverlening wordt hierin omschreven als het individuele contact tussen een inwoner, bezoeker of organisatie, en de gemeente waarbij de inwoner, bezoeker of organisatie een product, dienst of informatie verkrijgt. Het gaat om dienstverlening via de diverse dienstverleningskanalen: website, e-mail, balie, telefoon en post. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Landelijk worden drie landelijke voorzieningen ontwikkeld (e-formulier, centrale voorziening vergunningen en branchewijzers) waarmee gemeenten, provincies en waterschappen hun eigen digitale omgevingsloket kunnen inrichten. Via het digitale omgevingsloket kan de omgevingsvergunning worden aangevraagd. eFormulieren zijn formulieren die inwoners en bedrijven digitaal kunnen invullen om producten en diensten aan te vragen. Door koppelingen met de basisregistraties wordt zoveel mogelijk informatie vooraf ingevuld op het formulier. De formulieren zijn intelligent opgebouwd, waardoor een inwoner of bedrijf alleen de vragen hoeft te beantwoorden die op zijn situatie van toepassing zijn. Afdelingen en medewerkers die direct contact onderhouden met inwoners en bedrijven. Zij hebben een dienstverlenende functie. GBA is dé spil van de identiteitsinfrastructuur. Hierin staan de persoonsgegevens van de inwoners vermeld. Het huidige GBA werkt al als basisregistratie, alleen de wetgeving moet worden veranderd. De naam GBA wordt dan vervangen door Basisregistratie Persoonsgegevens. Hierin komen dezelfde soort gegevens te staan. GEMMA bestaat uit een samenhangende set van oplossingen voor de verbetering van uw elektronische dienstverlening. Met GEMMA worden processen in uw organisatie makkelijker en efficiënter. Gemeenten worden e-gemeenten. In de GEMMA procesarchitectuur is de gemeentelijke dienstverlening vastgelegd in een procesmodel dat overal voor gebruikt kan worden. In dit model zijn alle hoofdstappen van het dienstverleningsproces in uw gemeente beschreven: van de intake aan het (digitale) loket tot aan de levering van het product. Dit generieke model is in feite de blauwdruk voor alle dienstverleningsprocessen in een gemeente.


Pagina 59 van 73

Het Nieuwe Werken

ICT-architectuur

Informatiearchitectuur

Midoffice

Nieuw Handelsregister (NHR) NORA Portal Procesmodel

Servicebroker

Workflow management systeem (WFM) Zaak

Het Nieuwe Werken is een andere manier van werken en samenwerken, ondersteund door de laatste technologie. In het Nieuwe Werken gaan mensen en organisaties flexibeler om met arbeidstijd en werkomgeving. Hierdoor voelen mensen zich prettiger. En wordt de organisatie productiever. ICT-architectuur beschrijft de samenhangende structuur van de verschillende applicaties en systemen, de eisen die aan de koppelingen, applicaties en systemen worden gesteld en de beveiliging. Zie verder: Architectuur Informatiearchitectuur beschrijft onder andere hoe de (basis)registraties en dossiers worden opgebouwd, aan welke eisen de gegevens en documenten moeten voldoen, hoe de kwaliteit van de gegevens en documenten wordt beheerd, hoe autorisaties worden geregeld en hoe de gegevens en documenten worden gebruikt. Zie verder: Architectuur. De midoffice is een verzameling van applicaties die zorgdraagt voor de afstemming tussen frontoffice en backoffice. Het workflow management systeem en het documentair management systeem maken onderdeel uit van de midoffice. Ook bevat de midoffice servicebroker. Een basisregister met de naam, adres, aantal werknemers, de ondernemingsvorm, het bedrijvennummer (BIN) en de belangrijkste bedrijfsactiviteiten van alle bedrijven in Nederland. Dit register wordt onderdeel van het stelsel van basisregistraties. De Nederlandse Overheidsreferentie Architectuur (NORA) is in feite een checklist van algemeen geaccepteerde principes voor de inrichting van processen en systemen. Maakt het mogelijk om thema websites te maken, moet mogelijkheden hebben gepersonifieerde pagina's te tonen. Het procesmodel bestaat uit een onderverdeling van alle processen in een aantal hoofdprocessen. Ieder hoofdproces start met een beginpunt, een trigger. Vanuit het beginpunt verloopt het proces langs een aantal vastgestelde en gestandaardiseerde tussenstappen naar het uiteindelijke resultaat voor de inwoner. Een servicebroker is software die zorgt dat de inhoud van het ene systeem automatisch doorgegeven wordt naar één of meerdere andere systemen. Door het WFM kunnen de werkstromen binnen de organisatie worden beheerst. Hierdoor wordt het mogelijk de diverse stappen in een proces geautomatiseerd te ondersteunen. Hierdoor wordt het voor de gemeentelijke dienstverleningspraktijk mogelijk het proces met betrekking tot een zaak(dossier) te ondersteunen. Een zaak is een klantaanvraag van een product of dienst. Het zaaktype bepaalt het proces van afhandeling van de klantaanvraag. Voor ieder zaaktype zijn bedrijfsregels vastgelegd in de vorm van een beslisboom. Hiermee wordt voorgeschreven op welke wijze de aanvraag binnen het gemeentelijke proces moet worden afgehandeld. Tevens kan bij een zaaktype worden vastgelegd hoe de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.


Pagina 60 van 73

BIJLAGE 3

Literatuurlijst

•

Programmabegroting 2011 en Meerjarenraming 2012 – 2015, d.d. 28 september 2010, gemeente Neder-Betuwe

•

Coalitieprogramma 2010 – 2014, ‘Realisme in ambitie’, SGP – PvdA – CU, d.d. 17 juni 2010, gemeente Neder-Betuwe

•

Informatiebeleidsplan 2008 – 2011, concept managementsamenvatting, d.d. 5 maart 2008, gemeente Neder-Betuwe

•

Aanpassing op Informatiebeleidsplan 2008 – 2011, aanvulling 2009, d.d. 11 mei 2009, gemeente Neder-Betuwe

•

Concernplan 2010 – 2011, ‘Het huis op orde’, gemeente Neder-Betuwe

•

KING Onderzoeksresultaten e-overheid bij gemeenten, min BZK en de VNG, 13 februari 2011


Pagina 61 van 73

BIJLAGE 4

Beleidsrichtlijnen informatiebeleid & automatiseringsbeleid

Richtlijnen Informatiebeleid Voordat de concrete richtlijnen van het Informatiebeleid uitgewerkt kunnen worden voor de specifieke onderdelen van de informatie-infrastructuur, is het noodzakelijk om eerst een aantal algemene richtlijnen op te stellen die voor alle aspecten van belang zijn. Deze algemene richtlijnen worden toegespitst op het algemene Informatiebeleid en het beleid t.a.v. de planvorming. Algemene richtlijnen Informatiebeleid Een toekomstvaste uitbouw van de informatievoorziening vereist aandacht voor sturing en beheersing. Door richtlijnen van beleid op te nemen, is het Informatiebeleidsplan daarbij uitstekend als instrument te gebruiken. Benodigde investeringen in geld en menskracht zijn in deel 3 in de tijd uitgezet, om het Informatiebeleidsplan tot uitvoering te kunnen brengen. Niet alleen voor de korte termijn, ook voor de langere termijn zal het Informatiebeleid en -plan inzicht moeten geven in de gewenste ontwikkelingen. Bij het uitzetten en realiseren van een groeipad, past een verantwoord ICT investeringsbeleid. Daarbij is het van belang marktontwikkelingen goed te volgen en investeringen te doen in hulpmiddelen, die het mogelijk maken de voor de gemeente noodzakelijke verdere uitbouw van de informatievoorziening tegen relatief lage kosten te realiseren. In het bijzonder zal bij de investeringen gekeken moeten worden naar de mogelijkheden om gezamenlijk te investeren vanuit de ICT samenwerking met andere gemeenten. In het streven van de gemeente naar meer klantgericht werken past een effectieve communicatie tussen burgers en gemeente en tussen bestuur en ambtelijk apparaat. Dit stelt ook eisen aan de informatie-infrastructuur; deze moet breed beschikbaar en voor gebruikers eenvoudig toegankelijk zijn. In de verbetering van deze communicatie speelt het aanbieden van gegevens ook een belangrijke rol. De behoefte zal gaan groeien om steeds vaker direct vanaf de werkplek toegang te hebben tot alle relevante gegevens (een toenemende ontwikkeling van Internet en Intranet). Dit betekent dat steeds meer gegevens op elektronisch niveau dienen te worden gebracht. Bij de inrichting van de informatieinfrastructuur zal hier rekening mee moeten worden gehouden.


Pagina 62 van 73

Algemene richtlijnen Informatiebeleid 1. Binnen de richtlijnen van het Informatiebeleidsplan zijn de afdelingen zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten en acties uit het plan. 2. De manager ICT is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het gemeentelijke Informatiebeleid. 3. De portefeuillehouder ICT draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid. 4. Coördinatie, planning en control van projecten uit het informatieplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de informatiemanager. 5. De manager ICT is verantwoordelijk voor het ICT budget. 6. Alle ICT investeringen moeten getoetst worden aan het gemeentelijke Informatiebeleid. 7. De ICT afdeling verstrekt gevraagd en ongevraagd advies aan afdelingshoofden en management over alle aspecten het Informatiebeleid en taakgebied betreffende. 8. In geval van dreigende afwijking van het Informatiebeleid en/of bij verschil van inzicht tussen een afdelingshoofd en de Informatiemanager zal escalatie naar de directie plaatsvinden. 9. Het management is verantwoordelijk voor het aanbrengen en bewaken van het evenwicht tussen organisatie- en afdelingsbelang. 10. Het Informatiebeleidsplan dient vanaf nu integraal onderdeel te zijn van de beleidscyclus (begroting, afdelingsplan). 11. De ICT functie wordt als een van de middelenfuncties beschouwd, gelijkwaardig aan de andere middelenfuncties (P&O, Financiën en Facilitair). 12. Financiële aspecten van alle ICT (investeringen, kostenplaats, doorbelasting) worden centraal door de ICT eenheid beheerd. 13. Er worden geen financiële afschrijvingstermijnen gehanteerd maar wel technische afschrijvingstermijnen: servers worden in vijf jaren afgeschreven, PC’s in vier jaren en (vitale) applicaties in vijf jaren. 14. Het opleidingsbeleid en competentiemanagement zal zich moeten richten op het aanbrengen of uitbreiden van de benodigde basiskennis en/of digitale vaardigheden op het gebied van ICT middelen en toepassingen bij de medewerkers. 15. In de ontwikkeling van de ICT is de gemeente trend volgend en niet trend zettend. 16. Onderhoud en beheer van het Informatiebeleid vindt jaarlijks plaats onder verantwoordelijkheid van de informatiemanager. 17. Ten behoeve van de doorontwikkeling van informatievoorziening vindt op strategisch niveau periodiek plaats tussen de informatiemanager en het management.


Pagina 63 van 73

Richtlijnen informatie-infrastructuur De realisering van de doelstellingen van Informatiebeleid (flexibiliteit, integratie, kwaliteit en communicatie) is sterk afhankelijk van de informatie-infrastructuur. Eén van de belangrijkste eisen daarbij is dat de componenten van de informatie-infrastructuur zoveel mogelijk onafhankelijk van elkaar kunnen functioneren. Dit betekent onder andere dat gegevens onafhankelijk van de toepassingen gebruikt (en uitgewisseld!) moeten kunnen worden. Dit door het toepassen van een Standaard Uitwisselings Formaat (StUF) en koppelingen op basis van open standaarden volgens de Overheidsservicebus (OSB). Bij de keuze voor de verschillende standaards van de infrastructuur is en wordt hiermee nadrukkelijk rekening gehouden. Vanaf 2002 is binnen de overheid gewerkt aan de totstandkoming van een metamodel (zie figuur hieronder links). Dit raamwerk is de basis geworden voor de structuur van de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA). EGEM heeft hiervan een populaire versie, “de kast” gemaakt (zie figuur hieronder).

Metamodel NORA

EGEM “kast”

Afgeleid van de NORA bestaat er een referentiearchitectuur voor gemeenten. De Referentiearchitectuur elektronische gemeenten (RefaG) is omgedoopt tot GEMMA: GEMeentelijk Model Architectuur. GEMMA is het gemeentelijke zusje van de NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur). GEMMA wordt gevormd door: •

Architectuur: proces- en applicatiearchitectuur;

•

Referentiemodellen zoals RSGB;

•

standaarden zoals e-formulieren en StUF;

•

standaard aanpakken zoals ANDEZ;

•

kennisdocumenten zoals de Samenhangnotitie gemeentelijke architectuur en de Handreiking Strategie e-Gemeente.


Pagina 64 van 73

Bovenstaande producten vormen in samenhang oplossingen voor het inrichten van de gemeentelijke informatiehuishouding. Voor een overzicht van GEMMA zie figuur 8 hierna. Richtlijnen informatie-infrastructuur 18. De componenten van de informatie-infrastructuur dienen zoveel mogelijk onafhankelijk van elkaar te kunnen functioneren door standaardisatie en harmonisatie. 19. De informatie-infrastructuur moet breed beschikbaar, voor gebruikers eenvoudig toegankelijk en voor gemeenschappelijk gebruik geschikt zijn. 20. Met behulp van de informatie-infrastructuur moet op elke werkplek alle voor het takenpakket noodzakelijke informatie (in- en extern) elektronisch ter beschikking kunnen komen. 21. De gemeente neemt als vertrekpunt de Nederlands Overheid Referentie Architectuur (NORA) en het daaruit afgeleide GEMeentelijk Model Architectuur (GEMMA) Figuur 6 Overzicht GEMMA11

GEMMA onderdelen Dienstverleningsstandaarden: •

Life events en externe PDC (1)

•

E-formulieren specificaties (2)

•

Standaard zaaktypen (3)

•

E-processen (4)

11

Platenset proces- informatiearchitectuur, bron: EGEM-i teams, januari 2009


Pagina 65 van 73

Gegevensstandaarden: •

Referentiemodel Zaken (zaakgegevens) (5)

•

RSGB (gemeentelijke basisgegevens) (6)

Berichtenstandaard: •

StUF (open standaard) (7)

Referentiearchitectuur: •

Procesarchitectuur (8)

•

Informatiearchitectuur (9)

Kennis: •

Handreiking Strategie e-gemeente (10)

•

Aanbestedingsstandaard: Programma van Eisen Midoffice Suite (11)

Richtlijnen standaardisatie Standaardisatie van de onderdelen van de informatie-infrastructuur wordt beschouwd als een noodzakelijke voorwaarde om te komen tot het aanbrengen van structuur en flexibiliteit in de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en automatisering tegen aanvaardbare kosten, dus ‘maatwerk door standaardisatie’. Bovendien vereist gemeenschappelijk gebruik van de informatie-infrastructuur: standaardisatie van de technische voorzieningen en standaardisatie aangaande de vorm en inhoud van gegevens. Standaardisatie bakent het gebied af, zorgt voor gerichte opbouw en onderhoud van kennis en leidt tot vermindering van problemen op het gebied van integratie, communicatie en flexibiliteit. Zonder standaardisatie worden investeringen gedaan die onvoldoende op elkaar aansluiten en vindt versnippering van kennis en kunde plaats. De kennis van een grote verscheidenheid aan producten moet immers opgebouwd en onderhouden worden. Bovendien zal het op termijn steeds moeilijker worden om de aandachtspunten en ontwikkelingen in de bedrijfsvoering en informatievoorziening vereiste communicatie, integratie en flexibiliteit tegen beheersbare kosten te realiseren. Ten slotte vragen ook de toegankelijkheid van overheidsinformatie voor derden, de toenemende samenwerking met andere organisaties (zoals de provincie en de woningbouwcorporatie) en de verbetering van de openheid van lagere overheden om standaardisatie. Een standaard inrichting van de werkplekken bevordert naast de beheersbaarheid, tevens de flexibiliteit van de werkplekken. Hierdoor ontstaat een werkplekonafhankelijke inrichting wat de uitgangspunten van Het Nieuwe Werken ondersteund. In het zoeken naar standaards op het gebied van harden software dient zo veel mogelijk te worden aangesloten bij (inter)nationaal gebruikte standaards, dit omdat de externe communicatie steeds meer zal gaan toenemen.


Pagina 66 van 73

Doelstellingen van inzet van open standaarden (zoals beschreven in het actieplan Nederland Open in Verbinding) worden onderschreven: 1.vergroten van de digitale samenwerking (interoperabiliteit) en 2.verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT. Hierbij wordt het principe van pas-toe-of-leg-uit nagestreefd. Dit houdt in dat bij aanschaf van een ICTdienst of -product, gekozen wordvoor een van de open standaarden op de 'pas toe of leg uit'-lijst van NOiV. Als dat tot onoverkomelijke problemen leidt, wordt ervoor kiezen om deze standaard niet te gebruiken. In het jaarverslag verantwoord moet worden waarom deze keuze is gemaakt (uitleggen). Het 'pas toe of leg uit'-principe is uitsluitend bij vernieuwing of vervanging van ICT-producten of diensten boven de 50.000 euro van toepassing. Richtlijnen standaardisatie 22. Standaards worden op advies van de Informatiemanager door de directie vastgesteld. 23. Standaards worden minimaal 1x per jaar getoetst op handhaving en/of vernieuwing. 24. (Open) standaarden die zich hebben bewezen en algemeen gehanteerd worden zijn richting gevend voor de keuze van hardware en software. 25. Standaards voor het inrichten van werkplekken zullen worden gebruikt t.b.v. het bevorderen van flexibiliteit, werkplekonafhankelijkheid en de invulling van Het Nieuwe Werken.. 26. De doelstelling van open standaarden conform het NOiV wordt nagestreefd. Hierbij wordt het principe “pas-toe-of-leg-uit” gehanteerd. Richtlijnen gegevensbeheer Gegevens zijn van strategisch belang voor een adequate bedrijfsvoering en worden beschouwd als een essentiële grondstof voor de bedrijfsvoering van gemeenten. De gegevens zullen steeds meer en beter toegankelijk moeten zijn voor de organisatie en voor derden. De gemeente beschikt immers ook over gegevens die voor derden (zoals belastingdienst, waterschappen en provincie) interessant zijn, of die de gemeente wettelijk verplicht is te leveren. Binnen de gemeentelijke organisatie zal het belang van goede gegevens dan ook steeds meer worden ingezien. Door invulling te geven aan de gegevensbeheer functie kan aan deze eisen worden voldaan. Bij de inrichting van het gegevensbeheer zal worden uitgegaan van gemeenschappelijk gebruik van gegevens. Gemeenschappelijk gegevensgebruik bevordert een goede dienstverlening aan de burger. Beheer basisgegevens Een van de wettelijke regelingen die het gemeenschappelijk beheer moet gaan bevorderen, is het verplicht gebruik van basisregistraties. Hiervoor is een goede beheerorganisatie nodig. In ieder geval zal het daarbij gaan om het inhoudelijk bijhouden en op orde houden van gegevens. Dit inhoudelijke beheer van gegevens is een verantwoordelijkheid van die afdelingen die vanuit de primaire taak verantwoordelijk zijn voor de waarneming van het juiste gegeven (denk aan


Pagina 67 van 73

Burgerzaken voor de persoonsgegevens en aan Bouwzaken voor adres- en objectgegevens). Deze verantwoordelijkheid omvat o.a. de volgende basistaken: •

het verzamelen van de mutaties in de gegevens;

•

het inschrijven van de mutaties in register en registraties;

•

het verstrekken van gegevens aan afnemers;

•

het terugmelden van gerede twijfel aan de juistheid van gegevens.

Dit kan alleen als het inhoudelijke beheer van basisregistraties zo dicht mogelijk bij de bron is belegd. Centraal gegevensbeheer Naast het inhoudelijk beheer van gegevens (de basisregistraties) zal de organisatie van het gegevensbeheer ook nog generieke taken en bevoegdheden kennen, denk hierbij aan: •

het applicatiebeheer;

•

het uitvoeren van het (meta)gegevensbeheer zoals het bijhouden van de opgestelde gegevenswoordenboeken, handboeken en procesbeschrijvingen;

•

het ondersteunen van beleidsadviezen en beleidsvraagstukken;

•

het op een systematische wijze uitvoeren van een kwaliteitsmeting;

•

het bevorderen van - en houden van toezicht op het gebruik van de authentieke gegevens door de binnengemeentelijke afnemers;

•

het monitoren van landelijke ontwikkelingen en het participeren in interbestuurlijke overlegorganen;

•

kennisdeling en kennisspreiding.

Op deze wijze kunnen de beschikbaarheid en kwaliteit van de gegevens beter worden gewaarborgd door afspraken te maken over het gemeenschappelijk gebruik tussen de beheerder en de gebruikers van de gegevens. Dit betekent tevens dat de beheerder bij het uitvoeren van zijn beheertaken nadrukkelijk rekening moet houden met de wensen en eisen van de gebruikers. Richtlijnen gegevensbeheer 27. Bij de inrichting van de gegevensinfrastructuur wordt uitgegaan van gemeenschappelijk gebruik van gegevens. Het motto hierbij is ‘eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik’. 28. De verantwoordelijkheid over de kwaliteit van de gegevens ligt bij de bronhoudende afdeling. 29. De ICT afdeling draagt zorg voor het centrale gegevensbeheer, het technische beheer van de bestanden, basisregistraties en andere databases. 30. Het inhoudelijk beheer van (bron)gegevens is belegd bij de functionele applicatiebeheerders. 31. Het vervaardigen van complexe overzichten over meerdere applicaties met behulp van vraagtalen wordt in opdracht van de afdeling in samenwerking met de gegevensbeheerder uitgevoerd. 32. Er is een periodiek gebruikersoverleg van de gegevensbeheerder met de applicatiebeheerders.


Pagina 68 van 73

Richtlijnen basisregistraties Het gemeenschappelijke gegevensgebruik kan gerealiseerd worden door de basisregistraties ofwel authentieke registraties12 in een centraal gegevensmagazijn bijeen te brengen en verder uit te bouwen. Kort gezegd betreft het hier een infrastructurele gegevensset. Twee van deze registraties zijn al bestaand, namelijk het personen register (1) en de kadastrale registratie (2). De overige vier registraties zijn in ontwikkeling: het bedrijvenregister (3), het gebouwenregister (4), het geografische kernbestand (5) en de basisregistratie adressen (6). In deze basisregistraties moeten gegevens worden opgenomen, die voor het leveren van meerdere gemeentelijke producten worden gebruikt. Voor alle basisregistraties geldt, dat belangen en initiatieven om te komen tot de opzet van een basisregistratie gemeentebreed aandacht behoeven. Hiervoor zijn duidelijke afspraken nodig. Afspraken tussen de afdelingen zijn nodig om o.a. duidelijkheid te scheppen in verantwoordelijkheden en bevoegdheden m.b.t. het beheer en gebruik van de basisregistraties. In dit kader is het van belang per basisregistratie één “eigenaar” aan te wijzen. Deze is verantwoordelijk voor de opzet en verdere ontwikkeling van de basisregistratie. Een vuistregel voor het aanwijzen van de eigenaar is: degene die het meeste belang heeft bij of de meeste gegevens levert aan de basisregistratie en de afdeling betreft die vanuit de primaire taak verantwoordelijk is voor de waarneming van het juiste gegeven. Gezien het belang dat basisregistraties hebben voor de totale gemeente, zal het management de beheerder van elke basisregistratie moeten aanwijzen. De kaders voor de verdere uitbouw van de basisregistraties zullen nog aangegeven moeten worden. Indien er een basisregistratie wordt opgezet, is er ook logisch beheer nodig. Deze functie geeft aan wat er in de basisregistratie voor gegevens aanwezig zijn en wat ze betekenen. Dit wordt het (meta)gegevensbeheer genoemd. De functie (meta)gegevensbeheer (nu uitgevoerd door de centrale gegevensbeheerder van de ICT werkeenheid) verzamelt en beheert de gegevens over gegevens (metagegevens).

12

Het begrip authentieke registratie wordt als volgt gedefinieerd: ‘Een kwalitatief hoogwaardig en met expliciete garanties voor de borging van die kwaliteit omkleed bestand van, gezien het geheel van wettelijke taken, vitale en/of veelvuldig en om uiteenlopende redenen benodigde gegevens over personen, instellingen, zaken, verrichtingen of gebeurtenissen, dat bij wet als de enig officieel erkende registratie voor de betreffende gegevens is aangemerkt en dat in het gehele land verplicht wordt gebruikt door alle overheidsinstanties, alsook zo mogelijk door private organisaties, tenzij het gebruik om zwaarwegende redenen zoals privacybescherming expliciet is uitgesloten.’


Pagina 69 van 73

Richtlijnen basisregistraties 33. De volgende authentieke- of basisregistraties moeten door de gemeente worden opgezet, onderhouden en geleverd: de gemeentelijke basis administratie (GBA), de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG), de basisregistratie grootschalige topgrafie (BGT) en de basisregistratie Wet Onroerende Zaken (WOZ) . 34. Basisregistraties kennen een algemeen bedrijfsbelang. Definiëring, ontwikkeling, organisatie en beheer van de basisregistraties worden door het management bewaakt. 35. Het management is eindverantwoordelijk voor de planning, coördinatie, advisering en organisatie van de basisregistraties en het daarvoor noodzakelijke (meta)gegevensbeheer. 36. Elke basisregistratie kent slechts één eigenaar/beheerder. Deze zal door het management worden aangewezen. Richtlijnen applicaties Alle toepassingen (nieuwe zowel als vervangingen van bestaande toepassingen) zullen worden getoetst aan de doelstellingen en richtlijnen van het Informatiebeleid. Flexibiliteit en de mogelijkheden tot integratie en communicatie zijn daarom belangrijke selectiecriteria. Dit betekent dat de toepassing mee moet kunnen groeien met de verwachte ontwikkelingen in de bedrijfsvoering en dat de pakketten moeten passen in de richtlijnen en standaards die gelden met betrekking tot de overige componenten (opslag en verwerking, communicatie) van de informatie-infrastructuur. Ook zullen de resultaten van de inrichting van basisregistraties (gegevensstructurering) en het inzetten van systemen voor werkprocesbeheersing als selectiecriteria meegenomen worden. Ook zal de koppeling met bestaande en toekomstige webapplicaties, basisregistraties, midofficeonderdelen en het inzetten van systemen voor werkprocesbeheersing als selectiecriterium meegenomen worden. De gemeente laat ook mogelijkheden toe om applicaties niet zelf in huis te laten draaien. De gemeente zoekt naar mogelijkheden tot het gezamenlijk exploiteren en beheren van systemen in samenwerkingsverband. Dit om kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening te verbeteren en de kwetsbaarheid te verlagen. Het uitbesteden van het beheer van het legacy systeem aan een andere gemeente is hier een voorbeeld van. Er wordt gewerkt vanuit een gemeentebrede procesarchitectuur, gebaseerd op landelijke standaarden. Zoals onder richtlijnen voor informatie-infrastructuur genoemd GEMMA-architectuur. Nieuwe toepassingen passen binnen één open functionele architectuur. Hiermee wordt voorkomen dat oplossingen worden gekozen die in de toekomst niet inpasbaar zijn binnen de informatiearchitectuur, waardoor met name de ontwikkeling van de e-dienstverlening zou kunnen gaan stagneren.


Pagina 70 van 73

Richtlijnen applicaties 37. Alle aan te schaffen applicaties dienen te voldoen aan de doelstellingen en richtlijnen van het Informatiebeleid. Selectie vindt plaats op basis van uniforme regelgeving en gebruikscriteria en passen binnen één open architectuur (GEMMA). Onder verantwoordelijkheid van de informatiemanager vindt toetsing plaats. 38. De mogelijkheid voor ICT samenwerking wordt benut bij de keuze voor een nieuwe applicatie daar waar dit meerwaarde oplevert en bijdraagt aan de standaardisatie en harmonisatie van de informatieinfrastructuur. 39. De informatiemanager adviseert in de keuze voor webapplicaties en bewaakt en beheert de koppelingen tussen frontoffice en mid- of back-office. 40. De ontwikkeling van de digitale (documentaire) informatievoorziening en het zaakgericht werken vindt plaats onder aansturing van de informatiemanager. 41. De applicaties zullen te allen tijde een optimale ondersteuning moeten kunnen bieden bij de ontwikkeling van de organisatie. Bij de keuze ervan zal dan ook de organisatievisie en missie als uitgangspunt moeten worden genomen. 42. Het functioneel applicatiebeheerder wordt door de gebruikersorganisatie zelf uitgevoerd daar waar ten behoeve van de ondersteuning van de werkprocessen de applicatie operationeel is. 43. De functionele ondersteuning van de generieke systemen wordt door ICT verzorgd. 44. Het functioneel applicatiebeheer dient op het gewenste niveau te worden gebracht (formatie, kennis, opleidingen en vaardigheden). 45. Elke applicatie heeft een functioneel applicatiebeheerder en (zo mogelijk) een plaatsvervangend functioneel applicatiebeheerder, die werkzaam is/zijn in het vakgebied en die hiërarchisch geplaatst is/zijn onder het hoofd van de betreffende afdeling die de applicatie gebruikt. 46. Voor wat betreft de generieke applicaties wordt jaarlijks door ICT beoordeeld of upgrading of vervanging noodzakelijk is. 47. Het eigenaarschap van de generieke applicaties (Kantoor Automatisering) ligt bij de manager die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. 48. Bij de keuze en selectie van applicaties/software gaat de voorkeur uit naar: best source. Dit kan zowel open source als closed source zijn. 49. Automatisering is verantwoordelijk voor het technische deel van het applicatiebeheer. 50. Het vervaardigen van eenvoudige overzichten binnen één applicatie mag door de afdeling zelf worden uitgevoerd door desbetreffende applicatiebeheerder. ICT Infrastructuur Leveranciers van hardware gaan zich steeds meer conformeren aan zogenaamde "open standaards". Deze open standaards hebben betrekking op internationaal vastgestelde normen, die zich steeds duidelijker gaan manifesteren. Hetzelfde geldt voor de besturingssoftware. Deze ontwikkelingen maken het voor de gemeente mogelijk om minder "leveranciersafhankelijk" voor wat betreft de hardware te worden. Dit betekent dat de gemeente kan kiezen voor


Pagina 71 van 73

besturingssoftware waaraan verschillende hardwareleveranciers kunnen voldoen. De hardware wordt, voornamelijk uit beheersoogpunt en continuïteit, uitsluitend aangeschaft bij leveranciers die voldoende garantie en ondersteuning bieden. De inkoop ervan wordt centraal uitgevoerd. Naast de bedrijfseconomische voordelen kan op deze manier de kwaliteit beter worden bewaakt. Randapparatuur zoals: multifunctionals, digitale camera’s, elektronische agenda’s (smartphone/iPad) etc. zullen moeten voldoen aan communicatierichtlijnen die door ICT worden opgesteld . Op deze wijze wordt het beheer ervan gestandaardiseerd. Richtlijnen ICT-infrastructuur 51. De informatievoorziening wordt zoveel mogelijk hardwareonafhankelijk ingericht. 52. De werkplekapparatuur dient onderling compatibel en uniform te beheren te zijn t.b.v. de flexibiliteit en werkplekonafhankelijkheid (Het Nieuwe Werken). 53. Inkoop van ICT wordt centraal uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de informatiemanager/ICT. 54. Randapparatuur voldoet aan goedgekeurde communicatierichtlijnen opgesteld door informatiemanager/ICT. 55. Uitgangspunten voor de aanschaf van hardware wordt gekeken naar duurzaamheid/green-IT.

Informatiebeveiliging In een geautomatiseerde omgeving vindt opslag en verwerking van de gegevens geconcentreerd plaats. De geautomatiseerde vorm van gegevensverwerking is kwetsbaar: computers kunnen uitvallen, gegevens kunnen verloren gaan, in handen van onbevoegden komen, gemanipuleerd worden, enz. Bovendien brengt meer openheid van gemeenten door externe digitale communicatie meer risico's met zich mee voor het beveiligen van gegevens die niet voor de openbaarheid zijn bestemd. De gemeente wordt voor haar bedrijfsvoering steeds afhankelijker van geautomatiseerde systemen. Indien gegevens verloren gaan, is veel tijd en geld nodig om deze opnieuw te verzamelen. Gezien de onaanvaardbare risico's voor de gehele bedrijfsvoering is beveiliging van de functionele en technische infrastructuur een zaak voor de gehele organisatie. Deze beveiliging dient dan ook te geschieden volgens een vastgesteld beveiligingsbeleid en -plan die moeten passen in het algemeen beveiligingsbeleid van de gemeente.


Pagina 72 van 73

Richtlijnen informatiebeveiliging 56. Het beveiligen van de functionele en technische infrastructuur geschiedt onder verantwoordelijkheid van de manager verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, volgens het daarvoor vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid en -plan. Privacy Binnen de gemeente wordt een veelheid aan gegevens over de burger geregistreerd. Deze gegevens worden op basis van ministeriële besluiten verstrekt aan verschillende landelijke afnemers zoals ministeries, justitiële instanties, pensioenfondsen en zorgverzekeraars. De communicatie tussen de gemeente en haar burgers vindt in de praktijk dus onder andere zijn beslag in de registratie van gegevens over die burgers. De kwaliteit van deze communicatie is mede afhankelijk van de wijze waarop het ambtelijke apparaat en het bestuur met deze gegevens omgaan. Onder invloed van externe ontwikkelingen en vanuit de interne doelmatigheid met betrekking tot de bedrijfsvoering neemt de behoefte aan koppeling van verschillende geautomatiseerde gegevensverzamelingen toe om op die manier meer te weten te komen over de burger en deze daardoor beter van dienst te kunnen zijn. Deze ontwikkelingen vereisen een zorgvuldige aanpak en regulering. Binnen de gemeente dienen registratie en gebruik van persoonsgegevens dan ook te voldoen aan de wettelijke eisen. Richtlijnen privacy 57. Elke registratie en elk gebruik van persoonsgegevens in de gemeente dienen te voldoen aan de normen die daarvoor wettelijk zijn vastgelegd en zijn vastgelegd in de gemeentelijke privacy verordening. 58. De feitelijke naleving van de wettelijke regels t.a.v. de persoonsregistratie en de gemeentelijke privacy verordening, is een verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling die de persoonsgegevens onderhoudt (verzamelt, op-/afvoert, muteert) en/of gebruikt.


Pagina 73 van 73

Informatieplan. Basis op orde

Recommend Documents