Informatieplan : gefaseerde invoering is noodzaak

Regionaal Archief Nijmegen

Informatieplan 2008-2011: gefaseerde invoering is noodzaak

Nijmegen 14 april 2008 versie 1.0/definitief

pagina 1 van 79


Inhoudsopgave

MANAGEMENTSAMENVATTING

4

INLEIDING

7

1

Voortschrijdende digitalisering is onontkoombaar Informatiekundige ontwikkelingen in veelvoud E-dienstverlening als basis binnen gemeenten Ambitie RAN: “meespelen in de kopgroep” Managen van de inzet van ICT wordt dominant Informatieplan RAN voor de prioriteitsstelling Inhoud informatieplan

7 7 8 9 9 9 10

HET RAN: INTEGER & AUTHENTIEK ARCHIVEREN

11

1.1 1.2 1.3 1.4

2

ALGEMEEN KADER: STRATEGISCHE VISIE IS LEIDEND 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.4

3

DE DIENSTVERLENENDE STAD: SAMEN, BETER, SNELLER Vraaggericht en geïntegreerd dienstverlenen Klantvragen en klantgroepen centraal Uniforme toegang: “gemeente heeft antwoord” INFORMATIEBELEID GEMEENTE NIJMEGEN VISIE OP ICT ALS STRATEGISCH INSTRUMENT VOOR DIW STRATEGISCH INFORMATIEBELEID: DE UITGANGSPUNTEN

RAN & DE TOEKOMST: HET “E-DEPOT” 3.1 3.2 3.3

4

MISSIE EN AMBITIE VAN HET RAN: BEHOREN BIJ DE KOPLOPERS DE HOOFDTAKEN VAN HET RAN HET BEDRIJFSMODEL IS LEIDEND VOOR DE ACTIVITEITEN HUIDIGE SITUATIE LEGT FOCUS OP DE “ACHTERKANT”

WAT IS EEN “E-DEPOT”? EEN GEÏNTEGREERDE ARCHIEFFUNCTIE KADERS & RICHTLIJNEN ZIJN NOODZAAK

GEWENSTE INFORMATIEVOORZIENING: KEUZES NOODZAAK 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

DE INFORMATIEARCHITECTUUR IS BEPAALD AANSLUITEN OP GEMEENTELIJKE PROJECTEN MOET DOORONTWIKKELING RAN SAMENVATTING DIGITALISERINGSPLAN PRIORITEITSSTELLING IS GEMAAKT

11 12 13 14

18 18 18 19 20 21 24 24

26 26 27 28

30 30 31 32 32 36

pagina 2 van 79

Regionaal Archief Nijmegen BIJLAGEN

40

1

PROJECTEN GEMEENTELIJK INFORMATIEBELEID 1.1 Dienstverleningsconcept/elektronisch gemeenteloket 1.2 Invoering burgerservicenummer 1.3 DigiD 1.4 Customer Relations Managementsysteem (CRM) 1.5 Zakenmagazijn 1.6 Document Management Systeem/RMA 1.7 Basisregistraties/gegevensmagazijn/aansluiting 1.8 Beveiligingsbeleid

41 42 44 45 46 47 48 50 51

2

OVERZICHT PROJECTEN RAN 2.1 Doorontwikkeling Atlantis 2.2 Klantvraaggeleidingssysteem 2.3 Aanvraagmodule Atlantis 2.4 Bezoekersregistratie Atlantis

52 53 55 57 59

3

DIGITALISERINGSPLAN RAN Overzicht te digitaliseren deelcollecties in het backoffice van het RAN

61 61

3.1 ARCHIEVEN 3.1.1 Dobbelman 3.1.2 Maria Magdalena 3.1.3 Microfiches DTB en BS

62 63 64 65

3.2 “PAPIEREN” COLLECTIES 3.2.1 Historische @tlas Nijmegen 3.2.2 Archieftoegangen 3.2.3 Kranten 3.2.4 Wetenschappelijke correspondentie 3.2.5 Oorlogsdocumentatie

66 66 67 68 69 70

3.3 AUDIOVISUELE COLLECTIES 3.3.1 Cultureel erfgoed migranten 3.3.2 Film en video 3.3.3 Negatieven 3.3.4 Dia’s 3.3.5 Geluidsbanden 3.3.6 Affiches, kaarten en plattegronden 3.3.7 Bidprentjes

71 71 72 73 74 75 76 77

3.4 DIGITALE COLLECTIES 3.4.1 In Paradisum 3.4.2 Website Vrede van Nijmegen

78 78 79

pagina 3 van 79


Managementsamenvatting You’re packing a suitcase for a place none of us has been A place that has to be believed to be seen U2, Walk On (All that you can’t leave behind – 2000)

De missie en ambitie van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is gericht op drie speerpunten, namelijk verbetering van de dienstverlening aan de burger, de dienstverlening aan het bestuur en flexibilisering van de medewerkers. Deze (strategische) uitgangspunten, gecombineerd met de dynamiek van het werkveld en de externe ontwikkelingen die plaatsvinden (zoals elektronische dienstverlening en (digitale) duurzaamheid), hebben geleid tot de politiek-bestuurlijke keuze om te behoren tot de “koplopers” in de branche wat betreft de vernieuwing van de archieffunctie en de innovatie van de bedrijfsprocessen. Uiteraard behoort daarbij ook het delen en uitwisselen van de opgedane kennis binnen de branche, deelname aan landelijke initiatieven en het gebruiken van landelijke standaarden (zoals het ICT DEN-register). In de huidige (start)situatie zijn de hoofdtaken van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) en de daaraan gekoppelde hoofdprocessen voornamelijk gericht op “de achterkant”, dat wil zeggen het integer en authentiek archiveren conform de Archiefwet en het ontsluiten van de archieven voor de burger, conform het bedrijfsmodel (onderstaand). Teneinde de “voorkant” (de huidige fysieke archivering in de bedrijfsprocessen) te beïnvloeden, worden de instrumenten van advies, inspectie en handhaving ingezet, zodat bij de overdracht van de (statische) archieven de integratie binnen het huidige archief gemakkelijk kan verlopen. B e s turin g e n c o n tro le (b e h e e r)

B ew a re n

I-o bje c te n O p ne m e n M e ta da ta s y s te e m

B e s c h ik b a a r s te lle n

Z oe k e n & R a a d ple ge n

B e w e rk e n

De voortschrijdende digitalisering binnen de maatschappij vertaalt zich ook naar de overheid en vooral naar de gemeentelijke overheid. Landelijke programma’s, zoals Andere Overheid en Elektronische Overheid zorgen voor de facilitering van een aantal landelijke standaarden (de zogenoemde “generieke voorzieningen”), lokaal zal dit verder moeten worden ingevuld en vertaald naar de eigen situatie. In de gemeente Nijmegen is daarvoor een dienstverleningsvisie ontwikkeld (“samen, beter, sneller”), waarin de klant daadwerkelijk centraal staat en de verschillende klantvragen en klantgroepen worden onderscheiden, zodat maatwerk kan worden

pagina 4 van 79

Regionaal Archief Nijmegen geleverd en sprake zal zijn van één uniforme toegang. Daarvoor worden binnen gemeenten zogenoemde “informatiearchitecturen” ontwikkeld, die samenhang brengen in de (gemeentebreed) in te zetten voorzieningen en technologie, zodat deze e-dienstverlening ook daadwerkelijk mogelijk kan worden gemaakt. Naast de frontofficevoorzieningen (Klant Contact Centrum, KCC) worden midofficevoorzieningen ingezet, zoals het zakenmagazijn (statusinformatie), het gegevensmagazijn en het documentenmagazijn (DMS/RMA). Het strategische informatiebeleid wordt dan ook grotendeels bepaald door deze landelijke standaarden en het gemeentebrede informatiebeleid. Het Regionaal Archief Nijmegen zal daarop, met zijn informatieplan, aansluiten. De inzet van e-dienstverlening leidt ertoe dat de werkprocessen van het RAN zullen gaan veranderen en dat de archieffunctie in de toekomst een andere positie zal gaan innemen. Digitalisering leidt tot archivering “aan de voorkant”, dat wil zeggen dat de dynamische en semistatische archieven vanaf de start van de processen digitaal worden opgebouwd en worden opgeslagen in een Document Management Systeem (DMS/RMA). De overdracht naar het archief, nu nog een fysieke activiteit, zal steeds meer een digitaal karakter krijgen. Dit stelt uiteraard eisen aan de wijze waarop de digitalisering vorm en inhoud krijgt. Met de toenemende digitalisering in de komende jaren zal een convergentie gaan optreden tussen de huidige situatie (fysiek archiveren in dynamische en semi-statische archieven door de organisatie zelf) en de “achterkant” (het statische archief) door het RAN. Het “e-depot” (het digitale archief, onderstaand) zal de uitkomst zijn van deze convergentie.

Frontoffice

Gemeente Nijmegen Werkprocessen

E-depot DMS/RMA Gemeente

Regiogemeenten

DMS/RMA

DMS/RMA

DMS/RMA Video Foto’s

Derden

RAN

Ontsluiting voor de burger

Publiekrechtelijke lichamen Nijmegen

Digitaal historisch archief

Het e-depot brengt de noodzaak van een geïntegreerde archieffunctie met zich mee en stelt eisen aan de wijze, waarop de digitale archivering gaat plaatsvinden. Kaders en richtlijnen (gemeentebreed) zullen nodig zijn, om aan de (wettelijke) eisen (authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, bruikbaarheid en duurzaamheid) te kunnen blijven voldoen. Daarnaast zal de edienstverlening ertoe leiden dat huidige fysieke archieven gedigitaliseerd en ontsloten gaan worden, zodat deze “plaatsen tijdsonafhankelijk” te raadplegen zijn. Uiteraard is dit niet alleen op lokaal niveau, doch gelden hieraan geen grenzen. Meer nog dan in de huidige situatie is en wordt archiveren een integraal onderdeel van het werk, wat verantwoord zal moeten gebeuren. Deze geïntegreerde archieffunctie stelt dan ook hoge eisen aan het cultuuraspect van het archiveren en archiveren is en wordt van iedereen!

pagina 5 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Uitgaande van deze kaders en visie op de toekomst, dient een adequate planning en prioritering te worden gemaakt van alle relevante informatiekundige projecten, die aan de realisatie hiervan bijdragen. Het RAN sluit daarbij enerzijds aan op de projecten, die zorgen voor de gemeentelijke infrastructuur (feitelijk een randvoorwaarde) en anderzijds zullen de eigen projecten in uitvoering worden genomen. Daarbij is een prioriteitsstelling gemaakt, die recht doet aan het gewenste ontwikkelingstempo en tevens het haalbare ontwikkelingstempo, aangezien al deze projecten leiden tot (grote) veranderingen binnen de organisatie. Dat vraagt van management en medewerkers een continu veranderingsproces. Centraal kader voor deze prioritering is de informatiearchitectuur, zoals deze voor het RAN is bepaald (onderstaand).

Frontoffice

Klantvraaggeleidingssysteem

Aanvraagmodule

Bezoekersregistratie

Virtuele midoffice

inpassen in gemeentelijke toegang

gemeentebreed

Atlantis (kernsysteem)

Backoffice digitale index

digitale index

digitale index

digitale index

digitale index E-depot

Film- en video archief fysieke dossiers

Fotoarchief

Topografische Historische Atlas

Archief Gelderlander

DMS/ RMA’s

De doorontwikkeling van het RAN zelf richt zich vooral op de frontoffice en de invoering van systemen, die inhoud en invulling geven aan het uitgangspunt van de klant centraal. Een klantgeleidingssysteem, een aanvraagmodule en een bezoekersregistratie moeten de toegang tot de (digitale) bestanden van het RAN vergemakkelijken voor de klant en tevens dat deze tijds- en plaatsonafhankelijk worden. Daarmee kunnen verdere stappen worden gezet in de dienstverlening aan de burger. Naast de systemen die nodig zijn om de collectie te kunnen ontsluiten en toegankelijk te maken, dienen de huidige collecties verder te worden gedigitaliseerd. In het digitaliseringsplan is een inventarisatie opgenomen van de belangrijkste collecties, inclusief de randvoorwaarden en het mogelijke tempo waarin deze digitaliseringsslag kan worden uitgevoerd. De uitvoering van dit digitaliseringsplan zal een extra inspanning van de organisatie vragen, doch leidt ertoe dat voor de klant veel informatie digitaal beschikbaar komt en vele collecties digitaal kunnen worden ontsloten. Dit overigens naast de uitbreiding en vervolmaking van de archieftoegangen zelf. Conform planning dient het digitaliseringsplan in 2011 te zijn afgerond.

Met dit informatieplan van het RAN en het daarin opgenomen digitaliseringsplan, kan de “weg naar de toekomst” stuurbaar en beheersbaar worden gepland en uitgevoerd!

pagina 6 van 79


Inleiding Het Archiefwezen in Nederland (en zo ook in Nijmegen) is aan duidelijke verandering onderhevig. Was het (externe) imago tot voor kort vooral “stoffig en vele kilometers papier”, binnen afzienbare tijd zal dit geheel anders zijn. Het imago van het Archiefwezen zal veranderen in “koplopers in digitalisering”, tot uitdrukking komend in de “vormgevers, beheerders en ontsluiter van het edepot”. De archieven (in brede zin) worden ontsloten en beschikbaar gesteld, zodat het (nationale) erfgoed voor alle klanten beschikbaar komt. Daarnaast blijft uiteraard de “reguliere” archieftaak bestaan, doch beiden kunnen worden geïntegreerd binnen dit e-depot. Daarvoor zullen wel een aantal stappen moeten worden genomen, zowel in de rol die het archief vervult binnen de lokale overheid, als in de eigen organisaties van gemeenten.

Voortschrijdende digitalisering is onontkoombaar De inzet en het gebruik van ICT binnen de samenleving heeft zo langzamerhand al een redelijk dominante positie ingenomen. Nederland kent een hoge graad van PC-bezit en gebruik en het aantal aansluitingen op de digitale snelweg is eveneens groot. Deze bestaande en zich verder ontwikkelende infrastructuur heeft uiteraard gevolgen voor de samenleving op zich en de organisaties, die daarbinnen een rol vervullen. Ook de overheid heeft het belang van de inzet en het gebruik van ICT ingezien, vooral gericht op de (verdere) verbetering van de dienstverlening, specifiek op lokaal niveau. Daartoe is de zogenoemde “edienstverlening” hét speerpunt geworden. Landelijk wordt dit gefaciliteerd, onder andere door het Programma Andere Overheid (PAO) en de Elektronische Overheid (ELO). Deze ontwikkelen de randvoorwaarden om verdere digitalisering van de dienstverlening binnen de overheid mogelijk te maken, door onder andere de introductie van het Burgerservicenummer (BSN), DigiD, eNIK, basisregistraties e.d.

Informatiekundige ontwikkelingen in veelvoud Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) staat niet op zich, doch is onderdeel van een breder geheel. Het kader voor de (toepassing van) de informatiekundige ontwikkelingen en de daaruit voortvloeiende inzet van ICT is het gemeentelijke informatiebeleid enerzijds en de (strategische) visie van de directie Inwoners (DIW, waarvan het RAN een onderdeel is) anderzijds. Vanuit gemeentelijk perspectief geldt als centrale doelstelling in het kader van dienstverlening dat de “gemeente de voorkant is”, dat wil zeggen dat voor de burger de gemeente het eerste aanspreekpunt is bij alle vragen. De “toegang tot de gemeente” dient dan ook adequaat geregeld 1 te worden . De ketens, waarbinnen de gemeente samenwerkt met andere partijen, dienen hierop 2 integraal aan te sluiten. Het gemeentebrede informatiebeleid sluit hierop aan en schetst het kader voor de toepassing van “Andere overheid” binnen Nijmegen. Vanuit DIW is de (inhoudelijke) strategische visie gericht op dienstverlening aan de burgers, dienstverlening aan 3 het bestuur en flexibiliteit van het personeel. Deze is vertaald naar het informatiebeleid van DIW . Daarmee is het kader geschetst, waarbinnen de daadwerkelijke implementatie van de diverse informatiekundige ontwikkelingen in de komende jaren vorm dient te krijgen. Tegen deze 4 achtergrond is de (strategische) visie op het “e-depot” door het RAN ontwikkeld. 1

Zie bijvoorbeeld “De dienstverlenende stad: samen, beter, sneller”, 2006 Informatiebeleidsplan gemeente Nijmegen 2006 – 2010: meebouwen aan “andere overheid”, 2006 Visie op ICT als strategisch instrument, juni 2006 4 Archiveren in de digitale samenleving, RAN op weg naar een e-depot, november 2006 2 3

pagina 7 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Anderzijds kan worden geconstateerd dat vanuit de ontwikkeling van de ICT zelf (zowel inhoudelijk als vanuit de technologie) diverse mogelijkheden beschikbaar komen, die eveneens bruikbaar en inzetbaar zijn. In afbeelding 1 is dit inzichtelijk gemaakt. Deze “autonome ICTontwikkeling” doet zich vooral voor op het terrein van de e-dienstverlening en biedt ruime mogelijkheden tot innovatieve aanpassingen, die de inhoudelijk strategisch gewenste visie (de “wat-vraag”) ondersteunen bij de “hoe-vraag” (organisatie en bedrijfsvoering).

ICT

maken vernieuwing mogelijk

bedrijfsbepaalt

geven

processen bepaalt

opbrengsten/ kwaliteit

ketenintegratie

doelstellingen/ strategie

bedrijfsprocessen andere bedrijven

Afbeelding 1: wisselwerking ICT

E-dienstverlening als basis binnen gemeenten De (verdere) verbetering van de dienstverlening binnen gemeenten (op alle beleidsterreinen) begint vorm te krijgen, mede onder invloed van een aantal koplopergemeenten en de prioriteit, die hieraan binnen gemeenten wordt toegekend. Recent is door een zevental grotere gemeenten, in samenwerking met een aantal ministeries, een actieplan gemeentelijke dienstverlening 20065 2010 gepresenteerd. Daarin wordt geopteerd voor een gezamenlijke ontwikkeling . Elke gemeente is op zoek naar de mogelijkheden en de noodzakelijke randvoorwaarden om digitale dienstverlening te ontwikkelen. De informatieverschaffing (fase 1) via Internet is al redelijk ingeburgerd, de interactie (fase 2) en transactie (fase 3) komen eraan. Om dit mogelijk te maken zijn (uiteraard) gemeentebrede voorzieningen noodzakelijk, die veelal worden vastgelegd in een zogenoemde “gemeentelijke informatiearchitectuur”, waarin de uitgangspunten en standaarden zijn verwoord. Dit is ook noodzakelijk, aangezien de onderlinge afstemming nauw luistert, niet alleen binnen de eigen gemeente, maar ook in afstemming met landelijke voorzieningen. Voor de burger is ten slotte sprake van “één (ongedeelde) overheid”! Deze verdergaande digitalisering heeft gevolgen voor de (traditionele) archieffunctie binnen de gemeenten. In het nieuwe tijdperk is sprake van digitale afhandeling van aanvragen en 5

Een klantgerichte gemeente, een kwestie van gewoon samen doen!, mei 2006

pagina 8 van 79

Regionaal Archief Nijmegen 6

transacties, inkijk in burgerdossiers, het gebruik van document management systemen (DMS) , kortom steeds minder papier dat wordt gebruikt en opgeslagen. Papieren archivering achteraf zal een steeds beperktere activiteit worden van zowel de gemeentelijke organisatie (dynamisch en semi-statisch archief) en het gemeentelijke archief (statisch archief). Papieren archivering zal vooral gericht zijn op de historie en conservering van het erfgoed, al zullen deze wel digitaal worden ontsloten!

Ambitie RAN: “meespelen in de kopgroep” Het RAN heeft deze (digitale) ontwikkeling al in een vroegtijdig stadium onderkend en de aansluiting gezocht bij de voortrekkersrol, die het landelijke archiefwezen (samenwerkende archieven) hierin vervult, aangezien de consequenties voor eenieder hetzelfde zijn. Het RAN wil hierbinnen behoren tot de “nationale voorhoede”, waardoor een visie op de toekomst onontkoombaar is. Voortschrijdende digitalisering leidt tot wijzigingen in de werkprocessen en werkwijzen (en dus ook in de (gemeentelijke) organisatie) en heeft (uiteraard) gevolgen voor de huidige inrichting van de archiveringsfunctie, zowel wat betreft de inhoud als voor de medewerkers. Het onderscheid tussen de “voorkant” (papieren archivering door de organisatie) en de “achterkant” (de archieffunctie, die zorgt voor beheer en ontsluiting) zal geleidelijk aan “vervagen” en convergeren naar het zogenoemde “e-depot”, ofwel het digitale archief. De ontsluiting daarvan voor klanten heeft een grote prioriteit.

Managen van de inzet van ICT wordt dominant De vertaling van de informatiekundige ontwikkelingen naar de (gewenste) inzet van ICT binnen de organisatie, dient planmatig te geschieden. Enerzijds neemt het belang van de inzet toe, aangezien de nieuwe ontwikkelingen adequaat vertaalt dienen te worden. Anderzijds is de technische en organisatorische complexiteit van de inzet van ICT aanzienlijk toegenomen. Tegen deze achtergrond is de inzet van ICT niet iets ‘wat je er zomaar bijdoet’, maar dient de inzet van ICT, afgewogen tegen de beleidsinhoudelijke doelstellingen en de status van de eigen organisatie, planmatig te geschieden. De sturing en beheersing zijn dominant geworden, aangezien de organisatorische impact groot is. Deze sturing en beheersing dienen verankerd te zijn binnen de organisatie, zowel op managementniveau (strategisch), als op uitvoeringsniveau (tactisch/operationeel). En uiteraard dient het beheer van deze ICT adequaat geregeld te zijn.

Informatieplan RAN voor de prioriteitsstelling Gegeven deze ontwikkelingen en achtergronden is binnen het RAN de behoefte ontstaan de inzet van ICT in de strategie van de organisatie in te bedden en het op planmatige wijze kiezen en implementeren van nieuwe inzet van ICT binnen de organisatie, zodat ook aan de voorkant (planning) wordt bewaakt ‘dat de juiste dingen’ worden gedaan. 7 Tegen deze achtergrond is het onderhavige Informatieplan opgesteld. Daartoe zijn alle relevante informatiekundige ontwikkelingen in beeld gebracht, zijn deze “beoordeeld” vanuit een aantal 6

In deze visie zal worden gesproken over een “DMS/RMA-systeem”, waarbij RMA staat voor “Record Management Applicatie”. Er bestaan vele DMS-systemen, doch deze zijn lang niet allemaal geschikt voor de archieffunctie, daarvoor zijn RMA-systemen nodig. Archiveren stelt specifieke eisen, vooral rond de authenticiteit van de documenten. Aangezien DMS een ingeburgerde term is, zal deze in combinatie met RMA worden gebruikt 7 Daarbij is bewust gekozen voor de term “informatieplan”, aangezien de strategische beleidsuitgangspunten landelijk en gemeentebreed zijn bepaald. Het informatieplan zorgt voor een vertaling naar tactisch/operationeel niveau en de inbedding binnen de organisatie.

pagina 9 van 79

Regionaal Archief Nijmegen invalshoeken, heeft afstemming plaatsgevonden met het informatiebeleid van het concern en DIW en de daaraan gekoppelde planning en wordt een prioriteitsstelling aangebracht voor de komende jaren. Daarmee wordt de inzet van ICT beheersbaar en bestuurbaar, zodat dit het RAN ‘niet meer overkomt’, maar dat de inzet van ICT vanuit het management wordt gestuurd. Voorshands is gekozen voor een planperiode van 4 jaar (2008 - 2011), zodat een referentiekader ontstaat dat periodiek herzien kan worden en daarmee gaat behoren tot het ‘lopende’ proces van planning & control binnen de organisatie.

Inhoud informatieplan Deze notitie is de uitwerking van het Informatieplan voor het Regionaal Archief Nijmegen. Wat 8 betreft de opzet hiervan is aangesloten op het zogenoemde “ICT-register” , zodat sprake is van standaardisering en vergelijkbaarheid. In hoofdstuk 1 zal een beeld worden geschetst van het RAN wat betreft missie en visie, de kerntaken en de organisatie. Daarmee wordt de startsituatie beschreven. Vervolgens zal in hoofdstuk 2 zal het algemene kader worden geschetst, waarbinnen het RAN opereert en waarmee de strategische kaders voor het RAN worden bepaald. Achtereenvolgens zal kort worden ingegaan op de dienstverleningsvisie van de gemeente Nijmegen, het gemeentebrede informatiebeleid, de visie van DIW en (samenvattend) de uitgangspunten van het strategische informatiebeleid. Hoofdstuk 3 bevat de visie van het RAN voor de toekomst, namelijk de ontwikkeling van het “edepot”. Daarmee is het kader voor de planperiode bepaald. In hoofdstuk 4 wordt allereerst ene beeld geschetst van de huidige situatie, mede in relatie tot de gewenste toekomstige informatiearchitectuur. Daarna zal worden ingegaan op de projecten, die voor de komende jaren worden voorzien en waarbinnen keuzes aan de orde zijn wat betreft de implementatie. Tevens is een samenvattend beeld van het digitaliseringsplan opgenomen, zowel wat betreft de te hanteren (technische) standaarden als een overzicht van de collecties en de wijze waarop deze in de toekomst worden ontsloten. In de bijlagen zijn enerzijds de relevante projecten voor het RAN opgenomen en anderzijds het digitaliseringsplan. Daarin worden de belangrijkste onderdelen van de collectie van het RAN beschreven en wordt aangegeven op welke wijze en wanneer de collectie wordt gedigitaliseerd en ontsloten.

8

ICT-register, Digitaal Erfgoed Nederland, 2007

pagina 10 van 79


1

Het RAN: integer & authentiek archiveren

Alvorens een toekomstperspectief te schetsen voor het RAN en het gewenste informatiebeleid, is het goed stil te staan bij de huidige situatie, waarin het RAN zich bevindt, zodat ook duidelijk zal worden welke weg is af te leggen naar de toekomst. Daartoe worden in dit hoofdstuk de missie en ambitie van het RAN, de hoofdtaken van het RAN, het bedrijfsmodel en de huidige organisatie en focus beschreven.

1.1

Missie en ambitie van het RAN: behoren bij de koplopers

Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN.) is een van de uitvoerende afdelingen van de directie inwoners (DIW) van de gemeente Nijmegen. De onderlinge verbondenheid binnen DIW is onlangs beschreven in de brochure ‘Andere Tijden’. Met daarin drie speerpunten: verbetering van de dienstverlening aan de burger; verbetering van de dienstverlening aan het bestuur; herstel van vertrouwen en flexibilisering van medewerkers. Het Regionaal Archief heeft de volgende missie geformuleerd: iedereen moet de mogelijkheid geboden worden om: • kennis te vergaren over de historische context waarin hij of zij leeft • zijn of haar rechten en bewijzen te achterhalen • en het overheidshandelen te controleren. Het Regionaal Archief moet daarvoor een vraaggerichte dienstverlener in de informatievoorziening zijn, die onderzoekers stimuleert en faciliteert en de zelfredzaamheid bevordert. Samengevat luidt de missie: “Voor iedere gebruikerswens op maat paraat”. Het RAN staat dus in voor een gedegen organisatiegeweten door te zorgen voor optimale luciditeit, controleerbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van de analoge en digitale informatiebronnen. Deze “borging van het publiek geheugen” zal de digitale dienstverlening ondersteunen zodat het RAN op een moderne wijze bijdraagt aan de mogelijkheden om de overheid te controleren, aan het recht van burgers om juridisch bewijs te vinden, aan rechtmatige besluitvorming en aan een evenwichtige beleidsontwikkeling in historisch perspectief. In het verlengde hiervan wil het RAN een zo breed mogelijk publiek bereiken en in verbondenheid bijdragen aan een levendig en vruchtbaar cultuurhistorisch klimaat in de stad en regio. Kennis van de geschiedenis versterkt de betrokkenheid van de burgers bij de stad en de streek en de betrokkenheid tussen de inwoners onderling. Opdat de toegankelijkheid van het publiek geheugen geborgd is, draagt het RAN zorg voor het inspecteren, acquireren, beheren en ter beschikking stellen van archieven, collecties en andere informatiebronnen voor de gemeente Nijmegen, voor Nijmeegse organisaties waarvoor de gemeente de wettelijke verplichting heeft archiefwerkzaamheden te verrichten, evenals voor gemeenten in de regio en de daar gevestigde instellingen met een publiekrechtelijke taak waarmee een dienstverleningsovereenkomst is aangegaan. De belangrijkste ontwikkelingen bij het Regionaal Archief worden verwoord in de visienotitie 9 “Archiveren in de digitale samenleving: Regionaal Archief Nijmegen op weg naar een e-depot” .

9

Zie ook hoofdstuk 3

pagina 11 van 79

Regionaal Archief Nijmegen De implementatie van de Record Management Applicatie (RMA) in het kader van het project DIVA betekent ook voor de archiefdienst een enorme verandering. Binnen nu en enkele jaren zal de gemeente Nijmegen alleen nog maar digitale dossiers aanbieden aan het archief. Daarmee zal de informatievoorziening in de gemeente Nijmegen een grote slag kunnen maken. Het bestuur, de beleidsmakers, en uiteindelijk ook de historisch onderzoekers zullen beter bediend kunnen worden, mits het proces er ook toe leidt dat een effectief en efficiënt digitaal archiefbeheer wordt gerealiseerd. Kaders zijn en worden daarvoor ontwikkeld door de archiefinspectie. Deze omslag stelt om te beginnen hoge eisen aan het RMA, omdat rekening gehouden moet worden met zowel juridische aspecten in de dynamische en semi-statische fase als met cultuurhistorische aspecten in de statische fase. In alle fasen spelen elementen als authenticiteit en digitale duurzaamheid een belangrijke rol. Vandaar ook dat de archiefdienst als uiteindelijke beheerder van de digitale archieven een actieve rol vervult bij de invoering van de RMA. De opzet van een E-depot zal in 2007/2008 wat betreft implementatie van de visie vorm moeten krijgen. Ook aan de ontsluiting en aan dienstverlening worden andere en nieuwe eisen gesteld als het om deze digitale dragers gaat. De ontsluiting, lees inventarisatie, kan niet meer achteraf, maar moet al bij de inrichting van de systemen geschieden. Op dat moment worden cruciale beslissingen genomen voor de uiteindelijke dienstverlening in de digitale studiezaal. Overigens is in 2005 al met het eerste deel van het traject (de inrichting van de RMA) begonnen. Een digitale studiezaal met vraaggestuurde klantgeleiding en een goede inbedding in de gemeentelijke CMS zijn dan cruciale voorwaarden. Het project Archief in Zicht, dat ultimo 2006 vanuit de prototypingfase een definitieve inrichting heeft gekregen, is de paraplu waaronder deze ontwikkelingen gestalte krijgen. Maar ook goede koppelingen naar sites van aangesloten gemeenten en meer algemene erfgoedsites zijn noodzakelijk om aan de behoefte van onze (potentiële) klantgroepen nog beter tegemoet te komen. Digitalisering heeft overigens niet alleen consequenties voor het beheer van nieuwe archieven en collecties: ook de meest geraadpleegde bestaande archieven en collecties zullen worden ondergebracht in een digitaal systeem. Het betreft daarbij vooral de collecties: kranten, fotomateriaal, afbeeldingen van de kunstcollectie en op langere termijn film- en videomateriaal.

1.2

De hoofdtaken van het RAN

Binnen het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) kunnen drie hoofdtaken worden onderscheiden, die primair voortvloeien uit de wettelijke taken (Archiefwet, WOB), namelijk: het advies over, toezicht op en inspectie van het dynamische en semi-statische archief van de gemeente, de publiekrechtelijke lichamen in Nijmegen en regiogemeenten. Daarnaast geldt dit voor een aantal derden, waarmee een overeenkomst is gesloten; het ordenen, beheren en ontsluiten van het (aanwezige) statisch archief; het beschikbaar stellen van de beheerde archieven. In afbeelding 2 zijn deze taken schematisch opgenomen.

pagina 12 van 79

Regionaal Archief Nijmegen informatie Algemeen kader: Archiefwet & WOB Dynamisch/ semi-statisch archief

publiek Gemeente Nijmegen/ directies

privaat


Regiogemeenten

Derden

Hoofdtaak 1 Advies, toezicht en inspectie

eigen beheer

eigen beheer

eigen beheer

eigen beheer

toevoegen

Statisch archief

Accountmanagement

Hoofdtaak 2 Ordenen, Beheren, ontsluiten

Historisch Archief <1810

1810-1945

1945-heden

………

werkvoorraad Accountmanagement

Hoofdtaak 3

Toegang

Beschikbaar stellen

Publiek: burgers, groepen, instellingen

Afbeelding 2: hoofdtaken RAN

1.3

Het bedrijfsmodel is leidend voor de activiteiten

De benoemde hoofdtaken kunnen nu nader gedetailleerd worden in de (hoofd)processen, die door het RAN worden uitgevoerd. Voorafgaande daaraan is het gewenst stil te staan bij de definitie van een archiefsysteem, namelijk: “het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen en documenten, waarmee een organisatie zijn archiveringsfunctie vorm 10 geeft” . Uitgaande van deze definitie kunnen de activiteiten van het RAN worden geclusterd in een zogenoemd “bedrijfsmodel”, waarin de hoofdprocessen zijn benoemd. In afbeelding 3 is dit bedrijfsmodel opgenomen.

10

Ontleend aan de “Archiefverordening 2003 en Besluit Informatiebeheer 2003” van de Gemeente Nijmegen, juni 2004

pagina 13 van 79


Besturing en controle (beheer)

Bewaren

I-objecten Opnemen Metadata systeem

Beschikbaar stellen

Zoeken & Raadplegen

Bewerken

Afbeelding 3: bedrijfsmodel RAN

Aan dit bedrijfsmodel kunnen de hoofdprocessen van het RAN worden ontleend, namelijk: het opnemen van documenten (overdracht naar het RAN van statische archieven); het bewaren van documenten (waarbij zogenoemde “metadata” worden toegevoegd ten 11 behoeve van beheer (rubricering), ontsluiting en vernietiging) ; het bewerken van documenten; het beschikbaar stellen van documenten aan derden; het mogelijk maken van zoeken & raadplegen (fysiek of digitaal); tenslotte is (uiteraard) sprake van een “ondersteunend proces” wat betreft de besturing van het geheel en de controle daarvan, op een zodanige wijze dat aan alle eisen wordt voldaan. Deze hoofdprocessen zijn in die zin van belang, dat deze een “vast gegeven” zijn, ongeacht de wijze waarop de documenten worden bewaard (fysiek en/of digitaal) en beheerd. De werkwijze binnen deze hoofdprocessen en de daarbij gebruikte tools zullen wel veranderen.

1.4

Huidige situatie legt focus op de “achterkant”

In de huidige situatie, waarin het RAN zich bevindt, ligt de focus voor de archiveringsfunctie primair bij het zogenoemde “statisch archief” en het beheer daarvan. Door middel van inspectie enerzijds en advisering anderzijds wordt getracht de “voorkant” (archivering binnen de betrokken organisaties) zodanig vorm te geven, dat bij overdracht de opname van de relevante documenten gemakkelijk plaatsvindt. Daartoe worden ook kaderstellende richtlijnen uitgevaardigd, op grond waarvan de inspectie en handhaving zal plaatsvinden. De organisatie van het RAN is als volgt opgebouwd. 11

Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een (internationale) standaard, namelijk ISO-23081-1, “Information and documentation Records management processes – Metadata for records”, 2006

pagina 14 van 79


Hoofd RAN

Inspectie

Inventarisatie

• inventarisatie (verschuift naar de “kop van het proces”) • onderzoek • ondersteuning wetenschappelijk onderzoek

Beheer

• beheer van de archieven • invoering Atlantis

• audits (gem. Nijmegen, regio-gemeenten, WGR’s) • advies (o.a. DIVA) • beleid (Archiefverordening & kaderstelling)

Dienstverlening

• • • •

individuen & instellingen digitale ontsluiting Archief in zicht gemeentelijk dienstverleningsconcept

Afbeelding 4: organisatie RAN

De organisatie van het RAN en het hoofdproces zijn productgericht georganiseerd. Daarbij is in 2004 bezien of de organisatie kan worden omgebouwd naar “vraaggeoriënteerd en vraaggericht”. Deze “kanteling” van de organisatie (inventarisatie, beheer, dienstverlening) naar klantgroepen levert echter geen “meerwaarde” op, omdat dit leidt tot een “versnippering” van de subprocessen inventarisatie en beheer. Daarnaast heeft het RAN feitelijk een “dubbele” frontoffice, namelijk enerzijds naar de “leveranciers van archieven” en anderzijds naar onderzoekers uit Nijmegen, maar ook van ver daarbuiten. Beide zijn voor het RAN van evident belang vanwege de samenhang. Gegeven deze constateringen dient de verankering van de klantgerichtheid dan ook niet gezocht te worden in de structuur van de organisatie, maar in de werkwijze: het “delen” van klanten en klantaspecten, vakgroepoverleg voor dwarsverbanden (en inspelen op de klantvraag) e.d. In afbeelding 5 is dit inzichtelijk gemaakt.

pagina 15 van 79


Leveranciers

Overheid c.a.

Afnemers

Beleid Inspecties

Inventarisatie

verschuiving naar “kop van het proces”

Derden/ particulieren

Beheer

Advies

Acquisitie

Dienstverlening


Inventarisatie

Beheer

Advies verschuiving naar “kop van het proces”

Overigen (burgers/ Instellingen)


digitale ontsluiting frontoffice

Dienstverlening

backoffice

Dienstverlening

frontoffice

Hoofdproces

Afbeelding 5: hoofdproces RAN

De inzet op beide frontoffices (advies en acquisitie richting leveranciers en dienstverlening aan de afnemer) is in de komende periode van groot belang. Deze afnemers hebben allerlei achtergronden. Zij komen ofwel omdat zij de overheid achteraf willen of moeten controleren, dan wel omdat zij op zoek zijn naar juridische bewijslast. De grootste groep komt uit historische belangstelling. Het kunnen dus zowel particulieren zijn, die hier ofwel beroepsmatig komen (wetenschappers, docenten, journalisten, architecten, conservatoren) als ook uit belangstelling of noodzaak. Het kunnen collega’s zijn uit Nijmegen en regiogemeenten, die op zoek zijn naar historische achtergronden of juridische informatie. Het kunnen leveranciers zijn, die hun eigen archief moeten en willen raadplegen. Het RAN is voor deze afnemers weliswaar monopolist, maar de meerderheid heeft de vrijheid om al dan niet voor deze producten te kiezen. De informatie moet dan ook op een aantrekkelijke en adequate wijze gepresenteerd worden, wil het bezoekersaantal en de onderzoeksintensiviteit op niveau blijven. Dit opdat de gewenste historische kennis over de stad op een goed niveau kan komen en blijven. Het RAN stimuleert en faciliteert, de afnemers verrichten het onderzoek en leveren daarmee de basis waarop instrumenten (manifestaties, lesmateriaal, tentoonstellingen, rondleidingen, monumentenbeschrijvingen) ontwikkeld worden, die het historische besef kunnen stimuleren. Voor het uitvoeren van de huidige hoofdtaken/processen van het RAN worden een aantal deeltaken onderscheiden, die binnen de organisatie (in de vorm van bureaus) zijn verankerd. Op hoofdlijnen betreft dit de volgende taken:

inventarisatie: acquisitie, advies & accountmanagement Het bureau Inventarisatie richt zich primair op de leveranciers van toekomstige archieven enerzijds en het daadwerkelijk inventariseren anderzijds. Daarbij geldt dat het opschuiven naar de “kop van het proces” meerwaarde zal opleveren bij de latere overname van de betreffende archieven. Acquisitie, bredere adviezen en de inzet op accountmanagement kan deze rol faciliteren. Tevens zijn deze inventarisatoren de specialisten bij uitstek voor die

pagina 16 van 79

Regionaal Archief Nijmegen (categorie) informatie, die zij toegankelijk maken of hebben gemaakt. Zij zullen, zodra het publieksportaal operationeel is, op afspraak deze kennis gaan inzetten in het frontoffice.

beheer: nieuwe technieken toepassen Het bureau Beheer draagt zorg voor het beheer van alle archieven en andere informatieverzamelingen van het RAN . Deze informatieverzamelingen staan op een keur aan dragers. De oudsten op perkament, de jongste generatie in huis heeft een digitale basis. Maar ook heeft het RAN een nationaal bekende collectie audiovisueel materiaal en vooral heel veel papier. Daarbij wordt gezocht naar nieuwe methodieken en technieken om deze taak uit te kunnen voeren, waaronder de implementatie van Atlantis, mede met als achtergrond de beschikbaarstelling van de beheerde informatie te vergemakkelijken. Onderzocht zal worden of deze nieuwe technieken ook hun meerwaarde kunnen hebben voor het beheer van ander gemeentelijk roerend erfgoed.

dienstverlening: digitale ontsluiting Het bureau dienstverlening richt zich primair op belangstellenden voor de geschiedenis van Nijmegen, die in een aantal “gedaanten” naar voren komen: individuele burgers, groepen, instellingen, scholen e.d. Daarbij wordt gezocht naar methodieken en technieken om de toegankelijkheid te vergroten en de digitale raadpleging van “huis uit” mogelijk te maken. Veel mag in dit kader verwacht worden van het vraaggerichte publieksportaal, die momenteel ontwikkeld wordt (Archief in Zicht). En van de invoering van de daarbij behorende virtuele historische kennisbank ter ondervanging van de FAQ (frequently asked questions). Deze zal voornamelijk gebaseerd zijn op de verdere uitbreiding van de digitale perceelsgebonden, als ook de persoonsgebonden informatieverzamelingen, welke ontwikkeld zijn in de projecten “Digitaal genootschap van het Verleden” en “Genlias”.

inspectie & handhaving De staffunctie Audit van het RAN voert deze wettelijke taak uit, enerzijds gericht op kaderstelling en controle (feitelijk een taak “in opdracht van”), anderzijds gericht op handhaving van deze kaderstelling. Daarbij zijn een aantal instrumenten voorhanden: • inspecties (het formele middel); • beïnvloeding van processen (bijvoorbeeld rond het project DIVA), zijn een “informeel” middel, doch wel effectief; • advies rond verbeteringen enerzijds (achteraf) en advies “aan de voorkant” (wijze van inrichting en ordening van archieven).

pagina 17 van 79


2

Algemeen kader: strategische visie is leidend

De inzet van ICT binnen een organisatie is en blijft, evenals de inzet van financiën en personeel, een hulpmiddel, dat kan bijdragen aan de realisatie van de (beleidsmatige) doelen van de organisatie. Het strategische informatiebeleid voor het RAN wordt daarbij voor een groot deel bepaald door de omgeving waarbinnen het RAN opereert, namelijk de gemeente Nijmegen en de directie Inwoners. Daarop dient te worden aangesloten. Dit hoofdstuk schetst dit strategische kader.

2.1

De dienstverlenende stad: samen, beter, sneller

Binnen de gemeente Nijmegen is een gemeentebreed dienstverleningsconcept ontwikkeld, waarbij de burger centraal staat. Uitgangspunt daarbij zijn de verschillende rollen, die een gemeente vervult richting zijn burgers en die als onderscheidend criterium worden gehanteerd. In 12 afbeelding 6 is dit als voorbeeld opgenomen .

Rol gem eente

Positie burger

Aard van de relatie

Typering prestatie

Politieke organisatie

kiezer

representatief

herkenbaar, aanspreekbaar

Dienstverlener

klant

dienstverlenend

burgergericht, pro-actief

Regeltoepasser en handhaver

onderdaan

ondergeschikt

voorspelbaar, consequent

O ntwikkelaar

partner

gelijkwaardig

visionair, partnerschapgericht

B eheerder

gebruiker

op afstand

rationeel, flexibel

Afbeelding 6: burgerrollen

Alle rollen die een gemeente vervult en de positie die de burger daarbij kan innemen, zijn voor de 13 wijze van dienstverlening van belang en vragen om een andere aanpak .

2.1.1 Vraaggericht en geïntegreerd dienstverlenen Belangrijk uitgangspunt voor de gemeentelijke dienstverlening is het principe van vraaggericht en geïntegreerd (gemeentelijk) dienstverlenen.

12 13

Ontleend aan Hiemstra, Presterende gemeenten, 2003 “De dienstverlenende stad: samen, beter, sneller”, gemeente Nijmegen, 2005

pagina 18 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Vraaggericht wil zeggen dat de behoefte (die leidt tot een vraag, ofwel “de vraag achter de vraag”) van de klant leidend is bij de vormgeving van de dienstverlening. De klant kan daarbij verschillende gedaanten aannemen, zoals een individuele burger, een bedrijf, een instelling of een collectieve groep van burgers (bijvoorbeeld een cliëntenorganisatie). De klantvraag kan gaan over een concreet product, de vraag kan worden gesteld als “belanghebbende” (bij het verlenen van producten aan andere klanten), dan wel dat klanten van de gemeente een bepaalde rol verlangen (bijvoorbeeld bij handhaving). Deze klantvragen zijn leidend en staan centraal bij de inrichting van het dienstverleningsproces. Geïntegreerd wil zeggen dat de gemeente, vooral in haar rol als dienstverlener, een samenhangend aanbod van producten aanbiedt als antwoord op de behoefte (vraag) van de klant. Of anders gezegd, er wordt gezocht naar zogenoemde “product-markt-combinaties”, die het beste aansluiten op de vraag van de klant en die geïntegreerd worden aangeboden, zodat de klant in een keer antwoord krijgt op zijn vraag. De concrete producten zullen geïntegreerd en in samenhang worden aangeboden. Daartoe is, zeker bij meervoudige vragen, regie noodzakelijk op de klantvraag en de daadwerkelijke afhandeling daarvan. Dienstverlenen wil zeggen dat de wijze waarop de dienstverlening wordt aangeboden van een hoge kwaliteit is: de klant kan de gemeentelijke overheid benaderen via diverse kanalen (de zogenoemde multichanneling), de gemeente kent een centrale frontoffice die de “toegang” is en hét “gezicht” is voor de klant, de kwaliteitscriteria van de dienstverlening zijn vastgelegd (de servicenormen) en de informatievoorziening aan de klant is optimaal. Vraaggericht en geïntegreerd dienstverlenen is dan ook primair een werkwijze, waarbij de klantvraag en/of klantgroep centraal wordt gesteld en vanuit die optiek producten worden geleverd. De eigen organisatie is niet langer leidend en dient “achter de schermen” (niet zichtbaar voor de klant) efficiënt en effectief ingericht te worden.

2.1.2 Klantvragen en klantgroepen centraal Klantvragen zijn er in vele vormen en maten, die (op een iets hoger abstractieniveau) kunnen worden geclusterd tot een aantal generieke te onderscheiden categorieën, namelijk: de klantvraag naar informatie en advies (deze vraag hoeft nog niet te leiden tot de verstrekking van een product); de klantvraag naar de verstrekking van een product. Daarbij kan een onderscheid worden gemaakt in: o eenvoudige vragen: gericht op standaard of incidentele dienstverlening cq de vraag naar een specifiek product (bijvoorbeeld bijzondere bijstand); o meervoudige vragen: een gerichte vraag die, na analyse, leidt tot het in samenhang verstrekken van meerdere producten.(bijvoorbeeld de vraag naar een uitkering en 14 werk) ; de klantvraag die gericht is op klachten cq meldingen. Naast deze klantvraag zelf kunnen klantgroepen worden onderscheiden (ook wel klantprofielen), die kenmerkend zijn voor specifieke klantvragen en tevens de noodzaak met zich meebrengen tot een specifieke vorm van dienstverlening. Dit geldt zeker voor het RAN. Het kunnen burgers zijn (particulieren), specifieke beroepsgroepen (wetenschappers, docenten, journalisten, architecten, conservatoren), collega’s uit Nijmegen en regiogemeenten of leveranciers, die hun eigen archief moeten en willen raadplegen. 14

Deze meervoudige vragen kunnen ook worden gekoppeld aan zogenoemde “life-events”, zijnde gebeurtenissen in het leven van de burger. Bijvoorbeeld: verhuizen naar, werkloos worden, een bedrijf starten e.d. De beantwoording van deze vragen vergen een geïntegreerd gemeentelijk aanbod

pagina 19 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Feitelijk ontstaat zo een matrix van klantvragen en klantgroepen, waarbij de wijze van dienstverlening nader kan worden gepreciseerd. Mede op basis hiervan kan ook vorm en inhoud worden gegeven aan de zogenoemde “multichanneling”, zijnde de mix van kanalen, waarlangs de burger toegang heeft tot de gemeentelijke overheid. Aangezien een gemeente een veelheid van producten kan leveren, worden veelal zogenoemde “domeinen” onderscheiden, waarbinnen de onderscheiden product-markt-combinaties makkelijk geleverd kunnen worden. De bovengeschetste samenhang is in afbeelding 7 schematisch opgenomen. • informatie • verstrekking producten • klachten/meldingen

Klantvragen

Klantprofielen

• specifieke klantgroepen (burger, bedrijf, instelling, belanghebbende) • klantengroepen met meervoudige vragen • klantgroepen met enkelvoudige vragen

Uniforme toegang tot de gemeente Balie

Clustering producten in domeinen

Telefoon

Domein

Internet

Domein

Post

Domein

Domein

Afbeelding 7: klantvragen en klantprofielen

2.1.3 Uniforme toegang: “gemeente heeft antwoord” In 2005 is door de Commissie Jorritsma een advies uitgebracht betreffende de visie op de publieke dienstverlening in 2015. Dit advies schetst een gewenst toekomstperspectief voor de gemeentelijke dienstverlening. Recent is deze visie concreet uitgewerkt en vertaald in het 15 concept “Gemeente heeft Antwoord” . e Binnen deze toegang op lokaal niveau (vooral voor de 1 klantcontacten) wordt, als centraal instrument, een Klant Contact Centrum (KCC) onderscheiden, waarin de diverse beschikbare kanalen voor de toegang worden gebundeld en geïntegreerd. Cruciaal daarbinnen is niet alleen de te hanteren werkwijze (op basis van de eerder benoemde klantvragen en klantprofielen), maar ook de ondersteuning van dit KCC door de inzet van ICT. Daaraan kan worden toegevoegd dat een “klantrelatiesysteem” (voor het gemeentebreed vastleggen van klantcontacten) en een “klantregiesysteem” (waarmee de regie op de klant en de te leveren producten aan deze klant actief kan worden geregisseerd), dan ook standaard beschikbaar te zijn. In afbeelding 8 is deze toegang voor de gemeente Nijmegen schematisch opgenomen.

15

Concrete uitwerking door de Vereniging van directeuren Publieksdiensten en VNG

pagina 20 van 79


“Proces” Klant Nijmegen

Klantvragen

Algemene informatie

COMMUNICATIE

Toegang gemeente

FYSIEK/ INTERNET BALIE (s) CALL-CENTER

Herkenbaarheid Werkwijze (kanalen) Overzicht producten

POST

FrontOffice

Gestandaardiseerd Geüniformeerd

Maatwerk

Mid- en backOffice

DIW

DGG

DSB

DWS

Brandweer

Aansluiting op de midoffice en backoffice van de directies

“Structuur” Afbeelding 8: dienstverleningsconcept

2.2

Informatiebeleid gemeente Nijmegen

De uitgangspunten van het strategische beleid en de inzet van ICT kunnen nu worden vertaald in een zogenoemde “architectuur”, die normaliter bestaat uit een bedrijfs-, informatie- en technische 16 architectuur in een geïntegreerde samenhang . In het Informatieplan van de gemeente Nijmegen 17 wordt deze beschreven . Ten behoeve van het Informatieplan kan de focus worden gericht op de informatiearchitectuur als leidend kader, aangezien daarin alle ontwikkelingen in samenhang worden gepresenteerd. In afbeelding 9 is deze schematisch opgenomen18.

16

Zie bijvoorbeeld de Nederlandse OverheidsReferentieArchitectuur (NORA), versie 2 Zie Informatiebeleidsplan gemeente Nijmegen 2006 -2010, december 2006 18 Dit schema is qua presentatie afwijkend van de schema’s, zoals opgenomen in genoemd Informatieplan gemeente Nijmegen, doch qua uitgangspunten en invulling identiek. Daarvoor is gekozen omdat dit plaatje een beter inzicht geeft en qua beschrijving eenduidiger is. 17

pagina 21 van 79


Leidend:

Balie

Andere overheid/ELO

Telefoon

Post

Internet

Mutli -Channelling

Mijnoverheid.nl / PIP

Web

Betalingen

Intake Klant Contact Centrum

eNIK

FrontOffice Kennis Management

Product

Cliënt

Identificatie

Relatie

Authenticatie

Management

Autorisatie

Content

Diensten

Management

Catalogus

Leidend: EGEM (o,a. Referentiemodel Midoffice)

Zaken

Transactieplatform

Gegevens

Magazijn

MidOffice Workflow

Magazijn

Digitaal Document

Basis

Beheer

Registraties

Landelijke Basis Registraties

Leidend: Modulaire applicaties Effectieve en

Applicaties

Applicaties

Applicaties

efficiënte bedrijfsvoering

Gegevens

Gegevens

Gegevens

BackOffice

Gegevensuitwisseling “derden”

Afbeelding 9: informatiearchitectuur

Binnen de gemeentelijke informatiearchitectuur wordt een onderscheid gemaakt tussen het frontoffice (alle voorzieningen, die samen de toegang tot de gemeentelijke overheid vormen cq 19 ondersteunen), het “virtuele” midoffice (een samenstel van systemen en applicaties, die de communicatie tussen front- en backoffice mogelijk maken) en het (daadwerkelijke) backoffice, zijnde de functionele en aan domeinen gerelateerde basisapplicaties (die flexibel en modulair zijn), inclusief de gegevensopslag daarvan). Belangrijk kenmerk van een dergelijke informatiearchitectuur is de samenhang tussen de onderscheiden “offices” en het feit dat deze “naadloos” op elkaar aan moeten sluiten en flexibel in elkaar moeten kunnen overgaan.

19

Deze “virtuele” midoffice bestaat uit techniek en systemen, waarbij (bezien vanuit het proces) geen menselijk handelen voorkomt (behoudens het beheer van deze systemen).

pagina 22 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Frontoffice Vooral ten behoeve van het frontoffice (en deels ten behoeve van het backoffice) worden landelijke voorzieningen opgesteld, die voor alle e-dienstverlening gelden. Dit betreft voorzieningen als: één landelijk telefoonnummer voor de overheid en een landelijke website (mijnoverheid.nl, waarbinnen de burger een Persoonlijke Internet Pagina/PIP kan aanmaken). Van daaruit kan worden doorgeschakeld naar gemeenten; standaard voorzieningen ten behoeve van identificatie, authenticatie en autorisatie (DigiD, eNIK en tzt PKI overheid), formulieren (e-formulieren) en webbetalingen; standaard definitie en aanpak van (landelijke) basisregistraties, die als grondslag dienen voor de lokale basisregistraties. Deze landelijke standaarden kunnen binnen het concept van e-dienstverlening worden toegepast. Midoffice Binnen de gemeente zelf zullen zogenoemde “horizontale voorzieningen” moeten worden ingezet (gemeentebrede voorzieningen), enerzijds erop gericht om digitale dienstverlening mogelijk te maken en de aansluiting te bewerkstelligen tussen het frontoffice en het backoffice, anderzijds erop gericht om vanuit het organisatie- en bedrijfsvoeringperspectief eenheid en eenduidigheid te creëren (in het kader van efficiëntie en effectiviteit). Deze midoffice is geheel virtueel.

Aanvraag bijzondere bijstand Een burger wil een aanvraag doen voor bijzondere bijstand. In de lokale bibliotheek maakt hij gebruik van internet. Via de gemeentelijke website, waarop hij heeft aangegeven elk jaar voor bijzondere bijstand in aanmerking te komen, krijgt hij bericht dat het aanvraagformulier (e-formulier) voor hem klaar staat. Met DigiD identificeert hij zich als meneer Jansen en krijgt een vrijwel geheel ingevuld formulier voor zich. Alle reeds bekende gegevens (uit de GBA - NAW, Polisadministratie – inkomen, kernsysteem WIZ-dienst – gegevens laatste aanvraag) zijn opgenomen, alleen de strikt noodzakelijke gegevens dient hij in te vullen. Na fiattering van zijn aanvraag komt deze bij de gemeente x binnen via het webportal. De binnenkomst van deze aanvraag activeert de workflow (ten behoeve van de backoffice, zodat bekend is dat er een aanvraag in voorraad is), slaat deze aanvraag automatisch op in het DMS-systeem (burgerdossier) en zorgt ervoor dat specifieke WIZ-gegevens automatisch in de database van het kernsysteem worden weggeschreven (de andere gegevens liggen reeds vast in de basisadministraties). De behandelende medewerker kan een laatste check doen, fiatteert en de betaling kan per ommegaande uit. Mochten er bewijsstukken nodig zijn, dan kan meneer Jansen deze bij de bibliotheek scannen en meesturen met de aanvraag. Ook kan hij deze per post opsturen, bij binnenkomst in de gemeente worden deze gescand en toegevoegd aan het DMS. Doorlooptijd aanvraag: 2 dagen (inclusief betaling), tijdsinvestering medewerker 10 minuten!

Concreet gaat het om voorzieningen ten behoeve van: de invulling en facilitering van het lokale webportaal, zoals de producten-diensten-catalogus, kennismanagement/kennismodules (inhoudelijke ondersteuning van aanvragen), contentmanagement e.d.; gemeentebrede toepassingen voor workflow (vastleggen en volgen van processen, zowel voor het frontoffice als voor het backoffice), DMS/RMA (burgerdossier), cliënt relatie systeem (klantcontacten, marketing), zakenmagazijn (overzicht lopende processen en status) en de basisregistraties. Deze voorzieningen dienen gemeentebreed uniform te worden vormgegeven.

pagina 23 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Backoffice In het backoffice worden de branchespecifieke (of domeingebonden) systemen gebruikt, bijvoorbeeld ten behoeve van Werk & Inkomen/Zorg & Inkomen (registratie en beheer), Publiekszaken (Belastingen/uitvoering WOZ), vergunningensystemen e.d. Dit zijn de zogenoemde “functionele applicaties”, die aan dienen te sluiten op de systemen van het front- en midoffice en geen “dubbels” bevatten. Aansluiting op ketens Gekoppeld aan deze functionele applicaties kan gegevensuitwisseling met ketenpartners plaatsvinden, conform de standaarden (inhoudelijk en wat betreft techniek) die daarvoor (landelijk) zijn afgesproken. Ook voor deze gegevensuitwisseling geldt het principe van eenmalige gegevensvastlegging, dat wil zeggen dat deze gegevens in principe niet worden opgeslagen in de eigen functionele applicatie. Deze zogenoemde “eenmalige uitvraag” naar de burger wordt steeds meer wettelijk verankerd. De Wet Eenmalige Gegevensuitvraag geldt vanaf 1-1-2008 voor de keten van Werk & Inkomen, daarnaast bevatten alle wetsvoorstellen rond de invoering van de basisregistraties eenzelfde bepaling. Bijvoorbeeld, vanaf (uiterlijk) 1-1-2010 dienen alle gebruikers van persoonsgegevens gebruik te maken van de GBA.

2.3

Visie op ICT als strategisch instrument voor DIW

In het strategische kader DIW 2005 – 2010 zijn drie strategische hoofddoelen benoemd, namelijk de verbetering van de dienstverlening aan de burger, de verbetering van de dienstverlening aan het bestuur en de flexibilisering van het personeel. Daarbij is geconstateerd dat de inzet van ICT een belangrijke bijdrage kan leveren aan de realisatie van deze doelstellingen. Teneinde dit concreet te maken, zijn voor de inzet van ICT binnen DIW acht strategische uitgangspunten geformuleerd20.

1. De ICT-aanpak van DIW wordt weergegeven in het motto: “concern als het kan, directie als het moet”. 2. Op het gebied van dienstverlening en ICT ligt de focus op klantlogica en innovatie van de elektronische dienstverlening. 3. De mogelijkheden voor koppeling van klantvragen met de bedrijfsprocessen en met basisadministraties worden door middel van ICT uitgebreid. 4. DIW gaat klanten slechts eenmalig vragen om hun gegevens en ontwikkelt daartoe basisregistraties. 5. Op het gebied van ICT en bedrijfsvoering wordt zoveel mogelijk naar standaardisatie gestreefd. 6. Ketensamenwerking: we conformeren ons aan degene die voor ons in de keten zit... 7. Gebruiksvriendelijkheid voor eindgebruiker 8. Applicaties: terugdringen aantal applicaties; actieve bemoeienis met applicatieleveranciers; zoveel mogelijk webbased en keuze voor stabiele applicaties.

2.4

Strategisch informatiebeleid: de uitgangspunten

Voor de structurering van de gewenste inzet van ICT is het noodzaak de strategische keuzes daarvan (het informatiebeleid) vast te leggen, zodat eenduidige keuzes mogelijk zijn bij de inzet 20

Visie op ICT als strategisch instrument, DIW, juni 2006

pagina 24 van 79

Regionaal Archief Nijmegen van nieuwe ICT. Dit strategische informatiebeleid is samengesteld uit de uitgangspunten van het gemeentebrede beleid en DIW. Daarbij wordt (uiteraard) aangesloten op landelijke ontwikkelingen en “standaarden”, die daarvoor zijn ontstaan cq worden ontwikkeld. In afbeelding 10 zijn de belangrijkste uitgangspunten samengevat benoemd.

Informatiebeleid Gemeente, DIW & RAN Strategisch informatiebeleid

Specifiek DIW & RAN

De uitgangspunten voor het strategische informatiebeleid worden grotendeels bepaald door de omgeving, waarbinnen het RAN opereert: toepassing en gebruik van de landelijk ontwikkelde standaarden rond identificatie, authenticatie en autorisatie (DigiD, eNIK, PKI overheid) toepassing en gebruik van de landelijk ontwikkelde standaarden rond e-dienstverlening, zoals e-formulieren, producten-dienstencatalogus, één gezamenlijke toegang tot de overheid e.d. toepassing en gebruik van de landelijk ontwikkelde basisregistraties en de aansluiting binnen gemeenten daarop; toepassing van de gemeentelijke informatiearchitectuur wat betreft de gemeentebrede applicaties (de zogenoemde “horizontale applicaties”), zoals een klantrelatiesysteem, DMS, WFM, website etc toepassing en gebruik van landelijk ontwikkelde standaarden rond gegevensdefinities (SGR, STUF) en gegevensuitwisseling (webbased, XML e.d.) hanteren van internationale technische standaarden voor de infrastructuur wat betreft netwerken, opbouw van applicaties (drieslagenstructuur) e.d. hanteren en toepassen van open source; toepassing en gebruik van de landelijk ontwikkelde standaarden voor de informatiearchitectuur (NORA) en de referentiemodellen (bijvoorbeeld voor de midoffice/EGEM) voldoen aan de eisen van beveiliging hanteren van een efficiënte en effectieve beheerorganisatie voor ICT Specifiek ten behoeve van DIW & RAN en de daarbinnen gehanteerde applicaties kunnen nog een aantal generieke uitgangspunten worden toegevoegd: aansluiten op de landelijke en/of gemeentelijke kaders flexibiliteit wat betreft de in te zetten applicaties (keuze van leverancier) vermindering van het aantal applicaties eenduidige aansluiting cq koppeling met ketenpartners (en de eisen die vanuit dit perspectief aan ketenpartners worden gesteld);

Afbeelding 10: overzicht hoofdlijnen informatiebeleid

pagina 25 van 79


3

RAN & de toekomst: het “e-depot”

De voortschrijdende digitalisering enerzijds en de inzet van gemeenten op e-dienstverlening anderzijds, zal grote gevolgen hebben voor de archieffunctie, zoals deze in de huidige situatie bestaat. Kort samengevat, verdergaande digitalisering brengt de “voorkant” en de “achterkant” samen en maakt een einde aan het (nu vrij strikte) onderscheid tussen de archieffunctie binnen de organisaties zelf en de archieffunctie van het RAN. Beide komen samen in het “e-depot”. Daarover gaat dit hoofdstuk.

3.1

Wat is een “e-depot”?

Het e-depot (elektronisch depot) is kort en bondig een digitaal archief. Om het precies te definiëren: “het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden, waarmee een archiefdienst in staat is zijn digitale informatie duurzaam te beheren en beschikbaar te stellen” Het e-depot kan als volgt schematisch inzichtelijk worden gemaakt (betreft een eerste concept).

Frontoffice

Gemeente Nijmegen Werkprocessen

E-depot DMS/RMA Gemeente

Regiogemeenten

DMS/RMA

DMS/RMA

DMS/RMA Video Foto’s

Derden

RAN

Ontsluiting voor de burger


Digitaal historisch archief

Afbeelding 11: eerste concept e-depot

pagina 26 van 79

Regionaal Archief Nijmegen De belangrijkste kenmerken van het e-depot zijn als volgt te benoemen: het e-depot is een verzameling van DMS/RMA’s, die door de diverse klanten van het RAN worden onderhouden. Deze kunnen bestaan uit gedigitaliseerde documenten, die gedurende de uitvoering van werkprocessen worden samengesteld, hetzij op basis van externe documenten (van burgers, bijvoorbeeld een digitale aanvraag met gescande bijlagen), hetzij op basis van interne documenten (gemaakt door de betrokkenen zelf, bijvoorbeeld rapportages rond aanvragen, beleidsdossiers e.d.). Daarnaast kunnen deze bestaan uit andere bronnen, zoals gedigitaliseerde films, video’s, foto’s en (natuurlijk) het (gedigitaliseerde) historische archief; als gevolg van de digitalisering van werkprocessen (kan per klant verschillen) wordt dat deel van het e-depot tijdens de uitvoering van deze werkprocessen opgebouwd en verdwijnt het (huidige) onderscheid tussen een dynamisch, semi-statisch en statisch archief. Het te gebruiken DMS/RMA is “alles ineen”, de huidige fysieke overdracht naar het RAN verdwijnt; binnen het e-depot zal wel een “virtuele” grens moeten worden getrokken tussen dynamisch/semi-statisch enerzijds en statisch anderzijds, vanwege het juridische kader. Op het dynamisch/semi-statische archief is de WOB van toepassing (beperkte toegang), op het statische archief de Archiefwet (volledige toegang); het verdwijnen van het onderscheid tussen dynamisch/semi-statisch en statische archief leidt ertoe, dat strikte eisen zullen moeten worden gesteld aan de organisatie wat betreft werkprocessen, inzet ICT en opbouw van het digitale dossier, aangezien achteraf “niets meer te repareren valt”; er is geen fysiek dossier meer. Deze eisen hebben betrekking op de authenciteit van de opgeslagen documenten, de betrouwbaarheid, de integriteit, de bruikbaarheid en de duurzaamheid van de opslag zelf. Het gaat niet meer alleen om het beheer van documenten, maar op het gehele samenstel van organisatie en techniek. Een voorbeeld uit de (toekomstige) praktijk moge dit verduidelijken.

Digitale aanvraag bouwvergunning Een burger wil een aanvraag doen voor een (simpele) bouwvergunning. In de lokale bibliotheek maakt hij gebruik van internet. Via “mijnoverheid.nl” komt hij bij de betreffende gemeente. Met DigiD identificeert hij zich als meneer Jansen en krijgt een vrijwel geheel ingevuld formulier (e-formulier) voor zich, waarin al bekende gegevens (uit de GBA, Kadaster, vastgoedadministratie, bestemmingsplannen) zijn opgenomen, zodat hij alleen de strikt noodzakelijke gegevens dient in te vullen. Eventuele tekeningen kan meneer Jansen bij de Bibliotheek scannen en meesturen met zijn aanvraag. Na fiattering van zijn aanvraag komt deze bij de gemeente x binnen via het webportal. De binnenkomst van deze aanvraag activeert de workflow (ten behoeve van de backoffice, zodat bekend is dat er een aanvraag in voorraad is), slaat deze aanvraag automatisch op in het DMS/RMA-systeem (burgerdossier) en zorgt ervoor dat specifieke gegevens automatisch in de database van de backoffice-systemen worden weggeschreven (de andere gegevens liggen al vast in de basisadministraties). De behandelende medewerker kan een laatste check doen, fiatteert en de beschikking kan daarna uit. De beschikking wordt automatisch in het DMS/RMA opgeslagen, voorzien van een elektronische handtekening.

3.2

Een geïntegreerde archieffunctie

Met de introductie van het e-depot is de archieffunctie niet meer een proces aan de “achterkant”, maar wordt de archieffunctie geïntegreerd binnen het bedrijfsproces. In afbeelding 12 is dit schematisch opgenomen.

pagina 27 van 79


beleid

regie

sturing

uitvoering

bedrijfsproces

archieffunctie

bedrijfsproces met geïntegreerde archieffunctie

Afbeelding 12: herzien bedrijfsproces

Uit dit schema kunnen de volgende conclusies worden getrokken voor de nieuwe situatie: het bedrijfsproces (de werkprocessen) zullen expliciet beschreven moeten worden, inclusief de relevante documenten, die daarbij aan de orde zijn, aangezien anders niet aan de eisen (bijvoorbeeld volledigheid) kan worden voldaan; binnen het bedrijfsproces is de archieffunctie geïntegreerd, wat impliceert dat (meer dan nu het geval is) archivering tot het takenpakket van de individuele madewerker gaat behoren, daarbij uiteraard ondersteund door hulpmiddelen (ICT). Het e-depot wordt opgebouwd tijdens het proces en is feitelijk gereed op het moment dat het proces is afgesloten; er zal sprake zijn van integratie van applicaties, namelijk het DMS/RMA, de workflow, de algemene kantoorapplicaties en de functionele (afdeling)applicaties, aangezien die allen een bijdrage leveren aan het genereren en beheren van documenten. Door middel van de gemeentelijke informatiearchitectuur kan dit worden gerealiseerd; de eisen die worden gesteld rondom archivering hebben in de nieuwe situatie niet meer alleen betrekking op de documenten sec en de wijze van beheer en ontsluiting (eisen die nodig zijn om de overdracht naar de archieffunctie in de toekomst te vergemakkelijken), maar zullen betrekking hebben op het gehele proces, inclusief de daarbij gebruikte systemen, methodieken en procedures. Archivering wordt een integraal onderdeel van het bedrijfsproces en daarmee van de organisatie (en het management!).

3.3

Kaders & richtlijnen zijn noodzaak

Bovenstaande impliceert de noodzaak van kaders en richtlijnen binnen de organisatie om het gehele (geïntegreerde) archiveringsproces te uniformeren, te standaardiseren, afspraken te maken rond de hoofdprocessen (toevoegen, bewerken, beheren, ontsluiten en zoeken), zodat eenieder dit op dezelfde wijze zal uitvoeren en uiteindelijk sprake zal zijn van de essentiële

pagina 28 van 79

Regionaal Archief Nijmegen kwaliteitseisen, die aan de archivering worden gesteld, namelijk authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, bruikbaarheid en duurzaamheid. Met het opstellen van deze kaders en richtlijnen behoeft niet vanaf “nul” te worden begonnen. Inmiddels zijn diverse internationale en nationale standaarden ontwikkeld, die kunnen worden toegepast. De belangrijkste daarvan zijn: kwaliteit informatie en archiefbeheer NEN-ISO 15489: normering van beleid en procedures met betrekking tot informatie- en archiefmanagement (ook het kader voor het informatiebeheer binnen de rijksoverheid); standaards voor records managementsoftware: functionele specificaties voor record managementapplicaties, metadata en langdurige bewaring. De Nederlandse variant staat bekend onder de titel “ReMANO” (Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid). Medio 2008 zal NEN 2082 beschikbaar komen; standaarden voor de inrichting van metadata (ISO 23081-1); standaard voor toegankelijkheid; standaard voor langdurige bewaring: dit valt ook onder de genoemde NEN-ISO 15489, doch er bestaat ook een referentiemodel dat zich daar specifiek op richt, namelijk het Open Archival Information System (OAIS). Door het RAN zijn inmiddels (op basis van deze standaarden) kaders opgesteld rondom de digitale archivering (in het kader van de implementatie DIVA/DOB), die recent door het College van B&W zijn vastgesteld.

pagina 29 van 79


4

Gewenste informatievoorziening: keuzes noodzaak

In de voorgaande hoofdstukken is een beeld geschetst van de missie en ambitie van het RAN, de huidige (organisatorische) situatie, het strategische informatiebeleid en de toekomstvisie van het RAN, namelijk het e-depot. Daarmee is de basis en het kader voor het informatieplan bepaald. Volgende stap daarbinnen is de bepaling van de toekomstige gewenste informatievoorziening (afgezet tegen de huidige situatie) en de relevante projecten, die nodig zijn om deze toekomstvisie te kunnen realiseren. In dit hoofdstuk zullen deze inzichtelijk worden gemaakt, op basis waarvan de prioriteitstelling kan plaatsvinden, zodat sprake is van een gefaseerd en beheersbaar proces. In de bijlagen is een overzicht van deze ontwikkelingen opgenomen. Enerzijds betreft dit de projecten waarmee het RAN te maken heeft (eigen projecten en de gemeentebrede projecten), anderzijds het digitaliseringsplan voor de aanwezige collecties.

4.1

De informatiearchitectuur is bepaald

Gegeven de (gemeentelijke) strategische kaders voor het informatiebeleid (waarop het RAN moet aansluiten) enerzijds en de gewenste doorontwikkeling van het RAN zelf (e-depot), kan het toekomstperspectief voor het RAN worden geschetst in termen van een informatiearchitectuur. In afbeelding 13 is deze opgenomen.

Frontoffice


Aanvraagmodule


Virtuele midoffice


gemeentebreed



digitale index

digitale index

digitale index



Fotoarchief



DMS/ RMA’s

Afbeelding 13: informatiearchitectuur RAN

pagina 30 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Kern van de informatiearchitectuur is “Atlantis” (de kernapplicatie van het RAN), met daarin opgenomen diverse digitale indexen voor de ontsluiting van alle relevante documenten. Voorshands worden 4 indexen onderscheiden, namelijk archief- & inventarisatiebeheer, bibliotheek, topografische historische atlas en “nadere” toegangen. Mogelijk worden in de toekomst nog indexen toegevoegd, evenals een geïntegreerde index. Onderliggend aan het kernsysteem (via Atlantis intern te ontsluiten) zijn de documenten. Het e-depot wordt de verzameling van alle beschikbare digitale documenten. De belangrijkste collecties die op dit moment al gedigitaliseerd zijn betreffen de topografische historische atlas en het archief van de Gelderlander. Het fotoarchief is in bewerking. Daarnaast bestaan verzamelingen van fysieke documenten. In het digitaliseringsplan zal nader worden bepaald welke onderdelen van de collectie nog gedigitaliseerd gaan worden en welke documenten fysiek zullen blijven. Dit kernsysteem voor het RAN past in het zogenoemde backoffice-concept. De gemeentebrede voorzieningen ten behoeve van het (virtuele) midoffice zullen centraal binnen de gemeente Nijmegen worden georganiseerd, evenals diverse frontofficevoorzieningen (die de toegang faciliteren). Specifiek ten behoeve van het RAN zal, voor de ontsluiting naar de klant, worden ingezet op een klantvraaggeleidingssysteem, een aanvraagmodule en een bezoekersregistratie. Bovenstaande impliceert dat de al in gang gezette invoering van Atlantis in de komende jaren zal worden uitgebreid met de gemeentelijke voorzieningen enerzijds en de RAN-specifieke voorzieningen anderzijds. Deze zullen uiteraard goed op elkaar moeten worden afgestemd. Daarnaast zal moeten worden bezien welke onderdelen van de collectie zullen worden gedigitaliseerd. Met de afstemming van deze onderdelen kan een integraal en samenhangend projectplan worden vormgegeven, zodat de inzet van ICT binnen het RAN stuurbaar en beheersbaar wordt. In de volgende paragrafen zal dit verder worden uitgewerkt. Wat betreft de technische voorzieningen enerzijds en de beleidsmatige en projectondersteuning anderzijds, kan en zal door het RAN worden teruggevallen op de ondersteunende afdelingen binnen de gemeente Nijmegen. Wat betreft de gemeentelijke infrastructuur en het beheer daarvan is binnen de gemeente Nijmegen het Servicebedrijf ingericht. In nauwe afstemming met dit Servicebedrijf worden de benodigde technische voorzieningen ingeregeld. Het Servicebedrijf maakt daarbij gebruik van de kaders en standaarden, zoals eerder geschetst conform het gemeentelijke informatiebeleid. Wat betreft de beleidsmatige en projectondersteuning kan het RAN terugvallen op de afdeling Bedrijfsondersteuning (BOS) van de directie Inwoners. De bureaus Bedrijfsprocessen (informatieanalyse, AO e.d.) en Informatiebeheer (applicatiebeheer) ondersteunen het RAN volwaardig.

4.2

Aansluiten op gemeentelijke projecten moet

Bovenstaand is al aangegeven dat de gemeentelijke informatiearchitectuur nodig is voor het toekomstperspectief van het RAN. De invoering en uitrol daarvan wordt in de periode tot 2010 ter hand genomen. Gerelateerd aan de ambitie van het RAN zijn de volgende deelprojecten van belang: het gemeentebrede dienstverleningsconcept/inrichting elektronisch gemeenteloket invoering Burgerservicenummer invoering DigiD gebruik van een Customer Relations Management System (CRM); zakenmagazijn document management systeem/record management applicatie (DMS/RMA); de doorontwikkeling van de basisregistraties/gegevensmagazijn/aansluiting; beveiligingsbeleid.

pagina 31 van 79

Regionaal Archief Nijmegen In de bijlage (deel 1) worden deze deelprojecten beschreven en wordt aangegeven welke planning daarvoor wordt gehanteerd.

4.3

Doorontwikkeling RAN

Eveneens in bovenstaande is al aangegeven, dat het RAN, gegeven het kernsysteem Atlantis, een aantal specifieke deelprojecten zal uitvoeren, om langs deze weg vooral de ontsluiting van de (digitale) collecties vorm te geven. Het betreft de volgende deelprojecten: doorontwikkeling en verdere vulling van Atlantis; de invoering van een klantvraaggeleidingssysteem (geleid zoeken via een kennisboom); aanvraagmodule Atlantis (reserveren en transacties); bezoekersregistratie Atlantis (klantprofielen en toegang); In de bijlage (deel 2) zijn deze deelprojecten beschreven.

4.4

Samenvatting digitaliseringsplan

Voor het RAN is een beknopt digitaliseringsplan opgesteld, waarin de belangrijkste (deel)collecties worden beschreven wat betreft de aard en inhoud, de keuze voor wel/niet digitaliseren, de te hanteren standaarden voor de digitalisering en tevens de actuele status daarvan. Onderstaand een samenvattend overzicht, het digitaliseringsplan zelf is in de bijlage (deel 3) opgenomen.

Belangrijkste collecties Archieven Dobbelman

Maria Magdalena

Microfiches DTB en BS

“Papieren” collecties Historische @tlas Nijmegen

Standaard conform ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de archiefstukken en het documentatiemateriaal worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03). Bij het scannen wordt tevens rekening gehouden met de technische vereisten van het Geheugen van Nederland (zie http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/paginas/over_het_geheugen/techniek). De oorspronkelijke afbeeldingen van de charters worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03). De oorspronkelijke scans van de microfiches worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de scans als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03), zonder aan de leesbaarheid teveel afbreuk te doen.

De Historische @tlas Nijmegen maakt gebruik van de open standaard GIS (Geografisch Informatie Systeem) (C.02.01.06.02). Het fotomateriaal wordt

pagina 32 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Belangrijkste collecties Archieftoegangen

Kranten

Wetenschappelijke correspondentie

Oorlogsdocumentatie

Standaard conform ICT-register DEN opgenomen als JPEG in lage resolutie (50% of lager van de originele TIFFafbeeldingen in 300 dpi). (C.02.01.02.03). De database van Atlantis A&I biedt krachtige functionaliteit voor de opslag van zowel de beheersgegevens van de archieven als de beschrijvingen in de archieftoegangen. De digitale data zijn (inter)nationaal doorzoekbaar via het (landelijke) archiefportaal www.thematis.nl. De beschrijvingen van de archiefstukken in Atlantis A&I voldoen aan de archivistische regels zoals die in het Nederlandse archiefwezen worden gehanteerd. In 2008-2009 neemt het Regionaal Archief Nijmegen samen met de leverancier van Atlantis het initiatief bij het incorporeren van EAD en ISAD(G) in Atlantis A&I (C.02.02.01.04). De oorspronkelijke scans van de krantenpagina’s zijn als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Kranten). (C.02.01.02.06). De scans van de krantenpagina’s zoals ze te zien zijn via de zoekpagina op Internet worden als PGN-bestand in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) aangeboden. (C.02.01.02.05). Deze scans zijn slechts een afgeleide van de oorspronkelijke scans van de krantenpagina’s, waarvan de kwaliteit beduidend is verminderd om inbreuk op het auteursrecht zoveel mogelijk te reduceren, zonder de leesbaarheid te verminderen. De zoekpagina van de historische kennisbank zal gebruik maken van systematisch of vrij zoeken over Plain Text, vergelijkbaar zoals dat in de Nederlandse Volksverhalenbank gebeurt (www.verhalenbak.nl). Het Regionaal Archief acht dit eenvoudige, wijd verspreide tekstformaat voldoende voor de gewenste functionaliteit.(C.02.01.01.07) De oorspronkelijke scans van geschikt archiefmateriaal en documentatie worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis A&I of NT (nog nader te bepalen) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03)

Audiovisuele collecties Voor de film- en videocollectie dient een tweedeling plaats te vinden in de Cultureel erfgoed originele digitale dragers en de bestanden die door de klant op internet migranten

kunnen worden bekeken. Voor de originele drager moet een keus worden gemaakt tussen 2K als ‘best practice’ of DV-CAM als ‘good practice’ (C.02.02.10.02). Voor ontsluiting op Internet zullen gezien het volume van de originele drager gecomprimeerde bestanden onontbeerlijk zijn. Het Regionaal Archief Nijmegen wil onderzoeken in hoeverre MPEG-2 aan onze kwaliteitseisen voldoet (C.02.01.03.05). De oorspronkelijke scans van geschikt archiefmateriaal en documentatie worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis A&I of NT (nog nader te bepalen) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03)

pagina 33 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Belangrijkste collecties Film en video

Negatieven

Dia’s

Geluidsbanden

Affiches, kaarten en plattegronden

Bidprentjes

Digitale collecties In Paradisum

Vrede van Nijmegen

Standaard conform ICT-register DEN Voor de film- en videocollectie dient een tweedeling plaats te vinden in de originele digitale dragers en de bestanden die door de klant op internet kunnen worden bekeken. Voor de originele drager moet een keus worden gemaakt tussen 2K als ‘best practice’ of DV-CAM als ‘good practice’ (C.02.02.10.02). Voor ontsluiting op Internet zullen gezien het volume van de originele drager gecomprimeerde bestanden onontbeerlijk zijn. Het Regionaal Archief Nijmegen wil onderzoeken in hoeverre MPEG-2 aan onze kwaliteitseisen voldoet (C.02.01.03.05). De oorspronkelijke scans van de glasnegatieven worden zowel in negatief als positief als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). De te hanteren resolutie voor de nog te scannen kleinbeeld, vlakfilm- en 6x6-negatieven is nog in onderzoek. In het kernsysteem Atlantis THA worden de positieve afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03). De oorspronkelijke scans van de dia’s zullen als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie worden opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06) De te hanteren resolutie is nog onderwerp van onderzoek. In het kernsysteem Atlantis THA worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03) De oorspronkelijke digitale bestanden van de geluidsbanden worden als ongecomprimeerd audio-format (WAV-format) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.04.04). In het kernsysteem Atlantis THA worden de geluidsbestanden gecomprimeerd opgeslagen als MP-2 of MP-3. (C.02.01.04.05) De collectie affiches, kaarten en plattegronden worden met gebruikmaking van een vacuümwand gefotografeerd. De oorspronkelijke foto’s van de affiches, kaarten en plattegronden worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis THA worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03). De oorspronkelijke scans van de bidprentjes worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis NT worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFFbestand). (C.02.01.02.03).

De oorspronkelijke foto’s van de graven worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis NT worden de foto’s als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50 % of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03). De website van de Vrede van Nijmegen zal een internationale uitstraling krijgen. Om internationale uitwisseling van informatie mogelijk te maken zullen de beschrijvingen van de archiefstukken dienen te voldoen aan ISAD(G) en EAD (C.02.02.01.04). Foto’s van museale objecten en gebouwen/locaties zullen als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) worden gemaakt en worden opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia).

pagina 34 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Belangrijkste collecties

Standaard conform ICT-register DEN

(C.02.01.02.06). Op de website zullen de afbeeldingen worden opgenomen als JPEG in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03). Geschikt kaartmateriaal zal worden toegevoegd aan de website van de Historische @tlas Nijmegen, die gebruik maakt van de open standaard GIS (Geografisch Informatie Systeem) (C.02.01.06.02). Mede gezien de internationale uitstraling van de website moet het mogelijk zijn om de beschrijvingen van de latere publicaties internationaal uit te wisselen. De beschrijvingen zullen om die reden moeten voldoen aan een (nog nader te bepalen) internationaal geaccepteerde standaard voor bibliografische metadata. (C.03.01.03). Afbeelding 14: samenvatting digitaliseringsplan

pagina 35 van 79


4.5

Prioriteitsstelling is gemaakt

Met de in de bijlage uitgebreid beschreven deelprojecten, die nodig zijn om de toekomstvisie van het RAN te concretiseren, is het overzicht voor de komende jaren compleet en kan de daadwerkelijke implementatie worden voortgezet. Daartoe is het noodzaak voor de looptijd van het informatieplan 2008-2011 prioriteiten te stellen, zodat sprake kan zijn van een stuurbare en beheerbare implementatie. In onderstaande tabel is het volledige overzicht opgenomen, inclusief de aangebrachte prioriteitsstelling.

pagina 36 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Ontwikkeling

Impact

2008

2009

2010

2011

Opmerkingen

Gemeentelijk informatiebeleid: optimaliseren e-dienstverlening Dienstverleningsconcept/ elektronisch gemeenteloket Invoering BSN DigiD

V+I

Planning sluit aan op gemeentebrede project rond dienstverlening Invoering BSN per 26-11-2007 (uitgifte), gebruik binnen de overgangsregeling

I

V+I

I

Customer Relations Managementsysteem (CRM) Zakenmagazijn

V

I

Document Management Systeem

V

V+I

V+I

V

I

Basisregistraties/gegevensmagazijn en aansluiting Beveiligingsbeleid

V

I

V

I

V+I

I


V

V+I

I

Aanvraagmodule

V

V+I

I

I

Technisch beschikbaar. Toepassing afhankelijk ontwikkeling e-dienstverlening binnen DIW Planning sluit aan op gemeentebrede project, keuze voor een CRM-systeem moet nog worden gemaakt Technische voorziening in 2007 gereed, daarna gefaseerd aansluiten van DIW-processen Gemeentebrede planning en fasering zullen medio 2008 worden opgesteld, daarna voorbereidingen en implementatie. Prioriteiten zullen binnen DIW moeten worden gesteld wat betreft volgorde van implementatie Planning sluit aan op gemeentebrede project. 2008 inhoud en techniek gereed, daarna aansluiten Beveiligingsbeleid is in ontwikkeling. Primaat ligt bij het Servicebedrijf, secundair beveiligingsbeleid van DIW. Noodzaak van een integraal beveiligingsbeleid is zeer urgent

Doorontwikkeling RAN Atlantis (kernsysteem)

Kernsysteem al beschikbaar, geleidelijke opbouw en vulling van indexen voor de gehele collectie. Primaire insteek vanuit de eigen bedrijfsvoering De voorbereidingen zullen vooral in 2008 plaatsvinden (vaststellen functioneel ontwerp), daarna bouw en (geleidelijke) implementatie De voorbereidingen zullen vooral in 2008 plaatsvinden (vaststellen functioneel ontwerp), daarna bouw en (geleidelijke) implementatie

pagina 37 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Ontwikkeling Bezoekersregistratie

Impact

2008

2009

2010

2011

Opmerkingen Voorbereidingen lopen, implementatie kan naar verwachting in 2008 plaatsvinden

V+I

Digitaliseringsplan RAN

Archieven Dobbelman

V+I

I

V

V

I

V+I

V+I

V+I

Kranten

V+I

V+I

V+I

Wetenschappelijke correspondentie

V+I

V+I

V+I

V+I I

I

V+I

V+I

V+I

V+I

V+I V+I V+I

V+I V+I V+I

Maria Magdalena

V

V+I

Microfiches DTB en BS “Papieren” collecties Historische @tlas Nijmegen Archieftoegangen

V+I V+I

Oorlogsdocumentatie

Audiovisuele collecties Cultureel erfgoed migranten Film en video

V+I V+I

Negatieven Dia’s Geluidsbanden Affiches, kaarten en plattegronden

V+I

pagina 38 van 79

Voorbereidende werkzaamheden (selectie en conservering) in 2008/2009, uitbestede verfilmingsen scanwerkzaamheden duren ca 1 jaar De charters zullen eind 2008 op Internet beschikbaar zijn Vanaf 2009 - 2010 Uitbreiding wordt in 2008 gerealiseerd Streven is in 2008 85% gereed en gecontroleerd te hebben. De laatste 15% zal gefaseerd in de jaren 2009-2015 worden gerealiseerd In 2009 de overgebleven jaargangen, in 2010 De Gelderlander 2006-2010, in 2011 scannen & OCR overige historische kranten Start in 2009, het streven is om in 2011 een volledig gevulde kennisbank te hebben De planning van het totaal en de selectie van het materiaal moet nog worden gemaakt Doorlooptijd van eind 2007 tot half 2009 Start in 2008, realisatie in 3 batches in de periode 2008-2010 In 2009 de glasnegatieven, in 2011/2011 de overige negatieven Realisatie in 2010/2011 Realisatie in 2010/2011 In de periode 2008-2010 beschrijven, in de jaren 2008-2009 fotograferen van de affiches, in 20092010 kaarten en plattegronden, afronding in 2011

Regionaal Archief Nijmegen Ontwikkeling

Impact

2008

2009

Bidprentjes Digitale collecties In Paradisum Website Vrede van Nijmegen

2010

2011

V+I

V+I

Realisatie in 2010/2011

V+I

De database zal in 2008 via Internet beschikbaar komen In 2008 en 2009 opbouw en verzamelen materiaal, e vanaf 2010 1 website operationeel, daarna vervolmaking

V+I V

V

V+I

Afbeelding 15: projectplanning 2008 – 2011

pagina 39 van 79

Opmerkingen


Bijlagen Voor de beschrijving van de relevante informatiekundige ontwikkelingen in de bijlagen 1 (gemeentelijke ontwikkelingen) en 2 (specifieke RAN-ontwikkelingen) is een standaard methodiek gehanteerd, die vooral is bedoeld om de vergelijkbaarheid en onderlinge afweging van de ontwikkelingen te bevorderen. In afbeelding 16 is deze schematisch opgenomen.

ontwikkeling Algemene toelichting Tijdpad Status

WIRSI-analyse Onderwerp

Zeer hoog

Hoog

Middel

Laag

Geen

Toelichting

Wettelijk/besluit Impact lijnorganisatie Risico Strategie I&A Impact I&A

Opmerkingen Afbeelding 16: beoordeling impact informatiekundige ontwikkelingen

Naast een algemene toelichting op de betreffende ontwikkeling, het voorziene tijdpad en de huidige status, wordt voor de beoordeling van alle ontwikkelingen gebruik gemaakt van de “WIRSI”-methodiek, waardoor per ontwikkeling een (samengevat) inzicht ontstaat van de keuzemogelijkheden, gerelateerd aan: wel/niet wettelijk verplicht (W) de impact op de lijnorganisatie (I) risico’s bij niet of vertraagde uitvoering (R) de bijdrage aan de strategie I&A (S) de impact voor de beheerorganisatie (I). Voor het digitaliseringsplan (deel 3) is een separate format gehanteerd. Per collectie wordt een omschrijving gegeven, het doel, de status, de planning en de te hanteren normen conform het ICT-register DEN.

pagina 40 van 79


1

Projecten gemeentelijk informatiebeleid

Het strategische informatiebeleid van de gemeente Nijmegen is beschreven en zal op korte termijn worden vastgesteld. Daarbij wordt aangesloten op “Andere overheid” en is gekozen aan te sluiten op (landelijk) ontwikkelde standaarden en concepten. Het RAN zal met diverse aspecten van de uitvoering van dit beleid te maken krijgen. Het primaat ligt daarbij op de mogelijkheden van e-dienstverlening en de inrichting van de gemeentelijke informatiearchitectuur. De belangrijkste onderdelen, die impact hebben voor het RAN zijn: het gemeentebrede dienstverleningsconcept/inrichting elektronisch gemeenteloket invoering Burgerservicenummer invoering DigiD gebruik van een Customer Relations Management System (CRM); zakenmagazijn document management systeem/record management applicatie (DMS/RMA); de doorontwikkeling van de basisregistraties/gegevensmagazijn/aansluiting; beveiligingsbeleid.

pagina 41 van 79


1.1

Dienstverleningsconcept/elektronisch gemeenteloket Ontwikkeling: dienstverleningsconcept (DVC)/elektronisch gemeenteloket

Algemene toelichting Uitgangspunt binnen de gemeente Nijmegen wat betreft dienstverlening is de nota “De dienstverlenende stad: samen, beter, sneller” en het daarin geschetste dienstverleningsconcept (DVC) en de gewenste vormgeving van het frontoffice (“de toegang”) van de gemeente.

“Proces” Klant Nijmegen

Klantvragen

Algemene informatie

COMMUNICATIE

Toegang gemeente

FYSIEK/ INTERNET BALIE (s) CALL-CENTER

Herkenbaarheid Werkwijze (kanalen) Overzicht producten

POST

FrontOffice

Gestandaardiseerd Geüniformeerd

Maatwerk

Mid- en backOffice

DIW

DGG

DSB

DWS

Brandweer

Aansluiting op de midoffice en backoffice van de directies

“Structuur” Op basis hiervan wordt binnen het project dienstverlening vorm en inhoud gegeven aan deze “toegang” voor de gemeente, onder andere door de inrichting van een (nieuw) Klant Contact Centrum/nKCC. Daarnaast dienen een aantal voorzieningen te worden gerealiseerd, zoals de invoering van DigiD (zie ook paragraaf 4.3), webbetalingen (IDEAL), een nieuw systeem voor het contentmanagement (van de website, CMS loopt), e-formulieren e.d. Op basis daarvan kan de uitwerking en verdere invoering van concrete producten vorm worden gegeven (daadwerkelijk gebruik hiervan, zie volgende hoofdstuk). Aansluiting daarbij is gezocht bij “Govunited”. In dit samenwerkingsverband van gemeenten worden gezamenlijke standaarden ontwikkeld, bijvoorbeeld applicaties voor het maken van afspraken via internet.

Tijdpad Conform planning van het gemeentebrede informatiebeleidsplan staan de technische voorzieningen gepland voor 2007, de daadwerkelijke invoering van het dienstverleningsconcept loopt door tot en met 2008.

Status Indien de technische voorzieningen gereed zijn, kan DIW daarop aansluiten en daarvan gebruik maken voor de invulling van haar digitale dienstverlening.

pagina 42 van 79



Zeer hoog

Hoog

Wettelijk/besluit

x

Impact lijnorganisatie

x

Risico Strategie I&A Impact I&A

Middel

Laag

x X x

Geen

Toelichting Collegebesluit rond dienstverleningsconcept, gemeentebrede implementatie technische voorzieningen Invoering digitale dienstverlening, betreft gehele organisatie, leidt tot andere werkprocessen en werkwijze Geen verbetering dienstverlening Verbetering e-dienstverlening Technische voorzieningen gemeentebreed, aansluiting DIW heeft impact

Opmerkingen Afstemming met DVC/multichanneling van keten W & I is noodzaak. De backoffice-applicaties zullen webenabeld moeten zijn.

pagina 43 van 79


1.2

Invoering burgerservicenummer Ontwikkeling: invoering burgerservicenummer

Algemene toelichting Per 26-11-2007 is het burgerservicenummer landelijk ingevoerd, wat de opvolger is van het huidige sofinummer. Daarmee komt een uniek en beveiligd nummer beschikbaar, dat binnen de te gebruiken applicaties kan worden gehanteerd als unieke zoeksleutel en tevens als basis voor gegevensuitwisseling (vanwege de uniciteit). De invoering van het BSN is gericht op drietal doelstellingen: zorgen voor een unieke registratie en identificatie van burgers (zowel ingezetenen via de GBA, als niet-ingezetenen via het RNI); zorgen dat de gegevensuitwisseling tussen overheden onderling (bijvoorbeeld bij fraudebestrijding) en overheid en bedrijven (bijvoorbeeld werkgevers die gegevens aan de belastingdienst aanleveren) wordt vereenvoudigd (een uniek nummer); bieden van mogelijkheden om de elektronische dienstverlening aan burgers te optimaliseren: o bij alle overheidsloketten gebruik van één nummer; o eenmalige gegevensverstrekking; o transparantie over gegevensuitwisseling; o beter presterende overheid die klaar is voor digitale dienstverlening. Daartoe zijn in het wetsontwerp BSN een aantal bepalingen opgenomen die, binnen de afgesproken overgangsregeling, gerealiseerd zullen moeten worden: het persoonsgebonden BSN wordt gebruikt in de communicatie tussen burger en overheid; de overheid mag na de invoering van de wet BSN geen ander persoonsgebonden nummer meer aan de burger vragen dan het BSN; ook in de gegevensuitwisseling tussen overheden mag geen ander nummer dan het BSN worden gebruikt; (verplicht) identificeren en verifiëren van identiteitsdocumenten voor gebruikers van het BSN-stelsel.

Tijdpad Per 26-11-2007 uitgifte nieuwe nummers ingevoerd, brede invoering (gebruik) binnen de overgangsregeling.

Status Wetsvoorstel BSN is bekrachtigd. DIW is al klaar met de voorbereidingen.

WIRSI-analyse Onderwerp Wettelijk/besluit Impact lijnorganisatie Risico Strategie I&A Impact I&A

Zeer hoog

Hoog

Middel

Laag

x x x x x

Geen

Toelichting Wettelijke verplichting Wijzigingen in applicaties, documenten en formulieren, betreft gehele organisatie Geen sancties opgenomen Uniek identificerend nummer Beperkte aanpassingen

Opmerkingen Er komt ook een “bedrijvenidentificatienummer” (BIN), dit zal beperktere invloed hebben op DIW (mogelijk wel in kader gegevensuitwisseling met het IB wat betreft uitwisseling handelsnaam conform Handelsregister en ten behoeve van de werkgeversbenadering).

pagina 44 van 79


1.3

DigiD Ontwikkeling: DigiD

Algemene toelichting Per 1-1-2006 is, na een aantal (gemeentelijke) pilots, “DigiD” beschikbaar gekomen voor de gehele overheid. DigiD (spreek uit digidee) biedt een burgerpin, waarmee een grote mate van veiligheid kan worden geboden voor het uitvoeren van transacties via digitale dienstverlening (de “echte” oplossing is PKI – digitaal kluisje -, deze wordt door het ministerie van BiZa voor de toekomst verder uitgewerkt). De “elektronische Nationale Identiteitskaart” (e-NIK) is nog in ontwikkeling en kan worden gebruikt voor de identificatie van de burger.(zie hoofdstuk 1 van deze bijlagen).

Tijdpad 2007 e.v.

Status DigiD is technisch mogelijk en operationeel voor formulieren, financiële transacties en “gevonden en vermiste voorwerpen”. Voorziening is zodanig dat ook burgers van buiten Nijmegen kunnen inloggen. Doorontwikkeling in de toepassing afhankelijk van de ontwikkeling van e-dienstverlening binnen DIW.


Zeer hoog


Hoog

Middel

Laag

Geen

x x x x x

Toelichting Geen verplichting Biedt extra kanaal voor aanbieden diensten, kan leiden tot extra efficiëntie Geen Voorwaarde voor aanbieden digitale dienstverlening Aanpassingen zullen vooral gemeentebreed plaatsvinden

Opmerkingen -

pagina 45 van 79


1.4

Customer Relations Managementsysteem (CRM) Ontwikkeling: customer relations management systeem (CRM)

Algemene toelichting Binnen het ontwikkelde dienstverleningsconcept gemeentebreed kan/dient te worden gekozen voor een uniform Customer Relations Management Systeem (CRM), ofwel een “klantrelatiesysteem” waardoor het contact en de relatie met de burger kan worden geoptimaliseerd. De intentie van de inzet van een CRMsysteem is erop gericht, dat voor elke burger inzichtelijk wordt welke producten en diensten hij/zij afneemt van de gemeente (zowel voor het inzicht van de gemeente zelf, als mogelijk ook voor raadpleging door de burger). Langs deze weg wordt het “vraagpatroon” van de burger inzichtelijk en kan hierop met de dienstverlening worden ingespeeld. De burger is hierbij niet alleen de individuele burger, maar bijvoorbeeld ook een bedrijf of samenwerkingspartner van de gemeente. De klantcontacten kunnen zo worden vastgelegd.

Tijdpad Gemeentebreed wordt het “klantregister” (wie) en het “zaakregister” (wat) voorbereid, als onderdeel van het midoffice. Daarnaast is een systeem voor de registratie van klantcontacten noodzaak. Aangezien de keuze nog moet worden gemaakt (inclusief aanbesteding) zal de voorbereiding en implementatie niet eerder dan in 2009 plaatsvinden.

Status Gemeentebreed zullen nog keuzes moeten worden gemaakt


Zeer hoog

Hoog

Wettelijk/besluit Impact lijnorganisatie

x

Risico

x

Strategie I&A Impact I&A

Middel

x

x x

Laag

Geen

Toelichting Onderdeel gemeentelijk beleid Andere werkwijze (registratie contacten, afstemming met nKCC), raakt de gehele organisatie Voorwaarde voor inzet op betere dienstverlening Betere dienstverlening, vraaganalyse mogelijk Andere werkwijze, andere processen. Technisch vooral gemeentebreed, wel een nieuwe technologie

Opmerkingen Een relatie is aanwezig met het dienstverleningsconcept en digitale dienstverlening. Een CRM is cruciaal voor het registreren van klantcontacten en daarmee de klantafhandeling. Daarnaast is een relatie aanwezig met de werkgeversbenadering (bedrijven als klant).

pagina 46 van 79


1.5

Zakenmagazijn Ontwikkeling: invoering zakenmagazijn

Algemene toelichting Binnen het zogenoemde “midoffice-concept” (EGEM) wordt een (gemeentebreed) zakenmagazijn onderscheiden, zodat op 1 plek binnen de organisatie de voortgang van alle werkprocessen inzichtelijk kan worden gemaakt. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het “GFO-zaken” (landelijke standaard). Dit zakenmagazijn is enerzijds bedoeld voor het eigen inzicht binnen de gemeente (uitwisseling/raadpleging tussen afdelingen), anderzijds voor de burger, die hierop kan “inloggen” en de status van de afwerking van de door hem/haar aangevraagde producten kan zien. Daartoe is het noodzakelijk dat de huidige backofficeapplicaties (en de gebruikte workflow) worden gekoppeld, dan wel dat wordt gekozen voor een gezamenlijk workflowsysteem.

Tijdpad De technische voorziening zal in 2007 gereed komen. Daadwerkelijke aansluiting van de diverse processen van DIW kan vanaf 2008 plaatsvinden

Status Het zakenmagazijn wordt op dit moment gebouwd, op basis van een gemeentelijk functioneel ontwerp. Daarna kunnen processen automatisch worden gekoppeld indien workflow wordt gebruikt.


Zeer hoog

Hoog


x x

Risico

x

Strategie I&A

x

Impact I&A

Middel

x

Laag

Geen

Toelichting Onderdeel gemeentelijk beleid Andere werkwijze (verplichte workflow voor klantproducten), raakt de gehele organisatie Voorwaarde voor inzet op betere dienstverlening Betere dienstverlening, burger krijgt inzicht in de status Technisch vooral gemeentebreed, wel een nieuwe technologie

Opmerkingen Een aantal onderdelen van DIW gebruiken voor de procesafhandeling nog geen workflow, zodat een automatische koppeling met het zaakregister niet mogelijk is, doch andere (specifieke) koppelingen zullen moeten worden gebouwd. Het is gewenst te inventariseren welke processen nog geen workflow gebruiken (en wel voor de statusinformatie naar de klant van belang zijn), evenals te bezien welke volgorde in de aansluiting op het zaakregister kan worden gehanteerd.

pagina 47 van 79


1.6

Document Management Systeem/RMA Ontwikkeling: document management systeem/RMA

Algemene toelichting Gemeentebreed is, binnen het Diva/Dob-project, gekozen voor een DMS/RMA, de kaderstelling heeft plaatsgevonden. Op basis hiervan kan een start worden gemaakt met de daadwerkelijke invoering van digitale (klant)dossiers binnen de directies van de gemeente Nijmegen.

Daarbij dienen vragen te worden beantwoord wat betreft de reikwijdte (klantdossiers of alle dossiers), de werkwijze (digitalisering vanaf binnenkomst van documenten of digitalisering achteraf) e.d. Onderstaand is dit schematisch opgenomen.

HET DMS-PROCES Functioneel

Meta-informatie

Individueel

Basis

Wat (zoeken) Technisch Bulk (batch)

Methodieken (barcode, OMR, OCR, ..)

Index

extern handmatig

intern

automatisch

Wie (autorisatie)

Toevoegen eigen documenten

Toevoegen

Gebruikers

Management informatie

Herkennen

Indexeren

Raadplegen/ ontsluiten

Beheer

Tijdpad Medio 2008 zal na afronding van WMO en omgevingsvergunning, een gemeentebrede planning en fasering worden opgesteld. Op basis daarvan kunnen de voorbereidingen starten en kan de implementatie plaatsvinden

Status Binnen DIW is gestart met de Wmo-dossiers, naar verwachting zullen/kunnen deze in september 2007 in productie worden genomen. De opgedane ervaringen kunnen en zullen uiteraard worden gebruikt voor het vervolgtraject. Dit impliceert dat binnen DIW een prioriteitsstelling kan worden aangebracht in de volgorde van de omzetting van (klant)dossiers naar het DMS. Het is gewenst daarvoor een aantal criteria te benoemen (efficiëntie, flexwerken, voordelen klant e.d.), om langs deze weg deze prioriteitsstelling te kunnen maken.

pagina 48 van 79


WIRSI-analyse Onderwerp Wettelijk/besluit Impact lijnorganisatie

Zeer hoog

Hoog

x x

Risico Strategie I&A Impact I&A

Middel

x x x

Laag

Geen

Toelichting Onderdeel gemeentelijk beleid Zal gevolgen hebben voor alle werkprocessen, anderzijds dossiers altijd beschikbaar en actueel Digitalisering zal leiden tot “automatische” archivering, minder kans op fouten Onderdeel van e-dienstverlening Technische inrichting gemeentebreed, voor DIW primaat bij het beheer van de documentenindex. Voorwaarde is dat alle processen op orde zijn

Opmerkingen Invoering van een DMS is geen technisch vraagstuk, maar vooral een organisatievraagstuk (werkwijze, processen, opleidingen e.d.). Het DSP (Documentair StructuurPlan) dient gehele op orde te zijn!

pagina 49 van 79


1.7

Basisregistraties/gegevensmagazijn/aansluiting Ontwikkeling: basisregistraties/gegevensmagazijn/aansluiting

Algemene toelichting Landelijk loopt het programma “stroomlijning basisregistraties” (SBG), waarin de aangewezen basisregistraties vorm en inhoud worden gegeven. Deels is dit een landelijke aangelegenheid, deels dient dit lokaal te geschieden. Bezien vanuit het perspectief van DIW zijn de volgende basisregistraties van belang: basisregistratie GBA en de parallelle ontwikkeling van de modernisering van het GBA (zie hoofdstuk 2); basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) (vooral voor PZ/Belastingen, gebouwen ook voor accommodatiebeleid); basisregistratie Inkomen (BRI – Belastingdienst), relevant voor W&I en Z&I; nieuw handelsregister (NHR van de KvK), relevant voor Publiekszaken (WOZ), Werk & Inkomen (inkomsten uit arbeid), Beleid & Realisatie (instellingen) e.d. De applicaties van DIW zullen hierop aangesloten moeten worden, waardoor ook eenmalige vastlegging mogelijk wordt. Parallel zal binnen de gemeente moeten worden bezien of en hoe het “gegevensmagazijn” (onderdeel van het midoffice) vorm wordt gegeven. Dit gegevensmagazijn kan als basis dienen voor de gegevensuitwisseling via webservices met derden.

Tijdpad Gemeentebreed staan de basisregistraties gepland vanaf half 2007 en doorlopend tot in 2008 om deze inhoudelijk en technisch gereed te maken, daadwerkelijke aansluiting kan dan vanaf 2009 gaan plaatsvinden.

Status Ontwikkeling basisregistraties lopen, nadere invulling van het gegevensmagazijn (en de werkwijze rond webservices) moet nog plaatsvinden.


Zeer hoog

Hoog

Middel


x x

Risico

x

Strategie I&A Impact I&A

x x

Laag

Geen

Toelichting Onderdeel landelijk/gemeentelijk beleid Vooral kwestie van definitie gegevens en techniek, voor eindgebruiker redelijk onzichtbaar Verkeerd gebruik van )verkeerde) gegevens Eenmalige uitvraag, kwaliteit gegevens Techniek vooral gemeentebreed, aanpassing DIW-applicaties en werkwijze

Opmerkingen -

pagina 50 van 79


1.8

Beveiligingsbeleid Ontwikkeling: beveiliging

Algemene toelichting Bij een toenemende inzet van ICT binnen de organisatie en daarmee ook een toenemende afhankelijkheid van geautomatiseerde informatieverwerking, behoort een adequaat beveiligingsbeleid, dat zich op meerdere niveaus afspeelt: toegang tot applicaties en systemen (bijvoorbeeld in het kader van DKD “7x24” vanaf 2008); voldoen aan de wettelijke regels rond privacy e.d.; fysieke beveiliging van systemen (techniek); voorzien in maatregelen in geval van uitval van systemen. De centrale kaders rond dit beveiligingsbeleid zullen vanuit het concern worden aangedragen, de concrete vertaling daarvan voor DIW zal moeten worden gemaakt. Dit betreft enerzijds een risicoanalyse en anderzijds het doorvoeren van concrete maatregelen, om deze risico’s te beheersen cq te vermijden. Daarnaast zal de toenemende ketensamenwerking (bijvoorbeeld DKD) additionele eisen stellen aan de noodzakelijke beveiliging.

Tijdpad Permanent

Status Kaders beveiligingsbeleid zijn in ontwikkeling, dit jaar zal een start worden gemaakt.


Zeer hoog

Wettelijk/besluit

Hoog

Middel

x


x

Risico

x

Strategie I&A

x

Impact I&A

Laag

x

Geen

Toelichting Deels wettelijke verplichting (privacy), deels noodzaak Beveiligingsprocedures dienen te worden nageleefd Groot, vanwege toenemende afhankelijkheid en uitwisseling Groot, basisvoorwaarde voor doorontwikkeling Vertaling beveiligingsbeleid naar DIW en handhaving daarvan

Opmerkingen Betreft generieke gemeentebrede kaders. Deels van toepassing voor het Servicebedrijf (infrastructuur), deels ook voor DIW zelf. De noodzaak van een beveiligingsbeleid is, met de toenemende edienstverlening, zeer hoog.

pagina 51 van 79


2

Overzicht projecten RAN

In deze bijlage staan de “eigen” projecten van het RAN centraal, conform de informatiearchitectuur, zoals opgenomen in onderstaande afbeelding.

Frontoffice


Aanvraagmodule


Virtuele midoffice


gemeentebreed



digitale index

digitale index

digitale index



Fotoarchief



DMS/ RMA’s

Enerzijds betreft het de (door)ontwikkeling van het kernsysteem Atlantis zelf (en de bijbehorende verwijsindexen), anderzijds de frontoffice-modules, waardoor Atlantis voor de burger (klant) ontsluitbaar wordt.

pagina 52 van 79


2.1

Doorontwikkeling Atlantis Doorontwikkeling Atlantis

Algemene toelichting Atlantis is het kernsysteem van het RAN en primair bedoeld als “backoffice-systeem” voor de eigen organisatie. Met Atlantis kan de registratie (opnemen), het beheer (bewaren), bewerken, beschikbaar stellen en zoeken & ontsluiten vorm en inhoud worden gegeven, conform het bedrijfsmodel voor het RAN.

Besturing en controle (beheer)

Bewaren

I-objecten Opnemen Metadata systeem

Beschikbaar stellen

Zoeken & Raadplegen

Bewerken

Binnen Atlantis worden digitale indexen opgebouwd. Op dit moment betreft dit 4 indexen, namelijk archief- en inventarisatiebeheer, bibliotheek, topografische historische atlas en nadere toegangen. Daarmee worden alle beschikbare (digitale en fysieke) documenten geïndexeerd conform het metadatasysteem. Met Atlantis kunnen de (interne) processen worden gestuurd en beheerst. Voor de komende periode zijn daarbij een aantal ontwikkelingen relevant: verdere opbouw van indexen cq integratie van nu nog afzonderlijke indexen, zodat een complete toegankelijkheid ontstaat; mogelijke invoering van workflow om de eigen processen te ondersteunen en te sturen; ombouw van Atlantis tot een webbased applicatie; mogelijke invoering van een geïntegreerde zoekindex. Deze ontwikkelingen zijn enerzijds gericht op de verdere versterking van de interne werkwijze en de complementering van Atlantis als kernsysteem, anderzijds wordt daarmee de basis gelegd voor een (integrale) ontsluiting van de aanwezige (digitale en fysieke) documenten voor de burger. Onderliggend aan Atlantis zijn de beschikbare collecties. In het digitaliseringsplan zal nader worden aangegeven welke onderdelen hiervan al zijn gedigitaliseerd en welke onderdelen in de komende jaren nog zullen worden gedigitaliseerd, dan wel als fysieke documenten beschikbaar blijven.

pagina 53 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Doorontwikkeling Atlantis Tijdpad Met de invoering van Atlantis is al gestart. Vervolmaking en doorontwikkeling in 2008/2009.

Status Applicatie zelf al beschikbaar, diverse specifieke modules zullen in de komende periode gefaseerd worden geïmplementeerd.


Zeer hoog

Hoog

Wettelijk/besluit

x


x

Risico Strategie I&A

x

Impact I&A

Middel

x

x

Laag

Geen

Toelichting Wettelijke verplichting tot een adequaat archiefbeheer voor de gemeente Nijmegen Atlantis is het kernsysteem van het RAN en raakt alle afdelingen van het RAN Terugval op oude werkwijze Leidt uiteindelijk tot verbetering van de dienstverlening, zowel richting bestuur (formele opdrachtgever) als richting de burger Basis al gelegd, doorontwikkeling zal de nodige inspanningen vragen.

Opmerkingen -

pagina 54 van 79


2.2

Klantvraaggeleidingssysteem Klantvraaggeleidingssysteem

Algemene toelichting Ten behoeve van de ondersteuning van de klant enerzijds en ter ontsluiting van de relevante en gezochte documenten anderzijds, wordt een klantvraaggeleidingssysteem ontworpen, dat, werkend met een kennisboom, de klantvraag op intelligente wijze vertaalt en de bijbehorende (beschikbare) documenten toont. In onderstaande afbeelding is dit inzichtelijk gemaakt (ontleend aan het functionele ontwerp). Uiteraard kan de klant ook “vrij zoeken”.

Stap 1: Aanmelden. Stap 2: Kies een dorp of stad Stap 3: Kies een onderwerp Stap 4: Specificeer uw onderwerp Stap 5: Zoeken in de kennisbank Stap 6: Zoeken in de Bibliotheek Stap 7: Zoeken in bronnen Stap 8: Resultaat

Geleid zoeken Onderzoek doen naar de geschiedenis van Nijmegen en omgeving Via de optie geleid zoeken wordt door middel van een vraaggeleidingssyteem uw vraag gespecificeerd. Wij leiden u langs de routes die elke onderzoeker met een historische vraag doorloopt, zodat u zoveel mogelijk informatie vindt. INFO GEVEN OVER HET DOEL VAN GELEID ZOEKEN EN DE ANDERE OPTIE NL VRIJ ZOEKEN. AANTAL TE DOORLOPEN STAPPEN BENOEMEN, GEMIDDELDE TIJD NOEMEN EN EROP AANDRINGEN ALLE STAPPEN TE DOORLOPEN. Ga naar stap 1

Dit klantvraaggeleidingssysteem wordt in het frontoffice gepositioneerd en maakt uiteindelijk gebruik van Atlantis voor de daadwerkelijke ontsluiting. Daarmee komt extra functionaliteit beschikbaar voor die klanten, die een “nog niet gespecificeerde” vraag hebben. Mogelijk kan dit concept in de toekomst worden doorontwikkeld, op basis van nog op te stellen klantprofielen (zie ook bezoekersregistratie). Indien de klant heeft gevonden wat hij/zij zoekt en dit documenten (deze documenten) wil reserveren of bestellen, wordt de klant automatisch doorgeschakeld naar de aanvraagmodule.

Tijdpad Voorbereiding in 2008, daadwerkelijke implementatie vanaf 2009.

pagina 55 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Klantvraaggeleidingssysteem

Status

e

Voor de 1 versie van een klantvraaggeleidingssysteem wordt momenteel een functioneel ontwerp opgesteld en worden de technische randvoorwaarden in beeld gebracht. Na vaststelling van dit functionele ontwerp kan worden gestart met de bouw en kan de geleidelijke invoering plaatsvinden.

WIRSI-analyse Onderwerp Wettelijk/besluit

Zeer hoog

Hoog

Laag

Geen

x

Impact lijnorganisatie Risico Strategie I&A Impact I&A

Middel

x x x x

Toelichting Past binnen de strategische prioriteiten van DIW/RAN, namelijk wat betreft de verbetering van de dienstverlening aan de burger e Relatief beperkt in 1 instantie. Indien het systeem wordt doorontwikkeld, zullen de vragen van klanten afnemen Huidige werkwijze voortzetten Verbetert dienstverlening aan de burger Inpassing in de technische infrastructuur van de gemeente

Opmerkingen -

pagina 56 van 79


2.3

Aanvraagmodule Atlantis Aanvraagmodule Atlantis

Algemene toelichting Indien de klant heeft gevonden wat hij/zij zoekt (hetzij via het klantvraaggeleidingssysteem, hetzij via vrij zoeken), kan de klant door middel van de aanvraagmodule het betreffende document (of documenten) reserveren (voor inzage) of daadwerkelijk bestellen (kopen). Basis daarvoor is het gebruik van DigiD (nog niet in onderstaand voorbeeld verwerkt). Nadat de klant is ingelogd zullen de relevante klantgegevens worden opgehaald, hetzij door een koppeling met basisregistraties (GBA), hetzij door een koppeling met de module bezoekersregistratie. Daardoor kan sprake zijn van eenmalige gegevensuitvraag aan de klant. Indien de klant iets daadwerkelijk wil bestellen (kopen), kan hij/zij dat aangeven en via IDEAL de transactie tot stand brengen. Het document of documenten worden dan zo spoedig mogelijk bij de klant thuis bezorgt en/of kan hij/zij deze downloaden.

Stap 1: Aanmelden. Stap 2: Kies een dorp of stad Stap 3: Kies een onderwerp Stap 4: Specificeer uw onderwerp Stap 5: Zoeken in de kennisbank Stap 6: Zoeken in de Bibliotheek Stap 7: Zoeken in bronnen Stap 8: Resultaat

Geleid zoeken Onderzoek doen naar de geschiedenis van Nijmegen en omgeving Via de optie geleid zoeken wordt door middel van een vraaggeleidingssyteem uw vraag gespecificeerd. Wij leiden u langs de routes die elke onderzoeker met een historische vraag doorloopt, zodat u zoveel mogelijk informatie vindt. INFO GEVEN OVER HET DOEL VAN GELEID ZOEKEN EN DE ANDERE OPTIE NL VRIJ ZOEKEN. AANTAL TE DOORLOPEN STAPPEN BENOEMEN, GEMIDDELDE TIJD NOEMEN EN EROP AANDRINGEN ALLE STAPPEN TE DOORLOPEN. Ga naar stap 1

Met deze aanvraagmodule kan de klant direct zaken doen met het RAN (kopen van documenten) of direct documenten reserveren om in te zien bij het RAN zelf (zonder dat hij/zij daarvoor 2 keer naar het RAN moet).

Tijdpad Voorbereidingen in 2008, daarna geleidelijke implementatie.

pagina 57 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Aanvraagmodule Atlantis Status Functioneel ontwerp is in ontwikkeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de binnen de gemeente beschikbare toepassingen, zoals DigiD, koppeling basisregistraties, IDEAL e.d. Deze zullen tijdig beschikbaar en toepasbaar moeten zijn voor het RAN.

WIRSI-analyse Onderwerp Wettelijk/besluit

Zeer hoog

Hoog

Laag

x

Impact lijnorganisatie Risico Strategie I&A Impact I&A

Middel

x X X X

Geen

Toelichting Past binnen de strategische prioriteiten van DIW/RAN, namelijk wat betreft de verbetering van de dienstverlening aan de burger Indien het systeem wordt doorontwikkeld, zullen de vragen van klanten afnemen en worden overgenomen door het systeem Huidige werkwijze voortzetten Verbetert dienstverlening aan de burger Inpassing in de technische infrastructuur van de gemeente, maakt gebruik van beschikbare toepassingen

Opmerkingen -

pagina 58 van 79


2.4

Bezoekersregistratie Atlantis Bezoekersregistratie Atlantis

Algemene toelichting

e

Ten behoeve van de eerste aanmelding van de klant (voor de 1 keer dienstverlening) is het gewenst dat de klant zich registreert, zowel via internet als aan de balie. Daarmee kunnen niet alleen de relevante gegevens voor de toekomstige dienstverlening worden vastgelegd (bijvoorbeeld voor het aanvragen), maar kan tevens inzicht worden verkregen in de gewenste dienstverlening en het zogenoemde “klantprofiel”, op basis waarvan de toekomstige dienstverlening verder kan worden verfijnd en op maat kan worden gemaakt, onderscheiden naar doelgroepen (klantprofielen). Tenslotte zal deze registratie bijdragen aan het registreren van het aantal bezoeken (virtueel of fysiek), zodat daarop zicht blijft bestaan.

Deze bezoekersregistratie zal gebruik maken van de generieke e-dienstverleningsprincipes, zoals registratie via DigiD, hergebruik van al beschikbare gegevens (eenmalige gegevensuitvraag) e.d. Daarnaast zal worden bezien of bij fysiek bezoek automatische registratie kan plaatsvinden (pasje en scanner), zodat dit geen extra handelingen van de klant of medewerkers RAN vereist.

Tijdpad Voorbereidingen in 2008, daarna geleidelijke implementatie.

pagina 59 van 79

Regionaal Archief Nijmegen Bezoekersregistratie Atlantis

Status Functioneel ontwerp is in ontwikkeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de binnen de gemeente beschikbare toepassingen, zoals DigiD, koppeling basisregistraties, e.d. Deze zullen tijdig beschikbaar en toepasbaar moeten zijn voor het RAN. Mogelijkheden van een pasje worden nader bezien. .


Zeer hoog

Hoog

Middel


Laag

Geen

x x X X X

Toelichting Geen formeel besluit. Primair gericht op verzamelen informatie (aantallen en klantprofielen) Huidige registratie kan vervallen Huidige werkwijze voortzetten Verbetert dienstverlening aan de burger Inpassing in de technische infrastructuur van de gemeente, maakt gebruik van beschikbare toepassingen

Opmerkingen -

pagina 60 van 79


3

Digitaliseringsplan RAN

In bijlage 2 zijn de ‘eigen projecten’ van het Regionaal Archief Nijmegen beschreven, zoals het RAN die wil realiseren binnen de gemeentelijke informatiearchitectuur. Deze bijlage concentreert zich op het kernsysteem Atlantis, dat wil zeggen: niet op de implementatie van de modules zelf, maar op de inhoud van die modules. Het Regionaal Archief Nijmegen is van plan om te komen tot één consequente en duurzame manier van digitale raadpleegbaarheid van zijn deelcollecties. In onderstaand digitaliseringsplan wordt elke deelcollectie en het doel van de digitalisering afzonderlijk beschreven. Vervolgens wordt de status en de planning van de digitalisering aangegeven. Tenslotte wordt verduidelijkt op welke manier de voorgenomen digitalisering aansluit bij het ICT-register van DEN. Eén opmerking die voor nagenoeg alle deelcollecties geldt, is de volgende: het kernsysteem Atlantis is een interoperabel systeem, waardoor het mogelijk is om informatie uit te wisselen met andere systemen. Zo kunnen archieven en collecties geïndexeerd worden door Google, zodat informatie zeer laagdrempelig voor het brede publiek bereikbaar is. Via het Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) kunnen harvesters data uit Atlantis verzamelen, indexeren en laten doorzoeken. Informatie uit Atlantis kan in EAD (Encoded Archival Description) formaat geëxporteerd worden (C.04.01).

Overzicht te digitaliseren deelcollecties in het backoffice van het RAN De volgende belangrijkste deelcollecties kunnen worden benoemd: •

•

•

•

archieven o Dobbelman o Maria Magdalena o microfiches DTB en BS “papieren” collecties o historische @tlas Nijmegen o archieftoegangen o kranten o wetenschappelijke correspondentie o oorlogsdocumentatie audiovisuele collecties o cultureel erfgoed migranten o films en video o negatieven o dia’s o geluidsbanden o affiches, kaarten en plattegronden o bidprentjes digitale collecties o In Paradisum o Website Vrede van Nijmegen

pagina 61 van 79


3.1

Archieven

pagina 62 van 79


3.1.1 Dobbelman Dobbelman Omschrijving collectie

In 2004 heeft het Regionaal Archief het archief en de documentatie van de zeepfabriek Dobbelman te Nijmegen over de periode 1807-1998 geacquireerd. Het geheel heeft een omvang van 85 strekkende meter. Het archiefdeel meet 65 meter en bestaat hoofdzakelijk uit directiestukken en financiële bescheiden. Het vormt een interessante, nog relatief zelden geraadpleegde bron voor historisch onderzoek naar de geschiedenis van het bedrijf en zijn rol in de Nijmeegse samenleving. De collectie (20 meter) bestaat hoofdzakelijk uit verpakkingen (dozen, zakken, etiketten, wikkels, etc.) en uniek reclamemateriaal (advertenties, displays, folders, foto's, films, muzieksingles, etc.). Uit het archief/de collectie Dobbelman is een gedetailleerd beeld te destilleren van de wereldwijde handelsrelaties van de Nijmeegse onderneming in de eerste helft van de twintigste eeuw.

Doel

Bij het toegankelijk maken van het archief bleek dat ca. 20 meter van het archief (de inkoop- en verkoopgegevens) en het grootste deel van de 20 meter documentatie (de verpakkingen, het reclamemateriaal en de foto’s) zich in matige materiële staat bevindt. Hierop werd besloten om deze stukken te conserveren en te laten digitaliseren (scannen). Het doel daarvan is aan de ene kant om de stukken te vrijwaren voor verdere fysieke achteruitgang; aan de andere kant wil het RAN het publieksbereik vergroten door de scans en beschrijvingen te plaatsen op de website van het Regionaal Archief. Daarnaast ligt het in de bedoeling om het digitale bestand te uploaden naar het Geheugen van Nederland, een nationale database voor het Nederlands cultureel-historisch erfgoed (zie www.geheugenvannederland.nl). Het Geheugen van Nederland, gecoördineerd door de Koninklijke Bibliotheek, stelt zich ten doel om unieke en verborgen collecties van archieven, musea en bibliotheken van nationaal belang beschikbaar te stellen op Internet.

Status

Voor dit digitaliseringsproject heeft het Regionaal Archief Nijmegen subsidie aangevraagd bij Metamorfoze, een nationaal programma van het ministerie van OCW voor het behoud van het papieren erfgoed (www.metamorfoze.nl) . In het projectplan is opgenomen dat het RAN, naast het maken van beschrijvingen, de conservering (en evt. restauratie) en het gereed maken voor scanning van de stukken voor zijn rekening neemt; het scannen wordt uitbesteed. De start van het project staat gepland voor januari 2008.

Planning

De voorbereidende werkzaamheden bestaan uit selectie en conservering en zullen in 2008-2009 worden uitgevoerd. De doorlooptijd van de uitbestede verfilmings- c.q. scanwerkzaamheden bedraagt circa 12 maanden.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de archiefstukken en het documentatiemateriaal worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03). Bij het scannen wordt tevens rekening gehouden met de technische vereisten van het Geheugen van Nederland (zie http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/paginas/over_het_geheugen/techniek).

pagina 63 van 79


3.1.2 Maria Magdalena Maria Magdalena Omschrijving collectie

Het RAN beheert 160 charters van het Nijmeegse Nonnenklooster Maria Magdalena, afkomstig van de abdij van Berne. In deze charters, die uit de dertiende tot de zestiende eeuw stammen, zijn rechten of overdrachten van transporten in Nijmegen vastgelegd. Het geheel is een cruciale cultuurhistorische bijdrage aan de geestelijke ontwikkeling in de stad, te meer omdat er niet veel kloosterarchieven zijn bewaard. Het is het op één na oudste archief van de gemeente en het enige kloosterarchief uit de Middeleeuwen dat het RAN beheert.

Doel

Het RAN wil deze charters met transcripties, een korte toelichting en een samenvatting, op het Internet toegankelijk maken, zodat niet alleen geïnteresseerden, maar ook anderen – liefst nieuwe bezoekers – met deze bron kennis kunnen maken. De charters dienen daartoe te worden gedigitaliseerd. De voorzijde, achterzijde en de (afzonderlijke) zegels worden gefotografeerd. Verder dienen de precieze tekst van de charters te worden weergegeven (transcripties) en toelichtingen (regesten) te worden gemaakt.

Status

Voor dit project is in 2007 subsidie aangevraagd bij en toegekend door het Fonds A.H. Martens-Van Sevenhoven. De charters zijn inmiddels door de restaurator van het Regionaal Archief gefotografeerd. De transcripties en toelichtingen zijn op papier klaar. Verder heeft de vakgroep Middeleeuwen van de Radboud Universiteit Nijmegen een inleiding geschreven over het gehele archief. Alvorens deze gegevens en de digitale foto’s kunnen worden opgenomen in het kernsysteem Atlantis NT dient eerst de precieze indeling van de toegang te worden vastgesteld. Het ligt in de bedoeling om de charters met een afzonderlijke zoekpagina toegankelijk te maken op Internet. Een functioneel ontwerp hiervoor is in de maak.

Planning

De charters zullen eind 2008 op Internet voor de klant beschikbaar zijn.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke afbeeldingen van de charters worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03).

pagina 64 van 79


3.1.3 Microfiches DTB en BS Microfiches DTB en BS Omschrijving collectie

Voor het plegen van genealogisch onderzoek stelt het Regionaal Archief Nijmegen primaire bronnen op microfiche beschikbaar. Voor een overzicht van deze bronnen zie: http://www2.nijmegen.nl/wonen/geschiedenis_archeologie/Archief/stamboomonderzoek. De belangrijkste zijn: de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (DTB’s), de registers van de Burgerlijke Stand (BS) en het Notariaat. Deze microfiches worden veel geraadpleegd (dagelijks door meerdere personen). In totaal gaat het om ca. 33.800 microfiches, waarbij elke fiche gemiddeld 60 pagina’s herbergt. Dat komt neer op ca. 2.028.000 verfilmde pagina’s.

Doel

De gegevens uit de registers van de Burgerlijke Stand zijn in de oude archiefapplicatie AskSam ingevoerd (in MS-DOS) en in te zien op de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen. Deze gegevens zijn tevens op de nationale genealogische databank Genlias te vinden, zie http://www.genlias.nl/nl/page0.jsp. De gegevens uit de DTBboeken en het Notariaat zijn (gedeeltelijk) in AskSam op de studiezaal van het Regionaal Archief te raadplegen. Het Regionaal Archief wil de microfiches van de DTB-boeken, de registers van de Burgerlijke Stand en het Notariaat laten scannen en presenteren op Internet om de toegankelijkheid voor stamboomonderzoekers en andere onderzoekers te vergroten.

Status

Er is een inventarisatie gemaakt van de aantallen microfiches van genealogische bronnen. Er is nog geen plan van aanpak en voor het scannen van de fiches zijn nog geen offertes aangevraagd. Er zijn nog geen conversietabellen opgesteld voor het overzetten van de gegevens van AskSam naar het kernsysteem Atlantis.

Planning

Vanaf 2009-2010.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de microfiches worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT) worden de scans als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) (C.02.01.02.03), zonder aan de leesbaarheid teveel afbreuk te doen.

pagina 65 van 79


3.2

“Papieren” collecties

3.2.1 Historische @tlas Nijmegen Historische @tlas Nijmegen Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen heeft in eigen beheer, voortbouwend op het landelijke project De Woonomgeving, in 2005 de Historische @tlas Nijmegen (H@N) uitgebracht. Hierin kan de klant op basis van de gedigitaliseerde kadastrale kaart uit 1832 een schat aan historische gegevens vinden over de geschiedenis van straten, huizen, bewoners en eigenaars (zie http://www2.nijmegen.nl/wonen/geschiedenis_archeologie/Archief/zoeken_in_digitale_databanken/historischeatlasnijmegen). De H@N wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe gegevens, die integraal onderzoek naar de historie van Nijmegen steeds eenvoudiger maken. De laatste aanvulling in 2007 was een database met historische informatie over alle begraafplaatsen in de stad tussen vanaf 1829, inclusief de gegevens van de overledenen.

Doel

Het integraal benaderbaar en eenvoudig doorzoekbaar maken op Internet van een enorme hoeveelheid gegevens over de historie van Nijmegen. Gecombineerde zoekvragen als: “ Wie waren er allemaal slager in Nijmegen tussen (jaar) en (jaar), waar woonden ze en hoeveel huur betaalden ze?” en dat ook fysiek zichtbaar te maken op kaarten zijn alleen mogelijk door deze gegevens te digitaal koppelen. Het is een nieuwe en unieke manier van het plegen van historisch onderzoek. De H@N is een product van verschillende instellingen (Regionaal Archief, Radboud Universiteit, Monumentenzorg, Archeologie) en is zódanig ingericht, dat allerlei aanvullende databases kunnen worden opgenomen.

Status

Op dit moment wordt de H@N uitgebreid met kaarten en foto’s van beschadigde en verwoeste panden in Nijmegen in de oorlogsperiode. Het ligt in de bedoeling om de toestand van vóór het bombardement in 1944 in kaart en beeld te tonen en de situatie van na het bombardement. Tevens wordt de mate van beschadiging (van licht beschadigd tot verwoest) in kaart gebracht. Tenslotte zal het fotomateriaal ook de panden of locaties tonen zoals ze er nu uitzien.

Planning

De uitbreiding van de H@N met de schadekaart staat gepland voor 20 september 2008.

ICT-register DEN

De Historische @tlas Nijmegen maakt gebruik van de open standaard GIS (Geografisch Informatie Systeem) (C.02.01.06.02). Het fotomateriaal wordt opgenomen als JPEG in lage resolutie (50% of lager van de originele TIFFafbeeldingen in 300 dpi). (C.02.01.02.03).

pagina 66 van 79


3.2.2 Archieftoegangen Archieftoegangen Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert archieven van de plaatselijke overheden van de huidige gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Millingen aan de Rijn, Nijmegen, Ubbergen, West Maas en Waal en Wijchen. Ook van het Waterschap Rivierenland heeft het RAN de archieven in huis, voor zover ze het Rijk van Nijmegen en het Land van Maas en Waal betreffen. Daarnaast bewaart het Regionaal Archief Nijmegen een groot aantal archieven van particulieren en van lokale instellingen, zoals verenigingen, kerken, scholen en bedrijven. In totaal gaat het om ongeveer 1100 archieven. Deze archieven zijn ontsloten door middel van archieftoegangen, die in het verleden op drie manieren zijn vervaardigd: • op papier (met een typemachine) • in Word • in de oude archiefapplicatie AskSam Inventariseren Het gaat in totaal om ca. 1300 archieftoegangen (één archief kan door middel van meerdere toegangen ontsloten zijn). De getypte inventarissen zijn, samen met de prints van de toegangen in Word, gebundeld en worden als papieren archieftoegangen op de studiezaal beschikbaar gesteld. De inventarisatiebestanden in AskSam zijn op de studiezaal doorzoekbaar via stand-alone pc’s met een AskSam-raadpleegomgeving, die bij het gereedkomen van nieuwe toegangen worden geactualiseerd.

Doel

Doel is om te komen tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de archieftoegangen in het kernsysteem Atlantis Archief- en Inventarisbeheer (A&I). Voor de klant betekent dit dat de toegangen via de zoekpagina van Atlantis A&I uniform doorzoekbaar zijn (en de bestanddelen van de archieven zullen op termijn digitaal te reserveren zijn via het de Atlantis aanvraagmodule). Om dit te realiseren zullen alle formats (papier, Word en AskSam) dienen te worden geconverteerd naar Atlantis A&I. Dat kan deels door het inzetten van conversieprogrammatuur, maar dat is bij papieren en Wordtoegangen niet (goed) mogelijk. Deze archieftoegangen dienen handmatig te worden ingevoerd in Atlantis A&I. Zowel bij conversie als handmatige invoer is controle achteraf onontbeerlijk.

Status

Per 1 november 2007 zijn vrijwel alle toegangen overgezet naar Atlantis A&I. Van deze toegangen is ca. 80% gecontroleerd, gefiatteerd en voor de klant raadpleegbaar op Internet (zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=Archief%2520en%2520Inventarisbeheer&database=aeni&service=search&templatename=zoek.htm).

Planning

In 2008 zullen alle bestaande archieftoegangen zijn overgezet naar Atlantis A&I. Hiervan zal 85% zijn gecontroleerd, gefiatteerd en voor de klant raadpleegbaar zijn gemaakt op Internet. Het ligt in de verwachting dat de overige 15% (waaronder de archieven van het stadsbestuur Nijmegen) in de jaren 2009-2015 geschikt worden gemaakt voor digitale raadpleegbaarheid.

ICT-register DEN

De database van Atlantis A&I biedt krachtige functionaliteit voor de opslag van zowel de beheersgegevens van de archieven als de beschrijvingen in de archieftoegangen. De digitale data zijn (inter)nationaal doorzoekbaar via het (landelijke) archiefportaal www.thematis.nl. De beschrijvingen van de archiefstukken in Atlantis A&I voldoen aan de archivistische regels zoals die in het Nederlandse archiefwezen worden gehanteerd. In 2008-2009 neemt het Regionaal Archief Nijmegen samen met de leverancier van Atlantis het initiatief bij het incorporeren van EAD en ISAD(G) in Atlantis A&I (C.02.02.01.04).

pagina 67 van 79


3.2.3 Kranten Kranten Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert diverse krantencollecties. De belangrijkste daarvan zijn de Nijmeegse editie van De Gelderlander (tijdvak 1856 tot en met 2005) en de Provinciale Geldersche en Nijmeegsche Courant (later Nijmeegs Dagblad genaamd) uit de periode 1814 tot en met 1907. De Nijmeegse editie van De Gelderlander beslaan tot nu toe ca. 600.000 pagina’s, de PGNC ca. 230.000. Andere historische krantencollecties die door het Regionaal Archief worden beheerd zijn o.a. De Batavier, Nijmeegsche Nieuwsbode en Nijmeegsch Weekblad. Deze zijn van een meer bescheiden omvang: gezamenlijk ca. 100.000 pagina’s.

Doel

De krantencollecties worden vaak opgevraagd en bestaan uit kwetsbaar materiaal. Doel is om te komen tot één consequente manier van digitale doorzoekbaarheid van de verschillende krantencollecties. Hiervoor dienen – voor zover dat nog niet is gebeurd - de pagina’s van alle kranten te worden gescand. Vervolgens worden de woorden in de krantenartikelen, advertenties, etc. door middel van Optical Character Recognition (OCR) in een index geplaatst. In de zoekpagina dient het mogelijk te zijn om alle krantencollecties te doorzoeken op trefwoord en/of datum. Naast de beschrijving van de gevonden krantenpagina (naam krant, datum, paginanummer en trefferdichtheid) dient de scan van de desbetreffende krantenpagina’s zichtbaar te zijn, inclusief highlighting van de trefwoorden.

Status

Het is op dit moment mogelijk om de Nijmeegse edities van De Gelderlander uit de periode 1856 tot en met 1956 via de website van het Regionaal Archief Nijmegen te doorzoeken op trefwoord en/of op datum, zie http://145.11.60.17/Exe/ZyNET.exe?Client=regionaalarchief&Init=1&ZyAction=ZyActionL. De Nijmeegse edities van De Gelderlander uit de periode 1957 tot en met 2005 kunnen vanwege auteursrechtelijke beperkingen alleen op de studiezaal van het Regionaal Archief digitaal worden geraadpleegd. Ook de PGNC is op de studiezaal van het Regionaal Archief Nijmegen digitaal raadpleegbaar. Deze bestanden zijn nog niet door middel van OCR-techniek ontsloten en zijn nu alleen nog doorzoekbaar op datum. De overige krantencollecties zijn nog niet digitaal ontsloten.

Planning

Voor wat betreft de krantenpagina’s van De Gelderlander bestaat nu de situatie dat Voor wat betreft de krantenpagina’s van De Gelderlander bestaat nu de situatie dat De Gelderlander de krantenpagina’s extern laat scannen (bij Breed Werkvoorzieningschap Nijmegen), waarbij het Regionaal Archief een kopie ontvangt. Het Regionaal Archief richt zich intern op haar overige historische krantencollecties: • 2009: scannen overgebleven jaargangen PGNC en OCR’en tekst krantenartikelen • 2010: OCR’en scans De Gelderlander 2006-2010 • 2011: scannen en OCR’en overige historische kranten NB: Het Regionaal Archief heeft zijn apparatuur voor het scannen van krantenpagina’s afgeschreven. Het scannen van krantenpagina’s van De Gelderlander en van andere historische krantencollecties dient extern te gebeuren. De oorspronkelijke scans van de krantenpagina’s zijn als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Kranten). (C.02.01.02.06). De scans van de krantenpagina’s zoals ze te zien zijn via de zoekpagina op Internet worden als PGN-bestand in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand) aangeboden. (C.02.01.02.05). Deze scans zijn slechts een afgeleide van de oorspronkelijke scans van de krantenpagina’s, waarvan de kwaliteit beduidend is verminderd om inbreuk op het auteursrecht zoveel mogelijk te reduceren, zonder de leesbaarheid te verminderen.

ICT-register DEN

pagina 68 van 79

Regionaal Archief Nijmegen 3.2.4 Wetenschappelijke correspondentie Wetenschappelijke correspondentie Omschrijving collectie

Een van de hoofdtaken van het Regionaal Archief Nijmegen is het beantwoorden van inhoudelijke klantvragen. Daarvoor staan de klant diverse contactmogelijkheden ter beschikking: persoonlijk contact aan de balie van de studiezaal, telefoon, het postadres, e-mail. Het Regionaal Archief behandelt de meer complexe inhoudelijke klantvragen doorgaans schriftelijk. De archiefexemplaren van deze brieven worden opgenomen in het afdelingsarchief van het Regionaal Archief onder de classificatie ‘wetenschappelijke correspondentie. In totaal bestaat de wetenschappelijke correspondentie uit ca. 10 meter documenten, en beslaat de periode vanaf ca. 1950 tot heden.

Doel

De wetenschappelijke correspondentie bevat een schat aan historische informatie over stad en streek. Het doel van het digitaliseren van deze collectie is het publieksbereik van deze informatie te vergroten door het inrichten van een historische kennisbank. Hierin kan de informatie uit de wetenschappelijke correspondentie worden opgenomen. Voordat dat gebeurt, dient de informatie eerst te worden gedepersonaliseerd, geredigeerd en indien nodig geactualiseerd. Verder kan de kennisbank worden voorzien van multimediale bestanden die het begrip van inhoud vergemakkelijken. Ook kan een element van interactie worden opgebouwd door de gebruiker de kans te geven om – uiteraard gemodereerd - te reageren op de geboden inhoud. De klant wordt dan gezien als ‘partner in knowledge’. Het inrichten van een historische kennisbank leidt het tot een betere dienstverlening voor de klant. De archivaris hoeft eerder gestelde vragen niet opnieuw uit te zoeken en kan zo efficiënter met de beschikbare tijd voor de klant omgaan.

Status

Tot op heden is een prototype applicatie opgezet voor het invoeren, indelen en opslaan van historische onderwerpen in Access. In deze applicatie is rekening gehouden met het opnemen van afbeeldingen; het toevoegen van andere multimediale bestanden is nog niet mogelijk. Ook het toevoegen van reactie door klanten is nog niet gerealiseerd. Een try-out zoekpagina voor Internet is geplaatst op de webpagina’s van het Regionaal Archief, zie: http://www2.nijmegen.nl/wonen/geschiedenisarcheologie/Archief/archief_in_zicht. Inmiddels is gebleken dat het integreren van de historische kennisbank in het gemeentelijke CMS geen geschikte oplossing is. De bedoeling is om voor de kennisbank een afzonderlijke online zoekpagina te bouwen. Voor wat betreft het digitaliseren van de inhoud is de gehele wetenschappelijke correspondentie doorzocht op geschikte inhoudelijke onderwerpen. Deze onderwerpen dienen nog voor ca. 50% te worden aangevuld cq. geactualiseerd met andere bronnen. De historische kennisbank is een integraal onderdeel van het klantvraaggeleidingssysteem Geleid Zoeken. Het doorzoeken van de historische kennisbank is een van de eerste stappen die de klant zet in zijn/haar begeleide zoektocht naar het antwoord op een bepaalde informatiebehoefte. In 2008 gaat het Regionaal Archief zijn klantvraaggeleidingssysteem implementeren; de implementatie van de historische kennisbank dient daarmee gelijke tred te houden en dient halverwege 2008 te zijn afgerond. In de jaren 2009-2011 dient de kennisbank gevuld te worden met een representatieve set inhoudelijke onderwerpen. De zoekpagina van de historische kennisbank zal gebruik maken van systematisch of vrij zoeken over Plain Text, vergelijkbaar zoals dat in de Nederlandse Volksverhalenbank gebeurt (www.verhalenbak.nl). Het Regionaal Archief acht deze eenvoudig, wijd verspreide tekstformat voldoende voor de gewenste functionaliteit.(C.02.01.01.07)

Planning

ICT-register DEN

pagina 69 van 79


3.2.5 Oorlogsdocumentatie Oorlogsdocumentatie Omschrijving collectie

Een van de omvangrijkste collecties van het Regionaal Archief is de collectie Oorlogsdocumentatie 1940-1945 (14 meter). In deze unieke collectie zijn pamfletten, affiches, krantenartikelen, bonkaarten, lijsten van oorlogsslachtoffers, etc. te raadplegen die een beeld geven van de bezettingstijd in de stad Nijmegen. Bijzondere stukken in deze collectie zijn o.a. de ansichtkaarten van Elly en Kitty de Wijze die tijdens het transport naar Auschwitz uit de trein werden geworpen en toch de weg naar Nijmegen wisten te vinden. Maar ook de dagboeken en brieven van gewone burgers uit de oorlogstijd geven een waardevol beeld van Nijmegen in deze periode.

Doel

In Nijmegen is al veel onderzoek verricht naar de gebeurtenissen van het vergissingsbombardement van de geallieerden op de stad op 22 februari 1944. De periode dat Nijmegen frontstad was (vanaf Operatie Market Garden tot de bevrijding) is altijd minder belicht gebleven. Het Regionaal Archief wil onderzoek naar deze periode stimuleren door het op Internet toegankelijk maken van bronnen die betrekking hebben op Nijmegen frontstad (bijv. dagboeken en brieven) en waarbij het belangrijk is dat de klant als ‘partner in knowledge’ wordt gezien. Met andere woorden, klanten moeten ook hun eigen verhaal kunnen toevoegen aan wat het RAN op Internet biedt.

Status

De enige bron die het RAN tot op heden op deze wijze heeft gedigitaliseerd die betrekking heeft op Nijmegen frontstad zijn 684 gescande foto’s in het kader van project Bevrijders voor de Lens (zie http://www2.nijmegen.nl/wonen/geschiedenis_archeologie/Archief/zoeken_in_digitale_databanken/Bevrijdersvoordelens). Het gaat om portretfoto's van geallieerde militairen die betrokken waren bij de bevrijding. De virtuele klant werd gevraagd om onbekende militairen te identificeren of de bestaande gegevens aan te vullen. Dit heeft geleid tot diverse reacties uit binnenen buitenland, waarbij tot op heden onbekende informatie over de geportretteerde militairen naar boven is gekomen.

Planning

Er is nog geen projectplan gemaakt voor Nijmegen frontstad. Selectie van geschikt materiaal gebeurt nu nog op ad-hoc basis.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van geschikt archiefmateriaal en documentatie worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis A&I of NT (nog nader te bepalen) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03)

pagina 70 van 79


3.3

Audiovisuele collecties

3.3.1 Cultureel erfgoed migranten Cultureel erfgoed migranten Omschrijving collectie

Het RAN is van plan om een interactieve website te ontwikkelen betreffende het leven van Turkse arbeidersmigranten in Nijmegen in de periode van werving, overkomst en vestiging, (tussen 1960 en 1973). Een centraal onderdeel van het project is het verzamelen van verhalen. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van twee verschillende technieken: reminiscentiebijeenkomsten (d.w.z. gericht herinneringen ophalen door middel van beelden, muziek en documenten) en interviews. Bij beide technieken worden de verhalen op film vastgelegd en fragmenten daarvan worden ondertiteld en op de website gepubliceerd. Verder kan een selectie van persoonlijke brieven, foto’s en andere documenten rond de werving, de reis, het werk, de aankomst en vestiging in Nederland worden opgenomen in de website.

Doel

Het project is vooral bedoeld om het culturele erfgoed van migranten (vooral de oral history) in Nijmegen op te sporen, veilig te bewaren en breed toegankelijk te maken. Het RAN hoopt zo drempelverlagend te worden voor migranten en de kennis van de Nijmeegse burgers over arbeidsmigratie te vergroten.

Status

In 2007 is gemeentelijke en provinciale subsidie ontvangen voor het project. Sindsdien zijn langs twee lijnen initiatieven ontwikkeld: 1. Er is een functioneel ontwerp gemaakt voor de afzonderlijke Internetpagina die deze database gaat krijgen op Internet. Deze is aan de leverancier aangeboden; 2. Er zijn contacten gelegd met overkoepelende Turkse organisaties voor de praktische organisaties van het houden van de reminiscentiebijeenkomsten en interviews, evenals voor het acquireren van relevante documenten. De praktische uitwerking hiervan zal in de loop van 2008 zijn beslag krijgen.

Planning

Het project heeft een doorlooptijd van oktober 2007 tot en met mei 2009.

ICT-register DEN

Voor de film- en videocollectie dient een tweedeling plaats te vinden in de originele digitale dragers en de bestanden die door de klant op internet kunnen worden bekeken. Voor de originele drager moet een keus worden gemaakt tussen 2K als ‘best practice’ of DV-CAM als ‘good practice’ (C.02.02.10.02). Voor ontsluiting op Internet zullen gezien het volume van de originele drager gecomprimeerde bestanden onontbeerlijk zijn. Het Regionaal Archief Nijmegen wil onderzoeken in hoeverre MPEG-2 aan onze kwaliteitseisen voldoet (C.02.01.03.05). De oorspronkelijke scans van geschikt archiefmateriaal en documentatie worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis A&I of NT (nog nader te bepalen) worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03)

pagina 71 van 79


3.3.2 Film en video Film en video Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert een unieke collectie film en video. De filmcollectie is grotendeels tot stand gekomen in samenwerking met de Stichting Nijmegen Blijft in Beeld, een vrijwilligersorganisatie van filmkenners die films al 20 jaar actief acquireert voor het Regionaal Archief. Inmiddels beslaat de filmcollectie een ruime dwarsdoorsnede van de Nijmeegse samenleving en veel films hebben een nationale allure (bijv. over de Vierdaagse en Market Garden). De videocollectie is deels actief geacquireerd bij professional organisaties (bijv. Nijmegen TV), deels afkomstig van de fotograaf van het stadsbeeld en is deels door het Regionaal Archief opgenomen. In totaal heeft het Regionaal Archief ca. 70 uur film in huis in verschillende formats (voornamelijk 8 mm, 16 mm en super 8) en ca. 200 uur video in verschillende formats (U-Matic, VHS, Betacam-SP).

Doel

Het primaire doel van de digitalisering van de film- en videocollectie is conservering van de inhoud en vergroting van het publieksbereik. Op dit moment is het erg bewerkelijk om klanten kennis te laten nemen van de films en video’s. De films gaan langzaam in kwaliteit achteruit en het Regionaal Archief ontbeert de juiste afspeelapparatuur. Nu is het Regionaal Archief afhankelijk van de beperkte dienstverleningscapaciteit van Stichting Nijmegen Blijft in Beeld. Verder zijn de videobanden, vooral de U-Matic banden, erg kwetsbaar en daarom is vertoning in de studiezaal eerder uitzondering dan regel. Ontsluiting en vertoning via Internet maakt aan deze ongewenste situatie een einde en geeft de klant de gelegenheid om van dit unieke erfgoed kennis te nemen. Vooralsnog is het de bedoeling om de film en video’s beschikbaar te stellen via de zoekpagina van het kernsysteem Atlantis THA, dat nu alleen nog de fotocollectie ontsluit. Zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=tha&database=tha&service=search&templatename=zoek.htm.

Status

Het Regionaal Archief heeft bij verschillende instanties informatie ingewonnen over de beste digitaliseringsmethode (Instituut voor Beeld en Geluid, Filmmuseum, DEN). Verder hebben we deelgenomen aan diverse expertmeetings, o.a. over ICT-register DEN. De digitalisering van de film- en videocollectie gaat naar schatting ca. € 450.000 kosten. Hiervoor is binnen de gemeente Nijmegen al € 225.000 gereserveerd. Het resterende bedrag dient door middel van subsidies te worden gefinancierd.

Planning

In 2008 wil het Regionaal Archief het subsidietraject afronden en de eerste batch films (in totaal zijn er drie batches) aanbieden om te digitaliseren. In 2009-2010 volgen de tweede en derde batch en de videocollectie. De ambitie is om de gehele film- en videocollectie in 2010 online doorzoekbaar te hebben voor de klant.

ICT-register DEN

Voor de film- en videocollectie dient een tweedeling plaats te vinden in de originele digitale dragers en de bestanden die door de klant op internet kunnen worden bekeken. Voor de originele drager moet een keus worden gemaakt tussen 2K als ‘best practice’ of DV-CAM als ‘good practice’ (C.02.02.10.02). Voor ontsluiting op Internet zullen gezien het volume van de originele drager gecomprimeerde bestanden onontbeerlijk zijn. Het Regionaal Archief Nijmegen wil onderzoeken in hoeverre MPEG-2 aan onze kwaliteitseisen voldoet (C.02.01.03.05).

pagina 72 van 79


3.3.3 Negatieven Negatieven Omschrijving collectie

De negatievencollectie van het Regionaal Archief Nijmegen bestaat uit ca. 200.000 negatieven van verschillend formaat, te weten: glasnegatieven, kleinbeeld, vlakfilm en 6x6 negatieven. De negatieven bevatten historische afbeeldingen, voornamelijk van straten, gebouwen, personen en gebeurtenissen die betrekking hebben op de stad Nijmegen (en de regiogemeenten). De negatieven worden vanwege de kwetsbare materiële staat in een aparte fotokluis opgeslagen, waar optimale beheercondities heersen.

Doel

Het Regionaal Archief streeft ernaar om tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de afbeeldingencollectie te komen. De negatievencollectie zien wij als integraal onderdeel daarvan, zeker die negatieven waarvan tot op heden geen afdrukken bestonden. Het doel is om de negatievencollectie via het kernsysteem Atlantis THA toegankelijk te maken voor de klant, zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=tha&database=tha&service=search&templatename=zoek.htm .

Status

De negatieven zijn in ca. 30% van de gevallen afgedrukt en/of gedigitaliseerd (scannen). In het verleden zijn al alle afdrukken (ca. 50.000) gescand en in kernsysteem Atlantis THA toegankelijk gemaakt. De scanploeg van het Regionaal Archief Nijmegen is nu bezig met het scannen van de glasnegatieven.Van de 25.000 glasnegatieven zijn er nu 6000 schoongemaakt, geconserveerd en gescand. Met het scannen van de overige 75% negatief-formaten is nog niet gestart; voordat dat kan gebeuren dient eerst een historisch verantwoorde selectie plaats te vinden.

Planning

Het schoonmaken, conserveren en scannen van de glasnegatieven zal in 2010 worden afgerond. Vanaf 2010 zullen de andere negatiefformaten worden geselecteerd, geconserveerd en gedigitaliseerd.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de glasnegatieven worden zowel in negatief als positief als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06). De te hanteren resolutie voor de nog te scannen kleinbeeld-, vlakfilm- en 6x6-negatieven is nog in onderzoek. In het kernsysteem Atlantis THA worden de positieve afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03).

pagina 73 van 79


3.3.4 Dia’s Dia’s Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert een collectie van ca. 20.000 dia’s. De dia’s bevatten historische afbeeldingen, voornamelijk van straten, gebouwen, personen en gebeurtenissen die betrekking hebben op de stad Nijmegen (en de regiogemeenten). De dia’s worden vanwege de kwetsbare materiële staat in een aparte fotokluis opgeslagen, waar optimale beheercondities heersen.

Doel

Het Regionaal Archief streeft ernaar om tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de afbeeldingencollectie te komen. De diacollectie is moeilijk raadpleegbaar vanwege de beperkte beschikbaarheid van geschikte apparatuur en vanwege het feit dat er geen afdrukken van de dia’s bestaan. Het doel is om de diacollectie via het kernsysteem Atlantis THA toegankelijk te maken voor de klant, zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=tha&database=tha&service=search&templatename=zoek.htm.

Status

De collectie dient, voordat wordt begonnen met scannen, eerst volledig geïnventariseerd, geselecteerd en geconserveerd te worden.

Planning

Vanaf 2010-2011.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de dia’s zullen als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie worden opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.02.06) De te hanteren resolutie is nog onderwerp van onderzoek. In het kernsysteem Atlantis THA worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03)

pagina 74 van 79


3.3.5 Geluidsbanden Geluidsbanden Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert een collectie van ca. 500 geluidsbanden in verschillende formats. De collectie bevat hoofdzakelijk audiocassettes, bandrecorderbanden, en LP’s. Het is niet precies bekend hoeveel uur geluid de collectie beslaat (ca. 1000 uur). De collectie geluidsbanden is nog slechts summier beschreven, maar bevatten in ieder geval veel interviews over diverse tijdperken (oorlogstijd, jaren ’60) en een redelijk complete serie opnames van gemeenteraadsvergaderingen. De geluidsbanden worden vanwege de kwetsbare materiële staat in een aparte koude kluis opgeslagen, waar optimale beheercondities heersen.

Doel

Het Regionaal Archief streeft ernaar om tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de audiovisuele collectie te komen. De collectie geluidsbanden is moeilijk raadpleegbaar vanwege de beperkte beschikbaarheid van geschikte afluisterapparatuur en vanwege het kwetsbare materiaal. Vooralsnog is het de bedoeling om de geluidsbandencollectie beschikbaar te stellen via de zoekpagina van het kernsysteem Atlantis THA, dat nu alleen nog de fotocollectie ontsluit. Zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=tha&database=tha&service=search&templatename=zoek.htm

Status

De collectie dient, voordat wordt begonnen met digitaliseren, eerst volledig geïnventariseerd, geselecteerd en geconserveerd te worden. Wel zijn er in het verleden incidenteel in opdracht van klanten geluidsfragmenten gedigitaliseerd.

Planning

Vanaf 2010-2011

ICT-register DEN

De oorspronkelijke digitale bestanden van de geluidsbanden worden als ongecomprimeerd audio-format (WAV-format) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Mulitmedia). (C.02.01.04.04). In het kernsysteem Atlantis THA worden de geluidsbestanden gecomprimeerd opgeslagen als MP-2 of MP-3. (C.02.01.04.05)

pagina 75 van 79


3.3.6 Affiches, kaarten en plattegronden Affiches, kaarten en plattegronden Omschrijving collectie

Het Regionaal Archief Nijmegen beheert in totaal ca. 1500 affiches en ca. 200 kaarten en plattegronden. Veel affiches hebben een politiekactivistische of een culturele achtergrond en zijn in trek bij onderzoekers en ook bij musea voor het organiseren van tentoonstellingen (in 2007-2008 bijv. De Seventies in Nijmegen van Museum Het Valkhof of de expositie Mijn Huid van Museum Boerhaave te Leiden). De kaarten en plattegronden geven een uniek beeld van de ruimtelijke ontwikkeling van de stad Nijmegen. In dat verband moeten zeker de kaarten van de Commissie tot Uitleg van de Stad worden genoemd, die werden opgemaakt na het slechten van de stadwallen. Deze kaarten vormen de blauwdruk vormen van de ruimtelijke ordening van Nijmegen zoals wij die nu kennen.

Doel

Het Regionaal Archief streeft ernaar om tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de audiovisuele collectie te komen. De collectie affiches, kaarten en plattegronden is moeilijk raadpleegbaar vanwege het kwetsbare materiaal. Vooralsnog is het de bedoeling om de collecties affiches, kaarten en plattegronden beschikbaar te stellen via de zoekpagina van het kernsysteem Atlantis THA, dat nu alleen nog de fotocollectie ontsluit. Zie http://145.11.60.41/Atlantis/?application=tha&database=tha&service=search&templatename=zoek.htm.

Status

De affiches, kaarten en plattegronden zijn vanaf midden jaren ’90 grotendeels geconserveerd en waar nodig gerestaureerd. De restauratie is nog niet geheel afgerond. De collectie is slechts zeer summier beschreven, alleen nog voor het beschrijven van de affiches is een (vrijwilligers)traject opgestart. Met het digitaliseren van de kaarten en plattegronden is nog geen start gemaakt.

Planning

In 2008-2010 wil het Regionaal Archief de gehele collectie affiches, kaarten en plattegronden beschrijven. Deze beschrijvingen zullen worden opgenomen in het kernsysteem Atlantis THA, zodat de klant kennis kan nemen van deze collecties. Volledige digitale toegankelijkheid is pas mogelijk als de gehele collectie is gefotografeerd. In 2008-2009 zal de affichecollectie worden gefotografeerd, in 20092010 gevolgd door de collectie kaarten en plattegronden.

ICT-register DEN

De collectie affiches, kaarten en plattegronden worden met gebruikmaking van een vacuümwand gefotografeerd. De oorspronkelijke foto’s van de affiches, kaarten en plattegronden worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis THA worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03).

pagina 76 van 79


3.3.7 Bidprentjes Bidprentjes Omschrijving collectie

Een voor genealogische onderzoekers belangrijke bron is de collectie bidprentjes van het Regionaal Archief Nijmegen. De collectie bestaat uit ca. 10.000 bidprentjes. De collectie is alfabetisch geordend.

Doel

Het Regionaal Archief streeft ernaar om tot één consequente manier van digitale raadpleegbaarheid van de audiovisuele collectie te komen. De collectie bidprentjes is moeilijk raadpleegbaar vanwege de summiere digitale ontsluiting en het kwetsbare materiaal. Vooralsnog is het de bedoeling om de collectie bidprentjes beschikbaar te stellen via de zoekpagina van het kernsysteem Atlantis Nadere Toegangen (NT). Zie http://www.deventit.nl/DEVENTit/producten/Atlantis/

Status

Om het kwetsbare materiaal te beschermen zijn van de bidprentjes papieren kopieën gemaakt, die desgewenst aan de klant ter inzage worden gegeven. Circa de helft van de collectie is via een vrijwilligerstraject beschreven in de oude archiefapplicatie AskSam, een DOS-applicatie. Deze beschrijvingen zijn raadpleegbaar op de studiezaal van het Regionaal Archief. Het inventariseren en beschrijven is nog in volle gang. De beschrijvingen zijn nog niet geconverteerd naar het kernsysteem Atlantis. Met het scannen van de bidprentjes is nog geen aanvang gemaakt.

Planning

Vanaf 2010-2011.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke scans van de bidprentjes worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (300 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis NT worden de afbeeldingen als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03).

pagina 77 van 79


3.4

Digitale collecties

3.4.1 In Paradisum In Paradisum Omschrijving collectie

De Stichting In Paradisum (opgericht in 1994) heeft ten doel het behoud van de begraafplaatsen in Nijmegen en in het bijzonder van de Begraafplaats Daalscheweg. Op deze begraafplaats rusten onder meer veel slachtoffers van het bombardement op Nijmegen in 1944. De stichting heeft een digitale toegang opgesteld op de registers van deze begraafplaats. Het bestaat uit een namenregister (wie is in welke periode waar op de begraafplaats begraven) en een register van grafbeschrijvingen die de fysieke kenmerken van een graf aangeven. Ook foto’s van de graven maken onderdeel uit van de collectie.

Doel

De Begraafplaats Daalscheweg is van groot cultuurhistorisch belang voor de stad Nijmegen. Het Regionaal Archief wil het namenregister, het register van grafbeschrijvingen en de bijbehorende foto’s voor een groot publiek toegankelijk maken door de gegevens op Internet te publiceren.

Status

De digitale toegang van In Paradisum is overgezet naar MS-Access om conversie naar kernsysteem Atlantis mogelijk te maken. De MS-Access toegang is daarna gecontroleerd om evt. verlies van informatie recht te zetten. Deze gecontroleerde toegang wordt in 2008 geconverteerd naar het kernsysteem Atlantis NT. Vervolgens dient een functioneel ontwerp voor een afzonderlijke zoekpagina op Internet te worden opgesteld.

Planning

De database van In Paradisum (namenregister, register van grafbeschrijvingen en de bijbehorende foto’s) zal in 2008 via Internet beschikbaar worden gesteld.

ICT-register DEN

De oorspronkelijke foto’s van de graven worden als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). In het kernsysteem Atlantis NT worden de foto’s als JPEG opgenomen in een lage resolutie (50 % of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFF-bestand). (C.02.01.02.03).

pagina 78 van 79


3.4.2 Website Vrede van Nijmegen Vrede van Nijmegen Omschrijving collectie

Het RAN heeft in februari 2008 het voorstel geformuleerd om samen met de Radboud Universiteit een historische website te bouwen over de Vrede van Nijmegen (1678-1679). Aangezien ongeveer heel Europa bij de vredesonderhandelingen betrokken was, zijn de informatiebronnen over de Vrede van Nijmegen verspreid over heel Europa en zelfs daarbuiten. De website moet alle relevante bronnen (archiefstukken, museale objecten, latere publicaties, en gebouwen en locaties), waar ter wereld deze zich ook bevinden, in digitale vorm (foto’s met beschrijvingen) bij elkaar brengen en op een aantrekkelijke manier aan een zo breed mogelijk publiek presenteren.

Doel

De website moet de kennis over en bekendheid van de Vrede van Nijmegen blijvend vergroten. Daartoe worden zoals gezegd alle bekende historische bronnen, waar ook ter wereld, in kaart gebracht, in hun context beschreven en digitaal gepresenteerd via één website. Zo ontstaat dé kennisbank over de Vrede van Nijmegen: voor inwoners en toeristen die willen grasduinen in de stedelijke historie, voor wetenschappers die de context of de betekenis van de Vrede willen doorgronden, voor Museum Het Valkhof dat een permanente expositie aan de Vrede wil wijden, en voor de gemeente die de geschiedenis van Nijmegen in het stadsbeeld wil visualiseren. Het voorstel wacht nog op bestuurlijke goedkeuring (vermoedelijk maart 2008). Bij een positief besluit zal in overleg met onder andere de Radboud Universiteit een plan van aanpak en een planning worden opgesteld. Mogelijk kan de informatie worden beschreven in Atlantis NT.

Status

Planning

Zie hierboven. Het in beeld brengen van alle belangrijke bronnen is een traject van jaren. Maar ook als nog niet alle bronnen zijn opgespoord zou men de website natuurlijk al kunnen lanceren. Het moet mogelijk zijn om binnen twee jaar een relevante hoeveelheid bronnen te lokaliseren (bijvoorbeeld vooralsnog alleen in Nederland), te beschrijven en te fotograferen/scannen, de website te bouwen, en deze te vullen met de opgespoorde informatie. In de daaropvolgende jaren kan de website vervolgens worden aangevuld met informatie uit andere landen.

ICT-register DEN

De website van de Vrede van Nijmegen zal een internationale uitstraling krijgen. Om internationale uitwisseling van informatie mogelijk te maken zullen de beschrijvingen van de archiefstukken dienen te voldoen aan ISAD(G) en EAD (C.02.02.01.04). Foto’s van museale objecten en gebouwen/locaties zullen als Tag Image File Format (TIFF) in een hoge resolutie (1200 dpi) worden gemaakt en worden opgeslagen op een aparte gemeentelijke server (Karelstad/Multimedia). (C.02.01.02.06). Op de website zullen de afbeeldingen worden opgenomen als JPEG in een lage resolutie (50% of lager van het naar JPEG geconverteerde TIFFbestand) (C.02.01.02.03). Geschikt kaartmateriaal zal worden toegevoegd aan de website van de Historische @tlas Nijmegen, die gebruik maakt van de open standaard GIS (Geografisch Informatie Systeem) (C.02.01.06.02). Mede gezien de internationale uitstraling van de website moet het mogelijk zijn om de beschrijvingen van de latere publicaties internationaal uit te wisselen. De beschrijvingen zullen om die reden moeten voldoen aan een (nog nader te bepalen) internationaal geaccepteerde standaard voor bibliografische metadata. (C.03.01.03).

pagina 79 van 79

Informatieplan : gefaseerde invoering is noodzaak

Recommend Documents