Informatieplan 1994 (-1999)
1
ft I .
flENST RIJKSWATERSTAAT
§ 1
1.
Jl
BIBLIOTHEEK
Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus 20.000 3502 LA Utrecht
BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT
NR. ..acj^MM APPENDIX EEN "Succesfactoren en informatiebeleid"
Informatieplan 1994 (-1999) BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT
Datum : 8 MAART 1 9 9 4 R a p p o r t n r . : BSW/9404 Auteur : R. J o n g k i n d
Pagina
INHOUDSOPGAVE 1.
INLEIDING
3
1.1 1.2 1.3 1.4
P o s i t i e van het informatieplan Aanleiding t o t het informatieplan Doel van het informatieplan Opbouw, u i t g a n g s p u n t e n e n o r g a n i s a t i e v a n h e t i n f o r m a t i e p l a n
3
2.
AANPAK FASE EEN
6
3.
DE SCOPE VAN HET INFORMATIEPLAN
7
4.
BEDRIJFSFUNCTIES- EN PROCESSEN
4.1
Aanpak
4.2
Vaststelling
5.
BELEID VAN DE DIENST
1
0
6.
SUCCESFACTOREN
1
2
7.
INFORMATIEBELEID
1
3
8.
AANPAK FASE TWEE
1
5
8.1
Informatieobjecten
1
6
1
7
3
4
(project)
4
7
7
boomdecompositie van b e d r i j f s p r o c e s s e n
OVERZICHT INFORMATIEOBJECTEN:
Overzicht "bedrijfsprocessen/informatieobjecten Informatiegebieden en - f a m i l i e s
8
18 1
8
1.
INLEIDING
1.1
P o s i t i e van h e t i n f o r m a t i e p l a n B i j h e t management v a n d e B o u w d i e n s t l e e f t h e t g e v o e l , d a t d e d i e n s t ( n o g ) n i e t f u n c t i o n e e r t , z o a l s men d a t t w e e j a a r g e l e d e n b i j d e f u s i e v a n ' d i r e c t i e B r u g g e n ' e n ' d i r e c t i e S l u i z e n & S t u w e n ' v o o r o g e n h a d . Men c o n s t a t e e r t met a n d e r e w o o r d e n e e n v e r s c h i l t u s s e n h e t g e w e n s t e f u n c t i o n e r e n . Dat gewenste f u n c t i o n e r e n kenmerkt(e) z i c h ondermeer door v e r z a k e l i j k i n g , een v e r d e r e beheersing van b e d r i j f s a c t i v i t e i t e n en ook door een g e r i c h t e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g i n de o r g a n i s a t i e . Om t e komen t o t d e z e g e w e n s t e s i t u a t i e , d i e n t d e d i e n s t o n d e r m e e r t e b e s c h i k k e n over een u i t g e w e r k t ( e s e r i e van) b e l e i d s p l a n ( n e n ) , w a a r i n n i e t a l l e e n h e t w e r k e n d e p o s i t i e a a n d e o r d e komen, m a a r o o k s t r a t e g i e e n e n b e l e i d s l i j n e n t e n a a n z i e n v a n de 'onze' m a r k t p o s i t i e , o r g a n i s a t i e , p e r s o n e e l , p r o m o t i e , o n d e r z o e k , i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g e . d . a a n d e o r d e komen. E e n i n f o r m a t i e p l a n m a a k t met a n d e r e w o o r d e n d e e l u i t v a n e e n ( g e b l n t e g r e e r d e ) p l a n s t r u c t u u r , waarmee h e t management v a n d e d i e n s t g e r i c h t k a n (be-)sturen.
1.2
A a n l e i d i n g t o t het i n f o r m a t i e p l a n De a c t i v i t e i t e n v a n d e B o u w d i e n s t z i j n v o o r e e n b e l a n g r i j k ( e n s t e e d s toenemend) d e e l g e b a s e e r d op h e t v e r w e r k e n v a n i n f o r m a t i e ; e e n goede t a a k v e r v u l l i n g i s dan ook s t e r k a f h a n k e l i j k van een goed functionerende e n o p e l k a a r a f g e s t e m d e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g . De B o u w d i e n s t b e s c h i k t momenteel o v e r een g r o o t a a n t a l - a l dan n i e t g e a u t o m a t i s e e r d e - i n f o r m a t i e - s y s t e m e n . Ten a a n z i e n v a n de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g e r v a a r t h e t management v a n d e B o u w d i e n s t e e n a a n t a l b e l a n g r i j k e p r o b l e m e n : -
-
-
E r i s v o l d o e n d e z i c h t op de h u i d i g e o n t w i k k e l i n g v a n i n f o r m a t i e - s y s temen; de i n v e s t e r i n g e n d a a r i n s l u i t e n n i e t een-op-een aan op de b e l a n g r i j k s t e ( b e l e i d s - ) d o e l s t e l l i n g e n en t o e k o m s t i g e t a k e n en f u n c t i e s v a n de d i e n s t . E r i s b e h o e f t e aan e e n e x p l i c i e t g e f o r m u l e e r d i n f o r m a t i e b e l e i d a l s uitgangspunt voor d e r g e l i j k e ontwikkelingen; Sommige p r o c e s s e n i n d e d i e n s t z i j n i n v e r g a a n d e m a t e g e a u t o m a t i s e e r d ; voor andere processen i s dat j u i s t n i e t het geval: systeemontwikkeling en t o e w i j z i n g v a n a u t o m a t i s e r i n g s h u l p m i d d e l e n g e s c h i e d t momenteel n i e t geheel i n balans; V e e l v a n de h u i d i g e g e a u t o m a t i s e e r d e i n f o r m a t i e s y s t e m e n alsmede de o n t w i k k e l i n g e n en a a n p a s s i n g e n daaraan, kenmerken z i c h a l s vormen v a n ' e i l a n d a u t o m a t i s e r i n g ' , w a a r b i j een goede i n t e g r a t i e o n t b r e e k t . I n f o r m a t i e v a n h e t ene systeem i s n i e t goed o v e r d r a a g b a a r naar en b r u i k b a a r v o o r andere systemen. O n t w i k k e l - en v e r b e t e r a c t i v i t e i t e n t e n aanzien van informatievoorziening, waartussen d u i d e l i j k e r e l a t i e s l i g gen, v i n d e n momenteel v e e l a l p a r a l l e l en z o n d e r g e z a m e n l i j k h e i d plaats.
3
1.3
D o e l van
het
Informatieplan
Informatiebeleid
en
informatieplanning
voorwaarde voor e f f i c i e n t
beheer en
i n de
dienst
i s een
e f f e c t i e v e s t u r i n g van
noodzakelijke de
informatie-
v o o r z i e n i n g v a n de o r g a n i s a t i e . H e t i n f o r m a t i e p l a n v a n de B o u w d i e n s t v o r m t e e n h u l p m i d d e l v o o r h e t manag e m e n t b i j h e t a f b a k e n e n v a n i n f o r m a t i e s y s t e m e n e n b i e d t de grondslag v o o r h e t v a s t s t e l l e n van o r g a n i s a t i e - , i n f o r m a t i e - , en automatiseringsp r o j e c t e n i n h u n o n d e r l i n g e a f h a n k e l i j k h e i d en p r i o r i t e i t e n . De -
d o e l s t e l l i n g e n van
het
het
van
informatieplan
activiteiten
-
-
informatieplan
zijn:
d i e n B o u w d i e n s t b i e d t de het
g e b i e d van
de
mogelijkheid
van
de
d i e n s t op
a f t e stemmen op
de
d o e l s t e l l i n g e n , f u n c t i e s , t a k e n en
om
de
informatievoorziening activiteiten
v a n de d i e n s t ; h e t i n f o r m a t i e p l a n v a n de B o u w d i e n s t b i e d t de m o g e l i j k h e i d om de a f z o n d e r l i j k e ( o n t w i k k e l i n g e n v a n ) i n f o r m a t i e - s y s t e m e n g o e d op e l k a a r a f t e stemmen, w a a r d o o r b i j v o o r b e e l d e l k a a r o v e r l a p p e n d e s y s t e m e n kunnen w o r d e n g e b l n t e g r e e r d , g e g e v e n s o v e r d r a c h t en - u i t w i s s e l i n g kan worden g e s t i m u l e e r d , etc.; h e t i n f o r m a t i e p l a n v o r m t h e t i n s t r u m e n t v o o r h e t management v a n de B o u w d i e n s t om o n t w i k k e l i n g e n a f t e b a k e n e n e n om g e w o g e n k e u z e s t e m a k e n v o o r e v e n t u e l e o n t w i k k e l i n g e n e n a a n p a s s i n g e n i n de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g v a n de d i e n s t .
H e t i n f o r m a t i e p l a n l e i d t t o t h e t i n u i t v o e r i n g nemen v a n e e n b e p e r k t a a n t a l i n f o r m a t i e p r o j e c t e n . T e v e n s v o r m t h e t de b a s i s v o o r h e t op t e stellen automatiseringsplan.
1.4
Opbouw, u i t g a n g s p u n t e n en
o r g a n i s a t i e van
Het
Bouwdienst bestaat
I.
II.
III.
informatieplan
van
de
het
informatieplan u i t een
drietal
(project) onderdelen:
E e n b e s c h r i j v i n g v a n u i t g a n g s p u n t e n t e n a a n z i e n v a n de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g i n de d i e n s t ( h e t i n f o r m a t i e b e l e i d ) a a n de h a n d v a n de b e l a n g r i j k s t e d o e l s t e l l i n g e n en t o e k o m s t i g e t a k e n en f u n c t i e s van de o r g a n i s a t i e ( b e s c h r e v e n i n de v o r m v a n k r i t i s c h e s u c c e s factoren); E e n t o t a a l e n s a m e n h a n g e n d b e e l d v a n de v o o r de komende j a r e n b e o o g d e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g i n de o r g a n i s a t i e ( i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r ) en een d a a r o p g e b a s e e r d e systeemarchitectuur; A a n b e v e l i n g e n t e n a a n z i e n v a n (op k o r t e t e r m i j n ) i n u i t v o e r i n g t e nemen i n f o r m a t i e p r o j e c t e n om i n v u l l i n g t e g e v e n a a n de b e l a n g r i j k s t e o n d e r d e l e n v a n de o n t w i k k e l d e s y s t e e m a r c h i t e c t u u r , alsmede e e n v o o r s t e l t e n a a n z i e n v a n de i n v u l l i n g v a n h e t dienstbrede themal11-proj ect.
4
informatieplan: Onderdeel I
Informatieplan: Onderdeel I I Informatieplan: Onderdeel I I I
bedrijfsdoelen,
succesfactoren
informatiearchitectuur
('waarvoor')
('wat') organisatie ('wie')
systeemarchitectuur en i n f o r m a t i e p r o j e c t e n ('hoe')
Figuur 1. Architectuur van inf ormatie voorziening en het informatieplan In het informatieplan van de Bouwdienst zij in eerste instantie de bedrijfsdoelen en succesfactoren beschreven ('waarvoor'). Vervolgens is op basis daarvan de architectuur van de informatie vastgelegd in de vorm van proces en gegevensmodel ('wat') en zijn daaruit voorstellen ten aanzien van informatieprojecten ('hoe') gedaan.
Het i n f o r m a t i e p l a n h e e f t e e n v o o r t s c h r i j d e n d k a r a k t e r ; h e t p l a n d i e n t j a a r l i j k s t e worden b i j g e s t e l d op b a s i s v a n nieuwe r i c h t i n g e n i n h e t b e l e i d v a n d i e n s t en door nieuwe t e c h n o l o g i s c h e o n t w i k k e l i n g e n . Dit i n f o r m a t i e p l a n g e e f t p r o j e c t v o o r s t e l l e n aan, w a a r a a n i n 1994 g e w e r k t d i e n t t e worden e n b i e d t e e n z i c h t op de p l a n j a r e n 1995-1999. Het i n f o r m a t i e p l a n s l u i t a a n op het d i e n s t b r e d e p r o j e c t ' W e r k w i j z e v a n de Bouwdienst' (Elementair); tevens z i j n aanbevelingen u i t h e t 'Kaderplan v o o r de i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g v a n de Bouwdienst' [ 8 ] i n beschouwing genomen e n z i j n r e l e v a n t e a a n b e v e l i n g e n i n d i t i n f o r m a t i e p l a n v e r w e r k t . A l s u i t g a n g s p u n t v o o r de aanpak v a n het p r o j e c t " i n f o r m a t i e p l a n v o o r de B o u w d i e n s t " f u n g e e r t h e t IVR-90 ( B e s l u i t i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g R i j k s dienst). H e t p r o j e c t z a l i n d r i e f a s e n w o r d e n u i t g e v o e r d ; e l k e f a s e komt o v e r e e n met d e d r i e h i e r b o v e n genoemde o n d e r d e l e n . V a n e l k e f a s e z a l e e n e i n d r e s u l t a a t w o r d e n o p g e l e v e r d : e e n z o g e n a a m d " f a s e - d o c u m e n t " . De d r i e " f a s e documenten" vormen i n f e i t e tezamen het i n f o r m a t i e p l a n . Ten behoeve v a n h e t management v a n d e B o u w d i e n s t z a l e e n m a n a g e m e n t r a p p o r t a g e w o r d e n o p g e s t e l d , w a a r b i j de d r i e "fase-documenten" a l s appendices worden b i j g e voegd. B i j d e s a m e n s t e l l i n g v a n h e t i n f o r m a t i e p l a n i s h e t v a n g r o o t b e l a n g om aandacht t e besteden aan a c c e p t a t i e en d r a a g v l a k b i n n e n de o r g a n i s a t i e t e n a a n z i e n v a n de t e k i e z e n speerpunten i n het i n f o r m a t i e b e l e i d . I n de p r o j e c t a a n p a k wordt d i t g e r e a l i s e e r d door een d i e n s t b r e d e informat i e g r o e p samen t e s t e l l e n . D e z e i n f o r m a t i e g r o e p h e e f t d r i e f u n c t i e s : -
de p r o j e c t g r o e p ziening
i n de o r g a n i s a t i e ;
-
toetsen
e n b e c o m m e n t a r i e r e n v a n o n t w i k k e l d e c o n c e p t e n met b e t r e k k i n g
tot -
voorzien
van informatie
en ideeen over
i n f o r m a t i e b e l e i d , i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r en de
informatievoor-
projectenkalender
van het i n f o r m a t i e p l a n ; z o r g e n v o o r d r a a g v l a k e n 'commitment' i n de d i e n s t d o o r z o w e l i n p u t a l s d e r e s u l t a t e n i n d e a f d e l i n g e n met c o l l e g a ' s t e b e s p r e k e n .
5
De ( b e - ) s t u u r g r o e p v a n h e t p r o j e c t t o e t s t gedurende h e t p r o j e c t de r e s u l t a t e n aan de ( i n h e t p r o j e c t p l a n ) g e s t e l d e e i s e n . Tevens b e s l i s t de ( b e ) s t u u r g r o e p o v e r e v e n t u e l e a f w i j k i n g e n b u i t e n de marges v a n de p r o j e c t o m s c h r i j v i n g i n h e t p r o j e c t p l a n e n a c c e p t e e r t h e t e i n d p r o d u k t . De ( b e - ) s t u u r g r o e p wordt i n h e t p r o j e c t b i j g e s t a a n door twee a d v i s e u r s (een i n t e r n , een e x t e r n ) . Samenstelling
pro-iectgroep:
Rob
Jongkind
( B S , p l ) , Henk v a n D r i e l
Oud
(Nl), W i l Rietbergen
Samenstelling Ab
Langereis
Korf
(FC),
R i e t j e van Loon
(BS),
Peter
( D I ) , A l b e r t H o o g e n d o o r n (WB).
stuuraroep: (FC),
Herman D i j k
(PD/KW), ( D I ) , H a n s H e n d r i k s
( N l ) , Wim
(WB), H a n V r i j l i n g ( B S ) .
Samenstelling informatiegroep: S t u u r g r o e p , a a n g e v u l d met M a r t i n B e l j a a r s ( D I ) , H e n k v . d . W e i d e ( N l ) , B a r t v a n D o o r n ( D I ) , R o b C i r k e l (WB), F r a n s R e m e r y ( N l ) , Douwe Z i j l s t r a ( D I ) , J a n R o o z e n d a a l ( F C ) , Hans C o p p e n s ( D I ) , H a n s P e t e r V o o o r h o e v e (WB), Ge d e G u n s t ( F C ) , A r j a n W i s s e b o r n ( F C ) , C e e s V e r k a i k ( F C ) , Wim v a n d e r S l u i j s ( P D ) , L e o K l a t t e r (WB), F r a n s v a n Dam ( B S ) , E r i c H a r t h o o r n ( B S ) . Adviseurs; Hans J o n g e d i j k
2.
(BS),
Max v a n L e e u w e n
extern).
AANPAK FASE EEN De e e r s t e
fase
van het informatieplan
project bestaat
u i t een v i j f t a l
o n d e r d e l e n , t.w.: -
-
-
k o r t e b e s c h r i j v i n g v a n de g e b i e d s a f b a k e n i n g v a n h e t i n f o r m a t i e p l a n ( o r g a n i s a t o r i s c h e afbakening en afbakening van h e t t o e p a s s i n g s g e b i e d ) b e s c h r i j v i n g v a n de p r i m a i r e b e d r i j f s f u n c t i e s ( h o o f d a c t i v i t e i t e n ) , o n a f h a n k e l i j k v a n de o r g a n i s a t i e s t r u c t u u r v a n de o r g a n i s a t i e e e n e n ander op b a s i s v a n h e t ' r e g e l k r i n g e n - p r i n c i p e ' ; i n v e n t a r i s a t i e e n b e s c h r i j v i n g v a n h e t a l g e m e n e b e l e i d v a n d e Bouwd i e n s t o . a . met b e t r e k k i n g t o t p e r s o n e l e - , o r g a n i s a t o r i s c h e - , f i n a n ciele aspecten); a a n de hand v a n d i t algemene b e l e i d a l s m e d e op b a s i s v a n e x t e r n e i n vloeden beschrijven den, den
v a n v o o r w a a r d e n , w a a r a a n z e k e r v o l d a a n moet w o r -
w i l l e n de a c t i v i t e i t e n v a n de o r g a n i s a t i e s u c c e s v o l t o t de r e a l i s a t i e
zijn
van b e l e i d en d o e l s t e l l i n g e n ( k r i t i s c h e
en
lei-
succes-
factoren); -
v e r t a l i n g van deze k r i t i s c h e
succesfactoren
u i t g a n g s p u n t e n ) i n s t a t e m e n t s met b e t r e k k i n g ziening:
het informatiebeleid.
6
(en bijbehorende tot
beleids-
informatievoor-
3.
DE SCOPE VAN HET INFORMATIEPLAN H e t d o e l v a n h e t i n f o r m a t i e p l a n i s t e komen t o t e e n i n t e g r a a l , Bouwd i e n s t b r e e d b e e l d v a n de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g . Daarom z i j n e r v o o r a f g e e n b e g r e n z i n g e n met b e t r e k k i n g t o t d i e n s t o n d e r d e l e n en/of a f d e l i n g e n . I n b e g i n s e l i s e r v o o r a f evenmin een b e g r e n z i n g g e s t e l d t e n a a n z i e n v a n het toepassingsgebied van het informatieplan: a l l e b e d r i j f s a c t i v i t e i t e n , d i e met i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g e n g e g e v e n s t e maken h e b b e n , w o r d e n i n d i t i n f o r m a t i e p l a n meegenomen. I n f a s e twee v a n h e t p r o j e c t z u l l e n de b e d r i j f s f u n c t i e s en de d a a r b i j relevante informatiestromen en gegevensverzamelingen nader worden beschouwd. E r z a l e e n o v e r z i c h t worden gemaakt w a a r i n de samenhang t u s s e n b e d r i j f s p r o c e s s e n e n de d a a r b i j b e h o r e n d e i n f o r m a t i e w o r d t weergegeven. Deze i n f o r m a t i e - a r c h i t e c t u u r s t a a t v e r v o l g e n s model v o o r de op t e s t e l l e n systeemarchitectuur. B i j de u i t w e r k i n g v a n d i t s y s t e e m - o v e r z i c h t en b i j de b e s c h r i j v i n g v a n p r o j e c t v o o r s t e l l e n w o r d t u i t g e g a a n v a n e e n o f m e e r s p e e r p u n t e n , d i e v o l g e n u i t de k r i t i s c h e s u c c e s f a c t o r e n e n h e t i n f o r m a t i e b e l e i d van fase een.
4.
BEDRIJFSFUNCTIES— EN PROCESSEN.
4.1
Aanpak I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g h a n g t nauw samen met d e b e d r i j f s f u n c t i e s e n b e d r i j f s p r o c e s s e n i n d e o r g a n i s a t i e . De ( t e o n t w i k k e l e n o f r e e d s b e s t a a n d e ) i n f o r m a t i e s y s t e m e n o n d e r s t e u n e n immers h e t d e z e b e d r i j f s p r o c e s s e n . Zowel b i j h e t o p s t e l l e n v a n i n f o r m a t i e b e l e i d ( i n f a s e een), a l s b i j de v e r d e r e u i t w e r k i n g v a n h e t i n f o r m a t i e p l a n s p e l e n de b e d r i j f s f u n c t i e s e e n b e l a n g rijke rol. Het i n f o r m a t i e p l a n s p e e l t i n op t o e k o m s t i g e v e r a n d e r i n g e n e n t a a k v e r s c h u i v i n g e n i n d e d i e n s t . Daarom i s h e t v a n b e l a n g om d e b e d r i j f s f u n c t i e s v o o r h e t i n f o r m a t i e p l a n n i e t d o o r m i d d e l v a n e e n i n v e n t a r i s a t i e v a n de h u i d i g e s i t u a t i e i n de d i e n s t , maar ' o n t w e r p e n d e r w i j s ' v a s t t e s t e l l e n . Zeker wanneer v o o r h e t e e r s t e e e n i n f o r m a t i e p l a n wordt o p g e s t e l d , i s een f u n d a m e n t e l e v a s t s t e l l i n g v a n de b e d r i j f s a c t i v i t e i t e n , l o s v a n de o r g a n i s a t i e s t r u c t u u r , v a n b e l a n g . Een d e r g e l i j k aanpak wordt o v e r i g e n s ook i n h e t B e s l u i t I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g R i j k s d i e n s t ( I V R '90) g e a d v i s e e r d . De f u n d a m e n t e l e a a n p a k b e s t a a t u i t h e t " t o p - d o w n " s a m e n s t e l l e n v a n a l l e b e n o d i g d e p r o c e s s e n om d e d i e n s t t e l a t e n f u n c t i o n e r e n . D e z e a a n p a k l e i d t t o t een boom-decompositie van p r o c e s s e n w a a r b i j op h e t l a a g s t e n i v e a u p r o c e s s e n z i j n b e s c h r e v e n , d i e ook i n h e t p r o j e c t " w e r k w i j z e v a n de Bouwdienst" (Elementair) z i j n gehanteerd.
7
4.2
V a s t s t e l l i n g boomdecompositie van
bedrijfsprocessen
De h o o f d d o e l s t e l l i n g v a n de d i e n s t i s c o n t i n u i l t e i t . Om d e z e c o n t i n u b l t e i t t e b e h e e r s e n , d i e n t de B o u w d i e n s t e e n d r i e t a l h o o f d p r o c e s s e n t e beheersen: -
de a c c e p t a t i e v a n h a a r b e s t a a n s r e c h t ( i n s t a n d h o u d i n g b i j het hogere gezag ( l e g i t i m a t i e ) ; de v o o r t b r e n g i n g v a n h a a r p r o d u k t e n i n h e t p r i m a i r e h e t f u n c t i o n e r e n v a n de o r g a n i s a t i e .
en
voortbestaan)
proces;
Het p r i m a i r e p r o c e s l a a t z i c h b e s c h r i j v e n d o o r een p r o c e s van 'inputa c t i v i t e i t - o u t p u t ' e n k e n m e r k t z i c h d o o r h e t r e p e t e r e n d u i t v o e r e n v a n op z i c h e e n m a l i g e a c t i v i t e i t e n ( p r o j e c t e n ) . B i j het u i t v o e r e n van projecten r i c h t de b e h e e r s i n g e n s t u r i n g z i c h o p : - m e n s k r a c h t e n m i d d e l e n v o o r h e t p r o j e c t ( ' i n k o o p " e n de v o r m v a n aanen u i t b e s t e d i n g ) ; - de d a a d w e r k e l i j k e p r o j e c t u i t v o e r i n g ( p r o d u k t i e ) ; - o n z e p o s i t i e i n de m a r k t , d i e de ' o p d r a c h t e n p o r t e f e u i l l e ' b e p a a l d . De o r g a n i s a t i e v o o r z i e t i n e e n s t a b i e l e s t r u c t u u r v a n w a a r u i t h e t p r i m a i r e p r o c e s w o r d e n o n d e r s t e u n d . B i j h e t b e h e e r s e n v a n de o r g a n i s a t i e l i g t een a c c e n t op: - h e t vormgeven en o n d e r h o u d e n van s t r u c t u r e n ; - heb b e s c h i k b a a r h e b b e n e n o n d e r h o u d e n v a n a l l e p e r s o n e e l e n m i d d e l e n ( ' i n k o o p e n o n d e r h o u d ' ) v o o r de o r g a n i s a t i e ) ; - h e t aanwenden van d e z e s t r u c t u r e n en m i d d e l e n t e n b e h o e v e van h e t primaire proces (transformatie; D e z e p r o c e s s e n ( o o k w e l r e g e l k r i n g e n genoemd) k u n n e n v e r v o l g e n s w o r d e n v e r t a a l d i n e e n l i j s t v a n c i r c a 60 b e d r i j f s f u n c t i e s e n - p r o c e s s e n , i n t e r m e n v a n " d o e n " , "maken", " v e r a n t w o o r d i n g a f l e g g e n " , e t c . D e z e l i j s t i s i n s t e r k e m a t e a f g e s t e m d op de b e d r i j f s p r o c e s s e n v a n Elementair.
8
s
TJ TJ
F ID u3
-o Po 3 ro oi
3 rt
3
0 o
TJ
3
Pi **
01 3 TJ at H.
to
o 3 ro CD
P« to
a
P* PI
3
Pi O O
ft
cr a ID
ft ID
a p3
ID
TJ rt Pi rt
ft O IQ O ID D* 0 H ft 3
P- PPI 3 U3
0
TJ
a < Rl
3
ID
PI Pi 3
< tc
O
3" H
Rl Pi «Q
rt h Rl
O
rt
D* pi pi
O C T J P-< °" °" 3 3 < 3 p* rt 0 ID ID Ol Rl PI pi fD < 2 " IS B < O f2t ID D T3? 23T tO 3 0 1
(D fDIQ 1 H ID ID ID ID ft ID . H H H Pi B C ~O < 3 p~ (D TJ ID fli 3 p» P p- a U33 ID 3 3 3 PT H Pi 3 3 pi O ID 3 U3 < H < < rt 0 3 < a PI Rl fli Rl O TJ 0 3 23 3 3 ID TJ P- Rl TJ rt p> 3 3 O C 3" O TJ TJ ID Rl p? 3 fD H K P, p- 3 O Rl 0 Rl (D rt rt O 0 3 Pi O Q,iQ — - T J 3 rt-rg iQ ID C to pi t T T J (D H. ID M r T T J P" ID Rl 3 0 n pr rt M a sr p? ID ID 3 P" S 3 O ID TJ 3 O Pi H* ft 3 Hi ID rt ? T P - H — , a m i TJ ID rt p. pi fl) (D tt 3 ID rt H 1 TJ 0 P* ID (a OJ rt a rt p(D 0 c f t o ID «-!» *r 3 P- ID ft a n ID ID < rt 3 H Rl Hi a 3 pi ID CO ID 3* ID P« ID ft 3
<
Rl TJ H Rl TJ 3 M Rl < 3 pi
3
<
3
Rl Rl 3 Rl
3
3
iQ
ID
3
o o
O O O O O O O O O
rr pi o* pi Pi O 3 x * £ P> 3 3 a cn O O pi ID p i p - o p i p i o n o 3 *• c 3 >-»- O * • (D 3* ID rt (0 M (Q N ID O CD 9 h TJ M 3 fl) PI r ~ T J 3 3 pf t Rl P> IQ ft < »_». Pi O ft < 3 ID pi n < PI < rt rt o P> 3 rt oi PI 3 ID P- D* ID 3 O 3 3 3 It ID rt O < IPID Z m a 3 Pi D p3 PI ID < H pi P- ID f t 3 < (O Hi 3 Pi (D X 3 M t 3 ffl P-lQ p O >a f 3 ID r~ O C 3 to TJ O ID 3 «-*• Hi ID f t p TJ a PK Hi CD fr-u3 t 3 m 33 ft p- ID 3 PI c pi to to 0 3 H rt 3 o rt 3 o ID 3* pi < 0 ID U3 rt—. (DO 3 < tt f t H 13" ft I O I O o 3 PI P- p- Hi Pi 3 o CD ID Pi L* 3 pi n tl 3 >Q < iQ rt 3 • (D P- to O < TJ a t-t — 3 O ID tj rt 3 U3 ht h- (li — (D r- P" Pi
TJ
( O I O I O M I O O J U U I O
O O O O O O O O O O O
cr
V M *• rt
s
X
O
3
o a c
s
Rl TJ Rl Pi 3 pr TJ — Rl
O O O O O O O O O o i c n i n u M M H O O 0* pi or pi
oooooooo O O O O O O O O o or pi p*
0 0 . ~ h < r t B H a TJTJIDRipiOIDIDID a a < g co u H H < 1 1 ID P r t r t a p i ID
— 0 3 — —. H tn w •—i-TJ Rl o n oi ro pfl) CO IDD ID pi a, i-ifl) rtRifli Rl RlRi33nolDrt3 n ID to _ to p- to O O rt iQ rt ID 3 p. •— P- ID vQ IQ C t u . $ 3* 3" • - (D 3 (D < < M 3 rt t| ID Hi 01 rt rtP->N»3 cr p. ID ID ID ID (D P O f t Q- P pi O ID 3 H 3 tQ iQ p"o ID O £ Rl _ O ID O tO 3* Ri ID ID P P 1 O p Pi ID 3 O ID ID < ID (D 3flia ID t J . 3 3 < (D P* ID 0 tt l i IQ 3 f t TJ N TJ CTTJ P- tt 0 C „ Pi rt o f t p- Rl a a ID ft"-*-* t| o 3 Pi Pi lO to Rl 3* ID pr O rt H ID ID < pi rt rtlDf03Ot|IDO MiQ pi — — o P- 3 ?r cr ID ID 3 O a RI o o ID tt ID Rl 3 o a 3" p- 3 rt Jf o p . Rl rt TJ ID ft O Rl 3 ID 3 U3 < 3 ID < a rt p. IQ CO fl) tn TJ 3 ID Rl or Pi H X 3 tt Ml rt pi (D a 3 P-TJ 3 fl) ID U3 3 fli to ID O ft 0" O 3 ID H 3 p- Hi ID BI TJ P- O ft C a a p- 3 3* 3 C < ID ID P- 3 O f t ID ID O P-ID p- 3 O D O iQ 3 3 tt rt tl rt ft fl) iQ P- ID f t ID N to 3 Pi TJ H PRl 3 p-TJ ID O 3 p, p. 0 iQ O P< cr pi t_k U3 3pi Tj ID ID IT *• rt 3 Pi tt 5 ID •3 3 a ID 3 3 ir o ID S ID Rl 3 TJ 3 O iQ pr 0 tt us a TJ ID ID O 3 H ft rt a Pi rt o Hi 3* C (D 3* Ri o rt 3 ft O 3* rt hh rt P- C ID ID 3 3
•
«2
3
TJ O p* rt Pi p-
3
ID
TJ P* Pi
3
0 H tO-
sr 0
01 3
o a
Pm
TJ rt 0
o*
rt PID
o
ID ta to ID
3
N ID tO (D p X* p. P
3
tO ID
3
TJ (0 n
rt H
to o 3
01 3
fD ID ID ID
3
TJ
n o o
01 rt
ro m to ID
3
Hi C
3
O rt
Jto
iQ rt, it a
oooooooooo
*
a n trtrx cr x
cr N TJ TJ ID O (D ID XT n n n ID (Q to CO ro «
3
ro
ID ID P P fl) to 00 rt N cr ID rt O ID prt 3" ID: p » Q P (0 iQ _ 3 3 ID H- P-
a a a-
ID t- ID ID •
3 a
-J
rt Hi XT O TJ O H- < rt 3 3 p . (D TJ tO TJt->- |D Ofli1 11 3 tO tO rt (0 a H ID pr pr 0- H rt (D rt < fli S (D ID 3 O ID P» ID (D 3 H- 3 3 n rr H H P rt rtt-i. ID m £ N oi rr P (D H (D P o ID 3 ID 3 ID 3 O rt o 3 a o ID 3 S H O ID Hi CT ID
rr
ID ID tt
U M M O O fl
oooo
PPPPPPpppp
»J
>J
P
o
-O
ID ID ID ID ID ID
<< < < << 1 0)flitQ 01 rt £ oi oi 0 p p p p ID ID (DPP c c c c tQ H O C ID ID ID ID ID 3 DC ID ID 3 3 H H It 1 tt r) I< ID ID ID ID ID ID ID D P 3 tn rt 3 3 3 3 3 3 n 3* n H 3 cr er to cr 30 O o o a H- a ID 0) ID ID ID o p- o p . oj a 3 o 3 0 3 1 H tfl to a H 3 n > _ ID rt rt P PT rt rt ID O rt 3 Q. Hi O i Q TJ tO tt ti p f t C C o fli PT p0) to ID 0i 0) to -»» tt c c rt ID 3 01 O TJ P o o 3 B> TJ P H P- 3I tt rt rt rt H 3 P Q MlPPP ID ID 3 P ft P I 3 p- O" < P- O tQ p fli ft fl ID O ID tfl t-i. TJ roros IQ p/ia cr 3- £ n to TJ TJ PT rop-to tfl ro ID tt ID rt oi 3 rt T J tQ I D tr O P- pr p . TJ ID D I f t 3 TJ I D pP 3 tt _ ro3s 3 t-i - 3 tQ TJ 0> t( fO P O tt P O P . 3 tO 3 i_k P, cr O H O ID N c n ro ro 3 (D rt tt a ID tn 3 P tQ tn TJ - u . rt ID rt O •
Q, p. Cu(D a to rr rt (D ID to a rt P- ID
3 a tQ P 3 tO
ID lift ID
3
ID
3 ro 3 ft 01
I ID rt
o
tt O
o
ID tn
ILEID VAN DE DIENST it a l g e m e n e b e l e i d v a n d e B o u w d i e n s t i s b e s c h r e v e n i n o n d e r m e e r ' T a k e n 1 W e r k w i j z e n v a n de B o u w d i e n s t ' e n h e t ' B e l e i d s p l a n '92-'96'. T e v e n s Ljn a l g e m e n e b e l e i d s u i t g a n g s p u n t e n van de d i e n s t o n t l e e n d aan p l a n n e n m aanzien van h e t u i t b e s t e d i n g s b e l e i d , k w a l i t e i t s z o r g , e.d. B e l e i d van it h o g e r e ( d 2 ) - n i v e a u , d e p a r t e m e n t a a l b e l e i d e n o o k p o l i t i e k e i n v l o e d e n L j n i n d e z e B o u w d i e n s t - u i t g a n g s p u n t e n meegenomen. ilevante beleidsuitgangspunten
z i j n u i t de bovengenoemde p l a n n e n g e -
i l e c t e e r d en i n d i t hoofdstuk beschreven. L e r b i j i s m e t name g e k e k e n n a a r d e b e l a n g r i j k s t e u i t g a n g s p u n t e n i n h e t i l e i d e n w a a r b i j v a n e e n d u i d e l i j k e r e l a t i e met i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g j r a k e i s . D e z e ' a l g e m e n e ' b e l e i d s u i t s p r a k e n v o r m e n immer d e b a s i s v o o r »t u i t e i n d e l i j k o p t e s t e l l e n i n f o r m a t i e b e l e i d . De B o u w d i e n s t i s h e t i n g e n i e u r s b u r o
v a n R i j k s w a t e r s t a a t ; de d i e n s t
beoogt b e l a n g e n v r i j , betrouwbaar, deskundig en d i e n s t v a a r d i g capaciteiten
i n t e z e t t e n t e n b a t e v a n de n e d e r l a n d s e
tuur; de d i e n s t w i l z i c h o n t w i k k e l e n
t o t een n a t i o n a a l
zijn
infrastruc-
deskundigheidscen-
trum v o o r a a n l e g en beheer v a n openbare i n f r a s t r u c t u u r ; het h o o f d s p e c i a l i s m e van de o r g a n i s a t i e i s h e t t o t s t a n d brengen en i n s p e c t e r e n v a n k u n s t w e r k e n i n de i n f r a s t r u c t u u r ; d a a r n a a s t v e r r i c h t de d i e n s t a d v i e s w e r k o p v e r s c h i l l e n d e g e b i e d e n ; m.a.w. d e t a k e n v a n d i e n s t b e t r e f f e n v o o r a l h e t r e a l i s e r e n v a n p r o j e c t e n en h e t doen van onderzoek; de d i e n s t s t r e e f t n a om o p i n s p i r e r e n d e e n s t r u c t u r e l e w i j z e l e i d i n g t e g e v e n a a n p r o j e c t e n om c o n s t r u c t i e v e o n d e r s t e u n i n g ( a a n de r e g i o n a l e d i r e c t i e s ) t e v e r l e n e n om d e e f f i c i e n t e e x p l o i t a t i e v a n k u n s t w e r k e n t e b e v o r d e r e n v a n a f de o p l e v e r i n g t o t de s l o o p ; t e n o p z i c h t v a n de t a a k v e l d e n , w a a r i n de d i e n s t r e e d s l a n g o p e r e e r t ( r e a l i s a t i e van p r o j e c t e n en onderzoek) z a l e r sprake z i j n van een taakverschuiving t e n aanzien van - h e t werken i n h e t v o o r t r a j e c t v a n h e t bouwproces ( b e l e i d s v o o r b e r e i d i n g ) , v o o r b e r e i d i n g b e s l u i t v o r m i n g en naproces, - verdere ontwikkeling van projectmanagement-deskundigheid, - ontwikkeling van onderhoudssystematieken, - h e t b e s c h i k b a a r s t e l l e n v a n d e s k u n d i g h e i d op nieuwe g e b i e d e n ( b o u w r e c h t , bouweconomie e n u n i f o r m e r i n g v a n v o o r s c h r i f t e n e n contracten, milieutechniek); de
a f n e m e r s v a n de p r o d u k t e n v a n de d i e n s t
de
h o o f d d i r e c t i e en r e g i o n a l e
de
dienst
streeft
wetenschappelijke cies,
z i j n m o m e n t e e l met name
directies;
n a h a a r k l a n t e n k r i n g t e v e r b r e d e n met diensten,
overige
gemeenten) en ( i n b i j z o n d e r e
overheidsorganisaties gevallen)
technisch (provin-
ook p a r t i c u l i e r e
orga-
nisaties;
).
de t o e g e v o e g d e w a a r d e v a n de B o u w d i e n s t a l s i n g e n i e u r s b u r o v a n de o v e r h e i d b l i j k t p r i m a i r u i t de w a a r d e r i n g v a n de p r i n c i p a l e n e n i s g e b a s e e r d op k w a l i t e i t v a n de g e l e v e r d e d i e n s t e n en p r o d u k t e n ; op l a n g e t e r m i j n z u l l e n d e e i g e n k o s t e n v a n d e d i e n s t v i a e e n t o e s l a g g e h e e l u i t de t e l e v e r e n p r o d u k t e n g e d e k t moeten w o r d e n ; de d i e n s t s t e l t z i c h voor e f f i c i e n c y en k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g t e b e w e r k s t e l l i g e n t e n aanzien van opdrachtacceptatie, d i e n s t v e r l e n i n g a a n d e r d e n b u i t e n TWS; 10
11.
een b e l a n g r i j k e p i j l e r van het b e l e i d v o r m t t i n g v a n d e u i t b e s t e d i n g v a n de ' k l a s s i e k e ' d a a d w e r k e l i j k c a p a c i t e i t v r i j t e maken v o o r v o o r - e n n a t r a j e c t en de a a n v a n g v a n n i e u w e de en i n t e n s i e v e u i t b e s t e d i n g b l i j f t t e v e n s gewaarborgd;
12.
i n h e t g e v a l v a n u i t b e s t e d i n g w o r d t g r o t e w a a r d e g e h e c h t a a n de k o p p e l i n g v a n o n t w e r p en u i t v o e r i n g ( i n t e g r a l e u i t b e s t e d i n g ) ; v o o r de u i t b e s t e d i n g i s e e n g o e d e c o n t r a c t e n a d m i n i s t r a t i e van belang; de d i e n s t s t e l t z i c h v o o r e f f i c i e n c y e n k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g t e b e w e r k s t e l l i g e n op h e t g e b i e d v a n u i t b e s t e d i n g e n e n contracten; a l s s t u r i n g s i n s t r u m e n t v o o r de d i e n s t z i j n h o o f d - e n s t a f a f d e l i n g s p l a n n e n o n o n t b e e r l i j k ; h e t b e l e i d s p l a n v a n de d i e n s t i s u i t g a n g s p u n t voor deze plannen;
13. 14. 15.
'uitbesteding': vergrob o u w t a k e n i s n o d i g om de w e r k z a a m h e d e n i n h e t t a k e n ; d o o r een g e s p r e i het concurrentie-niveau
16.
het o p s t e l l e n van neen i n f o r m a t i e p l a n , a u t o m a t i s e r i n g s p l a n ( n e n ) en b i j s t e l l e n v a n a n d e r e p l a n n e n met b e t r e k k i n g t o t de o r g a n i s a t i e , u i t b e s t e d i n g , p e r s o n e e l , e t c . i s van b e l a n g ;
17.
h e t o m v o r m i n g s p r o c e s v a n de d i e n s t e n de v e r s c h u i v i n g v a n taakvelden g e s c h i e d t met e n d o o r de a a n w e z i g e m e d e w e r k ( s t ) e r s ; de b e n o d i g d e p e r s o n e l e c a p a c i t e i t v o o r h e t r e a l i s e r e n v a n de taakverschuiving wordt g e r e a l i s e e r d door m i d d e l van u i t b e s t e d i n g ;
18.
d o o r t e n m i n s t e de h e l f t v a n de t e v e r r i c h t e n t e c h n i s c h e w e r k z a a m heden d o o r h e t p e r s o n e e l z e l f t e l a t e n u i t v o e r e n en d o o r m i d d e l van b i j s c h o l i n g i n vakgroepverband wordt voldoende vakmanschap gewaarb o r g d v o o r een goede u i t o e f e n i n g van taken; de B o u w d i e n s t i s e e n ' z e l f - l e r e n d e ' o r g a n i s a t i e ; e e n v o o r t d u r e n d e e v a l u a t i e op a l l e n i v e a u s v a n g o e d e n v e r k e e r d g e l o p e n z a k e n l e i d t t o t een b e t e r f u n c t i o n e r e n d e o r g a n i s a t i e en b e t e r functionerende m e d e w e r k e r s . R e s u l t a t e n w o r d e n op r i s i c o v o l l e p u n t e n g e t o e t s t aan procesmatige beheerseisen; v o o r h e t z e k e r s t e l l e n v a n de g e w e n s t e k w a l i t e i t v o o r t e l e v e r e n d i e n s t e n e n b o u w p r o j e c t e n i s de o n t w i k k e l i n g v a n e e n b i j de d i e n s t p a s s e n d i n t e r n k w a l i t e i t s s y s t e e m van b e l a n g ;
19.
20.
21.
de d i e n s t s t r e e f t b i j h e t u i t v o e r e n v a n p r o j e c t e n v e r d e r e v e r z a k e l i j k i n g van h a n d e l e n na;
22.
d e u i t v o e r i n g v a n (bouw-, a d v i e s - e n s t u d i e ) p r o j e c t e n d i e n t t e g e b e u r e n op b a s i s v a n e e n d u i d i g e a a n p a k w o o r d g e b r u i k e n w e r k w i j z e . E e n en a n d e r d i e n t t e w o r d e n g e r e a l i s e e r d d o o r m i d d e l v a n ( h a n d b o e k ) ' p r o j e c t m a t i g w e r k e n ' ; p r o j e c t i n f o r m a t i e e n met name t e n a a n z i e n v a n de f a c t o r e n ' t i j d ' , ' c a p a c i t e i t ' e n f i n a n c i e n ' d i e n t d i e n s t b r e e d t e worden g e r e g i s t r e e r d ;
23.
de d i e n s t s t e l t z i c h v o o r e f f i c i e n c y e n k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g t e b e w e r k s t e l l i g e n t e n a a n z i e n van c a p a c i t e i t s i n z e t , f i n a n c i e e l admin i s t r a t i e f p r o c e s en bestedingenbeleid;
24.
v e r d e r e o n t w i k k e l i n g v a n de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e ( o . a . t e n behoeve van a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g ) i s van b e l a n g (dynamisch i n s t r u ment ) ; de d i e n s t s t r e e f t na t r e n d s e t t e r t e z i j n i n de m a r k t t e n a a n z i e n v a n k w a l i t e i t s z o r g , t e c h n i s c h e n o r m t o e p a s s i n g en contracten; de m i d d e l e n ( b u d g e t t e n ) v o o r de ( h o o f d ) a f d e l i n g i s e e n a f g e l e i d e v a n h e t c o n t r a c t d a t t u s s e n de d i r e c t e u r - g e n e r a a l en de HID v a n de Bouwd i e n s t j a a r l i j k s w o r d t g e s l o t e n ; h i e r a a n v o o r a f g a a n WEB, toewijzing e n r e a c t i e v a n de B o u w d i e n s t ;
25. 26.
11
en
werken
een
27.
28.
29.
h e t vakmanschap v a n de medewerkers v a n de d i e n s t , d a t i s benodigd voor h e t u i t o e f e n e n v a n de t a k e n , w a a r b i j u i t b e s t e d i n g p l a a t s v i n d t , d i e n t t e worden gewaarborgd; h i e r d o o r kan de p r i j s / k w a l i t e i t s v e r houding i n de markt op p e i l worden gehouden; u i t w i s s e l i n g , v e r d i e p i n g en vernieuwing van kennis i s n o o d z a k e l i j k , ondermeer d o o r m i d d e l v a n v a k g r o e p e n ; i n v e s t e r i n g i n mensen i s n o o d z a k e l i j k om i n v u l l i n g t e g e v e n a a n b e o o g d e t a a k v e r s c h u i v i n g e n ; de personeelsomvang v a n de o r g a n i s a t i e z a l i n de eerstkomende j a r e n j a a r l i j k s met twee p r o c e n t verminderen.
SUCCESFACTOREN U i t g a a n d e v a n d e z e b e l e i d s u i t g a n g s p u n t e n , r e k e n i n g houdend met d i v e r s e ( d i e n s t b r e d e ) o n t w i k k e l i n g e n v a n d i t moment e n a a n d e h a n d v a n d i s c u s s i e s met h e t management v a n d e d i e n s t ( i n d e s t u u r g r o e p v e r t e g e n w o o r d i g d ) zijn een d r i e t a l s l e u t e l p u n t e n v a s t g e s t e l d d i e v o o r de c o n t i n u ' r t e i t v a n de B o u w d i e n s t v a n e s s e n t i e e l b e l a n g z i j n . De s l e u t e l p u n t e n , o o k w e l d e s u c c e s f a c t o r e n genoemd v e r v u l l e n i n f e i t e o p b e p e r k t n i v e a u d e r o l v a n ( h e t momenteel nog o n t b r e k e n d e ) b u s i n e s s p l a n v a n de B o u w d i e n s t . Om d u i d e l i j k e s p e e r p u n t e n i n h e t b e l e i d v a n d e B o u w d i e n s t t e b e p a l e n e n d a a r h e t i n f o r m a t i e b e l e i d o p a f t e stemmen, i s s l e c h t s e e n d r i e t a l s u c c e s f a c t o r e n v a s t g e s t e l d , w e l k e a a n de hand v a n de v o l g e n d e t y p e r i n g e n z i j n gerepresenteerd: - "De B o u w d i e n s t a l s e f f i c i e n t e n d e s k u n d i g b e d r i j f " ; - "De B o u w d i e n s t a l s d e s k u n d i g opdrachtgever"; - "De B o u w d i e n s t a l s i n g e n i e u r s b u r e a u v a n R i j k s w a t e r s t a a t " . V o o r e l k v a n d e z e d r i e s u c c e s f a c t o r e n worden de b e l a n g r i j k s t e b e l e i d s e l e m e n t e n opgesomd. De b o u w d i e n s t a l s e f f i c i e n t -
-
-
-
bedrijf;
e e n e f f i c i e n t e o r g a n i s a t i e v e r e i s t e e n goede b e n u t t i n g v a n p e r s o n e l e c a p a c i t e i t ( t i j d s b e s t e d i n g ) e n a n d e r e m i d d e l e n e n b e h e e r s i n g v a n de eigen prijs/prestatieverhouding; b e n u t t i n g v a n e r v a r i n g e n d.m.v. p r o c e s e v a l u a t i e s o p t e c h n i s c h g e b i e d , ten aanzien van u i t b e s t e d i n g e n , b e g e l e i d i n g van u i t b e s t e d i n g , en het g e b r u i k v a n u n i f o r m e werkmethoden d r a a g t b i j t o t de e f f i c i e n c y en k w a l i t e i t v a n de p r o d u k t e n ; d e s k u n d i g h e i d e n m o t i v a t i e v a n p e r s o n e e l i s de s l e u t e l v o o r e e n e f f i c i e n c y en de k w a l i t e i t v a n produkten, d i e n s t e n e n a d v i e z e n ; h e t i s v a n b e l a n g , d a t de u i t v o e r i n g v a n werkzaamheden b i n n e n g e s t e l d e randvoorwaarden v a n budgetten en (personele) c a p a c i t e i t p l a a t s v i n d t (managementcontract, bewaking, verantwoording).
De b o u w d i e n s t a l s d e s k u n d i g -
en d e s k u n d i g
opdrachtgever
c'inkoopburo');
u i t b e s t e d i n g ( i n k o o p ) v e r e i s t e e n goede b a l a n s t u s s e n k w a l i t e i t v a n het t e l e v e r e n p r o d u k t en de p r i j s ervan ( b e h e e r s i n g v a n p r i j s / p r e s t a t i e v e r h o u d i n g v a n de i n k o o p m a r k t ) ; u i t b e s t e d i n g v e r e i s t e e n goed i n z i c h t i n de inkoopmarkt; b i j de b e g e l e i d i n g v a n de u i t b e s t e d i n g i s e e n adeguaat opdrachtenmanagement v a n b e l a n g ; 12
-
h e t u i t d r a g e n v a n d e s k u n d i g h e i d n a a r d e i n k o o p m a r k t i s n o o d z a k e l i j k om de p r i j s / p r e s t a t i e n i v e a u op p e i l t e houden; h e t handhaven v a n e i g e n d e s k u n d i g h e i d en e r v a r i n g i s v a n g r o o t b e l a n g t e n behoeve v a n e e n goede b e g e l e i d i n g v a n p r e s t a t i e n i v e a u .
De b o u w d i e n s t a l s i n g e n i e u r s b u r o -
-
-
van Rijkswaterstaat;
h e t h o o f d s p e c i a l i s m e v a n de d i e n s t i s h e t t o t s t a n d b r e n g e n e n i n s p e c t e r e n v a n k u n s t w e r k e n i n de i n f r a s t r u c t u u r ; n a a s t de t a a k v e l d e n w a a r i n de b o u w d i e n s t r e e d s l a n g o p e r e e r t z a l e r i n v u l l i n g gegeven worden aan nieuwe ( t e c h n i s c h e ) t a a k g e b i e d e n , z o a l s beleidsvoorbereiding ( v o o r t r a j e c t ) , onderhoudssystematieken (natraj e c t ) , bouwrecht en m i l i e u t e c h n i e k ; c o n t i n u l t e i t v a n o p d r a c h t e n v a n h u i d i g e p r i n c i p a l e n (met name r e g i o n a l e d i r e c t i e s ) en ook nieuwe p r i n c i p a l e n (andere o v e r h e i d s i n s t e l l i n g e n ) v r a a g t om e e n g e r i c h t e a a n d a c h t v o o r o p d r a c h t v e r w e r v i n g ( a a r d en omvang); b i j h e t v e r w e r v e n v a n p r o j e c t e n i s e e n goed i n z i c h t i n de b e h o e f t e n van de p r i n c i p a l e n t e n a a n z i e n v a n de t e l e v e r e n p r o d u k t e n v a n b e l a n g .
INFORMATIEBELEID Het b e l a n g r i j k s t e d e e l v a n h e t i n f o r m a t i e b e l e i d v a n de Bouwdienst i s op b a s i s van deze s u c c e s f a c t o r e n opgesteld. I n f e i t e kan het i n f o r m a t i e b e l e i d worden beschouwd a l s een nadere t o e s p i t s i n g v a n h e t algemene b e l e i d op de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g i n de d i e n s t , w a a r b i j v o o r a l s n o g a l l e e n de m e e s t b e p a l e n d e o n d e r d e l e n z i j n meegenomen. D a a r n a a s t i s h e t i n f o r m a t i e b e l e i d a a n g e v u l d met r e l e v a n t e R i j k s w a t e r s t a a t s b r e d e u i t g a n g s p u n t e n , externe, t e c h n i s c h e en o r g a n i s a t o r i s c h e aspecten t e n aanzien van i n f o r matievoorziening. I n f o r m a t i e b e l e i d , a f o e l e i d u i t de k r i t i s c h e s u c c e s f a c t o r e n ; 1. De i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g z a l z o d a n i g m o e t e n w o r d e n i n g e r i c h t , d a t h e t de d o e l s t e l l i n g e n t e n a a n z i e n v a n e e n e f f i c i e n t e r w e r k e n d e o r g a n i s a t i e o n d e r s t e u n t , m e t name w a t b e t r e f t d e b e n u t t i n g v a n d e p e r s o n e l e c a p a c i t e i t i n de d i e n s t en de k o s t e n v a n de o r g a n i s a t i e ( b e d r i j f s administratie); 2.
De i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g w o r d t z o d a n i g aan
i n f o r m a t i e goede b e s l u i t v o r m i n g
i n g e r i c h t , d a t met e e n m i n i m u m
kan plaatsvinden.
3.
De i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g b e v o r d e r t d e b e n u t t i n g v a n e r v a r i n g e n i n d e vorm v a n p r o c e s e v a l u a t i e s op t e c h n i s c h g e b i e d , p r e s t a t i e n i v e a u , b e g e l e i d i n g van u i t b e s t e d i n g , teneinde e f f i c i e n c y - en k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g e n t e kunnen b e r e i k e n b i j de u i t v o e r i n g v a n p r o j e c t e n .
4.
De i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g d r a a g t b i j i n d e v e r d e r e t o e p a s s i n g v a n u n i f o r m e w e r k w i j z e n en werkmethoden en b i e d t o n d e r s t e u n i n g a a n de k w a l i t e i t s z o r g i n de o r g a n i s a t i e .
5.
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g l e v e r t e e n b i j d r a g e i n d e opbouw e n h e t b e h o u d van d e s k u n d i g h e i d en m o t i v a t i e van p e r s o n e e l .
13
6.
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g z a l b i j d r a g e n b i j de uitbestedingskeuze t e komen t o t e e n g o e d e b a l a n s t u s s e n k w a l i t e i t v a n h e t t e l e v e r e n p r o d u k t e n d e p r i j s e r v a n , o n d e r m e e r d.m.v. e e n g o e d i n z i c h t i n d e inkoopmarkt (beheersing vanp r i j s / p r e s t a t i e v e r h o u d i n g van d i e inkoopmarkt).
7.
Informatievoorziening z a lbijdragen t o t het uitdragen van deskundigh e i d n a a r d e i n k o o p m a r k t (met a l s d o e l d e p r i j s / p r e s t a t i e n i v e a u o p p e i l t e houden).
8.
Informatievoorziening draagt
b i j t o t het (verder)
realiseren van het
contractenmanagement t e n behoeve v a n de b e g e l e i d i n g v a n u i t b e s t e dingen; 9.
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g draagt b i j i n h e t handhaven v a n e i g e n deskund i g h e i d en e r v a r i n g t e n behoeve v a n b e g e l e i d i n g v a n u i t b e s t e d i n g e n ;
10.
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g dient b i j t e dragen t o t c o n t i n u l t e i t v a n o p d r a c h t e n , zowel v a n h u i d i g e , a l s v a n nieuwe p r i n c i p a l e n ( o r d e r p o r tefeuille);
11.
Informatievoorziening ondersteunt het proces van opdrachtverwerving, prospect, aanbieding en o p d r a c h t a c c e p t a t i e , waarbij een d u i d e l i j k i n z i c h t i n de behoeften v a n de p r i n c i p a l e n a l s b a s i s g e l d t voor een succesvolle opdracht.
12.
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g ondersteunt de l e g i t i m a t i e ( h o o f d d i r e c t i e ) z o w e l t e n a a n z i e n v a n de f i n a n c i e l e a d m i n i s t r a t i e ( b e g r o t i n g s a d m i n i s t r a t i e ) , a l s v a n d e p e r s o n e l e c a p a c i t e i t . De o n d e r s t e u n i n g v a n i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g b e t r e f t z o w e l h e t o p s t e l l e n v a n h e t managem e n t c o n t r a c t , bewaken e n v e r a n t w o o r d i n g ( j a a r r e k e n i n g ) .
Informatievoorziening andere externe
volaend
u i t het Riikswaterstaatsbrede
b e l e i d en
invloedent
13.
Beheer en onderhoud vanbestaande informatiesystemen h e e f t een hogere p r i o r i t e i t dan het o n t w i k k e l e n v a n nieuwe systemen;
14.
S a m e n h a n g i n h e t g e b r u i k v a n s y s t e m e n g e e f t a a n l e i d i n g t o t h e t maken van a f s p r a k e n ( s t a n d a a r d i s a t i e ) , zowel l a n d e l i j k ( R i j k s w a t e r s t a a t s b r e e d ) a l s b i n n e n de o r g a n i s a t i e a f z o n d e r l i j k ;
15.
Het ontwikkelingen en beheren van (geautomatiseerde) i n f o r m a t i e s y s temen d i e n t b i j v o o r k e u r a a n de p r i v a t e markt t e worden o v e r g e l a t e n ; o r i e n t a t i e op deze o n t w i k k e l i n g e n , alsmede h e t i n r i c h t e n v a n de o r g a n i s a t i e op h e t g e b r u i k v a n ( g e a u t o m a t i s e e r d e ) informatiesystemen i s w e l de p r i m a i r e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n de d i e n s t z e l f .
I
Ten aanzien van Rijkswaterstaatbrede informatievoorziening en automatisering (I&A) vindt momenteel een structurering plaats, waarin voor een aantal gebieden de verantwoordelijkheid hiervoor (decentraal) bij specialistische diensten wordt gelegd. Binnen deze diensten worden informatiecodrdinatoren verantwoordelijk voor het opstellen van beleidsplannen en voor Icwaliteitsbewaking bij Rijkswaterstaatsbrede ontwikkeling/aanschaf van systemen. Beoogde ontwikkelingen binnen de dienst, die van doen hebben met Rijkswaterstaatsbrede informatiesystemen, dienen afgestemd te worden met deze informatiecoordinatoren.
14
Informatiebeleid personele
8.
ten
aanzien vantechnische,
organisatorische
aspecten en
aspecten;
16.
Het ontwikkelen van geautomatiseerde hulpmiddelen z a l a l l e e n p l a a t s v i n d e n , i n d i e n de d o e l m a t i g h e i d e n d o e l t r e f f e n d h e i d v a n de t a a k v e r v u l l i n g daarmee g e d i e n d worden;
17.
De t e c h n i s c h e i n f r a s t r u c t u u r e n b a s i s v o o r z i e n i n g e n i n d e d i e n s t dienen i n het a u t o m a t i s e r i n g s p l a n voor de Bouwdienst beschreven t e worden, w a a r b i j e e n v i s i e op standaards en v o o r k e u r s o p l o s s i n g e n i n de v o r m v a n e e n h a r d - e n S o f t w a r e c a t a l o g u s d i e n t t e z i j n opgenomen.
18.
H e t i s v a n b e l a n g om d e b e t r o u w b a a r h e i d , v e r t r o u w e l i j k h e i d e n c o n t i n u i t e i t v a n gegevens en gegevensverwerkende processen t e waarborgen. Tevens d i e n t het b e v e i l i g i n g s a s p e c t i n i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g aandacht t e k r i j g e n . Daarnaast d i e n t b i j o n t w i k k e l i n g v a n informat i e s y s t e m e n r e k e n i n g g e h o u d e n t e w o r d e n met b e s t a a n d e w e t (comptab i l i t e i t s w e t , Privacywet, Archiefwet, etc.) en regelgeving.
19.
V r a a g s t u k k e n t e n a a n z i e n v a n de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g , d i e a l l e e n op ( h o o f d - ) a f d e l i n g s n i v e a u b e t r e k k i n g hebben, kunnen i n b e g i n s e l decent r a a l worden o p g e l o s t , m i t s a a n de randvoorwaarden e n u i t g a n g s p u n t e n van het i n f o r m a t i e b e l e i d wordt v o l d a a n . D i t g e l d t e c h t e r n i e t voor informatievraagstukken, d i e op grond v a n de d o e l m a t i g h e i d en d o e l t r e f f e n d h e i d c e n t r a a l g e c o d r d i n e e r d dienen t e worden;
19.
De t e o n t w i k k e l e n i n f o r m a t i e s y s t e m e n d i e n e n z o v e e l m o g e l i j k m o d u l a i r v a n o p z e t t e z i j n om g e e n v e r m e n g i n g v a n f u n c t i o n a l i t e i t t e l a t e n o n t s t a a n , hetgeen de c o m p l e x i t e i t t e n a a n z i e n v a n i n t e g r a t i e e n g e g e v e n s u i t w i s s e l i n g tussen systemen a a n z i e n l i j k k a n verminderen.
20.
Het beheer v a n i n f o r m a t i e b e l e i d en i n f o r m a t i e p l a n alsmede implement a t i e - en beheer v a n dienstbrede i n f o r m a t i e p r o j e c t e n - en systemen d i e n t c e n t r a a l e e n i n de d i e n s t t e worden onder g e b r a c h t .
21.
H e t i s v a n b e l a n g om i n f o r m a t i e - e n i n f o r m a t i s e r i n g s k e n n i s b i j h e t management v a n d i e n s t t e v e r h o g e n d o o r d e e l n a m e a a n t o e g e s n e d e n o p l e i d i n g e n , c o n f e r e n t i e s , en d e r g e l i j k e .
AANPAK FASE TWEE I n de tweede f a s e v a n het p r o j e c t " I n f o r m a t i e p l a n v a n de Bouwdienst" wordt r e s p e c t i e v e l i j k de i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r en de s y s t e e m a r c h i t e c t u u r samengesteld. De b e s c h r i j v i n g v a n d e i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r g e s c h i e d t met b e h u l p v a n een m a t r i x , w a a r i n e n e r z i j d s de b e d r i j f s p r o c e s s e n e n a n d e r z i j d s de gegev e n s v e r z a m e l i n g e n , o f n o g b e t e r : a l l e o n d e r w e r p e n , w a a r o v e r we i e t s w i l l e n w e t e n , z i j n opgenomen ( i n f o r m a t i e o b j e c t e n ) . Om u i t d e i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r d e s y s t e e m a r c h i t e c t u u r is
h e t v a n b e l a n g om b i j e l k a a r
samen t e s t e l l e n ,
horende gegevensverzamelingen
objecten) t e bundelen.
15
(informatie
I n e e r s t e i n s t a n t i e w o r d t i n de i n f o r m a t i e - a r c h i t e c t u u r d a a r t o e d e e l g e b i e d e n o n d e r s c h e i d e n en v i n d t v e r v o l g e n s een v e r d e r e o r d e n i n g en bund e l i n g i n de v o r m v a n z o g e n a a m d e i n f o r m a t i e f a m i l i e s p l a a t s . E e n d e r g e l i j k e i n f o r m a t i e f a r a i l i e s i s t e beschouwen a l s een g e g e v e n s s t r u c t u u r , dat d e b a s i s v o r m t v o o r e e n ( d e e l v a n een) i n f o r m a t i e s y s t e e m . Alle inform a t i e s y s t e m e n t e z a m e n v o r m e n de systeemarchitectuur. F a s e twee van
het
project
'Informatieplan"
kent derhalve
de
volgende
onderdelen: - i n v e n t a r i s a t i e en b e s c h r i j v i n g van a l l e g e g e v e n s v e r z a m e l i n g e n en onderwerpen ( i n f o r m a t i e o b j e c t e n ) ; - o v e r z i c h t v a n de m a t r i x ' b e d r i j f s p r o c e s s e n / i n f o r m a t i e o b j e c t e n ' als b a s i s v o o r de i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r , w a a r i n w o r d t a a n g e g e v e n b i j w e l k e b e d r i j f s p r o c e s s e n de i n f o r m a t i e o b j e c t e n w o r d e n g e c r e e e r d , d a n wel worden g e b r u i k t ; - b e s c h r i j v i n g v a n de i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r , d o o r informatiedeelgeb i e d e n t e g r o e p e r e n met m a x i m a l e s a m e n h a n g t u s s e n e n e r z i j d s de u i t t e v o e r e n p r o c e s s e n e n de d a a r b i j b e h o r e n d e i n f o r m a t i e o b j e c t e n ; - b e s c h r i j v i n g per i n f o r m a t i e d e e l g e b i e d van i n f o r m a t i e f a m i l i e s , a l s l o g i s c h e b u n d e l i n g e n v a n e e n o f meer s a m e n h a n g e n d e i n f o r m a t i e o b j e c t e n ; - b e s c h r i j v i n g v a n de ( l o g i s c h e ) s y s t e e m a r c h i t e c t u u r op b a s i s v a n b u n d e l i n g e n van samenhangende i n f o r m a t i e f a m i l i e s ; - i n v e n t a r i s a t i e e n k o r t e o v e r a l l - b e s c h r i j v i n g v a n de h u i d i g e i n f o r m a t i e s y s t e m e n i n de d i e n s t ; h e t v e r s c h i l t u s s e n de h u i d i g s i t u a t i e v a n i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g e n de s i t u a t i e , z o a l s d i e i n de systeemarchitectuur w o r d t b e s c h r e v e n , l e i d t t o t de d e f i n i e r i n g v a n informatieprojecten (fase d r i e ) . 8.1
Informatieobj ecten U i t g a a n d e v a n o n d e r m e e r de ' b e s l i s d o c u m e n t e n ' u i t h e t p r o j e c t ' w e r k w i j z e v a n de B o u w d i e n s t ' ( E l e m e n t a i r ) e n op b a s i s v a n i n p u t v a n de informat i e g r o e p ( e n ) , i s een l i j s t s a m e n g e s t e l d van a l l e r e l e v a n t e i n f o r m a t i e o b j e c t e n . Een i n f o r m a t i e - o b j e c t i s een o b j e c t , d a t a l s ' z e l f s t a n d i g e i n f o r m a t i e b r o n fungeert of onderwerp i s , waarover i n f o r m a t i e o n t s t a a t , d a n w e l w a a r o v e r i n f o r m a t i e w o r d t g e b r u i k t i n p r o c e s s e n i n de d i e n s t .
16
OVERZICHT INFORMATIEOBJECTEN: Rijkswaterstaatsbreed beleid; b e l e i d andere r i j k s w a t e r s t a a t s d i e n s t e n ; b e l e i d s p l a n bouwdienst;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
personeelsplan; huisvestingsplan/huishoudelijke plan; informatieplan; markt/positioneringsplan; onderzoeks- en o n t w i k k e l i n g s p l a n ; taakstelling tbv functieplan; personele middelen t b v functieplan; management c o n t r a c t ; voortgangs/wij zigingsrapportages; contractwijziging; (jaar)verantwoording; hoofdafdelingsplan; afdelingsplan; voortgangs/afwijkingsrapportages; verantwoording (hoofd)afdelingen;
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
nieuwe p r i n c i p a l e n ; ontwikkelingen b i j principalen; externe (technische, maatschappelijke) ontwikkelingen ingenieursburo's; aannemers; prospectmelding; behoeften p r i n c i p a a l ; werkprogramma p o t . o p d r a c h t ; a a n b i e d i n g aan p r i n c i p a a l ; wijzigingsaanbieding; projectopdracht; gewijzigde opdracht
31 32 33
projectplan; inkoopplan; e i s e n , randvoorwaarden aan pot.
34 35 36 37 38 39 40
k r i t i e k e punten; tijdsbesteding i n project; doorlooptijd project; kosten/bestedingen i n project; voortgangsrappportages; procesverhaal van overdracht; nacalculaties;
41 42 43 44 45 46
ontwerpnota; berekening; ontwerpvarianten; tekeningen; advies(rapport); onderzoek(srapport);
47
aanbiedingsaanvraag;
48 49
contract; raming;
opdracht;
17
50
toetsingsplan;
51
n o t a van
52 53 54 55 56 57 58 59
inschrijvingen; proces v e r b a a l van a a n b e s t e d i n g ; n o t a van a f w i j k i n g e n ; wijzigingsaanvraag; opdrachtbrief; pva opdrachtnemer; voortgangsrapportages; prestatieverklaringen;
60 61
inlichtingen;
oplevering; afrekening;
62 63 64 65 66 67 68 69 70 75 a
t e c h n i s c h e documenten; richtlijnen; gegevens, b e g r i p p e n ; evaluaties besturingsproces; evaluaties besturing primaire evaluaties prospects; evaluaties projectuitvoering; evaluaties kontraktvorming; evaluaties uitbestedingen; werkmethoden;
72 a 72 b 72 c 73
tijdsbestedingen; k e n t a l l e n van t i j d s b e s t e d i n g ; tarieven voor tijdsbestedingen; normen v o o r p r i j z e n , t a r i e v e n , h o e v e e l h e d e n ;
74 75
kostprijsgegevens; financiele informatie
76 76a 77 78 79
eigen personeel; formatie (beheer); artikelen; inventaris; computers/netwerken
Overzicht
proces;
(grootboek);
etc.
"bedrijfsprocessen/informatieobjecten
De m a t r i x ' b e d r i j f s p r o c e s s e n / i n f o r m a t i e o b j e c t e n " i s i n e e r s t e i n s t a n t i e s a m e n g e s t e l d d o o r de i n f o r m a t i e g r o e p ( e n ) , w a a r b i j a l l e e n de eventuele r e l a t i e t u s s e n b e i d e n i s a a n g e g e v e n . I n e e n t w e e d e s l a g i s b i j de r e l a t i e t u s s e n b e d r i j f s p r o c e s s e n en i n f o r m a t i e o b j e c t e n aangegeven o f d i e r e l a t i e h e t ' g e b r u i k van i n f o r m a t i e ' o f ' c r e a t i e van i n f o r m a t i e ' b e t r e f t . Informatiegebieden
en - f a m i l i e s
De m a t r i x ' b e d r i j f s p r o c e s s e n / i n f o r m a t i e o b j e c t e n ' b e s c h r i j f t a c h t z o g e naamde i n f o r m a t i e ( d e e l ) g e b i e d e n . D e z e d e e l g e b i e d e n z i j n t e b e s c h o u w e n a l s e e r s t e o r d e n i n g i n s a m e n h a n g e n d e p r o c e s s e n en i n f o r m a t i e o b j e c t e n . I n e l k d e e l g e b i e d l e i d t e e n n a d e r e b u n d e l i n g t o t i n f o r m a t i e f a m i l i e s . De i n f o r m a t i e f a m i l i e s z i j n t e beschouwen a l s g e g e v e n s v e r z a m e l i n g e n d i e a l l e e n of
18
i n s a m e n h a n g met a n d e r e i n f o r m a t i e f a m i l i e s e e n s y s t e m e n i n de s y s t e e m a r c h i t e c t u u r .
blauwdruk vormen
I n t o t a a l worden acht i n f o r m a t i e d e e l g e b i e d e n onderscheiden weer u i t t e s p l i t s e n i n z e s e n t w i n t i g i n f o r m a t i e f a m i l i e s :
en
voor
zijn
deze
informatieqebied 'besturinqsinformatie'; 101 p l a n p r o c e s : h e t s a m e n s t e l l e n van een samenhangende g e h e e l van b e l e i d s p l a n n e n (algemeen b e l e i d s p l a n , p e r s o n e e l s p l a n , o n d e r z o e k s p l a n , m a r k t p l a n , i n f o r m a t i e p l a n ) e e n e n a n d e r i n a a n s l u i t i n g op r i j k s w a t e r s t a a t s b r e e d geldende beleidsplannen; 102 m a n a g e m e n t c o n t r a c t e n l e g i t i m a t i e : h e t p r o c e s om t e komen t o t h e t m a n a g e m e n t c o n t r a c t ( h o o f d d i r e c t i e / B o u w d i e n s t ) , i n c l u s i e f het d a a r v o o r b e s c h i k b a a r k r i j g e n van (geagg e r e e r d e ) i n f o r m a t i e o v e r f i n a n c i e n e n c a p a c i t e i t de v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e , e v e n t u e l e b i j s t e l l i n g e n e n de ( j a a r ) v e r a n t w o o r d i n g ) ; 103 ( h o o f d ) a f d e l i n g s p l a n n i n g : maken van h o o f d a f d e l i n g s en a f d e l i n g s p l a n n e n , i n c l u s i e f t o e w i j z i n g c a p a c i t e i t en b u d g e t , alsmede v o o r t g a n g s a f w i j k i n g s r a p p o r t a g e en verantwoording. informatieqebied
van
'acouisitie & prospectinformatie';
104
principalen: o v e r z i c h t v a n h u i d i g e e n m o g e l i j k t o e k o m s t i g e p r i n c i p a l e n e n de o n t w i k k e l i n g e n d a a r b i j , e e n e n a n d e r op t e bouwen e n t o e t e p a s s e n b i j het r e l a t i e b e h e e r en het onderkennen van m o g e l i j k e o p d r a c h t e n ; 105 o p d r a c h t n e m e r s / l e v e r a n c i e r s : o v e r z i c h t v a n a a n n e m e r s , i n g e n i e u r s b u r o ' s e n d e r g e l i j k e e n de s p e c i a l i s m e n , u i t g e v o e r d e werken e t c . , t e g e b r u i k e n b i j het inkoopproces; 106
prospectmelding: n a h e t o n d e r k e n n e n v a n e e n m o g e l i j k e o p d r a c h t , v i n d t de v o o r b e r e i d i n g op h e t e v e n t u e l e p r o j e c t p l a a t s , o n d e r m e e r p r o s p e c t m e l d i n g , v a s t s t e l l e n v a n de b e h o e f t e n v a n de p r i n c i p a a l ; 107 a a n b i e d i n g e n k o n t r a k t v o r m i n g : o p b a s i s v a n de b e h o e f t e n , w e n s e n , r a n d v o o r w a a r d e n v a n de p r i n c i p a a l v o l g t een a a n b i e d i n g (na r a m i n g ) en - na e v e n t u e l e w i j z i g i n g e n - een o p d r a c h t i n de v o r m v a n e e n p r o j e c t o p d r a c h t ; informatieqebied
'proiectinformatie':
108 p r o j e c t p l a n n i n g : o p s t e l l e n v a n p r o j e c t p l a n ( p e r p r o j e c t f a s e ) i n s a m e n h a n g met e v e n t u e e l i n k o o p p l a n , i n c l u s i e f v a s t s t e l l i n g v a n de e i s e n , r a n d v o o r w a a r d e n , k r i t i e k e p u n t e n van het p r o j e c t ; 109 p r o j e c t v o o r t g a n g : maken van v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e s t e n a a n z i e n van h e t p r o j e c t , o n d e r m e e r g e b r u i k m a k e n d v a n de i n f o r m a t i e o v e r t i j d s b e s t e d i n g , v o o r t g a n g , bestedingen, opleveringen, etc.: 110 p r o j e c t e v a l u a t i e : e v a l u a t i e v a n h e t p r o j e c t t e n a a n z i e n v a n de k o s t e n ( t e v e r g e l i j k e n met de r a m i n g b i j de a a n b i e d i n g e n o p d r a c h t v o r m i n g i 0 9 ) ;
19
informatieqebied 'werkondersteuninq'; 111 w e r k o n d e r s t e u n e n d e s y s t e m e n : w e r k z a a m h e d e n i n h e t p r i m a i r e p r o c e s , maar o o k i n h e t ondersteunende p r o c e s en de b e s t u r i n g worden o n d e r s t e u n d d o o r w e r k o n d e r s t e u n e n d e systemen w a a r i n t e c h n i s c h e systemen (ondermeer computerondersteund o n t w e r p e n , t e c h n i s c h r e k e n e n ) en algemene s y s t e m e n ( t e k s t v e r w e r k i n g , r e k e n b l a d e n , algemene database-programmatuur) kunnen worden onderscheiden; informatieqebied 'uitbestedinqsinformatie': 112 inkoopaanvraag: doen van een inkoopaanvraag (conform het i n k o o p p l a n a l s o n d e r d e e l van de p r o j e c t p l a n n i n g ) , o n d e r m e e r o p b a s i s v a n e e n c o n c e p t c o n t r a c t / b e s t e k , a l s m e d e h e t o p s t e l l e n van t o e t s i n g s c r i t e r i a en een k o s t e n r a m i n g t e r b e o o r d e l i n g van e v e n t u e l e i n k o o p a a n b i e d i n g e n ; s p e c i f i e k o n d e r d e e l v a n de v o o r b e r e i d i n g o p de b e o o r d e l i n g v a n i n k o o p a a n b i e d i n g e n , g e r i c h t op de v e r w a c h t e i n k o o p k o s t e n ; 113 o p d r a c h t v e r s t r e k k i n g : het a c c e p t e r e n van inkoopaanbiedingen ( i n s c h r i j v i n g e n ) , e v e n t u e l e a a n p a s s i n g e n v a n de a a n v r a a g , k e u z e v a n a a n b i e d i n g e n de o p d r a c h t verstrekking ; 114 i n k o o p b e h e e r s i n g ( c o n t r a c t - , p r e s t a t i e b e h e e r ) : op b a s i s v a n een t o e t s i n g s p l a n , v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e s , c o n t r o l e v a n p r e s t a t i e s en o p l e v e r i n g e n e.d. b e h e e r s e n van i n k o o p ; 115
betaling: a a n s l u i t e n d o p de i n k o o p b e h e e r s t e l l e n van r e k e n i n g e n ;
informatieqebied
(prestaties,
opleveringen) betaalbaar
'kennismanagement':
116
technische documentatie: h e t b e s c h i k b a a r hebben en onderhouden van t e c h n i s c h e d o c u m e n t a t i e , z o a l s r i c h t l i j n e n , normen e.d., a l s m e d e h e t a r c h i v e r e n en b e s c h i k b a a r hebben van g e r e a l i s e e r d e p r o j e c t d o c u m e n t e n (tekeningen, modellen, etc) voor h e r g e b r u i k ( t e c h n i s c h documentbeheer); 117 b e g r i p p e n w o o r d e n b o e k e n : maken v a n s p e c i f i e k e a f s p r a k e n ( b e g r i p p e n k a d e r s , p r o d u k t a f s p r a k e n ) t e r o n d e r s t e u n i n g v a n de c o m m u n i c a t i e ( i n processen, projecten e.d.);
20
