Gemeentelijk vastgoedmanagement
Amersfoort, 19 juni 2014
Programma Introductie Gemeentelijk vastgoedmanagement GT-AXXERION – gericht op gemeenten Live demo GT-AXXERION Vragen en discussie Afsluiting
20-6-2014
2
Wie is GeoTax? 100 professionals, landelijk actief: Procespartner Detachering Consultancy Implementatie Projecten lokale overheid Opleidingen
20-6-2014
3
De werkvelden Heffingen
BAG
GeoTax Vastgoedinformatie
WOZ
Vastgoed 20-6-2014
4
Krachtpatsers WOZ en BAG
20-6-2014
5
Vastgoedmanagement
GT-AXXERION
20-6-2014
6
Eenmalige inwinning… Burgers
Front-
Bedrijven
office
KCC
Back-
Landelijke
office
voorziening
LV-WOZ
LV-BAG Klant
Contact
LV…
Centrum
LV…
20-6-2014
7
Procesmanagement Niet alleen aandacht voor data en techniek
20-6-2014
8
Procesmanagement Afdelingsoverstijgend
20-6-2014
9
20-6-2014
10
Kennis delen
20-6-2014
11
Kennis delen
20-6-2014
12
Gemeentelijk Vastgoedmanagement Van inzicht naar sturing
Peter Smolders Manager Vastgoedinformatiediensten
Omvang vastgoedportefeuille
20-6-2014
14
Gemeentelijk vastgoed Aantal gebouwde objecten
20-6-2014
15
Maatschappelijk vastgoed Grote(re) gemeenten (stedelijk gebied) Gebouwd vastgoed
Kleine(re) gemeenten (landelijk gebied) Gebouwd vastgoed Ongebouwd vastgoed Openbaar groen Snippergroen Pachtgronden Minder/overtollig strategisch vastgoed
20-6-2014
16
Waarom focus op bestaand vastgoed gemeenten? Onvoldoende zicht op vermogenspositie In kader leegstandsbeleid Verliesgevend grondbedrijf, was cash cow Aanjager van gebiedsontwikkelingen Optimaliseren rendement (leegstand/bezetting) Professionaliseren aanpak Strategische keuzes (afstoten/behouden) Bezuinigingsopgave gemeente
20-6-2014
17
Knelpunten vastgoed gemeenten Diversiteit en versnippering beheer objecten Geen systeem voor strategisch VGM
Ontbreekt aan professionele aanpak
Geen applicatie met koppeling basisregistraties
Geen onderscheid in doel bezit
Geen systeem dat overzicht en inzicht biedt
Geen inzicht in bezettingsgraad en leegstand Weinig transparantie waarde en huren 20-6-2014
18
Voorbeelden verbeterpunten beheer Contracten (volledigheid, uniformiteit, actualiteit en monitoring) Financiële stromen (transparantie en uniformiteit) Onderverhuur (transparantie en handhaving) Bezettingsgraad (monitoring en acties ter verbetering) Centraal inzicht (volledige en betrouwbare informatie) Efficiency beheer (kennis bundelen in professioneel team) Verbeteren dienstverlening (klanttevredenheid)
20-6-2014
19
Organisatie Kan uw vastgoedaanpak professioneler? 1% 5% 23%
Zeer mee eens 20%
Mee eens Eens Mee oneens
51%
Zeer mee oneens
20-6-2014
20
Professionaliseren vastgoedbeheer (doelen) Betere vastgoedbeslissingen (gefundeerd) Goede balans maatschapp./fin. rendement Beter benutten en bezetten van vastgoed Minder incidentele tegenvallers/meevallers Efficiënter inzetten van publieke middelen Kostenbesparingen in de gehele keten Lange termijn visie Integrale beleidskeuzes maken Strategisch vastgoedmanagement 20-6-2014
21
Informatiebeleid Is een relatie met de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ) noodzakelijk? 6% 19% 13%
Noodzakelijk Gewenst
8%
Ongewenst
0%
Niet noodzakelijk Is reeds gerealiseerd 54%
Weet niet 20-6-2014
22
Basisregistraties en VGM Adresinformatie Basisvastgoedinformatie Kadastrale informatie Kwaliteitsinformatie
VASTGOEDMANAGEMENT
Voorzieningenniveau Waarde-informatie Marktinformatie
20-6-2014
23
Voordelen basisregistraties Correcte adresinformatie (BAG is leidend) Correcte overeenkomsten (juridisch risico’s) Voorkomt miscommunicatie (intern/extern) Actuele en eenduidige vastgoedinformatie Uniforme definities, standaardisatie Efficiënte bedrijfsvoering Kostenbesparing
20-6-2014
24
Centraal inzicht en overzicht Meet u de prestaties van uw vastgoed?
4%
33%
Ja
Nee 63%
Weet niet
20-6-2014
25
Vastgoedmanagement Niveaus in vastgoedmanagement
STRATEGISCH
TACTISCH
OPERATIONEEL
Portefeuillemanagement Strategisch voorzieningen plan gebouwen/gebied/voorzieningen Vertaling gemeentebeleid naar vastgoedbeleid Toekomstbestendige vastgoedportfolio/scenario’s Assetmanagement Meten van prestaties/analyses Exploitatie portefeuille/markttoetsing Budgetten opstellen/meerjarenplanningen Vastgoedbeheer Exploitatie op objectniveau Administratief, contract- en technisch beheer Relatiebeheer huurders/gebruikers Incasso, onderhoudsuitvoering, service- en stookkosten
20-6-2014
26
Vastgoedmanagement systeem Commercieel management
•Huur en verhuur •Koop en verkoop •Pacht en erfpacht
Technisch management
GT-AXXERION
•Dagelijks onderhoud •Planmatig onderhoud •Exploitatie
Financieel management
Contract-
management
•Kengetallen •Strategische waarde-informatie
•Huurcontracten •Koopcontracten •Servicecontracten 20-6-2014
27
Actieplannen Uitvoering beheer optimaliseren Exploitatie optimaliseren Portefeuilleplan
•Uniformeren huurcontracten •Meten van conditie en duurzaamheid
•Berekenen kostprijsdekkende en markthuur •Strakker sturen op onderhoud huurder/verhuurder •Strategische keuzen vastgoed •Onderhoudsplannen afstemmen op beheerdoel
20-6-2014
28
Tijd voor vragen/discussie
Vragen en/of opmerkingen?
20-6-2014
29
Presentatie GT-AXXERION Hét systeem voor gemeentelijk vastgoedmanagement
Ziet u door de bomen…
20-6-2014
31
….het bos nog?
20-6-2014
32
GT-AXXERION Functionaliteiten (1) Gebouw- en ruimtebeheer / Huisvesting / Vastgoed Onderhoud (gebouwen en apparatuur, werkorders, planning) Assetmanagement (Werkplek,Materialen,Wagenpark) Contracten/Overeenkomsten (Huur, Onderhoud, Inkoop, etc.) Project- en urenbeheer en –administratie Meldingen, helpdesk, schades, storingen, werkorders Reserveringen van ruimten en / of middelen Bezoekersregistratie
20-6-2014
33
GT-AXXERION Functionaliteiten (2) Inkoop (Bestellingen, Leveranciers, Catalogus, Voorraad) Verhuizingen Document-, post-, archief-, tekeningenbeheer Factuurstromen Personeel (werkplek, in- en uitdiensttredingen, verslagen) Contactenbeheer (telefoonboek, smoelenboek) Beveiliging / Sleutelbeheer Enquêtemodule (klanttevredenheid) Financieel Rapportages en Dashboards 20-6-2014
34
GT-AXXERION 100 % internet gebaseerd
Technisch direct inzetbaar Geen extra software op de cliënt PC Geen investeringen voor server en backup Geen initiële installatie Geen technisch beheer Vanaf alle (thuis)werkplekken en vestigingen met internettoegang beschikbaar Samenwerking tussen klanten en leveranciers
20-6-2014
35
GT-AXXERION Stabiel, betrouwbaar, veilig
Professioneel datacenter Beveiligde toegang Versleutelde data Versleutelde verbinding Zeer uitgebreid autorisatiemodel Service overeenkomst Escrow overeenkomst Data service
20-6-2014
36
GT-AXXERION Modulaire opbouw – rechten instelbaar per module module
20-6-2014
37
GT-AXXERION Zoekschermen en query mogelijkheden
20-6-2014
38
GT-AXXERION Gebouwenlijst
20-6-2014
39
GT-AXXERION Gebouwen & grond op de kaart
20-6-2014
40
GT-AXXERION Gebouwdetails - stamkaart
20-6-2014
41
GT-AXXERION Gebouwdetails
20-6-2014
42
GT-AXXERION Gebouwexploitatie
20-6-2014
43
GT-Axxerion Gebouw exploitatie
20-6-2014
44
GT-AXXERION Gebouw exploitatie NCW
20-6-2014
45
GT-AXXERION Gebouw leegstandscan Export rapport als pdf, word of excel
20-6-2014
46
GT-AXXERION Standaard rapporten gebouwen en grond
20-6-2014
47
GT-AXXERION Standaard rapporten gebouwen – enkele voorbeelden Als lijst Als grafiek
20-6-2014
48
GT-AXXERION Ruimtebeheer – Bezetting, beschikbaarheid & reservering
20-6-2014
49
GT-AXXERION Gebouwbeheer – onderhoud & exploitatie
20-6-2014
50
GT-AXXERION Gebouwbeheer - activiteiten planning
20-6-2014
51
GT-AXXERION Gebouwbeheer - kosten databank
20-6-2014
52
GT-AXXERION Energiebeheer - Meterstanden
20-6-2014
53
GT-AXXERION Energiebeheer – Verbruik, bijv per gebouw
20-6-2014
54
GT-AXXERION Contractmanagement
20-6-2014
55
GT-AXXERION Contracten stamkaart
20-6-2014
56
GT-AXXERION Standaard rapporten contracten
20-6-2014
57
GT-AXXERION Standaard rapporten contracten – enkele voorbeelden
Overzicht rapport
20-6-2014
58
GT-AXXERION Standaard rapporten contracten – enkele voorbeelden
Detail rapport
20-6-2014
59
GT-AXXERION Contracten - ruimtebeheer
20-6-2014
60
GT-AXXERION Documentenbeheer – Koppelingen met DMS 1. 2. 3. 4.
Clausules Vrij te definiëren typen clausules Een of meerdere clausules per contract.. Online-markup functies Clausules koppelbaar aan notificatie
20-6-2014
61
GT-AXXERION Geïntegreerde workflow – (bv. Contract workflow) Contractevaluatie
Ter beoordeling Conceptcontract Contractherziening
Verwerken commentaar
20-6-2014
62
GT-AXXERION Contract- en factureringschema’s
20-6-2014
63
GT-AXXERION Management informatie
20-6-2014
64
GT-AXXERION Rapportages en digital dashboards
20-6-2014
65
GT-AXXERION Helder prijsmodel
Eerlijk en helder prijsmodel, door prijs per gebruiker Prijs wordt vooraf bepaald, geen facturatie achteraf Geen aanschafkosten Geen aparte kosten voor onderhoudscontract Geen investering of uitbreiding van hardware Geen technisch uitrol project Vooraf helder inzicht in de “all-inclusive” kosten
20-6-2014
66
GT-AXXERION Waarom GT-AXXERION?
Eenvoudig in gebruik Stap voor stap te implementeren Geen technisch installatieproject Alles onder controle dankzij de workflows Op maat in te richten Snel inzetbaar Voor iedere gemeente haalbaar en betaalbaar
20-6-2014
67
Vragen/discussie Vragen en/of opmerkingen?
20-6-2014
68