Informatieplan Sector Bijzondere Collecties Universiteitsbibliotheek Leiden

Informatieplan  Sector Bijzondere Collecties   Universiteitsbibliotheek Leiden           

             

  Redactie:  Peter Verhaar  Chantal Keijsper  André Bouwman  Martijn Storms      Sector Bijzondere Collecties  Universiteitsbibliotheek Leiden  April 2008   

Inhoudsopgave    Inleiding....................................................................................................................................................... 4 1.

Beschrijving van de collectie .......................................................................................................... 5

2.

Visie op informatievoorziening ................................................................................................... 10 2.1. Beleid................................................................................................................................................ 10 2.2. Doelgroepen van de sector Bijzondere Collecties...................................................................... 13 2.3. Het Scaliger Instituut ..................................................................................................................... 13

3.

De huidige informatievoorziening.............................................................................................. 15 3.1. Traditionele toegangen (gedrukte catalogi, kaartsystemen, inventarissen)........................... 15 3.2. Interne digitale toegangen (Wordbestanden, cd’s & dvd’s)..................................................... 17 3.3. De bibliotheekcatalogus ................................................................................................................ 17 3.4. Digital Special Collections............................................................................................................. 18 3.5. De UB‐website ................................................................................................................................ 19

4.

Taken en werkprocessen ............................................................................................................... 20 4.1. Acquisitie......................................................................................................................................... 20 4.2. Conserveren en restaureren .......................................................................................................... 21 4.3. Ontsluiting ...................................................................................................................................... 22 4.4. Fysieke beschikbaarstelling .......................................................................................................... 22 4.5. Bruikleenverzoeken ....................................................................................................................... 23 4.6. Digitalisering................................................................................................................................... 23 4.7. Analoge reproducties..................................................................................................................... 24 4.8. Digitale beschikbaarstelling.......................................................................................................... 24 4.9. Informatievoorziening................................................................................................................... 24 4.10. Samenwerkingsverbanden.......................................................................................................... 25

5.

Knelpunten en uitdagingen .......................................................................................................... 28 5.1. Ontsluiting ...................................................................................................................................... 28 5.1.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 28 5.1.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 29 5.2. Beschikbaarstelling ........................................................................................................................ 30 5.2.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 30 5.2.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 30 5.3. Digitalisering................................................................................................................................... 30 5.3.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 30 5.3.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 31 5.4. Acquisitie......................................................................................................................................... 32 5.4.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 32 5.4.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 32 5.5. Conserveren .................................................................................................................................... 32 5.5.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 32 5.5.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 32 5.6. Bruikleenverzoeken ....................................................................................................................... 33 5.6.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 33 5.6.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 33

2

5.7. Analoge reproducties..................................................................................................................... 33 5.7.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 33 5.7.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 33 5.8. Digitale beschikbaarstelling en zoeksystemen........................................................................... 34 5.8.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 34 5.8.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 34 5.9. Samenwerking ................................................................................................................................ 35 5.9.1. Knelpunten ................................................................................................................................ 35 5.9.2. Uitdagingen ............................................................................................................................... 35 6.

Architectuur ..................................................................................................................................... 36 6.1. Informatiearchitectuur................................................................................................................... 36 6.1.1. Beschrijvende metadata............................................................................................................. 36 6.1.2. Digitale reproducties.............................................................................................................. 38 6.2. Systeemarchitectuur....................................................................................................................... 41

7.

Vervolgprojecten............................................................................................................................. 47 7.1. Synchronisatie Aleph‐Digitool ..................................................................................................... 47 7.2. Lokaal catalogiseren....................................................................................................................... 48 7.3. Aanvragen via de bibliotheekcatalogus ...................................................................................... 48 7.4. Integratie bibliotheeksystemen .................................................................................................... 49 7.5. Webtentoonstellingen .................................................................................................................... 49 7.6. Invoer van al beschikbaar beeldmateriaal .................................................................................. 49 7.7. Inrichten van eigen digitaliseringsstraat..................................................................................... 50

8.

Verbetering werkprocessen .......................................................................................................... 51 8.1. Registratie........................................................................................................................................ 51 8.2. Beschrijven ...................................................................................................................................... 52 8.3. Digitaliseringsprojecten................................................................................................................. 53 8.3.1. Scannen ..................................................................................................................................... 53 8.3.2. Verwerking van de scans........................................................................................................... 53

9.

Geplande digitaliseringsprojecten ................................................................................................... 60 9.1. Metamorfoze‐projecten ................................................................................................................. 60 9.2. Kaarten op de kaart gezet ............................................................................................................. 61 9.3. Nederlandse topografie................................................................................................................. 62 9.4. De wereld in beeld ......................................................................................................................... 62 9.5. Nederlanders online ...................................................................................................................... 64 9.6. Anatomie met pen en papier ........................................................................................................ 64 9.7. Nieuwsblad voor den Boekhandel............................................................................................... 65 9.8. Digitalisering middeleeuwse handschriften............................................................................... 65 9.9. Digitalisering van de Huygenspapieren ..................................................................................... 66 9.10. Gedrukte catalogi van Leids bibliotheekbezit .......................................................................... 66 9.11. Digitalisering van het De Sitter‐archief ..................................................................................... 67 9.12. Dutch Prints Online ..................................................................................................................... 67

Bijlage 1. Organogram van de Universiteitsbibliotheek Leiden............................................................. 68 Literatuur.................................................................................................................................................... 69

 

3

Inleiding  Dit informatieplan beschrijft in hoofdlijnen de visie op de digitaliseringsprojecten die in  de komende jaren zullen worden opgezet rond de bijzondere collecties van de  Universiteitsbibliotheek Leiden. Het plan is geschreven in het kader van de  subsidieregeling ‘Digitaliseren met Beleid’ van Senter Novem, een regeling waarmee het  ministerie van Onderwijs Cultuur & Wetenschappen het digitaliseringsproces  duurzaam wil inbedden in organisatie, beleid en werkprocessen van culturele  erfgoedinstellingen.     Dit plan bestaat uit 9 hoofdstukken. Hoofdstuk 1 geeft een gedetailleerde beschrijving  van de deelcollecties die binnen de sector Bijzondere Collecties worden beheerd. De  bijzondere collecties van de UB Leiden zijn zeer divers en omvatten onder meer  handschriften, archieven, brieven, oude drukken, bijzondere uitgaven, Oosterse  collecties, prenten, tekeningen, portretten, fotoʹs, fotografica, kaarten en atlassen. Het  tweede hoofdstuk beschrijft het algemene beleid en de doelgroepen van de sector. De  belangrijkste speerpunten zijn het verbeteren van de digitale toegang, het aansluiten bij  de wensen die voortkomen uit het onderwijs en het onderzoek aan de Leidse  Universiteit, en het inrichten van een geïntegreerd Special Collections Research Centre.  Hoofdstuk 3 beschrijft de huidige informatievoorziening, en hoofdstuk 4 gaat dieper in  op de kerntaken en de dienstverlening van de sector. Bij het uitvoeren van de  verschillende werkprocessen worden momenteel nog een aantal knelpunten ervaren.  Deze worden opgesomd in hoofdstuk 5. Hoofdstukken 7 en 8 geven aan op wat voor  manieren deze knelpunten kunnen worden weggenomen. Paragraaf 6.1. gaat uitgebreid  in op de metadata‐standaarden en de digitaliseringstechnieken die worden gebruikt.  Paragraaf 6.2. beschrijft de wijze waarop informatie en bestanden worden opgeslagen en  de wijze waarop de gedigitaliseerde collecties aan het publiek worden aangeboden.  Hoofdstuk 9, ten slotte, geeft een opsomming van de digitaliseringsprojecten die op dit  moment zijn voorzien.    Dit informatieplan kan worden gezien als een aanvulling op het beleidsplan van de UB,  Voor onderwijs en onderzoek: Beleidsplan wetenschappelijke informatie  &bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006‐2010 . De algemene doelstellingen voor  de sector Bijzondere Collecties die in het beleidsplan worden genoemd zijn in dit  informatieplan uitgewerkt tot op detailniveau. Dit plan beschrijft niet het beleid voor de  gehele UB Leiden, maar alleen de gewenste informatievoorzieningen met betrekking tot  de bijzondere collecties. Voor een beschrijving van de collecties en de aanschafcriteria  wordt verwezen naar het collectieplan dat in concept gereed is en dat in april 2008  definitief zal zijn.   

4

1.

Beschrijving van de collectie 

  De bijzondere collecties van de UB bevatten omvangrijke verzamelingen Westerse en  Oosterse handschriften, (bijzondere) gedrukte werken, kaarten, atlassen, prenten,  tekeningen en foto’s.    Volgens een globale schatting bevatten de collecties Westerse handschriften  (uitgezonderd de Universiteitsarchieven) in totaal ca. 2.500 middeleeuwse handschriften  en fragmenten, waarvan 500 Middelnederlandse en 25.000 moderne handschriften,  400.000 brieven en 3.000 geannoteerde gedrukte werken. Hiervan zijn ongeveer 300  Middelnederlandse, 3.000 moderne handschriften en 50.000 brieven  een langdurig  bruikleen van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde.     De zwaartepunten zijn op de eerste plaats de Latijnse en Griekse handschriften, onder  meer uit de verzamelingen van Vossius, Perizonius, Scaliger en Vulcianus. Verder  kunnen worden genoemd de verzameling Middelnederlandse handschriften, de Leidse  collegedictaten, de ca. 100 alba amicorum, merendeels ook van Leidse geleerden en  studenten, en de manuscripten betreffende de latere Nederlandse letterkunde en  vaderlandse geschiedenis. Een aantal collecties wordt apart bewaard, op naam van de  vroegere bezitter. De belangrijkste collectie wordt gevormd door de Codices Vossiani,  die bestaat uit ruim zevenhonderd handschriften uit het bezit van Isaac Vossius (1618‐ 1689). Daarnaast zijn vele deelcollecties onder een of meer nummers opgenomen in twee  grote ʹopenʹ fondsen: de Codices Bibliothecae Publicae Latini (BPL) en de handschriften  van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde (LTK). Nieuwe aanwinsten worden  in deze collecties of, vanwege hun intrinsieke waarde, als zelfstandige collectie geplaatst.     Binnen de handschriftencollecties nemen de wetenschappelijk archieven van Leidse  geleerden een belangrijke positie in. Voorbeelden zijn de wetenschappelijke  aantekeningen en correspondentie van de historicus Johan Huizinga (1872‐1945), het  archief van de wis‐ en natuurkundige Jan Hendrik Oort (1900‐1992), en de collectie  papieren en documenten afkomstig van Theodoor Paul Galestin (1907‐1980), hoogleraar  in de archeologie en kunstgeschiedenis. De UB Leiden bezit eveneens een groot aantal  archieven van particuliere instellingen, waaronder het archief van de Maatschappij der  Nederlandse Letterkunde, het archief van de Waalse Kerken in Nederland (Bibliothèque  Wallonne), het archief van de Bibliotheca Thysiana, het archief van het Legatum  Stolpianum, het bedrijfsarchief van uitgeverij De Erven F. Bohn, het bedrijfsarchief van  uitgeverij Bohn Stafleu Van Loghum en het bedrijfsarchief van A.W. Sijthoff’s  Uitgeversmaatschappij.     Binnen de Universiteit Leiden worden er op verschillende plekken  wetenschapsarchieven bewaard. Deze archieven zijn van belang voor de bestudering  van de wetenschapsgeschiedenis van de eigen universiteit en de diverse vakgebieden. 

5

Een voorbeeld hiervan is het Sterrenwachtarchief waarin zich de nalatenschappen van  een aantal internationaal belangrijke Nederlandse sterrenkundigen bevindt. In de  komende periode zullen deze archieven geïnventariseerd worden en waar mogelijk naar  de UB worden overgebracht. Ze zullen dan worden geinventariseerd, geconserveerd en,  indien wenselijk, gedigitaliseerd. Met het oog op deze doelstelling is in 2007 door de UB  een conservator archieven aangetrokken.    Tot de Bijzondere Collecties bij de UB behoren, anders dan bij andere universiteiten, ook  de (statische) bestuursarchieven van de Universiteit Leiden. De Universiteitsbibliotheek  is door de Algemeen Rijksarchivaris aangewezen als centrale archiefbewaarplaats van  de universiteit. Dat brengt met zich mee dat de UB verantwoordelijk is voor het beheer  en de beschikbaarstelling van de gedeponeerde archieven, binnen de daarvoor geldende  regels van openbaarheid.    Het aantal gedrukte werken van vóór 1800 wordt geschat op 150.000 items, waaronder  ca. 750 incunabelen (drukken van vóór 1501). Zwaartepunten in dit deel van de collectie  vormen de werken over de geschiedenis van de Leidse universiteit en werken gedrukt te  Leiden; de boeken van Leidse hoogleraren en van auteurs die aan de Universiteit  verbonden waren; werken op het gebied van de klassieke filologie, de rechtswetenschap,  de geneeskunde en natuurwetenschappen, de (kerk)geschiedenis en theologie. De  collectie bevat vele duizenden werken die niet in andere bibliotheken in Nederland  voorkomen. In de loop van vier eeuwen is het boekenbezit vooral vermeerderd dankzij  de legaten, schenkingen en aankopen uit het bezit van geleerden. Hiertoe behoren ook  de meer dan 150.000 gedrukte werken van de Bibliotheek van de Maatschappij der  Nederlandse Letterkunde, sinds 1876 als langdurig bruikleen gedeponeerd in de  Universiteitsbibliotheek. De overheid heeft door de eeuwen heen het boekenbezit van de  Leidse universiteit verrijkt door belangrijke aankopen, deponeringen en overdracht van  collecties. In de bibliotheek is bovendien een grote collectie pamfletten aanwezig, die een  mooie aanvulling vormt op de pamflettencollectie van de Bibliotheca Thysiana.    De Oosterse Collecties omvatten publicaties in meer dan 100 talen en alle soorten en  typen materiaal, zowel gedrukt als geschreven, en kennen in principe geen begrenzing  qua periode. Ook inhoudelijk zouden de collecties kunnen worden gekenschetst als een  algemene bibliotheek voor de bestreken cultuurkringen. De rijke collectie weerspiegelt  het belang dat de bestudering van de Oriënt van oudsher heeft gespeeld in het profiel  van de Leidse Universiteit. Dit werd ingegeven door theologische, taalkundige, politieke  en commerciële interesses. In de kern bestaan de oosterse collecties uit de  nalatenschappen van vroege geleerden en schenkers als Josephus Justus Scaliger,  Jacobus Golius en Levinus Warner. De tijd van de grote overzeese expansie, met name in  Azië, vertaalde zich in een verlegging van de boekenstroom. Kwamen de boeken in de  17e en 18e eeuw vooral vanuit het Midden‐Oosten, vanaf het begin van de 19e eeuw zijn  grote collecties uit Zuid‐Oost Azië binnengekomen, maar ook wel uit India, China en  Japan. Heden ten dage is het beleid erop gericht een “wereldcollectie” betreffende niet‐

6

Westerse culturen aan te leggen, met een accent op de landen van de Islam. Onder de  latere schenkers moet een geleerde als Chr. Snouck Hurgronje genoemd worden en een  privé‐verzamelaar als A.P.H. Hotz.  In de vernieuwde bibliotheekorganisatie zijn de  moderne gedrukte werken, bij elkaar ca. 500 kasten, bij de Wetenschappelijke Collectie  gevoegd.     De totale omvang van de Orientalia, voor zo ver behorend tot de Bijzondere Collecties,  beloopt ca. 26.000 handschriften en ca. 40.000 gedrukte werken van vóór 1950. Verder is  er een belangrijke collectie van ca. 960 oude Japanse blokdrukken uit de verzameling  van Ph. Fr. Von Siebold en andere japanologen, 4 meter Nederlands‐Indische kranten uit  de 19e eeuw, de geluidscollectie van C. Snouck Hurgronje met 16 uur geluid uit  Indonesië en Arabië, ca. 1500 abklatschen van Islamitische inscripties op grafstenen in  Noord‐Sumatra, en diverse oude fotocollecties uit Indonesië en het Midden‐Oosten,  waaronder de fotocollectie Hotz, de foto’s van Chr. Snouck Hurgronje en de fotocollectie  van de Nederlands‐Indische Oudheidkundige dienst. Eveneens zijn belangrijke  verzamelingen prenten, plaatwerken en foto’s bij de oosterse collecties gevoegd. Als  collectie van uitzonderlijke omvang mag de verzameling Zaken Overzee worden  genoemd, die na de opheffing van het Ministerie van Koloniën is ondergebracht in de  Universiteit Leiden. Deze collectie bevat een groot aantal oude drukken dat tot de  bijzondere collecties wordt gerekend.     Het Prentenkabinet is sinds 1 januari 2003 in de UB ondergebracht. Het vindt zijn  oorsprong in een legaat van ca. 20.000 prenten en bijna 800 tekeningen van de Leidse  verzamelaar Jean Theodore Royer uit 1815. De collectie was in de eerste plaats bedoeld  voor wetenschappelijke studie. Vanaf 1823 werd de collectie deskundig beheerd,  ontsloten en uitgebreid. In de loop van de negentiende eeuw breidde de collectie zich  fors uit, vooral tengevolge van legaten en schenkingen. In 1907 stelde de Universiteit  Leiden een leerstoel kunstgeschiedenis in, waardoor het gebruik van de collectie beter  kon worden geïntegreerd in het onderwijs, een traditie waardoor de Leidse studie  kunstgeschiedenis zich tot op heden onderscheidt. De collectie prentkunst omvat  inmiddels ca. 100.000 bladen. Zij biedt een goed overzicht van de grafische kunsten in de  belangrijkste Europese landen van de 16e tot het begin van de 20e eeuw. De  Nederlandse grafiek is het beste vertegenwoordigd. De groei van de collectie kwam  vooral tot stand dankzij de gulheid van enkele verzamelaars die hun prenten aan het  Leidse kabinet vermaakten (onder meer N.C. de Gijselaar, G.J. de Jonge en recentelijk  Mr. P. Cleveringa) en door een actief aankoopbeleid. De portretverzameling maakt deel  uit van de verzameling prentkunst en bevat naar schatting 30.000 prenten. De kern  ervan wordt gevormd door de verzameling van J.T. Bodel Nijenhuis die in 1874 door de  staat werd gekocht ten behoeve van de Universiteit Leiden.     De collectie tekeningen, voor het overgrote deel van Nederlandse kunstenaars, beloopt  ca. 12.000 stuks. Vrijwel alle Nederlandse namen van enige betekenis zijn in de collectie  vertegenwoordigd. Tezamen met de verzameling reproducties van 60.000 stuks geeft zij 

7

een uitstekend overzicht van de ontwikkeling van de tekenkunst en de diverse genres,  stijlen en technieken. Belangrijke aanwinsten waren de al genoemde schenking van Jean  Theodore Royer in 1815, de aankoop van de collecties van de Amsterdamse arts Welcker  in 1957 en van de kunsthistoricus Staring in 1969, evenals van een aanzienlijke  hoeveelheid afzonderlijke stukken, die vaak met financiële steun van Stichting Vrienden  van het Prentenkabinet werden verworven. De collectie tekeningen is recentelijk  uitgebreid met 2000 anatomische tekeningen, die een aanvulling vormen op de al langer  aanwezige collectie anatomische tekeningen.    Hiernaast moet ook de collectie Icones Leidenses genoemd worden, de portretcollectie van  de Universiteit Leiden. Deze bestaat uit een paar honderd schilderijen waarvan er zich  ca. 90 in de collectie van de UB bevinden. De portretten zijn toegankelijk via een  gedrukte catalogus met dezelfde naam.    De fotocollectie van het Leidse Prentenkabinet is de oudste publieke fotocollectie van  Nederland. Vanaf de eerste decennia van de twintigste eeuw is door particuliere  collectioneurs de basis gelegd voor een fotografische verzameling. In 1953 wist Prof. Dr  H. van de Waal geld bijeen te brengen om de toonaangevende particuliere verzameling  van Auguste Grégoire te kopen. Daarop schonk de Bond van Nederlandsche  Amateurfotografen haar museumcollectie. In 1970 werd de collectie in één slag  verdubbeld door de schenking van de verzameling Muller Massis. De talrijke  uitbreidingen van de verzameling, waarin geen enkele grote Nederlandse naam  ontbreekt, heeft inmiddels een grote collectie (bijna 90.000 items en 800 apparaten) van  internationale faam en grote cultuurhistorische waarde opgeleverd. De collectie bevat  zeer bijzondere en kostbare specimina van international fotografie en geeft in een  speciaal verzamelaccent tevens goed de ontwikkelingen van de fotografie in Nederland  weer. Niet alleen is de zogenaamde ‘kunstfotografie’ verzameld. Ook allerlei meer  sociologisch interessante verschijningsvormen van fotografie, zoals familie‐, reis‐ en  koloniale fotografie zijn vertegenwoordigd.    De collectie Kaarten en Atlassen omvat onder meer ca. 60.000 kaarten (waarvan ca. 3.000  getekende), ca. 1.500 atlassen, 24.000 topografische prenten (voor Nederland uniek wat  betreft het niet‐Nederlandse deel), 1.600 topografische tekeningen van Nederland en  zeven globes. Veruit het belangrijkste deel van de collectie is afkomstig uit het legaat  van Johannes Tiberius Bodel Nijenhuis (1797‐1872). De oorspronkelijke collectie Bodel  Nijenhuis telde ca. 50.000 kaarten, 350 atlassen, 22.000 topografische prenten (ongeveer  een derde betrekking hebbend op Nederland) en 1.550 tekeningen van Nederland. De  collectie is uitgebreid met stukken die reeds uit vroeger eeuwen in de UB Leiden  berustten, waaronder de in 1689 verworven cartografische collectie van Isaac Vossius  (1618‐1689), bestaande uit 27 atlassen en 187 zestiende‐eeuwse kaarten. Verder is de  collectie uitgebreid met 332 handgetekende zeekaarten (1704‐1726) van de firma Van  Keulen (aangekocht in 1908), kaarten en atlassen van het voormalig Ministerie van  Koloniën (in 1963 en 1979), het archief van Youssouf Kamalʹs Monumenta Cartographica 

8

Africae et Aegypti (in 1959 in bruikleen gegeven en in 1988 door de erfgenamen van F.C.  Wieder geschonken), een collectie van 340 Nederlandse schoolatlassen van C. Koeman  (aangekocht in 1990) en 28 verschillende exemplaren van Guicciardiniʹs beschrijving van  de Nederlanden door H.P. Deys (geschonken in 1998 en 2000). Het verzamelbeleid is  gericht op het aanvullen van de oorspronkelijke collectie Bodel Nijenhuis, waarbij de  zwaartepunten liggen op kaarten van Nederland, België en de voormalige koloniën,  kaarten en atlassen van Nederlandse cartografen en uitgevers en manuscriptkaarten.  Veel verwervingen hebben kunnen plaatsvinden dankzij de financiële steun van derden. 

9

2.  Visie op informatievoorziening  2.1. Beleid  In haar beleidsplan 2006‐2010 heeft de UB de ambitie kenbaar gemaakt om  universiteitsbreed een belangrijke rol te vervullen in het gebruik van de bijzondere  collecties ten behoeve van onderwijs en onderzoek. Wetenschappelijk  bronnenonderzoek, gebaseerd op de bestudering van unieke originele bronnen en  bronverzamelingen die aanwezig zijn bij de UB, past bij uitstek bij onderzoek dat  excellentie nastreeft en bij uitdagend onderwijs dat zich richt op getalenteerde studenten.  Om het onderwijs en onderzoek in de toekomst optimaal te kunnen bedienen, zal de UB  in de tweede fase van haar toekomstbeleid de huidige sector Bijzondere Collecties en het  Scaliger Instituut uitbouwen tot een Leiden University Special Collections Research Centre.  Dit centrum wordt een (fysieke en virtuele) onderzoeksomgeving waar een scala aan  faciliteiten wordt aangeboden om studenten, docenten en onderzoekers te ondersteunen  bij de bestudering van de bijzondere collecties en archieven en het gebruik ervan voor  onderwijsdoeleinden. De medewerkers, i.c. de conservatoren, zullen meer nog dan  voorheen de mogelijkheden van de collecties voor onderwijs en onderzoek gericht onder  de aandacht van de wetenschappelijke staf dienen te brengen, en ook zelf in staat  moeten zijn als ‘gastdocent’ in bepaalde cursussen op te treden en daarbij de  mogelijkheden van de bijzondere bronnen illustreren. Mede daarom zullen  conservatoren terdege op de hoogte moeten blijven van de onderwerpen die bij de  verschillende opleidingen in de belangstelling en op het programma staan.    Om één gemeenschappelijk, klantgericht en efficiënt beleid te kunnen voeren bij de  beschikbaarstelling van de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in één leeszaal als via  een vernieuwde digitale toegang, en om effectief naar buiten te kunnen optreden zijn de  vijf voormalige bijzondere afdelingen samengevoegd tot één sector Bijzondere Collecties.  Deze sector wordt nu gevormd door twee afdelingen. Eén onderdeel bestaat uit de  conservatoren, specialisten op die terreinen waarop de bijzondere collecties een  belangrijke gebruikswaarde hebben, dan wel anderszins geacht worden verder  uitgebreid en ontsloten te moeten worden. Het tweede onderdeel is primair gericht op  de dienstverlening rond de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in de leeszaal als door  middel van digitale toegang. 1  Ook de behouds‐ en restauratiemedewerkers behoren tot  dit onderdeel.   

 De belangrijkste systemen zijn:  de website van de UB ( http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl/collecties/bijzonder/ )  de bibliotheekcatalogus ( http://u‐cat.leidenuniv.nl/ )   Digital Special Collections ( http://disc.leidenuniv.nl )  Deze systemen worden nader toegelicht in hoofdstuk 6 van dit informatieplan. 1

10

In de komende jaren zal de digitale toegang tot de bijzondere collecties sterk verbeterd  en substantieel uitgebreid worden. In 2007 is een basis gelegd voor een infrastructuur  die het voor eindgebruikers mogelijk maakt om volledig transparant het ontsloten  materiaal te doorzoeken, zowel op collectieniveau als op itemniveau, waarbij  bijbehorende afbeeldingen en/of digitale full text  – indien voorhanden – worden  getoond. Naast de reeds beschikbare ontsluiting van bijzondere items in de catalogus, is  gewerkt aan toegang op collectieniveau met behulp van Encoded Archival Description  (EAD). Het ontsluiten op collectieniveau van in het geheel nog niet ontsloten onderdelen  van de bijzondere collecties zal de hoogste prioriteit krijgen.     Naast de steeds grotere rol die digitale toegang tot de collecties speelt blijft het belang  van een fysieke leeszaal, waar de originele bronnen geraadpleegd kunnen worden,  onverminderd groot. Nog afgezien van algemene overwegingen waarom een fysieke  leeszaal als universitaire studie‐ en ontmoetingsplek noodzakelijk blijft, geldt dit bij  uitstek voor de bijzondere collecties. Zelfs wanneer digitale kopieën beschikbaar zijn, is  het in handen hebben van de originele stukken een aparte sensatie en voor sommige  typen onderzoek onmisbaar. Ook valt vooralsnog niet te verwachten dat álle bijzondere  stukken in digitale vorm beschikbaar komen. De beschikbaarstelling ter plaatse van  items behorend tot de bijzondere collecties blijft daarom van groot belang. Ook nog niet  ontsloten delen van de bijzondere collecties dienen voor onderzoekers beschikbaar te  zijn. Daarbij worden specifieke eisen gesteld aan veiligheid, toezicht en zorgvuldigheid  in de omgang met het materiaal. Ondanks de verscheidenheid van materialen zijn de  overeenkomsten als gevolg van zeldzaamheid, kostbaarheid en/of kwetsbaarheid in dat  opzicht groter dan de verschillen. De werkprocessen, die nu voor de verschillende  materiaaltypen soms nog uiteen lopen, moeten op elkaar afgestemd, gestroomlijnd,  schriftelijk vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd worden. Dit betreft onder  meer de regels voor welke materialen wel en niet ter inzage worden gegeven, waarbij  binnen de kaders van deze regels de fysieke staat van de individuele objecten  uiteindelijk doorslaggevend is. Procedures voor het afhandelen van bruikleenverzoeken  en van aanvragen voor analoge en/of digitale kopieën van bijzondere items moeten  worden gestroomlijnd en vastgelegd. Dit punt wordt in paragraaf 5.6 van dit  informatieplan nader besproken.    Voor alle universiteitscollecties wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een  Collectieplan, waarin zowel in kaart gebracht wordt wat de zwaartepunten zijn in de  bestaande bijzondere collecties, als gekeken wordt naar het gebruik daarvan. Het gaat  daarbij om het actuele gebruik, met name in onderwijs en onderzoek aan de Universiteit  Leiden, en om het verwachte gebruik op langere termijn, ook vanuit internationaal  gezichtspunt. In dit plan wordt ook aangegeven op welke onderdelen de bijzondere  collecties, naast het voor alle onderdelen geldende behoudsbeleid, verder uitgebouwd  en ontsloten dienen te worden. Op die terreinen zal de UB dan moeten kunnen  beschikken over ter zake kundige conservatoren. Het conserveringsplan behandelt het  duurzame behoud (inclusief noodzakelijke restauraties) en de veiligheid van de 

11

bijzondere collecties, zowel de preventieve maatregelen die genomen moeten worden  ter voorkoming van calamiteiten, als een handelingsplan om schade te beperken  wanneer zich desondanks incidenten hebben voorgedaan. Het Collectieplan Bijzondere  Collecties wordt geïntegreerd in het collectieplan voor de bibliotheekcollecties van de  Universiteit van Leiden.    In het verlengde van het bovenstaande dient de komende jaren de vraag beantwoord te  worden of en in hoeverre in de toekomst ook ‘bijzondere digitale collecties’ deel van de  Bijzondere Collecties zullen uitmaken. Vanuit het oogpunt van beschikbaarstelling lijkt  er niet direct sprake van bijzondere kostbaarheid, kwetsbaarheid of zeldzaamheid.  Vanuit het oogpunt van duurzaam behoud vormt alle digitaal materiaal echter nog  steeds een probleem, dat wel op de agenda staat, maar nog niet definitief is opgelost.  ‘Bijzonder’ digitaal materiaal is in dit opzicht niet wezenlijk verschillend van ander  digitaal materiaal. Vanuit het oogpunt van verwerving kan echter wèl verwacht worden  dat een bepaalde vorm van zeldzaamheid kan voorkomen: het tijdig signaleren en op  een veilige plaats opslaan van digitale bestanden zal niet altijd op een reguliere,  systematische manier kunnen gebeuren.     Tot slot moet worden vermeld dat de sector Bijzondere Collecties actief zal gaan  participeren in onderzoeksprogramma’s van instituten en faculteiten voor onderzoek  waarbij de inventarisatie, ontsluiting, gebruik en bestudering van bijzondere collecties  en wetenschappelijke archieven een onderdeel van het project uitmaken. De UB zal  verkennen of onderzoeksprojecten die de bijzondere collecties als onderzoeksobject  gebruiken hun onderzoeksresultaten kunnen koppelen, plaatsen of creëren in de digitale  infrastructuur van de UB waardoor de informatie over de bijzondere objecten verder  verrijkt kan worden. Om deze doelstelling te realiseren zal de UB een centrale en  coördinerende rol vervullen bij het beheer van de bijzondere collecties en  wetenschapsarchieven die elders binnen de universiteit worden bewaard. De meeste  collecties zijn te vinden bij bibliotheken met Oosterse collecties behorend tot de Faculteit  der Letteren, onder meer de collecties van het Instituut Kern, Japanologie en  Koreanistiek, en Sinologie. Ook elders in Leiden, al of niet binnen bibliotheken, worden  bijzondere verzamelingen beheerd. Het Academisch Historisch Museum, het  Anatomisch Museum en Nationaal Herbarium Nederland zijn voorbeelden van  universitaire instellingen met zulke collecties. Ook in de niet‐universitaire Leidse  instellingen Naturalis en het Museum Boerhaave bevinden zich belangrijke bijzondere  verzamelingen.    Juist waar het gaat om bijzondere collecties binnen letterenbibliotheken dient de  komende jaren nader onderzocht te worden of samenwerking met de centrale UB inzake  de ontsluiting en beschikbaarstelling nagestreefd moet worden. Samenwerking bij het  organiseren van tentoonstellingen lijkt met alle Leidse universitaire bijzondere collecties  interessante mogelijkheden te bieden. Ook zullen er projecten worden ontwikkeld  waarbij studenten onderzoek naar en ontsluiting van de bijzondere collecties gaan 

12

combineren en waarvan de resultaten zichtbaar zullen worden gemaakt in de virtuele  onderzoeksomgeving. 

2.2. Doelgroepen van de sector Bijzondere Collecties  Zoals al eerder vermeld is de rol van de Leidse bijzondere collecties direct gerelateerd  aan het onderzoek en het onderwijs aan de Leidse universiteit. De reikwijdte, de diepte  en de rijkdom van dit bronmateriaal maakt bepaald onderzoek en onderwijs mogelijk,  met name op het vlak van de geesteswetenschappen. De opleidingen Nederlands,  Geschiedenis, Kunstgeschiedenis, Boekwetenschap, Talen & Culturen van het Midden‐ Oosten (TCMO) en Talen & Culturen van Zuid‐Oost Azië en Oceanië (TCZOAO) maken  veelvuldig gebruik van de Bijzondere Collecties van de UB Leiden. Door deze  opleidingen worden op regelmatige basis colleges binnen de UB georganiseerd, zodat  studenten direct in aanraking kunnen komen met het bronnenmateriaal. Omdat de  collecties voor een groot deel uit unica bestaan brengen deze hiernaast ook onderzoekers  van elders, vaak vanuit het buitenland, naar Leiden.     De UB richt zich echter niet alleen op de academische gemeenschap, maar stelt haar  collecties tegelijkertijd ook open voor een breed geïnteresseerd publiek. De bijzondere  collecties van de UB zijn vanwege hun verwevenheid met de ontwikkeling en de  geschiedenis van Nederland inmiddels een belangrijk onderdeel van het nationaal  cultureel erfgoed geworden. De UB wil deze rijke schatkamer zo veel mogelijk  openstellen voor iedereen die deze bronnen wil bestuderen. De dienstverlening van de  bibliotheek is dan ook zo laagdrempelig mogelijk ingericht. Iedere bezoeker kan  bijzondere materialen aanvragen op de leeszaal, en tentoonstellingen kunnen zonder  entreekosten worden bezocht. De website Digital Special Collections is eveneens volledig  open en kan kosteloos door iedereen en vanaf elke locatie worden geraadpleegd.  

2.3. Het Scaliger Instituut  Het Scaliger Instituut is een gezamenlijk initiatief van de Leidse Universiteitsbibliotheek  en de Faculteiten van Letteren, Theologie en Wijsbegeerte, met als doelstelling het  bevorderen van onderwijs en onderzoek rond de Bijzondere Collecties van de  Universiteitsbibliotheek. Het instituut is opgericht bij het 425‐jarige bestaan van de  Universiteit Leiden in 2000. Op onderzoeksgebied geschiedt dit door het initiëren van  studieprojecten, het organiseren van lezingen en symposia, het publiceren van  onderzoeksresultaten en het verlenen van beurzen aan (gast)onderzoekers. Wat betreft  het onderwijs is het streven er op gericht om, in nauw overleg met de Leidse facultaire  opleidingen, door middel van colleges, cursussen, masterclasses of anderszins studenten  en aio/oio’s uit alle disciplines in contact te brengen met de grote rijkdom en  verscheidenheid van de Bijzondere Collecties. Een jaarlijkse winterschool is een  bijzondere uiting van het onderwijsprogramma.  

13

  Begin 2008 is binnen het Scaliger Instituut onderzoek verricht naar het gebruik van de  Bijzondere Collecties onder studenten, docenten en onderzoekers van de Universiteit  Leiden. 2  Via webenquetes, vragenlijsten op papier en een reeks van persoonlijke  gesprekken is een inventarisatie gemaakt van het huidige gebruik en van de wensen  vanuit de diverse factulteiten om de Bijzondere collecties in te zetten bij onderwijs en  onderzoek. Eveneens is onderzocht op wat voor manieren het gebruik van de Bijzondere  Collecties in de toekomst kan worden uitgebouwd. Bij het onderzoek is met name ook  contact gezocht met niet‐gebruikers zodat kon worden bekeken waarom de collecties  door hen momenteel niet worden benut en wat de Universiteitsbibliotheek zou kunnen  doen om dit te veranderen. Het uiteindelijke doel van dit onderzoek was om de  dienstverlening van de UB in de toekomst zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de  wensen die er bestaan. De resultaten van dit onderzoek zijn ook in dit informatieplan  verwerkt. 

 Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzsoek naar het gebruik van de Bijzondere  Collecties (januari‐maart 2008).  2

14

3.  De huidige informatievoorziening  3.1. Traditionele toegangen (gedrukte catalogi, kaartsystemen, inventarissen)  In het verleden is een groot aantal catalogi verschenen waarin het bezit van de Leidse  universiteitsbibliotheek wordt beschreven. Al in 1595 verscheen de Nomenclator, de  eerste complete gedrukte catalogus van een ʹopenbareʹ bibliotheek. Daniel Heinsius,  bibliothecaris van 1607 tot 1653, publiceerde bijgewerkte catalogi in 1612, 1623, 1636 en  1640. In de editie uit 1674 zijn tevens beschrijvingen van de oosterse handschriften  opgenomen. De laatste complete inventarisatie in druk van het bezit van de Leidse  universiteitsbibliotheek is de catalogus van 1716: Catalogus librorum tam impressorum  quam manuscriptorum Bibliothecae Publicae Universitatis Lugduno‐Batavae, opgesteld door  bibliothecaris W. Senguerd. Een supplement op deze catalogus (gepagineerd 501‐534)  verscheen in 1741.   De catalogi die na 1741 verschenen beperken zich tot delen van het Leidse bezit. Een  overzicht van deze catalogi is te vinden in de collectiebeschrijving Collectie Catalogi van  Leids bibliotheekbezit (1595‐2006). 3    Catalogi van handschriften worden gepubliceerd in de serie Codices Manuscripti. Voor de  Westerse handschriften zijn gedrukte catalogi beschikbaar van de collecties d’Ablaing,  Beets, BPG, BPL, Huizinga, Huygens, LTK, Marchand, Meijers, Miskotte, Museum  Catsianum, Oort, Perelesin, Perizonius, Scaliger, Van Schooneveld, Stolp, Vossius,  Vulcanius. Belangrijke catalogi met beschrijvingen van Oosterse handschriften zijn de  Catalogus codicum Orientalium Bibliothecae Academiae Lugduno‐Batavae (1851‐1877),  geschreven door R. Dozy, en de Catalogus codicum Arabicorum Bibliothecae Academiae  Lugduno‐Batavae. (1888‐1907), samengesteld door M.J. de Goeje. De laatste decennia zijn  de Oosterse collecties per taal beschreven in wetenschappelijke catalogi en handlists,  bijvoorbeeld de Handlist of Arabic manuscripts in the library of the University of Leiden and  other collections in the Netherlands (1980), van P. Voorhoeve. Andere taalcollecties zijn  beschreven door bv. Pigeaud (Javaans), Hinzler (Balinees), Voorhoeve (Atjehs, Bataks),  Wieringa (Maleis), Schmidt (Turks), Van der Heide (Hebreeuws). Voor het  Prentenkabinet zijn catalogi beschikbaar voor onder meer de collecties D.P.G. Humbert  de Superville en Piet Cleveringa. De Nederlandse atlassen en kaarten uit de bibliotheek  van Isaac Vossius zijn in 1981 beschreven door D. de Vries, en in 1986 is door P.P.W.J.  van den Brink een overzicht opgesteld van de manuscriptkaarten en kaartboeken van  het Nederlandse grondgebied voor 1700. Ruim 3.000 kaartbeschrijvingen zijn  opgenomen in twee G.G.C.‐catalogi, één regionaal en één op naam. De 332 Van  Keulenkaarten zijn in 2005 integraal opgenomen in ʹThe Van Keulen Cartographyʹ onder  redactie van D. de Vries.   De URL van deze collectiebeschrijving is  https://disc.leidenuniv.nl/view/xserver/view.jsp?request=ubl091  

3

15

Naast deze gedrukte catalogi vormen ook de kaartcatalogi in de catalogiruimte een  belangrijke toegang. De kaartcatalogi van de Westerse handschriften bevatten  alfabetische ingangen op auteurs, en op onderwerpen van anonieme teksten (ook van  albuminscripties, kopiisten en bezitters; systematische ingangen op literatuur over de  Leidse handschriften). Verder is er het Apparaat Molhuysen, een kaartindex op  gepubliceerde brieven van Nederlandse geleerden, en de Bibliotheca Neerlandica  Manuscripta, een in 1938 met steun van de overheid en particulieren verworven  documentatiesysteem betreffende de Middelnederlandse handschriften in de wereld,  aangelegd door de filoloog, codicoloog en bibliothecaris W. de Vreese.     De handgeschreven journaals voor de Westerse handschriften bevatten soms  acquisitiegegevens die in kaartsystemen ontbreken.     Op het gebied van de gedrukte werken van zowel de Westerse als de Oosterse collecties  bieden de systematische kaartcatalogi een volledige dekking, met uitzondering van een  overgangsperiode eind jaren tachtig.     Voorts is er een drukkersregister, dat voor de Leidse drukken volledig is en voor  Nederland de collectie tot 1700 dekt, maar geen buitenlandse drukken bevat. De  kaartenverzameling is eveneens vanaf het begin van de 20ste eeuw ontsloten via een  kaartfichescatalogus, zowel regionaal als alfabetisch op persoonsnamen.     Binnen de collectie Kaarten en atlassen zijn de kaarten, kaartseries en kaartwerken  ontsloten via een geografisch geordende kaartcatalogus in de catalogiruimte. Voor  kaartseries is een map met indexkaarten in de leeszaal te raadplegen. Atlassen zijn  zowel geografisch als op maker (auteur/uitgever) ontsloten in een afzonderlijke  kaartcatalogus. Daarnaast is er een lijst van atlassen uit de Collectie Koeman beschikbaar.  Ook de Nederlandse topografische prenten zijn geografisch ontsloten in een  kaartcatalogus en hetzelfde geldt voor Nederlandse en buitenlandse topografische  tekeningen. Voor de buitenlandse prenten is een afwijkende kaartcatalogus beschikbaar  op de leeszaal met ingangen op plaatsnaam, geografische codering, onderwerp  (prospect, gebouw, onderdeel van gebouw) en kunstenaar. Van het archief van Youssouf  Kamal en het archief van de collectie Bodel Nijenhuis zijn voorlopige inventarissen  gemaakt.    Binnen de Oosterse Collecties zijn alle niet‐gedrukte materialen (kaarten, prenten,  handschriften) in eerste instantie geregistreerd in het “Journaal van het Legatum  Warnerianum”. Deze inventaris geeft informatie over de signatuur, de classificatie  binnen de collectie, de taal, enkele gegevens over de fysieke kenmerken en over de  inhoud, de herkomst en vaak ook de prijs. Een beperkt deel van deze inventaris is  gedigitaliseerd.   

16

Het Prentenkabinet beschikt voor de portretverzameling over een kaartcatalogus op  naam van de geportretteerde. 

3.2. Interne digitale toegangen (Wordbestanden, cd’s & dvd’s)  Ter ondersteuning van de werkzaamheden die plaatsvinden binnen de afdeling  Bijzondere Collecties zijn verschillende digitale werkbestanden aangelegd. Deze  bestanden kunnen ook voor andere doeleinden benut worden, bijvoorbeeld voor  digitaliseringsprojecten.     ƒ De bibliotheek voldoet, als het materiaal het toelaat, aan verzoeken om microfilms,  foto’s en ander reprografisch materiaal van boeken, handschriften, kaarten en  prenten. Van de aangevraagde digitale reproducties worden over het algemeen  kopieën op DVD bewaard, en de inhoud van deze DVD’s is geïnventariseerd in een  Excel spreadsheet.  ƒ Van de inventaris van Oosterse handschriften zijn enkele delen gedigitaliseerd en  opgenomen in de on‐line catalogus van de bibliotheek. Het betreft de Codd. Or.  11.000‐12.000 en 25.309‐26.535.  ƒ Binnen de UB is in 2002 een restauratieatelier ingericht dat zich bezig houdt met het  conserveren en restaureren van kwetsbare oude boeken en  handschriften. Over alle  objecten die in behandeling zijn genomen worden in een MS Access database  uitgebreide gegevens vastgelegd over onder meer de titel, het materiaaltype, de aard  van de beschadiging, en de gehanteerde behandelmethode.  

3.3. De bibliotheekcatalogus  De geautomatiseerde bibliotheekcatalogus van de UB Leiden bevat het volledige bezit  aan boeken en tijdschriften (gedrukt en elektronisch) van de Universiteit Leiden. Van de  bijzondere collecties zijn alle oude drukken, atlassen en geannoteerde boeken in de  bibliotheekcatalogus aanwezig. Daarnaast is ook het grootste gedeelte van de brieven in  de catalogus opgenomen.     In 2005 zijn 15.000 kaarten van Nederland, België en Luxemburg aan de hand van de  fiche‐catalogus digitaal ingevoerd in de catalogus. In 2006 zijn ca. 3000 beschrijvingen  van Oosterse manuscripten geconverteerd naar Pica3‐records en op deze wijze  ingevoerd in de publiekscatalogus.     Voor de kaarten en brieven is een aparte deelcatalogus aangemaakt, waarbij de  presentatie en de zoekmogelijkheden zijn afgestemd om het specifieke materiaal. Alle  gedrukte werken zijn op onderwerp ontsloten. Voor de werken uitgegeven vóór 1963  moet hiervoor de Oude Systematische Catalogus worden geraadpleegd, want deze  coderingen zijn niet opgenomen in de catalogus. De Oude Systematische Catalogus 

17

bevat ook gegevens over de herkomst en de signatuur van vóór 1865. De publicaties  uitgegeven vanaf 1963 zijn deels ontsloten met de Nieuwe Systematische Catalogus  (1963‐2001) en deels met de Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (vanaf 1992).  De codes en trefwoorden hiervan zijn in de bibliotheekcatalogus opgenomen.     Gedrukte werken worden in eerste instantie gecatalogiseerd volgens de Pica3‐standaard.  Deze records worden vervolgens automatisch geconverteerd naar de internationale  Marc21 (Machine Readable Cataloguing ; DEN ICT‐register C.02.02.01.03.01) standaard.    De UB Leiden heeft de ambitie om ook alle overige bijzondere deelcollecties op item‐ niveau te beschrijven in de bibliotheekcatalogus. Het overgrote deel van de  handschriften, prenten, tekeningen en foto’s zijn al op item‐niveau beschreven in het  programma Digitool. Deze beschrijvingen zullen op termijn worden overgezet naar de  on‐line catalogus. Itembeschrijvingen van de overige deelcollecties zullen in het kader  van projecten rond deze materialen beschikbaar komen. 

3.4. Digital Special Collections  In November 2007 is de website Digital Special Collections in productie genomen. 4  Dit is  een website die toegang biedt tot meer dan 50.000 afbeeldingen en 100.000  beschrijvingen van handschriften, brieven, archieven, oude drukken, prenten,  tekeningen, fotoʹs, fotografica, kaarten en Oosterse collecties. In de database zijn  eveneens ca. 115.000 bibliografische records opgenomen, die veelal gekoppeld zijn aan  digitale afbeeldingen. Bij de afbeeldingen bestaan verschillende mogelijkheden om het  materiaal virtueel te onderzoeken. Zo kan er in‐ en uitgezoomd worden om details te  bekijken op kaarten en kunnen paginaʹs naast elkaar geplaatst worden voor  tekstvergelijking. De website is gebaseerd op het programma Digitool van Ex Libris.     Bij het vastleggen van informatie over de objecten en de bestanden wordt in Digitool  uitsluitend gewerkt met open internationale standaarden. Zo worden  itembeschrijvingen aangemaakt in Marc21. Transcripties worden gecodeerd in TEI (Text  Encoding Initiative ; DEN ICT‐register C.03.01.12.01) en samengestelde digitale objecten  worden gecodeerd via de standaard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard ;  DEN ICT‐register C.02.02.01.03). Collectiebeschrijvingen zijn vervaardigd op basis van  EAD ( Encoded Archival Description ; DEN ICT‐register C.02.02.01.04 ). Door gebruik te  maken van EAD kan voor iedere collectie op een uniforme manier informatie worden  vastgelegd over onder meer de inhoud, de omvang en de herkomst van de collectie als  geheel. Bij archiefcollecties wordt naast deze algemene beschrijving ook informatie  gegeven over de afzonderlijke collectieonderdelen. Aan de EAD wordt in dat geval een  inventaris toegevoegd. Momenteel zijn ruim 100 EAD‐beschrijvingen beschikbaar van  onder meer de collecties d’Ablaing, Hemsterhuis, Gronovius, Burmannus, De Jong,   De URL is http://disc.leidenuniv.nl

4

18

Fruin, Boekenoogen, Galestin, Hotz, Snouck‐Hurgronje, Gützlaff, Boom, Cleveringa en  Grégoire. In 2008 zullen daar nog eens 25 beschrijvingen aan worden toegevoegd. Het  streven is om in 2009 alle collecties te hebben ontsloten via EAD. 

3.5. De UB‐website  Naast de bovengenoemde bronnen kan eveneens veel informatie gevonden worden via  de website‐pagina’s van de Bijzondere Collecties. De website van de UB is in 2007 in het  kader van een universiteitsbreed project volledig vernieuwd. De website is hierbij  omgevormd naar een vraaggerichte website. De webpagina’s worden beheerd via het  Tridion Content Management System. 

19

4.  Taken en werkprocessen    Het onderstaande diagram biedt een schematisch overzicht van de werkprocessen die  binnen de sector Bijzondere Collecties worden uitgevoerd. In het geheel van de  werkprocessen binnen de sector nemen de collecties uiteraard een centrale positie in. De  sector levert rond deze collecties een aantal diensten en producten ten behoeve van de  bezoekers van de bibliotheek en externe erfgoedinstellingen. De term ‘bezoekers’ moet  ruim worden opgevat. Deze verwijst naar de doelgroepen die in paragraaf 3.2. zijn  beschreven: onderzoekers, docenten, studenten, alumni en algemeen geïnteresseerden  uit binnen‐ en buitenland.   

 

    4.1. Acquisitie   De sector heeft een taak in de uitbreiding van de bijzondere collecties, en probeert hierbij  te voldoen aan de vraag vanuit onderwijs en onderzoek van vooral de Universiteit  Leiden, maar ook aan de vraag vanuit andere nationale en internationale instellingen.  Collectievorming vindt enerzijds plaats door aankopen en anderzijds door schenkingen  en legaten. Voor het doen van aankopen wordt de markt in de gaten gehouden, worden  veiling‐ en handelaarscatalogi bestudeerd, en worden handelshuizen en galeries bezocht.  Overleg met collega‐collectiespecialisten van andere instellingen kan van groot belang 

20

zijn bij het doen van aankopen. Het aanschafbeleid kan via deze weg worden afgestemd  worden overlappingen te vermijden. Daarnaast is overleg met mogelijke externe  geldschieters (Vriendenverenigingen, andere fondsen) wenselijk. Collectievorming vindt  plaats vanuit een grondige kennis van de aanwezige collecties en wensen vanuit de  opleidingen. Collectievorming door schenkingen e.d. wordt vooral beïnvloed door het  onderhouden van netwerken.  

4.2. Conserveren en restaureren  Een tweede belangrijke taakstelling van de sector is het beheren en beschermen van de  collecties zodat ook latere generaties er nog gebruik van kunnen maken. Om stukken  fysiek toegankelijk te maken worden archieven en collecties geordend, genummerd,  gefolieerd, geëtiketteerd, opgeborgen in zuurvrije omslagen of in dozen en geplaatst in  kluis of magazijn. In de kluis worden verschillende plaatsingssystemen gebruikt. Dit is  deels afhankelijk van de aard van het materiaal, en deels van de deelcollectie waartoe  stukken van oudsher behoren.    Boeken en overige objecten die te slecht zijn om na gebruik weer op de plank te zetten,  of zelfs vooraf te kwetsbaar blijken om uit te geven, komen in aanmerking voor  conservering/restauratie. Objecten worden ter restauratie aangeboden naar aanleiding  van:    ƒ aanvragen van boeken door gebruikers voor raadpleging op de leeszaal of voor  reproducties  ƒ aanvragen van objecten voor tentoonstellingen (evt. bijdrage in kosten)  ƒ binnenkomst van nieuwe aanwinsten    Tot slot kan het benutten van externe financiering van conserveringsprojecten een  aanleiding zijn voor conserveringsactiviteit.    Een andere  ‘aangever’ van conserveringsprojecten kan zijn de ontsluiting van een  collectie:  ƒ een collectie wordt ontsloten en er verschijnt een catalogus waarin reproducties  moeten verschijnen, waarvoor conserverende behandelingen noodzakelijk zijn,  bijvoorbeeld papyri  ƒ een collectie wordt ontsloten waarna een toename in het gebruik wordt verwacht en  de toestand van de objecten staat dat gebruik niet toe. Een voorbeeld hiervan is de  Huygenscollectie.    Oud materiaal dat nieuw bij de UB binnenkomt is een potentiële bron van besmetting.  Het kan insecten, schimmel of bacteriën herbergen. Om te voorkomen dat de collecties  wordt gecontamineerd is een quarantaineruimte ingericht waar het nieuwe materiaal  tijdelijk geplaatst kan worden. 

21

4.3. Ontsluiting  Om een inzicht te kunnen geven in de materialen die worden beheerd moeten deze  uiteraard goed worden beschreven. Het gaat hierbij niet alleen om het beschrijven van  nieuwe aanwinsten. Catalogiseren en digitaliseren kan ook retrospectief plaatsvinden.  Dit kan op twee niveau’s:    ƒ collectieniveau: beschrijven van (deel)collecties (beschikbaarstelling via EAD)  ƒ itemniveau: beschrijven van individuele objecten. Dit kan op een oppervlakkige  manier plaatsvinden middels ‘short titles’ of meer diepgaand.    Daarnaast worden diverse documentatiesystemen bijgehouden van publicaties die  stukken uit de Leidse bijzondere collecties als onderwerp hebben, de zogenaamde  secundaire literatuur.    Op dit moment wordt een beperkt deel van de bijzondere collecties (oude drukken,  brieven (deels) en kaarten (deels) ontsloten in de geautomatiseerde catalogus. Deze  beschrijvingen worden niet door de sector Bijzondere Collecties vervaardigd, maar door  de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer (VOM). Prenten, tekeningen,  foto’s en handschriften worden ontsloten via Bijzondere Collecties Digitaal. 

4.4. Fysieke beschikbaarstelling  Bezoekers van de Leeszaal Bijzondere Collecties kunnen ter plekke stukken aanvragen  en inzien. Het aanvragen van stukken uit de Bijzondere Collecties gebeurt voor het  grootste deel handmatig: de bezoeker vult een aanvraagbonnetje in, en de medewerker  haalt de gevraagde stukken uit de kluis. Op de balie van de Leeszaal ligt een gastenboek  waarin men zich bij elk bezoek dient in te schrijven (naam, adres, voor welk deel van de  collectie men komt en reden van het bezoek). Vóor afgifte van de stukken aan de  bezoeker worden bepaalde materialen eerst gewogen. Soms kan in plaats van het  origineel worden volstaan met de uitgifte van digitale reproducties, microfilms,  microfiches of bruikbare facsimile’s. De meeste oude drukken zijn opvraagbaar via de  geautomatiseerde catalogus. Aanvragen, afgifte en retourontvangst lopen voor dit  materiaal volledig geautomatiseerd via het bibliotheeksysteem.     De Leeszaal Bijzondere Collecties is in 2007 en 2008 grondig verbouwd, en is op 4 maart  2008 geopend voor het publiek. De leeszaal is voorzien van een nieuw interieur en er is  eveneens een stiltegebied gecreëerd, waar men in alle rust kan werken, tegenover een  gebied rondom de balie waar meer activiteit plaatsvindt. Ook bestaat er nu de  mogelijkheid om een draadloze verbinding te maken met het internet en met het  universitaire netwerk.   

22

Bij de fysieke beschikbaarstelling is het van belang dat het materiaal op de juiste wijze  gehanteerd wordt. De baliemedewerker heeft als taak om de bezoeker hiervoor  aanwijzingen te geven. Bezoekers die zeer kostbare of kwetsbare materialen ter inzage  hebben krijgen een plaats toegewezen in de zaal. De baliemedewerkers houden toezicht  op alle bezoekers in de zaal. Er is momenteel ook camerabewaking aanwezig. Alle  materialen worden, voordat zij worden uitgegeven, gewogen met een zeer gevoelige  weegschaal. Na terugontvangst worden de materialen opnieuw gewogen, om te bepalen  of alle objecten volledig zijn geretourneerd. Hierna gaan de objecten terug naar de kluis  of het magazijn. De originele aanvraagbon wordt bewaard en periodiek gesorteerd.  

4.5. Bruikleenverzoeken  De Universiteit Leiden werkt mee aan het uitlenen van stukken uit de bijzondere  collecties voor tentoonstellingen met een wetenschappelijk en/of cultureel doel die bij  andere instellingen worden georganiseerd. In deze situatie kan het materiaal in  bruikleen worden gegeven voor de duur van de tentoonstelling. Verzoeken van binnen‐  en buitenlandse musea en bibliotheken voor het tentoonstellen van stukken uit de  bijzondere collecties worden afgehandeld volgens een vaste procedure. Na binnenkomst  van een officieel bruikleenverzoek wordt de fysieke staat van de aangevraagde stukken  én de  tentoonstellingsomstandigheden in de aanvragende instelling beoordeeld.  Stukken worden uitgeleend op basis van een bruikleenovereenkomst.  

4.6. Digitalisering  Het aanvragen van reproducties uit bijzondere werken vindt veelal plaats omdat  klanten dit nodig hebben voor studiedoeleinden of voor publicaties. De  baliemedewerkers bepalen in overleg met de klant wat men precies wil hebben. Zij  controleren of er al eerder reproducties van het gevraagde materiaal gemaakt zijn die  voor hergebruik in aanmerking komen (microfilms/fiches, dia’s, digitale bestanden). Zij  beoordelen eveneens aan de hand van de fysieke staat van het object of  en welke  reproductie mogelijk is. De bestelling wordt voorbereid voor de fotograaf, de voortgang  wordt bewaakt, er vindt controle plaats van het geleverde product en de verzending  wordt geregeld. De digitale opnamen die door klanten zijn aangevraagd worden steeds  bewaard, voorlopig op CD/DVD. In een Excelbestand wordt bijgehouden welke digitale  bestanden aanwezig zijn en op welke CD zij zich bevinden. Om hergebruik mogelijk te  maken wordt sinds kort zoveel mogelijk volgens een uniforme richtlijn gescand en  wordt het door de klant gevraagde formaat hiervan afgeleid.     Hiernaast participeert de UB ook in landelijke digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze  en het Geheugen van Nederland. Via beide programma’s kunnen collecties van nationaal  of internationaal belang integraal worden gedigitaliseerd.    

23

Bij tekstueel materiaal kan digitaliseren eventueel ook betrekking hebben op het  vervaardigen van een machine‐leesbare versie van de tekst. Bij moderne gedrukte  boeken kan dit over het algemeen worden gerealiseerd via OCR (Optical Character  Recognition). Bij handschriften zal de tekst handmatig moeten worden getranscribeerd.  Machine‐leesbare tekst kan worden gecodeerd met behulp van TEI (Text Encoding  Initiative). 

4.7. Analoge reproducties  In een aantal specifieke gevallen worden ook analoge reproducties vervaardigd op  microfilm of op dia.  Van deze reproducties wordt een moederexemplaar bewaard in de  filmkluis voor eventueel hergebruik. Registratie hiervan wordt bijgehouden in een  kaartsysteem.  

4.8. Digitale beschikbaarstelling  In 2007 is een infrastructuur opgezet voor het beheer en de presentatie van digitale  reproducties. Digitale objecten en beschrijvingen hiervan kunnen worden opgeslagen in  het programma Digitool. De publieksinterface van dit programma wordt aangeboden  onder de naam Digital Special Collections. 5

4.9. Informatievoorziening  Gebruikersondersteuning en voorlichting vinden plaats op diverse manieren en via  diverse kanalen. Gebruikers van de bijzondere collecties kunnen informatie vinden op  de website en kunnen met vragen terecht bij de balie van de leeszaal bijzondere  collecties (via mail, telefonisch, of face‐to‐face).     Bij de informatiefunctie van de afdeling gaat het om de volgende vormen van eerstelijns  informatievoorziening:     ƒ verstrekken van informatie over de diverse ontsluitingssystemen  ƒ catalogi, inventarissen (digitaal/gedrukt)  ƒ assisteren bij het gebruik van de verschillende informatiesystemen  ƒ doorverwijzen van bezoekers naar informatiespecialisten/conservatoren en externe  informatiebronnen  ƒ verstrekken van informatie over de handbibliotheek   

 http://disc.leidenuniv.nl  

5

24

Conservatoren geven tweedelijns ondersteuning bij de informatiefunctie en  onderhouden daarnaast directe contacten met onderzoekers en docenten op hun  vakgebied.    Kennis over de collecties wordt eveneens op de volgende manieren uitgedragen:    1. Verschillende bibliotheekmedewerkers participeren in het onderwijs binnen de  Universiteit Leiden of bij andere onderwijsinstellingen. Veelal gaat het hierbij om  cursussen, colleges, lezingen of symposia waarbij informatie over het  bibliotheekmateriaal wordt verstrekt.  2. Er worden tentoonstellingen ingericht waarin onderdelen van de collecties onder het  voetlicht worden gebracht. Het kan hierbij gaan om tentoonstellingen waarbij de  objecten fysiek worden geëxposeerd. In toenemende mate worden er ook digitale  tentoonstellingen samengesteld, waarbij digitale reproducties van de objecten en  beschrijvingen hiervan online kunnen worden bekeken. Soms verschijnt hierbij een  catalogus.  3. Over de collecties worden boeken en artikelen geschreven door medewerkers van de  bibliotheek.  

4.10. Samenwerkingsverbanden  De UB Leiden participeert in diverse nationale en internationale projecten.     ƒ De drukken van vóór 1501 zijn opgenomen in Incunabula Short Title Catalogue (ISTC)  en de in Nederland gedrukte werken uit de periode 1541‐1800 in de Short Title  Catalogue Netherlands (STCN)  ƒ De brieven die in de UB Leiden worden beheerd worden ontsloten via de Catalogus  Epistularum Neerlandicarum (CEN)  ƒ Medieval Manuscripts in Dutch Collections is een database met beschrijvingen van alle  Middeleeuwse handschriften van voor 1550 die in Latijns schrift zijn opgesteld en  die worden beheerd in openbare en semi‐openbare collecties in Nederland. Het  project is in september 2007 voltooid. Via deze website kan ook informatie worden  gevonden over de ca. 500 Leidse Middeleeuwse handschriften.  ƒ In 2003 is op initiatief van het Scaliger Instituut een project van start gegaan waarbij  onderzoek wordt verricht naar de Leidse botanist Carolus Clusius (1526‐1609). Eén  van de doelstellingen van het project is het digitaliseren van de correspondentie van  Clusius. Het grootste deel ervan berust in de UB Leiden en is in digitale vorm  toegankelijk via Digital Special Collections. Het project wordt deels gefinancierd door  NWO, en is ingebed in een internationaal netwerk van wetenschappers die zich  bezig houden met Carolus Clusius.  ƒ De UB neemt deel aan Metamorfoze, het nationaal programma voor het behoud van  het papieren erfgoed, en Het Geheugen van Nederland, het nationale programma voor  de digitalisering van het Nederlands cultureel erfgoed. In het verleden zijn subsidies 

25

ƒ

ƒ

ƒ

ƒ

ontvangen voor het conserveren, digitaliseren en ontsluiten van de collecties Beets,  Boekenoogen, Busken Huet, Haverschmidt en De Jong, en de correspondentie uit de  collectie Snouck Hurgronje. Programma’s als Metamorfoze en het Geheugen van  Nederland kunnen voor de UB Leiden interessant zijn omdat het materiaal hiermee in  een nationale context kan worden gepresenteerd aan een breed geïnteresseerd  publiek. De afbeeldingen en beschrijvingen bij de objecten kunnen worden  opgenomen in Digital Special Collections, zodat deze collecties dan digitaal doorzocht  en bestudeerd kunnen worden, met toegang via internet. Bovendien zullen de TIFF‐ bestanden in het e‐depot van de KB worden opgeslagen en langdurig bewaard.  Met het digitaliseren van de bijzondere collecties kan de UB Leiden veel meer  gebruikers binnen en buiten de Universiteit Leiden bereiken. Daarnaast maakt het  digitaliseren van tekstbestanden nieuwe vormen van wetenschapsbeoefening  mogelijk maken doordat (oude) teksten integraal doorzoekbaar gemaakt kunnen  worden. De UB Leiden heeft samen met de UB Amsterdam en de KB in 2006  eenmalig M € 3 gekregen van het Ministerie van OCen W voor het digitaliseren van  een deel van de bijzondere collecties. De selectie van het materiaal komt tot stand in  samenspraak met de onderzoekers. Het project, getiteld ‘Dutch Prints Online’ wordt  gecoördineerd door de KB en is inmiddels van start gegaan. Het heeft als doel om 1.3  miljoen pagina’s (of circa 5.000 boeken) uit de bijzondere collecties van deze 3  bibliotheken integraal beschikbaar te stellen via internet. Het betreft hier een eerste  stap in de richting van een nationaal programma digitalisering ten behoeve van de  geesteswetenschappen.  In samenwerking met de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de  Universiteit Leiden werkt de UB aan het project ‘Zorgen voor de archieven’ waarbij  het cultureel erfgoed in de archieven van de faculteit W&N wordt ontsloten en  beheerd. Eén van de deelprojecten richt zich op het archief van de Leidse  sterrenkundige de Sitter. De UB zal zorg dragen voor de conservering van het  materiaal, en zal eveneens de digitale toegankelijkheid van het archief verbeteren.  Het Centre of Art and Archaelogical Sciences (CAAS) is een samenwerkingsverband  tussen de TU Delft en de Universiteit Leiden waarbij innovatieve technologieën  worden ingezet bij het van archeologisch of kunsthistorisch onderzoek.  De Leidse instellingen met collecties op het gebied van de exacte wetenschappen  gaan samenwerken op een aantal terreinen om de collecties breed en digitaal  toegankelijk te maken. Het gaat om het Anatomisch Museum, Museum Boerhaave,  Hortus botanicus Leiden/Nationaal Herbarium Nederland, Naturalis en de  Universiteitsbibliotheek Leiden. De collecties van deze instellingen hebben vaak een  intellectueel of historisch verband. Door samenwerking en digitalisering zal dit op  een samenhangende wijze gepresenteerd worden. Dit kan een impuls geven aan  onderwijs en onderzoek. Zo bouwen de instellingen zowel hun rol in onderwijs en  onderzoek als hun publieksfunctie gezamenlijk verder uit.    

 

26

Bij de doelstelling om beschrijvingen en digitale reproducties ook in te zetten in een  ander kader, zoals thematische websites of informatieportals, is een aantal technische  aspecten van belang:    ƒ De object‐ en collectiebeschrijvingen moeten door externe partijen automatisch  gekopieerd worden voor hergebruik via OAI‐PMH.   ƒ Alle object‐ en collectiebescherijvingen moeten ook beschikbaar zijn in de 15  basisvelden van Dublin Core.   ƒ Metadata moeten eenduidig zijn gestructureerd via XML. Internationale lettertekens  moeten correct worden weergegeven door gebruik te maken van Unicode (UTF‐8).  ƒ Om koppelingen mogelijk te maken met informatie die zich elders in Nederland  bevindt, of daarbuiten, is het van groot belang dat er gebruik wordt gemaakt van  open en interationale standaarden. Een belangrijk voorbeeld van een open standaard  is XML (eXtensible Markup Language ; DEN ICT‐register C.02.01.01.10 ). Deze  standaard is open omdat W3C de specificaties van deze standaard integraal voor het  publiek heeft opengesteld. Door gebruik te maken van open standaarden wordt de  kans dat informatie op technische en inhoudelijk niveau kan worden uitgewisseld  aanzienlijk vergroot.  

27

5.  Knelpunten en uitdagingen    Hoofdstuk 3 bood een overzicht van de werkprocessen die binnen de sector Bijzondere  Collecties worden uitgevoerd. In dit hoofdstuk wordt aangegeven bij welke van deze  werkprocessen knelpunten bestaan. Eveneens wordt hierbij de vermoedelijke  oplossingsrichting aangegeven. De genoemde uitdagingen worden nader uitgewerkt in  hoofdstuk 7, “Vervolgprojecten”. 

5.1. Ontsluiting  5.1.1. Knelpunten  5.1.1.1.

5.1.1.2.

5.1.1.3.

Een groot deel van de bijzondere collecties is nog niet vindbaar via online  zoeksystemen. Collecties zijn vaak wel beschreven, maar alleen in niet‐digitale  toegangen. Deze bestaan uit gedrukte catalogi, inventarissen of kaartenbakken.  Deze toegangen kunnen ook informatie over de collecties geven, zoals  verwijzingen naar secundaire literatuur, en zijn verspreid over de kamers en  studiezalen van de sector. Ze zijn alleen op locatie raadpleegbaar en zijn ook  verschillend van opzet. Door de herinrichtingsplannen van de bibliotheek  komen de niet‐digitale toegangen ook ruimtelijk in de knel. Bij het  gebruikersonderzoek dat begin 2008 heeft plaatsgevonden bleek dat voor veel  gebruikers het on‐line beschikbaar stellen van informatie over de collecties de  hoogste prioriteit verdient. 6    Er is nog geen sprake van één werkproces voor ontsluiting van de Bijzondere  Collecties. Dit komt vooral door de aard van de verschillende materialen én  door het gebruik van verschillende  (geautomatiseerde en niet‐ geautomatiseerde) systemen. De ontsluiting op collectieniveau gebeurt sinds  kort wel volgens een eenduidige, voor alle collecties geldende, procedure.   De Marc21 standaard wordt gebruikt in zowel de Digitool repository als in  Aleph, het catalogussysteem. Het gebruik komt echter niet volledig overeen.  Voor het gebruik van Marc21 in Digitool is een gestandaardiseerd  beschrijvingsformaat ontwikkeld dat recht doet aan het gebruik van specifieke  beschrijvingselementen voor bijzondere collecties. Het Marc21‐formaat in  Aleph is echter primair ingericht op de moderne collecties. Om beschrijvingen  in Aleph te gebruiken moet er eerst worden gecatalogiseerd in de GGC. De  titelbeschrijvingen worden vanuit het GGC via een automatisch proces naar  Aleph overgezet. Deze overzetting is een belangrijk knelpunt omdat hierin een  omzetting van het GGC‐formaat (PICA3) naar het Aleph‐formaat (Marc21) 

 Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere  Collecties (januari‐maart 2008), p. 18.  6

28

5.1.1.4.

plaatsvindt. Hierbij wordt niet volledig rekening gehouden met specifieke  beschrijvingselementen voor bijzondere collecties. Het GGC‐formaat zelf is een  tweede knelpunt: ook hier zijn discrepanties tussen de aangeboden  mogelijkheden en de gewenste beschrijvingselementen.  Tot slot is er ook een verschil wat betreft het bibliografische niveau waarop  wordt gecatalogiseerd. Bij gedrukte werken speelt vaak het verschil tussen de  bibliografische beschrijving en de exemplaarbeschrijving een belangrijke rol. Er  worden immers vele exemplaren van een boek gedrukt. De bibliografische  beschrijving bevat dan alle informatie waarmee een werk in de catalogus kan  worden gevonden, zoals de auteur, de titel, onderwerpscodes en jaar en plaats  van uitgave. Bij de bibliografische beschrijving wordt bij gedrukte werken een  record toegevoegd dat individuele exemplaren beschrijft. In deze  exemplaarbeschrijving staat in alle gevallen de fysieke bewaarplaats van het  werk, zodat vervolgens exemplaren kunnen worden uitgeleend of ter inzage  gegeven. Bij bijzonder materiaal speelt dit onderscheid over het algemeen geen  rol, omdat het hier, op uitzonderingen na, om unica gaat. In tegenstelling tot de  records die moderne collecties beschrijven zullen de bibliografische records  van de sector Bijzondere Collecties ook veel informatie over exemplaren  bevatten. Onder meer wordt de signatuur ook opgenomen in het  bibliografische record. Ook bij oude drukken kan er voor worden gekozen om  exemplaar‐specifieke informatie op te nemen in het bibliografische record. Het  gaat dan niet alleen om de signatuur, maar ook bijvoorbeeld de bindwijze, de  herkomstgeschiedenis en het voorkomen van annotaties. In Aleph worden  edities beschreven, en in Digitool exemplaren. In de terminologie van het FRBR  model van het IFLA kan er worden gezegd dat er in Aleph wordt  gecatalogiseerd op het niveau van manifestations, en in Digitool op het niveau  van items. 7  

5.1.2. Uitdagingen  5.1.2.1 5.1.2.2

De niet‐digitale toegangen tot de collectie moeten gedigitaliseerd worden en  opgenomen in de daarvoor in aanmerking komende systemen.   De niet‐digitale toegangen tot secundaire literatuur moeten nader worden  geanalyseerd op inhoud en structuur. Daarna kan worden vastgesteld welke  informatie digitaal beschikbaar moet komen en op welke manier deze  informatie in de bestaande systemen kan worden opgenomen. 

 Meer informatie over het FRBR  model kan worden gevonden in : IFLA Study Group on the Functional 

7

Requirements for BibliographicRecords, Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report.  München 1998. 

29

5.1.2.3

5.1.2.4

5.1.2.5

In de bibliotheekcatalogus moet ervoor worden gezorgd dat bijzondere  materialen op een passende manier kunnen worden doorzocht en  gepresenteerd. Het gaat daarbij om indexen ten behoeve van het zoeken,  invoerschermen en presentatie van catalogusrecords. In de catalogus moet  voor items uit de bijzondere collecties de signatuur prominent aanwezig zijn in  de presentatie van de gegevens over het item.  De geautomatiseerde download van titelbeschrijvingen uit het GGC naar de  bibliotheekcatalogus moet worden aangepast. De specifieke  beschrijvingselementen voor bijzondere collecties moeten overgezet worden  naar de juiste beschrijvingselementen in de catalogus.  Er moet onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheid om unica in Aleph op  te nemen. Bij dit soort materialen zal mogelijk veel van de informatie die nu in  het exemplaarblok staat in het bibliografische record komen te staan. 

5.2. Beschikbaarstelling  5.2.1. Knelpunten  5.2.1.1.

De huidige procedure voor het aanvragen van stukken uit de Bijzondere  Collecties wordt door veel bezoekers en medewerkers als tijdrovend en  inefficiënt ervaren. Gebruikers hebben over het algemeen begrip voor het  strenge beleid bij de uitgifte van de materialen,  maar geven aan dat de  procedure veel gemakkelijker zou kunnen verlopen wanneer aanvragen on‐ line kunnen worden ingediend. 8   

5.2.2. Uitdagingen  5.2.2.1.

Al het bijzondere materiaal moet in principe via de bibliotheekcatalogus  aangevraagd kunnen worden. Een voorwaarde hiervoor is uiteraard dat de  beschrijvingen van het materiaal ook in Aleph aanwezig zijn, en elk  bibliografisch record dient van items te worden voorzien. 

5.3. Digitalisering  5.3.1. Knelpunten  5.3.1.1.

Wanneer digitale reproducties eenmaal zijn vervaardigd is het nog niet  volledig duidelijk op wat voor manier deze bestanden kunnen worden 

 Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere  Collecties (januari‐maart 2008), p. 13.  8

30

5.3.1.2.

5.3.1.3.

5.3.1.4.

5.3.1.5.

opgenomen in de bibliotheeksystemen van de UB. Zoals al eerder vermeld  bestaan er nog verzamelingen van digitale afbeeldingen op CD’s, DVD’s en  externe harde schijven op verschillende schijven (zowel PC‐gebonden als  netwerkschijven), waarvan vooralsnog niet duidelijk is wat hiermee moet  gebeuren.  Digitaliseringsopdrachten worden momenteel afgehandeld in samenwerking  met het Universitair Facilitair Bureau (UFB). Het UFB brengt hoge kosten in  rekening voor het vervaardigen van een scan, en de ervaring leert dat er niet  altijd een snel resultaat kan worden gegarandeerd. Ook gebruikers ervaren de  prijs als te hoog en het proces als te tijdrovend.  Bij het gebruikersonderzoek dat begin 2008 heeft plaatsgevonden hebben vele  ondervraagden aangegeven dat zij de mogelijkheid om online reproducties te  bestellen zeer zouden waarderen. Eveneens wordt betreurd dat er nog weinig  voorzieningen zijn om zelf ter plaatse foto’s of scans te maken. 9    Er zijn verschillende formaten voor digitale afbeeldingen in gebruik. Dat wordt  mede veroorzaakt door de verschillende manieren waarop de digitale  afbeeldingen tot stand komen: via individuele verzoeken om digitale kopieën,  via interne en externe digitaliseringsprojecten, via het restauratieatelier,  enzovoort.  Het is de vraag hoe de kwaliteit van digitale archiefkopieën zich zou moeten  verhouden tot het aanwezig zijn van foto’s, negatieven en andere “analoge”  kopieën (microfilm, microfiche, enz.) die gemakkelijk opnieuw  digitaliseerbaar zijn. 

5.3.2. Uitdagingen  5.3.2.1.

5.3.2.2.

5.3.2.3. 5.3.2.4.

De verspreide verzamelingen van gedigitaliseerd materiaal moeten worden  overgezet naar de beelddatabank. Hiervoor moet een procedure met  bijbehorende conversiescripts worden ontworpen.  Er moet onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheid om een eigen  ‘digitaliseringstraat’ in te richten, waarmee medewerkers van de UB snel en  relatief voordelig kunnen scannen.  Er moeten werkprocessen worden ontwikkeld voor het verwerken van de  digitale reproducties.   Er moet een richtlijn komen waarin de methode van opnemen, de gewenste  kwaliteit en het bestandsformaat van digitale afbeeldingen van items uit de  collecties wordt vastgelegd. Hierbij moet rekening gehouden worden met de  verschillende materiaalsoorten. 

 Hoedt, M.E., Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik van de Bijzondere  Collecties (januari‐maart 2008), p. 17.  9

31

5.4. Acquisitie  5.4.1. Knelpunten  5.4.1.1.

Er zijn in de sector veel verschillende manieren om aanwinsten bij te houden.  Dit gebeurt deels op papier, niet digitaal en deels in systemen zoals Digitool,  Aleph, of in MS Word. 

5.4.2. Uitdagingen  5.4.2.1.

Voor de verwerving en verwerking van nieuwe aanwinsten moet een uniform  werkproces worden opgesteld. Om dit mogelijk te maken zullen bepaalde  aanpassingen aan de bibliotheeksystemen van de UB moeten worden  doorgevoerd. Hierbij zullen ook andere sectoren van de bibliotheek betrokken  zijn.  

5.5. Conserveren  5.5.1. Knelpunten  5.5.1.1.

Sinds het begin van het werk in het restauratieatelier is van de behandelingen  verslag gedaan in een database. Op deze manier is een zoekinstrument  ontstaan waarin op de plaatsingscode, maar ook op de titel of auteur, of jaar  van behandeling gezocht kan worden. Deze database is een archief voor de  restaurator zelf, maar kan ook worden gebruikt door de conservatoren of  bezoekers, die van een bepaald stuk willen weten hoe de toestand vòòr de  behandeling was. Deze informatie is momenteel helaas niet toegankelijk voor  bibliotheekbezoekers, omdat zij niet weten dat deze documentatie bestaat. In  het object zelf wordt namelijk geen herkenningskenmerk aangebracht in de  vorm van een potloodaantekening of een etiket.  

5.5.2. Uitdagingen  5.5.2.1. Een mooie manier om deze gegevens toch aan het object te koppelen is door  deze in de bibliotheekcatalogus of in Digital Special Collections te vermelden. In  eerste instantie zou een vermelding bij de objectbeschrijving kunnen volstaan.  Een situatie waarin gebruikers online toegang kunnen krijgen tot de database  zou het meest wenselijk zijn. De documentatie bestaat niet alleen uit de  database, maar ook uit foto’s die een indruk geven van de conservering‐ en  restauratiewerkzaamheden. De fotodocumentatie kan worden ondergebracht  in Digital Special Collections. 

32

5.6. Bruikleenverzoeken  5.6.1. Knelpunten  5.6.1.1.

Alleen de uitlening van oude drukken kan in het bibliotheeksysteem worden  geregistreerd. Voor de andere collecties zijn in het verleden diverse (papieren)  administraties bijgehouden. Controle op tijdige en correcte terugontvangst is  vooralsnog vooral een handmatige actie. Om bruikleenverzoeken echt goed te  kunnen beoordelen is grote behoefte aan een geautomatiseerd systeem waaruit  is af te lezen welke stukken in welke perioden tentoongesteld zijn.  

5.6.2. Uitdagingen  5.6.2.1.

Analoog aan de manier waarop uitleningen bij de moderne collecties worden  geregistreerd moet er een systeem worden ingericht waarin bruiklenen van  bijzondere collecties aan andere erfgoedinstellingen kunnen worden  geregistreerd. Er moet eveneens worden onderzocht of de oudere papieren  documentatie retrospectief kan worden ingevoerd.  

5.7. Analoge reproducties  5.7.1. Knelpunten  5.7.1.1.

Er zijn enkele kaartenbakken met toegang tot analoge reproducties van items  in de vorm van microfilms, dia’s, foto’s, enzovoort, die zijn opgeborgen in de  filmkluis. Wanneer om een reproductie wordt verzocht wordt nu eerst in  Digitool gezocht naar een digitale reproductie en vervolgens in de  kaartenbakken naar een bestaande analoge reproductie voordat het object zelf  wordt gefotografeerd. Wanneer analoge reproducties bestaan van gedrukte  werken is dit vermeld in de on‐line catalogus. 

5.7.2. Uitdagingen  5.7.2.1. 5.7.2.1.

De gegevens van de kaartenbakken moeten worden overgezet naar Aleph en  Digitool.  Het materiaal in de filmkluis moet worden beoordeeld op kwaliteit en  mogelijkheden om te digitaliseren. De materialen die gedigitaliseerd kunnen  worden moeten vervolgens worden opgenomen in Digitool 

33

5.8. Digitale beschikbaarstelling en zoeksystemen  5.8.1. Knelpunten  5.8.1.1.

5.8.1.2.

5.8.1.3.

5.8.1.4. 5.8.1.5.

Het belangrijkste knelpunt voor de gebruikers van de collecties is dat zij  tevoren moeten weten in welk systeem zij moeten zoeken om bepaalde items te  kunnen vinden. Er zijn nog onvoldoende mogelijkheden om tegelijkertijd in  meer catalogi van bijzondere collecties te kunnen zoeken.  Een tweede knelpunt wordt veroorzaakt door het gebruik van meer  beschrijvingstalen. Zo worden bijvoorbeeld prenten in het Engels  gecatalogiseerd en handschriften in het Latijn, Nederlands en Engels. Hier  speelt ook nationale en internationale samenwerking een rol.  Voor de toegang op onderwerp worden verschillende systemen gebruikt: de  AAT, Iconclass, LoC, Basisclassificatie en eigen trefwoordsystemen of  classificaties.  De huidige zoekinterfaces voor bijzondere collecties zijn niet optimaal.  De situatie rond beeldrecht is niet duidelijk. In de collecties prenten,  tekeningen en foto’s is sprake van auteursrechten. Bij gebruik en presentatie  van dit materiaal door eindgebruikers moet hiermee rekening worden  gehouden. Alle objecten in Digital Special Collections worden vooralsnog  kosteloos en zonder toegangsbeperkingen aangeboden. Alle informatie is dus  Open Content. Er is besloten om pas een oplossing te gaan zoeken wanneer er  problemen gaan ontstaan op het gebied van het auteursrecht. Dit zal het geval  zijn wanneer een niet achterhaalde rechthebbende bezwaar aantekent tot de  openbaarheid van het materiaal.  

5.8.2. Uitdagingen  5.8.2.1.

5.8.2.2. 5.8.2.3.

5.8.2.4.

Een algemene toegang op alle collecties (inclusief de moderne collectie) is  gewenst. Daarnaast moet het mogelijk worden om specifiek binnen collecties  en/of beperkt tot materiaalsoort te kunnen zoeken.  Er is onderzoek nodig naar tools die het mogelijk maken om beschrijvingen in  verschillende talen met één zoekopdracht te kunnen vinden.  Voor de bijzondere collecties moet een goed werkend systeem voor  onderwerpsontsluiting worden ontwikkeld. Hierbij moet worden afgestapt van  lokaal ontwikkelde thesauri, en moet aansluiting worden gezocht bij al  bestaande trefwoordenthesauri.  De situatie rond beeldrecht moet in kaart worden gebracht. De beelddatabank  moet de toegangsbeperkingen die hieruit voortkomen ondersteunen. Mogelijk  kunnen bestanden worden gepubliceerd via een Creative Commons licentie.  

34

5.9. Samenwerking  5.9.1. Knelpunten  5.9.1.2.

De itembeschrijvingen in Aleph en Digitool kunnen via Dublin Core/XML  (DEN register, C.02.02.01.02) beschikbaar gesteld worden. De mapping van  Marc21 naar Dublin Core vormt echter mogelijk een knelpunt. De mapping  zoals deze momenteel is ingesteld sluit niet volledig aan bij de door de LoC  voorgestelde standaard mapping. Dit heeft te maken met het feit dat er bij de  concordantie tussen MARC21 en DC een hoger detailniveau is nagestreefd dan  mogelijk is. Dublin Core een zeer eenvoudige standaard die uit slechts 15  metadata elementen bestaat. Er zijn verschillende lokale velden in DC  gedefinieerd, bijvoorbeeld om een onderscheid te kunnen maken bij de  gebruikte onderwerpsontsluiting. Waar DC alleen het element “subject”  aanbied wordt in Digitool gebruik gemaakt van local.marc650 en local.marc690  om onderscheid te maken tussen Library of Congress Subject Headings en  GGC‐trefwoorden. Bij de uitwisseling van metadata‐records kunnen deze  locale toevoegingen aan DC echter tot grote problemen leiden. 

5.9.2. Uitdagingen  5.9.1.2.

Er moet een analyse worden gemaakt van de problemen die er momenteel  kunnen ontstaan bij het uitwisselen van gegevens uit Digitool.  

35

6.  Architectuur    Binnen de Leidse Universiteitsbibliotheek wordt momenteel gewerkt aan een bruikbare  en toekomstbestendige infrastructuur voor digitale toegang tot Bijzondere Collecties.  Deze infrastructuur moet op detailniveau nog worden uitgewerkt, maar de fundering  hiervan is inmiddels gelegd. Dit hoofdstuk zal op de eerste plaats in paragraaf 6.2.  ingaan op de verschillende standaarden en technieken die worden gebruikt bij het  ontsluiten van het bijzondere materiaal van de Leidse universiteitsbibliotheek. Paragraaf  6.2. zal een toelichting geven op de technische infrastructuur die is ingericht voor de  opslag en de presentatie van al deze gegevens.  

6.1. Informatiearchitectuur  6.1.1. Beschrijvende metadata  Een belangrijk uitgangspunt bij het beschrijven van het materiaal is dat er gebruik wordt  gemaakt van open standaarden. In de ideale situatie kunnen externe partijen zonder  problemen gebruik maken van de beschrijvingen van de UB Leiden. Omgekeerd kan de  UB Leiden ook op een eenvoudige manier data betrekken van andere partijen. Dit  laatste kan alleen wanneer gebruik wordt gemaakt van technieken en standaarden die  internationaal worden erkend. Hoewel het gebruik van standaarden essentieel is om  gegevens uit te kunnen wisselen is het ook van belang dat de metadata‐formaten flexibel  zijn. Verschillende materiaaltypen brengen vaak specifieke vereisten met zich mee, en  deze verscheidenheid moet ook goed tot uitdrukking kunnen worden gebracht.     Voor het beschrijven van fysieke objecten en elektronische bestanden zijn verschillende  metadata‐formaten beschikbaar. Welke formaten precies moeten worden gebruikt hangt  af van het niveau waarop het materiaal  wordt beschreven, en van de  gebruiksdoeleinden van de beschrijvingen. Er kan een onderscheid worden gemaakt in  drie bibliografische niveaus: individuele objecten, samengestelde objecten en collecties.  Op de eerste plaats bezit de UB vele individuele stukken, die elk een afzonderlijk  signatuur hebben gekregen. De signatuur is een identificerend kenmerk dat het object  binnen de instelling uniek maakt. Deze signatuur wordt vaak gebruikt in  literatuurverwijzingen. Objecten kunnen echter ook deel uitmaken van een groter geheel.  Voorbeelden zijn brievendossiers, convoluten, fotoalbums an atlassen. Over het  algemeen krijgt het samengestelde object als geheel een signatuur, en de stukken die er  deel van uitmaken worden aangeduid via een signatuur die is afgeleid van het grotere  geheel. Op de derde plaats wordt er binnen de bibliotheek ook een groot aantal  collecties beheerd. Het bibliotheekbezit is grotendeels ontstaan als resultaat van  schenkingen of legaten van verzamelaars, wetenschappers of organisaties. Dit soort 

36

aanwinsten wordt meestal ook als geheel bijeen gehouden. De informatiearchitectuur  moet recht doen aan deze verschillende relaties die tussen objecten kunnen bestaan.     Beschrijvingen van individuele objecten worden vastgelegd op basis van de  internationale standaard Marc21 (Machine Readable Cataloguing ; DEN ICT‐register  C.02.02.01.03.01). Een belangrijk voordeel van Marc21 is dat deze door een groot aantal  bibliotheken en uitgeverijen wordt gebruikt, zodat informatie op grote schaal kan  worden uitgewisseld. Bovendien is Marc21 een zeer uitgebreid formaat, waarin vele  zeer materiaalspecifieke kenmerken kunnen worden vastgelegd. Hoewel enkele lokale  velden zijn gedefinieerd worden bij de toepassing van Marc21 de richtlijnen van de  Library of Congress gevolgd.     Bij het beschrijven van metadatastandaarden moet er een onderscheid worden gemaakt  tussen datastructuren en beschrijvingsstandaarden. De datastructuur geeft het formaat  aan waarin informatie wordt vastgelegd. Marc21 is op zichzelf alleen een datastructuur.  Beschrijvingsstandaarden geven richtlijnen voor het formuleren van de informatie zelf. 10   In overleg met de betrokken conservatoren is eveneens een beschrijvingsstandaard  ontwikkeld waarbij is gezorgd voor consistentie met de volgende internationale  beschrijvingsstandaarden: ISBD (International Standard Bibliographic Description),  AACR2 (Anglo‐American Cataloguing Rules, 2nd version), AMREMM (Descriptive  Cataloging of Ancient, Medieval, Renaissance, and Early Modern Manuscripts), DCRB  (Descriptive Cataloging of Rare Books), GM (Graphic Materials. Rules for Describing  Original Items and Historical Collections). Eveneens is ervoor gezorgd dat de Marc21‐ records op eenduidige wijze kunnen worden omgezet naar het Pica+ formaat zodat de  UB kan blijven participeren in landelijke zoeksystemen zoals de GGC en de NCC.    Bij het beschrijven van de samengestelde objecten kan er eveneens gebruik worden  gemaakt van Marc21. Deze standaard bevat namelijk velden waarmee de relaties met  andere records kunnen worden vastgelegd. Er kunnen afzonderlijke Marc21‐records  worden vervaardigd zowel voor het geheel, als voor de samenstellende delen. Tussen  het koepelrecord en de onderdelen kunnen vervolgens relaties worden gedefinieerd,  zodat hiërarchische relaties tussen records kunnen worden vastgelegd.      Collecties kunnen worden beschreven met behulp van EAD (Encoded Archival  Description ; DEN ICT‐register C.02.02.01.04). Dit is een op XML gebaseerde standaard  die kan worden gebruikt om verschillende aspecten van collecties op een zeer  gestructureerde manier vast te leggen. De opbouw van een EAD‐document is gebaseerd  op ISAD(G) (General International Standard Archival Description) waarin wordt  gespecificeerd hoe een archieftoegang moet worden gestructureerd. EAD wordt binnen  de internationale archiefwereld breed ondersteund en ook een groeiend aantal  bibliotheken onderkent het nut van EAD. Binnen de UB Leiden wordt EAD ook gebruikt   Zie: Elings, Mary W, and Waibel, Günther, “Metadata for All; Descriptive Standards and Metadata  Sharing across Libraries, Archives and Museums”, in: First Mind, Peer‐reviewed Journal on the Internet.  10

37

om informatie vast te leggen over andere collecties dan archieven, bijvoorbeeld over  verzamelingen van boeken die zijn bijeengebracht door literaire auteurs of  wetenschappers. Eveneens zijn er enkele thematische collecties via EAD beschreven.    Het onderscheid tussen collecties en samengestelde objecten is niet altijd volledig scherp.  Moet bijvoorbeeld een doos met papieren die door een bepaalde hoogleraar is nagelaten  worden beschouwd als collectie of als samengesteld object? Voor het nemen van dit  soort beslissingen kunnen geen algemeen geldende regels worden gegeven. De  beslissing of een collectiebeschrijving wel of niet in EAD kan worden gemaakt zal  uiteindelijk beantwoord moeten worden door de verantwoordelijke conservator.  Mogelijke criteria kunnen zijn: de omvang, de wens om contextuele informatie te geven,  of het voorkomen van verschillende materiaaltypen. Los hiervan kunnen er ook  collectierecords worden aangemaakt in Marc21, die er voor moeten zorgen dat de EAD‐ bestanden kunnen worden teruggevonden via de online catalogus.     Het EAD‐formaat biedt de mogelijkheid om een volledige inventaris van een collectie op  te nemen. Dit houdt in dat de onderdelen van de collectie volledig in de EAD worden  beschreven. Deze mogelijkheid wordt echter alleen benut bij archivale collecties. Bij het  overige bibliotheekmateriaal zullen itembeschrijvingen in eerste instantie in Marc21  worden opgesteld. In de collectiebeschrijving kunnen in dat geval wel links worden  aangebracht naar de individuele Marc21‐records, zodat informatie over de collectie en  de objecten die daar deel van uit maken samen op één scherm kunnen worden  gepresenteerd.    Tot slot moet hier nog worden opgemerkt dat er ook digitale objecten kunnen bestaan  die informatie geven over andere objecten. Het restauratieatelier dat onderdeel is van de  sector Bijzondere Collecties en is gehuisvest binnen de bibliotheek, houdt dossiers bij  van alle objecten die in behandeling zijn genomen. Deze dossiers zullen in 2008 worden  omgezet naar bestanden die ingelezen kunnen worden in Digitool. Een ander voorbeeld  zijn essays waarin bepaalde objecten worden beschreven. Het is niet correct om deze  bestanden aan te duiden als manifestaties van de objecten die worden beschreven. Het  zijn afzonderlijke objecten, maar wel dient er een relatie te worden aangebracht tussen  deze bestanden en datgene wat ze beschrijven. 

6.1.2. Digitale reproducties  In toenemende mate worden er ook digitale reproducties vervaardigd van bijzondere  materialen. In principe wordt een scan slecht éénmaal vervaardigd. Van ieder object  worden drie digitale manifestaties bewaard: de archiefkopie, de presentatiekopie en de  thumbnail.    De archiefkopie is de eerste scan die van het origineel wordt gemaakt. Deze moet het  origineel zo goed mogelijk weergeven. De scan moet onbewerkt en ongecomprimeerd 

38

(of met “lossless compression”) worden opgeslagen in TIFF‐formaat (Tag Image File  Format  ; DEN ICT‐register C.02.01.01.02.06). TIFF‐bestanden hebben een bit‐diepte van  24 bits. De exacte resolutie die gehanteerd moet worden hangt af van de omvang van het  origineel dat moet worden gescand en van de gebruiksdoeleinden. Wanneer het  origineel een omvang heeft van minder dan 200 bij 250 mm moet worden gescand met  een resolutie van minimaal 300 dpi. Bij tekstueel materiaal hangt de resolutie ook af van  de grootte van het corps in het origineel. Teksten met een kleiner corps dienen met een  hogere resolutie te worden gescand. Deze archiefkopie vormt de bron voor afgeleide  bestanden.    Van de archiefkopie wordt op de eerste plaats een presentatiekopie afgeleid. Het TIFF‐ bestand wordt gecomprimeerd om ervoor te zorgen dat de afbeelding snel op het  scherm kan verschijnen. In de UB Leiden wordt hiervoor gebruik gemaakt van de  JPEG2000 standaard (Joint Photographic Experts Group 2000 ; DEN ICT‐register  C.02.01.02.04 ). Dit is een verbetering van de oudere JPEG compressiestandaard.  JPEG2000 bestanden bestaan uit verschillende lagen, die elk een eigen resolutie hebben.  Wanneer een JPEG2000 afbeelding wordt opgeroepen worden niet alle lagen verzonden,  maar alleen die laag die nodig om een voldoende scherp beeld te kunnen realiseren.  Hiermee kan de scherpte van hoge kwaliteitsscans worden gecombineerd met de hoge  transmissiesnelheden van lichtere bestanden. Het JPEG2000‐formaat biedt verbeterde  mogelijkheden voor het doen van digitaal onderzoek, waaronder inzoomen en roteren  van de afbeelding. 11   Een tweede bestand dat wordt afgeleid van het archiefkopie is de thumbnail. Dit  bestand dient om een snelle identificatie van het object mogelijk te maken. In Digital  Special Collections wordt de thumbnail getoond bij de presentatie van de zoekresultaten.  De thumbnail heeft een maximale omvang van 150 x 150 pixels, en wordt opgeslagen als  JPEG bestand. De oorspronkelijke dimensies van de archiefkopie worden bij het  aanmaken van de thumbnail in stand gehouden. Er wordt gebruik gemaakt van 4‐bits  grijswaarden, en van 8‐bits‐kleuren, en van een resolutie van 72 dpi.    De afgeleide formaten worden over het algemeen automatisch gegenereerd bij invoer in  Digitool. Bij deze bestanden wordt hiernaast ook gebruik gemaakt van technische en  structurele metadata.     MIX (Metadata for Images in XML) is een technische metadatastandaard die wordt  gebruikt om technische gegevens over digitale objecten vast te leggen. Het gaat hierbij 

11 Een meer uitvoerige opsomming van de voordelen van JPG2000 is te vinden in een recentelijk verschenen  rapport van de Digital Preservation Coalition (DPC), zie  www.dpconline.org/graphics/reports/index.html#jpeg2000. JPEG2000 wordt ook in toenemende mate als  archiefkopie gehanteerd. 

39

om aspecten zoals bestandgrootte, MIME‐type 12  en compressieniveau. Wanneer grote  verzamelingen van digitale objecten als geheel moeten worden bewerkt kan het zeer  nuttig zijn wanneer dit soort gegevens beschikbaar zijn. De UB beschikt over software  waarmee deze technische metadata automatisch kunnen worden gegenereerd uit de  bestanden zelf.     Bij prenten, tekeningen, foto’s en kaarten zal er over het algemeen maar één afbeelding  worden gemaakt. Wanneer handschriften of boeken volledig worden gedigitaliseerd  ontstaat er over het algemeen een veelheid aan afbeeldingen. Met behulp van de  structurele metadata‐standaard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard ;  DEN ICT‐register C.02.02.01.03) kan een dergelijke verzameling afbeeldingen bij elkaar  worden gehouden.  De volgorde van deze afbeeldingen kan worden gespecificeerd en  eveneens kan worden aangegeven hoe de afbeeldingen zich tot elkaar verhouden. Voor  gedrukte boeken bijvoorbeeld kan worden aangegeven welke hoofdstukken er zijn en  welke afbeeldingen er bij deze hoofdstukken horen. Wanneer de structuur van een  dergelijk samengesteld object is vastgelegd met behulp van een METS‐document kan dit  document eenvoudig worden gebruikt om webpresentaties te maken van deze objecten,  waarin eindgebruikers op een overzichtelijke manier kunnen bladeren door een  gedigitaliseerd boek of handschrift.     Bij slecht leesbare tekstuele bronnen kan het zinvol zijn om de tekst in elektronische  vorm beschikbaar te stellen. Het wordt dan ook mogelijk om het bestand full‐text te  doorzoeken. Het kan hierbij gaan om gedrukt materiaal, fotokopieën, getypte  documenten, of handgeschreven teksten. Bij moderne gedrukte werken kan de tekst van  het boek over het algemeen in machine‐leesbare vorm beschikbaar komen via een OCR‐ scan (Optical Character Recognition). Dit is een programma dat een afbeelding kan  omzetten naar tekst. Hierbij is over het algemeen nog wel een handmatige controle  achteraf nodig. De afbeeldingen en de elektronische tekst kunnen bij elkaar worden  gebracht in een PDF‐bestand (Portable Document Format ; DEN ICT‐register C.02.01.01.04).  Bij handschriften zullen de transcripties veelal handmatig moeten worden gemaakt. Een  dergelijke transcriptie kan worden gecodeerd in TEI (Text Encoding Initiative ; DEN ICT‐ register C.03.01.12.01). De standaard bestaat uit meer dan 400 elementen waarmee zeer  uiteenlopende aspecten van de tekst expliciet kunnen worden vastgelegd. TEI biedt  ondersteuning voor proza, poëzie en dramateksten. Het beheer van TEI ligt bij een  consortium van instellingen op het gebied van de geesteswetenschappen. Wanneer de  tekst wordt gecodeerd via TEI kan er ook gezocht worden naar specifieke onderdelen  van de tekst.    

 MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) is een standaard waarmee het type van een digitaal  bestand kan worden beschreven. Bij afbeeldingen wordt er onder meer een onderscheid gemaakt tussen de  volgende MIME‐typen: image/tiff, image/jpeg en image/gif.  12

40

Diagram 5.1 geeft de samenhang weer tussen de technieken en standaarden die in dit  hoofdstuk zijn besproken.            

    Diagram 5.1. Technieken en metadatstandaarden bij de digitale toegang tot de bijzondere  collecties. 

6.2. Systeemarchitectuur  Een belangrijk uitgangspunt bij het inrichten van een technische infrastructuur is dat  deze open moet zijn. Dit houdt in dat de systemen niet alleen intern kunnen worden  gebruikt, maar dat de informatie die wordt beheerd ook gemakkelijk en foutloos kan  worden uitgewisseld met collega‐instelingen. Informatie moet eveneens vindbaar zijn 

41

via zoekmachines als Google. De systemen moeten daarnaast eenvoudig te  onderhouden zijn, en ze moeten ook flexibel, uitbreidbaar en schaalbaar zijn.    Voor de opslag van de gegevens die in paragraaf 5.2 zijn beschreven worden bij de UB  Leiden twee bibliotheeksystemen gebruikt: Digitool en Aleph. Beide pakketten zijn  ontwikkeld door de software leverancier Ex Libris. 13      Digitool, op de eerste plaats, is een programma waarmee digitale objecten van zeer  uiteenlopende aard kunnen worden beheerd. Meer specifiek biedt het programma  ondersteuning voor de opslag en de presentatie van afbeeldingen (TIFF‐, JPEG‐, GIF‐ en  JP2‐bestanden), transcripties in TEI, collectiebeschrijvingen in EAD en METS‐bestanden.  Voor de presentatie van de verschillende typen van bestanden beschikt het programma  over specifieke ‘viewers’. Eveneens kunnen beschrijvende metadata in Marc21 worden  beheerd. Dit systeem wordt momenteel gebruikt als catalogus‐software voor onder meer  de prenten, foto’s, tekeningen, en de handschriften. De webversie is in productie  genomen onder de naam Digital Special Collections. Digitool biedt een flexibel systeem  omdat afbeeldingen en beschrijvingen op eenvoudige manier op andere websites  kunnen worden hergebruikt. Digitool volgt de basisprincipes van het OAIS model  (Reference Model for an Open Archival Information System) en is daarmee een Trusted  Repository. Het OAIS model biedt een kader en een vocabulaire voor het inrichten van  een robuust en toekomstbestendig digitaal archief. Het model is gericht op de  bestendigheid en de duurzaamheid van digitale gegevens. Een belangrijke eigenschap is  dat van alle digitale bestanden technische gegevens worden vastgelegd via MIX, over  onder meer het MIME‐type, Byte Order, Compressieniveau en omvang van het bestand.  Eveneens wordt een checksum, een controlegetal, uitgerekend en opgeslagen zodat de  validiteit van het bestand in een later stadium eenvoudig kan worden gecontroleerd.    Op termijn is een oriëntatie nodig op de digitale duurzaamheid van de beheerde  bestanden. Deze kwestie zal in samenwerking met andere instellingen moeten worden  opgelost. Binnen Nederland zijn de KB (het e‐Depot) en DANS hierbij de aangewezen  partners. Binnen de Europese context kan aansluiting worden gezocht bij het PLANETS‐ project. 14  Alle TIFF‐bestanden worden momenteel opgeslagen op een server die wordt  beheerd door SARA Reken‐ en Netwerkdiensten in Amsterdam. Van de gegevens op  deze server worden back‐ups gemaakt.     Het tweede bibliotheeksysteem dat van belang is voor de bijzondere collecties is ALEPH.  Een gedeelte van de bijzondere materialen wordt beschreven in het GGC. Het gaat  hierbij om de oude drukken, de kaarten en brieven. De gegevens komen via een  downloadprogramma terecht in het lokale catalogusprogramma dat wordt gebruikt  voor de moderne collecties, Aleph. Dit software pakket biedt een geïntegreerd systeem 

   

13 14

 http://www.exlibrisgroup.com/digitool.htm   www.planets‐project.eu

42

voor het catalogiseren van bibliotheekmateriaal en voor het inrichten van een online  publiekscatalogus.    Tussen Digitool en Aleph zullen op termijn verschillende vormen van interactie  mogelijk worden gemaakt. Eindgebruikers die in de online catalogus zoeken naar een  bepaald object zullen, indien er ook een digitale reproductie beschikbaar is, worden  geattendeerd op het bestaan hiervan en worden dan doorverwezen naar Digital Special  Collections. De reproductie kan dan direct in de aangewezen ‘viewer’ worden  gepresenteerd. Anderzijds zullen vanuit de beelddatabank ook links worden  opgenomen naar de bibliotheekcatalogus, zodat van de digitale afbeelding ook het  origineel kan worden aangevraagd.     De data die zijn opgeslagen in Digitool en Aleph kunnen ook door externe partijen  worden benaderd via internationale protocollen voor datauitwisseling. De inhoud van  deze systemen kan volledig worden geharvest via het Open Archives Initiative ‐  Protocol for Metadata Harvesting (OAI‐PMH). De software van Ex Libris maakt het  eveneens mogelijk om informatie in XML‐formaat te verzenden naar externe partijen. De  informatie uit de catalogus kan op die manier eenvoudig worden hergebruikt op andere  websites, volledig afgestemd op de interface van deze andere website. Hetzelfde geldt  voor de afbeeldingen en de beschrijvingen in Digitool: vanaf een externe website  kunnen links worden opgenomen naar specifieke plaatjes, zodat deze ook in een andere  omgeving kunnen worden getoond.    De huidige situatie is niet optimaal, omdat eindgebruikers op verschillende plaatsen  zoeken naar informatie. Bovendien weerspiegelt het GGC niet het volledige bezit van de  bibliotheek. Er wordt gewerkt aan een nieuwe systeemarchitectuur waarbij de volgende  uitgangspunten kunnen worden gerealiseerd.     ƒ Eindgebruikers kunnen in één zoekinterface al het digitaal beschreven materiaal van  de bibliotheek vinden  ƒ Het materiaal dat in het GGC beschreven dient te zijn is daar ook in aanwezig    Uiteindelijk zullen alle bibliografische beschrijvingen worden ondergebracht in Aleph.  Wanneer deze nieuwe architectuur zal zijn gerealiseerd zullen de beschrijvende  metadata (Marc21) nog slechts op één plaats worden ingevoerd in Aleph. Deze komen  via download‐ en synchronisatiemechanismen ook in Digitool terecht wanneer een  object is gedigitaliseerd. In Digitool gaat het echter om een kopie van deze gegevens die  steeds automatisch wordt bijgewerkt. De technische metadata die met digitale objecten  te maken hebben en de bestanden worden direct in Digitool ingevoerd.     De website van de bibliotheek wordt beheerd in het Tridion Content Management  System. In de website staan verwijzingen naar de (eigen) webinterfaces van de systemen  waarin kan worden gezocht: Digital Special Collections en de bibliotheekcatalogus. Op de 

43

webpagina’s van de bijzondere collecties wordt er eveneens op verschillende punten  verwezen naar specifieke objecten of naar specifieke beschrijvingen die zijn opgeslagen  in één van deze systemen. Bij het aanbrengen van een link wordt gebruik gemaakt van  een persistent identificatienummer (PID) van dit object. In Digitool is er een programma  dat op basis van een PID kan bepalen welke viewer het meest geschikt is. Dit  programma heet de deliveryManager. Wanneer een bepaald bestand in Digitool is  ingevoerd met systeemnummer 860724, bijvoorbeeld, kunnen op een externe website de  volgende links naar dit object worden opgenomen:    URL van de afbeelding:  https://disc.leidenuniv.nl/webclient/DeliveryManager?custom_att_2=simple_viewer&pi d=860724   URL van de beschrijving:  https://disc.leidenuniv.nl/webclient/MetadataManager?descriptive_only=true&pid=8607 24   Ieder object kan op termijn geadresseerd worden via een Uniform Resource Identification  (URI). Bij samengestelde documenten, zoals METS‐files, krijgt zowel het geheel als de  onderdelen een eigen PID. Dit betekent dat ook voor de afzonderlijke afbeeldingen  hergebruik mogelijk is.     Er kan eveneens worden verwezen naar specifieke itembeschrijvingen in Aleph. Hierbij  dient het systeemnummer van de beschrijving te worden gebruikt. Linken naar de  beschrijving met nummer 000704655, bijvoorbeeld, kan via de volgende URL:    http://u‐cat:8981/F/?func=find‐c&ccl_term=sys=000704655   Indien het niet mogelijk is om een link aan te brengen die gebaseerd is op een persistent  identificatienummer moet in alle gevallen gebruik worden gemaakt van SFX en  OpenURL. Het SFX systeem voor linking services zorgt ervoor dat bij beschrijvingen  van objecten context‐afhankelijke en links naar andere systemen gepresenteerd kunnen  worden.     Het onderstaande diagram geeft de verschillende bibliotheeksystemen weer die kunnen  worden gebruikt voor het de opslag van de digitale objecten en de bovengenoemde  metadata‐records.   

44

  Diagram 5.2. Huidige systeemarchitectuur    Via het systeem Metalib wordt toegang geboden tot het complete aanbod aan catalogi,  bibliografische databases, full‐textbronnen en elektronische tijdschriften van de  Universiteit Leiden. Deze dienst wordt aangeboden onder de naam Digital Library. In  maart 2008 is een nieuwe versie van de Digitale Bibliotheek in gebruik genomen. Via de  Digitale Bibliotheek kan tegelijkertijd worden gezocht in databases die van belang zijn  bij onderzoek naar bijzondere collecties. Voorbeelden hiervan zijn de Bibliotheca  Neerlandica Manuscripta (BNM), de Catalogus Epistularum Neerland (CEN), de  Dictionary of Old English Corpus (DOEC), de Incunabula Short Title Catalog (ISTC) en  Medieval Manuscripts in Dutch Collections (MMDC).     Google en andere zoekmachines zijn enorm populair bij studenten en medewerkers  vanwege hun groot gebruiksgemak. De UB dient hiervan het nodige te leren wat betreft  het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van haar systemen. Een belangrijke  innovatie die op middellange termijn in de digitale bibliotheek zal worden opgezet is  het opzetten van één zoekinterface voor vele digitale informatiebronnen. Deze uniforme  toegang zoekt in de beschikbare bronnen indexeert deze indien dat mogelijk is. De  resultaten van zoekacties worden niet getoond in de eigen interfaces van de  achterliggende systemen maar in de interface van de centrale zoekpagina. Eén van de  pakketten die deze functionaliteit kunnen bieden is Primo van Ex Libris. Dit systeem  kan indexen opbouwen op basis van gegevens in de onderliggende systemen Digitool,  Aleph en Metalib. Eveneens bestaat de optie om indexen op te bouwen voor externe  bronnen. Hiernaast bestaat voor alle systemen de mogelijkheid om externe koppelingen  aan te brengen via SFX.    

45

Diagram 5.3. biedt een overzicht van een systeemarchitectuur waarbij gebruik wordt  gemaakt van een uniforme toegang tot alle onderliggende systemen.   

 

    Diagram 5.3. Toekomstige systeemarchitectuur 

   

46

7.  Vervolgprojecten    Om de huidige knelpunten in de technische infrastructuur weg te kunnen werken moet  er een aantal ontwikkelprojecten worden geïnitieerd. Omdat er aanpassingen nodig  zullen zijn in de bibliotheeksystemen van de UB zullen deze trajecten voornamelijk  worden uitgevoerd binnen de sectoren Digitale Diensten en Verwerving, Ontsluiting en  Metadata‐beheer. De rol van de sector Bijzondere Collecties zal zich hierbij voornamelijk  beperken tot het opstellen van functionele vereisten. Tussen de projecten die worden  genoemd bestaan bepaalde afhankelijkheden.  

7.1. Synchronisatie Aleph‐Digitool  In hoofdstuk 5 is al aangegeven dat bijzondere collecties op verschillende manieren  worden gecatalogiserd. De oude drukken worden in het GGC beschreven in Pica+.  De  titelbeschrijvingen worden vervolgens via een conversieprogramma, Online Update and  Fetch (OUF), naar Aleph overgebracht. De handschriften, prenten, tekeningen en foto’s  worden gecatalogiseerd in Digitool. Hierbij wordt Marc21 gebruikt. In Digitool  bevinden zich momenteel vele metadata‐beschrijvingen zonder scan. Het programma  wordt gebruikt als catalogus en als aanwinstenregister, terwijl het systeem daar in feite  niet voor is bedoeld. De Aleph‐Digitool synchronisatie houdt in dat alle beschrijvende  metadata die zich in Digitool bevinden worden overgezet naar Aleph. Vervolgens  kunnen in Digitool alle records zonder scan worden verwijderd. In Digitool hoeft alleen  een Marc21‐beschrijving aanwezig te zijn wanneer er van het object ook een digitale  reproductie aanwezig is.     Wanneer deze synchronisatie wordt gerealiseerd heeft dit als voordeel dat alle  materiaalsoorten in één catalogus te vinden zullen zijn. Aleph is het hoofdbestand voor  de bibliografische beschrijvingen, en Digitool is het hoofdbestand voor digitale objecten  (afbeeldingen, enzovoort, maar ook teksten zoals transcripies, restauratiedossiers en  EAD’s). De bijbehorende inhoudelijke beschrijvingen in Digitool zijn kopieën van de  beschrijvingen in de Catalogus. Alle materiaalsoorten zullen dan te vinden zijn via de  bibliotheekcatalogus. Dit heeft op de eerste plaats als voordeel dat aan de  eindgebruikers van de bibliotheek één catalogus worden aangeboden. Wanneer in de  catalogus objecten worden gevonden waarvan beeldmateriaal in Digitool aanwezig dan  kan direct de bijbehorende Digitool viewer worden geopend om het materiaal te  bekijken. Een tweede voordeel is dat de sector Bijzondere Collecties hiernaast ook de  administratieve functies van Aleph gaan gebruiken.   Om deze situatie te bereiken is het nodig software te ontwikkelen of aan te schaffen  die ervoor zorgt dat de gegevens op de juiste plek komen. Initieel zullen conversies  nodig zijn om de beschrijvingen die nu alleen in Digitool aanwezig zijn naar Aleph en  het GGC te migreren. Bij dit project kan mogelijk worden samengewerkt met de 

47

Bayerische Staatsbibliothek in München, waar een dergelijke synchronisatie al operationeel  is.  

7.2. Lokaal catalogiseren  Op dit moment (april 2008) loopt binnen de UB Leiden het project ‘Catalogiseren anders’.  In het kort wordt binnen dit project gekeken naar de mogelijkheid om de werkprocessen  binnen de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer te verbeteren. Zo zal onder  meer een traject worden gerealiseerd, waarbij voor al het aan te schaffen materiaal  bestelling, levering en facturering via (semi‐)geautomatiseerde processen verloopt, op  basis van de standaard EDI. Voor het merendeel van het aan te schaffen materiaal  worden door de leveranciers catalogusrecords geleverd in Marc21 formaat. Deze  worden via een geautomatiseerd proces (indien mogelijk via GGC/WorldCat)  toegevoegd aan de Aleph500 database en de bibliotheekcatalogus.   Een ander belangrijk aspect van het project betreft het lokaal catalogiseren. Het is de  bedoeling dat titelbeschrijvers bij de handmatig te vervaardigen catalogusrecords en  thesaurusrecords gebruik kunnen maken van een online interface naar het GGC, maar  ook naar andere relevante bronnen voor catalogusmateriaal, m.n. WorldCAT en de RLG  Union Catalog databases. Met het oog hierop worden geschikte bronnen voor  bibliografische records op bruikbaarheid en dekking van de collectie geselecteerd.  Mogelijk zal in de toekomst ook geen online catalogisering via het GGC meer  plaatsvinden. Afhankelijk van ontwikkelingen bij OCLC PICA worden eventueel  titelbeschrijvingen rechtstreeks aangemaakt in het eigen Aleph500 systeem, gebruik  makend van de catalogiseermodule. Titelbeschrijvers voeren de titels in het systeem in,  gebruikmakend van het Marc21 beschrijvingsformaat. Er zijn daarvoor Leidse richtlijnen  en handleidingen beschikbaar, en titelbeschrijvers zijn getraind in het gebruik van de  Aleph500 catalogiseermodule en het Marc21 formaat. Alle thesaurering wordt dan  lokaal afgehandeld. Alle nieuw in Aleph500 aangemaakte catalogusrecords (titels)  worden regelmatig aan OCLC PICA verzonden voor opname in de NCC. OCLC PICA  zorgt voor verwerking van deze batch in het GGC en de NCC. Op deze manier blijven  de titels van de Universiteit Leiden zichtbaar in NCC / PiCarta en kunnen ook andere  bibliotheken hun catalogusrecords ontlenen aan Leidse beschrijvingen. Voor  medewerkers van de sector Bijzondere Collecties houdt dit in dat na de afronding van  dit project al het bijzondere materiaal in Aleph kan worden gecatalogiseerd, en dat  thesaureren en onderwerpsontsluiting kan plaatsvinden via de middelen die hiervoor in  Aleph beschikbaar zijn. Via dit traject kunnen een aantal van de knelpunten die in  hoofdstuk 5, en met name de knelpunten 5.1.1.3 en 5.1.1.4., worden weggenomen. 

7.3. Aanvragen via de bibliotheekcatalogus  Wanneer, als gevolg van een synchronisatie tussen Digitool en Aleph, en van de  mogelijkheid om lokaal te catalogiseren in Aleph, alle bibliografische beschrijvingen 

48

doorzocht kunnen worden in de catalogus, staat in principe ook de weg open naar het  online aanvragen van materialen van de bijzondere collecties via de  bibliotheekcatalogus. Hiertoe dienen items aangebracht te worden bij bibliografische  records. Verder dient ook aandacht te worden besteed aan gastgebruikers die nog niet  zijn ingeschreven (lener/lezer) bij de UB maar dit online wensen te doen n.a.v. een  gepland bezoek aan de Bijzondere Collecties en daardoor de mogelijkheid krijgen om  materiaal via de bibliotheekcatalogus aan te vragen. Eveneens zal het werkproces rond  het ter inzage geven van het materiaal moeten worden herzien. 

7.4. Integratie bibliotheeksystemen  Bij de UB zijn verschillende bibliotheeksystemen in gebruik. Aleph bevat bibliografische  beschrijvingen, Digitool bevat digitale objecten, en MetaLib bevat elektronische  bronnen. Voor veel bibliotheekgebruikers is deze veelheid aan systemen  onoverzichtelijk (zie ook hoodstuk 5: knelpunt 5.8.1.1.). In de optimale situatie wordt er  op de website één zoekveld aangeboden, waarmee in één zoekactie alle beschikbare  informatie op de website en de informatie in de onderliggende systemen kan worden  doorzocht. Een mogelijkheid is Primo van Ex Libris. 

7.5. Webtentoonstellingen  Door de Universiteitsbibliotheek worden met grote regelmaat tentoonstellingen  georganiseerd waarbij materiaal rond een bepaald thema of een bepaalde persoon onder  de aandacht wordt gebracht. Naast de fysieke tentoonstellingen worden er in  toenemende mate ook webtentoonstellingen ingericht, waarbij digitale reproducties van  de tentoongestelde objecten zijn te bekijken. Momenteel wordt het beheer van de al  bestaande webtentoonstellingen bemoeilijkt door het feit dat er sinds de overgang naar  Tridion, het nieuwe Content Management Systeem voor de website van UB, geen  mogelijkheden meer bestaat om webtentoonstellingen aan te maken binnen de  bestaande systemen. Om deze reden moet er gekeken worden naar een alternatieve  manier om de informatie op een flexibele en toekomstvaste manier te beheren. Eveneens  moet worden onderzocht of de teksten en de beelden kunnen worden gepresenteerd op  een manier die aansluit bij de huidige trends op het internet, en met name bij de  ontwikkelingen rond Web 2.0. en Library 2.0. Eindgebruikers verwachten dat zij op een  flexibele en actieve manier kunnen participeren in de informatie die wordt aangedragen. 

7.6. Invoer van al beschikbaar beeldmateriaal  Zoals is uitgelegd in hoofdstuk 5 (knelpunt 5.3.1.1.) is er heel wat beeldmateriaal in de  UB aanwezig op CD’s, DVD’s en harddisks. Er is een spreadsheet in Excel aangelegd  met een inventarisatie van de inhoud van de CD’s en DVD’s. De invoer van dit  materiaal in Digitool dient projectmatig te worden worden aangepakt. Er zal bekeken 

49

moeten worden of al het materiaal geschikt is voor publicatie. Hiernaast moet ook  onderzocht moeten worden of er in Aleph, Digitool, of mogelijk nog andere systemen al  metadata beschikbaar zijn voor deze afbeeldingen. 

7.7. Inrichten van eigen digitaliseringsstraat   Om snel in te kunnen springen op vragen vanuit onderwijs en onderzoek is het van  groot belang dat er wordt geïnvesteerd in de inrichting van een interne  digitaliseringsstraat (zie ook knelpunt 5.3.1.2.). Momenteel worden  reproductieverzoeken uitgevoerd in samenwerking met Universitair Facilitair Bedrijf  (UFB). Helaas kan er in dit samenwerkingsverband niet altijd een snel resultaat worden  gegarandeerd. Ook is het niet altijd mogelijk om een invloed uit te oefenen op de  kwaliteit van de geleverde scans. Wanneer scanopdrachten alleen door het UFB worden  uitgevoerd zal het dan ook niet mogelijk zijn om op korte termijn grote delen van de  collecties te digitaliseren.      Een bijkomend en belangrijk voordeel van een interne digitaliseringsstraat is dat  hiermee kosten per scan kunnen worden gerealiseerd die aanzienlijk lager liggen dan de  prijs die in rekening wordt gebracht door het UFB. De prijs per pagina is ongeveer gelijk  aan de prijs die wordt geboden door commerciële productiecentra als MicroFormat en  GMS. Het uitbesteden van digitaliseringsopdrachten aan externe centra heeft echter  weer als nadeel dat materialen verzonden moeten worden, omdat niet ter plaatse in de  UB kan worden gefilmd. Over het algemeen zal een restaurator of conservator de  materialen persoonlijk naar de studio moeten overbrengen, aangezien de materialen die  in kleur moeten worden gescand (verluchte handschriften, kaarten, prenten en  tekeningen) zeer kwetsbaar en kostbaar zijn. Dit heeft dan weer een nadelig effect op de  kosten van de opdracht. 

50

8.  Verbetering werkprocessen    Dit hoofdstuk geeft een indicatie van hoe de werkprocessen in toekomst dienen te  verlopen om de gewenste informatievoorzieningen te kunnen realiseren. De procedures  die hieronder staan beschreven kunnen momenteel in veel gevallen nog niet worden  toegepast. Deze procedures zullen veelal pas mogelijk worden wanneer de  ontwikkelprojecten die in hoofstuk 6 zijn genoemd succesvol zijn afgerond. Dit  hoofdstuk bevat een beschrijving van de werkprocessen omtrent het registreren, het  beschrijven en digitaliseren van bijzonder materiaal.  

8.1. Registratie  Nieuwe aanwinsten moeten centraal worden geregistreerd. Mogelijk kan dit  plaatsvinden via de acquisitiemodule in Aleph. Dit zal worden onderzocht in  samenwerking met de sector Verwerving, Onstluiting en Metadatabeheer.     Nieuwe aanwinsten worden in eerste instantie opgeslagen in de quarantaine‐ruimte bij  het restauratieatelier. Na inspectie wordt het materiaal van hieruit overgebracht naar de  kluis of naar het gesloten magazijn. Op dit moment wordt aan de objecten een signatuur  toegekend.     De manier waarop deze objecten vervolgens moeten worden ontsloten hangt af van hun  bibliografisch niveau. Voor collecties geldt dat deze beschreven moeten worden in EAD.  Voor alle overige materialen geldt dat deze beschreven moeten worden in Marc21 in  Digitool of, na afronding van het UB‐project “Catalogisen Anders”, in Aleph. Indien er  twijfel bestaat over de vraag of een verzameling van objecten in EAD, of afzonderlijk in  Marc21 moet worden beschreven moet de definitieve beslissing hierover door de  verantwoordelijke conservator worden genomen.    Bij enkelvoudige objecten moeten minimaal de volgende gegevens in Aleph worden  vastgelegd:    ƒ Titel en auteur  ƒ Plaatsingscode  ƒ Journaalnummer    In Aleph geldt dat de plaatsingscode en het journaalnummer in het Holdings Record  moeten worden vastgelegd.    De registratie in Digitool of in Aleph zal in principe worden uitgevoerd door de  conservator. Indien een grote hoeveelheid aan objecten tegelijkertijd wordt aangeschaft 

51

en catalogiseren relatief eenvoudig is kan de registratie ook worden uitgevoerd door een  medewerker van de afdeling Collectiediensten. Bij grote hoeveelheden zal het niet altijd  mogelijk zijn om al op korte termijn beschrijvingen op item‐niveau te maken.    Indien een gehele collectie wordt aangeschaft moet in ieder geval, na plaatsing in de  kluis, een rudimentaire beschrijving in EAD beschikbaar komen. De  collectiebeschrijving moet minimaal de volgende onderdelen bevatten:    ƒ Titel van de collectie  ƒ Herkomst  ƒ Omvang  ƒ (Globale) datering  ƒ Inhoud en samenstelling    Uiteraard moet ernaar worden gestreefd om de omvang en de datering zo exact  mogelijk aan te geven. Omdat het vaststellen van deze getallen echter tijdrovend kan  zijn kan in dit stadium ook worden volstaan met schattingen.De collectiebeschrijving zal  over het algemeen worden gemaakt door de verantwoordelijke conservator. Deze kan er  echter ook voor kiezen om de beschikbare documentatie over de verwerving  (briefwisselingen, contracten, e‐mailverkeer) te verzamelen in een dossier zodat op basis  daarvan medewerkers van de afdeling Collectiediensten de EAD verder kunnen  uitwerken.     De rudimentaire collectiebeschrijving moet maximaal twee weken na de verwerving  gereed zijn. Bij de publicatie van EAD’s van nieuw verworven collecties moet dezelfde  weg worden gevolgd als bij collectiebeschrijvingen die retrospectief worden gemaakt  van al eerder verworven collecties. In een later stadium kan er eventueel toe worden  besloten om de gemaakte beschrijving nog gedetailleerder te ontsluiten.  

8.2. Beschrijven  Bij het catalogiseren van individuele objecten kan de rol van conservatoren beperkt  blijven tot het maken van beschrijvingen op registratieniveau middels ‘short titles’. Deze  beknopte beschrijvingen kunnen hierna door medewerkers van de afdeling  Collectiediensten nader worden uitgewerkt.     - Persoonsnamen worden gethesaureerd.  - ‘Short titles’ worden uitgewerkt tot volledige bibliografische titels.  - Er vindt onderwerpsontsluiting plaats.  - De beschrijving wordt op het niveau gebracht dat in de beschrijvingsstandaard  wordt voorgeschreven. Er moet worden gecontroleerd of alle velden correct zijn  ingevuld en of er geen verplichte velden zijn leeg gelaten. 

52

8.3. Digitaliseringsprojecten  8.3.1. Scannen  Indien een bepaalde deelcollectie als geheel in aanmerking komt voor digitalisering  moet een projectplan worden geschreven waarin de volgende vragen worden  beantwoord:    ƒ Wat is de doelgroep van het materiaal? Hoe groot is deze doelgroep? Wat is de  frequentie van het gebruik?  ƒ Wat is de belangrijkste motivatie om de collectie te digitaliseren? Mogelijke redenen  kunnen zijn:   - Een grote vraag naar het materiaal (in digitale vorm)  - Een grote wetenschappelijke of cultuur‐historische waarde.  - Kwetsbaarheid van het materiaal waardoor fysieke raadpleging moet  worden ontmoedigd. In dit geval moet worden aangetoond dat  digitalisering nog wel mogelijk is en geen schade zal aanbrengen aan het  origineel.  - Het origineel is erg ontoegankelijk; door het materiaal digitaal te  ontsluiten kunnen de gebruiksmogelijkheden worden verbeteren.  ƒ Wat is de omvang van de collectie? Hoeveel scans moeten er worden gemaakt?  ƒ Zijn de te digitaliseren materialen van een vergelijkbare grootte of bestaat de  collectie uit vele verschillende formaten?  ƒ Is de collectie volledig of bestaan er hiaten? Dit is met name van belang bij  tijdschriftreeksen of gedrukte series.  ƒ Zijn er specifieke vereisten met betrekking tot de presentatie van het materiaal?  ƒ Zijn er auteursrechtelijke of andere bepalingen van kracht waardoor het  materiaal mogelijk niet volledig openbaar kan worden gemaakt?  ƒ Kan het materiaal worden gedigitaliseerd volgens de bestaande richtlijnen? Zo  nee, waarom niet?  ƒ Hoe zal de kwaliteit van de vervaardigde scans worden bewaakt?  ƒ Kunnen de resultaten van het digitaliseringsproject worden beheerd in de  bestaande UB‐systemen? Zo nee, waarom niet?  ƒ Zijn er al metadata beschikbaar voor de deelcollectie?    Het daadwerkelijke scannen kan intern of extern plaatsvinden. Intern scannen vindt  vooralsnog plaats in samenwerking met het Universitair Faciliteit Bureau. 

8.3.2. Verwerking van de scans  Digitaliseren heeft strikt genomen alleen betrekking op het omzetten van analoog  materiaal naar digitaal formaat. Om een optimaal gebruik van deze gedigitaliseerde 

53

objecten mogelijk te maken is er uiteraard meer nodig. De aangemaakte bestanden  moeten ook op duurzame manier kunnen worden beheerd in de bibliotheeksystemen  van de UB, en bovendien moeten er ook metadata worden bijgevoegd die ervoor  kunnen zorgen dat de bestanden ook kunnen worden teruggevonden. De onderstaande  tekst beschrijft het werkproces dat kan worden gevolgd bij het verwerken van scans van  bijzondere materialen.     Wanneer de scans eenmaal zijn vervaardigd moeten deze bestanden worden ingevoerd  in Digitool. De hoeveelheid scans kan sterk variëren per digitaliseringsopdracht.  Wanneer een bezoeker een aanvraag indient voor een digitale reproductie zal het over  het algemeen om slechts enkele opnamen gaan. De UB neemt echter ook deel aan  landelijke digitaliseringsinitiatieven, zoals Het Geheugen van Nederland en het  Metamorfoze project. Wanneer er in dit kader bijzondere collecties digitaal toegankelijk  worden gemaakt levert dit vaak enkele tientallen gigabyte aan informatie op. De  omvang van de opdracht heeft een belangrijke impact op de te hanteren werkwijze. Bij  het bepalen van het werkproces moet er eveneens een onderscheid worden gemaakt  tussen enkelvoudige en samengestelde objecten. Enkelvoudige objecten zijn prenten,  foto’s, kaarten, enzovoort, die in zijn geheel gefotografeerd kunnen worden. Bij  samengestelde objecten is er sprake van meer afbeeldingen in een bepaalde structuur.  Dat is het geval bij handschriften, oude drukken, foto’s in een fotoalbum, atlassen of  meerbladige kaarten. Over het algemeen spreken we van samengestelde objecten  wanneer er meerdere afbeeldingen bij één enkele signatuur horen. Om de structuur van  het document vast te leggen wordt bij de UB Leiden gebruik gemaakt van de standaard  METS. Bij presentatie van het object wordt dit METS‐bestand gebruikt om een  navigeerbare inhoudsopgave te presenteren.    In alle gevallen zal de digitaliseringsopdracht worden voorafgegaan door een gedegen  voorbereiding. Er worden instructies voor de digitaliseerder opgesteld, waarin wordt  beschreven op welk opslagmedium (CD, DVD, externe harddisk) de bestanden moeten  worden opgeleverd, hoe de bestanden in directories georganiseerd moeten worden en  hoe de naamgeving van de directories en de bestanden moet zijn. Wanneer de  bestanden ontvangen zijn moeten de scans worden gecontroleerd. Indien blijkt dat de  kwaliteit van de scans afwijkt van de kwaliteitsnormen zal het scannen deels of in zijn  geheel moeten worden overgedaan. Op het moment dat de scans goed bevonden zijn  worden moeten deze een plaats krijgen in de digitale infrastuctuur van de UB Leiden. In  paragraaf 7.4.2. worden de handelingen besproken die nodig zijn bij het verwerken van  enkelvoudige objecten. Paragraaf 7.4.3. beschrijft het werkproces voor samengestelde  objecten. Beide paragrafen bevatten stroomschema’s waarin de benodigde handelingen  zijn opgesomd. In de schema’s is eveneens aangegeven welk onderdeel van de UB  verantwoordelijk is voor de genoemde actie. Hierbij zijn de volgende afkortingen  gehanteerd:     

54

DD  BC  MK  UFB 

Sector Digitale Diensten, afdeling beheer  Sector Bijzondere Collecties  Sector Publieksdiensten en Collecties, Afdeling Magazijnen en  Kluizen  Universitair Facilitair Bedrijf 

55

  Enkelvoudige objecten 

     

        De manier waarop de bestanden in Digitool moeten worden ingevoerd hangt af van de  vraag of bestanden per set of individueel moeten worden geïmporteerd. De import zal  ‘batch‐gewijs’ plaatsvinden wanneer de hoeveelheid objecten te groot wordt geacht om  deze handmatig stuk voor stuk in te lezen. Welk aantal als “te groot” moet worden  beschouwd zal beoordeeld moeten worden door de betrokken medewerkers.    

56

Bij individuele verwerking moet in de Meditor van Digitool ‐ dit is de module waarin  objecten en metadatarecords kunnen worden bewerkt ‐  een nieuw object worden  aangemaakt. Uit het bronbestand moeten de benodigde afgeleide bestanden worden  gegenereerd. Vervolgens kan bij het ingelezen bestand een beschrijving in Marc21  worden aangemaakt.    Batch‐upload betekent dat een set van bestanden als één geheel wordt ingelezen. Bij dit  proces is het van belang dat zowel de digitale objecten als de metadata‐records vooraf in  een zogenaamde load‐directory op de Digitool‐server worden geplaatst. Wanneer van  de gemaakte scans al beschrijvingen beschikbaar zijn in het systeem dienen deze eerst te  worden geëxporteerd. De Marc21 records moeten hierna worden aangepast. Er moet  namelijk een veld worden aangemaakt waarin wordt aangegeven bij welke afbeelding  de beschrijving hoort. Indien nog geen metadata beschikbaar zijn zal er een “dummy‐ record” moeten worden aangemaakt dat in een later stadium kan worden aangevuld. Bij  dit proces kan gebruik worden gemaakt van een programma dat rudimentaire  metadata‐records aanmaakt op basis van gestandaardiseerde bestandsnamen. Indien er  nog geen metadata aanwezig zijn is het dus van groot belang dat bij de  kwaliteitscontrole veel aandacht wordt besteed aan de vraag of de instructies voor de  naamgeving van de bestanden correct is opgevolgd. Omdat is voorgeschreven dat  bestandsnamen informatie dienen te bevatten over de signatuur betekent dit dat de  rudimentaire records in ieder geval dit gegeven kunnen meekrijgen. Wanneer zowel de  Marc21 records als de digitale bestanden klaar staan kunnen beide gezamenlijk worden  ingelezen in Digitool. Wanneer alleen nog basale records in Digitool zijn geïmporteerd  moeten deze nog worden aangevuld, zodat de objecten ook op basis van aspecten als  vervaardiger, titel of onderwerp kunnen worden teruggevonden.   

57

  Samengestelde objecten 

     

    58

Een belangrijk verschil tussen het verwerken van enkelvoudige en samengestelde  objecten is dat er in het laatste geval vooraf een METS document moet worden gemaakt  waarin de structuur van het samengestelde object is beschreven. In een METS‐document  kan worden aangegeven in welke volgorde een set van bestanden bekeken moet worden,  en eveneens kan een bepaalde onderverdeling worden aangebracht voor, bijvoorbeeld,  de verschillende hoofdstukken in een boek. Een ander verschil is dat alle  objectmanifestaties (JPEG2000 en/of JPEG Thumbnail) eveneens vooraf moeten worden  aangemaakt. Voor de aanmaak van de afgeleide bestanden wordt bij de UB gebruik  gemaakt van de programma’s ImageMagick en jp2kdriver. Om de METS bestanden te  maken kan gebruik worden gemaakt van een intern ontwikkeld programma. Dit  programma maakt gebruik van de informatie die kan worden gewonnen uit de  gestandaardiseerde bestandsnamen.     Bij samengestelde objecten moet er eveneens een onderscheid worden gemaakt tussen  individuele inleesacties en batch‐gewijze import. Wanneer alle benodigde bestanden zijn  aangemaakt kunnen de METS‐documenten stuk voor stuk worden ingelezen via de  Webingest‐module van Digitool. Het METS‐bestand legt alleen de structuur van de  bijbehorende bestanden vast. In dit stadium zijn er nog geen beschrijvende metadata bij  het object. Deze moeten hierna nog worden toegevoegd door gebruik te maken van de  Meditor. Het kan voorkomen dat voor het ingelezen object al een Marc21 record  beschikbaar is Digitool. Er zijn namelijk in een eerder stadium veel metadata‐records  ingelezen, ook voor objecten waarvoor nog geen digitale reproducties bestonden. In  deze situatie zal het nieuwe object aan het al bestaande Marc21‐record gekoppeld  moeten worden. Indien dit niet het geval is zal er een nieuw record aangemaakt moeten  worden.    De batch‐gewijze import verloopt op min of meer dezelfde wijze. Wanneer nog geen  metadata beschikbaar zijn kan hetzelfde programma worden gebruikt om de METS‐ documenten aan te maken. De XML‐bestanden kunnen  vervolgens samen met de  afbeeldingen in één keer worden geimporteerd in de Digitool repository. Nadat de  bestanden zijn ingelezen kunnen de bijbehorende beschrijvingen worden uitgebreid.    Het kan voorkomen dat bij de records die batchgewijs moeten worden ingelezen al  metadata beschikbaar zijn in Aleph of in Digitool. Wanneer de signaturen die in deze  records staan ook voorkomen in de bestandsnamen, moet het in principe mogelijk zijn  om de METS‐documenten en de MARC21 records ook al voor de upload aan elkaar te  koppelen. Dit is echter een complex traject, waarvoor veelal gespecialiseerde  programmatuur ontwikkeld zal moeten worden. Dit type van batch‐invoer zal  projectsgewijs moeten worden uitgevoerd in samenwerking met de sector Digitale  Diensten.

59

9.  Geplande digitaliseringsprojecten    In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de projecten die in de komende jaren  rond de bijzondere collecties zullen worden opgezet. Bij de uitvoering van deze  projecten zal, waar mogelijk, gebruik worden gemaakt van de al bestaande  infrastructuur. Indien nog aanvullende voorzieningen ontwikkeld moeten worden  wordt dit in de tekst vermeld. Bij de projecten waarvan de totale kosten al zijn begroot  worden deze eveneens genoemd. 

9.1. Metamorfoze‐projecten  Metamorfoze is het nationaal programma voor het behoud van het papieren erfgoed. Het  programma is een initiatief van het Ministerie van OCW, en is een  samenwerkingsverband tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief.  Metamorfoze stelt subsidies beschikbaar voor het conserveren, digitaliseren en  ontsluiten van kwetsbaar materiaal.     In de periode 2008‐2010 lopen de volgende Metamorfoze‐projecten rond collecties van  de UB Leiden:    ƒ Christaan Snouck Hurgronje (1857‐1936). Deze collectie van  Nederlands meest  prominente oriëntalist bestaat uit een zeer omvangrijke verzameling van gedrukte  werken, oosterse handschriften, ego‐documenten, foto’s en vroege geluidsopnamen.  De eerste subsidieaanvraag, die is gehonoreerd in 2007,  beperkte zich tot de  correspondentie uit de collectie. In 2008 en 2009 zullen aanvullende  projectvoorstellen bij Metamorfoze worden ingediend voor het overige materiaal.  ƒ Het persoonlijk archief van romanschrijver, dichter en predikant Nicolaas Beets  (1814‐1903) beslaat ca. 20 m. en bevat personalia, correspondentie, manuscripten,  preken, realia en archivalia van de kinderen. De subsidieaanvraag is in twee delen  ingediend in 2001 en in 2006. Beide aanvragen zijn gehonoreerd. De totale kosten  voor het project bedragen € 270.000.   ƒ Conrad Busken Huet (1826‐1886). De collectie bevat originele handschriften en  correspondentie van een van Nederlands belangrijkste  literatuurcritici uit de  negentiende eeuw (ca. 4.500 bladen). Voor het project is een subsidie van € 35.000  toegekend.  ƒ Francois Haverschmidt (1835–1894). Deze collectie bevat zowel originele  handschriften als gedrukte werken van de auteur die onder het pseudoniem Piet  Paaltens onsterfelijke studentenpoëzie schreef en later als predikant verhalen en  schetsen. De manuscripten beslaan 20 dozen (LTK 1805‐1818) met preken,  correspondentie, gedichten, voordrachten en tekeningen. Voor het project is een  subsidie van € 33.000 toegekend. 

60

ƒ

ƒ

ƒ

ƒ

ƒ

Dirk De Jong (1910‐1974). Een collectie bestaande uit circa 1000 boeken, tijdschriften,  rijmprenten, curiosa en plano’s, die illegaal zijn gedrukt tijdens de Duitse bezetting.  De collectie is in 1970 aangekocht door de Maatschappij der Nederlandse  Letterkunde. De subsidieaanvraag is in 2007 goedgekeurd, en de collectie wordt in  2008 gedigitaliseerd.  Met Metamorfoze‐subsidie werd in 2006 een begin gemaakt met het digitaliseren  van de zogenoemde Verzamelingen van de Maatschappij der Nederlandse  Letterkunde. Het betreft voornamelijk 19de eeuws materiaal: kranten, kleine  geschriften en pamfletten. De projectkosten bedragen € 65.000 en het project loopt  door tot 2009.  De collectie Gerrit‐Jan Boekenoogen (1868‐1930) bevat circa 500 boeken uit de 17e tot  de 19e eeuw op het gebied van volkskunde, volkslectuur, sprookjes, volksverhalen  en ridderromans. De collectie is in 1930 aangekocht door de Maatschappij der  Nederlandse Letterkunde uit de nalatenschap van G.J. Boekenoogen (1868‐1930). In  2007 is een subsidie van € 40.000 toegekend voor de conservering, ontsluiting en  digitisering van de collectie. Het project wordt in 2008 afgerond.   Bibliotheca Neerlandica Manuscripta (BNM). Het documentatieapparaat voor  Middelnederlandse handschriften waar ook ter wereld bewaard en opgezet door de  filoloog en codicoloog Willem Lodewijk de Vreese bevindt zich sinds 1939 in de UB  Leiden. Een groot deel van de gegevens uit de kaartenbakken bevindt zich sinds de  jaren 1990 in een database. Dit project beoogt alle handschriftenbeschrijvingen (ca. 8  meter) te digitaliseren en vervolgens te koppelen aan de corresponderende records  van de database De begroting van het project — dat in mei 2008 is ingediend  (doorlooptijd 2009‐2010) — bedraagt ca. € 120.000.  In het kader van het Metamorfoze‐traject Behoud Nederlandse Boekproductie zal de  UB Leiden in de periode 2008‐2012 een deel van haar gedrukte boekenbezit uit de  periode 1870‐1919 conserveren en digitaliseren (scans en eenvoudige OCR). De  preservation scans zullen, net als bij de overige Metamorfoze‐projecten, worden  opgeslagen in het e‐depot van de Koninklijke bibliotheek. De UB Leiden zal de  afgeleide scans beschikbaar maken via Digital Special Collections. 

9.2. Kaarten op de kaart gezet  Kaarten spreken tot de verbeelding. Ze laten zien hoe ons land en de wereld er vroeger  uitzagen. Vanwege de vaak gedetailleerde topografische informatie zijn kaarten een  belangrijke bron voor historisch en geografisch onderzoek en voor de lokale  geschiedenis. Kaarten zijn daarnaast een lust voor het oog, vaak rijk gedecoreerd en  mede daardoor een gewild verzamelobject.     In de Universiteitsbibliotheek Leiden bevindt zich een enorme historisch‐cartografische  collectie van ongeveer 60.000 kaarten en 1.500 atlassen. Voor een groot deel hebben deze  kaarten betrekking op het grondgebied van de Nederlanden en de overzeese  handelsgebieden en koloniën. De nadruk ligt op kaarten uit de 17e en 18e eeuw. 

61

Ongeveer 3.000 kaarten zijn handgetekend waarvan een klein deel op perkament. De  gedrukte kaarten bestaan voor het grootste deel uit kopergravures en, in minder mate,  houtsneden en lithografieën. In dit project zal de verzameling kaarten en atlassen  integraal worden gedigitaliseerd. Om deze collectie beter toegankelijk te maken moet  een geografisch zoeksysteem ontwikkeld worden waarbij de gedigitaliseerde oude  kaarten aan hun juiste locatie op een digitale kaart gekoppeld zijn (georefereren). Dit  wordt ook wel een geografisch informatiesysteem (GIS) genoemd en is vergelijkbaar met  GoogleEarth, waarbij ook allerlei informatie aan kaarten gekoppeld wordt. Voor de  gebruiker is het nog beter wanneer meerdere collecties gelijktijdig doorzocht kunnen  worden. Gestreefd wordt dan ook naar samenwerking met andere kaartencollecties in  universiteitsbibliotheken en archieven. Daarbij kan gedacht worden aan het Nationaal  Archief, het Regionaal Archief Leiden en het archief van het Hoogheemraadschap van  Rijnland.     Naast het beoogde geografische ontsluitingssysteem worden de gedigitaliseerde kaarten  ook opgenomen in Digital Special Collections. Tot nu toe zijn daar ongeveer 700  manuscriptkaarten in opgenomen. In dit project zullen eveneens de beschrijvingen die  momenteel nog alleen via kaartcatalogi zijn te raadplegen worden geconverteerd naar  digitale beschrijvingen. Voor 15.000 kaarten van Nederland, België en Luxemburg heeft  deze omzetting al plaatsgevonden in 2005. 

9.3. Nederlandse topografie  In de collectie kaarten en atlassen bevinden zich ca. 12.000 topografische prenten en ca.  1.600 topografische tekeningen van Nederland. Deze prenten en tekeningen kunnen zeer  waardevolle bronnen zijn bij de bestudering van de geschiedenis van de Lage Landen.  Op basis van deze afbeeldingen zijn onderzoekers vaak in staat om gebouwen, steden en  landschappen uit het verleden virtueel te reconstrueren. De staat van het materiaal is  over het algemeen zeer goed. De prenten en tekeningen zijn op dit moment nog alleen  beschreven in kaartcatalogi. In dit project zullen de volledige set topografische prenten  en tekeningen worden gedigitaliseerd. De beschrijvingen op de fiches in de kaartcatalogi  zullen eveneens worden overgezet naar digitale beschrijvingen.    De totale projectkosten zijn begroot op € 100.000. Voor het project zal een  subsidieaanvraag worden ingediend bij Het Geheugen Van Nederland.  

9.4. De wereld in beeld  Hoewel de fotografische collectie van het Prentenkabinet bij kenners vermaard is, is  deze voor een groot deel nog niet ontsloten. Het algemene doel van het project ‘De  wereld in beeld’ is om de collectie op belangrijke wijze voor een breed publiek meer  toegankelijk en zichtbaar maken. De keuze voor vier verschillende deelprojecten geeft 

62

het publiek straks ook inzicht in de gevarieerde samenstelling van deze oude  fotocollectie van het Leidse Prentenkabinet.     1. FotoLexicon Online  in dit deelproject wordt contextinformatie over werk en leven van Nederlandse  fotografen gedigitaliseerd in online gepubliceerd. Dit werkt als een ontsluiting op  metaniveau van niet alleen de Prentenkabinet collectie, maar ook de overige  fotocollecties in Nederland. Het lexicon bevat ca. 220 artikelen.  2. Reis‐ en koloniale fotografie  in dit deelproject wordt de vergrotende blik op de wereld getoond door de komst in  de 19e eeuw van zowel de fotografie als de betere reis‐mogelijkheden. Dit project  behelst een onstluiting door middel van on‐line publicatie van 100 albums (in totaal  ca. 5000 foto’s)   3. Familiealbums: in dit deelproject worden een aantal bijzondere en fraai uitgevoerde  fotoalbums van gewone Nederlanders, maar ook bijzonder familie‐ en  gedenkalbums van bekende Nederlandse families digitaal ontsloten. Dit project  behelst een onstluiting door middel van on‐line publicatie van 100 albums (in totaal  ca. 5000 foto’s)   4. Ontsluiting Fotocollectie Gerard Fieret. Dit project behelst de ontsluiting van het  artistiek oeuvre van een Nederlandse – Haagse – kunstenaar, waar een groeiende  interesse voor bestaat. De digitalisering anticipeert op de te verwachten grote  publieke belangstelling die bij het mogelijke overlijden van de kunstenaar  ongetwijfeld zal ontstaan. Voor dit deelproject zullen ca. 3000 foto’s worden  gedigitaliseerd.    Als onderdeel van dit project zal een interactieve website worden ontwikkeld, waarop  eindgebruikers in staat worden gesteld om hun kennis over de foto’s te achter te laten.  Het brede publiek kan op deze manier de UB helpen bij, onder meer, het identificeren  van de personen, en het situeren van gefotografeerde gebouwen.    Het project ‘De wereld in beeld’ richt zich niet alleen op onderzoekers, docenten en  studenten op het gebied van de fotografie. Vanwege het ruime scala aan gefotografeerde  onderwerpen is het project ook van belang voor het bredere in kunst, cultuur, fotografie,  mediacultuur en visuele geschiedschrijving geïnteresseerde Nederlandse publiek. De  reis‐ en koloniale fotografie is hiernaast ook relevant voor de allochtone  bevolkingsgroepen, die in toenemende mate belangstelling tonen voor de historische  gebeurtenissen waardoor zij met Nederland in contact gekomen zijn.    De totale projectkosten worden begroot op € 385.000. 

63

9.5. Nederlanders online  De UB bezit rond de 15.000 portretten van Nederlanders (en 20.000 van niet‐ Nederlanders). Het gaat hier om prenten en, in mindere mate, tekeningen De ontsluiting  beperkt zich momenteel tot een kaartsysteem, een digitale naamlijst van alle  geportretteerden en een rudimentaire digitalisering van een klein deel van de portretten  (ongeveer 20 %). De belangstelling van wetenschappers van binnen en buiten de  universiteit is niettemin groot. Elke Nederlander van naam, hetzij staatsman, geleerde,  dominee of kunstenaar, uit de periode 1500‐1900 is immers vertegenwoordigd. Van  sommige personen bezit de UB één portret, van andere meer dan honderd, zoals het  geval is bij Erasmus. Een bijzondere groep binnen de portretten vormen die van de  Koninklijke Familie en hun verwanten. De collectie is een van de grootste in het land en  bevat tal van unica.   De belangstelling voor de portretcollectie is zoals gezegd groot. Immers, er  verschijnt geen historische studie, geen biografie zonder dat deze geïllustreerd is met  portretten. Daarnaast zijn portretten ook het onderwerp van onderzoek zelf. Door de  portretten te digitaliseren zou de toegankelijkheid enorm toenoemen. De portretten  zouden daardoor beschikbaar komen voor een groter en geïnteresseerd publiek dat nu  niet altijd de weg naar de Universiteitbiblitoheek weet te vinden. Een samenwerking  met het Iconografisch Bureau in Den Haag is bij dit project gewenst. Het IB beschikt  over een grote hoeveelheid biografische en genealogische informatie maar ontbeert een  collectie originele portretten. De eerst stappen in deze samenwerking zijn reeds gezet. 

9.6. Anatomie met pen en papier  In de Universiteitsbibliotheek is een groep anatomische tekeningen ondergebracht die  van groot belang is voor de kennis en studie van de geneeskunde. De groep omsluit  tekeningen vanaf de achttiende tot ver in de twinstigste eeuw en biedt een unieke  mogelijkheid de ontwikkeling van de anatomische tekening door de tijd heen te  bestuderen. De tekeningen hebben verschillende herkomsten maar zijn alle ontstaan in  relatie tot onderzoek en onderwijs aan de Leidse universiteit. Een deel is afkomstig van  de afdeling Anatomie en bevat onder andere de studies die Jan Wandelaar voor de  befaamde anatoom Albinus vervaardigde in het begin van de achttiende eeuw. Een  ander deel is bij de afdeling Pathologie ontstaan en diende het onderzoek naar ziekten  en doodsoorzaken. Dit deel van de tekeningen wordt bij gelegenheid nog daadwerkelijk  gebruikt door pathologen van het LUMC. De totale collectie omvat circa 5000  tekeningen.   Van alle tekeningen is alleen het meer recente deel, circa 2000 stuks, op een basale  manier digitaal toegankelijk. Het gaat dan om een systeem dat alleen vanaf een cd‐rom  is te raadplegen. Van een ander deel zijn digitale reproducties aanwezig, die evenwel  nog niet raadpleegbaar zijn voor het publiek. Een goede en volledige digitale ontsluiting 

64

van deze collectie zou recht doen aan het grote belang ervan en de bruikbaarheid in  hoge mate vergroten.    Voor het digitaliseren van de tekeningen is in 2006 een subsidie van € 20.000  toegekend door de Stichting Academisch Erfgoed. 

9.7. Nieuwsblad voor den Boekhandel  Het Nieuwsblad voor den Boekhandel was het weekblad van de Vereeniging ter  Bevordering van de Belangen des Boekhandels, de overkoepelende organisatie van  uitgevers en boekverkopers in Nederland. Het eerste nummer verscheen in 1834. In het  blad werden wekelijks lijsten gepubliceerd van verschenen boeken en tijdschriften en  van de ter vertaling aangekondigde werken. Hiernaast werden ook aankondigingen van  boekveilingen en advertenties voor nieuwe publicaties opgenomen. Het Nieuwsblad voor  den Boekhandel biedt dan ook een zeer rijke bron aan informatie voor iedereen met een  belangstelling voor de Nederlandse literatuur uit de 19e en 20e eeuw, en de geschiedenis  van uitgeverijen en boekhandels.  Momenteel is de reeks helaas nog zeer summier ontsloten, waardoor de  informatie slecht toegankelijk is. In dit project zal het tijdschrift integraal worden  gedigitaliseerd. De tekst zal via OCR machine‐leesbaar worden gemaakt, zodat er op  full‐text basis kan worden gezocht in de gehele reeks. Het totaal aantal nummers wordt  geschat op 7.300, en het totaal aantal pagina’s op 37.000. Aangezien de Koninklijke  Bibliotheek in Den Haag en de UvA eveneens volledige reeksen bezitten kan in dit  massa‐digitaliseringsproject mogelijk met deze instellingen worden samengewerkt. 

9.8. Digitalisering middeleeuwse handschriften   De collectie middeleeuwse handschriften van de UB Leiden is met ongeveer 1800  banden en enkele honderden fragmenten de grootste in Nederland en internationaal  vermaard. Er zijn tientallen belangrijke klassieke handschriften,  ca. 500 verluchte  handschriften  — die vanwege de aanwezigheid van miniaturen, gehistorieerde initialen  en decoratie vaak als ware kunstwerken kunnen worden beschouwd — en een even  groot aantal handschriften in het Middelnederlands. Het einddoel van dit project is om  de deelcollectie middeleeuwse handschriften middels hoge kwaliteitsscans volledig  toegankelijk te maken voor onderzoekers, studenten, en het brede publiek. Geschatte  omvang: ca. 500.000 beelden (op basis van pagina’s). Voor de korte termijn zijn de  volgende prioriteiten gesteld:     ƒ Digitalisering van de beschikbare microvormen: enige honderden microfilms en  enkele duizenden kleinbeeldkleurendia’s en zwartwit vlakfilms.  ƒ Digitalisering van ca. 200 tekstueel unieke en belangwekkende teksthandschriften  (een groot deel vervaardigd in de negende eeuw). 

65

ƒ

Digitalisering van ca. 300 verluchte handschriften. De verzameling verluchte  handschriften is al geïnventariseerd door het Bijvanck‐genootschap. De bijbehorende  database wordt beheerd door de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag. 

  Hiernaast zullen de bestaande beschrijvingen in Digital Special Collections worden  uitgebreid. Eveneens zal de mogelijkheid worden onderzocht om elektronische  transcripties te vervaardigen en om deze te koppelen aan de afbeeldingen.  

9.9. Digitalisering van de Huygenspapieren  De wetenschappelijke papieren van Christiaan Huygens (1629‐1695), Nederlands  belangrijkste bèta, berusten sinds het eind van de zeventiende eeuw in de UB Leiden. In  de periode 2003‐2006 werd een omvangrijk conserveringsproject uitgevoerd  gefinancierd door met een subsidie van de Stichting Academisch Erfgoed. Dr. Joelle  Yoder (Washington) legt de laatste hand aan een gedetailleerde inventaris met  concordantie op de uitgegeven teksten in de 22‐delige Oeuvres Complètes. Hiermee zijn  belangrijke voorwaarden geschapen voor een ambitieus digitaliseringsproject waarbij de  manuscripten van de Huygenscollectie èn de Oeuvres complètes zullen worden  gedigitaliseerd, en via een database met metadata met elkaar in verband zullen worden  gebracht. 

9.10. Gedrukte catalogi van Leids bibliotheekbezit  De Leidse Universiteitsbibliotheek kent een lange traditie in het beschrijven van haar  bezit via gedrukte catalogi. Al in 1595 verscheen de Nomenclator, de eerste complete  gedrukte catalogus van een ʹopenbareʹ bibliotheek. Tot in de achttiende eeuw  verschenen met enige regelmaat nieuwe catalogi, die elk duidelijk de groei van het  bibliotheekbezit illustreren. De catalogi die na 1741 verschenen beschreven nog slechts  onderdelen van de collectie. Op dit moment bestaat er in totaal ca. 350 gedrukte catalogi.  Tot de collectie behoren ook ca. 100 tentoonstellingscatalogi, waarvan het merendeel is  uitgegeven in de reeks Kleine publicaties van de Leidse universiteitsbibliotheek. In 1989 is  door J.E.F. ter Beek een bibliografie met alle catalogi vervaardigd, die in 1999 en in 2005  is herzien en vermeerderd. In 2006 is bovendien een elektronische collectiebeschrijving  gemaakt voor de collectie Catalogi van Leids bibliotheekbezit. Alle catalogi zijn hiernaast  beschreven in de online catalogus van de bibliotheek.  In dit project zullen de ca. 350 catalogi volledig worden gedigitaliseerd. De  teksten zullen eveneens via OCR in machine‐leesbare vorm beschikbaar komen. De  gedigitaliseerde versies zullen, voor zo ver mogelijk, worden omgevormd tot  individuele records, die hierna ingelezen kunnen worden in de Leidse catalogus.  Hiermee zal een enorme hoeveelheid aan belangrijke informatie over de bijzondere  collecties digitaal beschikbaar komen op het Internet.  

66

9.11. Digitalisering van het De Sitter‐archief   De Leidse sterrenkundige Willem de Sitter (1872–1934) was een coryfee in de  natuurwetenschappelijke wereld van zijn tijd. De correspondenties (o.a. met Einstein),  aantekeningen, concepten en manuscripten in archief van de Sterrenwacht geven een  uniek inzicht in de manier waarop De Sitter als onderzoeker, docent en organisator te  werk is gegaan. Voor de geschiedschrijving van de (Leidse) natuurwetenschappen is een  inventaris van het De Sitter‐archief een onmisbaar hulpmiddel. Dit geldt evenzeer voor  het digitaal beschikbaar stellen en ontsluiten van de correspondentie.    In de periode 2008‐2010 zal inventarisatie worden uitgevoerd die moet resulteren in een  gedrukte en een elektronische inventaris van het Sitter‐archief. Binnen dit deelproject zal  de correspondentie van De Sitter integraal worden gedigitaliseerd. Tijdens de  inventarisatie van het archief zal ook worden bekeken of andere archivalia hiervoor in  aanmerking komen. De vervaardiging van de elektronische inventaris en het  digitaliseren en ontsluiten van de correspondentie zullen door de  Universiteitsbibliotheek worden begeleid en ondersteund. Zowel de inventaris als de  gedigitaliseerde correspondentie zullen via de website van de UB beschikbaar worden  gesteld. Daarbij zal bij het beschrijven van de archivalia gebruik worden gemaakt van  internationale archief‐ en bibliotheekstandaarden. De UB zal tevens zorgdragen voor de  conservering van het materiaal. Het archief zal in zuurvrije omslagen en dozen worden  verpakt en – waar nodig – gerestaureerd. Het archief zal eveneens in zijn geheel naar de  Universiteitsbibliotheek worden overgebracht.     De kosten voor de digitalerings‐ en conserveringsactiviteiten, die in totaal ca. € 200.000  bedragen, worden gefinancierd door de Campagne voor Leiden, de stichting voor  fondsenwerving voor en sponsoring van strategische projecten van de Universiteit  Leiden. 

9.12. Dutch Prints Online  De Nederlandse Universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek hebben in 2006  € 3 miljoen ontvangen voor hun gezamenlijke project om bijzondere collecties te  digitaliseren. Het gaat hierbij meer specifiek om in Nederland gedrukte werken van  vóór 1800, waarvan de belangrijkste collecties zich in de Koninklijke Bibliotheek en de  bibliotheken van de Universiteit van Amsterdam en Universiteit Leiden bevinden. De  investeringen maken deel uit van een Nationaal Programma Digitalisering voor de  Geesteswetenschappen waartoe de Koninklijke Bibliotheek het initiatief heeft genomen.  Hierdoor wordt de toegankelijkheid van onderzoeksinformatie verbeterd en kunnen  nieuwe onderzoeksvragen gesteld worden. Ook neemt door digitalisering de effectiviteit  van het historisch en letterkundig onderzoek toe, omdat bronnenonderzoek veel minder  tijd kost. Het project heeft minimaal een doorlooptijd tot 2010.  

67

Bijlage 1. Organogram van de Universiteitsbibliotheek  Leiden 

68

Literatuur  Borgman, Christine L. From Gutenberg to the Global Information Infrastructure: Access to  Information in the networked World. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, 2000.  Bearman, David et al. “A Common Model to Support Interoperable Metadata”. D‐Lib  Magazine, January 1999.  April 2008  <www.dlib.org/dlib/january99/bearman/01bearman.html>  Buckley, Robert. “JPEG 2000 ‐ a Practical Digital Preservation Standard?”. Digital  Preservation Coalition. April 2008 <  http://www.dpconline.org/graphics/reports/index.html#jpeg2000>  Cameron, Fiona en Sarah Kenderline (red.). Theorizing Digital Cultural Heritage: A Critical  Discourse. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, 2007.  Chapman, Stephen and Anne R. Kenney. “Digital Conversion of Research Library  Materials”. D‐Lib Magazine, October 1996. April 2008    Clapwijk, Cees A. Eindrapprotage Project Ontsluiting Bijzondere Collecties en Digitale  Beeldcollecties. Leiden, 2005. Elings, Mary W en Günther Waibel. “Metadata for All: Descriptive Standards and  Metadata Sharing across Libraries, Archives and Museums”. First Mind, Peer‐reviewed  Journal on the Internet. February 2007. April 2008  Franks, Anthony R. D. (red.). Report on the Future of Bibliographic Control. Washington:  Library of Congress, 2007.  Haan, Jos de et al.. Bezoek onze site : Over de digitalisering van het culturele aanbod. Den  Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau, 2006.   Hoedt, M.E. Op weg naar een Special Collections Research Centre: Onderzoek naar het gebruik  van de Bijzondere Collecties (januari‐maart 2008). Leiden, 2008.  IFLA Study Group on the Functional Requirements for BibliographicRecords. Functional  Requirements for Bibliographic Records: Final Report. München: IFLA Saur, 1998.  Jacobson, Robert (red.). Information Design. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press,  2000.  Lindhout, Herman. Rapport Informatie‐analyse. Digitale Bibliotheek  Ontsluiting bijzondere collecties. Leiden, 2007.  Mateboer, Jenny. Repertorium Bijzondere Collecties. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 1997,   Soergel, D. “A Framework for Digital Library Research: Broadening the Vision”. D‐Lib  Magazine, December 2002. April 2008    Sompel, H, Van de et al. “Rethinking Scholarly Communication: Building the System  that Scholars Deserve”. D‐Lib Magazine, September 2004. April 2008   

69

Tedd, Lucy A. en Andrew Large. Digital Libraries: Principles and Practice in a Global  Environment. München: K.G.Saur Verlag GmbH, 2005.  Universiteitsbibliotheek Leiden. Jaarverslag 2005. Leiden, 2006.  Universiteitsbibliotheek Leiden. Voor onderwijs en Onderzoek: Beleidsplan wetenschappelijke  informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006‐2010. Leiden, 2006.   

70