Universiteitsbibliotheek Leiden

Universiteitsbibliotheek Leiden Jaarverslag 

Universiteitsbibliotheek Leiden Jaarverslag 

Inhoud Voorwoord [] 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Klantgericht [] Innoverend [] Partner bij het aanleren van informatievaardigheden [] Verantwoordelijk beheerder van cultuurhistorisch erfgoed [] Professioneel en excellent [] Een asset voor de Universiteit []

Financieel verslag []

[]

Voorwoord Op de valreep in december  openden de deuren van ons verbouwde Informatiecentrum weer voor het publiek. En meteen werd bevestigd dat we de juiste richting ingeslagen zijn om u een comfortabele omgeving te bieden voor onderwijs en onderzoek: zelfs met een verdubbeling van het aantal werkplekken ten opzichte van de oude situatie zijn alle plekken regelmatig bezet. De nieuwe zaal laat ook op een prachtige manier zien dat u verschillende behoeften heeft waar we rekening mee dienen te houden: de  totaal verschillende soorten werkplekken de computerwerkplek, de werkplek zonder computer, de leestafel en de comfortabele leesfauteuil - worden allemaal evenveel gebruikt door evenzo verschillende mensen. De bibliotheek is er voor ú. Daarom streven wij ernaar ons aanbod, onze diensten en onze faciliteiten af te stemmen op úw behoeften en wensen. Van werkplek tot collectie, van toegankelijkheid tot begeleiding bij het gebruik. En wie weet beter wat uw wensen en behoeften zijn dan u zelf? Daarom kijken we steeds meer, en in groeiende mate met u samen, hoe u als onderzoeker, docent, student, bezoeker gebruik maakt van ons aanbod en onze diensten. En dat leidt tot prachtige resultaten en samenwerking waarover u alles leest in dit jaarverslag.

Tot slot wijs ik u in dit jaarverslag ook op het plan Naar  Bibliotheekorganisatie (NB) dat in  vorm heeft gekregen. In opdracht van het College van Bestuur worden de bibliotheken van de Universiteit Leiden ondergebracht in één universitaire bibliotheekorganisatie. Behalve dat dit voor de Universiteit de nodige bezuinigingen met zich meebrengt, zult ú kunnen profiteren van voordelen die hierdoor mogelijk worden op het gebied van gezamenlijke dienstverlening.

Kurt De Belder Bibliothecaris van de Universiteit Leiden Directeur Universiteitsbibliotheek

[]

Missie Kerntaak, doelgroep en integratie

De UB is… Klantgericht ■ Innoverend ■ Een partner bij het aanleren van informatievaardigheden ■ Een verantwoordelijk beheerder van cultuurhistorisch erfgoed ■ Een professionele en excellente bibliotheekorganisatie ■ Een asset voor de universiteit ■

De kerntaak van de UB is het beschikbaar stellen en toegankelijk maken van informatie ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek van de Universiteit Leiden. De medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden en het Leids Universitair Medisch Centrum zijn de primaire doelgroep, maar ook anderen kunnen gebruik maken van de dienstverlening voor studie en beroep. De UB faciliteert de toegang tot informatie en de evaluatie, het gebruik, de productie en de beschikbaarstelling daarvan. Zij wil toegroeien naar de positie van wetenschappelijke informatiemanager van de Universiteit Leiden. De UB streeft naar organisatorische integratie met facultaire en decentrale bibliotheken van de Universiteit Leiden. Daarnaast ontwikkelt zij effectieve samenwerkingsverbanden met onder meer bibliotheken en erfgoedinstellingen op lokaal, nationaal en internationaal niveau.

21|01 Lancering telefonisch loket: voortaan hoeft u nog maar 1 telefoonnummer te onthouden voor uw vragen over lenen en informatie vinden: 071 527 28 14.

[]

Deze ambities worden door het jaarverslag heen verder toegelicht en ondersteund met voorbeelden uit . Waar relevant worden af en toe ook voorbeelden en resultaten uit een aantal decentrale faculteitsbibliotheken aangehaald, die onlosmakelijk verbonden zijn aan de universitaire bibliotheekorganisatie en de bijbehorende ambities.

1. Klantgericht De UB stelt zich ten doel haar gebruikers optimaal van dienst te zijn en uitstekende faciliteiten en diensten aan te reiken bij het gebruik van door de bibliotheek toegankelijk gemaakte informatie. Zij oriënteert zich voortdurend op de behoeften van haar klanten en veranderingen daarin. Om u optimaal van dienst te kunnen zijn willen we weten wat uw wensen zijn ten aanzien van onze collecties, faciliteiten en diensten. We werken dan ook veel samen met de faculteiten, met de andere bibliotheken van de Universiteit, met andere Leidse instellingen, met het Scaliger Instituut en met u om ons aanbod en de toegankelijkheid af te stemmen op uw behoefte.

Samen met de faculteit De UB zoekt intensief contact met medewerkers van de Faculteit der Geesteswetenschappen om af te stemmen hoe de bibliotheek in kan spelen op wensen met betrekking tot collecties, ondersteuning bij het gebruik ervan, faciliteiten en diensten. Dit contact wordt systematisch aangepakt door de vakreferenten (voor de algemeen wetenschappelijke collecties) en de conservatoren (voor de bijzondere collecties) onder het label faculty liaison.

Producten en diensten helder op een rij Onze vakreferenten houden nauw contact met docenten en onderzoekers binnen hun onderwerpsgebied op de faculteit en zorgen voor een eerste gesprek met nieuwe wetenschappelijke medewerkers. Tijdens zo’n bezoek wordt de producten- en dienstencatalogus van de bibliotheek doorgenomen. In deze bondige catalogus staat beschreven welke producten en diensten de bibliotheek levert. De onderwerpen die aan bod komen zijn: wetenschappelijke informatie, collectiegebaseerde diensten, digitale bibliotheek en toegang, klantenondersteuning, informatievaardigheden, publiceren en faciliteiten. Door het aanbod uitgebreid te bespreken en individueel toe te spitsen krijgen de wetenschappelijke medewerkers een goed beeld van de mogelijkheden die van belang zijn voor hun onderwijs en onderzoek. Zij kunnen aangeven of ze diensten of wetenschappelijke informatie missen. Op basis van deze gesprekken kunnen vakreferenten kijken hoe de bibliotheek verder kan aansluiten op ontwikkelingen en behoeften die leven bij de faculteit. De sector Bijzondere Collecties zet persoonlijke gesprekken en enquêtes in om wensen van de faculteit te bespreken ten aanzien van de bijzondere collecties, de aansluiting op onderwijs en onderzoek, en de toegankelijkheid en de digitalisering van deze collecties.

21|02 Feestelijk opening van de tentoonstelling Stad van Boeken in De Lakenhal. Het leeuwendeel van het tentoongestelde materiaal is geleverd door de UB. Presentatie van de publicatie Stad van Boeken. Handschrift en druk in Leiden 1260-2000.

[]

Actuele aansluiting op onderzoek en onderwijs Als student, docent of onderzoeker heeft u toegang nodig tot een voortdurende stroom van actuele wetenschappelijke informatie. De bibliotheekcollecties vormen hierin een cruciale bron. De bibliotheken hebben in overleg met de faculteiten een collectieplan opgesteld om bestaande collecties en de aanschaf van nieuw materiaal nauw aan te laten sluiten bij het onderwijs en onderzoek. In dit plan wordt bovendien rekening gehouden met budget, mogelijkheden voor verantwoorde opslag, en wenselijkheden voor beschikbaarstelling. Aan de hand van dit beleidsdocument kunnen bijvoorbeeld bewuste keuzes gemaakt worden voor papieren versus digitale bronnen en uitbreiding versus afbouw van collecties. Ook vindt er afstemming plaats om overlap in collecties te minimaliseren en om aan te sluiten bij aanbod op nationaal niveau. Het document wordt regelmatig aangepast om in te spelen op veranderingen van behoeften. Er wordt zo continu afgewogen hoe wetenschappelijke informatie zo volledig mogelijk aansluit bij en toegankelijk is voor onderwijs en onderzoek aan de Universiteit. Het volledige plan is terug te vinden op de website: bibliotheek.leidenuniv.nl/nieuws/presentatie-collectieplan.html

04|03 De verbouwde Leeszaal Bijzondere Collecties Dousa gaat weer open voor publiek.

[]

Het Collectieplan bestaat uit twee delen: ■ In Deel I worden de algemene aspecten van de bibliotheekcollecties behandeld: de locaties waar bibliotheken zich bevinden, de condities waaronder de collecties zijn opgeslagen, de hoeveelheid ruimte die beschikbaar is voor open opstelling en opslag in magazijnen etc. Ook wordt in kaart gebracht hoe de collecties zich verhouden tot andere collecties in Leiden, in Nederland en wereldwijd. De collecties dienen primair ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek aan de Leidse universiteit. Daarnaast is de bewaarfunctie belangrijk, met name voor de unieke bijzondere collecties die de Leidse universiteit bezit. ■ In Deel II wordt dieper ingegaan op de afzonderlijke domeincollecties. Naast een overzicht van de actuele stand van zaken per domeincollectie ligt in dit deel een belangrijk accent op de collectievormingprofielen, die de grondslag vormen voor de ontwikkeling van de desbetreffende (deel)collectie in de komende tijd. Deze profielen zijn direct gerelateerd aan het actuele onderwijs en onderzoek, en behoeven dan ook voortdurend bijstelling in aansluiting op de ontwikkelingen daarin bij de universiteit. Ook worden de raakvlakken tussen de verschillende domeincollecties onderling in kaart gebracht.

De bibliotheken samen en individueel Een aantal overlappende diensten op het gebied van vraagafhandeling en informatie zijn gebundeld voor de universitaire bibliotheken, zodat u als bezoeker op één (virtuele) plek terecht kunt. Op verschillende locaties hebben verbouwingen of andere aanpassingen plaatsgevonden, uiteenlopend van de complete metamorfose van het Informatiecentrum in de UB tot plaatsing van ruim  nieuwe lockers voor jassen en tassen in de Bibliotheek Sociale Wetenschappen. Eén loket U kunt voortaan met alle vragen over lenen en informatie vinden bij alle bibliotheken van de Universiteit terecht op één centrale plek in de online dienst ‘Stel een vraag’. Op de bibliothekenwebsite staat de dienst prominent op elke pagina. Met een simpele klik opent u een venster waarin u uw vraag kunt stellen. Deze wordt automatisch doorgestuurd naar de medewerker die u het beste verder kan helpen. U krijgt binnen een werkdag antwoord. Door een centrale administratie van de vragen kunnen de bibliotheken inzicht krijgen in veelgestelde vragen of snel een storing identificeren. Hier kan meteen op ingespeeld worden door informatie voor u aan te passen of door de storing op te lossen. Het resultaat is een verbeterde dienstverlening.

In totaal werden in  ruim . vragen beantwoord via ‘Stel een vraag’, telefoon, e-mail of een bezoek aan Informatiediensten in de UB. Sinds ‘Stel een vraag’ beschikbaar kwam in april stuurde u er  via deze dienst, vooral in plaats van e-mail. In  wordt de dienst verder uitgebreid met een chatfunctie zodat u terstond antwoord krijgt. Naast dit virtuele loket heeft de UB een telefonisch loket ingericht voor informatie. U hoeft nog maar één centraal telefoonnummer te onthouden (   ) en aan de hand van een kort keuzemenu komt uw vraag op de juiste plaats terecht. Overal en altijd informatie vinden Tegenwoordig begint het zoeken naar informatie meestal op internet. Studenten en medewerkers van de Universiteit Leiden hebben dan ook online wereldwijd (of gewoon in de bibliotheek) / toegang tot catalogi en databases met een uitgebreid aanbod aan digitale bronnen, waarvan vele full text online beschikbaar gesteld worden. Om het overzicht te bewaren vindt u op de websites van de bibliotheken uitgebreide informatie over en directe links naar deze systemen. In  hebben de Juridische Bibliotheek en de bibliotheken van Sociale Wetenschappen, van Wiskunde en Natuurwetenschappen en van Archeologie hun websites vernieuwd. Vooral de websites van de Juridische Bibliotheek en van de Bibliotheek Sociale

[]

Wetenschappen tonen nu sterke overeenkomsten met de bibliothekenwebsite en de website van de Universiteitsbibliotheek. Door de onderlinge herkenbaarheid wordt het voor u nog gemakkelijker om informatie terug te vinden op de verschillende sites. De bibliothekenwebsite wordt dan ook intensief gebruikt met meer dan , miljoen pageviews. Vanwege het internationale karakter van de Universiteit is zo’n % van de bibliotheekbezoekers niet Nederlandstalig, daarnaast genieten de Bijzondere Collecties wereldwijde bekendheid. Daarom vinden we het belangrijk om ook in het Engels te communiceren over de beschikbare collecties en diensten. Op  juni  kwam een geheel Engelstalige versie beschikbaar van de bibliothekenwebsite (library.leiden.edu) en kort daarna ook van de website van de Universiteitsbibliotheek (library.leiden.edu/location-ul/). De bibliotheken hadden hiermee de primeur van een één-op-één vertaalde website binnen de Universiteit. Uit ervaringen van onze nietNederlandssprekende bezoekers bleek er voorheen een gebrek aan Engelstalige informatie te zijn, terwijl de vraag ernaar groot was. In november en december  trok de Engelse website gemiddeld al bijna . unieke bezoekers per maand, in vergelijking met gemiddeld zo’n . unieke bezoekers per maand op de Nederlandse bibliothekensite in het laatste kwartaal. Dit zijn niet genoeg statistieken om harde conclusies te trekken,

[  ]

maar deze meting zou wel een indicator kunnen zijn dat de Engelstalige website geen overbodige luxe is. Gastvrij Als u niet geregistreerd staat aan de Universiteit als student of medewerker kunt u op de meeste bibliotheeklocaties nu toch ook direct gebruik maken van alle werkplek- en informatievoorzieningen dankzij de invoering van een Gasten Management Systeem. Voorheen moest u minstens een dag van tevoren een gastenaccount aanvragen. Studenten en medewerkers kunnen inloggen met hun ULCN account, die ze toegewezen krijgen zodra ze geregistreerd staan aan de Universiteit. Laat ons u de weg wijzen Zoveel boeken, artikelen, materialen, informatie… hoe vindt u wat u zoekt? Om u op weg te helpen met het raadplegen van de Catalogus, de Digitale Bibliotheek, en het Leids Repositorium zijn handleidingen in een handzaam folderformaat verkrijgbaar op de meeste bibliotheeklocaties en digitaal op de bibliothekenwebsite. De handleiding voor de Catalogus is ook in het Engels verkrijgbaar. Daarnaast is er een algemene folder beschikbaar over hoe u gebruik kunt maken van de diensten van de Universiteitsbibliotheek. Alle folders zijn herkenbaar aan de huisstijl van de bibliotheek die hiervoor in  ontworpen is.

Leer ons meteen goed kennen Nieuwe eerstejaars studenten denken bij de bibliotheek vaak alleen aan de mogelijkheid om boeken te lenen voor de studie. Bovendien denken ze dat ze daarvoor tegen betaling lid moeten worden en verwachten ze niet dat ze op meerdere locaties met verschillende collecties terecht kunnen. Daarom vertellen we graag zo snel mogelijk wat we verder te bieden hebben: studieplekken, cursussen, advies, kranten, digitale bronnen, bijzondere collecties, ontmoetingsmogelijkheden. In  stonden de UB en Walaeus Bibliotheek samen op de EL CID Informatiemarkt waar we in persoonlijk gesprek met de eerstejaars opleidingsgerichte informatie konden geven. Zo zien ze hoe ze vanaf het begin van hun studie al optimaal gebruik kunnen maken van ons aanbod. Er waren ca. . aanmeldingen voor EL CID, naar schatting hebben ruim  deelnemers onze stand bezocht.

Samen met andere (Leidse) instellingen Vaak zijn collecties die met een bepaald onderwerp te maken hebben verspreid over musea, archieven, andere (onderwijs)instellingen en de bibliotheken van onze eigen Universiteit. Of collecties van verschillende instellingen sluiten goed op elkaar aan. Om u bewust te maken van de verbanden en om mogelijkheden te creëren om van die verschillende col-

lecties gebruik te maken, werken we samen met andere instellingen en sluiten we aan bij landelijke en regionale activiteiten. Op nationaal niveau Tegenwoordig zijn er uitgelezen digitale mogelijkheden om collecties nationaal of zelfs wereldwijd met elkaar te verbinden. Een voorbeeld is het project Dutch Prints Online, dat aan de orde komt in hoofdstuk . Een meer fysieke mogelijkheid is aansluiting bij landelijke of regionale evenementen om een breed publiek uit te nodigen voor een kijkje bij onze collecties. Zo sloten we aan bij de Nationale Week van de Geschiedenis  met het thema ‘Verhalen van Nederland’. Wij vertelden u ‘Verhalen van Leiden’ in een tentoonstelling over HaverSchmidt (-), tijdens een stadswandeling langs het Academische Leiden van de e/e eeuw en aan de hand van tekeningen van Alexander Ver Huell (-) over het Leidse studentenleven. Op lokaal niveau Op  mei  hebben Leidse instellingen met collecties op het gebied van de exacte wetenschappen afgesproken om op een aantal terreinen te gaan samenwerken om de collecties breed en digitaal toegankelijk te maken. Het gaat om het Anatomisch Museum, Museum Boerhaave, Hortus botanicus Leiden/ Nationaal Herbarium Nederland, Naturalis en de Universiteitsbibliotheek Leiden.

[  ]

Samen met de Universiteit, De Lakenhal en de Koninklijke Bibliotheek blikte de UB dit jaar terug op  jaar maken, verhandelen en verzamelen van handgeschreven en gedrukte teksten en boeken in Leiden. Om het onderwerp tastbaar te maken voor een breed publiek werd de invloed van internet op de huidige maatschappij vergeleken met de invloed die de ontwikkeling van de boekdrukkunst destijds moet hebben gehad. Samen richtten de instellingen een tentoonstelling in met ruim  kostbare, internationaal bekende of spraakmakende Leidse boeken en documenten, maar ook schilderijen, gravures, tekeningen en een houten drukpers uit de de eeuw. Bij de tentoonstelling is de prachtige publicatie Stad van Boeken – Handschrift en druk in Leiden - uitgegeven door Primavera Pers en Uitgeverij Ginkgo te Leiden, over de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van het Leidse boek. Nog niet eerder verscheen er een publicatie over de ontwikkeling van het boek in een Nederlandse stad die zeven eeuwen omspant. Maar liefst drie van de vijf auteurs zijn verbonden aan de Universiteit Leiden als docent, hoogleraar en conservator. We organiseerden gratis lezingen over de Leidse boekgeschiedenis door deskundigen op het vakgebied in samenwerking met het Scaliger Instituut, Studium Generale en Stedelijk Museum De Lakenhal.

06|03 Feestelijke opening van de tentoonstelling De verzamelingen van Bodel Nijenhuis, een ontdekkingsreis langs de (vaderlandse) geschiedenis aan de hand van rijk geïllustreerde kaarten, boeken en portretten.

[  ]

Samen met het Scaliger Instituut Het Scaliger Instituut heeft als doel het gebruik van de Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek in onderzoek en onderwijs te stimuleren en faciliteren door studenten en onderzoekers uit alle disciplines in contact te brengen met de grote rijkdom en verscheidenheid ervan via colleges, lezingen, onderzoeksprojecten en andere activiteiten. De Scaligerleerstoel werd in  bezet door prof. dr. H. Beukers. In  nam prof. Beukers tevens de functie van directeur over van prof. dr. M. Keblusek. De Wetenschappelijke Raad kreeg een nieuwe voorzitter in de persoon van prof. dr. E. van der Wall. Als nieuwe leden van de Raad traden in  toe: prof. dr. I. Sluiter, prof. dr. J. Pollmann, prof. mr. H. Nieuwenhuis en prof. dr. F. van Lunteren. Van de Verenigde Staten tot Japan, van muziekboek tot reisverslag In  waren er  onderzoekers uit alle hoeken van de wereld als Scaliger of Brill Fellow werkzaam bij het Scaliger Instituut. De Brill Fellows worden gesubsidieerd door Koninklijke Uitgeverij Brill. De fellows kwamen uit Canada, Frankrijk, Italië, Rusland, de Verenigde Staten, Egypte, Japan, India, Spanje en Iran. Zij deden onderzoek aan de hand van manuscripten, fotocollecties zoals die van Hotz, bibliografieën, reisverslagen zoals

die van Cornelis Claesz, muziekboeken en het werk van bekende onderzoekers zoals Huygens. Daarnaast waren er  gastonderzoekers en  conservatoren-fellows verbonden aan het instituut, die onder meer onderzoek deden naar Scaliger en naar de Opstand in de Leidse collecties. Van chaos tot kosmos Dankzij een subsidie van de Faculteit Geneeskunde en een jarige financieringsovereenkomst met LUMC kon het Scaliger Instituut ‘Van Chaos tot Kosmos’ organiseren: een reeks colleges rondom bijzonder collectiemateriaal door docenten van uiteenlopende disciplines.

Samen met u Om u zo goed mogelijk te kunnen bedienen moeten we begrijpen hoe u onze collecties en diensten gebruikt en wat uw wensen zijn. Daarom vragen we in toenemende mate uw feedback door middel van enquêtes en testpanels om ons aanbod te verbeteren. U hielp ons de zoeksystemen verbeteren De Catalogus en de Digitale Bibliotheek zijn belangrijke systemen waarmee u uw weg vindt in ons fysieke en digitale aanbod. Dat kunnen we aflezen aan de gebruikscijfers. In  deed u ruim , miljoen zoekacties in de Catalogus, dat is bijna %

meer dan vorig jaar. Deze zoekacties leidden tot bijna . uitleningen en verlengingen van boeken. U maakte ook intensief gebruik van de Digitale Bibliotheek. Er werd meer dan . keer ingelogd. U voerde meer dan , miljoen zoekacties uit in elektronische bestanden. U klikte .. keer door naar full text of andere uitgebreide informatie (SFX-link in de Digitale Bibliotheek) en bekeek/las meer dan , miljoen artikelen uit elektronische tijdschriften. Dat u graag toegang heeft tot full text zien we ook terug in het gebruik van de e-boek pakketten, waarbij alleen Eighteenth Century Collections Online doorzoekbare full text biedt en daarom ook beduidend meer gebruikt wordt dan de andere pakketten. Door technologische ontwikkeling konden we nieuwe mogelijkheden toepassen ten gunste van uw zoekgemak. Aan de hand van zogeheten usability tests hebben we samen met een aantal van u gekeken hoe we de Catalogus en de Digitale Bibliotheek het beste konden herzien. Dat resulteerde in eenvoudiger zoekschermen en een overzichtelijkere presentatie van de zoekresultaten. De Catalogus laat nu zien waar en hoe u de materialen kunt lenen, inclusief adres en openingstijden van de betreffende bibliotheek. Achter de schermen is aandacht gegeven aan een eenvoudiger beheer en zekerstelling van gegevens via back-up. Daarmee kan de Catalogus

31|03 Lancering van de vernieuwde Digitale Bibliotheek, met eenvoudiger zoekscherm en de mogelijkheid om meer bronnen tegelijkertijd te doorzoeken.

[  ]

E-tijdschriften (pakketnaam)*

Aantal geraadpleegde artikelen

■

Blackwell-Wiley

50.412

■

Brill

13.896

■

Elsevier Science Direct

638.860

■

JSTOR

183.167

■

Oxford Journals

64.149

■

Periodicals Archive Online

18.149

■

Project MUSE

23.380

■

SAGE

48.416

■

Springer

108.842

* Dit overzicht is beperkt tot de meest gebruikte pakketten. Het totale aanbod is veel groter. E-boeken (pakketnaam) ■

Early English Books Online (EEBO)

■

Eighteenth Century Collections Online (ECCO)

■

Springer Ebooks Medicine, Biomedicine

29|05 Feestelijke opening van de verbouwde Leeszaal Bijzondere Collecties Dousa, met lezingen en workshops door bekende (Leidse) wetenschappers.

[  ]

Aantal searches

Aantal downloads

3.692

15.373

108.210 7.738

voor het eerst  uur per dag beschikbaar zijn, uitgezonderd uren waarin groot onderhoud noodzakelijk is. Studenten en medewerkers kunnen dus ongeacht onze openingstijden en ongeacht waar zij zich bevinden via internet onze Catalogus raadplegen, uitleningen verlengen en materialen reserveren. In de Digitale Bibliotheek is het nu mogelijk om verschillende digitale bronnen tegelijkertijd te doorzoeken. U gaf ons ideeën voor betere toegang tot de Bijzondere Collecties De sector Bijzondere Collecties en het Scaliger Instituut namen in  meer dan  enquêtes en ruim  gesprekken af met medewerkers van de Universiteit Leiden. U wilde onder meer betere toegang, aansluiting op collecties van anderen en meer digitalisering. We hebben daarom de volgende verbeteracties uitgevoerd: ■

■

Op het gebied van toegankelijkheid worden in  de openingstijden van de Leeszaal Bijzondere Collecties Dousa verruimd, zullen de bijzondere collecties via de Catalogus opvraagbaar zijn, kijken we naar mogelijkheden om het uitgiftebeleid te versoepelen en willen we cursussen aanbieden met betrekking tot gebruik van de materialen. Aansluiting op collecties bij anderen zal verbeteren dankzij bijvoorbeeld het samenwerkingsconvenant dat op  mei

■

 ondertekend is door Leidse instellingen (zie hoofdstuk ) en het plan om de universitaire bibliotheken samen te brengen in één organisatie (‘Naar één Bibliotheekorganisatie’, zie hoofdstuk ). Een voorbeeld waar aansluiting al plaats vindt is het project Dutch Prints Online (zie hoofdstuk ). Wat betreft digitalisering is een start gemaakt met projecten ten behoeve van ‘digitaliseren on demand’ en faciliteiten voor bezoekers om zelf te digitaliseren door middel van fotografie of scanning.

Een beknopte versie van het rapport dat uit deze enquête volgde is gepubliceerd op onze website: bibliotheek.leidenuniv.nl/ collecties/bijzonder/praktisch/rapport-gebruik-bijzondere-collecties.html Blijft u nog even? De openingstijden van de UB zijn op veler verzoek verder verruimd waardoor u tijdens en voorafgaand aan de vier tentamenperiodes van de Faculteit der Geesteswetenschappen op weekdagen tot middernacht bij ons terecht kunt; zelfs op feestdagen die in zo’n periode vallen, zoals Hemelvaartsdag in . Van deze ruimere openstelling werd weer zeer intensief gebruik gemaakt.

[  ]

Verder bouwen aan verbetering In voorgaande jaren zagen we het aantal bezoekers aan de bibliotheken flink stijgen en ook de komende jaren zien de bibliotheken u graag in grote getale komen. Er zijn dan ook verschillende verbouwingen opgestart of inmiddels afgerond om de veelal verouderde voorzieningen aan te laten sluiten op uw hedendaagse behoefte aan gemak en comfort. Tielehal wordt omgebouwd tot Informatiecentrum Huygens Sinds december  kunt u terecht in het vernieuwde Informatiecentrum Huygens (voorheen: Tielehal) in de Universiteitsbibliotheek. Het informatiecentrum wordt officieel geopend in  met een feestelijk programma. Het aantal werkplekken is hier verdubbeld. Op de momenten dat de instructieruimte niet in gebruik is, zijn er nog eens  extra computerplekken beschikbaar - wat vooral in tentamenperiodes nodig blijkt. Er zijn bovendien tientallen werkplekken zonder computer beschikbaar, waar u eventueel uw laptop kunt gebruiken met draadloos toegang tot internet en het universitaire netwerk. Deze werkplekken zijn voorzien van stopcontacten zodat u uw werk in elk geval niet hoeft te staken vanwege een lege accu.

[  ]

Er zijn ook bezoekers die in plaats van een werkplek alleen een fijne leesplek zoeken. Centraal in het Informatiecentrum Huygens is daarom een lounge met comfortabele fauteuils en een lange leestafel ingericht. Er liggen (internationale) kranten, magazines en een collectie boeken over alles wat met Leiden te maken heeft: de stad, de Universiteit, de culturele instellingen en werken van Leidse auteurs. De lounge wordt elke dag veel gebruikt om te lezen, toch te werken, of gewoon even te ontspannen. Vanaf deze hotspot valt uw oog trouwens meteen op twee belangrijke diensten van de bibliotheek: de Uitleenbalie en de spreekkamer van de informatiespecialisten. De verbouwing van het Informatiecentrum was behoorlijk ingrijpend voor de veelgebruikte dienstverlening en faciliteiten die in deze ruimte ondergebracht zijn. Toch is het gelukt om deze te continueren, al was het soms op een andere plek in het gebouw. En ondanks de overlast bleef u komen. Dat merkten we onder andere aan de snelheid waarmee de oordopjes opraakten die we, als ludiek excuus voor de overlast door de verbouwing, eenmalig gratis weggaven. Dat bevestigt hoeveel waarde u hecht aan de bibliotheek als fysieke plek en hoe belangrijk het is dat wij daarop inspelen door de juiste faciliteiten aan te bieden.

U vroeg de bibliothéek of het wat stiller mag! Ook in andere bibliotheken werd gebouwd aan een betere studieomgeving. Zo kampten bezoekers aan de Juridische Bibliotheek met klachten over lawaai en storingen van apparaten. Daarom is er een nieuwe printer- en kopieerruimte gecreëerd op een centrale plek naast de ingang en zijn in juni  alle terminals in de studiezaal vervangen. Verder is er geëxperimenteerd met doorzichtig tapijt tegen geluidsoverlast bij geloop over de houten vloer. Dit was helaas geen succes en er wordt verder gekeken naar een oplossing. Letterlijk in aanraking met de bijzondere collecties In  werd de Leeszaal Bijzondere Collecties Dousa verbouwd tot een comfortabele, moderne studieruimte waar we elke dag vooral onderzoekers dankbaar gebruik van zien maken. Bij de officiële opening op  mei  kon u uit eerste hand ervaren wat de collecties betekenen voor onderzoekers, docenten, studenten, bibliotheekmedewerkers, de Universiteit en andere geïnteresseerden. Rector Magnificus Paul van der Heijden sprak over het belang van de bijzondere collecties voor onderwijs en onderzoek aan de Universiteit en opende de Leeszaal officieel. Dertien vooraanstaande onderzoekers lieten deze middag hun favoriete materialen voor u uit de kluis halen: foto’s, eeuwenoude handschriften, boeken met handgeschreven annotaties die

tot belangrijke inzichten hebben geleid voor de wetenschap. Zij vertelden waarom ze juist deze materialen kozen, hoe ze ermee werken en welke uitdagingen er op het betreffende gebied nog liggen voor wetenschappelijk onderzoek. U kon de materialen in de hand houden en er alles over vragen aan de deskundigen. Fotografen lieten aan kleine gezelschappen historische camera’s zien en vertelden hoe hier vroeger mee gewerkt werd. Daarbij lieten ze foto’s zien die met dergelijke camera’s gemaakt zijn en toonden wat destijds de trends in de fotografie waren. De onderzoekers in alfabetische volgorde: Maurits Berger, Harm Beukers, Mattie Boom, Koos Breukel, Dirk van Delft, Bas Haring, Vincent Icke, Marita Matthijsen, Willem Otterspeer, Judith Pollmann, Gert Jan van der Sman, Harold Strak en Peter van Zonneveld. ■ Met een zakdoek bij de hand las Marita Mathijsen aangrijpende verhalen voor uit dagboeken en liet zij ons zien hoe deze bijdragen aan onze beeldvorming. ■ Vincent Icke nam het publiek mee op ontdekkingsreis door het heelal aan de hand van het archief van Christiaan Huygens. ■ Tussen dozen vol fotomateriaal wees Bas Haring ons op de kleinste details in zelfs de simpelste familiekiekjes die onverwacht belangrijke historische wetenswaardigheden kunnen opleveren.

[  ]

In kleine groepjes kreeg u eenmalig de kans om zich door conservatoren rond te laten leiden in de streng beveiligde kluizen en met eigen ogen te zien wat er ligt en wat er komt kijken bij de verantwoorde opslag van zulke kostbaarheden. U kon op een groot scherm volgen hoe u zelf unieke stukken digitaal kunt onderzoeken in Digital Special Collections (disc.leidenuniv.nl), van eeuwenoude handschriften tot het panorama van Constantinopel. Onze restauratrice demonstreerde aan de hand van restauratiemiddelen, foto’s, en collectiematerialen hoe kwetsbare materialen onderhouden en gerepareerd worden zodat ze bruikbaar blijven voor onderwijs en onderzoek. Al met al gaf de grote verscheidenheid aan activiteiten, de interactie en het contact met uiteenlopende collecties u een goed beeld van de schatten die de Universiteit Leiden bezit, hoe deze soms op verrassende wijze – gebruikt (kunnen) worden voor onderwijs en onderzoek en hoe toegankelijk deze unieke materialen eigenlijk zijn. Het evenement werd bijgewoond door meer dan  onderzoekers, studenten, universitaire medewerkers, Vrienden van de UB en andere geïnteresseerden.

29|05 Leidse instellingen met collecties op het gebied van de exacte wetenschappen ondertekenen een convenant waarin ze de intentie tot samenwerking uitspreken om hun collecties breed en digitaal toegankelijk te maken.

[  ]

2. Innoverend De UB is een innoverende organisatie, die een bijdrage levert aan de ontwikkeling van nieuwe, in het bijzonder digitale diensten en producten op haar gebied. De UB maakt op alle terreinen gebruik van het potentieel van technologie om haar missie te realiseren.

. elektronische tijdschriften, meer dan  databases en meer dan . e-boeken.

De gang van het document

Wetenschappers aan de Universiteit kunnen nu nog makkelijker hun onderzoek online wereldwijd presenteren op basis van open access, dankzij een verbeterde koppeling tussen het onderzoeksregistratiesysteem METIS, het digitale onderzoeksarchief Leids Repositorium en de universitaire website. Een auteur kan zelf zijn publicaties registreren in METIS en zichtbaar maken op zijn persoonlijke overzichtspagina op de universitaire website. In dezelfde handeling kan de volledige tekst van de (digitale) publicatie opgenomen worden in het Leids Repositorium, indien nodig onder embargo. Publicaties uit het Leids Repositorium worden sinds  juni  ook ontsloten via de nieuwe Nederlandse research portal NARCIS www.narcis.info van de KNAW.

Met het project ‘De gang van het document’ kijken we hoe we achter de schermen zo efficiënt mogelijk om kunnen gaan met het verwerven en aanbieden van (digitale) publicaties. Door een aantal processen anders in te richten en bestellingen digitaal te verwerken kunt u sneller gebruik maken van publicaties.

Aanschaf digitale publicaties In overeenstemming met het collectieplan (zie hoofdstuk ) is een groot aantal elektronische bestanden en back files aangeschaft. Hierdoor hebt u digitaal, dus waar u ook bent en wanneer u maar wilt, toegang tot het belangrijkste deel van onze algemene naslagwerken, zoals Oxford Reference Premium Online, Academic Search Premier, World Who’s Who en Encyclopedia of Language and Linguistics. We bieden nu toegang tot meer dan

Toon uw werk aan de wereld

De tabel laat zien dat bij andere universiteiten nog intensiever open access publicaties en proefschriften aangeleverd worden dan in Leiden. In vergelijking met andere universiteiten heeft

02|06 In de allereerste uitgave van de Directory of World Repositories staat het Leids repositorium wereldwijd als #34 gerangschikt. De topplek van alle Nederlandse repositoria. De directory waardeert ondermeer de zichtbaarheid en wetenschappelijke inhoud.

[  ]

Overzicht van bijdragen aan DARE/NARCIS door Nederlandse universiteiten (cijfers uit  en alleen publicaties die volledig als open access beschikbaar zijn) Universiteit

Proefschriften

■

Erasmus Universiteit Rotterdam

8.248

1.150

■

Radboud Universiteit Nijmegen

7.185

2.403

■

Rijksuniversiteit Groningen

22.486

1.795

■

Technische Universiteit Delft

11.394

3.793

■

Technische Universiteit Eindhoven

17.561

3.008

■

Universiteit Leiden

9.476

827

■

Universiteit Maastricht

9.480

2.070

■

Universiteit Twente

10.943

1.273

■

Universiteit Utrecht

22.614

2.486

■

Universiteit van Amsterdam

11.739

2.495

■

Universiteit van Tilburg

9.856

270

■

Vrije Universiteit Amsterdam

7.622

738

■

Wageningen Universiteit & Researchcentrum

18.061

1.184

05|06 Feestelijke opening van de tentoonstelling Eyes on Persia, een fototentoonstelling over het laat negentiendeeeuws Perzië met materiaal uit de collectie Hotz.

[]

Full text Publicaties

Leiden echter te maken met vrij veel embargo’s, vooral op de proefschriften. Deze zijn niet meegeteld in het overzicht. Samen met andere Nederlandse Universiteiten en onderzoeksinstellingen werkt Leiden mee aan de totstandkoming van een Europees netwerk van repositories met onderzoeksinformatie. In het met Europese gelden gesteunde project Driver-II wordt in  landen gewerkt aan een nieuwe generatie repositories, waarin naast publicaties en teksten ook onderzoeksgegevens en andere digitale objecten eenvoudig uitgewisseld en toegankelijk gemaakt kunnen worden. De UB Leiden had in  de leiding over een werkpakket dat voorstellen heeft gevormd voor de ontsluiting van deze zogeheten verrijkte publicaties. In het Driver-II project is ook een Europese zoekportaal voor onderzoeksrepositories beschikbaar gekomen via search.driver.research-infrastructures.eu

kopiëren van disc.leidenuniv.nl. Aanmelden voor de mailinglist kan door een e-mail te sturen naar [email protected] onder vermelding van ‘aanmelding’ en uw eigen e-mailadres. Inmiddels vindt u in Digital Special Collections uitgebreide beschrijvingen van  collecties, inclusief: ■ 11.700 handschriften ■ 32.350 prenten ■ 12.300 tekeningen ■ 53.400 foto’s ■ 750 fotografica ■ 600 kaarten

Attenderingsdienst Digital Special Collections U kunt zich nu gratis abonneren op een e-mail attendering of RSS-feed om kennis te maken met de topstukken uit de bijzondere collecties en op de hoogte te blijven van nieuwe aanwinsten. Elke twee weken ontvangt u dan een digitale afbeelding met informatie over het topstuk of de nieuwe aanwinst, online gepresenteerd in Digital Special Collections. U kunt de RSS-feed

10|06 Lancering van attenderingsdienst op digitale topstukken en nieuwe aanwinsten via Digital Special Collections.

[  ]

16|06 Lancering van de Engelstalige website van de bibliotheken.

[]

3. Partner bij het aanleren van informatievaardigheden De UB levert een bijdrage aan het opleiden van gebruikers in en buiten de bibliotheek via een programma van informatievaardigheden zodat zij informatie kunnen lokaliseren, kritisch evalueren en managen.

Groter cursusaanbod Leer beter uw weg vinden in ons informatieaanbod: de UB heeft een -weekse cyclus van deels nieuwe inloopcursussen geïntroduceerd: ■ Catalogusinstructie ■ Artikelen vinden (gebruik van de Digitale Bibliotheek) ■ Endnote (bouw uw eigen bibliografische database, bijvoorbeeld voor uw scriptie) ■ Meet a librarian (onderwerpen op verzoek van de cursist) De cursussen zijn open voor iedereen. De UB gaf  van deze algemene cursussen. Daarnaast gaven de vakreferenten cursussen in informatievaardigheden op maat over de volle breedte van Geesteswetenschappen in praktisch alle fasen van de opleiding. De kwaliteit van de cursussen wordt geborgd door didactische scholing en systematische cursusevaluatie.

Ook de andere bibliotheken bieden goed bezochte cursussen informatievaardigheden op maat. In  hebben bijvoorbeeld  studenten en medewerkers deelgenomen aan één van de  bijeenkomsten die de Bibliotheek Sociale Wetenschappen heeft verzorgd. De bibliotheek heeft de van oorsprong klassikale opzet gewijzigd in een meer praktische instructie met een korte klassikale inleiding. Vervolgens is er veel ruimte voor een zelfstandige verkenning van de catalogus en andere databases. De benodigde oefenstof wordt aangeboden via Blackboard. De Juridische Bibliotheek leidt u tegenwoordig digitaal langs de collecties, diensten en faciliteiten. Studenten en medewerkers kunnen online op Blackboard deelnemen aan de virtuele tour wanneer het hen uitkomt.

Laat u coachen Masterstudenten kunnen zich bij de UB nu individueel laten coachen in literatuuronderzoek voor hun scriptie door een vakreferent op hun vakgebied tijdens zogeheten paper clinics. In  vond een pilot plaats bij de opleidingen Geschiedenis en Talen en Culturen van Latijns-Amerika om de paper clinics te

23|06 Sprinkler- en blusgasinstallatie wordt in gebruik genomen.

[  ]

ontwikkelen en naadloos aan te laten sluiten bij het onderwijs. Dit gebeurde binnen het kader van het faculty liaison programma, de afstemming van diensten en aanbod met de opleidingen zoals beschreven in hoofdstuk . Concreet kijkt de vakreferent met de student naar de eisen waaraan de scriptie moet voldoen. Vervolgens helpt de vakreferent bij: ■ de identificatie van zoekvragen ■ de selectie van bronnen ■ het opstellen van zoekstrategieën voor literatuuronderzoek ■ de evaluatie van de zoekresultaten ■ het bewaren en verwerken van zoekresultaten. In  zal deze dienstverlening structureel en faculteitsbreed aangeboden worden.

25|08 Opening van de tentoonstelling De Nederlandse cartografie van LatijnsAmerika, met door Nederlandse cartografen vervaardigde kaarten van Midden- en ZuidAmerika.

[]

4. Verantwoordelijk beheerder van cultuurhistorisch erfgoed De UB is de beheerder van internationaal belangrijk cultuurhistorisch erfgoed. Zij voelt zich verantwoordelijk voor het bewaren van dit erfgoed voor het nageslacht en voor het beschikbaar stellen daarvan voor onderwijs, onderzoek, en maatschappelijke en educatieve doeleinden. Bij de UB heeft u toegang tot een groot aantal (bijzondere) collecties, waarvan een deel kostbaar, uniek, cultureel erfgoed is. Deze materialen verdienen speciale aandacht wat betreft veiligheid en behoud, zodat ze zo lang mogelijk beschikbaar blijven voor onderwijs en onderzoek.

klers in de onmiddellijke omgeving van de brand in werking, zodat er geen risico van vals alarm en onnodige verspreiding van bluswater is en eventuele waterschade beperkt blijft tot een minimaal deel van de collectie. In de kluizen van de bijzondere collecties is een blusgasinstallatie aangelegd die gebruik maakt van het inerte gas Argon. Bij brand wordt dit gas in de luchtdicht afgesloten kluizen gepompt waardoor het zuurstofgehalte zodanig wordt verlaagd dat het vuur dooft. Op deze manier kan de schade aan de waardevolle en unieke collecties geminimaliseerd worden. Argongas is bovendien mens- en milieuvriendelijk.

Preventie bij brand De UB nam in juni  gecertificeerde blusgas- en sprinklerinstallaties in gebruik om haar collecties optimaal te beveiligen tegen brand. De sprinklerinstallatie is aangelegd in de magazijnen. In deze twee ondergrondse verdiepingen, die in totaal meer dan .m beslaan, worden de wetenschappelijke collecties opgeslagen. De zogenaamde ‘pre-action dry pipe’ installatie pompt na een eerste brandalarm het water onder grote kracht in het buizennetwerk. Pas na een tweede melding treden sprin-

Kleine ingrepen voor groot resultaat In de UB is een extra opslagcapaciteit voor boeken van ongeveer . strekkende meter gerealiseerd door ongebruikte open vides en de ruimtes onder de glasbalkons dicht te maken. Bij de Juridische Bibliotheek zijn nieuwe detectiepoorten onder aan de trap bij de ingang geplaatst en is er een constructie aangelegd voor cameratoezicht bij de ingang.

15|09 Feestelijke opening van de tentoonstelling Van versiende bril tot radiotelescoop, over de ontwikkeling van het eerste sterrenkundig gebruik van de telescoop tot de radioscoop en de Sterrewacht, ter ere van het vierhonderdjarig bestaan van de telescoop.

[  ]

Weer klaar voor gebruik Oude, kwetsbare en veelgebruikte materialen moeten wel eens behandeld worden om ervoor te zorgen dat u ze verantwoord kunt blijven raadplegen. Afgelopen jaar werden in totaal  boeken gerestaureerd, en ruim . prenten en  foto’s geconserveerd. Enkele honderden fragmenten uit de westerse handschriften zijn herverpakt en waar nodig gerestaureerd. Een twaalftal kwetsbare pasteltekeningen en twee pentekeningen op perkament moesten behandeld worden in een extern restauratieatelier.

Fondsen Het behoud en de restauratie van onze materialen kan aardig in de papieren lopen. Gelukkig worden er fondsen beschikbaar gesteld die het mogelijk maken om op grotere schaal collecties te restaureren en te digitaliseren. Zo zijn er ook in  weer diverse Metamorfozeprojecten opgestart, aangepakt en afgerond onder meer betreffende de verzamelingen van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde en de collecties Beets, Snouck Hurgronje, De Jong, Boekenoogen, HaverSchmidt en Busken Huet.

06|10 Lancering van de vernieuwde Catalogus, met eenvoudiger zoekscherm en meer praktische informatie bij een zoekresultaat.

[]

Door collecties elektronisch aan te bieden via Digital Special Collections kunnen de bibliotheken veel meer gebruikers binnen en buiten de Universiteit Leiden bereiken. Daarnaast maakt het digitaliseren van tekstbestanden nieuwe vormen van wetenschapsbeoefening mogelijk doordat teksten integraal doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. Naar verwachting zal de interesse in het gebruik van de bijzondere collecties voor onderwijs en onderzoek groeien dankzij de laagdrempelige toegang via internet en de nieuwe zoekmogelijkheden. De kwetsbare objecten kunnen nu ook intensief en veelvuldig geraadpleegd worden zonder verhoogd risico op beschadiging door fysieke aanraking. Dankzij fondsen, giften en eigen bijdragen werden ook de volgende projecten mogelijk gemaakt in : Catalogisering Bibliothèque Wallonne Dankzij een gulle subsidie van de Van Ruusscher Stichting kon de collectie gedrukte werken van de Bibliothèque Wallonne geheel worden gecatalogiseerd. Dutch Prints Online Het project getiteld Dutch Prints Online heeft als doel om . miljoen pagina’s (of circa . boeken) uit de bijzondere collecties van de Universiteitsbibliotheken van Leiden en Amsterdam en de Koninklijke Bibliotheek integraal beschikbaar

te stellen via internet. Dit is een eerste stap gefinancierd door het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap in de richting van een digitaal laboratorium ten behoeve van de geesteswetenschappen. Sterrewacht archief In  is subsidie van Metamorfoze verkregen voor de conservering en digitalisering van het omvangrijke archief van de Sterrewacht. Hiervoor werkt de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen samen met de UB. De digitale scans van de collectie zullen samen met de inventarisatie online beschikbaar worden gesteld in Digital Special Collections. Het Geheugen van Nederland In  is bij het Geheugen van Nederland een succesvolle aanvraag ingediend voor digitalisering van de collectie topografische prenten. Het project wordt in - uitgevoerd. In totaal zullen ruim . prenten en tekeningen digitaal worden gepresenteerd op de website van het Geheugen van Nederland; de afbeeldingen zullen tevens beschikbaar komen in Digital Special Collections. Kellendonk-inventaris Eind  verscheen een uitvoerige elektronische inventaris en collectiebeschrijving van het archief van Frans Kellendonk, dat

in  door de Stichting Frans Kellendonk aan de UB Leiden in bruikleen is gegeven. De inventaris verscheen tevens in gedrukte vorm: Het Kellendonk-archief. Inventaris. Met een overzicht van Frans Kellendonks gepubliceerde werk - door Ernst Braches (Leiden ). Snouck Hurgronje Dankzij een subsidie van Metamorfoze en aanvullende genereuze giften van het Familiefonds Snouck Hurgronje kan de gehele Snouck Hurgronje collectie beter toegankelijk gemaakt en gedigitaliseerd worden.

Bijzondere aanwinsten De bijzondere collecties van de UB werden ook in  verrijkt met een aantal buitengewone aanwinsten. Naast schenkingen en eigen aankopen worden deze aanwinsten mogelijk gemaakt door de Stichting Vrienden van de Universiteitsbibliotheek. Dit is een kleine greep uit de nieuwe aanwinsten: Een afschrift uit ca. - van diverse nog onbekende logboeken van marineschepen onder leiding van Taalman en Lijnslager (plaatsingscode: BPL ). Het handschrift werd verworven dankzij financiële steun van de Stichting Vrienden van de Universiteitsbibliotheek.

■

24|11 Magna Commoditaslezing nr. 8 over samenwerken.

[]

■

■

L’Alcoran de Mahomet (), vertaald door André Du Ryer. Dit betreft de eerste Koranvertaling in een moderne Europese taal. Kaart van een proces over het eiland Donkersloot in de Merwede tussen Ridderkerk en Alblasserdam, ca. -. Processen over grensconflicten zijn in de Nederlanden de aanleiding geweest om voor het eerst gebieden gedetailleerd in kaart te brengen. Hoewel er geometrisch niet veel klopt van de kaart is er veel topografische informatie op te vinden. De kaart is heel picturaal getekend in een tijd dat het nog lang niet vanzelfsprekend was dat mensen een kaart konden lezen. (dat wil zeggen: de vertaling konden maken van de ruimtelijke werkelijkheid naar een tweedimensionale afbeelding op papier).

04|12 Feestelijke opening van de tentoonstelling Reizen door de eeuwen heen, originele reisverhalen, prenten en kaarten ter afsluiting van het jubileumjaar waarin de Linschoten Vereeniging haar 100-jarig bestaan vierde.

[]

5. Professioneel en excellent De UB ontwikkelt zich als een professionele bibliotheekorganisatie waarbij zij investeert in haar medewerkers door training en ontwikkeling. Medewerkers op alle niveaus worden aangemoedigd de gewenste competenties en expertise te ontwikkelen en uitstekende prestaties te leveren. De UB streeft vooral excellentie en kwaliteit na in haar klantgerichtheid en dienstverlening. In  en de komende jaren is samenwerking een speerpunt voor professionalisering. De universitaire bibliotheken gaan één organisatie vormen binnen de Universiteit (NB). Ook bij cursussen stond dit jaar samenwerking centraal. NB Het College van Bestuur heeft de Bibliothecaris gevraagd een plan op te stellen om alle bibliotheken van de Universiteit in één bibliotheekorganisatie samen te brengen. Tot op heden vallen de decentrale bibliotheken onder de organisatiestructuur van de relevante faculteit. Met deze reorganisatie beoogt het College een structurele bezuiniging van  miljoen euro op de gehele bibliotheekketen te realiseren ten opzichte van , als onderdeel van een universiteitsbrede bezuinigingsoperatie.

In  kreeg het plan Naar  Bibliotheekorganisatie (NB) vorm. Alle bibliotheken van de Universiteit Leiden, met uitzondering van de bibliotheken onder de paraplu van het LUMC, worden in deze organisatie opgenomen. Dit betekent niet dat alle bibliotheken op één locatie ondergebracht worden. Wel worden kleinere bibliotheken bij Geesteswetenschappen opgenomen in de UB. Verder wordt gekeken hoe processen digitaal of op één plek voor alle bibliotheken uitgevoerd kunnen worden en hoe andere (schaal)voordelen behaald kunnen worden in de nieuwe organisatie. Hoewel het in eerste instantie om een bezuiniging gaat, plukt u uiteindelijk ook de vruchten van deze reorganisatie. U kunt bijvoorbeeld profiteren van langere openingstijden bij de UB, u krijgt sneller toegang tot nieuw aangeschafte materialen door digitale verwerking, en door een betere onderlinge afstemming van diensten wordt het voor u nog makkelijker om gebruik te maken van het aanbod bij verschillende bibliotheken. Het allerbelangrijkste aandachtspunt bij de operatie naar één bibliotheekorganisatie is dat de bibliotheek heel nauw betrokken blijft bij het ondersteunen van onderwijs en onderzoek aan

09|12 Het vernieuwde Informatiecentrum Huygens (voorheen: Tielehal) gaat weer open voor publiek.

[]

de Universiteit en kwalitatief hoogstaande diensten kan leveren. Daarom is de stuurgroep NB opgericht met vertegenwoordigers van alle betrokken faculteiten en twee studentleden (Assessoren) om de uitwerking van de plannen te begeleiden. Een projectgroep overlegt met leden van bibliotheekcommissies, facultaire bestuurders, en met directeuren van onderzoeks- en onderwijsinstituten over de best mogelijke aansluiting bij uw wensen. De belangen van de medewerkers van de bibliotheken worden behartigd door de Dienstraad. In  zal het definitieve plan voor één bibliotheekorganisatie voorgelegd worden aan het College van Bestuur en de Universiteitsraad.

Kan ik u helpen? Klantgerichtheid is een speerpunt in het beleid van de bibliotheek, we zijn er immers om ú te helpen aan informatie voor onderwijs en onderzoek. Alle medewerkers met publieksfuncties hebben cursussen gevolgd op het gebied van klantgericht werken. Om zelf te ervaren hoe je als klant behandeld wilt worden in de bibliotheek hebben kleine groepjes medewerkers andere bibliotheken bezocht. In een bijeenkomst hebben ze hun positieve en negatieve bevindingen gedeeld met betrekking tot andere bibliotheken, maar ook de eigen bibliotheek. Dit heeft geleid tot nieuwe inzichten en suggesties vanuit onze eigen medewerkers ter verbetering van de dienstverlening.

[]

Visie op samenwerken Geregeld worden voor alle medewerkers van de universitaire bibliotheken bijeenkomsten georganiseerd voor kennisdeling (de zogeheten Magna Commoditas Lezingen). Dit jaar werd een dergelijke bijeenkomst gewijd aan het thema samenwerken in brede zin. Er werd gekeken naar online samenwerken: sociale netwerken en de toepassingsmogelijkheden voor bibliotheken. Er werd gesproken over samenwerking vanuit de bibliotheek in de vorm van faculty liaison en open access. Tot slot was er aandacht voor technische samenwerking, zoals koppeling van bibliotheeksystemen. Het doel van dit soort bijeenkomsten is om kennis te delen over ontwikkelingen op het werkvlak van bibliotheken en om elkaar te inspireren tot nieuwe ideeën voor onze eigen bibliotheek.

6. Een asset voor de Universiteit De UB is door de hoogwaardige toegang die zij biedt, zowel ter plaatse als digitaal, tot haar rijke collecties en diensten een asset voor de universiteit, een positieve factor die medebepalend is bij de keuze voor werken en studeren aan de Leidse universiteit. In dit jaarverslag las u wat er in  gebeurd is en in gang gezet is om het informatieaanbod beschikbaar en toegankelijk te maken op manieren die aansluiten bij uw gebruik, zodat het voor u vanzelfsprekend is om gebruik te maken van de Leidse collecties, faciliteiten en dienstverlening. Hier volgen nog eens de belangrijkste ontwikkelingen: ■ Er is een structureel, intensief programma onder de naam faculty liaison opgestart waarmee de bibliotheek en de faculteit wensen en mogelijkheden beter op elkaar af kunnen stemmen ten gunste van onderwijs en onderzoek. ■ Met de nieuwe producten- en dienstencatalogus worden het aanbod en de dienstverlening van de bibliotheek een stuk inzichtelijker. ■ De bibliotheken en faculteiten hebben hun gezamenlijke visie op collectievorming verwoord in het Collectieplan. Dit zal als leidraad dienen voor de aanschaf en deselectie van

■

■

■

■

■

■

materialen, en de keuze voor digitaal versus papieren bronnen, waarbij zoveel mogelijk rekening gehouden wordt met een ieders mogelijkheden en wensen. De website is één-op-één in het Engels vertaald, zodat ook niet-Nederlandstalige bezoekers hun weg kunnen vinden in ons overzicht van collecties, faciliteiten en diensten. Dankzij samenwerking met andere instellingen worden collecties die versnipperd zijn of goed op elkaar aansluiten breed en digitaal toegankelijk. Met uw inspraak zijn de Catalogus en de Digitale Bibliotheek vernieuwd, zodat ze eenvoudiger te gebruiken zijn, extra praktische informatie aanbieden bij een zoekresultaat en meer zoekmogelijkheden bieden. Openingstijden werden verder uitgebreid naar meer tentamenperiodes en feestdagen. De Tielehal is getransformeerd tot het Informatiecentrum Huygens, met twee keer zoveel werkplekken, meer verschillende soorten werkplekken en mogelijkheden tot draadloos werken op uw eigen laptop. Dankzij verbeteringen aan onze werkprocessen en systemen zoals de Catalogus, de Digitale Bibliotheek, Digital Special Collections en het Leids Repositorium kunt u steeds beter

[  ]

■

■

■

■

[  ]

(online) gebruik maken van ons aanbod waar u maar bent en wanneer u maar wilt. Met een flink uitgebreide en vaste cyclus van cursussen kunt u beter gebruik leren maken van het informatie aanbod. Daarnaast kunnen masterstudenten individuele begeleiding krijgen bij het zoeken naar informatie voor hun scriptie tijdens paper clinics. Dankzij uiteenlopende bouwtechnische ingrepen kunnen we meer materialen voor u opslaan in een veiligere omgeving. Door middel van cursussen en bijeenkomsten doen we ideeën op om onze dienstverlening verder te verbeteren en vernieuwen. Een noodzakelijke reorganisatie naar één bibliotheekorganisatie levert ook de komende jaren weer meer voordelen voor u op dankzij nieuwe mogelijkheden voor gezamenlijke dienstverlening.

Financieel verslag De begroting  is conform de richtlijnen van het College van Bestuur sluitend opgesteld en voorzag in een resultaat van k€ . Het boekjaar  is, na een correctie van KPMG, afgesloten met een tekort van k€ . Deze correctie had te maken met een aanvullende dotatie aan de reorganisatievoorziening van de UB. Het tekort is verrekend met de reservepositie van de UB. Gedurende het jaar  heeft de UB een personele onderbezetting gehad. De vrijgevallen personele middelen zijn deels ingezet voor inhuur van externe medewerkers om de geplande projecten uit te voeren en deels voor de realisatie van een aantal grote (bouw)projecten. Gedurende het jaar zijn de verbouwingen van de Leeszaal Bijzondere Collecties Dousa en het Informatiecentrum Huygens volledig gerealiseerd en is een start gemaakt met het project uitleen via lockers. Naast deze bouwprojecten heeft de UB investeringen gedaan om de werkomstandigheden van het personeel verder te verbeteren.

Exploitatieoverzicht  Universiteitsbibliotheek Universitaire Bijdrage Vernieuwingsfonds Werken v/m derden Overige Baten Rente Totaal Baten

Begroting k€ 8.133 757 0 2.857 0 11.747

Realisatie k€ 8.134 540 28 2.523 88 11.313

Personeel Inhuur personeel Mutatie Schuld Vakantiedagen Overige personele lasten Dotatie Pers.voorzieningen Sub-totaal personeel

5.304 223 0 143 0 5.670

4.726 174 -89 356 61 5.228

Huisvestingslasten Algemene lasten Afschrijvingslasten Financiële lasten Sub-totaal materieel

103 5.874 100 0 6.077

590 5.537 0 1 6.128

11.747

11.356

0

-43

Begroting fte 100,5 100,5

Realisatie fte 89,0 89,0

Totaal Lasten Exploitatiesaldo

Formatieoverzicht  Universiteitsbibliotheek Eigen personeel Totaal Personeel

[  ]

Colofon Uitgave Universiteitsbibliotheek Leiden Witte Singel    Leiden Postadres Postbus    Leiden Secretariaat Telefoon:     E-mail: [email protected] Website: bibliotheek.leidenuniv.nl Fotografie Peter van Evert Paula Orme-de Vries UFB Photo & Digital Vormgeving Tra[design] Druk Karstens Leiden, augustus 