ICT Meerjarenplan

ICT Meerjarenplan 2012-2015

Bij ons leer je de wereld kennen



ICT Meerjarenplan 2012-2015



Vastgesteld door het College van Bestuur op 13 december 2011

ICT meerjarenplan 2012-2015

Inhoud ICT MJP 1. Samenvatting 5

2. Inleiding 8



3. ICT en onderwijs

12

4. ICT en onderzoek

19

5. ICT en bedrijfsvoering

23

6. Prioriteiten in de ICT-infrastructuur en ICT-dienstverlening

28

7. ICT governance: sturing en planvorming

32

8. Meerjarenbegroting

35

1. Samenvatting Algemeen In de afgelopen jaren is in Leiden verder gewerkt aan goede toekomstvaste ICT – en informatievoorzieningen. In het onderwijs vormt de digitale leeromgeving Blackboard een vanzelfsprekende voorziening. Wetenschappelijke informatie is in toenemende mate digitaal. Wetenschappelijk onderzoek is al lang niet meer denkbaar zonder een moderne ICT-infrastructuur. In de bedrijfsvoering zijn nieuwe systemen ingevoerd waardoor veel administratieve processen eenvoudiger en efficiënter konden worden ingericht. In dit meerjarenplan formuleert de universiteit de ambities voor de periode 2012-2015. Deze ambities zijn in een uitgebreide consultatieronde binnen de universiteit besproken met bestuurders bij faculteiten, directeuren van expertisecentra en onderwijsen ICT deskundigen. Uit deze ronde is gebleken dat er breed draagvlak is voor de gekozen strategische keuzes. Ambities en innovatie kosten geld. Daarom zal in het licht van de bezuinigingen de uitdaging voor de komende planperiode vooral zijn om de bestaande ICTdiensten tegen dezelfde of lagere kosten aan te bieden. Het verbeteren en verbreden van het gebruik van de beschikbare applicaties en ICT-voorzieningen heeft hoge prioriteit. Er is immers nog veel ICT die niet volledig wordt benut. Noodzakelijke innovatie van de ICT en de informatievoorziening in dit meerjarenplan is voornamelijk gebaseerd op een viertal trends: de groei van digitale informatie en (onderzoek)gegevens in databases, groei in het gebruik van mobiele apparatuur

door studenten en medewerkers, meer uitwisseling van informatie en kennis via sociale fora en een steeds breder wordende beschikbaarheid van ICT-oplossingen die tot voor kort alleen binnen de organisatie zelf werden aangeboden maar vaker ook door derden of ‘uit de cloud’ . Voor de vertaling van de strategische ambities naar uitvoering kent de universiteit al enige jaren de ICTprojectenagenda. Deze bevat een overzicht van de concrete ICT-projecten en wordt jaarlijks opgesteld in samenspraak met de faculteiten en expertisecentra. Prioriteiten worden bepaald aan de hand van het strategisch belang van de opbrengsten en gebaseerd op beschikbare capaciteit en budgetten. Hieronder een samenvatting van de ambities van de universiteit voor de komende jaren. 

Ambities op het terrein van onderwijs A. Verbetering van gegevensstromen in concernsystemen die worden gebruikt voor studenten onderwijsadministraties: uSis, Studielink, E-Studiegids, Blackboard, OIEM, BRON-HO. Op orde brengen, harmoniseren en waar mogelijk werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten concentreren. Dit alles met het oog op verlaging van de kosten van uSis. B. Inzet van verschillende beschikbare platforms voor de informatievoorziening aan studenten: mobiel (Blackboard, nieuws & agenda, bibliotheekinformatie), sociale fora (zoals Facebook en Twitter) en door de inrichting van een studentenportal.


C. Verbeteren van het studiesucces door toepassing van ICT bij de ondersteuning van processen rond studiekeuze en studievoortgang. Concrete initiatieven: inrichten van diverse ‘online loketten’ voor studenten in de vorm van een Leidse studiekeuzeportal, een diversiteitportal en een studievaardighedenportal.



D. Versterken van de kwaliteit van het onderwijsproces door inzet van ICT. Met name gaat het daarbij om bestaande voorzieningen die breder worden geïmplementeerd: interactieve media (stemkastjes) en weblectures, meer en structureler gebruik van digitaal toetsen, en blended learning ter verhoging van de effectiviteit van de zelfstudie. Daarbovenop onderzoekt de universiteit innoverende toepassingen van ICTO voor het onderwijsproces, via Open Courseware en een Living Lab The Hague. Blackboard blijft als elektronische leeromgeving gehandhaafd. E. In Den Haag wordt het Living Lab The Hague vorm gegeven: een open innovatienetwerk waarin diverse groepen (studenten, onderzoekers en andere kenniswerkers) samenwerken bij het onderzoek naar maatschappelijke vraagstukken met behulp van ICT.

Ambities op het terrein van onderzoek

en printing on demand, archivering van digitale bronnen en de opzet van een virtual research environment. G. Verbetering van de registratie van het Leidse wetenschappelijk onderzoek door invoering van een nieuw Current Research Information System (CRIS), de opvolger van Metis. Daarnaast vindt voor een (systematischer) begeleiding van de PhD’s registratie plaats in een nog nader te bepalen concernsysteem. H. Beter gebruik maken van diverse bestaande en nieuwe lokale voorzieningen van het ISSC en optimaal aansluiten bij landelijke initiatieven en ICT-voorzieningen. Het gaat met name om E-science, data-opslag, supercomputing, grid en andere voorzieningen van het Platform ICT en Onderzoek van SURF.

Ambities op het terrein van bedrijfsvoering I. Ontwikkeling van een informatiearchitectuur voor de concernsystemen en afspraken over een gemeenschappelijk datamodel. Dit moet leiden tot een efficiënter beheersbare (digitale) informatiehuishouding en lagere beheerkosten. J.

F. Verdere vormgeving van de Digitale Bibliotheek en open access op basis van het meerjarenplan van de UBL (Partner in kennis). De zgn. Embedded library wordt uitgewerkt aan de hand van een aantal projecten, deels in samenwerking met SURF en zusterinstellingen. Specifieke thema’s: e-publishing

Versterken van de universitaire corporate website ten behoeve van externe doelgroepen (aanstaande studenten, derdegeldstroompartijen, belangstellenden in Leids onderzoek, et cetera). Er wordt een medewerkerportaal ingericht waarin informatie voor medewerkers beter wordt afgeschermd voor externe bezoekers.

K. Verruiming van het aanbod van self servicevoorzieningen voor medewerkers. L. Verder verbeteren van de bestuurlijke kengetallenrapportages met behulp van business intelligence tools. In de planperiode is er integratie van de huidige omgevingen: SAP BW en Business Objects. M. Op maat gesneden toegang tot digitale bronnen en ICT-toepassingen. Waar mogelijk én passend in het securitybeleid zal het identity management systeem ULCN worden uitgebreid met voorzieningen op het terrein van Role Based Access Control en Single Sign-on. N. De LU-Card groeit uit tot een multifunctionele kaart voor toegang tot de Leidse voorzieningen en gebouwen.

hierbij zijn het beleid voor mobiele apparatuur (bring your own device: laptops, tablets etc.) en de goede beschikbaarheid van WiFi en Eduroam. 2. Beleid voor sourcing en cloudcomputing. Hosting en applicatiebeheer van systemen hoeven niet altijd binnen de universiteit te worden uitgevoerd. Steeds vaker is het mogelijk om een afweging te maken tussen zelf doen of uitbesteden. In de komende jaren komt daar de mogelijkheid van cloudcomputing bij. 3. Informatiebeveiliging. Met name de ‘open’ natuur van de universiteit zorgt voor nieuwe uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging. Door gebruik van persoonlijke, vaak mobiele apparatuur op het universitaire netwerk voldoen traditionele beveiligingstechnieken vaak niet meer.

O. Voorbereiding van de invoering van nieuwe systemen: een systeem dat een geïntegreerde oplossing biedt voor zalenreservering en roostering en een systeem voor Customer Relation Management (CRM) voor het beheer van gegevens over alumni en andere externe doelgroepen van de universiteit.

Prioriteiten in de ICT-infrastructuur Het ISSC ontwikkelt en onderhoudt de basis ICTinfrastructuur. In de komende jaren liggen de prioriteiten op de volgende drie terreinen: 1. Keuze en invoering van de nieuwe generatie universitaire werkplekken. Belangrijke onderdelen




2. Inleiding 2.1 Context

onderwijsmateriaal en voor de communicatie tussen student en docent. -

Op het terrein van de bedrijfsvoering zijn in de afgelopen periode geleidelijk nieuwe digitale diensten ingevoerd: de verlofregistratie via self service, online afhandeling van facturen en declaraties, het digitaal personeelsdossier en andere digitale personeelsdiensten (E-HRM). Studenten melden zich via het studievoortgangsysteem aan voor tentamens en zoeken er hun resultaten op. Via uSis en uPrefs kunnen ze hun persoonsgegevens aanpassen.

-

Het universitaire identity management systeem ULCN realiseert toegang tot vrijwel alle concernsystemen via single log-on.

-

In de afgelopen vier jaar zijn op het terrein van studenten onderwijsondersteuning verschillende nieuwe concernsystemen ingevoerd, zoals uSis voor de inschrijving en de registratie van tentamenresultaten van studenten, de elektronische studiegids en OIEM voor de aanmelding van buitenlandse studenten. Er worden initiatieven genomen om meer samenhang tussen deze systemen te bereiken.

-

Er zijn ruim voldoende algemeen toegankelijke werkplekvoorzieningen voor studenten op centrale locaties zoals de UBL, het KOG, Pieter de la Court en Plexus. In vrijwel alle gebouwen is WiFi beschikbaar en zijn er voldoende computerwerkplekken. Studenten met eigen laptops hebben toegang tot internet en relevante applicaties

In het Meerjarenplan ICT-beleid 2012-2015 wordt beschreven hoe de universiteit het onderwijs, het onderzoek en de bedrijfsvoering wil ondersteunen met behulp van ICT. Leidraad hierbij is de universitaire strategie zoals verwoord in Inspiratie en groei.



Leiden wil een universiteit zijn waar studenten en wetenschappers hun talenten veelzijdig kunnen ontwikkelen. Dit wordt bereikt door inspirerend onderwijs en een goed studieklimaat, en door een kwalitatief sterke onderzoeksomgeving voor de wetenschappelijke staf. Er is bovendien een voortdurende wisselwerking tussen onderwijs en onderzoek. De universiteit wil daarbij goed werkgeverschap vervullen en een professionele bedrijfsvoering bieden.

2.2 Uitgangspositie in 2012 In de achterliggende periode is in Leiden verder gewerkt aan een kwalitatief goede en toekomstvaste ICT-organisatie en ICT-infrastructuur voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Veel van de ambities uit het ICT-Meerjarenplan 2007-2010 zijn gerealiseerd. ICT-voorzieningen - Blackboard is 24x7 beschikbaar voor studenten en docenten en inmiddels gebruiken vrijwel alle studenten en docenten het. De elektronische leeromgeving vormt een essentiële voorziening voor de beschikbaarstelling van

-

Er zijn drie centraal ondersteunde werkplekomgevingen: FSW, W&N en VUW. Studenten en medewerkers hebben in alle gebouwen toegang tot voor hen relevante wetenschappelijke bronnen , documenten, applicaties en ICT-diensten. Er ligt inmiddels een goed programma van eisen dat in de komende planperiode een goed uitgangspunt vormt voor de realisering van één werkplekomgeving voor alle universitaire eenheden.

-

Met het project E-reports is een begin gemaakt met het bouwen van management-rapportages voor bestuur met behulp van een datawarehouse en business intelligence tools als Business Objects.

-

Het universitaire netwerk is in de afgelopen planperiode aangepast aan de wensen van de gebruikers (hogere snelheden, toegang tot wetenschappelijke bronnen en applicaties, continuïteit, veilig). Leiden sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen die door SURFnet worden ingezet.

van het vorig meerjarenplan Voor onderwijs en onderzoek zijn zeer belangrijke stappen gezet op het terrein van de digitale wetenschappelijke informatievoorziening. In 2011 is het nieuwe beleidsplan van de UBL vastgesteld. -

Het functioneel beheer van de concernsystemen is in 2010 onderverdeeld in drie groepen: binnen het UBL is het functioneel beheer belegd van de systemen voor wetenschappelijke informatie en onderzoekregistratie, SOZ is verantwoordelijk voor de studenten onderwijssystemen als Blackboard, uSis en de E-studiegids. Het Bestuursbureau beheert alle systemen voor de bedrijfsvoering, zoals SAP, ULCN, Docman en Tridion. Op termijn zal ook het functioneel beheer van Vastgoed daar worden belegd.

-

Er is in 2010 een nieuwe ICT-governance vastgesteld, waarbij de coördinerende positie van een CIO t.o.v. de functionele en technische beheerorganisatie is geformaliseerd. De CIO is onder meer verantwoordelijk voor coördinatie van vernieuwing, voor de informatiearchitectuur en het onderhoud van een universitair datamodel.

-

Alle faculteiten beschikken over eigen informatiemanagers die optreden als opdrachtgever voor universitaire ICT-diensten (ISSC en functioneel beheer) en adviseert over ICT-beleid.

-

De universiteit beschikt over een geactualiseerd beleid voor informatiebeveiliging en baseline met minimale maatregelen waaraan systemen dienen te voldoen. Er is een audit kalender afgesproken en er zijn afspraken vastgelegd

Organisatie en ICT-governance -

-

Sinds medio 2010 is er een nieuw shared service centre voor ICT (ISSC) waarin alle ICT-diensten van faculteiten en universitaire eenheden zijn gebundeld. In het ISSC zijn naast werkplekdiensten ook netwerkonderhoud, telefonie en het technisch beheer van een aantal concernsystemen ondergebracht. Sinds 2010 maken alle facultaire bibliotheken deel uit van de nieuwe organisatie Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL). Met de uitvoering




over de samenwerking tussen eenheden op het terrein van informatiebeveiliging. Alle eenheden hebben een verantwoordelijke voor informatiebeveiliging aangewezen die in geval van een beveiligingsincident als eerste contactpersoon fungeert.

2.3 Vernieuwing en continuïteit



Onderhoud en vernieuwing van de ICT-infrastructuur vragen voortdurende aandacht. Het ICT-aanbod blijft sterk in beweging: social networksites (zoals Facebook, LinkedIn) , social media (zoals Twitter, Flickr, YouTube), mobiele apparaten en toepassingen in de ‘cloud’. Open Source-software encollaboration tools vinden zonder twijfel hun weg naar de universitaire gebruiker. De vraag is hoe nieuwe toepassingen zinvol in het onderwijs en onderzoek kunnen worden toegepast en voor welke vernieuwing ook universitair beleid gewenst en nodig is. Daarnaast moeten nieuwe ICT-diensten en producten die in de afgelopen periode veelal projectmatig tot stand kwamen, worden verankerd in de staande organisatie. Op het terrein van ICT en onderwijs hebben faculteiten belangrijke initiatieven getoond. Er werden nieuwe toepassingen in gebruik genomen, veelal aanvullend gefinancierd uit het universitaire Vernieuwingsfonds, SURF of NWO. De uitdaging is om deze diensten blijvend en tegen redelijke kosten te kunnen blijven aanbieden. Juist in het licht van de bezuinigingen in het hoger onderwijs zal een belangrijke opdracht zijn om het huidige voorzieningenniveau tegen lagere kosten te behouden zodat financiële middelen beschikbaar komen voor vernieuwing op ander vlak. Met de invoering van innovatieve ICT-voorzieningen gaat de universiteit in het licht van de noodzakelijk bezuinigingen in de

komende planperiode terughoudend om, tenzij kan worden aangetoond dat deze innovaties tot besparingen leiden of om strategische redenen noodzakelijk zijn.

2.4 Samenwerking landelijk en internationaal Voor het realiseren van goede ICT-voorzieningen is samenwerking met zusterinstellingen en op landelijk niveau in SURF verband absoluut noodzakelijk. Voor samenwerking in SURF verband is het SURF meerjarenplan 2011-2014 ‘Samen excelleren’ het uitgangspunt. Medewerkers van de Leidse universiteit zijn actief betrokken in de diverse platforms van SURF op het terrein van ICT en onderwijs, ICT en onderzoek en ICT en bedrijfsvoering of participeren in landelijke projecten. De SURF werkmaatschappij SURFnet bv beheert en ontwikkelt het gelijknamige netwerk. SURFnet is een hoogwaardig computernetwerk speciaal voor het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland. Studenten en medewerkers van aangesloten organisaties kunnen via SURFnet communiceren met andere internetgebruikers. Door voortdurende innovatie van SURFnet beschikken de universiteiten over één van de meest geavanceerde netwerken ter wereld met snelle verbindingen naar de belangrijkste Nederlandse, Europese en trans-Atlantische netwerken. Daarnaast is voor onze universiteit SURFmarket van grote waarde: SURFmarket voorziet sinds 1991 het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek in Nederland van betaalbare licenties. Inmiddels zijn met meer dan 100 ICT-aanbieders ongeveer 150 licentieovereenkomsten afgesloten. Daarnaast behoren

ook digitale content zoals digitale tijdschriften en wetenschappelijke informatiebronnen tot het aanbod.

Informatiemanagement van het Bestuursbureau speelt een coördinerende rol.

Met zusterinstellingen wordt samengewerkt op diverse terreinen: in SECU-verband met zusterinstellingen die SAP-gebruiker zijn, in E-merge op het terrein van ICT en onderwijs, in SANS bij het gezamenlijk aanbieden van een systeem voor studenten- en onderwijsondersteuning. Met de TUD bestaat een lange samenwerking op het terrein van architectuuroplossingen en het hosten en delen van expertise van gemeenschappelijke applicaties (weblogs, portal voor open course ware en in het verleden Blackboard). De voorgenomen intensieve samenwerking met de TUD en EUR zal ook op het terrein van ICT in de komende jaren tot wederzijdse voordelen leiden.

De scope van het plan is een periode van vier jaar. Dat blijkt voor een dynamisch onderwerp als ICT eigenlijk te lang. Het valt immers nauwelijks te voorspellen hoe ICT onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering in 2015 zal hebben veranderd. Daarom ligt het accent in dit plan op de komende twee à drie jaar. Evenals in de vorige jaren wordt jaarlijks een projectenkalender opgesteld. Hierin vindt de vertaling plaats van strategie naar concrete projecten per domein. Over de projectenkalender besluit het CvB jaarlijks apart en op basis daarvan wordt het vernieuwingsbudget voor ICT beschikbaar gesteld.

2.5 Reikwijdte en opzet van dit meerjarenplan Dit meerjarenplan richt zich op bestuurders, directeuren van eenheden en andere universitaire belanghebbenden die in een kort bestek een indruk willen krijgen van de prioriteiten in de universitaire ICT-agenda voor de komende jaren. Het plan geeft de trends en de ambities aan en vertaalt deze daar waar dit al mogelijk is naar praktische resultaten. Het richt zich niet op de techniek, maar beschrijft in eerste instantie functionaliteiten die met ICT worden aangeboden en de meerwaarde die ICT heeft voor onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering

De beleidsvoorstellen in dit plan zijn gebaseerd op overlegrondes met de faculteiten (informatiemanagers, ICTO-coördinatoren, programmamanager ICTO, directeur SOZ, e.a.), de ICTO werkconferentie van 6 juni 2011, beleidsdocumenten als het UBL beleidsplan Partner in Kennis, lopende en werkprogramma’s en initiatieven ten aanzien van concernsystemen, plannen van het ISSC, et cetera. Hieronder worden de ambities per domein beschreven, elk vertaald naar doelstellingen. Een deel van deze doelstellingen is hard en concreet, een ander deel, met een verdere horizon, nog minder vast omlijnd en belegd.

De prioriteiten op het terrein van de architectuur, applicaties en infrastructuur krijgen een gedetailleerdere beschrijving in aparte beleidsdocumenten, in aanvulling op dit meerjarenplan. Deze plannen worden besproken met informatiemanagers van de faculteiten, functioneel beheer en experts van het ISSC. De afdeling




3. ICT en onderwijs 3.1 Relatie met de instellingsstrategie



Binnen het onderwijsmodel van de Universiteit Leiden is van oudsher de directe interactie tussen docent en student uitgangspunt. ICT in het onderwijs richt zich op tools die de efficiency, effectiviteit en kwaliteit van het Leidse onderwijs kunnen verhogen, en nieuwe mogelijkheden voor het onderwijs realiseren. ICTOprojecten dragen bij aan het realiseren van deze beleidsdoelstellingen uit het strategisch instellingsplan, de zgn. Veerman-agenda en de Strategische Agenda van OCW: verhoging van het studiesucces, vergroting van de aantrekkelijkheid en intensiteit van onderwijs, de omgang met heterogene doelgroepen en verbetering van de kwaliteit van het onderwijs in ruime zin. Daarbij komen ook de behoeften en kansen die opkomen door onderwijs op de campus Den Haag. Voor de komende jaren is het ICTO-beleid er in de eerste plaats op gericht om de kwaliteit van het beheer en het gebruik van de concernsystemen voor de onderwijsondersteunende processen te verbeteren. Ten tweede zullen ICT-voorzieningen die hun waarde hebben bewezen, zoals Blackboard, worden gecontinueerd. Waar mogelijk en zinvol worden ze uitgebreid met up-to-date voorzieningen voor gebruik via smartphones en tablets. Samen met goede werkplekken, voorzieningen voor notebooks en WiFi vormt dit de basisvoorziening die studenten mogen verwachten als zij in Leiden studeren. In de derde plaats richt het ICTO-beleid zich er op nieuwe voorzieningen die in pilots succesvol zijn gebleken bij studenten en docenten breder uit te rollen en structureel aan te bieden. Het gaat dan in het

bijzonder om weblectures (opnamen van collegeseries), audience response systems (stemkastjes) en digitaal toetsen. Vervolgens zullen ook in de komende planperiode ICTO-verkenningen worden uitgevoerd die het onderwijs kunnen versterken en vernieuwen. Voorbeelden zijn het online toegankelijk maken van onderwijsmateriaal (Open Courseware) en het Living Lab in de Campus Den Haag.

3.2 Ambities Ambitie A. Verbetering van het beheer en het gebruik van concernsystemen t.b.v. studenten onderwijsadministraties: uSis, Studielink, E-Studiegids, Blackboard, OIEM, BRON-HO. Op orde brengen en harmoniseren en waar mogelijk concentreren van de werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten. In de afgelopen planperiode is een aantal nieuwe systemen ingevoerd in het domein onderwijsen studentenondersteuning. Het gaat in het bijzonder om uSis, E-studiegids, de koppeling naar Studielink en OIEM. Het universitair studentinformatiesysteem uSis dat in het kader van SANS in samenwerking met UVA/HvA en UvT is aangeschaft, heeft potentieel veel functionaliteit voor docenten, studenten en studentenadministraties, maar de huidige implementatie biedt deze functies te beperkt en tegen te hoge kosten. Hieronder een korte toelichting op de voornaamste beleidspunten met betrekking tot de systemen in de onderwijsadministraties (facultair en centraal).

Op orde brengen van de exploitatiebegroting en het functioneel beheer van uSis (‘van projectfase naar beheerfase’) Het systeem uSis zal op orde moeten worden gebracht, wat wil zeggen dat de structurele kosten binnen het ervoor beschikbare exploitatiebudget terug worden gebracht en over functionele wijzigingen wordt besloten conform de afgesproken IT-governance. Wijzigingen worden via de gangbare change advisory boards besproken en aangemeld bij de BCI. Het door het CvB beschikbare budget voor vernieuwing vormt het financiële kader. De formatie van het functioneel beheer van uSis bij SOZ wordt in overeenstemming gebracht met hetgeen voor vergelijkbare systemen gebruikelijk is. In dit kader zal ten slotte ook een herijking plaats vinden van de exploitatiebegroting voor uSis door aannames en risico’s te toetsen in het licht van de ervaringen met SANS en uSis tot nu toe. Harmoniseren administratieve onderwijsprocessen In 2011 is een externe evaluatie van de invoering van uSis uitgevoerd door Capgemini. Een van de aanbevelingen is om de werkprocessen van onderwijsadministraties bij faculteiten te harmoniseren. Voor de aanpak van deze aanbeveling zal een project worden ingericht, op basis van het rapport “Visiedocument herinrichting studenten onderwijsadministraties LEI” . Dit rapport is in 2011 door het CvB vastgesteld. Het rapport geeft de richting aan waarin tot herinrichting en harmonisatie van administratieve processen kan worden gekomen en veranderingen in de onderwijsadministraties kunnen worden geïmplementeerd. Het project zal in overleg met de faculteiten worden voorbereid en afgestemd. De regie voor dit project is in handen van AZ en SOZ, met medewerking van BV waar nodig. Voor dit project is een sturing vanuit de onderwijskolom op bestuurlijk niveau onontbeerlijk.

Door de maatregelen die genomen worden moet het mogelijk worden om de hoge structurele kosten van uSis die gemoeid zijn met het vele maatwerk te beperken. Daarnaast heeft de Stuurgroep SANS besloten het aantal releases van uSis te temporiseren. De E-studiegids wordt beschouwd als concernsysteem totdat er duidelijkheid over is of uSis (delen van) de functionaliteit kan overnemen De E-studiegids blijkt in een grote behoefte te voorzien en het onderwijsberaad heeft gevraagd om het systeem breder te mogen benutten voor het ontsluiten van studie-informatie. Om die reden wordt de E-studiegids met ingang van 2012 aangemerkt als concerninformatiesysteem, mits aan een aantal noodzakelijke randvoorwaarden wordt voldaan. Betere afstemming in de registratie van de onderwijsgegevens, inclusief verbetering life cycle management De samenhang tussen de onderwijsgegevens in de systemen binnen het SOZ-domein zal worden verbeterd. In de diverse systemen registreren de onderwijsadministraties gegevens die zowel voor operationele processen als beleidsverantwoording worden gebruikt. Met name onderwijsgegevens als Leids register, studierichtingen, opleidingen en keuzevakken zijn naast uSis ook in andere systemen in gebruik. Ze zijn bijvoorbeeld soms ook te vinden in de E-studiegids en Blackboard. In de komende periode moet worden vastgesteld wat in dit domein de bronsystemen zijn en hoe koppelingen tussen systemen plaatsvinden. Ook zal er voor de gegevens over studenten (toekomstige, ingeschrevenen, alumni) een beter life cycle management worden ingericht. Daartoe worden momenteel onder andere afspraken gemaakt met het LUF-bureau.




Landelijke ontwikkelingen: aansluiting op BRON HO Doel van het landelijke project BRON HO is om een systeem te realiseren waarmee instellingen gegevens aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) kunnen leveren. BRON HO moet niet alleen het Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO) vervangen, maar ook leiden tot modernisering van het proces van inschrijving, waar aanmelding, selectie en plaatsing onderdelen van zijn. In het project BRON HO werken hogescholen en universiteiten, Studielink en DUO samen aan het toegankelijk maken van het basisregister hoger onderwijs voor instellingen en DUO. Daarvoor worden zowel nieuwe systemen gebouwd als veranderingen doorgevoerd in de huidige systemen van de instellingen, Studielink en DUO.



Aanmelding van buitenlandse studenten In de afgelopen jaren is het systeem OIEM ingevoerd voor de ondersteuning van de aanmelding van buitenlandse studenten. Zolang uSis dit aanmeldingsproces niet ondersteunt, is het noodzakelijk om OIEM als concerninformatiesysteem te handhaven en te onderhouden. Hoewel in 2011 is besloten terughoudend te zijn met het implementeren van nieuwe functionaliteiten in OIEM, is er voor gekozen om toch ook in de planperiode tegemoet te komen aan een aantal wensen van de faculteiten. Deze liggen met name op het terrein van de ondersteuning van student mobility, digitale dossiers en de aanmelding van PhD’s. Omdat de functionaliteiten van het systeem vooralsnog niet in uSis worden ondergebracht zal er ook worden gedaan aan de kwetsbaarheid van het onderhoud van het systeem.

Ambitie B. Verbeteren van de communicatie met studenten door inzet van verschillende platforms: mobiel (Blackboard, nieuws & agenda, bibliotheek), Facebook, Twitter en door de inrichting van een studentenportal. Meer self service mogelijkheden verkennen, zoals digitaal betalen. De wijze waarop de universiteit studenten bereikt blijkt niet altijd effectief. Actuele informatie over bijvoorbeeld roosterwijzigingen, colleges en andere activiteiten lezen ze vaak niet of te laat. In de komende periode is het streven om de communicatie met studenten te verbeteren door inzet van verschillende digitale media en platforms. Van elke nieuwe generatie studenten is het percentage dat beschikt over smartphones weer groter. Bovendien blijken Facebook en andere sociale media de rol van mail en het web als primair communicatiemiddel te hebben overgenomen. Blackboard, bibliotheekinformatie en nieuws en agendaberichten worden beschikbaar gesteld als mobiele apps voor smartphones en tablets. Waar zinvol wordt gebruik gemaakt van communicatie via Facebook en Twitter. Bovendien komt er een studentenportal via het web, met actuele informatie voor studenten. Ten slotte worden self service diensten verruimd. Met de komst van uSis wordt hierin al gedeeltelijk voorzien. In de komende periode worden de mogelijkheden van digitaal betalen onderzocht. Ambitie C. Studiesucces verbeteren door processen rond studiekeuze en studievoortgang met ICT te ondersteunen. Concrete initiatieven: inrichten van diverse onderling gekoppelde ‘online loketten’ voor studenten in de vorm van een Leids studiekeuzeportal, een diversiteitsportal en een studievaardighedenportal.

ICT zal een steeds grotere rol gaan vervullen bij de bevordering van studiesucces, van instroom tot doorstroom tot uitstroom. Studiekeuze Een passende studiekeuze is een van de factoren die het studiesucces later in de studie beïnvloeden. Potentiële studenten krijgen, in aansluiting op voorlichting en werving, online ondersteuning om een passende studiekeuze te maken. Dit gaat via aansprekende -waar mogelijk gepersonaliseerde - realistische informatie over studies, gebruikmakend van media en vormgeving die bij diverse doelgroepen aansluit. Doelstellingen voor de komende jaren zijn: - een Leidse Studiekeuzeportal (Content Rich Recruitment Tool); hiertoe loopt in 2011-2012 in E-merge-verband een project waarin nauw wordt samengewerkt met de TU Delft. Onderdeel hiervan is een interactieve taaltoets gekoppeld aan remediërend online zelfstudiemateriaal; - met name voor masterstudenten biedt Open Courseware voor diverse opleidingen een realistisch beeld ter ondersteuning van de studiekeuze. Studievoortgang Begeleiding en monitoring vervullen een belangrijke functie in het verhogen van studiesucces. In de komende planperiode is het de ambitie studenten tijdens de gehele studie gemonitord worden en passende begeleiding en feedback ontvangen, deels mogelijk gemaakt door ICT. Achterstanden worden vroegtijdig gesignaleerd; studenten krijgen regelmatige en persoonlijke feedback op hun voortgang, deels proactief en geïnitieerd door studieadviseurs, deels zelf oproepbaar. Waar dit van toepassing is krijgen studenten een doorverwijzing naar faciliteiten die hun studievoortgang bevorderen.

In dit kader zijn de doelstellingen: - uitvoering van pilots met Studieplan binnen alle faculteiten met het voornemen om Studieplan per 1 september 2012 universiteitsbreed in te voeren voor alle studenten vanaf het tweede jaar; bij de implementatie van het studieplan is het onderwijsproces leidend en wordt gebruik gemaakt van de bestaande functionaliteit van uSis met als uitgangspunt dat er voor Studieplan verder geen maatwerk voor uSis wordt ontwikkeld; - inrichten van een portal die informatie over studiefaciliteiten en antwoorden op veel voorkomende vragen over studievaardigheden biedt, met gebruikmaking van moderne media; - de Universiteit Leiden verkent in de komende planperiode de wenselijkheid en mogelijkheid van Learning Analytics in het kader van studievoortgangmonitoring. Dit sluit aan bij internationale ontwikkelingen. Ook SURF overweegt om in 2012 een Learning Analytics programma te starten. Learning Analytics is een vorm van datamining, gebaseerd op analyse van automatisch gegenereerde gegevens van het online gedrag van student en docent binnen een digitale omgeving, zoals een elektronische leeromgeving. Met behulp van deze analyse kunnen instellingen de digitale omgeving optimaliseren, en het kan bruikbare feedback opleveren voor de docent, de cursus en voor de student. Ambitie D. Versterken van de kwaliteit van het onderwijsproces door inzet van ICT. Met name gaat het daarbij om bestaande voorzieningen die breder worden geïmplementeerd: interactieve media (zoals stemkastjes), weblectures, meer en structureler gebruik van digitaal toetsen, en blended learning ter verhoging van de effectiviteit van zelfstudie. Daarbovenop




onderzoekt de universiteit innoverende toepassingen van ICTO in het onderwijsproces, via Open Courseware en het Living Lab The Hague. Blackboard blijft als elektronische leeromgeving gehandhaafd. Bij colleges en zelfstudie Bij colleges en zelfstudie worden bestaande voorzieningen op orde gebracht en breder in gebruik genomen. Op een goed doordachte manier ingezet dragen deze middelen bij aan het verhogen van de effectiviteit van de zelfstudie en interactief uitdagend onderwijs.



Doelstellingen gericht op ICT bij colleges en zelfstudie zijn: - studenten van grote opleidingen kunnen hoorcollegereeksen of delen daarvan terugkijken in de vorm van weblectures. De voorzieningen hiervoor zijn in 2012-2013 structureel in beheer genomen. Faculteiten hebben relevante richtlijnen geformuleerd; - via blended learning-projecten in de faculteiten wordt ervaring uitgebouwd en gedeeld over het verhogen van de effectiviteit van zelfstudie met behulp van –voornamelijk bestaande- ICTvoorzieningen; - er zijn showcases beschikbaar van didactische toepassingen van video in het onderwijs, waaronder weblectures. De ervaringen zijn op toegankelijke wijze als good practice online na te lezen en te bekijken voor geïnteresseerde docenten. In 20112012 loopt daartoe het E‑merge‑project Video2learn; - voor colleges aan grote groepen kunnen opleidingen stemkastjes gebruiken om de interactie en actieve verwerking van de lesstof te verbeteren. De voorzieningen daarvoor zijn toegankelijk ingericht. Docenten hebben laagdrempelige toegang tot good

practices van didactische toepassing van stemkastjes; - in samenwerking met UBL en de faculteiten brengt de universiteit in kaart wat de behoeften en mogelijkheden zijn voor afgeschermde opslag van digitaal leermateriaal op één plek (in plaats van verdeeld over Blackboardmodules, eigen Pc’s en publieke sites zonder continuïteitsgarantie); - met het oog op laagdrempelig gebruik van multimedia in collegezalen wordt de samenwerking tussen ISSC, UFB en AV-diensten verbeterd. Meer en structureler gebruik van digitaal toetsen Om studiesucces en de kwaliteit van het toetsproces te bevorderen wordt er aan de universiteit in 2014 meer en structureler gebruik gemaakt van digitaal toetsen. Evenals elders in het Nederlandse hoger onderwijs is in Leiden de aandacht voor digitaal toetsen toegenomen. Er is een behoefte-inventarisatie gehouden, er zijn meerdere pilots zorgvuldig geëvalueerd en er is een exploitatiemodel uitgewerkt voor afname van digitaal toetsen voor grote groepen in een gecontroleerde omgeving. In juni 2011 is een E-merge-project voor digitaal toetsen gestart waarin twee vakgroepen uit Leiden tussentoetsen zullen gaan invoeren. Op het gebied van toetsen zijn de doelstellingen: - uitbouwen van ervaring met digitaal toetsen op grotere schaal. Door de faculteiten zijn voor hun domein relevante digitale toetsvormen (summatief, deeltoetsen, meetellende tussentoetsen, diagnostische met feedback, instaptoetsen) toegepast en geëvalueerd met het oog op bredere inzet; - daartoe worden in de komende planperiode voldoende randvoorwaarden voor digitaal toetsen gerealiseerd:

o opleidingen kunnen een beroep doen op expertise en ondersteuning bij het formuleren van kwalitatief goede gesloten vragen, afwegingen omtrent automatische feedback, het samenstellen van toetsmatrixen en het inrichten van itembanken; o met opleidingen die in gecontroleerde omstandigheden digitaal willen toetsen wordt de haalbaarheid van een centrale toetslocatie voor grote groepen verder onderzocht, met de daarbij aansluitende adequate logistieke organisatie; o in samenspraak met faculteiten zal jaarlijks een kosten-batenafweging worden gemaakt voor de invoering van een gespecialiseerde toetsapplicatie. Continueren van een up-to-date digitale leeromgeving op basis van Blackboard Ook in komende periode zal Blackboard in gebruik blijven in het onderwijs. In de afgelopen jaren is Blackboard een onmisbare voorziening gebleken. Het beleid richt zich in de komende periode op het nog breder benutten van de bestaande en nieuwe mogelijkheden van Blackboard. Concrete doelstellingen zijn: - Blackboard ontsluiten voor nieuwe kanalen, in het bijzonder voor mobiele apparaten zoals smartphones en tablets; - via aangekondigde nieuwe versies zal Blackboard integratie met sociale media en samenwerkingtools mogelijk maken. Ook SURF werkt aan online samenwerkingsdiensten (SURF-conext), een ontwikkeling waar de universiteit indien relevant op zal aansluiten; - vereenvoudiging van de toegang tot Blackboard voor studenten die onderwijsprogramma’s volgen

die worden aangeboden door meerdere instellingen (zoals de door TUD en LEI opleiding LST/MST). Deze doelstelling wordt steeds belangrijker, mede met het oog op de strategische samenwerking met de universiteiten van Delft en Rotterdam. Open Educational Resources en Open Courseware Wereldwijd komt steeds meer digitaal leermateriaal openbaar beschikbaar, vaak onder bepaalde voorwaarden kosteloos te gebruiken door docenten en studenten. We spreken dan van Open Educational Resources (OER). Hierbij moet men denken aan didactisch materiaal in de vorm van filmpjes, e-learning, zelftests en weblectures. Studenten waarderen de inzet ervan, bijvoorbeeld wanneer het ondersteuning biedt om complexe concepten beter te kunnen doorgronden. Wanneer het materiaal in de context van een cursus wordt ontsloten spreken we van Open Course Ware (OCW). In navolging van MIT zijn de afgelopen tien jaar wereldwijd honderden universiteiten, waaronder nu ook enkele Nederlandse, met OCW gestart. De universiteit stimuleert docenten en opleidingen die zelf open digitaal materiaal willen publiceren, om de mogelijkheden daarvan voor het onderwijs te exploreren. In het project Open Courseware Leiden zetten vier masteropleidingen vóór eind 2011 syllabi, weblectures, literatuurlijsten en voorbeeldopdrachten en -werkstukken op de Leidse Open Courseware-portal. Concrete doelstellingen in relatie tot Open Educational Resources en Open Courseware zijn: - uitvoeren en evalueren van vier pilots in het project Open Courseware Leiden in 2011-2012; - evaluatie van de bevindingen van de betrokken opleidingen en de verwachte exploitatiemogelijkheden vormen de basis voor




besluitvorming over continuering van Open Courseware aan de universiteit na 2012. Ambitie E. In Den Haag wordt het Living Lab The Hague vormgegeven: een open innovatienetwerk waarin diverse groepen (studenten, onderzoekers en andere kenniswerkers) samenwerken bij het onderzoek naar maatschappelijke vraagstukken met behulp van ICT.



Met het Living Lab The Hague wil de universiteit een methodologie ontwikkelen die later ook breder binnen onze universiteit kan worden toegepast. Met financiering vanuit het EFRO-programma (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) start men in 2012 bij de Faculteit Campus Den Haag met een campusbreed programma dat onderwijs, onderzoek en valorisatieactiviteiten op het terrein van Vrede en Recht met elkaar verbindt, op basis van een thematische benadering op cyclische wijze. Het Living Lab The Hague (LLTH) moet uitgroeien tot een open innovatienetwerk waarin ICT gezamenlijke ontwikkeling en distributie van (nieuwe) kennis en toepassingen mogelijk maakt. Na afloop van het project in 2013 moet een fysieke thuisbasis voor (nieuw) wetenschappelijk onderwijs en onderzoek in het domein van Vrede en Recht in Den Haag zijn gerealiseerd, alsmede een verbindend Living Lab-concept dat op innovatieve wijze kennis valoriseert in nieuw te vormen clusternetwerken. Onderzoek- en onderwijsopbrengsten worden in een open courseware-omgeving beschikbaar gesteld. Doelstelling: Realisatie van het Living Lab The Hague in 2013.

4. ICT en onderzoek 4.1. Relatie met de instellingsstrategie De universiteit wil zich als onderzoekuniversiteit in de internationale top positioneren. Goede ICTvoorzieningen vormen hiervoor een essentiële basis. De diversiteit van het gebruik van ICT in het Leidse onderzoek is bijna net zo groot als de diversiteit in de wetenschappelijke disciplines. Methoden en technieken komen voort uit de wetenschappelijke disciplines zelf en kunnen niet vanuit een centraal ICT-beleid worden geïnitieerd. De universiteit biedt onderzoekers ook in de komende planperiode op diverse fronten een (basis)ondersteuning van hun ICT-behoeften: -

-

- -

-

een kwalitatief hoogwaardig communicatienetwerk dat via het landelijke SURFnet toegang biedt tot een internationale netwerkinfrastructuur en diverse wetenschappelijke applicaties; ondersteuning bij de opslag en archivering van data, de inkoop van specifiek gewenste software en het inrichten van werkplekken voor een onderzoekomgeving; ondersteuning bij de aanschaf, inrichting en beheer van voorzieningen voor High Performance Computing (HPC)-rekenclusters; ondersteuning van onderzoekers bij het vinden van subsidiebronnen (landelijk en in Europa) en biedt ondersteuning bij het opstellen van subsidieaanvragen (LURIS); een digitale bibliotheek die afgestemd is op de wensen van de onderzoekers, aanschaf –

-

via SURF/UKB- van goedkope licenties voor wetenschappelijke bronnen en ondersteuning van virtuele onderzoeksomgevingen (i.s.m. ISSC en mogelijk LURIS) geselecteerde onderzoeksgroepen; waar zinvol en kosteneffectief zal specialistische software ook als campuslicentie kunnen worden aangeschaft. Vaak zal dat via SURFmarket gebeuren.

Ten slotte zal de universiteit wetenschappers helpen bij het vinden van de juiste wegen om te komen tot goede ICT-voorzieningen die buiten de Universiteit Leiden worden aangeboden, via SURF, NWO of anderszins. Hierbij valt met name te denken aan de supercomputer faciliteit van NWO en het E-science initiatief van SURF. In de planperiode richt het ICT-beleid zich op de volgende thema’s en projecten: -

-

-

-

de verdere vormgeving van de digitale bibliotheek. Deze ambities zijn ontleend aan het in het voorjaar 2011 door het CvB vastgestelde plan van de UBL, Partner in kennis; verbetering van de registratie van het Leidse onderzoek door invoering van een nieuw Current Research Information System (CRIS) als opvolger van Metis; een (systematischer) begeleiding van PhD’s door registratie van hun vorderingen in een van de universitaire concernsystemen; beter benutten van universitaire en landelijke ICTvoorzieningen, zoals E-science, supercomputing, data-opslag, grid en andere voorzieningen van het platform ICT en onderzoek van SURF. Deze ambities zijn met name ontleend aan het SURFmeerjarenplan 2011-2014.




4.2 Ambities Ambitie F. Verdere vormgeving van de digitale bibliotheek en open access In het meerjarenplan 2011-2015 Partner in Kennis (juli 2011) geeft de UBL aan te willen uitgroeien tot de vanzelfsprekende partner voor faculteiten en wetenschappelijke instituten op het terrein van wetenschappelijke informatie. Aan de hand van een aantal thema’s en beleidskeuzes worden de stappen beschreven die leiden tot deze doelen voor de komende planperiode. Zie voor een inhoudelijke toelichting http://media.leidenuniv.nl/legacy/meerjarenbeleidsplanubl-2011-2015.pdf



ICT speelt een zeer belangrijke rol in het meerjarenplan van de UBL. Daarbij hanteert de UBL het concept van de zgn. Embedded Library, dat beoogt de collecties en diensten van de UBL, waar en wanneer dan ook, toegankelijk te maken. ICT-onderwerpen in het plan, relevant voor het ICTmeerjarenplan: -

-

-

Meer gebruik van digitale media en bronnen die via het internet beschikbaar komen. Uitgangspunt is dat bij aanschaf van bronnen de digitale vorm de voorkeur geniet. Waar mogelijk zal dit via de SURF-federatie gebeuren. Opbouw van expertise op het terrein van de digitale informatievoorzieningen en hieraan gerelateerde actuele onderwerpen, zoals auteursrecht, licentiecontracten, Digital Rights Management, datamining, data curation, Samen met zusterinstellingen en SURF

-

-

-

- -

-

realiseren van gebruikersvriendelijke toegang tot en opslag van wetenschappelijke informatie en gegevens, virtuele samenwerkingsomgevingen en deelname aan landelijke of internationale vernieuwingsprojecten. Verdere uitbouw van de repositorydiensten – zoveel mogelijk in landelijk verband – en nieuwe voorstellen m.b.t. Open Access tot wetenschappelijke publicaties en data. Samenwerking met de Leiden University Press op het terrein van e-publishing. Opzet van een printing on demand-service. Ontsluiting , conservering en archivering van digitale informatie: o.a. in landelijk verband met gespecialiseerde centra als DANS, UKB en de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid Virtual research environment: een omgeving waarin onderzoekers kunnen samenwerken, zelf informatie en gegevens kunnen verzamelen, ontsluiten en analyseren, en direct voor anderen beschikbaar maken Realiseren van toegang tot de catalogus en andere informatie van de UBL in een voor mobiele apparaten geschikt formaat. Gebruik van cloud computing: diverse systeemonderdelen die het UBL nu zelf heeft aangeschaft en beheert, worden ingekocht in de ‘cloud’ als software as a service (SAAS). Samenwerking met de internationale bibliotheekorganisatie OCLC en met marktpartijen als Google om collecties en publicaties van de universiteit en haar onderzoekers beter zichtbaar te maken.

Ambitie G. Verbetering van de registratie van Leids wetenschappelijk onderzoek door invoering van een nieuw Current research Information System (CRIS), de opvolger van Metis. Daarnaast vindt voor een (systematischer) begeleiding van de PhD’s registratie plaats in een nog nader te bepalen systeem. Nieuw CRIS In de planperiode zal een nieuw CRIS als opvolger van Metis worden ingevoerd. De Universiteit Leiden heeft zich, samen met andere universiteiten, NWO, KNAW en een groot aantal HBO-instellingen aangesloten bij de landelijke aanbesteding die in 2011 moest leiden tot de keuze voor een nieuw CRIS. Voor Leiden is van belang dat er bij de keuze van een pakket aansluiting is met het CRIS van het LUMC. Hierdoor wordt immers een compleet beeld van de Leidse onderzoeksoutput in één systeem mogelijk. Het LUMC heeft gekozen voor het systeem Converis. Dit systeem sluit ook goed aan bij het programma van eisen van de universiteit. In 2012 zal het CvB na advies van de directeuren van de wetenschappelijke instituten besluiten over de invoering van een nieuw CRIS. Registratie PhD’s PhD-studenten vormen een belangrijke en grote groep wetenschappers binnen de universiteit. Faculteiten gebruiken verschillende systemen voor het registreren en begeleiden van hun PhD’s , maar de registraties zijn onvolledig en zijn veelal ongeschikt voor goede begeleiding. Al in 2010 is door het CvB in overleg met faculteiten daarom besloten om te komen tot één concernsysteem voor aanmelding, de registratie en begeleiding van PhD’s. Een Programma van Eisen is inmiddels gereed.

Ambitie H. Optimaal gebruik maken van bestaande en nieuwe diensten van het ISSC en diverse landelijke ICTdiensten en -voorzieningen. Het gaat met name om het E-science, supercomputing, data-opslag, grid en andere voorzieningen. In de komende planperiode zal er een explosieve groei zijn van digitale onderzoeksdata. Om die redenen is dataopslag en -archivering een belangrijke speerpunt in de ICT-dienstverlening. Het CvB heeft het ISSC gevraagd de dienstverlening aan onderzoeksgroepen en -laboratoria verder te versterken. In 2012 zal er een voorstel komen voor een betaalbare voorziening, waarschijnlijk een combinatie van landelijke en eigen oplossingen. In het SURF-programma ICT en onderzoek worden diverse landelijke ICT-diensten aan onderzoekers aangeboden. Een belangrijk nieuw – en voor de Universiteit Leiden relevant – initiatief is het begin 2011 door SURF en NWO gezamenlijk opgerichte Netherlands eScience Center (NLeSC). Doel van dit centrum is: ‘het zichtbaar maken van de krachtige academische en technologische eScience-omgeving in Nederland. Daarbij staat centraal het vinden en creëren van samenhang tussen diverse wetenschappelijke gebieden en gegevens, het tegengaan van duplicatie en versnippering op gebied van eScience, en het herkennen van generieke technologieën. Om dit te bereiken zet het Netherlands eScience Center een wetenschappelijke ICT-infrastructuur op, waarbij gebruik wordt gemaakt van bewezen technologieën en nieuwe ontwikkelingen uit de computational sciences op basis van open source code.’ (conform de startpagina van de website www.esciencecenter.nl)




Het E-science-programma richt zich op de zware en zeer zware ICT-gebruikers, op dit moment met name te vinden bij W&N, het LUMC en mogelijk specifieke onderzoeksgroepen bij FSW en Geesteswetenschappen. Het Platform ICT en onderzoek wil in de komende jaren meerdere ICT-voorzieningen voor onderzoekers gaan aanbieden. Het Platform richt zich onder andere op de volgende thema’s: nationale repository voor open access, opslag van onderzoekdata (open of gesloten), cloud computing.



Naar het oordeel van de WTR van SURF sluiten de initiatieven en de governance van het platform nog te weinig aan bij de wensen van de universitaire onderzoekers. Samen met SURF zal de universiteit de landelijke voorzieningen – waar dit zinvol is voor Leidse onderzoekers - onder de aandacht brengen van Leidse wetenschappers.

5. ICT en Bedrijfsvoering

-

5.1 Relatie met de instellingsstrategie

-

Hoogwaardig onderzoek en onderwijs vereisen goed bestuur en ondersteuning door professionele dienstverleners. De afgelopen jaren zijn diverse initiatieven genomen om de bedrijfsvoering kwalitatief te verbeteren en door efficiencymaatregelen de kosten verder te drukken. Dat heeft o.a. geleid tot de oprichting van een aantal shared service centra zoals het ISSC en het FSSC. Door middel van een duidelijke ICT-governance worden strategische besluiten over systemen, standaarden en projecten op het bestuurlijk niveau genomen. Keuzes worden steeds beoordeeld aan de hand van een business case waarin kosten en opbrengsten worden afgewogen. Waar nodig stelt het CvB vast. De Leidse ICTgovernance wordt nader toegelicht in hoofdstuk 7. ICT ondersteunt de strategie van de universiteit door administratieve systemen beschikbaar te stellen voor diverse bedrijfsprocessen (communicatie, personeelsbeleid, financieel beheer, vastgoedbeheer) kosteneffectief en efficiënt in te richten. In de bedrijfsvoering liggen de prioriteiten de komende periode op de volgende onderwerpen: - ontwikkeling van een gemeenschappelijke informatie architectuur en datamodel; - verbeteren van de corporate website als strategisch communicatiemiddel voor interne en externe doelgroepen; - verruiming van aanbod van self service voorzieningen voor studenten en medewerkers;

- -

verbeteren van de bestuurlijke kengetallenrapportages met behulp van business intelligence tools en breed beschikbare online gegevens uit een datawarehouse; op maat gesneden toegang tot digitale voorzieningen (ID-management); verdere toepassing van de LU-Card als multifunctionele toegangs- en ID-kaart; nieuwe wensen van gebruikers (applicaties voor roosteren, customer relations management en ondersteuning van mobiliteit van medewerkers).

Ambitie I. Ontwikkeling van een gemeenschappelijke enterprise architectuur en datamodel De huidige informatievoorziening is op dit moment nog te zeer opgezet vanuit losse ‘silo’s’. Ontwikkeling en aanpassingen van systemen vinden plaats binnen de eigen functionele beheeromgeving en worden vooral ingegeven door wensen in de afzonderlijke administratieve processen. Dat heeft er toe geleid dat soms dezelfde kerngegevens van de universiteit in meerdere concernsystemen worden bijgehouden. Hierdoor zijn gegevens soms niet actueel of onjuist. Registratieprocessen voor systemen zijn nog te vaak niet eenduidig beschreven in procedures en als ze er zijn worden ze door administraties niet nauwkeurig gevolgd. Voorbeelden van gegevens die in meerdere systemen voorkomen, zonder dat er eenduidig een bronsysteem is vastgesteld: medewerkers- en gastengegevens, gebouwcodes en kamernummers, wetenschappelijke publicaties en octrooien, onderwijsen opleidingsgegevens. Een goede basisregistratie is van groot belang omdat steeds meer gegevens uit (bron) systemen ook via de universitaire website beschikbaar worden gesteld (bijvoorbeeld via online profielpagina’s




van medewerkers). Een universitaire enterprise architectuur waarin heldere principes worden gehanteerd over registratie van gegevens, de beheer- en mutatieprocessen en de technische systemen is een belangrijk hulpmiddel om te komen tot een integrale informatiehuishouding. Zo’n architectuur vormt daarnaast een belangrijke basis voor de wijze waarop tussen concernsystemen de koppelingen dienen plaats vinden. In de planperiode wordt gewerkt aan een zgn. service busarchitectuur die er toe moet leiden dat systemen op een uniforme en beheersbare wijze (technisch) worden gekoppeld en er zo min mogelijk ad hoc-koppelingen meer hoeven te worden ontwikkeld en onderhouden.



Concrete doelstelling voor de planperiode: opstellen van een enterprise architectuur, afspraken over de totstandkoming van één datamodel voor alle concernsystemen en een ingerichte servicebus infrastructuur. Hierbij werken informatiemanagers bij het Bestuursbureau samen met faculteiten en met architecten bij het ISSC. Ambitie J. Verbeteren van de universitaire website voor externe doelgroepen. Met een medewerkersportal wordt de informatie voor medewerkers afgeschermd voor externe doelgroepen. De website moet uitgroeien tot hét strategische communicatiekanaal tussen de universiteit en haar belangrijkste interne en externe doelgroepen. Het nieuwe ontwerp van de website is in 2011 vastgesteld. Cruciaal in dit ontwerp is dat er een heldere scheiding komt tussen webpagina’s voor externe doelgroepen en webpagina’s voor interne doelgroepen (medewerkers en studenten). Basisinformatie over onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering komt onder een centrale redactie

en waar mogelijk uit concernsystemen. Daarnaast is er een zgn. ‘vrije’ ruimte voor wetenschappelijke instituten en afzonderlijke onderzoeksgroepen die de website benutten voor communicatie met hun eigen doelgroepen. Het in 2010 gestarte programma gericht op vernieuwing van de website (DIS) heeft een aantal ambitieuze doelstellingen geformuleerd: - in navolging van de E-studiegids een gestructureerde beschrijving van de Leidse onderzoeksprogramma’s en -profielen die via het web toegankelijk zijn; - een nieuw online adresboek met profielpagina’s van alle medewerkers, te beginnen met de wetenschappelijke staf; - een redactie-organisatie met kwalitatief hoogwaardige webredacteuren; - een portal voor medewerkers waarin alle relevante informatie wordt gebundeld; - een portal voor onze eigen studenten waarin informatie van hun opleiding, faculteit en centrale diensten, inclusief toegang tot o.a. uSis en Blackboard wordt gebundeld; - een nieuwe URL; - een ingevoerd gebruikersvriendelijk CMS dat voldoet aan de wensen van het nieuwe ontwerp voor de website. Ambitie K. Verruiming van het aanbod van self service voorzieningen voor medewerkers In de afgelopen jaren is een goed begin gemaakt met de inrichting van self service diensten via de website. Voor medewerkers is een self service portal beschikbaar gemaakt voor afhandeling van facturen, verlofregistratie, tijdregistratie en indienen van reisdeclaraties. Ook

werden de papieren personeelsdossiers geschoond en gedigitaliseerd en via Docman ontsloten. Via uPrefs kunnen medewerkers en studenten hun account- en adresgegevens beheren en een pasfoto voor de LU-Card uploaden. In 2011 is in het domein van E-HRM de SAP self service portal uitgebreid met een work flow voor formulieren voor het arbeidsvoorwaardenkeuzemodel. Maar de ambities van de universiteit gaan verder en ook in de komende jaren krijgen nieuwe voorstellen verdere uitwerking. Met behulp van self service diensten kunnen medewerkers te allen tijden (tijden plaatsonafhankelijk) van allerlei online diensten gebruik maken. Deze trend past binnen ontwikkelingen in de samenleving waarbij de burger met een DigId zelf zaken online kan regelen. Hierdoor worden ook diverse processen in de organisatie gestandaardiseerd en is de kans op fouten kleiner.

management rapportages met behulp van moderne business intelligence tools als BO en SAP-BW. Inmiddels zijn er diverse standaardrapportages op het terrein van financiën, personeel en onderwijs beschikbaar. Bij faculteiten zijn key users aangewezen die in staat zijn m.b.v. BO eigen analyses en rapportages te maken. De universiteit werkt aan een datawarehouse. De noodzakelijke randvoorwaarden voor een datawarehouse zijn: juiste en tijdige invoer van systemen, goede kwaliteit van de gegevens (velden), adequate workflow waarbij duidelijke afspraken tussen invoerders bij de eenheden, functioneel beheer en informatiemanagement. Ook in de komende periode zal dit meerjarige project worden voortgezet. Een samenvatting van de doelstellingen, (eind 2013 gerealiseerd): 

- Ambitie L. Verbeteren van de bestuurlijke kengetallenrapportages met behulp van business intelligence tools Kwantitatieve gegevens over de universitaire processen spelen een steeds belangrijker rol voor besturen, beleidsmakers en marketingmedewerkers. In de afgelopen planperiode is de vraag naar kengetallenrapportages sterk gegroeid. Er is met name behoefte aan benchmarkgegevens waarbij de Leidse cijfers worden afgezet tegen die van de zusterinstellingen. Faculteiten willen steeds vaker gebruik kunnen maken van beleidsinformatie gebaseerd op de meest actuele gegevens. Om aan deze wensen tegemoet te komen is in de vorige planperiode het project E-reports gestart. Dit heeft inmiddels geleid tot een verzameling flexibele

- - - - -

uitbreiding van het aantal onderwijsrapportages, o.a. met de zgn. onderwijskaart nieuwe rapportages op het terrein van onderzoek, ICT en vastgoed integrale rapportages (personeel, financiën, onderwijs, onderzoek, vastgoed, projecten en ICT) meer rapportages op tactisch/operationeel niveau m.b.v. BO standaardisatie van de technologie: integratie van BW en BO inrichten van een beheerorganisatie waarbij de taken voor ontwikkeling, functioneel beheer en applicatiebeheer zijn belegd.

Ambitie M. Op maat gesneden toegang tot digitale bronnen en ICT-toepassingen. Het identity


management systeem ULCN zal worden uitgebreid met voorzieningen op het terrein van role bases access control (RBAC) en single sign-on - Goede authenticatie en autorisatie voor universitaire digitale diensten blijven ook in de komende planperiode belangrijke beleidspunten. De universiteit streeft er naar om alle doelgroepen van de universiteit (medewerkers, studenten, gasten) op maat gesneden toegang tot digitale bronnen en ICT-toepassingen aan te bieden. Daarvoor beschikt Leiden al sinds 2002 over het ID-management systeem ULCN. Dit systeem biedt inmiddels single log-on tot uiteenlopende toepassingen als Blackboard, de wetenschappelijke bronnen van de UBL, de werkplekomgeving, draadloze netwerken en uSis, maar ook tot landelijke diensten zoals SURFspot via de SURFfederatie. 

Niet iedereen hoeft toegang te krijgen tot álle diensten. Toegang is afhankelijk van de rol die betrokkene heeft: een student zal naast toegang tot uSis en Blackboard vooral ook toegang willen tot hebben eigen digitale bronnen en applicaties, relevant voor zijn of haar opleiding. Een alumnus heeft bijvoorbeeld wél on campus toegang tot de digitale bibliotheek, maar weer niet van huis uit omdat onze licenties dat niet toestaan. Een medewerker heeft toegang tot alle informatie in de medewerkersportal, maar over het algemeen niet op het specifieke intranet dat voor bepaalde functiegroepen is gericht. Om deze specifieke combinatie van autorisaties per medewerker en per informatiebron mogelijk te maken is role based access control (RBAC) noodzakelijk. Thema’s en aandachtspunten op het terrein van IDmanagement, naast RBAC zijn: - uitbreiding van diensten via de SURF-federatie; - afstemming van ULCN met ID-

-

managementsystemen bij zusterinstellingen waarmee nauw wordt samengewerkt, in het bijzonder TUD en EUR; invoering van single sign-on (SSO), binnen de randvoorwaarden van het securitybeleid herziening van de scope van ULCN, waarbij met name wordt gekeken naar een logischer keuze voor autorisaties binnen applicaties en minder bij ULCN.

Ambitie N: Uitbreiding van de functionaliteit van de LU-Card als multifunctionele toegangs- en ID-kaart In 2011 is de LU-card in productie genomen voor een aantal toepassingen: de lenerspas van de UBL, toegangspas voor o.a. Willem Einthovengebouw, Sylvius en Academiegebouw en de ID-kaart voor studenten. Bij de besluitvorming over de LU-Card heeft het CvB benadrukt dat de kaart op termijn voor meerdere toepassingen geschikt moest zijn. Naast de bovengenoemde toepassingen valt dan te denken aan een sportkaart, toegangs- en presentiekaart voor afzonderlijke ruimtes voor colleges of tentamens, betalingen (als alternatief voor de chipknip die in de komende jaren verdwijnt), print- en copy. Als er een microchip aan de kaart wordt toegevoegd ontstaat mogelijk een smartcard die kan worden gebruikt als een digitale visitekaart. Ambitie O: Invoering van nieuwe systemen In de planperiode zullen er steeds nieuwe wensen van gebruikers ontstaan. Een aantal is op dit moment al bekend: -

er is behoefte aan een systeem dat een

-

-

-

geïntegreerde oplossing biedt voor zalenreservering en roostering; er is behoefte aan een Customer Relation Management (CRM)-systeem voor het beheer van gegevens over alumni en andere externe doelgroepen van de universiteit; applicaties in de bedrijfsvoering zullen in toenemende mate beschikbaar komen via mobiele apparaten (zoals laptop, tablet, smartphone, etc) een opvolger van het huidige systeem voor document management (Docman) en in bredere zin beleid voor digitalisering van de interne documentenstroom.

Bij het realiseren van oplossingen worden onder meer de volgende spelregels gehanteerd, ontleend aan de universitaire architectuurprincipes: - er wordt gebruik gemaakt van open standaarden - bij vernieuwing of vervanging wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van commercieel ondersteunde oplossingen, ook als het open source-oplossingen betreft (‘kopen voor maken’) - bronsystemen zijn leidend - diensten worden zoveel mogelijk via internet aangeboden (elektronisch loket) - systemen dienen gekoppeld te worden met ULCN De universiteit hanteert voor de status van concernsysteem specifieke eisen, bijvoorbeeld op het terrein van de kwaliteit van applicatie- en technisch beheer, de inrichting van de functionele beheerorganisatie en het onderhoud van de programmatuur. Beheerprocessen zijn ingericht conform de ITIL-regels.




6. Prioriteiten in de ICT-infrastructuur en ICT-dienstverlening Algemeen De ambities zoals beschreven in de hoofdstukken 3 tot en met 5 stellen hoge eisen aan de ICT-infrastructuur voor de komende jaren. De huidige infrastructuur biedt een goede uitgangspositie, maar investeringen zullen noodzakelijk blijven om bijvoorbeeld in de pas te kunnen blijven lopen met de ontwikkelingen van SURFnet en de steeds terugkerende upgrades en onderhoudsverplichtingen van netwerk-, computer- en softwareleveranciers.



Het nieuwe ICT Shared Service Centre (ISSC) is in 2010 opgericht om in één organisatie alle ICT-expertise te bundelen, zodat onderhoud en vernieuwing van alle ICT-voorzieningen onder één verantwoordelijke directeur tot stand kan komen. Het ISSC biedt ondersteuning op 7000 werkplekken voor studenten, medewerkers en gasten, verricht applicatie- en technisch beheer voor diverse concerninformatiesystemen en beheert het universitaire netwerk. Samen met systeemeigenaren worden architectuurkeuzes voorbereid op basis van een goede kosten/baten-afweging en passend in de enterprise architectuur. De rol als dienstverlener van traditionele ICT zal verder uitgewerkt moeten worden om aan te sluiten bij de vraag vanuit onderzoek en onderwijs. De vorm en uitvoering hiervan zal specifiek voor de verschillende faculteiten ingericht worden. Trends in de techniek sturen mede de voortgang in ICT. Het is voor de Universiteit Leiden van groot belang

om deze trends te volgen, zodat er op tijd een keuze gemaakt kan worden om in een trend te investeren of juist te wachten totdat deze volwassen is geworden. Dit trendwatchen hoeft de universiteit gelukkig niet alleen te doen. Wij maken daarbij gebruik van externe rapporten van deskundigen, zowel nationaal (zoals SURF) als internationaal (zoals Gartner). Hieronder worden de belangrijkste trends en beleidsvoornemens voor de ICT-infrastructuur kort toegelicht. - - - -

Invoering van een nieuwe generatie universitaire werkplekken en erbij behorende dienstverlening door het ISSC Een beleid voor sourcing, incl. cloud computing Bring your own device en andere ondersteuning van mobiele apparatuur Informatiebeveiliging

Prioriteit 1. Keuze en invoering van de nieuwe generatie universitaire werkplekken Het ‘GIDS’-project heeft een globaal programma van eisen opgeleverd voor de nieuwe generatie universitaire werkplekken, waardoor de omgevingen van FSW, W&N en VUW kunnen samensmelten tot een best of breeds. De eerste stappen zijn in 2011 gezet om achter de schermen de beheerorganisatie voor werkplekdiensten binnen het ISSC vorm te geven, o.a. door de helpdesks te bundelen, de Exchange-omgevingen te integreren, opslagvoorzieningen te harmoniseren en een aantal andere technische integraties te realiseren. Eind 2011 besluiten de directeuren BV van de afnemende eenheden (OBV) over de keuze voor

het ontwerp van een nieuwe universitaire werkplek worden. Het ligt voor de hand om – in het licht van de toekomstige samenwerking in LDE-verband – hierbij zo goed mogelijk aan te sluiten bij de ervaringen van de TUD, waar recent een nieuwe werkplek is ingevoerd. Net als in Delft zullen ook in Leiden in de planperiode drie besturingssystemen worden ondersteund: Microsoft, Mac en Linux. Het Platform Informatiemanagers zal over de gewenste functionaliteiten van de nieuwe universitaire werkplek adviseren aan het OBV en de invoering bij de diverse eenheden begeleiden en monitoren. Er is een migratieplan uitgewerkt waarbij in de periode 2012-2013 werkplekken bij alle faculteiten en eenheden worden omgezet. Prioriteit 2. Strategisch beleid voor sourcing en cloudcomputing In de afgelopen planperiode is besloten een aantal concernsystemen extern te hosten. Outsourcing kan om verschillende redenen zinvol zijn. Bijvoorbeeld omdat een externe leverancier 7x24 uur diensten kan leveren, over schaarse specialistische kennis beschikt of bepaalde door de universiteit gewenste hoge betrouwbaarheidsen continuïteitsgaranties kan leveren. In een aantal gevallen is outsourcing ook goedkoper, maar uitbesteden van ICT-diensten met het oog zuiver op kostenreductie blijkt over het algemeen géén goed uitgangspunt. Het functioneel beheer blijft in alle gevallen belegd bij de universiteit. De markt voor externe hosting is in de loop van de jaren wel steeds dynamischer en interessanter geworden. Dat was voor de universiteit reden om voor de volgende systemen tot outsourcing over te gaan, d.w.z. applicatie

– en technisch beheer bij een externe leverancier onder te brengen: - - - - - -

Blackboard wordt gehost door een Blackboard hosting service in Amsterdam uSis wordt gehost door het Expertisecentrum (EC) van SANS Metis wordt gehost bij het UCI van de Radboud Universiteit Nijmegen De weblogomgeving en de portal voor de pilot met open course ware is ondergebracht bij het ICT-service centrum van de TUD De applicatie voor elektronisch stemmen bij Capgemini De salarisadministratie (SAP Payroll) bij Logica CMG.

Wetenschappelijke databanken die de UBL beschikbaar stelt worden rechtstreeks vanuit servers bij (veelal buitenlandse) uitgeverijen gehost. Applicaties voor onderzoek worden soms gedeeld met andere onderzoeksgroepen en staan niet steeds op servers in Leiden. Daarnaast komen diensten op het terrein van gegevensopslag in nauwe samenwerking met partners als SURF/SARA tot stand. In de komende periode zal bij de vraag naar het beleggen van applicatiebeheer en technisch beheer steeds -– samen met het ISSC - de afweging worden gemaakt: uitbesteding, inbesteding of ‘in de cloud’ . In 2011 is er al voor twee systemen gekozen voor insourcing: de nieuwe SAP-infrastructuur en het Kaartmanagementsysteem voor de LU-Card worden intern gehost. In de planperiode moeten er sourcings keuzes worden genomen in verschillende domeinen.




-

-

- - -

Hosting van de website: na de keuze van een nieuw web-CMS moet worden beoordeeld of de hosting bij het ISSC wordt belegd (besluit in 2012) Bibliotheeksystemen (zie hoofdstuk 4); de UBL zal een deel van haar toepassingen overhevelen van het ISSC naar de hostingsvoorziening van Exlibris E-mail voor studenten (insourcing of bijvoorbeeld gebruik maken van de Googlemail via SURF) Collaboration tools en officevoorzieningen (Office365, Google-apps); besluitvorming in 2013 Hosting van het nieuwe onderzoek informatie systeem (besluit in 2012).

In de komende periode zullen de mogelijkheden van ‘bring your own device’ of çhoose your own device’ steeds belangrijker worden. Medewerkers nemen hun eigen notebook of tablet mee, die de PC op de werkplek vervangt. In de dienstverlening van de nieuwe universitaire werkplek zal met deze trend rekening worden gehouden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat WiFi overal ruim beschikbaar zal moeten zijn. Ook voor de groeiende groep studenten die met eigen mobiele apparatuur permanent online willen zijn, zullen goede WiFi-voorzieningen nodig zijn, zowel in gebouwen van de universiteit als op studentenkamers. Er wordt hierbij zoveel mogelijk aangesloten bij oplossingen die SURFnet aanbiedt. Prioriteit 4. Beleid m.b.t. informatiebeveiliging



Besluiten over sourcing raken de gehele organisatie en bedrijfsvoering. Het heeft gevolgen voor de organisatie (opdrachtgeverschap, personeelsbeleid), maar stelt ook juridische vragen over eigendom en afscherming van gegevens. Daarnaast speelt security een belangrijke rol. Om die reden zullen strategische beslissingen over sourcing steeds worden genomen op bestuurlijk niveau (CvB en faculteitsbesturen). Prioriteit 3. Beleid m.b.t . mobiele apparatuur Mobiel gebruik van ICT-middelen zit midden in een explosieve groei. Door de introductie van smartphones en tablets zijn er gebruikersinterfaces ontstaan die ongelooflijk veel nieuwe mogelijkheden bieden, maar ook onvoorziene uitdagingen. Om deze groei bij te benen is het belangrijk om een eenduidige strategie te kiezen en te richten op standaarden om ondersteuning mogelijk te maken. Initiatieven als EduRoam en portals kunnen hier een grote rol in spelen.

Het universitaire beveiligingsbeleid is recent door het CvB vastgesteld. In dit beleidsplan wordt o.a. beschreven hoe de universitaire organisatie voor security is ingericht, welke securityprincipes worden gehanteerd, aan welke minimale maatregelen concerninformatiesystemen en de ICT-infrastructuur moeten voldoen. Tevens is een planning opgesteld waarin staat welke audits in de komende jaren zullen plaatsvinden. Er wordt met name aandacht gevraagd voor de eigen verantwoordelijkheid van gebruikers van universitaire ICT-voorzieningen. Met name de ‘open’ architectuur van de universiteit zorgt voor de nodige uitdagingen op het gebied van informatiebeveiliging. De ontwikkelingen op het gebied van consumerisation (het gebruik van persoonlijke apparatuur op het universitaire netwerk) leiden er toe dat traditionele beveiligingstechnieken niet meer voldoen. Daarnaast wordt op steeds grotere schaal

gebruik gemaakt van voorzieningen in de cloud (zoals dropbox of Google-apps). Al deze nieuwe ontwikkelingen vragen een aanscherping van het universitaire security beleid. Een aantal beleidspunten zal in de komende planperiode extra aandacht vragen. ·

informatie bestaat uit het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord. Door de invoering van de LU-Card is er mogelijk een weg open om een volgend niveau van beveiliging in te voeren (two-factor authentication).

Business continuity management: met alle betrokkenen in de ICT-dienstverlening zijn inmiddels afspraken gemaakt over de wijze waarop incidenten in de informatievoorziening worden afgehandeld. Voor alle systemen zijn de risico’s voor de continuïteit van het primaire proces en de bedrijfsvoering vastgesteld. Hieruit komt naar voren dat met name voor sommige systemen (in het bijzonder ULCN en het dataen telefonienetwerk) een business continuity plan wenselijk is, alsmede een protocol voor incidenten. Deze zullen in de komende jaren worden opgesteld en geoefend.

·

Bewustwording: de zwakste schakel in de informatiebeveiliging blijft nog altijd de gebruiker. Beveiligingssoftware, autorisaties, firewalls, spamfilters en andere maatregelen maken de systemen veiliger, maar een gebruiker die zijn wachtwoord laat rondslingeren of wegloopt bij een werkplek terwijl hij nog is ingelogd, zorgt nog altijd voor een zeer groot securityrisico. Mobiele apparatuur zorgen voor een nieuw soort uitdagingen en potentiële risico’s. Daarom komen er in de komende jaren bewustwordingscampagnes i.s.m. de facultaire informatiemanagers.

·

De traditionele manier van beveiliging van




7. ICT governance: sturing en planvorming 7.1. Inleiding Het meerjarenplan beschrijft de ambities in het ICTbeleid voor de komende vier jaar. Dat is een lange periode en voor ICT eigenlijk te lang. Daarom wordt in het meerjarenplan vooral getracht een strategisch samenhangend perspectief te bieden. Om de ambities te vertalen naar concrete uitvoering wordt jaarlijks een universitaire projectenkalender opgesteld. Het CvB stelt deze projectenkalender vast en vervolgens worden de projectorganisaties ingericht die de beoogde resultaten daadwerkelijk realiseren. 

De projectenkalender is het eindproduct van een proces waarin met de faculteiten en eenheden, op grond van de ontwikkelingen op dat moment, een prioritering is aangebracht. Dit om beschikbare mensen en middelen voor de juiste vernieuwingsdoelen in te zetten. Daarmee is de projectenkalender een belangrijk instrument bij de sturing van vernieuwing op het gebied van ICT. Strategisch Scope: - jaar

Het vormt de brug tussen de strategische ambities en operationele doelen. Een belangrijk deel van de projectenkalender en ICT-vernieuwing heeft betrekking op de concerninformatiesystemen. Vanwege het grote belang en de hoge kosten van deze systemen is een proces voor planning en control ingericht. Hierdoor is het mogelijk exploitatie en vernieuwing permanent te sturen en te monitoren. Met de herindeling van de functioneel beheergroepen bij UBL, SOZ en Bestuursbureau/BV, de totstandkoming van het ISSC en de benoeming van informatiemanagers bij alle faculteiten zijn de verantwoordelijken in de ICT governance bepaald. De CIO voert de regie en stemt daartoe steeds goed af en overlegt met de hoofden functioneel beheer, het platform van informatiemanagers en de directeur ISSC.

7.2 De ICT Governance Plan- en beleidsvorming op het gebied van ICT vindt in de universiteit op drie niveaus plaats. ICT-meerjarenplan Informatie-architectuur

ICT-agenda Tactisch Scope: - jaar

Pojectplannen en ICT-jaarplannen Operationeel

Detailbeschrijving van de gewenste situatie

Scope: heden tot  jaar

ICT toepassingen, diensten en infrastructuur

Op strategisch niveau wordt de koers die de universiteit op ICT-gebied wil varen in een meerjarig perspectief uitgezet. Deze koers wordt geformuleerd in het Meerjarenplan. Belangrijke kaders voor het Meerjarenplan worden gegeven door het universitaire Instellingsplan, waarin strategische ambities worden verwoord. ICT-vernieuwing wordt bovendien gestuurd door de universitaire informatie-architectuur, waarin werkprocessen en applicaties in onderlinge samenhang worden bewaakt. Op tactisch niveau wordt over een tijdhorizon van één tot twee jaar een universitaire projectenkalender gehanteerd, waarin de ambities uit het Meerjarenplan omgezet worden in projectvoorstellen. Op operationeel niveau worden de projectdoelstellingen tot in detail uitgewerkt naar tijd-, geld- en capaciteitplanningen. Dat krijgt vorm in projectplannen. Sturing op strategisch niveau De ICT-kamer van het Overleg van Directeuren Bedrijfsvoering (OBV) is het centrale ICT-adviesorgaan voor het CvB. In het planvormingsproces adviseert het OBV over de vaststelling van het Meerjarenplan en de jaarlijkse universitaire Projectenkalender (inclusief begroting). De ICT-kamer bestaat uit de portefeuillehouders Bedrijfsvoering in de besturen van de faculteiten, aangevuld met de vertegenwoordigers op directieniveau van het Bestuursbureau, ISSC, SOZ en de UBL.

delegatie van het OBV zitting heeft. De BCI monitort alle projecten op systematische wijze. Zij ziet toe op goede uitvoering van projecten, bewaakt of de beoogde resultaten worden gehaald volgens de overeengekomen financiële en personele randvoorwaarden zoals vastgelegd in een projectplan. Het projectplan vormt daarbij de basis. Jaarlijks brengt de BCI een advies uit over de universitaire projectenkalender. De CIO bereidt de projectenkalender voor, samen met de functioneel beheerders en de informatiemanagers bij de faculteiten. Als een project eenmaal loopt, bespreekt de BCI periodiek statusrapportages. De rapportages hebben een vast format. Bij knelpunten, afwijkingen of mijlpalen kan een project uitgebreider geagendeerd worden. Na afloop van de projecten vindt steeds een evaluatie plaats aan de hand van een zgn. end stage report. Zijn beoogde resultaten behaald binnen de gestelde kaders? Welke knelpunten deden zich voor? Sturing op operationeel niveau Om de beoogde resultaten op een planmatige manier te bereiken, wordt gebruik gemaakt van een aantal belangrijke principes van de Prince 2-projectmanagementmethode. Deze maakt het mogelijk om projecten transparant en aanstuurbaar te maken. Projectleiders worden door het Bestuursbureau ondersteund bij het hanteren van deze methodiek en indien nodig worden professionaliseringsactiviteiten ontplooid.

Sturing op tactisch niveau De ICT-kamer van het OBV wordt over de planning en control van de universitaire projectenkalender geadviseerd door een aparte commissie, de Begeleidingscommissie ICT (BCI), waarin een




7.3 De organisatie rondom concerninformatiesystemen Vanwege het grote belang van concerninformatiesystemen voor de bedrijfsvoering zijn er aparte afspraken gemaakt over de organisatie. In Leiden worden de principes gehanteerd van ITIL, een erkend procesmodel voor de inrichting van beheersorganisaties en BISL, voor informatiemanagement.



Ieder concernsysteem kent een systeemeigenaar die verantwoordelijk is voor exploitatie en vernieuwing, en die dus belangrijke beslissingen kan nemen over veranderingen. De systeemeigenaar sluit in overleg met de CIO de licenties voor de software af, alsmede zgn. Dienstenniveau Overeenkomst (DNO) met het ISSC of de externe hostingspartner. De exploitatiekosten van de concernsystemen worden gefinancierd uit het Werkbudget Automatisering. De systeemeigenaar fungeert bij grotere ICT-vernieuwingen als opdrachtgever, en volgt in die rol de principes van projectmanagement zoals die bij de Universiteit Leiden worden gehanteerd. Voor de dagelijkse beheerinspanningen zijn voor ieder concernsysteem functioneel beheerders aangewezen die de link vormen tussen gebruiker en techniek. Functioneel beheerders zijn gepositioneerd aan de klantzijde, en vertegenwoordigen de klant in gesprek met de leveranciers. Zij spelen ook een belangrijke rol bij het bewaken van de DNO. De grotere concernsystemen kennen een Change Advisory Board, samengesteld uit vertegenwoordigers van gebruikersgroepen, waarin grote

veranderingen vooral functioneel worden getoetst. De Change Advisory Board brengt advies uit aan de systeemeigenaar over voorgestelde wijzigingen. De CIO, tevens hoofd van de afdeling Informatiemanagement van het Bestuursbureau, is eindverantwoordelijke voor het beheer van de ICTbudgetten en stuurt de uitvoering van projecten. Hiertoe laat hij zich periodiek adviseren door de hoofden Functioneel Beheer en het Platform Informatiemanagers.

8. Meerjarenbegroting Het meerjarenkader voor ICT is vastgelegd in de kadernota 2012-2015. De belangrijkste budgetten voor ICT zijn globaal als volgt : Budget

Jaarlijks

Werkbudget Automatisering t.b.v. de exploitatie van de concernsystemen

K€ 4.050, incl DNO’s bij het ISSC en extern

ICT Vernieuwingsfonds t.b.v. de financiering van de jaarlijkse ICT-projectenkalender

k€ 1.000

Inputfinanciering ISSC

K€ 4.800

Bestedingen van de universitaire eenheden bij het ISSC (excl. DNO’s voor de concernsystemen)

K€ 7.150

Functioneel beheer en informatie-management (Bestuursbureau, SOZ en UBL)

K€ 2.500

Informatiemanagement, ICTO en overige ICT-diensten bij faculteiten

PM

Overige ICT-budgetten bij faculteiten en expertisecentra t.b.v. bestedingen buiten ISSC om.

PM

Totaal

K€ 17.000 + PM

Uitgangspunt is dat de ambities in dit plan worden gefinancierd binnen het financieel kader uit bovenstaande budgetten. Het CvB kan (tijdelijk) extra financiële middelen beschikbaar stellen indien noodzakelijk of gewenst: bijvoorbeeld omdat een investering voor de universiteit strategisch van aard is, om dat de bedrijfsvoering in gevaar komt of omdat er duidelijke baten zijn te realiseren. Voor de ICT- projectenagenda (wijzigingen en echte vernieuwing) wordt jaarlijks een beroep gedaan op het ICT Vernieuwingsfonds. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor aanvullende subsidies: E-merge, SURF, OCW, NWO et cetera. Jaarlijks wordt de nieuwe projectenagenda opgesteld met formele besluitvormingsprocedures over nieuwe en te continueren projecten.




ICT Meerjarenplan

Recommend Documents