Blz. 1
Hoofd administratie en planning
FUWA-VO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Werkterrein Activiteiten Datum FUWASYS-versie
Hoofd administratie en planning CVO Groep Zuidoost-Utrecht Directie-ondersteuning 9 Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden 13-01-2012 2010.1.62
Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, afgekort tot CVO Groep. De CVO Groep beheert vijf scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het doel van de stichting is het oprichten en in stand houden van scholen voor algemeen christelijk voortgezet onderwijs in de regio Zuidoost-Utrecht. Met de term 'algemeen christelijk' wil de stichting recht doen aan de diverse stromingen binnen het Christendom. De CVO Groep is een scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. Het hoofd administratie en planning is verantwoordelijk voor de processen binnen een administratief cluster, waarin roosteractiviteiten, leerlingadministratie en financiële administratie van een school zijn ondergebracht. Het hoofd administratie en planning heeft zelf ook een actieve uitvoerende rol binnen deze administratie. De medewerker ondersteunt administratief en logistiek de onderwijsorganisatie van een school daar waar dit raakt aan de leerlingen. De medewerker stuurt andere medewerkers aan, zoals roostermakers, financiële administratie en leerlingadministratie. Het hoofd administratie en planning houdt zich bezig met: - de (jaar)planning van verschillende onderwijsactiviteiten; - administratie en beheer van leerling- en examenzaken; - het ondersteunen van de rector/directeur bij de bedrijfsvoering; - het functioneel leidinggeven aan de afdeling. Het hoofd administratie en planning is inhoudelijk verantwoording schuldig aan de rector/directeur of een ander daartoe aangewezen lid van het management van de school. Hiërarchisch valt de functionaris onder het hoofd Facilitaire Zaken.
Werkzaamheden 1. Is belast met de (jaar)planning van de verschillende onderwijsactiviteiten door: * het opstellen/verwerken van de prognoses van de leerlingaantallen; * het (laten) maken van voorstellen van de les- en taaktoedeling van leraren, de inzet van overig personeel en de eventuele vacatures in een schooljaar; * het opstellen van een statistische prognose en lesbehoefte voor de volgende cursus; FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 2
Hoofd administratie en planning
FUWA-VO Sessie * het aansturen van en continu overleg voeren met de roosterkamer (controle van roosters en controle van inlezen van lesgroepen en roosters); * het (laten) vastleggen van formatie, les- en taaktoedeling (FoLeTa); * het (laten) registreren van de lestoedeling onderwijzend personeel (LSOP); * het zorgdragen voor de samenhang van planningsactiviteiten; * het bewaken van de voortgang van verschillende onderwijsprocessen; * het aanbrengen van wijzigingen in de planningen als gevolg van onverwachte wijzigingen in de activiteiten door afwezigheid van docenten/surveillanten; * zorgdragen voor eenduidige en tijdige communicatie over wijzigingen/beslissingen die voortvloeien uit de bovengenoemde werkzaamheden.. 2. Is belast met de administratie en het beheer van leerlingen- en examenzaken en advisering daarover aan de directie door: * het zorgdragen voor een adequaat beheer van de leerlingadministratie; * het mede zorgdragen voor een goed functioneel leerlingvolgsysteem; * het (mede) opleveren van rendementsgegevens; * het (laten) zorgdragen voor de inrichting en organisatie van de examenadministratie; * het koppelen van (de gegevens uit) diverse applicaties t.b.v. prognoses, clustering, roosters en cijfers; * het pro-actief analyseren van gegevens uit d eleerling-administratie; * het signaleren van relevante zaken met betrekking tot leerlingen- en examenzaken en het rapporteren hierover aan de rector/directeur; * het formuleren van adviezen aan het management die voortkomen uit het signaleren van relevante zaken en de analyse van gegevens. 3. Ondersteunt de rector/directeur bij de bedrijfsvoering door: * het aanleveren van informatie ten behoeve van het MT/directie over planningen en prognoses; * het zorgdragen voor evaluatie van de relevante processen; * het op basis van een actieve opstelling doen van verbetervoorstellen, alsmede aansturen van verbeteringsprocessen; * het vertalen van beleidsuitspraken uit het schoolplan en activiteitenplan naar concrete actiepunten, werkzaamheden, planningen etc. die relevant zijn voor de werkzaamheden; * het aanleveren van kengetallen en andere cijfermatige informatie ten behoeve van het opstellen van beleidsdocumenten; * het zorgdragen voor de analyse van voor de bedrijfsvoering relevante gegevens; * het zorgdragen voor de voorbereiding van de verantwoording in de managementrapportages; * het zorgdragen voor de administratieve handelingen met betrekking tot lermiddelen (samenstellen van de boekenlijsten, bestellen, contact met leverancier over aanpassingen/nabestellingen etc.); * het in voorkomende gevallen verrichten van financieel-administratieve werkzaamheden ten behoeve van de debiteuren-crediteurenadministratie, de facturatie etc. 4. Geeft functioneel leiding aan de administratief medewerkers door: * het coördineren van de werkzaamheden; * het toezien op een goede uitoefening van de werkzaamheden; * het coachen en (doen) begeleiden van medewerkers en stagiaires; * het opstellen van draaiboeken en protocollen voor de verschillende werkzaamheden.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslissingen het hoofd administratie en planning neemt beslissingen bij de interpretatie van gegevens en bij FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
Blz. 3
Hoofd administratie en planning
FUWA-VO Sessie de opstelling van adviezen en rapportages. Kader het hoofd administratie en planning werkt binnen de voor de CVO Groep en de school geldende beleidslijnen en kaders en geldende wet- en regelgeving. Verantwoording het hoofd administratie en planning is verantwoording schuldig aan de rector/directeur (of een daartoe aangewezen functionaris) voor wat betreft het ondersteunen van en adviseren over (beleids)voorbereidende werkzaamheden, de inhoud van de voorstellen/adviezen en ten aanzien van de te nemen beslissingen met betrekking tot de planningswerkzaamheden, financiële administratie en leerlingadministratie.
Kennis en vaardigheden - algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van de administratieve en logistieke processen en bijbehorende automatiseringspakketten; - kennis van het primaire proces van een school; - ervaring met planning en schoolinterne processen; - ervaring met het genereren van managementinformatie uit databases; - uitstekende communicatieve vaardigheden; - vaardigheid in het opstellen van notities, adviezen en overzichten.
Contacten - met de directie van de onderwijsinstelling over leerlingen- en examenzaken om te adviseren; - met medewerkers van het Centraal Bureau om informatie in te winnen en mogelijkheden en onmogelijkheden te bespreken; - met medewerkers (directie, OP en OOP) van de eigen school teneinde afstemming te verkrijgen over inzetbaarheid; - met externe partijen om informatie in te winnen en mogelijkheden en onmogelijkheden te bespreken.
FUWA-VO 2010.1.62
CVOG_GROEP
ALGEMENE CVO GROEP - COMPETENTIES Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is • Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken • Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen • Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren • Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan • Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken • Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon • Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/CVO Groep) • Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar • Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan • Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden • Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling • Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/CVO Groep) • Trekt lering uit eigen ervaringen • Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken • Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie • Kent de kwaliteitscriteria • Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren • Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) • Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar • Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen • Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen • Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling ________________________________________________________________________________ Specifieke competenties cluster functies waar deze functie onder valt Communicatief vermogen: het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen het begrijpen • Vraagt door op onduidelijke uitspraken • Reageert op non verbale signalen • Formuleert in goedlopende, correcte zinnen • Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal • Maakt bondige teksten • Houdt zich aan gangbare structuren en normen van teksten en publicaties • Past grammaticale regels en spelling op de juiste wijze toe Integriteit: hecht eraan algemeen aanvaarde sociale en ethische normen te handhaven in het functioneren • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of persoonlijke informatie • Is aanspreekbaar op normen en waarden en spreekt anderen hierop aan • Voorkomt belangenverstrengeling • Benadert de andere partij op een open en zorgvuldige wijze
•
Weet welke zaken geheim gehouden moeten worden en handelt daarnaar
Klantgerichtheid: hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (college/leerling/ouder) (n.b. voor directiesecretaresse met name rector/directeur en leden management) • Is behulpzaam en pro-actief • Herkent behoeften en belangen van de leerling of collega en handelt hiernaar • Vraagt door op wensen en behoeften van de leerling/collega en komt met oplossingsvoorstellen • Biedt ongevraagd extra service of informatie • Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Flexibiliteit: is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken • Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen • Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken • Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken • Speelt soepel in op veranderingen Nauwkeurigheid: pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk • Werkt stipt, nauwgezet en accuraat • Corrigeert werk van zichzelf of anderen • Is in staat lang, precies en zorgvuldig te werken Plannen en organiseren: is in staat doelen en prioriteiten te bepalen in het werk • Ordent activiteiten op volgorde van belang • Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit • Signaleert knelpunten in de planning en lost die op • Is geduldig Accuratesse: pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd • Werkt ordelijk en overzichtelijk (docentenregistratie en controle) • Werkt stipt, nauwgezet en accuraat • Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken • Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk • Corrigeert werk van zichzelf of anderen • Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt
